Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại sở xây dựng thành phố hà nội

BỘ NỘI VỤ

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
CƠNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
TẠI SỞ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƢU TRỮ HỌC
Ngƣời hƣớng dẫn

: THS. NGUYỄN NGỌC LINH

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN DỖN PHƢƠNG NAM

Mã số sinh viên

: 1605LTHB038

Khóa

: 2016-2020

Lớp

: 1605LTHB

HÀ NỘI - 2020

LỜI CAM ĐOAN
Đầu tiên chúng chúng tôi xin đƣợc cam đoan đây là bài khóa luận tốt nghiệp
độc lập của bản thân chúng chúng tôi, mọi thông tin và số liệu sử dụng trong bài
đều có nguồn gốc rõ ràng và đƣợc công bố theo đúng quy định. Chúng chúng tơi
thực hiện bài Khóa luận tốt nghiệp lấy ngun tắc trung thực, khách quan làm kim
chỉ nam trong suốt quá trình nghiên cứu. Các thơng tin trong Khóa luận tốt nghiệp
là quá trình nghiên cứu tài liệu, khảo sát, phỏng vấn trực tiếp từ các công chức đang
làm việc tại Sở Xây dựng Hà Nội.
Chúng chúng tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm về bài khóa luận của mình.
Sinh viên


LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành đƣợc khóa luận tốt nghiệp này, ngoài việc tự nỗ lực cố gắng
của bản thân, chúng chúng tơi cịn nhận đƣợc sự hƣớng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của
q thầy cơ trong Khoa Văn thƣ - Lƣu trữ.
Đặc biệt, chúng chúng tôi xin bày tỏ lời tri ân tới Ths. Nguyễn Ngọc Linh giảng viên của Khoa Văn thƣ - Lƣu trữ ngƣời đã trực tiếp hƣớng dẫn, ln tận tình
chỉ bảo, khích lệ, tạo điều kiện tốt để chúng chúng tơi hồn thành đƣợc khóa luậnốt
nghiệp ngày hơm nay.
Xin đƣợc bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới các cán bộ, công chức tại Sở Xây
dựng Thành phố Hà Nội đã tạo điều kiện để chúng chúng tơi có thể tìm hiểu và khai
thác các thơng tin có ích giúp chúng chúng tơi hồn thành đƣợc khóa luận về khóa
luận tại Sở Xây dựng Hà Nội.
Hà Nội, ngày … tháng … năm 2020
Sinh viên

Nguyễn Doãn Phƣơng Nam

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
A. PHẦN MỞ ĐẦU ...................................................................................................1
1. Lý do chọn khóa luận........................................................................................1
3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................3
4. Đối tƣợng và phạm vị nghiên cứu ....................................................................4
5. Phƣơng pháp nghiên cứu..................................................................................4
6. Đóng góp khóa luận ..........................................................................................5
7. Kết cấu của khóa luận.......................................................................................5
B. PHẦN NỘI DUNG ...............................................................................................6
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ
CÁN BỘ, CÔNG CHỨC ..........................................................................................6
1.1. Cơ sở lý luận về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức .......................................6
1.1.1. Các khái niệm cơ bản..............................................................................6
1.1.2. Thành phần hồ sơ công chức .................................................................9
1.1.3. Đặc điểm trong quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức ...............................12
1.1.4. Vai trị của quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ......................................14
1.1.5 Nguyên tắc cơ bản trong quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ................15
1.1.6. Các yếu tố ảnh hƣởng đến quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.............17
1.2 Cơ sở pháp lý về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức .....................................20
1.2.1. Quan điểm của Đảng về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức .20
1.2.2. Các quy định của Nhà nƣớc về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. ....21
Tiểu kết .................................................................................................................23
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ,
CÔNG CHỨC TẠI SỞ XÂY DỰNG HÀ NỘI .....................................................24
2.1. Khái quát đặc điểm tình hình của Sở Xây dựng Hà Nội. ........................24
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Sở Xây dựng Hà Nội. ............24
2.1.3. Khái quát phòng Tổ chức cán bộ Sở Xây dựng Hà Nội ....................26

2.1.4. Khái quát đội ngũ cán bộ, công chức ở Sở Xây dựng Hà Nội...........29


2.1.5. Mơ hình quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức ở Sở Xây dựng Hà Nội ..30
2.2. Khái quát công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Sở Xây dựng Hà
Nội .........................................................................................................................30
2.2.1. Thẩm quyền và trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức .........31
2.2.2. Lập hồ sơ cán bộ, công chức ................................................................33
2.2.3. Thu thập tài liệu, bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức ...........................38
2.2.4. Bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức .......................................................39
2.2.5. Khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức .......................................40
2.2.6. Thống kê, báo cáo ..................................................................................42
2.2.7. Ứng dụng Khoa học Công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cán
bộ, công chức ...................................................................................................43
2.3. Nhận xét, đánh giá........................................................................................45
2.3.1. Ƣu điểm ..................................................................................................45
2.3.2. Hạn chế, tồn tại ......................................................................................46
2.3.3. Nguyên nhân của việc hạn chế, tồn tại ................................................48
Tiểu kết .................................................................................................................49
Chƣơng 3. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ CÔNG CHỨC TẠI SỞ XÂY DỰNG HÀ
NỘI ...........................................................................................................................51
3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác quản lý hồ sơ cán
bộ, công chức ...................................................................................................51
3.2. Tăng cƣờng sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo, quản lý đối với công tác
quản lý hồ sơ ....................................................................................................52
3.3. Nâng cao chất lƣợng đội ngũ trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán
bộ, công chức ...................................................................................................54
3.4. Tăng cƣờng, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị .............................56
3.5. Thực hiện tốt các nghiệp vụ của công tác quản lý hồ sơ cán bộ ..........58

3.6. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin và hiện đại hóa trong cơng tác quản lý
hồ sơ cán bộ, công chức ..................................................................................59
3.7. Tăng cƣờng các hoạt động kiểm tra, giám sát và hƣớng dẫn đối với


công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức .....................................................61
Tiểu kết .................................................................................................................62
C. KẾT LUẬN .........................................................................................................63
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................................65
PHỤ LỤC ...................................................................................................................1


A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn khóa luận
Từ khi đất nƣớc Việt Nam đƣợc hoàn toàn độc lập, Đảng và Nhà nƣớc đã
đƣa đất nƣớc tiến lên theo con đƣờng xã hội chủ nghĩa, đặc biệt là xây dựng đội ngũ
cán bộ, công chức làm việc chuyên nghiệp, trong sạch, có năng lực đáp ứng với u
cầu của tình hình mới. Cán bộ, cơng chức là một mắt xích quan trọng khơng thể
thiếu của bất kỳ nền hành chính nào. Đội ngũ này có vai trị thực thi pháp luật để
quản lý các lĩnh vực của đời sống xã hội, bảo đảm hiệu lực của đƣờng lối, thể chế
của giai cấp cầm quyền. Đội ngũ cơng chức có nhiệm vụ tổ chức thực hiện pháp
luật trong cuộc sống, quản lý nhà nƣớc trên các lĩnh vực của đời sống xã hội phù
hợp với mục tiêu dân chủ xã hội chủ nghĩa. Nên Đảng và Nhà nƣớc đã đề ra mỗi cơ
quan, tổ chức phải luôn coi việc quản lý và sử dụng con ngƣời là nhiệm vụ cấp
bách, vừa cơ bản, vừa dài lâu và phải thực hiện một cách có hiệu quả.
“Hồ sơ cán bộ, cơng chức” là tài liệu quan trọng phản ánh trung thực về
nguồn gốc, q trình cơng tác, phẩm chất chính trị, trình độ học vấn, trình độ
chun mơn, chức danh, chức vụ, năng lực cơng tác, đạo đức tác phịng, hồn cảnh
gia đình,… Việc quản lý hồ sơ cán bộ tốt sẽ giúp cho việc xây dựng quy hoặc đào
tạo, bồi dƣỡng, đánh giá, sử dụng đúng khả năng, phát huy hiệu quả cơng việc, bố

trí đúng ngƣời đúng việc.
Sở Xây dựng Hà Nội là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Thành phố Hà
Nội, có chức năng tham mƣu cho Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội về lĩnh vực
xây dựng nhƣ: thẩm định, cấp phép, lĩnh vực nhà ở, thanh tra kiểm tra về cơng tác
xây dựng. Đây là lĩnh vực khó khăn, phức tạp, thƣờng xuyên tiếp xúc với ngƣời
dân. Do vậy, trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính, vận dụng các quy
định của nhà nƣớc về lĩnh vực xây dựng vào đời sơng cần có đội ngũ cơng chức có
chun mơn, kỹ thuật, có năng lực và trình độ cao. Thực hiện các quy định của Nhà
nƣớc, UBND Thành phố, Sở Nội vụ Hà Nội về tuyển dụng, tiếp nhận, điều động
công chức, trong những năm qua, Sở Xây dựng Hà Nội đã tuyển dụng đƣợc các kỹ
sƣ , cơng chức hành chính có trình độ chun mơn phù hợp với vị trí việc làm. Để
đạt đƣợc kêt quả đó, việc nghiên cứu hồ sơ và quản lý hồ sơ cơng chức đóng vai trị

1


vô dùng trong công tác cán bộ. Qua nghiên cứu, khảo sát thực trạng công tác quản
lý hồ sơ công chức tại Sở Xây dựng Hà Nội, ngoài những kết quả đạt đƣợc vẫn còn
tồn tại một số hạn chế cần phải khắc phục. Xuất phát từ vấn đề đó, chúng tơi lựa
chọn khóa luận: “Cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Sở Xây dựng thành
phố Hà Nội” làm khóa luận nghiên cứu tốt nghiệp với mong muốn đề xuất một số
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức tại Sở.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Hiện nay có nhiều giáo trình, các cơng trình khóa luận nghiên cứu, luận văn,
luận án, khóa luận,… đƣợc thực hiện bởi những chuyên gia, những ngƣời trong
ngành Lƣu trữ, sinh viên và một số đối tƣợng quan tâm đến công tác quản lý hồ sơ
nói chung và quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức nói riêng. Tuy nhiên các khóa luận
cịn hạn chế, số lƣợng ít. Trong mấy năm gần đây có một số khóa luận, bài viết
đáng chú ý nhƣ:
- GVC.TS. Chu Thị Hậu (2016), “Giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công

tác lƣu trữ”, NXB Lao động Hà Nội. Giáo trình tập hợp các văn bản quan trọng về
luật, nghị định, thông tƣ và các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ theo đúng quy định
hiện hành.
- Nghiên cứu vấn đề về thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự: Khóa luận “Nghiên
cứu xác định thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự” do Thạc sĩ Lã Thị Hồng làm chủ
nhiệm, nghiệm thu năm 2006 (Phịng Thơng tin – Tƣ liệu Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà
nƣớc).
- Nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức nhƣng ở một bộ ngành cụ thể nhƣ:
Khóa luận “Nghiên cứu đổi mới cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ ngành thống kê” của
chúng chúng tôi Trần Duy Phú, nghiệm thu năm 2006 (Thƣ viện Cục thông tin
Khoa học và Công nghệ Quốc gia thuộc Bộ Khoa học và Cơng nghệ); Khóa luận tốt
nghiệp “Quản lý hồ sơ cán bộ công chức ở cơ quan Bộ Khoa học và Công nghệ,
thực trạng và giải pháp” của chúng chúng tôi Trần Anh Thƣ năm 2010 (Tƣ liệu
Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng – Trƣờng ĐH Khoa học Xã hội và Nhân
văn).
- Khóa luận luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học “ Tổ chức quản lý

2


và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nƣớc cấp Bộ”
của cô Phạm Thị Nga – Phòng Tổ chức cán bộ Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội năm
2014.
Kết quả nghiên cứu các cơng trình là nền tảng các kiến thức, là nguồn tài liệu
cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình lý luận về quản lý hồ sơ cán bộ, công
chức. Nhƣ vậy, các đề tài nghiên cứu về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ở
một số cơ quan. Tuy nhiên, cho đến nay, chƣa có ai nghiên cứu, thực hiện đề tài
khóa luận tốt nghiệp về Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Sở Xây dựng.
Do vậy, khóa luận của chúng tôi kế thừa các kết quả nghiên cứu từ các khóa luận và
xin đƣa ra một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức

tại Sở Xây dựng Hà Nội.
3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục tiêu nghiên cứu:
- Hệ thống một số vấn đề lý luận và quy định pháp lý về quản lý hồ sơ cán
bộ, công chức tại Sở Xây dựng Hà Nơi.
- Khảo sát, đánh giá tình hình thực tế về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng
chức tại Sở Xây dựng Hà Nội; từ đó đánh giá những ƣu điểm, hạn chế và nguyên
nhân.
- Đề xuất một số giải pháp tổng thể và cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công
tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Sở Xây dựng Hà Nội.
* Nhiệm vụ nghiên cứu:
Khóa luận tập trung vào những nhiệm vụ nhƣ:
- Nghiên cứu một số vấn đề lý luận về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
- Nghiên cứu những quy định của nhà nƣớc về công tác quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức.
- Tổ chức điều tra, khảo sát thực tiễn tình hình quản lý hồ sơ cán bộ, công
chức tại Sở Xây dựng Hà Nội để đánh giá thực trạng, phân tích những ƣu điểm, hạn
chế của cơng tác này.
- Trên cơ sở đó, chúng chúng tôi đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Sở Xây dựng Hà Nội.

3


4. Đối tượng và phạm vị nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu: chúng chúng tôi xác định đối tƣợng nghiên cứu là
các nội dung của “Công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Sở Xây dựng Hà
Nội”.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Tại Sở Xây dựng Hà Nội (số 52 Lê Đại Hành - Hai Bà Trƣng - Thành phố

Hà Nội).
+ Do Sở Xây dựng Hà Nội gồm Khối hành chính văn phịng Sở và Khối các
đơn vị sự nghiệp; đồng thời vì trình độ và thời gian nghiên cứu có hạn nên chúng
chúng tơi chỉ nghiên cứu trong phạm vi khối Văn phòng Sở.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phƣơng pháp hệ thống: chúng chúng tôi đã sử dụng phƣơng pháp này để hệ
thống các quy chế pháp lý về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; Khái quát
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Xây dựng Hà Nội.
- Phƣơng pháp thu thập thơng tin: Để thực hiện khóa luận, chúng chúng tôi
đã thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau (nguồn thông tin bằng văn bản tại
các cơ quan; nguồn sách báo tạp chí và các kết quả nghiên cứu khoa học). Tuy
nhiên, nguồn thông tin bằng văn bản vẫn là nguồn thông tin quan trọng và chính xác
nhất.
- Phƣơng pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: phƣơng pháp này đƣợc sử dụng
để khảo sát thức tế, tiến hành thu thập thông tin. Chúng chúng tôi đã tiến hành khảo
sát cụ thể từng khâu nghiệp vụ trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ công chức do
phòng Tổ chức cán bộ của Sở Xây dựng Hà Nội phụ trách. Phƣơng pháp phỏng vấn,
khi mà chúng chúng tơi thực hiện các hình thức để phỏng vấn xin đƣợc thơng tin thì
nhận đƣợc những quan điểm, ý kiến khác nhau nhờ các ý kiến đó, chúng chúng tơi
đã có những định hƣớng để đƣa ra một số đề xuất nâng cao chất lƣợng hiệu quả chất
lƣợng trong việc nâng cao công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
- Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu: Từ các tài liệu đã thu thập đƣợc từ nhiều
nguồn, chúng chúng tôi đã nghiên cứu và lựa chọn ra những thông tin chính xác và
chân thực nhất đề đƣa vào khóa luận nghiên cứu.

4


6. Đóng góp khóa luận
Qua kết quả nghiên cứu và thực hiện khóa luận tốt nghiệp, chúng chúng tơi

mong muốn:
- Hệ thống hóa lại một số vấn đề lý luận và pháp lý về quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức tại các cơ quan nói chung.
- Đánh giá những ƣu điểm, hạn chế trong tình hình thực tế về công tác quản
lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Sở Xây dựng Hà Nội.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ
cán bộ, công chức tại Sở Xây dựng Hà Nội.
7. Kết cấu của khóa luận
Để thực hiện đề tài ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ
lục và Nội dung cịn có 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản lý hồ sơ cán bộ, công
chức.
Chƣơng 2: Thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tại Sở Xây dựng
Hà Nội.
Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ
cán bộ, công chức tại Sở Xây dựng Hà Nội.

5


B. PHẦN NỘI DUNG
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ
HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
1.1. Cơ sở lý luận về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
1.1.1. Các khái niệm cơ bản
1.1.1.1. Cán bộ, công chức
Theo Điều 4 - Luật Cán bộ, công chức năm 2008 quy định:
- Cán bộ là công dân Việt Nam, đƣợc bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ chức
vụ, chức danh theo nhiệm kỳ trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà
nƣớc, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ƣơng, ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung

ƣơng (sau đây gọi chung là cấp tỉnh), ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
(sau đây gọi chung là cấp huyện), trong biên chế và hƣởng lƣơng từ ngân sách nhà
nƣớc.
- Công chức là công dân Việt Nam, đƣợc tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch,
chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nƣớc, tổ chức
chính trị - xã hội ở trung ƣơng, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc
Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, qn nhân chun nghiệp, cơng nhân
quốc phịng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ
quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự
nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nƣớc, tổ chức chính trị - xã hội
(sau đây gọi chung là đơn vị sự nghiệp công lập), trong biên chế và hƣởng lƣơng từ
ngân sách nhà nƣớc; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị
sự nghiệp cơng lập thì lƣơng đƣợc bảo đảm từ quỹ lƣơng của đơn vị sự nghiệp công
lập theo quy định của pháp luật.
- Viên chức Theo luật Viên chức số 58/2010/QH12 quy định:
Viên chức là công dân Việt Nam đƣợc tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm
việc tại đơn vị sự nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hƣởng lƣơng từ
quỹ lƣơng của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
- Hợp đồng lao động:
Hợp đồng lao động là văn bản thỏa thuận giữa ngƣời lao động và ngƣời sử

6


dụng lao động về việc làm có trả cơng, trong đó quy định điều kiện lao động, quyền
và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.
1.1.1.2. Hồ sơ cán bộ, công chức
a) Khái niệm về hồ sơ:
Theo Giáo trình “Lý luận và phƣơng pháp cơng tác văn thƣ” (2009) của PGS
Vƣơng Đình Quyền, khái niệm hồ sơ đƣợc hiểu là “Một tập văn bản (hoặc một văn

bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một ngƣời) hình thành trong quá trình
giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc đƣợc kết hợp lại do có những điểm giống nhau về
hình thức nhƣ cùng loại văn bản, cùng chúng chúng tôi, cùng thời gian ban hành”.
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam (2011)của
PGS.TS Dƣơng Văn Khảm hồ sơ là “Tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với
nhau về một sự việc, một vấn đề, một đối tƣợng, hoặc có một, hoặc một số đặc điểm
hình thành trong q trình giải quyết cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức hoặc của một cá nhân”.
Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thƣ của Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
(2009) khái niệm hồ sơ đƣợc định nghĩa: “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một) văn
bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể
hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung nhƣ: tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác hình thành trong q trình
theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan
tổ chức hoặc một cá nhân”.
Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lƣu trữ năm 2011, hồ sơ đƣợc định nghĩa nhƣ
sau: “Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có cùng một (hoặc một
số) đặc điểm chung về thể loại hoặc chúng chúng tơi hình thành tài liệu trong q
trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị
hoặc cá nhân”.
Một hồ sơ có thể là một hoặc nhiều đơn vị bảo quản. Mỗi đơn vị bảo quản
đƣợc đặt trong một tờ bìa và không dày quá 4 cm.
Đối với một cơ quan, tổ chức, cá nhân thì sau khi thực hiện xong công việc,

7


việc thiết lập hồ sơ và lƣu trữ hồ sơ là cơng việc quan trọng và cần thiết, bởi vì đó là
bằng chứng chứng minh cơng việc đã đƣợc thực hiện.

Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên thì ở các cơ quan, tổ chức trong quá
trình hoạt động thƣờng hình thành 3 loại hồ sơ:
- Hồ sơ cơng việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn
đề một sự việc hoặc có cùng đặc trƣng nhƣ: tên loại, chúng chúng tơi,… hình thành
trong q trình giải quyết cơng việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hƣớng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra
cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
- Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân (hồ
sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, công chức …).
b) Hồ sơ cán bộ, công chức:
Theo khoản 1 điều 4 của Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06 tháng 11
năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ “Về việc ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán
bộ, công chức” quy định:
Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản
nhất về cán bộ, công chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, q trình cơng tác, hồn
cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của
cán bộ, công chức.
Theo Thông tƣ số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ quy
định: “Hồ sơ công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về
cơng chức, bao gồm: nguồn gốc xuất thân, q trình học tập, q trình cơng tác,
hồn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội
của cơng chức, thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ, và các văn bản tài
liệu có liên quan khác, đƣợc cập nhật trong q trình cơng tác của cơng chức kể từ
khi đƣợc tuyển dụng”. Hồ sơ gốc của công chức là “Hồ sơ cơng chức do cơ quan có
thẩm quyền quản lý công chức lập và xác nhận lần đầu khi công chức đƣợc tuyển
dụng theo quy định của pháp luật”.

8

1.1.1.3. Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
- Khái niệm quản lý nhân sự:
Đƣợc hiểu là những tác động hợp quy luật của chủ thể quản lý nhân sự đến
các khách thể quản lý nhân sự nhằm đạt đƣợc các mục tiêu quản lý nhân sự đã đề
ra.
Quản lý nhân sự là lĩnh vực theo dõi, hƣớng dẫn điều chỉnh, kiểm tra sự trao
đổi chất (năng lƣợng, thần kinh, bắp thịt,...) giữa con ngƣời và các yếu tố vật chất
của tự nhiên (công cụ, đối tƣợng lao động, năng lƣợng,...) trong quá trình tạo của
cải vật chất, tinh thần để thỏa mãn nhu cầu của con ngƣời nhằm duy trì, bảo vệ, sử
dụng và phát triển tiềm năng vơ hạn của con ngƣời. Không một hoạt động nào của
tổ chức mang lại hiệu quả nếu thiếu quản lý nhân sự. Hay nói cách khác, mục tiêu
của bất kỳ tổ chức nào cũng là nhằm sử dụng một cách có hiệu quả nhân sự của tổ
chức để đạt mục tiêu đặt ra.
- Khái niệm quản lý công chức: Quản lý cơng chức là sự tác động có tổ chức
và bằng pháp luật của nhà nƣớc đối với đội ngũ công chức vì mục tiêu bảo vệ và
phát triển xã hội theo định hƣớng đã định (TS. Trần Anh Tuấn, Thứ trƣởng Bộ Nội
vụ, trích “Giáo trình Quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công của Trƣờng Đại
học kinh tế quốc dân”, năm 2007).
- Từ những quan điểm trên, chúng chúng tôi khái quát khái niệm quản lý hồ
sơ cán bộ, công chức nhƣ sau: “Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là sự tác động,
điều chỉnh của cơ quan quản lý công chức đến hệ thống hồ sơ công chức thuộc thẩm
quyền quản lý của cơ quan nhằm xây dựng, khai thác, sử dụng có hiệu quả hồ sơ
cán bộ, công chức, phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý đội ngũ cán bộ, công
chức tại cơ quan”.
1.1.2. Thành phần hồ sơ công chức
a) Hồ sơ gốc:
- Hồ sơ gốc là: theo khoản 2 điều 4 của Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV
ngày 06 tháng 11 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ “về việc ban hành quy chế
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức”

Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý

9


cán bộ, công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức đƣợc tuyển dụng
theo quy định của pháp luật.
b) Hồ sơ công chức
Hồ sơ cán bộ, công chức là những tài liệu liên quan đến quá trình cơng tác
của cán bộ, cơng chức. Chính vì vậy nguồn gốc hình thành tài liệu đó rất phong phú
và đa dạng.
Ngày 17/12/2012 Bộ trƣởng Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tƣ số
11/2012/TT-BNV quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức,
theo đó thành phần tài liệu trong hồ sơ đƣợc quy định nhƣ sau:
- Đối với công chức tuyển dụng lần đầu gồm:
+ Quyển “Lý lịch công chức” là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành
phần hồ sơ cơng chức phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã
hội của cơng chức. Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” do công chức tự kê khai và
đƣợc cơ quan có thẩm quyền quản lý cơng chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận.
+ Bản “Sơ yếu lý lịch công chức” là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về
bản thân cơng chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cơng chức. Sơ yếu lý
lịch do công chức tự kê khai hoặc do ngƣời có trách nhiệm ghi từ “Quyển lý lịch
cán bộ, công chức” quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này và các tài liệu bổ sung
khác của công chức đƣợc cơ quan có thẩm quyền quản lý cơng chức xác minh,
chứng nhận. Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” theo mẫu 2C-BNV/2008 ban
hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của
Bộ trƣởng Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
(sau đây viết tắt là Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV).
+ Bản “Tiểu sử tóm tắt” là tài liệu đƣợc trích từ Quyển “Lý lịch cán bộ,
công chức” quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này do cơ quan, tổ chức, đơn vị có

thẩm quyền quản lý cơng chức tóm tắt, xác nhận và đóng dấu để phục vụ cho công
tác quản lý cán bộ, cơng chức khi có u cầu.
+ Bản sao giấy khai sinh gốc có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền,
giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các loại giấy tờ
có liên quan đến trình độ đào tạo của cơng chức nhƣ: bảng điểm, văn bằng, chứng

10


chỉ về trình độ đào tạo chun mơn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dƣỡng
nghiệp vụ phải do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận. Trƣờng hợp, văn bằng
chứng chỉ đƣợc cấp bằng tiếng nƣớc ngoài phải đƣợc dịch sang tiếng Việt theo quy
định của pháp luật và có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền.
+ Các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận công chức.
- Đối với công chức đang công tác
Thành phần hồ sơ quy định đối với công chức đang công tác gồm:
+ Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu do công chức kê
khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền
quản lý cơng chức. Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” phải đƣợc cơ
quan quản lý công chức xác minh và chứng nhận.
+ Các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển,
biệt phái, nâng ngạch, nâng lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật của công chức.
+ Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức hàng năm của cơ
quan sử dụng công chức.
+ Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền
quản lý công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu
ứng cử, luân chuyển, khen thƣởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học
tập).
+ Bản kê khai tài sản đối với các đối tƣợng công chức bắt buộc kê khai tài
sản theo quy định hiện hành.

+ Đơn, thƣ kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của
cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến cơng chức
và gia đình công chức đƣợc phản ánh trong đơn thƣ. Không lƣu trong thành phần hồ
sơ những đơn, thƣ nặc danh, hoặc đơn, thƣ chƣa đƣợc xem xét, kết luận của cơ quan
có thẩm quyền.
+ Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến q trình cơng tác và các
quan hệ xã hội của công chức.
+ Đối với công chức đƣợc bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổ
sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của công chức.

11


c) Hồ sơ hưu
- Công chức nghỉ hƣu, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc đƣợc nhận
một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”, các quyết định liên quan. Hồ sơ
gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cơng chức lƣu
giữ, bảo quản và đƣa vào nhóm cơng chức thơi việc. Cơ quan có thẩm quyền quản
lý công chức chỉ đƣợc xác nhận và cấp lại bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, cơng
chức” khi có yêu cầu bằng văn bản và trên cơ sở hồ sơ gốc lƣu trữ.
- Đối với công chức từ trần gia đình cơng chức đƣợc nhận một bản sao “Sơ
yếu lý lịch cán bộ, công chức”. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý
hồ sơ công chức lƣu giữ, bảo quản.
- Đối với công chức chuyển công tác hoặc chuyển ra khỏi cơ quan, tổ chức,
đơn vị của nhà nƣớc đƣợc nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của
bản thân. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý cơng chức đó lƣu giữ,
bảo quản và chỉ đƣợc chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý khi
các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản.
Nhƣ vậy có thể thấy, trong q trình phấn đấu, cơng tác và làm việc tại cơ
quan, tổ chức của cá nhân đều sẽ đƣợc thể hiện ở hồ sơ cán bộ, cơng chức; ở đó

chứa đựng những thơng tin đầy đủ nhất, tin cậy nhất về cá nhân mà trong quá trình
cơng tác, làm việc tại cơ quan. Những tài liệu lƣu trong hồ sơ cán bộ, công chức
phần lớn là bản gốc, bản chính.
1.1.3. Đặc điểm trong quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
- Đặc điểm của hồ sơ công chức:
+ Thứ nhất, hồ sơ công chức phản ánh q trình hoạt động của cơng chức từ
khi bắt đầu công tác đến khi về hƣu trong cơ quan hoặc khi mất.
+ Thứ hai, thành phần hồ sơ đa dạng, phong phú (về thể loại, nội dung, đặc
điểm vật mang tin, thể thức văn bản).
+ Thứ ba, việc thu thập tài liệu khác với các quy định của nhà nƣớc về công
tác giao nộp.
+ Thứ tƣ, việc bảo quản, sắp xếp, quản lý theo quy định riêng.
Do vậy, khi có các đặc điểm trên, mới nâng cao đƣợc giá trị của hồ sơ công

12


chức vào trong công tác cán bộ nhƣ:
+ Công tác báo cáo về tình hình sử dụng cán bộ: đánh giá đúng hiệu quả
lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ chính trị ở cơ quan, đơn vị của ngƣời đứng
đầu sẽ làm chuyển biến đƣợc tình hình mọi mặt của đất nƣớc. Đây cũng là cơ sở
quan trọng để bố trí, sử dụng cán bộ.
+ Cơng tác đào tạo bồi dƣỡng: dựa vào hồ sơ của từng cán bộ, cơng chức để
từ đó đánh giá năng lực, đồng thời sẽ tổ chức nâng cao chất lƣợng của bộ máy hành
chính trong từng cơ quan.
+ Cơng tác quy hoạch bổ nhiệm
+ Công tác thanh tra, kiểm tra về công tác cán bộ
+ Cung cấp các thông tin về xác minh q trình cơng tác
+ Thực hiện chế độ chính sách đối với cơng chức
- Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đƣợc thể hiện qua các bƣớc nhƣ

sau: [5,18]

- Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức sẽ bao gồm cả quản lý những tài liệu liên
quan đến q trình cơng tác của cơng ngƣời tại một cơ quan, tổ chức. Cụ thể trong
việc quản lý hồ sơ của một cá nhân cán bộ, cơng chức thì sẽ có những văn bản, tài
liệu nhƣ: giấy khai sinh, sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ, quyết định về tuyển
dụng,… Làm tốt cơng tác hồ sơ góp phần cho công tác thông kê, tổng hợp phục vụ
nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ, cơng chức trong từng giai
đoạn, qua đó đánh giá hiệu quả của cơng tác cán bộ, hoạch định chính sách, tuyển
chọ, bố trí, sử dụng, luân chuyển, điều động… cán bộ, công chức.

13


- Thành phần của hồ sơ cán bộ, công chức đa dạng, phóng phú nhiều thành
phần nội dung khác nhau nhƣ:
+ Nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch của cá nhân, do các nhân tự khai theo mẫu
quy định khi tuyển dụng vào cơ quan.
+ Nhóm tài liệu về đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức nhƣ: bằng cấp,
chứng chỉ, trình độ, lý luận chính trị, thành tích,… Nhóm này khá là đa dạng nên cơ
quan sẽ giữ 1 bản sao có cơng chức và cá nhân sẽ giữ bản gốc của mình.
+ Nhóm tài liệu về tuyển dụng, bổ nhiệm, đề bạt. Nhóm tài liệu này chủ yếu
sẽ là bản gốc đƣợc lƣu giữ trong hồ sơ cán bộ, công chức.
- Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ,công chức đƣợc thực hiện thống
nhất, khoa học để quản lý đƣợc đầy đủ, chính xác thông tin của từng cán bộ,công
chức từ khi đƣợc tuyển dụng vào cơ quan nhà nƣớc cho đến khi không làm việc tại
cơ quan nhà nƣớc nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển
chọn, đào tạo, bồi dƣỡng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, bố trí sử
dụng, khen thƣởng, kỷ luật, nghỉ hƣu và các chế độ, chính sách khác đối với cán
bộ,cơng chức. Mỗi cán bộ,công chức cần phải nhận thức đầy đủ và có trách nhiệm

kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực các thơng tin bổ sung của mình theo hƣớng dẫn
hoặc theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ,cơng
chức.
- Các tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức chứa đựng nhiều loại văn bản,
giấy tờ khác nhau mà nhiều nhất là văn bản cá biệt. Những văn bản cá biệt chứa
đựng các yếu tố pháp lý, có tính hợp pháp và phải căn cứ vào các quy phạm pháp
luật cụ thể để ban hành. Chính vì thể việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức sẽ tạo sơ
sở pháp lý hồn chỉnh, đầy đủ để từ đó làm căn cứ khi cơ quan, tổ chức trong bộ
máy nhà nƣớc xây dựng kế hoạch năm, xây dựng và phê duyệt để từ đó chủ động
trong việc huy động, sử dụng có hiệu quả nhân lực có trình độ.
1.1.4. Vai trị của quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
- Hồ sơ cán bộ, công chức là một trong những tài liệu không thể thiếu trong
công tác quản lý cán bộ, công chức. Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu quan trọng
có tính pháp lý phản ánh trung thực về nguồn gốc, quá trình trƣởng thành, phẩm

14


chất, năng lực, phong cách, các hoạt động và mối quan hệ gia đình - xã hội của
ngƣời cán bộ, công chức. Hồ sơ cán bộ, công chức là cơ sở giúp cơ quan có thẩm
quyền quản lý cán bộ, công chức nghiên cứu nắm đƣợc một cách đầy đủ nhất về
bản thân ngƣời cán bộ, công chức, cung cấp những thông tin tin cậy để phân biệt
đƣợc phẩm chất chính trị, năng lực cơng tác, đạo đức tác phong, hồn cảnh gia đình,
quan hệ xã hội của cán bộ, công chức phục vụ cho công tác sử dụng, đào tạo, bồi
dƣỡng và bố trí cán bộ, cơng chức.
- Hồ sơ cán bộ, cơng chức cịn là căn cứ để cơ quan quản lý và sử dụng theo
dõi và thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, cơng chức đƣợc đầy đủ và chính
xác hơn; làm cơ sở để đánh giá, tuyển chọn, khen thƣởng những cán bộ, công chức
tận tuỵ, gƣơng mẫu và thực hiện chế độ bảo hiểm đối với cán bộ, công chức. [5.21]
- Đối với mỗi hồ sơ của cơng chức có giá trị đặc biệt bởi nó chính là tài liệu

chứa đựng những thơng tin có giá trị của một cá nhân từ khi bắt đầu làm việc tại cơ
quan cho đến khi nghỉ hƣu, đồng thời sẽ là cơ sở để cho cơ quan đó khai thác thơng
tin trong hồ sơ để từ đó đƣa ra những chỉ đạo nhằm phát huy hết năng lực làm việc
của cá nhân đó trong cơ quan.
- Trong công tác quản lý cán bộ, công chức việc quản lý hồ sơ là một nhiệm
vụ quan trọng. Làm tốt công tác hồ sơ cán bộ, công chức cũng sẽ góp phần đắc lực
cho cơng tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng
đội ngũ cán bộ, công chức về phƣơng diện số lƣợng, cơ cấu, trình độ trong từng giai
đoạn.
- Việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức tốt sẽ góp phần quan trọng vào việc
nghiên cứu, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dƣỡng
cán bộ.
1.1.5 Nguyên tắc cơ bản trong quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
- Việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý
công chức. Thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của ngƣời đứng đầu cơ quan quản lý
cán bộ, công chức. Hồ sơ gắn liền với hoạt động của cán bộ, công chức từ khi đƣợc
tuyển dụng đến khi rời khỏi cơ quan nhà nƣớc. Nghiêm cấm việc phát tán thông tin
trong hồ sơ công chức. [6,22]

15


- Hồ sơ cán bộ, công chức là tài sản của cơ quan nhà nƣớc, là một phần di
sản quan trọng của cơ quan khơng ai có quyền phát tán, mua bán và trao đổi. Do đó,
hồ sơ cán bộ, công chức cần đƣợc quản lý, giám sát và bổ sung thƣờng xuyên để
phục vụ cho công tác nhân sự của cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nƣớc.
- Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đƣợc thực hiện
thống nhất, khoa học, và phải phản ánh đƣợc đầy đủ, chính xác thơng tin của từng
công chức từ khi đƣợc tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà
nƣớc.

- Hồ sơ công chức đƣợc quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu
mật do nhà nƣớc quy định, chỉ những ngƣời đƣợc cơ quan hoặc ngƣời có thẩm
quyền quản lý hồ sơ cơng chức đồng ý bằng văn bản mới đƣợc nghiên cứu, sử dụng
và khai thác hồ sơ của công chức.
- Cán bộ, công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và
chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thơng tin trong hồ sơ do mình kê
khai, cung cấp. Những tài liệu do công chức kê khai phải đƣợc cơ quan có thẩm
quyền quản lý cơng chức xác minh, chứng nhận.
- Hồ sơ cán bộ, công chức cần đƣợc xây dựng, lƣu trữ, và bảo quản dƣới
dạng hồ sơ điện tử để quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả
đáp ứng u cầu quản lý công chức.
- Cấp nào quản lý cán bộ, công chức thì cấp đó trực tiếp quản lý hồ sơ của
ngƣời đó. Ngƣời đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức chịu
trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của cơ quan tổ chức đơn vị
mình. Khi cán bộ, cơng chức đƣợc điều động, luân chuyển thì hồ sơ sẽ chuyển cho
cơ quan mới quản lý và theo dõi.
- Đặc biệt là cán bộ, công chức đƣợc giao quản lý hồ sơ phải là ngƣời có
phẩm chất đạo đức tốt, lập trƣờng chính trị vững vàng; có nghiệp vụ, có tinh thần
trách nhiệm và tận tuỵ với công việc đƣợc giao. Nếu để hƣ hỏng, mối mọt làm chất
lƣợng hồ sơ giảm sút phải chịu trách nhiệm trƣớc cơ quan, tổ chức, đơn vị và phải
bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật.

16


1.1.6. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
1.1.6.1 Quy định của pháp luật
Công tác thực hiện pháp luật về quản lý công chức đối với việc nâng cao
chất lƣợng công chức là yếu tố then chốt. Nhà nƣớc đã ban hành hệ thống các văn
bản quy phạm pháp luật nhƣ Luật cán bộ, công chức năm 2008 và các văn bản

hƣớng dẫn thi hành, tạo cơ sở pháp lý cho việc thực hiện quản lý đội ngũ cán bộ,
công chức đảm bảo trong sạch vững mạnh, vừa hồng, vừa chuyên đáp ứng yêu cầu
xây dựng nhà nƣớc pháp quyền xã hội chủ nghĩa để từ đó làm cơ sở để cho từng cơ
quan, tổ chức trong nhà nƣớc xác định đƣợc giá trị của thông tin hồ sơ từng cán bộ,
công chức là đặc biệt quan trọng để từ đó nâng cao cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức trong từng cơ. Việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo luật thì khơng
chỉ thuộc phạm vi trách nhiệm của một bộ phận trong cơ quan mà nó là là trách
nhiệm của hầu nhƣ cả cơ quan từ Thủ trƣởng cơ quan, đến lãnh đạo phòng Tổ chức
cán bộ (tùy theo từng cấp để gọi), ngƣời đƣợc giao trực tiếp công tác quản lý hồ sơ
và cả trách nhiệm của từng cá nhân cán bộ, công chức trong việc ý thức đƣợc giá trị
của từng thông tin của họ sẽ nộp vào hồ sơ công chức của cơ quan. Ở các điều 18,
19, 20, 21 Thông tƣ 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ “Quy định
về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức” đã nêu rõ điều đó đối với
thẩm quyền và trách nhiệm trong việc quản lý hồ sơ công chức.
Trên thực tế Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản liên quan đến cơng tác hồ
sơ cơng chức, viên chức. Do cịn thiếu các quy định về thẩm quyền và trách nhiệm
của các cơ quan, tổ chức, đơn vị trong việc lập, lƣu giữ, bảo quản, khai thác, bổ
sung và theo dõi hồ sơ một cách cụ thể; chƣa có quy định thống nhất về thành phần
và mẫu biểu quản lý hồ sơ và đặc biệt là chƣa có chính sách bố trí và sử dụng đối
với những ngƣời trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ nên trên thực tế công tác này
ở các bộ, ngành và địa phƣơng triển khai thiếu đồng bộ và thống nhất.
Hiện nay, Chính phủ và các cơ quan có thẩm quyền đã ban hành một số luật
quy định về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nhằm làm cơ sở pháp lý cho tất cả các
cơ quan nhà nƣớc áp dụng trong việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của từng cơ
quan.

17


1.1.6.2. Năng lực, trình độ của đội ngũ làm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

Hồ sơ cán bộ, công chức đƣợc quản lý, sử dụng theo chế độ tài liệu mật, chỉ
cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cho phép mới đƣợc nghiên
cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức. Ngƣời đƣợc giao quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức phải là ngƣời có phẩm chất đạo đức tốt, lập trƣờng tƣ tƣởng vững vàng;
có nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm với công việc. Nếu để hƣ hỏng, hoặc mất hồ
sơ phải chịu trách nhiệm trƣớc cơ quản, tổ chức, đơn vị và phải bị xử lý kỷ luật theo
quy định. Vì vậy, hồ sơ cán bộ, cơng chức phải đƣợc quản lý khoa học, thống nhất.
Thủ trƣởng cơ quan tin tƣởng và giao trọng trách trong việc quản lý hồ sơ
cán bộ sẽ do phòng Tổ chức cán bộ đƣợc giao cho quản lý hồ sơ. Cán bộ là nhân tố
đóng vai trị quan trọng trong cơng tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức tại cơ quan.
Trình độ của cán bộ lƣu trữ có tác động trực tiếp đến phƣơng pháp pháp, cách thức
tổ chức tổ chức khoa học tài liệu trong quản lý hồ sơ. Cán bộ có trình độ chun
mơn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phƣơng pháp phân loại và sắp xếp tài liệu một cách
khoa học hợp lý, tra tìm. Ngƣợc lại trình độ trong việc quản lý hồ sơ của cán bộ
chuyên mơn thấp sẽ ảnh hƣởng khơng nhỏ đến quy trình quản lý hồ sơ, công tác tổ
chức, khai thác và sử dụng tài liệu.
Hiện này, vấn đề đào tạo nguồn nhân lực làm công tác quản lý hồ sơ ở nƣớc
ta đã bƣớc đầu đáp ứng đƣợc yêu cầu của các cơ quan và ngày càng đƣợc nâng cao
và cải thiện hơn để bắt kịp với xu hƣớng xã hội hóa và thế giới trong thời đại hiện
nay. Với sự gia tăng về số lƣợng và chất lƣợng của các cơ sở đào tạo nguồn nhân
lực làm công tác quản lý hồ sơ trong đó có quản lý hồ sơ cán bộ, công chức trong
những năm qua, các cơ sở có năng lực đào tạo ra nguồn nhân lực dồi dào, đáp ứng
đƣợc phần lớn yêu cầu trong việc quản lý hồ sơ.
1.1.6.3. Công nghệ thông tin
Chúng ta đều biết kỹ thuật công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu
trao đổi thông tin, khai thác thông tin, dữ liệu của tồn thể nhân loại. Trong đó, việc
ứng dụng cơng nghệ thơng tin trên tồn cầu ở mọi phƣơng diện đã trở nên phổ biến
và vô cùng cần thiết. Đặc biệt nguồn thông tin từ tài liệu lƣu trữ đang đƣợc các đơn
vị, cơ quan trong nhà nƣớc từ Trung ƣơng đến cấp địa phƣơng chú trọng quan tâm.

18


Với công việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ở mỗi cơ quan thì nhân viên,
cán bộ quản lý phải khai thác và sử dụng công nghệ thông tin nhƣ một cơng cụ hữu
ích để quản lý tài liệu, quản lý văn bản, hồ sơ, mang tính chuyên nghiệp hơn, khi
cần ngƣời quản lý có thể lấy bất cứ lúc nào và tìm một cách nhanh nhất… Mặt khác,
dƣới góc độ quản lý, việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu lƣu trữ có
ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với cơng tác nghiệp vụ.
Hiện nay, hệ thống thông tin điện tử Intenet đƣợc mọi ngƣời quan tâm sử
dụng nhiều nhất nhờ tính thơng dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thơng tin
bằng tính năng ƣu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý hồ sơ, số hóa tài
liệu. Và cũng theo xu hƣớng mới là điện tử hóa văn phịng, số hóa tài liệu thơng qua
các phần mềm văn phòng điện tử, phần mềm quản lý tài liệu, văn bản hay phần
mềm quản lý công việc đã giúp cho việc lƣu trữ tài liệu trở nên thông suốt, chuyên
nghiệp và chặt chẽ hơn mà không mất nhiều thời gian và cơng sức, việc tìm kiếm và
sử dụng tài liệu từ đó cũng thuận tiện hơn rất nhiều.
1.1.6.4. Tài chính, cơ sở vật chất
Những hồ sơ cán bộ, cơng chức chứa đựng những thông tin về từng cá nhân
đã và đang công tác tại cơ quan, đặc biệt hồ sơ cán bộ, công chức thuộc trong phạm
vi phải đƣợc bảo đảm bí mật thơng tin trong hồ sơ, chỉ đƣợc cơng bố khi ngƣời có
thẩm quyền ra quyết định đƣợc cơng bố hoặc hết thời hạn bảo vệ bí mật hồ sơ mới
đƣợc công bố. Mỗi công đoạn trong quản lý hồ sơ cán bộ, công chức để đảm bảo
tính an tồn thì việc cung cấp kinh phí và nâng cao cơ sở vật chất là đặc biệt quan
trọng. Chính vì vậy, phải đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất phục vụ bảo vệ bí mật
nhà nƣớc do ngân sách nhà nƣớc bảo đảm. Và việc quản lý, sử dụng kinh phí, cơ sở
vật chất để phục vụ bảo vệ bí mật nhà nƣớc thực hiện theo quy định của pháp luật.
Đồng thời việc cung cấp kinh phí, nâng cấp cơ sở vật chất đặc biệt là nếu
đƣợc áp dụng số hóa tài liệu giấy thì sẽ giúp cho tuổi thọ đƣợc kéo dài, bảo quản hồ
sơ lâu dài và cung cấp thơng tin đƣợc nhanh chóng, chính xác.

- Cơ quan, tổ chức muốn công tác quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức đƣợc đảm
bảo, an tồn và nhanh gọn từ việc lập hồ sơ, thu thập, bổ sung, bảo quản, thống kê
báo cáo đến việc khai thác tài liệu, kể cả việc ứng dụng công nghệ thông tin vào

19