Cong tac van thu luu tru doanh nghiep

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (575.76 KB, 123 trang )

<b>CÔNG TÁC VĂN THƯ </b>

<b>LƯU TRỮ DOANH NGHIỆP</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

1. Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học
và Giáo dục chuyên nghiệp, HN, 1990

2. Giáo trình Lưu trữ, NXB Văn hóa Thơng tin, HN,
2006

3. Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Kim Bình: Tập bài
giảng Công tác văn thư, lưu trữ trong các doanh
nghiệp.

4. Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày
29/11/2005 (có hiệu lực thi hành từ 01/7/ 2006)

5. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc Gia 2001

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

7. Nghị định số 88/2006/NĐ-CP ngày 29/8/2006
về đăng ký kinh doanh.

8. Công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày
22/01/2003 của Cục LTNN hướng dẫn xây
dựng và ban hành Danh mục các cơ quan tổ
chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung
tâm lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

10. Quyết định số 115/QĐ-VTLTNN ngày

25/5/09 của Cục Văn thư và Lưu trữ NN

ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ

chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào

TTLTQG II.

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

12. Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày

23/2/2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban

hành Quy định về thẩm quyền quản lý và

sưu tầm, thu thập tài liệu của các Trung

tâm lưu trữ quốc gia.

13. Từ điển lưu trữ Việt Nam.

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

<b>BỐ CỤC CỦA HỌC PHẦN</b>

• Chương I: Một số vấn đề chung về doanh nghiệp
và tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp

</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>

<b>Đề kiểm tra hệ số 1</b>

<b> Lớp tại chức Cao đẳng VTLT K1</b>

• Bằng ví dụ cụ thể, trình bày ý nghĩa, tác

dụng của tài liệu lưu trữ đối với doanh

nghiệp

</div>
<span class='text_page_counter'>(8)</span><div class='page_container' data-page=8>

<b>CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP </b>
<b>VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP</b>

• I. Một số vấn đề chung về doanh nghiệp

</div>
<span class='text_page_counter'>(9)</span><div class='page_container' data-page=9>

<b>I. Một số vấn đề chung về doanh nghiệp</b>

• 1. Khái niệm doanh nghiệp

</div>
<span class='text_page_counter'>(10)</span><div class='page_container' data-page=10>

<b>1. Khái niệm doanh nghiệp</b>

• Doanh nghiệp là khái niệm chung nhất để chỉ
các loại hình doanh nghiệp.

</div>
<span class='text_page_counter'>(11)</span><div class='page_container' data-page=11>

<b>2. Các loại hình doanh nghiệp</b>

• Tuỳ theo căn cứ (tiêu chí) phân loại, có

thể phân chia doanh nghiệp theo nhiều

cách khác nhau:

• Theo ngành sản xuất kinh doanh: có

doanh nghiệp cơng nghiệp, doanh nghiệp

nông nghiệp, doanh nghiệp lâm nghiệp,

doanh nghiệp giao thông vận tải…

</div>
<span class='text_page_counter'>(12)</span><div class='page_container' data-page=12>

• Theo hình thức sở hữu có doanh nghiệp

nhà nước và doanh nghiệp dân doanh

(ngồi quốc doanh). Trong đó, theo luật

doanh nghiệp quy định thì doanh nghiệp

nhà nước là doanh nghiệp trong đó nhà

nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ.

</div>
<span class='text_page_counter'>(13)</span><div class='page_container' data-page=13>

Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005 (có hiệu lực thi
hành từ ngày 01/7/2006) cho phép thành lập và hoạt động của các loại

hình doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, bao gồm:

• Doanh nghiệp nhà nước
• Doanh nghiệp tư nhân

• Cơng ty (TNHH, cổ phần, hợp danh)

• Nhóm cơng ty (Cơng ty mẹ-cơng ty con, Tập đồn
KT, Các hình thức khác)

• DN có vốn nước ngồi (Liên doanh, 100% vốn nước
ngồi

</div>
<span class='text_page_counter'>(14)</span><div class='page_container' data-page=14>

<b>2.1. Doanh nghiệp nhà nước</b>

• Là DN trong đó Nhà nước sở hữu trên 50%
vốn điều lệ.

• DNNN là tổ chức KT do Nhà nước sở hữu trên
50% vốn điều lệ hoặc có cổ phần, góp vốn chi

</div>
<span class='text_page_counter'>(15)</span><div class='page_container' data-page=15>

<b>2.2. Doanh nghiệp tư nhân</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(16)</span><div class='page_container' data-page=16>

• DNTN khơng được phát hành bất kỳ loại

chứng khốn nào.

• Mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập

một DNTN.

</div>
<span class='text_page_counter'>(17)</span><div class='page_container' data-page=17>

<b>2.3. Công ty</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(18)</span><div class='page_container' data-page=18>

<b>* Công ty TNHH</b>

• Căn cứ vào số lượng TV, C.ty TNHH được chia
thành 2 loại:

• <i><sub>Cơng ty TNHH một thành viên</sub></i><sub> là DN do một tổ </sub>

chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu (sau đây
gọi là chủ sở hữu c.ty); chủ sở hữu c.ty chịu
trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản
khác của c.ty trong phạm vi vốn điều lệ của
c.ty.

</div>
<span class='text_page_counter'>(19)</span><div class='page_container' data-page=19>

• <i><sub>Cơng ty TNHH hai thành viên trở lên</sub></i>

<sub> là </sub>

DN, trong đó TV có thể là tổ chức, cá nhân;

số lượng TV khơng vượt qúa 50.

• TV chịu trách nhiệm về các khoản nợ và

nghĩa vụ tài sản khác của DN trong phạm vi

số vốn cam kết góp vào DN.

• C.ty TNHH có tư cách pháp nhân kể từ

ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký

KD.

</div>
<span class='text_page_counter'>(20)</span><div class='page_container' data-page=20>

<b>* Công ty cổ phần</b>

• Cơng ty cổ phần là DN, trong đó có những

đặc điểm sau:

• Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần

bằng nhau gọi là cổ phần. Có thể có nhiều

loại cổ phần. Cổ phần được tự do chuyển

nhượng.

</div>
<span class='text_page_counter'>(21)</span><div class='page_container' data-page=21>

• Trách nhiệm của cổ đơng giới hạn

trong phạm vi vốn đã góp vào c.ty.

• C.ty cổ phần có tư cách pháp nhân

kể từ ngày được cấp giấy chứng

nhận đăng ký KD.

</div>
<span class='text_page_counter'>(22)</span><div class='page_container' data-page=22>

<b>* Cơng ty hợp danh</b>

• Là loại hình DN mới xuất hiện tại VN từ năm
2000. Cho đến nay, số lượng DN loại này
không nhiều và có đặc điểm sau:

</div>
<span class='text_page_counter'>(23)</span><div class='page_container' data-page=23>

• TV hợp danh chịu trách nhiệm liên đới và vô
hạn bằng tồn bộ tài sản của mình đối với các
khoản nợ và nghĩa vụ khác của DN; TV góp
vốn chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi giá trị
số vốn góp vào c.ty. TV hợp danh có quyền
quản lý và điều hành hoạt động KD của c.ty;
thành viên góp vốn khơng có quyền quản lý
c.ty. Trường hợp TV góp vốn tham gia quản lý
điều hành c.ty thì TV đó được coi là TV hợp
danh.

• C.ty hợp danh có tư cách pháp nhân.

</div>
<span class='text_page_counter'>(24)</span><div class='page_container' data-page=24>

<b>2.4 Nhóm cơng ty</b>

• Nhóm cơng ty là tập hợp các cơng ty có

mối quan hệ gắn bó lâu dài với nhau về

lợi ích kinh tế, công nghệ, thị trường và

các dịch vụ kinh doanh khác.

• Nhóm cơng ty bao gồm các hình thức sau:

- Cơng ty mẹ - cơng ty con
- Tập đồn kinh tế

</div>
<span class='text_page_counter'>(25)</span><div class='page_container' data-page=25>

<b>2.5 Doanh nghiệp có vốn nước ngồi</b>

• <i><b><sub>Công ty liên doanh</sub></b></i><sub>: Do 2 hoặc nhiều bên cùng </sub>

đứng ra góp vốn để thành lập, trên cơ sở hợp
đồng liên doanh giữa 2 bên hoặc theo sự ký kết
giữa CP các nước, trong đó một bên là CP Việt
Nam.

• Nguyên tắc liên doanh: Các bên sẽ góp vốn theo
quy định của Nhà nước VN.

• Cơng ty nước ngồi góp tối đa là 70%, VN góp
tối thiểu 30% (chủ yếu là đất đai)

</div>
<span class='text_page_counter'>(26)</span><div class='page_container' data-page=26>

• <i><b><sub>Cơng ty 100% vốn nước ngồi</sub></b></i><sub>: Là DN do các tổ </sub>
chức, cá nhân nước ngoài đầu tư 100% vốn và
phải được CP VN cho phép thành lập.

• Cty 100% vốn nước ngồi đầu tư vào VN có thể
thuê đất của các địa phương

• Tài sản của Dn thuộc sở hữu của tổ chức, cá nhân
nước ngồi

• Có tư cách pháp nhân và bình đẳng với DNVN
trong sản xuất, kinh doanh

</div>
<span class='text_page_counter'>(27)</span><div class='page_container' data-page=27>

<b>2.6 Hợp tác xã</b>

• Là tổ chức KT tự chủ do những người lao động có
nhu cầu, lợi ích chung, tự nguyện cùng góp vốn,
góp sức lập ra theo quy định của pháp luật để phát
huy sức mạnh của tập thể của của từng xã viên
nhằm giúp nhau thực hiện có hiệu quả hơn các
hoạt động sản xuất, kd, dịch vụ và cải thiện đời
sống, góp phần phát triển KTXH của đất nước.

</div>
<span class='text_page_counter'>(28)</span><div class='page_container' data-page=28>

<i><b>Đặc điểm</b></i>

• Góp vốn bằng tiền hoặc phương tiện

• Trường hợp góp vốn phương tiện thì tài sản
vẫn mang tính cá nhân, không phải là tài sản
chung.

</div>
<span class='text_page_counter'>(29)</span><div class='page_container' data-page=29>

<b>Các loại hình Hợp tác xã</b>

• HTX nơng nghiệp

• HTX cơng nghiệp (HTX vận tải)

</div>
<span class='text_page_counter'>(30)</span><div class='page_container' data-page=30>

<b>II. Khái niệm, đặc điểm, ý nghĩa và tác dụng </b>

<b>của TLLT trong các</b> <b>doanh nghiệp</b>

• 1. Khái niệm tài liệu lưu trữ doanh nghiệp

• 2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ doanh nghiệp

</div>
<span class='text_page_counter'>(31)</span><div class='page_container' data-page=31>

<b>1. Khái niệm tài liệu lưu trữ doanh nghiệp</b>

• TLLTDN là tài liệu có giá trị, được lựa

chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình

thành trong qúa trình hoạt động của các

DN, được bảo quản trong các kho lưu trữ

để khai thác phục vụ cho các mục đích

của DN và của xã hội.

</div>
<span class='text_page_counter'>(32)</span><div class='page_container' data-page=32>

• <i><sub>Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị </sub></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(33)</span><div class='page_container' data-page=33>

<b>2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ doanh nghiệp</b>

• <i><b><sub>Đặc điểm chung</sub></b></i>

• TLLTDN <i><b>chứa đựng những thông tin qúa khứ</b></i>, phản ánh
qúa trình hình thành và phát triển của DN.

• <i><b><sub>Độ chính xác cao</sub></b></i><sub>. Độ chính xác này được thể hiện ở việc </sub>

nội dung của VBDN ban hành không được trái với quy định
của PL. Tính chính xác cịn được thể hiện rõ hơn ở các yêu
cầu kỹ thuật khi thể hiện trên các bản vẽ, tài liệu thiết kế…

• <i><b><sub>Được Nhà nước quản lý tập trung thống nhất</sub></b><sub>. </sub></i><sub>TLLTDN </sub>

</div>
<span class='text_page_counter'>(34)</span><div class='page_container' data-page=34>

• <i><b><sub>VD: Thơng tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006 của Bộ </sub></b></i>

<i><b>Xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, BVHC cơng </b></i>
<i><b>trình XD, quy định:</b></i>

• + Hs thiết kế, BVHCCTXD nộp lưu trữ phải có đầy đủ con
dấu và chữ ký của cơ quan, tổ chức, cá nhân lập hs, có chữ ký
của chủ nhiệm thiết kế và chủ trì thiết kế (đối với hs thiết kế).
• + Các bv thiết kế phải đảm bảo hình thức, quy cách theo tiêu

chuẩn hoặc quy định hiện hành. Các BVHC phải có dấu “Bản
vẽ hồn cơng” của nhà thầu thi cơng XD và có danh mục bv.
• + Các vb trong hs lưu trữ như vb phê duyệt dự án, vb phê

duyệt báo cáo KTKT (trường hợp chỉ phải lập báo cáo
KTKT), vb thẩm định thiết kế, vb phê duyệt thiết kế, vb
nghiệm thu bàn giao CT đưa vào sử dụng…trường hợp khơng
cịn bản chính thì thay thế bằng bản sao hợp pháp.

</div>
<span class='text_page_counter'>(35)</span><div class='page_container' data-page=35>

<i><b>* Đặc điểm đặc thù</b></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(36)</span><div class='page_container' data-page=36>

• <i><b><sub>Một số vb của DN đã được mẫu hóa</sub></b></i><sub> như các </sub>

mẫu bảng biểu kế tốn, thuế. Đặc biệt một số
nhóm tài liệu KHKT còn được quy định cụ
thể và hình thức và quy cách hs lưu trữ.

• TLLTDN cũng phải là bản chính hoặc bản
sao hợp pháp nhưng <i><b>có thể lưu trữ dưới </b></i>
<i><b>những dạng thức phong phú, hiện đại như </b></i>
<i><b>ở dạng băng từ, đĩa từ.</b></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(37)</span><div class='page_container' data-page=37>

• <i><sub>VD: Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày </sub></i>

<i>29/12/2000 của Bộ Tài chính v/v ban hành </i>
<i>Chế độ lưu trữ tài liệu kế tốn, có quy định </i>
<i>như sau:</i>

• Tài liệu kế tốn phải bảo quản, lưu trữ theo
quy định của Chế độ này là bản chính các tài
liệu kế tốn được ghi chép trên giấy, có giá trị
về kế tốn, bao gồm:

• Chứng từ kế toán, gồm: chứng từ gốc và
chứng từ ghi sổ

• Sổ kế toán, gồm: sổ kế toán chi tiết, thẻ kế
toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp

</div>
<span class='text_page_counter'>(38)</span><div class='page_container' data-page=38></div>
<span class='text_page_counter'>(39)</span><div class='page_container' data-page=39></div>
<span class='text_page_counter'>(40)</span><div class='page_container' data-page=40>

• <i><b><sub>Ví dụ: Hồ sơ đăng ký KD của DN tư nhân (được </sub></b></i>

<i><b>quy định trong Điều 16 của Luật doanh nghiệp) </b></i>
<i><b>bao gồm các vb, tài liệu sau:</b></i>

• Giấy đề nghị ĐKKD theo mẫu thống nhất do cơ
quan ĐKKD có thẩm quyền quy định

• Bản sao Giấy chứng minh ND, hộ chiếu hoặc
chứng thực cá nhân hợp pháp khác

• VB xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền đối với DN kinh doanh ngành, nghề
mà theo quy định của PL phải có vốn pháp định.

</div>
<span class='text_page_counter'>(41)</span><div class='page_container' data-page=41>

<b>3. Ý nghĩa, tác dụng của TLLT doanh nghiệp</b>

• <i><b><sub>3.1 Đối với doanh nghiệp</sub></b></i>

• Là nguồn thơng tin phong phú giúp lãnh đạo
DN có thể đưa ra những quyết định kịp thời,
chính xác phục vụ cho hoạt động quản lý,
điều hành sản xuất KD của các DN.

</div>
<span class='text_page_counter'>(42)</span><div class='page_container' data-page=42>

• TLLT giúp DN lưu giữ những bí quyết

riêng về kỹ thuật, cơng nghệ quản lý.

• Là chứng cứ thuyết minh cho các hoạt

động KD đúng pháp luật của DN khi có

thanh tra, kiểm tra của cơ quan NN có

thẩm quyền

</div>
<span class='text_page_counter'>(43)</span><div class='page_container' data-page=43>

<i><b>3.2 Đối với quốc gia</b></i>

• TLLT của các DN là nguồn thơng tin phản ánh
khách quan đường lối đổi mới cũng như những
chính sách KT của Đảng, NN trong thời gian
qua, phản ánh sự phát triển của nền KT đất
nước.

</div>
<span class='text_page_counter'>(44)</span><div class='page_container' data-page=44>

• Khi tham gia hội nhập quốc tế, qua hoạt

động KD với các đối tác nước ngồi, các

DNVN cũng tạo ra nhiều TLLT trong đó

phản ánh một phần chính sách phát triển

quan hệ đối ngoại kinh tế của Đảng và

NN.

</div>
<span class='text_page_counter'>(45)</span><div class='page_container' data-page=45></div>
<span class='text_page_counter'>(46)</span><div class='page_container' data-page=46>

• <i><sub>Để quản lý TLLT của DN, NN đã </sub></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(47)</span><div class='page_container' data-page=47>

• <i><sub>VD: Báo Lao động số 91/2008 (7895) có đưa tin: </sub></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(48)</span><div class='page_container' data-page=48>

<b>CHƯƠNG II: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ QUY TRÌNH</b>
<b>NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(49)</span><div class='page_container' data-page=49>

<b>I.Tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong DN</b>

1. Những quy định của Nhà nước đối với công
tác lưu trữ trong doanh nghiệp

2. Tổ chức bộ phận phụ trách công tác lưu trữ và

tuyển chọn cán bộ

3. Ban hành các Quy chế, Quy định về công tác
lưu trữ

</div>
<span class='text_page_counter'>(50)</span><div class='page_container' data-page=50>

<b>1. Những quy định của NN đối với cơng tác </b>
<b>lưu trữ trong DN</b>

• Điều 12-Luật Doanh nghiệp
• Luật Kế tốn

• Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001

• Quyết định số: 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000
của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ lưu trữ tài
liệu kế tốn

</div>
<span class='text_page_counter'>(51)</span><div class='page_container' data-page=51>

• Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày

08/4/2004 của CP quy định chi tiết thi

hành một số điều của PLLTQG

</div>
<span class='text_page_counter'>(52)</span><div class='page_container' data-page=52>

• Quyết định số: 321/QĐ-VTLTNN

ngày 22/8/2005 của Cục Văn thư và

Lưu trữ nhà nước v/v ban hành Quy

trình chỉnh lý tài liệu

</div>
<span class='text_page_counter'>(53)</span><div class='page_container' data-page=53>

• Quyết định số: 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005
của Bộ Tài chính v/v ban hành Bảng thời hạn
bảo quản hs, tài liệu của Bộ Tài chính

• Thông tư số: 02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006
của BXD hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế,
BVHCCTXD.

</div>
<span class='text_page_counter'>(54)</span><div class='page_container' data-page=54>

• Quyết định số 115/QĐ-VTLTNN ngày

25/5/09 của Cục Văn thư và Lưu trữ NN

ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ

chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào

TTLTQG II.

</div>
<span class='text_page_counter'>(55)</span><div class='page_container' data-page=55>

<b>2. Tổ chức bộ phận phụ trách công tác lưu trữ </b>
<b>và tuyển chọn cán bộ</b>

• Đối với DN phải giao nhiệm vụ này cho một bộ
phận đảm nhiệm (Phòng HC, phòng HCTC
hoặc VP). Việc bố trí số lượng cán bộ phụ trách
cơng tác lưu trữ phụ thuộc quy mô của DN.

</div>
<span class='text_page_counter'>(56)</span><div class='page_container' data-page=56>

• DN vừa và nhỏ có thể lấy cán bộ trình độ trung
cấp, sơ cấp về lưu trữ, DN lớn thì phải có cán bộ
có trình độ đại học hoặc tương đương.(VD Ngân
hàng BIDV)

• Về đạo đức, phẩm chất cán bộ làm công tác lưu
trữ ở các DN ngoài những phẩm chất cần thiết
phải có ở người cán bộ lưu trữ nói chung thì nhất
thiết phải giữ kín thơng tin trong tài liệu lưu trữ
vì đối với DN, TLLT đặc biệt quan trọng.

</div>
<span class='text_page_counter'>(57)</span><div class='page_container' data-page=57>

• Các DN phải ban hành các hướng dẫn, quy định về
công tác lưu trữ. Hầu hết các DN hiện nay đều chưa
có quy chế về công tác lưu trữ. Đa phần các DNNN
mới chỉ là sao chụp những văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn về công tác lưu trữ của NN sau đó gửi về cho các
đơn vị, do thiếu những hướng dẫn cụ thể nên các đơn
vị rất khó khăn khi thực hiện.

• Ở các DN tư nhân và c.ty nhỏ thì hầu như chưa có
quy định hoặc chỉ có quy định miệng.

</div>
<span class='text_page_counter'>(58)</span><div class='page_container' data-page=58>

• <i><b><sub>Quy tr</sub></b><b><sub>ình </sub></b><b><sub>XD và ban hành các quy chế, quy định về cơng </sub></b></i>

• Các DN cần tiến hành những cơng việc sau:

• Về lý luận, DN phải sưu tầm tất cả những quy định của NN
và của các cơ quan cấp trên về công tác lưu trữ, sau đó, tiến
hành hệ thống hóa những quy định đó.

• Về thực tiễn:

• + Vận dụng những quy định đó vào DN: những quy định
nào áp dụng được vào, những quy định nào không áp dụng
được và vì sao.

• + Từ thực tiễn của DN, đề nghị với lãnh đạo cho phép ban
hành quy định cho DN. Nếu lãnh đạo đồng ý thì cán bộ lưu

trữ soạn thảo bản quy chế. Bản dự thảo phải có ý kiến đóng
góp của các cá nhân, đơn vị có liên quan.

</div>
<span class='text_page_counter'>(59)</span><div class='page_container' data-page=59>

• <i><b><sub>Hình thức</sub></b></i><sub> của VB này là: Quy định, Quy chế</sub>

• Trong thời gian đầu có thể ban hành quy định
tạm thời. Sau một thời gian thực hiện nếu thấy
phù hợp thì nâng lên thành quy chế chính thức
được ban hành kèm theo Quyết định của lãnh
đạo.

</div>
<span class='text_page_counter'>(60)</span><div class='page_container' data-page=60>

• <i><b><sub>Bố cục của Quy chế</sub></b></i>

• Những căn cứ ban hành Quy chế

• Những quy định chung: những từ ngữ, thuật ngữ (khái
niệm) được dùng trong Quy chế, một số nguyên tắc cơ
bản, những nguyên tắc chung…

• Những quy định cụ thể về công tác lưu trữ: trong đó
mỗi điều thực chất là quy phạm gồm 3 phần: giả định,
quy định, chế tài. Đối với những quy chế tạm thời phần
chế tài nên quy định vừa phải, nên quy định chung “Cán
bộ bị….nếu vi phạm….”

• Trách nhiệm, đối tượng thi hành
• Trách nhiệm chỉ đạo của lãnh đạo

• Trách nhiệm của các cán bộ thực hiện các cơng việc có
liên quan đến cơng tác lưu trữ

</div>
<span class='text_page_counter'>(61)</span><div class='page_container' data-page=61>

• <i><b><sub>Hiệu lực của văn bản</sub></b></i>
• Thời gian

• Văn bản hết hiệu lực khi có văn bản khác

• Văn bản được ban hành theo Quyết định
……….

</div>
<span class='text_page_counter'>(62)</span><div class='page_container' data-page=62>

<b>4. Bố trí và xây dựng kho lưu trữ</b>

• Theo nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất
TLLT là tài sản chung của cơ quan, thuộc sở hữu
của NN do đó ở các cơ quan NN trong đó có các
DN nhất thiết phải bố trí và xây dựng KLT.

• DN tư nhân, tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu của cá
nhân và sở hữu này được pháp luật bảo đảm → Ở
các DN tư nhân, việc xây dựng kho phụ thuộc vào
sự quyết định của chủ DN.

• Đối với c.ty thì quyền sở hữu thuộc về tập thể, có
thể có một kho chung.

</div>
<span class='text_page_counter'>(63)</span><div class='page_container' data-page=63>

• Ở các cơng ty TNHH, c.ty cổ phần việc xây
dựng kho do Hội đồng thành viên quyết định

• Công ty liên doanh do hai bên quyết định việc
XD kho

• Cơng ty 100% vốn nước ngồi do phía nước
ngồi quyết định.

</div>
<span class='text_page_counter'>(64)</span><div class='page_container' data-page=64>

<i><b>Yêu cầu về nhà</b></i>

<i><b>kho bảo quản tài liệu</b></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(65)</span><div class='page_container' data-page=65>

• <i><sub>VD quy định về nơi lưu trữ tài liệu kế toán </sub></i>

<i>(Điều 5- Quyết định số: 218/2000/QĐ-BTC </i>
<i>ngày 29/12/2000 của Bộ Tài chính v/v ban </i>
<i>hành chế độ lưu trữ tài liệu kế tốn)</i>

• <i><sub>- Tài liệu kế tốn của đơn vị nào được LT tại </sub></i>

• <i><sub>- Tài liệu kế toán của c.ty liên doanh, c.ty </sub></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(66)</span><div class='page_container' data-page=66>

• <i><sub>- Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, </sub></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(67)</span><div class='page_container' data-page=67>

• <i><sub>- Tài liệu kế tốn của đơn vị cổ phần hóa, chuyển </sub></i>

<i>đổi hình thức sở hữu bao gồm tài liệu kế toán của </i>
<i>các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan </i>
<i>đến cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu </i>
<i>phải được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới </i>
<i>hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định cổ phần hóa, </i>
<i>chuyển đổi hình thức sở hữu.</i>

• <i><sub>- Tài liệu kế tốn của các niên độ kế toán đã kết </sub></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(68)</span><div class='page_container' data-page=68></div>
<span class='text_page_counter'>(69)</span><div class='page_container' data-page=69>

<b>II. Quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong DN</b>

1. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

3. Chỉnh lý tài liệu

4. Thống kê tài liệu lưu trữ

5. Xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu
6. Bảo quản tài liệu lưu trữ

</div>
<span class='text_page_counter'>(70)</span><div class='page_container' data-page=70>

• <i><b><sub>Sự cần thiết phải thu thập tài liệu l</sub></b></i>

<i><b>doanh nghiệp</b></i>

• Do ý nghĩa, giá trị nhiều mặt của khối

TLLT hình thành trong hoạt động của các

doanh nghiệp;

• Do quy định của pháp luật hiện hành.

• <i><sub>Điều 1 của PLLTQG năm 2001 đã xác </sub></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(71)</span><div class='page_container' data-page=71>

• <i><sub>PGS.TS. Dương Văn Khảm (nguyên Cục </sub></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(72)</span><div class='page_container' data-page=72>

<i><b>* Th</b></i>

<i><b>ực trạng thu thập, bổ sung tài liệu </b></i>

<i><b>lưu trữ doanh nghiệp</b></i>

• Tại lưu trữ các Bộ và lưu trữ các tỉnh, thành phố
trực thuộc TW tình hình thu thập TLLT của các
DN chưa có nhiều biến chuyển. Một số bộ, cơ quan
ngang bộ đã bước đầu triển khai việc thu thập tài
liệu DN như: Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Công
thương, bộ Giao thông vận tải, bộ Khoa học-Công

nghệ…Tuy nhiên, vấn đề thu thập TLLT của khối
DN ở các bộ vẫn đang cịn một số tồn tại sau:

</div>
<span class='text_page_counter'>(73)</span><div class='page_container' data-page=73>

• <i><b><sub>Các Bộ chưa có VB chỉ đạo về cơng tác </sub></b></i>

<i><b>thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất, </b></i>

<i><b>KD.</b></i>

• <i><b><sub>Việc thu thập tài liệu cịn mang tính bị </sub></b></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(74)</span><div class='page_container' data-page=74>

• <i><b><sub>Ở một số bộ tuy đã tiến hành việc thu </sub></b></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(75)</span><div class='page_container' data-page=75>

• <i><b><sub>Tại các TTLTQG, cụ thể là Trung tâm III, </sub></b></i>
<i><b>công tác thu thập tài liệu của các đơn vị, sản </b></i>
<i><b>xuất KD trong một vài năm gần đây</b></i> <i><b>đã có </b></i>
<i><b>những chuyển biến đáng kể</b>.</i> Trung tâm đã
thu thập được hàng trăm mét giá tài liệu có
liên quan đến nhiều đơn vị sản xuất, KD thuộc
Bộ Kế hoạch-Đầu tư, bộ Khoa học-Công nghệ,
bộ Giao thông vận tải…Ngồi ra, Trung tâm
cịn thu được nhiều tài liệu của Tập đồn Dầu
khí QGVN, tổng công ty Điện lực VN. Thành

</div>
<span class='text_page_counter'>(76)</span><div class='page_container' data-page=76>

<i><b>* Giải pháp về thu thập tài liệu của các </b></i>

<i><b>DN vào lưu trữ</b></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(77)</span><div class='page_container' data-page=77>

• Tăng cường cơng tác kiểm tra, giám sát việc
thực hiện các quy định của NN đối với nghiệp
vụ này.

</div>
<span class='text_page_counter'>(78)</span><div class='page_container' data-page=78>

• <i><sub>NN cần NC để XD và ban hành Danh mục thành </sub></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(79)</span><div class='page_container' data-page=79></div>
<span class='text_page_counter'>(80)</span><div class='page_container' data-page=80>

• <i><b><sub>* </sub></b><b><sub>Lưu ý:</sub></b></i>

• <i><sub>Đối với DNNN việc thu thập TL được tiến hành như ở các </sub></i>

<i>cơ quan NN, tuy nhiên trong DNNN, TL ở một số một số bộ </i>
<i>phận, đơn vị nếu lãnh đạo DN xét thấy cần thiết cũng không </i>
<i>phải giao nộp vào LT. Ví dụ: TL về tài chính, kế tốn, TL </i>
<i>thiết kế mẫu, mã hàng hóa hoặc một số TL liên quan đến </i>
<i>KD…nhưng phải được bảo quản ở đơn vị.</i>

• <i><sub>Đối với DN ngồi quốc doanh nếu khơng có một KLT chung </sub></i>

• <i><sub>Thời gian thu thập TL vào KLT chung thực hiện theo quy </sub></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(81)</span><div class='page_container' data-page=81>

2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

</div>
<span class='text_page_counter'>(82)</span><div class='page_container' data-page=82>

<b>2.1 Cỏc nguyờn tc</b>

ã <i><b><sub>* Nguyên tắc tính Đảng </sub></b></i>

ã Vn dụng nguyên tắc này khi XĐGTTL phải đứng
trên quan điểm của ng ú l:

ã TL đ a vào bảo quản trong các LT phải nhằm bảo vệ
lợi ích cđa ND, cđa d©n téc, của Đảng và NN. Ưu
tiên lựa chọn và bảo quản lâu dài những TL phản
ánh đ ờng lối, chính sách phát triển KT của Đảng,
NN.

</div>
<span class='text_page_counter'>(83)</span><div class='page_container' data-page=83>

ã <i><b><sub>* Nguyên tắc lịch sử:</sub></b></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(84)</span><div class='page_container' data-page=84></div>
<span class='text_page_counter'>(85)</span><div class='page_container' data-page=85>

ã <i><sub>* </sub><b><sub>Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp</sub></b></i>

ã Giỏ tr ca TL trong nhiều tr ờng hợp đ ợc thể
hiện qua nội dung, hình thức của TL, đồng thời
cịn phụ thuộc vào mục đích của ng ời sử dụng.
Đối với TLLT của DN giá trị thực tiễn th ờng đ
ợc thể hiện rất rõ ràng vì nó phản ánh kết qủa
hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN. Tuy
nhiờn, khi xem xét giá trị TLLT phải chỳ ý đến
mối quan hệ hữu cơ với các TL khác và mối

</div>
<span class='text_page_counter'>(86)</span><div class='page_container' data-page=86>

• <i><sub>Như vậy, đối với DN, các nguyên tắc trên đều </sub></i>

<i>có thể áp dụng vào XĐGTTL, tuy nhiên cần </i>
<i>phải lưu ý:</i>

• <i><sub>- Phải nắm được lịch sử hình thành và phát </sub></i>

<i>triển của DN, những mốc lịch sử quan trọng </i>
<i>của DN và sự kiện quan trọng, nổi bật liên </i>
<i>quan đến qúa trình phát triển của DN.</i>

• <i><sub>- Tất cả những tài liệu nào của DN giúp DN </sub></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(87)</span><div class='page_container' data-page=87>

• <i><sub>+ Những TL liên quan đến những nhân vật </sub></i>

<i>đảm nhận những chức vụ quan trọng hoặc có </i>
<i>vai trị đặc biệt quan trọng đối với DN. Ví dụ: </i>
<i>Giám đốc đầu tiên của DN, giám đốc chuyển </i>
<i>DN sang cổ phần.</i>

• <i><sub>+ Những TL liên quan đến đất đai, chứng </sub></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(88)</span><div class='page_container' data-page=88>

• <i><sub>+ Những tài liệu liên quan đến thành </sub></i>

<i>tựu trong sản xuất và KD. VD: TL về </i>

<i>sự thành công của một sản phẩm mới </i>

<i>được thị trường chấp nhận.</i>

• <i><sub>+ Những TL liên quan đến huy </sub></i>

<i>chương, bằng khen, giải thưởng</i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(89)</span><div class='page_container' data-page=89>

<b>2.2 Cỏc tiờu chun</b>

ã <i><b><sub>* Nhúm tiêu chuÈn chung (xem lại học phần Xác </sub></b></i>

ã Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung
ã Tiêu chuẩn tác giả

ã Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, đơn vị hình thành phơng
• Tiêu chuẩn sự trùng lặp thơng tin

• Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu

• Tiêu chuẩn mức độ hồn chỉnh và chất lượng của PLT

• Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu

</div>
<span class='text_page_counter'>(90)</span><div class='page_container' data-page=90>

• <i><b><sub>* </sub></b></i>

<i><b><sub>Nhóm tiêu chuẩn đặc thù</sub></b></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(91)</span><div class='page_container' data-page=91>

• T.chuẩn cái mới về nguyên tắc trong

việc giải quyết các vấn đề KHKT.

• Trình độ của giải pháp KHKT.

• Hiệu qủa kinh tế, kỹ thuật và hiệu qủa

xã hội.

• Mức độ tiêu chuẩn hóa sản phẩm hay

cơng trình.

</div>
<span class='text_page_counter'>(92)</span><div class='page_container' data-page=92>

• Giai đoạn (bước) nghiên cứu, thiết kế

• Đạt trình độ phát minh, sáng chế hoặc

có giá trị thương mại

• Chiếm giải thưởng ở các cuộc thi, triển

lãm hoặc hội chợ

• Tính độc đáo về kiến trúc dân tộc của

cơng trình xây dựng.

</div>
<span class='text_page_counter'>(93)</span><div class='page_container' data-page=93>

<b> 3. Ch</b>

<b>ỉnh lý tài liệu</b>

<b>3.1 Khái niệm</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(94)</span><div class='page_container' data-page=94>

<b>3.2 Mục đích</b>

• Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông

hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một

cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho

công tác quản lý, bảo quản và khai thác,

sử dụng tài liệu;

</div>
<span class='text_page_counter'>(95)</span><div class='page_container' data-page=95>

<b>3.3 Yêu cầu</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(96)</span><div class='page_container' data-page=96>

• <i><sub>Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt </sub></i>

• Phân loại và lập thành hồ sơ hồn chỉnh;

• Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu
đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần
bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại
ra để tiêu huỷ đối với lưu trữ lịch sử;

• Hệ thống hố hồ sơ, tài liệu;

• Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, tài liệu;
cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác, phục vụ
cho việc quản lý, tra cứu, sử dụng;

</div>
<span class='text_page_counter'>(97)</span><div class='page_container' data-page=97>

<b>3.4. Ngun tắc chỉnh lý</b>

• Khơng phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng
đơn vị hình thành phơng phải được chỉnh lý và sắp
xếp riêng biệt;

• Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục
hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình
thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công
việc.

</div>
<span class='text_page_counter'>(98)</span><div class='page_container' data-page=98>

<b>3.5 Quy trình chỉnh lý tài liệu</b>

• Cơng văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày
19/5/2004 của Cục VTLTNN ban hành bản
hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

• Quyết định 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005
của Cục VTLTNN v/v ban hành quy trình

chỉnh lý tài liệu.

</div>
<span class='text_page_counter'>(99)</span><div class='page_container' data-page=99>

<b>Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính</b>

<b>(theo Cơng văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004)</b>

<b>CHỈNH LÝ TÀI LIỆU</b>

<b>Chuẩn bị chỉnh lý</b> <b>Thực hiện chỉnh lý</b> <b>Kết thúc chỉnh lý</b>

<b>1.Giao nhận tài liệu</b>
<b>2.Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển </b>

<b>tài liệu về địa điểm chỉnh lý</b>
<b>3.Khảo sát tài liệu</b>

<b>4.Thu thập và bổ sung tài liệu</b>
<b>5.Biên soạn các VB hướng dẫn </b>
<b>chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý</b>

<b>hồn thiện hồ sơ</b>
<b>3.Hệ thống hóa hồ sơ </b>

<b>6.Thống kê, kiểm tra và làm </b>
<b>thủ tục tiêu hủy tài liệu loại</b>

<b>1.Kiểm tra kết quả chỉnh lý</b>
<b>2.Bàn giao TL, vận chuyển TL </b>

<b>vào kho và sắp xếp lên giá</b>
<b>3.Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(100)</span><div class='page_container' data-page=100>

<b>Quyết định 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005</b>

• 1. Nhận tài liệu

• 2. Vận chuyển từ kho bảo quản tài liệu về địa điểm chỉnh lý
• 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu

• 4. Lập kế hoạch chỉnh lý, biên soạn các văn bản hướng dẫn
chỉnh lý:

• 5. Phân loại tài liệu

• 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hồn thiện hồ sơ
• 7. Biên mục phiếu tin

• 8. Kiểm tra việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin

• 9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án hệ thống hóa
• 10. Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin

• 11. Biên mục hồ sơ

</div>
<span class='text_page_counter'>(101)</span><div class='page_container' data-page=101>

• 13. Bổ sung những thơng tin cịn thiếu trên phiếu tin

• 14. Đánh số chính thức cho tồn bộ hồ sơ trên phiếu tin
và lên bìa hồ sơ

• 15. Vệ sinh, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu và
vào bìa hồ sơ

• 16. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)
• 17. Viết và dán nhãn hộp

• 18. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá
• 19. Bàn giao tài liệu

• 20. Nhập phiếu tin vào máy

• 21. Kiểm tra việc nhập phiếu tin
• 22. Lập mục lục hồ sơ

• 23. Sắp xếp, thống kê tài liệu loại, bó gói thuyết minh
tài liệu loại

</div>
<span class='text_page_counter'>(102)</span><div class='page_container' data-page=102>

<b>Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/09</b>

• 1. Giao, nhận tài liệu

• 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa
điểm chỉnh lý

• 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu

• 4. Khảo sát và biên soạn các vb hướng dẫn
chỉnh lý

• 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại

• 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ,
kết hợp với việc xác định giá trị tài liệu theo
Hướng dẫn lập hồ sơ

</div>
<span class='text_page_counter'>(103)</span><div class='page_container' data-page=103>

• 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc
biên mục phiếu tin

• 9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân
loại

• 10. Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin
• 11. Biên mục hồ sơ

• 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.
• 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường

số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ

</div>
<span class='text_page_counter'>(104)</span><div class='page_container' data-page=104>

• 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

• 16. Viết và dán nhãn hộp

• 17. Vận chuyển TL vào kho và xếp lên giá

• 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý

• 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu

• 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin

• 21. Lập mục lục hồ sơ

</div>
<span class='text_page_counter'>(105)</span><div class='page_container' data-page=105>

<b>4. Thống kê tài liệu lưu trữ</b>

• Thống kê TLLT là áp dụng các ph ơng pháp,

các công cụ chuyên môn để xác định chính

xác số l ợng, chất l ợng thành phần, ni dung

TL và các

i tng khỏc

trong KLT.

ã §èi víi c¸c DN lín cđa NN, khèi l ỵng

TLLT t ơng đối nhi

ều

có thể tiến hành thống

kª TLLT theo hai nhãm c

ơ bản

: TL hµnh

chÝnh vµ TL chuyên môn. (Vi

c thng kờ

theo

ph ơng pháp và ph ơng tiện t ơng tự nh đã

häc ë h

ọc phần

Th

ống kê và Cơng cụ tra tìm

</div>
<span class='text_page_counter'>(106)</span><div class='page_container' data-page=106></div>
<span class='text_page_counter'>(107)</span><div class='page_container' data-page=107>

• Nhìn chung, tại các DN, tài liệu chuyên môn
chiếm số lượng lớn, do đó việc thống kê riêng
đối với khối tài liệu chun mơn là cần thiết.

• Cỏc DNNN phải thực hiện chế độ bỏo thống
kê cơ sở công tác VTLT theo Quyết định số:
13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ
Nội vụ về việc ban hành Chế độ báo cáo thống
kê cơ sở công tác văn th , l u trữ.

</div>
<span class='text_page_counter'>(108)</span><div class='page_container' data-page=108>

• Biểu mẫu báo cáo theo Biểu số: 02/ CS

báo cáo thống kê cơ sở (ban hành kèm

theo Quyết định trên)

ã Đối với các DN khác cuối mỗi năm cũng

nên tiến hành công tác thống kê trong l

<sub> trong đó chủ yếu là thống kê TLLT và </sub>

</div>
<span class='text_page_counter'>(109)</span><div class='page_container' data-page=109>

<b>5. Xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu </b>

<b>trữ trong DN</b>

• Cơng cụ tra tìm TLLT là phương tiện

tra tìm và thơng tin tài liệu trong các

LTHH và LTLS.

</div>
<span class='text_page_counter'>(110)</span><div class='page_container' data-page=110>

• Hầu hết các DN hiện nay đều sử dụng

cơ sở dữ liệu trên máy tính để quản lý

và tra tìm VB

.

Cơ sở dữ liệu này được

hình thành trong qúa trình lập mục lục

văn bản, MLHS

.

</div>
<span class='text_page_counter'>(111)</span><div class='page_container' data-page=111>

<b>6. Bảo quản tài liệu lưu trữ</b>

• Bảo quản TLLT là sử dụng các biện pháp KHKT để
kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho TLLT, nh m ằ
phục vụ đ ợc tốt các yêu cầu n.cứu, khai thác tài liệu.

• TLLT trong các DN hiện nay gồm nhiều loại: tài liệu
hành chính, KHKT&CN, tài liệu nghe nhìn, tài liệu
điện tử… Các loại tài liệu này cũng bị hư hại hại bởi
các nguyên nhân sau:

• <b><sub>- </sub></b><sub>Do chÊt cÊu thµnh TLLT: t</sub><sub>ính chất của giy, mc.</sub>

ã - Do điều kiện thiên nhiên: nhit , độ ẩm, ánh sáng,
bụi, nấm mốc, côn trùng

</div>
<span class='text_page_counter'>(112)</span><div class='page_container' data-page=112>

• Để bảo quản tài liệu, hạn chế tác hại của các yếu tố trên tại
các DN phải có kho tàng và trang bị các thiết bị cần thit.

</div>
<span class='text_page_counter'>(113)</span><div class='page_container' data-page=113>

ã Về trang thiết bị, cỏc DN cần trang bị các loại
sau:

• - Giỏ: Nếu cú i u ki n nđ ề ệ ờn trang b cị ỏc giá
đựng tài liệu l u trữ điều khiển tự động (giỏ

compact) s giẽ ỳp tiết kiệm triệt để đ ợc diện
tích phịng kho. T i thi u c ng ph i trang b ố ể ũ ả ị
giỏ kim lo i ạ để đựng cỏc c p, h p t i li u.

</div>
<span class='text_page_counter'>(114)</span><div class='page_container' data-page=114>

ã - Hòm, bìa, cặp, hộp.

ã + Hũm: i vi n c ta ng tài liệu bằng hòm là ph ơng tiện
bảo quản cần thiết, vật liệu có thể làm bằng gỗ hoặc kim
loại. Yêu cầu phải chắc chắn chịu c lc.

ã + Bìa hồ sơ: DN cú th s d ng bể ử ụ ìa theo m u tiẫ êu chu n ẩ
c a Cơc l u tr÷ ho c m u theo ng nh quy ủ ặ ẫ à định, c ng có th ũ ể
thi t k mế ế ẫu bìa riêng phù h p v i th c t t i li u t i DN.ợ ớ ự ế à ệ ạ
• + Hép: s d ng h p theo tiêu chu n c a C c ho c mua ử ụ ộ ẩ ủ ụ ặ

nh ng h p phi Axit do nữ ộ ước ngo i s n xu t.à ả ấ

• Ngo i ra, cà ở ác DN hi n nay ang s d ng ph bi n các ệ đ ử ụ ổ ế
lo i File ạ để ả b o qu n t i li u v i nhi u ả à ệ ớ ề độ à d y khác
nhau song ph i ả đảm b o yêu c u b n, ch c, b o qu n t t ả ầ ề ắ ả ả ố
t i li u.à

</div>
<span class='text_page_counter'>(115)</span><div class='page_container' data-page=115>

ã Tùy theo điều kiện kho tàng và khả năng

kinh phí, cần trang bị m t số thiết bị cho

kho l u trữ nh : c

ác

ph

ươ

ng ti n v n

ệ

ậ

chuy n bao g m thang máy, xe đẩy ;

trang thiết bị bảo vệ cửa chính, cửa sỉ, hƯ

thống báo động; trang thi t bị chống

ế

</div>
<span class='text_page_counter'>(116)</span><div class='page_container' data-page=116>

• Với một số DN hiện nay để bảo quản an toàn
các tài liệu phát minh, sáng chế ngoài việc lưu
trữ thêm một bộ tài liệu bảo hiểm, người ta
còn tiến hành chụp các bản microfilm những
tài liệu đó. Với những tài liệu dạng microfilm
này cần có tủ bảo quản chuyên dụng và phải là
tủ chống cháy, ngoài ra còn phải trang bị máy
đọc microfilm và máy in những tài liệu dạng
này.

</div>
<span class='text_page_counter'>(117)</span><div class='page_container' data-page=117>

• <i><sub>TL kế toán lưu trữ phải được bảo quản theo </sub></i>

<i>pháp luật hiện hành của NN về bảo vệ TLLT </i>
<i>và theo quy định của chế độ này. TL kế toán </i>
<i>lưu trữ phải được bảo quản trong KLT của </i>
<i>đơn vị. KLT phải có đủ trang bị, thiết bị bảo </i>
<i>quản và các điều kiện bảo đảm sự an tồn TL </i>
<i>kế tốn lưu trữ như: giá, tủ, phương tiện </i>
<i>phòng chống hỏa hoạn; chống ẩm, mốc, chống </i>
<i>lũ lụt, mối xơng, chuột cắn…</i>

• <i><sub>Người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm </sub></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(118)</span><div class='page_container' data-page=118>

• <i><sub>Trong trường hợp bất khả kháng do thiên tai, hỏa hoạn, </sub></i>

<i>TL kế toán bị hư hỏng hoặc mất, đơn vị phải thành lập </i>

<i>Hội đồng phục hồi, xử lý TL kế toán do người đứng đầu </i>
<i>đơn vị làm chủ tịch Hội đồng. Kế toán trưởng hoặc </i>
<i>người phụ trách kế toán và đại diện bộ phận có liên </i>
<i>quan phải tham gia. Hội đồng phải thực hiện các công </i>

• <i><sub>- Bằng mọi biện pháp phục hồi, bảo tồn các TL có thể </sub></i>

• <i><sub>- Tiến hành kiểm kê, xác định số TL hiện có, số tài liệu </sub></i>

<i>bị mất, bị hư hỏng không thể phục hồi được.</i>

• <i><sub>- Lập biên bản xác định số TL hiện còn, số tài liệu bị </sub></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(119)</span><div class='page_container' data-page=119>

</div>
<span class='text_page_counter'>(120)</span><div class='page_container' data-page=120></div>
<span class='text_page_counter'>(121)</span><div class='page_container' data-page=121>

<b>Các hình thức tỉ chøc sư dơng TLLT trong DN</b>

• Đối với các DN do hạn chế đối tượng khai
thác, sử dụng chỉ chủ yếu phục vụ cho nhu cầu
giải quyết công việc của các cán bộ lãnh đạo,
nhân viên trong DN do đó hình thức tổ chức
sử dụng cũng chỉ giới hạn trong một số hình
thức mà theo DN có thể hạn chế tối đa việc dị
rỉ thơng tin. Các hình thức đó bao gồm:

• - Tổ chức sử dụng TLLT tại phòng đọc

</div>
<span class='text_page_counter'>(122)</span><div class='page_container' data-page=122>

<b>Nội dung ơn tập</b>

• 1.Bằng ví dụ cụ thể, trình bày ý nghĩa, tác dụng của
TLLT đối với một doanh nghiệp cụ thể?

• 2. Bằng ví dụ cụ thể, nêu các đặc điểm của tài liệu
lưu trữ trong các doanh nghiệp.

• 3.Kể tên các tiêu chuẩn cần được vận dụng trong
xác định giá trị TLLT của doanh nghiệp. Cho ví dụ
minh hoạ.

</div>
<span class='text_page_counter'>(123)</span><div class='page_container' data-page=123>