Công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan bộ lao động thương binh và xã hội

BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NGUYỄN MAI HƢƠNG

CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI
CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG
CHUYÊN NGÀNH: LƢU TRỮ HỌC

Hà Nội, tháng 6/2021


BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NGUYỄN MAI HƢƠNG

CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI
CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lƣu trữ học
Mã số: 8320303

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS. TS. Đào Đức Thuận

Hà Nội, tháng 6/2021

LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi dƣới sự hƣớng
dẫn khoa học của PGS.TS Đào Đức Thuận. Các kết quả nghiên cứu trong đề tài này
là trung thực. Luận văn có tham khảo một số nghiên cứu của các nhà khoa học,
những tƣ liệu tham khảo từ các tài liệu và công trình nghiên cứu đều đã đƣợc chú
thích rõ ràng.
Tác giả luận văn

Nguyễn Mai Hƣơng


LỜI CẢM ƠN
Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các nhà khoa học, tiến sĩ,
giảng viên Khoa Văn thƣ – Lƣu trữ, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội, lãnh đạo, công
chức, viên chức công tác tại Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội cùng nhiều
chuyên gia, đồng nghiệp khác đã giúp đỡ, ủng hộ, tƣ vấn và chỉ bảo tận tình trong
quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu này. Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc
tới PGS.TS. Đào Đức Thuận, ngƣời đã trực tiếp hƣớng dẫn và tạo điều kiện giúp tơi
hồn thành đề tài luận văn này.
Xin trân trọng cảm ơn gia đình và bạn bè đã động viên và giúp đỡ để tơi vƣợt
qua những khó khăn trong cuộc sống để hoàn thành luận văn.
Tác giả luận văn

Nguyễn Mai Hƣơng


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

CNTT

Công nghệ thông tin

LĐTBXH

Lao động – Thƣơng binh và Xã hội

TLLT

Tài liệu lƣu trữ

TLLTĐT

Tài liệu lƣu trữ điện tử

VTLTNN

Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................... 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................... 4
5. Đối tƣợng nghiên cứu .................................................................................. 4
6. Phạm vi nghiên cứu ..................................................................................... 4

7. Phƣơng pháp nghiên cứu ............................................................................. 4
8. Đóng góp (tính mới) của luận văn ............................................................... 5
9. Bố cục của luận văn ..................................................................................... 5
PHẦN NỘI DUNG ............................................................................................... 6
CHƢƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ QUẢN LÝ TÀI
LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ................................................................................. 6
1.1 Một số khái niệm ....................................................................................... 6
1.1.1 Tài liệu .................................................................................................... 6
1.1.2 Tài liệu điện tử ........................................................................................ 7
1.1.3 Tài liệu lƣu trữ điện tử ............................................................................ 9
1.1.4 Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử.............................................................. 10
1.2 Đặc điểm và giá trị pháp lý của tài liệu điện tử ....................................... 13
1.3 Cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu điện tử ở Việt Nam ............................. 14
1.4 Trách nhiệm quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử ............................................ 16
1.5 Kinh nghiệm của một số cơ quan, ngành về quản lý tài liệu lƣu trữ
điện tử ............................................................................................................ 17
Tiểu kết chƣơng 1 .......................................................................................... 19


CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ
TẠI CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG – THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI ............. 20
2.1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Bộ Lao động – Thƣơng binh và
xã hội .............................................................................................................. 20
2.1.1 Lịch sử hình thành Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội ................. 20
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn...................................................... 20
2.1.3 Cơ cấu tổ chức ...................................................................................... 22
2.1.4 Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phịng
Hành chính ..................................................................................................... 22
2.2 Thực trạng công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại Bộ Lao động –
Thƣơng binh và Xã hội .................................................................................. 23

2.2.1 Chủ trƣơng của Bộ về phổ biến, ban hành văn bản về quản lý tài liệu
lƣu trữ điện tử ................................................................................................ 23
2.2.2 Đầu tƣ hạ tầng công nghệ thông tin ...................................................... 26
2.2.3 Đào tạo, bồi dƣỡng nhân lực làm công tác lƣu trữ tài liệu lƣu trữ
điện tử tại Bộ Lao động – Thƣơng binh và xã hội ......................................... 28
2.2.4 Kiểm tra, hƣớng dẫn công tác lƣu trữ tài liệu điện tử tại Bộ Lao
động – Thƣơng binh và xã hội ....................................................................... 29
2.2.5 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu điện tử tại Bộ Lao động
– Thƣơng binh và xã hội ................................................................................ 31
2.3 Nhận xét về công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử ở Bộ LĐTBXH .... 39
2.3.1 Ƣu điểm ................................................................................................ 39
2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân ....................................................................... 41
Tiểu kết chƣơng 2 .......................................................................................... 42
CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ TÀI
LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN BỘ LAO ĐỘNG –
THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI .......................................................................... 43
3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý ........................................................ 43


3.1.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và chỉ đạo thực
hiện kế hoạch phát triển hệ thống quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử ................. 43
3.1.2 Tăng cƣờng một số biện pháp quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử ............. 45
3.2. Nhóm giải pháp về công nghệ ................................................................ 46
3.2.1 Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lƣu trữ điện tử..................................... 46
3.2.2 Nâng cao cơ sở hạ tầng, thiết bị khoa học kĩ thuật ............................... 48
3.3. Nhóm giải pháp về con ngƣời................................................................. 52
3.3.1 Đào tạo nâng cao trình độ nhân lực văn thƣ – lƣu trữ .......................... 52
3.3.2 Áp dụng chế độ thi đua – khen thƣởng, các chế tài có liên quan ......... 53
Tiểu kết chƣơng 3 .......................................................................................... 55
KẾT LUẬN ......................................................................................................... 56

TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu là vật mang tin đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức, cá nhân. Càng ngày con ngƣời càng nhận thức đƣợc vai trò của tài
liệu đối với mọi hoạt động của đời sống xã hội. Vì vậy, con ngƣời ln có ý thức
gìn giữ tài liệu nhƣ một tài sản quý giá. Có những tài liệu đƣợc sản sinh ra nhằm
giải quyết các công việc trƣớc mắt, khi giải quyết xong cũng là lúc tài liệu khơng
cịn giá trị. Bên cạnh đó, có những tài liệu chứa đựng thông tin không chỉ phục vụ
giải quyết vấn đề hiện tại mà cịn giúp ích trong việc tra cứu, xác minh, tổng kết,
nghiên cứu ở những giai đoạn tiếp theo. Những tài liệu này cần phải lƣu giữ lại để
phục vụ nhu cầu lâu dài của mỗi quốc gia, cơ quan và tổ chức. Tài liệu lƣu trữ là
những tài liệu có giá trị, hình thành trong q trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân đƣợc lƣu giữ lại và bảo quản trong kho lƣu trữ nhằm phục vụ mục
đích thực tiễn, khoa học và lịch sử.
Hiện nay, trƣớc cuộc cách mạng khoa học công nghệ, việc ứng dụng những
thành tựu mà khoa học kỹ thuật mang lại vào công tác văn thƣ lƣu trữ lại càng trở
nên cấp thiết. Vì thế, tài liệu điện tử đã ra đời, vừa để phục vụ con ngƣời ngày càng
tốt hơn, vừa phù hợp với xu thế tất yếu của thời đại công nghệ. Việc quản lý tài liệu
lƣu trữ điện tử, ứng dụng công nghệ số vừa thúc đẩy nâng cao năng suất, chất lƣợng
dịch vụ, năng lực cạnh tranh của các ngành, lĩnh vực này, đồng thời tạo thị trƣờng
to lớn thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế số và đây chính là cơ hội cho Việt Nam
bứt phá đi lên. Với mục tiêu quản lý tập trung, thống nhất và khai thác có hiệu quả
tài liệu lƣu trữ nhằm phục vụ các lợi ích chung, công tác văn thƣ - lƣu trữ ở Việt
Nam đã đƣợc Lãnh đạo các cấp quan tâm và đạt đƣợc nhiều kết quả nhất định, công

tác quản lý tài liệu điện tử từng bƣớc đƣợc đi vào nề nếp, hồ sơ, tài liệu lƣu trữ đã
đƣợc khai thác, sử dụng mang lại hiệu quả kinh tế, xã hội, đối với lĩnh vực ngành
quản lý. Ở bất kỳ lĩnh vực nào thì hệ thống tổ chức cơng tác văn thƣ – lƣu trữ là rất
cần thiết và luôn đƣợc chú trọng. Công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử là một
trong những kỹ năng vô cùng quan trọng mà bất cứ cán bộ nào cũng cần nắm vững.
Song trên thực tế, việc quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử ở một số cơ quan, tổ chức còn


2

khá sơ sài, chƣa đƣợc chú trọng triển khai. Vì đó là khâu quan trọng, một mắt xích
khơng thể thiếu trong bộ máy quản lý Nhà nƣớc. Hiện nay, chủ trƣơng xây dựng
Chính phủ điện tử đang đƣợc thực hiện, ngành Văn thƣ và Lƣu trữ đứng trƣớc
những cơ hội và thách thức mới. Bộ LĐTBXH là một trong những cơ quan đầu
ngành luôn khẳng định rằng, tài liệu lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ điện tử chính là tài
sản quốc gia, là tài nguyên thông tin đáng tin cậy trong chiến lƣợc chính phủ điện
tử. Trƣớc bối cảnh sự hình thành và phát triển của hình thức lƣu trữ điện tử bên
cạnh công tác lƣu trữ truyền thống tại Bộ LĐTBXH, chúng ta cần phải đổi mới
công tác quản lý ngành Văn thƣ - lƣu trữ thông qua việc hình thành những chính
sách quản lý vĩ mơ, đồng thời phục vụ tốt mục tiêu cải cách hành chính nhà nƣớc và
nhu cầu của toàn xã hội. Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại Bộ LĐTBXH vẫn cịn
khá mới mẻ và chƣa có một nghiên cứu hay đề tài nào về lĩnh vực này. Chính vì
vậy, trên cơ sở nghiên cứu lý luận về văn thƣ, lƣu trữ; quy định của pháp luật Việt
Nam về tài liệu điện tử, tài liệu lƣu trữ điện tử; khảo sát thực tế... sau một thời gian
nghiên cứu và học tập, tôi đã quyết định chọn vấn đề: “Công tác quản lý tài liệu
lƣu trữ điện tử tại cơ quan Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội ” làm đề tài
luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Bộ LĐTBXH từ khi thành lập đến nay, số lƣợng văn bản hình thành ngày
càng nhiều, nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu ngày càng cao. u cầu giải quyết

cơng việc cũng địi hỏi phải nhanh chóng, chính xác hơn, trong khi đó hoạt động
quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử còn nhiều khó khăn, làm ảnh hƣởng tới cơng tác quản
lý, tìm kiếm và khai thác sử dụng tài liệu. Tài liệu lƣu trữ điện tử là loại hình hồn
tồn mới, việc áp dụng chúng trong thực tiễn nhất là trong các cơ quan hành chính
nhà nƣớc cịn hạn chế.
Các nghiên cứu chính thức đã đƣợc cơng bố về quản lý tài liệu điện tử ở Việt
Nam khơng có nhiều vì quản lý tài liệu điện tử là vấn đề khó, khá phức tạp đối với
cơ quan. Liên quan đến vấn đề này, cũng có một số đề tài luận văn ngành Lƣu trữ
học đi sâu nghiên cứu nhƣ đề tài “Quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng
Trung ương Đảng – Thực trạng và giải pháp” của Trần Ngọc Sơn công tác tại Văn


3

phòng Trung ƣơng Đảng năm 2011; đề tài “Tài liệu điện tử và vai trò của ngành
lưu trữ trong việc quản lý tài liệu điện tử” của Hoàng Quốc Tuấn, Trƣởng Ban thƣ
ký Ban Chỉ đạo công nghệ thông tin của cơ quan Đảng; hay “Một số giải pháp công
nghệ để thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt Nam hiện nay” của PGS.
TS Vũ Duy Lợi; đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Quản lý văn bản điện tử trong
cơ quan nhà nước hiện nay” năm 2008 của Học viện Chính trị - Hành chính Quốc
gia Hồ Chí Minh, do TS Lƣu Kiếm Thanh làm chủ nhiệm... Năm 2016, Văn phòng
Bộ Lao động – Thƣơng binh và xã hội đã triển khai thực hiện đề tài cấp Bộ “Giải
pháp số hóa tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội”
và đƣợc công bố vào năm 2017. Mới đây nhất, đó là “Quản lý tài liệu điện tử Những vấn đề đặt ra đối với lưu trữ cơ quan” của TS. Trần Phƣơng Hoa (2021)
đƣợc in trong Tạp chí Lƣu trữ và Thời đại, số 3/2021.
Thực tế tại Việt Nam, các cơng trình nghiên cứu trong nƣớc chủ yếu là các
bài báo khoa học, tham luận khoa học giới thiệu một số quy định của pháp luật về
tài liệu điện tử, lƣu trữ tài liệu điện tử đăng trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam,
hoặc đƣợc giới thiệu trong một số Hội thảo khoa học do Cục VTLTNN và một số
cơ sở đào tạo chuyên ngành Lƣu trữ tổ chức. Nhìn chung cơng tác nghiên cứu về hệ

thống quy định của pháp luật liên quan đến văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lƣu trữ
tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nƣớc Việt Nam cơ bản đang cịn bỏ ngỏ.
Những cơng trình nghiên cứu, các bài viết đăng trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt
Nam, các kỷ yếu hội thảo khoa học sẽ cung cấp thêm cơ sở lý luận, thực tiễn để tác
giả thực hiện đề tài này. Tuy nhiên, hiện nay theo tác giả đã khảo sát thì chƣa có
một đề tài, đề án hay bài viết nào liên quan đến công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện
tử tại Bộ LĐTBXH. Vì vậy, luận văn của tơi sẽ là một đề tài mới mẻ, có kề thừa
nhƣng khơng có sự trùng lặp với các nghiên cứu trƣớc đây.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Một là: Làm rõ hơn cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về tài liệu lƣu trữ điện tử
và quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử;
Hai là: Đánh giá thực trạng quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại cơ quan Bộ
LĐTBXH;


4

Ba là: Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tài liệu lƣu trữ
điện tử tại cơ quan Bộ LĐTBXH.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu lý thuyết từ các sách chuyên khảo cũng nhƣ các văn bản quản
lý nhà nƣớc về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử.
- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ
LĐTBXH
- Nghiên cứu các văn bản về kế hoạch công tác năm của toàn cơ quan, của
các đơn vị cụ thể về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử, các văn bản giao chỉ tiêu, nhiệm
vụ có liên quan.
- Tổng hợp, phân tích, đánh giá các thơng tin đã thu thập đƣợc và đƣa ra các
giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại Bộ
LĐTBXH.

5. Đối tƣợng nghiên cứu
+ Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là: Các giải pháp hồn thiện cơng tác quản
lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại Bộ LĐTBXH.
6. Phạm vi nghiên cứu
+ Phạm vi về không gian: Hiện trạng hồ sơ, tài liệu điện tử đang đƣợc lƣu trữ
tại cơ quan Bộ LĐTBXH.
+ Phạm vi về nội dung: các văn bản quy định đang đƣợc áp dụng và hoạt
động nghiệp vụ về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử của Bộ LĐTBXH.
+ Phạm vi về thời gian: công tác quản lý tài liệu điện tử từ năm 2007 đến nay.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phƣơng pháp nghiên cứu, trong đó chủ yếu
là các phƣơng pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử,
phƣơng pháp luận của Lƣu trữ học. Trong quá trình triển khai nghiên cứu, luận văn
áp dụng các phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể nhƣ:
- Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thơng tin, tài liệu đã có:
các văn bản quản lý Nhà nƣớc, cơng trình nghiên cứu khoa học cấp Bộ….
- Phƣơng pháp phân tích và tổng hợp: là phƣơng pháp đƣợc tôi sử dụng trong


5

suốt quá trình làm đề tài (Chủ trƣơng và thực trạng quản lý TLLTĐT tại Bộ
LĐTBXH…);
- Phƣơng pháp nghiên cứu, điều tra khảo sát, thống kê, quan sát, đánh giá
thực trạng hoạt động quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử
- Vận dụng các phƣơng pháp hệ thống, so sánh: Áp dụng phƣơng pháp hệ
thống giúp tơi có thể tổng hợp, khái quát về tài liệu điện tử hình thành trong hoạt
động của cơ quan Bộ LĐTBXH, trong chừng mực có thể sẽ so sánh với hoạt động
quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử của một số Bộ, ngành khác.
8. Đóng góp (tính mới) của luận văn

Thứ nhất, luận văn đã khái quát đƣợc các nguồn tài liệu lƣu trữ điện tử hình
thành trong quá trình hoạt động của Bộ LĐTBXH và thực trạng hoạt động quản lý
tài liệu lƣu trữ điện tử. Luận văn cũng đã có sự phân tích tổng qt về việc ứng
dụng cơng nghệ thơng tin để quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử nhƣ là một cơng cụ giải
pháp cơ bản góp phần hoàn thiện hoạt động quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại Bộ
LĐTBXH.
Thứ hai, đề xuất các giải pháp phù hợp để hoàn thiện hoạt động quản lý tài
liệu lƣu trữ điện tử, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả việc khai thác sử dụng
thông tin của tài liệu lƣu trữ điện tử phục vụ công việc xuyên suốt quá trình hoạt
động của cơ quan.
9. Bố cục của luận văn
Tiến hành nghiên cứu đề tài trên, ngoài phần mở đầu và phần kết luận thì
phần nội dung tơi chia làm 03 chƣơng nhƣ sau:
Chƣơng 1: Khái quát về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử
Chƣơng 2: Thực trạng công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại cơ quan Bộ
LĐTBXH
Chƣơng 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại
cơ quan Bộ LĐTBXH.


6

PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐIỆN TỬ
1.1 Một số khái niệm
1.1.1 Tài liệu
Luật số 01/2011/QH13 Quốc hội ban hành Luật Lƣu trữ quy định:
Tài liệu là vật mang tin đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ

quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ,
cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dƣơng bản phim, ảnh, vi
phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ
thuật; sổ cơng tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn
phẩm và vật mang tin khác1. Tài liệu là phƣơng tiện bảo đảm thông tin cho quản lý
và sản xuất. Theo nghĩa rộng, tài liệu cần thiết cho mọi lĩnh vực hoạt động xã hội
loài ngƣời, giúp loài ngƣời ghi nhớ những tri thức và kinh nghiệm trong quá trình
sống, làm việc và đấu tranh bảo vệ quyền lợi của mình. Tài liệu hình thành khi các
ký tự, chữ viết xuất hiện.
Theo khoa học lƣu trữ, giá trị của tài liệu là khả năng đáp ứng mọi nhu cầu
sử dụng thông tin tài liệu của con ngƣời đối với các mặt hoạt động xã hội. Trong xã
hội có rất nhiều lĩnh vực hoạt động, do vậy giá trị của tài liệu cũng đa dạng và đƣợc
tổ hợp thành các nhóm khác nhau. Về mặt lý luận cũng nhƣ trong thực tiễn công tác
lƣu trữ, ngƣời ta chia giá trị tài liệu ra làm hai nhóm chính là: Giá trị thực tiễn và
giá trị lịch sử. Giá trị thực tiễn (giá trị hiện hành) của tài liệu là khả năng phục vụ sử
dụng thông tin của tài liệu cho các hoạt động hiện hành trong xã hội. Giá trị lịch sử
của tài liệu là khả năng đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin tài liệu cho việc nghiên
cứu quá khứ, nghiên cứu lịch sử.
Nhƣ vậy chúng ta thấy rõ rằng bản chất của tài liệu chính là kết quả của q
trình lao động sáng tạo của con ngƣời tạo ra. Nó là nhân tố quan trọng để thúc đẩy
xã hội tiến lên thông qua sự kế thừa những tri thức hay kinh nghiệm từ đời này sang
1

Điều 2, Luật Lƣu trữ 2011.


7

đời khác, từ thế hệ này, sang thế hệ khác; và con ngƣời muốn xây dựng xã hội mới
phải biết tiếp thu những tri thức đã tích luỹ trong sách báo và áp dụng một cách

sáng tạo vào thực tại.
1.1.2 Tài liệu điện tử
Trong pháp luật Nga, định nghĩa tài liệu điện tử lần đầu tiên xuất hiện ở Luật
liên bang về “Chữ ký điện tử số”: “tài liệu điện tử - đó là tài liệu mà thơng tin của
nó đƣợc thể hiện dƣới dạng điện tử - số”. Định nghĩa này không ràng buộc khái
niệm “tài liệu điện tử” với cả những vật mang tin đặc biệt (ví dụ nhƣ máy tính) lẫn
các phƣơng tiện bảo mật thơng tin và chứng nhận tác giả (ví dụ nhƣ chữ ký điện tử
số), nó cịn tạo sự nhấn mạnh cơ bản vào phƣơng pháp diễn đạt thông tin. Tài liệu
điện tử là tài liệu ở dạng phù hợp cho việc thao tác, chuyển đi, nhận và xử lý chúng
bằng máy vi tính. Tài liệu điện tử ở dạng nhị phân, nó là những dữ liệu gồm các ký
hiệu 1 và 0. Tài liệu điện tử bao gồm các file dữ liệu, các cơ sở dữ liệu, các ký hiệu
đọc máy, các file xử lý ngơn ngữ, thƣ điện tử, điện tín điện tử… ở dạng văn bản hay
ở dạng số thông tin. Theo định nghĩa của Lƣu trữ quốc gia Mỹ, tài liệu điện tử, đó là
tài liệu chứa đựng thơng tin số, đồ thị và văn bản có thể đƣợc ghi trên bất cứ vật
mang máy tính nào (nghĩa là chứa thơng tin đƣợc ghi dƣới hình thức thích hợp cho
xử lý chỉ nhờ sự hỗ trợ của máy tính) và nó tƣơng thích với định nghĩa “tài liệu”.
Tất cả các sách, bài báo, bản đồ, ảnh, tƣ liệu đọc đƣợc bằng máy hoặc cái tài liệu
khác, bất kể ở hình thức hoặc ở dạng vật lý nhƣ thế nào, đƣợc tạo lập hoặc thu nhận
bởi một cơ quan của Chính phủ Mỹ theo luật Liên bang hoặc có liên hệ với việc
quản lý, kinh doanh của các đơn vị quốc doanh, đã đƣợc bảo quản hoặc phù hợp với
việc bảo quản tại một cơ quan hoặc đơn vị thừa kế hợp pháp, có chứng cứ là một tổ
chức có chức năng, chính sách, quyết định, thủ tục hoặc các hoạt động khác của
Chính phủ bởi giá trị thơng tin của dữ liệu đó.
“Mỗi khi bàn về thuật ngữ tài liệu điện tử cần phải lƣu ý là tài liệu điện tử
trƣớc hết phải là tàu liệu đọc bằng máy, song không phải bất kỳ tài liệu đọc bằng
máy nào cũng là tài liệu điện tử. Sự phát triển công nghệ thông tin trong những năm
100 - đã làm cho thuật ngữ “tài liệu đọc bằng máy” với đặc tính cơ bản của nó là
thuận lợi để đọc bằng máy trở nên khơng cịn khả năng tồn tại. Bởi vì, trong điều

8

kiện hiện nay, thơng tin từ tài liệu giấy có thể đọc đƣợc nhờ máy quét. Cho nên, cần
thiết phải có một khái niệm mới để thể hiện đƣợc tồn bộ vòng đời của tài liệu dƣới
dạng điện tử - từ khi soạn thảo cho đến khi tiêu hủy.”2
Tài liệu điện tử là toàn bộ tài liệu do các cơ quan, tổ chức tạo ra dƣới định
dạng điện tử, chúng đƣợc xem nhƣ một hệ thống thông tin điện tử và đƣợc hỗ trợ
bằng các phƣơng tiện kỹ thuật điện tử3. Tại Malaysia, tài liệu điện tử là những phiên
bản trong máy tính của các tài liệu truyền thống đƣợc tạo ra và lƣu trữ bởi các cơ
quan, tổ chức. Tại Việt Nam, tài liệu điện tử là tài liệu mà thơng tin của nó đƣợc thể
hiện dƣới dạng điện tử và chỉ có thể tiếp cận, giải mã và xử lý bằng các phƣơng tiện
điện tử hoặc trong môi trƣờng điện tử (nghiên cứu)4. Tài liệu điện tử là tài liệu đƣợc
thể hiện dƣới dạng thông điệp dữ liệu. Văn bản điện tử là văn bản đƣợc thể hiện
dƣới dạng thông điệp dữ liệu (pháp lý). Văn bản, tài liệu điện tử gồm 2 loại: tạo lập
dạng điện tử và số hóa từ văn bản, tài liệu định dạng khác. Vì vậy, trong luận văn
này, tơi căn cứ vào các định nghĩa đã nêu trên để đƣa ra định nghĩa về tài liệu điện
tử. Tài liệu điện tử, tài liệu số là sản phẩm của thời đại và việc nghiên cứu các biện
pháp nhằm quản lý khoa học loại hình tài liệu này là nhiệm vụ tất yếu của ngành
lƣu trữ nói riêng và của tồn xã hội nói chung. Tài liệu điện tử là vật mang tin đƣợc
tạo lập ở dạng mà thơng tin trong đó đƣợc tạo ra, đƣợc gửi đi, đƣợc nhận và đƣợc
lƣu trữ bằng phƣơng tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ
tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện từ hoặc cơng nghệ tƣơng tự, hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà
thơng tin trong đó đƣợc tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thông tin trên các
vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số.5
Theo Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH do Quốc hội nƣớc Việt Nam
ban hành ngày 29/01/2005: “Thơng điệp dữ liệu đƣợc thể hiện dƣới hình thức trao
đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thƣ điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình
thức tƣơng tự khác”.
2

Nguyễn Cảnh Đƣơng – Đức Mạnh (2008), “Bàn về khái niệm tài liệu điện tử”, Tạp chí VTLT.VN, số 8,
trang 9
3
Henry H.Perritt (1990), “Quản lý tài liệu điện tử và công tác lưu trữ”, NXB Harvard Journal of Law &
Technology 1990, Mỹ, trang 69
4
Nguyễn Thị Chinh (2018), Tập bài giảng “Quản lý tài liệu điện tử - Những vấn đề cần nghiên cứu”
5
Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 do Quốc hội ban hành ngày 11/11/2011, Chƣơng 2, Điều 13


9

Tài liệu điện tử

Tài liệu giấy

- đƣợc tạo lập bởi các phƣơng tiện điện - đƣợc viết bằng mực và trên giấy
tử
- chỉ có thể đọc đƣợc tài liệu điện tử nếu - có thể đọc đƣợc bằng mắt thƣờng
có các thiết bị đọc nó
- có thể tẩy xóa, sửa chữa, sao chép mà - nếu có bất kỳ một sự thay đổi nào đối
hầu hết không để lại dấu vết

với một tài liệu đã có dấu và chữ ký thì
sẽ dễ bị phát hiện

1.1.3 Tài liệu lưu trữ điện tử
Ngày nay, những loại tài liệu điện tử đƣợc sử dụng khá phổ biến từ trƣờng

học, các cơ quan nhà nƣớc hay những doanh nghiệp. Tài liệu điện tử là cơ sở để
hình thành nên tài liệu lƣu trữ điện tử nhƣng không phải bất kỳ tài liệu điện tử nào
cũng sẽ trở thành tài liệu lƣu trữ điện tử. Tài liệu lƣu trữ nói chung và tài liệu lƣu
trữ điện tử nói riêng có ý nghĩa quan trọng trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, an
ninh quốc phịng và văn hóa xã hội của đất nƣớc, là di sản quốc gia, thuộc Phông
Lƣu trữ Quốc gia Việt Nam, cần đƣợc quản lý thống nhất, hiệu quả để phục vụ các
hoạt động của Đảng, quản lý của Nhà nƣớc và các nhu cầu xã hội theo quy định của
pháp luật.
Theo quy định tại Luật Lƣu trữ 2011: “Tài liệu lƣu trữ điện tử” là tài liệu
đƣợc tạo lập ở dạng thơng điệp dữ liệu hình thành trong q trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức, cá nhân đƣợc lựa chọn để lƣu trữ hoặc đƣợc số hóa từ tài liệu lƣu
trữ trên các vật mang tin khác6. Đây là một loại hình tài liệu mới hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong
q trình sản sinh và lƣu trữ tài liệu. Vì vậy, cơng tác quản lý, lƣu trữ tài liệu điện tử
cần phải có phƣơng pháp mới trên cơ sở hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về
văn thƣ, lƣu trữ và thông tin truyền thông cùng với sự kết hợp chặt chẽ giữa khoa
học lƣu trữ và khoa học công nghệ thông tin.
Sự tiện lợi, linh hoạt của những tài liệu điện tử dƣờng nhƣ đã dần đƣợc thay
6

Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 do Quốc hội ban hành ngày 11/11/2011, Chƣơng 2, Điều 13


10

thế và sử dụng nhiều hơn. Vì đó mà mức ảnh hƣởng của tài liệu lƣu trữ điện tử là
khá lớn trong công việc hiện nay khi mà dạng tài liệu này xuất hiện mọi nơi. Tài
liệu lƣu trữ điện tử góp phần làm cho hoạt động cơng tác cũng nhƣ quản lý trở nên
nhanh chóng và tiết kiệm chi phí hơn. Nhƣng lợi ích điển hình nhƣ sự lƣu truyền
nhanh chóng trong mơi trƣờng điện tử, sự kết nối các bộ phận trong cơ quan hay

một tổ chức bất kỳ. Bên cạnh những lợi ích mà tài liệu lƣu trữ điện tử mang lại thì
bên cạnh đó cũng có những nhƣợc điểm nhất định. Việc quản lý những tài liệu này
phụ thuộc vào các trang thiết bị máy móc là chủ yếu, việc tồn tại trên môi trƣờng
mạng cũng ẩn chứa nhiều rủi ro trong công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử.
Những rủi ro tiềm ẩn hƣ hại của máy móc vật lý nhƣ máy tính bị hỏng, các phần
mềm độc hại xâm nhập vào máy tính. Sử dụng tài liệu điện tử cũng cần phải có kỹ
năng và bảo quản chúng.
Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH11 ngày 01/11/2011 đã đƣợc Quốc hội khóa XI
thơng qua là nền tảng pháp lý cao nhất cho các hoạt động lƣu trữ ở nƣớc ta hiện
nay. Luật Lƣu trữ đã tạo ra khung pháp lý rất thuận lợi trong các quy định về ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ. Cụ thể là:
Luật Lƣu trữ xác định “tài liệu điện tử” là một trong các loại hình tài liệu, và
tài liệu điện tử “có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch
sử”7 cũng là một loại hình tài liệu đƣợc lựa chọn để lƣu trữ. Nhƣ vậy, chúng ta có
thể hiểu tài liệu lƣu trữ điện tử là tài liệu đƣợc tạo lập ở dạng thơng điệp dữ liệu
hình thành trong q trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải đƣợc số hóa, lập hồ
sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lƣu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin
trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
1.1.4 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Quản lý tài liệu điện tử là việc kiểm soát mọi tác động vào tài liệu điện tử
trong suốt vòng đời của tài liệu, từ khi đƣợc tạo lập, chuyển giao, giải quyết, sử
dụng, bảo quản, lƣu trữ, loại hủy. Quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử là giữ cho tài liệu
đó đƣợc an toàn, tránh các tác nhân gây hại nhƣ virus, tin tặc. Việc lƣu trữ cũng
phải khoa học để dễ dàng truy xuất tìm kiếm nhanh chóng khi cần thiết.
7

Khoản 2, Khoản 3, Điều 2 Luật Lƣu trữ 2011.


11

Ngoài ra, quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử là hoạt động có mục đích của cơ
quan quản lý đến các đối tƣợng bị quản lý/tài liệu điện tử bằng một hệ thống các
quy chế, quy định nhằm mục tiêu quản lý đƣợc đầy đủ khối tài liệu điện tử của cơ
quan sản sinh ra, phục vụ cho việc bảo quản và khai thác tài liệu điện tử một cách
nhanh chóng và thuận tiện.
Nội dung của quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử bao gồm8:
- Phổ biến, ban hành văn bản quy định và hướng dẫn về lưu trữ tài liệu điện
tử: Việc quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử sẽ gặp khó khăn nếu cơ quan chƣa ban hành
hoặc chƣa bổ sung các điều khoản quy định về việc lƣu trữ tài liệu điện tử trong
Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ. Hiện nay, nhiều cơ quan chủ yếu chỉ mới quy
định công tác lƣu trữ tài liệu giấy, trong khi đó, khái niệm và nghiệp vụ quản lý tài
liệu giấy hầu nhƣ không thể áp dụng cho tài liệu lƣu trữ điện tử. Vì vậy, ngƣời làm
lƣu trữ và ngƣời giải quyết công việc trong cơ quan cần đƣợc cung cấp cơ sở pháp
lý đầy đủ để có cách ứng xử đúng đắn với tài liệu lƣu trữ điện tử. Để giải quyết vấn
đề này, Lƣu trữ cơ quan cần tham mƣu cho lãnh đạo để ban hành mới hoặc bổ sung
các quy định về lƣu trữ tài liệu điện tử vào Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ.
- Giao trách nhiệm và bố trí nhân lực quản lý tài liệu lưu trữ điện tử: Để
quản lý tài liệu điện tử, các cơ quan cần giao trách nhiệm cho bộ phận hành chính,
văn phòng để tham mƣu và tổ chức thực hiện; đồng thời bố trí nhân lực (gồm cán
bộ lƣu trữ có trình độ về cơng nghệ thơng tin hoặc ngƣợc lại) để hƣớng dẫn cán bộ
trong cơ quan lập và giao nộp hồ sơ điện tử, thực hiện các nghiệp vụ về lƣu trữ hồ
sơ, tài liệu điện tử.
- Xây dựng (thiết kế) hệ thống để quản lý tài liệu lưu trữ điện tử: Tài liệu
điện tử hình thành trên mơi trƣờng điện tử và bị phụ thuộc vào các yếu tố nhƣ phần
cứng, phần mềm, trình độ cơng nghệ thơng tin, quy trình vận hành... Do đó, khi sự
cố tin học xảy ra hoặc có sự tác động từ các nhân tố ảnh hƣởng sẽ khiến tài liệu lƣu
trữ điện tử có thể bị mất dữ liệu hoặc dữ liệu bị xáo trộn, thất lạc. Nếu rủi ro xảy ra,
việc phục hồi lại thông tin/ cơ sở dữ liệu sẽ gặp nhiều khó khăn, trở ngại, nên lƣu
8

TS.Trần Phƣơng Hoa (2021), Quản lý tài liệu điện tử - Những vấn đề đặt ra đối với lưu trữ cơ quan, Tạp
chí Lƣu trữ và Thời đại, số 3/2021.


12

trữ cơ quan cần có phƣơng án dự phịng, ngăn chặn rủi ro. Hệ thống quản lý tài liệu
lƣu trữ điện tử là hệ thống tin học hóa các quy trình nghiệp vụ và dữ liệu đặc tả của
tài liệu lƣu trữ đƣợc sắp xếp thông qua phƣơng tiện điện tử để truy cập, khai thác,
quản lý và cập nhật. Hệ thống quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử là hệ thống tin học
hóa các quy trình nghiệp vụ về công tác lƣu trữ, bao gồm công tác thu thập, bảo
quản và sử dụng tài liệu lƣu trữ 9. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải đảm bảo các
yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lƣu trữ điện tử có tính xác thực, an tồn thơng tin, có
khả năng truy cập ngay khi đƣợc tạo lập.
Về chính sách của Nhà nƣớc, Luật Lƣu trữ cũng quy định rõ “Tập trung hiện
đại hoá cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động
lƣu trữ”10. Thực hiện quy định trên, lƣu trữ cơ quan cần đƣợc trang bị hệ thống
trang thiết bị, cơ sở hạ tầng kỹ thuật (máy chủ, đƣờng truyền, kho số…) cần thiết để
phục vụ cho công tác lƣu trữ tài liệu điện tử và đề nghị cơ quan trang bị, cung cấp.
Bên cạnh đó, lƣu trữ cơ quan cũng cần tham mƣu cho lãnh đạo trong việc lựa chọn
nhà cung cấp dịch vụ công nghệ và phần mềm tin cậy cho quá trình quản lý tài liệu
lƣu trữ điện tử. Có thể thấy, điều 13 Luật Lƣu trữ năm 2011 đã quy định về quản lý
tài liệu lƣu trữ điện tử song vẫn chƣa làm rõ các vấn đề cơ bản về quản lý tài liệu
lƣu trữ điện tử.
- Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử: tài liệu điện tử có đặc
điểm khác so với tài liệu giấy nên có cách thức thực hiện nghiệp vụ riêng biệt. Do
đó, ngay từ khâu lập hồ sơ, ngƣời có trách nhiệm lập hồ sơ đang gặp nhiều khó
khăn trong việc tạo lập hồ sơ điện tử và gắn mã số cho mỗi hồ sơ. Vấn đề đặt ra cho
các lƣu trữ cơ quan là cần phải nghiên cứu, xác định rõ: quy trình lập hồ sơ và giao

nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan; phƣơng án phân loại và hệ thống hóa; quy trình tiêu
hủy tài liệu điện tử; bảo quản dự phòng tài liệu điện tử và chế độ tiếp cận, sử dụng
tài liệu điện tử…đồng thời hƣớng dẫn cho các đối tƣợng liên quan để thực hiện.
- Kiểm tra, xử lý các vi phạm trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử: Việc
kiểm tra, giám sát đối với công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử có cơ hội đƣợc
9

Thơng tƣ số 02/2019/TT-BNV ban hành ngày 24/01/2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và
yêu cầu bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử.
10
Khoản 2 Điều 4, Luật Lƣu trữ 2011.


13

thực hiện thƣờng xuyên, dễ dàng hơn do đã đƣợc sự hỗ trợ về điều kiện công nghệ
và thiết bị. Tuy nhiên, nếu chƣa thiết lập quy định về chế độ và thẩm quyền kiểm
tra, giám sát, việc quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử sẽ không thể đạt đƣợc kết quả tốt.
Nội dung kiểm tra, giám sát gồm: Kiểm tra về tình hình lập hồ sơ và chất lƣợng hồ
sơ điện tử và kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu lƣu trữ điện tử.11
1.2 Đặc điểm và giá trị pháp lý của tài liệu điện tử
Tài liệu lƣu trữ điện tử là tài liệu đƣợc tạo lập ở dạng thơng điệp dữ liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân đƣợc lựa chọn để lƣu
trữ hoặc đƣợc số hóa từ tài liệu lƣu trữ trên các vật mang tin khác. Tài liệu lƣu trữ
điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa,
tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; đƣợc bảo quản và sử
dụng theo phƣơng pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt. Tài liệu đƣợc số hóa từ
tài liệu lƣu trữ trên các vật mang tin khác khơng có giá trị thay thế tài liệu đã đƣợc
số hóa12. Trong các văn bản pháp lý của nƣớc ngoài, những định nghĩa “tài liệu điện
tử” khác biệt nhau, nhƣng đa phần chúng khẳng định tính bất biến của sự tồn tại các

loại tài liệu dƣới dạng điện tử, công nhận tài liệu điện tử nhƣ dạng đặc biệt của tài
liệu. Đặc điểm của tài liệu điện tử là:
Thứ nhất, thơng tin của nó đƣợc trình bày dƣới dạng “điện tử - số” và kết quả
là chúng ta chỉ có thể cảm nhận đƣợc nó nhờ sự trợ giúp của các phƣơng tiện kỹ
thuật và chƣơng trình tƣơng thích. Mặc dù vậy, tài liệu điện tử đang thực hiện chính
các chức năng và có giá trị đích thực nhƣ tài liệu truyền thống.
Thứ hai, khác với những tài liệu truyền thống, đặc trƣng của tài liệu điện
tử khơng phải là tính ngun vẹn vật lý mà là tính nguyên vẹn logic. Chính dấu
hiệu nguyên vẹn logic phải đƣợc chú ý khi nhận dạng tài liệu điện tử trong
những trƣờng hợp với các cơ sở dữ liệu, với các tài liệu kiểu siêu văn bản, bảng
biểu, đa phƣơng tiện.
Thứ ba, tài liệu lƣu trữ điện tử có những thuận lợi riêng trong khai thác, sử
dụng: vào bất cứ thời gian nào, các nhân viên chức năng đều có thể tiếp cận đƣợc

12

Điều 13, Luật Lƣu trữ 2011.


14

thông tin; dễ dàng thực hiện và kiểm tra sự tiếp cận và đƣa vào những sửa đổi; phân
phát thông tin đƣợc thực hiện tức thì, dễ dàng kiểm tra bản in các bản sao tài liệu
bằng giấy; có khả năng tiếp cận tài liệu ở cách xa về lãnh thổ; có thể đơn giản và
hiệu quả loại bỏ các tài liệu đã hết hạn sử dụng.
Hiện nay, trong quá trình hội nhập tồn cầu, việc thực hiện các giao dịch
thông qua các phƣơng tiện điện tử đã dần trở thành một xu hƣớng phổ biến, bởi tính
nhanh gọn, hiệu quả của hình thức này. Tuy nhiên, giá trị pháp lý của tài liệu điện
tử cũng cần đƣợc nghiên cứu và hiểu đúng: Luật giao dịch điện tử 2005, Nghị định
26/2007/NĐ-CP ban hành ngày 15/02/2007 quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch

điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, Nghị định 64/2007/NĐ-CP
ban hành ngày 10/4/2007 ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan nhà nƣớc. Các thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý để làm chứng cứ và có giá
trị nhƣ bản gốc văn bản. Các quy định pháp lý còn chƣa đƣợc thống nhất (Khoản 2,
điều 24 Luật Giao dịch điện tử 2005). Tài liệu điện tử là một loại tài liệu lƣu trữ cần
đƣợc quản lý đƣợc xử lý nghiệp vụ đặc thù.13.
1.3 Cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu điện tử ở Việt Nam
• Nhóm 1: Pháp luật về văn thƣ, lƣu trữ
- Luật Lƣu trữ 2011
- Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 về việc tăng cƣờng sử dụng văn bản
điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc
- Nghị định 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ ngày 03/01/2013 quy định chi
tiết thi hành một số điều của Luật Lƣu trữ 2011
- Thông tƣ số 41/2017/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông ban
hành ngày 19/12/2017 quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ
quan nhà nƣớc
- Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tƣớng Chính phủ ngày 12/7/2018
về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà
nƣớc
• Nhóm 2: Pháp luật về giao dịch điện tử, ứng dụng công nghệ thông tin
13

Nguyễn Thị Chinh (2018), Tập bài giảng “Quản lý tài liệu điện tử - Những vấn đề cần nghiên cứu”.


15

- Luật Giao dịch điện tử 2005, Luật Công nghệ Thông tin 2006, Luật An
ninh thông tin mạng 2015, Luật tiếp cận thông tin 2016
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020 quy

định về cơng tác văn thƣ
- Thông tƣ số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 24/01/2019 quy định
quy trình trao đổi, lƣu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thƣ, các chức
năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong q trình xử lý cơng việc
của các cơ quan, tổ chức
- Thông tƣ số 02/2019/TT-BNV ban hành ngày 24/01/2019 quy định tiêu
chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử
- Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 về Chính phủ điện tử
- Nghị quyết 30c/NQ-CP của Chính phủ ngày 08/11/2011 về Chƣơng trình
tổng thể cải cách hành chính nhà nƣớc 2011 - 2020
- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP , Nghị định số 26/2007/NĐ-CP...
=> Nhận xét:
Các văn bản trên đã bao trùm tƣơng đối đầy đủ các vấn đề liên quan đến
quản lý tài liệu điện tử. Đây chính là hành lang pháp lý quan trọng xuyên suốt quá
trình quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại bất kỳ đơn vị, cơ quan nào mang tính định
hƣớng tới tổng thể công tác văn thƣ và lƣu trữ tài liệu điện tử Việt Nam. Những
văn bản trên nhằm hƣớng đến mục tiêu bảo quản an toàn, quản lý thống nhất, khai
thác hiệu quả tài liệu lƣu trữ trong quá trình hoạt động của tổ chức. Từ đó góp
phần nâng cao khả năng hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc, tạo điều kiện cho
ngƣời dân và doanh nghiệp tiếp cận và sử dụng tài nguyên của cơ quan nhà nƣớc.
Luật Lƣu trữ 2011 dành riêng điều 13 để quy định về quản lý tài liệu lƣu trữ điện
tử đã đáp ứng tƣơng đối đầy đủ về mặt nội dung; song chƣa đƣợc chi tiết về nội
dung (biện pháp) quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử. Tuy nhiên, với sự ra đời của
Thông tƣ số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 24/01/2019 quy định
tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử và
Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020 quy định về
công tác văn thƣ đã quy định phần nào rõ nét hơn về cơ sở dữ liệu và hệ thống


16

quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử. Có thể nói, đây chính là tiền đề để cơ quan quản lý
về lƣu trữ nắm rõ hơn về công tác quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử.
Nhờ có cơ sở pháp lý đã giúp cho thực tiễn tại các cơ quan hiểu rõ về những
bất cập mà đơn vị đó đang gặp phải. Theo tác giả với thời đại công nghệ hiện nay,
chủ trƣơng về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử đƣợc hình thành từ rất lâu nhƣng hiện
nay các đơn vị quản lý về tài liệu lƣu trữ điện tử vẫn chƣa áp dụng đƣợc vào thực
tiễn. Ngày 03/4/2020, Thủ tƣớng Chính phủ đã phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu
điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” nhằm quản lý thống
nhất, bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ điện tử hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nƣớc; nâng cao hiệu quả hoạt động,
tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận, sử dụng tài
liệu lƣu trữ của các cơ quan Nhà nƣớc. Về tổ chức thực hiện, Thủ tƣớng Chính phủ
đã giao rõ trách nhiệm và ấn định thời gian thực hiện đối với các Bộ, ngành liên
quan.
Những chiến lƣợc và phƣơng pháp để thực hiện việc quản lý vòng đời tài
liệu lƣu trữ điện tử sẽ tạo thành khung cấu trúc mà một cơ quan lƣu trữ có thể áp
dụng để làm việc với những tài liệu loại này Tác giả nghiên cứu luận văn dựa vào
thực trạng quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử trong các cơ quan, tổ chức Việt Nam và xu
hƣớng quản lý tài liệu điện tử của các nƣớc trên thế giới.
1.4 Trách nhiệm quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử
Tài liệu lƣu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức đƣợc lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lƣu trữ, kỹ thuật công
nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Hệ thống quản lý tài liệu điện
tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lƣu trữ điện tử có tính xác thực,
tồn vẹn, nhất qn, an tồn thơng tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu
đƣợc tạo lập.
Đối với tài liệu lƣu trữ điện tử, đối tƣợng có trách nhiệm tổ chức thực hiện
quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử trƣớc hết thuộc về ngƣời đứng đầu cơ quan, ngƣời
đứng đầu các bộ phận/ đơn vị trong cơ quan, ngƣời lập hồ sơ giải quyết công việc

và ngƣời làm văn thƣ, lƣu trữ, đồng thời còn là trách nhiệm của ngƣời làm công


17

nghệ thông tin và bên cung cấp hệ thống quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử.14
Căn cứ Điều 13 Nghị định 01/2013/NĐ-CP ban hành ngày 03/01/2013 của
Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lƣu trữ, tại một số cơ
quan Bộ, ngƣời đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc quản lý tài
liệu lƣu trữ điện tử theo quy định của pháp luật. Bộ phận Văn thƣ – Lƣu trữ có trách
nhiệm tham mƣu cho Chánh văn phịng đề xuất các phƣơng án lên Bộ trƣởng thực hiện
đúng quy định của pháp luật về lƣu trữ tài liệu điện tử. Trung tâm thông tin là đơn vị sự
nghiệp thuộc cơ quan Bộ có trách nhiệm tham mƣu, đề xuất cho Lãnh đạo đơn vị về
ứng dụng công nghệ thông tin đối với việc quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử và thực hiện
các biện pháp kỹ thuật để duy trì hoạt động của hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ
quan, tổ chức. Lƣu trữ lịch sử có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ đối với
tài liệu lƣu trữ điện tử theo quy định của pháp luật về lƣu trữ.
1.5 Kinh nghiệm của một số cơ quan, ngành về quản lý tài liệu lƣu trữ
điện tử
Xun suốt q trình nghiên cứu, tác giả có thu thập đƣợc một số kinh
nghiệm về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử tại các cơ quan: Cục VTLTNN, Văn
phịng Chính phủ và một số nƣớc trên thế giới (Ai-len, Niu-di-lân, Singapore...).
Tại Cục VTLTNN bƣớc đầu đã triển khai ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác lƣu trữ từ năm 1986 bằng đề tài cấp Nhà nƣớc "Nghiên cứu xây dựng
hệ thống thông tin tự động tài liệu lƣu trữ quốc gia" mã số 48A.02.04. Kế thừa kết
quả nghiên cứu của đề tài, Cục VTLTNN đã tiếp tục triển khai nghiên cứu ứng
dụng CNTT vào hoạt động quản lý công tác lƣu trữ và quản lý tài liệu lƣu trữ điện
tử. Giai đoạn 1996 - 2000, Cục VTLTNN đã phối hợp với Trung tâm Tin học - Văn
phịng Chính phủ, hồn thiện chƣơng trình quản lý văn thƣ và xây dựng phần mềm
quản lý tài liệu lƣu trữ hành chính trên Lotus Notes. Trƣớc đây, các tài liệu lƣu trữ

phần lớn đƣợc lƣu trữ dƣới các dạng phi số hóa (giấy tờ, sách, phim, băng ghi
âm...). Với sự ra đời của công nghệ thông tin cùng các ƣu thế về chia sẻ khai thác,
lƣu trữ dễ dàng, ngày càng nhiều thông tin đƣợc tạo ra cũng nhƣ lƣu lại dƣới dạng
số, dƣới nhiều định dạng khác nhau. Với các cơ quan lƣu trữ lịch sử, một câu hỏi
14

TS.Trần Phƣơng Hoa (2021), Quản lý tài liệu điện tử - Những vấn đề đặt ra đối với lưu trữ cơ quan, Tạp
chí Lƣu trữ và Thời đại, số 3/2021.