Luận văn thạc sĩ hoàn thiện thủ tục kiểm soát trong hoạt động kinh doanh xăng dầu tại công ty TNHH xăng dầu thái bình

HỌC VIỆN NƠNG NGHIỆP VIỆT NAM

NGUYỄN MẠNH CƯỜNG

HỒN THIỆN THỦ TỤC KIỂM SỐT TRONG
HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XĂNG DẦU TẠI
CƠNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU THÁI BÌNH

Ngành:

Kế tốn định hướng ứng dụng

Mã ngành:

8340301

Người hướng dẫn khoa học:

PGS.TS. Bùi Bằng Đoàn

NHÀ XUẤT BẢN HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP - 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi, các kết quả nghiên
cứu được trình bày trong luận văn là trung thực, khách quan và chưa từng dùng để bảo
vệ lấy bất kỳ học vị nào.
Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn đã được cám
ơn, các thơng tin trích dẫn trong luận văn này đều được chỉ rõ nguồn gốc.
Hà Nội, ngày 28 tháng 5 năm 2018
Tác giả luận văn

Nguyễn Mạnh Cường

i


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian học tập tại Học viện Nơng nghiệp Việt Nam, ngồi nỗ lực
của bản thân, em còn nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của q thầy cơ, gia
đình và bạn bè.
Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Kế toán và Quản
trị kinh doanh – Học viện Nông nghiệp Việt Nam đã truyền đạt cho em những kiến
thức quý báu trong thời gian học tập tại trường.
Đặc biệt, em xin cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS Bùi Bằng Đồn đã tận tình hướng
dẫn và giúp đỡ em trong q trình thực tập và hồn thành khóa luận này.
Em xin cảm ơn ban lãnh đạo và các phịng ban của Cơng ty TNHH MTV Xăng
dầu Thái Bình đã nhiệt tình giúp đỡ em suốt thời gian thực hiện đề tài.
Cuối cùng, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành nhất đến gia đình người thân
cũng như tất cả bạn bè, những người luôn động viên, giúp đỡ em cả về vật chất và tinh
thần trong suốt thời gian thực hiện đề tài này.
Do kinh nghiệm và trình độ bản thân vẫn cịn hạn chế nên khóa luận khơng tránh
khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của q thầy cơ và các bạn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 28 tháng 5 năm 2018
Tác giả luận văn

Nguyễn Mạnh Cường

ii

MỤC LỤC
Lời cam đoan................................................................................................................................ i
Lời cảm ơn.................................................................................................................................. ii
Mục lục....................................................................................................................................... iii
Danh mục chữ viết tắt................................................................................................................ v
Danh mục bảng.......................................................................................................................... vi
Danh mục sơ đồ........................................................................................................................ vii
Trích yếu luận văn.................................................................................................................. viii
Thesis abstract............................................................................................................................. x
Phần 1. Mở đầu......................................................................................................................... 1
1.1.

Tính cấp thiết của đề tài............................................................................................. 1

1.2.

Mục tiêu nghiên cứu................................................................................................... 3

1.2.1.

Mục tiêu chung............................................................................................................ 3

1.2.2.

Mục tiêu cụ thể............................................................................................................ 3

1.3.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................................ 3

1.3.1.

Đối tượng nghiên cứu................................................................................................. 3

1.3.2.

Phạm vi nghiên cứu..................................................................................................... 3

1.4.

Những đóng góp mới của luận văn........................................................................... 4

1.4.1.

Về lý luận...................................................................................................................... 4

1.4.2.

Về thực tiễn.................................................................................................................. 4

Phần 2. Tổng quan tài liệu..................................................................................................... 5
2.1.

Cơ sở lý luận................................................................................................................ 5

2.1.1.

Một số vấn đề chung về kiểm tra, kiểm soát........................................................... 5

2.1.2.

Thủ tục kiểm soát trong kiểm soát nội bộ............................................................. 12

2.1.3.

Vận dụng thủ tục kiểm soát trong hoạt động kinh doanh xăng dầu.................. 21

2.2.

Cơ sở thực tiễn của đề tài......................................................................................... 27

2.2.1.

Kinh nghiệm về xây dựng thủ tục kiểm soát của một số doanh nghiệp
kinh doanh xăng dầu ở Việt Nam........................................................................... 27

2.2.2.

Bài học kinh nghiệm cho Cơng ty TNHH MTV xăng dầu Thái Bình..............28

Phần 3. Đặc điểm địa bàn và phương pháp nghiên cứu.............................................. 29
3.1.

Đặc điểm của cơng ty TNHH MTV xăng dầu Thái Bình................................... 29

iii


3.1.1.

Q trình phát triển của Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình...............29

3.1.2.

Đặc điểm tổ chức hoạt động của Cơng ty............................................................. 30

3.1.3.

Đặc điểm sản phẩm hàng hoá, và thị trường tiêu thụ của Công Ty .................. 33

3.1.4.

Kết quả kinh doanh của Công ty............................................................................ 35

3.2.

Phương pháp nghiên cứu......................................................................................... 36

3.2.1.

Phương pháp thu thập, phân tích và xử lý số liệu ................................................ 36

Phần 4. Kết quả nghiên cứu và thảo luận........................................................................ 39
4.1.

Đặc điểm hoạt động kiểm sốt tại cơng ty TNHH MTV xăng dầu
Thái Bình

39

4.1.1.

Tổ chức kiểm sốt nội bộ tại cơng ty..................................................................... 39

4.1.2.

Những rủi ro chủ yếu xảy ra trong kinh doanh xăng dầu tại Công ty ..............48

4.2.

Thực trạng hoạt động các thủ tục kiểm sốt tại cơng ty ..................................... 50

4.2.1.

Thiết lập và hoạt động của thủ tục phê duyệt....................................................... 50

4.2.2.

Các quy định và hoạt động của thủ tục bất kiêm nhiệm ..................................... 53

4.2.3.

Các quy định liên quan đến thủ tục kiểm tra và thủ tục đối chiếu .................... 54

4.2.4.

Thực hiện các quy định liên quan đến thủ tục bảo vệ tài sản ............................. 63

4.2.5.

Các quy định liên quan đến thủ tục báo cáo bất thường ..................................... 70

4.2.6.

Quy định liên quan đến thủ tục định dạng trước và sử dụng chỉ tiêu ...............68

4.2.7.

Đánh giá hoạt động kiểm sốt tại Cơng ty............................................................ 72

4.3.

Giải pháp hồn thiện thủ tục kiểm sốt trong kinh doanh xăng dầu tại
cơng ty 75

4.3.1.

Hồn thiện, bổ sung một số quy định trong quản lý của Công ty .....................75

4.3.2.

Đào tạo, nâng cao tay nghề, ý thức của cán bộ công nhân viên ........................77

4.3.3.

Tăng cường trang bị kỹ thuật tại các cửa hàng xăng dầu................................... 78

4.3.4.

Tăng cường công tác kiểm tra, xử lý sai phạm.................................................... 79

Phần 5. Kết luận và kiến nghị............................................................................................. 77
5.1.

Kết luận....................................................................................................................... 77

5.2.

Kiến nghị.................................................................................................................... 79

5.2.1.

Đối với nhà nước....................................................................................................... 79

5.2.2.

Đối với chính quyền địa phương............................................................................ 79

Tài liệu tham khảo................................................................................................................... 80
Phụ lục....................................................................................................................................... 81

iv


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Nghĩa tiếng Việt

TP

Thành phố

KSNB

Kiểm sốt nội bộ

DN

Doanh nghiệp

CBCNV

Cán bộ cơng nhân viên

QĐ

Quyết định

HĐBT

Hội đồng bộ trưởng

TVT

Tổng cục vật tư

UBND

Ủy ban nhân dân

TMCP

Thương mại cổ phần

ATLĐ

An tồn lao động

ĐVT

Đơn vị tính

PLXTB

Petrolimex Thái Bình

TNHH MTV

Trách nhiệm hữu hạn một thành viên

STT

Số thứ tự

EGAS

Phần mềm quản lý cửa hàng xăng dầu

v


DANH MỤC BẢNG
Bảng 3.1. Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty....................................................... 35
Bảng 3.2. Số lượng mẫu điều tra......................................................................................... 37
Bảng 4.1. Một số sai phạm chủ yếu và nguyên nhân của sai phạm .............................. 52
Bảng 4.2. Ý kiến của cán bộ, nhân viên về quy định liên quan đến thủ tục phê
duyệt tại Công ty

55

Bảng 4.3. Đánh giá về các quy định liên quan đến thủ tục bất kiêm nhiệm ................57
Bảng 4.4. Ý kiến đánh giá về các quy định liên quan đến thủ tục kiểm tra và thủ
tục đối chiếu

65

Bảng 4.5. Ý kiến đánh giá về các quy định liên quan đến thủ tục bảo vệ tài sản .......69
Bảng 4.6. Đánh giá về các quy định liên quan đến thủ tục báo cáo bất thường ..........70

vi


DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1. Vòng liên hệ ngược của kiểm soát.......................................................................6
Sơ đồ 3.1. Sơ đố tổ chức bộ máy của Công ty.................................................................... 32
Sơ đồ 3.2. Sơ đố tổ chức hệ thống kinh doanh.................................................................... 37

vii

TRÍCH YẾU LUẬN VĂN
Tên tác giả: Nguyễn Mạnh Cường
Tên Luận văn: Hồn thiện thủ tục kiểm sốt tại Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình

Ngành: Kế tốn định hướng ứng dụng

Mã số: 8340301

Tên cơ sở đào tạo: Học Viện Nông Nghiệp Việt Nam
Công ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình là đơn vị kinh doanh thuộc Tập đồn
Xăng dầu Việt Nam đóng trên địa bàn thành phố Thái Bình. Trong những năm qua công ty
đã cơ cấu lại tổ chức bộ máy, tăng cường công tác quản lý, trong đó đã chú trọng đến việc
hồn thiện từng bước các quy chế kiểm tra, kiểm soát đối với các hoạt động. Tuy nhiên hệ
thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty hiện nay chưa được thiết lập một cách đầy đủ, nhiều
quy chế, quy định vẫn cịn mang tính kinh nghiệm và hình thức. Để hạn chế rủi ro, Cơng
ty đã xây dựng nhiều thủ tục kiểm soát khác nhau, bước đầu đã ngăn ngừa, hạn chế được
rủi ro trong kinh doanh, tuy nhiên nhiều vấn đề không mong muốn vẫn xảy ra.
Kinh doanh xăng dầu luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả,
hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp trong ngành nói chung cũng như Cơng ty
TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình nói riêng. Để ngăn ngừa những rủi ro trên, vấn đề hồn
thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ, đặc biệt là hồn thiện các thủ tục kiểm sốt ln là giải
pháp được coi là hữu hiệu. Trải qua quá trình hoạt động, từ bài học kinh nghiệm trong
quản lý và xây dựng thủ tục kiểm soát của các doanh nghiệp trong ngành, Cơng ty TNHH
MTV xăng dầu Thái Bình đã khơng ngừng hoàn thiện cơ chế quản lý, hoàn thiện hệ thống
kiểm sốt khá. Tuy nhiên, sự thay đổi của mơi trường kinh doanh luôn nảy sinh những rủi
ro mới, đặt ra địi hỏi ln phải hồn thiện các phương pháp quản lý, nhất là hồn thiện các
thủ tục kiểm sốt. Nhận thấy việc hồn thiện thủ tục kiểm sốt trong hoạt động kinh doanh
xăng dầu tại Công ty TNHH MTV Xăng Dầu Thái Bình hiện nay và những năm tới là vấn

đề rất cấp thiết, do đó tác giả chọn nghiên cứu đề tài:

“Hồn thiện thủ tục kiểm sốt trong hoạt động kinh doanh xăng dầu tại Công ty
TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình” cho luận văn thạc sỹ của mình.
Mục tiêu nghiên cứu chính là nghiên cứu vấn đề lý luận và thực tiễn các thủ tục
kiểm soát trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu. Đề
tài nghiên cứu nội dung này cho một doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu tại địa bàn
nghiên cứu, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hồn thiện các thủ tục kiểm soát, đáp ứng
yêu cầu ngăn ngừa rủi ro, nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh xăng dầu tại
công ty nghiên cứu.
Địa bàn nghiên cứu là Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình, Thái Bình. Để
tiến hành phân tích, luận văn sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so
sánh đối chiếu, phương pháp chuyên gia.

viii


Căn cứ vào nội dung đề tài, trên cơ sở xem xét thực tế về thủ tục kiểm soát nội bộ tại
công ty trong giai đoạn 2015-2017 tiến hành chọn mẫu nghiên cứu gồm 112 đối tượng.

Số liệu được lấy từ báo cáo tài chính 3 năm từ 2015-2017 của Công ty, thu thập
số liệu liên quan đến hoạt động của các đơn vị, cửa hàng và số liệu từ các chứng từ, sổ
sách liên quan tới việc thực hiện các quy định trong kiểm soát hoạt động kinh doanh
xăng dầu tại công ty.
Sử dụng các số liệu thu thập từ các tài liệu, cơng trình nghiên cứu đã được công
bố và các số liệu liên quan khác...
Thông tin thu thập thông qua điều tra, phỏng vấn trực tiếp các đối tượng được
chọn bằng phiếu điều tra.
Nghiên cứu phân tích đánh giá thực trạng các thủ tục kiểm soát tại Cơng ty
TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình nhận thấy những kết quả đạt được, nhưng ưu nhược

điểm, rủi ro xảy ra tại công ty:
Với những năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, hàng đợt cơng
ty ln nhìn nhận lại, đánh giá nội bộ về kết quả của hoạt động từ đó chỉnh sửa vào
những quy định, quy chế đã ban hành nhằm hoàn thiện chúng. Các giai đoạn kinh
doanh xăng dầu từ công tác đảm bảo an tồn cháy nổ, mất mát; quy trình nhập hàng,
xuất bán hàng, quản lý tồn kho, quản lý tài chính… cơng ty đều có những bước triển
khai theo thứ tự, theo những quy định kèm theo là những giấy tờ minh chứng cụ thể để
tiện cho việc soát xét, cung cấp thông tin cho nhà quản lý.
Bên cạnh những kết quả đạt được thì các thủ tục kiểm sốt nội bộ của Cơng ty
TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình vẫn cịn tồn tại những hạn chế, yếu kém cần khắc phục.

Nghiên cứu cũng chỉ ra những rủi ro khách quan, chủ quan chủ yếu xảy ra tại
cơng ty, có nhiều thuận lợi nhưng cũng có nhiều khó khăn.
Qua nghiên cứu thực trạng của công ty, đề xuất một số giải pháp nhằm hồn
thiện các thủ tục kiểm sốt tại cơng ty. Để hồn thiện thủ tục kiểm sốt nội bộ tại Cơng
ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình thì địi hỏi phải có sự phối kết hợp của tồn thể
cán bộ công nhân viên công ty và sự giúp đỡ của các cấp chính quyền địa phương mới
thực hiện tốt được. Đặc biệt công ty cần thực hiện tốt các giải pháp: Hoàn thiện, bổ
sung một số quy định trong trong quản lý của công ty, đào tạo nâng cao tay nghề, ý
thức của cán bộ công nhân viên, tăng cường trang bị kỹ thuật tại các cửa hàng xăng
dầu, tăng cường công tác kiểm tra, xử lý sai phạm .

ix


THESIS ABSTRACT
Master candidate: Nguyen Manh Cuong
Thesis title: Completing the control procedures at Thai Binh Petrol One Member
Limited Liability Company
Major: Application-Oriented Accounting

Code: 8340301

Educational organization: Vietnam National University of Agriculture (VNUA)

Thai Binh Petrol One Member Limited Liability Company (Thai Binh Petrol
One Member Co., Ltd) is a business unit of Vietnam National Petroleum Corporation
located in Thai Binh City. Over the past years, the company has restructured its
organizational system and strengthened its management work, and focused on the
gradual improvement of inspection and control regulations for its activities. However,
the internal control system of the company has not been fully established, and many
regulations and regulations are still experimental and formal. To limit the risks, the
company has developed various control procedures, the results are initially preventing
and reducing the business risks, but there are many problems to need solving.
Petroleum trading is always risky which directly affects the results and business
performance of enterprises in the industry in general as well as Thai Binh Petrol One
Member Co., Ltd in particular. In order to prevent such risks, the improvement of the
internal control system, especially the improvement of the control procedures, is
considered to be effective. Through the process of operation, basing on experienced
lessons learned from management and control procedures of enterprises in the industry,
Thai Binh Petrol One Member Co., Ltd has constantly improved the systems of
management and control. The change of the business environment, nevertheless, always
creates new risks, which require constant improvement of management methods,
especially the improvement of control procedures. It is very essential and urgent to
complete the control procedures in the petroleum business of Thai Binh Petrol One
Member Co., Ltd in the coming years, so the master candidate selected the topic

"Completing the regulations of control procedures in petrol trading activities at
Thai Binh Petrol One Member Co., Ltd "for his master's thesis.
The main research objective was to study the theoretical and practical issues of

control procedures in petrol trading activities of enterprises. This research topic is for a
petrol trading business in the target study area whose results were the fundamentals to
offer the solutions to perfect the control procedures, and meet the requirements of risk
prevention and efficiency improvement to the petrol business at the research company.
The research area is Thai Binh Petrol One Member Co. Ltd, Thai Binh city. To
conduct the analysis, the thesis uses different approaches such as the descriptive

x


statistics method, comparison method, and expert method.
Based on the content of the topic, and based on the actual review of the
company’s internal control procedures in the period of 2015-2017, the sample of 112
subjects was selected.
The data was derived from the company‘s financial statements in three years
(from 2015-2017). The data collected were related to the operation of units, stores and
were the documents and vouchers which were associated with regulation performance
in the process of controlling the company’s petrol trading.
The research also used data collected from published papers, research papers and
other relevant data.
Information collected by investigating the selected subjects through the direct
interviews and questionnaires.
Analyzing and evaluating the status of control procedures at Thai Binh Petrol
One Member Co., Ltd obtained the certain results about the advantages, disadvantages
as well as the risks which occurred in the company.
In many years of experience in the petrol business, the company always looks
back and evaluate in the scope of the internal company about the results of the petrol
trading activities in order to revise the regulations to perfect them. In the stages of
petrol trading such as fire safety, loss, the process of importing and selling goods,
inventory management, financial management etc, the company carried out the steps

in order, followed attached rules with the specific documents to facilitate the control,
review, or information providing to managers.
Besides the results achieved, the internal control procedures of Thai Binh Petrol
One Member Co., Ltd, there have been limitations and weaknesses to overcome.
The research also pointed out that objective and subjective risks which occurred
mainly in the company. And there are many advantages and many difficulties when
trading petrol.
Through the research of the current situation of the company, the researcher
proposed some solutions to improve the control procedures at the company. In order to
complete the internal control procedures at Thai Binh Petrol One Member Co. Ltd, it
is necessary to have the coordination of all staff of the company and the help of the
local authorities to perform trading petrol well. Especially, the company needs to
implement well the following solutions: Completing and supplementing some
regulations in the management of the company, training staff to improve the skills,
improving the awareness of staff, providing more equipment for the petrol stores, and
enhancing the inspection and handling the violations.

xi


PHẦN 1. MỞ ĐẦU
1.1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Ở
Việt Nam trong thời kỳ kế hoạch hóa tập trung; kiểm tra, kiểm sốt đã ln
được quan tâm. Cơ chế kế hoạch hóa tập trung, cơng tác kiểm tra, kiểm sốt được
tổ chức phù hợp với cơ chế, trong đó Nhà nước với tư cách là chủ sở hữu thực hiện
kiểm tra, kiểm sốt thơng qua việc xét duyệt hồn thành kế hoạch, xét duyệt quyết
tốn khối lượng cơng việc hồn thành… Hoạt động kiểm tra, kiểm soát này chưa
đáp ứng được thực tiễn, biểu hiện cụ thể là việc chấp hành kỉ cương, luật pháp bị
buông lỏng, hiệu quả năng suất không cao.

Sau khi nên kinh tế chuyển đổi sang cơ chế thị trường, các doanh nghiệp
được chơi trên một sân chơi bình đẳng, địi hỏi quản lý cũng như các chủ thể ra
quyết định phải được cung cấp thông tin đáng tin cậy phục vụ cho quá trình điều
hành, quản lý doanh nghiệp. Để đáp ứng được yêu cầu đó, kiểm tốn Nhà nước,
kiểm tốn độc lập ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu minh bạch về thông tin, giúp các
đối tượng có được thơng tin trung thực để sử dụng nó cho các quyết định liên quan.
Chuyển sang cơ chế thị trường cũng đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự chịu
trách nhiệm đối với kết quả sản xuất kinh doanh, bảo tồn vốn và khơng ngừng
nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hoạt động trong cơ chế thị trường chứa đựng nhiều
nguy cơ dẫn đến rủi ro từ nhiều nguyên nhân khác nhau đòi hỏi doanh nghiệp phải
đưa ra cách thức, phương pháp quản lý phù hợp, nhằm ngăn ngừa và hạn chế rủi ro
xảy ra.
Ở
các nước có nền kinh tế thị trường phát triển các doanh nghiệp đã áp dụng
nhiều cơng cụ, cách thức quản lý có hiệu quả, trong đó việc thiết lập hệ thống kiểm
sốt nội bộ, xây dựng thủ tục kiểm sốt thích hợp là công cụ hữu hiệu nhất để ngăn
ngừa, giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh.
Ở

Việt Nam, nền kinh tế thị trường mới phát triển nên chưa hoàn thiện nên

rủi ro trong kinh doanh đối với các doanh nghiệp luôn tiềm ẩn nguy cơ xảy ra bất
cứ lúc nào, bất cứ điều gì mà các nhà quản lý khó nhận biết hết. Trong nhiều năm
qua nhiều phương pháp quản lý tiến bộ cũng đã được các doanh nghiệp Việt Nam
áp dụng đã góp phần ổn định, phát triển sản xuất, kinh doanh của doanh

1


nghiệp. Nhiều cách thức quản lý mới cũng được nghiên cứu và áp dụng trong quản

lý doanh nghiệp, trong đó có việc thiết lập hệ thống kiểm sốt nội bộ. Tuy nhiên,
đây còn là lĩnh vực mới mẻ đối với nhiều nhà quản lý nên việc thiết lập hệ thống
này, nhất là xây dựng các thủ tục kiểm soát phù hợp với đặc điểm tổ chức, lĩnh vực
kinh doanh xem ra còn nhiều hạn chế nên chưa thực sự ngăn chặn có hiệu quả
nguy cơ rủi ro xảy ra. Hiểu đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ cũng là vấn đề
khơng đơn giản, trong đó hiểu đầy đủ bản chất của các thủ tục kiểm soát lại là vấn
đề khó khăn hơn nhiều.
Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình là đơn vị kinh doanh thuộc Tập
đồn Xăng dầu Việt Nam đóng trên địa bàn thành phố Thái Bình. Trong những
năm qua cơng ty đã cơ cấu lại tổ chức bộ máy, tăng cường công tác quản lý, trong
đó đã chú trọng đến việc hồn thiện từng bước các quy chế kiểm tra, kiểm soát đối
với các hoạt động. Tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty hiện nay chưa
được thiết lập một cách đầy đủ, nhiều quy chế, quy định vẫn cịn mang tính kinh
nghiệm và hình thức. Để hạn chế rủi ro, Cơng ty đã xây dựng nhiều thủ tục kiểm
soát khác nhau, bước đầu đã ngăn ngừa, hạn chế được rủi ro trong kinh doanh, tuy
nhiên nhiều vấn đề không mong muốn vẫn xảy ra.
Kinh doanh xăng dầu luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro, ảnh hưởng trực tiếp đến kết
quả, hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp trong ngành nói chung cũng như
Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình nói riêng. Để ngăn ngừa những rủi ro
trên, vấn đề hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt là hồn thiện các thủ tục
kiểm sốt ln là giải pháp được coi là hữu hiệu. Trải qua quá trình hoạt động, từ
bài học kinh nghiệm trong quản lý và xây dựng thủ tục kiểm soát của các doanh
nghiệp trong ngành, Cơng ty TNHH MTV xăng dầu Thái Bình đã khơng ngừng
hoàn thiện cơ chế quản lý, hoàn thiện hệ thống kiểm sốt khá. Tuy nhiên, sự thay
đổi của mơi trường kinh doanh luôn nảy sinh những rủi ro mới, đặt ra địi hỏi ln
phải hồn thiện các phương pháp quản lý, nhất là hồn thiện các thủ tục kiểm sốt.
Thực chất các thủ tục kiểm sốt nội bộ ln nhằm đảm bảo ngăn chặn và phát hiện
rủi ro để đảm bảo thực hiện mục tiêu của đơn vị, tuy nhiên do các thủ tục, các
chính sách, các quy định của Cơng ty cịn chưa hồn thiện. Nhận thấy việc hồn
thiện thủ tục kiểm soát trong hoạt động kinh doanh xăng dầu tại Cơng ty TNHH

MTV Xăng Dầu Thái Bình hiện nay và những năm tới là vấn đề rất cấp thiết, do đó
tác giả chọn nghiên cứu đề tài: “Hồn thiện thủ

2


tục kiểm soát trong hoạt động kinh doanh xăng dầu tại Cơng ty TNHH MTV
Xăng dầu Thái Bình” cho luận văn thạc sỹ của mình.
1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1. Mục tiêu chung
Nghiên cứu vấn đề lý luận và thực tiễn các thủ tục kiểm soát trong hoạt động
kinh doanh của các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu. Đề tài nghiên cứu nội dung
này cho Công ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình tại địa bàn nghiên cứu, từ đó
đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát, đáp ứng yêu cầu ngăn
ngừa rủi ro, nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh xăng dầu tại Cơng ty
TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
Hệ thống cơ sở lý luận và thực tiễn về thủ tục kiểm soát trong kiểm soát nội
bộ đối với hoạt động kinh doanh xăng dầu tại doanh nghiệp;
Nghiên cứu, đánh giá thực trạng các thủ tục kiểm soát trong hoạt động kinh
doanh xăng dầu tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình;
Đề xuất các giải pháp chủ yếu nhằm hồn thiện thủ tục kiểm sốt trong hoạt
động kinh doanh xăng dầu tại Công ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình trong thời
gian tới.
1.3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1. Đối tượng nghiên cứu
Luận văn tập trung nghiên cứu về các thủ tục kiểm soát trong kiểm soát nội
bộ đối với hoạt động kinh doanh xăng dầu tại Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái
Bình, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát đối với
hoạt động kinh doanh xăng dầu tại Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình.

1.3.2. Phạm vi nghiên cứu
-

Phạm vi nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu về các thủ tục kiểm soát

trong kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xăng dầu và đề xuất
các giải pháp hoàn thiện nội dung này tại doanh nghiệp nghiên cứu.
Phạm vi không gian: Đề tài thực hiện tại Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu
Thái Bình, 52 Hai Bà Trưng, TP Thái Bình.

3


Phạm vi thời gian: Thông tin, số liệu sử dụng cho nghiên cứu đề tài được
thu thập từ 2015 đến 2017, các giải pháp định hướng cho những năm tiếp theo.
Thời gian thực hiện đề tài từ 2017 đến 2018.
1.4. NHỮNG ĐÓNG GÓP MỚI CỦA LUẬN VĂN
1.4.1. Về lý luận
Luận văn đã tập hợp, hệ thống và làm sáng tỏ những vấn đề về lý luận của
thủ tục kiểm soát nội bộ trên các khía cạnh: khái niệm thủ tục kiểm soát nội bộ, nội
dung, nguyên tắc, yêu cầu, căn cứ xây dựng thủ tục kiểm soát nội bộ và các yếu tố
ảnh hưởng đến thủ tục kiểm soát nội bộ tại Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái
Bình.
1.4.2. Về thực tiễn
Luận văn đã trình bày với nhiều dẫn liệu và minh chứng về các nội dung thủ
tục kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp, những nghiên cứu trước đây có liên
quan và những bài học kinh nghiệm rút ra từ thực tiễn cho các thủ tục kiểm soát tại
Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình. Từ những nội dung đó Luận văn phân
tích thực trạng các thủ tục kiểm sốt tại Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình
theo các mặt cịn tồn tại hạn chế và nguyên nhân và phân tích các yếu tố ảnh hưởng

đến các thủ tục kiểm sốt tại Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình. Từ đó đề
xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện các thủ tục kiểm sốt tại
Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu Thái Bình.

4


PHẦN 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1.1. Một số vấn đề chung về kiểm tra, kiểm soát
2.1.1.1. Khái niệm về kiểm soát, kiểm tra
Quản lý là hoạt động tất yếu trong mọi tổ chức, mọi lĩnh vực. Mục tiêu của
quản lý không chỉ đảm bảo cho các đối tượng vận hành theo phương hướng đề ra,
theo quy định nhiệm vụ được giao mà còn đảm bảo hiệu qủa của hoạt động. Sau
khi mục tiêu đã được xác lập, các kế hoạch đã được hoạch định, cơ cấu tổ chức
được xác định và nhân viên được tuyển dụng, đào tạo và khuyến khích làm việc thì
sai sót vẫn có thể xảy ra. Để đạt được những mục tiêu của quản lý và đảm bảo mọi
việc đi đúng hướng thì cơng tác kiểm sốt cần được thực hiện có hiệu lực trong
suốt q trình quản lý.
Hoạt động quản lý luôn gắn liền với kiểm tra, kiểm soát, kết quả thực tế phải
được so sánh với những mục tiêu đã được xác lập trước đó để nhà quản trị có thể
đưa ra những điều chỉnh cần thiết, đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức đi
đúng với quỹ đạo. Ở mọi lĩnh vực và trong mỗi phạm vi khác nhau, quản lý gắn
liền với kiểm tra, kiểm soát, mối quan hệ này được thể hiện rõ qua bản chất của
khái niệm kiểm tra, kiểm soát.
Theo Từ điển Tiếng Việt do Viện Ngôn ngữ học (1996) biên soạn thì kiểm
sốt là “xem xét để phát hiện, ngăn chặn những gì trái với quy định”.
Theo Đại từ điển Tiếng Việt do Trung tâm Ngơn ngữ và Văn hóa Việt Nam
(1998) biên soạn thì kiểm sốt là “kiểm tra, xem xét, nhằm ngăn ngừa những sai
phạm các quy định”.

Theo Từ điển Luật học thì kiểm sốt là “xem xét để phát hiện, ngăn ngừa kịp
thời việc làm sai trái với thỏa thuận, với quy định”.
“Kiểm sốt là q trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động
nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch” (Huyền và cs., 2012).
“Kiểm sốt là q trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu
chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch trên cơ sở đó đưa ra
biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch hoặc cnguy cơ sự sai
lệch, đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu của nó” (Châu, 2006).

5


Như vậy, kiểm sốt là cơng việc nhằm sốt xét lại những quy định, những quá
trình ra quyết định và thực thi các quyết định quản lý được thể hiện trên các nghiệp
vụ (những thao tác cụ thể) nhằm nắm bắt và điều hành được những nghiệp vụ đó.
Kiểm sốt là mối nối cuối cùng trong chuỗi các hoạt động của nhà quản trị. Kiểm
soát là cách duy nhất để nhà quản trị biết được họ có đạt được mục tiêu hay không
cũng như lý do tại sao đạt được và không đạt được để phát huy những điểm mạnh
và khắc phục những điểm yếu. Kiểm soát là một chức năng mà mọi nhà quản trị
đều phải thực hiện dù rằng kết quả công việc do các bộ phận mà họ quản lý đều đạt
đúng theo kế hoạch đề ra. Nhà quản trị không thể xác định được mức độ hồn
thành cơng việc của bộ phận nếu khơng đo lường được việc đã thực hiện và so
sánh với tiêu chuẩn. Điều chỉnh các sai lệch có thể được coi là mục đích của việc
kiểm sốt, bởi vì thơng qua việc điều chỉnh mà mục tiêu và kế hoạch đề ra mới
được thực hiện. Điều chỉnh các sai lệch chính là vấn đề mà qua đó việc kiểm sốt
được thấy rõ như là một phần của toàn bộ hệ thống quản trị và là nơi mà nó liên hệ
với các chức năng quản trị khác. Các nhà quản trị có thể điều chỉnh các sai lệch
bằng nhiều cách, như xem xét lại việc hoạch định hoặc có thể sửa đổi các mục tiêu,
phương pháp này được gọi là phương pháp đổi lái.
Cơng việc kiểm sốt quản trị về cơ bản là một hệ thống nối ngược thơng tin

để kiểm sốt. Vịng liên hệ ngược kiểm sốt quản trị trình bày một cách tồn diện
và hiện thực hơn q trình kiểm sốt cơ bản. Để thực hiện sự điều chỉnh cần thiết
họ phải đưa ra một chương trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chương
trình này nhằm đi đến kết quả mong muốn.
Kết quả
mong muốn

Thực hiện
điều chỉnh

Sơ đồ 2.1. Vòng liên hệ ngược của kiểm soát
Nguồn: Vũ Thiếu, Nguyễn Mạnh Quân, Nguyễn Đăng Dậu (1993)

6


Kiểm sốt cịn là một hệ thống phản hồi dự báo, các hệ thống phản hồi đơn
giản đo lường đầu ra của quá trình rồi đưa vào hệ thống hoặc đầu vào của hệ thống
những tác động điều chỉnh để thu được kết quả mong muốn tại chu kỳ sau, một hệ
thống kiểm sốt có thể báo cho các nhà quản lý biết những vấn đề sẽ nảy sinh nếu
họ khơng làm một động tác gì đó đối với chúng.
Kiểm soát cũng được hiều là sự kiểm soát của cấp trên đối với cấp dưới
thơng qua các chính sách và biện pháp cụ thể. Kiểm soát được thể hiện qua đơn vị
này kiểm sốt đơn vị khác thơng qua các chi phối về lợi ích liên quan với nhau.
Kiểm sốt còn được thể hiện các bộ phận, cá nhân trong nội bộ kiểm sốt lẫn nhau
thơng qua các quy chế quản lý và các thủ tục kiểm soát được thiết lập.
Xét về khoa học quản lý, trong một doanh nghiệp, tổ chức ln tồn tại hai
loại kiểm sốt đó là kiểm soát của chủ sở hữu đối với người quản lý (corporate
governance) và kiểm soát của người quản lý đối với toàn bộ hoạt động liên quan
đến phạm vi của người quản lý (internal control). Đối với các nước có nền kinh tế

phát triển, hệ thống quản lý trong các doanh nghiệp đạt tới trình độ cao thì sự phân
tầng kiểm soát rất rõ ràng và hiệu lực kiểm soát rất hiệu quả.
Ở

tầng thứ nhất, Đại hội đồng cổ đông (cơ quan có quyền lực cao nhất) thành

lập ra ban kiểm soát hay uỷ ban kiểm soát để kiểm soát tất cả hoạt động của hội
đồng quản trị và hội đồng quản trị thành lập một ban kiểm soát để kiểm sốt hoạt
động của ban giám đốc (Đồn, 2014).
Ở
tầng kiểm soát sau, tổng giám đốc thiết lập ra bộ phận kiểm sốt ba nội
dung chính: kiểm sốt việc tn thủ, kiểm sốt tài chính và kiểm sốt hoạt động.
Mặt khác, việc kiểm soát và thiết lập các cơ chế kiểm sốt đảm bảo cho sự
tồn tại và duy trì tính hiệu quả của tổ chức của mỗi cá nhân, mỗi nhóm và mỗi bộ
phận. Một hệ thống kiểm sốt hữu hiệu sẽ thúc đẩy và cho phép mỗi nhân viên tự
kiểm soát bản thân hơn là chịu sự kiểm soát từ người khác, chính sự tự giác sẽ giúp
cơng việc hiệu quả hơn. Do đó, có thể nói kiểm sốt là chức năng cơ bản của quản
trị, nó cần thiết và hữu ích. Kiểm sốt hiệu quả là một trong những bí quyết để gia
tăng lợi nhuận của các cơng ty lớn.
Kiểm tra cũng là một trong những chức năng cơ bản của quản lý. Thông qua
chức năng kiểm tra mà chủ thể quản lý có thể nắm bắt và điều chỉnh kịp thời các
hoạt động để thực hiện tốt mục tiêu đã xác định. Có nhiều quan niệm khác nhau về
kiểm tra trong quản lý:

7


Theo từ điển Tiếng Việt kiểm tra là: xem xét tình hình thực tế để xem xét
đánh giá và nhận xét.
Theo Henry Fayol: kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có được thực

hiện theo những kế hoạch đã được vạch ra, theo những chỉ thị, nguyên tắc đã được
ấn định hay khơng. Nó có nhiệm vụ vạch ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa
chữa, ngăn ngừa sự vi phạm, nó đối phó với mọi sự gồm sự vật, con người và hoạt
động.
Theo Robert J.Mockler: kiểm tra quản trị là một nỗ lực có hệ thống nhằm
thiết lập những tiêu chuẩn, những hệ thống phản hồi thông tin, nhằm so sánh
những thành tựu thực hiện với định mức đề ra, xác định mức độ sai lệch và thực
hiện điều chỉnh để đảm bảo rằng nguồn lực đã và đang được sử dụng có hiệu quả
nhất để đạt mục tiêu của đơn vị.
Như vậy có thể hiểu kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so
sánh với những điều đã được hoạch định, đồng thời sửa chữa những sai lầm để
đảm bảo việc đạt được mục tiêu theo như kế hoạch hoặc các quyết định đã được đề
ra. Khi triển khai một kế hoạch, mọi cá nhân tổ chức đều phải kiểm tra để dự đoán
những tiến độ để phát hiện sự chệch hướng khỏi kế hoạch và đề ra biện pháp khắc
phục. Trong nhiều trường hợp, kiểm tra vừa tạo điều kiện đề ra mục tiêu mới hình
thành kế hoạch mới, cải thiện cơ cấu tổ chức nhân sự và thay đổi kỹ thuật điều
khiển.
Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cao cấp đến các
nhà quản trị cấp cơ sở trong một đơn vị. Mặc dù quy mô của đối tượng kiểm tra và
tầm quan trọng của sự kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc của các nhà quản trị, công
tác kiểm tra luôn được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn
cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra.
Kiểm tra và kiểm soát đều rất cần thiết và vô cùng quan trọng trong quản lý.
Hoạt động kiểm tra và kiểm sốt cũng có mối quan hệ với nhau, có thể thấy trong
kiểm sốt cũng bao gồm cả chức năng kiểm tra và ngược lại nên đôi khi có thể
nhầm lẫn giữa kiểm tra và kiểm sốt. Để phân biệt hai hoạt động này có thể xét
theo một số đặc điểm như sau:
Về mục đích: trong khi kiểm sốt hướng tới mục đích là nắm lấy và điều
hành hoạt động thì kiểm tra chủ yếu là xác minh và kết luận.
Về quyền hạn và phạm vi: kiểm sốt khơng nhất thiết mang tính thứ bậc, nó

có thể chứa đựng trong những quy định, quy chế được ban hành xuyên suốt từ

8


đầu và được công bố rộng rãi trên mọi phạm vi nên khi được ban hành rộng thì mọi
đối tượng quan tâm đến tổ chức, đơn vị đều có quyền kiểm sốt mọi hoạt động của
đơn vị, tổ chức đó. Ngược lại, hoạt động kiểm tra thường gắn với thứ bậc trong
quản lý, ví dụ như một cá nhân hay tổ chức nào đó sẽ khơng thể tùy tiện được kiểm
tra một đơn vị, tổ chức khác mà khơng có thẩm quyền, quy định được phép kiểm
tra.
Về thời gian, tần suất thực hiện: kiểm sốt là hoạt động có tính “tự thân”,
thường xuyên và luôn luôn được thực hiện trong mỗi đơn vị, tổ chức. Kiểm soát
được thực hiện liên tục từ đầu cho đến cuối trong mỗi hoạt động của đơn vị nhưng
kiểm tra có thể được thực hiện bất chợt, khơng mang tính thường xun liên tục.
Về quy mơ: kiểm sốt mang tầm vĩ mơ, rộng rãi cịn kiểm tra mang tầm vi
mơ.
2.1.1.2. Các loại hình kiểm sốt
Kiểm sốt được xem như là một q trình cung cấp các thông tin phản hồi
giúp cho việc khắc phục những nhược điểm, đảm bảo tổ chức hoạt động và đạt
những mục tiêu đã xác định. Kiểm sốt khơng chỉ dừng lại ở những hoạt động diễn
ra và kết thúc, nó cịn là q trình kiểm sốt trước đối với những sự việc sắp xảy ra
điều này đặc biệt quan trọng trong công tác quản trị trong các doanh nghiệp. Trong
quản trị, kiểm soát là chức năng cuối cùng, điều này làm cho nhiều người ngộ nhận
rằng kiểm soát là hoạt động chỉ diễn ra khi sự việc đã kết thúc nhưng trong thực tế
việc kiểm soát chỉ diễn ra khi sự việc kết thúc nó khơng đáp ứng được u cầu
cơng tác quản trị ở các doanh nghiệp. Vì lẽ đó, kiểm sốt được chia thành các loại
và xét theo các góc độ khác nhau.
Xét theo phạm vi kiểm sốt bao gồm:
-

Kiểm sốt từ bên ngồi: là việc kiểm sốt của các tổ chức, cá nhân bên

ngoài đơn vị, bên ngồi bộ phận. Kiểm sốt bên ngồi thường được thực hiện
thơng qua một hệ thống hành chính với các ngun tắc và thủ tục được quy định.
Các thủ tục, quy định này được công bố rộng rãi, cung cấp thông tin cho cả các đối
tượng bên ngoài đơn vị được biết từ đó họ có thể kiểm sốt được hoạt động của
đơn vị có đúng với quy định đã ban hành hay khơng. Kiểm sốt từ bên ngồi có thể
chỉ thể hiện qua những hình thức gián tiếp nhưng lại có tác dụng lớn trong việc
điều chỉnh hành động của một tổ chức, bộ phận, cá nhân nào đó.

9


-

Kiểm soát bên trong (kiểm soát nội bộ): là việc đơn vị tự thiết lập hệ thống

kiểm soát trong nội bộ của mình. Kiểm sốt nội bộ thường coi trọng ý thức kỷ luật
tự giác, thúc đẩy ý thức tự kiểm soát của các bộ phận, cá nhân trong đơn vị. Khi
các nhóm, cá nhân thực hiện kỷ luật tự giác thì cơng việc sẽ đạt hiệu quả cao. Tuy
nhiên, để kiểm soát nội bộ được phát huy và thực hiện tốt thì đơn vị, bộ phận cần
xây dựng được các quy định, quy chế và cơ chế kiểm soát phù hợp với đặc điểm
hoạt động của tổ chức. Kiểm sốt nơi bộ đề cao sự nhận thức, vai trị của cấp quản
lý, đặc biệt người đứng đầu cần phải minh bạch trong hoạt động và có ý thức tự
giác trong quá trình hoạt động của tổ chức. Khi người đứng đầu ln có ý thức tự
kiểm sốt bản thân thì các nhân viên cấp dưới cũng sẽ khơng giám làm trái các quy
định, quy chế nội bộ đã ban hành.
Xét theo cấp độ của hệ thống kiểm soát bao gồm:
Kiểm soát chiến lược: là những hoạt động kiểm soát không hướng vào đánh

giá, xem xét hệ thống công tác quản lý của một tổ chức mà nhằm phân tích, đánh
giá khả năng phát triển ở tương lai của một tổ chức. Trên thực tế, các nhà quản lý
không thể kiểm sốt mọi hoạt động của tổ chức, vì nếu thực hiện kiểm sốt như
vậy lợi ích thu được sẽ khơng bằng chi phí bỏ ra. Do đó, nhà quản lý có thể kiểm
sốt các yếu tố có tính chiến lược đối với hoạt động của tổ chức.
-

Kiểm soát tác nghiệp: là hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào những

chuyên đề vụ việc, sự kiện cụ thể nào đó, nhằm đưa ra những tiêu chuẩn thực hiện
kế hoạch mong muốn và để so sánh những kết quả thực tế về sản phẩm, dịch vụ
đối với các tiêu chuẩn này dưới dạng số lượng, chất lượng, thời gian và chi phí.
Kiểm sốt đồng bộ: là hệ thống kiểm sốt được sử dụng để kiểm sốt tồn
bộ hoạt động của tổ chức một cách tổng thể.
Xét theo quá trình hoạt động bao gồm:
-

Kiểm sốt phịng ngừa: loại kiểm sốt này cịn gọi là kiểm soát lường trước

hay kiểm soát trước khi thực hiện. Thực hiện kiểm soát này hướng đến ngăn ngừa
rủi ro. Để thực hiện người ta phải tiên liệu những vấn đề có thể xảy ra trong tương
lai để có những biện pháp điều chỉnh ngay trong hiện tại, hay đưa ra những quy
định, nội quy để điều chỉnh hoạt động của các thành viên, bộ phận giúp cho tổ
chức thực hiện kế hoạch chính xác, dự liệu được những vấn đề có thể ảnh hưởng từ
thời điểm lên kế hoạch cho đến lúc thực hiện.

10


Kiểm soát này đưa ra những hoạt động quản trị trước khi một vấn đề xảy ra,

nó cho phép nhà quản trị ngăn chặn vấn đề chứ không phải khắc phục sau khi
những tổn thất đã xảy ra. Tác động của kiểm soát lường trước là giúp cho các
doanh nghiệp chủ động đối phó với những bất trắc trong tương lai và chủ động
tránh sai lầm ngay từ đầu. Tuy nhiên kiểm sốt này địi hỏi những thơng tin chính
xác, mất nhiều thời gian và rất khó thu thập được.
Kiểm soát tại chỗ (kiểm soát hiện hành): kiểm soát tại chỗ được áp dụng
khi một hoạt động đang được tiến hành, khi thực hiện kiểm soát các nhà quản trị có
thể khắc phục những vấn đề mới phát sinh. Mục tiêu của loại kiểm soát này nhằm
kịp thời tháo gỡ những vướng mắc, những trở ngại khó khăn khi thực hiện để đảm
bảo tiến độ dự kiến.
Dạng phổ biến nhất của kiểm soát tại chỗ là giám sát trực tiếp. Khi nhà quản
trị trực tiếp theo dõi hoạt động của nhân viên, nhà quản trị đó có thể vừa kiểm tra
vừa khắc phục khi vấn đề xảy ra nên tránh được bị lãng phí hoặc tổn thất các
nguồn lực. Tuy nhiên, dạng kiểm sốt này chỉ có hiệu quả khi các nhà quản trị có
được thơng tin chính xác, kịp thời về những thay đổi của môi trường và về hoạt
động.
-

Kiểm soát phản hồi: là loại kiểm soát được thực hiện sau khi hoạt động đã

xảy ra. Kiểm kiểm soát phản hồi cung cấp cho nhà quản trị đầy đủ thông tin cần
thiết để lập kế hoạch và phát những sai lệch, giúp nhà quản trị rút kinh nghiệm để
đưa ra những kế hoạch mới tốt hơn. Kiểm soát phản hồi giúp cải tiến động cơ thúc
đẩy nhân viên. Tuy nhiên, loại kiểm sốt này có độ trễ về thời gian từ lúc sự cố
thực sự xảy ra đến khi phát hiện sai sót.
Tóm lại, mỗi giai đoạn kiểm sốt đều có những vai trị và tác dụng khác
nhau, để cho cơng tác kiểm sốt đạt hiệu quả thì sự kiểm soát cần thiết phải thực
hiện ở cả ba giai đoạn. Kiểm soát trước, trong và sau của một quá trình hoạt động.
Xét theo quy mơ của kiểm sốt bao gồm:
Kiểm sốt tồn diện: nhằm đánh giá việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch của

tổ chức một cách tổng thể.
Kiểm soát bộ phận: thực hiện đối với từng kĩnh vực, bộ phận, phân hệ cụ
thể của tổ chức.
-

Kiểm soát cá nhân: thực hiện đối với con người cụ thể trong tổ chức.

11


Xét theo tần xuất của quá trình hoạt động bao gồm:
Kiểm sốt định kỳ: là hình thức kiểm sốt được tiến hành theo chương
trình, kế hoạch đã được phê duyệt.
Kiểm soát đột xuất: thường gắn liền với những vấn đề cấp thiết, bức xúc
nhằm kịp thời phát hiện, chấn chỉnh sai phạm đê nâng cao hiệu quả quản lý.
Kiểm soát thường xuyên: là hoạt động giám sát thường xuyên trong mọi
thời điểm đối với đối tượng bị kiểm soát.
2.1.2. Thủ tục kiểm soát trong kiểm soát nội bộ
2.1.2.1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Hiện nay, với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường toàn cầu, áp lực suy
thối và những khó khăn nhiều chiều từ nền kinh tế, các doanh nghiệp ngày càng
quan tâm nhiều hơn đến quản trị rủi ro và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
(KSNB) nhằm giúp tổ chức hạn chế những sự cố, mất mát, thiệt hại, và tăng hiệu
quả hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên, khi đề cập đến hệ thống KSNB, mỗi tổ chức
lại hiểu khác nhau, việc triển khai hệ thống KSNB trong các tổ chức cũng theo
những cách thức khác nhau và thường theo kinh nghiệm tích lũy được.
Năm 1992, tại Hoa Kỳ, COSO đã cho ra đời báo cáo đầu tiên về hệ thống
KSNB, tạo nên một khởi đầu và tiếng nói chung cho các doanh nghiệp và tổ chức;
chính phủ Hoa Kỳ ban hành luật Sarbanes – Oxley quy định triển khai hệ thống
KSNB cho tất cả các công ty niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán, làm mở

màn cho giai đoạn phát triển hệ thống KSNB tại quốc gia này và lan truyền trên thế
giới. COSO đã trở thành chuẩn mực được cơng nhận và áp dụng rộng rãi trên tồn
thế giới. Hiện nay KSNB với rất nhiều khái niệm khác nhau:
Theo quan điểm COSO “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do con người
quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiêt lập
để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện mục tiêu: Báo cáo tài chính
đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu
quả”.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 315 hiện nay thay thế cho
(VSA) số 400 trước đây ban hành kèm theo thông tư 214/2012/TT-BTC ngày 06
tháng 12 năm 2012 - Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thơng qua
hiểu biết về đơn vị được kiểm tốn và mơi trường của đơn vị có đưa ra định nghĩa
về KSNB: Kiểm sốt nội bộ là quy trình do Ban Quản trị, Ban Giám đốc

12


và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo
hợp lý về khả năng đạt dược mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của
báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các
quy định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào
của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ.
Với định nghĩa này, chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 tiếp cận KSNB
theo hướng đánh giá rủi ro và tương đồng với quan điểm của COSO về các yếu tố
cấu thành nên KSNB cũng bao gồm 5 yếu tố: mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi
ro, hệ thống thơng tin, hoạt động kiểm sốt và giám sát, coi KSNB không phải là
một hệ thống như trước kia mà là một quá trình, cũng do con người thiết kế và vận
hành để đảm bảo hiệu quả hoạt động và sự tuân thủ pháp luật.
Nhằm giảm rủi ro cho tổ chức ở ngưỡng chấp nhận được, kiểm soát nội bộ
được thiết lập trên cơ sở các biện pháp, chính sách, thủ tục, tinh thần, giá trị, chức

năng, thẩm quyền của những người liên quan và trở thành phương tiện sống còn
trong hoạt động của mọi doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực, cải
tiến hiệu quả hoạt động, hạn chế các sự cố, và hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
Các chính sách và thủ tục kiểm soát của đơn vị cần được áp dụng cho mọi hoạt
động. Hơn nữa, phạm vi của hệ thống KSNB tương đối rộng, bao trùm toàn bộ lĩnh
vực hoạt động của đơn vị, tổ chức, nó được thiết lập cho tất cả các cá nhân, từng
bộ phận, từng quy trình hoạt động. Vì vậy, hệ thống KSNB được coi là một khâu,
một chức năng khơng thể thiếu được trong q trình quản lý của bất cư đơn vị, tổ
chức nào.
Hệ thống kiểm sốt nội bộ trong một tổ chức có thể hiểu như là các chính
sách và thủ tục được thiết lập tại đơn vị đó để đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau:
-

Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình

và tài sản vơ hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng và những mục đích khác
nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm sốt thích hợp.
Chính vì vậy, các đơn vị cần ban hành các quy định trong quản lý, sử dụng nhằm
ngăn chặn sự mất cắp, lợi dụng làm thiệt hại tài sản của đơn vị.
-

Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin trong doanh nghiệp là

căn cứ quan trọng trong việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Do đó các
thơng tin cung cấp phải đảm bảo tính khách quan, kịp thời, tính chính xác và độ tin
cậy.

13