Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại trường cao đẳng y tế đặng thùy trâm

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

NGUYỄN QUỐC HIẾU

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN
TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG Y TÊ ĐẶNG THÙY TRÂM

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng - Năm 2019


ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

NGUYỄN QUỐC HIẾU

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN
TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG Y TÊ ĐẶNG THÙY TRÂM

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Mã số: 60.34.03.01

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh

Đà Nẵng - Năm 2019


LỜI CAM ĐOAN
Tơi cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi.

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ cơng trình nào khác.
Tác giả luận văn

NGUYỄN QUỐC HIẾU


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................. 1
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài .................................................................. 3
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .............................................................. 4
4. Phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài .......................................................... 4
5. Bố cục đề tài ............................................................................................... 4
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu .................................................................... 4
CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN
TRONG CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC ........................................... 10
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN .................... 10
1.1.1. Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn ............................................. 10
1.1.2. Tiếp cận tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo phần hành và theo
chu trình hoạt động .................................................................................... 12
1.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CÁC CƠ
SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC ........................................................................... 15
1.2.1. Đặc điểm tổ chức kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học................ 15
1.2.2. Tổ chức thơng tin kế tốn tại các cơ sở giáo dục đại học theo cách
tiếp cận chu trình ....................................................................................... 22
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 .............................................................................. 30
CHƢƠNG 2 THỰC TẾ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ
TỐN TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG Y TẾ ĐẶNG THÙY TRÂM .......... 31
2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TRƢỜNG CAO ĐẲNG Y TẾ ĐẶNG

THÙY TRÂM .............................................................................................. 31
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển ...................................................... 31
2.1.2. Sứ mệnh và định hƣớng phát triển .................................................. 31


2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Trƣờng ............................................................. 33
2.1.4. Khái niệm về chức năng, nhiệm vụ của các phòng Chức năng ...... 34
2.1.5. Hoạt động đào tạo của Trƣờng Cao đẳng Y tế Đặng Thùy Trâm ... 35
2.2. TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG Y TẾ
ĐẶNG THÙY TRÂM .................................................................................. 36
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán .................................................................. 36
2.2.2. Đặc điểm cơng tác tài chính ............................................................ 37
2.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán, tài khoản kế toán, báo cáo kế toán .... 38
2.3. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN THEO CÁC CHU
TRÌNH KẾ TỐN ....................................................................................... 41
2.3.1. Tổ chức thông tin trong hoạt động thu học phí ............................... 41
2.3.2.Tổ chức thơng tin trong chu trình cung ứng ..................................... 53
2.3.3. Tổ chức thông tin trong hoạt động giảng dạy và nghiên cứu khoa
học ............................................................................................................. 59
2.3.4. Tổ chức thơng tin trong chu trình tài chính ..................................... 61
2.4. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HTTTKT TẠI TRƢỜNG
CAO ĐẲNG Y TẾ ĐẶNG THÙY TRÂM .................................................. 62
2.4.1 Những điểm mạnh ............................................................................ 62
2.4.2. Những hạn chế ................................................................................. 63
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 .............................................................................. 65
CHƢƠNG 3 ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC
HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG Y TẾ
ĐẶNG THÙY TRÂM ................................................................................... 66
3.1. ĐỊNH HƢỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN
KẾ TỐN TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG Y TẾ ĐẶNG THÙY TRÂM ..... 66

3.2. GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ
TỐN TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG Y TẾ ĐẶNG THÙY TRÂM ............ 67


3.2.1. Xây dựng hệ thống các danh mục và tổ chức mã hóa ..................... 67
3.2.2. Giải pháp ứng dụng mơ hình Hoạch định tài nguyên trƣờng đại học
URP (University Resource Planning): ...................................................... 84
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống phƣơng tiện kỹ thuật: ..................... 85
3.2.4. Giải pháp hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính ................................ 86
3.2.5. Giải pháp áp dụng CNTT vào các chu trình kế tốn ....................... 87
3.2.6. Hồn thiện tổ chức sổ kế tốn, tài khoản kế toán ............................ 88
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 .............................................................................. 90
KẾT LUẬN .................................................................................................... 91


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
UBND

Ủy ban nhân dân

CSGDĐH

Cơ sở giáo dục đại học

CNTT

Công nghệ thông tin

HTTTKT

Hệ thống thông tin kế tốn

KH-TC

Kế hoạch - Tài chính

TC-HC

Tổ chức - Hành chính

NCKH

Nghiên cứu khoa học

CTCT-HSSV

Cơng tác chính trị - học sinh sinh viên

KT&KĐCLGD

Khảo thí và kiểm định chất lƣợng giáo dục

BVBMTE&KHHGD

Bảo vệ bà mẹ trẻ em và kế hoạch hóa gia đình

ERP

Enterprise Resourse Planning

URP

University Resource Planning

BCTC

Báo cáo tài chính

CSVC

Cơ sở vật chất


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu bảng
2.1
2.2

Tên bảng
Quy mô đào tạo
Mô tả trách nhiệm của các đối tƣợng tham gia vào
chu trình thu học phí

Trang
36
42

2.3

Bảng kê học phí theo hệ tín chỉ

50

2.4

Bảng kê học phí theo hệ niên chế

551

2.5

Đơn giá theo trình độ nhà giáo

59

2.6

Hệ số quy đổi giờ giảng theo thâm niên giảng dạy

60

2.6

Hoạt động thanh toán tiền giờ giảng

60

3.1

Cấu trúc tập tin SINH_VIEN

68

3.2

Cấu trúc tập tin LOP_HOC_PHAN

69

3.3

Cấu trúc tập tin DANG_KY_LOP_HOC_PHAN

69

3.4

Cấu trúc tập tin HOC_PHAN

69

3.5

Sơ đồ nghiệp vụ quản lý cán bộ, viên chức, giảng
viên

71


DANH MỤC CÁC HÌNH

Số hiệu hình

Tên hình

Trang

1.1

Các yếu tố cấu thành hệ thống thơng tin kế tốn

11

1.2

Quy trình ln chuyển chứng từ kế toán

19

2.1

2.2

2.3

Sơ đố tổ chức của Trƣờng Cao đẳng Y tế Đặng
Thùy Trâm
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Trƣờng
Cao đẳng Y tế Đặng Thùy Trâm
Trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn tại Trƣờng
Cao đẳng Y tế Đặng Thùy Trâm

33

37

39

2.4

Quy trình miễn giảm học phí sinh viên

45

2.5

Đơn xin miễn giảm học phí

46

2.6

Lƣu đồ mơ tả quy trình miễn giảm học phí cho
sinh viên

47

2.7

Trình tự luân chuyển chứng từ học phí

48

2.8

Mẫu biên lai thu học phí

49

2.9

Tờ khai phí, lệ phí

52

2.10

Quy trình cung ứng tài sản có giá trị trên 100 triệu

55

2.11

Quy trình cung ứng tài sản từ 5 đến 100 triệu

57

2.12

Quy trình lập báo cáo tài chính

62

3.1

Mơ hình quản lý tồn diện đại học

85


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, tất cả các cơ sở giáo dục đại học công lập trong cả nƣớc đều
đang thực hiện cơ chế tự chủ tài chính theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP, vì vậy
để phát triển theo điều kiện thực tế, việc phát triển hệ thống thơng tin kế tốn là
điều tất yếu. Hệ thống thơng tin kế toán (HTTTKT) là một bộ phận cấu thành
quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong một đơn vị, bao gồm nguồn
nhân lực, các phƣơng tiện, các phƣơng pháp kế toán đƣợc tổ chức một cách
khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình kinh tế tài
chính của đơn vị. Khi các cơ sở giáo dục đại học (CSGDĐH) đƣợc trao quyền
tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tự chủ tài chính thì các nhà quản lý của các
CSGDĐH sẽ cần những thông tin đa dạng về mọi mặt hoạt động của Nhà
trƣờng để có thể đƣa ra các quyết định hợp lý liên quan đến sự tồn tại và phát
triển của các CSGDĐH. Việc hoàn thiện bộ máy nhân sự, nâng cao chất lƣợng
đội ngũ giảng viên, cán bộ quản lý cũng nhƣ việc hoàn thiện nội dung, chất
lƣợng đào tạo không thể tách rời với việc đầu tƣ tài chính. Nếu các CSGDĐH
khơng có nguồn lực tài chính hợp lý sẽ không thể thực hiện đƣợc những định
hƣớng đổi mới bộ máy tổ chức, nội dung, chất lƣợng đào tạo. Chính vì thế,
việc kiểm sốt nguồn lực tài chính và tìm kiếm các biện pháp làm tăng cƣờng

nguồn lực tài chính là một vấn đế hết sức quan trọng đối với các CSGDĐH.
Muốn kiểm soát và nâng cao nguồn lực tài chính, các nhà quản lý CSGDĐH
cơng lập cần phải có thơng tin về việc huy động và sử dụng các nguồn lực tài
chính trong nhà trƣờng. Một trong những nguồn thơng tin quan trọng để kiểm
sốt và nâng cao nguồn lực tài chính là Hệ thống thơng tin kế tốn (HTTTKT).
HTTTKT của các CSGDĐH có chức năng cung cấp thơng tin liên quan đến
các nghiệp vụ tài chính tin cậy, phù hợp và kịp thời, ngồi ra cịn có chức năng
hạch tốn thu chi, quyết tốn kinh phí, nên cần đƣợc quan tâm đổi mới để đáp


2

ứng yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý.
Các CSGDĐH tổ chức cung cấp dịch vụ đào tạo, trang bị kiến thức
chuyên môn cho ngƣời học nhằm đáp ứng nguồn nhân lực chất lƣợng cao,
ngồi ra cịn có các hoạt động hỗ trợ đào tạo nhƣ hoạt động thƣ viện, ký túc
xá….và các lĩnh vực khác nhƣ nghiên cứu khoa học, tƣ vấn, ứng dụng khoa
học vào đời sống. HTTTKT của các CSGDĐH cần phải đƣợc xây dựng phù
hợp với quá trình đào tạo, nghiên cứu khoa học và các hoạt động khác. Do
vậy, việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý tại các CSGDĐH sẽ là xu
hƣớng tất yếu và phải đƣợc tổ chức trong mối quan hệ với các bộ phận chức
năng khác nhằm tăng cƣờng sự phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa
các bộ phận Kế toán với các bộ phận chức năng khác trong nhà trƣờng nhƣ
Đào tạo, các Khoa, phòng Cơng tác Chính trị - Học sinh, Sinh viên, phịng
TC-HC, Thƣ viện…Tuy nhiên, thực tế việc tổ chức thông tin kế toán tại các
CSGDĐH chủ yếu đƣợc thực hiện bằng các phần mềm riêng lẻ, vẫn còn nhiều
bất cập, chƣa hiệu quả do chƣa có sự trao đổi và chia sẻ thơng tin giữa các
đơn vị với nhau. Vì vậy để đảm bảo thực hiện đƣợc chức năng của kế tốn
cần có sự phối hợp giữa bộ phận kế tốn với các phịng ban chức năng để trao
đổi thơng tin dữ liệu một cách dễ dàng. Khi đó, việc hồn thiện HTTTKT cho

các cơ sở giáo dục hiện nay cần theo định hƣớng giải pháp tổng thể để tránh
đi những sai sót, những cơng việc chồng chéo giữa các phịng ban
Ngày nay, sự phát triển của khoa học, kỹ thuật và CNTT đƣợc ứng dụng
nhiều vào các lĩnh vực hoạt động của con ngƣời, trong lĩnh vực quản lý cũng
vậy. Nó góp phần làm cho con ngƣời quản lý cơng việc có hiệu quả, nhanh
chóng, cung cấp thơng tin kịp thời và tin cậy. Kế toán là một bộ phận quan
trọng của hệ thống cơng cụ quản lý tài chính, có vai trị tích cực trong việc
quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động liên quan đến tài chính.
Trƣờng Cao đẳng Y tế Đặng Thùy Trâm là một đơn vị sự nghiệp có thu,


3

tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động thƣờng xuyên. Hiện nay Trƣờng
đang từng bƣớc thực hiện việc tự chủ tài chính. Tuy nhiên, hiện tại việc tổ
chức HTTTKT còn nhiều hạn chế, chỉ sử dụng một phần mềm kế toán chuyên
biệt, việc phối hợp giữa các bộ phận chức năng với bộ phận kế toán chƣa
đƣợc thực hiện hiệu quả, chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu, việc kết nối, trao đổi
thơng tin kế tốn chƣa đƣợc chú trọng đúng mức và tổ chức khoa học.
Điều đó địi hỏi các CSGDĐH phải ứng dụng CNTT vào việc tổ chức
thực hiện cơng tác kế tốn nhằm tạo ra một HTTTKT hợp lý, đƣợc kiểm sốt
chặt chẽ, cung cấp thơng tin trung thực, đáng tin cậy với những kỹ thuật xử lú
thơng tin kế tốn mới. Đây là xu hƣớng phát triển phù hợp với tình hình thực
hiện cơ chế tự chủ tài chính hiện nay.
Trƣờng Cao đẳng Y tế Đặng Thùy Trâm cũng nhƣ các CSGD công lập
khác trên cả nƣớc đang gặp rất nhiều thách thức, từ áp lực chỉ tiêu tuyển sinh
trong khi quy mô giảng dạy, kinh phí đào tạo khơng theo kịp, kinh phí thu vào
khơng ổn định, mở rộng các loại hình đào tạo, đổi mới chƣơng trình và
phƣơng pháp giảng dạy theo hƣớng ứng dụng công nghệ thông tin. Vấn đề đặt
ra là cần hoàn thiện đƣợc HTTTKT tại Trƣờng theo định hƣớng ứng dụng

công nghệ thông tin (CNTT) để đảm bảo đƣợc sự chính xác, tiết kiệm đƣợc
kinh phí để hƣớng tới sự tự chủ tài chính tốt nhất, giúp kế tốn làm tốt chức
năng phối hợp với các đơn vị khác, nâng cao hiệu quả trong công việc và sự
hợp tác giữa các phòng chức năng trên cơ sở định hƣớng việc áp dụng phần
mềm ERP, phần mềm URP. Chính vì vậy, tác giả đã chọn đề tài nghiên cứu
“Hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn tại Trường Cao đẳng Y tế Đặng Thùy
Trâm”, đề tài này có ý nghĩa khoa học và thực tiễn đối với Trƣờng.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Tổng hợp lý luận về tổ chức thơng tin kế tốn trong các CSGDĐH
cơng lập


4

- Đánh giá thực tế HTTTKT tại Trƣờng Cao đẳng Y tế Đặng Thùy Trâm
- Đƣa ra các định hƣớng và giải pháp để hoàn thiện HTTTKT tại Trƣờng
Cao đẳng Y tế Đặng Thùy Trâm nhằm nâng cao hiệu quả của HTTTKT
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu: tổ chức HTTTKT tại các CSGDĐH
- Phạm vi nghiên cứu: Tại Trƣờng Cao đẳng Y tế Đặng Thùy Trâm từ
năm 2013 đến năm 2018.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài
- Phƣơng pháp tổng hợp tài liệu để tìm hiểu cơ sở lý luận về HTTTKT
nói chung, về tổ chức HTTTKT trong các chu trình kế tốn nói riêng tại các
CSGDĐH
- Phƣơng pháp quan sát, phỏng vấn các đơn vị và cá nhân có liên quan
để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hiện của HTTTKT đang đƣợc áp
dụng tại Trƣờng Cao đẳng Y tế Đặng Thùy Trâm
- Phƣơng pháp logic, phân tích các thành phần của tổ chức thơng tin kế
tốn, xem xét mối quan hệ giữa các chu trình trong tổ chức thơng tin kế tốn.

5. Bố cục đề tài
Ngồi phần mở đầu, kết luận, danh mục các từ viết tắt, bảng biểu và phụ
lục, bố cục của đề tài đƣợc chia làm 3 chƣơng:
Chương 1: Cơ sở lý luận về Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong
các cơ sở giáo dục đại học
Chương 2: Thực tế tổ chức HTTTKT tại Trường Cao đẳng Y tế Đặng
Thùy Trâm
Chương 3: Định hướng và giải pháp hồn thiện tổ chức Hệ thống thơng
tin kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Đặng Thùy Trâm
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
HTTTKT là lĩnh vực nghiên cứu còn mới mẻ tại Việt Nam. Các nghiên


5

cứu liên quan HTTTKT nói chung và HTTTKT gắn với đơn vị đặc thù nhƣ
các CSGDĐH nói riêng cịn rất hạn chế. Tuy nhiên, trong quá trình nghiên
cứu tài liệu phục vụ đề tài này, tác giả cũng có nhận diện một số nghiên cứu
liên quan đến đề tài ở các góc độ khác nhau.
Nghiên cứu của tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn,
(2013), giúp tác giả nhận biết đƣợc từng cách tiếp cận trên cả lý luận và thực
tiễn, thông qua việc tổng hợp và hệ thống hóa các nghiên cứu trong và ngồi
nƣớc, bài viết đã giới thiệu các cách tiếp cận nghiên cứu về khái niệm và bản
chất của HKTTKT hiện nay, bên cạnh đó việc nhận diện ý nghĩa lý luận và
thực tiễn của từng cách tiếp cận về HTTTKT cũng đã chỉ ra những hạn chế
trong việc tiếp cận HTTTKT trên một khía cạnh hoặc một số yếu tố cấu thành
HTTTKT, qua đó giúp tác giả có tiếp cận mới mang tính tổng thể và đa chiều
về HTTTKT để mô tả một cách khái quát và trực quan về mối liên hệ và tính
thống nhất giữa các yếu tố cấu thành HTTTKT, giúp hiểu rõ hơn bản chất
HTTTKT và nhờ đó có thể ứng dụng trong q trình phân tích, thiết kế, và tổ

chức một HTTTKT hiệu quả.
Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Mạnh Tồn - Huỳnh Thị Hồng Hạnh,
Tạp chí Khoa học và Công nghệ, 9, 123 – 129, (2011), đã đƣa ra một gợi ý về
việc tổ chức các chu trình trong đơn vị rất đặc thù là trƣờng Đại học. Hiện
nay, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý tại các trƣờng đại học đã
trở thành xu hƣớng tất yếu trong việc tổ chức hoạt động giảng dạy và nghiên
cứu khoa học. HTTTKT tại các trƣờng đại học cần phải đƣợc tăng cƣờng việc
phối hợp và trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng trong trƣờng.
HTTTKT khi đó khơng thể tổ chức một cách độc lập, riêng rẻ mà cần phải
đƣợc tổ chức theo cách tiếp cận mới - tiếp cận theo chu trình. Theo đó,
HTTTKT trong các CSGDĐH đƣợc tổ chức thành bốn chu trình: chu trình
thu học phí, chu trình cung ứng, chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học,


6

chu trình tài chính. Đây cũng là các chu trình mà tác giả kế thừa, xây dựng
các chu trình tại chính đơn vị tốt hơn để có thể hồn thiện HTTTKT tốt hơn.
Tuy nhiên, bài viết cũng chỉ đề cập nhiều về lý thuyết, chƣa đi sâu vào việc tổ
chức tại một đơn vị cụ thể.
Nghiên cứu của Nguyễn Hữu Đồng (2012), qua bài viết giúp tác giả tìm
hiểu thêm đƣợc về vấn đề tự chủ tài chính trong các trƣờng Đại học cơng lập
Việt Nam, hệ thống hóa và phát triển các lý thuyết về HTTTKT trong các tổ
chức, thực trạng HTTTKT trong các trƣờng Đại học công lập hiện nay, mơ
hình lý thuyết về HTTTKT, kinh nghiệm xây dựng HTTTKT tại các trƣờng
đại học và các giải pháp để hoàn thiện HTTTKT phù hợp với đặc điểm hoạt
động, quyền và trách nhiệm tự chủ tài chính cho các CSGDĐH công lập tại
Việt Nam. Bài viết cũng đã đề xuất mơ hình mối quan hệ giữa các yếu tố cấu
thành hệ thống thông tin trong các đơn vị sự nghiệp có thu.
Nghiên cứu của Nguyễn Thanh Tuấn (2014), bài viết đã đƣa ra các kết

quả nghiên cứu lý luận về việc xây dựng mơ hình URP ứng dụng cho các
trƣờng đại học ở Việt Nam, đề xuất các mô hình lý thuyết về URP cũng nhƣ
quy trình ứng dụng mơ hình URP nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý,
qua bài viết giúp tác giả tìm hiểu thêm đƣợc các chức năng của mơ hình URP
và giải pháp để ứng dụng mơ hình URP nhằm nâng cao hiệu quả công tác
quản lý, xây dựng và ứng dụng tại Trƣờng Cao đẳng Y tế Đặng Thùy Trâm.
Tuy nhiên, hiện nay chƣa có trƣờng Đại học nào áp dụng hồn chỉnh một mơ
hình URP vào quản lý nên chƣa có đánh giá thực tế xác thực. Ngồi ra mơ
hình URP trong bài viết có nhiều chức năng chƣa thể đánh giá đƣợc trong
thực tế.
Nghiên cứu của Nguyễn Thị Minh Hƣờng (2004), trong cơng trình này
chủ yếu nghiên cứu về nội dung tổ chức kế toán tuân thủ theo các quy định
của chế độ kế toán trong các trƣờng đại học, trình bày những lý luận cơ bản


7

về tổ chức cơng tác kế tốn nói chung áp dụng cho mọi đơn vị kế tốn mà
khơng đi vào tìm hiểu tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị sự nghiệp,
qua đó giúp tác giả hiểu rõ về nội dung tổ chức kế toán tuân thủ theo các quy
định của chế độ kế toán ở các trƣờng đại học trực thuộc Bộ Giáo dục - Đào
tạo. Tuy nhiên, đây là nghiên cứu từ lâu, không phù hợp với tình hình ứng
dụng CNTT vào mơi trƣờng đại học hiện nay và chƣa nghiên cứu về cách
thức xây dựng HTTTKT trong các trƣờng đại học cơng lập dƣới góc độ cung
cấp thông tin nhằm trợ giúp cho các trƣờng thực hiện tốt trách nhiệm và
quyền tự chủ tài chính trong điều kiện mới.
Vũ Ngọc Tiến (2004), qua bài báo, giúp cho tác giả có định hƣớng áp
dụng hệ thống phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp vào công tác quản lý
và điều hành tại môi trƣờng CSGDĐH. Tuy nhiên, các CSGDĐH cũng sẽ gặp
khơng ít khó khăn trong quá trình triển khai vì thƣờng ứng dụng CNTT rời

rạc cho từng hoạt động chuyên biệt trong khi ERP cố gắng tích hợp và liên
kết tất cả các hoạt động trong tổ chức và quá trình đổi mới tổ chức và quy
trình làm việc cho phù hợp với mơ hình ERP thƣờng kéo dài ít nhất từ 3 đến 5
năm.
Nghiên cứu của Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2015), bài viết đã phân tích và
thiết kế HTTTKT trong các bệnh viện cơng theo cách tiếp cận mới - tiếp cận
theo chu trình hƣớng đến đối tƣợng sử dụng thơng tin kế tốn, là cách tiếp cận
phù hợp với điều kiện ứng dụng CNTT hiện nay, bài viết cũng đã hệ thống
hóa và phát triển những lý luận về HTTTKT về bệnh viện, xây dựng mơ hình
các nhân tố tác động đến sự thành cơng của phân tích và thiết kế HTTTKT
bệnh viện, nhận diện và tổ chức thơng tin kế tốn tại bệnh viện theo 4 chu
trình là cung ứng, khám và điều trị, thu viện phí và tài chính. Nghiên cứu này
thực hiện tại các bệnh viện cơng nên chỉ có giá trị áp dụng tại các bệnh viện
công ở Việt Nam. Tuy nhiên, bài viết cũng có tính thực tiễn cao, là tài liệu


8

tham khảo phù hợp và có giá trị đối với hƣớng nghiên cứu trong việc hoàn
thiện HTTTKT tại Trƣờng Cao đẳng Y tế Đặng Thùy Trâm theo 4 chu trình
kế toán mà tác giả đang hƣớng đến.
Nghiên cứu của Lê Thị Minh Hằng (2012), qua bài viết tác giả nhận thấy
rằng công tác quản lý và sử dụng nguồn ngân sách nhà nƣớc hiệu quả, tránh
thất thốt lãng phí mà trong đó cơng tác kế tốn đóng vai trị rất quan trọng.
Việc hồn thiện cơng tác kế tốn nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý tài chính,
đảm bảo sử dụng có hiệu quả các nguồn lực tài chính hiện có góp phần nâng
cao chất lƣợng giảng dạy. Đây cũng là một trong những giải pháp để hồn
thiện cơng tác kế tốn , hƣớng đến hồn thiện HTTTKT tại Trƣờng Cao đẳng
Y tế Đặng Thùy Trâm.
Nghiên cứu của Phan Thị Thu Huyền (2017), bài viết cũng đã sử dụng

phƣơng pháp tổng hợp tài liệu để tìm hiểu cơ sở lý luận về HTTTKT nói
chung, về tổ chức HTTTKT trong chu trình thu học phí nói riêng tại các
CSGDĐH, bên cạnh đó bài viết cũng đã nêu lên thực trạng tổ chức thơng tin
kế tốn trong chu trình thu học phí tại trƣờng Cao đẳng Công nghệ thông tin Đại học Đà Nẵng. Đây là nghiên cứu mới nhất về hoàn thiện HTTTKT tại
CSGDĐH nói chung, tuy nhiên bài viết chỉ nghiên cứu một chu trình cụ thể
tại Trƣờng Cao đẳng Cơng nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng là chu trình thu
học phí nên tính khái qt cịn hạn chế, vì vậy nên tác giả cũng chỉ tham khảo
đƣợc một trong những chu trình kế tốn.
Tóm lại, có thể nói nghiên cứu tổ chức HTTTKT nói chung và HTTTKT
tại các CSGDĐH nói riêng cịn rất hạn chế ở Việt Nam. Tuy số lƣợng các
nghiên cứu cịn ít, mặc dù vậy, các nghiên cứu trên cũng đã cung cấp nền tảng
kế toán để tác giả kế thừa trong nghiên cứu của mình về những vấn đề cơ bản
về tổ chức HTTTKT tại các CSGDĐH, các chu trình kế tốn, HTTTKT là cơng
cụ đắc lực cho việc kiểm sốt, điều hành và ra quyết định của các cấp quản lý,


9

đóng vai trị quan trọng trong việc phối hợp hoạt động và nâng cao hiệu quả tác
nghiệp của các bộ phận chức năng. Tuy nhiên, phần lớn các nghiên cứu thƣờng
tiếp cận theo phần hành kế toán, chƣa chú trọng tổ chức HTTTKT trong điều
kiện áp dụng CNTT.
Do đó, trong nghiên cứu này tác giả mong muốn tìm hiểu về tổ chức
thơng tin kế tốn trong các CSGDĐH theo cách tiếp cận chu trình, sau đó
muốn hồn thiện HTTTKT tại Trƣờng Cao đẳng Y tế Đặng Thùy Trâm để
góp phần trong việc tự chủ tài chính theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP. Chính
vì có tính cấp thiết và ý nghĩa ứng thực tiễn nên tác giả đã quyết định chọn đề
tài nghiên cứu “Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn tại Trường Cao đẳng
Y tế Đặng Thùy Trâm”.

10

CHƢƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC
1.1. KHÁI QT VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN
1.1.1. Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế tốn (HTTTKT) khơng chỉ là cơng cụ đắc lực
cho việc kiểm soát, điều hành và ra quyết định của các cấp quản lý bên trong
và bên ngoài tổ chức mà cịn đóng vai trị ngày càng quan trọng trong việc
phối hợp hoạt động và nâng cao hiệu quả tác nghiệp của các bộ phận chức
năng.
Đứng trên quan điểm hệ thống, mỗi tổ chức là một hệ thống bao gồm
các bộ phận tƣơng tác với nhau nhằm đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức. Mỗi
tổ chức bao gồm nhiều hệ thống nhỏ đƣợc thiết kế nhằm đạt đƣợc các mục
tiêu của tổ chức ở mức cao nhất. Các hệ thống nhỏ này cũng đƣợc thiết lập
những mục tiêu riêng trên cơ sở các mục tiêu chung của tổ chức. HTTTKT là
một trong các hệ thống nhỏ của tổ chức. “Hệ thống thơng tin kế tốn là hệ
thống thu thập, ghi chép, lƣu trữ và xử lý số liệu về các nghiệp vụ kinh tế
trong tổ chức để cung cấp thông tin cho ngƣời đƣa ra quyết định”
Hệ thống thông tin kế toán là tập hợp các nguồn lực con ngƣời và các
phƣơng tiện đƣợc thiết kế để chuyển các dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác
thành thơng tin. Trong điều kiện ứng dụng CNTT hiện nay, các thiết bị phần
cứng và phần mềm kế toán là một trong những yếu tố quan trọng của hệ
thống.


11

Cơ sở
hạ
tầng
CNTT
)
Dữ liệu
kế tốn

Phần
mềm
Thơng tin
kế tốn
(báo cáo
kế tốn)

Con
ngƣời
Tổ
chức
dữ liệu

Thủ
tục,
quy
trình

Hình 1.1. Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế tốn có sáu yếu tố cấu thành, bao gồm:
1. Con ngƣời

2. Thủ tục, quy trình xử lý thông tin
3. Dữ liệu về các hoạt động
4. Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
5. Phần mềm kế tốn
6. Tổ chức dữ liệu
Hệ thống thơng tin kế tốn là một bộ phận quan trọng của hệ thống
thơng tin quản lý. Tƣơng tự các hệ thống thông tin khác, hệ thống thơng tin kế
tốn bao gồm dữ liệu đầu vào, quy trình xử lý và dữ liệu đầu ra
Dữ liệu đầu vào: là các dữ kiện từ các hoạt động kinh tế phát sinh nhƣ
mua vật tƣ, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, thanh tốn tiền
lƣơng, cơng nợ, đầu tƣ…Thơng tin về các dữ liệu đầu vào đƣợc ghi nhận chủ


12

yếu thơng qua chứng từ kế tốn.
Qui trình xử lý: bao gồm các bƣớc công việc từ sao chép, ghi sổ, điều
chỉnh, kiểm sốt. Quy trình xử lý của HTTTKT rất phức tạp, đòi hỏi sự vận
dụng hợp lý hệ thống các phƣơng pháp kế toán trên cơ sở tuân thủ các nguyên
tắc, các chuẩn mực kế toán và hệ thống các phƣơng tiện kỹ thuật CNTT. Để
cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết ở các mức độ khác nhau trong giai
đoạn xử lý thông tin, quan trong nhất là việc tổ chức vận dụng hệ thống tài
khoản kế toán để làm căn cứ cho việc phân loại và hệ thống hóa thơng tin
theo từng loại đối tƣợng kế toán, từng loại chỉ tiêu phục vụ nhu cầu thông tin
của ngƣời sử dụng với phƣơng tiện vật chất biểu hiện là hệ thống các sổ kế
toán.
Đầu ra: là các thơng tin kế tốn đáp ứng theo u cầu của ngƣời sử
dụng, bao gồm các đối tƣợng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng nhƣ
hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức. Phƣơng tiện biểu hiện
những thông tin tổng hợp và chi tiết đã đƣợc xử lý để cung cấp cho ngƣời sử

dụng là hệ thống báo cáo kế toán gồm BCTC và các báo cáo kế toán quản trị.
Trong điều kiện ứng dụng CNTT, đầu ra của HTTTKT còn là tất cả những
thơng tin kế tốn cần thiết phục vụ cơng tác quản lý và tác nghiệp mà các bộ
phận chức năng có thể phân quyền truy cập
1.1.2. Tiếp cận tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo phần hành và
theo chu trình hoạt động
a. Cách tiếp cận theo các phần hành kế toán
Ngày nay, để theo dõi, hạch toán, quản lý và cung cấp thông tin về các
đối tƣợng kế toán mọi ngƣời thƣờng tổ chức HTTTKT theo các phần hành.
Theo đó, tồn bộ dữ liệu kế tốn sẽ đƣợc phân loại và xử lý theo từng phần
hành nhất định: phần hành kế toán tiền, kế toán tiêu thụ, kế tốn thanh tốn,
kế tốn chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm,kế toán hàng tồn kho ,... Kế


13

tốn các phần hành theo dõi và cung cấp thơng tin về số dƣ đầu kỳ, số phát
sinh tăng, phát sinh giảm trong kỳ và số dƣ cuối kỳ của từng đối tƣợng kế
tốn. Mỗi phần hành kế tốn có thể do một nhân viên kế toán phụ trách một
cách độc lập nên bộ máy kế toán cũng phải đƣợc tổ chức phù hợp để phân
công, phân nhiệm đối với từng kế toán viên trong việc hạch toán tổng hợp và
hạch toán chi tiết theo từng phần hành (đối tƣợng) kế toán. Mỗi ngƣời trong
bộ máy kế toán, tƣơng ứng với chức năng nhiệm vụ của mình, đƣợc trang bị
các phƣơng tiện làm việc, bao gồm các thiết bị CNTT, sự phân quyền truy cập
vào cơ sở dữ liệu kế tốn thơng qua các phần mềm kế tốn để cập nhật và truy
xuất các dữ liệu có liên quan đến phần hành do mình phụ trách. Nhân viên
phụ trách phần hành kế tốn nào thì chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra các
chứng từ liên quan và thực hiện việc phân loại, ghi sổ kế toán theo từng đối
tƣợng kế toán thuộc phần hành. Cách tiếp cận này hƣớng đến đối tƣợng kế
toán, là cách tiếp cận phổ biến nhất hiện nay.

b. Cách tiếp cận theo chu trình
Trong những năm gần đây có các nghiên cứu tiếp cận HTTTKT theo chu
trình. Điều này xuất phát từ việc nhìn nhận trong q trình hoạt động của một
tổ chức có những cơng việc đƣợc lặp đi lặp lại một cách thƣờng xuyên, liên
tục theo một trình tự nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ
phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của
bộ phận kế toán.
Trong một đơn vị sản xuất kinh doanh, HTTTKT có thể tổ chức thành 04
chu trình cơ bản là chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển
đổi và chu trình tài chính. Tƣơng tự, trong các CSGDĐH, có thể tổ chức các
hoạt động thành chu trình đào tạo và nghiên cứu khoa học, chu trình cung
ứng, chu trình thu học phí, chu trình tài chính. Để đảm bảo các hoạt động
đƣợc diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao, cần


14

phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia
trong cùng một chu trình. Chính vì thế, bên cạnh việc tổ chức HTTTKT theo
từng phần hành, để theo dõi và cung cấp thông tin về từng đối tƣợng kế toán,
cần thiết phải tiếp cận HTTTKT theo chu trình. Cách tiếp cận này hƣớng
đến các đối tƣợng sử dụng thơng tin kế tốn trên cơ sở xác định rõ từng
loại thơng tin kế tốn cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong
một chu trình để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy
cập khai thác dữ liệu, thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất.
Cách tiếp cận nghiên cứu HTTTKT theo chu trình là cách tiếp cận mới, có
ý nghĩa to lớn trong việc kiểm sốt nội bộ, tổ chức HTTTKT phù hợp với
điều kiện ứng dụng CNTT, đặc biệt khi các tổ chức có ứng dụng hệ thống
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP - Enterprise Resourse Planning),
phần mềm quản lý toàn diện trƣờng đại học URP ( University resource

planning). Trong nghiên cứu này, tác giả sẽ chọn cách tiếp cận theo chu
trình để tổ chức thơng tin kế tốn tại Trƣờng Cao đẳng Y tế Đặng Thùy
Trâm. Việc tổ chức thơng tin kế tốn tại Trƣờng theo cách tiếp cận chu
trình sẽ xác định đƣợc định đƣợc vai trị, nhiệm vụ của từng kế tốn sẽ tiếp
nhận thông tin của bộ phận nào, xử lý và cung cấp thông tin cho bộ phận
nào trong chu trình để đảm bảo hoạt động của Nhà trƣờng đƣợc hoạt động
xuyên suốt và có hiệu quả.
Tổ chức HTTTKT theo chu trình tại Trƣờng có nhiều thuận lợi nhƣ:
- Tăng cƣờng việc trao đổi thông tin giữa bộ phận kế tốn và các
phịng, khoa, giúp việc quản lý dữ liệu và thơng tin đƣợc tập trung, nhờ đó
nâng cao hiệu quả xử lý và chia sẽ thông tin kịp thời, đầy đủ cho mọi đối
tƣợng sử dụng thông tin.
- Giúp tăng cƣờng công tác kiểm tra, giám sát giữa Lãnh đạo Nhà
trƣờng với các đơn vị trực thuộc trong Trƣờng, góp phần hạn chế những sai


15

sót có thể xảy ra.
- Tạo ra sự phối hợp hiệu quả trong việc thực hiện một chức năng,
nhiệm vụ nhất định của Nhà trƣờng, là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ
thể của từng cá nhân nói riêng và các đơn vị trực thuộc nói chung trong q
trình hoạt động.
1.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CÁC CƠ
SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC
CSGDĐH có hai chức năng chính là đào tạo và nghiên cứu khoa học,
ứng dụng khoa học cơng nghệ vào thực tiễn. Trong đó, chức năng đào tạo giữ
vai trò quan trọng trong việc đào tạo nguồn nhân lực trình độ cao cho đất
nƣớc với qui mô đào tạo tăng lên không ngừng. CSGDĐH bao gồm các đại
học, trƣờng đại học, học viện với chức năng chính là tổ chức hoạt động giảng

dạy, nghiên cứu khoa học ở trình độ cao cũng có nhiều công việc đƣợc lặp đi
lặp lại một cách thƣờng xuyên, liên tục theo một chu trình nhất định qua
nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực
hiện nhƣ bộ phận quản lý đào tạo, quản lý sinh viên, các khoa quản lý chuyên
môn, bộ phận nghiên cứu khoa học, thƣ viện, ký túc xá…. và bộ phận kế toán.
Để đảm bảo các hoạt động của các CSGDĐH đƣợc diễn ra một cách nhịp
nhàng, đồng bộ cần phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học
giữa các bộ phận để công việc đƣợc tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn,
là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận trong việc phối hợp
thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót. Do cơ chế quản lý tài chính của
các trƣờng đại học cơng lập và ngồi công lập khác nhau nên chỉ tập trung
nghiên cứu tổ chức HTTTKT trong các trƣờng đại học công lập, là loại hình
chiếm gần 73% các trƣờng đại học tại Việt Nam.
1.2.1. Đặc điểm tổ chức kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học
a. Tổ chức bộ máy kế toán


16

Bộ máy kế toán là tập hợp đội ngũ nhân viên kế toán nhằm đảm bảo thực
hiện đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của các đơn vị kế
tốn. Có ba phƣơng thức tổ chức bộ máy kế toán cơ bản: trực tuyến, trực
tuyến - tham mƣu và chức năng.
Bộ máy kế tốn có chức năng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin về tình
hình tiếp nhận và xử lý kinh phí, quỹ, tài sản công. Trong HTTTKT, cũng
nhƣ bất kỳ hệ thống quản lý khác, yếu tố con ngƣời giữ vai trò quyết định đến
sự thành công hay thất bại của hệ thống. Những con ngƣời trong bộ máy kế
tốn cần phải có trình độ chun mơn nghiệp vụ tƣơng xứng với chức trách
đƣợc giao. Nhân viên kế toán cần phải đƣợc phân công nhiệm vụ một cách
hợp lý theo năng lực chuyên môn của từng cá nhân và nhu cầu xử lý thơng tin

của tổ chức. Mỗi cơng việc kế tốn và mỗi nhân viên kế tốn cần có qui trình
cơng tác cụ thể. Tổ chức tốt bộ máy kế toán sẽ là yếu tố quyết định quy mô,
chất lƣợng và hiệu quả của thơng tin kế tốn.
Bộ máy kế tốn trong các CSGDĐH thƣờng bao gồm:
- Kế toán trƣởng: là ngƣời đứng đầu bộ máy kế tốn, có trách nhiệm tổ
chức bộ máy kế tốn và cơng tác kế tốn trong tồn trƣờng.
- Kế tốn tổng hợp: chỉ đạo trực tiếp việc hạch toán, đối chiếu sổ sách,
tiếp nhận và xử lý báo cáo của các đơn vị trực thuộc gửi lên, theo định kỳ sẽ
lập báo cáo tài chính phục vụ việc quyết tốn kinh phí của đơn vị mình.
- Kế toán tài sản: theo dõi việc mua sắm, xuất dùng tài sản, trang thiết bị
tại các đơn vị trực thuộc trƣờng.
- Kế toán thanh toán: theo dõi các khoản thanh toán phát sinh trong nhà
trƣờng (thanh toán tạm ứng, thanh toán với cán bộ viên chức, thanh toán với
kho bạc, BHXH).
- Kế tốn thu học phí: theo dõi các khoản học phí của sinh viên
- Thủ quỹ: có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quỹ, thực hiện các