Hoạt động của trung tâm thông tin thư viện học viện cán bộ quản lý xây dựng và đô thị thực trạng và giải pháp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI
KHOA THƯ VIỆN - THÔNG TIN
----------

HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ THƯ VIỆN
HỌC VIỆN CÁN BỘ QUẢN LÝ XÂY DỰNG VÀ ĐÔ THỊ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN : THS. PHẠM THỊ PHƯƠNG LIÊN
SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN MINH HUYỀN
LỚP
: TV40A

HÀ NỘI - 2012

1


LỜI CẢM ƠN
Trong q trình thực hiện đề tài khóa luận, em đã nhận được rất nhiều lời
động viên và hỗ trợ. Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới những
người đã quan tâm và giúp đỡ em thực hiện đề tài.
Lời đầu tiên em xin được cảm ơn cô Phạm Thị Phương Liên, thạc sỹ,
giảng viên khoa Thư viện - Thông tin, trường Đại học Văn hóa Hà Nội. Cơ là
người trực tiếp gợi ý, hết lịng hướng dẫn và chỉnh sửa nhiệt tình cho em từ khi
bắt đầu xây dựng đề cương đến lúc hoàn thiện đề tài, em vô cùng cảm ơn cô.
Em xin được cảm ơn Ban Giám hiệu, các thầy cô trong Khoa Thư viện –
Thơng tin, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội đã giúp đỡ em trong quá trình học
tập và nghiên cứu.
Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Học viện Cán bộ quản lý xây

dựng và đô thị, Ban giám đốc và các cán bộ của Trung tâm Thông tin và Thư
viện Học viện đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để em có thể hồn thành khóa luận.
Em cũng xin được cảm ơn tập thể lớp thư viện 40A cùng gia đình, bạn bè,
những người đã động viên, khuyến khích em khi thực hiện khóa luận.

Nguyễn Minh Huyền

2


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU........................................................................................................1
Chương I: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ THƯ VIỆN,
HỌC VIỆN CÁN BỘ QUẢN LÝ XÂY DỰNG VÀ ĐƠ THỊ ......................5
1.1 Q trình hình thành và phát triển .............................................................5
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức ........................................................9
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ..............................................................................9
1.2.2 Cơ cấu tổ chức......................................................................................10
1.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị ....................................................................11
1.4 Cơ cấu vốn tài liệu...................................................................................12
1.4.1 Loại hình ..............................................................................................12
1.4.2 Nội dung...............................................................................................13
1.4.3 Ngơn ngữ..............................................................................................15
1.5 Đối tượng bạn đọc ...................................................................................18
Chương II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG
TIN VÀ THƯ VIỆN, HỌC VIỆN CÁC BỘ QUẢN LÝ XÂY DỰNG VÀ ĐƠ
THỊ...............................................................................................................22
2.1 Cơng tác bổ sung phát triển vốn tài liệu...................................................22
2.1.1 Xây dựng chính sách bổ sung ...............................................................23
2.1.2 Nguồn bổ sung .....................................................................................26

2.1.3 Qui trình bổ sung..................................................................................31

3


2.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác bổ sung tài liệu .............33
2.2 Xử lý tài liệu............................................................................................34
2.2.1 Xử lý kỹ thuật.......................................................................................34
2.2.2 Xử lý hình thức.....................................................................................36
2.2.3 Xử lý nội dung......................................................................................39
2.3 Tổ chức, bảo quản tài liệu........................................................................41
2.4 Xây dựng bộ máy lưu trữ thông tin..........................................................46
2.5 Khai thác và phổ biến tài liệu ..................................................................50
2.6 Các hoạt động khác .................................................................................54
Chương III: GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG
TÂM THÔNG TIN VÀ THƯ VIỆN, HỌC VIỆN CÁN BỘ QUẢN LÝ XÂY
DỰNG VÀ ĐÔ THỊ.....................................................................................57
3.1 Nhận xét ..................................................................................................57
3.1.1 Đội ngũ cán bộ .....................................................................................57
3.1.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật và hạ tầng công nghệ thông tin ........................57
3.1.3 Công tác bổ sung phát triển vốn tài liệu................................................58
3.1.4 Công tác xử lý tài liệu...........................................................................59
3.1.5 Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu ...................................................60
3.1.6 Công tác lưu trữ thông tin....................................................................60
3.1.7 Công tác khai thác và phổ biến thông tin .............................................60

4


3.2 Giải pháp tăng cường hoạt động tại Trung tâm Thông tin và Thư viện, Học

viện Cán bộ quản lý xây dựng và đơ thị.........................................................61
3.2.1 Nâng cao trình độ chun môn phục vụ cho đội ngũ cán bộ .................61
3.2.2 Đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật và hạ tầng cơng nghệ thơng tin..............62
3.2.3 Hồn thiện cơng tác bổ sung, tổ chức kho và bảo quản tài liệu .............63
3.2.4 Tổ chức và thực hiện các công đoạn xử lý tài liệu theo đúng tiêu chuẩn và
quy trình........................................................................................................65
3.2.5 Tăng cường các dịch vụ phục vụ người dùng tin ..................................65
3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện .......66
3.2.7 Biên soạn các sản phẩm thông tin thư viện và phổ biến các sản phẩm này
đến các đối tượng người dùng tin ..................................................................66
3.2.8 Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức thông tin cho người dùng tin ..................67
3.2.9 Thực hiện phối hợp, hợp tác trong hoạt động thông tin thư viện ...........67
KẾT LUẬN..................................................................................................69
TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................70

5


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong thời đại bùng nổ thông tin, việc làm chủ và nắm bắt thông tin đã và
đang đặt ra những thách thức to lớn cho các quốc gia trên thế giới. Sự gia tăng
không ngừng của các nguồn thông tin tài liệu là hệ quả của sự phát triển mạnh
mẽ của khoa học kỹ thuật đã tác động sâu rộng đến mọi mặt của đời sống văn
hóa, kinh tế khoa học, chính trị và xã hội. Hoạt động thông tin - thư viện cũng vì
thế mà càng ngày càng giữ vai trị quan trọng, góp phần thúc đẩy sự văn minh,
tiến bộ ở mỗi quốc gia. Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động thông tin thư viện trong sự phát triển kinh tế xã hội, Đảng và Nhà nước ta cũng rất chú
trọng và quan tâm đến công tác thông tin thư viện và công tác khai thác thông tin
nhằm phục vụ nghiên cứu, giảng dạy, học tập, ứng dụng khoa học công nghệ vào
đời sống.

Trong lĩnh vực giáo dục- đào tạo nói chung, đặc biệt là bồi dưỡng, đào tạo
cho cán bộ ngành quản lý xây dựng các cấp, việc nắm bắt thơng tin lại càng có ý
nghĩa chiến lược. Hoạt động thông tin - thư viện luôn luôn là cánh tay đắc lực
phục vụ cho việc nghiên cứu, học tập phương pháp và kỹ năng quản lý xây dựng,
phát triển đô thị cho cán bộ quản lý xây dựng và học viên Học viện Cán bộ quản
lý xây dựng và đô thị. Với bề dày 30 năm xây dựng và trưởng thành, Học viện
Cán bộ quản lý xây dựng và đô thị đã tổ chức đào tạo, bồi dưỡng hàng ngàn cán
bộ quản lý xây dựng và đô thị khắp mọi miền cả nước, góp phần xây dựng và
phát triển đô thị Việt Nam theo kịp với thế giới. Trong hành trình phát triển của
mình, các cấp lãnh đạo của Học viện đã có sự quan tâm đúng mức với công tác
thư viện, coi đây là công tác trọng tâm trong việc hỗ trợ giảng dạy và nghiên cứu
khoa học của cán bộ, giảng viên, học viên của Học viện. Tuy nhiên làm thế nào

6


để hoạt động thông tin - thư viện phát triển hơn nữa, theo kịp sự phát triển của
khoa học công nghệ và sự tiến bộ ngành Thư viện - Thông tin là vấn đề mà các
cấp lãnh đạo của Học viện nói chung, Thư viện nói riêng đang trăn trở. Để cơng
tác thơng tin thư viện có thể góp phần tích cực vào q trình đổi mới đào tạo của
Nhà trường, cần có sự quan tâm nghiên cứu tổng thể tồn diện về cơng tác thơng
tin thư viện của Học viện, từ đó đề xuất các giải pháp hồn thiện cơng tác thơng
tin thư viện.
Với những lí do đó, em chọn đề tài “Hoạt động của Trung tâm Thông tin và
Thư viện, Học viện Cán bộ quản lý xây dựng và đơ thị” làm khóa luận tốt nghiệp
nhằm hiểu rõ thực trạng công tác chuyên môn Thư viện - Thông tin của đơn vị
đồng thời áp dụng những kiến thức về thư viện thông tin em đã được trang bị để
đưa ra những giải pháp khắc phục khó khăn và hạn chế của Trung tâm nhằm
nâng cao hiệu quả khai thác thông tin và đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người
dùng tin.

2. Tình hình nghiên cứu của đề tài
Tính đến thời điểm này, chưa có bất kỳ tài liệu nào nghiên cứu về Trung
tâm Thông tin và Thư viện tại Học viện Cán bộ quản lý xây dựng và đơ thị.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục đích:
Phân tích và đánh giá các khâu cơng tác trong hoạt động thông tin thư viện
của Trung tâm thông tin và Thư viện Học viện Cán bộ quản lý xây dựng và đô
thị nhằm khắc phục những hạn chế, nâng cao chất lượng thông tin, đảm bảo
cung cấp thông tin đầy đủ, tích cực cho q trình đào tạo, nghiên cứu khoa học
của cán bộ ngành Xây dựng tại Học viện.
*Nhiệm vụ:

7


- Nghiên cứu thực trạng hoạt động tại Trung tâm Thông tin và Thư viện tại Học
viện Cán bộ quản lý xây dựng và đô thị.
- Đề xuất một số giải pháp khả thi để phát triển nguồn lực thông tin, nâng cao
trình độ đội ngũ cán bộ trung tâm đồng thời mở rộng mạng lưới người dùng tin.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài:
Đề tài tập trung nghiên cứu hoạt động thông tin - thư viện của Trung tâm
Thông tin và Thư viện tại Học viện Cán bộ quản lý xây dựng và đô thị trên các
phương diện bổ sung, xử lý, tổ chức kho, bảo quản, lưu trữ vốn tài liệu và phục
vụ bạn đọc.
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài:
Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong Trung tâm Thông tin và Thư viện tại
Học viện Cán bộ quản lý xây dựng và đô thị trong khoảng thời gian từ năm 2007
đến tháng 4 năm 2011.
5. Phương pháp nghiên cứu

Để hồn thành khóa luận, em đã sử dụng các phương pháp sau đây:
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp tổng hợp tài liệu
- Phương pháp phỏng vấn
- Phương pháp thống kê phân tích
- Phương pháp so sánh đối chiếu
6. Cấu trúc khóa luận
Ngồi phần mở đầu, mục lục, tài liệu tham khảo, đề tài gồm 3 chương
chính:

8


Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin và Thư viện, Học viện Cán
bộ quản lý xây dựng và đô thị
Chương 2: Thực trạng hoạt động tại Trung Tâm Thông tin và Thư viện,
Học viện Cán bộ quản lý xây dựng và đô thị
Chương 3: Giải pháp phát triển hoạt động thông tin thư viện của Trung
tâm Thông tin và Thư viện Học viện Cán bộ quản lý xây dựng và đô thị
Do điều kiện thời gian hạn chế, nguồn tài liệu tham khảo hầu như khơng có
cùng với trình độ bản thân có hạn nên đề tài khơng tránh khỏi những thiếu sót.
Em rất mong được thầy cơ và bạn bè góp ý để đề tài được hồn thiện hơn.

9


CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ THƯ VIỆN,
HỌC VIỆN CÁN BỘ QUẢN LÝ XÂY DỰNG VÀ ĐÔ THỊ
1.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

Học viện Cán bộ quản lý xây dựng và đô thị là một đơn vị sự nghiệp Nhà
nước trực thuộc Bộ Xây dựng, hoạt động trên phạm vi cả nước trong lĩnh vực
đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nghiên cứu, tư vấn về tổ chức và quản lý của ngành
Xây dựng. Học viện có tên giao dịch quốc tế Academy of Managers fos
Construction and Cities, viết tắt là AMC. Học viện đặt trụ sở chính tại địa chỉ
Km 10 đường Nguyễn Trãi - Quận Thanh Xuân - Hà Nội. Bên cạnh trụ sở này,
Học viện cịn có hai phân viện đặt tại miền Trung và miền Nam nhằm thực hiện
các khoá đào tạo, bồi dưỡng, các đề tài nghiên cứu khoa học, dự án sự nghiệp và
đại diện cho Học viện trong quan hệ giao dịch với các cơ quan, tổ chức, cá nhân
trên địa bàn các tỉnh, thành phố theo từng khu vực dựa trên sự phân công hoặc
uỷ quyền của Giám đốc Học viện. Đến nay, Học viện đã có bề dày hoạt động
trên 30 năm, trở thành một đơn vị đào tạo chun ngành có uy tín, phạm vi hoạt
động rộng khắp ở trong nước và quốc tế. Với những thành tích đã đạt được tập
thể cán bộ giảng viên Học viện đã được Đảng, Nhà nước ghi nhận tặng thưởng
các danh hiệu cao quý:
* Bằng khen của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam (năm 2003)
* Cờ đơn vị dẫn đầu phong trào thi đua (năm 2004- 2009)
* Cờ “Đảng bộ đạt trong sạch, vững mạnh” (năm 2003- 2007)
* Huân chương Lao động hạng Nhì (năm 2003)
* Huân chương Lao động Hạng Nhất (năm 2008)

10


Cùng nhiều Cờ thi đua, Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Xây Dựng
và các Bộ, Ngành khác.
Để có được những thành tựu này, Học viện đã trải qua q trình xây dựng
và phấn đấu khơng ngừng nghỉ.
*) Giai đoạn 1975 đến 1988

Năm 1975, Trường Quản lý kinh tế xây dựng được thành lập. Đây là giai
đoạn mà lĩnh vực đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý còn là lĩnh vực mới, nhà
trường chưa có kinh nghiệm đào tạo, vừa làm vừa thử nghiệm. Nhưng với sự cố
gắng vượt bậc, nhà trường đã hoàn thành được nhiệm vụ Bộ giao hàng năm về
đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ quản lý xây dựng.
Trường đã đào tạo hơn một vạn lượt cán bộ quản lý, đặc biệt Trường đã tham gia
đào tạo hàng trăm cán bộ cho ngành Xây dựng Campuchia.
*) Giai đoạn 1988 đến 1995
Trường sát nhập với Trường Đại học Kiến trúc với tên Khoa Quản lý kinh
tế xây dựng thuộc Đại học Kiến trúc Hà Nội. Mặc dù chức năng nhiệm vụ của
khoa chủ yếu vẫn là đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý cho ngành nhưng do sự
thay đổi về tổ chức, qui mô thu hẹp, mục tiêu phương pháp, đối tượng đào tạo
bồi dưỡng khác hẳn với với đào tạo kỹ sư, kiến trúc sư. Vì vậy hoạt động của
khoa gặp khơng ít khó khăn và có nhiều hạn chế dẫn đến kết quả đào tạo bồi
dưỡng cán bộ cho ngành chưa cao. Thời gian này Khoa đã đào tạo, bồi dưỡng
nâng cao trình độ cho hơn 3000 lượt cán bộ quản lý trong và ngoài ngành (trong
đó lần đầu tiên mở 2 lớp tạo nguồn giám đốc).
*) Giai đoạn từ 1995 đến 1998
Ngày 12/05/1995, Trường Đào tạo bồi dưỡng cán bộ ngành Xây dựng được
thành lập trên cơ sở Khoa Quản lý kinh tế xây dựng - Đại học Kiến trúc Hà Nội.

11


Bước đầu khơng tránh khỏi những khó khăn của một cơ quan, đơn vị mới thành
lập, thiếu thốn mọi mặt cả về cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho dạy, học và
công tác; lực lượng cán bộ, giáo viên ít ỏi (16 người) lại khơng đồng đều…
Nhiệm vụ đặt ra cho nhà trường là hết sức nặng nề: vừa phải sớm ổn định về tổ
chức, bộ máy, cán bộ, giáo viên, cơ sở vật chất…Mặt khác phải tiếp tục thực
hiện nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng theo chỉ tiêu Bộ giao hàng năm.

*) Giai đoạn 1998 đến 2008
Trong giai đoạn 10 năm, Trường đã mở rộng đa dạng hóa các loại hình đào
tạo bồi dưỡng; mở rộng quy mô địa bàn hoạt động, chủ động liên kết với các địa
phương, đặc biệt là các Sở xây dựng, các doanh nghiệp trong và ngoài ngành,
các tổ chức nước ngoài,v.v… Trường đã mở được hàng trăm lớp với hàng vạn
lượt học viên về những chương trình đào tạo bồi dưỡng kiến thức Quản lý nhà
nước; Thanh tra xây dựng; Kinh doanh bất động sản; Tư vấn giám sát; Quản lý
dự án và đấu thầu xây dựng; Quản lý kinh doanh; Chính trị cao cấp; Tiếng Anh
chuyên ngành cho đội ngũ cán bộ cơng chức, viên chức trong và ngồi ngành
Xây dựng trên khắp các tỉnh thành cả nước.
*) Giai đoạn 2008 đến nay
Căn cứ Nghị định số 17/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Thủ tướng
Chính phủ về về việc qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Bộ Xây dựng, ngày 02/04/2008, Bộ trưởng bộ Xây dựng đã ra quyết định số
468/QĐ-BXD về việc đổi tên Trường Đào tạo bồi dưỡng cán bộ ngành Xây dựng
thành Học viện Cán bộ quản lý xây dựng và đô thị. Điều đó khẳng định Học viện
đã được mở rộng và vươn lên một tầm cao mới.
Những năm qua, Học viện đã thực hiện nhiều đề tài nghiên cứu khoa học và
dự án sự nghiệp về điều tra khảo sát thực trạng và nhu cầu đào tạo nâng cao trình

12


độ đội ngũ cán bộ công chức nhằm đáp ứng yêu cầu thực tiễn. Trên cơ sở nắm
bắt nhu cầu thực tế và định hướng của ngành, Học viện đã triển khai nhiều mơ
hình đào tạo bồi dưỡng theo hướng nâng cao trình độ chun mơn, cập nhật kiến
thức, tiếp cận công nghệ mới cho cán bộ quản lý, cán bộ kinh doanh và cán bộ
kỹ thuật tại các doanh nghiệp trong và ngoài ngành Xây dựng, thuộc mọi thành
phần kinh tế.
Học viện đã và đang tiếp tục thực hiện phương châm đa dạng hố các loại

hình đào tạo bồi dưỡng, đặc biệt là công tác tập huấn ngắn ngày. Từ khi Luật
Xây dựng, Luật Doanh nghiệp, Luật Đấu thầu, Luật Đầu tư... được thông qua,
Học viện đã đào tạo hàng trăm lớp bồi dưỡng kiến thức pháp luật cho học viên là
cán bộ quận, huyện, xã, phường tại các địa phương.
Bên cạnh đó, Học viện cịn thực hiện nhiều chương trình đào tạo bồi dưỡng
như: Quản lý dự án đầu tư; Quản trị doanh nghiệp; Tư vấn giám sát; Quy hoạch
và thiết kế đô thị; Bảo tồn di sản kiến trúc; Quản lý nhà chung cư cao tầng...
dưới các hình thức: tại chức, ngắn ngày mở tại Học viện, tại các doanh nghiệp,
địa phương có nhu cầu, đặc biệt có các lớp học ngồi giờ hành chính phù hợp với
thực tiễn sản xuất của các đơn vị. Với nội dung chương trình đảm bảo tính khoa
học, hiện đại, thiết thực, chất lượng dạy và học đã lôi cuốn đông đảo học viên
tham gia, các khoá học của Học viện ngày càng tăng với số lượng học viên trên
20.000 học viên/năm. Hoạt động của Học viện còn diễn ra đồng bộ ở nhiều mảng
công tác như: biên soạn và cải tiến chương trình, giáo trình, tài liệu giảng dạy;
tuyển chọn và bồi dưỡng giảng viên; đào tạo hợp tác quốc tế...
Cùng với sự trưởng thành của Học viện, ngày 03/05/2007, xét theo hai đề
nghị của Hiệu trưởng Trường Đào tạo bồi dưỡng cán bộ ngành Xây dựng và của
Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, căn cứ vào Nghị định số 36/2003/NĐ-CP ngày

13


4/4/2003 của Chính phủ qui định, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ Xây dựng, Bộ trưởng Bộ xây dựng đã ký Quyết định số 664/QĐBXD thành lập Trung tâm Thông tin dữ liệu và Thư viện thuộc Trường đào tạo
bồi dưỡng cán bộ ngành Xây dựng. Đến năm 2009, Trung tâm được nâng cấp
thành Trung tâm Thông tin và Thư viện nhằm tăng cường công tác thông tin
tuyên truyền, là cầu nối để đưa hình ảnh Học viện rộng khắp cả nước và trên
trường quốc tế. Đặc biệt nhân dịp chào mừng lễ ra mắt ngày 02/04/2008, Trung
tâm đã phát hành Đặc san Xây dựng và Đô thị số đầu tiên. Đến tháng 02/2009,
Ban Tuyên giáo Trung ương và Bộ Thông tin truyền thông đã ra quyết định số

201/GP-BTTTT cho phép Học viện chính thức xuất bản Tạp chí Xây dựng và đơ
thị do Trung tâm Thông tin và Thư viện phụ trách, đến nay đã xuất bản 19 kỳ tạp
chí.
1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ
Trung tâm Thơng tin và Thư viện có chức năng đảm bảo thông tin phục vụ
các công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lí của
Học viện Cán bộ xây dựng và quản lý đô thị.
Căn vứ vào Quyết định số 246/QĐ-HVCBXD ngày 13/05/2009, Trung tâm
Thông tin và Thư viện có những nhiệm vụ chủ yếu sau:


Công tác thông tin
* Xây dựng, quản lý và khai thác thông tin để phát triển trang thông tin điện

tử (Website www.amc.edu.vn) của Học viện;
* Tổ chức thực hiện xuất bản Tạp chí Xây dựng và đơ thị định kỳ 1 số/quý;
* Thu thập, xử lý, lưu trữ các tài liệu, thông tin phục vụ hoạt động đào tạo,
bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế của Học viện;

14


* Đầu mối tổ chức các hoạt động thông tin của Học viện: cung cấp thông tin
cho các cơ quan thông tin đại chúng về các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, nghiên
cứu khoa học, hợp tác quốc tế và thông tin tuyên truyền;
* Thực hiện các dch vụ về cung cấp, hợp tác, trao đổi thông tin với các tổ
chức, cá nhân để phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học
của Học viện.


Công tác thư viện
* Tổ chức thu thập, lưu trữ tài liệu, sách, báo, tạp chí khoa học cơng nghệ và

nhận lưu chiểu các tài liệu của Học viện; Quản lý thư viện của Học viện trên cơ
sở ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin phục vụ tra cứu, cung cấp thông
tin kịp thời với yêu cầu đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học;
* Tổ chức bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, trang thiết bị, cơ sở vật
chất và các tài sản khác của Trung tâm. Tiến hành thanh lọc các dữ liệu, tài liệu
cũ đã lạc hậu theo quy định.
1.2.2 Cơ cấu tổ chức
Trung tâm Thông tin và Thư viện chịu sự quản lý thực tiếp Ban giám đốc
Học viện. Trung tâm có cơ cấu tổ chức khá đơn giản (xem chi tiết tại Phụ lục 2).
Từ các chức năng và nhiệm vụ trên, Trung tâm tổ chức hai phòng ban: một
phòng dành cho cán bộ trung tâm là nơi diễn ra mọi hoạt động chính và thư viện.
Về nguồn nhân lực, Trung tâm có ít cán bộ (12 cán bộ), chưa tương xứng
với khối lượng công việc của Trung tâm. Năm 2011, Trung tâm có nhiều biến
động về nhân sự: 03 cán bộ chuyển sang bộ phận khác, 03 cán bộ nghỉ thai sản,
02 cán bộ chuyển đến. Quá trình vận hành của Trung tâm lại tốn nhiều thời gian
và công sức, số lượng cán bộ khiêm tốn đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt

15


động của Trung tâm. Hiện nay, Trung tâm chỉ có 6 cán bộ tham gia công việc
gồm:
 Chị Nguyễn Thanh Hương

Giám đốc

 Chị Đỗ Thị Diễm

Phó giám đốc

 Chị Nguyễn Thanh Loan

Chuyên viên

 Chị Nguyễn Diệu Linh

Chuyên viên

 Anh Đỗ Kỳ Thụy

Chuyên viên

 Chị Nguyễn Thanh Thảo

Chuyên viên

Tất cả các cán bộ đều tốt nghiệp đại học nhưng chưa có chuyên môn nghiệp
vụ thư viện nên công tác nghiệp vụ cịn chưa được hồn thiện. Điều này đã gây
lúng túng cho cán bộ khi trực tiếp tiến hành những công đoạn liên quan đến tài
liệu địi hỏi phải có nhiều kiến thức và kỹ năng về lĩnh vực thư viện.
1.3 CƠ SỞ VẬT CHẤT, TRANG THIẾT BỊ
Trung tâm Thông tin và Thư viện tọa lạc tại tầng 6 nhà A Học viện Cán bộ
quản lý xây dựng và đô thị. Nhìn chung khơng khí khá thống mát, phịng làm
việc tương đối khang trang. Ánh sáng được cung cấp từ cửa sổ và đèn điện vừa
đủ không gây nhức mắt và không gây ảnh hưởng xấu đến việc bảo quản tài liệu
trong phịng.

Tất cả cán bộ đều có bàn làm việc riêng. Cách bố trí bàn làm việc rất khoa
học, khơng những tạo sự thoải mái mà còn giảm thiểu được sự căng thẳng, mất
tập trung.

16


Máy tính trong phịng được nối mạng nội bộ và Internet. Ngồi ra, Trung
tâm cịn được trang bị một số trang thiết bị như: máy ảnh, máy in, máy chép đĩa
CD-ROM. Quá trình sử dụng liên tục với cường độ cao đã dẫn đến phần lớn thiết
bị hao mòn nhiều nên thường xuyên xảy ra trục trặc cần bộ phận kỹ thuật trợ
giúp sửa chữa và thay mới.
Thư viện rộng 55m2 vừa là nơi lưu trữ sách vừa là nơi để độc giả đến đọc
và mượn tài liệu. Với số lượng tài liệu khơng lớn thì diện tích này phần nào đã
đáp ứng được. Trong thư viện, lối đi giữa các hàng khoảng 0,7m; lối đi chính
khoảng 1m30 thuận lợi cho công tác nghiệp vụ và vận chuyển tài liệu. Tường
thư viện phía ngồi được cách nhiệt, chống nóng, chống ngấm nước mưa...Thư
viện có lắp máy điều hịa giúp lưu thơng khơng khí.
1.4 CƠ CẤU VỐN TÀI LIỆU
1.4.1 Loại hình
Về loại hình, trong thư viện chủ yếu là tài liệu giấy bao gồm sách, báo, tạp
chí, giáo trình, luận văn, chuyên đề và đề tài khoa học. Những ngày đầu mới
thành lập, có thể nói Thư viện chỉ là một “tủ sách” với khoảng vài trăm đầu sách
do các nơi biếu tặng và mua. Tính đến nay, thư viện đã có khoảng 10.000 đầu tài
liệu với loại hình sách chiếm ưu thế. Loại hình chiếm ưu thế nhứ 2 là báo, tạp
chí. Một phần do Học viện xuất bản Tạp chí Xây dựng và đơ thị nên số lượng
loại tạp chí này có phần áp đảo. Mặt khác, Học viện chủ trương đặt mua dài kỳ
báo, tạp chí chuyên ngành của các cơ quan khác như tạp chí Khoa học công nghệ
Xây dựng của Viện Khoa học công nghệ xây dựng, tạp chí Xây dựng của Bộ
Xây dựng, tạp chí Người xây dựng của Hội Khoa học kỹ thuật xây dựng Việt

Nam,v.v…

17


Bảng 1: Tỷ lệ thành phần tài liệu trong thư viện
Loại hình

Tỷ lệ (%)

Sách

88

Báo, tạp chí

7

Giáo trình

2

Luận văn,

2

Nghiên cứu khoa học
Dạng khác

1

1.4.2 Nội dung
Tài liệu trong thư viện được chia theo 4 nội chủ đề chính:
- Tài liệu về chuyên ngành Quản lý xây dựng, Kiến trúc và Đô thị (1): Đây
là tài liệu không thế thiếu trong thư viện chuyên ngành quản lý xây dựng và đô
thị, là tài liệu nghiên cứu chính để đội ngũ cán bộ, giảng viên biên soạn giáo
trình, rèn luyện kỹ năng, nghiên cứu các chuyên đề khoa học, góp phần nâng cao
năng lực chuyên môn bản thân, giúp học viên đang theo học các lớp của Học
viện củng cố vững chắc kiến thức và mở rộng thêm tri thức về lĩnh vực được đào
tạo. Bên cạnh đó, đất nước ta đang trong thời kỳ cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa
và hội nhập với thế giới, ngành Xây dựng cũng có nhiều đổi mới trong hoạt động
quản lý nhà nước, nhất là trong quản lý dự án đầu tư xây dựng khu đô thị mới,
khu nhà ở, hạ tầng kỹ thuật khu công nghiệp, thể hiện tinh thần cải cách thủ tục
hành chính nhưng vẫn cần phải tăng cường công tác quản lý xây dựng hơn nữa
theo quy hoạch, kiểm soát sự phát triển của các đô thị theo quy hoạch được

18


duyệt, chú trọng kiểm soát bảo đảm yêu cầu phát triển hệ thống hạ tầng kỹ thuật
đô thị nhằm từng bước giải quyết dứt điểm những vấn đề đang rất bức xúc.
Chính vì vậy, loại tài liệu này sẽ đồng thời rút ra cho cán bộ những bài học kinh
nghiệm quý báu trên cơ sở thực tiễn quản lý, lao động sản xuất để bảo đảm chất
lượng, hiệu quả hoạt động cơng tác.
- Tài liệu chính trị (2): Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng phát biểu bốn lĩnh vực
trong đời sống chính trị- kinh tế- xã hội- văn hóa là quan trọng ngang nhau,
không được xem nhẹ lĩnh vực nào. Chính trị có vai trị đặc biệt trong đời sống xã
hội. Bởi nói đến chính trị là nói đến vấn đề quyền lực, quản lý nhà nước và quản
lý xã hội. Vì lẽ đó, bên cạnh những hiểu biết về chuyên ngành quản lý xây dựng
và đô thị, bạn đọc cần có nhận thức đúng đắn về chính trị, nắm vững chủ trương

quan điểm, các quy định của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, các tổ
chức đồn thể, đấu tranh với các quan điểm sai trái, thù địch, các biểu hiện lệch
lạc trong nhận thức để trở thành con người có đạo đức, phẩm chất chính trị vững
vàng và bản lĩnh.
- Tài liệu các ngành du lịch, kinh tế công- nông- lâm- ngư nghiệp (3):
Ngành xây dựng ln có mối quan hệ mật thiết với những ngành khác. Những tài
liệu về các khối ngành khác sẽ hỗ trợ cho bạn đọc những kỹ năng về tư vấn, tổ
chức và quản lý tùy theo từng trường hợp cụ thể. Ví dụ như bạn đọc là cán bộ
quản lý đất đai sẽ rất cần những tài liệu liên quan đến nông nghiệp phụ trợ, bạn
đọc là cán bộ quản lý một khu du lịch nghỉ dưỡng cần
- Tài liệu văn hóa- xã hội, các lĩnh vực y tế, giáo dục và những vấn đề xã hội
khác (4): Tài liệu này giúp bạn đọc cân bằng cuộc sống, hưởng thụ những phút
giây thư giãn, giải trí nhẹ nhàng sau khoảng thời gian lao động hăng say và miệt
mài; tăng cường khả năng giao tiếp và rèn luyện năng lực tưởng tượng, liên

19


tưởng, sáng tạo. Ví dụ: Đọc sách thể dục thể thao cho bạn đọc biết cách rèn luyện
sức khỏe dẻo dai bền bỉ hơn.
Bảng 2: Thành phần nội dung tài liệu trong thư viện
Nội dung

Tỷ lệ (%)

(1)

86

(2)

8

(3)

3

(4)

3

CN quản lý XD
Chính trị
Du lịch - kinh tế
Văn hóa - XH

Biểu đồ: Nội dung tài liệu trong thư viện

20


1.4.3. Ngôn ngữ
Phát triển kinh tế thị trường, hội nhập kinh tế quốc tế mà mục tiêu hàng đầu
là tính hiệu quả, với đặc trưng cơ bản là cạnh tranh quyết liệt, sự đua tranh tri
thức, trí tuệ một cách tự do, minh bạch giữa các dân tộc, quốc gia, giữa các tập
đồn, nhóm xã hội và từng cá nhân, tất yếu địi hỏi phải có nguồn lực mạnh,
trong đó ngoại ngữ là một yếu tố cấu thành không thể thiếu. Nhờ ngoại ngữ mà
các nhà lãnh đạo, quản lý, các kỹ sư, kiến trúc sư, nhà khoa học ở các quốc gia,
dân tộc với nền văn minh khác nhau có thể dễ dàng giao lưu, giao tiếp, chia sẻ
những ý tưởng, học hỏi kinh nghiệm, trau dồi tri thức, nghiệp vụ của mình. Bất

luận một lĩnh vực nào trong đời sống xã hội, ngoại ngữ đều tỏ rõ như là một
công cụ hữu hiệu trong giao tiếp, là cầu nối thân thiện để các chuyên gia, nhà
khoa học trao đổi, xích lại gần nhau, làm giàu và gián tiếp bổ sung vào nguồn tri
thức phong phú. Do vậy, trong lĩnh vực quản lý xây dựng và đô thị, ngoại ngữ
cũng có một vai trị khơng kém phần quan trọng. Rõ ràng, nếu khơng có ngoại
ngữ để có thể kết nối được với các nền văn hoá chúng ta sẽ khó có thể học hỏi,
tiếp thu được những thành tựu và thực tiễn quy hoạch, phát triển đô thị của nước
ngồi.
Trình độ ngoại ngữ của bạn đọc trong Học viện ngày càng được nâng cao.
Bên cạnh đó, Học viện ln củng cố và mở rộng hợp tác với các đối tác nước
ngoài như Hiệp hội quản lý ngành nước Hà Lan, Trường Đại học Kỹ thuật
Dresden (Đức), Ngân hàng Thế giới nên ngôn ngữ tài liệu không chỉ dừng lại ở
quốc ngữ mà cịn mở rộng ra các ngơn ngữ khác.
Tại Trung tâm Thông tin và Thư viện của Học viện, số lượng tài liệu ngoại
văn chiếm số lượng không lớn, chủ yếu vẫn là tài liệu bằng những ngôn ngữ

21


thông dụng như tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Trung. Cơ cấu ngôn ngữ của vốn tài
liệu của thư viện được thể hiện qua Bảng 3 và Bảng 4 sau đây:
Bảng 3: Thành phần về ngôn ngữ của sách trong thư viện
Ngôn ngữ

Tỷ lệ (%)

Tiếng Việt

92

Tiếng Anh

7

Các thứ tiếng khác

1

Bảng 4: Thành phần về ngơn ngữ của báo, tạp chí trong thư viện
Ngôn ngữ

Tỷ lệ (%)

Tiếng Việt

83

Tiếng Anh

11

Các thứ tiếng khác

6

Qua bảng số liệu có thể thấy các loại ngơn ngữ của tài liệu trong thư viện
khá đa dạng (gồm Tiếng Việt, Anh, Tiếng Trung, Tiếng Pháp, Tiếng Đức…)
nhưng tỉ lệ trong các ngôn ngữ này chưa cân đối. Đặc biệt tài liệu ngoại văn có tỉ
lệ khá thấp (8% vốn sách và 17% vốn báo, tạp chí). Điều này cho thấy tỉ lệ sử
dụng tài liệu Tiếng Việt cao hơn cả, cao nhiều hơn so với các loại ngôn ngữ khác

cộng lại và trình độ ngoại ngữ của bạn đọc còn hạn chế. Về tài liệu ngoại văn

22


sách, chủ yếu là tài liệu thuộc các chuyên ngành kiến trúc, đô thị, kỹ thuật xây
dựng. Tài liệu Tiếng Anh chiếm số lượng áp đảo so với các tài liệu ngoại văn
khác. Tài liệu định kỳ (báo, tạp chí) ngoại văn tuy chiếm số lượng ít (6/35)
nhưng lại được bổ sung khá đầy đủ.
1.5 ĐỐI TƯỢNG BẠN ĐỌC
Đối tượng phục vụ chính của Trung tâm chính là đội ngũ giảng viên, cán bộ
viên chức và học viên của Học viện Cán bộ xây dựng và quản lý đô thị.
 Nhóm bạn đọc là giảng viên:
Hiện nay đội ngũ giảng viên của Học viện khoảng trên 100 giảng viên, 32
giảng viên cơ hữu (trong đó có 06 tiến sỹ, 23 thạc sỹ) và số còn lại là giảng viên
kiêm nhiệm là cán bộ, lãnh đạo các Cục, Vụ, Viện thuộc Bộ xây dựng. Ngoài
việc giảng dạy các lớp trong và ngồi Học viện, đội ngũ giảng viên cịn tích cực
viết bài cho tạp chí Xây dựng và Đơ thị do Học viện xuất bản và tham gia công
tác nghiên cứu khoa học, xây dựng các chương trình, biên soạn giáo trình. Chính
vì vậy, nhu cầu của nhóm bạn đọc này là các sách, báo, tạp chí chuyên ngành
xây dựng và kiến trúc. Thông tin họ cần chủ yếu là thông tin tóm tắt, chú giải,
thơng tin mới cập nhật của ngành Xây dựng, Kiến trúc trong nước và quốc tế.
Ngoài ra họ cũng rất cần thông tin liên quan trực tiếp tới tài liệu giảng dạy và
nghiên cứu.


Nhóm bạn đọc là cán bộ viên chức:
Hiện nay, tổng số cán bộ của Học viện là 127 người. Trong đó có 06 tiến sỹ,

23 thạc sỹ, 73 cử nhân đại học, còn lại 25 cán bộ thuộc trình độ khác. Vì thuộc

nhiều loại trình độ học vấn khác nhau nên nhu cầu của nhóm bạn đọc này rất
phong phú. Ngồi quan tâm đến tài liệu lĩnh vực họ đang công tác, họ rất thích

23


đọc những tạp chí, ấn phẩm chun ngành văn hóa, xã hội khác để có thêm nhiều
thơng tin mới hàng ngày.


Nhóm bạn đọc là học viên:
Học viện đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ, công chức viên chức ngành Xây

dựng, cán bộ viên chức tham gia quản lý và hoạt động xây dựng ở các Bộ,
Ngành khác và các địa phương. Năm 2011, Học viện đã triển khai 234 lớp với số
lượng 16.421 học viên. Tùy loại hình đào tạo sẽ qui định đối tượng học viên
tham gia. Ví dụ:
- Lớp bồi dưỡng giám đốc tư vấn quản lý dự án có đối tượng học viên là:
giám đốc, phó giám đốc và cán bộ các ban quản lý dự án, tiểu ban quản lý dự án;
các tổ chức tư vấn về quản lý dự án; cán bộ lãnh đạo và chuyên môn của các
tổng công ty, công ty nhà nước; công ty cổ phần; công ty tư nhân chuẩn bị và
đang tham dự các dự án đầu tư xây dựng cơng trình; giám đốc, phó giám đốc và
cán bộ kế cận của ban quản lý dự án do chủ đầu tư thành lập và các cá nhân có
nhu cầu.
- Lớp bồi dưỡng nghiệp vụ định giá xây dựng có đối tượng học là: cán bộ
quản lý, cán bộ chuyên môn có trình độ từ trung cấp, cao đẳng, đại học đang làm
việc tại các ban quản lý dự án; các tổ chức tư vấn xây dựng; doanh nghiệp hoạt
động trong lĩnh vực xây dựng; cơ quan quản lý chi phí đầu tư xây dựng cơng
trình và các cá nhân có nhu cầu.
- Lớp bồi dưỡng nghiệp vụ giám sát thi cơng xây dựng cơng trình có đối

tượng học là: kỹ sư, cao đẳng, trung cấp các chuyên ngành kỹ thuật: xây dựng
dân dụng và công nghiệp, kiến trúc sư, cấp thoát nước, điện, máy xây dựng, kỹ
thuật hạ tầng, kinh tế xây dựng, giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện,... ở các tổ chức
hoạt động trong lĩnh vực xây dựng như tư vấn xây dựng, thi công xây dựng; ban

24


quản lý dự án; cơ quan quản lý nhà nước có nhiệm vụ quản lý chất lượng cơng
trình xây dựng và các cá nhân hành nghề độc lập giám sát thi cơng xây dựng
cơng trình.
Như vậy có thể thấy tuy cùng trong một lĩnh vực xây dựng nhưng học viên
đến từ rất nhiều tổ chức, trình độ học vấn cũng khác nhau nên nhu cầu tin của họ
vô cùng phong phú. Kỹ sư cấp thốt nước sẽ có nhu cầu đọc các tài liệu về công
nghệ xử lý môi trường, quy phạm kỹ thuật an toàn lao động trong vận hành khai
thác các hệ thống cấp thoát nước,v.v... Cán bộ kinh doanh xây dựng sẽ có nhu
cầu đọc các tài liệu về thị trường bất động sản, những phương thức mới về cách
quản lý xây dựng hiện nay,v.v… Cũng bởi đặc thù gắn với môn học họ đang
tham gia nên chủ yếu họ có nhu cầu đọc giáo trình, các bài giảng và các tài liệu
khác liên quan đến môn học đó. Ngồi ra, họ cịn có nhu cầu đọc các tài liệu chỉ
đạo của Đảng, Nhà nước, các văn bản pháp luật thông tư, chỉ thị, nghị quyết,
v.v…
Bảng 5: Tỉ lệ thành phần bạn đọc tại Học viện
Giảng viên
Số lượng
(người)
Tỉ lệ (%)

Cán bộ
viên chức

Học viên

Tổng

205

127

16.421

16.753

1,2 %

0,8%

98%

100%

Nhìn vào bảng số liệu trên, có thể thấy học viên chiếm tỉ lệ thành phần cao
nhất (98%) trong khi nhóm đối tượng cịn lại là giảng viên và cán bộ viên chức
chiếm tỷ lệ khá khiêm tốn (3%). Tuy nhiên trên thực tế, qua trao đổi phỏng vấn

25