SLIDE THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN VĨNH THẠNH

THỰC TRẠNG CƠNG
TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN
PHỊNG UBND HUYỆN
VĨNH THẠNH


CẤU TRÚC NỘI DUNG
Giới thiệu về UBND huyện Vĩnh

Thạnh và Văn phòng HĐND –
UBND Huyện Vĩnh Thạnh
Thực trạng thực hiện nghiệp vụ
Công tác văn thư
Đề xuất giải pháp, kiến nghị


CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU VỀ HUYỆN VĨNH
THẠNH


Vĩnh Thạnh nằm phía Tây bắc tỉnh

Bình Định, ở vĩ độ 13058’ Bắc và
kinh độ 1080 Đông. Tây và Tây bắc
giáp thị xã An Khê và huyện K’Bang
(Gia Lai). Đông và Đơng bắc nối liền
các huyện Hồi Ân, Phù Mỹ, Phù Cát.
Nam sát cánh cùng huyện Tây Sơn.

UBND HUYỆN
VĨNH THẠNH

P. CHỦ
TỊCH

P. CHỦ
TỊCH

CHỦ
TỊCH

P. CHỦ
TỊCH

CÁC ỦY
VIÊN UBND

CƠ QUAN CHUYÊN MƠN
THUỘC UBND HUYỆN

VĂN
PHỊNG
UBND
PHỊNG
TÀI
CHÍNHKẾ
HOẠCH
PHỊNG
CƠNG

THƯƠNG

PHỊNG
TƯ PHÁP

PHỊNG
TÀI
NGUNMƠI
TRƯỜNG
PHỊNG LAO
ĐỘNG
THƯƠNG
BINH-XÃ HỘI

PHỊNG
NỘI VỤ
PHỊNG
GIÁO
DỤC-ĐÀO
TẠO

PHỊNG
Y TẾ
PHỊNG
DÂN TỘC

PHỊNG
THANH
TRA
PHỊNG

VĂN HĨATHƠNG
TIN-THỂ
THAO
PHỊNG
NƠNG
NGHIỆPPHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN



* Chú thích:
: Quan hệ cấp trên, cấp
dưới
: Quan hệ tương tác,
hỗ trợ

CHÁNH VĂN
PHỊNG
PHĨ CHÁNH VĂN
PHỊNG

CÁC BỘ PHẬN VĂN
PHỊNG

BỘ PHẬN
VĂN THƯ – LƯU
TRỮ

BỘ PHẬN
PHỤC VỤ

BỘ PHẬN
TỔNG HỢP VI TÍNH

BỘ PHẬN
TÀI VỤ


CHƯƠNG II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC
VĂN THƯ


1. Mơ hình tổ chức Cơng tác văn thư
cơ quan
- Công tác văn thư ở UBND huyện

được tổ chức theo hình thức tập trung.
- Tồn bộ các cơng đoạn và thao tác
nghiệp vụ về xử lý văn bản được thực
hiện tại một nơi chung cho cả cơ quan
(Văn phòng) và do một người đảm
nhiệm (Cán bộ văn thư cơ quan).


 Ưu điểm
- Phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, vị trí và

phạm vi thẩm quyền của cơ quan.

- Giảm bớt chi phí cho việc thực hiện cơng tác
văn thư, giúp cải tiến tổ chức lao động.
- Tạo điều kiện cho chun mơn hóa.
 Nhược điểm
- Tạo ra khối lượng công việc nhiều, một cán bộ
văn thư cơ quan rất khó đảm nhận hết, gây sức
ép cơng việc lớn cho người cán bộ.


2. Công tác soạn thảo và ban hành
văn bản của cơ quan


Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần

văn bản hóa. Xác định tên loại văn bản và đối tượng của
văn bản.
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thơng tin có
chọn lọc; hồn thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ.
Bước 3: Thông qua lãnh đạo.
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm
quyền quy định..
Bước 5: Duyệt bản thảo, nhân bản, ký và ban hành văn
bản.


II. THỰC TRẠNG THỰC
HIỆN NGHIỆP VỤ
CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.Tổ chức quản lý văn bản đi


QUY TRÌNH
Kiểm tra
thể thức,
hình thức,
kỹ thuật
trình bày
và ghi số,
ngày tháng
cho văn
bản

Đóng
dấu

Đăng
ký văn
bản đi

Chuyển
giao văn
bản đi

Sắp
xếp và
bảo
quản

Lưu
văn
bản


Ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm
- Văn bản được kiểm tra chặt chẽ về nội dung, thể thức

văn bản được đảm bảo, lưu trữ phát hành kịp thời và
chính xác.

- Công tác tổ chức và quản lý, giải quyết văn bản đi
của cơ quan đã được thực hiện tốt. Cán bộ Văn thư đã
có trách nhiệm cao trong việc quản lý các văn bản đi
- Sổ đăng ký văn bản đi được để nơi làm
việc của Văn thư, sổ được bao bọc cẩn thận,
sạch sẽ, sắp xếp gọn gàng.


- Sổ đăng ký văn bản đi được phân thành nhiều

loại (sổ đăng ký văn bản Quyết định; Báo cáo,
công văn; Chỉ thị, tờ trình, thơng báo, kế hoạch,
phiếu chuyển, biên bản…) nên rất thuận lợi trong
việc đăng ký, quản lý cũng như sử dụng.
- Cán bộ Văn thư là người cịn trẻ ,có
năng lực có phẩm chất tốt ,khơng ngại
khó khăn , đã được đào tạo nghiệp vụ

quản lý và giải quyết văn bản đi.


Nhược điểm
- Cán bộ Văn thư còn quá dễ giải trong

việc cho số các phòng, ban, khi các
phòng, ban lại không đưa bản gốc mà
cho họ xin số rồi cho nợ bản gốc.
- Sổ đăng ký văn bản đi còn chỉnh sửa,
tẩy xóa, cắt dán nhiều.


- Cán bộ Văn thư còn sử dụng khá nhiều từ

viết tắt ít thơng dụng trong sổ đăng ký văn
bản đi- Các văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt
mật” chưa được đăng ký và bảo quản riêng.
- Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi
trong môi trường mạng chưa được áp dụng
nên chưa đáp ứng được nhu cầu mới, nhanh
chóng, chính xác.


2. Tổ chức và quản lý văn bản đến
Tiếp nhận văn
bản; phân loại
văn bản

Đăng ký

văn bản

Giải quyết, theo
dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn
bản

Chuyển
giaovăn
bản

Trình,
chuyển
văn bản
đến

Sao văn
bản


2.2. Ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm
- Nhìn chung thì việc giải quyết văn bản đến của cơ quan

đã được thực hiện đúng theo Nghị định số:
110/2004/NĐ–CP của Chính phủ về công tác
Văn thư – Lưu trữ.
- Cán bộ Văn thư có trình độ tay nghề cao do đã được
làm việc lâu năm và có nhiều kinh nghiệm đã dần dần áp
dụng công nghệ thông tin và sử dụng máy tính vào giải

quyết cơng việc.


- Khi nhận văn bản đến thì cán bộ Văn thư ln xử lí ngay, q trình

xử lí đúng trình tự. Cơng văn đến được chuyển đến các
đồng chí lãnh đạo trong ngày.

- Sổ văn bản đến được để nơi làm việc của Văn thư,
sổ được bao bọc cẩn thận, sạch sẽ.

- Sổ đăng ký văn bản đến được phân thành nhiều loại (sổ đăng
ký văn bản đến của Bộ, Chính phủ; Sở, ban, nghành; HĐND-UBND
tỉnh; Phịng, ban ,nghành huyện; HĐND-UBND xã, thị trấn) nên rất
thuận lợi trong việc đăng ký, quản lý cũng như sử dụng.
- Cán bộ Văn thư là người cịn trẻ ,có năng lực có phẩm
chất tốt, khơng ngại khó khăn, đã được đào tạo nghiệp
vụ quản lý và giải quyết văn bản đi.


 Nhược điểm
- Việc giải quyết văn bản đến của cán bộ Văn thư đơi khi vẫn

cịn nhầm lẫn, chậm thời gian giải quyết văn bản đến của các
đơn vị, công tác lưu trữ văn bản đến vẫn chưa được tốt.
- Các đơn thư, khiếu nại của tập thể, cá nhân được đăng ký
chung vào một sổ đăng ký văn bản đến. Do đó, việc thực hiện
quản lý nội dung văn bản sẽ khơng thuận lợi, khó khăn khi tra
tìm, mất nhiều thời gian.
- Sổ đăng ký văn bản đi cịn chỉnh sửa, cắt dán, tẩy xóa nhiều.

- Chưa lập sổ đăng ký văn bản đến “mật”.


3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu


3.1. Nội dung tổ chức quản lý và sử
dụng con dấu
- Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và
sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Cơng
tác Văn thư.
- Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân
viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân
viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định.