bài báo cáo 2 (1) Phân tích làm rõ thêm về quy trình công chứng hợp đồng giao dịch theo quy định của pháp luật Việt Nam, từ đó kiến nghị một số giải pháp hoàn thiện pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng giao dịch tại Việt Nam.

MỤC LỤC
I. MỞ ĐẦU................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu.........................................................1
2. Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu...........................................3
3. Cơ cấu của bài báo cáo...........................................................................3
II. NỘI DUNG..........................................................................................4
1. Một số khái niệm chung về cơng chứng và quy trình cơng chứng........4
1.1. Khái niệm cơng chứng.............................................................................5
1.2. Khái niệm quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch.............................5
2. Quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch theo quy định của pháp luật
Việt Nam.........................................................................................................5
2.1. Tiếp nhận yêu cầu công chứng.................................................................5
2.2. Nghiên cứu xử lý hồ sơ............................................................................5
2.3. Soạn thảo, kiểm tra dự thảo hợp đồng, văn bản cơng chứng...................5
2.4. Ký cơng chứng.........................................................................................5
2.5. Hồn tất thủ tục cơng chứng.....................................................................5
3. Thực trạng quy trình cơng chứng và hướng hồn thiện pháp luật .....6
3.1. Thực trạng quy trình cơng chứng.............................................................5
3.1. Hướng hoàn thiện pháp luật.....................................................................5
III. Kết luận...................................................................................................6
IV. Danh mục tài liệu tham khảo.................................................................9

0


PHẦN I. MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu
Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu giao kết hợp đồng giao dịch ngày càng tăng
cao, để đáp ứng được nhu cầu đó thì các Văn phịng cơng chứng được thành lập nhiều
hơn ở khắp các tỉnh thành trên cả nước. Để nhằm hoàn thiện và nâng cao pháp luật về
cơng chứng thì Luật cơng chứng 2014 đã phần nào khắc phục được những thiếu sót,

bất cập của Luật công chứng 2006, tạo cơ sở pháp lý cho bước phát triển mới của hoạt
động công chứng. Luật công chứng ra đời để đảm bảo tính xác thực, hợp pháp, không
trái đạo đức xã hội của hợp đồng, giao dịch. Để đảm bảo tính an tồn pháp lý và phịng
ngừa được tranh chấp thì khơng chỉ Cơng chứng viên mà tất cả mọi người có nhu cầu
giao dịch cần phải tuân theo trình tự, thủ tục phù hợp với quy định của pháp luật.
Để tìm hiểu kỹ hơn về quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch và để có cơ sở
để đề xuất hướng hoàn thiện pháp luật về công chứng hiện hành, học viên xin chọn đề
tài “Quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch theo quy định của pháp luật Việt Nam –
đề xuất hướng hoàn thiện pháp luật”.
2. Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu
2.1. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
Phân tích làm rõ thêm về quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch theo quy
định của pháp luật Việt Nam, từ đó kiến nghị một số giải pháp hồn thiện pháp luật về
quy trình công chứng hợp đồng giao dịch tại Việt Nam.
2.2. Đối tượng nghiên cứu
- Các quy định pháp luật về quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch.
- Kỹ năng cần thiết để thực hiện quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch.
3. Cơ cấu bài báo cáo
Bài báo cáo gồm 4 phần: Phần mở đầu, phần nội dung, phần kết luận
- Phần I: Mở đầu
- Phần II: Nội dung
+ Quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch theo quy định của pháp luật
+ Thực trạng quy trình cơng chứng và hướng hoàn thiện pháp luật
- Phần III: Kết luận

1


PHẦN II. NỘI DUNG
1. Một số khái niệm chung về cơng chứng và quy trình cơng chứng

1.1. Khái niệm cơng chứng
Theo Khoản 1 Điều 2 của Luật công chứng năm 2014 có quy định: “Cơng
chứng là việc cơng chứng viên của một tổ chức hành nghề cơng chứng chứng nhận
tính xác thực, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ
tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi
là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức
tự nguyện u cầu cơng chứng”. Theo đó cơng chứng là hành vi của cơng chứng viên
chứng nhận tính xác thực của hợp đồng, giao dịch đối với những hợp đồng, giao dịch
mà pháp luật buộc phải công chứng hoặc đối với những hợp đồng, giao dịch mà pháp
luật không quy định bắt buộc nhưng người yêu cầu công chứng tự nguyện yêu cầu.
Hiểu một cách đơn giản nhất, đây là hành vi người đại diện cho cơ quan công quyền
xác nhận và kiểm chứng các hợp đồng giao dịch, đem lại sự an toàn pháp lý cho các
quan hệ dân sự, góp phần ngăn chặn giao dịch bất hợp pháp, phịng ngừa hành vi vi
phạm.
1.2. Khái niệm quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch
Quy trình cơng chứng hiểu theo nghĩa khoa học pháp lý bao gồm cách thức, các
bước, các hành vi mà người yêu cầu công chứng và Công chứng viên phải tiến hành
nhằm xác lập một việc thuộc thẩm quyền và phạm vi công chứng của tổ chức hành
nghề công chứng.
Hiện nay trong Luật công chứng năm 2014 khơng có quy định cụ thể về quy
trình công chứng hợp đồng giao dịch mà chỉ đề cập đến thủ tục công chứng được quy
định tại Mục 1 Chương V, cụ thể là tại Điều 40 và Điều 41. Theo đó, quy trình cơng
chứng có thể được phân chia thành các bước sau:
- Tiếp nhận yêu cầu công chứng
- Nghiên cứu, xử lý hồ sơ
- Ký công chứng
- Hồn tất thủ tục cơng chứng
2. Quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch theo quy định của pháp luật
Quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch có thể được phân chia thành các bước sau
đây:

2


2.1. Tiếp nhận yêu cầu công chứng
Đây là bước đầu tiên và cũng là bước vô cùng quan trọng trong hoạt động cơng
chứng vì nó là cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo nhanh chóng, thuận lợi và đúng
pháp luật.
Cơng chứng viên phải có sự tiếp xúc, trao đổi với người yêu cầu công chứng để
làm rõ được 3 vấn đề:
- Ý chí chủ quan của các bên khi tham gia hợp đồng, giao dịch nhằm xác định
được chính xác u cầu cơng chứng, làm rõ loại hợp đồng, giao dịch mà các bên đề
nghị công chứng.
- Xác định việc u cầu cơng chứng có thuộc thẩm quyền của tổ chức hành nghề
đó khơng hay nội dung cơng chứng đó có bảo đảm khơng vi phạm pháp luật hay trái
với đạo đức xã hội hay không.
- Nội dung u cầu cơng chứng có đảm bảo an tồn pháp lý và không trái đạo
đức xã hội hay không. Sau đó, Cơng chứng viên mới có cơ sở để thực hiện việc công
chứng đúng quy định của pháp luật và hướng dẫn người yêu cầu công chứng chuẩn bị
hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ.
Thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng được quy định tại Khoản 1 Điều 40 Luật
Công chứng 2014 bao gồm:
“a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thơng tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu
công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức
hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm
tiếp nhận hồ sơ;
b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch (đối với trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch
được soạn thảo sẵn);
c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay
thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền

sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

3


đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định
phải có.
2. Bản sao quy định tại khoản 1 Điều này là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có
nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và khơng phải chứng thực”
Khi người yêu cầu công chứng nộp các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ u cầu cơng
chứng thì bản sao được hiểu là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có đầy đủ nội
dụng, chính xác như bản chính và khơng phải chứng thực.
- Phiếu u cầu công chứng: Điểm a khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2014
quy định phiếu yêu cầu công chứng phải đảm bảo thể hiện được các nội dụng: có
thơng tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh
mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận
hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
So với những quy định trước đây thì quy định của Luật Công chứng 2014 cụ
thể và chặt chẽ hơn. Ngay trong Luật Công chứng 2006, Điều 35 chỉ quy định mang
tính liệt kê, theo đó thành phần gồm “Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch
theo mẫu”. Trong các văn bản hướng dẫn Luật Công chứng 2006 không đưa ra mẫu
Phiếu yêu cầu công chứng, hầu hết các tổ chức hành nghề công chứng sử dụng mẫu
Phiếu yêu câu công chứng ban hành kèm theo Thông tư số 03/2001/TP-CC ngày
14/3/2001 hướng dẫn Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ
về cơng chứng, chứng thực. Điều này khiến việc các tổ chức hành nghề công chứng tự
xây dựng mẫu riêng, khiến nội dung không đầy đủ. Việc Luật Công chứng 2014 không
quy định về mẫu mà chỉ quy định các nội dung cần phải có trong Phiếu u cầu cơng
chứng làm tăng tính chủ động trong việc xây dựng mẫu áp dụng tại tổ chức của mình
mà vẫn đảm bảo thơng tin cần thiết.
- Dự thảo hợp đồng, giao dịch: Tùy theo việc công chứng thuộc trường hợp hợp

đồng, giao dịch đã soạn thảo sẵn hay trường hợp công chứng viên soạn thảo hợp đồng
giao dịch theo đề nghị của người u cầu cơng chứng thì hồ sơ sẽ có sự khác biệt rõ
rệt. Đối với những trường hợp mà pháp luật có quy định về mẫu của hợp đồng giao
dịch thì hợp đồng, văn bản phải tuân thủ đúng mẫu đó.
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng: Giấy tờ tùy thân là
một căn cứ quan trọng giúp công chứng viên xác thực được về chủ thể tham gia giao
4


dịch. Thông qua giấy tờ tùy thân công chứng viên cũng xác định được người u cầu
cơng chứng có đáp ứng được quy định của pháp luật về độ tuổi khi xác lập giao dịch
hay không.
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ
thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký
quyền sở hữu, quyền sử dụng: Đây chính là giấy tờ pháp lý chứng minh quyền giao kết
hợp đồng, giao dịch của người yêu cầu công chứng và cũng là để công chứng viên xác
định được đối tượng hợp đồng, giao dịch đối với những hợp đồng, giao dịch có đối
tượng là tài sản. Thông qua giấy tờ này, người yêu cầu cơng chứng mới có thể chứng
minh được mình là chủ sở hữu, chủ sử dụng đối với tài sản là đối tượng giao dịch.
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy
định phải có: chỉ giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng
thì khơng đủ để Cơng chứng viên nhận định tính xác thực, tính hợp pháp của hợp
đồng, giao dịch. Vì vậy, việc đưa ra các loại giấy tờ khác này là hoàn toàn hợp lý.
2.2. Nghiên cứu, xử lý hồ sơ
a. Kiểm tra, xem xét các giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp
Khi tiếp nhận các giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu công chứng cung cấp, cơng
chứng viên phải tiền hành việc định tính hợp lệ, đầy đủ của các giấy tờ, tài liệu này. Cơ
sở cho xác định được hồ sơ yêu cầu công chứng đã đầy đủ, hợp lệ hay chưa chính là
hoạt động xác định yêu cầu công chứng và thành phần hồ sơ cần thiết tương ứng với
yêu cầu công chứng đó.

Theo quy định tại khoản 3, 4 Điều 40 Luật Cơng chứng thì:
“3. Cơng chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường
hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý
và ghi vào sổ công chứng.
4. Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy
định về thủ tục cơng chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện
hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ
và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng,
giao dịch.”
5


Kết quả của việc kiểm tra, xác định tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ u cầu cơng
chứng có thể có 03 trường hợp:
- Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng không đủ điều kiện thể thực hiện việc cơng
chứng thì cơng chứng viên từ chối cơng chứng.
- Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ, hợp lệ thì cơng chứng viên hướng
dẫn người u cầu cơng chứng bổ sung hồ sơ cho đầy đủ.
- Nếu hồ sơ u cầu cơng chứng đầy đủ, hợp lệ thì công chứng viên tiếp nhận hồ
sơ yêu cầu công chứng và vào sổ công chứng.
Trường hợp người yêu cầu công chứng đã cung cấp đầy đủ các giấy tờ, tài liệu
cần thiết, công chứng viên phải hướng dẫn các bên tham gia giao dịch tuân thủ đúng
các quy định pháp luật có liên quan đến việc cơng chứng; giải thích rõ quyền, nghĩa vụ
và lợi ích hợp pháp của họ và những hậu quả pháp lý phát sinh từ việc giao kết hợp
đồng, giao dịch.
b. Nghiên cứu hồ sơ
Cùng với việc nghiên cứu các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ u cầu cơng chứng,
cơng chứng viên cần có biện pháp trao đổi với các bên tham gia giao dịch để làm rõ
được ý chí của họ khi tham gia giao dịch, năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu
công chứng, xác định làm rõ đối tượng của hợp đồng giao dịch.

Căn cứ khoản 5 Điều 40 Luật Cơng chứng 2014 thì: “Trong trường hợp có căn
cứ cho rằng trong hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp
đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi
dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa
được mơ tả cụ thể thì cơng chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc
theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc
yêu cầu giám định; trường hợp khơng làm rõ được thì có quyền từ chối cơng chứng.”
Với quy định nêu trên thì cơng chứng viên có quyền u cầu người u cầu cơng
chứng làm rõ/tiến hành xác minh/yêu cầu giám định nếu có căn cứ cho rằng giao dịch
có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của đối
tượng giao kết hợp đồng giao dịch.

6


2.3. Soạn thảo, kiểm tra dự thảo hợp đồng
Soạn thảo văn bản cơng chứng có hai trường hợp theo luật định:
- Trường hợp 1: Người yêu cầu công chứng tự soạn thảo hợp đồng, giao dịch
theo quy định tại Khoản 6 Điều 40 Luật Công chứng 2014: “Công chứng viên kiểm
tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản
vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù
hợp với quy định của pháp luật thì cơng chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu
công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu cơng chứng khơng sửa chữa thì
cơng chứng viên có quyền từ chối công chứng”. Người yêu cầu công chứng tự soạn
thảo hợp đồng giao dịch nhưng không được trái với quy định pháp luật, không trái với
đạo đức xã hội thì cơng chứng viên mới xem xét để ký hợp đồng giao dịch theo yêu
cầu của người yêu cầu cơng chứng. Trong trường hợp có những nội dung khơng phù
hợp với quy định pháp luật, công chứng viên đã chỉ rõ và yêu cầu người yêu cầu công
chứng sửa chữa cho phù hợp nhưng người yêu cầu công chứng khơng sửa thì cơng
chứng viên có quyền từ chối cơng chứng.

- Trường hợp 2: Người yêu cầu công chứng đề nghị cơng chứng viên soạn giúp
thì cơng chứng viên tiến hành soạn thảo dự thảo hợp, văn bản. Hợp đồng, giao dịch do
Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng được quy định
tại Khoản 2 Điều 41 Luật Công chứng 2014: “Trường hợp nội dung, ý định giao kết
hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội
thì cơng chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch”. Trong trường hợp này, sau khi
Công chứng viên đã thực hiện các việc quy định tại các khoản 3, 4 và 5 Điều 40 Luật
Công chứng 2014, nếu người yêu cầu công chứng không tự soạn thảo hợp đồng mà có
u cầu Cơng chứng viên soạn thảo hợp đồng giao dịch thì Cơng chứng viên sẽ soạn
thảo hợp đồng giao dịch đó theo nội dung mà người yêu cầu công chứng yêu cầu,
nhưng không được trái với pháp luật, trái đạo đức xã hội. Sau khi Công chứng viên
soạn thảo hợp đồng thì người u cầu cơng chứng sẽ tự đọc lại nội dung hợp đồng giao
dịch hoặc Công chứng viên sẽ đọc lại nội dung cho người yêu cầu công chứng nghe.
Đồng thời, Công chứng viên sẽ giải thích để người u cầu cơng chứng hiểu rõ về

7


quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham
gia giao dịch.
2.4. Ký công chứng
Khoản 7, khoản 8 Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định như sau:
“7. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công
chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu
công chứng.
8. Người u cầu cơng chứng đồng ý tồn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao
dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên u cầu người
u cầu cơng chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều
này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.”
Sau khi hoàn thành việc soạn thảo hoặc kiểm tra dự thảo hợp đồng, văn bản,

Công chứng viên cho các bên đọc, trường hợp người u cầu cơng chứng khơng đọc
được thì cơng chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe để đảm bảo các bên
tham gia giao dịch hiểu rõ tất cả các điều khoản, nội dung của hợp đồng giao dịch.
Quy định này đảm bảo sự tôn trọng tối đa đối với ý chí của người u cầu cơng chứng,
cũng như đảm bảo người yêu cầu công chứng thật sự hiểu và đồng ý toàn bộ nội dung
của hợp đồng, giao dịch mà họ sẽ giao kết. Nếu người yêu cầu công chứng đồng ý tất
cả nội dung của hợp đồng giao dịch thì cơng chứng viên hướng dẫn họ ký vào từng
trang của hợp đồng, văn bản công chứng. Điều này được quy định rõ tại Khoản 1 Điều
48 Luật Công chứng 2014.
Bước tiếp theo, công chứng viên phải yêu cầu các bên tham giao hợp đồng, giao
dịch xuất trình bản cính các giấy tờ bản sao đã nộp theo khoản 1 Điều 40 Luật Công
chứng 2014 để đối chiếu xem có đủ điều kiện để thực hiện hợp đồng, giao dịch hay
không trước khi ghi lời chứng. Lời chứng của Công chứng viên đối với hợp đồng, giao
dịch được quy định theo mẫu tại Thông tư 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 của Bộ tư
pháp.
2.5. Hồn tất thủ tục cơng chứng

8


Sau khi thực hiện xong các bước theo quy định tại Điều 40 Luật công chứng, tổ
chức hành nghề công chứng phải thực hiện các bước tiếp theo để hoàn tất thủ tục công
chứng một hợp đồng, giao dịch. Các bước đó bao gồm:
- Thu phí, thù lao cơng chứng, các chi phí khác theo quy định tại Điều 66, 67, 68
Luật cơng chứng.
- Đóng dấu, phát hành văn bản công chứng hợp đồng, giao dịch.
- Tiến hành lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định tại Điều 64 Luật cơng chứng.
3. Thực trạng quy trình cơng chứng và hướng hồn thiện pháp luật về quy
trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch
3.1. Thực trạng quy trình cơng chứng hiện nay

Trong quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch tại các văn phịng cơng chứng
hiện nay vẫn cịn những bất cập, chưa được tuân thủ triệt để. Trong quá trình cơng
chứng tại các văn phịng cơng chứng thì Thư ký nghiệp vụ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu
công chứng; soạn thảo hợp đồng, giao dịch, lời chứng của công chứng viên, cho các
bên đọc lại hợp đồng, nếu người yêu cầu cơng chứng đồng ý tồn bộ nội dung trong
dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Sau đó thư
ký nghiệp vụ trình hồ sơ cho Cơng chứng viên đối chiếu và ký. Có thể thấy tình trạng
hầu như người u cầu công chứng không được hướng dẫn các thủ tục, quy định của
pháp luật hay quyền và nghĩa vụ của họ, ý nghĩa, hậu quả pháp lý của việc tham gia
hợp đồng, giao dịch do vậy rất dễ xảy ra hiểu nhầm, chứng thực hợp đồng khơng
chính xác theo u cầu của người u cầu cơng chứng. Ngồi ra có thể thấy được
Công chứng viên cũng chỉ xem xét hồ sơ rồi ký mà khơng hướng dẫn, giải thích
cho người u cầu công chứng dẫn đến những hiểu nhầm cho người yêu cầu công
chứng.
Hiện nay, quy định của pháp luật về các giấy tờ cần nộp trong hồ sơ yêu cầu cơng
chứng cịn một số điểm cịn chung chung, dẫn đến khi áp dụng trong thực tiễn còn
nhiều cách hiểu khác nhau, không thống nhất giữa các tổ chức hành nghề cơng chứng.
Luật cơng chứng khơng có quy định cụ thể về giấy tờ tùy thân, điều này đem lại khơng
ít khó khăn cho những người hành nghề cơng chứng trong quá trình tác nghiệp.
Căn cứ theo Điều 1 Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 3/2/1999 thì: “Chứng

9


minh nhân dân quy định tại Nghị định này là một loại giấy tờ tùy thân của công dân
do cơ quan Cơng an có thẩm quyền chứng nhận về những đặc điểm riêng và nội dung
cơ bản của mỗi công dân trong độ tuổi do pháp luật quy định, nhằm bảo đảm thuận
tiện việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của công dân trong đi lại và thực hiện các giao
dịch trên lãnh thổ Việt Nam.” Theo Khoản 3, Điều 4 Nghị định số 136/2007/NĐ-CP
ngày 17/8/2007 của Chính phủ quy định về xuất nhập cảnh thì: “Hộ chiếu quốc gia là

tài sản của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Hộ chiếu quốc gia được
sử dụng thay thế giấy chứng minh nhân dân.” Ngoài ra, theo Nghị định 130/2008/NĐCP tại điểm b Khoản 2 Điều 1 thì Chứng minh sỹ quan là để: “Phục vụ công tác chiến
đấu, bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa và thực hiện các giao dịch dân sự.”
Bên cạnh đó theo Khoản 1 Điều 3 Luật Căn cước công dân 2014 quy định: “Căn cước
công dân là thông tin cơ bản về lai lịch, nhân dạng của công dân theo quy định của
Luật này”. Như vậy, có thể hiểu Giấy tờ tùy thân chỉ gồm: Chứng minh nhân dân, Căn
cước công dân, Hộ chiếu, Giấy chứng minh sĩ quan. Tuy nhiên trên thực tế hành nghề
công chứng với lập luận mục đích của việc yêu cầu giấy tờ tùy thân là để nhận dạng
một người xem có đúng là chủ thể tham gia giao dịch hay không ở một số tổ chức
hành nghề công chứng đã sử dụng các giấy tờ khác thay thế cho các giấy tờ tùy thân
được pháp luật quy định như: giấy hẹn cấp chứng minh nhân dân của cơ quan công an;
thẻ đảng viên...
Việc ghi vào sổ công chứng cũng không được tiến hành theo như quy định của
Luật, thay vì ghi vào sổ cơng chứng sau khi thụ lý hồ sơ thì ở các Văn phịng cơng
chứng việc này thường được thực hiện sau khi văn bản công chứng đã phát hành.
Việc thụ lý hồ sơ cũng chưa được thực hiện đúng, nhiều trường hợp hồ sơ thiếu
những giấy tờ cần thiết, hoặc giấy tờ không đúng quy định nhưng vẫn thụ lý. Nguyên
nhân chính của việc khơng làm đúng quy định về quy trình cơng chứng tại các tổ chức
hành nghề cơng chứng hiện nay chủ yếu là do việc đặt nặng yếu tố lợi nhuận, muốn
thu hút khách hàng bằng cách giải quyết nhanh lẹ mà mà quên đi các quy định pháp
luật, trách nhiệm của mình, quyền và lợi ích hợp pháp của người dân.
Điều 43 Luật Cơng chứng 2014 có quy định: “1. Thời hạn công chứng được
xác định kể từ ngày tổ chức hành nghề công chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng
đến ngày trả kết quả cơng chứng. Thời gian xác minh, giám định khơng tính vào thời
hạn công chứng. 2. Thời hạn công chứng không quá hai ngày làm việc; đối với hợp
10


đồng, giao dịch u cầu cơng chứng phức tạp thì thời hạn cơng chứng có thể kéo dài
hơn nhưng khơng quá mười ngày làm việc”;

Hiện nay các tổ chức hành nghề công chứng lạm dụng quy định về việc ký
công chứng ngồi trụ sở trong trường hợp “có lý do chính đáng khác khơng thể đến trụ
sở của tổ chức hành nghề công chứng” để thu hút khách hàng. Thời hạn công chứng
cũng được kéo dài hơn 2 ngày làm việc đối với những hợp đồng không phức tạp như
hợp đồng ủy quyền, hợp đồng mua bán xe,... thì Cơng chứng viên vẫn cho một bên
giao kết trong hợp đồng, giao dịch ký trước và mấy ngày sau thì bên kia mới lên ký
tiếp vào bản hợp đồng đó. Việc ký hợp đồng như vậy tồn tại rất nhiều rủi ro và không
đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng giao dịch nếu một bên giao kết trong hợp đồng
chết trước thời điểm cơng chứng viên ký và đóng dấu phát hành hồ sơ.
3.2. Hướng hoàn thiện pháp luật
Để giải quyết những bất cập trong quá trình thực hiện quy trình cơng chứng
hợp đồng giao dịch cần đưa ra những giải pháp cụ thể như sau:
Thứ nhất: Luật công chứng nên có các quy định về yêu cầu, quyền và nghĩa vụ
của thư ký nghiệp vụ công chứng. Đây cũng là một chủ thể có vai trị quan trọng trong
thực tiễn hoạt động công chứng hiện nay. Việc quy định này sẽ đảm bảo sự đồng bộ,
thống nhất giữa quy định của luật và thực tế; bên cạnh đó nâng cao tính chun
nghiệp cho hoạt động cơng chứng.
Thứ hai: Việc ghi vào sổ công chứng nên được thực hiện sau khi phát hành văn
bản cơng chứng. Việc đó đảm bảo việc ghi vào sổ công chứng khi hợp đồng, giao dịch
chắc chắn đã được thực hiện và giúp việc cơng chứng được tiến hành gọn gàng, nhanh
chóng hơn cho người yêu cầu công chứng.
Thứ ba: Luật Công chứng cần quy định rõ về vấn đề các giấy tờ tùy thân bảo
gồm chính xác những loại giấy tờ gì và giấy tờ tùy thân đó phải cịn trong thời hạn sử
dụng để đồng bộ, thống nhất giữa các văn phòng công chứng về lưu hồ sơ.
Thứ tư: Luật công chứng nên quy định cụ thể các trường hợp được ký cơng
chứng ngồi trụ sở và quy định cụ thể về những loại hợp đồng, giao dịch yêu cầu công
chứng phức tạp để có sự đồng nhất về quy trình, thủ tục công chứng hợp đồng, giao
dịch.

11

IV: Kết luận
Việc công chứng từ chỗ được hiểu như là một thủ tục hành chính thì nay đã
được coi là một nghề cao quý có chức năng bảo đảm sự an toàn pháp lý cho các hợp
đồng, giao dịch. Quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch hiện nay cũng đã được vận
dụng một cách linh hoạt và chuyên nghiệp. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện các
quy định cũng cịn khơng ít những khó khăn vướng mắc và không đồng nhất giữa các
tổ chức hành nghề công chứng. Bên cạnh những kết quả đã đạt được, trong quá trình
triển khai Luật Cơng chứng cũng bộc lộ những bất cập. Vì vậy, để việc cơng chứng
được thực hiện tốt hơn nữa, Bộ Tư pháp cần tiếp tục đề nghị xây dựng và hồn thiện
thể chế về cơng chứng, nghiên cứu, đề xuất sửa đổi, bổ sung Luật Công chứng nhằm
khắc phục những hạn chế, bất cập, tạo cơ sở pháp lý phù hợp hơn cho phát triển hoạt
động công chứng.

12


IV: DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng (Tập 3)
2. Luật Công chứng năm 2014.
3. Luật Công chứng năm 2006
4. Nghị định số 130/2008/NĐ-CP
5. Nghị định số 136/2007/NĐ-CP
6. Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 3/2/1999
7. Thông tư 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 của Bộ tư pháp
8. Thông tư số 04/1999/TT-BCA ngày 29/4/1999

13