Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO
HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG
UBND HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH

Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG
Người hướng dẫn

: THS. ĐỖ THỊ THU HUYỀN

Sinh viên thực hiện

: TRẦN THỊ KIM QUYÊN

Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1405QTVC045, 2014 – 2018, ĐH.QTVP14C

HÀ NỘI - 2018


LỜI CẢM

N

Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong Kho
Tr

ng

iH c

i v Hà

i,

Huyền , ã tận tình h ớng dẫn truyền

c i t à giảng vi n – ThS.

i

ỗ Th Thu

t kiến thức cho em àm ài khó uận.

m chân thành cảm ơn V n ph ng U
ã t o iều ki n thuận

uản tr v n ph ng,

huy n

c Hà, t nh Hà T nh

em th c tập, khảo sát trong quá trình th c tập

t o iều ki n cho em àm ài khó uận.

Tuy nhi n do c n h n chế về th i gi n, ph ơng ti n và kinh nghi m
n n chắc chắn c n rất nhiều thiếu sót về n i dung, hình thức. Rất mong nhận
c những ý kiến óng góp củ các thầy, cô và các
m xin chân thành cảm ơn!

n sinh vi n.


MỤC LỤC
LỜI CẢM

N ....................................................................................................

DANH MỤC VIẾT TẮT ................................................................................ 5
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1.

ý do ch n ề tài ....................................................................................... 1

2. L ch sử nghi n cứu vấn ề ........................................................................ 2
3. M c ti u nghi n cứu.................................................................................. 4
4. Nhi m v nghi n cứu ................................................................................ 4
5.

ối t

ng và ph m vi nghi n cứu............................................................. 4

6. Giả thuyết nghi n cứu ............................................................................... 4
7. Ph ơng pháp nghi n cứu........................................................................... 5

8. Kết cấu khó uận ...................................................................................... 5
PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 6
CHƯ NG 1: C

SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ ................... 6

1.1. Khái ni m về công tác v n th ............................................................... 6
1.2. N i dung củ công tác v n th ............................................................... 7
1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản........................................................ 7
1.2.2. Quản lý văn bản ................................................................................ 7
1.2.3.

p h s và n p l u h s

tà l u vào l u tr c quan ................ 9

1.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu ........................................................... 10
1.3. Y u cầu củ công tác v n th ............................................................... 11
131

hanh ch n ................................................................................... 11

132

h nh

c ........................................................................................ 12

133

m t .............................................................................................. 12

134

n ạ ........................................................................................... 12

1.4. V trí, ý ngh củ cơng tác v n th ...................................................... 13
1.4.1. Vị tr của côn t c văn th ............................................................. 13
1 4 2 Ý n hĩa của côn t c văn th ......................................................... 13


* Tiểu kết ........................................................................................................ 14
CHƯ NG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI VĂN

PHÕNG U N HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH ............................... 15
2.1. Tổng quan về V n ph ng U

huy n L c Hà .................................. 15

2.1.1. Giới thi u về Huy n L c à ........................................................... 15
2.1.2. Chức năn

nh m vụ, quyền hạn và c cấu tổ chức của UBND

huy n L c à tỉnh à Tĩnh...................................................................... 16
2.1.3. Tổng quan về Văn phòn U

D huy n L c à............................. 24

2.2. Th c tr ng công tác v n th t i V n ph ng U

huy n L c Hà, t nh

Hà T nh......................................................................................................... 28
2 2 1 Th c trạn soạn thảo và ban hành văn bản tạ Văn phòn U
huy n

D

c à tỉnh à Tĩnh...................................................................... 28

2 2 2 Th c trạn quản lý văn bản tạ Văn phòn U

D huy n

c

à

tỉnh à Tĩnh .............................................................................................. 30
2 2 3 Th c trạn l p h s và n p l u h s

tà l u vào l u tr c quan

................................................................................................................... 41
224

uản lý và sử dụn con dấu ........................................................... 46

* Tiểu kết ........................................................................................................ 47
CHƯ NG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG U N

HUYỆN LỘC HÀ – TỈNH HÀ

TĨNH ............................................................................................................... 49
3.1.

ánh giá th c tr ng công tác v n th t i V n ph ng U

huy n L c

Hà, t nh Hà T nh........................................................................................... 49
3 1 1 Ưu
312
313

ểm ........................................................................................... 49

h ợc

ểm ..................................................................................... 50

uyên nhân ................................................................................... 52


3.2.

ề xuất m t số giải pháp nâng c o hi u quả công tác v n th t i V n

ph ng U

huy n L c Hà, t nh Hà T nh ................................................. 53

3.2.1. ân cao tr ch nh m của lãnh ạo về côn t c văn th .............. 53
3.2.2.

ân cao trình

nh n thức của c n b

cơn chức trong hoạt

n cơn t c văn th ............................................................................... 53
323

ồn th n h thốn văn bản quy ịnh h ớng dẫn về nghi p vụ

côn t c văn th ........................................................................................ 54
3 2 4 Đầu t c sở v t chất ...................................................................... 55
3.2.5. Ứng dụn côn n h thôn t n vào hoạt
3.2.6. B

ng của văn phòn ....... 57

d ỡng về nghi p vụ côn t c văn th cho c n b

Văn phịn U
3.2.7. Kiểm tra

cơn chức tại

D huy n L c à.............................................................. 57
nh

khen th ởn và ử lý v phạm về côn t c văn

th ............................................................................................................. 58
* Tiểu kết ........................................................................................................ 59
PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................ 60
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 61
PHỤ LỤC ...........................................................................................................


DANH MỤC VIẾT TẮT
UBND
BNV
H

Ủy

n nhân dân
B N iv

H i ồng nhân dân
Ngh

inh


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong những n m gần ây, nghi p v công tác v n th có những

ớc

phát tri n phong phú áp ứng y u cầu của nền cải cách hành chính.
gày n y, ất kỳ m t cơ qu n, m t doanh nghi p nào muốn ho t

ng

tốt thì nghi p v cơng tác v n th củ cơ qu n ó cũng phải tốt. Chính vì vậy,
cơng tác v n th

ã trở thành m t yếu tố không th thiếu ở m i nh v c trong

xã h i, nó óng v i tr rất quan tr ng trong các cơ qu n nhà n ớc, các do nh
nghi p. Nhiều ơn v , nhiều ngành ho t

ng rất hi u quả nh th c hi n

nghi p v công tác v n th tốt. Công tác v n th
cho các nhà ãnh
và nh

o, nó giúp cho h

c i m củ cơ qu n mình

quyết, iều hành các ho t
h p, ảm bảo các ho t

biết
từ ó

ã trở thành cánh t y ắc l c
c tình hình ho t

ng, các u

r các i n pháp h p í

giải

ng củ cơ qu n, do nh nghi p theo h ớng phù

ng củ cơ qu n, do nh nghi p mình vận hành úng

h ớng.
Tuy nhi n, hi n nay m t số cơ qu n, do nh nghi p th c hi n nghi p v
công tác v n th ch

tốt, c n

quan, doanh nghi p ch

c l m t số i m h n chế. Cán

nhận thức

c tầm quan tr ng củ công tác v n

th , th c hi n nghi p v công tác v n th c n ch
Tình tr ng tài i u c n tồn
hồ sơ vào
trình

u trữ ã

tốt, m ng tính ối phó.

ng, tích ống, m t số tài i u thì ch

u trữ cơ qu n theo úng quy

vào

củ cơ

c lập

nh, có m t số tài i u trong q

hỏng.

Chính vì vậy, em ã ch n ề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao
hiệu quả cơng tác văn thư tại Văn phịng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà

Tĩnh” àm ề tài nghi n cứu khó uận
phản ánh

hi u rõ hơn về cơng tác v n th và

c l i ích và ảnh h ởng ti u c c củ công tác v n th

qu n này.

1

ối với cơ


2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác v n th từ x

ến n y óng v i tr rất quan tr ng và rất

c

qu n tâm. Chính vì vậy, ã có nhiều ài sách, áo, nhiều ài nghi n cứu nói
về vấn ề này.
Sách, giáo trình
Vũ T ơi, Cẩm nan côn t c văn th

l u tr tron c c c quan

n

vị, doanh nghi p, hà xuất bản Thế giới, 2016.
TS.

u Kiếm Thanh Chủ i n, ThS. Vũ V n Thành, TS.

guyễn V n

Hậu, ThS. Nguyễn Tr ng i n, ThS. Hồng Xn Tuyền, Văn phịn
và l u tr trong c quan nhà n ớc,

văn th

hà xuất bản Khoa h c và Kỹ thuật,

(2009).
TS.

u Kiếm Th nh, ThS.

ùi Xuân

ch nh văn phịn tron c quan nhà n ớc,

,C .

ình Chúc,

ành

hà xuất bản Khoa h c và Kỹ

thuật, (2009).
PGS. TSKH. Nguyễn V n Thâm, Soạn thảo và ử lý văn bản quản lý
nhà n ớc, hà xuất bản Chính tr quốc gia, 1999.
Tài liệu tham khảo
Ngh

nh số 110/2004/

-CP ngày 08 tháng 4 n m 2004 củ Chính

phủ về ơn t c văn th .
Ngh

nh số 09/2010/

-CP ngày 08 tháng 02 n m 2010 củ Chính

phủ về vi c sửa ổi, bổ sung m t số

ều của Nghị ịnh số 110/2004/ Đ-CP

n ày 08 th n 4 năm 2004 của h nh phủ về côn t c văn th .
Thông t 01/2011/TT-

V ngày 19/01/2011 của B tr ởng B N i v

về vi c h ớng dẫn thể thức và kỹ thu t trình bày văn bản hành ch nh.
Thơng t số 07/2012/TT-

V ngày 22 tháng 11 n m 2012 của B

tr ởng B N i v về vi c h ớng dẫn quản lý văn bản, l p h s và n p l u h
s

tà l u vào l u tr c quan.

2


Các đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp
Hồng Th Bay (2017), Tổ chức cơn t c văn th
phòn

Đ DU

N i v Hà

l u tr

D huy n Trùn Kh nh tỉnh Cao Bằng, Tr

tạ Văn

ng

ih c

i.

ùi Th Mến (2008), Tiếp tục hồn th n cơn t c văn th l u tr tại
tr ờn

ao ẳng số 3 – B Quốc phòn tr
Nguyễn Th

th tạ Văn phòn

uy n (2016),

ng

i h c dân ập Hải Ph ng.

ân cao h u quả quản lý côn t c văn

ục kinh tế hợp t c và Ph t tr ển nôn thôn – B nôn

nghi p và Ph t tr ển nôn thôn Tr

ng

i h c N i v Hà

i.

Trần Th Thúy (2012), Th c trạn và b n ph p hoàn th n côn t c
văn th

l u tr tạ X n h p sửa ch a tàu 81.

Ph m Th Trúc (2003),

Đôn

ôn t c văn th – l u tr tạ

huy n Phú Tân Th c trạn và

ả ph p Tr

ã ình Thạnh

ng Chính tr Tơn

ức

Thắng.
Các bài báo, chun luận
ThS. Tr nh Th Hà và ThS.

ơng Th Thanh Huyền, Hoạt

chuẩn h a tron côn t c văn th

l u tr

a

Khoa h c và Công ngh v n th ,

u trữ, 2015.

n t êu

oạn 1962 – 2012, Trung tâm

Thái Th Mùi, M t số kinh nghi m về ứng dụn côn n h thôn t n
tron côn t c văn th tạ c quan
oàn

o

n oàn ao

ng tỉnh, V n th

i n

ng t nh Hà T nh, 2015.

Tầm quan trọng của côn t c văn th

l u tr trong hoạt

ng của c c

c quan tổ chức, Sở N i v t nh ình Ph ớc, 2017.
hìn chung, các cơng trình i sâu nghi n cứu, phân tích khái qt
chung về cơng tác v n th và

r các giải pháp nâng c o hi u quả công tác

v n th t i các cơ qu n, tổ chức. Tuy nhi n ch
quan công tác v n th t i V n ph ng U

có ề tài nào tìm hi u i n

huy n L c Hà, t nh Hà T nh,

tr n cơ sở ó, em ch n ề tài: “Th c tr ng và giải pháp nâng c o hi u quả
3


công tác v n th t i V n ph ng U

huy n L c Hà, t nh Hà T nh”

nghi n cứu cơ sở ý uận về công tác v n th và

r các giải pháp

cao hi u quả công tác v n th t i V n ph ng U

nâng

huy n L c Hà, t nh Hà

T nh.
3. Mục tiêu nghiên cứu
ề xuất các giải pháp nâng c o hi u quả công tác v n th t i V n

ph ng U

huy n L c Hà.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu
-

ghi n cứu cơ sở ý uận về công tác v n th .

- Th c tr ng công tác v n th t i V n ph ng U

huy n

c Hà,

t nh Hà T nh.
-

ánh giá th c tr ng công tác v n th và ề xuất m t số giải pháp

nâng c o hi u quả công tác v n th t i V n ph ng U

huy n

c Hà, t nh

Hà T nh.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
5.1. Đối tượng
Công tác v n th t i V n ph ng U

huy n L c Hà, t nh Hà T nh.

5.2. Phạm vi nghiên cứu
Không gi n: V n ph ng U
Th i gi n:

huy n L c Hà, t nh Hà T nh.

ề tài tập trung nghi n cứu về công tác v n th t i V n

ph ng UBND huy n L c Hà, t nh Hà T nh từ tháng 12 n m 2017 ến tháng 2
n m 2018.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Công tác v n th t i V n ph ng U
c n m t số h n chế về so n thảo và

huy n L c Hà, t nh Hà T nh

n hành v n ản, tổ chức quản ý và giải

quyết v n bản,..

4


7. Phương pháp nghiên cứu
7.1. Phương pháp nghiên cứu lý luận
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Tìm kiếm tài i u tr n m ng Internet, tham khảo m t vài các tài i u có

i n qu n ho c có m c ti u nghi n cứu chung, từ ó rút kinh nghi m và ổ
sung cho ề tài nghi n cứu khoa h c.
7.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn
7.2.1. Phương pháp quan sát
u n sát các vấn ề có i n qu n ến ề tài từ nhiều khí c nh, cũng
nh tr n nhiều qu n i m. Ghi l i kết quả qu n sát: ghi
hoàn cảnh diễn ra s ki n nhằm ảm bảo

i s ki n, iều ki n,

c tính âu dài và có h thống.

7.2.2. Phương pháp phỏng vấn
ùng h thống câu hỏi mi ng
mi ng nhằm thu

ng

i

c phỏng vấn trả l i bằng

c những thơng tin nói n nhận thức và thái

củ ng

i

c iều tra.
7.2.3. Phương pháp thống kê

Sử d ng ph ơng pháp thống k toán h c nhằm phân tích th c tr ng vấn
ề nghi n cứu và phân tích các số li u

r tính khả thi củ các giải

pháp.
8. Kết cấu khóa luận
gồi phần mở ầu và phần kết luận, ph l c và tài i u tham khảo, ề
tài gồm 3 ch ơng:
Ch ơng 1: Cơ sở ý uận về công tác v n th .
Ch ơng 2: Th c tr ng công tác v n th t i V n ph ng U

huy n

L c Hà, t nh Hà T nh.
Ch ơng 3:

ánh giá th c tr ng và ề xuất giải pháp nâng c o hi u quả

công tác v n th t i V n ph ng U

huy n L c Hà, t nh Hà T nh.

5


PHẦN NỘI DUNG
CHƯ NG 1: C

SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1. Khái niệm về công tác văn thư
Công tác v n th theo cách g i truyền thống à công tác công v n giấy
t .

gày n y, công tác v n th

c hi u à ho t

bằng v n ản ph c v công tác ãnh

ng ảm bảo thông tin

o, quản ý và iều hành các

o, ch

công vi c trong các cơ qu n nhà n ớc, các tổ chức chính tr , tổ chức chính tr
- xã h i, tổ chức kinh tế và các ơn v vũ tr ng nhân dân (g i tắt à các cơ
quan, tổ chức) [8, tr.81].
Công tác v n th

à công tác tổ chức giải quyết và quản ý công v n,

giấy t trong các cơ qu n, tức à công tác này gồm hai n i dung chủ yếu sau:
tổ chức giải quyết v n ản và quản ý v n ản trong quá trình tr ớc khi

u,

bảo quản [7, tr.106].

Cơng tác v n th
thảo và

à tồn

các cơng vi c về xây d ng v n ản (so n

n hành v n ản) trong các cơ qu n và vi c tổ chức quản ý và giải

quyết v n ản trong các cơ qu n ó [7, tr.107].
Theo Cơng v n của C c

u trữ hà n ớc số 55 – CV/TCC ngày 01 –

03 – 1991 về vi c h ớng dẫn th c hi n Quyết
ồng B tr ởng, cơng tác v n th

à tồn

nh số 24-CT của Chủ t ch H i
quá trình quản ý v n ản ph c

v cho y u cầu quản ý củ các cơ qu n. M c ích chính củ công tác v n th
à ảo ảm thông tin cho quản ý.

hững tài i u, v n ki n

c so n thảo,

quản ý và sử d ng theo các nguy n tắc củ công tác v n th

à ph ơng ti n

thiết yếu bảo ảm cho ho t
Theo PGS.
dùng

ch toàn

ng củ các cơ qu n có hi u quả [7, tr.107].

GƯT. V ơng

ình

uyền, cơng tác v n th

cơng vi c i n qu n ến so n thảo,

à khái ni m

n hành v n ản, tổ

chức quản ý, giải quyết v n ản, lập hồ sơ hi n hành nhằm ảm bảo thông tin
v n ản cho ho t

ng quản ý củ các cơ qu n, tổ chức [6, tr.8].
6

1.2. Nội dung của công tác văn thư
Công tác v n th
ng quản ý,

à công tác ảm ảo thông tin ằng v n ản cho ho t

o gồm các n i dung cơ ản s u:

- Xây d ng và

n hành các v n ản

- Tổ chức quản ý và giải quyết v n ản trong ho t

ng củ cơ qu n,

tổ chức
- ập hồ sơ và n p

u hồ sơ, tài i u vào

u trữ cơ qu n

- Tổ chức quản ý và sử d ng con dấu
1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Các cơ qu n, ơn v muốn th c hi n chức n ng, nhi m v củ mình ều
phải sử d ng v n ản, tài i u
ánh tình hình

n cấp tr n, tr o ổi, i n h , phối h p công tác, ghi

s ki n, hi n t
thảo và

phổ iến các chủ tr ơng, chính sách, phản

ng xảy r trong ho t

i những

ng hàng ngày. ởi vậy quy trình so n

n hành v n ản à vô cùng qu n tr ng.
uy trình

n hành m t v n ản th

ng phải trải qua những công

vi c nh s u:
ớc 1. So n thảo v n ản
ớc 2. Duy t bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo ã duy t
ớc 3. ánh máy, nhân ản
ớc 4. Ki m tr v n ản tr ớc khi ký

n hành

ớc 5. Ký v n ản
ớc 6.

n hành v n ản

1.2.2. Quản lý văn bản
1.2.2.1. Quản lý văn bản ến
Theo iều 2 củ Thông t số 07/2012/TT-

V ngày 22 tháng 11 n m

2012 về vi c h ớng dẫn quản ý v n ản, lập hồ sơ và n p
vào

u hồ sơ, tài i u

u trữ cơ qu n:
V n ản ến à tất cả các o i v n ản, bao gồm v n ản quy ph m
7


pháp uật, v n ản hành chính và v n ản chuy n ngành (k cả bản F x, v n
bản

c chuy n qua m ng, v n ản mật) và ơn, th gửi ến cơ qu n, tổ

chức.
Theo cuốn Hành chính v n ph ng trong cơ qu n nhà n ớc, tổ chức giải
quyết và quản ý v n ản ến bao gồm các nguy n tắc sau [7, tr.115] :
- Tất cả các v n ản ến ều phải qu v n th cơ qu n

ng ký vào

sổ và quản ý thống nhất.
- V n ản phải

c chuy n qua thủ tr ởng cơ qu n, chánh v n ph ng

ho c tr ởng ph ng hành chính tr ớc khi phân phối cho ơn v , cá nhân giải
quyết.
- Khi tiếp nhận, chuy n gi o v n ản phải

c àn gi o, ký nhận rõ

ràng.
- Khi giải quyết v n bản ến phải ảm bảo các y u cầu: nh nh chóng,
chính xác và giữ gìn í mật theo các quy
uy trình xử ý v n ản ến

nh củ

hà n ớc.

c th c hi n qu các

ớc sau:

ớc 1. Chuẩn b
ớc 2. Xây d ng d thảo v n ản phù h p với hình thức, th thức v n
bản theo quy

nh

ớc 3. Duy t bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo ã duy t
ớc 4. Hoàn thi n th thức và àm các thủ t c phát hành
1.2.2.2. Quản lý văn bản
Theo iều 2 củ Thông t số 07/2012/TT-

V ngày 22 tháng 11 n m

2012 về vi c h ớng dẫn quản ý v n ản, lập hồ sơ và n p
vào

u hồ sơ, tài i u

u trữ cơ qu n:
V n ản i à tất cả các o i v n ản, bao gồm v n ản quy ph m pháp

luật, v n ản hành chính và v n ản chuy n ngành (k cả bản s o v n ản,
v n ản n i b và v n ản mật) do cơ qu n, tổ chức phát hành.
Theo cuốn Hành chính v n ph ng trong cơ qu n nhà n ớc, tổ chức giải
8


quyết và quản ý v n ản i

o gồm các nguy n tắc sau [7, tr.121]:

- M i v n ản i ều phải qu v n th

ng ký, óng dấu, àm các thủ

t c gửi i.

- V i tr ch tiếp nhận
úng quy
chính,

phát hành những v n ản ã

c ánh máy

nh, s ch sẽ, khơng sữa chữa, tẩy xó và phải ki m tra thủ t c hành
ng ký số, ngày tháng củ v n ản tr ớc khi chuy n b phận ánh

máy nhân ản úng số

ng và th i gi n y u cầu.

Vi c tổ chức và giải quyết v n ản i

c th c hi n qu các

ớc sau:

ớc 1. Ki m tr th thức, kỹ thuật trình ày; ghi sổ, ngày, tháng n m
củ v n ản
ớc 2.

ng ký v n ản i

ớc 3. hân ản, óng dấu cơ qu n và dấu mức

mật, khẩn

ớc 4. àm thủ t c phát hành, chuy n phát và theo dõi vi c chuy n
phát v n ản i
ớc 5.
1.2.3.

u v n ản i
p h sơ và nộp lưu h sơ, tài liệu vào lưu tr cơ quan

Trong cuốn ý uận và ph ơng pháp công tác v n th , PGS. V ơng
ình uyền

r khái ni m về hồ sơ và ập hồ sơ nh s u:

“Hồ sơ à m t tập v n ản có i n qu n về m t vấn ề, s vi c hay m t
ng

i hình thành trong quá trình giải quyết vấn ề, s vi c ó ho c

c kết

h p l i do có những i m giống nhau về hình thức nh cùng o i v n ản,
cùng tác giả, cùng th i gi n

n hành” [6, tr.333].

“ ập hồ sơ à tập h p những v n ản hình thành trong q trình giải
quyết cơng vi c củ cơ qu n, tổ chức, cá nhân theo từng vấn ề, s vi c ho c
theo các

c i m khác củ v n ản, ồng th i sắp xếp và i n m c chúng

theo ph ơng pháp kho h c” [6, tr.337].
Lập hồ sơ à khâu cuối cùng, qu n tr ng củ công tác v n th , à khâu
bản lề củ công tác

u trữ, trong ó hình thành những hồ sơ phản ánh trung
9


th c, ầy ủ ho t

ng củ cơ qu n, t o c n cứ chính xác

giải quyết nhanh

chóng, úng ắn và có hi u quả cơng vi c củ cơ qu n và mỗi cán
chức. àm tốt công tác ập hồ sơ sẽ góp phần giữ gìn í mật củ
n ớc và cơ qu n, h n chế

, công
ảng,

hà

c v n ản, giấy t vô d ng ho c bỏ sót những

tài i u quý hiếm [7, tr.140].
Lập hồ sơ

c th c hi n qu các

ớc sau:

ớc 1. ập d nh m c hồ sơ
ớc 2. Mở hồ sơ
ớc 3. Thu thập, cập nhật v n ản, tài i u vào hồ sơ
ớc 4. Kết thúc hồ sơ
1.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu à m t trong những công c quan tr ng
quản ý nhà n ớc ối với m i m t củ
các cơ qu n, v n ản

th c hi n công tác

i sống xã h i. Trong ho t

ng của

c ảm bảo giá tr pháp ý bằng m t yếu tố th thức

quan tr ng à con dấu. Con dấu th hi n quyền l c củ chính quyền các cấp
[7, tr.135].
Theo từ i n

u trữ Vi t

m n m 1992 thì “con dấu bằng kim lo i

ho c bằng kim lo i ho c bằng m t chất li u khác do

ó khắc t n cơ qu n dùng

n i v quản ý, tr n

xác nhận t cách pháp nhân của m t cơ qu n [5,

tr.180].
Ngh
ph ơng ti n

nh 99/2016/

-CP ngày 01/07/2016 quy

c bi t do cơ qu n nhà n ớc có thẩm quyền

nh: “Con dấu à
ng ký, quản ý,

c sử d ng óng tr n v n ản, giấy t củ cơ qu n, tổ chức, chức d nh nhà
n ớc” [5, tr.180].
h vậy, theo các khái ni m ã trình ày, con dấu có th bằng kim lo i,
bằng gỗ, bằng cao su; lo i có hình i u t

ng, lo i khơng có hình i u t

ng.

Dấu óng tr n v n ản, giấy t củ cơ qu n, tổ chức, chức d nh nhà n ớc
khẳng

nh giá tr pháp ý củ v n ản giấy t . Vi c khắc và quản ý con dấu
10


thu c trách nhi m củ các cơ qu n nhà n ớc có thẩm quyền và
ch t chẽ. Quản ý tốt con dấu giúp nâng c o chất
cơ quan, tổ chức, tránh

c quản ý

ng, hi u quả và uy tín của

c vi c sử d ng dấu vào các m c ích phi pháp [6,

tr.180]. .
Khi óng dấu cần tuân thủ các nguy n tắc s u ây [8, tr.103-04]:
c óng n v n ản, giấy t s u khi ã có chữ ký của cấp

- Dấu ch

có thẩm quyền, khơng

c óng dấu tr n giấy trắng, giấy khống ch , ho c

vào v n ản, giấy t ch

hoàn ch nh n i dung.

- Dấu phải óng rõ ràng, ng y ngắn.

phí

n trái. Tr

ng h p óng dấu ng

óng

n khoảng 1/3 chữ ký về

c, dấu m thì phải hủy bỏ v n ản và

àm i v n ản khác.
- Ch ng

i

c giao giữ dấu mới

v n ản. Trong cơ qu n, tổ chức th

c phép tr c tiếp óng dấu vào

ng ch những ng

chính thức củ cơ qu n, tổ chức mới

i à cán

i n chế

c phép giữ dấu và sử d ng con dấu

củ cơ qu n, tổ chức.
- Dấu củ cơ qu n ch

óng vào v n ản do cơ qu n xây d ng và

n

hành.
- Không óng vào ngồi gi hành chính ối với các cơ qu n nhà n ớc.
Tr

ng h p

c bi t do thủ tr ởng cơ qu n cho phép.

1.3. Yêu cầu của công tác văn thư
1.3.1. Nhanh ch ng
Công tác v n th ảnh h ởng tr c tiếp ến ho t
chức do vậy

ng củ cơ qu n, tổ

th c hi n tốt công tác v n th phải ảm bảo y u cầu nhanh

chóng.

trình giải quyết cơng vi c củ cơ qu n ph thu c nhiều vào khâu

truyền

t, xử ý các thông tin so n thảo v n ản, quản ý và giải quyết v n

bản.

o ó, so n thảo nh nh v n ản, quản ý và giải quyết v n ản k p th i

sẽ góp phần vào vi c xử ý nh nh chóng m i công vi c củ cơ qu n. Giải
quyết công vi c chậm sẽ àm giảm hi u quả công vi c, thậm chí có th gây
11


ảnh h ởng ti u c c cho cơ qu n, tổ chức [5, tr.14].
1.3

h nh ác

Về n i dung, v n ản phải ảm bảo tính pháp ý chính xác tuy t ối.
Các trích dẫn, dẫn chứng n u r cũng phải chính xác, các số li u phải ầy ủ,
các uận cứ phải rõ ràng [7, tr.109].
Về hình thức, v n ản phải có ầy ủ các yếu tố th thức theo quy

nh

củ pháp uật [7, tr.109].
Về quy trình kỹ thuật, nghi p v , tất cả các khâu kỹ thuật nghi p v của
công tác v n th phải

c ảm bảo chính xác, từ vi c so n thảo, ánh máy,

ng ký, chuy n gi o ến tổ chức giải quyết và quản ý v n bản ều phải ảm
bảo theo úng quy
1.3

nh [7, tr.109].

B m t

Th c hi n úng quy
n ớc, nh Pháp

hà n ớc về cơng tác ảo v

nh củ

í mật nhà

í mật nhà n ớc. Th c hi n bảo mật t i b phận

nh bảo v

v n th chuy n trách củ cơ qu n, nh
quyết v n ản và từ công o n

í mật n i dung các v n ản ến, giải

n hành v n ản, cho ến vi c

u v n ản [8,

tr.84].
1.3

Hiện ại

gày n y, tr ớc s phát tri n không ngừng của khoa h c công ngh , à
ho t

ng ảnh h ởng tr c tiếp tới vi c iều hành, quản ý, công tác v n th

i hỏi phải từng

ớc hi n

i hó . Hi n

i hó trong cơng tác v n th

chính à ứng d ng công ngh thông tin vào vi c so n thảo, quản ý và giải
quyết v n ản ồng th i
công tác v n th .

các tr ng thiết b hi n

n c nh ó,

vi c hi n

c nhu cầu phát tri n củ xã h i, cán
cán

v n th nói ri ng cần

nghi p v và nâng c o trình
xu thế hi n

i vào vi c sử d ng trong

i hó cơng tác v n th

áp ứng

, cơng chức, vi n chức nói chung,

c trang b những kiến thức về chuy n mơn
tin h c, có phong cách àm vi c phù h p với

i [5, tr.15].
12


1.4. Vị trí, ý nghĩa của cơng tác văn thư
1.4.1. Vị tr của công tác văn thư
Công tác v n th
nói chung và ho t

c xác

nh à m t ho t

ng củ

máy quản ý

ng quản ý củ từng cơ qu n nói ri ng. Trong v n ph ng,

cơng tác v n th không th thiếu
phần rất ớn trong n i dung ho t
th gắn iền với ho t

c và à n i dung qu n tr ng, chiếm m t
ng củ v n ph ng.

ng củ các cơ qu n,

h vậy, công tác v n

c xem nh m t

ng quản ý, có ảnh h ởng tr c tiếp ến chất

phận ho t

ng quản ý nhà n ớc [5,

tr.15].
1.4.2. Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác v n th có ý ngh

củ các cơ qu n, tổ chức, theo TS.

rất quan tr ng ối với ho t

ng quản ý

u Kiếm Th nh, cơng tác v n th có các

ý ngh s u:
Công tác v n th

ảm bảo cung cấp k p th i ầy ủ những thông tin

cần thiết ph c v các nhi m v quản ý, iều hành và các công vi c chuy n
môn của mỗi cơ qu n, tổ chức nói chung. Trong ho t
tổ chức, nhu cầu thông tin

ng của mỗi cơ qu n,

c cung cấp từ nhiều nguồn khác nh u, nh ng

thông tin d ng v n ản à chủ yếu. Công tác v n th vừ có chức n ng à ảo
ảm thông tin cho ho t

ng củ cơ qu n, tổ chức, vừ có chức n ng truyền

t phổ biến thông tin ằng v n ản [8, tr.82].
àm tốt công tác v n th sẽ góp phần giải quyết cơng vi c củ cơ qu n,
tổ chức

c nh nh chóng, chính xác, n ng suất, chất

úng chế

, giữ gìn

c í mật quốc gia, h n chế

ng, úng chính sách,
c b nh qu n i u giấy

t [8, tr.82].
Công tác v n th có nề nếp bảo ảm giữ gìn ầy ủ hồ sơ, tài i u, t o
iều ki n tốt cho công tác

u trữ. Nguồn bổ sung tài i u vào

từ gi i o n v n th . Trong quá trình ho t

u trữ chủ yếu

ng củ mình, các cơ qu n, tổ

chức cần phải tổ chức th c hi n tốt công tác ập hồ sơ hi n hành và gi o n p
13


hồ sơ, tài i u vào

u trữ cơ qu n. Hồ sơ

ầy ủ thì th c hi n cơng tác
u trữ, chất

ng hồ sơ

c lập hoàn ch nh, v n ản giữ

u trữ thuận l i, nâng c o chất

u trữ và ổ sung

ng tài i u

c nhiều tài i u vào phơng

u

Ch ơng này em ã tìm hi u về cơ sở ý uận củ công tác v n th ,

o

trữ quốc gia [8, tr.82 – 83].
* Tiểu kết

gồm: khái ni m, y u cầu, v trí, ý ngh củ công tác v n th , ồng th i n u r
những n i dung củ công tác v n th (so n thảo và
v n ản, lập hồ sơ và n p
ây à những cơ sở
th t i V n ph ng U

u hồ sơ vào

n hành v n ảo, quản ý

u trữ cơ qu n, quản ý con dấu).

àm tiền ề cho vi c tìm hi u th c tr ng công tác v n
huy n L c Hà, t nh Hà T nh ở ch ơng 2.

u ch ơng này, chúng t có th nhận thấy, công tác v n th

à ho t

ng vô cùng qu n tr ng ối với mỗi cơ qu n, tổ chức. àm tốt công tác v n
th

à m t tiền ề quan tr ng

th c hi n tốt các ho t

tổ chức.

14

ng khác củ cơ qu n,


CHƯ NG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VĂN PHÕNG U N HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH

2.1. Tổng quan về Văn phòng U N huyện Lộc Hà
2.1.1. Giới thiệu về Huyện Lộc Hà
Ủy

n nhân dân huy n L c Hà thu c

àn huy n L c Hà – t nh Hà

T nh.
a ch : Th Trấn L c Hà, huy n L c Hà, t nh Hà T nh.
i n tho i: 0239 3651 555
Huy n

c Hà

c thành ập theo

gh

nh số 20/

- CP ngày

07/02/2007 củ Chính phủ, tr n cơ sở sát nhập 7 xã vùng h củ huy n C n
c và 6 xã vùng i n cửa củ huy n Th ch Hà. à huy n ồng bằng ven
bi n, có di n tích t nhi n 11.830 h , dân số hơn 8,3 v n ng
chính của huy n
huy n C n

c, phí

c xác

nh bởi phí

ơng giáp i n

i.

a giới hành

ơng, phí Tây giáp

m giáp huy n Th ch Hà và Thành phố Hà T nh, phí

Bắc giáp huy n ghi Xuân.
L c Hà, m t vùng ất

inh nhân ki t, giàu truyền thống v n hó ,

cách m ng và nh hùng nh : M i Thúc o n, v Hồng ế có cơng ánh uổi
quân xâm
Cận, Th

c nhà

ng, ở xã Mai Ph ;

ình ch ơng

ơ ốc Phan Huy

ng th Ph n Huy Ích, nhà ác h c Ph n Huy Chú… ở xã Th ch

Châu; T m nguy n Hoàng giáp T t ớng Nguyễn V n Gi i và d ng h
Nguyễn

ức L c Chi nổi tiếng về truyền thống y u n ớc, v n ch ơng và

khoa bảng ở xã Ích Hậu…
Trong hai cu c kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ cứu n ớc, vùng
ất này uôn à cái nôi củ c o trào Xô Viết Ngh T nh và các phong trào cách
m ng, nơi Chi
i. Con ng

nh L

i L c Hà x

sống tinh thần phong phú,

à Chi

ầu ti n củ

ảng b t nh Hà T nh r

và n y ã không ngừng v ơn n
u

i cho muôn

15

t o d ng

i

i sau những giá tr v n hó to


lớn, gìn giữ nhiều lễ h i và di tích

c áo, giàu ản sắc dân t c…

Tiếp t c phát huy các giá tr truyền thống, ảng b và nhân dân
hôm n y ã không ngừng nỗ l c phấn ấu

ẩy m nh phát tri n kinh tế - xã

h i, ảm bảo quốc ph ng - an ninh, giữ vững ổn
phấn ấu tích c c,

c Hà ã

tri n kinh tế với tốc
nghi p

t

c Hà

nh chính tr . S u 5 n m

c nhiều kết quả áng khích

t ng tr ởng hàng n m ình qn

trong phát
t 11 , nơng

c mù khá tồn di n, sản xuất cơng nghi p và ti u thủ công nghi p

ngày càng phát tri n, thu ngân sách t ng gấp 5 ần so với n m mới thành ập,
tỷ

h ngh o giảm rõ r t,

i sống củ nhân dân ngày càng

Trong nh v c giáo d c, y tế ã
kh ng tr ng hơn, tr ng thiết
chuẩn quốc gi ;

t những kết quả quan tr ng: cơ sở vật chất
d yh c

d ng, 100% tr m y tế xã có ác sỹ và ã
sóc sức khỏe cho nhân dân từng
và

ng

c t ng c

nh vi n mới với 160 gi

lập ến n y, tr n

ớc

ng, 60

ng b nh ã

tr

ng

t

c ầu t xây

t chuẩn quốc gi , công tác ch m
c cải thi n.

c bi t, từ khi thành

àn huy n ã có nhiều cơng trình, d án tr ng i m ã

c tri n kh i xây d ng nh : ng t hó sông

1A i mỏ sắt Th ch Kh , T nh

9, T nh

trình ớn nhỏ khác, góp phần ph c v
- xã h i và àm cho
tr ng, th y d

c nâng n…

7, k

gh n,

ng

uốc

i n… cùng hàng tr m công

ắc l c cho công cu c phát tri n kinh tế

m t nông thôn

c Hà ngày càng khởi sắc, khang

ổi th t.

Cùng với s r

i của huy n L c Hà, Ủy

n nhân dân huy n L c Hà

c thành ập nhằm m c ti u xây d ng, phát tri n và th y ổi dần b m t
của huy n, i
chất, trình

n từ những khó kh n h n chế

từ ó, nâng c o về cả vật

chuy n môn và h tầng của huy n.

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh
2.1.2.1. Chức năn
Uỷ

n nhân dân huy n do H i ồng nhân dân huy n ầu à cơ qu n
16


chấp hành của H i ồng nhân dân huy n, cơ qu n hành chính nhà n ớc ở

a

ph ơng, ch u trách nhi m tr ớc H i ồng nhân dân cùng cấp và cơ qu n nhà

n ớc cấp tr n.
n nhân dân huy n ch u trách nhi m chấp hành Hiến pháp, uật,

Uỷ

các v n ản củ cơ qu n nhà n ớc cấp tr n và ngh quyết của H i ồng nhân
dân cùng cấp nhằm bảo ảm th c hi n chủ tr ơng, i n pháp phát tri n kinh
tế - xã h i, củng cố quốc ph ng, n ninh và th c hi n các chính sách khác tr n
àn.
n nhân dân th c hi n chức n ng quản ý nhà n ớc ở

Uỷ

góp phần bảo ảm s ch

ph ơng,

o, quản ý thống nhất trong b máy hành chính

nhà n ớc từ trung ơng tới cơ sở.
2.1.2.2. Nhi m vụ, quyền hạn
a Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nh ng
nhiệm vụ, quyền hạn sau ây:
1. Xây d ng kế ho ch phát tri n kinh tế - xã h i hàng n m trình H i
ồng nhân dân cùng cấp thơng qu

trình Uỷ

n nhân dân cấp t nh ph

duy t; tổ chức và ki m tra vi c th c hi n kế ho ch ó;
2. Lập d tốn thu ngân sách nhà n ớc tr n
ngân sách

ph ơng, ph ơng án phân ổ d tốn ngân sách cấp mình; quyết

tốn ngân sách
trong tr

àn; d toán thu, chi

ph ơng; ập d toán iều ch nh ngân sách

ng h p cần thiết trình H i ồng nhân dân cùng cấp quyết

áo cáo Uỷ

ph ơng
nh và

n nhân dân, cơ qu n tài chính cấp tr n tr c tiếp;

3. Tổ chức th c hi n ngân sách

ph ơng; h ớng dẫn, ki m tra Uỷ

n nhân dân xã, th trấn xây d ng và th c hi n ngân sách và ki m tra ngh
quyết của H i ồng nhân dân xã, th trấn về th c hi n ngân sách
theo quy

nh củ pháp uật;

4. Ph chuẩn kế ho ch kinh tế - xã h i củ xã, th trấn.

17

ph ơng


b Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và
ất ai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nh ng nhiệm vụ, quyền hạn sau
ây:
1. Xây d ng, trình H i ồng nhân dân cùng cấp thơng qu các ch ơng
trình khuyến khích phát tri n nơng nghi p, âm nghi p, ng nghi p ở

a

ph ơng và tổ chức th c hi n các ch ơng trình ó;
2. Ch

o Uỷ

n nhân dân xã, th trấn th c hi n các i n pháp chuy n

d ch cơ cấu kinh tế, phát tri n nông nghi p, bảo v rừng, trồng rừng và kh i
thác âm sản, phát tri n ngành, nghề ánh ắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ
sản;
3. Th c hi n gi o ất, cho thu
gi

ất, thu hồi ất ối với cá nhân và h

ình, giải quyết các tr nh chấp ất

i, th nh tr

ất

i theo quy

nh của

pháp uật;
4. Xét duy t quy ho ch, kế ho ch sử d ng ất

i của Uỷ

n nhân dân

xã, th trấn;
5. Xây d ng quy ho ch thuỷ l i; tổ chức bảo v
thuỷ l i vừ và nhỏ; quản ý m ng

iều, các cơng trình

ới thuỷ nông tr n

àn theo quy

nh

củ pháp uật.
c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân
dân huyện thực hiện nh ng nhiệm vụ, quyền hạn sau ây:
1. Tham gia với Uỷ

n nhân dân t nh trong vi c xây d ng quy ho ch,

kế ho ch phát tri n công nghi p, ti u thủ công nghi p tr n

àn huy n;

2. Xây d ng và phát tri n các cơ sở công nghi p, ti u thủ công nghi p,
d ch v ở các xã, th trấn;
d Trong lĩnh vực ây dựng, giao thông v n tải, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện nh ng nhiệm vụ, quyền hạn sau ây:
1. Tổ chức lập, trình duy t ho c xét duy t theo thẩm quyền quy ho ch
xây d ng th trấn, i m dân c nông thôn tr n
18

àn huy n; quản ý vi c


th c hi n quy ho ch xây d ng ã

c duy t;

2. Quản ý, kh i thác, sử d ng các cơng trình gi o thơng và kết cấu h
tầng cơ sở theo s phân cấp;
3. Quản ý vi c xây d ng, cấp giấy phép xây d ng và ki m tra vi c th c

hi n pháp uật về xây d ng; tổ chức th c hi n các chính sách về nhà ở; quản
ý ất ở và quỹ nhà thu c sở hữu nhà n ớc tr n

àn;

e Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện nh ng nhiệm vụ, quyền hạn sau ây:
1. Xây d ng, phát tri n m ng
tra vi c chấp hành quy
và du ch tr n

ới th ơng m i, d ch v , du l ch và ki m

hà n ớc về ho t

nh củ

ng th ơng m i, d ch v

àn huy n;

2. Ki m tra vi c th c hi n các quy tắc về an toàn và v sinh trong ho t
ng th ơng m i, d ch v , du l ch tr n
3. Ki m tra vi c chấp hành quy
th ơng m i, d ch v , du l ch tr n

àn;
nh củ

hà n ớc về ho t

ng

àn.

f Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, ã hội, văn hố, thơng tin và thể dục
thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nh ng nhiệm vụ, quyền hạn
sau ây:
1. Xây d ng các ch ơng trình, ề án phát tri n v n hoá, giáo d c, thông
tin, th d c th thao, y tế, phát th nh tr n
s u khi

àn huy n và tổ chức th c hi n

c cấp có thẩm quyền ph duy t;

2. Tổ chức và ki m tra vi c th c hi n các quy
phổ cập giáo d c, quản ý các tr
nghề; tổ chức các tr
tr n

àn; ch

nh củ pháp uật về

ng ti u h c, trung h c cơ sở, tr

ng d y

ng mầm non; th c hi n chủ tr ơng xã h i hoá giáo d c

o vi c xoá mù chữ và th c hi n các quy

nh về ti u chuẩn

giáo vi n, quy chế thi cử;
3. Quản ý các cơng trình cơng c ng
phong trào về v n hoá, ho t

c phân cấp; h ớng dẫn các

ng củ các trung tâm v n hố - thơng tin, th
19