bải giảng môn QUẢN TRỊ dự án của trường FPT (12 chương) chương 8+9: QUẢN TRỊ rủi RO và KẾT THÚC DỰ ÁN

CHƯƠNG 8
Quản trị rủi ro


Các khái niệm của chương
Xác định rủi ro và tác động tiềm năng của chúng
Đánh giá khả năng xảy ra và mức độ tác động của rủi ro
Lập kế hoạch đối phó với rủi ro
Giám sát rủi ro
Những cơng việc cần tiến hành khi kết thúc dự án
Tiến hành đánh giá sau dự án
Tầm quan trọng của việc cung cấp tư liệu cho các bài học
kinh nghiệm
Nhu cầu tổ chức và lưu trữ các tài liệu dự án
Thu thập phản hồi từ phía khách hàng về dự án
Kết thúc sớm dự án


Kết quả học tập
Thảo luận các thành phần của quản trị rủi ro
Xác định và phân loại rủi ro
Đánh giá và xác định mức độ ưu tiên cho các rủi ro
Chuẩn bị kế hoạch đối phó với rủi ro
Lập ma trận đánh giá rủi ro
Giám sát rủi ro
Xác định những cơng việc cần được tiến hành trong q trình
kết thúc dự án
Tiến hành đánh giá tổng kết dự án
Thảo luận giá trị và tác dụng của các bài học kinh nghiệm
Giải thích tầm quan trọng của việc tổ chức và lưu trữ các tài liệu
dự án

Thu thập phản hồi của khách hàng về dự án
Mơ tả tình huống có thể dẫn đến việc kết thúc sớm dự án


Vùng kiến thức quản trị dự án từ PMBOK® Guide

Quản trị rủi ro của dự án


Xác định rủi ro
Liều lĩnh thực hiện mục tiêu dự án
Phác thảo các nguồn gây rủi ro
Thiết lập các hạng mục rủi ro và đánh giá
Sử dụng thông tin quá khứ
Từng bước xây dựng và xác định rủi ro mới khi
có thêm thơng tin


Đánh giá rủi ro
Xác định khả năng xảy ra rủi ro
Đánh giá mức độ tác động đến mục tiêu dự án
Xác định mức độ ưu tiên
 Khả năng xảy ra và mức độ tác động
 Vị trí tương ứng với đường găng


Ma trận đánh giá rủi ro
HÌNH 8.1 Ma trận đánh giá rủi ro
KHẢ NĂNG
XẢY RA

(L, M, H)

MỨC ĐỘ
TÁC ĐỘNG
(L, M, H)

HÀNH ĐỘNG
KHỞI PHÁT

CHỊU
TRÁCH
NHIỆM

KẾ HOẠCH
ĐỐI PHĨ

RỦI RO

TÁC ĐỘNG

Có mưa
vào ngày
diễn ra sự
kiện

•Số người
tham gia thấp
•Thiệt hại về
tài chính

M

H

Dự báo thời
tiết hai ngày
trước sự kiện

Laura

•Chuẩn bị sẵn địa điểm
tổ chức trong nhà
•Tuyển thêm tình
nguyện viên làm việc
trong nhà
•Lập kế hoạch chi tiết

Xây dựng
đường

•Số người
tham gia giảm
•Doanh thu
giảm

H

H

Bộ phận

“đường cao tốc
“ cơng bố kế
hoạch xây
dựng

Allison

•Xác định tuyến đường
thay thế
•Làm biển báo hiệu
•Đặt biển báo trên tất
cả các tuyến đường
•Thơng báo rộng rãi
trên các phương tiện
truyền thông


Lập kế hoạch đối phó rủi ro
Tập hợp các cơng việc
 Ngăn chặn hoặc làm giảm khả năng xảy ra hoặc tác
động của rủi ro
 Triển khai kế hoạch khi xảy ra rủi ro
Thiết lập điểm bắt đầu để thực hiện một công việc
Phân công trách nhiệm cho các công việc
Tránh, làm giảm, hoặc chấp nhận rủi ro
Có quỹ dự phịng cho chi phí triển khai


Quản trị rủi ro cho dự án phát triển hệ
thống thơng tin

Có bảy nhóm rủi ro








Rủi
Rủi
Rủi
Rủi
Rủi
Rủi
Rủi

ro
ro
ro
ro
ro
ro
ro

cơng nghệ
con người
về tính khả dụng
liên quan đến đội dự án
dự án

mang tính tổ chức
có tính chính trị và chiến lược


Ví dụ về hệ thống thơng tin: Ma trận
quản trị rủi ro
Hình 8.2: Ma trận đánh giá rủi ro cho dự án hệ thống báo cáo dựa trên nền web
KHẢ
NĂNG
XẢY RA
(L, M, H)

MỨC ĐỘ
TÁC
ĐỘNG
(L, M, H)

HÀNH ĐỘNG KHỞI
PHÁT

CHỊU
TRÁCH
NHIỆM

KẾ HOẠCH
ĐỐI PHÓ

RỦI RO

TÁC ĐỘNG

Thiếu sự hợp
tác và cam kết
từ người sử
dụng

Các ghi nhận doanh
thu khơng chính xác
trong hệ thống báo
cáo

M

H

Nhân viên bán hàng
gặp khó khăn khi sử
dụng hệ thống trong
thời gian đào tạo

Jim

Đưa ra tài liệu đào tạo
bổ sung để mô tả cách
thức sử dụng

Nhiều các câu
hỏi
không
đúng thể thức

Các hệ thống thiết kế
khơng được hồn
thành kịp thời

L

H

Thời gian để trả lời câu
hỏi nhiều hơn thời gian
để hồn thành

Jeff

Định thời gian thực hiện
cơng việc của nhân viên
dài hơn trong các
nhiệm vụ; nhân viên có
ít nhất 7 ngày dự trữ

Thử
nghiệm
cho thấy các
vấn đề thiết kế

Làm lại thiết kế và
triển khai

M

H

Đánh giá chỉ ra các vấn
đề

Cathy

Nghiên
cứu
những
thiếu sót về thiết kế
trong thời gian đánh giá
nhiệm vụ

Phần
mềm
theo u cầu
gặp vấn đề tích
hợp

Hệ thống khơng làm
việc và thơng tin
không được ghi lại

L

H

Nghiên cứu các vấn đề

hiện tại giúp xác định
các vấn đề tiềm năng

Steve

Triển khai hệ thống với
việc lập chương trình
tương thích, có khả
năng khơng phải là
cơng nghệ mới nhất

Các thay đổi về
nhân sự của
đội dự án

Thiếu kiến thức và kỹ
năng cần thiết để
thực hiện nhiệm vụ

L

M

Tuyên bố nghỉ việc của
cán bộ thành viên

Beth

Phân công các thành
viên khác của đội dự án

nghiên cứu nhiệm vụ


CHƯƠNG 9
Kết thúc dự án


Vùng kiến thức quản trị dự án từ PMBOK® Guide

Quản trị tích hợp dự án


Các công việc kết thúc dự án
Thu thập và thực hiện
thanh tốn cuối cùng
Cơng nhận và đánh giá
nhân viên
Tiến hành đánh giá sau
dự án
Cung cấp tài liệu các bài
học kinh nghiệm
Tổ chức và lưu trữ các tài
liệu dự án

Hình 9.1 Vòng đời dự án


Thanh toán cuối cùng
Thanh toán của khách hàng
 Liệt kê công việc cần thu nợ

 Đảm bảo đã nhận được tất cả các khoản thanh toán

Thanh toán cho các bên khác
 Xác nhận tất cả các thanh toán đã được thực hiện
 Ghi lại các chi phí thực tế

Kết tốn
 Tiến hành phân tích tài chính đối với dự án
 So sánh các chi phí thực tế với ngân sách cơ sở


Đánh giá và công nhận nhân viên
Kết thúc dự án với công việc công nhận và tuyên dương
 Công nhận sự đóng góp của các thành viên của đội dự
án
 Tuyên dương thành công của dự án
Chuẩn bị các bản đánh giá hiệu quả công việc của cá nhân
 Đề cập đến cách thức mở rộng kiến thức trong suốt thời
gian triển khai dự án
 Xác định những lĩnh vực kiến thức cần phát triển thêm
 Chia sẻ trong các cuộc gặp mặt cá nhân hoặc trình lên
cấp trên


Đánh giá sau dự án
Xem xét và đánh giá hiệu
quả dự án
Xác định các cải tiến
Tổ chức họp riêng với các
thành viên

Tổ chức họp toàn đội dự án
Chuẩn bị báo cáo bằng văn
bản có kèm theo các kinh
nghiệm thu được và các
khuyến nghị

HÌNH 9-2 Lịch trình họp đội dự án để đánh giá
sau dự án


Bài học kinh nghiệm
Mục đích của việc xác định và cung cấp tài liệu
 Tích lũy kiến thức và kinh nghiệm thu được
 Cải thiện hiệu quả công việc của các dự án tương lai
Kho lưu trữ hoặc hệ thống nền tảng kiến thức
 Tra cứu được bài học kinh nghiệm từ các dự án trước đó
 Dễ dàng truy cập thơng tin theo hạng mục hoặc chủ đề
Duy trì báo cáo trong suốt thời gian thực hiện dự án
 Nắm bắt bài học kinh nghiệm ngay tại thời điểm diễn ra,
thay vì đợi đến khi kết thúc dự án


Lưu trữ tài liệu dự án
Tổ chức và lưu trữ các tài liệu dự án thích hợp
Tổ chức hệ thống để có thể lưu trữ thơng tin
một cách dễ dàng
Tạo cơ sở dữ liệu cho những yếu tố dữ liệu phổ
biến
 Phân tích các yếu tố xu hướng
 Kiểm tra báo cáo thầu, lập kế hoạch và thực hiện các

dự án tương lai


Phản hồi của khách hàng
Họp đánh giá sau dự án với khách hàng
 Xác định dự án đã đáp ứng được các lợi ích kỳ vọng
chưa
 Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng
 Thu thập phản hồi bằng các câu hỏi mở
 Thảo luận về các cơ hội tương lai
 Đảm bảo cho phép sử dụng như tài liệu tham khảo

Thành phần tham dự
 Các thành viên chủ chốt của đội dự án
 Các đại diện chủ chốt của khách hàng
 Giám đốc dự án


Tổng kết bài học
Rủi ro là một yếu tố bất ổn. Nếu xảy ra, nó có thể gây nguy hiểm tới việc
hoàn thành mục tiêu dự án
Quản lý rủi ro liên quan đến việc xác định, đánh giá và ứng phó với rủi ro để
giảm thiểu khả năng xảy ra và/hoặc tác động đến xác suất xảy ra của các sự
kiện cản trở việc hoàn thành mục tiêu dự án
Xác định rủi ro bao gồm xác định những rủi ro có thể gây ảnh hưởng bất lợi
đến mục tiêu dự án và đánh giá đâu là tác động tiềm năng của mỗi rủi ro nếu
xảy ra
Đánh giá rủi ro liên quan đến việc xác định xác suất xảy ra sự kiện rủi ro và
mức độ tác động của sự kiện đó lên mục tiêu của dự án, và xác định cấp độ
ưu tiên đối với từng rủi ro

Kế hoạch ứng phó rủi ro là tập hợp các hành động được vạch ra để ngăn
ngừa hoặc làm giảm xác suất xảy ra hay mức độ tác động của rủi ro, hoặc để
giải quyết vấn đề nếu sự kiện rủi ro xảy ra
Cần thường xuyên xem xét và đánh giá mọi rủi ro để xác định liệu có bất kỳ
thay đổi nào liên quan đến xác suất xảy ra rủi ro hay tác động tiềm năng của
rủi ro, hay có những rủi ro mới nào đó đã được xác định


Tổng kết bài học (tiếp)
Kết thúc dự án là pha thứ tư và cũng là pha cuối cùng của vòng đời dự án
Một công việc quan trọng trong pha kết thúc dự án là đánh giá và công
nhận nhân viên
Tiến hành họp đánh giá tổng kết dự án giúp thu thập thông tin phản hồi
của đội dự án nhằm mục đích cải thiện hiệu quả cơng việc trong tương lai
Xác định và cung cấp tài liệu về các bài học kinh nghiệm giúp tích lũy kiến
thức và kinh nghiệm đạt được từ dự án nhằm cải thiện hiệu quả công việc
của các dự án tương lai
Đội dự án hoặc chủ thầu cần đảm bảo rằng các bản sao chép tài liệu thích
hợp của dự án đã được tổ chức, lưu trữ theo đúng cách và có thể truy xuất
dễ dàng để sử dụng trong tương lai
Tiến hành họp đánh giá sau dự án hoặc thực hiện khảo sát đánh giá của
khách hàng hoặc nhà tài trợ giúp xác định liệu dự án có mang lại những lợi
ích kỳ vọng khơng; đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng; và thu thập
mọi phản hồi có ích cho mối quan hệ hợp tác trong tương lai với khách
hàng này hoặc khách hàng khác
Dự án có thể phải chấm dứt trước khi hồn thành vì nhiều lý do khác nhau