Quản lý hoạt động thư viện tại viện hàn lâm khoa học và công nghệ việt nam

BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN LÝ XÃ HỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG THƢ VIỆN
TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ
VIỆT NAM
Khóa luận tốt nghiệp ngành
Ngƣời hƣớng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp

: KHOA HỌC THƢ VIỆN
: THS. LÊ NGỌC DIỆP
: DƢƠNG THỊ DUYÊN
: 1505KHTA009
: 2015-2019
: ĐH. KHTV 15A

HÀ NỘI - 2019


LỜI CẢM ƠN
Với tình cảm chân thành tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ban
Giám đốc Trung tâm Thông tin- Tƣ liệu, viện Hàn Lâm Khoa học và Cơng
nghệ Việt Nam, cán bộ văn thƣ phịng thƣ viện đã giúp đỡ tơi trong suốt q
trình học tập, nghiên cứu và hồn thành khóa luận tốt nghiệp.
Đặc biệt, tác giả xin đƣợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới ThS.

Lê Ngọc Diệp, ngƣời đã trực tiếp hƣớng dẫn tơi trong suốt q trình nghiên
cứu và hồn thiện khóa luận.
Tác giả xin bày tỏ lịng biết ơn tới Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội, gia
đình, các bạn đồng nghiệp đã tạo điều kiện thuận lợi để tôi đƣợc học tập,
nghiên cứu trong thời gian qua.
Mặc dù đã hết sức cố gắng, song luận văn không tránh khỏi những
thiếu sót, rất mong nhận đƣợc sự chia sẻ và những ý kiến đóng góp quý báu
của các thầy, cơ và đồng nghiệp để khóa luận đƣợc hồn thiện hơn.
Hà Nội, ngày tháng 5 năm 2019
Tác giả khóa luận

Dƣơng Thị Duyên


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi. Các số
liệu ghi trong khóa luận là trung thực. Những kết luận khoa học của khóa luận
chƣa từng đƣợc cơng bố trong bất kỳ cơng trình nào khác.
Hà Nội, ngày...tháng 05 năm 2019
Tác giả khóa luận
Dƣơng Thị Duyên


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CSDL

Cơ sở dữ liệu

VHLKHVCNVN

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

TV

Thƣ viện

DDC

Phân loại thập phân Dewey

NDT

Ngƣời dùng tin

KH&CN

Khoa học và Công nghệ

QLHĐTV

Quản lý hoạt động thƣ viện

HĐTV

Hoạt động thƣ viện

TT

Thông tin

CNTT

Công nghệ thông tin


DANH MỤC BẢNG BIỂU
STT Tên Bảng, Biểu
1

Bảng 2.1 Thống kê một số các cơ sở dữ liệu đƣợc mua từ năm

Trang
42

2011-2017 của thƣ viện.
2

Bảng 2.2 Thống kê số tài liệu đƣợc bổ sung qua các tháng

46

trong năm 2018 tại thƣ viện.
3

Biểu đồ 2.1 Thống kê bổ sung sách từ năm 2011-2017

40

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu: ................................................................................... 3
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 6
4. Mục đích, nhiệm vụ đề tài: ........................................................................ 6
5. Giả thuyết nghiên cứu của đề tài: .............................................................. 7
6. Phƣơng pháp nghiên cứu: .......................................................................... 7
7. Kết cấu cuả khóa luận:............................................................................... 8
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG THƢ
VIỆN ................................................................................................................. 9
1.1 Các khái niệm liên quan .......................................................................... 9
1.1.1 Thƣ viện ................................................................................................ 9
1.1.2 Quản lý ................................................................................................ 10
1.1.3 Quản lý hoạt động thƣ viện ................................................................ 13
1.1.2 Các nguyên tắc và phƣơng pháp quản lý ............................................ 14
1.1.2.1 Nguyên tắc quản lý .......................................................................... 14
1.1.2.2. Phƣơng pháp quản lý ...................................................................... 16
1.1.3 Các yếu tố ảnh hƣởng đến hiệu quả quản lý....................................... 19
1.1.4 Vai trò của quản lý hoạt động thƣ viện. ............................................. 21
1.1.5 Sơ lƣợc về lĩnh vực quản lý hoạt động thƣ viện Việt Nam. ............... 21
1.1.6 Các bƣớc tiến hành của quản lý hoạt động thƣ viện ......................... 24
1.1.6.1 Lập kế hoạch .................................................................................... 24


1.1.6.2 Tổ chức ............................................................................................ 25

1.1.6.3 Điều khiển ........................................................................................ 25
1.1.6.4 Kiểm tra ........................................................................................... 27
1.2 Tổng quan về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam ......... 28
1.2.1 Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam ............................. 28
1.2.2 Phòng thƣ viện .................................................................................... 31
Tiểu kết ........................................................................................................ 34
CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG THƢ VIỆN TẠI
VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM ............. 35
2.1 Triển khai các văn bản chỉ đạo và hƣớng dẫn của cấp trên ................... 35
2.2 Quản lý nhân lực .................................................................................... 36
2.3 Xây dựng kế hoạch cho các hoạt động .................................................. 37
2.4. Tổ chức thực hiện các hoạt động .......................................................... 39
2.4.1. Bổ sung và xử lý tài liệu .................................................................... 39
2.4.2 Tổ chức vốn tài liệu ............................................................................ 43
2.4.3 Công tác bảo quản tài liệu .................................................................. 44
2.4.4 Tạo lập các sản phẩm thƣ viện – thông tin ......................................... 44
2.5 Quản lý các hoạt động nghiệp vụ .......................................................... 48
2.5.1 Lập kế hoạch hoạt động ...................................................................... 49
2.5.2 Tổ chức thực hiện các hoạt động ........................................................ 50
2.5.3 Kiểm soát hoạt động ........................................................................... 51
2.6 Đánh giá chung ...................................................................................... 52
2.6.1 Ƣu điểm .............................................................................................. 52
2.6.2 Hạn chế ............................................................................................... 54
Tiểu kết ........................................................................................................ 55


CHƢƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG
THƢ VIỆN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
VIỆT NAM..................................................................................................... 56
3.1 Hoàn thiện quản lý hoạt động thƣ viện.................................................. 56

3.1.1 Tăng cƣờng đào tạo đội ngũ cán bộ.................................................... 56
3.1.2 Tăng cƣờng bổ sƣng, phát triển cơ sở vật chất ................................... 57
3.2 Hoàn thiện bộ máy quản lý và thực hiện các văn bản quản lý .............. 58
3.2.1 Hoàn thiện bộ máy quản lý và nâng cao năng lực đội ngũ quản lý.... 58
3.2.2 Thực hiện văn bản quản lý tại Thƣ viện ............................................. 59
3.3 Hoàn thiện các quy chế quản lý hoạt động thƣ viện............................. 60
3.3.1 Nâng cao hiệu quả quản lý công tác xây dựng kế hoạch cho hoạt động
thƣ viện ........................................................................................................ 60
3.3.2 Phát triển đa dạng hóa nguồn tài liệu, xây dựng các bộ sƣu tập số, các
sản phẩm thông tin mới ............................................................................... 61
3.3.3 Nâng cao hiệu quả quản lý q trình tự động hóa trong xử lý tài liệu62
3.3.4 Tăng cƣờng quản lý công tác tuyên truyền, quảng bá về thƣ viện, kết
nối ngƣời sử dụng với các dịch vụ và sản phẩm của thƣ viện..................... 62
3.3.5 Tăng cƣờng công tác chỉ đạo và kiểm tra ........................................... 63
3.4 Củng cố thực hiện các quy chế quản lý hoạt động thƣ viện. ................. 65
Tiểu kết ........................................................................................................ 66
KẾT LUẬN .................................................................................................... 68
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 70
PHỤ LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, nhất là công nghệ
thông tin vào cuối thế kỷ XX đầu thế kỷ XXI trên thế giới đã có những tác
động tích cực, trực tiếp đến các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, và đời sống xã hội ở
Việt Nam. Trong quá trình giao lƣu hội nhập với cộng đồng quốc tế, thông tin
tri thức đang trở thành nguồn lực quan trọng có tính chất quyết định đến sự
phát triển của xã hội. Trình độ học vấn của ngƣời dùng tin đƣợc nâng cao, do
đó nhu cầu tin cũng hết sức đa dạng, phong phú và sâu sắc hơn.
Pháp lệnh thƣ viện, ban hành ngày 11/11/2001 đã khẳng định rõ vị trí,

chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của thƣ viện: Thƣ viện là nơi thu thập, lƣu
trữ và tổ chức sử dụng vốn tài liệu trong xã hội. Thƣ viện có chức năng thơng
tin, văn hóa, giáo dục nhằm truyền bá tri thức, thông tin phục vụ nghiên cứu,
cơng tác, học tập và giải trí.
Thƣ viện lớn mạnh thì đất nƣớc mới phồn vinh. Vì vậy, cơng tác quản
lý hoạt động trong thƣ viện là một yếu tố đặc biệt quan trọng không thể chủ
quan. Quản lý có tốt thì thƣ viện mới vững, mới phát triển. Bồi dƣỡng, đổi
mới công tác quản lý hoạt động thƣ viện đặc biệt quan trọng và cấp thiết hiện
nay mà chúng ta cần chú trọng.
1. Lý do chọn đề tài
Trong thời kỳ đổi mới không ngừng hiện nay, thƣ viện cần đƣợc từng
bƣớc hồn thiện hóa để đáp ứng đƣợc nhu cầu tin của ngƣời dùng. Thƣ viện là
một trong những thiết chế văn hóa, giáo dục quan trọng, là nơi lƣu trữ và phổ
biến các giá trị văn hóa thành văn cho ngƣời dân, góp phần tích cực trong q
trình phát triển của xã hội. Mà quản lý ln ln đóng vai trị quan trọng
trong mọi chế độ xã hội và mọi lĩnh vực ngành nghề, quản lý bao trùm lên
toàn bộ hoạt động của xã hội.
Quản lý một cách khoa học, hợp lý sẽ đem lại những lợi ích vô cùng to

1


lớn. Quản lý có nguyên tắc và phƣơng pháp chung nhất song đi sâu vào từng
ngành nghề, từng lĩnh vực chúng có những đặc thù riêng. Chính vì vậy, mọi
ngành nghề, mọi lĩnh vực đều phải nghiên cứu để tìm ra cách thức, phƣơng
pháp quản lý khoa học nhất đối với ngành nghề, lĩnh vực của mình. Có nhiều
yếu tố ảnh hƣởng đến hiệu quả của hoạt động thƣ viện, tuy vậy hoạt động
quản lý là yếu tố quan trọng nhất, bởi một mơ hình cơ cấu tổ chức phù hợp và
phƣơng pháp, cơ chế quản lý khoa học sẽ đem lại những lợi ích vơ cùng to
lớn: tiết kiệm chi phí và thời gian, tiết kiệm sức lao động, giảm thiểu những

hƣ hao vật chất, tăng năng suất lao động và tạo đƣợc hiệu quả cao nhất trong
công việc. Trong những thập niên gần đây diện mạo của thƣ viện đã thay đổi
rõ rệt, bên cạnh loại hình thƣ viện truyền thống đã xuất hiện nhiều loại hình
thƣ viện khác nhau. Việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin và
các công nghệ mới đã làm thay đổi căn bản nhiều qui trình nghiệp vụ, qui
trình xử lý công việc trong hoạt động thƣ viện theo hƣớng tự động hóa. Sự
thay đổi này mang đến nhiều lợi ích cho ngƣời dùng tin và các thƣ viện. Tuy
nhiên, đây cũng là nguyên nhân làm bộc lộ nhiều bất cập trong công tác quản
lý thƣ viện bởi phần lớn các mơ hình quản lý thƣ viện đang áp dụng hiện nay
chỉ phù hợp với mơ hình thƣ viện truyền thống. Điều này đã làm hƣởng rất
lớn đến hiệu quả hoạt động của các thƣ viện tại Việt Nam hiện nay.
Để thực hiện tốt các chức năng của thƣ viện, cần không ngừng nâng
cao hiệu quả quản lý, tổ chức thƣ viện. Cũng nhƣ quản lý các thiết chế văn
hóa khác, quản lý hoạt động thƣ viện đang là một trong những lĩnh vực quản
lý văn hóa hết sức cấp thiết hiện nay đƣợc các nhà quản lý văn hóa, thƣ viện
cũng nhƣ các nhà nghiên cứu thƣ viện học quan tâm. Trƣớc thực tế đó, việc
nghiên cứu cơ sở lý luận, thực tiễn hoạt động quản lý trong các thƣ viện hiện
đại và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động này tại Việt
Nam là một việc làm cấp thiết mang tính chiến lƣợc nhằm nâng cao hiệu quả

2


hoạt động thƣ viện góp phần vào cơng cuộc nâng cao trình độ dân trí, phát
triển kinh tế xã hội, văn hóa và khoa học cơng nghệ phục vụ sự nghiệp cơng
nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc.
Trải qua bao nhiêu năm xây dựng và phát triển, thƣ viện VHLKHVCNVN
đã có những chuyển biến nhất định có thể đáp ứng nhu cầu bạn đọc cũng nhƣ
phát huy tối đa tiềm lực của thƣ viện. Tuy nhiên, hoạt động của Thƣ viện
VHLKHVCNVN hiện nay vẫn còn một số bất cập, chƣa tƣơng xứng với tiềm

năng phát triển của Viện có truyền thống lịch sử, văn hóa lâu đời. Cơng tác
quản lý hoạt động của Thƣ viện còn bộc lộ những hạn chế nhất định cần phải
khắc phục trong thời gian tới. Để khắc phục những hạn chế, khai thác và phát
huy có hiệu quả những nguồn lực của Thƣ viện, một trong những yếu tố quan
trọng mang tính chất quyết định đó là nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý hoạt
động thƣ viện, nhằm tạo điều kiện đáp ứng tối đa nhu cầu đọc của bạn đọc.
Trải qua một số học phần về thông tin thƣ viện và quản lý thƣ viện tại
trƣờng đại học Nội vụ Hà Nội, hơn nữa đề tài “ Quản lý hoạt động thƣ viện tại
viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam” chƣa có đề tài nào nghiên
cứu nên tác giả đã tìm hiểu nghiên cứu để có thể đƣa ra một số giải pháp
nhằm nâng cao sự quản lý hoạt động tại thƣ viện ay.
2. Lịch sử nghiên cứu:
Trên Thế giới đã có nhiều đề tài nghiên cứu về quản lý thƣ viện, ngƣời
ta thấy rằng thƣ viện có tác động tích cực trong nhiều hoạt động khác nhau
của nhân loại. Các chƣơng trình thƣ viện mạnh mẽ giúp tạo cảm hứng cho
ngƣời đọc và ngƣời dùng tin tốt hơn, tạo ra đƣợc động lực học tập nghiên cứu
mạnh mẽ hơn.
- Nghiên cứu về nội dung quản lý thƣ viện:
Theo Krishan Kumar ; Niharika Udani các nội dung quản lý thƣ viện
trong môi trƣờng điện tử gồm: Quản lý nguồn nhân lực; Quản lý tài chính;

3


Quản lý hệ thống tự động hóa thƣ viện; Quản lý các hoạt động nghiệp vụ: Bổ
sung, xử lý thông tin, lƣu thông, quản lý ấn phẩm định kỳ. Hoạt động quản lý
thƣ viện trong kỷ nguyên thông tin cần tập trung vào các nội dung sau: Quản
lý kế hoạch; Quản lý tổ chức; Quản lý Công nghệ thông tin; Quản lý thông
tin; Quản lý tiếp thị thông tin; Quản lý mục tiêu; Quản lý tri thức; Quản lý
toàn diện chất lƣợng; Quản lý chất lƣợng dịch vụ; Quản lý chiến lƣợc; Quản

lý động lực…
- Nghiên cứu về mơ hình cơ cấu tổ chức thƣ viện:
Trên thế giới nghiên cứu về mơ hình cơ cấu tổ chức thƣ viện hiện đại
đã có một số tác giả thực hiện. Tiêu biểu nhƣ: Krishan Kumar ; Robert D.
Stueart; Barbara B ; Cathy Hartman; Martin Halbert; Susan Paz; Lyndon
Pugh; Subal Chandra Biswas. Krishan Kumar, Robert D. Stueart, Barbara B.
Trên cơ sở phân tích những thay đổi về quản lý thƣ viện trong môi trƣờng
điện tử đã nhấn mạnh sự cần thiết phải tái cấu trúc lại cơ cấu tổ chức các thƣ
viện. Cấu trúc tổ chức truyền thống đã khơng cịn phù hợp với và thích ứng
đƣợc với những thách thức, thay đổi trong môi trƣờng mới.
Robert D. Stueart, Barbara B. đã phân tích về ƣu nhƣợc điểm của
nhiều mơ hình cơ cấu tổ chức thƣ viện và trung tâm thông tin. Theo Robert D.
Stueart ngày nay, mơi trƣờng thƣ viện có sự thay đổi nhanh chóng các thƣ
viện và trung tâm thơng tin đang trƣởng thành hơn trong cơ cấu tổ chức, bằng
cách đƣa ra mơ hình tổ chức với những liên kết đa chiều đƣợc gọi là lớp phủ,
hoặc sửa đổi đối với cơ cấu tổ chức phân cấp.
Cathy Hartman, Martin Halbert và Susan Paz trên cơ sở phân tích nhiều
mơ hình cơ cấu tổ chức khác nhau, nhóm nghiên cứu đã đề xuất mơ hình cơ
cấu tổ chức kết hợp giữa chức năng và làm việc nhóm áp dụng cho thƣ viện
Trƣờng Đại học Bắc Texas. Mơ hình này vừa kế thừa đƣợc những ƣu điểm
của mơ hình chức năng đồng thời đáp ứng đƣợc thay đổi trong bối cảnh thay

4


đổi nhanh chóng của thƣ viện.
Lyndon Pugh đƣa quan điểm về quản lý thƣ viện trong thế kỷ 21 trong
đó chú trọng đến mơ hình cơ cấu tổ chức nhằm phát triển tối đa khả năng, sức
sáng tạo của con ngƣời trong hệ thống. Luận điểm mà Lyndon Pugh đƣa ra rất
gần với tƣ tƣởng của M.P. Follet và Abraham Maslow thuộc trƣờng phái quản

lý quan hệ con ngƣời.
Subal Chandra Biswas trong một nghiên cứu đề cập đến những xu
hƣớng quan trọng trong quản lý thƣ viện thế kỷ 21 đã đề cập đến mơ hình cơ
cấu tổ chức thƣ viện. Theo Subal Chandra Biswas các thƣ viện trong những
thập niênđầu thế kỷ 21 hầu hết các thƣ viện vẫn sẽ áp dụng cơ cấu tổ chức
phân cấp nhƣng giao tiếp nhiều hơn giữa các bộ phận trong tổ chức.
Liên quan đến đề tài này tại Việt Nam đã có các tác giả nghiên cứu, các
cơng trình đƣợc tổng quan theo từng phƣơng diện sau
Cơ sở lý luận của quản lý:
- Nguyễn Tiến Hiển (1996), Tổ chức và quản lý công tác thông tin - thƣ
viện, Trƣờng Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội. Nội dung cung cấp những
kiến thức cơ bản về: Đề tài trình bày lý luận và các kỹ năng về công tác tổ
chức, quản lý thƣ viện và cơ quan thông tin; tổ chức lao động khoa học, kế
họach hóa, thống kê họat động thƣ viện - thông tin, công tác báo cáo, kiểm
tra, quản lý tài chính và marketing trong quản lý hoạt động thƣ viện - thông
tin. Tuy nhiên đề tài chƣa nhấn mạnh nhiều đến thực trạng và các giải pháp
nhằm nâng cao chất lƣợng tôt chức và quản lý thông tin thƣ viện.
- Nguyễn Tiến Hiển, Nguyễn Thị Lan Thanh (2002), Quản lý thƣ viện
và trung tâm thông tin, Trƣờng Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội . Đề tài đã
trình bày khá chi tiết nội dung, lý thuyết chung về tổ chức, quản lý và tổ chức
quản lý trong thƣ viện - thông tin. Những vấn đề cụ thể trong quản lý thƣ viện
và trung tâm thông tin nhƣ: tổ chức lao động trong cơ quan thƣ viện - thông

5


tin; cơ cấu tổ chức một số loại hình thƣ viện và cơ quan thông tin ở Việt Nam;
lập kế hoạch và báo cáo công tác thƣ viện - thông tin; công tác thống kê trong
các cơ quan thƣ viện - thông tin; kinh tế thƣ viện - thông tin; công tác đào tạo,
hƣớng dẫn nghiệp vụ và công tác thanh tra thƣ viện - thơng tin. Bên cạnh đó,

đề tài vẫn chƣa khái quát đƣợc hết tình hình quản lý thƣ viện và trung tâm
thông tin để đƣa ra các giải pháp nâng cao hoạt động quản lý hơn.
Về hoạt động thực tiễn của quản lý có đề tài:
- Bùi Loan Thùy, Đào Hoàng Thúy (1998), Tổ chức và quản lý công
tác thông tin thƣ viện, Nxb Tp. Hồ Chí Minh . Nội dung trình bày những vấn
đề chung về công tác tổ chức, quản lý trong các thƣ viện và cơ quan thông tin
nhƣ: tổ chức lao động khoa học trong thƣ viện và cơ quan thông tin; kế hoạch
hóa cơng tác thơng tin thƣ viện; thống kê và báo cáo công tác thông tin thƣ
viện; hoạt động kinh tế, quản lý tài chính và marketing trong cơng tác thông
tin thƣ viện; quản lý trụ sở, thiết bị, nghiệp vụ thƣ viện.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu: Quản lý hoạt động thƣ viện
- Phạm vi nghiên cứu:
Không gian nghiên cứu: Nghiên cứu tại thƣ viện viện Hàn lâm Khoa
học và Công nghệ Việt Nam
Thời gian nghiên cứu: từ năm 2011- 2019
Nội dung nghiên cứu: Đề tài đã nghiên cứu những cơ sở lý luận, thực
trạng quản lý hoạt động của thƣ viện Viện HLKHVCNVN từ đó đƣa ra các
giải pháp nhằm nâng cao quản lý hoạt động tại thƣ viện.
4. Mục đích, nhiệm vụ đề tài:
- Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở lý thuyết và thực tiễn thì mục đích
nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý thƣ viện, hệ
thống hóa và làm phong phú những vấn đề lý luận về quản lý hoạt động thƣ

6


viện, làm rõ sự biến đổi và những yêu cầu đặt ra đối với hoạt động quản lý
thƣ viện tại VHLKHVCNVN.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Nghiên cứu những cơ sở lý luận, nội dung về quản lý hoạt động TV
tại VHLKHVCNVN
+ Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động quản lý thƣ viện tại viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
+ Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động thƣ viện tại
VHLKHVCNVN.
5. Giả thuyết nghiên cứu của đề tài:
Quản lý hoạt động thƣ viện tại VHLKHVCNVN trong những năm qua
tuy đã có nhiều bƣớc tiến nhất định tuy vậy vẫn còn chƣa đƣợc cụ thể, giám
sát chặt chẽ nên trong qua trình quản lý cịn gặp phải nhiều khó khăn. Để
quản lý đƣợc tốt thì cần phải bổ sung và hồn thiện hơn trong việc xây dựng
kế hoạch và thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả nhất.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu:
Để hoàn thành khóa luận, tác giả đã sử dụng một số phƣơng pháp:
+ Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu: Trên cơ sở các tài liệu, cơng trình
nghiên cứu về quản lý thƣ viện của các tác giả đi trƣớc, tác giả luận văn đã
tiếp thu, kế thừa, nghiên cứu, tìm hiểu chi tiết, đầy đủ và hệ thống trên cơ sở
khoa học về quản lý hoạt động của Thƣ viện.
+ Phƣơng pháp thống kê: Tổng hợp dữ liệu, số liệu nhằm phục vụ cho
q trình phân tích, đánh giá.
+ Phƣơng pháp hỏi ý kiến chuyên gia.

7


7. Kết cấu cuả khóa luận:
Ngồi phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục,
khóa luận đƣợc kết cấu thành 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về quản lý hoạt động thƣ viện
Chƣơng 2: Thực trạng quản lý hoạt động thƣ viện tại viện Hàn lâm

Khoa học và Công nghệ Việt Nam
Chƣơng 3: Các giải pháp nâng cao quản lý hoạt động thƣ viện tại Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.

8


CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG THƢ VIỆN
1.1 Các khái niệm liên quan
1.1.1 Thư viện
Thƣ viện là một thiết chế văn hóa quan trọng khơng thể thiếu trong cấu
trúc thống nhất của các thiết chế phục vụ văn hóa, thơng tin cho ngƣời dân.
Thƣ viện đƣợc phân bố đều khắp ở tất cả các vùng của lãnh thổ, địa phƣơng,
đơn vị, trƣờng học, phục vụ rộng rãi tất cả mọi ngƣời, không phân biệt tuổi
tác, dân tộc, tơn giáo, trình độ, giới tính, ngơn ngữ, quốc tịch và địa vị xã
hội… góp phần nâng cao trình độ dân trí, học tập suốt đời và giải trí cho nhân
dân. Trong đó, thƣ viện đƣợc xem nhƣ một trung tâm sinh hoạt văn hóa thơng
tin của cộng đồng dân cƣ. Theo ý nghĩa truyền thống, một thƣ viện là kho sƣu
tập sách, báo và tạp chí. Hiểu theo cách khái quát nhất thƣ viện là nơi tàng trữ
và tổ chức sử dụng tài liệu có tính chất tập thể và xã hội. Trong thời đại mới,
thƣ viện vẫn ln ln đƣợc coi là tịa lâu đài trí tuệ của nhân loại, nơi lƣu giữ
và bảo tồn những giá trị văn hóa của lồi ngƣời, là một bộ phận văn hóa và
mang thêm sắc thái mới - là trung tâm thông tin, là một bộ phận cấu thành
trong hệ thống thông tin tƣ liệu của các nƣớc, là nơi thu thập và thỏa mãn nhu
cầu thông tin cho quảng đại quần chúng. Trên thế giới tồn tại rất nhiều quan
điểm khác nhau về thƣ viện. Tuy nhiên trong các định nghĩa, định nghĩa của
Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên Hiệp Quốc (UNESCO) đƣợc
các nhà thƣ viện học trên thế giới đánh giá là đầy đủ nhất về thƣ viện. Trong
Giáo trình Thƣ viện học đại cƣơng, tác giả Bùi Loan Thùy và Lê Văn Viết đã

nêu rõ định nghĩa Thƣ viện theo tổ chức UNESCO nhƣ sau: “ Thƣ viện,
không phụ thuộc vào tên gọi của nó, là bất cứ bộ sƣu tập có tổ chức nào của
sách, ấn phẩm định kỳ hoặc các tài liệu khác, kể cả đồ hoạ, nghe - nhìn và
nhân viên phục vụ có trách nhiệm tổ chức kho cho bạn đọc sử dụng tài liệu đó

9


nhằm mục đích thơng tin, nghiên cứu khoa học, giáo dục hoặc giải trí.” [ 24,
tr.8]
Điều 1, Pháp lệnh Thƣ viện nêu rõ:
Thƣ viện có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thƣ tịch của dân tộc;
thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác, sử dụng chung vốn tài liệu trong xã
hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập,
nghiên cứu, cơng tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân; góp phần nâng cao
dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dƣỡng nhân tài, phát triển khoa học, công nghệ,
kinh tế, văn hóa phục vụ cơng cuộc cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc.
[28, tr.7-8]
1.1.2 Quản lý
Theo Các Mác: “ Quản lý là một chức năng đặc biệt nảy sinh từ bản
chất xã hội của quá trình lao động ” [ 7,tr.8]. Theo ông: Tất cả mọi hoạt động
trực tiếp hay mọi động cơ chung nào tiến hành trên quy mơ tƣơng đối lớn thì
ít nhiều đều cần đến sự chỉ đạo để điều hoà những hoạt động cá nhân và thực
hiện những chức năng chung phát sinh từ sự vận động của toàn bộ cơ thể sản
xuất khác với những khí quan độc lập của nó. Một ngƣời độc tấu vĩ cầm tự
mình điều khiển lấy mình, cịn một dàn nhạc thì cần có nhạc trƣởng.
F. Angghen cho rằng quản lý là một động thái tất yếu phải có khi nhiều
ngƣời cùng hoạt động chung với nhau khi có sự hiệp tác của một số đơng
ngƣời, khi có hoạt động phối hợp của nhiều ngƣời.
Quản lý là một lĩnh vực nghiên cứu có lịch sử lâu đời trên thế giới, cho

đến nay, đã trở thành lĩnh vực khoa học có hệ thống khái niệm, lý luận phong
phú bao gồm nhiều trƣờng phái, học thuyết. Xuất hiện trong các giai đoạn lịch
sử khác nhau và tiếp cận khái niệm quản lý từ những phƣơng diện khác nhau
vì vậy đã tạo ra nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm quản lý.
Trƣờng phái quản lý cổ điển, tiêu biểu nhƣ: F.W.Taylor; H.Fayol;

10


Max Weber; Luther Gulick và Lyndanll Urwick tiếp cận quản lý nhƣ một
khoa học với phƣơng châm mấu chốt của quản lý là tìm ra phƣơng thức khoa
học nhất để hồn thành cơng việc. Trƣờng phái này cũng tiếp cận quản lý theo
qui trình và các chức năng cơ bản nhƣ: lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối
hợp và kiểm tra.
Trƣờng phái tân cổ điển, tiêu biểu nhƣ: M.P Follet ; H. Simon ; Maslow
tiếp cận quản lý từ phƣơng diện coi trọng con ngƣời và các mối quan hệ của
con ngƣời trong tổ chức. Trƣờng phái quản lý hiện đại, tiêu biểu nhƣ: Harold
Koontz, C. I. Barnarrd, James H. Donneley, William Ouchi, Peter Drucker
tiếp cận quản lý dựa trên việc kế thừa chắt lọc những ƣu điểm của cả hai
trƣờng phái trƣớc đó.
Quản lý đƣợc xem xét vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật.
Trƣờng phái này đề cao lý thuyết quản lý theo qui trình, hệ thống đồng thời
coi trọng yếu tố con ngƣời với các quan hệ trong tổ chức. Một trong những
đóng góp lớn của trƣờng phái này là đƣa ra thuyết quản lý tổng hợp và thích
nghi trong đó xem xét quản lý nhƣ một thể chế có khả năng thích ứng với
những thay đổi của thời đại.
Theo Wickramasinghe quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều
khiển và kiểm soát các hoạt động của tổ chức để phối hợp các nguồn lực con
ngƣời, vật chất và nguồn lực khác nhằm đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức một
cách hiệu quả.

- Theo Đại từ điển tiếng Việt, xuất bản năm 1999, do Nguyễn Nhƣ Ý
chủ biên thì quản lý là: Tổ chức, điều khiển hoạt động của một số đơn vị, một
cơ quan.
- Theo Từ điển bách khoa Việt Nam, xuất bản năm 2003, thì quản lý là:
Chức năng và hoạt động của hệ thống có tổ chức thuộc các giới khác nhau
(sinh học, kỹ 25 thuật, xã hội), bảo đảm gìn giữ một cơ cấu ổn định nhất định,

11


duy trì hoạt động tối ƣu và bảo đảm thực hiện những chƣơng trình và mục
tiêu của hệ thống đó.
- Theo Viện Quản lý và phát triển năng lực tổ chức xem xét từ bản chất,
quản lý thực chất là một hành vi, đã là hành vi thì phải có ngƣời gây ra và
ngƣời chịu tác động. Tiếp theo cần có mục đích của hành vi, đặt ra câu hỏi tại
sao làm nhƣ vậy? Do đó, để hình thành nên hoạt động quản lý trƣớc tiên cần
có chủ thể quản lý: nói rõ ai là ngƣời quản lý? Sau đó cần xác định đối tƣợng
quản lý: quản lý cái gì? Cuối cùng cần xác định mục đích quản lý: quản lý vì
cái gì?
Có đƣợc 3 yếu tố trên nghĩa là có đƣợc điều kiện cơ bản để hình thành
nên hoạt động quản lý. Đồng thời cần chú ý rằng, bất cứ hoạt động quản lý
nào cũng không phải là hoạt động độc lập, nó cần đƣợc tiến hành trong mơi
trƣờng, điều kiện nhất định nào đó. Với những phân tích trên mọi hoạt động
quản lý đều phải do 4 yếu tố cơ bản sau cấu thành:
- Chủ thể quản lý, do ai quản lý?
- Khách thể quản lý, quản lý cái gì?
- Mục đích quản lý, quản lý vì cái gì?
- Mơi trƣờng và điều kiện quản lý trong hồn cảnh nào? Các trƣờng
phái trên có những tiếp cận về các chức năng của quản lý khác nhau, tuy
nhiên đều có sự thống nhất ở những chức năng có bản của của quản lý nhƣ:

Lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra. [26]
Từ những quan điểm trên đây, kế thừa những nhân tố hợp lý của các
tiếp cận và quan niệm về quản lý trong lịch sử tƣ tƣởng quản lý, theo tác giả
bản chất của quản lý và hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác
lao động.
Quản lý là một hoạt động khách quan nảy sinh khi cần có nỗ lực tập thể
để thực hiện mục tiêu chung. Quản lý diễn ra ở mọi tổ chức từ phạm vi nhỏ

12


đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp. Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức,
có định hƣớng của chủ thể quản lý lên đối tƣợng bị quản lý bằng một hệ thống
các luật lệ, các chính sách, các nguyên tắc, các phƣơng pháp và biện pháp cụ
thể nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trƣờng biến đổi.
Quản lý bao giờ cũng mang tính mục đích, tính tổ chức và tính hiệu quả, quản
lý bao gồm các yếu tố sau: Chủ thể quản lý: Là tác nhân tạo ra các tác động
quản lý. Chủ thể luôn là cá nhân hoặc tổ chức. Chủ thể quản lý tác động lên
đối tƣợng quản lý bằng các cơng cụ với những phƣơng pháp thích hợp theo
những nguyên tắc nhất định. Đối tƣợng quản lý tiếp nhận trực tiếp sự tác động
của chủ thể quản lý. Tuỳ theo từng loại đối tƣợng khác nhau mà ngƣời ta chia
thành các dạng quản lý khác nhau. Khách thể quản lý chịu sự tác động hay sự
điều chỉnh của chủ thể quản lý, đó là hành vi của con ngƣời, các quá trình xã
hội.
Mục tiêu của quản lý là cái đích phải đạt tới tại một thời điểm nhất định
do chủ thể quản lý định trƣớc. Đây là căn cứ để chủ thể quản lý thực hiện các
động tác quản lý cũng nhƣ lựa chọn các phƣơng pháp quản lý thích hợp. Quản
lý ra đời chính là nhằm đến hiệu quả nhiều hơn, năng suất cao hơn trong công
việc.
1.1.3 Quản lý hoạt động thư viện

Trong một số tài liệu chun mơn về thƣ viện đã có các định nghĩa về
quản lý thƣ viện nhƣ sau:
- Là sự tác động có chủ đích tới tập thể ngƣời lao động để tổ chức và
phối hợp hoạt động của họ trong quá trình thực hiện các mục đích và nhiệm
vụ đề ra. Quản lý hoạt động thƣ viện dựa trên quyền hạn đƣợc quy định và
cùng với nó là sự tác động tổ chức, điều hành.
- Là hoạt động đƣợc các cán bộ lãnh đạo và tập thể viên chức thực hiện
một cách tự giác và có kế hoạch nhằm đảm bảo cho sự hoạt động và phát triển

13


bình thƣờng của thƣ viện, bao gồm: kế hoạch, tổ chức và kích thích lao động,
quản lý các q trình thƣ viện, thống kê và kiểm tra công việc, công tác cán
bộ (tổ chức cán bộ).
Tổng hợp những định nghĩa nêu trên, tác giả cho rằng quản lý hoạt
động thƣ viện là quản lý 3 lĩnh vực: quản lý con ngƣời, quản lý chuyên môn
và quản lý cơ sở vật chất của thƣ viện. Và vì 3 lĩnh vực này đƣợc quản lý
bằng con ngƣời và thông qua con ngƣời, nên có thể định nghĩa QLTV nhƣ
sau:
Là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý thƣ viện (cá nhân, tập
thể) lên đối tƣợng quản lý (tập thể cơng chức, viên chức của thƣ viện) với
mục đích tổ chức và điều hành hoạt động của họ nhằm đạt đƣợc mục tiêu mà
chủ thể quản lý đề ra.
1.1.2 Các nguyên tắc và phƣơng pháp quản lý
1.1.2.1 Nguyên tắc quản lý
Để thực hiện quản lý hoạt động thƣ viện, thông thƣờng phải tuân thủ
theo các nguyên tắc chung của quản lý, bao gồm các nguyên tắc cơ bản: Đảng
lãnh đạo, Nhà nƣớc quản lý; Tập trung dân chủ; Kiểm tra thƣờng xuyên, kịp
thời.

Đảm bảo cho HĐTTTV có hiệu quả và phát triển:
- Đảm bảo việc xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin, bao gồm
các dạng TL: TL điện tử với sự hỗ trợ của công nghệ phần mềm hiện đại.
- Đào tạo, bồi dƣỡng nhân lực để đáp ứng sự phát triển ko ngừng của
nhu cầu tin và sự gia tăng TT. Nhu cầu tin và sự gia tăng TT ngày càng lớn,
thì địi hỏi khoa học cơng nghệ, nhân lực phải có trình độ xử lý áp dụng
KHCN.
- Tăng cƣờng giao lƣu trao đổi kinh nghiệm giữa các hệ thống trong và
ngoài nƣớc để nhằm tiếp thu kinh nghiệm làm cho các HĐTV ngày càng đổi

14


mới, hội nhập và phát triển.
- Đảm bảo kinh phí, trụ sở trang thiết bị cho HĐTV
Nguyên tắc hài hòa lợi ích của các chủ thể tham gia HĐTV:
Đảm bảo quyền lợi của ngƣời sử dụng TV: quyền đƣợc đọc, truy cập
vào các CSDL, tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời khuyết tật. Bên cạnh đó
khuyến khích ngƣời sử dụng tham gia quy trình quản lý, xây dựng TV thơng
qua hoạt động cơng tác viên, đóng góp về vật chất và ý kiến để xây dựng và
QLTV.
- Đảm bảo quyền lợi đề xây dựng và QLTV:
+ Chế độ:
+ Chính sách, lƣơng bổng, ƣu đãi nghề nghiệp
+ Bồi dƣỡng và nâng cao trình dộ
- Đảm bảo lợi ích sử dụng nguồn liệu thông tin của các TV cùng tham
gia 1 mạng lƣới hệ thống. Thông qua các bản hợp đồng đƣợc ký kết trong 1
mạng lƣới.
Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
- Xây dựng nguồn lực TT trên tinh thần hợp tác và chia sẻ tài nguyên

TT giữa các TV cùng hệ thống nhằm giảm chi phí, mở rộng khả năng sử dụng
TT và TL
- Tăng cƣờng việc chia sẻ TT Quốc tế để mở rộng và phát triển nguồn
lực TT
- Tiêu chuẩn hóa việc xử lý kĩ thuật TV, tránh xử lí dữ liệu chồng chéo
thiếu khoa học gây tốn kém sức ngƣời và chi phí xử lý dữ liệu.
- Tăng cƣờng sử dụng công nghệ để phục vụ nhanh và hiệu quả: Quản
lý ngƣời đọc trong công tác mƣợn, đọc, trả TL để quản lý thời gian mƣợn, trả
sách, tránh để mất mát, giúp ngƣời đọc tra tìm nhanh thơng qua hệ thống tra
tìm tự động

15


Mở rộng hợp tác trong hệ thống
- Giúp cải thiện hoạt động TV, cập nhật CNTT và phƣơng pháp quản lý
- Tiết kiệm thời gian và cải tiến quá trình quản lý thƣ viện.
- Chia sẻ nguồn TT, tiết kiệm chi phí.
Chun mơn hóa
- Làm tăng hiệu quả, độ chính xác và khoa học của các HĐTTTV. Ví
dụ nhƣ hồn thiện quy trình kỹ thuật trong TV ( quá trình biên mục, phân
loại, nhập dữ liệu,…), ứng dụng các tiêu chuẩn: tiêu chuẩn ISBD, MARC21,
DDC, AACR2…, phát huy khả năng của các viên chức TV vào các vị trí
trong các bộ phận của HĐTV sử dụng máy móc và cơng nghệ
- Chun mơn hóa q trình quản lý làm tăng năng suất, hiệu suất
HĐTV và QLTV: cơ cấu tổ chức hợp lý, phân công lao động hợp lý, đúng sở
trƣờng, sd phần mềm quản trị để QLTL và các hoạt động của TV.
1.1.2.2. Phương pháp quản lý
Để quản lý có hiệu quả một tổ chức, cùng với việc tuân thủ đúng các
nguyên tắc quản lý các nhà quản lý cần phải vận dụng sáng tạo và linh hoạt

các phƣơng pháp quản lý.
Phƣơng pháp quản lý là tổng thể cách thức tác động, có hƣớng đích đến
ngƣời lao động và tập thể nhằm đảm bảo phối hợp của họ trong quá trình thực
hiện nhiệm vụ đã đề ra.
Phƣơng pháp quản lý khác nguyên tắc quản lý ở chỗ: nguyên tắc quản
lý là các quy định bắt buộc ngƣời quản lý phải thực hiện, phƣơng pháp quản
lý mềm dẻo và linh hoạt hơn và đƣợc áp dụng tùy từng điều kiện cụ thể của
cơ quan. Các thƣ viện có thể áp dụng các phƣơng pháp quản lý khác nhau để
đạt cùng mục đích nâng cao hiệu quả quản lý. Thơng thƣờng, các thƣ viện sử
dụng ba phƣơng pháp quản lý chủ yếu sau: Phƣơng pháp hành chính,phƣơng
pháp tâm lý giáo dục, phƣơng pháp kinh tế.

16


- Phƣơng pháp hành chính:
Phƣơng pháp hành chính là phƣơng pháp thực hiện sự hƣớng dẫn, chỉ
đạo trực tiếp của cơ quan quản lý cấp trên đối với cấp dƣới, là cách thức tác
động trực tiếp của chủ thể quản lý đến tập thể và cá nhân dƣới quyền bằng các
quyết định dứt khốt mang tính chất bắt buộc, địi hỏi cấp dƣới phải chấp
hành nghiêm chỉnh, nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời, thích đáng. Các quyết
định đƣợc cụ thể hóa dƣới dạng các quy chế, quy định, quyết định, nội quy
của tổ chức. Sự hƣớng dẫn chỉ đạo này có tính pháp lệnh nhƣng vẫn mềm dẻo
hơn ngun tắc.
Đây là phƣơng pháp có vai trị rất lớn trong công tác quản lý nhằm xác
lập trật tự, kỷ cƣơng trong tổ chức; giải quyết các vấn đề đặt ra trong quản lý
một cách nhanh chóng và là khâu nối các phƣơng pháp khác thành một hệ
thống.
Phƣơng pháp tổ chức hành chính hƣớng tác động từ yêu cầu chung của
tổ chức đến mỗi thành viên với các biện pháp: Thiết lập cơ cấu tổ chức với

vai trò, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cho mỗi cấp, mỗi khâu,
mỗi nhóm, mỗi thành viên nhờ đó mà quyền lực đƣợc thơng suốt có hiệu lực
từ trên xuống dƣới; điều chỉnh các hoạt động của tổ chức phải nhịp nhàng,
đồng bộ, nhất quán và đúng hƣớng thông qua các điều luật, nội quy, quy chế,
điều lệ; đánh giá các kết quả quản lý nghiêm túc, chính xác, cơng bằng, tạo cơ
sở cho việc thƣởng phạt nghiêm minh đối với các thành viên trong tổ chức.
Sự chỉ đạo chung, thống nhất cho các thƣ viện là nhƣ vậy, còn mỗi thƣ viện
lại dựa vào điều kiện cụ thể của mình để vận dụng một cách sáng tạo và mang
lại hiệu quả.
- Phƣơng pháp tâm lý giáo dục:
Phƣơng pháp tâm lý giáo dục là các cách thức tác động vào nhận thức
và tình cảm của ngƣời lao động nhằm nâng cao tính tự giác và nhiệt tình của

17