Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác mô tả nội dung tài liệu tại thư viện trường đại học thương mại hà nội

1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI
KHOA THƯ VIỆN - THÔNG TIN
----------  ----------

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC MÔ TẢ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN : TH.S VŨ THÚY BÌNH
SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN THỊ QUẾ
LỚP

HÀ NỘI - 2009

: TV – TT 37 A


2

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU .............................................................................................. 1
Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC MÔ TẢ NỘI DUNG TÀI LIỆU
TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI HÀ NỘI ............. 7
1.1

Vài nét về Thư viện Trường Đại học Thương Mại Hà Nội. ............... 7

1.1.1 Sự hình thành và phát triển ............................................................ 7
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức ......................................... 8
1.2 Khái quát về công tác mô tả nội dung tài liệu tại Thư viện Trường Đại
học Thương mại Hà Nội ........................................................................... 11
1.2.1 Khái niệm mô tả nội dung tài liệu ............................................... 11
1.2.2 Đặc trưng của mô tả nội dung tài liệu tại Thư viện Trường Đại học
Thương mại .......................................................................................... 12
Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC MÔ TẢ NỘI DUNG TÀI LIỆU
THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI HÀ NỘI ................... 16
2.1 Phân loại tài liệu ................................................................................ 16
2.1.1 Khái niệm về phân loại tài liệu ................................................... 16
2.1.2 Công cụ phân loại tại thư viện - Bảng phân loại thập phân Dewey
rút gọn ấn bản 14 .................................................................................. 17
2.1.3 Công tác phân loại tài liệu tại Thư viện....................................... 20
2.1.4 Phân tích kết quả của công tác phân loại tài liệu ......................... 30
2.2 Định từ khoá tài liệu ........................................................................... 37
2.2.1 Khái niệm định từ khố tài liệu .................................................... 37
2.2.2 Cơng cụ định từ khố tại thư viện ................................................ 38
2.2.3

Thực trạng cơng tác định từ khố tại thư viện........................... 41

2.2.4

Phân tích kết quả của cơng tác định từ khố ............................. 46


3

2.3 Tóm tắt tài liệu ................................................................................... 52
2.3.1 Thực trạng cơng tác tóm tắt tài liệu tại thư viện ........................... 53
2.3.2 Phân tích kết quả cơng tác tóm tắt tài liệu ................................... 57
Chương 3 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG CÔNG TÁC MÔ TẢ NỘI DUNG TÀI LIỆU TÀI LIỆU TẠI
THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI .................................. 60
3.1 Phân tích kết quả điều tra về cơng tác mô tả nội dung tài liệu tại Thư
viện Trường Đại học Thương Mại Hà Nội................................................ 60
3.2 Nhận xét và kiến nghị ......................................................................... 65
3.2.1 Nhận xét ...................................................................................... 65
3.2.2 Kiến nghị ..................................................................................... 67
KẾT LUẬN ................................................................................................. 69
TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................... 70


4

LỜI NĨI ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Từ xưa, thơng tin đã đóng một vai trị quan trọng trong việc tổ chức và
phát triển xã hội. Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học cơng nghệ, sự hình
thành của xã hội thơng tin trên phạm vi tồn cầu đã tạo ra một môi trường
thông tin hết sức phức tạp. Trong khi đó, nhu cầu nắm bắt thơng tin đầy đủ,
chính xác, nhanh chóng, kịp thời của người dùng tin địi hỏi các thư viện, cơ
quan thơng tin phải có những biện pháp thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến
thông tin một cách tốt nhất để đem lại hiểu quả cao nhất cho người dùng tin.
Trung tâm thông tin - thư viện trong các trường đại học có vai trò quan
trọng trong việc nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực cho đất nước.
Đó là nơi cung cấp một khối lượng thông tin lớn cho sinh viên, giảng viên
trong và ngoài trường. Thư viện các trường đại học có sự gắn bó hữu cơ đối

với hoạt động giáo dục - đào tạo. Chính vì vậy, các trung tâm thông tin - thư
viện của các trường đại học cũng đang ngày càng nâng cao hiệu quả hoạt
động để chọn lọc, xử lý thông tin và tổ chức cho bạn đọc khai thác tốt, tối đa
nguồn tri thức của nhân loại, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo.
Thư viện Trường Đại học Thương mại trong nhiều năm qua, đã góp
phần khơng nhỏ trong việc đào tạo nguồn nhân lực về: kinh doanh thương
mại, kế toán - kiểm toán, quản trị doanh nghiệp, tài chính ngân hàng, khách
sạn du lịch….Trong hoạt động của Thư viện, công tác mô tả nội dung tài liệu
chiếm một vị trí vơ cùng quan trọng, bởi nó là cơ sở để tổ chức các công cụ
lưu trữ và tra cứu thông tin theo nội dung, có thể tạo ra nhiều điểm tiếp cận
thơng tin trong tìm tin truyền thống cũng như hiện đại, định hướng và giúp
bạn đọc nắm bắt, lựa chọn thông tin một cách dễ dàng.


5

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác mô tả nội dung tài liệu
trong hoạt động của thư viện nói chung, Thư viện Trường Đại học Thương
mại Hà Nội nói riêng em đã chọn đề tài: “Thực trạng và giải pháp nâng cao
hiệu quả công tác mô tả nội dung tài liệu tài Thư viện trường Đại học Thương
mại Hà Nội” làm đề tài khoá luận tốt nghiệp ngành thư viện - thơng tin của
mình.
1. Mục đích nghiên cứu
Khảo sát thực trạng công tác mô tả nội dung tài liệu của thư viện
Trường Đại học Thương mại, từ đó đưa ra những nhận xét, kiến nghị để nâng
cao chất lượng công tác mô tả nội dung tài liệu, nhằm đáp ứng tốt hơn nhu
cầu thông tin của bạn đọc.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Công tác mô tả nội dung tài liệu, cụ thể là: phân loại tài liệu, định từ
khố tài liệu, tóm tắt tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà

Nội.
3. Phương pháp nghiên cứu
- Tham khảo các tài liệu có liên quan đến đề tài;
- Quan sát, khảo sát thực tế;
- Phân tích, tổng hợp, xử lý thơng tin;
- Điều tra bằng phiếu.
4. Cơ cấu của khoá luận
Cơ cấu của khoá luận gồm 03 chương:


6

Chương 1: Khái quát về công tác mô tả nội dung tài liệu tại Thư viện
Trường Đại học Thương mại Hà Nội.
Chương 2: Thực trạng công tác mô tả nội dung tài liệu tại Thư viện
Trường Đại học Thương mại Hà Nội
Chương 3: Nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công
tác mô tả nội dung tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Thương Mại Hà
Nội.
Trong quá trình thực hiện đề tài, em đã gặp khơng ít khó khăn, đó là sự
eo hẹp về thời gian, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm nghề nghiệp nên
chắc chắn khố luận sẽ khơng tránh khỏi những thiếu sót cần bổ sung và sửa
chữa. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cơ, cán bộ
hiện đang công tác tại Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà Nội và các
bạn để khố luận được hồn thiện hơn.
Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cơ giáo, Thạc sỹ Vũ Th
Bình, các thầy cô giáo trong Khoa Thư viện - Thông tin Trường Đại học Văn
hố Hà Nội cùng tồn thể cán bộ Thư viện Trường Đại học Thương mại Hà
Nội đã tận tình giúp đỡ em hồn thành khố luận này.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 29 tháng 5 năm 2009
Sinh viên

Nguyễn Thị Quế


7

Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC MÔ TẢ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI THƯ
VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI HÀ NỘI
1.1 Vài nét về Thư viện Trường Đại học Thương Mại Hà Nội.
1.1.1 Sự hình thành và phát triển
Thư viện Trường Đại học Thương Mại Hà Nội được thành lập năm
1960, cũng là lúc Trường Đại học Thương mại được giao nhiệm vụ đào tạo
đại học. Lúc đó, trong cơ cấu tổ chức của Trường, thư viện chỉ là một tổ gồm
hai bộ phận: Thư viện và Tư liệu giáo trình do phịng Giáo vụ trực tiếp quản
lý và chỉ đạo.
Năm 1970, Thư viện được kết hợp với bộ phận đánh máy, in tài liệu
thành một đơn vị mới gọi là phòng Thư ấn trực thuộc Ban giám hiệu. Đến
năm 1974 Thư viện trở thành đơn vị độc lập trực thuộc Ban giám hiệu.
Năm 1990, Thư viện sử dụng phần mềm CDS/ ISIS của UNESSCO,
đây được coi là thời điểm đánh dấu cho q trình tin học hố của thư viện.
Năm 2002 thư viện được đầu tư nâng cấp nhờ dự án “ Giáo dục đại
học” với tổng số tiền tài trợ của Ngân hàng Thế giới là 49.500 USD.
Mục tiêu chính của dự án là xây dựng một trung tâm thông tin - thư
viện tiên tiến và hiện đại trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch và các
lĩnh vực liên quan, phục vụ cho việc nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên
cứu khoa học của trường. Trụ sở của trung tâm được cải tạo nâng cấp với diện
tích 2.670m2, 15 phịng chức năng , 366 chỗ ngồi cho bạn đọc, trang thiết bị

hiện đại, hệ thống điện, điện tử, thiết bị nghe nhìn, hệ thống mạng nội bộ
được kết nối với mạng toàn trường, mạng Internet; có 02 máy chủ và 35 máy
trạm, hệ thống tra cứu điện tử và truyền thống được duy trì và cập nhật thông


8

tin thường xuyên. Toàn bộ kho sách được tin học hố và lưu thơng bằng hệ
thống mã vạch.
Cũng trong khn khổ dự án, thư viện đã trang bị 1.270 đầu sách ngoại
văn, 1.170 đầu sách tiếng Việt. Hiện nay dự án đã được hoàn thành và đưa
vào sử dụng, đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc. Hàng năm, thư viện phục vụ
cho hơn 10.000 bạn đọc là sinh viên, cán bộ giảng viên trong trường, với hơn
120.000 lượt bạn đọc, 182 lượt tài liệu.
Đến tháng 5 năm 2009 Thư viện đã xây dựng được 4 cơ sở dữ liệu
(CSDL) gồm CSDL sách, CSDL ấn phẩm nhiều kỳ, CSDL luận án, CSDL
luận văn với hơn 24.000 biểu ghi, các CSDL được cập nhật, thể hiện đầy đủ
các thông tin về sách theo chuẩn MACR 21 trên phần mềm ILib phiên bản 3.0
của cơng ty máy tính truyền thơng CMC. Thư viện hiện có 04 cơ sở dữ liệu
điện tử ngoại văn chuyên ngành trên 1570 đĩa CD – ROM (CSDL Business
periodicalson disk, CSDL Dissertation Abtracts, CSDL Ecolit, CSDL Business and Management Practice – BMAP) với hàng triệu biểu ghi luận án, luận
văn, tạp chí các bài trích của các trường đại học trên thế giới.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
1.1.2.1 Chức năng
- Tham mưu cho Hiệu trưởng về quản lý lưu trữ và phát triển nguồn tài
nguyên, tư liệu thông tin của Trường;
- Tổ chức thu thập, xử lý, lưu trữ, cung cấp và phục vụ các tài nguyên,
tư liệu thông tin kinh tế - xã hội và các chuyên ngành phục vụ đào tạo nghiên
cứu; hướng dẫn khai thác thư viện điện tử, phục vụ có hiệu quả cơng tác đào
tạo và nghiên cứu khoa học trong nhà trường.

9

1.1.2.2 Nhiệm vụ
- Xây dựng, trình duyệt và triển khai thực hiện các chiến lược, chương
trình, kế hoạch phát triển công tác thư viện thông tin;
Từng bước xây dựng trung tâm trở thành trung tâm thông tin thư viện
điện tử hiện đại đáp ứng mục tiêu, chiến lược phát triển của nhà trường;
- Tổ chức quản lý và khai thác có hiệu quả các loại tài ngun thơng tin
thuộc trung tâm, quản lý nhằm phục vụ tốt yêu cầu giảng dạy, học tập và
nghiên cứu của cán bộ, giáo viên và sinh viên;
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc nâng cao trình độ
nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho đội ngũ cán bộ nhằm khai thác một cách tối
ưu các trang thiết bị và tài nguyên hiện có để phục vụ bạn đọc;
- Xây dựng kế hoạch khai thác các loại tài nguyên có nội dung sát với
mục tiêu đào tạo, nội dung chương trình các ngành, chuyên ngành đào tạo
(sách, giáo trình, tài liệu, báo, tạp chí... trong và ngồi nước); thu nhận các
nguồn tài ngun trong trường (giáo trình, tạp chí, tài liệu hội nghị, hội thảo,
đề tài nghiên cứu các cấp đã nghiệm thu, luận án, luận văn, khoá luận) và tăng
cường khả năng xử lý kĩ thuật, tổ chức, sắp xếp, cập nhật, lưu trữ, bảo quản,
quản lý chặt chẽ các loại tài nguyên để phục vụ bạn đọc một cách có hiệu quả
theo hai hình thức (thư viện truyền thống và thư viện điện tử); định kỳ kiểm
kê vốn tài nguyên và đề xuất việc thanh lý, xử lý các loại tài nguyên lạc hậu,
rách nát;
- Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin truyền thống và hiện đại (tủ mục
lục, thư mục, mục lục điện tử), hướng dẫn cách tra cứu, tìm tin giúp bạn đọc
khai thác và sử dụng các nguồn tài nguyên của Thư vịên và các nguồn tài
nguyên liên hiệp thư viện các trường đại học;

10

- Tổ chức quản lý, lưu trữ và bảo quản nguồn tài nguyên (các kho sách,
báo, tư liệu thông tin và hệ thống dữ liệu điện tử, ...) theo đúng quy định hiện
hành;
- Phối hợp với các đơn vị có liên quan để thực hiện tốt mọi nhiệm vụ
được giao (phát hành giáo trình, tài liệu tham khảo, tập huấn người sử dụng
thư viện điện tử, xử lý các trường hợp vi phạm nội quy, quy định) theo đúng
quy định;
- Mở rộng quan hệ đối ngoại với các thư viện trong và ngoài nước
nhằm hỗ trợ trao đổi về nghiệp vụ, chia sẻ các nguồn tài nguyên và tìm kiếm
các nguồn tài trợ
1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức
Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Thư viện Trường Đại học Thương Mại
gồm 3 bộ phận.
- Bộ phận nghiệp vụ
- Bộ phận phục vụ
- Bộ phận dịch vụ.


11

Ban giám đốc

Bộ phận nghiệpvụ
vụ

Bộ phận phục vụ

Bộ phận dịch vụ

-Phịng bổ sung
trao đổi
- Phịng biên mục
- Phịng mạng
máy tính

-Phịng mượn tài
liệu
- Phòng tra cứu
- Phòng đọc sinh
viên
- Phòng đọc sau đại
học
- Phịng báo - tạp
chí,luận văn
- Phịng ngoại văn
- Phịng đa chức
năng

-Phịng bán giáo
trình và sách tham
khảo
- Phơ tơ tài liệu,
cấp thẻ

Sơ đồ về cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin – Thư viện
Trường Đại học Thương Mại Hà Nội
1.2 Khái quát về công tác mô tả nội dung tài liệu tại Thư viện

Trường Đại học Thương mại Hà Nội
1.2.1 Khái niệm mô tả nội dung tài liệu
Mô tả nội dung tài liệu là một công đoạn của quá trình xử lý tài liệu
nhằm phản ánh những thơng tin của tài liệu dưới các hình thức trình bày mà
hệ thống thông tin - thư viện sử dụng như kí hiệu phân loại, chủ đề, từ khố,
bài tóm tắt, bài chú giải, bài tổng luận. Như vậy, mô tả nội dung tài liệu có thể
tiến hành theo nhiều cách khác nhau tuỳ thuộc vào điều kiện của thư viện hay


12

yêu cầu của người dùng tin. Mô tả nội dung tài liệu bao gồm các hình thức cơ
bản là: phân loại, định chủ đề, định từ khố, tóm tắt, chú giải, tổng luận.
Mục đích của mơ tả nội dung tài liệu là nhằm thông báo cho người
dùng tin nội dung tài liệu, giúp tổ chức vốn tài liệu trong kho, tổ chức ra công
cụ lưu trữ và tra cứu tin, đồng thời là cơ sở để xây dựng các CSDL. Mô tả nội
dung tài liệu giúp tổ chức ra các công cụ lưu trữ và tra cứu tin như: hệ thống
mục lục (mục lục phân loại, mục lục chủ đề), bộ phiếu chuyên đề, các ấn
phẩm thông tin (ấn phẩm thơng tin thư mục, ấn phẩm thơng tin tóm tắt, ấn
phẩm thơng tin tổng luận); có thể xây dựng ra các cơ sở dữ liệu như CSDL dữ
kiện và CSDL tư liệu.
Mô tả nội dung tài liệu giúp người dùng tin tra tìm tài liệu theo nhiều
góc độ khác nhau: theo lĩnh vực khoa học, theo môn ngành tri thức, chủ đề
hay từng vấn đề cụ thể.
1.2.2 Đặc trưng của mô tả nội dung tài liệu tại Thư viện Trường Đại
học Thương mại
Trường Đại học Thương Mại Hà Nội là một trung tâm đào tạo lớn,
cung cấp cho đất nước đội ngũ cán bộ có trình độ đại học, Thạc sỹ, Tiến sỹ
trong lĩnh vực thương mại và khách sạn du lịch. Đồng thời Trường cũng là
Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo chuyên gia công nghệ trong các

lĩnh vực trên.Trường là một trong những cái nôi đào tạo cán bộ có khả năng
thích ứng nhanh với nền kinh tế thị trường sơi động hiện nay. Chính vì vậy,
Thư viện Trường Đại học Thương mại cần phải đáp ứng nhu cầu đào tạo đó.
Vốn tài liệu của Thư viện bao quát các chuyên ngành đào tạo của nhà
trường, chủ yếu là các tài liệu về quản trị doanh nghiệp, khách sạn du lịch,
kinh tế thương mại, kế toán, kinh tế, thương mại quốc tế, thương mại điện
tử...loại tài liệu này chiếm đến 80% vốn tài liệu trong thư viện, các tài liệu
phục vụ cho việc giải trí và nâng cao kiến thức chỉ chiếm khoảng 20%.


13

Tài liệu ở thư viện rất đa dạng về loại hình bao gồm sách, báo, tạp chí,
luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, luận văn tốt nghiệp đại học, kỷ yếu hội nghị,
đề tài nghiên cứu khoa học các cấp, đĩa CD - ROM.
Là một thư viện đại học nên giống như thư viện các trường Đại học
khác đối tượng bạn đọc của Thư viện Đại học Thương mại cũng bao gồm các
nhóm bạn đọc sau:
- Cán bộ lãnh đạo, quản lý:
Cán bộ lãnh đạo quản lý bao gồm hiệu trưởng, các phó hiệu trưởng,
trưởng phó các phịng, ban. Đa số họ là người nhiều tuổi, tham gia nhiều hoạt
động họ vừa là cán bộ quản lý lãnh đạo họ cũng là những cán bộ nghiên cứu,
họ có trình độ học vấn cao và có nhiều kinh nghiệm thực tiễn về quản lý lãnh
đạo. Họ thường đọc những tài liệu về giáo dục và đào tạo, các tài liệu về
chun ngành kinh tế thương mại. Họ có ít thời gian nên họ thường mượn tài
liệu về nhà.
- Giảng viên:
Đặc điểm của nhóm cán bộ này là những người có trình độ học vấn
cao. Hoạt động của họ là tham gia giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Do vậy,
họ có nhiều thời gian nghiên cứu tài liệu và thơng tin chiếm tỉ lệ cao. Họ cần

thông tin lớn trong các sách tham khảo, tạp chí chuyên ngành (cả tiếng Việt
và tiếng nước ngoài) đặc biệt là các ấn phẩm thơng tin.
- Học viên cao học và nghiên cứu sinh.
Nhóm bạn đọc này thường nghiên cứu tài liệu theo diện đề tài hẹp, thông
tin mà họ cần là các thông tin theo chiều sâu, trong một khoảng thời gian nhất
định. Tài liệu chủ yếu là các tài liệu chuyên môn như: các xuất bản phẩm định
kỳ, sách tham khảo ngoại văn về những kết quả nghiên cứu, xu hướng phát
triển kinh tế thế giới…


14

- Sinh viên.
Đây là nhóm bạn đọc chủ yếu của thư viện chiếm khoảng 90%. Do mở
rộng quy mô đào tạo nên chỉ tiêu đào tạo của trường được tăng lên, do đó số
lượng sinh viên ngày càng đơng, nhu cầu tin của bạn đọc ngày càng lớn.
Với vốn tài liệu phong phú và đa dạng về nội dung, với các nhóm bạn
đọc và nhu cầu thơng tin khác nhau, Thư viện đã tiến hành mô tả nội dung tài
liệu theo ba hình thức: phân loại, định từ khố, tóm tắt.
Từ khi thành lập cho đến nay, công tác mô tả nội dung tài liệu đã được
thực hiện nhưng không phải tất cả các hình thức đều được áp dụng ngay mà
chỉ áp dụng hình thức chính là phân loại tài liệu, cịn cơng tác tóm tắt và định
từ khố tài liệu được thực hiện khi áp dụng phần mềm CDS/ISIS của UNESSCO vào năm 1990. Từ năm 2002 thư viện chuyển sang sử dụng phần
mềm ILib phiên bản 3.0 của cơng ty máy tính truyền thơng CMC, tất cả các
biều ghi đều được mơ tả lại, có thêm nhiều trường mới theo chuẩn MARC 21.
Trong phần mềm ILib có một phân hệ đó là biểu mẫu nhập tin, qua
biểu mẫu nhập tin này sẽ phản ánh những thông tin về nội dung tài liệu cụ thể,
có các trường như sau:
- Trường 082$a. chỉ số DDC là trường chỉ số phân loại.
- Trường 520$a là trường tóm tắt.

- Trường 652$a là trường từ khố khơng kiểm sốt.
Thư viện đã rất chú trọng đến việc phân loại, định từ khoá, làm tóm tắt.
Phân loại, định từ khố, làm tóm tắt áp dụng cho các loại hình tài liệu như:
sách, luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học các cấp, kỷ yếu hội nghị.
Thư viện không tiến hành mô tả nội dung đối với báo, tạp chí.


15

Trong quá trình xử lý nội dung tài liệu thì cán bộ xử lý của thư viện rất
chú ý vào các tài liệu chuyên ngành. Các tài liệu chuyên ngành được phân
loại rất cụ thể, các từ khoá rất chi tiết rõ ràng. Cán bộ xử lý luôn luôn hướng
đến người dùng tin là làm thế nào để tạo ra nhiều điểm tiếp cận thơng tin,
giúp người dùng tin tìm tài liệu nhanh và chính xác nhất.
Cũng như các trung tâm thông tin - thư viện khác, thư viện Trường Đại
Học Thương mại đã tổ chức tốt công tác mô tả nội dung tài liệu; tổ chức tốt
nguồn lực thông tin của đơn vị mình, xây dựng bộ máy tra cứu tin, cung cấp
thơng tin về nội dung và hình thức của tài liệu tạo điều kiện cho bạn đọc lựa
chọn và sử dụng tài liệu hiệu quả nhất.
Thư viện đã xây dựng được bộ máy tra cứu tin bao gồm cả hệ thống tra
cứu tin truyền thống và tự động hoá, nhưng hiện nay hầu hết các bạn đọc của
thư viện sử dụng hệ thống tra cứu tin tự động hố.
Trong suốt q trình hoạt động của mình, cơng tác nghiệp vụ nói chung
và cơng tác mơ tả nội dung tài liệu nói riêng ln được thư viện chú trọng.
Hiện nay phòng nghiệp vụ của thư viện được đầu tư với nhiều trang
thiết bị hiện đại và phần mềm quản lý thư viện điện tử nên việc xử lý nghiệp
vụ đã được tin học hố. Cán bộ có chun môn nghiệp vụ tốt, chuyên sâu để
xử lý tài liệu. Hiện nay, thư viện đang ứng dụng các chuẩn nghiệp vụ như
MACR, khung phân loại DDC.
Công tác mô tả nội dung tài liệu đang được thư viện quan tâm và từng

bước nâng cao chất lượng. Các cán bộ thư viện đã cố gắng tìm tịi, học hỏi
nâng cao trình độ chuyên môn cũng như kĩ năng xử lý tài liệu để thư viện
ngày một hoàn thiện hơn, phục vụ bạn đọc được tốt hơn.


16

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC MÔ TẢ NỘI DUNG TÀI LIỆU THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI HÀ NỘI
2.1 Phân loại tài liệu
2.1.1 Khái niệm về phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là phân loại các xuất bản phẩm có trong thư viện và
cơ quan thơng tin . Về bản chất, phân loại tài liệu là quá trình xử lý nội dung
tài liệu, kết quả được thể hiện bằng các ký hiệu phân loại (KHPL) theo quy
định của bảng phân loại mà thư viện và cơ quan thông tin sử dụng.
Phân loại tài liệu là một khâu xử lý được ứng dụng trong nhiều khâu
công tác trong hoạt động thư viện - thơng tin nhằm mục đích kiểm sốt thư
mục, tổ chức bộ máy tra cứu theo phân loại, biên soạn thư mục, tổ chức kho
mở, phục vụ việc tìm tin. Nhiều nhà thư viện học trước đây đã khẳng định: cơ
sở của thư viện là sách, nền tảng của nghề thư viện là phân loại, khơng có
phân loại tài liệu người cán bộ thư viện không thể xây dựng và tổ chức mục
lục có hệ thống.
Mục lục phân loại tập hợp các phiếu mô tả thư mục về tài liệu có trong
thư viện, được sắp xếp theo mơn ngành tri thức các bộ môn khoa học theo trật
tự phụ thuộc sẽ giúp cho bạn đọc tra tìm những tài liệu mình cần theo một đề
tài, một ngành tri thức nhất định. Trong mục lục phân loại, có thể tìm các
thơng tin cụ thể bằng cách tìm từ các cấp phân chia lớn đến các lớp phân chia
chi tiết được thể hiện trong các phiếu tiêu đề. Với mục lục phân loại người
dùng tin nhanh chóng biết được vị trí của tài liệu mình cần thơng qua việc tập

hợp các tài liệu có cùng một nội dung vào một vị trí xác định.
KHPL cịn là một trường cơ bản trong cấu trúc CSDL vì thế bạn đọc có
thể sử dụng KHPL như một dấu hiệu tìm tin, một điểm tiếp cận, truy cập
thông tin.


17

Hiện nay ở Việt Nam có hai khuynh hướng phân loại cơ bản, khuynh
hướng phân loại thập tiến với việc áp dụng các bảng phân loại dùng cho thư
viện khoa học tổng hợp như bảng DDC (Dewey Decimal Classification), bảng
phân loại thập phân bách khoa (UDC); khuynh hướng phân loại phi thập tiến
chủ yếu áp dụng trong các thư viện lớn với việc áp dụng bảng phân loại thư
viện thư mục BBK và bảng phân loại dành cho thư viện khoa học tổng hợp
của Thư viện Quốc gia Việt Nam. Đối với một số thư viện chuyên ngành và
các tài liệu chuyên dạng người ta sử dụng một số bảng phân loại như: khung
phân loại sáng chế, khung phân loại tài liệu tiêu chuẩn, bảng phân loại địa chí.
Để phân loại tài liệu thì mỗi thư viện sử dụng một bảng phân loại duy
nhất. Từ khi thành lập đến năm 2006, thư viện trường Đại học Thương Mại sử
dụng bảng phân loại dùng cho thư viện khoa học tổng hợp do Thư viện Quốc
gia biên soạn. Đến tháng 4/2006 thư viện sử dụng khung phân loại thập phân
Dewey rút gọn ấn bản 14.
2.1.2 Công cụ phân loại tại thư viện - Bảng phân loại thập phân Dewey rút gọn ấn bản 14
Hệ thống phân loại thập phân Dewey là một cơng cụ dùng để sắp xếp,
hệ thống hố các tri thức của con người. Đây là bảng phân loại (BPL) được sử
dụng rộng rãi nhất ở nước Mỹ và các nước trên thế giới. Bảng liên tục được
chỉnh lý để theo kịp với khoa học và đời sống.
Tác giả của BPL này là nhà thư viện học người Mỹ nổi tiếng có tên là
Melvil Louis Kosuth Dewey (1851- 1931). Ơng là người có đóng góp trong
việc thành lập hội thư viện Mỹ và mở trường đào tạo cán bộ thư viện đầu tiên

tại trường Đại học tổng hợp Columbia của Mỹ. BPL được biên soạn vào năm
1873. Bảng được xuất bản lần đầu tiên vào năm 1876 trên tờ “Tạp chí thư
viện” với tên gọi là “bảng phân loại và đánh chỉ số theo chủ đề dùng cho biên


18

mục và sắp xếp sách của thư viện”. Năm 1885 bảng được xuất bản lần thứ hai
và đổi tên là “bảng phân loại thập phân Dewey”.
DDC là một bảng phân loại mang đầy đủ ba tính chất là liệt kê, tổng
hợp và phân cấp, trong đó phân cấp là đặc tính chủ yếu của DDC.Ở cấp bao
quát nhất, DDC được chia làm 10 lớp chính kết hợp với nhau bao qt tồn
bộ thế giới tri thức. Mỗi lớp chính chia tiếp thành 10 phân lớp và mỗi phân
lớp chia tiếp thành 10 phân đoạn. Mười lớp chính là:
000

Tin học thơng tin & tác phẩm tổng quát

100

Triết học & tâm lý học

200

Tôn giáo

300

Khoa học xã hội

400

Ngôn ngữ

500

Khoa học

600

Công nghệ

700

Nghệ thuật & vui chơi giải trí

800

Văn học

900

Lịch sử & địa lý.

- Ký hiệu trong DDC: Các số Ả Rập được dùng để thể hiện mỗi môn
loại, lớp trong DDC chữ số đầu tiên trong mỗi chỉ số phân loại có ba chữ số
thể hiện lớp chính. Chữ số thứ hai trong mỗi chỉ số phân loại có ba chữ số chỉ
phân lớp. Chỉ số thứ ba trong mỗi chỉ số phân loại có ba chỉ số chỉ phân đoạn.
DDC quy ước rằng khơng một chỉ số phân loại nào có ít hơn ba chữ số, các số
0 được dùng để lấp đầy các chỉ số phân loại, điều này tạo ra sự thống nhất

trong các ký hiệu.
Một dấu chấm thập phân hoặc chấm, theo sau chữ số thứ ba trong một
chỉ số phân loại. Từ dấu đó trở đi, việc phân chia cho 10 lại tiếp tục cho đến
cấp phân loại cụ thể cần thiết. Dấu chấm không phải là dấu chấm thập phân


19

theo ý nghĩa toán học mà là một điểm dừng về mặt tâm lý để phá vỡ sự đơn
điệu giữa các chữ số; và dễ chuyển tả và sao chép các chỉ số phân loại. Chỉ số
phân loại không bao giờ kết thúc bằng số 0 ở bất kỳ chỗ nào về bên phải của
dấu chấm thập phân.
- Ưu điểm:
Hệ thống ký hiệu của bảng là chữ số thập phân nên không bị rào cản về
mặt ngôn ngữ.
Bảng sử dụng nguyên tắc thập phân để chia nhỏ khái niệm vì vậy hệ
thống ký hiệu phản ánh mối quan hệ đẳng cấp của các khái niệm mà nó biểu
đạt.
- Nhược điểm
Vì các phần của DDC được sắp xếp theo ngành chứ khơng theo chủ đề,
nên một chủ đề có thể xuất hiện ở nhiều mơn loại (lớp). Chẳng hạn, “quần áo”
có các khía cạnh nằm ở nhiều ngành. Phong tục có liên quan đến quần áo nằm
ở 391 như là một phần của ngành phong tục, nhưng quần áo với ý nghĩa thiết
kế thời trang nằm ở 746.9 như là một phần của ngành nghệ thuật.
Điều này gây cho một vấn đề tản mạn, phải tra cứu nhiều môn loại.
Do sử dụng ký hiệu đồng nhất cho nên những vấn đề cần chi tiết hoá
phải sử dụng ký hiệu dài.
Bảng phân loại thập phân Dewey là một hệ thống phân loại thư viện
được sử dụng rộng rãi nhất thế giới. Nó được sử dụng trong 135 đất nước và
được dịch sang 30 ngôn ngữ. Những bản dịch gần đây đang trong q trình

hồn thiện là các bản tiếng Ả Rập, Trung Quốc, Pháp, Hi Lạp, Hà Lan, Italia,
Tây Ban Nha… Hiện nay có khoảng 200.000 thư viện trên thế giới sử dụng
DDC. Ở Việt Nam DDC ấn bản rút gọn 14 đã được thư viện Quốc gia dịch và
xuất bản vào năm 2006. Ngày 1/6/2007 Bộ Văn hố - Thơng tin nay là bộ


20

Văn hoá, Thế thao và du lịch khuyến cáo DDC là bảng phân loại chuẩn được
áp dụng trong các thư viện ở Việt Nam.
2.1.3 Công tác phân loại tài liệu tại Thư viện.
Thư viện sử dụng bảng phân Dewey ấn bản rút gọn 14 do Thư viện
Quốc gia dịch để phân loại tài liệu, phù hợp với khuyến cáo của Bộ Văn hố Thơng tin và nhằm thống nhất chuẩn phân loại trên thế giới và Việt Nam.
Với bảng DDC, thư viện phân loại với các loại hình tài liệu như sách
tham khảo, giáo trình, luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, luận văn tốt nghiệp,
đề tài nghiên cứu khoa học các cấp, kỷ yếu hội nghị.
Các môn loại trong DDC được phân chia khá chi tiết nên rất phù hợp
với vốn tài liệu chuyên ngành của Thư viện. Cụ thể như lớp 300 khoa học xã
hội trong đó lại có các phân lớp nhỏ hơn phù hợp với chuyên ngành đào tạo
của nhà trường như về kinh tế học, luật pháp, thương mại.
Lớp 600 về công nghệ (khoa học ứng dụng) có các phân lớp cụ thể về
chuyên ngành kế toán và quản lý.
Phần lớn tài liệu của Thư viện được phân loại vào các lớp sau:
300 Khoa học xã hội
Đây là mơn loại được chi tiết hố nhất và đa số tài liệu trong thư viện.
Trong môn loại 300 tài liệu chủ yếu là ở các môn lớp sau:
310 Sưu tập thống kê tổng quát
320 Khoa học chính trị (chính trị và pháp quyền)
330 Kinh tế học
331 Kinh tế học lao động

332 Kinh tế học tài chính
340 Luật pháp
380 Thương mại, phương tiện truyền thông (liên lạc), giao thông
vận tải.


21

600 Công nghệ (khoa học ứng dụng)
Chủ yếu là ở các phân lớp sau.
650 Quản lý và các dịch vụ phụ trợ
651 Dịch vụ văn phịng
657 Kế tốn
658 Quản lý nói chung
900 Lịch sử địa lý và các ngành phụ trợ.
Công tác phân loại tại thư viện do cán bộ phòng biên mục thực hiện.
Nhiệm vụ của các cán bộ là định ký hiệu cho tài liệu một cách chính xác để
xây dựng hệ thống tra cứu, quản lý vốn tài liệu theo lĩnh vực tri thức tạo điều
kiện cho bạn đọc khai thác tốt vốn tài liệu của thư viện. Khi phân loại tài liệu
các cán bộ phòng nghiệp vụ thực hiện đúng theo quy trình phân loại tài liệu
đó là:
- Bước1: Phân tích nội dung tài liệu. Để nắm được nội dung tài liệu
người cán bộ phân loại phải xem xét tổng quan một số yếu tố như: nhan đề tài
liệu, thông tin bổ sung cho nhan đề, lời giới thiệu, lời nói đầu, mục lục, các
bảng biểu minh họa, tài liệu kèm theo (phụ lục)… Khi xem xét tổng quan các
yếu tố kể trên nếu vẫn chưa nắm bắt được nội dung tài liệu cán bộ phân loại
phải đọc chính văn. Để rút ngắn thời gian đọc chính văn có thể áp dụng các
phương pháp đọc lướt.
- Bước 2: Xác định ký hiệu môn loại và trợ ký hiệu liên quan. Các cán
bộ phân loại sử dụng hai cách.

+ Cách 1: Sử dụng bảng chính để tra tìm ký hiệu theo nguyên tắc
từ chung đến riêng, từ khái quát đến cụ thể để tìm ra ký hiệu tương ứng cho
vấn đề cần phân loại.
+ Cách 2: Sử dụng bảng tra cứu chủ đề để tìm ra ký hiệu thích
hợp sau đó đối chiếu với ký hiệu trong bảng chính.


22

- Bước 3: Định ký hiệu phân loại
Việc phân loại các tài liệu trong thư viện có thể chia thành các nội dung
như sau.
2.1.3.1 Phân loại tài liệu chuyên ngành
Các tài liệu chuyên ngành của Thư viện chiếm khoảng 80% vốn tài liệu
của Thư viện phần lớn được phân vào các phân lớp thuộc lớp 300 (khoa học
xã hội) và lớp 600 (khoa học công nghệ)
 Phân loại tài liệu về khoa học xã hội.
Tài liệu về lĩnh vực khoa học xã hội được xếp vào lớp 300.
Đây là lớp được phân loại chi tiết nhất và là lớp chiếm nhiều tài liệu
của thư viện bởi vì nó tập trung các chuyên ngành đào tạo của nhà trường.
Chuyên ngành đào tạo của nhà trường là về kinh tế, thương mại nên có
vốn tài liệu tương ứng. Nội dung chính của tài liệu chuyên ngành là: kinh tế
học, ngân hàng, luật, kinh doanh…
Đây là môn loại phản ánh phần lớn tài liệu chuyên ngành của thư viện
nên rất được thư viện chú trọng nhất là các tài liệu về kinh tế.
+ Phân loại tài liệu về kinh tế học
Tài liệu mang nội dung kinh tế học tại thư viện bao gồm: Khoa học
kinh tế nói chung, tình hình kinh tế, quan hệ kinh tế trong nước và quốc tế,
các chuyên ngành về kinh tế của Việt Nam và thế giới như kinh tế học lao
động, kinh tế học tài chính...Các tài liệu về kinh tế học được phân vào phân

lớp 330.
Khi phân loại tài liệu kinh tế, tài liệu về kinh tế và kinh tế học được
chia làm 3 nhóm:
Nhóm 1: tài liệu về khoa học kinh tế.
Nhóm 2: tài liệu về kinh tế của các nước và nhiều nước.
Nhóm 3: Tài liệu về kinh tế của các ngành.


23

Các tài liệu nói về những vấn đề chung của khoa học kinh tế như các
học thuyết kinh tế, lịch sử tư tưởng kinh tế… được xếp vào mục khoa học
kinh tế.
Tài liệu kinh tế của từng nước, từng hệ thống thì tùy từng trường hợp
cụ thể sẽ xếp vào các mục tương ứng.
Tài liệu nói về tình hình kinh tế của nước nào sẽ được xếp vào mục
kinh tế của nước đó.
Ví dụ 1:
Kinh tế học vi mơ: học phần kinh tế vi mô cơ sở / Nguyễn Văn Dần
cb.- H.:Lao động, 2007.- 271tr.;24 cm.
Trình bày những vấn đề cơ bản của kinh tế học vi mô như cung và cầu,
lý thuyết và hành vi của người tiêu dùng, lý thuyết về hành vi của doanh
nghiệp, cấu trúc thị trường, thị trường yếu tố sản xuất, chính phủ trong nền
kinh tế thị trường.
KHPL: 338.5
Trong đó: 338 Sản xuất
.5 Kinh tế sản xuất nói chung.
Bao gồm cả chu kỳ kinh doanh, suy thoái, biến động kinh tế; dự
báo kinh doanh; giá thành, giá cả, định giá; luật cung cầu; rủi ro, thuyết giá
trị.

Xếp vào đây kinh tế học vi mô (kinh tế doanh nghiệp)
Ví dụ 2:
Giải pháp nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty cổ phần may 10
trên thị trường Mỹ : Luận văn tốt nghiệp / Đoàn Trung Thành; Nguyễn Hoàng
Long: người hướng dẫn .- H.: Đại học Thương Mại Hà Nội, 2007 .- 83tr.;
29cm.


24

KHPL: 338.6
Trong đó: 330 Kinh tế học
338 Sản xuất
.6 Tổ chức sản xuất
Bao gồm cả cạnh tranh và kiềm chế tài chính, định vị chun mơn hố
và lợi thế so sánh; hệ thống sản xuất, vd., thủ công nghiệp, hệ thống nhà máy;
doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp thiểu số, xí nghiệp tư
nhân và xí nghiệp nhà nước; tự quản của công nhân trong ngành công nghiệp.
+ Phân loại tài liệu về luật, luật pháp.
Các tài liệu về luật pháp trong thư viện bao gồm: Lý luận chung về nhà
nước và pháp luật, các ngành luật của Việt Nam và thế giới như luật hiến
pháp, luật hành chính, luật lao động, luật hình sự...
Những tài liệu về luật pháp chiếm số lượng khá lớn trong thư viện,
được xếp vào phân lớp 340.
Ví dụ 1:
Luật thương mại và văn bản hướng dẫn thi hành. - H.: Chính trị quốc
gia, 2002. - 426cm.; 19cm.
Cuốn sách trình bày luật thương mại năm 2001. Đưa ra các văn bản
hướng dẫn thi hành luật của chính phủ, thủ tướng chính phủ về luật thương
mại.

KHPL: 346.075 97
Trong đó: 346 Luật tư
346.07 Luật thương mại
597 Việt Nam (trợ kí hiệu địa lý)
Ví dụ 2:
Những văn bản pháp luật mới về chế độ bảo hiểm/ Hải Đăng sưu tầm
và tuyển chọn. - H.: Thống kê, 2003. - 566 tr.; 21 cm.


25

Những quy định chung trong luật lao động và điều lệ bảo hiểm xã hội.
Những văn bản pháp luật về chế độ bảo hiểm xã hội, chế độ nghỉ hưu, chế độ
sinh hoạt phí.
KHPL: 344.025 97
Trong đó: 344 Luật lao động, dịch vụ xã hội, giáo dục, văn hoá
.02 Bảo hiểm xã hội
597 Việt Nam (trợ ký hiệu địa lý)
+ Phân loại tài liệu về thương mại.
Các tài liệu về thương mại trong thư viện bao gồm: Thương mại (mậu
dịch, các chính sách thương mại, thương mại quốc tế, ngoại thương.Các tài
liệu này được phân loại vào phân lớp 380.
Ví dụ 1:
Kinh doanh quốc tế / Phạm Vũ Luận, Hoàng Kính. - H.: Giáo dục,
1999. - 234tr.; 19 cm.
Cuốn sách trình bày tổng quan về kinh doanh quốc tế và môi trường
kinh doanh quốc tế, sản xuất trong kinh doanh quốc tế, xuất nhập khẩu và đối
lưu thương mại, tổ chức và nguồn nhân lực trong kinh doanh quốc tế.
KHPL: 382 Thương mại quốc tế (ngoại thương)
Bao gồm cả mậu dịch nhập khẩu và xuất khẩu; kiểm soát và hạn chế,

vd.; cấm vận, thanh tra, cấp giấy phép, hạn ngạch; trợ cấp.
 Phân loại tài liệu có nội dung về khoa học cơng nghệ
(khoa học ứng dụng)
Tài liệu có nội dung khoa học công nghệ được xếp vào lớp 600. Tài
liệu thuộc lĩnh vực này trong thư viện có nội dung khá phong phú chủ yếu đề
cập đến các chuyên ngành đào tạo của nhà trường như kế toán, quản trị, marketing...