Thực tiễn công tác văn thư lưu trữ bộ tài chính

MỞ ĐẦU
1 - Lý do chọn đề tài:
Văn phòng Bộ là đơn vị đặc biệt trong bộ máy của bộ, thiếu nó cơ quan khó có thể
hoạt động và tổ chức điều hành cơng việc một cách bình thường.
Từ u cầu, nhiệm vụ cải cách hoàn thiện tổ chức và hoạt động các cơ quan
trong bộ máy hành chính Nhà nước, từ thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phịng
Bộ Tài chính, Tác giả chọn đề tài nghiên cứu: “Cơ sở khoa học hoàn thiện tổ chức và
hoạt động của Văn phịng Bộ Tài chính để đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính
trong giai đoạn hiện nay”, để nghiên cứu và làm luận văn tốt nghiệp cao học chun
ngành Quản lý Hành chính cơng của mình.
2 - Tình hình vấn đề nghiên cứu:
Qua tìm hiểu thực tế, đến thời điểm hiện nay, đề tài nghiên cứu cụ thể về “Nâng
cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Bộ Cơng nghiệp” có Thạc sĩ Nguyễn Trường
Sơn, bảo vệ năm 2005 tại Hội đồng Bảo vệ luận văn Thạc sĩ Trường Học viện Hành
chính; về nghiên cứu tổng quát, toàn diện, hệ thống về tổ chức và hoạt động của Văn
phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ đã được TS. Văn Tất Thu, Thứ
trưởng Bộ Nội vụ nghiên cứu và xuất bản thành sách “Tổ chức và hoạt động của Văn
phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ” do Nhà xuất bản Chính trị
quốc gia - Sự thật xuất bản năm 2011, nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu cụ thể về
“Cơ sở khoa học hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Văn phịng Bộ Tài chính để
đáp ứng u cầu cải cách hành chính trong giai đoạn hiện nay”.
3 - Mục đích, nhiệm vụ của luận văn:
Mục đích nghiên cứu: Nghiên cứu những vấn đề lý luận, thực tiễn và đề xuất
các giải pháp hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Văn phịng Bộ Tài chính đáp ứng
u cầu cải cách hành chính.
Nhiệm vụ nghiên cứu: Với mục đích nghiên cứu trên, Tác giả đề ra nhiệm vụ
tập trung nghiên cứu các nội dung sau:
- Hệ thống hoá những cơ sở lý luận để tổ chức và hoạt động của Văn phịng Bộ
nói chung;
- Khảo sát thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Tài chính hiện
nay để đánh giá thực trạng, nhận diện nguyên nhân của thực trạng;

1


- Đề xuất, đưa ra các giải pháp hoàn thiện tổ chức và hoạt động Văn phịng Bộ
Tài chính để đáp ứng yêu cầu cải cách trong giai đoạn hiện nay, phục vụ yêu cầu phát
triển của Bộ, ngành Tài chính.
4 - Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của luận văn:
Đối tượng nghiên cứu: những vấn đề lý luận và thực tiễn hoàn thiện tổ chức và
hoạt động của Văn phịng Bộ Tài chính để đáp ứng u cầu cải cách hành chính; thực
trạng của cơng tác này và các giải pháp hồn thiện cơng tác văn phịng của Bộ Tài
chính.
Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong Bộ Tài chính, khoảng thời gian từ năm 2008
đến nay. Ngoài ra, tham khảo các VBQPPL, hướng dẫn công tác này, nguồn tài liệu và
khảo sát thực tiễn tại các đơn vị trực thuộc Bộ, các Văn phòng cấp Bộ.
5 - Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận: phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.
- Phương pháp nghiên cứu cụ thể: phân tích tài liệu; điều tra, phỏng vấn, quan sát
để thu thập tài liệu sơ cấp; mơ hình hố, đối chiếu và so sánh, tổng hợp ...
6 - Ý nghĩa lý luận thực tiễn của luận văn:
Ý nghĩa khoa học:
Lần đầu tiên nghiên cứu toàn diện cơ sở khoa học và đề xuất các giải pháp thực
hiện hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Văn phịng Bộ Tài chính đáp ứng u cầu cải
cách hành chính trong giai đoạn hiện nay góp phần nâng cao chất lượng công tác tham
mưu, thông tin tổng hợp, quản trị hành chính của Văn phịng Bộ Tài chính.
Ý nghĩa thực tiễn:
Luận văn có ý nghĩa thực tiễn thiết thực, các kết luận, kiến nghị, đề xuất rút ra từ
việc nghiên cứu đề tài luận văn góp phần giúp Bộ Tài chính có thêm cơ sở khoa học và
các giải pháp để hồn thiện cơng tác Văn phòng. Đồng thời, với những kết quả đạt
được, luận văn có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho những người làm công

tác nghiên cứu, học tập, giảng dạy trong lĩnh vực này.
7 - Những đóng góp mới của luận văn:
Từ nghiên cứu thực tiễn tổ chức và hoạt động của Văn phịng Bộ Tài chính trong
khoảng thời gian từ 2008 đến 2012, dưới góc độ cải cách hành chính, tác giả đã nêu và
đánh giá thực trạng về tổ chức bộ máy, các nội dung hoạt động chính và những kết quả
thu được của Văn phịng Bộ Tài chính. Dựa trên cơ sở khoa học của tổ chức bộ máy;
2


vai trò, yêu cầu nguồn nhân lực trong văn phòng và những lý luận chung về tổ chức
lao động khoa học trong văn phòng cấp bộ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, từ đó
có hướng đề xuất các giải pháp, các kiến nghị hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Văn
phịng Bộ Tài chính nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động đáp ứng yêu cầu mới của đất
nước trong thời gian tới.
Đồng thời, từ những vấn đề lý luận chung về tổ chức bộ máy và hoạt động của
Văn phịng các cấp trong hệ thống hành chính nhà nước ta; làm rõ chức năng đặc thù
của Văn phịng cấp Bộ. Qua thực tiễn cơng tác văn phịng của cơ quan Bộ Tài chính,
đề xuất một số giải pháp tổng thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phịng
cấp Bộ nói chung.
8 - Kết cấu của luận văn:
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, Phụ lục, đề tài được
kết cấu thành 3 chương:
Chương 1 - Những vấn đề lý luận chung về tổ chức bộ máy và hoạt động của
Văn phòng Bộ trong hệ thống hành chính nhà nước ta
Chương 2 - Thực trạng tổ chức và hoạt động Văn phòng Bộ Tài chính hiện nay
Chương 3 - Một số giải pháp hồn thiện tổ chức và hoạt động Văn phịng cơ
quan Bộ Tài chính để đáp ứng yêu cầu cải cách trong giai đoạn hiện nay

3

Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOẠT
ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG BỘ TRONG HỆ THỐNG
HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TA
1.1 Khái niệm, vị trí, vai trò của Văn phòng Bộ trong bộ máy tổ chức của các
Bộ.
Trước hết, chúng ta tìm hiểu hệ thống bộ máy hành chính nhà nước trong đó có
cơ quan quản lý nhà nước cấp bộ, mà Văn phòng Bộ là cơ quan tham mưu phục vụ sự
chỉ đạo và điều hành của Bộ đối với nhiệm vụ quản lý nhà nước được giao.
Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam 1992 sửa đổi, bổ sung năm
2001 quy định Chính phủ là cơ quan chấp hành của Quốc hội, cơ quan hành chính nhà
nước cao nhất có chức năng thực thi quyền hành pháp của Nhà nước theo qui định
Hiến pháp nước ta và là một thiết chế thống nhất hai mặt chính trị và hành chính: có
nhiệm vụ thực thi quyền lực của Quốc hội và sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt
Nam.
Luật Tổ chức Chính phủ năm 2001 cũng đã quy định Chính phủ gồm có Thủ
tướng Chính phủ; các Phó Thủ tướng; các Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang bộ
và một số thành viên khác, đồng thời, qui định cơ cấu tổ chức của Chính phủ gồm các
bộ và cơ quan ngang bộ.
Bộ, cơ quan ngang bộ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý
nhà nước đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nước; quản lý nhà
nước các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn
nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước theo qui định của pháp luật.
Bộ trưởng là thành viên Chính phủ, chịu sự lãnh đạo của Thủ tướng và tham gia
vào các hoạt động chung của Chính phủ, đồng thời còn với tư cách là người đứng đầu
của một Bộ chịu trách nhiệm quản lý nhà nước một chuyên ngành kinh tế - kỹ thuật,
sự nghiệp hoặc lĩnh vực trong phạm vi cả nước, bảo đảm quyền tự chủ trong hoạt động
sản xuất, kinh doanh của các cơ sở theo qui định của pháp luật.

.

Các cơ quan hành chính Nhà nước thực thi quyền hành pháp, khơng có quyền lập
pháp và tư pháp nhưng góp phần quan trọng vào quy trình lập pháp và tư pháp. Như
vậy, tổ chức và hoạt động hành chính có phạm vi rộng hơn việc thực thi quyền hành
pháp. Cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động và được điều chỉnh theo pháp luật
công, đặc biệt là pháp luật hành chính.
4


Từ phân tích trên ta hiểu, Văn phịng Bộ (Văn phịng Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ) là Văn phịng cơ quan hành chính nhà nước, do đó, Văn phịng
Bộ vừa có khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm của Văn phịng nói chung và vừa
có tính chất riêng có của Văn phịng cơ quan hành chính Nhà nước.
Sau đây là những vấn đề liên quan đến vị trí, vai trị, tổ chức bộ máy và hoạt
động của Văn phịng Bộ.
1.1.1. Khái niệm Văn phịng, cơng tác văn phòng

1.1.1.1

Khái niệm Văn phòng

Theo Đại từ điển Tiếng Việt, “Văn phịng là bộ phận phụ trách cơng việc giấy tờ,
hành chính trong một cơ quan”[5;1797].
Theo Cẩm nang Tổ chức và Quản trị hành chính văn phịng, “Văn phịng là một
bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ
cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều
kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị”[4;10].
Theo Giáo trình về quản lý hành chính văn phịng của Học viện Hành chính
Quốc gia, văn phịng được hiểu là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan đơn vị,

cũng có thể là văn phịng làm việc của Nghị sĩ hoặc của Giám đốc (Văn phòng Nghị sĩ,
Văn phịng Giám đốc). Văn phịng cịn có thể được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan,
đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Tóm lại, khái niệm Văn phịng có thể được hiểu theo hai nghĩa sau:
- Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cá nhân, cơ quan, tổ
chức ..., đảm bảo cho cá nhân, cơ quan, tổ chức hoạt động được tập trung thống nhất,
chỉ đạo, điều hành có hiệu lực, hiệu quả.
- Theo nghĩa thứ hai hẹp hơn, Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cá
nhân, cơ quan, tổ chức; là nơi giao tiếp đối nội, đối ngoại và là nơi diễn ra các hoạt
động khác của cá nhân, cơ quan, tổ chức.
Hiểu theo nghĩa chung nhất, “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ
quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là
nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức”.

1.1.1.2

Cơng tác Văn phịng

Như vậy, cơng tác văn phịng là công tác quan trọng không thể thiếu được trong
hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan nhà nước dù lớn hay nhỏ muốn thực
5


hiện chức năng, nhiệm vụ của mình khâu đầu tiên phải tổ chức tốt cơng tác văn phịng
bởi vì văn phòng là đơn vị hay bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ
quan. Thông tin đầu ra, đầu vào đều phải qua văn phòng. Văn phòng là nơi hình thành
nên “bộ nhớ” của lãnh đạo, đồng thời là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục
vụ việc ra các quyết định quản lý, điều hành của lãnh đạo, chính vì vậy nhiều người
quan niệm “văn phòng là bộ nhớ của thủ trưởng, tai mắt của các đơn vị”. Nếu văn

phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành
công việc của cơ quan sẽ thơng suốt, sẽ có chất lượng và hiệu quả cao.
Ngồi ra, văn phòng còn là nơi giao tiếp, giải quyết công việc giữa cơ quan này
với cơ quan khác, nơi tiếp và làm việc với dân, với khách trong và ngồi nước. Nhìn
cách thức tổ chức văn phịng có thể đánh giá được phần nào cách thức tổ chức, làm
việc của cơ quan. Văn phòng còn là tấm gương phản chiếu trình độ tổ chức lao động,
trình độ văn hố hành chính trong cơ quan. Do đó, văn phịng phải được tổ chức một
cách khoa học. Làm tốt công tác văn phịng sẽ góp phần quan trọng vào thực hiện tốt
các nhiệm vụ công tác của cơ quan, đơn vị. [15;12-13].
1.1.2. Vị trí, vai trị của Văn phịng Bộ trong tổ chức bộ máy của các Bộ.
Với khái niệm văn phịng đã nêu trên, chúng ta có thể thấy rằng, bất cứ cơ quan
nào sẽ không thể hoạt động được nếu khơng có bộ máy giúp việc cho cơ quan, cho thủ
trưởng cơ quan. Đồng thời, cơ quan bộ cũng sẽ khơng thể hoạt động được nếu khơng
có địa điểm giao dịch và cơ sở vật chất khác đảm bảo cho hoạt động của bộ máy. Do
vậy, sự tồn tại của văn phòng cấp bộ trong hoạt động quản lý nhà nước là một tất yếu
khách quan.
Qua các quan điểm về Văn phòng, các quy định của Nhà nước về Văn phòng cấp
Bộ, kết hợp với khảo sát thực tế chúng ta có thể nhận thấy:
Văn phịng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (gọi chung là Văn
phòng Bộ) là đơn vị thuộc cơ cấu cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ. Chức năng chung của Văn phòng là giúp việc, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều
hành của Lãnh đạo cơ quan được tập trung, thống nhất, bảo đảm các điều kiện vật chất
kỹ thuật cho mọi hoạt động của cơ quan được thường xuyên, liên tục, có hiệu quả.
Khác với các vụ, Văn phịng Bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân, là đơn vị dự tốn độc
lập, có tài khoản và con dấu riêng. Một số Bộ quy định cho một vụ chức năng (Vụ Kế
hoạch - Tài chính của Bộ Tài chính; Vụ Kế hoạch - Tài chính của Bộ Lao động,

6

Thương binh và Xã hội) có tài khoản để cơ quan Bộ hoạt động theo quy định Nhà
nước.
Tóm lại, Văn phịng có vị trí, vai trị quan trọng trong cơ quan hành chính nhà
nước nói chung, trong bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ nói riêng. Cơng
tác văn phịng - như ngun Phó Thủ tướng thường trực Nguyễn Sinh Hùng đã nói “Hệ thống hành chính của chúng ta chỗ nào cũng có văn phịng. Có thể tên gọi chưa
thống nhất: nơi gọi là Phịng Hành chính, nơi gọi là Văn phịng. Nhưng hệ thống hành
chính từ Chủ tịch nước cho tới Chính phủ và bốn cấp chính quyền tới xã, phường, chỗ
nào cũng có cơng tác văn phịng. Như vậy, có thể nói các đồng chí đã góp phần to lớn
vào việc giúp cho bộ máy hành chính của chúng ta từ Chủ tịch nước, Thủ tướng cho
đến chính quyền địa phương các cấp. Đội ngũ những người làm cơng tác văn phịng đã
có nhiều đóng góp to lớn vào việc triển khai nhiệm vụ kinh tế, chính trị, xã hội, quốc
phịng, an ninh, đối ngoại trên cả nước. Nói như thế để chúng ta thấy rằng anh em làm
cơng tác văn phịng tuy là "bưng, bê, kê, đặt", là "quyền rơm, vạ đá, ăn gạ, nói leo",...
nhưng có vị trí cơng tác hết sức quan trọng. Vai trị tham mưu, giúp việc, tổng hợp,
thơng tin, đơn đốc, kiểm tra,... của Văn phịng giúp cho Chính phủ và hệ thống hành
chính nói chung hồn thành tốt nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước giao cho”[1]. Như
vậy, Văn phịng Bộ có vai trị đặc biệt quan trọng của trong việc xây dựng, tổ chức
thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong tổ chức, triển khai và kiểm tra thực
hiện các quyết định quản lý, trong tổ chức và điều hành công việc hàng ngày của cơ
quan. Đồng thời, với chức năng tổng hợp, thông tin Văn phịng có vai trị quan trọng
trong việc cung cấp các cơ sở dữ liệu thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho việc
ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo.[39]
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ.

1.1.3.1

Chức năng của Văn phịng Bộ

Chức năng của cơ quan hành chính nhà nước nói chung, của Văn phịng Bộ nói
riêng là những phương diện, loại hoạt động cơ bản được cơ quan nhà nước có thẩm

quyền giao để thực hiện những chức năng, nhiệm vụ riêng, cụ thể nhằm thực hiện chức
năng chung của bộ máy hành chính nhà nước. Từ quan niệm chung về chức năng của
cơ quan hành chính nhà nước như vậy có thể quan niệm chức năng của Văn phòng Bộ
là những phương diện, loại hoạt động cơ bản do Bộ trưởng giao để thực hiện những
quyết định, quy định của Bộ trưởng nhằm thực hiện chức năng chung của Bộ.
a. Chức năng giúp việc điều hành :
7


- Xây dựng chương trình cơng tác của cơ quan bao gồm: chương trình năm, quý,
tháng sắp xếp lịch làm việc tuần cho lãnh đạo cơ quan và tổ chức thực hiện thật tốt
chương trình đó; thực hiện kế hoạch và lịch làm việc đó.
- Theo dõi, đơn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch;
- Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan
b. Chức năng tham mưu, tổng hợp:
- Tổng hợp, xử lý và cung cấp thơng tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ
quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện phỏp gii quyt v x lý.
- Biên tập các đề án, báo cáo của cơ quan; theo dõi đôn đốc,
tham gia ý kiÕn vỊ néi dung, thÈm tra thđ tơc chuẩn bị đề án, báo
cáo của cơ quan chuyên môn đợc phân công soạn thảo để trình
lÃnh đạo cơ quan quyết định.
- Bảo đảm thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin cho lÃnh
đạo đợc thờng xuyên, kịp thời, chính xác và giúp lÃnh đạo thực hiện
chế độ thông tin báo cáo lên các cơ quan cấp trên theo quy định.
- Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và triển khai
thực hiện các văn bản pháp luật của cơ quan cấp trên; tổ chức
truyền đạt Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của lÃnh đạo cơ quan
cho các ngành, các cấp trực thuộc và cơ quan thông tin đại chúng.
- Biên tập và quản lý hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ quan;
nghiên cứu đề xuất các đề nghị của các ngành, các cấp để trình

lÃnh đạo cơ quan xem xét, giải quyết.
- T chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính, kiểm sốt thủ tục hành
chính, tun truyền và quan hệ công chúng của cơ quan theo quy định của pháp luật.
- Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, cơng chức, viên chức nội bộ Văn phịng.
c. Cơng tác qun tr - hu cn:
- Bảo đảm các điều kiện, phơng tiện làm việc cho lÃnh đạo và
cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan làm việc thuận lợi và có
hiệu quả.
- Quản lý tài sản, ngân sách của cơ quan theo quy định của
Nhà nớc.
- Cỏc dch v hành chính khác (lễ tân, y tế, nhà khách, …)

8


Qua khảo sát thực tế, hầu hết các Bộ, ngành đều có đầy đủ chức năng này. Nhưng
đối với Bộ Tài chính, chức năng này gần như khơng có: chỉ còn giữ lại chức năng
khánh tiết, lễ tân và quản lý phương tiện đi lại của Bộ (hầu hết ở Vụ Kế hoạch - Tài
chính), vì vậy nhiệm vụ này cũng khơng có ở Bộ Tài chính.

1.1.3.2

Nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng Bộ

Nhiệm vụ cụ thể của Văn phòng Bộ là triển khai thực hiện các mục tiêu, nội dung
cơng việc theo các chức năng của mình. Để thực hiện tốt các chức năng đó, Văn phịng
Bộ cần phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau:
* Xây dựng, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chương trình, kế
hoạch cơng tác của bộ, cơ quan bộ. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của bộ, ngành,
nhiệm vụ công tác hàng năm hoặc nhiệm vụ đột xuất của cấp trên giao, Văn phịng Bộ

xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, 6 tháng và cả năm của cơ quan,
của bộ; sắp xếp lịch làm việc hàng tuần cho lãnh đạo bộ. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra
các đơn vị, tổ chức trong bộ, cơ quan bộ thực hiện chương trình cơng tác theo kế
hoạch đề ra. Giải quyết những việc đột xuất, những khó khăn trở ngại trong việc thực
hiện chương trình, kế hoạch cơng tác, thông tin báo cáo kịp thời cho lãnh đạo bộ để có
các giải pháp khắc phục; tổng kết, đánh giá rút kinh nghiệm việc thực hiện chương
trình, kế hoạch cơng tác.
* Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thơng tin để từ đó tổng hợp, báo
cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục
vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng.
* Thực hiện nhiệm vụ thư ký cho lãnh đạo bộ: Các chức năng thư ký trong bộ
máy hành chính của cơ quan do Văn phịng Bộ đảm nhận. Trong lãnh đạo, quản lý và
điều hành công việc hàng ngày, Bộ trưởng và các Thứ trưởng cần phải có người giúp
việc trực tiếp giải quyết những cơng việc hành chính có liên quan đến văn bản và
những công việc phục vụ khác không liên quan đến văn bản.
* Tổ chức công tác văn thư, công tác lưu trữ:
- Tổ chức công tác văn thư:
Công tác văn thư là hoạt động của bộ máy quản lý bao gồm cơng tác tài liệu hóa
tồn bộ hoạt động quản lý của cơ quan và tổ chức, công tác văn bản trong q trình
thực hiện chức năng quản lý. Nói cách khác, công tác văn thư là một mặt hoạt động bộ
máy quản lý, bao gồm tồn bộ các cơng việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý,
giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh
9


tế, xã hội, v.v.. Cụ thể, công tác văn thư là tất cả các cơng việc có liên quan đến công
văn, tài liệu, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với công văn đi) đến khi giải quyết xong
công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Công tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan mật thiết với nhau, nếu
một khâu làm không tốt sẽ ảnh hưởng đến các khâu khác. Trong tồn bộ quy trình

cơng tác văn thư có nhiều người tham gia, từ thủ trưởng đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ
văn thư, ... Vì vậy, để làm tốt công tác văn thư mọi người cần xác định rõ trách nhiệm
để hồn thành tốt phần việc của mình.
Các hình thức tổ chức công tác văn thư:
+ Văn thư tập trung
+ Văn thư phân tán
+ Văn thư hỗn hợp
- Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị
+ Công tác lưu trữ hiểu theo nghĩa rộng là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước
bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về bảo quản và tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ.
+ Vai trị, vị trí và tác dụng của công tác lưu trữ được phản ánh qua ý nghĩa của
tài liệu lưu trữ. Đó là những tài liệu có giá trị “đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc
gia”. Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với công
cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Tài liệu lưu trữ dưới ánh sáng của khoa học hiện
đại là cơ sở hình thành bộ nhớ của dân tộc, của thời đại. Lưu trữ tài liệu cũng là sự
nghiệp chính trị, sự nghiệp khoa học. Bảo vệ an tồn và sử dụng có hiệu quả tài liệu
lưu trữ của cơ quan, đơn vị là nhiệm vụ hết sức quan trọng trong cơng tác văn phịng.
+ Quản lý nhà nước về cơng tác lưu trư, văn thư trong tồn hệ thống: đơn vị
thuộc, trực thuộc Bộ.
Nội dung, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị
định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác
văn thư và Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia và một số văn bản
hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Văn phịng Chính phủ và các Bộ, ngành ban hành.

10

* Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho Lãnh đạo Bộ và chịu trách nhiệm
về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành;
* Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, lễ tân, khánh tiết, giúp cơ quan tổ chức
trong công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với
cơ quan, tổ chức khác;
* Tổ chức các cuộc giao ban, các cuộc họp, hội nghị trong bộ, trong cơ quan
bộ.
* Quản lý đội xe, quản lý việc sử dụng xăng xe theo quy định của Nhà nước, bảo
đảm xe hoạt động an toàn tuyệt đối, không để mất mát hư hỏng.
* Công tác báo chí, tun truyền
Nhiệm vụ chủ yếu của cơng tác báo chí, tuyên truyền của các Bộ, ngành như sau:
- Quản lý hoạt động báo chí, xuất bản của Bộ; là đầu mối tổ chức các cuộc họp
báo, cung cấp thông tin về các hoạt động của Bộ cho các cơ quan thơng tấn báo chí
theo chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng Bộ.
- Định kỳ thực hiện điểm báo và thông báo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ đối
với các vấn đề báo chí đã nêu để các tổ chức, đơn vị có liên quan kiểm tra, xử lý và
báo cáo lãnh đạo Bộ
- Tổ chức thực hiện và hướng dẫn các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ nghiên cứu, sưu
tầm, quản lý và hoạt động trưng bày các tài liệu lịch sử, truyền thống của ngành.
- Thường trực và tổ chức thực hiện việc biên tập nội dung phần thơng tin báo chí
(tin tức - sự kiện) trên Cổng thông tin điện tử Bộ.
* Thường xuyên kiện tồn bộ máy, xây dựng đội ngũ cơng chức trong văn
phịng, từng bước hiện đại hố cơng tác hành chính - văn phịng.
Trên đây là những nhiệm vụ quan trọng và cơ bản của Văn phịng Bộ. Chúng có
mối liên hệ hữu cơ và bổ sung cho nhau, thực hiện tốt nhiệm vụ này sẽ tạo tiền đề cho
việc hoàn thành tốt các nhiệm vụ khác. Thực hiện tốt các nhiệm vụ quan trọng và chủ
yếu trên cũng có nghĩa là hoàn thành tốt những chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của văn
phòng. Song để thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của văn phòng điều cơ bản là
phải nghiên cứu tổ chức bộ máy của văn phòng cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ

của nó. Vấn đề này sẽ được phân tích và trình bày ở phần sau.

11


1.1.4. Mối quan hệ giữa Văn phòng Bộ với các đơn vị, tổ chức trong Bộ

1.1.4.1

Mối quan hệ giữa các đơn vị thuộc Văn phòng

Bộ
Với chức năng, nhiệm vụ được Bộ trưởng giao cho Văn phòng, việc tổ chức triển
khai thực hiện những nhiệm vụ cụ thể giúp Chánh Văn phòng được thể hiện bằng
Quyết định của Chánh Văn phòng giao chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn
cho từng đầu mối là các phòng, đội thuộc Văn phòng. Trên cơ sở đó, các phịng đã có
các quy định phân cơng cụ thể hơn cho từng vị trí cơng tác và thường xuyên chỉ đạo cụ
thể các phần việc được giao cho công chức, nhân viên thuộc quyền để đảm bảo công
việc hàng ngày được thực hiện với trách nhiệm đầy đủ và khơng có sự chồng chéo
hoặc bỏ sót việc. Mọi việc trong ngày đều được giải quyết trôi chảy với cố gắng cao
nhất, những vướng mắc trong phối hợp công tác được trao đổi và rút kinh nghiệm
ngay sau đó với sự cảm thơng, chân tình và thái độ hợp tác tốt.
Có được sự đồn kết, hợp tác cởi mở và tinh thần trách nhiệm cao trong thực thi
cơng vụ của Văn phịng là nhờ quan điểm chỉ đạo phối hợp cơng tác trong Văn phịng
được chú trọng xây dựng trên cơ sở những nguyên tắc trách nhiệm, lề lối làm việc theo
Quy chế làm việc của Văn phịng, đồng thời, với sự phân cơng nhiệm vụ trong lãnh
đạo Văn phòng và các đơn vị thuộc Văn phòng của Chánh Văn phòng. Mối quan hệ
giữa các đơn vị thuộc Văn phòng là quan hệ ngang cấp, phối hợp thực thi nhiệm vụ
được phân giao với mục tiêu chung là hồn thành nhiệm vụ của Văn phịng đặt ra trên
hết. Các đơn vị đều có nhiệm vụ và trách nhiệm riêng, song trách nhiệm cuối cùng đều

được mỗi cá nhân trong các đơn vị xác định rõ, đó là ý thức trách nhiệm vì nhiệm vụ
của Văn phịng Bộ. Quy chế làm việc của Văn phòng cũng được thường xuyên điều
chỉnh, rút kinh nghiệm những bất hợp lý để hồn thiện hơn.

1.1.4.2

Mối quan hệ giữa Văn phịng Bộ với các Vụ

chức năng, Thanh tra Bộ, các Tổng cục, Cục Quản lý nhà nước chuyên
ngành
Hoạt động của Văn phòng phải tuân theo nguyên tắc phù hợp với quy định của
Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ. Tuy nhiên,
nguyên tắc hoạt động của Văn phòng cần phải được nhấn mạnh đến vai trò tham mưu
“giúp việc” cho Lãnh đạo Bộ và “cầu nối” giữa Lãnh đạo Bộ với các mối quan hệ liên
quan đến công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành.

12


Trong cơ cấu tổ chức các cơ quan chức năng tham mưu của Bộ, Văn phịng có
mối quan hệ ngang cấp với các Vụ, Thanh tra Bộ. Nhưng trong quá trình hoạt động
mỗi đơn vị này đều được giao chức năng và nhiệm vụ cụ thể giúp Bộ chỉ đạo, điều
hành hoạt động chung.
Do vậy, Văn phòng với chức năng được giao sẽ có tác động liên quan đến cơ
quan Bộ ở những nhiệm vụ sau:
- Tham mưu giúp Bộ trưởng tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác
định kỳ của Bộ, điều phối hoạt động của cơ quan và đôn đốc các cơ quan, đơn vị thuộc
Bộ thực hiện theo chương trình, kế hoạch cơng tác;
- Tổ chức quản lý và thực hiện cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ của Bộ;
Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành các văn bản của Bộ;

- Đảm bảo trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của cơ quan;
- Quản lý cơ sở vật chất, bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan
Bộ; quản lý tài sản và kinh phí hoạt động của cơ quan Bộ;
Ở đây chúng ta thấy vị trí của Văn phịng ngồi chức năng tham mưu, giúp việc
cho Bộ như các đơn vị chức năng, cịn có vai trị nổi bật là “cầu nối” giữa lãnh đạo với
các cơ quan, đơn vị chức năng trong việc tổ chức chỉ đạo và điều hành hoạt động của
Bộ, được Bộ ủy quyền quản lý và duy trì trật tự, kỷ cương trong nội bộ cơ quan. Ưu
thế là “cơ quan giúp việc” gần gũi với Bộ trưởng và được Bộ ủy quyền thực hiện một
số công việc thuộc thẩm quyền của Bộ trong quản lý và phục vụ đáp ứng nhu cầu hoạt
động của cơ quan Bộ (có con dấu và tài khoản riêng), do đó, ngoài nguyên tắc tập
trung dân chủ trong hoạt động, Văn phòng Bộ còn thực hiện theo chế độ thủ trưởng, đề
cao trách nhiệm của người đứng đầu trong hoạt động thực hiện nhiệm vụ được Bộ
giao. Đó cũng là nguyên tắc mang tính đặc thù của Văn phịng Bộ.
Tuy nhiên, cũng với chức năng và nhiệm vụ được giao, các vụ, cục chuyên
ngành, Thanh tra Bộ cũng có tác động đến tổ chức và hoạt động Văn phòng trong các
lĩnh vực: Tổ chức, nhân sự; Đào tạo, bồi dưỡng; Nghiên cứu khoa học; Tài chính - kế
tốn; Thanh tra; .v.v..
1.2 Cơ sở khoa học tổ chức bộ máy của Văn phòng cơ quan Bộ.
Cơ sở khoa học tổ chức bộ máy Văn phòng Bộ là những cơ sở lý luận và thực
tiễn xác định cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Bộ. Tổ chức bộ máy của Văn
phòng Bộ cũng như bất kỳ tổ chức bộ máy của một cơ quan, tổ chức nào về mặt lý
luận đều phải dựa trên những quan điểm hay phương pháp luận khoa học và những
nguyên tắc thống nhất. Qua nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cũng như thực tiễn tổ
13


chức bộ máy văn phòng các bộ, ngành tác giả nhận thấy để tổ chức bộ máy tối ưu, hoạt
động có hiệu lực, hiệu quả cần phải quán triệt và dựa trên các yêu cầu, quan điểm,
nguyên tắc cơ bản sau:
1.2.1. Các yêu cầu trong tổ chức bộ máy của Văn phịng Bộ.

Từ những trình bày về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ, ta
thấy Văn phịng Bộ có một vai trị quan trọng trong hoạt động chung của Bộ, cơ quan
Bộ, nó tạo điều kiện cho việc chỉ đạo, điều hành một cách trôi chảy, hiệu quả. Muốn
vậy việc xây dựng, tổ chức hoạt động bộ máy phải đảm có được u cầu sau:
Tính tối ưu : Giữa các khâu và các cấp quản lý phản ánh cách phân chia chức
năng quản lý theo chiều ngang, cùng cấp quản lý thể hiện cách phân chia chức năng
quản lý theo chiều dọc, đều thiết lập những mối liên hệ với số lượng cấp quản lý là tối
ưu nhất trong cơ quan, tổ chức nên cơ cấu tổ chức quản lý mang tính năng động cao,
ln đi sát và phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức
Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong cơ quan, tổ chức phải sử dụng
chi phí quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương
quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về.
Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phịng phải có khả năng thích ứng
linh hoạt với bất cứ tình huống nào xảy ra trong cơ quan, tổ chức cũng như ngồi mơi
trường.
Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phịng phải đảm bảo tính chính xác của
tất cả các thông tin được sử dụng trong cơ quan, tổ chức nhờ đảm bảo phối hợp tốt các
hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong cơ quan, tổ chức.
1.2.2. Các quan điểm tổ chức bộ máy và hoạt động của Văn phòng Bộ
Quan điểm tổ chức bộ máy Văn phòng Bộ dựa trên một số quan điểm như: quan
điểm toàn diện, quan điểm phát triển, quan điểm lịch sử, quan điểm hệ thống, cụ thể
như sau:
1.2.2.1.Quan điểm toàn diện
Quan điểm toàn diện yêu cầu khi xây dựng bộ máy của Văn phòng Bộ phải xuất
phát và xem xét tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện đầy đủ các chức năng,
nhiệm vụ của Văn phịng Bộ. Các yếu tố đó quan hệ mật thiết với nhau thành các nhân
tố và các điều kiện khách quan quyết định mơ hình tổ chức của Văn phịng Bộ. Phải
xem xét một cách tồn diện chức năng, nhiệm vụ và các yêu cầu nâng cao chất lượng
hoạt động của Văn phòng Bộ để chọn mơ hình tổ chức tối ưu, phù hợp với chức năng,
14

nhiệm vụ của nó. Chọn được mơ hình tổ chức phù hợp sẽ tạo tiền đề hay những điều
kiện cơ bản để văn phòng thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao.[29]
1.2.2.2.

Quan điểm phát triển

Quan điểm phát triển yêu cầu khi thiết lập bộ máy của Văn phòng Bộ không chỉ
căn cứ vào yêu cầu, điều kiện hiện tại mà phải đáp ứng được điều kiện thay đổi diễn ra
thường xuyên theo khuynh hướng cải cách hoàn thiện bộ máy của Bộ, của cơ quan Bộ
nói chung và của Văn phịng Bộ nói riêng. Điều này có nghĩa là tạo ra cho tổ chức khả
năng thích ứng cao, đồng thời phải tính đến khả năng phát triển của Văn phịng Bộ
trong tương lai. Đi đơi với việc hình thành tổ chức mới cần quan tâm thường xuyên tới
việc hoàn thiện tổ chức, khi cần thiết phải tiến hành tổ chức lại cho thích hợp.[29]
1.2.2.3.

Quan điểm lịch sử

Quan điểm lịch sử đòi hỏi khi xác lập bộ máy hiện tại của Văn phịng Bộ phải
xem xét bộ máy đó được hình thành và phát triển trong quá trình hoạt động của cơ
quan bộ như thế nào. Rộng hơn, khi xem xét theo quan điểm lịch sử phải xem xét quá
trình phát sinh, phát triển và sự tiêu vong của tổ chức. Dưới góc độ lịch sử, chúng ta
thấy việc tách nhập, giải thể hoặc thành lập mới các đơn vị tổ chức trong Văn phịng
Bộ có thể xảy ra, hơn nữa là đều cần phải và có thể dự tính trước. Trong thực tế mỗi tổ
chức chỉ thích hợp với một giai đoạn nhất định, trong một điều kiện lịch sử nhất định.
Quan điểm này yêu cầu khi xây dựng bộ máy mới của Văn phòng Bộ phải kế thừa
những yếu tố truyền thống, những yếu tố tổ chức bộ máy của Văn phòng Bộ.[29]
1.2.2.4. Quan điểm hệ thống
Hệ thống là một tập hợp những yếu tố, những bộ phận có mối liên hệ qua lại lẫn

nhau tạo thành một chỉnh thể nhất định. Theo quan điểm khoa học hiện đại, bất kỳ một
khách thể nào trong thế giới hiện thực cũng là một hệ thống, nghĩa là bao gồm những
bộ phận và những yếu tố cấu thành liên hệ hữu cơ và bổ sung cho nhau. Theo quan
điểm hệ thống, mỗi cơ quan hành chính nhà nước (bộ, tổng cục, ủy ban, ban, ...) đều
phải quan niệm là một hệ thống tổ chức gồm các bộ phận hợp thành là văn phòng, các
vụ, cục, viện tạo nên một chỉnh thể thống nhất và trong chỉnh thể thống nhất Văn
phòng Bộ cũng như các cục, vụ, viện là các phân hệ của hệ thống tổ chức bộ máy cơ
quan bộ. Trong Văn phòng Bộ lại bao gồm các đơn vị, tổ chức là các phịng, các đội,
các nhóm, các bộ phận liên hệ hữu cơ và bổ sung cho nhau để thực hiện các chức
năng, nhiệm vụ chung của Văn phòng Bộ. Tổ chức bộ máy của Văn phòng Bộ là một
15


chỉnh thể hay một hệ thống hoàn chỉnh. Vận dụng quan điểm hệ thống cho phép sắp
xếp tổ chức, phân định chức năng, nhiệm vụ hay tổ chức lao động trong Văn phòng Bộ
một cách khoa học, khắc phục được sự chồng chéo giữa các phịng, các đội, các tổ,
nhóm hay bộ phận tổ chức trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ.
Vận dụng quan điểm hệ thống cho phép nhìn nhận một cách tồn diện tổ chức bộ máy
cũng như hoạt động của Văn phòng Bộ; xác định được mối liên hệ giữa các phòng, các
đội, các tổ, nhóm các đơn vị , tổ chức trong Văn phòng Bộ; phát hiện được sự chồng
chéo giữa chúng khi phân định chức năng, nhiệm vụ cũng như tổ chức bộ máy của
Văn phịng Bộ khơng thích hợp. Trên cơ sở xác định được mối liên hệ hữu cơ và bổ
sung cho nhau giữa các đơn vị, tổ chức trong Văn phịng Bộ, chúng ta có cơ sở khoa
học để sáp nhập đơn vị tổ chức này với đơn vị tổ chức kia khi muốn giảm đầu mối tổ
chức; tách đơn vị này thành đơn vị tổ chức khác độc lập khi muốn tăng đầu mối tổ
chức; chuyển giao chức năng, nhiệm vụ của đơn vị tổ chức này cho đơn vị tổ chức
khác khi muốn hoàn thiện lại phân công lao động cho hợp lý.[29]
Trên đây là các quan điểm chủ yếu cần được xem xét, vận dụng khi kiến tạo bộ
máy tổ chức của Văn phòng Bộ. Ngồi các quan điểm cơ bản nói trên, để tổ chức bộ
máy của văn phịng thống nhất, có cơ sở khoa học cần phải tuân theo nguyên tắc chung

thống nhất khi thiết lập một đơn vị tổ chức, một bộ máy quản lý.
1.2.3. Các nguyên tắc tổ chức bộ máy của Văn phòng Bộ
1.2.3.1.

Nguyên tắc phù hợp giữa chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền với cơ
cấu tổ chức bộ máy

Nguyên tắc này cần xác định cơ cấu của chủ thể quản lý phải xuất phát từ đối
tượng quản lý, từ chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của quản lý mà sắp xếp tổ chức bộ
máy. Phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động và khối lượng cơng
việc của Văn phịng Bộ để xác định tổ chức bộ máy Văn phòng Bộ cho phù hợp.
1.2.3.2.

Nguyên tắc tinh giản, tiết kiệm, có hiệu lực tối đa và hiệu quả kinh tế
- xã hội tối ưu

Nguyên tắc này yêu cầu tổ chức bộ máy của Văn phòng Bộ phải gọn nhẹ, ít đầu
mối, khơng chồng chéo, trùng lắp chức năng, nhiệm vụ, giảm khâu trung gian không
cần thiết, đồng thời phải đảm bảo không một chức năng, nhiệm vụ nào của văn phịng
khơng có tổ chức hay cá nhân đảm nhận, chịu trách nhiệm. Tổ chức bộ máy tinh giản,
gọn nhẹ nhưng phải bảo đảm hoạt động có hiệu lực và hiệu quả.

16


1.2.3.3.Nguyên tắc biên chế gọn nhẹ, tổ chức phân công lao động khoa học,
theo đúng tiêu chuẩn chức danh
Nguyên tắc này đòi hỏi việc phân định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các
đơn vị, tổ chức trong Văn phòng Bộ phải rõ ràng, hợp lý. Xây dựng tiểu chuẩn chức
danh cho các vị trí của đơn vị, từ đó bố trí nguồn nhân lực phải phù hợp và xây dựng

đội ngũ công chức đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụ của tổ chức. Thường xuyên tiến
hành rà soát, sàng lọc, lựa chọn những người có đầy đủ năng lực, trình độ chun mơn,
nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức, sức khỏe và các yêu cầu khác bố trí vào các đơn vị, tổ
chức của Văn phòng Bộ, tinh giản những người không đáp ứng được các yêu cầu,
nhiệm vụ ra khỏi Văn phòng Bộ. Bảo đảm biên chế của Văn phịng Bộ tinh gọn, làm
việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.
Ngoài ra, khi tổ chức bộ máy nói chung hay tổ chức bộ máy của Văn phịng Bộ
nói riêng cịn phải tn thủ theo các ngun tắc khác như: nguyên tắc pháp chế,
nguyên tắc thứ bậc hành chính, nguyên tắc tài chính hay nguyên tắc tổ chức bộ máy
phải phù hợp với chế độ làm việc, phân cơng hợp tác lao động, .v.v..
1.2.4. Mơ hình tổ chức bộ máy của Văn phòng Bộ
Dựa trên những yêu cầu, quan điểm, nguyên tắc tổ chức bộ máy của Văn phòng
Bộ và qua thực tế tổ chức bộ máy của Văn phòng các Bộ, ngành hiện nay, tác giả thấy
cần thiết phải đưa ra mơ hình tổ chức bộ máy thống nhất cho Văn phòng Bộ. Văn
phòng Bộ được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng. Việc phân công lao động
hay việc xác định chức năng, nhiệm vụ phải theo nhóm hay khối cơng việc. Cơng việc
của Văn phịng Bộ có tính chất tác chiến, xử lý thường xuyên hàng ngày, hàng giờ nên
phải tổ chức thành các phịng để có sự điều hành và quản lý chặt chẽ. Văn phịng các
bộ nói chung đều có các đơn vị, tổ chức tương ứng với các nhiệm vụ cơ bản của mình.
Nhưng qua phân tích chức năng, nhiệm vụ của Văn phịng Bộ cho thấy có nhiều chức
năng, nhiệm vụ có mối liên hệ hữu cơ với nhau, nên có thể gộp nhiều nhiệm vụ vào
một đơn vị tổ chức, cụ thể như:
Công tác văn thư, công tác lưu trữ và công tác đánh máy văn bản, nhân sao có
mối liên hệ chặt chẽ với nhau qua dây truyền là các văn bản đi, đến và các văn bản nội
bộ cơ quan và có thể thêm nhiệm vụ tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp của cơ
quan và của lãnh đạo bộ có thể nên có thể giao cho một phòng là Phòng văn thư - lưu
trữ - hành chính hay gọi chung là Phịng Hành chính.

17

Các chức năng, nhiệm vụ tham mưu, giúp việc, thư ký tổng hợp có thể thành lập
một phịng lấy tên là Phịng Tổng hợp - Thư ký. Mơ hình này thực tế đang tồn tại trong
nhiều Văn phòng Bộ.
Để thực hiện nhiệm vụ quản lý cơng tác tài chính - kế toán, tài sản của cơ quan
Bộ cần phải thành lập Phịng Tài chính - Kế tốn hoặc Phịng Tài vụ - Kế toán.
Để thực hiện nhiệm vụ tổ chức thực hiện kiểm sốt thủ tục hành chính và quản lý
Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính trong phạm vi cả nước thuộc lĩnh vực Bộ,
ngành mình quản lý cần phải thành lập Phịng Kiểm sốt thủ tục hành chính.
Để thực hiện nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Văn phòng trong việc
chỉ đạo, điều hành cơng tác quản lý báo chí, tun truyền; thơng tin báo chí trên Cổng
thơng tin Điện tử của bộ; sưu tầm, quản lý, trưng bày tư liệu lịch sử truyền thống thuộc
lĩnh vực Bộ, ngành mình quản lý theo đúng chương trình kế hoạch cơng tác và quy chế
làm việc của Bộ cần phải thành lập Phòng Báo chí - Tun truyền hay Phịng Báo chí
và Quan hệ cơng chúng.
Từ nhiệm vụ quản trị hành chính cần phải thành lập Phịng Quản trị.

Ngồi các

phịng trên cịn có bộ phận thường trực hay đại diện của Văn phòng Bộ ở Thành phố
Hồ Chí Minh và Thành phố Đà Nẵng có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phịng Bộ theo dõi,
đơn đốc, kiểm tra, tổng hợp tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác của
Bộ ở các tỉnh miền Nam, miền Trung và Tây Nguyên. Đồng thời, phối hợp với các đơn
vị, tổ chức thuộc Văn phòng Bộ chuẩn bị và tổ chức hội nghị, cuộc họp của Bộ ở
Thành phố Hồ Chí Minh, Thành phố Đà Nẵng và Tây Ngun; phục vụ hậu cần, đưa
đón, bố trí chỗ ăn, nghỉ cho cán bộ công chức, viên chức của Bộ vào cơng tác tại
Thành phố Hồ Chí Minh, Thành phố Đà Nẵng và Tây Nguyên.
Như vậy, tổ chức bộ máy Văn phòng Bộ thống nhất gồm các phòng sau: Phịng
Tổng hợp - Thư ký; Phịng Hành chính (văn thư, lưu trữ, lễ tân, tổ chức hội họp);
Phịng Tài chính - Kế tốn; Phịng Quản trị; Phịng Kiểm sốt thủ tục hành chính;

Phịng Báo chí - Tun truyền; Đội (Đồn) xe; Đại diện Văn phịng Bộ tại Thành phố
Hồ Chí Minh; Đại diện Văn phòng Bộ tại Thành phố Đà Nẵng; - Mơ hình tổ chức Văn
phịng Bộ thường gặp (Xem Phụ lục 1)
Để tổ chức bộ máy của Văn phòng Bộ một cách tối ưu, cần phải đứng trên các
quan điểm: toàn diện, phát triển, lịch sử, hệ thống và các nguyên tắc tổ chức lao động
khoa học trong văn phịng, đảm bảo bộ máy tinh gọn, ít đầu mối tổ chức.

18


Để khơng có sự chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm
giữa các đơn vị, tổ chức trong Văn phòng Bộ, Chánh Văn phòng Bộ cần ban hành các
quyết định quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của từng đơn vị
thuộc Văn phòng Bộ, Quy chế làm việc của Văn phòng Bộ, đảm bảo sự phối hợp chặt
chẽ giữa các đơn vị thuộc Văn phòng.
1.3 Nguồn nhân lực (đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên) làm việc
trong Văn phòng Bộ.
1.3.1. Vai trò đặc điểm và yêu cầu chung về nguồn nhân lực trong văn phịng Bộ
Vị trí, vai trò, đặc điểm, đặc thù chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ xác
định đặc điểm, đặc trưng, vai trò, tầm quan trọng và yêu cầu đối với đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức, nhân viên làm việc trong Văn phòng Bộ. Chức năng, nhiệm vụ
của Văn phòng Bộ đa dạng, phong phú nên đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức,
nhân viên làm trong Văn phịng Bộ có trình độ, năng lực chun mơn, nghiệp vụ ở các
trình độ khác nhau. Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên này là nguồn
nhân lực trực tiếp tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Bộ trong quản lý, chỉ đạo, điều
hành công việc chung của Bộ. Chất lượng, hiệu quả tham mưu giúp việc cho lãnh đạo
và phục vụ cho các hoạt động chung của Bộ phụ thuộc vào trình độ, năng lực chun
mơn của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên làm việc trong Văn phòng
Bộ. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, các đơn vị tổ chức thuộc Văn phòng khác
nhau, yêu cầu tuyển dụng và bố trí cán bộ, cơng chức, viên chức, nhân viên vào các

phòng, đơn vị tổ chức thuộc Văn phịng Bộ cũng phải khác nhau về chun mơn,
nghiệp vụ. Nói cách khác, yêu cầu chung đặt ra là việc bố trí cán bộ, cơng chức, viên
chức, nhân viên về các phòng, các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ phải phù hợp với năng
lực, chuyên môn, nghiệp vụ được đào tạo, ưu tiên tuyển dụng những người được đào
tạo chun mơn nghiệp vụ chính quy, hệ thống. Cán bộ, cơng chức, viên chức, nhân
viên làm việc trong Văn phịng Bộ ngồi u cầu phải am hiểu về chun mơn, nghiệp
vụ, phải thành thạo các tác nghiệp hành chính cịn địi hỏi phải có tinh thần trách
nhiệm, đạo đức nghề nghiệp cao, tận tụy với cơng việc, vì họ là những người trực tiếp
giúp việc cho lãnh đạo Bộ. Nếu khơng có tinh thần trách nhiệm, khơng tơn trọng đạo
đức nghề nghiệp, khơng “tận tâm, tận tụy” vì cơng việc phục vụ lãnh đạo thì khó có
thể hồn thành nhiệm vụ và dễ dẫn đến sai phạm. Do đó, việc tuyển dụng cán bộ, công
chức, viên chức, nhân viên về cơng tác trong Văn phịng Bộ phải hết sức chặt chẽ và
thận trọng. Ngoài những điều kiện, tiêu chuẩn quy định của Nhà nước và pháp luật về
19


cán bộ, công chức, cần phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu chuyên môn để
tuyển dụng và bố trí vào các đơn vị thuộc Văn phịng một cách hợp lý.
1.3.2. Yêu cầu đối với Lãnh đạo Văn phịng

1.3.2.1

Đối với Chánh Văn phịng

Lãnh đạo văn phịng gồm có Chánh Văn phịng và các Phó Chánh Văn phịng Bộ.
Họ là cán bộ, cơng chức thuộc ngạch hành chính, giữ ngạch chuyên viên chính hoặc
chuyên viên cao cấp. Chánh Văn phịng là thủ trưởng, người phụ trách cơng việc
chung của Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, trước pháp luật về tổ chức và
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phịng Bộ. Chánh Văn phịng có vai trị quan
trọng, trực tiếp tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Bộ quản lý, tổ chức, điều hành công

việc chung của Bộ, cơ quan Bộ, trực tiếp tiếp xúc làm việc với Bộ trưởng và các đồng
chí Thứ trưởng trong giải quyết công việc hàng ngày của Bộ. Nếu Bộ trưởng là chính
khách, là nhà chính trị, thì Chánh Văn phịng là nhà chun mơn, là nhà hành chính, là
thủ trưởng hành chính của cơ quan bộ, trước đây được gọi là đổng lý văn phòng. Khác
với các Vụ trưởng, Chánh Văn phịng là chủ tài khoản đơn vị dự tốn cấp II, hoặc cấp
III, trực tiếp quản lý, sử dụng ngân sách, tài chính, cơ sở vật chất của cơ quan Bộ,
được Bộ trưởng uỷ quyền ký thừa lệnh Bộ trưởng, đóng dấu của Bộ một số văn bản
hành chính của Bộ, có quyền ký và đóng dấu của Văn phòng các văn bản thuộc thẩm
quyền ban hành của Văn phòng Bộ. Theo quy định của pháp luật hiện hành, Chánh
Văn phịng có nhiệm vụ: Xử lý, phân phối, chuyển giao văn bản đến hàng ngày; Xem
xét đề xuất với Bộ trưởng cho ý kiến chỉ đạo việc giải quyết văn bản đi và đến của Bộ.
Nếu Chánh Văn phòng không trực tiếp xem xét, xử lý văn bản đi và đến của Bộ, sẽ
không bao quát, không nắm được công việc chung của Bộ, cơ quan Bộ; Theo dõi đơn
đốc, kiểm tra việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, hàng tháng, kế
hoạch công tác cả năm của Bộ. Chánh Văn phòng còn phải nắm chắc lịch công tác
hàng tuần, hàng ngày của Lãnh đạo Bộ, quán xuyến, nhắc nhở thủ trưởng các đơn vị
thuộc, trực thuộc Bộ, các cá nhân, tổ chức có trách nhiệm chuẩn bị hoặc phối hợp
chuẩn bị chương trình, kế hoạch và lịch công tác hàng tuần, hàng ngày của lãnh đạo
Bộ để thực hiện có chất lượng và hiệu quả cao; Là thủ trưởng hành chính cơ quan,
Chánh Văn phịng cịn có nhiệm vụ tổ chức khoa học lao động trong quản trị công sở
(trụ sở), của cơ quan, duy trì trật tự, kỷ cương lao động và nền nếp làm việc của cơ
quan Bộ; Ở nhiều Bộ, Chánh Văn phịng Bộ cịn là người phát ngơn của Bộ, nên đòi
hỏi ở Chánh Văn phòng khả năng tổng hợp, phân tích, nắm bắt, sử dụng thơng tin, khả
20


năng linh hoạt trong xử lý tình huống tốt và khả năng ngoại giao trước công chúng là
điều không thể thiếu với Chánh Văn phòng Bộ, thể hiện bộ mặt của cả cơ quan Bộ;
Bảo đảm cơ sở vật chất cho các hoạt động của cơ quan Bộ.
Từ vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Chánh Văn phòng Bộ như đã nêu ở

trên cần phải lựa chọn những cán bộ, cơng chức có bản lĩnh chính trị vững vàng, đạo
đức cách mạng, trình độ năng lực chun mơn vừa chun sâu, vừa tổng hợp, có trình
độ quản lý, tổ chức, điều hành công việc một cách khoa học, quy chuẩn và chặt chẽ, có
tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình, tận tâm, tận lực vì cơng việc chung. Đồng thời ứng
viên của chức Chánh Văn phòng cũng cần phải có tính chủ động, năng động và sáng
tạo trong chỉ huy, điều hành cơng việc của Văn phịng Bộ nói riêng, của Bộ nói chung.
Nên chọn những người được đào tạo trình độ đại học hệ chính quy, hệ thống chuyên
ngành: luật hành chính, văn thư, lưu trữ, tổ chức khoa học lao động, quản lý, quản trị
văn phịng, thơng tin, cơng nghệ thơng tin, kinh tế, tài chính, lịch sử, ngoại giao, lễ tân,
v.vv.. Ngồi trình độ, năng lực chun mơn được đào tạo bài bản, hệ thống cịn cần
phải có kinh nghiệm và các kỹ năng tác nghiệp hành chính thành thục, ...

1.3.2.2

Đối với Phó Chánh Văn phịng

Phải căn cứ vào đặc điểm, đặc thù, yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ của từng lĩnh
vực được phân công phụ trách để lựa chọn những người có trình độ chun môn,
nghiệp vụ được đào tạo phù hợp. Nên lựa chọn những cán bộ, công chức được đào tạo
chuyên môn, nghiệp vụ tương đương trình độ đại học hệ chính quy, có trình độ năng
lực chun mơn, có kinh nghiệm, kỹ năng quản lý, tổ chức và điều hành công việc tốt
để bổ nhiệm giữ chức Phó Chánh Văn phịng. Đối với các Phó Chánh Văn phịng Bộ,
ngồi các tiêu chuẩn chức danh chun mơn, nghiệp vụ như Phó Vụ trưởng cịn phải
am hiểu, nắm chắc chun mơn, nghiệp vụ các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Chẳng hạn, đối với Phó Chánh Văn phịng phụ trách lĩnh vực thư ký, tham mưu, thông
tin tổng hợp cần phải am hiểu và nắm chắc chức năng, nhiệm vụ, phạm vi, đối tượng
quản lý nhà nước của bộ; nắm chắc các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển của
bộ, ngành, các yêu cầu quản lý hiện tại cũng như tương lai của bộ, ngành; nắm chắc
các cơ sở dữ liệu thông tin để khai thác sử dụng phục vụ cho công tác tham mưu, tổng
hợp của Văn phịng Bộ. Ngồi ra, Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực thư ký,

tham mưu, thông tin tổng hợp phải am hiểu chuyên môn, nghiệp vụ và các kỹ năng tác
nghiệp của lĩnh vực thư ký giúp lãnh đạo bộ, lĩnh vực tham mưu, cụ thể là tham mưu
trong tổ chức điều hành công việc của lãnh đạo bộ cũng như công việc chung của bộ,
21


tham mưu trong lĩnh vực tổng hợp, phân tích thơng tin để lãnh đạo bộ ra và tổ chức
thực hiện các quyết định quản lý, v.v.. Đối với Phó Chánh Văn phòng phụ trách văn
thư, lưu trữ phải am hiểu chuyên môn, nghiệp vụ và các kỹ năng tác nghiệp trong công
tác văn thư, lưu trữ, ...
1.3.3. Yêu cầu đối với lãnh đạo các đơn vị tổ chức thuộc Văn phịng Bộ (các
phịng, đội, đồn)
Lãnh đạo các đơn vị, tổ chức thuộc Văn phịng Bộ gồm các Trưởng phịng, Phó
Trưởng phịng, Đội trưởng, Phó Đội trưởng tương đương với trưởng, phó phịng (gọi
chung là trưởng, phó phịng).
Các trưởng, phó phịng của Văn phòng Bộ phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn
chức danh theo quy định chung của pháp luật, của Bộ và phải am hiểu, nắm chắc
chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác do phịng quản lý vì chính họ là những người
giúp Chánh Văn phịng nghiên cứu, tham mưu đề xuất cho Lãnh đạo Bộ về các lĩnh
vực thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của Văn phịng Bộ. Ngồi ra, họ cịn
phải là những người có tinh thần trách nhiệm cao, tận tuỵ, tận tâm với cơng việc mà họ
quản lý trực tiếp, có như vậy họ mới là những người tham mưu sáng suốt, biết “đứng
mũi chịu sào” trước bất kỳ hồn cảnh khó khăn nào trong cơng việc mình phụ trách.
1.3.4. u cầu đối với công chức, viên chức thừa hành
Công chức, viên chức thừa hành là những công chức giữ các ngạch hành chính
có thể là cán sự, là chun viên, chun viên chính, làm việc trong các phịng chức
năng thuộc Văn phịng Bộ. Ngồi tiêu chuẩn chức danh của các ngạch cơng chức làm
việc trong các phịng chức năng thuộc Văn phịng Bộ cơng chức, viên chức thừa hành
phải nắm chắc chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng tác nghiệp trên vị trí cơng việc được
giao và trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của phịng. Chẳng hạn, cơng chức

làm trong phịng thư ký, tham mưu, thơng tin tổng hợp phải nắm chắc chuyên môn
nghiệp vụ làm thư ký, chuyên mơn nghiệp vụ xử lý, phân tích, tổng hợp thơng tin, các
yêu cầu, nguyên tắc của công tác tham mưu, tổng hợp trong Văn phịng Bộ.
Các cơng chức, viên chức sự nghiệp làm việc trong một số đơn vị, tổ chức
(phòng, đội) của Văn phòng Bộ cũng phải đáp ứng với các yêu cầu tiêu chuẩn chức
danh đang giữ, đồng thời phải giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ, phải đề cao đạo đức
nghề nghiệp trong thực thi các nhiệm vụ được giao. Ví dụ như cơng chức lưu trữ làm
việc trong phòng văn thư, lưu trữ của Văn phòng Bộ phải được đào tạo một cách bài

22


bản, hệ thống về lưu trữ, phải nắm rõ, hiểu biết đầy đủ chuyên môn, nghiệp vụ công
tác lưu trữ.
1.3.5. Yêu cầu đối với nhân viên kỹ thuật, lái xe, bảo vệ, phục vụ, lễ tân
Nhân viên kỹ thuật, lái xe, bảo vệ, phục vụ, lễ tân là những người lao động làm
việc trong các phịng hành chính, quản trị, đội xe, đội bảo vệ. Họ cũng phải đáp ứng
yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ các công việc được giao đảm nhận. Đội ngũ cán bộ,
nhân viên kỹ thuật, lái xe, bảo vệ, phục vụ, lễ tân có vị trí, vai trị, nhiệm vụ khác
nhau, nhưng họ đều có bổn phận và trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện
tốt chức năng, nhiệm vụ thuộc thẩm quyền Bộ trưởng giao cho Văn phòng Bộ. Họ phải
được đào tạo một cách bài bản hệ thống về mặt chuyên môn nghiệp vụ, được bồi
dưỡng đầy đủ các kỹ năng tác nghiệp hành chính văn phịng.
u cầu đối với cán bộ, cơng chức, viên chức, nhân viên làm việc trong Văn
phòng Bộ ngồi việc am hiểu, nắm chắc chun mơn nghiệp vụ, thành thạo các kỹ
năng tác nghiệp hành chính cịn phải có tinh thần trách nhiệm cao, tận tâm, tận tụy với
cơng việc. Việc tuyển dụng, sắp xếp, bố trí và sử dụng họ phải đúng trình độ, năng lực
chun mơn, nghiệp vụ họ được đào tạo, kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm nghề
nghiệp họ tích lũy được. Cần phải quan tâm, chú ý bồi dưỡng nâng cao trình độ
chun mơn, nghiệp vụ và phẩm chất đạo đức nghề nghiệp cho đội ngũ cán bộ, công

chức, viên chức, nhân viên văn phịng. Đồng thời, phải có chế độ, chính sách khuyến
khích ưu đãi để họ an tâm, tận tụy với công việc, công việc “làm dâu trăm họ” này.
1.4 Tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng Bộ
Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là tổ chức làm việc theo phương
pháp khoa học dựa vào những thành tựu của khoa học và kinh nghiệm thực tiễn được
áp dụng có hệ thống trong hoạt động văn phịng. Nói cách khác, đó là q trình kết
hợp một cách tốt nhất giữa kỹ thuật và con người trong mọi hoạt động nhằm nâng cao
năng suất và hiệu quả lao động đảm bảo sức khoẻ cho người lao động,...[18]
Tổ chức lao động khoa học là một bộ phận quan trọng trong lĩnh vực quản trị
hành chính văn phịng, song cho đến nay không phải ở cơ quan nào cũng quan tâm
nghiên cứu và áp dụng một cách thỏa đáng công tác này. Ngay cả ở các văn phòng cơ
quan Bộ - văn phịng cơ quan quản lý Nhà nước có quy mơ lớn thì việc sắp xếp nơi
làm việc, phân cơng lao động và bố trí vị trí, điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên
cịn có chỗ chưa hợp lý, chưa tạo được năng suất và hiệu quả lao động. Vì vậy, việc tổ

23


chức lao động khoa học trong các văn phòng cơ quan Bộ đã và đang là một vấn đề cần
thiết và bức xúc.
1.4.1. Những vấn đề về phương pháp tổ chức quản lý cơng tác văn phịng
Trong phương pháp tổ chức quản lý thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao
của tổ chức, cần phải đề cao trách nhiệm của người đứng đầu, sau đây xin đề cập đến
các vấn đề liên quan đến phương pháp tổ chức điều hành qua việc phân giao nhiệm vụ
thuộc chức năng của văn phòng.
Vấn đề quan trọng của người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước là phải nắm
chắc chức năng và nhiệm vụ của tổ chức, cơ quan, đơn vị; ý thức đầy đủ và bao qt
được cơng việc hoặc nói cách khác là quản lý được cơng việc mình phụ trách; xác định
đúng trọng tâm và đích thực những cơng việc cần tập trung theo đúng chức năng; có ý
tưởng, định hướng và lộ trình để thực hiện nhiệm vụ đó; có chương trình, kế hoạch cụ

thể, có sự phân cơng, phân nhiệm, bố trí cán bộ, cơng chức, bố trí kinh phí cũng như
những điều kiện cần và đủ để triển khai thực hiện các nhiệm vụ theo ý tưởng và lộ
trình đã vạch ra; kiểm tra, giám sát việc thực hiện; nghiên cứu, tổng kết thực tiễn để
phát huy cái tốt, cái đúng, khắc phục cái bất hợp lý trong chủ trương cũng như hành
động cụ thể.
Trong tổ chức, người đứng đầu cần đặc biệt chú trọng việc thực hiện đúng chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Sức mạnh của tổ chức bộ máy là ở chỗ mọi bộ
phận trong dây chuyền vận hành đúng chức năng mà điều đó được quyết định bởi điều
khiển và bố trí. Chúng ta thường ít chú trọng đến vấn đề này, dễ bị những công việc sự
vụ hàng ngày cuốn hút.
Xét về mặt tổ chức bộ máy, cơ cấu tổ chức của Văn phịng được xây dựng dựa
trên mơ hình tổ chức chung nhất của văn phịng cấp Bộ đã nêu ở phần trên và những
nhiệm vụ cụ thể được Bộ trưởng giao. Số đầu mối các phòng, ban, đơn vị trực thuộc
do cách tổ chức của Lãnh đạo Văn phòng trên cơ sở bảo đảm cho việc thực hiện tốt
chức năng văn phòng và các nhiệm vụ cụ thể được giao sao khơng có sự chồng chéo
khơng bỏ sót việc và thuận tiện nhất cho dịng cơng việc được thực hiện trôi chảy đem
lại hiệu lực và hiệu quả quản lý cao nhất.
Để tổ chức công việc thuận lợi nhất cho quá trình chỉ đạo và điều hành, cần có sự
phân cơng rành mạch theo từng phạm vi quản lý cụ thể. Nhiệm vụ càng phải được giao
cụ thể và chi tiết hoá ở mỗi đơn vị, mỗi cá nhân để dễ dàng xác định trách nhiệm và

24


thuận lợi trong phối hợp. Trong quản lý, trước tiên đó là việc phân giao nhiệm vụ cho
cấp dưới. Việc phân cơng có thể dựa trên các ngun tắc sau đây:
- Phân theo khối lượng công việc chuyên môn.
Chẳng hạn công việc thư ký tổng hợp giúp việc lãnh đạo cần những người có
chun mơn phù hợp với lĩnh vực công tác của người lãnh đạo để thực hiện tốt hơn sự
chỉ đạo của thủ trưởng và đạt hiệu quả cơng tác thì khơng nên bố trí một người có

chun mơn khác biệt hoặc chỉ có kỹ năng hành chính thuần tuý. Hoặc nếu giao nhiệm
vụ của công tác thi đua tuyên truyền cho bộ phận thư ký tổng hợp thì cũng khơng hợp
lý vì cơng tác thi đua - tuyên truyền có những nội dung thực hiện theo những quy
phạm pháp luật, có quy trình nghiệp vụ riêng, khơng phải chỉ có đi theo tháp tùng lãnh
đạo để nhận diện và tiếp thu thông tin trực tiếp từ cơ sở thì mới làm được.
Việc phân cơng chun mơn sâu giúp cho người thực thi dễ dàng bộc lộ cao nhất
năng lực sở trường để tạo ra năng suất lao động cao hơn, tích luỹ được tri thức và kinh
nghiệm chun mơn. Tuy nhiên, trong cơng tác văn phịng ngồi việc cần phải có
chuyên ngành hẹp ban đầu sau quá trình học tập ở các cơ sở đào tạo như một minh
chứng cho năng lực trí tuệ, khả năng tiếp thu các tri thức lý luận và thực tiễn cũng như
phương pháp tư duy, năng lực nghiên cứu, tìm tịi sáng tạo, nếu chúng ta chỉ chú trọng
đến một chuyên ngành hẹp nào đó mà bố trí người làm cơng tác tham mưu tổng hợp
thì hồn tồn khơng hợp lý vì việc đó đã có các chun viên thuộc các cơ quan chức
năng tham mưu (vụ chuyên ngành) theo dõi và thụ lý những vấn đề chuyên ngành
được phân công. Do vậy, chuyên môn trong trường hợp này lại là năng lực tư duy tổng
hợp một số lĩnh vực được phân công với tư cách chuyên viên giúp việc Lãnh đạo, là
người có khả năng tiếp nhận thơng tin và nhạy cảm trong phân tích xử lý thơng tin
quản lý để tham mưu cho Lãnh đạo có quyết định hợp lý và đúng đắn.
- Phân theo khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn và định mức cấp bậc công việc
mà vị trí cơng tác địi hỏi.
Trong trường hợp có thể liệt kê, thống kê chi tiết các khối lượng công việc, trách
nhiệm cụ thể của từng vị trí cơng tác thì sẽ dễ dàng xây dựng được các tiêu chí, chuẩn
mực để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của một cá nhân. Việc chú trọng cả về
số lượng đầu việc và chất lượng hồn thành cơng việc sẽ có tác dụng khuyến khích
cơng chức hăng hái lao động, tự hào trước kết quả cống hiến được đánh giá đúng mức.
- Phân theo mức độ phù hợp giữa yêu cầu công tác và năng lực cán bộ.

25