Tiểu luận Môn quản lý dự án nâng cao
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (262.06 KB, 24 trang )
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI
--------------------
TIỂU LUẬN
MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG NÂNG CAO
Giảng viên hướng dẫn: PGS. TS Nguyễn Trọng Hoan
Học viên thực hiện: Trương Văn Hân
MHV: 1582850302093
Lớp: 23QLXD22
Hà Nội, tháng 4 năm 2016
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
TIỂU LUẬN
MÔN QUẢN LÝ DỰ ÁN XD NÂNG CAO
1. TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN
1.1.
Anh (Chị) hãy trình bày sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị (Cơ quan)
mình? Hãy nêu chức năng, nhiệm vụ của bộ phận nơi anh (chị) công tác và cho biết
chức trách, trách nhiệm của bản thân anh chị trong tổ chức? Nêu một số tồn tại về
cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị mà anh chị biết? Đề xuất giải pháp hoàn
thiện cơ cấu tổ chức đó?
1.2.
Hãy trình bày vắn tắt cách xây dựng 3 loại hình kết cấu tổ chức dự án cơ bản:
Chức năng, dự án, ma trận. Hãy cho biết, cách lựa chọn kết cấu tổ chức quản lý dự
án phù hợp cho các dự án có quy mơ khác nhau.
2. QUẢN LÝ CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
2.1. Trình bày nội dung kiểm sốt, khống chế chi phí theo các giai đoạn dự án đầu tư
xây dựng cơng trình?
2.2. Lấy một số ví dụ cụ thể trong thực tiễn mà anh (chị) biết để minh họa công tác
quản lý chi phí trong các giai đoạn của dự án.
HV: Nguyễn Văn Thông - Lớp 23QLXD22
2
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
BÀI LÀM
CÂU 1. TỔ CHỨC QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN
1.1-Anh (Chị) hãy trình bày sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị (Cơ quan) mình?
Hãy nêu chức năng, nhiệm vụ của bộ phận nơi anh (chị) công tác và cho biết chức
trách, trách nhiệm của bản thân anh chị trong tổ chức? Nêu một số tồn tại về cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị mà anh chị biết? Đề xuất giải pháp hồn
thiện cơ cấu tổ chức đó?
TL:
Cơ cấu tổ chức cơ quan: Viện Kỹ thuật cơng trình – Trường Đại học Thủy Lợi.
VIỆN KỸ THUẬT CƠNG TRÌNH
Lãnh đạo Viện
-Viện trưởng
- Các phó Viện trưởng
Trung tâm
Tư vấn thiết kế
và đầu tư xây
dựng cơng trình
Trung tâm
Tư vấn kiểm định
và giám sát chất
lượng cơng trình
Trung tâm
Kỹ thuật thủy
điện và năng
lượng tái tạo
Văn phịng Viện
-Giám đốc
- Phó Giám đốc
-Giám đốc
- Phó Giám đốc
-Giám đốc
- Phó Giám đốc
Cán bộ kỹ thuật
Cán bộ kỹ thuật
Cán bộ kỹ thuật
-Bộ phận Hành
chính tổ chức
- Bộ phận Tài vụ
- Tổ Tư vấn trực
thuộc Viện
+ Hiện tại: em đang công tác tại Trung tâm tư vấn kiểm định và giám sát chất lượng
cơng trình trực thuộc Viện Kỹ thuật cơng trình.
+ Trách nhiệm bản thân: Tư vấn thiết kế, kiểm định và giám sát thi công xây dựng
công trình.
+ Một số kiến nghị:
HV: Nguyễn Văn Thơng - Lớp 23QLXD22
3
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
-Nên thành lập thêm 1 số phòng: như phịng đấu thầu tổng hợp - phụ trách cơng việc
đấu thầu trong xây dựng, phòng Lưu trữ hồ sơ – tổng hợp, tập trung các giấy tờ cá
nhân, hồ sơ, hợp đồng các dự án.
-Trong các trung tâm nên có thêm các trưởng phịng, hoặc các trưởng nhóm chun
trách để quản lý cơng việc hiệu quả nhất.
1.2-
Hãy trình bày vắn tắt cách xây dựng 3 loại hình kết cấu tổ chức dự án cơ bản:
Chức năng, dự án, ma trận. Hãy cho biết, cách lựa chọn kết cấu tổ chức quản lý dự
án phù hợp cho các dự án có quy mơ khác nhau.
Phân tích loại hình của tổ chức dự án
Phần này sẽ phân tích 3 hình thức kết cấu tổ chức dự án cơ bản nhất, khi áp
dụng sẽ căn cứ vào điều kiện cụ thể để tiến hành điều chỉnh và thay đổi để có được
hình thức kết cấu tổ chức phù hợp.
1. Kết cấu tổ chức theo loại hình chức năng
Các bộ phận quản lý trong tổ chức dạng chức năng được thiết kế dựa trên tính
tương tự của nhiệm vụ cơng tác nào đó có cùng tiêu chuẩn như nhau hay khơng, xem
tính chất hoạt động của các nhiệm vụ cơng tác này có tương tự với nhau hay không,
chức năng làm việc cần thiết cho những nhiệm vụ cơng tác đó có giống nhau hay
khơng, việc hồn thành các nhiệm vụ cơng tác này có phát huy vai trị giống với thực
hiện các mục tiêu khác hay không?
Đặc điểm nổi bật nhất của kết cấu tổ chức dạng chức năng chính là sự phân
cấp quản lý khác rõ ràng. Cán bộ quản lý cấp cao, cấp trung và cấp cở sở được
phân bố lần lượt theo cấp độ kết cấu quản lý, đây là một hình thức tổ chức truyền
thống phổ biến. Hình 2.1 là một sơ đồ hệ thống kết cấu tổ chức điển hình dạng
chức năng. Trong kết cấu tổ chức dạng chức năng, mỗi một ban ngành đều có
nghĩa vụ và trách nhiệm khác nhau. Nói một cách khái quát thì các bộ phận trong
một doanh nghiệp chế tạo như bộ phận cơng trình, bộ phận chế tạo, bộ phận thiết
kế, bộ phận thị trường đều được công khai, mỗi một bộ phận chỉ được công khai
mỗi một bộ phận chỉ dựa vào các chức năng đã định để thực hiện chức trách
của mình. Ví dụ như trong một trường đại học, các chức năng mà nó có thể thiết
lập bao gồm bộ phận dạy học, bộ phận tài vụ,…
HV: Nguyễn Văn Thông - Lớp 23QLXD22
4
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
Chức năng đặc biệt có nhiệm vụ sắp xếp một hoạt động đặc biệt nào đó, từ đó
có được hiệu quả đặc biệt tập trung lực lượng của các chuyên ngành khác nhau, ví dụ
như kiến trúc sư, kế tốn nhà thiết kế…, vì được tập trung lại nên khả năng kỹ thuật
chuyên ngành của mỗi một cá nhân cũng được nâng lên rõ rệt điều này có lợi cho
việc giao lưu và học hỏi lẫn nhau, đồng thời có thể giải quyết một cách hiệu quả các
vấn đề khó khăn về dự án trong lĩnh vực chức năng này.
Sử dụng tiêu chuẩn chức năng để thiết kế ban ngành là một loại tư duy lô-gic
tự nhiên nhất, thuận tiện nhất và phù hợp nhất. Việc tiến hành các cơng việc có liên
quan đến dự án của các doanh nghiệp (cơng ty) có kết cấu theo dạng chức năng phần
lớn đều thể hiện trên việc khai thác các sản phẩm mới. Doanh nghiệp sẽ lựa chọn ra
một loạt các thành viên dự án từ các bộ phận như bộ phận bán hàng, bộ phận tài vụ,
bộ phận thiết kế, bộ phận chế tạo và bộ phận thu mua, thành lập nên một nhóm dự án
khai thác sản phẩm mới, đồng thời giao cho một người làm giám đốc dự án, lãnh đạo
nhóm dự án khai thác sản phẩm mới. Những thành viên dự án này phần lớn đều là
kiêm chức, nhưng cũng có một số bộ phận là chuyên trách. Thành viên dự án kiêm
chức có hai chức trách, chức trách thứ nhất khơng có gì tách rời chức vụ làm việc và
cương vị làm việc trước đó, chức trách thứ hai là trách nhiệm quan trọng, đó là phụ
trách khai thác sản phẩm mới. Cũng có lúc điều này khiến cho doanh nghiệp khó
tránh khỏi xung đột, khi cương vị chức năng trước đây và nhóm dự án phát sinh mâu
thuẫn với nhu cầu của một thành viên nào đó sẽ địi hỏi có nhiều sự điều hành hơn,
bởi vì bản thân thành viên nào đó sẽ địi hỏi có nhiều sự điều hành hơn, bởi vì bản
thân thành viên này chịu hai sự lãnh đạo khác nhau, tức là sự quản lý của giám đốc
dự án và sự quản lý của lãnh đạo bộ phận chức năng trước đây, cũng có lúc việc
điều hành này có thể sẽ vượt qua cả quyền hạn của giám đốc dự án.
f. Ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng chức năng
Trong lúc thực hiện dự án, doanh nghiệp lựa chọn kết cấu tổ chức theo dạng chức
năng thường lựa chọn ra một số thành viên từ các bộ phận chức năng khác nhau
để thành lập nên nhóm dự án, cách làm này cũng có một số ưu điểm riêng của nó.
- Là sự ủng hộ lớn về trí lực và kỹ thuật. Mỗi một bộ phận chức năng của kết
cấu này đều tập hợp được những nhân tài chun mơn trên lĩnh vực này, điều này
có lợi cho việc giao lưu và nghiên cứu học hỏi giữa họ, là sự ủng hộ mạnh mẽ về trí
HV: Nguyễn Văn Thông - Lớp 23QLXD22
5
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
lực và kỹ thuật cho việc giải quyết các vấn đề của dự án.
- Tính linh hoạt trong việc sử dụng nhân viên. Nhân tài về chuyên ngành và
kỹ thuật trên một phương tiện nào đó mà nhóm dự án cần có có thể được lựa chọn
từ các ban ngành chức năng tương ứng. Hơn nữa, khi một thành viên nào đó có
xung đột trong nhiệm vụ cơng việc, bộ phận chức năng có thể linh hoạt lựa chọn
thành viên khác để thay thế, như vậy có thể bảo đảm cho dự án được thực hiện liên
tục, không bị gián đoạn. Phương thức điều hành nhân viên linh hoạt này càng thể
hiện được tính ưu việt của nó.
- Ưu điểm của việc phân cơng chun mơn hố. Vì các bộ phận được phân
chia theo chức năng và chuyên ngành nên sẽ có lợi cho các nhân tài chuyên môn ở
các bộ phận chuyên tâm vào việc nghiên cứu và tìm hiểu các kiến thức kỹ thuật
trên lĩnh vực này, có thể tiến hành sáng chế kỹ thuật và cải tiến phương pháp làm
việc một cách hiệu quả, như vậy tất nhiên cũng sẽ đặt cơ sở nền móng vững chắc
cho sáng chế của dự án.
g. Nhược điểm của kết cấu tổ chức dạng chức năng
-Xét về mặt điều hành, vì các thành viên của nhóm dự án được chọn tới từ các
bộ phận chức năng khác nhau nên giám đốc dự án phải nhất trí trong việc điều hành
với lãnh đạo của các bộ phận chức năng, khi hai bên có xung đột về nhu cầu của một
nhân viên nào đó thường sẽ rất khó điều hành.
Xét về mặt tổng thể của tổ chức dự án, vì sự cấu tạo của các thành viên trong nhóm
dự án có tính bất ổn và tính ứng biến nhất định nên điều này lại gây ra những khó
khăn nhất định nên điều này lại gây ra những khó khăn nhất định cho công tác quản
lý của tổ chức. Hơn nữa, các thành viên của nhóm dự án vẫn cịn thuộc về các bộ
phận cũ, chưa chắc đã có thể có sự nhất trí cao độ với mục tiêu của tổ chức dự án,
như vậy chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của dự án.
- Xét về mặt chức trách, vì các thành viên của nhóm dự án thuộc về hai bộ
phận nên không ai muốn tự nguyện và chủ động gánh vác trách nhiệm và đương
đầu với mạo hiểm, hơn nữa, các thành viên trong nhóm dự án lại có tính lưu động
nhất định nên trách nhiệm của họ cũng khó mà xác định rõ ràng, điều này tất nhiên
sẽ khiến cho công tác quản lý rơi vào trạng thái hỗn loạn.
HV: Nguyễn Văn Thông - Lớp 23QLXD22
6
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
•B• • • • •B•Q••B
• •
ộ
ộ
• • • •ộB• • •B•u• •B •
• • • • •ộ• •ộ•ả•p• ộ•
p p
nh
ậ p
h h p
p
ậ ậ h ln h
h
n n ậ ýtà ậ
ậ i
Hình 2.1: Sơ đồ kết cấu tổ chức
chức năng
n ntheo dạng
n
v
t n
cụ
2. Kết cấu tổ chức dạng dự án
u g t
c
y u h cấ ô
u p dự án để tiến hành các hình
ê dựa
ồ i vào
Trong các doanh nghiệp có quy mơ lớn,
n
n n n
g
thức phân nhóm cho hoạt động của doanh nghiệp làế một
g c việc làm ngày càng thể hiện
t
a
t n
t
rõ được tầm quan trọng của nó. Từ kết cấu tổ chức
theo dạng
chức năng đến kết cấu
r h ứo
k
r
u âbiến.n
tổ chức theo dạng dự án là cả một q trình diễn
ế
ì
y n gc
n
ề hoặc ủcơng ty cũng như sự tăng lên
Cùng với sự lớn mạnh của doanh nghiệp
h
n l
a
của dự án hoặc sản phẩm, bất cứ một ban ngànhự chức năng nào cũng đều cảm thấy
c c
C khi đó phạm vi quản lý lại
rằng cơng việc quản lý ngày càng trở nên phứcô tạp,
trong
ô
bị hạn chế việc phát triển năng lực của cán bộn quản lýn cấp dưới, thơng qua việc tìm
g
g tác quản lý, cuối cùng việc
hiểu từ các nhà quản lý học và những người làm công
c
phân loại cho dự án (hoặc sản phẩm) của côngộ ty cũngt đã cải tổ được kết cấu tổ chức
y
n
của doanh nghiệp. Hình 2.2 là một sơ đồ điển hình
cho kết cấu tổ chức dạng dự án.
g
Kết cấu tổ chức dạng dự án được sáng lập đầu tiên bởi một phịng sự nghiệp
của một cơng ty ơ tơ thơng dụng nước Mỹ vào những năm 20 của thế kỷ XX, họ đã
thiết lập nên nhiều bộ phận sự nghiệp dưới sự lãnh đạo của tổng công ty, mỗi bộ
phận sự nghiệp đều có sản phẩm hoặc thị trường độc lập của riêng mình và thực hiện
HV: Nguyễn Văn Thơng - Lớp 23QLXD22
7
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
hạch toán độc lập. Mỗi bộ phận sự nghiệp lại có tính tự chủ và tính độc lập về mặt
quản lý kinh doanh, tức là mỗi bộ phận sự nghiệp đều dựa vào nhu cầu của bản thân
để lập ra các bộ phận chức năng, ví dụ như bộ phận sản xuất, bộ phận bán hang, bộ
phận nhân sự, bộ phận tài vụ…
Đặc điểm nổi bật nhất của hình thức kết cấu tổ chức này chính là “ tập trung
quyết sách, phân tán kinh doanh”, tức là Tổng công ty khống chế quyết sách quan
trọng và mục tiêu chiến lược của tồn bộ cơng ty, chi nhánh công ty và các bộ phận
sự nghiệp kinh doanh độc lập, đây là một kiểu cải cách từ chế độ tập tập quyền sang
chế độ phân quyền trên phương thức lãnh đạo tổ chức.
Trong kết cấu tổ chức dạng dự án, đối với mỗi dự án, ví dụ như dự án A, giám
đốc dự án và các bộ phận chức năng cần thiết sẽ tự tiến hành việc khai thác dự án,
hạch toán độc lập, cơ chế vận hành của nó khơng khác gì so với Tổng cơng ty và các
chi nhánh công ty. Sự khác nhau lớn nhất giữa kết cấu tổ chức dạng dự án và kết cấu
tổ chức dạng chức năng chính là ở chỗ, kết cấu tổ chức dạng dự án có tổ chức và đội
ngũ dự án độc lập, hồn chỉnh của riêng mình, giám đốc dự án có quyền khống chế
hồn tồn đối với đội ngũ dự án, trong khi đó kết cấu tổ chức dạng chức năng lại có
xu thế lỏng lẻo, nhân viên có tính lưu động nhất định, các thành viên trong đội ngũ
dự án thuộc vào hai bộ phận
khác nhau nên giám đốc dự án thường khó khống chế
được họ. Kiểu kết cấu tổ chức dạng dự án này thường thấy ở một số cơng ty có quy
mơ lớn với nhiều dự án.
Q
uT
B B ảB
rB
ộ ộ nợộ ộ
Bộ
Bộ
Bộ
Bộ
phận
phận
phận
phận
HV:
Lớp 23QLXD22
thịNguyễn Văn
tài Thơng -nhân
sản
trường
vụ
sự
xuất
Bộ
phận
thiết
kế
•
•
•
•
•
•
p( ( p (ll p( p
D
DD
h D
hh
G hGýýG
G
ậi •ựi ậ ựi ậựi ậ
ự
ná •á n ácTnán
m •m mấổm
át á nápntá t
hđ đ hđgàđư
8
c c n cag c v
t
oi v ấ
A
Bs Cá ụDn
r
d d dHoan
d Trọng
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn
ư
ự
ự ựựcmự
ờ
ủ
Hình 2.2: Sơ đồ kết cấu tổ chức dạng dự án
n
a
gá á á á
Kết cấu tổ chức dạng dự án cũng có ưu, nhược điểm riêng của nó:
n n nc n
) ) )ơ )
n
a. Ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng dự án
g
- Xét từ kết cấu tổ chức dự án, ưu điểm của nó là có giám đốc dự án riêng
t
y
biệt, có đội ngũ dự án ổn định, có các ban ngành chức năng phân rõ chức
trách.
Những điều này đều thể hiện rằng, tổ chức dự án trong kết cấu tổ chức dạng dự án có
tính nghiêm túc cao hơn so với tổ chức dự án trong kết cấu tổ chức dạng chức năng.
- Xét từ góc độ quản lý, các cấp quản lý của tổ chức dự án trong kết cấu tổ
chức dạng dự án từ giám đốc dự án, chủ quản các ban ngành chức năng đến cán bộ
quản lý cấp cơ sở và nhân viên thi hành đều được phân cấp rõ ràng, có trách nhiệm
và quyền hạn rõ ràng, điều này có lợi cho q trình vận hành trong cơng tác quản
lý của tổ chức.
- Xét từ mục tiêu của tổ chức dự án, mỗi một tổ chức dự án đều là một chi
nhánh đơn vị hạch toán độc lập, nó khơng khác gì các chi nhánh cơng ty trong một
tập đoàn doanh nghiệp lớn, các thành viên trong đội ngũ dự án có tính ổn định cao,
điều này có lợi cho việc thống nhất điều hành và chỉ huy, phát huy được tinh thần
tập thể, từ đó thực hiện được mục tiêu của tổ chức dự án.
- Xét từ mặt trách nhiệm và quyền hạn, vì các thành viên trong đội ngũ dự án
đã khơng cịn thuộc về hai bộ phận khác nhau như trong kết cấu tổ chức dạng chức
năng, mỗi thành viên dự án đều có trách nhiệm và quyền hạn rõ rang của riêng
mình, điều này cũng có lợi cho việc chỉ huy và quản lý.
b. Nhược điểm của kết cấu tổ chức dạng dự án
Tuy có rất nhiều ưu điểm nhưng kết cấu tổ chức dạng dự án cũng vẫn tồn tại
một số nhược điểm rõ nét như sau:
- Xét về mặt bố trí cơ cấu, mỗi một tổ chức dự án tương đối độc lập đều thiết
lập ra bộ phận chức năng của riêng mình (xem Hình 2.2). Như vậy, một cơ cấu
chức năng khơng chỉ có trong kết cấu tổ chức chung mà cịn có trong cả mỗi một tổ
chức dự án, ví dụ như bộ phận tài vụ, bộ phận nhân sự v.v…Điều này sẽ dẫn đến
sự trùng lặp trong lúc bố trí nhân viên, cơ sở hạ tầng, kỹ thuật và thiết bị…
HV: Nguyễn Văn Thông - Lớp 23QLXD22
9
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
Xét về mặt lợi dụng nguồn lực, do có sự trùng lặp trong bố trí cơ cấu và các bộ phận
chức năng nên sự phối hợp giữa các nhân viên tất nhiên cũng sẽ có sự trùng lặp. Hơn
nữa, mỗi một tổ chức dự án đều là một tổ chức nhỏ tương đối độc lập, cho dù một
tổ chức dự án nào đó rất cần nhân tài và chuyên gia của một tổ chức khác đang
nhàn rỗi cũng khó có thể điều động sang tổ chức kia. Các nguồn lực khác như thiết
bị, máy móc cũng tương tự như vậy. Vì thế mà sự bố trí nguồn lực của kết cấu tổ
chức dạng này có hiệu quả rất thấp.
- Xét về mặt quan hệ giữa các tổ chức, trước tiên, các dự án nhỏ có thể
khơng thống nhất với tổng công ty trên các phương diện như mục tiêu tổ chức, phát
triển chiến lược; tiếp đó, giữa các tổ chức dự án nhỏ cũng thường khó có thể có sự
điều hịa, điều này sẽ gây trở ngại cho việc thống nhất chỉ huy và phát triển chiến
lược của tổng công ty.
- Xét về mặt sáng tạo kỹ thuật và sáng tạo dự án, khả năng sáng tạo của kết
cấu tổ chức dạng dự án có thể sẽ thấp hơn khả năng sáng tạo của kết cấu tổ chức
dạng chức năng trong cùng một điều kiện, bởi vì xét về mặt nguồn lực tổng thể của
công ty, nguồn lực sẽ được phân tán đến các tổ chức nhỏ của dự án khác nhau.
3. Kết cấu tổ chức dạng ma trận
Thông qua sự phận tích về kết cấu tổ chức dạng chức năng và kết cấu tổ chức
dạng dự án, chúng ta dễ phát hiện ra rằng, hai hình thức kết cấu tổ chức này cho dù
có rất nhiều ưu điểm nhưng cũng có những thiếu sót rõ rệt, nguyên nhân chính của
những thiếu sót này là ở chỗ thiết kế của mỗi kiểu kết cấu tổ chức chỉ sử dụng một
tiêu chuẩn suy nhất để tiến hành phân chia bộ phận và lập ra bộ phận, cơ cấu. Như
vậy có thể tìm được phương pháp phân chia hay khơng và kết cấu tổ chức kiểu này
có thể vừa kết hợp chúng lại một cách hiệu quả, vừa khắc phục được thiếu sót của
chúng hay khơng?
Kết cấu tổ chức dạng ma trận chính là một loại hình thức tổ chức được tạo ra
để kết hợp giữa bộ phận được phân chia theo chức năng với bộ phận được phân chia
theo dự án trong cùng một cơ cấu tổ chức. Hình thức tổ chức này vừa có thể phát huy
ở mức lớn nhất ưu thế của hai loại hình thức tổ chức, vừa tránh được những thiếu sót
của chúng trên một mức độ nhất định. Hình 2.3 chính là sơ đồ hệ thống điển hình cho
kết cấu tổ chức dạng ma trận.
HV: Nguyễn Văn Thông - Lớp 23QLXD22
10
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
Kiểu sơ đồ kết cấu tổ chức được phân chia theo hai tiêu chuẩn chức năng và
dự án thể hiện rõ bằng “ma trận”, vì thế được gọi là kết cấu tổ chức dạng ma trận.
Thực ra, trong kết cấu tổ chức thực tế lại không tồn tại cái gọi là ma trận theo nghĩa
đen. Khi công ty tiếp nhận một dự án mới, ví dụ như dự án A trong sơ đồ, giám đốc
dự án sẽ lựa chọn ra một người cấp dưới thuộc bộ phận của tổng giám đốc sự án để
giao làm giám đốc dự án A, giám đốc dự án A sẽ dựa vào nhu cầu của dự án, cùng
các bộ phận chức năng khác thảo luận để lần lượt lựa chọn ra các nhân viên A 1, A2,
A3, A4, A5 …An cùng cấu thành nên đội ngũ dự án A. Tất nhiên là thành viên của
đội ngũ dự án được lựa chọn không phải là cố định không đổi mà dựa vào nhu cầu
của bộ phận chức năng hoặc của dự án, nhân viên sẽ đồng thời có tính lưu động nhất
định. Sau khi dự án A đã được hoàn thành, các thành viên của đội ngũ dự án sẽ lần
lượt trở về bộ phận chức năng cũ của mình hoặc tiếp tục thực hiện nhiệm vụ trong dự
án B, dự án C, trong khi đó, giám đốc dự án A cũng trở về với bộ phận giám đốc dự
án A cũng trở về với bộ phận giám đốc dự án cũ, đội ngũ dự án A sẽ tự nhiên mất đi.
T
BB
B
ổộộBB
ộ
ộ
nộB
ộ
gppp
Dự án B
GĐ dự án
B
Dự án C
GĐ dự án
phhph
h
gậậhậhh
ậnnậnậ
innậ
átntnn
ct
h
àhư
m
T
ơh4
u
5
6
2
ịG
iâ 3
ni 1
đ
nv
Đ
ốtgvếấ
cdrụstn
t
ứ
ự
ưự
(ờnrk
ìế
g
áT
n
n
n
G
g
h
T
Đ
G
)
Đ
c
ơd
ự
n
g
á
n
t
HV: Nguyễn Văn Thông - Lớp 23QLXD22
AA D
1 4ự
-AAá
2 5n
-AA
A
3 6
G
Đ
d
ự
á
n
y
A
11
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
Hình 2.3: Sơ đồ kết cấu tổ chức dự án dạng ma trận
Trong kiểu kết cấu tổ chức này, mỗi một thành viên trong đội ngũ dự án có thể
phải đồng thời chịu sự lãnh đạo của hai cấp hoặc sự lãnh đạo trùng lặp, nghĩa là
không những làm việc dưới sự chỉ huy của lãnh đạo bộ phận chức năng mà còn dưới
sự chỉ huy và lãnh đạo của một hoặc nhiều giám đốc dự án (bởi vì một thành viên
của bộ phận chức năng có thể sẽ bị cử đến thực hiện nhiệm vụ của hai hoặc ba dự án
trở lên). Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải xác định rõ thành viên của
đội ngũ dự án sẽ báo cáo kết quả cho ai. Những vấn đề có lien quan đến nhóm dự án
trước tiên sẽ phải trực tiếp báo cáo cho giám đốc dự án, cịn về những cơng việc của
ban ngành chức năng thì lại phải trực tiếp báo cáo cho lãnh đạo của các bộ phận chức
năng. Vì vậy, để giám đốc dự án và lãnh đạo chức năng không tùy ý can thiệp vào
công việc của người khác, không chỉ huy một cách mù quáng, xác định rõ được chức
trách của bản than là điều vô cùng quan trọng, tất nhiên là cũng không loại trừ trường
hợp giữa hai bộ phận này có sự kết nối và giao lưu hiệu quả.
a. Ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng ma trận
•
Có kết cấu tổ chức dạng chức năng
Trong kết cấu tổ chức dạng chức năng được để cập đến ở phần trên, chúng tôi
đã phân tích về ưu điểm của kiểu kết cấu này, đó là có sự ủng hộ lớn về trí lực và kỹ
thuật, việc sử dụng nhân viên cũng tương đối linh hoạt, có sự phân cơng chun mơn
hố do tổ chức ma trận kết hợp được với đặc trưng của kết cấu tổ chức dạng chức
năng nên nó cũng có được ưu thế trên những phương diện này. Tổng hợp những ưu
điểm này sẽ thấy kết cấu tổ chức dạng ma trận có ưu thế về mặt phân bố nguồn lực.
Nhân viên của một bộ phận chức năng nào đó khơng những có thể nhậm chức trong
dự án A, dự án B mà cịn có thể phục vụ cho rất nhiều dự án trong cùng một khoảng
thời gian; cũng với cách lý giải như vậy, các nguồn lực khác của tổng cơng ty như
máy móc, thiết bị, cơng cụ cũng có thể điều phối trong bất cứ dự án nào, như vậy sẽ
đảm bảo cho các nguồn lực được tận dụng triệt để.
•
Có ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng dự án
HV: Nguyễn Văn Thông - Lớp 23QLXD22
12
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
Trong lúc phân tích ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng dự án, chúng tôi chủ
yếu phân tích trên 4 phương diện và kết cấu tổ chức dạng ma trận cũng kết hợp được
với ưu thế trên 4 phương diện này. Tổng kết lại, kết cấu tổ chức dạng ma trận có
được một số ưu điểm của kết cấu tổ chức dạng dự án như kết cấu tổ chức chặt chẽ,
phân cấp quản lý rõ rang. Sau khi đội ngũ dự án được xây dựng, dưới sự dẫn dắt của
giám đốc dự án đã hình thành nên một tổ chức mang tính tổng thể để thực hiện mục
tiêu đã định. Do có sự phân định giới hạn về quyền lực và chức trách của giám đốc
dự án, lãnh đạo bộ phận chức năng và thành viên của đội ngũ dự án mà các cấp quản
lý đã được phân chia khá rõ rang, điều này có lợi cho tổ chức vận hành công việc
một cách hiệu quả.
b. Nhược điểm của kết cấu tổ chức dạng ma trận
Tuy kết cấu tổ chức dạng ma trận đã kết hợp một cách hiệu quả với ưu điểm
của kết cấu tổ chức dạng chức năng và kết cấu tổ chức dạng dự án nhưng bản thân nó
cũng có những nhược điểm hết sức rõ rệt.
• Vấn đề cân đối quyền lực và lực lượng giữa giám đốc dự án với lãnh đạo bộ
phận chức năng
Nếu quyền lực và lực lượng giữa giám đốc dự án với lãnh đạo bộ phận chức
năng không cân đối và sức ảnh hưởng của họ đối với các thành viên cũng không
giống nhau sẽ đều gây ra vấn đề phức tạp cho kết cấu tổ chức dạng ma trận. Giả dụ,
lãnh đạo bộ phận chức năng có quyền lực quá lớn sẽ có thể phát sinh hiện tượng
không coi trọng công việc của dự án. Điều này tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến tốc độ
thực thi và chất lượng sau cùng của dự án; còn khi giám đốc dự án có quyền lực quá
lớn sẽ dẫn đến hiện tượng tuỳ tiện chỉ huy lãnh đạo bộ phận chức năng phục vụ cho
mình, như vậy sẽ ảnh hưởng đến cơng việc của bộ phận chức năng.
•
Vấn đề về “căn bệnh tập thể”
Nghĩa là có quá nhiều cuộc hội họp và quyết sách tập thể. Vì kiểu kết cấu tổ
chức này cũng tương đối phức tạp nên khi xuất hiện một số vấn đề nào đó trong cơng
tác quản lý dự án, cho dù là vấn đề lớn hay vấn đề nhỏ đều cần phải triệu tập rất
nhiều lãnh đạo và nhân viên có liên quan để tiến hành nghiên cứu và tiến hành
quyết sách, cho dù có lúc chưa chắc trong số đơng nhân viên đó ai cũng nắm chắc
HV: Nguyễn Văn Thông - Lớp 23QLXD22
13
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
được vấn đề, như vậy vừa lãng phí thời gian, vừa lãng phí sức lực.
•
Vấn đề kết nối và điều hành giữa tổ chức dự án và bộ phận chức năng Vấn đề
này trước tiên được biểu hiện ở việc phân bố nguồn lực. Vì một bộ
phận chức năng phải đồng thời phục vụ cho nhiều dự án, hơn nữa bộ phận chức
năng cịn phải hồn thành nhiệm vụ trong phạm vi bộ phận chức năng của bản thân
nên khi có sự xung đột về mặt phân bố nguồn lực (tức nhân, tài, vật lực) cần phải có
sự kết nối và điều hành tốt, trong khi đây là điều rất khó thực hiện.
Vấn đề này cịn được biểu hiện ở việc điều hành các mối quan hệ xã giao. Sự
giao thoa giữa chức năng quản lý của giám đốc dự án và lãnh đạo chức năng, sự
trùng lặp vị trí của thành viên trong đội ngũ dự án cũng như sức ảnh hưởng và khống
chế khác nhau của các cấp lãnh đạo khác nhau đối với thành viên của đội ngũ dự án
đã khiến cho mối quan hệ xã giao trở nên vô cùng phức tạp, điều này cũng địi hỏi
phải có sự kết nối và điều hành rất tốt mới có thể xử lý được.
• Vấn đề xác định giới hạn về quyền lực và chức năng
Xét về mặt lý luận, giám đốc dự án phải phụ trách những cơng việc có liên
quan đến quản lý dự án, còn lãnh đạo chức năng lại phải phụ trách những cơng việc
trong phạm vi có liên quan đến chức năng, những kiểu quản lý giao thoa như kết cấu
tổ chức dạng ma trận lại thường khiến cho quyền lực và trách nhiệm của các bộ
phận trở nên không rõ ràng, thành viên của đội ngũ dự án vẫn không biết phải báo
cáo với ai khi làm một công việc nào đó. Khi dự án thành cơng thì mọi người cùng
hưởng lợi, nhưng khi dự án thất bại thì lại đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
LỰA CHỌN KẾT CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN
Chúng ta đã nghiên cứu 3 hình thức tổ chức chính của dự án, đó là dạng chức
năng, dạng dự án và dạng ma trận, mỗi một hình thức đều có ưu, nhược điểm riêng
của nó. Thực ra, 3 loại hình tổ chức này cũng có mối liên hệ nội tại, kết cấu dạng ma
trận là ranh giới giữa kết cấu dạng chức năng và kết cấu dạng dự án (xem Hình 2.4).
Cùng với sự tăng dần tỷ lệ của số lượng nhân viên làm việc trong một kết cấu tổ
chức nào đó trong đội ngũ dự án, đặc điểm của kết cấu tổ chức dạng này cũng có xu
thế ngày càng rõ ràng; ngược lại, nếu tỷ lệ này giảm đi thì đặc điểm này lại có xu thế
mờ nhạt dần.
HV: Nguyễn Văn Thơng - Lớp 23QLXD22
14
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
Kết cấu dạng chức năng
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
Kết cấu dạng ma trận
Đặc điểm dạng chức năng tăng lên
Kết cấu dạng dự án
Đặc điểm dạng dự án tăng lên
Hình 2.4: Sự biến đổi của kết cấu tổ chức
Ba kiểu kết cấu tổ chức trên đây đều có ưu, nhược điểm riêng của nó (Nêu
trong Bảng 2.1), vậy mỗi một doanh nghiệp hoặc công ty cụ thể phải làm thế nào để
lựa chọn cho hình thức tổ chức của riêng mình? Đây rõ ràng là một vấn đề hết không
dễ dàng. Lựa chọn hình thức tổ chức cho dự án tức là phải giải quyết mối quan hệ
giữa dự án với tổng cơng ty, thơng qua việc lựa chọn hình thức tổ chức dự án để tiến
hành quản lý dự án với một phương thức có hiệu quả hơn.
Bảng 2.1: So sánh 3 hình thức kết cấu tổ chức
Kết cấu
Ưu điểm
Nhược điểm
Kết
- Không bị hoạt động trùng lặp
- Phạm vi hoạt động hẹp
cấu
- Chức năng rõ ràng
- Phản ứng chậm
chức
năng
Kết
cấu
dự án
Kết
cấu
ma
trận
-Thiếu chú trọng tới khách
- Có thể giám sát và chi phối
nguồn lực
- Chịu trách nhiệm trước khách
- Chi
hàngphí cao
- Thiếu sự trao đổi về thông tin
và kiến thức giữa các dự án
- Có
thể chi phối nguồn lực
hàng
- Quan hệ báo cáo hai cấp
- Chuyên gia có thể tham gia
- Cần có sự bình đẳng về quyền
vào tất cả các dự án
lực
- Tạo điều kiện giao lưu, học hỏi
về kiến thức
- Có sự phối hợp tốt giữa các
bộ phận
Trong thực tiễn cụ thể khơng có một cơng thức cố định nào cho việc lựa chọn
hình thức tổ chức mà chỉ có thể thông qua nghiên cứu kỹ lưỡng của một số yếu tố
như đặc điểm của các loại kết cấu tổ chức, đặc điểm của doanh nghiệp, đặc điểm của
dự án và hoàn cảnh mà dự án đang tồn tại để từ đó đưa ra sự lựa chọn phù hợp. Vì
vậy, chúng ta cần phải tìm hiểu xem nhân tố nào ràng buộc sự lựa chọn tổ chức dự
HV: Nguyễn Văn Thông - Lớp 23QLXD22
15
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
án trong thực tế. Bảng 2.2, liệt kê mối quan hệ giữa một số nhân tố với hình thức tổ
chức.
Nói chung, kết cấu tổ chức dạng chức năng khá thích hợp với các dự án quy
mô nhỏ và chú trọng kỹ thuật mà không thích hợp với các dự án có sự biến đổi tương
đối lớn về môi trường dự án. Nguyên nhân là do sự biến đổi mơi trường địi hỏi phải
có sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng, trong khi đó sự tồn tại của bản
thân bộ phận chức năng và sự xác định giới hạn của quyền lực và chức trách lại là
một trở ngại mà sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận không thể vượt qua. Khi
trong một công ty bao gồm rất nhiều dự án hoặc quy mô dự án tương đối lớn, kỹ
thuật phức tạp thì nên lựa chọn kết cấu tổ chức dạng dự án. So với kết cấu dự án dạng
chức năng, khi phải đối mặt với hoàn cảnh bất ổn, kết cấu tổ chức dạng dự án đã thể
hiện được lợi thế tiềm năng của nó và điều này có được từ tính tổng thể của đội ngũ
dự án và sự hợp tác chặt chẽ giữa các nhân tài. So với hai kiểu kết cấu tổ chức trên,
hình thức tổ chức dạng ma trận rõ ràng đã thể hiện được tính ưu việt rất lớn của nó
trong việc tận dụng triệt để nguồn lực của doanh nghiệp. Vì dung hồ được ưu điểm
của hai loại kết cấu trên nên hình thức tổ chức này đã thể hiện được ưu thế khác rõ
nét khi tiến hành quản lý dự án có quy mơ cực lớn và có kỹ thuật phức tạp.
Bảng 2.2: Các nhân tố mấu chốt ảnh hưởng đến việc lựa chọn tổ chức
Kết cấu tổ chức
Dạng
Dạng
Dạng
chức năng
ma trận
dự án
Thấp
Cao
Cao
Kỹ thuật sử dụng
Tiêu chuẩn
Phức tạp
Mới
Mức độ phức tạp
Thấp
Trung bình
Cao
Thời gian duy trì
Ngắn
Trung bình
Dài
Quy mơ
Nhỏ
Trung bình
Lớn
Tầm quan trọng
Thấp
Trung bình
Cao
Trung bình
Duy
Trung bình
nhất
Mạnh
Nhân tố ảnh hưởng
Tính thay đổi
Phong phú
Loại hình khách hàng
Tính phối hợp trong tổ chức
HV: Nguyễn Văn Thông - Lớp 23QLXD22
đa dạng
Yếu
16
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
Tính phối hợp với các bộ phận
bên ngồi tổ chức
Tính hạn chế về mặt thời gian
Mạnh
Yếu
Trung bình
Trung bình
Yếu
Mạnh
CÂU 2. QUẢN LÝ CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
2.1 Nội dung kiểm soát, khống chế chi phí theo các giai đoạn dự án đầu tư xây dựng
cơng trình.
Khái niệm:
Kiểm sốt và khống chế chi phí (gọi tắt là kiểm soát chi phí) được hiểu là việc
điều khiển sự hình thành chi phí, giá xây dựng cơng trình sao cho khơng phá vỡ hạn
mức chi phí đã được xác định trong từng giai đoạn đầu tư xây dựng. Đây là việc làm
thường xuyên, liên tục nhằm điều chỉnh những phát sinh trong suốt quá trình quản lý
dự án, bảo đảm cho dự án đạt được hiệu quả tài chính và hiệu quả kinh tế - xã hội đã
được xác định.
Mục tiêu của kiểm sốt chi phí
Với đặc thù của sản phẩm và sản xuất xây dựng nên ở giai đoạn đầu khi hình
thành ý tưởng dự án, chỉ có thể ước tốn hay khái tốn mức chi phí. Phù hợp với
từng bước thiết kế, từ thiết kế cơ sở đến thiết kế kỹ thuật và thiết kế bản vẽ thi cơng,
mục tiêu kiểm sốt và khống chế chi phí sẽ dần được sáng tỏ và được chính xác hóa
dần. Các bước trên có thể khái quát như sau:
Ước toán chi phí - khái toán chi phí (tổng mức đầu tư) - dự toán chi phí (tổng dự
toán, dự tốn xây dựng cơng trình) - kết tốn chi phí (quyết tốn vốn đầu tư).
Kiểm sốt chi phí xây dựng ở giai đoạn quyết sách đầu tư
- Những vấn đề kinh tế - kỹ thuật của dự án đầu tư xây dựng cơng trình được giải
quyết ở giai đoạn quyết sách đầu tư có ảnh hưởng mang tính quyết định đối với chi
phí xây dựng và hiệu quả tài chính, hiệu quả kinh tế - xã hội của dự án.
- Vai trò của tổ chức tư vấn quản lý chi phí xây dựng là đặc biệt quan trọng. Những
nội dung chủ yếu mà tổ chức tư vấn quản lý chi phí xây dựng cần tham mưu cho
chủ đầu tư là:
+ Lập dự án đầu tư xây dựng cơng trình
HV: Nguyễn Văn Thông - Lớp 23QLXD22
17
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
+ Lựa chọn phương án đầu tư hợp lý về kinh tế
+ Đánh giá hiệu quả đầu tư của dự án
+ Ước toán mức đầu tư của dự án
+ Lựa chọn phương án tài chính của dự án: nguồn vốn, lãi suất, phương thức vay,
thanh toán
+ Đánh giá rủi ro của dự án
Kiểm sốt chi phí thơng qua việc phân tích ảnh hưởng của thiết kế đến chi
phí
Khống chế chi phí trong mối quan hệ với thiết kế là việc phân tích, đánh giá
những nhân tố của thiết kế ảnh hưởng đến chi phí đầu tư xây dựng cơng trình. Những
nhân tố này bao gồm:
- Thiết kế cơ sở tổng mặt bằng xây dựng cơng trình liên quan đến sử dụng đất
đai, chiều dài đường điện, nước, đường vận chuyển, khối lượng đào đắp, đền
bù GPMB, vệ sinh mơi trường, phịng cứu hỏa, an tồn, an ninh.
- Thiết kế không gian kiến trúc liên quan đến khối lượng xây dựng do việc lựa
chọn không gian.
- Lựa chọn vật liệu và kết cấu xây dựng: chi phí vật liệu chiếm khoảng 60- 70%
chi phí trực tiếp và 40-50% giá xây dựng cơng trình, vì vậy việc lựa chọn vật
liệu và kết cấu xây dựng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.
- Lựa chọn phương án công nghệ: Dù lựa chọn công nghệ nào cũng phải phân
tích kỹ lưỡng tính kinh tế - kỹ thuật, hữu ích và ảnh hưởng nhiều mặt, nhiều
phương diện để đi đến quyết định.
- Lựa chọn thiết bị: Phải xem xét đến khả năng sử dụng các thiết bị trong nước,
nếu phải nhập thiết bị thì phải xem xét đến các yếu tố gia cơng các thiết bị
phi tiêu chuẩn mà trong nước có thể sản xuất được để giảm giá thành. Mẫu
mã thiết bị cần chú ý đến yêu cầu, tiêu chuẩn hóa, tính thơng dụng phổ biến
ở trong nước.
Kiểm sốt chi phí thơng qua cơng tác thẩm tra dự tốn thiết kế
HV: Nguyễn Văn Thông - Lớp 23QLXD22
18
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
Làm tốt công tác thẩm tra dự toán sẽ giúp cho việc phân phối hợp lý vốn đầu
tư, tăng cường quản lý kế hoạch đầu tư, tránh những trường hợp tính toán sai khối
lượng, áp sai đơn giá, bỏ sót hạng mục…, từ đó đảm bảo tính chính xác của dự toán,
xác định đủ vốn đầu tư.
Các bước thực hiện kiểm soát chi phí dự toán thiết kế:
- Tính tốn kiểm tra khối lượng xây dựng cơng trình
- Kiểm tra tính đúng đắn của việc áp đơn giá vật liệu, nhân công, máy thi công
- Xác định tính phù hợp danh mục và giá vật liệu trong bảng phân tích vật liệu
- Các khoản chi phí khác, lợi nhuận, thuế
- Kiểm tra tính toán
- Biên soạn, nhận xét, đánh giá
Kiểm sốt chi phí thơng qua đấu thầu
Đấu thầu là cách tốt nhất để khống chế có hiệu quả chi phí của dự án:
-
Thực hiện đấu thầu thiết kế cơng trình đem lại những lợi ích:
+ Thúc đẩy cạnh tranh để lựa chọn phương án thiết kế tốt nhất
+ Đấu thầu thiết kế có lợi cho việc khống chế chi phí của dự án do tính hợp lý của
phương án được chọn
+ Giảm thời gian thiết kế, do đó giảm thời gian dự án và giảm được chi phí thiết
kế
- Thực hiện linh hoạt các hình thức lựa chọn nhà thầu phù hợp với tính chất, loại và
cấp cơng trình theo quy định của pháp luật. Việc quyết định hình thức lựa chọn
nhà thầu phải hết sức linh hoạt; phải lấy mục tiêu hiệu quả, rút ngắn thời gian thực
hiện dự án, đồng thời vẫn theo nguyên tắc lựa chọn được nhà thầu có đủ điều kiện,
năng lực, kinh nghiệm, có giá hợp lý, phù hợp với mục tiêu quản lý.
Xử lý biến động giá, chi phí xây dựng cơng trình
- Có thể có những yếu tố chủ yếu dẫn đến phải điều chỉnh chi phí xây dựng
công trình:
HV: Nguyễn Văn Thơng - Lớp 23QLXD22
19
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
+ Thay đổi khối lượng do các nguyên nhân về khảo sát, đo đạc không kỹ, điều kiện
địa chất, thủy văn phức tạp, không lường trước được hoặc do sai sót trong thiết kế;
vì vậy cần có sự điều chỉnh, bổ sung hoặc giảm bớt khối lượng công việc xây dựng.
+ Những chi phí phát sinh không lường trước được do phải ngừng thi công, kéo dài
thời gian xây dựng, chậm bàn giao mặt bằng thi công, hoặc chủ đầu tư muốn thay
đổi, bổ sung thêm,… dẫn tới phải bổ sung, điều chỉnh chi phí.
+ Giá cả thay đổi, chế độ chính sách về lương, khấu hao, chính sách thuế thay đổi.
+ Những bất khả kháng khác.
- Những yếu tố biến động nêu trên đều dẫn đến khả năng phải xem xét điều
chỉnh cho phù hợp với hợp đồng đã ký kết. Nguyên tắc điều chỉnh chi phí:
+ Những cơng tác xây dựng đã có ghi trong hợp đồng thì được điều chỉnh chi phí
bổ sung theo giá trị hợp đồng đã ký kết.
+ Những công tác xây dựng khơng có trong hợp đồng thì 2 bên A-B thỏa thuận theo
nguyên tắc: nhà thầu đề xuất, kỹ sư định giá xây dựng kiểm tra đề xuất của nhà thầu,
kiến nghị thực hiện.
Kiểm sốt chi phí ở giai đoạn kết thúc xây dựng, đưa cơng trình vào khai thác
sử dụng
- Được thực hiện khi cơng trình hay giai đoạn dự án hoàn thành để chuẩn bị đưa
vào vận hành, khai thác sử dụng.
- Theo khoản mục chi phí phải thực hiện khống chế:
+ Giá trị quyết toán phần xây dựng kiến trúc.
+ Giá trị quyết toán phần mua sắm, lắp đặt thiết bị.
+ Giá trị quyết toán các khoản mục khác.
- Nội dung khống chế chi phí ở giai đoạn này:
+ Đối chiếu khối lượng hoàn thành nghiệm thu theo thiết kế.
+ Đối chiếu K.lượng phát sinh được thanh tốn và khơng được thanh tốn
+ Phân tích, so sánh để loại bỏ những khối lượng tính sai, trùng lặp và bổ sung
khối lượng phát sinh đã thực hiện.
HV: Nguyễn Văn Thông - Lớp 23QLXD22
20
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
+ Xác định lượng tiêu hao vật liệu chủ yếu: khối lượng, chủng loại, mức chênh
lệch, tìm nguyên nhân tăng giảm.
+ Kiểm tra đối chiếu giá trị thanh toán theo hợp đồng.
+ So sánh, phân tích giá thành xây dựng.
+ Lập báo cáo giải trình.
2.2. Lấy một số ví dụ cụ thể thực tiễn để minh họa công tác quản lý chi phí trong các
giai đoạn của dự án.
Ví dụ:
Ví dụ về kiểm sốt chi phí trong giai đoạn thẩm định dự tốn thiết kế cơng
trình Sữa chữa, nâng cấp hồ chứa nước Cẩm Ly, huyện Lệ Thủy, tỉnh Quảng Bình.
Làm tốt cơng tác thẩm định dự toán sẽ giúp cho việc phân phối hợp lý vốn đầu tư, tăng
cường quản lý kế hoạch đầu tư, tránh những trường hợp tính toán sai khối lượng, áp
sai đơn giá, bỏ sót hạng mục…, từ đó đảm bảo tính chính xác của dự toán, xác định đủ
vốn đầu tư.
Căn cứ Nghị định số 32/2015/NĐ-CP ngày 25/3/2015 của Chính phủ về việc
quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình; tính lại một số định mức, đơn giá theo
đúng quy định hiện hành; sử dụng xi măng PCB thay PC vì hiện nay loại xi măng PC
khơng cịn báo giá trên thị trường; tính lại chi phí xây dựng nhà tạm tại hiện trường để
ở và điều hành thi công và các chế độ XDCB hiện hành.
* Các bước thực hiện kiểm soát chi phí dự toán thiết kế:
- Sự phù hợp giữa khối lượng chủ yếu của dự toán với khối lượng thiết kế.
- Tính đúng đắn, hợp lý của việc áp dụng, vận dụng định mức, đơn giá xây
dựng cơng trình.
- Xác định tính phù hợp danh mục và giá vật liệu trong bảng phân tích vật liệu.
- Các khoản chi phí khác, lợi nhuận, thuế.
- Kiểm tra tính toán.
- Biên soạn, nhận xét, đánh giá...
Lấy một ví dụ về kết quả thẩm định dự tốn cơng trình: Sửa chữa cống Ba
Nương, hồ chứa nước Ba Nương, tỉnh Quảng Bình
* Kết quả thẩm định dự tốn xây dựng cơng trình theo bảng sau:
HV: Nguyễn Văn Thơng - Lớp 23QLXD22
21
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
Đơn vị tính: VNĐ
Giá trị
TT
Nội dung
Dự toán Chủ
Kết quả
điều chỉnh
đầu tư trình
thẩm định
Tăng (+)
23.430.380.000
22.560.742.000
Giảm (-)
-869.638.000
507.786.000
488.939.101
-18.846.899
Chi phí tư vấn đầu tư XDCT
1.787.684.000
1.721.332.625
-66.351.375
4
Chi phí bồi thường GPMB
1.638.527.000
1.476.499.000
-162.028.000
5
Chi khác
197.958.000
190.610.625
-7.347.375
2.674.807.000
2.674.807.000
-
Dự phòng
2.592.380.800
2.496.162.435
-96.218.365
Tổng cộng
32.829.522.800
31.609.092.785
-1.220.430.015
1
Chi phí xây dựng
2
Chi phí QLDA và GSĐG
3
6
7
Vận hành, bảo dưỡng
(O&M)
* Nguyên nhân tăng, giảm:
- Bảng tổng hợp dự toán: Bổ sung chi phí kiểm toán, chí phí bảo hiểm XDCT.
Tính sai các chí phí thẩm tra thiết kế, thẩm tra dự toán, thẩm tra phê duyệt quyết toán.
Giảm hệ số chi phí lán trại từ 2% xuống 1% cho phù hợp Quyết định 957/QĐ-BXD
ngày 29/9/2009 và Thông tư 04/2010/TT-BXD ngày 26/5/2010 của Bộ Xây dựng.
- Đơn giá nguyên, nhiên, vật liệu: Áp giá gốc một số loại vật liệu chưa đúng (đá
hộc, đá dăm, đất biên hòa…), biên bản xác định cư ly vận chuyên vật liệu đến chân
công trình khơng chính xác và tin cậy, đề nghị áp điều tra chính xác cự ly vận chuyển
vật liệu đến chân cơng trình và áp giá gốc thơng báo hiện hành để lập theo quy định;
giá ca máy và thiết bị thi công chưa được tính bù giá nhiên liệu phụ. Giảm cự ly vận
chủn nội bộ cơng trình từ 100m xuống 30m cho phù hợp mặt bằng thi công thực tế.
- Đơn giá nhân công: Đang áp dụng mức lương tối thiểu vùng 1.900.000 đồng),
trong khi chờ hướng dẫn của UBND tỉnh xác định mức lương tối thiểu vùng, Tư vấn
có thể tạm áp mức lương 1.650.000 đồng để lập dự toán. Riêng dự toán chi phí khảo
sát được phê duyệt sử dụng mức lương tối thiểu 1.900.000 đồng để lập. Trong khi chờ
hướng dẫn của UBND tỉnh xác định mức lương tối thiểu vùng, trước mắt tạm áp dụng
mức lương 1.650.000 đồng để thẩm định cho hù hợp.
HV: Nguyễn Văn Thông - Lớp 23QLXD22
22
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
- Định mức dự toán: Áp dụng định mức dự toán xây dựng 1766 của Bộ Xây
dựng cho một số hạng mục công việc chưa phù hợp với biện pháp thi công. Cấp phối
vữa xây, vữa bê tông dùng xi măng PCB30, PCB40 nhưng áp dụng định mức cấp phối
trong Định mức dự toán xây dựng 1776 của Bộ Xây dựng là không đúng. Thẩm định
điều chỉnh lại một số định mức, điều chỉnh lại cấp phối vữa theo Công văn 1784/BXDVP ngày 16 tháng 08 năm 2007 của Bộ Xây dựng.
- Phương án sửa chửa khôi phục khẩn cấp trước lũ là tận dụng triệt để đá hộc
củ, khối lượng tận dụng 60% theo thiết kế đề xuất mới chỉ là dự kiến để đưa vào dự
tốn (khơng có hồ sơ đánh giá cụ thể). Chủ đầu tư chịu trách nhiệm việc tận dụng đá
hộc củ đảm bảo yêu cầu chất lượng để giảm giá thành cơng trình (trước khi thi cơng
phải có đánh giá cụ thể, khi hoàn thành được nghiệm thu theo thực tế).
- Điều chỉnh chi phí QLDA, chi phí giám sát đánh giá đầu tư, tư vấn đầu tư XDCT, chi
phí thẩm tra phê duyệt quyết tốn, chi phí dự phịng và các chi phí khác theo chi phí
xây dựng thẩm định trước thuế thẩm định, TMĐT thẩm định theo tỷ lệ % quy định cho
phù hợp.
KẾT LUẬN
Qua bài tiểu luận này giúp em nắm chắc hơn các nội dung của quản lý dự án
đặc biệt là hiểu sâu hơn vấn đề “Cách thiết kế 3 loại hình kết cấu tổ chức dự án cơ
bản: Chức năng, dự án, ma trận. Cách lựa chọn kết cấu tổ chức quản lý dự án phu
hợp cho các dự án có quy mô khác nhau; mô hình tổ chức quản lý dự án đang được
áp dụng hiện hành và vận dụng vào 3 loại hình kết cấu tổ chức dự án nói trên.
Những nội dung chính cần phải thực hiện để kiểm sốt, khống chế chi phí theo các
giai đoạn của dự án đầu tư xây dựng cơng trình ”. Ngồi ra, em cịn thấy được vấn
đề nâng cao hiệu quả đầu tư trên cả phương diện tài chính cũng như kinh tế - xã hội
địi hỏi phải quản lý tốt q trình đầu tư từ giai đoạn nghiên cứu cơ hội đầu tư cho đến
giai đoạn vận hành khai thác. Điều đó tất yếu địi hỏi cơng tác quản lý dự án phải được
tiến hành một cách hiệu quả nhất; công tác quản lý dự án đầu tư hợp lý, khoa học sẽ
đạt được các mục tiêu đã định của dự án với mức hao tổn nguồn lực ít hơn, có thể là
thời gian ngắn hơn với chi phí thấp hơn, làm tăng hiệu quả đầu tư xã hội hoặc cùng
HV: Nguyễn Văn Thông - Lớp 23QLXD22
23
Tiểu Luận: Quản lý dự án xây dựng nâng cao
GVHD: PGS.TS Nguyễn Trọng Hoan
điều kiện thời gian, chi phí, nguồn lực đã giới hạn, quản lý dự án tốt cho phép nâng
cao chất lượng của dự án.
Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo, PGS.TS. Nguyễn Trọng Hoan đã tận tình
hướng dẫn, giúp đỡ em hồn thành mơn học này.
HV: Nguyễn Văn Thông - Lớp 23QLXD22
24
