Kế toán nghiệp vụ mua hàng

Hoàn thiện kế toán mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
Chơng 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về
kế toán nghiệp vụ mua hàng ở
doanh nghiệp thơng mại.
1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh ảnh hởng tới
quá trình mua hàng hoá ở doanh nghiệp thơng mại.
1.1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh thơng mại.
Hoạt động kinh doanh thơng mại là việc thực hiện một hay nhiều hành
vi thơng mại của thơng nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thơng
nhân với nhau hoặc với các thơng nhân có liên quan bao gồm việc mua bán
hàng hoá, cung ứng dịch vụ thơng mại và các hoạt động xúc tiến thơng mại
nhằm mục đích sinh lợi hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội.
Thơng nhân có thể là cá nhân có đủ năng lực hành vi dân sự hay các
hộ gia đình, tổ hợp tác hoặc các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế
thành lập theo quy định của pháp luật.
Hoạt động kinh doanh thơng mại có chức năng tổ chức và thực hiện
việc mua bán, trao đổi, cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đời
sống nhân dân. Hoạt động kinh doanh thơng mại là khâu trung gian nối liền
sản xuất với tiêu dùng.
Hoạt động kinh doanh thơng mại có đặc điểm cơ bản sau:
Đặc điểm về hoạt động:
Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thơng mại là lu chuyển hàng
hoá. Lu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các quá trình mua bán, trao đổi và
dự trữ hàng hoá.
Đặc điểm về hàng hoá:
1
Hoàn thiện kế toán mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
Hàng hoá trong kinh doanh thơng mại gồm các vật t, sản phẩm, hàng
hoá có hình thái vật chất cụ thể hoặc không có hình thái vật chất mà doanh
nghiệp mua về với mục đích để bán.
Đặc điểm về phơng thức lu chuyển hàng hoá:

Hoạt động kinh doanh thơng mại có hai hình thức lu chuyển hàng hoá
là bán buôn và bán lẻ.
Đặc điểm về tổ chức kinh doanh:
Có thể theo nhiều mô hình khác nhau nh tổ chức công ty bán buôn,
bán lẻ, công ty xúc tiến thơng mại
Đặc điểm về sự vận động của hàng hoá:
Sự vận động của hàng hoá không giống nhau tuỳ thuộc vào nguồn
hàng và ngành hàng (hàng lu chuyển trong nuớc, hàng xuất nhập khẩu, hàng
công nghệ phẩm, hàng nông lâm sản thực phẩm, ). Do đó, chi phí mua và
thời gian lu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng.
1.1.2. Nhiệm vụ của kế toán mua hàng ở doanh nghiệp thơng mại.
Mua hàng là việc doanh nghiệp thơng mại trả tiền để có đuợc quyền sở
hữu hàng hoá và là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện kinh doanh hàng hoá.
Trong quá trình mua hàng sẽ phát sinh những khoản chi phục vụ cho quá
trình đó gọi là chi phí mua hàng. Giá mua hàng đợc tính trên cơ sở khoản tiền
mà doanh nghiệp bỏ ra để có đợc hàng hoá và các chi phí khác nh chi phí vận
chuyển, bốc xếp Kế toán mua hàng hoá trong doanh nghiệp th ơng có các
nhiệm vụ cơ bản sau:
- Ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình mua hàng
hoá của doanh nghiệp trong kỳ. Ngoài kế toán tổng hợp trên các tài khoản kế
toán, kế toán mua hàng phải theo dõi ghi chép về số lợng, đơn giá, kết cấu,
chủng loại và các chi phí kèm theo khi mua hàng của từng nhóm mặt hàng
theo chứng từ đã lập trên hệ thống sổ sách thích hợp.
- Tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng.
2
Hoàn thiện kế toán mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
- Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng cho số hàng đã bán và số hàng tồn
kho cuối kỳ.
- Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá tại
kho, phát hiện và xử lý kịp thời số hàng hoá ứ đọng trong kho.

- Lựa chọn phơng pháp thích hợp để xác định giá vốn hàng xuất bán,
bảo đảm độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp khi xác định kết quả kinh doanh
cuối kỳ.
1.1.3. ý nghĩa của hoạt động mua hàng trong hoạt động kinh doanh th-
ơng mại.
Trong nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm
hay cung cấp các dịch vụ cho khách hàng. Nhng liệu nền kinh tế có phát triển
nếu thiếu đi hoạt động thơng mại? Thơng mại chính là chiếc cầu nối giữa nhà
sản xuất, cung ứng sản phẩm dịch vụ với những ngời tiêu dùng; là khâu
chuyển đổi giá trị từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ. Nhng cũng
chính vì vậy mà muốn có đợc sản phẩm, dịch vụ đến tay ngời tiêu dùng thì
ngòi làm thơng mại phải đi mua từ những nhà sản xuất hay những nhà thơng
mại khác. Điều này lại khẳng định vai trò to lớn của khâu mua hàng.
Khâu mua hàng có vai trò đặc biệt quan trọng nh vậy cũng còn bởi
một lý do quan trọng đó là: sản xuất là tiền đề cho tiêu thụ nhng tiêu thụ lại
quyết định lại đối với sản xuất. Nếu các doanh nghiệp thơng mại khôngcó lãi
thì họ sẽ không thực hiện hoạt động này nữa. Khâu mua hàng góp phần quan
trọng vào việc khách hàng có lãi hay không vì điều này liên quan tới vấn đề
giá vốn hàng bán tức là chi phí của các hàng hoá dịch vụ mà các doanh
nghiệp thơng mại sẽ cung ứng.
Trong nền kinh tế thị trờng, điều quan trọng và là sự quan tâm hàng
đàu của các doanh nghiệp sản xuất là làm thế nào để sản phẩm của mình tiêu
thụ đợc trên thị trờng và đợc thị trờng chấp nhận cả về các phơng diện: giá
cả, chất lợng, mẫu mã Việc khách hàng có chấp nhận hay không sẽ đ ợc
3
Hoàn thiện kế toán mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
khách hàng phản ánh thông qua nhà thơng mại. Nhà thơng mại sẽ phản ánh
lại với nhà sản xuất thông qua việc họ chấp nhận mua hàng của các doanh
nghiệp sản xuất đó với số lợng bao nhiêu, giá cả nh thế nào và mức tăng của
lợng hàng mua.

Xét trên giác độ là một bộ phận của nền kinh tế quốc dân, doanh
nghiệp thơng mại vừa có tính độc lập tơng đối, lại vừa có mối quan hệ chặt
chẽ với các chủ thể kinh tế khác ta thấy: khâu mua hàng của các doanh
nghiệp thơng mại là rất quan trọng trong trờng hợp đầu ra của doanh nghiệp
này là đầu vào của một số doanh nghiệp khác. Bất cứ sự biến động nào của
cầu về hàng hoá dịch vụ sẽ ảnh hởng đến khâu mua hàng và do đó ảnh hởng
đến chủ thể kinh tế khác có liên quan.
Chúng ta cũng cần nhắc lại rằng diều quyết định chủ yếu cho sự thành
công của doanh nghiệp thơng mại là khâu bán hàng song mua hàng cũng có
ảnh hởng hết sức quan trọng. Sự thành công của các doanh nghiệp thơng mại
lại đóng góp vào sự phát triển nền kinh tế quốc dân, thúc đẩy nhanh quá trình
công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nớc. Mục đích kinh doanh của các doanh
nghiệp trong nền kinh tế thị trờng là kết quả kinh doanh và làm thế nào để
kết quả kinh doanh càng cao càng tốt và luôn có sự tăng trởng. Điều đó phụ
thuộc nhiều vào việc tổ chức kiểm soát các khoản doanh thu, chi phí và xác
định, tính toán các kết quả kinh doanh, đầu t, hoạt động tài chính trong kỳ
của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải biết nên kinh doanh mặt hàng nào,
biết đợc xu hớng kinh doanh chúng để đầu t mở rộng kinh doanh hay chuyển
hớng kinh doanh sang mặt hàng khác Điều này phải dựa vào những thông
tin do kế toán cung cấp mới đầy đủ, trung thực và đáng tin cậy.
1.2. Nội dung kế toán nghiệp vụ mua hàng ở các
doanh nghiệp thơng mại.
1.2.1. Phạm vi hàng mua.
Đây là những quy định, những điều kiện về hàng hóa mua vào:
4
Hoàn thiện kế toán mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
- Hàng mua vào phải đợc thực hiện thông qua mua bán và nó phải đảm
bảo đợc thanh toán theo một thể thức nhất định do hai bên chủ thể mua và
bán thống nhất.
- Khi hàng đợc mua bán thì chủ thể bên bán mất quyền sở hữu hàng

hoá đó và bên mua sẽ nhận đợc qyền sở hữu hàng hoá đó và có trách nhiệm
thanh toán đối với chủ thể bên bán.
- Hàng hoá mua vào có thể bán ngay hoặc qua một số công đoạn làm
tăng giá trị của hàng hoá nh đóng gói, tạo mẫu mã
1.2.2. Các phơng thức mua hàng của doanh nghiệp thơng mại.
Mua hàng là khâu đầu tiên trong quá trình kinh doanh của doanh
nghiệp thơng mại. Thực hiện nghĩa vụ này vốn của doanh nghiệp đợc chuyển
từ hình thái tiền tệ sang hình thái hiện vật. Các doanh nghiệp thơng mại có
thể mua hàng hoá theo các phơng thức sau:
+ Mua hàng theo phơng thức đặt hàng.
+ Mua hàng theo hình thức gửi hàng theo hợp đồng.
+ Mua hàng theo hình thức nhận hàng (mua trực tiếp) tức là bên bán
chuyển chuyển hàng đến tận kho bên mua hoặc tới một địa điểm do bên mua
định trớc.
+ Mua hàng hoá theo phơng thức lấy hàng tức là bên mua đến tận kho
bên bán để lấy hàng.
1.2.3. Giá cả của hàng hoá.
Hàng mua đợc nhập kho theo giá thực tế. Đây là quy định chung theo
chế độ kế toán hiện hành. Giá thực tế của hàng hoá đợc xác định tuỳ theo
nguồn nhập.
+ Đối với hàng hoá mua vào không thuộc đối tợng chịu VAT và doanh
nghiệp tính theo phơng pháp khấu trừ:
Giá thực tế
của hàng hoá
=
Giá mua cha
có VAT
+
Chi phí khâu
mua cha VAT

+
Thuế nhập
khẩu (nếu có)
5
Hoàn thiện kế toán mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
+ Đối với hàng hoá mua vào không thuộc đối tợng chịu VAT hoặc
chịu VAT theo phơng pháp trực tiếp:
Giá thực tế
của hàng hoá
=
Giá mua tính theo
giá thanh toán
+
Chi phí khâu mua
giá thanh toán
+
Thuế nhập
khẩu (nếu có)

+Đối với hàng hoá tự sản xuất, gia công:
Giá thực tế của hàng hoá = Giá thành thực tế
+ Đối với hàng hoá đợc cấp:
Giá thực tế của
hàng hoá
=
Giá ghi trên hoá
đơn cả bên cấp
+ Đối với hàng hoá nhận vốn góp liên doanh:
Giá thực tế của
hàng hoá

=
Kết quả đánh giá của hoạt
động kinh doanh
+ Đối với hàng hoá đợc viện trợ không hoàn lại
Giá thực tế của
hàng hoá
=
Giá mua trên thị trờng của
hàng hoá cùng loại
1.2.4. Phơng thức thanh toán.
Quá trình mua hàng hoá của các doanh nghiệp thơng mại có thể tiến
hành theo nhiều phơng thức khác nhau nhng việc mua hàng hoá nhất thiết
phải gắn với việc thanh toán với ngời bán. Việc thanh toán với ngời bán đợc
tiến hành theo phơng thức sau:
* Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt:
Việc nhận hàng và thanh toán đợc thực hiện ở cùng thời điểm, do vậy
việc mua hàng hoá đợc hoàn tất ngay khi nhận hàng và giao tiền.
* Thanh toán chậm:
Hình thức này có đặc trng cơ bản là từ khi nhận đợc hàng tới lúc thanh
toán có một khoảng thời gian nhất định tuỳ thuộc vào hai bên mua, bán.
1.2.5. Chứng từ và tài khoản sử dụng.
6
Hoàn thiện kế toán mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
1.2.5.1. Chứng từ.
Tuỳ theo phơng thức thanh toán mà kế toán sử dụng các chứng từ sau:
- Hoá đơn GTGT.
- Biên bản kiểm nghiệm.
- Phiếu nhập kho.
- Thẻ kho.
- Bảng kê hàng hoá nhập kho.

- Phiếu chi.
- Các chứng từ kế toán khác có liên quan.
1.2.5.2. Tài khoản sử dụng.
Kế toán quá trình mua hàng thờng sử dụng những tài khoản tơng ứng
là: TK 156, TK6112, TK 1331, TK 151, TK 331, cụ thể nh sau:
* TK 156: Hàng hoá
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm
của các loại hàng hoá trong doanh nghiệp gồm có hàng hoá tại các kho hàng,
quầy hàng.
Bên Nợ:
- Trị giá của hàng hoá mua vào nhập kho trong kỳ.
- Chi phí thu mua hàng hoá.
- Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công, chế biến nhập kho.
- Trị giá hàng hoá đã bán bị ngời mua trả lại.
- Trị giá hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê.
- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ (nếu sử dụng phuơng
pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có:
- Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, thuê ngoài
gia công chế biến hoặc xuất sử dụng.
- Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ.
7
Hoàn thiện kế toán mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
- Các khoản giảm giá, bớt giá hàng mua đợc hởng.
- Trị giá hàng hoá trả lại cho ngời bán.
- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ.
Số d bên Nợ:
- Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho.
- Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho.
* TK 6112: Mua hàng hoá

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hoá mua vào trong kỳ (áp
dụng cho doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKĐK)
Bên Nợ:
- Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ.
-Trị giá hàng hoá mua vào trong kỳ và hàng bán bị trả lại.
Bên Có:
- Kết chuyển trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ.
- Trị giá thực tế hàng hoá xuất bán.
- Trị giá thực tế hàng mua vào trả lại ngời bán.
- Giảm giá hàng mua đợc hởng.
Tài khoản 6112 không có số d.
* TK 1331: Thuế GTGT đ ợc khấu trừ của hàng hoá
Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ,
đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ của doanh nghiệp (chỉ áp dụng đối với các
doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ).
Bên Nợ:
Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ của hàng hoá.
Bên Có:
- Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ của hàng hoá.
- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ của hàng hoá.
- Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá đã trả lại, đợc giảm giá.
8
Hoàn thiện kế toán mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
- Số thuế GTGT đầu vào đợc hoàn lại.
Số d bên Nợ:
- Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ.
- Số thuế GTGT đầu vào đợc hoàn lại nhng cha đợc nhận.
* TK 151: Hàng mua đang đi trên đ ờng
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật t
mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đờng vận

chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhng đang chờ
kiểm nhận cha nhập kho.
Bên Nợ:
- Giá trị hàng hoá, vật t đã mua đang đi trên đờng.
- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá đang đi đờng cuối kỳ
(KKĐK).
Bên Có:
- Giá trị hàng hoá đang đi đờng đã về nhập kho hoặc đã giao cho
khách hàng.
- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá đang đi đờng đầu kỳ
(KKĐK).
Số d bên Nợ:
- Giá trị hànghoá, vật t đã mua nhng còn đang đi đờng.
* TK 331: Phải trả cho ng ời bán .
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ
phải trả của doanh nghiệp cho ngời bán vật t hàng hoá.
Bên Nợ:
- Số tiền đã trả cho ngời bán vật t hàng hoá.
- Số tiền ứng trớc cho ngời bán nhng cha nhận đợc hàng hoá.
- Số tiền ngời bán chấp thuận giảm giá cho hàng hoá đã giao theo hợp
đồng.
9
Hoàn thiện kế toán mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
- Chiết khấu thanh toán đợc ngời bán chấp thuận trừ vào số nợ phải trả.
- Kết chuyển số hàng thiếu, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại
ngời bán.
Bên Có:
- Số tiền phải trả cho ngời bán vật t hàng hoá.
- Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số hàng hoá đã nhận khi
có hoá đơn chính thức.

Số d bên Có:
Số tiền còn phải trả cho ngời bán
Tài khoản này có có thể có số d bên Nợ. Số d bên Nợ (nếu có) phản
ánh số tiền đã ứng trớc cho ngời bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số tiền
phải trả cho ngời bán theo chi tiết của từng đối tợng cụ thể. Khi lập bảng cân
đối kế toán, phải lấy số d chi tiết của từng đối tợng phản ánh ở tài khoản này
để ghi 2 chỉ tiêu bên tài sản và bên nguồn vốn.
Ngoài ra trong quá trình mua hàng còn phải sử dụng một số tài khoản
khác nh: 111, 112, 1381, 1532, 336, 711, 811...
1.2.6. Hạch toán quá trình mua hàng của các doanh nghiệp thơng mại.
1.2.6.1. Kế toán mua hàng ở doanh nghiệp th ơng mại kế toán hàng tồn
kho theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên.
Theo phơng pháp này hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại đợc
phản ánh trên tài khoản 156: Hàng hoá
Đối với hàng chịu VAT theo ph ơng pháp khấu trừ.
* Khi mua hàng, hàng về nhập kho.
Nợ 156: Giá mua hàng hoá cha có VAT
Nợ 133: VAT đợc khấu trừ
Có 111, 112, 141, 331: Số tiền theo giá thanh toán
* Trờng hợp mua hàng trả tiền sớm trớc thời hạn đợc hởng chiết
khấu thanh toán.
10
Hoàn thiện kế toán mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
Nợ 331, 111, 112 : chiết khấu thanh toán
Có 711
* Trờng hợp mua hàng đợc hởng chiết khấu thơng mại hoặc giảm giá
hàng mua nhiều hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đúng hợp đồng.
Nợ 331, 111, 112: Số tiền theo giá thanh toán
Có 156: Số tiền chiết khấu giảm giá cha có VAT
Có 133: VAT tính theo số tiền chiết khấu giảm giá

* Trờng hợp hàng sai quy cách, phẩm chất, không đúng hợp đồng trả
lại bên bán.
Nợ 331, 111, 112: Số tiền theo giá thanh toán
Có 156: Giá mua của hàng bị trả lại cha VAT
Có 133: VAT của hàng bị trả lại
- Nếu doanh nghiệp đang bảo quản hộ bên bán
Nợ 002: Trị giá hàng bảo quản hộ
* Trờng hợp mua hàng, hàng về nhập kho phát sinh thiếu, kế toán
chỉ ghi sổ nhập kho theo số hàng thực nhận, còn số hàng thiếu ghi vào tài
khoản 1381.
Nợ 156: Giá mua cha VAT của hàng thực nhận
Nợ 1381: Giá mua cha VAT của hàng thiếu
Nợ 133: VAT đầu vào theo hoá đơn
Có 331: Số tiền theo giá thanh toán
- Khi xác định đợc nguyên nhân hàng thiếu.
+ Nếu do bên bán xuất nhầm và đã chở hàng đền bù
Nợ 156 :Trị giá hàng nhập kho
Có 1381
+ Nếu do bên bán xuất nhầm nhng không có hàng để bù, kế toán ghi
giảm số tiền phải trả
Nợ 331: Số tiền theo giá thanh toán
11
Hoàn thiện kế toán mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
Có 1381: Giá mua của hàng hoá thiếu cha có VAT
Có 133: VAT của hàng bị thiếu
+ Nếu quy định đợc trách nhiệm bắt ngời phạm lỗi phải bồi thờng
Nợ 1388: Số tiền theo giá thanh toán
Có 1381: Giá mua của hàng bị thiếu bắt bồi thờng cha VAT
Có 133: VAT của hàng bị thiếu
+ Nếu thiếu hụt trong định mức, hội đồng xử lý quyết định ghi vào chi

phí mua hàng
Nợ 156: Trị giá hàng thiếu tính vào chi phí mua hàng
Có 1381
+ Nếu hàng hoá hao hụt tổn thất vợt định mức hao hụt do nguyên nhân
khách quan ngoài khả năng khắc phục của ngời chịu trách nhiệm: thiên tai,
hoả hoạn , hội đồng xử lý quyết đinh ghi vào chi phí bất th ờng.
Nợ TK821 : Trị giá hàng hoá hao hụt tổn thất
Có TK1381
* Trờng hợp mua hàng nhập kho phát sinh thừa cha rõ nguyên nhân, kế
toán ghi sổ nhập kho theo số hàng thực nhận.
Nợ 156: Giá mua cha có VAT của hàng thực nhập
Nợ 133: VAT đầu vào theo hoá đơn
Có 331: Số tiền phải trả ngời bán theo hợp đồng
Có 3381: Giá mua của hàng thừa
- Khi xác định đựoc nguyên nhân hàng thừa:
+ Nếu do bên bán xuất nhầm xin mua cả số hàng thừa, bên bán đã
đồng ý:
Nợ 3381: Giá mua của hàng hoá cha VAT
Nợ 133: VAT đợc khấu trừ
Có 331: Số tiền phảI trả ngời bán
+ Nếu do bên bán xuất nhầm và trả lại bên bán:
12