Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại trung tâm lưu trữ quốc gia III

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NGUYỄN BÍCH THỦY

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE - NHÌN
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội, tháng 11 năm 2019


BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NGUYỄN BÍCH THỦY

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE - NHÌN
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN MINH SƠN

Hà Nội, tháng 11 năm 2019

LỜI CẢM ƠN
Trong q trình thực hiện luận văn, ngồi sự cố gắng của bản thân, tác giả nhận
được sự giúp đỡ quý báu của các Giáo sư, Tiến sĩ, các cán bộ nghiên cứu đã góp ý,
động viên trong những lần bảo vệ đề cương, sinh hoạt chuyên môn.
Nhân đây cho phép tơi được bày tỏ lịng biết ơn chân thành tới Tiến sĩ
Nguyễn Minh Sơn – Người thầy đã tận tình chỉ dẫn tơi trong suốt q trình nghiên
cứu và thực hiện luận văn này. Cũng nhân dịp này, cho phép tơi được bày tỏ lịng
biết ơn đến sự động viên, đóng góp của các thầy giáo, cơ giáo Khoa Lưu trữ học và
Quản trị Văn Phòng – Trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn, Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, Lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III, cùng bạn bè đồng nghiệp đã tạo điện kiện, giúp đỡ tơi hồn thành bản
luận văn này.
Những vấn đề mà luận văn đặt ra đã được tác giả cố gắng thực hiện. Song do
những hạn chế về trình độ bản thân và thời gian, nên chắc chắn luận văn khơng
tránh khỏi những hạn chế và thiết sót. Tác giả rất mong nhận được những ý kiến
đóng góp, chỉ giáo của các nhà khoa học và đồng nghiệp.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2019

Tác giả

Nguyễn Bích Thủy


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết
quả nêu trong Luận văn là trung thực và rõ ràng. Đề tài nghiên cứu một cách độc lập,

khơng có sự sao chép kết quả của bất cứ đề tài đã có nào trong lĩnh vực này. Lời cam
đoan này của tôi là đúng sự thật và tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm.

Tác giả

Nguyễn Bích Thủy


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

VTLTNN

Văn thư Lưu trữ nhà nước

TTLTQG III

Trung tâm Lưu trữ Quóc gia III

UBTVQH

Ủy ban Thường vụ Quốc hội


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài ..............................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề................................................................................2

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. ..................................................................4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ....................................................................5
5. Phương pháp nghiên cứu ..................................................................................5
6. Đóng góp mới của đề tài ..................................................................................6
7. Bố cục của luận văn..........................................................................................7
PHẦN NỘI DUNG ....................................................................................................9
Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU
TRỮ NGHE - NHÌN. ................................................................................................9
1.1. Các khái niệm ................................................................................................9
1.1.1. Khái niệm về tài liệu, tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ......................................9
1.1.2. Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ .............................................11
1.1.3. Khái niệm tổ chức khoa học tài lưu trữ nghe - nhìn.................................11
1.2. Mục đích, ý nghĩa tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ...............11
1.3. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ..............................12
1.4. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại TTLTQG III. .......................15
1.4.1. Đặc điểm chung ........................................................................................15
1.4.2. Đặc điểm riêng .........................................................................................16
Tiểu kết chương 1 ...............................................................................................17
Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
NGHE - NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III. .......................18
2.1. Giới thiệu về thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III. ....................................................................................18
2.1.1. Thành phần, nội dung tài liệu ghi âm tại TTLTQG III ............................19
2.1.1.1. Thành phần, nội dung tài liệu ghi âm sự kiện .......................................19
2.1.1.2. Thành phần, nội dung tài liệu ghi âm nghệ thuật ..................................21
2.1.2. Thành phần, nội dung tài liệu ghi hình tại TTLTQG III ..........................21
2.1.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu phim điện ảnh. .......................................21


2.1.2.2. Thành phần, nội dung tài liệu ghi hình (băng từ Video, đĩa DVD). ..........22

2.2. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại TTLTQG III. 22
2.2.1. Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn .........................................22
2.2.1.1. Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ ghi âm .............................................22
2.2.1.2. Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ ghi hình ...........................................27
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ..............................................27
2.2.2.1. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ ghi âm ..................................................27
2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ ghi hình ................................................28
2.2.3. Xây dựng công cụ tra cứu, thống kê tài liệu lưu trữ nghe - nhìn: ............29
2.3. Các văn bản hướng dẫn tổ chức tài liệu lưu trữ nghe – nhìn ......................31
2.4. Nhận xét và đánh giá ...................................................................................32
Tiểu kết chương 2. ..............................................................................................35
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU
TRỮ NGHE - NHÌN TẠI TTLTQG III. ...............................................................36
3.1. Nhóm giải pháp nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ở
TTLTQG III .......................................................................................................36
3.1.1. Giải pháp về phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ...................36
3.1.1.1. Giải pháp phân loại, chỉnh lý tài liệu ghi âm ........................................37
3.1.1.2. Giải pháp phân loại, chỉnh lý tài liệu ghi hình ......................................42
3.1.2. Giải pháp xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ..............................45
3.1.2.1. Các phương pháp xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ..............46
3.1.2.2. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ...................47
3.1.3. Xây dựng công cụ tra cứu, thống kê tài liệu lưu trữ nghe - nhìn: ............49
3.2. Những giải pháp chung ...............................................................................56
3.2.1. Tiếp tục hoàn thiện hệ thống các văn bản chỉ đạo và quản lý công tác lưu
trữ phù hợp với yêu cầu của thời kỳ đổi mới của đất nước ................................56
3.2.2. Tăng cường chỉ đạo công tác ứng dụng công nghệ thông tin ..................57
3.3. Giải pháp về tổ chức cán bộ ........................................................................57
Tiểu kết chương 3 ...............................................................................................58
PHẦN III. KẾT LUẬN ...........................................................................................60
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................61

PHỤ LỤC


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là phương tiện bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý và
nghiên cứu khoa học. Cùng với sự phát triển của khoa học cơng nghệ, ngồi những
tài liệu lưu trữ chữ viết truyền thống, cịn có những loại hình tài liệu khác được sản
sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, đó là tài liệu
phim, ảnh, phim điện ảnh, băng ghi hình, băng, đĩa ghi âm, gọi chung là loại hình
tài liệu lưu trữ nghe - nhìn. Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn là một loại cơng cụ ghi chép,
lưu giữ và chuyển tải thơng tin bằng hình ảnh, âm thanh nó khơng chỉ phục vụ các
mục đích trước mắt mang tính thời sự, mà cịn lưu lại cho đời sau những khoảnh
khắc không bao giờ lặp lại, giúp cho thế hệ sau nhận thức được lịch sử rõ nét và chi
tiết hơn. Và đặc biệt tài liệu nghe – nhìn là cơng cụ hết sức quan trọng đối với hoạt
động của xã hội hiện nay. Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn khơng chỉ mang tính bổ trợ,
minh họa cho tài liệu chữ viết, mà còn là nguồn sử liệu độc lập, độc đáo về mặt hình
thức, phong phú về nội dung, nhiều khi khơng có ở những loại hình tài liệu khác.
Từ khi tài liệu lưu trữ nghe - nhìn xuất hiện, đã làm cho các nguồn tài liệu lưu trữ
ngày càng trở nên đa dạng và phong phú hơn. Những bức ảnh, những đoạn phim,
hay những băng ghi âm với âm thành truyền cảm và hình ảnh sống động, rõ ràng đã
có sức thuyết phục cao. Và là nguồn sử liệu vô cùng quý giá, phục vụ cho hoạt động
thực tiễn và cho nghiên cứu lịch sử.
Ngày nay, loại hình tài liệu lưu trữ nghe - nhìn đã trở thành một loại hình tài
liệu lưu trữ đặc biệt quan trọng được khẳng định, ghi nhận trong các văn bản của
Nhà nước, thuộc thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, thuộc nguồn nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp Trung ương.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong 4 Trung tâm Lưu trữ quốc gia

thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quốc gia, có chức năng sưu tầm, thu
thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân, gia đình, dịng họ
tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa
Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra. Theo đó, tài liệu lưu trữ nghe - nhìn là
nguồn tài liệu bổ sung thường xuyên vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia (TTLTQG
III). Tuy nhiên, công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ nghe - nhìn hiện nay chưa được
quan tâm đúng mức, chưa được quản lý tập trung thống nhất, chưa theo những quy
định thống nhất, từ công tác thu thập, bổ sung tài liệu đến công tác phân loại tài


2

liệu, xác định giá trị tài liệu, biên mục, thống kê và tra cứu tài liệu. Còn nhiều tài
liệu lưu trữ nghe - nhìn có giá trị bảo quản vĩnh viễn, quý hiếm về nội dung, độc
đáo về vật liệu chế tác còn đang rải rác ở các cơ quan, tổ chức, cá nhân, chưa được
sưu tầm, thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả loại hình tài liệu này tại
các Trung tâm Lưu trữ quốc gia nói chung và TTLTQG III nói riêng, đáp ứng tốt
nhu cầu nghiên cứu, phục vụ ngày càng cao của xã hội.
Với tinh thần đó, và xuất phát từ nhiệm vụ chun mơn thực tế địi hỏi, tơi chọn
đề tài luận văn: “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III”, làm nội dung nghiên cứu đề tài luận văn cao học của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nói chung và công tác tổ chức
khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nói riêng là vấn đề tương đối mới so với công
tác lưu trữ tài liệu chữ viết. Trong những năm gần đây, vấn đề này đã được nghiên
cứu, nhưng chưa nhiều và phần lớn mới chỉ dừng ở mức độ giới thiệu trong các bài
viết trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Truyền hình, Tạp chí Nhiếp ảnh, trên
các báo, đề tài, luận văn thạc sĩ, cử nhân, tác giả xin điểm qua những cơng trình
nghiên cứu đó:

Vấn đề tổ chức cơng tác lưu trữ tài liệu nghe – nhìn
Có các bài viết “Cần quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ tài liệu ảnh,
phim điện ảnh và ghi âm”, tạp chí Văn thư lưu trữ số 02/1983; “Cần quan tâm hơn
nữa đến việc quản lý tài liệu lưu trữ băng, đĩa ghi âm”, tạp chí Văn thư Lưu trữ, số
02/1985 của Đặng Anh Đào”; “ Một số ý kiến về tổ chức lưu trữ tài liệu phim, ảnh,
ghi âm ở nước ta hiện nay”, tạp chí Văn thư Lưu trữ số 03/1999; “Vài nét về quản
lý tài liệu lưu trữ nghe nhìn”, số 02/1998 của Nguyễn Lan Phương”; "Cần quan tâm
hơn nữa đến quản lý tài liệu lưu trữ băng, đĩa ghi âm”, tạp chí Văn thư lưu trữ, số
01/2002, tác giả Nguyễn Trọng Biên; “Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn và cuộc sống”,
Tạp chí Dấu ấn thời gian, Hội lưu trữ, Hà Nội, năm 2008 v.v...các bài viết này mới
chỉ bước đầu tìm hiểu và nêu lên thực trạng về cơng tác tài liệu lưu trữ nghe – nhìn
nói chung, và một số kiến nghị chung chung về cách quản lý tài liệu nghe nhìn.
Trong những năm gần đây có luận văn cử nhân “Vấn đề tổ chức khoa học tài liệu
lưu trữ nghe - nhìn ở Trung tâm Nghe – Nhìn Đài Truyền hình Việt Nam”, năm
2001 của Trần Lệ Hường; luận văn thạc sĩ “Công tác lưu trữ nghe - nhìn ở các
Đài Truyền hình – thực trạng và giải pháp”, năm 2002 của Nguyễn Thúy Bình;
luận văn thạc sĩ “ Tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III


3

– Thực trạng và giải pháp“, năm 2003 của Nguyễn Minh Sơn. Các luận văn, cơng
trình nghiên cứu mới chỉ dừng ở mức đề cập đến công tác quản lý, tổ chức tài liệu
lưu trữ nghe – nhìn nói chung, đánh giá thực trạng, đề xuất giải pháp ở cơ quan,
đơn vị, Trung tâm Nghe – nhìn, các Đài Truyền hình, tổ chức khoa học tài liệu ảnh
ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, chưa có một tác giả nào đề cập đến tổ chức khoa
học tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III mà cụ thể là tài liệu ghi
âm, ghi hình.
Vấn đề thu thập tài liệu nghe - nhìn
Về vấn đề này cũng đã có một số đề tài được nghiên cứu như: ‘‘ Mấy ý kiến

bước đầu về thu thập tài liệu phim điện ảnh của Viện Phim Việt Nam” của Nguyễn
Thị Phượng, luận văn cử nhân 1985; ‘‘Bước đầu xác định những nguồn tài liệu ảnh
cần giao nộp vào Kho Lưu trữ Trung ương” của Nguyễn Thị Bích Di, luận văn cử
nhân, năm 1985; ‘‘Nguồn tài liệu phin điện ảnh về Chủ tịch Hồ Chí Minh” của
Nguyễn Thị Hương, luận văn cử nhân 1990; ‘‘Những cơ sở khoa học xác định
nguồn bổ sung và thành phần tài liệu ảnh để nhà nước quản lý” của Lã Thị Hồng,
đề tài nghiên cứu khoa học, mã số 89 – 98 – 017. Và gần đây nhất là Luận án tiến
sĩ “Xác định nguồn và thành phần tài liệu lưu trữ nghe - nhìn cần nộp vào các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam”, năm 2017 của Nguyễn Minh Sơn. Các
cơng trình nghiên cứu nêu trên bước đầu đề ra được những cơ sở khoa học cho
việc xác định nguồn tài liệu nghe – nhìn nộp lưu vào lưu trữ nhà nước nhưng chưa
nghiên cứu cụ thể được thành phần từng loại hình cụ thể vào Lưu trữ Đảng hay
Lưu trữ nhà nước Trung ương.
Vấn đề phân loại xác định giá trị tài liệu nghe – nhìn
Một số bài viết trong tạp chí Văn thư Lưu trữ, tác giả Đào Xuân Chúc như:
“Mấy ý kiến về nguyên tắc và phương pháp đánh giá tài liệu ảnh trong công tác lưu
trữ”, số 03/1983; “‘Những nguyên tắc xác định giá trị tài liệu ảnh trong cơng tác lưu
trữ”, tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 03/1985; “Mấy vấn đề về cơ sở phương pháp luận
để xác định giá trị tfi liệu lưu trữ phim điện ảnh”, số 03/1988; “Tiêu chuẩn xác định
giá trị tài liệu ảnh lưu trữ“, số 03/1993. Một số tác giả khác cũng đã có những bài
viết được đăng tạp chí Nhiếp ảnh như: ‚“Bản chất của Ảnh” của Nguyễn Long, số
01/1986; “Tính chất và nội dung thơng tin của ảnh” của Chu Chí Thành, số 24 và
25/ 1982; “Thể loại ảnh“ của Chu Chí Thành – Hồng Ánh – Lê Hải, số 01, 01/1994
v.v... Luận văn của các cử nhân như: tác giả Hà Thị Tiêu với đề tài ‘‘Một số ý kiến
đánh giá về xác định giá trị tài liệu phim thời sự - tài liệu ở Viện Tư liệu Phim Việt


4

Nam”, luận văn cử nhân năm 1990; tác giả Mai Thu Hiền với đề tài ‚“Bước đầu vận

dụng các nguyên tắc và tiêu chuẩn của lưu trữ học để xác định giá trị tài liệu phim
thời sự tài liệu tại Viện Nghệ thuật và Lưu trữ Điện ảnh Việt Nam”, luận văn cử
nhân, năm 1995; tác giả Nguyễn Văn Xuyên với đề tài ‚“Xác định giá trị và thu thập
tài liệu lưu trữ phim điện ảnh để nhà nước bảo quản”, luận văn thạc sĩ, năm 1998
v.v...cũng cần phải kể đến sự đóng góp của các cuốn sách, tập bài giảng ‚“Lưu trữ
tài liệu nghe – nhìn“ – Hà Nội năm 1997 và gần đầy cuốn chuyên khảo “Nguồn tài
liệu ảnh về cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp (1945 – 1954) do NXB Chính trị
Quốc gia xuất bản, Hà Nội, năm 2002 của tác giả - Tiến sĩ Đào Xuân Chúc.
Những bài viết, luận văn, đề tài nghiên cứu nêu trên mới chỉ nêu lên những
nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu cho loại hình tài liệu
ảnh, phim điện ảnh nói chung, mà chưa có nghiên cứu đề cập đến các dạng tài liệu
nghe nhìn khác như tài liệu ghi âm, tài liệu ghi hình (băng video, đĩa).
Vấn đề biên mục và xây dựng công cụ tra cứu
Về vấn đề này một số tác giả cũng đã đề cập đến như: Dương Viết Á “Ý nghĩa
điển hình của lời chú thích trong ảnh thời sự”, tạp chí Nhiếp ảnh, số 12/1980; Lã Thị
Hồng với bài “Viết lời thuyết minh cho tài liệu ảnh”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ số
01/1986; Nguyễn Đức Hà với đề tài “Một số ý kiến về xây dựng bộ thẻ tra tìm ảnh cho
phịng Tư liệu ảnh của Thơng tấn xã Việt Nam (1945 – 1980) ”; luận văn cứ nhân, năm
1980; Nguyễn Việt Thắng với đề tài “Xây dựng khung phân loại thông tin tài liệu
phim điện ảnh và bộ thẻ hệ thống ở Phông Lưu trữ tư liệu phim quân đội”, luận văn cử
nhân, năm 1991. Tuy nhiên, chưa có tác giả nào đề cập đến các yếu tố thông tin cần
biên mục, các hệ thống công cụ tra cứu cho tất cả các loại hình của tài liệu nghe nhìn
nói chung và tài liệu nghe nhìn của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói riêng.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
3.1. Mục đích nghiên cứu
Luận văn nhằm giải quyết mục tiêu đề xuất các giải pháp chung và các giải
pháp nghiệp vụ cụ thể về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại TTLTQG III
trong giai đoạn hiện nay, hướng đến mục đích cuối cùng của Tổ chức khoa học tài liệu
lưu là nâng cao chất lượng thành phần phông lưu trữ Quốc gia, nâng cao khả năng
phục vụ về con người, về công cụ làm việc, về môi trường làm việc, nâng cao tuổi

thọ của tài liệu lưu trữ, nâng cao về nhận thức xã hội đối với tài liệu lưu trữ nói
chung và tài liệu lưu trữ nghe – nhìn nói riêng.


5

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục đích nghiên cứu trên, đề tài có nhiệm vụ nghiên cứu các nội dung
cơ bản sau đây:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận chung về tài liệu lưu trữ nghe - nhìn về tổ chức khoa
học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn.
- Nghiên cứu thực trạng về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nói
chung, tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình nói riêng hiện đang bảo quản ở TTLTQG III, cụ
thể là các nội dung về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn như cơng tác phân
loại, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu, thống kê tài
liệu. Từ đó có những đánh giá, nhận xét ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân của những ưu
điểm, tồn tại đó.
- Nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp chung, giải pháp cụ thể để tổ chức
khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại TTLTQG III nhằm phục vụ tốt cho cơng tác
bảo quản an tồn tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả loại hình tài liệu lưu
trữ nghe - nhìn.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiêu cứu
Đối tượng nghiên cứu của luận văn là tài liệu lưu trữ nghe – nhìn mà cụ thể là
tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình bảo quản tại TTLTQG III và tổ chức khoa học tài liệu
ghi âm, ghi hình ở TTLTQG III.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Trong Lịch sử nghiên cứu vấn đề, đã có đề tài nghiên cứu liên quan đến tổ
chức khoa học tài liệu ảnh ở TTLTQG III, chính vì vậy, luận văn này không nghiên
cứu tài liệu ảnh tại TTLTQG III, phạm vi đề tài của tác giả sẽ nghiên cứu về: “Tổ chức

khoa học tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”.
- Đề tài nghiên cứu thành phần, nội dung, đặc điểm của tài liệu ghi âm, ghi hình
được bảo quản tại TTLTQG III, không nghiên cứu nội dung tài liệu ghi âm, ghi hình
chưa được thu thập vào Trung tâm.
- Nghiên cứu thực trạng tổ chức khoa học tài liệu ghi âm, ghi hình tại
TTLTQG III.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu, tác giả căn cứ trên một số phương pháp
nghiên cứu chủ yếu như sau:


6

- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, cụ thể là vận dụng linh hoạt
3 nguyên tắc: nguyên tắc chính trị, ngun tắc lịch sử, ngun tắc tồn diện và tổng
hợp, 3 nguyên tắc này được vận dụng trong q trình phân tích chức năng, nhiệm
vụ của TTLTQG III, khi khảo sát, xem xét tình hình thực tế về thành phần, nội
dung và đặc điểm của tài liệu ghi âm, ghi hình, thực trạng tổ chức khoa học loại
hình tài liệu này tại TTLTQG III, từ đó đề xuất những giải pháp về tổ chức khoa
học tài liệu lưu trữ sao cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của TTLTQG III.
- Phương pháp luận lưu trữ học: Trong đó vận dụng những cơ sở lý luận của
Lưu trữ học Mác Xít vào việc thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại, chỉnh lý tài liệu,
xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, thống
kê tài liệu cho tài liệu lưu trữ nói chung để xem xét và đề xuất các giải pháp cho
công tác tổ chức khoa học tài liệu nghe nhìn ở TTLTQG III.
- Phương pháp quan sát, khảo sát: Phương pháp quan sát, khảo sát được vận
dụng trong quá trình khảo sát, nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước về tài
liệu nghe - nhìn; khảo sát thực trạng cơng tác tổ chức khoa học tài liệu nghe - nhìn
nói chung và tài liệu ghi âm, ghi hình nói riêng về thành phần, nội dung, số lượng
của chúng đang được quản lý tại TTLTQG III.

- Phương pháp thống kê: Tác giả sử dụng phương pháp này để thống kê các
cơng trình nghiên cứu liên quan đến quản lý, tổ chức khoa học tài liệu nghe - nhìn.
Ngồi ra, phương pháp thống kê cịn được dùng để thống kê số liệu thu thập, số liệu
chỉnh lý, số liệu tài liệu lưu trữ nghe – nhìn được quản lý tại TTLTQG III.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Việc nghiên cứu tổ chức khoa học tài
liệu lưu trữ nghe – nhìn là vấn đề khó, cần thiết phải phân tích tình hình thực tiễn
cũng như các vấn đề lý luận liên quan để làm rõ các nội dung của tổ chức khoa học
tài liệu lưu trữ. Bằng phương pháp này, tác giả đã phân tích, tổng hợp thực trạng
trong từng nội dung của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe – nhìn để từ đó nắm
được tình hình thực tiễn, đề xuất các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
nghe – nhìn tại TTLTQG III.
- Phương pháp so sánh: Phương pháp này được tác giả sử dụng để so sánh
hiệu quả kinh tế, hiệu quả sử dụng tài liệu sau khi chúng được thực hiện tốt các giải
pháp tổ chức khoa học tài liệu mà đề tài đề cập.
6. Đóng góp mới của đề tài
- Kết quả nghiên cứu của luận văn giúp cho việc tổ chức, quản lý tài liệu lưu
trữ nghe - nhìn nói chung và tài liệu ghi âm, ghi hình nói riêng được hiệu quả và


7

thống nhất. Qua đó, giúp cho cơ quan quản lý lưu trữ, cơ quan TTLTQG III có cơ sở
để hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ cụ thể đối với tài liệu ghi âm, ghi hình tại TTLTQG
III, có kế hoạch xử lý các nội dung của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi
hình, trong đó nhằm kịp thời sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ nghe nhìn có giá trị vào
lưu trữ lịch sử,và bảo quản kéo dài tuổi thọ tài liệu nghe nhìn, khơng làm thất thốt
những tài liệu lưu trữ nghe nhìn có ý nghĩa quan trọng để phục vụ nhu cầu ngày càng
cao trong xã hội.
- Trong luận văn, kết quả nghiên cứu sẽ góp phần giới thiệu một cách có hệ
thống thành phần, nội dung, đặc điểm, giá trị và ý nghĩa của từng khối tài liệu ghi

âm, ghi hình đang được quản lý tại TTLTQG III. Từ đó nghiên cứu, phân tích, xác
định giá trị, lựa chọn tài liệu ghi âm, ghi hình có giá trị về nội dung, độc đáo về vật
mang tin để lưu giữ bảo quản vĩnh viễn.
- Luận văn cũng trình bày thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe nhìn ở TTLTQG III, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, vướng mắc, nguyên nhân của
những tồn tại đó để đưa ra những giải pháp tổ chức khoa học tài liệu ghi âm, ghi
hình tại Trung tâm lưu trữ quốc gia một cách tốt nhất, hiệu quả nhất, nhằm phục vụ
tốt cho nhu cầu xã hội cho lợi ích chính đáng của Quốc gia, Dân tộc.
- Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho những nhà quản lý xây dựng
các văn bản liên quan đến tài liệu ghi âm, ghi hình, cho cán bộ nghiệp vụ khi tổ
chức khoa học tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình trong quá trình thực hiện cơng việc
của mình.
7. Bố cục của luận văn
Ngồi phần Mở đầu, Kết luận, Luận văn có bố cục như sau:
Chương 1: Lý luận chung về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe –
nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Ở chương này, tác giả trình bày lý luận chung về tổ chức khoa học tài liệu
lưu trữ nghe - nhìn, cụ thể, nêu các khái niệm về tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, về tổ
chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn; ý nghĩa và nội dung tổ chức khoa học tài
liệu lưu trữ nghe - nhìn.
Chương 2: Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Trong chương này, tác giả trình bày về thành phần, nội dung và đặc điểm của
từng khối tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nói chung và khối tài liệu ghi âm, ghi hình nói
riêng hiện đang bảo quản tại TTLTQG III. Qua đó, khẳng định tài liệu ghi âm, ghi hình


8

ở TTLTQG III thực sự là nguồn sử liệu vô cùng quý giá.
Nội dung chính của chương này, tác giả nêu thực trạng tổ chức khoa học tài liệu

ghi âm, ghi hình mà cụ thể là cơng tác: phân loại tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xác định giá
trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu tra, thống kê tài liệu ghi âm, ghi hình tại TTLTQG
III, từ đó có những đánh giá, nhận xét ưu điểm, hạn chế, tồn tại và nguyên nhân của
những ưu điểm, hạn chế tồn tại đó.
Chương 3: Một số giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
tại TTLTQG III.
Trong chương này, luận văn đề cập tới một số giải pháp để nâng cao hiệu
quả công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình tại TTLTQG III gồm
các nhóm giải pháp chung và giải pháp cụ thể. Nhóm giải pháp chung đưa ra về
nâng cao nhận thức, xây dựng hoàn thiện hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản nghiệp vụ về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe – nhìn về tổ
chức nguồn lực thực hiện cơng tác này. Nhóm giải pháp cụ thể đưa ra những giải
pháp về nghiệp vụ liên quan đến nội dung của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ghi
âm, ghi hình nhằm nâng cao chất lượng đầu vào của tài liệu, chỉnh lý, xác định giá
trị tài liệu, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu đồng bộ,
thống nhất phục vụ công chúng được nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả.
Để làm sáng tỏ một số vấn đề trình bày ở các chương, Luận văn có thêm
phần phụ lục:
Phụ lục I: Một số hình ảnh về vật mang tin về tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi
hình đang bảo quản ở TTLTQG III và các biểu mẫu biên mục, công cụ tra cứu tài
liệu lưu trữ nghe - nhìn hiện có ở TTLTQG III.
Phụ lục II: Các biểu mẫu biên mục, công cụ tra cứu do luận văn đề xuất để
sử dụng cho tài liệu lưu trữ nghe - nhìn ở TTLTQG III.


9

PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU
LƯU TRỮ NGHE - NHÌN.

Ở chương này, tác giả trình bày các khái niệm cơ bản về tài liệu lưu trữ, tài
liệu lưu trữ nghe - nhìn, đặc điểm và ý nghĩa của chúng trong đời sống xã hội. Đồng
thời nêu khái niệm, mục đích và vai trò, nội dung của tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ cung cấp nền tảng lý luận cho việc đánh giá thực tiễn ở Chương 2.
1.1. Các khái niệm
1.1.1. Khái niệm về tài liệu, tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
* Khái niệm tài liệu
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của PGS – TS
Dương Văn Khảm thì tài liệu là “Vật mang thơng tin làm phương tiện cho các hoạt
động xã hội. Tài liệu bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính hoặc các nguồn tư liệu khác, được ghi trên các vật mang tin khác nhau, như
trên giấy, băng từ, đĩa từ, thẻ nhớ...dùng làm căn cứ để xử lý, giải quyết các công
việc thuộc lĩnh vực hoạt động khác nhau của xã hội và lưu trữ các thơng tin của
những hoạt động đó“ [09,343].
Tại Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 giải thích“ Tài liệu là vật mang tin được
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao
gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu
thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu
điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút
tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác“ [14].
Ở nước Nga, trong tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên về thuật ngữ GOST 16487 –
70 khái niệm tài liệu đã được định nghĩa là “phương tiện để giữ lại các tin tức về
những sự việc, sự kiện, hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt động tư duy
của con người“. Theo tiêu chuẩn GOST 16487 – 83, văn thư và công tác lưu trữ,
thuật ngữ “tài liệu“ đã được coi là đối tượng vật chất cùng với thông tin được ghi
nhận bởi con người, bởi phương pháp đề truyền nó trong thời gian và không gian,
tài liệu là thông tin được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận
dạng nó.
Từ những phân tích trên đây, khái niệm tài liệu có thể khẳng định tính khơng
tách rời của vật mang tin và của thơng tin ghi trên nó.

* Khái niệm tài liệu lưu trữ
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của PGS – TS


10

Dương Văn Khảm thì tài liệu lưu trữ là “Tài liệu có giá trị được lựa chọn từ tồn bộ
khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản
trong kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là tài liệu bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp
pháp của tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, văn
hóa, giáo dục, khoa học và cơng nghệ được hình thành trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân qua các thời kỳ lịch sử, không phân biệt xuất xứ, nơi bảo
quản, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin; được lựa chọn, giữ lại bảo quản phục vụ
nghiên cứu khoa học, lịch sử và hoạt động thực tiễn“ [10,346].
Tại khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011quy định “Tài liệu lưu trữ là tài
liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa
chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp
khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp“ [15].
* Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
Trong Tập bài giảng “Lưu trữ tài liệu lưu trữ nghe - nhìn“ của PGS, TS Đào
Xuân Chúc đã định nghĩa: “ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình được
sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan văn hóa, thơng tin, tun
truyền, các cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan nghiên cứu khoa học và những
người chụp ảnh, quay phim và ghi âm, ghi hình – ghi âm nghiệp dư có giá trị khoa
học, lịch sử và thực tiễn không kể không gian, địa điểm sản sinh và những vật liệu
ghì mà nó mang tin, được nộp vào các kho (Viện) Lưu trữ Nhà nước theo các chế
độ nhất định thì gọi là tài liệu lưu trữ ảnh, phim điện ảnh và ghi âm, ghi hình (Tài
liệu lưu trữ nghe – nhìn) [06,1]. Tiếp theo, tác giả giải thích thêm: “Tài liệu ảnh,
phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình là những loại tài liệu đặc biệt cả về hình thức lẫn
nội dung mang tin. Chúng có khả năng ghi và làm tái hiện các hoạt động của xã hội

và tự nhiên bằng hình ảnh tĩnh, hình ảnh động và âm thanh đúng như sự việc xảy
ra“ [06,1]. Định nghĩa này đã nêu được bản chất của Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
chứa thơng tin bằng âm thanh, hình ảnh và ý nghĩa về nội dung của tài liệu khi
chúng trở thành tài liệu lưu trữ.
Trong Tập bài giảng “Lưu trữ nghe nhìn“ (tài liệu nội bộ) của Ths Nguyễn
Thị Loan định nghĩa: “Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn là tài liệu có giá trị bằng hình ảnh
và âm thanh được ghi trên ảnh, phim điện ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình bằng các
phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh, điện ảnh, ghi âm hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức cá nhân, được lựa chọn bảo quản trong kho lưu trữ
để phục vụ cho các nhu cầu của xã hội“ [11]
Trong Luận án của TS Nguyễn Minh Sơn năm 2017 đã định nghĩa: “Tài liệu
Lưu trữ Nghe – nhìn (tài liệu lưu trữ ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình) là những


11

tài liệu chứa thơng tin hình ảnh (hoặc) âm thanh dưới mọi chất liệu, hình thức được
sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân có giá trị khoa
học, lịch sử, thực tiễn...được lựa chọn vào bảo quản trong các lưu trữ“ [15,18].
Từ những nghiên cứu, phân tích trên đây, tác giả có thể đưa ra định nghĩa tài
liệu lưu trữ nghe - nhìn như sau: “Tài liệu lưu trữ nghe – nhìn là tài liệu chứa thơng
tin hình ảnh và (hoặc) âm thanh dưới mọi chất liệu, hình thức được sản sinh ra
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân có giá trị khoa học,
lịch sử và thực tiễn được lựa chọn và quản lý trong các lưu trữ‘‘. Định nghĩa này thể
hiện được tính đặc thù của tài liệu là vừa nghe, vừa nhìn thấy, vừa nêu được chất
liệu, hình thức tồn tại của chúng, cũng như nội dung của tài liệu lưu trữ nói chung.
1.1.2. Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Tổ chức theo nghĩa rộng là một hoạt động sắp xếp, bố trí cơng việc một cơ cấu,
một thực thể, là một sự phát triển gọi là tái cấu trúc nền kinh tế quốc doanh, sắp xếp lại
để phát triển.

Tổ chức khoa học trên cơ sở lý luận, có nguyên tắc, có phương pháp nghiệp vụ
thích hợp.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là thực hiện các hoạt động nghiệp vụ cơ
bản của công tác lưu trữ liên quan đến công việc: phân loại, chỉnh lý, xác định giá
trị, xây dựng công cụ tra cứu và thống kê tài liệu lưu trữ một cách khoa học, logic,
có hệ thống nhằm phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý và phục vụ được nhanh
chóng, kịp thời và hiệu quả các nhu cầu xã hội ngày càng tốt hơn.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được căn cứ vào các văn bản quy phạm
pháp luật, những quy định, hướng dẫn cụ thể của Đảng và Nhà nước trong công tác
lưu trữ. Từ đó việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ mới được thống nhất trong các
lưu trữ hiện hành và đó là nền tảng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ trong các
Lưu trữ Lịch sử.
1.1.3. Khái niệm tổ chức khoa học tài lưu trữ nghe - nhìn
Từ khái niệm nêu trên, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn là căn cứ
vào các văn bản quy phạm pháp luật, những quy định, hướng dẫn nghiệp vụ để sắp
xếp thực hiện các công việc như: phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, xác
định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, xây dựng cơng cụ tra cứu và thống kê tài liệu
lưu trữ nghe - nhìn một cách khoa học có hệ thống nhằm đáp ứng tốt nhu cầu tìm
thơng tin của xã hội.
1.2. Mục đích, ý nghĩa tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn chính là tìm ra
các biện pháp nhằm đưa ra phương án phân loại tài liệu lưu trữ nghe - nhìn phù hợp,


12

xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn một cách chính xác và xây dựng các cơng
cụ tra cứu, thống kê tài liệu lưu trữ nghe - nhìn giúp cho việc tra tìm và khai thác
thơng tin từ tài liệu lưu trữ có loại hình đặc thù này được thuận lợi, hiệu quả.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, giúp cán bộ nắm bắt được số

liệu cụ thể về khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu hiện đang quản lý, phát hiện
sự thiếu, đủ của tài liệu, từ đó có kế hoạch sưu tầm bổ sung tài liệu lưu trữ nghe nhìn nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng thành phần Phông Lưu trữ quốc gia.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nhằm nâng cao khả năng phục
vụ về con người, về công cụ làm việc, về môi trường làm việc.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn sẽ tạo điều kiện cho việc bảo
quản tài liệu được thuận lợi, qua việc phát hiện tình trạng vật lý của tài liệu bị hưng
hỏng, nấm mốc, ố vàng, từ đó có biện pháp tu bổ, phục chế kịp thời nâng cao tuổi
thọ của tài liệu lưu trữ.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, nhằm nâng cao nhận thức xã hội.
Nói tóm lại, mục đích cuối cùng của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói
chung và tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nói riêng góp phần nâng cao chất lượng tài liệu
Phông Lưu trữ quốc gia là hướng tới công tác quản lý tốt và việc phục vụ tốt các
nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thơng tin q
khứ có trong tài liệu lưu trữ nghe - nhìn. Mục đích cao cả của tổ chức khoa học tài
liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nói riêng là hướng tới việc
phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, nếu tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được tốt
thì có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với quốc gia, địa phương, các cơ quan và tồn
xã hội góp phần nâng cao chất lượng tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia.
1.3. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
Nội dung của Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn gồm các khâu
nghiệp vụ cơ bản của cơng tác lưu trữ: phân loại tài liệu lưu trữ nghe nhìn, chỉnh lý
tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, xây dựng
công cụ tra cứu và thống kê tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, cụ thể như sau:
- Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn:
+ Phân loại tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nói riêng
là căn cứ vào những đặc trưng chung và đặc trưng riêng, căn cứ vào đặc điểm về nội
dung tài liệu, về nguồn, xuất xứ tài liệu, về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan sản
sinh ra tài liệu, về vật liệu chế tác tài liệu, về thời gian sản sinh ra tài liệu...để phân
loại tài liệu ra các khối, nhóm và đơn vị chi tiết.
Phương thức phân loại tài liệu nghe - nhìn là phân loại trực tiếp các khối

nhóm tài liệu, sắp xếp tài liệu theo đặc điểm đã lựa chọn. Đơn vị phân loại tài liệu


13

lưu trữ nghe - nhìn tùy thuộc vào từng thể loại tài liệu, phân loại theo đơn vị là tấm
ảnh, album, cuộn băng, đĩa ghi âm. Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe nhìn
khác với phân loại tài liệu khác ví dụ như tài liệu giấy, khi thực hiện phân loại tài
liệu đặc thù này cần lưu ý đến chất liệu làm ra tài liệu, kích cỡ của tài liệu (độ dài
của băng từ hoặc phim), mầu sắc tài liệu (phim đen trắng, phim màu), độ gốc của tài
liệu, hay đặc trưng địa điểm, thời gian, đặc trưng đối tượng được ghi hình và ghi
âm, đặc trưng thể loại... Mục đích của phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
là nhằm tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ tối ưu nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ
nghe - nhìn. Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn xét về thực chất là phân
loại, chỉnh lý một nguồn sử liệu hết sức phong phú và đa dạng mang tính đặc thù,
phản ánh chân thực về sự kiện, hiện tượng khách quan, phản ánh tiến trình lịch sử dân
tộc. Do đó, phân loại, chỉnh lý càng khoa học thì càng có điều kiện để phát huy tác
dụng của nguồn tài liệu này đối với các mặt của đời sống xã hội. Muốn phân loại
được khoa học, trước hết cần phải theo những nguyên tắc phương pháp luận của lưu
trữ học và vận dụng các phương pháp về nhận thức của chủ nghĩa Mác - Lênin như
các cặp phạm trù cái chung và cái riêng, nội dung và hình thức, hiện tượng và bản
chất, các phương pháp logic và lịch sử, phân tích và tổng hợp, diễn dịch và quy nạp…
Phân loại tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nói riêng có
ý nghĩa và tác dụng thiết thực. Nó giúp cho cơ quan quản lý sắp xếp tài liệu một
cách khoa học, ngăn nắp, trật tự, có địa chỉ rõ ràng giúp tra tìm tài liệu phục vụ khai
thác sử dụng nhanh chóng, kịp thời. Mặt khác, việc phân loại tài liệu lưu trữ nghe nhìn làm tốt sẽ giúp cơ quan quản lý phát hiện những tài liệu nghe – nhìn chưa được
nộp lưu vào lưu trữ, còn thiếu về thành phần, nội dung, sự kiện. Từ đó, lưu trữ quản
lý có cơ sở để lập kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ. Thông qua phân loại tài liệu
giúp lưu trữ cơ quan phát hiện những tấm ảnh, cuộn băng, giờ ghi âm, ghi hình bị
trùng lặp, chất lượng âm thanh, tình trạng vật lý kém không khôi phục được loại ra để

tiêu hủy, tiết kiệm kho tàng, kinh phí bảo quản tài liệu. Đồng thời việc phân loại tài
liệu lưu trữ giúp cho cơ quan lưu trữ sắp xếp tài liệu lưu trữ nghe – nhìn theo đúng
chất liệu chế tác tài liệu, tạo thuận lợi cho việc bảo quản an toàn tài liệu.
+ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nghe – nhìn nói riêng
là tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ. Việc thực hiện chỉnh lý tài liệu được thực hiện
theo từng loại hình tài liệu, từng khối, sưu tập, từng bộ tài liệu đã thu thập vào lưu
trữ. Sản phẩm cuối cùng của công việc chỉnh lý là Mục lục hồ sơ và cơ sở dữ liệu đi
kèm ở các mức độ thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ khác nhau – bảo quản tài liệu
lưu trữ theo mức độ năm và bảo quản tài liệu theo thời hạn vĩnh viễn. Chỉnh lý tài
liệu lưu trữ nghe – nhìn giúp cơ quan quản lý tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính


14

xác; giúp loại ra những tài liệu hết giá trị; tạo tiền đề cho ứng dụng công nghệ thông
tin trong lưu trữ; giúp cơ quan lưu trữ thống kê, quản lý tài liệu.
Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn liên quan chặt chẽ với cơng
việc nghiệp vụ khác như, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, hệ thống hóa tài
liệu, biên mục, lập thẻ tài liệu…
- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn: xác định giá trị tài liệu lưu trữ
nghe - nhìn là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp của lưu trữ học
để lựa chọn những tài liệu lưu trữ nghe - nhìn có giá trị đưa vào bảo quản trong các
lưu trữ nhằm phục vụ nghiên cứu khai thác và loại ra những tài liệu lưu trữ nghe nhìn hết giá trị về mọi phương tiện để tiêu hủy theo quy định của Nhà nước. Ngoài
ra, do đặc điểm riêng về vật mang tin, ngôn ngữ thể hiện nội dung tài liệu nên tài
liệu lưu trữ nghe - nhìn cịn có giá trị về nghệ thuật thẩm mĩ, nên khi xác định giá trị
còn phải chú ý tới một số tiêu chuẩn đặc thù. Đó là chính là điểm khác biệt trong
hoạt động xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn với các loại hình tài liệu lưu
trữ khác. [11]
- Xây dựng công cụ tra cứu, thống kê tài liệu lưu trữ nghe - nhìn: Trong Xây
dựng cơng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nói

riêng là những phương tiện tìm tin của các phòng, kho lưu trữ, nhằm cung cấp
những thông tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ cho các cơ quan và cá nhân. Trong từ
điển Lưu trữ Việt Nam, mục 80 ghi: “Công cụ tra cứu khoa học lưu trữ là các bản
mục lục hồ sơ, các bộ thẻ, các sách chỉ dẫn, các cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ
được xây dựng trên cơ sở khoa học để thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ“. Theo đó
cơng cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ nghe – nhìn là những bộ mục lục hồ sơ, các
bộ thẻ, các sách chỉ dẫn, các cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ nghe – nhìn được xây
dựng trên cơ sở khoa học để thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ nghe – nhìn.
Thực chất các cơng cụ tra cứu khoa học là dạng thức thông tin cấp II, tập
trung tiến tới dạng thơng tin cấp I, trong đó giới thiệu thành phần, nội dung các
nguồn tài liệu, nghĩa là thông tin của thông tin. Công cụ tra cứu khoa học là dạng
thông tin rút gọn, khái quát của thông tin tài liệu sau khi đã được xử lý, phân tích và
tổng hợp.
Yêu cầu xây dựng công cụ tra cứu khoa học là: phải cung cấp những thơng
chính xác về tồn bộ tài liệu, từ một tài liệu rời lẻ đến tồn bộ Phơng lưu trữ Quốc
gia Việt Nam; phải áp dựng được cho các loại tài liệu trên các vật mang tin khác
nhau (giấy, phim, băng tư, điện tử... ) ở lưu trữ cơ quan cũng như ở các kho lưu trữ
nhà nước. Mục đích có thể kế thừa mà không phải biên tập lại công cụ tra cứu khoa
học; phải xây dựng theo một phương pháp thống nhất về hình thức và nội dung cho


15

mỗi loại cùng hệ thống, tiến tới chuẩn hóa khổ mẫu; phải đảm bảo tìm tin trên nhiều
mặt, nhiều khía cạnh và nội dung khác nhau; Phải đáp ứng việc tra tìm, lựa chọn và
tập hợp tài liệu nhanh chóng theo yêu cầu của người sử dụng, chỉ dẫn chính xác địa
chỉ của từng hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ; phải thiết kế đơn giản, thân thiện với
người dùng. Các đối tượng có trình độ khác nhau đều dễ dàng sử dụng để tra tìm tài
liệu lưu trữ.
Nhiệm vụ hiện nay của nhiều cơ quan lưu trữ là hồn thiện hệ thống cơng cụ tra

cứu khoa học truyền thống, đồng thời từng bước xây dựng các công cụ tra cứu khoa
học hiện đại.
Điều kiện tối thiểu cần có để xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học là tài
liệu phải tập trung quản lý thống nhất tại một nơi, được tổ chức một cách khoa học.
1.4. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại TTLTQG III.
Tài liệu lưu trữ nghe nhìn đang bảo quản tại TTLTQG III có đặc điểm chung
của loại hình tài liệu đặc thù là phản ảnh các sự kiện, hiện tượng, con người bằng
âm thanh, hình ảnh trực quan nhưng có tính nghệ thuật. Và xét về bản chất khác rất
nhiều so với tài liệu giấy, dưới đây là một số đặc điểm:
1.4.1. Đặc điểm chung
Một là, tài liệu nghe – nhìn được chế tạo trên những vật mang tin khác nhau,
chúng được sản xuất từ những loại vật liệu đặc biệt, về kỹ thuật chế tác và khả năng
phản ánh, chứa đựng thông tin, cũng như điều kiện bảo quản cũng khác nhau, và đây
cũng là một trong những lý do cần có kho lưu trữ chuyên dụng cho loại tài liệu này.
Hai là, tài liệu nghe - nhìn khơng chỉ có khả năng cung cấp thơng tin như tài
liệu trên giấy, mà cịn có khả năng làm tái hiện được các sự kiện, hiện tượng đúng
như nó đã xảy ra trong quá khứ. Đây là đặc trưng ưu việt mà tài liệu trên giấy khơng
thể có được. Ví dụ một trang giấy có thể ghi lại nội dung bài phát của Bộ trưởng,
nhưng một cuộn băng ghi âm hay một băng Video, một cuộn phim có thể cho chúng
ta biết ơng ta đã thực sự nói gì? Âm điệu của diễn giả, vẻ bề ngoài, sự biểu hiện về
nét mặt cũng như các điệu bộ cử chỉ khác. Tài liệu ghi âm, ghi hình đặc biệt hay
được sử dụng trong các dịp lễ hội, tổ chức sự kiện ghi lại những sự kiện quan trọng
có nội dung về chính trị, văn hóa, mang tính lịch sử, tính thời sự, những tài liệu này
cho chúng ta biết một cách chân thực về con người, địa điểm và những điều mà
chúng ta không được tận mắt chứng kiến.
Ba là, tài liệu nghe - nhìn khơng chỉ cung cấp những thơng tin đơn thuần mà
nó cịn là loại hình tài liệu mang tính nghệ thuật cao.
Bốn là, khác với tài liệu chữ viết, tài liệu nghe - nhìn khơng phản ánh trực
tiếp các hoạt động của người quay, người chụp hoặc của cơ quan làm ra tài liệu, mà

16

đối tượng phản ánh phụ thuộc vào phạm vi đề tài mà tác giả hoặc cơ quan được giao
nhiệm vụ. Vì vậy, giá trị của tài liệu nghe - nhìn phụ thuộc vào ý nghĩa của sự kiện,
hiện tượng được phản ánh.
Năm là, tài liệu nghe - nhìn khơng được sản sinh ra ở mọi cơ quan như tài
liệu chữ viết. Đối với tài liệu này, khơng có khái niệm tài liệu của cơ quan cấp dưới
bị bao hàm bởi tài liệu của cơ quan cấp trên. Giá trị của tài liệu nghe – nhìn khơng
phụ thuộc vào vị trí của cơ quan sản sinh ra nó, vì nó khơng chỉ phản ánh hoạt động
của cơ quan đó, mà cịn phản ánh gần như mọi mặt hoạt động của xã hội.
Sáu là, tài liệu nghe - nhìn có khả năng tuyên truyền, giáo dục hiệu quả hơn
nhiều so với tài liệu chữ viết. Bởi lẽ qua những âm thanh, hình ảnh sống động, đã
đưa đến cho người xem lượng thông tin gọn nhẹ, súc tích và mau chóng nhất. Vì
hình ảnh, âm thanh mang tính khách quan, tính sự thật một cách hiển nhiên nên nó
dễ đi vào lịng người, dễ thuyết phục và gây lòng tin mạnh mẽ đối với người xem.
Bảy là, tài liệu nghe - nhìn được chứa đựng trên những vật mang tin khác
nhau. Hiểu được các vật mang tin đó, sẽ giúp chúng ta có thể sử dụng, bảo quản và
quản lý loại hình tài liệu có tính chất đặc thù được hiệu quả.
Cùng với những đặc điểm chung nêu trên, tài liệu lưu trữ nghe – nhìn ở
TTLTQG III có đặc điểm riêng như sau:
1.4.2. Đặc điểm riêng
Ngoài đặc điểm chung nêu trên, tài liệu nghe – nhìn TTLTQG III có đặc
điểm riêng: được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau với nội dung thành phần tài
liệu không đầy đủ, như khối tài liệu ghi âm còn thiếu nhiều nội dung phản ánh các
sự kiện, hiện tượng quan trọng của đất nước, tài liệu phim điện ảnh thiếu thành phần
tài liệu đi kèm. Khối tài liệu băng ghi âm (băng từ tính) được sản xuất bằng chất
liệu Poli - este chiếm số lượng đáng kể trong số tài liệu ghi âm bảo quản TTLTQG
III, loại băng này dễ bị quăn, xoắn, đứt nên trong quá trình xử lý kỹ thuật viên chức
thực hiện phải rất thận trọng, khi xảy ra sự cố phải kiên trì xử lý gỡ các đoạn băng

bị rối, nối các đoạn băng bị đứt lại với nhau. Loại đĩa ghi âm bảo quản TTLTQG III
tuy không nhiều nhưng được chế tác ghi âm bằng phương pháp cơ giới, trên vật liệu
đĩa nhựa, âm thanh được ghi bằng kim khắc trong một rãnh đĩa liên tục, với đặc
điểm này khi sử dụng địi hỏi phải kèm theo phương tiện máy móc tương thích thì
mới sử dụng được. Một đặc điểm riêng nữa cần chú ý, tài liệu ghi âm, ghi hình được
thu về TTLTQG III những năm sau này phần lớn là loại đĩa lazer, đĩa quang (CD,
VDC, DVD), các đĩa quang sử dụng trong công nghệ cao, do vật liệu chế tác, nên
đĩa rất dễ bị xước bề mặt, dễ bị vỡ nên khi sử dụng vào bảo quản phải có chế độ
thích hợp và bao bì cho từng loại.


17

Một đặc điểm riêng cơ bản nữa của tài liệu ghi âm, ghi hình ở TTLTQG III
là chúng được chế tác từ vật mang tin khác nhau, với tốc độ ghi tin, kỹ thuật ghi tin
khác nhau và thể loại tài liệu tương đối phong phú…nên cần chú ý khi phân loại,
chỉnh lý, xác định giá trị, chế độ bảo quản tài đối với mỗi loại hình tài liệu này.
Tiểu kết chương 1
Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn là tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin
chân thực, chính xác, sinh động, phản ánh về mọi mặt của đời sống xã hội. Tài liệu
lưu trữ nghe - nhìn khơng cịn là nguồn tư liệu bổ trợ hay nguồn tư liệu sống minh
họa cho tài liệu chữ viết, mà tự bản thân nó đã là một nguồn sử liệu độc lập, có giá
trị về nội dung và độc đáo về mặt hình thức, nhiều khi khơng thể có ở các loại tài
liệu khác. Trong cuộc sống hàng ngày, nhất là trong lĩnh vực thông tin và truyền
thông, tài liệu nghe nhìn là loại hình chiếm ưu thế đặc biệt, có sức thuyết phục cao,
con người dễ nhận thức và tiếp thu hơn so với tài liệu giấy. Từ khi tài liệu nghe nhìn
xuất hiện, đã làm cho các nguồn sử liệu ngày càng trở nên phong phú hơn đa dạng
hơn. Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn thực sự đã trở thành thành phần quan trọng trong
Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Cùng với sự phát triển của công nghiệp hóa hiện đại hóa của đất nước, tài

liệu nghe nhìn ngày càng tăng nhanh về số lượng, đa dạng về hình thức, nhiều tài
liệu có giá trị về lịch sử về thực tiễn đã được lựa chọn thu thập, sưu tầm bổ sung
bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia nói chung và TTLTQG III nói riêng.
Tuy nhiên thực tế cho thấy công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
cịn có nhiều hạn chế, bất cập, chưa phát huy hết được những giá trị vốn có của
chúng, có thể nói một trong những nguyên nhân này là do chúng ta còn thiếu những
văn bản quan trọng liên quan đến thẩm quyền quản lý, thu thập và các văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ liên về hoạt động lưu trữ tài liệu nghe - nhìn. Để quản lý tập
trung thống nhất tài liệu lưu trữ nghe - nhìn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu
lưu trữ này tại TTLTQG III cần thiết phải củng cố, đẩy mạnh và thực hiện tốt các
nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe nhìn. Để làm được việc đó, trước hết
cần phải tìm hiểu về thực trạng cơng tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại TTLTQG III.


18

Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU
TRỮ NGHE - NHÌN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III.
Trong chương này, tác giả giới thiệu đôi nét về TTLTQG III, về thành phần,
nội dung và đặc điểm của tài liệu lưu trữ nghe - nhìn mà cụ thể là trình bày về thành
phần, nội dung và đặc điểm của từng khối tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình hiện đang
bảo quản tại TTLTQG III. Qua đó, khẳng định tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình ở
TTLTQG III thực sự là nguồn sử liệu tin cậy và vơ cùng q giá.
Nội dung chính của chương này, tác giả đề cập đến thực trạng tổ chức tài liệu
ghi âm, ghi hình mà cụ thể là cơng tác: Sưu tầm, thu thập tài liệu, phân loại, chỉnh lý tài
liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu và thống kê tài liệu ghi âm, ghi
hình tại TTLTQG III, từ đó có những đánh giá, nhận xét ưu điểm, tồn tại và nguyên
nhân của những ưu điểm, tồn tại đó.
2.1. Giới thiệu về thành phần, nội dung và đặc điểm tài liệu lưu trữ nghe
– nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

TTLTQG III được thành lập theo Quyết định số 118/TCCB ngày 10/6/1995
của Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ.
TTLTQG III hiện nay, là một trong 04 Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia có ý
nghĩa giá trị về chính trị, kinh tế, văn hố, khoa học, lịch sử...hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan nhà nước và các cá nhân, gia đình, dịng họ tiêu
biểu thuộc các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam.
TTLTQG III có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức trung ương và cá nhân, gia đình, dịng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân
chủ Cộng hoà và nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng
Bình trở ra.
Hiện nay, TTLTQG III đang quản lý khoảng hơn 13 km giá tài liệu với bốn
khối tài liệu chính là: tài liệu hành chính hình thành trong q trình hoạt động của
hơn 300 cơ quan, tổ chức nhà nước trung ương như Quốc hội, Chính Phủ, các Bộ
ngành, các uỷ ban Hành chính các khu, liên khu đã giải thể v.v. có thời gian từ năm
1945 đến nay; tài liệu khoa học kỹ thuật (nhưng hiện nay chủ yếu là tài liệu xây
dựng cơ bản) của hơn 50 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia; tài liệu xuất xứ cá
nhân của hơn 100 văn nghệ sĩ, các nhà khoa học tiêu biểu và bảo quản một khối
lượng lớn tài liệu nghe – nhìn như: tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi