Tìm hiểu công tác bổ sung tài liệu tại thư viện trường đại học vinh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI
KHOA THƯ VIỆN - THƠNG TIN

TÌM HIỂU CƠNG TÁC BỔ SUNG TÀI LIỆU
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN TƯ LIỆU
VÀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Th.S Nguyễn Thị Ngà
SINH VIÊN THỰC HIỆN

: Trần Thị Mận

LỚP

: Thư viện 37B

Hà Nội - 2009


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
CD - ROM

: Bộ nhớ chỉ đọc

CSDL

: Cơ sở dữ liệu

INTERNET

: Mạng máy tính tồn cầu

KHKT

: Khoa học kỹ thuật

LAN

: Mạng máy tính cục bộ

NCT

: Nhu cầu tin

NDT

: Người dùng tin

THPT

: Trung học phổ thông

TTTV

: Thông tin thư viện

TVTT

: Thư viện thông tin

UNESCO

: Tổ chức văn hóa, khoa học và giáo dục Liên Hợp Quốc


3

Mơc lơc
LỜI NĨI ĐẦU

1

Chương 1
KHÁI QT VỀ TRUNG TÂM THƠNG TIN – TƯ LIỆU
VÀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

6

1.1 Quá trình hình thành và phát triển.

6

1.2 Chức năng, nhiệm vụ

8

1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ thư viện

11

1.4 Cơ sở vật chất và trang thiết bị

13

1.5 Người dùng tin

13

1.5.1 Người dùng tin (NDT)

13

1.5.2 Nhu cầu tin (NCT)

16

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BỔ SUNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM
THÔNG TIN – TƯ LIỆU VÀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

20

2.1 Mục đích, ý nghĩa của cơng tác bổ sung

20

2.2 Công tác bổ sung tài liệu tại Trung tâm Thông tin –
Tư liệu và Thư viện Trường Đại họcVinh.

23

2.2.1 Các giai đoạn của quá trình bổ sung tài liệu

23

2.2.1.1 Xây dựng chính sách bổ sung

23

2.2.1.2 Tìm và lựa chọn tài liệu

29

2.2.1.3 Thu thập tài liệu

32

2.2.1.4 Theo dõi quá trình sử dụng tài liệu của bạn đọc

33

2.2.2 Các phương thức bổ sung tài liệu

34

2.2.2.1 Nguồn bổ sung mất tiền

34

2.2.2.2 Nguồn bổ sung khơng mất tiền

36

2.2.3 Các hình thức bổ sung tài liệu

38


4

2.2.3.1 Bổ sung khởi đầu

38

2.2.3.2 Bổ sung hiện tại

40

2.2.3.3 Bổ sung hoàn bị

41

2.2.4 Phối hợp bổ sung

42

2.2.5 Ứng dụng tin học trong công tác bổ sung

43

2.3 Đánh giá chất lượng của công tác bổ sung

45

Chương 3
MỐT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC
BỔ SUNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – TƯ LIỆU
VÀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

55

3.1 Phương hướng chung

55

3.2 Về kinh phí bổ sung

55

3.3 Về chính sách bổ sung

56

3.4 Về nguồn bổ sung

58

3.5 Về chất lượng tài liệu thêm mới vào trung tâm.

58

3.6 Về đội ngũ cán bộ bổ sung và cộng tác viên

60

3.7 Về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Xây dựng và phát
triển vốn tài liệu
3.8 Về việc thanh lý tài liệu

61
62

3.9 Về việc phối hợp với các trung tâm thơng tin - thư viện khác nói chung và
trung tâm thông tin - thư viện đại học khác nói chung trong cơng tác bổ sung

63

KẾT LUẬN

66

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

68


5

LỜI NÓI ĐẦU

Cùng với sự phát triển của xã hội, vai trị của các cơ quan thơng tin và
thư viện ngày càng quan trọng. Cùng với đó, chức năng, nhiệm vụ của thư
viện không dừng lại ở việc lưu trữ, bảo quản, phục vụ nhu cầu đơn giản của
người dùng tin mà đó cịn là nơi thoả mãn một cách nhanh chóng, kịp thời,
đầy đủ, chính xác các u cầu - không phân biệt thời gian và không gian.
Trong Điều 1 Pháp lệnh thư viện Việt Nam năm 2000 quy định: “Thư viện có
chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc; thu thập, tàng trữ, tổ
chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá
tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, cơng tác và
giải trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học và công
nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ cơng cuộc cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất
nước”. Vì vậy thư viện cần thu thập và tăng cường vốn tài liệu của mình để có
khả năng đáp ứng nhu cầu tin tại chỗ, đồng thời cũng phải quan tâm tới việc
tạo điều kiện để có thể vươn tới các nguồn tin khác ngoài thư viện thông qua
sự hợp tác và liên kết qua mạng thông tin trong nước và quốc tế để có thể
cung cấp cho người sử dụng tài liệu với chất lượng tốt.
Tuy nhiên, ngày nay cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật của nhân loại
đang diễn ra mạnh mẽ, lượng thông tin mới được tăng lên đáng kể, không
phải hàng ngày mà là hàng giờ. Cũng như vậy, số lượng tài liệu mới được
xuất bản cũng được tăng lên rất nhiều, không những đa dạng về nội dung,
mơn loại mà cịn phong phú về hình thức. Hiện tượng bùng nổ thơng tin đã
làm nảy sinh một mâu thuẫn. Đó là mâu thuẫn giữa khối lượng thông tin được
sản sinh ra ngày càng nhiều và rất có giá trị với nhu cầu tin ngày càng lớn


6

nhưng không được thoả mãn do thông tin quá nhiều và người dùng tin không
thể và không biết lựa chọn một cách chính xác và đầy đủ thơng tin mình cần.

Từ đó đặt ra một vấn đề là cần phải có một biện pháp để giải quyết mâu thuẫn
này: cần có một cơ sở làm cầu nối tiếp nhận lượng thông tin to lớn và đồ sộ
ấy, chọn lựa và sắp xếp một cách khoa học sao cho có thể thoả mãn đúng và
đủ những nhu cầu của người dùng tin về tài liệu trong và ngồi nước. Đó
chính là công tác bổ sung tài liệu- biện pháp giải quyết tối đa và hiệu quả.
Khơng chỉ có vai trị to lớn, bổ sung tài liệu còn là yếu tố tiên quyết cho sự
tồn tại và phát triển của thư viện. Nó là một q trình cung cấp năng lượng
cho thư viện để đảm bảo cho thư viện được vận hành tốt, nó quyết định đến
nội dung của kho sách và toàn bộ chất lượng hoạt động của thư viện.
Nằm trong hệ thống thư viện chung của cả nước, thư viện các trường
đại học có một vị trí rất quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến sự nghiệp giáo
dục và đào tạo của nước ta hiện nay. Thư viện trường đại học là trung tâm
thơng tin, văn hố, khoa học kĩ thuật của trường đại học, có chức năng tổ
chức, xây dựng và quản lí vốn tài liệu văn hố, khoa học kĩ thuật phục vụ cho
công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ và sinh viên
trong tồn trường. Nó trở thành giảng đường thứ hai không thể thiếu đối với
mỗi sinh viên và trở thành nguồn cung cấp thông tin tư liệu quan trọng cho
các cán bộ nghiên cứu, giảng dạy trong trường (và ngoài trường trong một
chừng mực nhất định). Thư viện trường đại học đã, đang và sẽ góp phần
khơng nhỏ vào thành tích cũng như chất lượng đào tạo của trường đó, đồng
thời giúp cho trường đại học thực hiện thành cơng chủ trương biến q trình
đào tạo thành q trình tự đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Hiện nay, cơ
chế đào tạo đại học ở nước ta đang chuyển dần từ đào tạo theo niên chế kết
hợp với học phần sang đào tạo theo tín chỉ thì vai trị của thư viện, trung tâm
thơng tin thư viện trường đại học ngày càng được nâng cao.


7

Trường Đại học Vinh là một trong những trường đại học lớn của khu

vực Bắc Miền Trung. Đây là một trường đại học đào tạo nhiều chuyên ngành
khác nhau ở bậc đại học và sau đại học. Trung tâm Thông tin Tư liệu và Thư
viện (gọi tắt là Trung tâm) của trường là một trung tâm thông tin khoa học đa
ngành, nội dung tài liệu đề cập đến nhiều chuyên ngành khác nhau như: cơng
nghệ thơng tin, văn hố, lịch sử, địa lí, nơng - lâm - ngư nghiệp, … Vì vậy,
cùng với đội ngũ Cán bộ - Giảng viên, cơ sở vật chất - trang thiết bị kỹ thuật
và chương trình đào tạo được xây dựng một cách khoa học, hệ thống thì vốn
tài liệu của Trung tâm trở thành cơ sở để trường Đại học Vinh hoàn thành
nhiệm vụ đào tạo của mình. Với khối lượng bạn đọc đông đảo, nhu cầu thông
tin đa dạng và phức tạp, đặc biệt là những thơng tin mới, ngồi việc đáp ứng
nhu cầu tại chỗ, Trung tâm Thông tin Tư liệu và Thư viện của trường cịn
phải cung cấp nguồn thơng tin cho các đối tượng ngồi thư viện. Do đó đòi
hỏi Trung tâm phải quan tâm đến vốn tài liệu của mình. Chính và vậy mà
Trung tâm ln cố gắng xây dựng cho mình nguồn tài liệu đạt chất lượng cao,
thoả mãn nhu cầu thông tin của bạn đọc- đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay
khi nước ta đang tiến hành cơng nghiệp hố, hiện đại hố đất nước, hội nhập
vào nền kinh tế thế giới thì vai trị của vốn tài liệu của Trung tâm ngày càng
trở nên quan trọng và có ý nghĩa to lớn.
Xuất phát từ thực tế trên, nhận thấy việc tìm hiểu cơng tác bổ sung tài
liệu tại Trung tâm là rất cần thiết nên em đã quyết định lựa chọn đề tài "Tìm
hiểu công tác bổ sung tài liệu tại Trung tâm Thông tin Tư liệu và Thư viện
trường Đại học Vinh" làm đề tài cho khoá luận tốt nghiệp cử nhân chuyên
ngành Thư viện – Thơng tin của mình.
Mục đích nghiên cứu của đề tài: Tìm hiểu, đánh giá thực trạng của
cơng tác bổ sung tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Tư liệu và Thư viện
Trường Đại học Vinh. Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất


8

lượng công tác bổ sung tài liệu ngày một tốt hơn, phục vụ tốt nhu cầu của
người dùng tin.
Đối tượng nghiên cứu: Công tác bổ sung tài liệu.
Phạm vi nghiên cứu: Trung tâm Thông tin Tư liệu và Thư viện trường
Đại học Vinh từ năm 2001 đến nay.
Phương pháp nghiên cứu:
+ Phương pháp luận: Phép duy vật biện chứng của Chủ nghĩa MácLênin.
+ Phương pháp cụ thể:
- Khảo sát thực tế.
- Nghiên cứu tài liệu có liên quan.
- Phân tích - Tổng hợp.
- Điều tra xã hội học (Điều tra bằng Ăngket).
- Trao đổi trực tiếp với cán bộ đang công tác tại Trung tâm
Thông tin Tư liệu và Thư viện trường Đại học Vinh.
Cấu trúc khố luận:
Ngồi Lời nói đầu, Kết luận, Danh mục các từ viết tắt, Mục lục, Danh
mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, nội dung chính của khóa luận được chia
làm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin - Tư liệu và Thư viện
Trường Đại học Vinh.
Chương 2: Thực trạng công tác bổ sung tài liệu tại Trung tâm Thông tin
Tư liệu và Thư viện Trường Đại học Vinh.


9

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác bổ sung tài
liệu tại Trung tâm Thông tin - Tư liệu và Thư viện trường Đại học Vinh.
Trong quá trình thực hiện đề tài, em đã nhận được sự giúp đỡ của các
thầy giáo, cô giáo Khoa Thư viện - Thơng tin Trường Đại học Văn Hố, Cơ

giáo - Thạc sỹ Nguyễn Thị Ngà - giảng viên trực tiếp hướng dẫn em thực
hiện đề tài cùng sự giúp đỡ của Ban giám đốc Trung tâm và sự chỉ dẫn tận
tình của các cán bộ đang cơng tác tại Trung tâm Thông tin - Tư liệu và Thư
viện Trường Đại học Vinh. Mặc dù bản thân em đã có nhiều nỗ lực, cố gắng
khi thực hiện đề tài, song do giới hạn về thời gian nghiên cứu, trình độ và
kinh nghiệm nghiên cứu của một sinh viên mới bước đầu vào làm quen với
nghiên cứu khoa học nên khoá luận chắc chắn sẽ chưa thực sự hồn thiện. Vì
vậy em rất mong muốn nhận được sự đóng góp ý kiến từ phía các thầy giáo,
cơ giáo, các cán bộ thư viện và những ai quan tâm đến đề tài này để đề tài của
em được hoàn thiện hơn.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến Q thầy giáo, cơ giáo
Khoa Thư viện - Thơng tin trường Đại học Văn hoá, nơi em học tập và rèn
luyện; Cô giáo - Thạc sỹ Nguyễn Thị Ngà, người hướng dẫn em thực hiện đề
tài và các cán bộ đang công tác tại Trung tâm Thông tin - Tư liệu và Thư viện
trường Đại học Vinh, nơi em thực tập và khảo sát thực tế để thực hiện đề tài
đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này.


10

Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – TƯ LIỆU
VÀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Trung tâm Thông tin – Tư liệu và Thư viện trường Đại học Vinh được
thành lập năm 1959 với tên gọi ban đầu là Thư viện của Phân hiệu trường Đại
học Sư phạm Vinh. Trong cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước, trường Đại
học Sư phạm Vinh đã phải sơ tán đi nhiều nơi ở hai tỉnh Nghệ An, Thanh
Hóa. Thư viện cũng đã bám trường, bám lớp để phục vụ sự nghiệp “trồng

người” với hàng vạn tấn sách và trang thiết bị.
Gần 50 năm xây dựng và phát triển, đội ngũ các thế hệ cán bộ, cơng
chức của Thư viện đã kiên trì phấn đấu khơng mệt mỏi đóng góp sức lực, trí
tuệ của mình trong việc xây dựng đơn vị, góp phần vào sự phát triển chung
của Nhà trường.
Năm 1998, Trường Đại học Vinh là một trong 12 trường đại học được
hưởng mức A, B, C của Dự án Giáo dục Đại học từ Quỹ nâng cao chất lượng
của Ngân hàng Thế giới. Với số tiền 500 ngàn USD của Dự án mức A và một
phần kinh phí của dự án mức B, C, trường đã dành ngân sách này để nâng cấp
Thư viện và xây dựng Trung tâm Thông tin - Tư liệu và Thư viện. Để đáp ứng
yêu cầu sự nghiệp đổi mới của một trường đại học đa ngành, tháng 8/2001,
Bộ Giáo dục và Đào tạo cho phép Trường Đại học Vinh thành lập Trung tâm
Thông tin – Tư liệu và Thư viện. Trung tâm được thành lập trên cơ sở sát
nhập hai đơn vị là Thư viện trường và bộ phận Xưởng in.


11

Nhờ Dự án Giáo dục đại học, diện mạo Trung tâm đã hồn tồn thay
đổi. Có thể nói Trung tâm đã có một bước chuyển dài từ truyền thống đến
hiện đại, từ thủ cơng đến tự động hóa, góp phần đắc lực, có hiệu quả vào sự
nghiệp đào tạo của Nhà trường và khu vực.
Các năm tiếp theo Nhà trường đã đầu tư hàng tỷ đồng để mua thêm
trang thiết bị, nâng cấp phần mềm thư viện điện tử với mục đích là hiện đại
hóa và tự động hóa các hoạt động của Trung tâm.
Ngày 29/8/2007, Nhà Trung tâm Thông tin - Thư viện 7 tầng với diện
tích sàn 8.832 m2 của Trường Đại học Vinh được khánh thành và đưa vào sử
dụng. Đây là một trong những thư viện điện tử hiện đại của cả nước, là điều
kiện để phục vụ tốt nhất cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của
Nhà trường cũng như khu vực Bắc Trung Bộ.

Tòa nhà Trung tâm được lắp đặt, kết nối với mạng LAN và mạng
Internet không dây. Bạn đọc có thể ngồi bất cứ ở đâu trong thư viện cũng có
thể sử dụng máy tính cá nhân của mình để tra cứu thư viện điện tử của Trường
Đại học Vinh và tài liệu trên mạng.
Trung tâm Thơng tin có khoảng 26.000 đầu sách với trên 300.000 bản
sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn, …, hàng vạn biểu ghi trong cơ sở dữ liệu
toàn văn (luận án, luận văn, bài giảng, đề tài nghiên cứu khoa học,…). Tài
liệu của Trung tâm được tổ chức, sắp xếp theo môn loại khoa học, không phân
biệt khổ cỡ và ngôn ngữ. Bạn đọc tiếp cận trực tiếp với tài liệu, ngoài ra có
thể tìm kiếm thơng tin qua mục lục đọc máy OPAC, mục lục phích, mục lục
quyển và các dịch vụ khác.
Trung tâm được xây dựng và tổ chức theo mô hình thư viện hiện đại trên
cơ sở hiện đại hóa và tự động hóa. Chun mơn nghiệp vụ được phát triển dựa
vào các thành tựu nghiên cứu tiên tiến nhất của cộng đồng thư viện trong nước


12

và quốc tế. Mục đích của Trung tâm là hướng đến người dùng tin và không
ngừng thỏa mãn nhu cầu thơng tin một cách thuận tiện- nhanh chóng- chính xác.
1.3 Chức năng, nhiệm vụ
Thư viện trường Đại học Sư phạm Vinh được thành lập vào năm 1959.
Do nhu cầu phát triển, đến năm 2001, cùng với quyết định đổi tên Trường Đại
học Sư phạm Vinh thành Trường Đại học Vinh (Quyết định số 62/2001/QĐTTg ngày 25 - 04 -2001 của Thủ tướng Chính phủ về đổi tên “Trường Đại học
Sư phạm Vinh” thành “Trường Đại học Vinh”), ngày 04 - 09 – 2001, Bộ Giáo
dục và Đào tạo đã ra Quyết định số 4947/QĐ- BGD & ĐT- TCCB thành lập
Trung tâm Thông tin - Tư liệu và Thư viện Trường Đại học Vinh trên cơ sở
sát nhập thư viện trường và thư viện của các khoa Lịch sử, khoa Ngữ văn,
(hiện chỉ còn thư viện khoa Ngoại ngữ với hơn 1107 bản sách phục vụ cho
sinh viên khoa chuyên ngành tiếng nước ngoài).

Để đáp ứng nhu cầu đào tạo và nghiên cứu khoa học ngày càng mở
rộng của Nhà trường, ngày 11 tháng 9 năm 2001, Hiệu trưởng Trường Đại
học Vinh đã ra Quyết định số 921/ TCCB về việc thành lập Trung tâm Thông
tin - Tư liệu và Thư viện và quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm.
* Chức năng
+ Giữ gìn, tổ chức, xây dựng và khai thác vốn tài liệu.
+ Tổ chức in ấn, phát hành và cung cấp các loại tài liệu nhằm truyền bá
tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu,
giải trí cho cán bộ công chức, học sinh, sinh viên và học viên cao học; góp
phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa
học công nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa khu
vực và đất nước.


13

* Nhiệm vụ
Trung tâm có nhiệm vụ tham mưu giúp Hiệu trưởng nhà trường các nội
dung công việc:
+ Xây dựng kế hoạch
- Xây dựng kế hoạch, giải pháp đổi mới và phát triển Trung tâm
phù hợp với sự phát triển của Nhà trường và của ngành Thông tin - Thư viện
Việt Nam.
- Lập kế hoạch bổ sung vốn tài liệu, cơ sở dữ liệu, vật tư, trang
thiết bị, …cho Trung tâm.
- Lập kế hoạch sao chép, tu bổ, nhân bản… vốn tài liệu để phục
vụ tốt cho công tác đào tạo, công tác nghiên cứu khoa học trong nhà trường.
+ Công tác bổ sung vốn tài liệu
Phát hiện các nguồn tài liệu, thực hiện đúng quy trình kỹ thuật
nghiệp vụ và các hình thức bổ sung nhằm xây dựng và phát triển vốn tài liệu

trung tâm, đáp ứng với yêu cầu đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà
trường.
+ Tổ chức khai thác vốn tài liệu phục vụ cho bạn đọc
- Xử lí nghiệp vụ vốn tài liệu theo từng chuyên ngành khoa học và
chuyên ngành đào tạo.
- Tổ chức biên soạn và giới thiệu hệ thống mục lục, hệ thống thư
mục các chuyên đề cho các môn khoa học, các ngành khoa học.
- Sắp xếp, bố trí và tổ chức tốt các phòng đọc, phòng mượn,
phòng tra cứu… cho phù hợp với từng đối tượng bạn đọc.
- Thông tin kịp thời với bạn đọc khi có vốn tài liệu mới.


14

- Tổ chức phổ biến các nội quy, quy chế, hướng dẫn sử dụng thư
viện sách, thư viện điện tử cho bạn đọc.
+ Tổ chức bảo quản vốn tài liệu
- Sắp xếp, bố trí kho tàng, tủ đựng, giá sách, vốn tài liệu,… đảm
bảo thơng thống, khoa học.
- Thường xun kiểm tra, lau chùi, sắp xếp sách, tài liệu ,các
trang thiết bị trong Trung tâm một cách ngăn nắp, gọn gàng; quét dọn vệ sinh,
cảnh quan môi trường, đảm bảo chống ồn, chống ẩm, chóng mối mọt, chống
mất mát, xuống cấp, hư hỏng.
- Thu nhận, bảo quản và lưu giữ các luận án, luận văn, giáo trình,
bài giảng, các cơng trình nghiên cứu khoa học, các ấn phẩm… của cá nhân và
đơn vị trong trường.
- Tổ chức kiểm tra, kiểm kê vốn tài liệu và các trang thiết bị - kỹ
thuật của Trung tâm theo định kì hàng tháng, hàng quý, hàng năm theo quy
định của trường và của cấp trên.
- Bảo quản tốt cơ sở vật chất, kĩ thuật, trang thiết bị và các tài sản

khác được nhà trường trang bị cho Trung tâm.
+ Xây dựng thư viện điện tử, thư viện số
- Chuẩn hóa về nghiệp vụ thơng tin- thư viện nhằm đảm bảo tính
liên thơng trong nước và quốc tế. Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học
và cơng nghệ tiên tiến vào việc hiện đại hóa, tự động hóa các hoạt động của
Trung tâm, xây dựng thư viện điện tử.
- Thường xuyên có sự hợp tác trao đổi tài liệu, liên thông giữa các
thư viện trong và ngồi nước.
- Xây dựng và bảo trì trang Web của Trung tâm.


15

- Biên mục, kết nối các cơ sở dữ liệu toàn văn, mục lục điện tử
đưa lên mạng LAN và mạng Internet.
- Có kế hoạch thường xuyên bảo quản tốt các cơ sở dữ liệu đã có
trong máy chủ.
- Đảm bảo hệ thống mạng (LAN và INTERNET), phòng máy
thường xuyên được thơng suốt.
- Bảo trì, nâng cấp Phần mềm quản trị thư viện tích hợp Ilib, đáp
ứng với yêu cầu tự động hóa và hiện đại hóa Trung tâm.
+ Cơng tác in ấn, xuất bản
- Tổ chức việc in ấn, xuất bản, phát hành và cung cấp các tài liệu,
giáo trình, biểu mẫu, phục vụ cho cơng tác đào tạo của Trường.
- Đón tiếp, giao dịch, nhận và làm thẻ thư viện cho cán bộ công
chức và học sinh, sinh viên.
1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ thư viện


16

* Cơ cấu tổ chức

Bảng 1: Cơ cấu tổ chức của Trung tâm TTTL&TV Đại học Vinh
* Đội ngũ cán bộ
Trung tâm có tổng số cán bộ là 49 người với các chức danh, trình độ
chun mơn, nghiệp vụ được đào tạo như sau:
- TVVC-CVC(Thư viện viên chức - công viên chức): 4 người
- TVV, CV, KTV: 31 người
- NVKT: 6 người
- Thạc sỹ : 3 người ( trong đó 2 người chuyên ngành thư viện - thông
tin, 1 người chuyên ngành ngữ văn )
- Cử nhân và Cao đẳng: 39 người
- Trung cấp: 6 người
- Sơ cấp: 3 người


17

1.4 Cơ sở vật chất và trang thiết bị
Trung tâm có đầy đủ các loại máy móc, trang thiết bị kỹ thuật hiện đại
đảm bảo cho việc cài đặt, vận hành phần mềm quản trị tích hợp thư viện Ilib
vào cơng tác quản lí nghiệp vụ và quản lí chun mơn thư viện khác như: máy
chủ, máy trạm có cấu hình cao, máy scan, camera, máy in mã vạch, máy
photocoppy siêu tốc, máy FAX, email ….
Ngồi ra, Trung tâm có một xưởng in gồm: 1 máy phơi bản điện tử, 1
máy sấy bản kẽm, 1 máy in opset 4 trang, phục vụ cho việc in ấn giáo trình,
tài liệu phục vụ cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường.
Trung tâm được trang bị mới 26 loại thiết bị đồ gỗ chuyên dụng cho
hoạt động của Trung tâm như: bàn - ghế 4 chỗ ngồi, giá sách, bàn làm việc,…

với hàng ngàn chỗ đọc được tổ chức thành các phòng đọc chuyên ngành.
Trung tâm cũng được trang bị gần 300 máy vi tính màn hình tinh thể
lỏng, cấu hình cao và 3 máy photocoppy hiện đại.
1.5 Người dùng tin
1.5.1 Người dùng tin (NDT)
Đề án “ Quy hoạch xây dựng Trường Đại học Vinh đến năm 2010” đã
ghi rõ mục tiêu là: “Xây dựng Trường Đại học Vinh thành một cơ sở đào tạo
giáo viên và các cán bộ khoa học kỹ thuật đa lĩnh vực và là trung tâm nghiên
cứu, tiếp thu và chuyển giao tiến bộ khoa học – công nghệ của khu vực Bắc
Trung Bộ nhằm: đào tạo giáo viên và cán bộ khoa học có trình độ trên đại
học, đại học và dưới đại học (khoa học giáo dục, khoa học tự nhiên, khoa học
xã hội, công nghệ, kinh tế, nông - lâm - ngư …) ; nghiên cứu, triển khai
chuyển giao khoa học – công nghệ gắn với đào tạo, thông tin khoa học và
triển khai các kết quả nghiên cứu vào sản xuất và đời sống xã hội; hỗ trợ, tư


18

vấn về học thuật và bồi dưỡng cán bộ, xây dựng cán bộ, xây dựng đội ngũ cán
bộ cho các trường đại học, cao đẳng, trung học, dạy nghề và các cơ sở khác
trong khu vực”.
Người dùng tin là yếu tố cơ bản của hoạt động thông tin, vừa là khách
hàng của các hoạt động dịch vụ thông tin, họ đồng thời là những người sản
sinh ra những thông tin mới. Với mục tiêu không ngừng nâng cao chất lượng
và khả năng thỏa mãn nhu cầu của NDT thì việc nghiên cứu NDT sẽ là một
trong những nghiên cứu quan trọng giúp định hướng hoạt động của Trung
tâm.
Trung tâm là nơi cung cấp thông tin trực thuộc trường đại học đa ngành
nên NDT ở đây là những người có trình độ; nhu cầu tin của họ phục vụ cho
công tác chun mơn của chính họ. Với số lượng đơng đảo: trên 800 cán bộ

(hơn 550 cán bộ tham gia công tác giảng dạy ), gần 20.000 học sinh, sinh viên
(học trực tiếp tại trường trên 13.000 người ). Đặc điểm nổi bật của NDT tại
trường Đại học vinh có thể khái quát như sau:
- Người dùng tin đa dạng về loại hình, đơng đảo về số lượng: cán bộ
(quản lí, nghiên cứu – giảng dạy, hành chính – phục vụ), học sinh phổ thông,
sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh,… .
- Mặt bằng trình độ của người dùng chia thành nhiều nhóm:
▪ NDT đại chúng (phổ thơng) là đơng đảo học sinh, sinh viên.
Nhóm NDT này có mục đích sử dụng thơng tin phục vụ cho học tập, giải trí,
tìm hiểu về văn hóa xã hội, …
▪ NDT nghiên cứu chuyên sâu, chuyên ngành hẹp bao gồm: giáo
sư, tiến sĩ, cán bộ giảng dạy, cán bộ quản lí… . Mục đích của họ là sử dụng
thơng tin cho nghiên cứu, giảng dạy, quản lí,… .


19

Người dùng tin tại Trung tâm được phân chia thành các nhóm sau đây:
* Nhóm cán bộ làm cơng tác quản lí
Ban Giám hiệu, Trưởng - Phó các khoa, khối, các phịng ban, tổ bộ
mơn, các cán bộ lãnh đạo Đảng, Chính quyền, Đồn thể,… Họ vừa là cán bộ
quản lý, đồng thời là cán bộ giảng dạy bộ môn ở các khoa, kiêm nhiệm thêm
một phần công tác giảng dạy. Đặc thù của cán bộ quản lí là đưa ra các quyết
định, đặt ra mục tiêu, phương hướng, đường lối phát triển của trường, các
khoa, của bộ môn,…; lập kế hoạch để thực hiện các mục tiêu đề ra và tổ chức
thực hiện kế hoạch (nói chung là lập kế hoạch, định hướng tổ chức phát triển).
Thông tin họ nhận được càng đầy đủ thì việc ra quyết định càng chính xác, từ
đó q trình quản lí càng đạt kết quả cao. Do vậy, nhóm cán bộ làm cơng tác
quản lí cần phải được cung cấp những thơng tin chính xác và kịp thời.
* Nhóm cán bộ làm cơng tác giảng dạy

Là những NDT có nhu cầu tin phong phú, đa dạng gắn liền với chuyên
môn và phục vụ cho công tác giảng dạy, nghiên cứu chuyên ngành. Đây là
nhóm NDT có hoạt động thơng tin năng động và tích cực, họ vừa là chủ thể,
vừa là khách thể trong hoat động thơng tin. Là chủ thể vì là những người trực
tiếp cung cấp thông tin đến người học thơng qua hệ thống bài giảng, giáo
trình, bài tập,… . Là khách thể bởi họ đến Trung tâm để tìm tin và sử dụng
thông tin phục vụ cho nhiệm vụ chun mơn. Nhóm cán bộ làm cơng tác
giảng dạy là thành phần quan trọng trong hoạt động cung cấp thông tin của
trung tâm.
* Nhóm người dùng tin là học sinh, sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu
sinh.
Đây là nhóm NDT đông đảo nhất, chiếm tỷ lệ cao trong tổng số lượt
độc giả đến Trung tâm và là đối tượng người dùng tin chính của Trung tâm.


20

Vấn đề đổi mới chương trình giáo dục đại học đòi hỏi nhiều hơn ở người học.
Cho nên, họ vẫn phải tích cực, năng động, sáng tạo. Cần phải chủ động trong
tự học tập, tự trang bị kiến thức để đáp ứng với nhu cầu đào tạo hiện tại.
1.5.2 Nhu cầu tin (NCT)
Nhu cầu tin là nhu cầu đòi hỏi khách quan của cá nhân, tập thể hay có
thể là nhóm xã hội để duy trì thực hiện hoạt động nhận thức và hoạt động xảy ra
trong thực tiễn đời sống hằng ngày. NCT bị chi phối bởi nhiều yếu tố khác nhau
như: điều kiện kinh tế – xã hội, trình độ văn hóa, nghề nghiệp cá nhân,… . Ở
mỗi giai đoạn, trong từng hoàn cảnh lịch sử cụ thể thì NCT sẽ khác nhau về nội
dung và phương thức đáp ứng. NCT dần trở nên phong phú, đa dạng và đòi hỏi
phải đáp ứng ở mức độ ngày càng cao hơn (theo chiều hướng phát triển kinh
tế - xã hội).
Nhu cầu tin của người dùng tin tại Trung tâm cũng không tránh khỏi sự

chi phối, sự tác động của các yếu tố nêu trên. Trong môi trường giáo dục đại
học ngày nay, yêu cầu về đổi mới chương trình giáo dục đại học, việc dạy và
học tại Trường Đại học Vinh cũng chuyển biến dần theo chiều hướng ngày
càng tiếp cận với những phương pháp giảng dạy hiện đại của nước ngồi. Xu
hướng đó đã có những tác động nhất định đến đặc điểm NDT tại Trung tâm.
* Nhóm cán bộ làm cơng tác quản lí
Cơng việc quản lí của nhóm này là gắn liền với từng chun mơn cụ
thể, vì vậy NCT của nhóm này mang tính vừa tổng thể vừa cụ thể chun sâu,
thơng tin phải chính xác và sử dụng ngay, gồm những thông tin, tài liệu về
lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, đặc biệt là các văn bản, chỉ thị, Nghị quyết
của Đảng và Nhà nước. Lượng thơng tin mà nhóm người này được cung cấp
mang tính chất tổng kết, dự báo, dự đốn trên mảng cơng việc mà họ quản lí.


21

Mặt khác, nhóm NDT này cịn trực tiếp tham gia vào công tác giảng
dạy của nhà trường, thông tin cho nhóm NDT này cịn mang tính chất chun
sâu, chun ngành hẹp, thơng tin phải được cập nhật nhanh nhất.
Với nhóm người dùng tin này, nguồn cung cấp và phương thức cung
cấp thông tin: Thông tin được gửi trực tiếp, chú trọng cung cấp những thơng
tin đã được xử lí mang tính chất dữ kiện, con số, bảng biểu, các bài tổng luận,
tổng quan. Là tài liệu gốc, bản sao hay một phần của tài liệu gốc đặc biệt là
các tài liệu chuyên ngành xuất bản bằng tiếng nước ngoài (nhất là bằng tiếng
Anh).
* Nhóm cán bộ làm cơng tác giảng dạy
Là nhóm NDT trình độ cao, NCT phong phú, chun sâu và đa dạng.
Họ thường xuyên đến Tung tâm để tìm và sử dụng thơng tin phục vụ cho cơng
tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học của mình. Đặc diểm NCT của nhóm NDT
này là: thơng tin phải mang tính chất chun sâu và mang tính chất mới.

Thơng tin mang tính thời sự, thơng tin chứa đụng những thành tựu khoa học –
đặc biệt là lĩnh vực khoa học thực nghiệm, các báo cáo kết quả của các cơng
trình nghiên cứu khoa học, các đề tài nghiên cứu – triển khai trong nước và
ngồi nước.
Với nhóm NDT này, nguồn cung cấp và phương thức cung cấp thông
tin là: Trung tâm ln tạo điều kiện tốt nhất cho nhóm NDT này. Các tạp chí
chun mơn, chun ngành hẹp theo từng lĩnh vực giảng dạy được chú ý quan
tâm, nhất là các tạp chí chun ngành được viết bằng tiếng nước ngồi. Là tài
liệu gốc cho mượn về nhà, bản sao hay một phần bản sao của tài liệu gốc. Bên
cạnh đó, họ có thể yêu cầu Trung tâm cung cấp các danh mục tài liệu (hiện có
tại trung tâm hay khơng có tại trung tâm) để phục vụ cho nhiệm vụ, cơng việc
của họ. Với những tài liệu hiện có, Trung tâm đáp ứng nhanh nhất, trong


22

khoảng thời gian ngắn nhất. Với những tài liệu không có tại Trung tâm thì
Trung tâm có kế hoạch cung cấp cho NDT bằng cách khai thác từ nguồn tài
liệu bên ngồi (các cơ quan thơng tin – thư viện khác).
* Nhóm NDT là học sinh, sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh
Khác với hai nhóm NDT trên, NCT củ nhóm NDT này đơn giản hơn
mặc dù đây là nhóm NDT đơng đảo nhất. NCT của nhóm này là thông tin về
các loại sách giáo khoa, các loại giáo trình theo mơn học, sách, báo, tạp chí
mang tính chất giải trí. Một bộ phận NDT là sinh viên cuối cấp, học viên cao
học chuẩn bị tốt nghiệp ra trường, nên NCT của nhóm này là thơng tin về
chun ngành, chuyên sâu mà khóa luận, đề tài sẽ triển khai.
Nguồn cung cấp và phương thức cung cấp thông tin cho nhóm NDT
này: Tài liệu phục vụ cho nhóm NDT này phần lớn được viết bằng ngơn ngữ
tiếng Việt có tại Trung tâm. Cho mượn đọc tại chỗ và cho mượn về nhà với
quy định thời gian cụ thể. Ngoài ra, theo nhu cầu của từng cá nhân, Trung tâm

cũng cho phép phô tô một phần tài liệu gốc hay cung cấp danh mục các tài
liệu theo chuyên đề (cung cấp thư mục chuyên ngành).
Trung tâm đã rất cố gắng trong việc cung cấp tài liệu, cung cấp thông
tin cho NDT. Ngồi ra, Trung tâm cịn thường xun tiến hành mở các lớp bồi
dưỡng, hướng dẫn sử dụng thư viện điện tử, các sản phẩm và dịch vụ hiện có
tại Trung tâm. Nhằm tạo điều kiện cho NDT có thể sử dụng và khai thác tối
đa, hiệu quả nguồn lực thông tin của Trung tâm và thuận lợi cho vấn đề bổ
sung thêm những tài liệu mới, tại mỗi phòng đọc của Trung tâm đều có sổ để
bạn đọc ghi lại những tài liệu theo yêu cầu của môn học). Đây là một việc làm
đem lại hiệu quả cao. Thông qua hoạt động này, Trung tâm có thể nắm bắt kịp
thời NCT của NDT, điều chỉnh Chính sách bổ sung cho phù hợp nhất với điều
kiện thực tiễn của Trung tâm và NCT của NDT vào từng thời điểm khác nhau.


23

Kết quả của hoạt động này cho thấy số lượt NDT đến Trung tâm để sử dụng,
khai thác thông tin cũng như sử dụng, khai thác các sản phẩm và dịch vụ
thông tin – thư viện của Trung tâm ngày càng gia tăng theo từng năm học.


24

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BỔ SUNG TÀI LIỆU
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – TƯ LIỆU VÀ THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
2.1 Mục đích, ý nghĩa của cơng tác bổ sung
Ngày nay, cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật (KHKT) đang diễn ra rất
mạnh mẽ trên toàn thế giới. Cuộc cách mạng thông tin đã và đang làm thay

đổi sâu sắc lối sống, nếp nghĩ, cách làm việc và giải trí, cách tổ chức xã hội
của chúng ta và xã hội đang dần trở thành một xã hội thông tin tồn cầu.
Trong xã hội đó, thơng tin đóng trị như một nguồn lực cơ bản để phát triển
kinh tế - xã hội. Trong đó, ngành Thư viện – Thơng tin chiếm một vị trí vơ
cùng quan trọng vì hiện nay, chính thư viện và cơ quan thơng tin đóng vai trị
tổ chức, quản lý và chế biến thơng tin thành tri thức đồng thời giúp mọi người
hình thành tri thức. Do đó ngành thư viện – thơng tin trên thế giới đã được xã
hội trân trọng. Với tình hình hiện nay, KHKT phát triển đã tác động tới sự
phát triển của kinh tế - xã hội, làm xuất hiện nhu cầu thơng tin mới có xu
hướng ngày càng cao. Nhu cầu thông tin biến đổi đã tác động đến các cơ quan
thơng tin - thư viện, địi hỏi phải được đáp ứng ở cả hai góc độ: nội dung và
hình thức.
Sự phát triển của xã hội, nhu cầu của NDT ngày càng cao, đòi hỏi các
thư viện và trung tâm thơng tin phải có một sưu tập vốn tài liệu phong phú,
đầy đủ mới có thể đáp ứng được. Cơng tác bổ sung tài liệu là biện pháp giải
quyết tối đa và hiệu quả vấn đề đó.
Bổ sung tài liệu là yếu tố tiên quyết để đảm bảo cho thư viện ln ln
ở trạng thái hoạt động có hiệu quả, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, đối


25

tượng phục vụ của từng thư viện. Công việc này nhằm làm đầy đủ, phong phú
thêm lượng thông tin, tri thức chất lượng mà mọi người trong xã hội cần.
Bổ sung tài liệu theo tiếng Latinh là "Completus" có nghĩa là đủ bộ phận,
đủ thành phần của một cái gì đó. Trong thư viện học, q trình này vẫn chưa có ý
kiến thống nhất mà vẫn cịn nhiều quan điểm khác nhau xung quanh khái niệm này.
Quan điểm thứ nhất, dựa trên nhận thức chung về thuật ngữ "Bổ sung"
thì cho rằng: Bổ sung tài liệu là thu thập có kế hoạch và sự lựa chọn có hệ
thống các tài liệu để đưa vào thư viện. Hệ thống ở đây tức là lựa chọn một

cách liên tục, tuần tự, ở đâu có tài liệu thì đưa về thư viện. Theo quan điểm
này, bổ sung tài liệu là nhằm tăng cường về mặt số lượng vốn tài liệu cho thư
viện.
Quan điểm thứ hai cho rằng: Bổ sung tài liệu là một quá trình gồm hai
mặt. Một mặt là lựa chọn và thu thập để bổ sung tài liệu có giá trị. Mặt khác
là thanh lí ra khỏi thư viện những tài liệu đã lỗi thời, lạc hậu. Theo quan điểm
này, số lượng và chất lượng vốn tài liệu đều được quan tâm song công tác bổ
sung chưa quan tâm đến giá trị sử dụng của những tài liệu được bổ sung về.
Một quan điểm khác cho rằng: Bổ sung tài liệu là quá trình cung cấp
năng lượng cho thư viện để đảm bảo cho thư viện luôn ở trạng thái vận động.
Theo quan điểm này, quá trình bổ sung tài liệu được ví như q trình trao đổi
chất trong sinh học. Trong đó, bổ sung tài liệu mới được ví như là q trình
đồng hố, cịn thanh lí tài liệu cũ được ví như là q trình dị hố. Nếu thư
viện bổ sung những tài liệu tốt, có giá trị, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ,
phù hợp với nhu cầu tin thì thư viện sẽ phát triển và thu hút được rất nhiều
bạn đọc. Ngược lại, nếu thư viện bổ sung về những tài liệu đã bị lỗi thời, lạc
hậu, khơng cịn giá trị sử dụng hoặc khơng phù hợp với thể chế chính trị của
đất nước, khơng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và NCT của NDT tại thư