BTL kiểm toán “xây dưng và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex”.

LỜI MỞ ĐẦU
 Tính cấp thiết của đề tài:
Mỗi một doanh nghiệp trong quá trình tổ chức khi đạt đến một quy mô hoạt
động nhất định phải thiết lập và duy trì các bộ phận để kiểm tra, kiểm sốt, tư vấn cho
nhà quản lý và điều hành các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp. Một
trong những bộ phận thực hiện chức năng này là bộ phận kiểm soát nội bộ của doanh
nghiệp. Kiểm soát nội bộ giúp quản lý hiệu quả các nguồn lực kinh tế của doanh
nghiệp đồng thời góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp xây dựng được nền tảng
quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình phát triển của đơn vị và nâng cao hiệu quả
kinh doanh.
Để doanh nghiệp tăng cường cạnh tranh trong và ngồi nước địi hỏi họ khơng
ngừng hồn thiện cơng tác kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý của mình
để hạn chế những gian lận sai sót có thể xảy ra, đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động
kinh doanh của mình. Cũng như các cơng ty lớn thì đối với Tổng cơng ty Xăng dầu
Việt Nam, vấn đề hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ và xây dựng các thủ tục kiểm
sốt ln được đặt lên hàng đầu.
Hiện nay, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam có rất nhiều cơng ty con, cơng ty
liên doanh, các cơ sở đại lý xăng dầu, hoạt động kinh doanh diễn ra thường xuyên và
lien tục nên rất dễ xảy ra gian lận và sai sót. Việc kiểm sốt các hoạt động này là điều
rất quan trọng để giúp Tổng công ty bảo vệ tài sản và tăng hiệu quả hoạt động. Tuy
nhiên, hiện nay cơng tác kiểm sốt nội bộ tại Tổng cơng ty cịn một số vấn đề bất cập,
cịn nhiều thiếu sót địi hỏi phải hồn thiện để có thể đảm bảo doanh thu được tính
đúng, tiền thu bán hàng được thu đủ cũng như hàng hóa khơng bị thất thốt... Từ
những vấn đề trên, tơi đã chọn đề tài “xây dưng và hoàn thiện các thủ tục kiểm
sốt nội bộ tại Tổng cơng ty Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex”.
 Mục tiêu nghiên cứu:
Tìm hiểu khái qt lý thuyết hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Tìm hiểu cách thức thiết lập và quá trình hoạt động của hệ thống kiểm sốt nội
bộ tại doanh nghiệp.
Tìm hiểu về những đóng góp của hệ thống kiểm sốt nội bộ trong công tác

quản lý tại doanh nghiệp.


 Phương pháp nghiên cứu:
So sánh số liệu nghiên cứu của đề tài cả về mặt tuyệt đối lẫn tương đối nhằm
đưa ra các kết luận về sự tăng trưởng và phát triển của Tổng cơng ty trong q trình
hội nhập và đi lên của đất nước. Đồng thời với việc so sánh cịn dùng các phương
pháp phân tích đã học để phân tích kỹ hơn hiệu quả của các thủ tục kiểm tốn đã được
áp dụng, từ đó nhằm tìm tịi và phát hiện các ưu điểm và nhược điểm của hệ thống
kiểm sốt nội bộ tại Tổng cơng ty Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex.
 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Hệ thống kiểm soát nội bộ và các thủ tuc kiểm sốt của nó trong Tổng cơng ty
Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex.
 Nội dung đề tài:
Lời mở đầu
Phần nội dung: gồm 3 chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ.
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Xăng dầu
Việt Nam – Petrolimex.
Chương 3: Một số biện pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại
Tổng công ty Xăng dầu – Petrolimex.
Phần kết luận


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
 Hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị

được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và
các quy định để kiểm tra, kiểm sốt, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập
báo cáo tài chính trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài
sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế
tốn và các thủ tục kiểm sốt.
 Mục đích và những mối quan tâm của đơn vị được kiểm toán
Khi thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị, các nhà quản lý
thường quan tâm đến những khía cạnh sau:
- Nhằm bảo vệ tài sản, sổ sách và thông tin.
- Nhằm thúc đẩy việc tuân thủ pháp luật.
- Nhằm tăng cường tính hiệu lực, hiệu quả về mặt điều hành và sử dụng các
nguồn lực trong đơn vị.
- Nhằm cung câp thông tin đáng tin cậy và lập BCTC trung thực hợp lý.
 Mục đích và những mối quan tâm của Kiểm tốn viên
Mục đích của KTV khi nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là để
xác định mức độ tin cậy đối với hệ thống này, trên cơ sở đó để xác định hợp lý nội
dung, phạm vi và thời gian cho các cuộc khảo sát cơ bản cần phải thực hiện.
KTV đặc biệt quan tâm đến các khía cạnh thứ nhất và thứ tư đó là về bảo vệ tài
sản, sổ sách thơng tin và khía cạnh về cung cấp thơng tin đáng tin cậy, lập BCTC
trung thực hợp lý của hệ thống kiểm soát nội bộ.
 Trách nhiệm của đơn vị được kiểm tốn
Việc xây dựng và duy trì các q trình kiểm sốt ở đơn vị là trách nhiệm thuộc
về đơn vị được kiểm tốn chứ khơng phải trách nhiệm của kiểm tốn viên. Đơn vị
được kiểm tốn phải có trách nhiệm xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ đủ mạnh
và có hiệu quả để đảm bảo hợp lý là các BCTC được trình bày một cách trung thực.


 Những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm sốt nội bộ
Các q trình kiểm tốn chỉ có thể đảm bảo hợp lý chứ không thể đảm bảo
tuyệt đối cho các mục tiêu kiểm soát ở đơn vị trong đó có cả mục tiêu lập BCTC trung

thực hợp lý.
Yêu cầu thơng thường là chi phí cho hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng được
vượt q những lợi ích đó mà hệ thống mang lại.
Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các nghiệp vụ
thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ khơng thường xun.
Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện nhiệm vụ kiểm sốt,
hoặc do khơng hiểu rõ u cầu cơng việc kiểm sốt.
Khả năng hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng phát hiện được sự thông đồng của
thành viên trong ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài
đơn vị.
Khả năng người thực hiện kiểm soát lại lạm dụng đặc quyền của mình.
Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu
hoặc bị vi phạm.
Với những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm sốt nội bộ và vì bản thân hệ
thống kiểm sốt nội bộ khơng thể vượt hơn sự đảm bảo hợp lý nên hầu như trong tất
cả các cuộc kiểm tốn BCTC ln ln có một mức độ rủi ro kiểm soát.
1.2. CÁC MỤC TIÊU CHI TIẾT CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ ĐỐI VỚI BCTC
Bất cứ một nghiệp vụ kinh tế nào ở đơn vị được kiểm tốn cũng có thể có một vài
loại sai sót có thể xảy ra trong q trình ghi sổ, tổng hợp và lập BCTC. Những mục
tiêu chi tiết mà một cấu trúc kiểm soát nội bộ cần phải thỏa mãn để ngăn ngừa sai sót
có thể xảy ra đó là:
- Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lý (tính có căn cứ hợp lý).
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn).
- Các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, các tài sản hiện có phải được ghi sổ đầy đủ
(tính đầy đủ).
- Các nghiệp vụ kinh tế, các tài sản hiện có phải được đánh giá và tính tốn đúng
đắn (sự đánh giá và tính tốn).
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại).

- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh kịp thời, đúng kỳ (tính đúng đắn và
kịp thời).
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào các sổ chi tiết và phải được
tổng hợp chính xác (quá trình vận chuyển và tổng hợp).
1.3. CƠ CẤU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
1.3.1. Mơi trường kiểm sốt
 Đặc thù về quản lý
Đặc thù quản lý chỉ những quan điểm, triết lý và phong cách điều hành khác nhau
của nhà quản trị cấp cao ở đơn vị. Có thể khơng trực tiếp chỉ đạo cho các q trình
kiểm soát nội bộ, nhưng một triết lý và quan điểm chỉ đạo kinh doanh nhấn mạnh đến
mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận một cách q mức thì vơ hình dung nó sẽ làm mờ nhạt đi
tính đầy đủ trong việc thiết kế các q trình kiểm sốt và suy giảm đi tính hiệu lực
trong việc duy trì các q trình kiểm soát nội bộ ấy.
 Cơ cấu tổ chức
Một cơ cấu tổ chức hợp lý không những giúp cho sự chỉ đạo điều hành của nhà
quản lý được thực hiện thơng suốt mà cịn giúp cho việc kiểm sốt lẫn nhau được duy
trì thường xuyên và chặt chẽ hơn. Những ngun tắc thơng thường trong việc bố trí cơ
cấu tổ chức:
Rõ ràng về chức năng nhiệm vụ và thiết lập sự điều hành, kiểm sốt trên tồn bộ
hoạt động của đơn vị, khơng bỏ sót bất cứ bộ phận nào khơng chịu sự kiểm sốt,
nhưng cũng khơng được để các bộ phận chịu sự kiểm soát chồng chéo.
Thực hiện sự phân chia giữa các chức năng: Phê chuẩn, thực hiện nghiệp vụ kinh
tế, ghi sổ kế toán và bảo quản tài sản.
Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các nhiệm vụ, các chức năng.
 Chính sách nhân sự
Một chính sách nhân sự được xem là hợp lý khi những chính sách ấy nhằm tuyển
dụng, huấn luyện, sử dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân sự rõ ràng
và khuyến khích các phẩm chất về năng lực và trung thực của đội ngũ nhân viên và
người lao động. Tạo nên đội ngũ nhân viên, lực lượng lao động trong đơn vị có năng
lực và đáng tin cậy thì nhiều q trình kiểm sốt khác có thể khơng cần thiết nhưng

vẫn đảm bảo các hoạt động trong đơn vị được diễn ra tốt và BCTC có cơ sở để tin
cậy.
 Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch thống nhất trong các đơn vị gồm các kế hoạch sản xuất – kỹ
thuật – tài chính. Trong đó kế hoạch tài chính với các dự toán ngân sách tổng thể và
dự toán chi tiết cho các bộ phận, các khoản mục nếu được xây dựng chắc chắn, có nề
nếp và ổn định sẽ là điều kiện quan trọng cho việc kiểm soát nội bộ tốt, là mục tiêu
cho hành động và là căn cứ cho việc đánh giá kết quả.
 Bộ phận kiểm toán nội bộ
Chức năng của kiểm toán nội bộ ở các đơn vị là giám sát, kiểm tra và đánh giá một
cách thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm
sốt nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị có
được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nói chung, chất lượng
cơng tác kiểm sốt nói riêng. Tuy nhiên bộ phận kiểm tốn nội bộ chỉ có thể phát huy
tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và đảm bảo sự độc lập so với tất cả các bộ phận
khác trong đơn vị, được giao quyền hạn đầy đủ theo chức năng và thực hiện báo cáo
trực tiếp cho cấp có quyền hạn cao nhất trong đơn vị.
 Các nhân tố bên ngoài
Các yếu tố bên ngoài đơn vị cũng có ảnh hưởng đến các q trình kiểm soát bên
trong đơn vị. Thuộc các yếu tố này là: ảnh hưởng của các cơ quan chức năng nhà
nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý.
1.3.2. Hệ thống kế tốn
Hệ thống kế tốn là mắt xích quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống
này phải được thiết kế sao cho thể hiện rõ các mục tiêu chi tiết của kiểm sốt đã được
tính đến trong đó.
 Chứng từ kế tốn
Chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả các loại tài sản,
cơng nợ đã được kiểm sốt đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ

đúng đắn và chính xác. Những nguyên tắc thích hợp nhất đối với các chứng từ đó là:
- Chứng từ phải được đánh số liên tiếp.


- Chứng từ phải được lập vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc ngay sau đó
càng sớm càng tốt.
- Chứng từ phải đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng dễ hiểu.
- Chứng từ phải được thiết kế cho nhiều công việc và thể hiện tối đa mức độ
kiểm soát nội bộ .
 Hệ thống tài khoản
Trong hệ thống kiểm sốt, hệ thống tài khoản có tác dụng kiểm sốt luồng đi của
các thơng tin theo các nội dung đã được phân loại. Đối với kế toán và BCTC, hệ
thống tài khoản giúp phân loại và kiểm sốt thơng tin từ khi chúng phát sinh đến khi
chúng được tập hợp và đi tới nội dung các chỉ tiêu, các khoản mục trên BCTC. Một
hệ thống tài khoản được thiết lập đúng đắn sẽ có ảnh hưởng lớn tới mục tiêu kiểm
soát “Sự phân loại” của hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp cho số liệu trên chỉ tiêu
BCTC phản ánh đúng quy mô và bản chất của chúng.
 Sổ kế tốn
Có nhiều hình thức sổ kế tốn và tương ứng với mỗi hình thức có một hệ thống
sổ kế tốn cụ thể với trình tự ghi sổ nhất định. Đơn vị phải cân nhắc, lựa chọn hình
thức sổ kế toán phù hợp và tổ chức các sổ kế toán đầy đủ, hợp lý theo đúng yêu cầu
kế tốn của mình. Ngồi việc có đầy đủ các sổ kế tốn thích hợp, một ngun tắc thiết
yếu khi ghi sổ kế toán là việc ghi sổ kế toán phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ.
Điều này địi hỏi q trình kiểm sốt nội bộ cần phải có đối với người giữ sổ kế tốn
là phải kiểm tra các chứng từ trước khi chúng được ghi sổ. Nếu trước khi ghi sổ kế
toán, các căn cứ chứng từ được kiểm tra nghiêm ngặt sẽ giúp đạt được nhiều mục tiêu
kiểm soát cụ thể như: loại trừ khả năng ghi sổ các nghiệp vị kinh tế thực tế không phát
sinh, hoặc giá trị của chúng phản ánh không đúng với thực tế xảy ra.
 Báo cáo kế toán
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau quá trình ghi nhận, phân loại, ghi chép,...

cuối cùng phải được tổng hợp theo những chỉ tiêu tài chính và được trình bày vào báo
cáo kế toán phù hợp, theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Hệ thống báo
cáo kế toán nói chung bao gồm các báo cáo tài chính (chủ yếu cung cấp thơng tin cho
bên ngồi đơn vị) và các báo cáo quản trị (chủ yếu cung cấp thông tin phục vụ yêu
cầu quản trị nội bộ doanh nghiệp).
1.3.3. Các nguyên tắc và các thủ tục kiểm soát
 Các nguyên tắc kiểm soát


- Nguyên tắc “Phân công, phân nhiệm”
Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều
người trong một bộ phận hay cho nhiều bộ phận trong một tổ chức, mục đích là để
khơng một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối,
từ đó tránh gian lận, sai sót.
Việc phân cơng, phân nhiệm rõ ràng mỗi người trong tổ chức không những hiểu rõ
nhiệm vụ và trách nhiệm của mình mà cịn hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của nhau để
phối hợp cùng nhau và kiểm soát lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức.
- Nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm”
Bất kiêm nhiệm trong nhiều trường hợp rất có tác dụng trong việc ngăn ngừa
những sai phạm nhất là những sai phạm cố ý. Đặc biệt trong những trường hợp sau,
nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được tôn trọng:
Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán.
Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các
nghiệp vụ ấy.
Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ.
- Nguyên tắc “Phê chuẩn, ủy quyền”
Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm sốt thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê
chuẩn đúng đắn. Trong một tổ chức, nếu ai cũng có thể mua hoặc bán tài sản thì sự
hỗn loạn phức tạp sẽ xảy ra.
Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc

trong một phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục thực hiện xuống cấp
thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn khơng làm
mất tính tập trung của đơn vị. Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền yêu cầu tất cả các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được cấp có thẩm quyền phê chuẩn.
Sự phê chuẩn có thể chung chung hoặc cụ thể. Phê chuẩn chung chung được thực
hiện cho nhiều giao dịch và sự kiện kinh tế, thông qua ban giám đốc, hội đồng quản
trị xây dựng các chính sách để cấp dưới và nhân viên tổ chức thực thi trong phạm vi
giới hạn của chính sách đó.
 Các loại thủ tục kiểm soát


- Kiểm soát trực tiếp
+ Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: Là các biện pháp, quy chế kiểm sốt
nhằm bảo đảm an tồn về tài sản và các thông tin trong đơn vị. Các trọng điểm
nhằm vào mục đích này là:
Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin.
Thiết lập các quy chế, biện pháp để ngăn ngừa sự tiếp cận đến tài sản,
thông tin của những người khơng có trách nhiệm
Đảm bảo các điều kiện vật chất như kho tàng, thiết bị cho việc bảo vệ và
kiểm sốt tài sản, sổ sách thơng tin.
Thiết lập các quy chế về kiểm kê hiện vật, lấy xác nhận bên thư 3 vv.
+ Kiểm soát xử lý: Là loại kiểm sốt được đặt ra để trong q trình xử lý, ghi
sổ các nghiệp vụ kinh tế đảm bảo rằng nghiệp vụ đó xảy ra và việc ghi đúng
vào sổ kế toán là đúng đắn.
+ Kiểm soát quản lý: Là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân
viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành.
- Kiểm sốt tổng qt
Là sự kiểm sốt tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau.
Trong mơi trường tin học, kiểm sốt tổng qt trước hết thuộc về chức năng kiểm sốt
của phịng điện tốn. Đối với những đơn vị có sử dụng hệ thống vi tính, tin học trong

cơng tác kế tốn thì cơng việc kiểm tốn cần phải sử dụng đến những chun gia có
am hiểu về lĩnh vực máy tính, tin học.
1.4. TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO
KIỂM TỐN
1.4.1 Cơ cấu kiểm sốt nội bộ
- Mơi trường kiểm sốt
Những thơng tin thu thập được về mơi trường kiểm sốt theo những yếu tố cụ
thể sẽ giúp KTV đánh giá nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của Hội
đồng quản trị, Ban giám đốc đơn vị đối với tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ.
Những nội dung cần hiểu biết:
Chức năng, nhiệm vụ của hội đồng quản trị, ban giám đốc và các phòng ban
chức năng
Tư duy quản lý, phong cách điều hành của các thành viên hội đồng quản trị và
ban giám đốc.


Hệ thống kiểm soát của ban quản lý, chức năng kiểm tốn nội bộ, các chính
sách và thủ tục liên quan đến nhân sự và phân định trách nhiệm.
Ảnh hưởng từ bên ngồi đơn vị như chính sách của nhà nước, sự chỉ đạo của
cấp trên...
- Hệ thống kế toán
Hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ kế toán để ghi chép, theo dõi các nghiệp vụ
kinh tế.
Các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu.
Nguồn gốc tính chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Quy trình xử lý kế toán các nghiệp vụ kinh tế từ khi phát sinh đến khi chúng
được hồn thành và được tổng hợp trình bày trên BCTC.
- Các thủ tục kiểm soát
Việc lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn
vị.

Việc kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính tốn, việc kiểm tra chương
trình ứng dụng và môi trường tin học.
Việc kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Việc kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán và tài liệu kế toán.
Việc đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài
Việc so sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán.
1.4.2. Đánh giá và quyết định
Đánh giá khả năng có thể kiểm tốn được
Đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát dựa trên sự hiểu biết đã thu thập được (đánh
giá ban đầu).
Đánh giá khả năng một mức rủi ro kiểm sốt thấp hơn có thể được chứng minh.
Quyết định mức đánh giá thích hợp vể rủi ro kiểm soát để sử dụng.


1.4.3. Q trình đánh giá rủi ro kiểm sốt
Q trình đánh giá rủi ro kiểm soát được thực hiện qua 3 giai đoạn:
- Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát
- Thử nghiệm (khảo sát) kiểm soát
- Đánh giá cuối cùng về rủi ro kiểm sốt
Quy trình đánh giá về rủi ro kiểm sốt được thực hiện thơng qua các bước:
- Nhận diện mục tiêu mục tiêu kiểm soát
- Nhận diện các q trình kiểm sốt đặc thù
- Nhận diện và đánh giá các nhược điểm, trong đó:
+ Nhận diện các quy trình kiểm sốt hiện có
+ Nhận diện sự vắng mặt của các q trình kiểm sốt chủ yếu
+ Xác định các khả năng sai phạm trọng yếu có thể xảy ra
+ Nghiên cứu khả năng của các q trình kiểm sốt bù trừ
- Đánh giá rủi ro kiểm soát.

Khái quát về việc nghiên cứu cơ cấu kiểm sốt nội bộ và q trình đánh giá rủi

ro kiểm soát
Đạt được sự hiểu biết về cơ cấu kiểm soát nội bộ đủ để
lập kế hoạch kiểm tốn
Khơng thể
Đánh giá liệu BCTC có thể kiểm tốn được hay khơng

Đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát từ sự hiểu biết đạt được
(đánh giá ban đầu)

kiểm toán được

Ý kiến từ chối hoặc
rút khỏi hợp đồng


Đánh giá khả năng liệu có một mức độ thấp hơn của
RRKS có thể được chứng minh? Và chi phí để đạt được
sự chúng minh đó

Quyết định mức thích hợp của RRKS phải sử dụng

(2)

(3)

Mức được chứng minh bằng sự
hiểu biết có được

Mức thấp hơn khả dĩ có thể chứng minh
được

(1)
Mức tối đa

Lập kế hoạch khảo sát các quá trình kiểm sốt

Mở rộng sự hiểu biết nấu cần thiết

Khơng chứng minh
Mức RRKS thấp hơn có được chứng minh hay khơng
Chứng minh
Quyết định về mức RRPH gắn liền với
mức tối đa của RRKS, hoặc điều chỉnh
mức RRKS cao hơn mức kế hoạch ban
đầu và điều chỉnh các khảo sát chính
thức phù hợp với mức RRPH thấp hơn

Điều chỉnh tăng RRPH và điều chỉnh các khảo
sát chính thức phù hợp với mức rủi ro tăng lên
này

CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ở TỔNG CÔNG TY XĂNG
DẦU VIỆT NAM – PETROLIMEX
2.1. ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM – PETROLIMEX.
2.1.1. Q trình hình thành và phát triển.
Tổng cơng ty xăng dầu Việt Nam – Petrolimex là tổ chức kinh doanh thương
mại xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu tại khâu hạ nguồn lớn nhất Việt Nam. Là một
Tổng công ty mạnh của quốc gia với lực lượng lao động trên 18 ngàn người của trên
100 công ty, chi nhánh, xí nghiệp cùng 9 cơng ty cổ phần, 2 cơng ty liên doanh trong

tồn quốc, với hơn 1500 cửa hàng bán lẻ xăng dầu trên toàn lãnh thổ Việt Nam.
Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty được bắt đầu từ ngày
12/06/1956, khi mà Tổng công ty xăng dầu mỡ được thành lập theo quyết định số
09/BTN của bộ công nghiệp đánh dấu sự ra đời của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam,
một ngành kinh tế quan trọng của đất nước. Trong hơn 65 năm xây dựng và phát triển
Tổng công ty đã trải qua 3 giai đoạn:


- Giai đoạn 1956 – 1975:Nhiệm vụ chủ yếu trong giai đoạn này là phục vụ cho
sự nghiệp khôi phục và phát triển kinh tế, ổn định đời sống nhân dân ở miền Bắc.
Đồng thời cung cấp đầy đủ xăng dầu cho cuộc chiến tranh giải phóng miền Nam
thống nhất tổ quốc.
- Giai đoạn 1976 – 1986: Sau khi đất nước thống nhất, Tổng công ty bắt đầu
giai đoạn khôi phục các cơ sở xăng dầu, mở rộng phạm vi và quy mơ hoạt động trên
tồn quốc. Tổng cơng ty xăng dầu Việt Nam đã trở thành một Tổng công ty có tính
độc quyền nhà nước, kinh doanh trong sự bao cấp của nhà nước, theo cơ chế tem
phiếu do nhà nước phân phối cho các đối tượng tiêu dùng theo chỉ tiêu, hạn mức.
- Giai đoạn 1986 đến nay: Là giai đoạn mà Tổng công ty thực hiện đổi mới và
phát triển theo chủ trương của Đảng và nhà nước, chuyển hoạt động kinh doanh sang
cơ chế thị trường. Hiện nay, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam là một Tổng công ty
nhà nước hạng đặc biệt, giữu vai trò chủ đạo trong việc kinh doanh xăng dầu đáp ứng
mọi nhu cầu về xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu cho phát triển kinh tế - xã hội, an
ninh – quốc phòng và phục vụ đời sống nhân dân trên phạm vi toàn quốc, từng bước
mở rộng kinh doanh sang các nước và khu vực và đa dạng hóa các hoạt động kinh
doanh có hiệu quả một cách có chọn lọc.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam.
- Tổng công ty xăng dầu Việt Nam có chức năng kinh doanh mua bán các sản
phẩm xăng dầu cung ứng chi thị trường trong nước và tiến hành cung ứng một số hoạt
động dịch vụ khác trong phạm vi khu vực.
- Với tư cách pháp nhân được nhà nước giao tài sản, tiền vốn, đất đai, Tổng

cơng ty có trách nhiệm quy hoạch, quản lý, khai thác và sử dụng các tài sản đất đai
phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.
- Tổ chức sản xuất, xây dựng kế hoạch kinh doanh trong tồn Tổng cơng ty
nhằm đạt được mục tiêu chiến lược phát triển của Tổng công ty đặt ra.
- Được giao dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế, hợp
đồng ngoại thương, hợp đồng nghiên cứu khoa học công nghệ, các hợp đồng liên
quan, hợp tác, liên kết thuộc phạm vi kinh doanh của Tổng công ty với các tổ chức, cá
nhân trong và ngồi nước theo chính sách pháp luật của nhà nước.
- Được tham gia ý kiến với nhà nước về cơ chế quản lý thị trường và giá bán
xăng dầu.
2.1.3. Chiến lược phát triển của công ty
Định hướng phát triển của Tổng cơng ty là trở thành tập đồn kinh doanh mạnh
của nhà nước, lấy xăng dầu làm trục chính, đa dạng hóa có chọn lọc các mặt hàng và
loại hình kinh doanh, đa dạng hóa hình thức sở hữu, đẩy mạnh chương trình hiện đại
hóa, nâng cao năng lực hợp tác và cạnh tranh trong quá trình hội nhập kinh tế khu vực
và thế giới.


Theo định hướng trên, Tổng công ty tập trung vào những nhiệm vụ trọng tâm
sau:
- Tiếp tục phát triển và củng cố thị phần của Petrolimex trong cả nước, đẩy
mạnh tái sản xuất, tiến tới tổ chức kinh doanh xăng dầu trên thị trường các nước trong
khu vực, đổi mới và hồn thiện phương thức kinh doanh thích nghi với điều kiện hợp
tác và cạnh tranh trong khuôn khổ luật pháp Việt Nam và thế giới, vừa nâng cao hiệu
quả kinh tế, vừa đảm bảo hiệu quả chính trị xã hội.
- Tiếp tục đầu tư theo quy hoạch, phát triển cơ sở hạ tầng để hiện đại hóa và xây
dựng các cơng trình quan trọng như: Cầu cảng, kho bể đường ống, mạng lưới bán lẻ
xăng dầu...
- Ưu tiên phát triển nguồn lực, từng bước hình thành đội ngũ chuyên gia đầu
ngành, đội ngũ cán bộ năng động, hiệu quả, đội ngũ công nhân lao động được đào tạo

phù hợp với yêu cầu hiện đại.
2.1.4. Đặc điểm của Tổng công ty với vấn đề xây dựng và hoàn thiện các thủ tục
kiểm sốt.
Với đặc điểm là một Tổng cơng ty có quy mơ tồn quốc, được chính phủ xếp
hạng đặc biệt, Tổng cơng ty xăng dầu Việt Nam đã có rất nhiều sự đầu tư cho việc xây
dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo được việc quảm lý chặt chẽ và
hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục kiểm sốt được đặt ra
địi hỏi việc tn thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện
gian lận sai sót, tính chính xác và đầy đủ các ghi chép kế toán và đảm bảo lập trong
thời gian mong muốn những thơng tin tài chính tin cậy.
2.2 TÌNH HÌNH KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI TỔNG CƠNG TY XĂNG DẦU
VIỆT NAM
2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
a. Mơ hình tổ chức của Tổng cơng ty xăng dầu Việt Nam
Bộ máy tổ chức Công ty xăng dầu Việt Nam

Hội đồng quản trị

Ban giám đốc điều hành


Văn
Các
phịng đại
cơng ty
diện tại
xăng dầu
TP.HCM

Cơng ty

cổ phần
vận tải

Cơng ty
hóa dầu

Cơng ty
Trung tâm
Các
Công ty
tư vấn
Công ty
tin học và công ty
cổ phần
công
XNK
tự động cổ phần
GAS
tổng hợp trình dầu
hóa
xây lắp
khí

Xí nghiệp

Chi nhánh

Tổng kho và kho

Cửa hàng

Phân xưởng đội xe

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam
Hội đồng quản trị

Tổng giám đốc điều hành

Phó TGĐ kinh doanh

Phịng kế
hoạch VT

Phịng tài
chính kế
tốn

Phó TGĐ tài chính

Phịng tổ
chức

Phịng
hành
chính

Phịng kỹ
thuật

Phó TGĐ kỹ thuật

Ban xây
dựng cơ
bản

Ban
bảo vệ

Các
công ty
khác


b. Liên hệ với việc xây dựng các thủ tục kiểm sốt
u cầu của cơng tác tổ chức quản lý đối với việc xây dựng các thủ tục kiểm
soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:
Bảo vệ tài sản đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản
vơ hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị
hư hại nếu khơng được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm sốt thích hợp. Điều tương tự
cũng có thể xảy ra đối với các tài sảm phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài
liệu quan trọng. Để tránh xảy ra tình trạng này, hệ thống kiểm sốt nội bộ của tổng
cơng ty đã thiết lập chế dộ quản lý chặt chẽ đối với hệ thống sổ sách, chứng từ, mỗi
loại hoạt động liên quan đến sự tăng giảm của tài sản đều được phê duyệt bởi đúng
cấp có thẩm quyền. Giá trị thực tế của tài sản ln được kiểm sốt chặt chẽ thông qua
việc kiểm kê và đối chiếu thường xuyên, các khoản khấu hao luôn được giám sát tuân
theo tỉ lệ và mức độ đã đăng ký...
Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy
kế tốn xử lý và tổng hợp là ăn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của
nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian,
tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan

các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.
Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm sốt nội bộ trong
Tổng cơng ty được thiết kế nhằm bảo đảm các quyết định và chế độ pháp lý liên quan
đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty phải được tuân thủ đúng mức.
Cụ thể, cơng việc của hệ thống Kiểm sốt nội bộ được tiến hành nhằm:
Duy trì và kiểm tra việc tn thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động
của Tổng công ty.


Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong
mọi hoạt động của Tổng cơng ty.
Đảm bảo việc ghi chép kế tốn đầy đủ, chính xác cũng như việc xác lập BCTC
trung thực và khách quan.
Để đảm bảo được các mục tiêu trên, hệ thống thông tin của Tổng công ty luôn
được giám sát chặt chẽ bởi Ban kiểm soát và các bộ phận chức năng. Các thơng tin tài
chính, kế tốn cũng như các thông tin liên quan đến thực trạng hoạt động sản xuất
kinh doanh của Tổng công ty trước khi trình lên Hội đơng quản trị và cơng bố chính
thức đều được rà sốt kỹ lưỡng bởi bộ phận Kiểm sốt độc lập về tính trung thực, hợp
lý và khách quan...
Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý: Các q trình kiểm sốt
trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác
động, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực
trong tổng công ty. Định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong
các Tổng công ty được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm sốt nội bộ
Tổng cơng ty nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý Tổng
cơng ty. Bên cạnh đó, Ban kiểm sốt với vai trò là bộ phận kiểm tra độc lập cũng đảm
trách chức năng tư vấn về quản lý, nhằm trợ giúp cho ban lãnh đạo và hội đồng quản
trị trong việc thiết kế và xây dựng các chính sách đầu tư và thủ tục quản lý, nhằm đạt
được hiệu quả cao nhất trong quá trình hoạt động.
2.2.2. Đặc điểm tổ chức và hoạt động của hệ thống Kiểm soát nội bộ

a. Đặc điểm tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ
- Đặc điểm mơi trường kiểm sốt tại Tổng công ty
Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong Tổng cơng ty sẽ góp phần tạo ra
một mơi trường kiểm sốt tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên
suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định
đó cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong tồn bộ Tổng
công ty. Một cơ cấu tổ chức hợp lý cịn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi
gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế tốn của Tổng cơng ty.
Chính sách nhân sự:


Với tôn chỉ con người là tài sản vô giá của Tổng công ty, Petrolimex đã liên tục
và thường xuyên tiến hành các khóa đào tạo ngắn hạn và dài hạn về các chủ đề chuyrn
môn và nghiệp vụ khác nhau nhằm tăng cường, mở rộng và cập nhật kiến thức cho
cán bộ công nhân viên. Bồi dưỡng, phát huy năng lực và khả năng sáng tạo của họ là
một trong những mục tiêu mà Petrolimex đang theo duổi trong nỗ lực đưa Tổng công
ty tiến bước vững chắc vào thế kỷ 21 đầy thách thức.
Công tác kế hoạch:
Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì
hệ thống kế hoạch và dự tốn đó sẽ trở thành cơng cụ kiểm sốt rất hữu hiệu. Vì vậy,
trong thực tế các nhà quản lý của Tổng công ty thường quan tâm và xem xét tiến độ
thực hiện kế hoạch, theo dõi những vấn đề bất thường nhằm xử lý và điều chỉnh kế
hoạch kịp thời. Đây cũng là khía cạnh mà kiểm tốn viên thường quan tâm trong kiểm
tốn BCTC của Tổng cơng ty, đặc biệt trong việc áp dụng thủ tục phân tích.
Ủy ban kiểm soát:
Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của
đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ
quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát, ủy ban kiểm soát thường
có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:

- Giám sát sự chấp hành luật pháp của Tổng công ty.
- Giám sát tiến trình lập BCTC.
- Dung hịa những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với kiểm tốn viên bên
ngồi.
Mơi trường bên ngồi:
Mơi trường kiểm sốt chung của một Tổng cơng ty cịn phụ thuộc vào các nhân
tố bên ngồi. Các nhân tố này tuy khơng thuộc sự kiểm sốt của các nhà quản lý
nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý
cũng như sự thiết kế vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Các nhân tố
này bao gồm: Nhà nước, chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất
nước,...
 Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ
sách kế toán, hệ thống tài khoản và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Mục


đích của hệ thống kế tốn trong Tổng cơng ty là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi
sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Tổng cơng ty đó, thỏa mãn chức
năng thơng tin và kiểm tra của hoạt động kiểm toán.
b. Đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm sốt nội bộ Tổng cơng ty
Các hoạt động kiểm sốt nội bộ của Tổng cơng ty xăng dầu Việt Nam chủ yếu
được thực hiện bởi ban kiểm soát. Trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của mình, Ban
kiểm sốt tiến hành thẩm tra các hoạt động tài chính của cơng ty giống như một bộ
phận kiểm tra độc lập. Các nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ, các báo cáo được lập
trước khi trình lên Hội đồng quản trị đều phải được thẩm tra về tính trung thực và hợp
pháp, các chính sách, chiến lược đề duyệt đều được thẩm tra tính phù hợp và khả thi...
tất cả những công việc này được thực hiện bởi Ban kiểm sốt. Nói cách khác, Ban
kiểm sốt của Tổng cơng ty giữ vai trị xem xét tính hiệu quả trong hoạt động của các
bộ phận chức năng và tính hiệu năng của bộ phận quản lý.
Bên cạnh những cơng việc trên, Ban kiểm sốt cịn thực hiện việc vai trò tư vấn

cho các quyết định của Hội đồng quản trị trên các mặt: tổ chức quản lý, đầu tư tài
chính,..
Như đã đề cập đến ở trên, mơi trường kiểm sốt của cơng ty bao gồm cả các
nhân tố bên trong và bên ngồi, vì vậy các hoạt động kiểm sốt nội bộ của cơng ty
khơng chỉ phụ thuộc vào vai trị và chức năng của Ban kiểm sốt mà chính bản thân
mỗi bộ phận chức năng của cơng ty cũng tiến hành các hoạt động kiểm soát dưới hình
thức kiểm tra chéo. Trong quá tình thực hiện nhiệm vụ của mình, mỗi bộ phận chức
năng đều có sự liên hệ với các bộ phận khác trong cùng hệ thống nhằm đảm bảo tính
phù hợp và hiệu quả.
2.2.3. Đánh giá tổng qt về tình hình kiểm sốt nội bộ tại Tổng công ty
a. Các biện pháp, thủ tục kiểm sốt
 Về các biện pháp kiểm sốt:
- Cơng ty khơng thực hiện các biện pháp kiểm sốt tổng qt.
- Cơng ty khơng thực hiện các biện pháp kiểm sốt quản lý và kiểm sốt xử lí do
khơng có bộ phận kiểm soát độc lập việc thực hiện.
- Tuy nhiên, biện pháp kiểm soát vật chất để bảo vệ tài sản được thực hiện rất tốt
thể hiện ở hệ thống quỹ của Tổng công ty được bảo vệ nghiêm ngặt suốt ngày
đêm.


- Tổng công ty không xây dựng sơ đồ tài khoản cũng như cẩm nang thủ tục để
hướng dẫn cụ thể cơng tác kế tốn nhằm đảm bảo hợp lý để cơng tác kế tốn
được thực hiện theo đúng ngun tắc và chuẩn mực kế toán và việc phân loại
là đúng đắn.
 Về các thủ tục kiểm sốt:
- Tổng cơng ty thực hiện tốt nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Mỗi bộ phận
được quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể và mỗi thành viên trong bộ phận lại
được người phụ trách phân cơng cơng việc thích hợp.
- Tổng cơng ty thực hiện tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
+ Người ghi chép sổ sách và người quản lý tài sản: cụ thể là thủ quỹ khơng

kiêm kế tốn quỹ, thủ kho khơng kiêm kế tốn hàng tồn kho.
+ Cách ly trách nhiệm giữa người phê chuẩn nghiệp vụ và người thực hiện
nghiệp vụ.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:
Ở Tổng cơng ty mọi nghiệp vụ đều có sự phê chuẩn hợp lý.
b. Yêu cầu của hoạt động kiểm soát nội bộ với việc xây dựng các thủ tục kiểm
soát trong Tổng công ty.
Cũng giống như các công ty khác, hoạt động kiểm sốt nội bộ của Tổng cơng ty
xăng dầu Việt Nam được thực hiện xuất phát từ chính những yêu cầu của hoạt động
quản lý. Mối quan tâm đặc biệt hàng đầu của hoạt động quản lý là: liệu tài sản của
cơng ty có được bảo vệ tốt khơng, các quy tắc, luật lệ của cơng ty có được tn thủ
khơng, sổ sách tài chính có được ghi chép đầy đủ không, và điều quan trọng hơn nữa
là việc phát hiện ra các gian lận, sai sót trong quá trình thực hiện...
Xuất phát từ những yêu cầu trên và cũng để đảm bảo cho tính hiệu quả của
chính hoạt động kiểm soát nội bộ, các thủ tục kiểm sốt đã được cơng ty thiết kế và áp
dụng. Các thủ tục kiểm soát bao gồm:
- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến tình
hình hoạt động kinh doanh của Tổng cơng ty.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu.
- Kiểm tra chương trình ứng dụng và mơi trường tin học.
- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết.
- Kiểm tra và phê duyệt tài liệu kế toán.
- Đối chiếu số liệu nội bộ với số liệu bên ngoài.


- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thưc tế với số liệu trên sổ sách kế
toán.
- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu trên sổ sách
kế tốn.
- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu theo dự toán, kế hoạch.

Các thủ tục kiểm soát trong Tổng công ty được thiết lập dự trên ba nguyên tắc:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc
ủy quyền và phê chuẩn. Các nguyên tắc này đã được thể hiện rõ ràng trong vai trị và
chức năng của Ban kiểm sốt và các bộ phận chức năng khác trong Tổng công ty.
c. Kiểm tra, kiểm soát đối với một số khoản mục chủ yếu tại Tổng Cơng ty Xăng
dầu Việt Nam .
 Kiểm sốt nội bộ đối với vốn bằng tiền .
- Đặc điểm đối với khoản mục vốn bằng tiền và tầm quan trọng.
Vốn bằng tiền của Tổng Công ty bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ có tại két của
Cơng ty ( tiền mặt hoặc gửi tại ngân hàng ( TGNH ) hoặc dưới dạng tiền đang
chuyển)..
ý thức được khả năng sai phạm trong quản lí vốn bằng tiền nên Tổng cơng ty
ln coi trọng cơng tác kiểm sốt đối với vốn bằng tiền, đặc biệt là thủ quỹ và kế toán
vốn bằng tiền, những người trực tiếp quản lý vốn bằng tiền.
Tổng Cơng ty khơng có bộ phận kiểm sốt các nghiệp vụ thu, chi vốn bằng
tiền, kế toán trưởng cũng không kiêm nhiệm công tác này .
Tuy nhiên trong quá trình luân chuyển chứng từ trong quá trình thu, chi thì
việc kiểm sốt đã được thực hiện thơng qua việc kiểm tra các yếu tố hợp lí, hợp lệ của
chứng từ, so sánh số liệu trên phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có với các chứng
từ gốc nên việc kiểm soát đối với vốn bằng tiền vẫn diễn ra thường xuyên song song
với các nghiệp vụ. Hơn nữa, đội ngũ nhân viên kế tốn của Tổng cơng ty có trình độ,
có phẩm chất đạo đức và ý thức trách nhiệm trong công việc nên vốn bằng tiền của
Công ty được bảo vệ.
- Một số biện pháp, thủ tục Tổng Công ty áp dụng để bảo vệ vốn bằng tiền.
Một là: Thủ tục thu tiền.


Tổng công ty không xây dựng quy chế quản lý tiền mặt, các thủ tục thu, chi tiền
được hướng dẫn và thực hiện như một thói quen . Nghiệp vụ thu tiền ở Tổng Công ty
chủ yếu được thực hiện qua ngân hàng, rất ít khi bằng tiền mặt đối với nghiệp vụ thu

tiền mặt cịn có thể là rút tiền từ ngân hàng về qũy, thu từ tiền tạm ứng cịn thừa.
Các nghiệp vụ thu tiền được kiểm sốt bằng các động tác kiểm tra tự động
trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ, đặc biệt là kiểm tra của kế tốn trưởng
và thơng qua việc ghi sổ nhật kí thu, sổ quỹ và đối chiếu giữa kế tốn với thủ quỹ.
Tính liên tục của chứng từ thu, được kiểm tra kĩ lưỡng bởi kế toán nhập chứng
từ vào máy mà nhân viên này khơng phải kế tốn vốn bằng tiền.
Khi nghiệp vụ thu tiền phát sinh, Kế toán vốn bằng tiền phải kiểm tra chứng từ
gốc và lập phiếu thu dựa trên chứng từ gốc và kí vào chứng từ.
Phiếu thu được đánh số liên tục, tránh trường hợp số phiếu thu được sử dụng 2
lần nhưng chỉ được sử dụng 1 lần.
Kế toán vốn bằng tiền vừa được thực hiện bằng máy, vừa được thực hiện bằng
tay và cuối kỳ đối chiếu.
Đối với trường hợp thu tiền qua ngân hàng, sau khi nhận được giấy báo có của
ngân hàng, tiến hành kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc và ghi sổ. Nếu phát hiện
chênh lệch sẽ yêu cầu ngân hàng kiểm tra lại để tìm nguyên nhân chênh lệch.
Trường hợp thu tiền không tại quỹ thì khi mang tiền về quỹ phải có giấy nộp
tiền.
Hai là: Thủ tục chi tiền.
Kiểm soát cũng được thực hiện cùng với q trình chi tiền, khơng có bộ phận
kiểm sốt độc lập.
Tại Tổng Cơng ty, nghiệp vụ chi tiền thường phát sinh trong các trường hợp
sau:
-

Chi tiền mua vật tư, tài sản .
Chi tạm ứng.
Chi trả lương .
Chi trả nợ nhà cung cấp, trả nợ vay .
Chi trả tiền điện, nước, dịch vụ mua ngoài khác.
Chi nộp thuế, các khoản phí, lệ phí.

Như vậy mọi nghiệp vụ chi đều được phê chuẩn hợp lí và chứng từ chỉ được
kiểm tra trong suốt q trình ln chuyển, hạn chế sai sót phát sinh.
Chứng từ chỉ được đánh số liên tục để tránh gian lận phát sinh, tránh trường
hợp nghiệp vụ chi được lập là khơng có thực. Tính liên tục của chứng từ được kiểm
tra bởi Kế toán trưởng và người nhập chứng từ vào máy.
Đối Với TGNH , khi nghiệp vụ chi TGNH phát sinh , người có nhu cầu chi
TGNH viết “ Giấy đề nghị cắt séc ” nêu rõ lí do cắt séc , Có đầy đủ chữ kỉ của phụ
trách bộ phận . Giấy đề nghị cắt séc được chuyển cho Kế tốn trưởng và Tổng giám
đốc kí duyệt, chỉ khi thấy thực sự có nhu cầu chi và số tiền phù hợp với nhu cầu, Kế
toán trưởng và Tổng giám đốc mới kí vào chứng từ . Giấy đề nghị cắt séc cũng được
đánh số liên tục .
Kế toán vốn bằng tiền căn cứ giấy báo của ngân hàng, kiểm tra số thứ tự của
giấy báo, số dư đầu, số phát sinh, số dư cuối, đối chiếu với chứng từ gốc, ghi nhật ký
thu, nhật ký chi, sổ cái các tài khoản 1121, 1122. Khi phát sinh chênh lệch cùng ngân
hàng tìm ngun nhân để có biện pháp xử lý kịp thời.
Ở Tổng công ty, nghiệp vụ tiền đang chuyển rất ít khi phát sinh nhưng khi phát
sinh cũng được theo dõi chặt chẽ bởi kế toán vốn bằng tiền .
Ba là: Bảo quản tiền mặt tại quỹ.
Tiền mặt của Tổng Công ty được bảo quản tập trung tại quỹ của Tổng cơng ty.
Tổng Cơng ty chỉ có 1 két duy nhất được bảo vệ an toàn bởi 2 lớp cửa trong đó có 1
lớp cửa sắt rất chắc chắn. Phòng qũy được đặt gần phòng bảo vệ nên được bảo vệ an
toàn cả ngày lẫn đêm.
Thủ quỹ là người duy nhất chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt, thu và chi tiền tại
quỹ, là người duy nhất cầm chìa khố két.
Bốn là: Thực thi các ngun tắc quản lý tiền mặt:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Do nghiệp vụ tiền mặt phát sinh ít và quy
mơ khơng lớn nên Tổng cơng ty khơng có từng người phụ trách đối với từng loại tiền
mà hoàn toàn do kế toán vốn bằng tiền đảm nhận.

 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
+ Thủ quỹ khơng kiềm kế tốn q


+ Giám đốc và kế toán trưởng là người duyệt chi cách li trách nhiệm với những
người thực hiện nghiệp vụ chi.
 Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn:
+ Mọi nghiệp vụ chi tiết có mặt tại Tổng cơng ty đều được phê chuẩn bởi Tổng
giám đốc Tổng công ty .
+ Tổng công ty thực hiện việc uỷ quyền rất hạn chế: Không phân cấp phê
chuẩn, khi tổng giám đốc đi vắng thì kế tốn trưởng duyệt chi, sau đó tổng
giám đốc sẽ hoàn tất thủ tục. Đối với tiền gửi ngân hàng , tổng giám đốc viết
giấy uỷ quyền cho thủ quỹ đi lĩnh tiền.
Năm là: Cơng tác quản lí.
Tiền mặt được bảo quản tập trung tại két.
Việc thu tiền mặt chủ yếu thực hiện tại Tổng công ty nếu thu ở ngồi cơng ty,
khi nộp tiền ngồi phiếu thu phải có “Giấy nộp tiền”.
Tổng cơng ty khơng qui định hạn mức tồn quỹ: trước đây Tổng công ty cũng
thoả thuận với ngân hàng về giới hạn tồn quỹ và đột xuất đến kiểm tra. Tuy nhiên
những năm gần đây với lí do việc thu tiền chủ yếu thực hiện qua ngân hàng, lượng
tiền tồn quỹ thường không lớn nên không qui định giới hạn này. Thực tế số tiền tồn
quỹ thường cũng không lớn, chỉ để chi cho những khoản lặt vặt, khi có nhu cầu chi
tiêu thì mới đi rút từ ngân hàng về.
Sáu là: Thủ tục kiểm kê.
Để đối chiếu với sổ sách, đánh giá việc quản lý tiền mặt, đảm bảo rằng tiền mặt
trong quỹ không được sử dụng cho các mục đích ngồi Tổng cơng ty, hoặc những
mục đích khơng được phê chuẩn, Tổng cơng ty tiến hành kiểm kê tồn quỹ tiền mặt
hàng quý.
Căn cứ vào phương án kiểm kê do tổng giám đốc đưa ra, ban kiểm kê được
thành lập, trước khi kiểm kê, sổ sách được khoá vào két được niêm phong. Ban kiểm

kê thực hiện phân loại tiền mặt, đếm từng loại tiền, tính tốn và đối chiếu với sổ sách.
Nếu có chênh lệch sẽ tìm hiểu ngun nhân để quy trách nhiệm và xử lí. Kết thúc
kiểm kê lập biên bản kiểm kê.
Đối với TGNH ngoài việc đối chiếu thường xuyên số dư TGNH với sổ sách của
Tổng công ty, cuối năm đều có đối chiếu với ngân hàng, xác nhận số dư tiền gửi của
công ty tại ngân hàng.
Như vậy, kiểm soát đối với vốn bằng tiền cũng diễn ra tự phát gắn liền với cơng
tác kế tốn nhưng được thực hiện khá nghiêm túc cùng với các thủ tục kiểm kê, thủ
tục đối chiếu với ngân hàng, vốn bằng tiền của cơng ty đã được kiểm sốt, tránh rủi ro
bị lạm dụng hoặc lấy cắp.
 Kiểm soát nội bộ đối với công nợ: các khoản phải thu, phải trả.
Khoản phải thu của Tổng công ty do 1 nhân viên kế toán theo dõi.


Các khoản phải thu được kiểm soát bằng các biện pháp, thủ tục sau:
Ghi sổ chi tiết các khoản phải thu.
Căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi nhận doanh thu và khoản phải thu. Khoản
phải thu trong năm được theo dõi cho từng khách hàng tổng hợp số phát sinh chi tiết
của từng khách hàng Tổng công ty lập bảng chi tiết tài khoản 131 theo dõi công nợ
của tất cả các khách hàng, mỗi khách hàng được ghi trên 1 dòng và được theo dõi về
các chỉ tiêu số dư đầu kì phát sinh trong kì và số dư cuối kì.
Số liệu tổng hợp trên phát sinh chi tiết này được sử dụng để đối chiếu với sổ
cái.
Việc thu hồi nợ được Tổng công ty rất quan tâm Tổng công ty thông báo cho
khách hàng đến hạn trả nợ hoặc quá hạn trả một cách thường xuyên bằng điện thoại
hoặc nhân viên theo dõi nợ phải thu đến tận trụ sở của khách hàng để thơng báo hoặc
địi nợ .
Đối chiếu và kiểm kê công nợ:
Tổng công ty thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng. Sau khi đối
chiếu công nợ đều lập biên bản đối chiếu công nợ.

Cuối năm, sau khi đối chiếu công nợ, công ty tiến hành kiểm kê các tài khoản
phải thu, phải trả và lập báo cáo kiểm kê tài khoản 131, 331.
Tổng cơng ty khơng kiểm kê, phân tích cơng nợ theo thời gian nợ nên rất khó
theo dõi thời hạn nợ, đặc biệt là đối với các khoản nợ quá hạn.
Tổng cơng ty khơng lập dự phịng phải thu khó đòi nên một số khoản phải thu
đã kéo dài quá lâu, khả năng đòi được là nhỏ nhưng vẫn thể hiện trên báo cáo tài
chính là một bộ phận của tài sản lưu động, điều này làm cho báo cáo tài chính của
Tổng cơng ty khơng thể hiện đúng thực trạng tài sản của cơng ty, có thể dẫn đến
những quyết định sai của những người sử dụng báo cáo tài chính của Tổng cơng ty.
Việc kiểm sốt đối với khoản phải trả tương tự như kiểm soát đối với khoản
phải thu.
 Kiểm soát đối với tài sản cố định
Do Tổng cơng ty có qui mơ lớn lại áp dụng những kĩ thuật tiên tiến vào sản
xuất nên công ty có một khối lượng tài sản cố định rất lớn, lên đến gần 6000 tỉ đồng.
Ngoài nhà cửa, vật kiến trúc nhà văn phịng Tổng cơng ty, nhà kho, nhà xưởng... máy
móc thiết bị văn phịng... Tổng cơng ty cịn có một khối lượng rất lớn xe, máy, thiết bị
phục vụ sản xuất, kinh doanh.
Do có giá trị lớn như vậy lại thuộc nhiều chủng loại khác nhau, tính năng kĩ
thuật và công suất thiết kế khác nhau để phù hợp với từng đơn vị kinh doanh cụ, nếu
khơng có những biện pháp kiểm sốt thích đáng thì việc sử dụng TSCĐ sẽ không
mang lại hiệu quả như mong muốn, ý thức được điều này nên việc tổ chức quản lý và
sử dụng tài sản cố định được Ban lãnh đạo Tổng cơng ty rất coi trọng, đó là nhiệm vụ