Luận văn thạc sĩ tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
----------------------------

Dƣ Thị Vụ

TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ
LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC

Hà Nội, 2020


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------------------

Dƣ Thị Vụ

TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ
LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Chuyên ngành: Lƣu trữ học
Mã số: 60320301

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC

Ngƣời hƣớng dẫn: PGS.TS. Đào Đức Thuận

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG
CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn
thạc sĩ khoa học

Giáo viên hướng dẫn

PGS.TS. Vũ Thị Phụng

PGS.TS. Đào Đức Thuận

Hà Nội, 2020


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu thực tế của cá nhân tôi,
được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS. Đào Đức Thuận
Trong luận văn, những thông tin tham khảo từ những cơng trình nghiên cứu
khác đã được tác giả chú thích rõ nguồn.
Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn
này là trung thực và chưa từng được cơng bố dưới bất cứ hình thức nào. Tơi
xin chịu trách nhiệm về cơng trình nghiên cứu của mình.
Hà Nội, ngày

tháng

HỌC VIÊN

Dư Thị Vụ

năm 2020

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC.........................................................................................................1
MỞ ĐẦU ...........................................................................................................4
1. Lý do chọn đề tài .....................................................................................4
2. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài..................................................................7
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...........................................................8
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................9
5. Các nguồn tài liệu chính được sử dụng ................................................ 10
6. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 11
7. Đóng góp của Đề tài ............................................................................. 12
8. Bố cục của đề tài ................................................................................... 12
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC
QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN
ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI............................................................... 13
1.1 Cơ sở lý luận ............................................................................................ 13
1.1.1. Các khái niệm liên quan ....................................................................... 13
1.1.2. Ý nghĩa của tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ....................... 18
1.1.3. Nguyên tắc tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ........................ 19
1.1.4. Nội dung tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ............................ 19
1.1.5. Quy trình quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ......................................... 20
1.2. Cơ sở pháp lý .......................................................................................... 20
1.2.1. Văn bản quy định, hướng dẫn về hoạt động dịch vụ lưu trữ ................ 20
1.2.2. Các loại hình dịch vụ lưu trữ hiện nay ................................................. 23
Nhận xét chung.............................................................................................. 23
- Về ưu điểm .................................................................................................... 24
- Về hạn chế .................................................................................................... 25
- Nguyên nhân ................................................................................................. 30

1


Chƣơng 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG
DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI............. 32
2.1. Cơ quan, tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lƣu trữ trên địa bàn ... 32
2.1.1. Vài nét về chức năng, nhiệm vụ của Sở Nội vụ .................................... 32
2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động dịch vụ dịch vụ ............................. 32
2.2. Tình hình tổ chức của các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lƣu trữ .....34
2.2.1. Tổ chức bộ máy của doanh nghiệp ....................................................... 34
2.2.2. Về trình độ chun mơn và kinh nghiệm làm việc ................................ 36
2.2.3. Về lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ .................................................. 37
2.2.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động dịch vụ hành nghề..... 38
2.2.5. Về chế độ và chính sách đãi ngộ đối với người lao động .................... 39
2.3. Thực trạng tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lƣu trữ trên
địa bàn thành phố Hà Nội ............................................................................ 40
2.3.1. Cơ quan, đơn vị quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn ......... 40
2.3.2. Ban hành, tuyên truyền, phổ biến pháp luật liên quan đến
hoạt động dịch vụ lưu trữ ............................................................................... 44
2.3.3. Tổ chức và cấp các loại Chứng chỉ, Giấy chứng nhận đủ điều kiện
hành nghề lưu trữ............................................................................................ 44
2.3.4. Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
hành chính trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ ..................................... 47
2.3.5. Báo cáo tổng kết trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ ................. 49
2.4. Kết quả hoạt động dịch vụ lƣu trữ của các doanh nghiệp ................. 50
2.4.1. Về dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ ....................................................... 50
2.4.2. Về dịch vụ bảo quản tài liệu lưu trữ ..................................................... 50
2.4.3. Về dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ ......................................................... 51
2.4.4. Về dịch vụ tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ ........................................... 52

2.4.5. Về dịch vụ nghiên cứu khoa học, tư vấn và chuyển giao công nghệ
trong công tác văn thư, lưu trữ ....................................................................... 52

2


Nhận xét chung.............................................................................................. 52
- Về ưu điểm .................................................................................................... 52
- Về hạn chế .................................................................................................... 53
- Nguyên nhân ................................................................................................. 54
Chƣơng 3: CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC
QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ HÀ NỘI .............................................................................truyền, phổ biến pháp luật:
+ Tổ chức các lớp tập huấn chuyên đề nhằm quán triệt các văn bản quy
phạm pháp luật về lưu trữ, giới thiệu các văn bản mới, các văn bản quy phạm
pháp luật có liên quan đến nghiệp vụ lưu trữ, quản lý hoạt động lưu trữ theo
từng chuyên đề;
+ Tổ chức các buổi hội thảo, hội nghị để phổ biến, giới thiệu các văn
bản quy phạm pháp luật có liên quan trong lĩnh vực lưu trữ và hoạt động dịch
vụ lưu trữ;
+ Phổ biến, giáo dục pháp luật và tuyên truyền kiến thức về nghiệp vụ
lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng của ngành Lưu trữ như:
Trang thông tin điện tử của Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ…;
+ Viết tin bài, giới thiệu nội dung các văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ trên các báo, tạp chí;

70


+ Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật thông qua hoạt động

thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ.
Về đối tượng tuyên truyền, phổ biến: tùy từng loại hình thức tuyên
truyền có thể tổ chức như sau:
+ Cán bộ, cơng chức, viên chức và người lao động trong các cơ quan
quản lý nhà nước về lưu trữ;
+ Công chức, viên chức và người lao động làm công tác lưu trữ của các
cơ quan, tổ chức;
+ Người đứng đầu và người hành nghề lưu trữ trong các doanh nghiệp
hoạt động dịch vụ lưu trữ;
+ Các cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ.
3.2.2. Tiếp tục kiểm tra, thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh
vực hoạt động dịch vụ lưu trữ
Để hoạt động dịch vụ lưu trữ thực hiện đúng các quy định của pháp luật
về lĩnh vực lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan. Cơng tác
kiểm tra, thanh tra cũng là một trong những biện pháp quan trọng để các cơ
quan quản lý nhà nước về lưu trữ quản lý tốt hoạt động dịch vụ này.
Mục đích, ý nghĩa của công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động dịch vụ
lưu trữ là nhằm phát hiện những sơ hở trong cơ chế quản lý, chính sách, pháp
luật đối với lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ để kiến nghị với cơ quan nhà
nước có thẩm quyền có biện pháp khắc phục; phát huy những điểm tích cực,
phịng ngừa và kịp thời phát hiện những sai phạm của các doanh nghiệp hoạt
động dịch vụ lưu trữ trong việc chấp hành các quy định của pháp luật về
chuyên môn, nghiệp vụ; giúp cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện đúng quy
định của pháp luật liên quan đến lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ như Luật
Lưu trữ, Nghị định, Thông tư hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề và
hoạt động dịch vụ lưu trữ…; đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt
được của từng đơn vị, cá nhân. Từ đó, xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ

71

luật cho phù hợp; góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về
hoạt động dịch vụ lưu trữ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp
pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân…
Thông qua kiểm tra, các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ sẽ nắm
được tình hình hoạt động, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho việc hành
nghề lưu trữ của các doanh nghiệp; từ đó có những hướng dẫn, nhắc nhờ các
cơ quan tổ chức sử dụng các dịch vụ lưu trữ có trách nhiệm hơn trong việc lựa
chọn, giám sát các doanh nghiệp, tổ chức cung cấp các dịch vụ lưu trữ được
chặt chẽ và hiệu quả hơn, khi có vướng mắc báo cáo Chi cục Văn thư - Lưu
trữ phối hợp để giải quyết kịp thời; mặt khác cũng góp phần nâng cao ý thức,
trách nhiệm, đạo đức nghề nghiệp của từng cá nhân khi tham gia vào các hoạt
động dịch vụ lưu trữ.
Để công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ đạt hiệu quả,
Sở Nội vụ cần xây dựng Quy chế kiểm tra chất lượng hoạt động dịch vụ lưu
trữ. Trên cơ sở đó, hàng năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ thực hiện thanh
tra, kiểm tra tại các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn
quản lý.
Về hình thức thanh tra, kiểm tra: thực hiện theo kế hoạch, thường
xuyên hoặc đột xuất. Đối với trường hợp kiểm tra đột xuất áp dụng đối với
những tổ chức, cá nhân có dấu hiệu vi phạm.
Về nội dung kiểm tra:
- Đối với các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ:
+ Giấy đăng ký kinh doanh hoạt động dịch vụ lưu trữ;
+ Đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ;
+ Danh sách nhân lực thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ (kèm theo
Chứng chỉ hành nghề);
+ Năng lực thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ;
+ Chế độ báo cáo tình hình thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ hàng năm.

72


- Đối với các cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ:
+ Năng lực của đơn vị cung cấp dịch vụ;
+ Kiểm tra, giám sát chất lượng hồ sơ sau chỉnh lý;
+ Chế độ báo cáo tình hình sử dụng dịch vụ lưu trữ hàng năm.
Một trong những nội dung quan trọng trong kế hoạch thanh tra, kiểm tra
là phải xác định được cụ thể đối tượng và nội dung cần được thanh tra, kiểm tra
trong năm. Vì vậy, để cơng tác thanh tra, kiểm tra có hiệu quả, Chi cục Văn thư
- Lưu trữ các tỉnh cần có sự phối hợp chặt chẽ trong việc xây dựng và thực hiện
kế hoạch kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ. Sở Nội vụ cần phối hợp với các cơ
quan có liên quan trong việc xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch thanh
tra, kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ trong phạm vi quản lý.
3.2.3. Tăng cường phối hợp giữa các cơ quan có liên quan trong việc quản
lý hoạt động dịch vụ lưu trữ
Phối hợp giữa các cơ quan có liên quan trong việc quản lý hoạt động
dịch vụ lưu trữ nhằm giúp cho các cơ quan có thể nắm bắt được các thơng tin
quy định về ngành nghề kinh doanh có điều kiện; thơng tin về đăng ký doanh
nghiệp; về tình trạng hoạt động của doanh nghiệp; về tình hình hoạt động dịch
vụ của doanh nghiệp; về các hành vi vi phạm của doanh nghiệp… để quản lý
hoạt động dịch vụ lưu trữ được hiệu quả hơn.
Hiện nay, pháp luật về doanh nghiệp, đầu tư đã quy định rất cụ thể về
trách nhiệm của các cơ quan trong việc phối hợp, trao đổi, cung cấp và coogn
khai các thơng tin về doanh nghiệp. Vì vậy, để quản lý hoạt động dịch vụ lưu
trữ có hiệu quả, trên cơ sở các quy định của pháp luật về doanh nghiệp, đầu tư
về phối hợp trong quản lý đối với các doanh nghiệp sau đăng ký thành lập,
các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và ở trung ương và địa phương cần
tăng cường phối hợp với các cơ quan có liên quan trong việc trao đổi, cung
cấp và công khai các thông tin về doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ, cụ

thể như sau:

73


Ở Trung ương: hiện nay, hoạt động dịch vụ lưu trữ chưa được cơng
nhận là ngành, nghề kinh doanh có điều kiện được công bố trên Cổng thông
tin đăng ký doanh nghiệp Quốc gia. Vì vậy, Bộ Nội vụ cần phải có văn bản đề
nghị Bộ Kế hoạch và Đầu tư xem xét, công nhận hoạt động dịch vụ lưu trữ
thuộc danh mục ngành, nghề kinh doanh có điều kiện. Ngồi ra, trong q
trình quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần
phải giúp Bộ Nội vụ xây dựng cơ sở dữ liệu và đầu tư cơ sở hạ tầng để thực
hiện việc công khai các thông tin về quản lý doanh nghiệp hoạt động dịch vụ
lưu trữ trên phạm vi cả nước.
Ở địa phương: Sở Nội vụ cần tăng cường phối hợp với Sở Kế hoạch và
Đầu tư, Cục Thuế và Thanh tra về các nội dung sau:
- Đối với Sở Kế hoạch và Đầu tư:
+ Cung cấp, công khai thông tin về đăng ký doanh nghiệp hoạt động
dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý, bao gồm: mã số doanh nghiệp; địa chỉ trụ
sở chính; ngành nghề kinh doanh; thông tin về người đại diện theo pháp luật;
vốn điều lệ Công ty; danh sách các thành viên, cổ đông sáng lập; người đại
diện theo ủy quyền; thông tin về đơn vị trực thuộc…;
+ Cung cấp, công khai thông tin về tình trạng hoạt động của doanh
nghiệp, bao gồm: đang làm thủ tục giải thể; đã giải thể; tạm ngừng kinh
doanh; đã chấm dứt hoạt động…
- Đối với Cụ Thuế: cung cấp thông tin về kê khai thuế, nộp thuế và kết
quả thu, chi tài chính của các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ; xử lý
hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý có hành vi vi phạm pháp luật về
thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế the hướng dẫn của Tổng Cục Thuế.
- Đối với Thanh tra: phối hợp xây dựng kế hoạch thanh tra và tổ chức

thực hiện kế hoạch thanh tra đối với các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu
trữ trên địa bàn quản lý.
Bên cạnh đó, Sở Nội vụ cũng cần cung cấp và công khai thông tin cho
các cơ quan trên về các cá nhân được cấp, cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành

74


nghề lưu trữ; các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ được cấp, cấp lại,
thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; tình hình
hoạt động của các doanh nghiệp dịch vụ lưu trữ…
3.2.4. Tổ chức cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và Giấy chứng nhận đủ
điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là điều kiện bắt buộc để cá nhân có đủ điều
kiện hành nghề lưu trữ. Để được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đòi hỏi
người hành nghề phải thường xuyên học tập và nâng cao trình độ chun mơn,
cập nhật những thơng tin mới về tiến bộ khoa học và công nghệ, các quy định
mới của pháp luật trong lĩnh vực chuyên môn, cập nhật những thông tin mới về
tiến bộ khoa học và công nghệ, các quy định mới của pháp luật trong lĩnh vực
chuyên môn để hành nghề ngày càng tốt hơn. Như vậy, Chứng chỉ hành nghề
lưu trữ chính là công cụ để các cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ
giám sát việc thực hiện đạo đức nghề nghiệp của người hành nghề lưu trữ.
Tuy nhiên, có một số doanh nghiệp đã mượn Chứng chỉ hành nghề lưu
trữ của cá nhân khác để đưa vào danh sách cá nhân có chứng chỉ hành nghề,
một mặt là báo cáo với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ là đã thực hiện
đầy đủ theo quy định; mặt khác làm tăng giá trị của hồ sơ năng lực. Chính vì
vậy, Sở Nội vụ cần phải tăng cường kiểm tra để kiểm sốt tình trạng các
doanh nghiệp th, mượn chứng chỉ hành nghề và đưa ra những giải pháp
quản lý hiệu quả.
Đối với Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ là một

trong những điều kiện bắt buộc để các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sau khi
đăng ký thành lập doanh nghiệp có thể tham gia thực hiện các hoạt động dịch
vụ lưu trữ. Tuy nhiên, do một số yếu tố khách quan mà Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước đã tham mưu Bộ Nội vụ ban hành văn bản số 1084/BNVVTLTNN ngày 12/3/2015 của Bộ Nội vụ về thực hiện Thông tư số
09/2014/TT-BNV hướng dẫn quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt

75


động dịch vụ lưu trữ và có chỉ đạo Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương chưa tổ chức thực hiện việc cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện
hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định tại Điều 6, Điều 8 và các nội dung có
liên quan tại Thơng tư số 09/2014/TT-BNV.
Vì vậy, đề nghị Bộ Nội vụ sớm có chỉ đạo để Sở Nội vụ các tỉnh có cơ sở
quản lý, đánh giá chun mơn của các doanh nghiệp có phù hợp để được tham
gia vào các hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trữ đạt một cách hiệu quả nhất.
Do đó, giữa Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và Giấy chứng nhận đủ điều
kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với nhau. Chứng chỉ
hành nghề lưu trữ là một trong những điều kiện quan trọng để được tham gia
hành nghề ở các lĩnh vực đăng ký theo quy định.
3.2.5. Xử phạt nghiêm minh các hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh
vực hoạt động dịch vụ lưu trữ
Xử phạt vi phạm hành chính là một trong những biện pháp quản lý
quan trọng của cơ quan nhà nước đối với lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ.
Mục đích, ý nghĩa của xử phạt vi phạm hành chính là nhằm nâng cao ý thức,
trách nhiệm của mỗi đơn vị, cá nhân trong việc chấp hành các quy định của
pháp luật về hoạt động dịch vụ lưu trữ; ngăn chặn, phòng ngừa những hành vi
vi phạm pháp luật trong quá trình thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ cũng như
quá trình quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ; nâng cao chất lượng cung cấp dịch
vụ lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức; duy trì trật tự, kỷ cương trong quản lý nhà

nước đối với lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ; đảm bảo quyền và lợi ích hợp
pháp của các cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ cũng như quyền và lợi
ích hợp pháp của các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ.
Để quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ có hiệu quả, các cơ quan quản lý
nhà nước về lưu trữ ở Trung ương cần sớm ban hành Nghị định về xử phạt vi
phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ, trên cơ sở đó các cơ quan quản lý nhà
nước căn cứ vào các quy định của nhà để tiến hành thanh tra, kiểm tra và xử
phạt đối với các trường hợp có dấu hiệu vi phạm. Có như vậy việc chấp hành

76


các quy định của pháp luật về hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý hoạt động
dịch vụ lưu trữ mới được thực hiện nghiêm túc và hiệu quả, đảm bảo được
chất lượng dịch vụ.
Bên cạnh đó, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần có sự
quan tâm hơn nữa đến chế độ đãi ngộ đối với những người tham gia vào hoạt
động dịch vụ lưu trữ, vì đây là một trong những ngành nghề được duyệt vào
danh sách ngành nghề độc hại, nguy hiểm.
3.2.6. Nâng cao chất lượng báo cáo, tổng kết hoạt động dịch vụ lưu trữ
Báo cáo, tổng kết hoạt động dịch vụ lưu trữ cũng là một trong những
biện pháp quản lý quan trọng của các cơ quan nhà nước đối với lĩnh vực hoạt
động dịch vụ lưu trữ. Mục đích của việc báo cáo, tổng kết trong lĩnh vực hoạt
động dịch vụ lưu trữ là giúp các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ đánh
giá, nhìn nhận về những kết quả đã đạt được và những hạn chế cịn tồn tại
trong thời gian qua, từ đó tìm ra những nguyên nhân để đưa ra các biện pháp
khắc phục trong thời gian tới. Đồng thời, qua các Hội nghị tổng kết về hoạt
động dịch vụ lưu trữ, những tổ chức, đơn vị, cá nhân điển hình tiên tiến trong
lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ sẽ được tôn vinh, khen thưởng; những
trường hợp chưa thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật cũng được

nhắc nhở để thực hiện tốt hơn. Từ đó, hoạt động dịch vụ lưu trữ đạt được
những kết quả và chất lượng tốt hơn; ngoài ra, đây cũng là dịp để các đơn vị,
cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ có thể giao lưu, trao đổi, học hỏi kinh
nghiệm trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ.
Đối với việc báo cáo về tình hình hoạt động dịch vụ lưu trữ: khi Thơng
tư số 09/2014/TT-BNV có hiệu lực, các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu
trữ cần nghiêm túc thực hiện theo quy định tại Khoản 5, Điều 9, Thông tư số
09/2014/TT-BNV. Tuy nhiên, theo tơi mẫu báo cáo về tình hoạt động dịch vụ
lưu trữ của các doanh nghiệp cần phải quy định chi tiết hơn. Bởi vì, việc quy
định đầy đủ, chi tiết các nội dung trong mẫu báo cáo của các doanh nghiệp sẽ
giúp cho các cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ dễ dàng nắm bắt

77


được đầy đủ các thông tin liên quan đến tổ chức và hoạt động của các doanh
nghiệp. Đồng thời, trên cơ sở tự đánh giá về chất lượng hoạt động dịch vụ lưu
trữ của doanh nghiệp, các cơ quan quản lý nhà nước có thể tiến hành thanh
tra, kiểm tra đột xuất đối với các đơn vị này khi phát hiện có dấu hiệu vi
phạm. Chi cục Văn thư - Lưu trữ căn cứ vào báo cáo của các tổ chức, cá nhân,
doanh nghiệp tham mưu Sở Nội vụ xây dựng báo cáo để gửi Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước theo mẫu quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 11 Thơng tư
số 09/2014/TT-BNV
Ngồi việc thực hiện báo cáo theo quy định tại Thông tư số
09/2014/TT-BNV, hàng năm trong báo cáo tổng kết về công tác văn thư, lưu
trữ của Sở Nội vụ cần nêu nội dung về hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn
Thành phố.
Tiểu kết chương 3:
Chương này, tác giả cũng mạnh dạn đề xuất và đưa ra một số vấn đề
liên quan đến hoàn thiện hành lang pháp lý; một số biện pháp và giải pháp để

quản lý có hiệu quả chun mơn của các doanh nghiệp khi tham gia các hoạt
động dịch vụ lưu trữ;
Chương này, tác giả cũng yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ
phải chủ động hơn nữa trong việc tham mưu cho UBND Thành phố xây dựng
văn bản hướng dẫn, đồng thời tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến
pháp luật về hoạt động dịch vụ lưu trữ cũng như thanh tra, kiểm tra và xử phạt
vi phạm hành chính trong q trình thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ;
tổ chức cấp các loại Chứng chỉ, Giấy chứng nhận về hành nghề lưu trữ theo
quy định;
Mặt khác, cần phải tăng cường sự phối hợp giữa các cơ quan quản lý
nhà nước về văn thư, lưu trữ các tỉnh, các cơ quan liên quan khác như Sở Kế
hoạch và Đầu tư trong việc quản lý về Giấy phép kinh doanh, đăng ký thông
tin hoạt động dịch vụ lưu trữ...

78


KẾT LUẬN
Mục đích của xã hội hóa hoạt động lưu trữ là nhằm giảm bớt gánh nặng
ngân sách nhà nước và tạo điều kiện cho các thành phần kinh tế phát triển.
Chính sự xuất hiện của nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân tham gia hoạt động
dịch vụ lưu trữ trong thời gian qua đã góp phần khơng nhỏ vào việc giảm tình
trạng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức; đồng thời, giúp cho
việc bảo quản hồ sơ, tài liệu được an toàn, khoa học và tạo điều kiện cho việc
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được dễ dàng, thuận lợi.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả mà hoạt động dịch vụ lưu trữ mang
lại, hoạt động này vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế, bất cập, không đáp ứng
được các yêu cầu, tiêu chuẩn về nghiệp vụ lưu trữ đặt ra, chất lượng cung
cấp dịch vụ lưu trữ không được đảm bảo. Nguyên nhân của những hạn chế
trên là do chưa có sự quản lý chặt chẽ của các cơ quan quản lý nhà nước về

lưu trữ. Vì vậy, việc tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ và đưa ra các
biện pháp quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố đạt hiệu
quả là rất cần thiết. Từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả đã chọn Đề tài “Tổ chức
quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội” để làm
Luận văn cao học. Kết quả nghiên cứu bước đầu của Đề tài đã nêu được
phương pháp tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ như: tổ chức bộ máy
của cơ quan nhà nước về lưu trữ và cả doanh nghiệp hoạt động dịch vụ; hoàn
thiện hành lang pháp lý; tổ chức quản lý về chuyên môn; thanh tra, kiểm tra
và xử lý vi phạm…
Chúng tôi hy vọng, kết quả nghiên cứu của Đề tài sẽ giúp các cơ quan
quản lý nhà nước về lưu trữ có những biện pháp quản lý hoạt động dịch vụ
lưu trữ phù hợp và hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng cung cấp các dịch vụ
lưu trữ, hạn chế thấp nhất những rủi ro trong việc tổ chức tài liệu lưu trữ;
tránh làm thất lạc, mất mát tài liệu lưu trữ.

79


Tuy nhiên, đây là Đề tài hoàn toàn mới, lĩnh vực nghiên cứu khá nhạy
cảm, đối tượng nghiên cứu, khảo sát lại đa dạng, phức tạp, hơn nữa kinh
nghiệm của tác giả cịn hạn chế. Vì vậy, kết quả nghiên cứu của Đề tài chắc
chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Chúng tơi rất mong các thầy cơ,
bạn bè và đồng nghiệp góp ý để tác giả rút kinh nghiệm cho việc nghiên cứu
các Đề tài tiếp theo được tốt hơn.

80


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
01. Chính phủ (2013). Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013

của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
02. Chính phủ (2013). Nghị định số 81/2013/NĐ-CP ngày 19/7/2013
của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật xử lý
vi phạm hành chính.
03. Bộ Nội vụ (2014). Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014
của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề và hoạt động dịch
vụ lưu trữ.
04. Bộ Nội vụ (2015). Công văn số 1084/BNV-VTLTNN ngày
12/3/2015 của Bộ Nội vụ về thực hiện Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày
01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề và
hoạt động dịch vụ lưu trữ.
05. Công ty cổ phần phát triển cơng nghệ hành chính ADDJ (2017).
Hồ sơ năng lực, hồ sơ đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, cập
nhật trên />06. Công ty cổ phần công nghệ và Truyền thông Năm Sao (2017). Hồ
sơ năng lực, hồ sơ đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, cập nhật
trên />07. Công ty TNHH dịch vụ lưu trữ thư viện (2017). Hồ sơ đăng ký
thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, cập nhật trên
/>08. Công ty Cổ phần lưu trữ Ngọc Tuấn (2017). Hồ sơ đăng ký thông
tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, cập nhật trên
/>09. Công ty TNHH Thương mại - Dịch vụ lưu trữ Thăng Long (2017).
Hồ sơ đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, cập nhật trên
/>
81


10. Công ty TNHH Dịch vụ khoa học văn thư lưu trữ (2017). Hồ sơ
đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, cập nhật trên
/>11. Công ty cổ phần đầu tư Đức Nghiệp (2017). Hồ sơ đăng ký thông
tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, cập nhật trên
/>12. Công ty cổ phần công nghệ lưu trữ - số hóa tài liệu HT (2017). Hồ

sơ đăng ký thơng tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, cập nhật trên
/>13. Công ty TNHH Dịch vụ văn thư lưu trữ Việt Nam (2017). Hồ sơ
đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, cập nhật trên
/>14. Công ty cổ phần dịch vụ Hành chính văn phịng Thăng Long
(2017). Hồ sơ đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, cập nhật trên
/>15. Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Dịch vụ Lưu An (2019).
Hồ sơ đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, cập nhật trên
/>16. Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ Bảo An (2019). Hồ sơ đăng ký
thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, cập nhật trên
/>17. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Công văn số 283/VTLTNNNVTW ngày 19/5/2004 của Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban
hành Bảng hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
18. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2013). Báo cáo đánh giá tác
động về thủ tục hành chính đối với quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và
hoạt động dịch vụ lưu trữ.

82


19. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2015). Kế hoạch số 567/KHVTLTNN ngày 23/6/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc triển
khai công tác chuẩn bị việc tổ chức kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kiểm tra
nghiệp vụ lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày
01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề và
hoạt động dịch vụ lưu trữ.
20. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2017). Thông báo số 709/TBVTLTNN ngày 05/7/2017 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về kết quả
Hội thảo “Hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”.
21. Dương Văn Khảm (2012). “Chứng chỉ hành nghề và việc quản lý
nhân sự trong lưu trữ”, Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam (số 7).
22. Dương Văn Khảm (2018):“Xã hội hóa hoạt động lưu trữ”, cuốn
tọa đàm “Xã hội hóa hoạt động lưu trữ và vai trò của các doanh nghiệp”, Hội
Văn thư Lưu trữ Việt Nam (tháng 4 năm 2018).

23. Đại học Luật Hà Nội(2008). Giáo trình “Luật Hành chính Việt
Nam”. Trường Đại học Luật Hà Nội, NXB Công an Nhân dân.
24. Đỗ Hồng Tồn (2007). Giáo trình “Khoa học quản lý”, tập 1.
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội.
25. Đinh Thế Vinh (2018). “Vai trò và một số bất cập của hệ thống văn
bản quy phạm pháp luật về xã hội hóa hoạt động lưu trữ ở Việt Nam”, cuốn
tọa đàm “Xã hội hóa hoạt động lưu trữ và vai trị của các doanh nghiệp”, Hội
Văn thư Lưu trữ Việt Nam (tháng 4 năm 2018).
26. HarolKoontz (1993). “Những vấn đề cốt yếu của quản lý”, NXB
Khoa học - Kỹ thuật.
27. Hội Văn thư và Lưu trữ thành phố Hà Nội (2017). Hồ sơ năng lực,
hồ sơ đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ.
28. Lã Thị Mai (2015).“Nghiên cứu các biện pháp quản lý hoạt động
dịch vụ về lưu trữ ở Việt Nam”, Luận văn thạc sĩ, tư liệu Trường Đại học
Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.

83


29. Nguyễn Văn Thâm (2018).“Một số vấn đề xã hội hóa các dịch vụ
cơng và sự vận dụng trong lĩnh vực lưu trữ”, cuốn tọa đàm “Xã hội hóa hoạt
động lưu trữ và vai trò của các doanh nghiệp”, Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam
(tháng 4 năm 2018).
30. Nguyễn Văn Hàm - Cam Anh Tuấn (2018).“Nhận thức khoa học về
xã hội hóa cơng tác lưu trữ”, cuốn tọa đàm “Xã hội hóa hoạt động lưu trữ và
vai trị của các doanh nghiệp”, Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam (tháng 4 năm
2018).
31. Nguyễn Thị Hà (2018).“Những đóng góp của doanh nghiệp trong
việc xã hội hóa cơng tác lưu trữ”, cuốn tọa đàm “Xã hội hóa hoạt động lưu
trữ và vai trò của các doanh nghiệp” Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam (tháng 4

năm 2018)
32. Nguyễn Minh Đạo (1997). “Cơ sở khoa học quản lý”, NXB Chính
trị Quốc gia.
33. Quốc Hội (2011). Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011.
34. Quốc Hội (2012). Luật xử lý vi phạm hành chính số 15/2012/QH13.
35. Quốc Hội (2014). Luật Đầu tư số 67/2014/QH13.
36. Quốc Hội (2014). Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13.
37. Quốc Hội (2005). Luật Du lịch năm 2005).
38. Sở Nội vụ (2017). Công văn số 1748/SNV-CCVTLT ngày
12/7/2017 về quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ
trên địa bàn thành phố Hà Nội.
39. Sở Nội vụ (2019). Báo cáo đánh giá 05 năm thực hiện Thông tư số
09/2014/TT-BNV hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt
động dịch vụ lưu trữ.
40.Theo cập nhật ngày 08/9/2019 .

84


41. Theo />cập nhật ngày 08/9/2019.
42.Theo />3747AAT8hXk (môi trường), cập nhật ngày 08/9/2019.
43. Trần Hoàng (2011). “Bàn về khái niệm xã hội hóa cơng tác lưu trữ
trong Dự thảo Luật Lưu trữ”, Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam (số 5/2011).
44. Trần Việt Hà (2011). “Bàn về một số giải pháp xã hội hóa cơng tác
lưu trữ ở nước ta”, Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam (số 7/2011).
45. Trung tâm Lưu trữ lịch sử Hà Nội (2017). Hồ sơ năng lực, hồ sơ
đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, cập nhật trên
/>46. Trung tâm công nghệ thông tin tài nguyên môi trường Hà Nội
(2017). Hồ sơ đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, cập nhật trên
/>47. Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học tổ chức và quản lý

(2017). Hồ sơ đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, cập nhật trên
/>48. Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ (2017). Hồ sơ
đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, cập nhật trên
/>49. Trung tâm Phát triển cơng nghệ Hành chính văn phịng (2018). Hồ
sơ đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ, cập nhật trên
/>50. UBND Thành phố Hà Nội (2018). Báo cáo số 137/BC-UBND ngày
28/5/2018 về Báo cáo sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ giai đoạn 20122017 trên địa bàn thành phố Hà Nội.

85


PHỤ LỤC

Kiểm tra tại UBND huyện Mỹ Đức
(Ngày 27/7/2018, Dư Thị Vụ)

86


Kiểm tra tại Tổng Công ty Điện lực Hà Nội
(Ngày 16/8/2018, Dư Thị Vụ)

87


Kiểm tra tạiUBND huyện Quốc Oai
(Ngày 20/5/2020, Dư Thị Vụ)

88

Đội ngũ nhân viên Công ty Cổ phần công nghệ số hóa HT
Địa chỉ Văn phịng: tầng 2, tịa nhà Phương Nga, số 15, ngõ 02 Thọ Tháp,
Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
(Ngày 21/02/2018, Nguyễn Công Tùng)

89