Tài liệu Kinh doanh với công cụ tân tiến nhất pdf

Kinh doanh với công cụ tân tiến nhất
Chúng ta đều biết rằng, trên một khía cạnh nào đó, thì việc điều hành dự án đã có từ
hàng nghìn năm nay, khi loài người mới xuất hiện. Vậy mà tại sao chỉ mới vài chục năm
gần đây, công việc này mới trở thành một ngành nghề riêng với tên gọi Điều hành dự án.
Có lẽ, vấn đề nằm ở chỗ, chỉ đến cuối thế kỷ trước, thì kinh doanh trở mới trở nên phức
tạp và khó đoán trước, thậm chí kế hoạch năm năm cũng đã được coi là quá dài.
Ban lãnh đạo công ty, đặc biệt nếu đó là công ty có cơ cấu phức tạp và phân nhánh, thì hàng
ngày phải quyết định rất nhiều vấn đề không đơn giản chút nào. Ví dụ, bạn làm việc trong một
tập đoàn hoạt động trên nhiều lĩnh vực và theo chu kỳ phát triển, đã đến lúc tập đoàn phải mở ra
một hướng kinh doanh mới. Trong một cuộc họp, hội đồng quản trị thông qua quyết định tham
gia vào lĩnh vực kinh doanh nhà hàng ăn. Ban lãnh đạo đặt ra mục tiêu: nhà hàng ăn đầu tiên đi
vào hoạt động muộn nhất là sau sáu tháng. Có nghĩa, đến thời hạn này, không chỉ mới thuê
được địa điểm, mà nhà hàng ăn còn phải mở cửa để phục vụ khách hàng. Để thực hiện nhiệm
vụ này, bạn phải giải quyết các vấn đề sau:
tìm và mua (hoặc thuê) địa điểm thích hợp, điều này không hề đơn giản chút nào ở các thành
phố lớn;
tuyển nhân sự, mà những đòi hỏi về việc này luôn trái ngược nhau. Nếu bạn tuyển dụng những
người đã có kinh nghiệm trong ngành ăn uống, thì họ lại bảo thủ, khó thích nghi với văn hóa của
công ty mới, còn nếu bạn nhận vào làm việc những nhân viên mới ra trường ngày hôm qua, thì
họ có tay nghề kém, cần phải đào tạo nhiều và sau đó lại còn phải tìm cách giữ chân để họ khỏi
chạy sang làm việc cho đối thủ cạnh tranh;
tổ chức việc mua hàng;
giải quyết vấn đề về vận tải;
thỏa thuận với các cấp chính quyền;
và một loạt các vấn đề khác.
Làm thế nào để giải quyết tất cả các vấn đề này? Phần nhiều theo cảm tính, đôi lúc dựa vào kinh
nghiệm và kiến thức của người lãnh đạo. Nếu may mắn, thì mục đích đặt ra cuối cùng sẽ đạt
được. Tuy nhiên, kinh doanh không phải chơi sổ xố. Và khi đầu tư tiền vào dự án, những nhà
đầu tư bao giờ cũng đòi hỏi một sự bảo đảm. Vậy phải làm thế nào bây giờ? Đặc biệt trong thế
giới thay đổi liên tục và mọi việc trở nên khó đoán trước.
Nhân viên điều hành dự án đem lại điều gì

Trong thời đại ngày nay, một trong những cách tân tiến nhất để tiến hành kinh doanh là lên dự án
và tìm người điều hành dự án này. Vậy dự án là gì? Đó là tiến trình đạt được một mục tiêu không
đơn giản trong khoảng thời gian có hạn. Điều này có nghĩa, không tồn tại hai dự án hoàn toàn
giống hệt nhau, cũng giống như không thể có hai chiến dịch quảng cáo hoặc hai quán ăn giống
hệt nhau. Ngoài ra, việc ngay cả việc lên dự án cũng đã bị giới hạn về thời gian và tiền bạc.
Một trong những điều kiện tiên quyết trong công việc của nhân viên điều hành dự án là: bất cứ
một dự án nào, không phụ thuộc vào khối lượng công việc, bao giờ cũng do một người duy nhất
điều hành. Anh ta vừa và hoàng đế vừa là chúa trời đối với dự án, là người duy nhất chịu trách
nhiệm trước bên thuê về thành công của việc thực hiện dự án. Tức là nhân viên điều hành có
quyền lực tuyệt đối trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Kinh doanh bằng cách lên và thực hiện dự án có lợi gì?
Thứ nhất, kết quả công việc có thể dự đoán được, vì khi lên dự án mục đích được xác định rõ
ràng và kế hoạch thực hiện được chia thành từng giai đoạn theo thời gian. Ở bất cứ giai đoạn
nào, nếu thấy cần thiết, thì có thể sửa đổi lại kế hoạch cho phù hợp. Những mạo hiểm có thể
đem lại rủi ro cho dự án đều được tiên liệu trước và có kế hoạch cũng như phương pháp ngăn
chặn.
Thứ hai, hoạt động của công ty trở nên công khai và có thể kiểm tra, điều khiển được, do mọi
người đều biết rõ dự án đang nằm ở giai đoạn nào; đã đạt được những kết quả nào; đã tiêu tốn
hết bao nhiêu vốn đầu tư và còn cần bao nhiêu nữa để đảm bảo tiến độ thực hiện như hiện nay.
Thứ ba, nâng cao hiệu quả làm việc của tất cả mọi người, vì thành công của một người ảnh
hưởng trực tiếp công việc của những người khác, nên mọi người đều rõi mắt vào công việc của
một người và ngược lại.
Trong suốt thế kỷ XX, các phương pháp khoa học-thực tiễn được áp dụng để điều hành dự án
đã được đúc kết lại. Và đến những năm 80 của thế kỷ trước, nền tảng của chuyên ngành này đã
được hình thành. Các nhà nghiên cứu chỉ ra rằng tất cả các dự án – không phụ thuộc vào việc
chúng thuộc lĩnh vực nào – đều có rất nhiều điểm chung. Ví dụ, trong bất cứ dự án nào cũng
phải điều khiển:
quá trình đạt mục đích của dự án;
thời gian thực hiện dự án, bởi vì để đảm bảo thành công thì phải theo sát thời gian biểu của kế
hoạch;

giá thành, có nghĩa, đối với bất cứ dự án nào đều phải lên kế hoạch tài chính với những dự tính
về số tiền chi và thu;
chất lượng, bởi vì người tiêu dùng chỉ mua những sản phẩm/dịch vụ thỏa mãn những nhu cầu
của họ;
nhân sự, bởi vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực thi hiệu quả những mệnh lệnh của
người điều hành dự án;
mạo hiểm, bởi vì việc tiên liệu trước tất cả những nguy hiểm trong quá trình thực hiện dự án là
rất quan trọng;
quá trình liên lạc, bởi vì trong thời đại của chúng ta, trong bất cứ dự án nào cũng có rất nhiều
người tham gia, những người này hoàn toàn có thể sống ở những vị trí địa lý cách xa nhau.
Thêm nữa, việc đảm bảo cho các loại giấy tờ, tài liệu liên quan đến dự án được thông suốt là rất
quan trọng;
các hợp đồng, ví dụ khi ký hợp đồng với những nhà cung cấp nguyên vật liệu phải đảm bảo các
điều kiện có lợi cho cả hai bên;
những sự thay đổi, bởi vì hiếm có dự án nào từ khi thực hiện đến khi kết thúc thành công lại
không có bất cứ thay đổi nào trong kế hoạch. Nguyên nhân có thể là do điều kiện bên ngoài thay
đổi, có thể do mục đích của dự án có sửa đổi, hoặc các nguồn nhân lực về người, tiền đầu tư...
thay đổi.
Ngày nay, các kinh nghiệm và kiến thức điều hành dự án có thể thu thập từ những tài liệu nước
ngoài, một số trong số chúng đã được chuẩn hóa. Tài liệu phổ cập nhất là “Project Management
Body of Knowledge – PMBoK” (Tổng hợp kiến thức về điều hành dự án) – do nhà xuất bản Viện
điều hành dự án Mỹ (PMI) phát hành năm 1987, “Competence Baseline - ICB” (Ranh giới của
khả năng) – do Hội liên hiệp quốc tế về điều hành dự án phát hành (IPMA). Đây là những cuốn
sách gối đầu giường của bất cứ một nhân viên điều hành dự án nào.
Bất cứ một dự án nào trong quá trình thực hiện cũng được chia thành 4 giai đoạn:
1-Giai đoạn thứ nhất: người khởi xướng cần phải chứng minh với các ông chủ đầu tư về tính
hấp dẫn của dự án, chuẩn bị và trình bày ý tưởng, những khái niệm ban đầu, sau đó đến kế
hoạch kinh doanh.
Trong điều lệ của dự án quy định rõ ràng tất cả những điểm thỏa thuận quan trọng sau:
lập luận ý tưởng khởi đầu của dự án;

mục đích chính và kèm theo của dự án cùng với các tiêu chí đánh giá sự thành công cũng như
thất bại của dự án;
liệt kê những bên liên quan và quyền lợi của họ;
những điểm hạn chế chính của dự án.
Dự án chính thức đưa ra sau khi các bên liên quan ký. Lúc này có thể tìm và ký hợp đồng với
người điều hành dự án.
2. Giai đoạn thứ hai: Sau khi dự án được hoàn tất, giai đoạn thực hiện bắt đầu khi nhóm lãnh
đạo dự án tập trung sức để đưa ra kế hoạch thực hiện dự án. Quá trình đưa ra kế hoạch bao
gồm:
dự thảo sứ mệnh của dự án, công bố với các bên tham gia dự án trong trường hợp dự án được
thực hiện thành công họ nhận được những gì;
tất cả các công việc của dự án được soạn thảo dưới dạng phân chia thành từng phần nhỏ, điều
này cho phép một dự án phức tạp nhất trở nên dễ hiểu đối với tất cả mọi người;
lên kế hoạch về thời gian, dựa trên cơ sở những nguồn lực sử dụng (tài chính, nhân lực, thiết
bị...), sự phối hợp các hoạt động khác nhau trong dự án (công việc này chỉ bắt đầu được sau khi
một công việc khác đã kết thúc) để đưa ra một kế hoạch về thời gian tối ưu nhất;
kế hoạch về thời gian được thể hiện dưới dạng biểu đồ Gantt, một công cụ phổ cập nhất để trình
bày dự án;
lên biểu đồ sử dụng các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án;
lên kế hoạch tài chính theo tháng (đôi khi là theo tuần), sơ đồ thu-chi theo từng công đoạn thực
hiện;
đưa ra cơ cấu tổ chức dự án, hình thành nhóm lãnh đạo dự án bao gồm cả những chuyên gia,
các bộ phận và đôi khi là cả các tổ chức ở bên ngoài;
lên kế hoạch khống chế các rủi ro, bao gồm việc liệt kê, những đánh giá cả về độ nguy hiểm và
số lượng những rủi ro có thể xảy ra, và kế hoạch hành động nhằm ngăn chặn nếu rủi ro xuất
hiện.
trong những dự án lớn còn bao gồm việc mô tả chiến lược của dự án (những nguyên tắc cơ bản)
về chất lượng, về quản trị nhân sự, về quan hệ với những nhà cung cấp và những tham số quan
trọng khác;
lên cơ cấu liên lạc của dự án và các thủ tục cần thực hiện nếu dự án có thay đổi nào đó;

và nhiều việc khác.
Cuối cùng, kế hoạch thực hiện dự án phải được các bên thuê thực hiện dự án phê duyệt. Kế
hoạch đã duyệt trở thành kim chỉ nam cho mọi hành động của nhóm thực hiện dự án trong suốt
cả quá trình thực hiện dự án.
3. Giai đoạn thứ ba: là giai đoạn thực hiện kế hoạch đưa ra ở giai đoạn hai. Đây là giai đoạn
ngốn nhiều chi phí về nguồn lực nhất, bởi vì đây chính là thời gian tiến hành những công việc
chính của dự án. Trong từng thời kỳ, phải liên tục kiểm tra tiến trình công việc, theo rõi những
thay đổi bên trong cũng như môi trường bên ngoài của dự án, và đưa ra những quyết định kịp
thời (chính sửa dự án) để đáp ứng với những thay đổi trên. Trong quá trình này cần phải luôn
nhớ hai nguyên tắc cơ bản sau: tất cả các hoạt động trong khuôn khổ dự án cần phải hướng tới
việc thực hiện mục đích của dự án, và mục đích là bất biến chỉ có thể điều khiển những phần
khác của dự án.
4. Những công việc chính của giai đoạn bốn - giai đoạn kết thúc. Giải quyết tất cả những cái
“đuôi” của dự án:
kết thúc các hợp đồng;
giải quyết các mâu thuẫn;
bố trí công việc cho những nhân viên đã được động viên trong thời gian thực hiện dự án;
và cuối cùng một công việc hay bị lãng quên nhất - đưa ra tổng kết quá trình lên và thực hiện dự
án, các đánh giá tích cực và tiêu cực, sau đó xếp bản tổng kết vào “kho báu kinh nghiệm” của
công ty. Những kinh nghiệm này hoàn toàn có thể hữu ích cho những lần thực hiện dự án tiếp
theo.
Những công ty làm việc trên nguyên tắc dự án, thông thường có các cơ cấu tổ chức đặc biệt như
sau:
1. Cơ cấu tổ chức phân chia chức năng truyền thống. Trong tổ chức này, mỗi bộ phận đảm trách
một nhiệm vụ xác định, ví dụ, bộ phận mua hàng, bộ phận vận tải... Mỗi một bộ phận đều có
người lãnh đạo riêng, làm việc trên nguyên tắc một người chỉ huy duy nhất. Cơ cấu tổ chức này
rất thích hợp với những công việc kinh doanh trong điều kiện ổn định, nhưng trở nên kém hiệu
quả nếu trong bộ máy tổ chức tồn tại tệ nạn quan liêu, các quyết định được đưa ra một cách
chậm chạp.
2. Cơ cấu tổ chức dự án. Khi phần lớn nhân viên trong công ty đang làm việc cho một dự án nào

đó (mà đôi khi là vài dự án một lúc) và chịu sự lãnh đạo của người điều hành dự án. Với cách tổ
chức này, một bộ phận chức năng, ví dụ như kế toán, có thể làm việc cho vài dự án đồng thời.
3. Cơ cấu tổ chức ma trận. Các nhân viên làm việc đồng thời ở các bộ phận chức năng và cho
các dự án. Trong trường hợp này, nhân viên chịu sự lãnh đạo của hai người - nhân viên điều
hành dự án và của người lãnh đạo bộ phận chức năng mà anh ta trong biên chế. Và mâu thuẫn
có thể sẽ nảy sinh từ đây. Trên thực tế, thì trong phần lớn các tổ chức đều chứa đựng không ở
dạng này thì dạng khác cơ cấu tổ chức ma trận này. Ngoài ra, trong một công ty có thể tìm thấy
những thành phần với cơ cấu tổ chức khác nhau.
Phương pháp dự án còn có thể sử dụng ở đâu?
Công việc của bất cứ một công ty nào cũng đều có hai dạng. Dạng thứ nhất là những việc ổn
định (tuần tự lặp lại). Quay lại với ví dụ nhà hàng ăn ở đầu bài, thì đó là:
kế hoạch tài chính hàng ngày và thực hiện chính xác kế hoạch này;
kế hoạch phân bố nhân sự;
kế hoạch đào tạo nhân sự;
làm việc với những nhà cung cấp thực phẩm thường xuyên...
Mặt khác, dạng thứ hai là các công việc không ổn định. Ví dụ:
thực hiện các chiến dịch quảng cáo;
đưa ra các quy trình để giảm thiểu sự ăn cắp, bớt xén;
tổ chức việc đặt chỗ tại nhà hàng trên mạng;....
Và thậm chí đối với những công việc ổn định ví dụ như giám sát quá trình nấu ăn theo đúng công
thức, nâng cao việc phục vụ khách hàng, cũng đều có thể được thực hiện hiệu quả hơn nếu nhìn
nhận trên góc độ của một nhân viên điều hành dự án: đặt ra và đạt được mục đích xác định
trong khoảng thời gian xác định với một nguồn lực có hạn.
Hiển nhiên, trong khuôn khổ một bài viết khó có thể trình bày hết tất cả các vấn đề liên quan đến
kinh doanh với sự trợ giúp của dự án. Trong thời gian tới Business Word Portal sẽ cập nhập
thêm những kiến thức về vấn đề này, điều mà các doanh nhân Việt cần phải nắm vững trong thời
hội nhập.
(Dịch từ Zhuk)
Nguồn : bwportal