Tài liệu Truyền thông - một phần của triển lãm thương mại pptx

Truyền thông - một phần của triển lãm
thương mại


Nếu công ty bạn định thực hiện một chương trình quảng bá thương mại cho các
sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty mình dưới hình thức một triển lãm thương mại,
bạn sẽ không thể bỏ qua chi tiết quan trọng là thông tin về sự kiện đó cho các phương
tiện truyền thông như truyền hình, truyền thanh, Internet hay báo in. Mục tiêu của bạn
là phải tạo được một hình ảnh tích cực, đầy thiện chí của công ty mình trong lòng
công chúng và thu hút, nâng cao nhận thức của người tiêu dùng về sản phẩm hay dịch
vụ của công ty mình. Bạn sẽ thực hiện điều đó thế nào?
Dưới đây là 20 điều bạn nên chú ý khi sử dụng các phương tiện truyền thông
hiệu quả cho một chiến dịch quảng bá.
Giai đoạn chuẩn bị triển lãm
1.

Bạn phải xác định và lựa chọn đối tượng khán giả mục tiêu trong triển lãm,
xác định họ chính là những khách hàng tương lai, từ đó bạn mới có thể hoạch định và
chuyển tải thành công những thông điệp đáp ứng nhu cầu, sở thích và mối quan tâm
của những khách hàng tương lai đó.
2.

Yêu cầu người chịu trách nhiệm tổ chức lên kế hoạch chi tiết về những nội
dung liên quan đến lĩnh vực truyền thông, trong đó phải bao gồm cả danh sách các cơ
quan thông tấn báo chí, với đầy đủ địa chỉ, số fax, điện thoại, e-mail.
3.

Lựa chọn nhà xuất bản để cung cấp các ấn phẩm được phát hành trong triển
lãm, cũng như quyết định thời điểm nào thì nên thực hiện việc tuyên truyền quảng cáo.
Bạn đừng quên liên hệ với một vài tạp chí thương mại trước thời điểm diễn ra chương
trình ít nhất vài tháng.

4.

Xây dựng mối quan hệ thân thiết với báo giới, các biên tập viên và chủ bút,
tổng biên tập của những tờ báo kinh doanh. Bạn hãy chủ động cung cấp thông tin cho
họ bằng cách hỏi họ về những vấn đề mà tờ báo quan tâm. Bạn có thể thấy là các nhà
báo rất quan tâm đến những thông tin mới nhất về các khuynh hướng của sản phẩm
mới.
5.

Chú trọng đến việc thiết kế các ấn phẩm được phát hành trong triển lãm
thương mại. Những ấn phẩm này nên được thiết kế đẹp mắt, gọn gàng để các phóng
viên và người tham gia có thể bỏ gọn vào túi xách. Nên đăng các thông tin ngắn gọn
và điển hình nhất về công ty bạn như doanh thu, cơ cấu tổ chức, cũng như các thông
tin chi tiết về sản phẩm. Tuyệt đối không nên đăng các thông tin đã lỗi thời hay hình
ảnh các nhà lãnh đạo công ty.
6.

Chuẩn bị nội dung và cách tổ chức họp báo thật khoa học và hấp dẫn, những
thông tin được đưa ra phải là thông tin “nóng”, lời giới thiệu về sản phẩm cần nhấn
mạnh về sự đổi mới hay cải tiến. Những người tham dự rất ác cảm với các buổi họp
báo chỉ để truyền đạt thông tin cũ kỹ, tẻ nhạt và thiếu những điểm nhấn.
7.

E-mail, fax và gửi thư tay thông tin về sản phẩm và dịch vụ mới của công ty
bạn tới càng nhiều nơi càng tốt, kèm theo địa chỉ liên lạc cụ thể. Tiếp tục cung cấp các
thông tin đã được cập nhật cho báo giới để họ luôn nhớ đến công ty bạn.
8.

Tìm kiếm người mẫu hay các nhân vật nổi tiếng tham gia giới thiệu sản phẩm
để thu hút thêm sự quan tâm của các phương tiện truyền thông và công chúng.

9.

Sẵn sàng cho mọi tình huống xấu như thời tiết hay sự cố nội bộ trong công ty,
đồng thời bạn hãy chuẩn bị trả lời các câu hỏi hóc búa của báo giới và khách hàng.
Thực hiện chương trình
10.

Để sẵn các ấn phẩm cung cấp cho báo giới tại phòng họp báo và ngay trong
phòng làm việc của bạn tại buổi giới thiệu đó.
11.

Cần có người phát ngôn túc trực liên tục trong suốt thời gian diễn ra triển
lãm, kể cả vào giờ ăn trưa. Người phát ngôn này phải là người có chút duyên ăn nói và
nhiệm vụ của anh ta là thông tin về sản phẩm một cách dễ nhớ và dễ hiểu nhất.
12.

Nhà quản lý phải được cập nhật thông tin liên tục để sẵn sàng trả lời các
phóng viên bất kỳ lúc nào.
13.

Đừng bỏ lỡ các cơ hội hoặc lời mời tài trợ, bởi vì những nhà tài trợ luôn
được giới báo chí quan tâm khai thác thông tin, nghĩa là gián tiếp giúp bạn quảng bá
doanh nghiệp.
14.

Quản lý tốt các hội thảo chuyên đề cũng như các diễn đàn. Nếu như bạn là
người điều hành, việc này đòi hỏi bạn phải có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực đang
được thảo luận. Nên cung cấp miễn phí đề cương các bản thuyết trình của công ty bạn,
và nhớ là phải ghi rõ địa chỉ liên hệ, tên người có trách nhiệm lên một góc dễ thấy.
15.

Phân phát các tài liệu về công ty bạn, các xuất bản phẩm hay băng đĩa... là
những ấn phẩm có chi phí không lớn nhưng mang lại giá trị tiếp thị cao. Tuy nhiên cần
đảm bảo các thông tin được chuyển tải liên quan trực tiếp đến sản phẩm mà bạn đang
giới thiệu.
Giai đoạn sau triển lãm
16.

Chương trình khép lại không có nghĩa là công việc của bạn đã hoàn thành,
mà sau đó bạn hãy gửi thông cáo báo chí đến các cơ quan thông tấn về những kết quả
đạt được trong triển lãm, các con số thống kê cho thấy mọi việc đã thành công thế nào.
Và bạn đừng quên “đính kèm” vào đó những lời cảm ơn chân thành.
17.

Hãy lưu lại toàn bộ các bài báo viết về buổi giới thiệu sản phẩm đó cả trước
và sau thời điểm diễn ra triển lãm.
18.

Lựa chọn những bài viết xuất sắc nhất và tiếp tục gửi thư điện tử, thư trực
tiếp đến các khách hàng, đồng thời đăng tải lên website công ty bạn.
19.

Căn cứ vào những quan sát tại triển lãm để làm bản báo cáo tổng hợp, phân
tích về tình hình chung của ngành công nghiệp thuộc lĩnh vực công ty bạn đang hoạt
động và gửi đến các khách hàng đã hồi âm thư của công ty sau chương trình triển lãm.
20.

Bạn cũng nên gửi cho nhóm khách hàng mục tiêu băng ghi âm những buổi
thuyết trình hoặc các cuộc phỏng vấn thú vị thực hiện tại triển lãm đó.
Điều mà những người tham dự, khách hàng tiềm năng và giới truyền thông

quan tâm nhất chính là thông tin. Bạn cần đảm bảo sao cho các thông tin được giới
thiệu thật hấp dẫn, có tính xác thực và liên tục được cập nhật trước, trong và sau triển
lãm. Tổ chức hoạt động truyền thông cho một triển lãm thương mại không quá khó
khăn và phức tạp, nhưng đòi hỏi bạn phải lên kế hoạch tỉ mỉ, chu đáo, khoa học và bao
quát được mọi tiểu tiết.