Hoàn thiện kiểm soát doanh thu tại công ty cổ phần môi trường đô thị quảng nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (947.59 KB, 112 trang )
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
NGUYỄN THỊ LỆ PHƢƠNG
HỒN THIỆN KIỂM SỐT DOANH THU TẠI
CƠNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƢỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Đà Nẵng - Năm 2020
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
NGUYỄN THỊ LỆ PHƢƠNG
HỒN THIỆN KIỂM SỐT DOANH THU TẠI
CƠNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƢỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Mã số: 834 03 01
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH
Đà Nẵng - Năm 2020
LỜI CAM ĐOAN
Tơi cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu,
kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai cơng bố trong
bất kỳ cơng trình nào khác.
Tác giả luận văn
Nguyễn Thị Lệ Phƣơng
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1.Tính cấp thiết của đề tài ......................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 2
4. Phƣơng pháp nghiên cứu ...................................................................... 2
5. Bố cục đề tài .......................................................................................... 3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu............................................................... 4
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT DOANH THU TẠI
CÁC DOANH NGHIỆP ................................................................................. 8
1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ .................. 8
1.1.1.Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ .............................................. 8
1.1.2.Vai trị của hệ thống kiểm sốt nội bộ ............................................. 9
1.1.3. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ ......................................... 9
1.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội bộ .......................... 10
1.2. KIỂM SỐT DOANH THU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP ................... 19
1.2.1. Khái niệm và nội dung doanh thu ................................................. 19
1.2.2. Mục tiêu kiểm soát doanh thu ....................................................... 21
1.2.3. Các rủi ro đối với việc xác định và ghi nhận doanh thu ............... 23
1.2.4. Các hoạt động kiểm soát doanh thu .............................................. 24
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SỐT DOANH THU TẠI CƠNG
TY CỔ PHẦN MƠI TRƢỜNG ĐƠ THỊ QUẢNG NAM.......................... 29
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MƠI TRƢỜNG ĐƠ THỊ
QUẢNG NAM ................................................................................................ 29
2.1.1. Q trình hình thành và phát triển của Cơng ty ............................ 29
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty ................................ 30
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty ............................................ 30
2.1.4. Tổ chức kế tốn tại Cơng ty .......................................................... 32
2.2. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG KSNB TẠICÔNG TY CỔ PHẦN MÔI
TRƢỜNG ĐƠ THỊ QUẢNG NAM................................................................ 36
2.2.1. Mơi trƣờng kiểm sốt .................................................................... 36
2.2.2. Đánh giá rủi ro .............................................................................. 37
2.2.3. Hoạt động kiểm sốt ..................................................................... 39
2.2.4. Thơng tin và truyền thơng ............................................................. 41
2.2.5. Giám sát ........................................................................................ 42
2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
MÔI TRƢỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM ....................................................... 42
2.3.1. Đặc điểm doanh thu tại công ty .................................................... 42
2.3.2. Kiểm sốt doanh thu tại Cơng ty cổ phần Môi trƣờng đô thị Quảng
Nam ................................................................................................................. 48
2.4. ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KSNB VÀ HOẠT ĐỘNG KSDT TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN MÔI TRƢỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM .............................. 75
2.4.1. Ƣu điểm......................................................................................... 75
2.4.2. Tồn tại, hạn chế ............................................................................. 76
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT DOANH THU
TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƢỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM .... 78
3.1. QUAN ĐIỂM VÀ PHƢỚNG HƢỚNG HỒN THIỆN KSDT TẠI
CƠNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƢỜNG ĐÔ THỊ QUẢNG NAM ................. 78
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN KSDT TẠI CƠNG TY
CỔ PHẦN MƠI TRƢỜNG ĐƠ THỊ QUẢNG NAM .................................... 80
3.2.1. Hồn thiện mơi trƣờng kiểm sốt ................................................. 80
3.2.2. Hồn thiện đánh giá rủi ro ............................................................ 83
3.2.3. Hồn thiện hoạt động kiểm sốt ................................................... 85
3.2.4. Hồn thiện cơng tác thơng tin truyền thơng.................................. 88
3.2.5. Hồn thiện cơng tác giám sát ........................................................ 89
3.2.6. Hồn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về doanh thu tại các đơn
vị trực thuộc .................................................................................................... 91
3.2.7. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ về doanh thu tại Văn
phịng cơng ty .................................................................................................. 97
KẾT LUẬN .................................................................................................. 101
TÀI LIỆU THAM KHẢO
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
BCTC
Báo cáo tài chính
BB
Biên bản
BP
Bộ phận
CMND
Chứng minh nhân dân
DS
Danh sách
ĐKKD
Đăng ký kinh doanh
GĐ
Giám đốc
GN
Giao nhận
GT
Ghi thu
HĐ
Hợp đồng
KSNB
Kiểm soát nội bộ
KSDT
Kiểm soát doanh thu
KH
Khách hàng
KL
Khối lƣợng
KH
Kế hoạch
NV
Nhân viên
PKD
Phòng kinh doanh
PTKH
Phát triển khách hàng
QLKH
Quản lý khách hàng
QHKH
Quan hệ khách hàng
DANH MỤC BẢNG
Số hiệu bảng
Tên bảng
Trang
2.1.
Bảng giá dịch vụ thu gom, vận chuyển rác thải
sinh hoạt
43
2.2.
Bảng giá dịch vụ thu gom, vận chuyển rác thải
y tế độc hại
45
2.3.
Bảng giá dịch vụ thu gom, vận chuyển rác thải
y tế độc hại
46
2.4.
Bảng giá dịch vụ xử lý rác thải y tế độc hại
47
DANH MỤC HÌNH VẼ
Số hiệu
Tên hình vẽ
Trang
2.1.
Mơ hình cơ cấu tổ chức cơng ty
31
2.2.
Mơ hình cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn của cơng
ty
32
2.3.
Lƣu đồ kiểm sốt giai đoạn kí kết hợp đồng dịch
vụ
49
2.4.
Lƣu đồ kiểm sốt giai đoạn lắp đặt
52
2.5.
Lƣu đồ kiểm soát giai đoạn ghi khối lƣợng và cập
nhật khối lƣợng thu gom rác thải
56
2.6.
Lƣu đồ kiểm sốt cơng tác tính tiền, lập và in
Hóa đơn dịch vụ
61
3.1.
Lƣu đồ kiểm sốt q trình ký kết hợp đồng
93
3.2.
Lƣu đồ kiểm soát giai đoạn lắp đặt
95
3.3.
Lƣu đồ kiểm soát cập nhật chỉ số tiêu thụ dịch vụ
97
1
MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Xu hƣớng tồn cầu hóa đã mở ra những cơ hội và thách thức lớn cho
doanh nghiệp. Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải không ngừng
nâng cao năng lực cạnh tranh của mình. Một trong những giải pháp đƣợc
doanh nghiệp quan tâm là hồn thiện hoạt động kiểm sốt nội bộ trong doanh
nghiệp. Kiểm soát nội bộ giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát đƣợc quá
trình hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó, kiểm sốt doanh thu là nội dung
quan trọng đƣợc các nhà quản lý doanh nghiệp lƣu ý thực hiện. Hoạt động
bán hàng là hoạt động xảy ra thƣờng xuyên và dễ xảy ra gian lận, sai sót. Việc
xây dựng kiểm sốt doanh thu hữu hiệu sẽ bảo đảm thu đƣợc tiền từ khách
hàng, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm chất lƣợng tốt... từ đó, nâng
cao uy tín, hình ảnh và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trƣờng.
Thêm vào đó, doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ là nguồn thu chính
của cơng ty. Chính vì vậy, việc hồn thiện kiểm soát doanh thu là một nội
dung kiểm soát quan trọng trong kiểm sốt nội bộ của doanh nghiệp.
Cơng ty cổ phần Môi trƣờng đô thị Quảng Nam (trƣớc đây là Công ty
Môi trƣờng đô thị Quảng Nam) là doanh nghiệp hoạt động trên các lĩnh vực
cơng ích và sản xuất kinh doanh, đƣợc thành lập vào năm 1997 và đƣợc cổ
phần hóa vào năm 2015. Việc chuyển đổi thành công ty cổ phần đã giúp các
doanh nghiệp chủ động trong việc lập, xây dựng kế hoạch, chiến lƣợc sản
xuất kinh doanh hằng năm và dài hạn. Cùng với đó, ý thức tự giác, tinh thần
trách nhiệm của ngƣời lao động trực tiếp và ngƣời quản lý gián tiếp đƣợc
nâng cao, đặc biệt, hiệu quả sản xuất kinh doanh đã tăng lên. Doanh thu của
công ty bao gồm doanh thu nhiều hoạt động khác nhau nhƣng chủ yếu đến từ
ba hoạt động chính, đó là thu gom rác thải; xử lý và tiêu huỷ rác thải; trồng và
2
chăm sóc cây xanh. Tuy nhiên, trên thực tế, vẫn còn một số vƣớng mắc, bất
cập về doanh thu của công ty nhƣ việc ghi nhận doanh thu thu gom rác thải;
xử lý và tiêu huỷ rác thải còn chƣa chính xác,…. thời điểm ghi nhận doanh
thu tại cơng ty chƣa kịp thời và không đảm bảo nguyên tắc đánh giá đúng kỳ.
Điều này do cơng ty chƣa có bộ phận độc lập để kiểm tra, kiểm soát nhằm
tránh sai sót và gian lận trong việc ghi nhận doanh thu, công tác ghi nhận khối
lƣợng rác thải, xử lý và tiêu huỷ rác thải cịn mang tính thủ cơng, ghi gối đầu
từ tháng này sang tháng kế tiếp,…
Với tất cả các lý do nêu trên, tơi chọn đề tài: “Hồn thiện kiểm sốt
doanh thu tại Cơng ty cổ phần Mơi trường đô thị Quảng Nam” để làm luận
văn thạc sĩ.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Đánh giá thực trạng về kiểm sốt doanh thu tại Cơng ty cổ phần Mơi
trƣờng đơ thị Quảng Nam.
- Đề xuất các phƣơng hƣớng, giải pháp để hồn thiện kiểm sốt doanh
thu tại Cơng ty cổ phần Môi trƣờng đô thị Quảng Nam.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu: Kiểm soát doanh thu tại các doanh nghiệp.
Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần Môi trƣờng đô thị Quảng Nam.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
- Phƣơng pháp thu thập dữ liệu:
+ Từ các cơng trình nghiên cứu có liên quan đến kiểm sốt doanh thu,
các văn bản pháp quy quy định của Nhà nƣớc, các báo cáo của Công ty cổ
phần Môi trƣờng đơ thị Quảng Nam liên quan đến kiểm sốt doanh thu nhƣ
các chính sách quy định, nội quy, thủ tục kiểm soát...
3
+ Đƣợc thu thập thông qua phƣơng pháp quan sát và phƣơng pháp phỏng
vấn.
- Phƣơng pháp quan sát: Tiến hành quan sát thực tế cơng tác kiểm sốt
nội bộ tại công ty từ bộ máy quản lý đến chức năng, nhiệm vụ của từng phịng
ban liên quan đến cơng tác kiểm sốt để tìm hiểu thực trạng cơng tác kiểm
sốt doanh thu tại công ty.
- Phƣơng pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp, qua điện thoại hoặc qua
email các cá nhân có trách nhiệm liên quan cơng tác kiểm sốt doanh thu để
tìm hiểu thực trạng tại đơn vi. Bao gồm quan niệm, thái độ, giá trị và nhận
thức của đối tƣợng về kiểm soát doanh thu.
- Phƣơng pháp phân tích, xử lý dữ liệu:
Phân tích quy trình kiểm sốt tìm hiểu các kết quả của sự quản lý và điều
hành tài chính ở doanh nghiệp. Thơng qua đó nghiên cứu và tìm hiểu về thực
trạng kiểm sốt doanh thu tại Công ty cổ phần Môi trƣờng đô thị Quảng Nam,
tìm hiểu những mặt tích cực cũng nhƣ những điểm hạn chế cịn tồn tại của
kiểm sốt doanh thu tại cơng ty, từ đó đề xuất một số giải pháp cụ thể.
5. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm ba chƣơng nhƣ sau:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát doanh thu tại các doanh nghiệp
Chƣơng 2: Thực trạng kiểm soát doanh thu tại Công ty cổ phần Môi
trƣờng đô thị Quảng Nam.
Chƣơng 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm sốt doanh
thu tại Cơng ty cổ phần Mơi trƣờng đô thị Quảng Nam.
4
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ (KSNB) nói chung và kiểm sốt doanh thu (KSDT) nói
riêng có ý nghĩa vơ cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp, giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát đƣợc quá trình hoạt động của
doanh nghiệp. Chính vì vậy, đã có rất nhiều tác giả quan tâm đến đề tài này.
Vì thế, có nhiều cơng trình nghiên cứu liên quan đến hệ thống kiểm sốt nội
bộ đƣợc cơng bố. Có thể kể đến một số cơng trình nghiên cứu tiêu biểu nhƣ
sau:
Hồng Lan Phƣơng (2017) đã tập trung nghiên cứu vào vấn đề kiểm soát
nội bộ đối với chi phí sản xuất kinh doanh và doanh thu nƣớc sạch tại Văn
phịng cơng ty và các đơn vị trực thuộc của Công ty cổ phần Môi trƣờng đô
thị Nha Trang. Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng kiểm sốt doanh thu và chi
phí của cơng ty, luận văn đã đề xuất những giải pháp thích hợp nhằm hồn
thiện thủ tục cơng tác kiểm sốt chi phí và doanh thu tại đơn vị.
Nguyễn Hƣơng Giang (2018) đã trình bày những vấn đề chung về hệ
thống kiểm sốt nội bộ, khái niệm, đặc điểm và nội dung của chu trình doanh
thu và thu tiền bán hàng trong doanh nghiệp và sau cùng là nội dung của kiểm
soát nội bộ về doanh thu và hoạt động thu tiền trong Cơng ty TNHH Dịch vụ
Cơng ích Bình Thạnh. Bên cạnh đó, tác giả đã mơ tả thực trạng cơng tác kiểm
sốt nội bộ doanh thu và bán hàng tại cơng ty, từ đó nêu ra một số hạn chế cần
phải khắc phục và đƣa ra một số giải pháp nhằm tăng cƣờng cơng tác kiểm
sốt nội bộ chu trình tại cơng ty về: cơng tác lập dự tốn, cơng tác kiểm sốt
doanh thu và thu tiền bán hàng, chính sách thu tiền tập trung tại các đại lý.
Nguyễn Hoàng Lam Phƣơng (2017) đã trình bày những vấn đề cơ bản
nhất về kiểm sốt doanh thu và chi phí tại Cơng ty TNHH Domex. Đề tài đã
đi sâu phân tích các nguồn doanh thu và chi phí của cơng ty, từ đó, đƣa ra
5
những rủi ro có thể gặp phải trong việc ghi nhận doanh thu và chi phí của
cơng ty. Trên cơ sở đó, luận văn đã đề xuất các giải pháp nhằm hồn thiện
kiểm sốt doanh thu và chi phí của công ty.
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh (2019) sử dụng kết hợp phƣơng pháp nghiên cứu
định tính nhằm tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát
nội bộ của Cơng tyTNHH Một thành viên Dịch vụ cơng ích quận Bình Thạnh,
TP. Hồ Chí Minh. Dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu chủ yếu là dữ liệu sơ cấp
đƣợc thu thập từ việc khảo sát thông qua Phiếu khảo sát gồm: Thông tin
chung và thực trạng hệ thống KSNB của công ty. Tác giả gửi phiếu khảo sát
đến đại diện cán bộ nhân viên của các bộ phận trong công ty với cỡ mẫu khảo
sát là 90. Nội dung khảo sát đƣợc tác giả thực hiện dựa vào hƣớng dẫn của
COSO 2013 về 5 yếu tố cấu thành nên hệ thống KSNB với 48 câu hỏi khảo
sát theo thang đo 5 likert. Trên cơ sở các thông tin thu thập đƣợc, tác giả đề
xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB, qua đó góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Nguyễn Thị Lan Anh (năm 2014) đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận
chung về hệ thống KSNB và thực hiện khảo sát phân tích các yếu tố cấu thành
của hệ thống KSNB tại Tập đồn Hố chất Việt Nam để đƣa ra các giải pháp
nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Tập đoàn. Tuy nhiên, luận án chƣa làm
rõ đƣợc đặc điểm về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, về mối quan hệ giữa
công ty mẹ với các công ty thành viên trong Tập đoàn đã ảnh hƣởng đến hệ
thống KSNB, để trên cơ sở đó có đề xuất những giải pháp hồn thiện phù hợp
và khả thi hơn.
Nguyễn Thanh Trang (năm 2015) đã nghiên cứu, khảo sát và đánh giá
thực trạng, đề xuất các giải pháp hoàn thiện với các bộ phận cấu thành hệ
thống KSNB đƣợc mở rộng gồm 05 bộ phận là: mơi trƣờng kiểm sốt; quy
6
trình đánh giá rủi ro của đơn vị; hệ thống thơng tin và truyền thơng; các hoạt
động kiểm sốt; và giám sát các kiểm sốt. Luận án có những nghiên cứu sâu
về kinh nghiệm xây dựng hệ thống KSNB của doanh nghiệp ngành năng
lƣợng và dầu khí tại nhiều nƣớc trên thế giới để rút ra bài học kinh nghiệm
cho các doanh nghiệp ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí tại Việt Nam. Bên cạnh
đó, luận án cũng đã trình bày khá đầy đủ đặc điểm của ngành dịch vụ kỹ thuật
dầu khí tại Việt Nam có ảnh hƣởng tới hệ thống KSNB và đề cập đến một số
rủi ro mà các doanh nghiệp ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí tại Việt Nam phải
đối mặt. Tuy nhiên, các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB trong các doanh
nghiệp ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí tại Việt Nam mà tác giả đề xuất trong
luận án trải rộng trên 05 yếu tố cấu thành hệ thống KSNB nêu trên nên cịn
mang tính định hƣớng, khái qt cao và các giải pháp này chƣa hƣớng đến
ngăn ngừa, giảm thiểu các rủi ro đã đƣợc tác giả nhận diện, phân tích trƣớc
đó.
Nguyễn Quỳnh Phƣơng (2018) sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu định
tính để tìm hiểu thực trạng, đánh giá về KSNB tại Công ty cổ phần Thủy điện
A Vƣơng và đƣa ra giải pháp hoàn thiện. Dữ liệu thu thập từ cả hai nguồn: sơ
cấp và thứ cấp. Thơng qua phân tích, luận văn đã nhận diện những hạn chế và
nguyên nhân hạn chế của KSNB chi phí tại cơng ty; trên cơ sở đó đƣa ra
những giải pháp nhằm hồn thiện KSNB chi phí tại Cơng ty cổ phần Thủy
điện A Vƣơng.
Nhƣ vậy, có thể thấy, các cơng trình nghiên cứu trƣớc đây đã phần nào
hệ thống đƣợc cơ sở lý luận, phƣơng pháp nghiên cứu, giải pháp liên quan
đến hoàn thiện kiểm sốt nội bộ nói chung và kiểm sốt doanh thu nói riêng
trong doanh nghiệp. Luận văn kế thừa các lý luận về kiểm soát doanh thu nhƣ
khái niệm, các bộ phận cấu thành kiểm soát doanh thu,…. Tuy nhiên, mỗi
cơng trình lại hƣớng đến đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu và thời gian nghiên
7
cứu khác nhau. Vì thế, khơng thể áp dụng các cơ sở lý luận, phƣơng pháp
nghiên cứu và giải pháp từ các cơng trình nghiên cứu trƣớc đây đối với việc
kiểm sốt doanh thu tại Cơng ty cổ phần Mơi trƣờng đơ thị Quảng Nam.
Thêm vào đó, cũng chƣa có cơng trình nghiên cứu nào về kiểm sốt doanh thu
tại Công ty cổ phần Môi trƣờng đô thị Quảng Nam đƣợc cơng bố. Vì vậy, đề
tài thể hiện tính mới và khơng trùng lặp với các cơng trình nghiên cứu trƣớc
đây.
8
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT DOANH THU TẠI CÁC DOANH
NGHIỆP
1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm sốt nội bộ
Trong doanh nghiệp, hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ luôn đƣợc
các nhà quản lý chú trọng đặc biệt với mục đích nhằm muốn đạt mục tiêu đặt
ra. Với tầm quan trọng đó, đã có nhiều khái niệm về hệ thống kiểm soát nội
bộ từ đơn giản đến phức tạp đƣợc định nghĩa bởi các tổ chức sau:
- Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400), hệ thống kiểm soát
nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị đƣợc kiểm toán xây
dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy
định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập
Báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có
hiệu quả tài sản của đơn vị.
- Theo chuẩn mực kế tốn quốc tế (ISA 400), hệ thống KSNB là tồn bộ
những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của doanh nghiệp thiết lập
nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong
khả năng có thể. Các thủ tục này địi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý,
bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác
và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian
mong muốn.
- Theo báo cáo của COSO, hệ thống KSNB là một quá trình chịu ảnh
hƣởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, đƣợc thiết kế để
9
cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: hoạt động hữu
hiệu và hiệu quả; thông tin đáng tin cậy; sự tuân thủ các luật lệ và quy định.
Tuy có nhiều khái niệm về hệ thống KSNB, song nhìn chung mục đích
của hệ thống KSNB là giúp cho nhà quản lý kiểm soát và hạn chế đƣợc rủi ro
có thể xảy ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
1.1.2. Vai trị của hệ thống kiểm sốt nội bộ
Hệ thống KSNB doanh nghiệp có các chức năng và nhiệm vụ sau:
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một
cách có hiệu quả.
- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý đƣợc thực hiện đúng
thể thức và giám sát mức hiệu quả các chế độ và quyết định đó.
- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện
pháp giải quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các
bộ phận của doanh nghiệp.
- Ghi chép kế tốn đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ
và hoạt động kinh doanh.
- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính (BCTC) kịp thời, hợp lệ và tuân
theo các yêu cầu pháp định có liên quan.
- Bảo vệ tài sản, thông tin không bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích.
1.1.3. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc thiết lập nhằm thực hiện 3 mục tiêu sau:
- Tính tuân thủ pháp luật và các luật định: KSNB trƣớc hết phải đảm bảo
hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Bên cạnh đó, KSNB còn
10
phải hƣớng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy
định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị.
- Tính tin cậy của báo cáo tài chính: Hệ thống KSNB phải đảm bảo về
tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính nhà quản lý doanh nghiệp phải có
trách nhiệm lập Báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán
hiện hành.
- Tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động: KSNB giúp doanh nghiệp
bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thơng tin, nâng cao uy tín,
mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lƣợc kinh doanh của doanh nghiệp, …
Các mục tiêu của hệ thống KSNB bao trùm lên mọi hoạt động của doanh
nghiệp và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh
nghiệp.
1.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo COSO 2013, hệ thống kiểm sốt nội bộ bao gồm 5 yếu tố: mơi
trƣờng kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền
thông, giám sát. Các yếu tố này đƣợc thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự
đảm bảo hợp lí là đạt đƣợc những mục tiêu của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
a. Mơi trường kiểm sốt
Mơi trƣờng kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của
ngƣời quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm
soát. Nếu ngƣời quản lý cao nhất đơn vị quan niệm rằng kiểm soát là một vấn
đề quan trọng, các thành viên khác trong đơn vị sẽ chịu ảnh hƣởng bởi điều
đó và hết sức tơn trọng các quy định kiểm sốt. Tuy nhiên, một mơi trƣờng
kiểm sốt mạnh khơng có nghĩa là một sự đảm bảo hồn tồn cho tính hiệu
quả của hệ thống KSNB. Các nhân tố thuộc về môi trƣờng kiểm soát là:
11
Thứ nhất: Tính chính trực và các giá trị đạo đức.
Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trƣớc tiên phụ thuộc trực tiếp vào tính
chính trực và sự tơn trọng các giá trị đạo đức của những ngƣời liên quan đến
các q trình kiểm sốt. Đáp ứng u cầu này, những nhà quản lý cao cấp
phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cƣ xử đúng đắn
để có thể ngăn cản mọi nhân viên trong đơn vị không tham gia vào các hoạt
động đƣợc xem là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn hiệu quả hơn, nhà
quản lý phải làm gƣơng cho cấp dƣới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần
phải phổ biến đến mọi nhân viên bằng những cách thức thích hợp.
Thứ hai: Trình độ và năng lực của đội ngũ cán bộ cơng nhân viên.
Một tổ chức chỉ có thể đạt đƣợc các mục tiêu của mình nếu cán bộ, nhân
viên ở mọi cấp đều đảm bảo về kiến thức và kỹ năng cần thiết. Do đó, nhà
quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm
phù hợp với nhiệm vụ đƣợc giao, phải giám sát và huấn luyện họ thật đầy đủ
và thƣờng xuyên.
Thứ ba: Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán.
Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán sẽ làm cho mơi
trƣờng kiểm sốt đƣợc tốt hơn do sự kiểm sốt của nó đến các hoạt động của
ngƣời quản lý.
Thứ tƣ: Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.
Triết lý và phong cách hoạt động của các nhà quản lý cao cấp có ảnh
hƣởng rất lớn đến mơi trƣờng kiểm sốt của tổ chức, bao gồm những vấn đề
nhƣ khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh, nhận thức và thái
độ đối với việc lập BCTC hay áp dụng các phƣơng pháp kế tốn, sử dụng các
kênh thơng tin chính thức hay khơng chính thức…
12
Thứ năm: Cơ cấu bộ máy tổ chức của đơn vị.
Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt đƣợc các mục
tiêu của tổ chức. Xây dựng cơ cấu tổ chức của đơn vị là phân chia nó thành
những bộ phận với chức năng và quyền hạn cụ thể. Một cơ cấu tổ chức hợp lý
là một điều kiện bảo đảm các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng.
Thứ sáu: Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm.
Phân định quyền hạn và trách nhiệm đƣợc xem là phần mở rộng của cơ
cấu tổ chức. Nó cụ thể hố bằng quyền hạn và trách nhiệm của từng thành
viên trong các hoạt động của đơn vị và mỗi ngƣời phải tự hiểu rằng mỗi hoạt
động của họ sẽ ảnh hƣởng đến ngƣời khác nhƣ thế nào trong việc góp phần
hồn thành mục tiêu của đơn vị, và họ sẽ phụ trách cụ thể công việc gì. Do đó
khi mơ tả cơng việc cần diễn giải bằng những nhiệm vụ cụ thể của từng thành
viên và quan hệ về mặt báo cáo của những thành viên này.
Thứ bảy: Chính sách nhân sự.
Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn
luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt và khen thƣởng cho các nhân viên.
Chính sách nhân sự có ảnh hƣởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trƣờng
kiểm sốt. Một chính sách nhân sự đúng đắn sẽ bù đắp cho những yếu kém
của mơi trƣờng kiểm sốt.
b. Đánh giá rủi ro
Kinh doanh luôn gắn liền với rủi ro, để đánh giá rủi ro trƣớc hết nhà
quản lý phải nhận biết và phân tích các rủi ro liên quan đến mục tiêu kinh
doanh của công ty. Nguyên nhân của các rủi ro bao gồm:
- Những thay đổi trong quy chế tổ chức hoạt môi trƣờng hoạt động.
- Sự thay đổi nhân sự.
13
- Việc tiến hành nghiên cứu mới hoặc tiến hành sửa đổi hệ thống thông
tin.
- Những thay đổi về kỹ thuật ảnh hƣởng đến quá trình sản xuất sản phẩm
hoặc hệ thống thơng tin trong đơn vị.
- Những chƣơng trình giới thiệu về lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm hoặc
quá trình sản xuất mới;
- Sự sắp xếp lại tổ chức của đơn vị;
- Mở rộng hoặc thanh lý những hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn
vị ở nƣớc ngoài;
- Áp dụng những nguyên tắc kế toán mới…
Đánh giá rủi ro là q trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh
hƣởng đến việc đạt đƣợc mục tiêu, từ đó có thể quản trị đƣợc rủi ro. Mỗi đơn
vị ln phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Điều kiện
tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu phải đƣợc thiết lập
ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán. Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và
hoạt động kinh doanh, những quy định luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng
và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này. Tất cả các đơn vị, bất kể
quy mô, cấu trúc...đều phát sinh rủi ro ở tất cả các mức độ. Rủi ro ảnh hƣởng
đến sự tồn tại của mỗi đơn vị, đến sự thành cơng, tình hình tài chính, hình ảnh
của đơn vị. Khơng có cách nào để triệt tiêu rủi ro vì vậy nhà quản lý phải
quyết định một cách thận trọng mức rủi ro nhƣ thế nào là có thể chấp nhận
đƣợc và cố gắng duy trì rủi ro ở mức cho phép.
Theo COSO 2013, đánh giá rủi ro gồm các nguyên tắc sau:
- Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhận diện và đánh
giá rủi ro phát sinh trong việc đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị. Các mục tiêu đơn
14
vị thƣờng thiết lập bao gồm: Mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính
và phi tài chính cho ngƣời bên ngoài và bên trong doanh nghiệp, mục tiêu
tuân thủ.
- Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị,
tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần đƣợc quản trị.
- Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro
không đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị.
- Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trƣờng ảnh
hƣởng đến hệ thống KSNB. Các thay đổi bao gồm thay đổi từ mơi trƣờng bên
ngồi (kinh tế, chính trị....), thay đổi từ cách thức kinh doanh (loại hình kinh
doanh mới, kỹ thuật mới....), thay đổi từ cách thức quản lý, từ thái độ và triết
lý của ngƣời quản lý về hệ thống KSNB.
c. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục giúp cho các
chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện. Nó bảo đảm các hoạt động cần thiết để
quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong q trình thực hiện các mục tiêu của
đơn vị. Chính sách kiểm sốt là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở để thực
hiện các thủ tục kiểm sốt. Cịn các thủ tục kiểm sốt là những quy định cụ
thể để thực thi chính sách kiểm sốt.
* Các ngun tắc (chính sách) kiểm sốt
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc, trách nhiệm và
công việc đƣợc phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều ngƣời trong
một bộ phận. Việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong
cơng việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thƣờng dễ phát hiện, thuận lợi cho
công tác kiểm tra.
15
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích
hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai
phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Không đƣợc bố trí kiêm nhiệm giữa
các cơng việc có liên quan với nhau cho cùng một cá nhân thực hiện nhƣ tách
biệt chức năng phê chuẩn, hạch toán với bảo quản tài sản hoặc giữa chức năng
thực hiện và chức năng kiểm soát……
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của ngƣời quản
lý, các cấp dƣới đƣợc giao cho quyết định và giải quyết một số công việc
trong một phạm vi nhất định. Sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ thẩm
quyền phê chuẩn cho từng ngƣời sẽ giúp cho các mặt hoạt động sản xuất kinh
doanh tiến triển tốt đẹp, đồng thời giúp cho nhà quản lý kiểm soát hạn chế
đƣợc sự tùy tiện khi giải quyết cơng việc.
* Các thủ tục kiểm sốt chủ yếu
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Mục đích của việc phân chia này nhằm
giúp cho các nhân viên có thể kiểm sốt lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra thì sẽ
đƣợc phát hiện nhanh chóng, đồng thời làm giảm nguy cơ gian lận của các cá
nhân trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình, chẳng hạn:
+ Tách chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Nhằm ngăn
chặn hành vi tham ô tài sản. Nếu cho một ngƣời kiêm nhiệm hai chức năng
này thì rất có thể tạo ra rủi ro cho doanh nghiêp, ngƣời này sẽ tự tiện sử dụng
tài sản của đơn vị cho lợi ích cá nhân và tự thực hiện điều chỉnh số liệu trên
sổ sách kế toán để che giấu hành vi gian lận của mình.
+ Tách chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản:
Nhằm hạn chế khả năng kê khai khống làm thâm lạm tài sản của đơn vị.
16
+ Tách chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế tốn: Nhằm
đảm bảo thơng tin đƣợc chính xác, hạn chế sai lệch do bị thổi phồng hoặc che
giấu số liệu thực.
- Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin và các nghiệp vụ: Khi kiểm sốt
q trình xử lý thơng tin, cần thực hiện tốt việc kiểm sốt chặt chẽ hệ thống
chứng từ, sổ sách kế toán và đảm bảo việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng
đắn, đúng trình tự, đúng cấp có thẩm quyền phê chuẩn…cụ thể: Chứng từ
phải đƣợc đánh số liên tục; chứng từ phải đƣợc lập ngay khi có nghiệp vụ
kinh tế phát sinh; chứng từ đƣợc thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ
các thông tin cần thiết cho việc ghi chép sổ sách và theo dõi, kiểm soát; chứng
từ luân chuyển khoa học, kịp thời, nhanh chóng; Sổ sách phải đƣợc đánh số
trang, ghi chép kịp thời, có ký xác nhận khi thực hiện đối chiếu, kiểm tra của
các bộ phận liên quan; công tác lƣu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách phải an
toàn, khoa học, đúng quy định; mỗi nghiệp vụ phát sinh đều phải có sự phê
chuẩn của cấp có thẩm quyền trong phạm vi quyền hạn cho phép, đúng trình
tự.
- Kiểm sốt vật chất: Kiểm soát vật chất là các hoạt động kiểm soát
nhằm đảm bảo cho tài sản của doanh nghiệp nhƣ máy móc, nhà xƣởng, tiền
bạc, hàng hóa, cổ phiếu, trái phiếu và các tài sản khác đƣợc bảo vệ một cách
chặt chẽ. Ngoài ra, định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu với số liệu
trên sổ sách, nhằm kịp thời phát hiện các sai lệch nếu có, đƣa ra giải pháp xử
lý phù hợp, nhanh chóng.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện nghiệp vụ: Là công việc đƣợc thực hiện
bởi các cá nhân hoặc bộ phận khác, độc lập với cá nhân, bộ phận thực hiện
nghiệp vụ nhằm hạn chế những rủi ro có thể xảy ra cho doanh nghiệp.
