Tài liệu Kinh doanh với công cụ tân tiến nhất docx

Kinh doanh với công cụ tân tiến nhất

Chúng ta đều biết rằng, trên một khía cạnh nào đó, thì việc điều hành dự án đã có từ
hàng nghìn năm nay, khi loài người mới xuất hiện. Vậy mà tại sao chỉ mới vài chục năm gần
đây, công việc này mới trở thành một ngành nghề riêng với tên gọi Điều hành dự án. Có lẽ,
vấn đề nằm ở chỗ, chỉ đến cuối thế kỷ trước, thì kinh doanh trở mới trở nên phức tạp và khó
đoán trước, thậm chí kế hoạch năm năm cũng đã được coi là quá dài.
Ban lãnh đạo công ty, đặc biệt nếu đó là công ty có cơ cấu phức tạp và phân nhánh, thì
hàng ngày phải quyết định rất nhiều vấn đề không đơn giản chút nào. Ví dụ, bạn làm việc
trong một tập đoàn hoạt động trên nhiều lĩnh vực và theo chu kỳ phát triển, đã đến lúc tập
đoàn phải mở ra một hướng kinh doanh mới. Trong một cuộc họp, hội đồng quản trị thông
qua quyết định tham gia vào lĩnh vực kinh doanh nhà hàng ăn. Ban lãnh đạo đặt ra mục
tiêu: nhà hàng ăn đầu tiên đi vào hoạt động muộn nhất là sau sáu tháng. Có nghĩa, đến thời
hạn này, không chỉ mới thuê được địa điểm, mà nhà hàng ăn còn phải mở cửa để phục vụ
khách hàng. Để thực hiện nhiệm vụ này, bạn phải giải quyết các vấn đề sau:
tìm và mua (hoặc thuê) địa điểm thích hợp, điều này không hề đơn giản chút nào ở các
thành phố lớn;
tuyển nhân sự, mà những đòi hỏi về việc này luôn trái ngược nhau. Nếu bạn tuyển
dụng những người đã có kinh nghiệm trong ngành ăn uống, thì họ lại bảo thủ, khó thích nghi
với văn hóa của công ty mới, còn nếu bạn nhận vào làm việc những nhân viên mới ra trường
ngày hôm qua, thì họ có tay nghề kém, cần phải đào tạo nhiều và sau đó lại còn phải tìm cách
giữ chân để họ khỏi chạy sang làm việc cho đối thủ cạnh tranh;
tổ chức việc mua hàng;
giải quyết vấn đề về vận tải;
thỏa thuận với các cấp chính quyền;
và một loạt các vấn đề khác.
Làm thế nào để giải quyết tất cả các vấn đề này? Phần nhiều theo cảm tính, đôi lúc
dựa vào kinh nghiệm và kiến thức của người lãnh đạo. Nếu may mắn, thì mục đích đặt ra cuối
cùng sẽ đạt được. Tuy nhiên, kinh doanh không phải chơi sổ xố. Và khi đầu tư tiền vào dự án,
những nhà đầu tư bao giờ cũng đòi hỏi một sự bảo đảm. Vậy phải làm thế nào bây giờ? Đặc
biệt trong thế giới thay đổi liên tục và mọi việc trở nên khó đoán trước.

Nhân viên điều hành dự án đem lại điều gì
Trong thời đại ngày nay, một trong những cách tân tiến nhất để tiến hành kinh doanh
là lên dự án và tìm người điều hành dự án này. Vậy dự án là gì? Đó là tiến trình đạt được một
mục tiêu không đơn giản trong khoảng thời gian có hạn. Điều này có nghĩa, không tồn tại hai
dự án hoàn toàn giống hệt nhau, cũng giống như không thể có hai chiến dịch quảng cáo hoặc
hai quán ăn giống hệt nhau. Ngoài ra, việc ngay cả việc lên dự án cũng đã bị giới hạn về thời
gian và tiền bạc.
Một trong những điều kiện tiên quyết trong công việc của nhân viên điều hành dự án
là: bất cứ một dự án nào, không phụ thuộc vào khối lượng công việc, bao giờ cũng do một
người duy nhất điều hành. Anh ta vừa và hoàng đế vừa là chúa trời đối với dự án, là người
duy nhất chịu trách nhiệm trước bên thuê về thành công của việc thực hiện dự án. Tức là nhân
viên điều hành có quyền lực tuyệt đối trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Kinh doanh bằng cách lên và thực hiện dự án có lợi gì?
Thứ nhất, kết quả công việc có thể dự đoán được, vì khi lên dự án mục đích được xác
định rõ ràng và kế hoạch thực hiện được chia thành từng giai đoạn theo thời gian. Ở bất cứ
giai đoạn nào, nếu thấy cần thiết, thì có thể sửa đổi lại kế hoạch cho phù hợp. Những mạo
hiểm có thể đem lại rủi ro cho dự án đều được tiên liệu trước và có kế hoạch cũng như
phương pháp ngăn chặn.
Thứ hai, hoạt động của công ty trở nên công khai và có thể kiểm tra, điều khiển được,
do mọi người đều biết rõ dự án đang nằm ở giai đoạn nào; đã đạt được những kết quả nào; đã
tiêu tốn hết bao nhiêu vốn đầu tư và còn cần bao nhiêu nữa để đảm bảo tiến độ thực hiện như
hiện nay.
Thứ ba, nâng cao hiệu quả làm việc của tất cả mọi người, vì thành công của một người
ảnh hưởng trực tiếp công việc của những người khác, nên mọi người đều rõi mắt vào công
việc của một người và ngược lại.
Trong suốt thế kỷ XX, các phương pháp khoa học-thực tiễn được áp dụng để điều
hành dự án đã được đúc kết lại. Và đến những năm 80 của thế kỷ trước, nền tảng của chuyên
ngành này đã được hình thành. Các nhà nghiên cứu chỉ ra rằng tất cả các dự án – không phụ
thuộc vào việc chúng thuộc lĩnh vực nào – đều có rất nhiều điểm chung. Ví dụ, trong bất cứ
dự án nào cũng phải điều khiển:

quá trình đạt mục đích của dự án;
th
ời gian thực hiện dự án, bởi vì để đảm bảo thành công thì phải theo sát thời gian
biểu của kế hoạch;
giá thành, có nghĩa, đối với bất cứ dự án nào đều phải lên kế hoạch tài chính với
những dự tính về số tiền chi và thu;
chất lượng, bởi vì người tiêu dùng chỉ mua những sản phẩm/dịch vụ thỏa mãn những
nhu cầu của họ;
nhân sự, bởi vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực thi hiệu quả những mệnh
lệnh của người điều hành dự án;
mạo hiểm, bởi vì việc tiên liệu trước tất cả những nguy hiểm trong quá trình thực hiện
dự án là rất quan trọng;
quá trình liên lạc, bởi vì trong thời đại của chúng ta, trong bất cứ dự án nào cũng có rất
nhiều người tham gia, những người này hoàn toàn có thể sống ở những vị trí địa l ý cách xa
nhau. Thêm nữa, việc đảm bảo cho các loại giấy tờ, tài liệu liên quan đến dự án được thông
suốt là rất quan trọng;
các hợp đồng, ví dụ khi k ý hợp đồng với những nhà cung cấp nguyên vật liệu phải
đảm bảo các điều kiện có lợi cho cả hai bên;
những sự thay đổi, bởi vì hiếm có dự án nào từ khi thực hiện đến khi kết thúc thành
công lại không có bất cứ thay đổi nào trong kế hoạch. Nguyên nhân có thể là do điều kiện bên
ngoài thay đổi, có thể do mục đích của dự án có sửa đổi, hoặc các nguồn nhân lực về người,
tiền đầu tư... thay đổi.
Ngày nay, các kinh nghiệm và kiến thức điều hành dự án có thể thu thập từ những tài
liệu nước ngoài, một số trong số chúng đã được chuẩn hóa. Tài liệu phổ cập nhất là “Project
Management Body of Knowledge – PMBoK” (Tổng hợp kiến thức về điều hành dự án) – do
nhà xuất bản Viện điều hành dự án Mỹ (PMI) phát hành năm 1987, “Competence Baseline -
ICB” (Ranh giới của khả năng) – do Hội liên hiệp quốc tế về điều hành dự án phát hành
(IPMA). Đây là những cuốn sách gối đầu giường của bất cứ một nhân viên điều hành dự án
nào.
Bất cứ một dự án nào trong quá trình thực hiện cũng được chia thành 4 giai

đoạn:
1-Giai đoạn thứ nhất: người khởi xướng cần phải chứng minh với các ông chủ đầu tư
về tính hấp dẫn của dự án, chuẩn bị và trình bày ý tưởng, những khái niệm ban đầu, sau đó
đến kế hoạch kinh doanh.
Trong điều lệ của dự án quy định rõ ràng tất cả những điểm thỏa thuận quan trọng sau:
lập luận
ý tưởng khởi đầu của dự án;
mục đích chính và kèm theo của dự án cùng với các tiêu chí đánh giá sự thành công
cũng như thất bại của dự án;
liệt kê những bên liên quan và quyền lợi của họ;
những điểm hạn chế chính của dự án.
Dự án chính thức đưa ra sau khi các bên liên quan k ý. Lúc này có thể tìm và k ý hợp
đồng với người điều hành dự án.
2. Giai đoạn thứ hai: Sau khi dự án được hoàn tất, giai đoạn thực hiện bắt đầu khi
nhóm lãnh đạo dự án tập trung sức để đưa ra kế hoạch thực hiện dự án. Quá trình đưa ra kế
hoạch bao gồm:
dự thảo sứ mệnh của dự án, công bố với các bên tham gia dự án trong trường hợp dự
án được thực hiện thành công họ nhận được những gì;
tất cả các công việc của dự án được soạn thảo dưới dạng phân chia thành từng phần
nhỏ, điều này cho phép một dự án phức tạp nhất trở nên dễ hiểu đối với tất cả mọi người;
lên kế hoạch về thời gian, dựa trên cơ sở những nguồn lực sử dụng (tài chính, nhân
lực, thiết bị...), sự phối hợp các hoạt động khác nhau trong dự án (công việc này chỉ bắt đầu
được sau khi một công việc khác đã kết thúc) để đưa ra một kế hoạch về thời gian tối ưu nhất;
kế hoạch về thời gian được thể hiện dưới dạng biểu đồ Gantt, một công cụ phổ cập
nhất để trình bày dự án;
lên biểu đồ sử dụng các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án;
lên kế hoạch tài chính theo tháng (đôi khi là theo tuần), sơ đồ thu-chi theo từng công
đoạn thực hiện;
đưa ra cơ cấu tổ chức dự án, hình thành nhóm lãnh đạo dự án bao gồm cả những
chuyên gia, các bộ phận và đôi khi là cả các tổ chức ở bên ngoài;

lên kế hoạch khống chế các rủi ro, bao gồm việc liệt kê, những đánh giá cả về độ nguy
hiểm và số lượng những rủi ro có thể xảy ra, và kế hoạch hành động nhằm ngăn chặn nếu rủi
ro xuất hiện.
trong những dự án lớn còn bao gồm việc mô tả chiến lược của dự án (những nguyên
tắc cơ bản) về chất lượng, về quản trị nhân sự, về quan hệ với những nhà cung cấp và những
tham số quan trọng khác;
lên cơ cấu liên lạc của dự án và các thủ tục cần thực hiện nếu dự án có thay đổi nào
đó;
và nhiều việc khác.