Phân tích công tác tổ chức bộ máy và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty hasan dermapharm 50

BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
...............

BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1

ĐỀ TÀI:
PHÂN TÍCH CƠNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
VÀ HỒN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY
CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
HASAN - DERMAPHARM

Thành phố Hồ Chí Minh -2016


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được đề tài “ Phân tích cơng tác tổ chức bộ máy và hồn thiện cơ cấu
tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm” em xin gửi lời cảm ơn chân
thành đến công ty TNHH Hasan – Dermapharm, đặc biệt là các phịng ban của cơng ty
đã tạo điều kiện cho em hồn thành tốt đề tài. Bên cạnh đó em gửi lời cảm ơn đến
giảng viên hướng dẫn ThS Nguyễn Thị Minh Trâm đã tận tình hướng dẫn, đồng hành
củng em suốt thời gian qua.
Tuy vậy kiến thức cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh viên thực tập
nên bài báo cáo sẽ có những hạn chế nhất định. Vì vậy em mong nhận được sự chỉ bảo
đóng góp của thầy cô trong khoa Quản trị kinh doanh của trường Đại học Tài chính –
Marketing để em học thêm được nhiều kinh nghiệm và sẽ hoàn thành tốt hơn những
bài báo cáo thực tập torng thời gian tới.
Em xin chân thành cảm ơn

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………

TP. Hồ Chí Minh, Ngày …. tháng….năm 2016
Xác nhận của Giảng Viên


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1
 Lý do chọn đề tài
 Phương pháp nghiên cứu
 Bố cục đề tài
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ HOÀN
THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC ............................................................................... 2
1.1. Các khái niệm ........................................................................................... 2
1.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức ............................................................ 2
1.1.1.1.Tổ chức .......................................................................................... 2

1.1.1.2.Chức năng tổ chức ......................................................................... 2
1.1.2. Bộ máy và tổ chức bộ máy .................................................................. 3
1.1.2.1. Bộ máy ......................................................................................... 3
1.1.2.2. Tổ chức bộ máy ............................................................................ 4
1.2. Vai trị, mục tiêu và ý nghĩa của cơng tác tổ chức bộ máy ..................... 5
1.2.1. Vai trò ................................................................................................... 5
1.2.2. Mục tiêu ............................................................................................... 5
1.2.3. Ý nghĩa ................................................................................................ 6
1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy ........................... 6
1.3.1. Nhiệm vụ, chiến lược, mục tiêu của tổ chức ........................................ 6
1.3.2. Đặc điểm ngành nghề ........................................................................... 7
1.3.3. Quy mô của tổ chức .............................................................................. 7
1.3.4. Công nghệ ............................................................................................ 8
1.3.5. Năng lực và trình độ nhân sự của tổ chức ........................................... 8
1.3.6. Môi trường ............................................................................................ 8
1.4. Nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức bộ máy .................................... 9
1.4.1. Nguyên tắc gắn với nhiệm vụ .............................................................. 9
1.4.2. Nguyên tắc hiệu quả .......................................................................... 10
1.4.3. Nguyên tắc cân đối ............................................................................ 10


1.4.4. Nguyên tắc thống nhất chỉ huy .......................................................... 10
1.4.5. Nguyên tắc linh hoạt .......................................................................... 10
1.4.6. Ngun tắc chun mơn hóa ............................................................. 10
1.5. Tiến trình tổ chức bộ máy ...................................................................... 10
1.5.1. Nhận thức rõ mục tiêu của tổ chức .................................................... 10
1.5.2. Xác định những hoạt động cần thực hiện .......................................... 11
1.5.3. Phân chia hoạt động theo chức năng ................................................. 11
1.5.4. Thiết lập phòng ban, bộ phận ............................................................ 11
1.5.5. Xây dựng quy chế hoạt động .............................................................. 11

1.5.6. Xây dựng chính sách sử dụng nhân sự .............................................. 11
1.5.7. Định biên ............................................................................................ 12
1.5.8. Thẩm định và tái tổ chức ................................................................... 12
1.6. Các phương pháp tổ chức bộ máy .......................................................... 12
1.6.1. Phân chia theo thời gian ...................................................................... 12
1.6.2. Phân chia theo chức năng ................................................................... 12
1.6.3. Phân chia theo địa lý, lãnh thổ ............................................................ 13
1.6.4. Phân chia theo sản phẩm ..................................................................... 14
1.6.5. Phân chia theo khách hàng ................................................................. 14
1.6.6. Phân chia theo quy trình ..................................................................... 15
Tóm tắt chương 1 ................................................................................................. 16

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM HASAN
DERMAPHARM ........................................................................................ 17
2.1. Tổng quan về công ty TNHH Hasan – Dermapharm ................. 17
2.1.1. Thông tin cơ bản về cơng ty ............................................................... 17
2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển ......................................................... 18
2.1.3. Ngành nghề kinh doanh ...................................................................... 18
2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của công ty ....................................... 19
2.1.4.1. Chức năng .................................................................................... 19
2.1.4.2. Nhiệm vụ ..................................................................................... 19
2.1.4.3. Mục tiêu ....................................................................................... 20


2.1.5. Cơ cấu bộ máy tổ chức ......................................................................... 20
2.1.6. Các nguồn lực của công ty .................................................................... 21
2.1.6.1. Cơ sở vật chất ................................................................................ 21
2.16.2. Nguồn nhân lực .............................................................................. 22
2.1.6.3. Tình hình tài chính ........................................................................ 23

2.2. Tình hình hoạt động của cơng ty TNHH HASAN – DERMAPHARM
2.2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ....................................... 24
2.2.2. Thị trường ........................................................................................... 25
2.2.3. Hệ thống phân phối ............................................................................. 27
Tóm tắt chương 2 ................................................................................................ 28

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY
CỦA CÔNG TY TNHH HASAN – DERMAPHARM ........................... 29
3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty TNHH Hasan – Dermapharm ........... 29
3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban .................................................... 31
3.2.1.Hội đồng quản trị ................................................................................. 31
3.2.2. Ban giám đốc ...................................................................................... 32
3.2.3. Phòng Sales & Marketing ................................................................... 33
3.2.4. Phịng phát triển thị trường ................................................................. 34
3.2.5. Phịng tài chính kế tốn ....................................................................... 35
3.2.6. Phịng hành chính nhân sự .................................................................. 36
3.2.7. Phòng nghiên cứu phát triển ............................................................... 37
3.2.8. Phòng đảm bảo chất lượng ................................................................. 37
3.3.9. Phòng đảm kiểm tra ............................................................................ 38
3.2.9. Xưởng thuốc ....................................................................................... 38
3.2.10. Phòng kĩ thuật ................................................................................... 39
3.2.11. Mối quan hệ giữa các phòng ban ...................................................... 39
3.3. Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác tổ chức tại công ty TNHH Hasan Dermapharm .................................................................................................. 40
3.3.1. Mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp ................................................ 40
3.3.2. Môi trường hoạt động ......................................................................... 41


3.3.3. Cơng nghệ ........................................................................................... 42
3.3.4. Năng lực trình độ nhân sự ................................................................... 42
3.4. Đánh giá về bộ máy quản lý của công ty TNHH Hasan Dermapharm 43

3.5. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại
công ty TNHH Hasan – Dermapharm .......................................................... 44
Kết luận ............................................................................................................... 46


DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1: Một số sản phẩm tiêu biểu của công ty từ năm 2013 đến năm 2015 .. 19
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động từ năm 2013 đến năm 2015 ..................................... 22
Bảng 2.3: Biến động tài sản của công ty TNHH Hasan – Dermapharm giai đoạn
2013- 2015 .......................................................................................................... 23
Bảng 2.4: Kết quả hoạt động kinh doan của công ty từ năm 2013 đến
năm 2015 .............................................................................................................. 24
Bảng 2.5: Thị trường tiêu thụ dược phẩm giai đoạn 2013- 2015 ........................ 26
Bảng 2.6: Hệ thống phân phối sản phẩm giai đoạn 2013- 2015 .......................... 27
Bảng 3.1: Cơ cấu tổ chức của ban giám đốc ........................................................ 32
Bảng 3.2: Cơ cấu tổ chức của phòng Sales & Marketing .................................... 33
Bảng 3.3: Cơ cấu tổ chức của phịng kế tốn tài chính ........................................ 35


DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1: Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản trị khác ... 3
Hình 1.2: Sơ đồ mối quan hệ cấu trúc - chiến lược của A. Chandler......................... 7
Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức phân chia theo bộ phận chức năng .................................. 12
Hình 1.4: Cơ cấu tổ chức phân chia theo địa lý ....................................................... 13
Hình 1.5: Cơ cấu tổ chức phân chia theo sản phẩm ................................................. 14
Hình 1.6: Cơ cấu tổ chức phân chia theo khách hàng .............................................. 15
Hình 1.7: Cơ cấu tổ chức phân chia theo quy trình .................................................. 15
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm............. 20
Hình 2.2: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Hasan – Dermarpharm
giai đoạn 2013 – 2015 .............................................................................................. 25

Hình 2.3: Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty TNHH Hasan –Demarpharm
năm 2015 ................................................................................................................. 26


LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào của xã hội cũng cần có sự tham gia của hoạt
động tổ chức bộ máy. Một doanh nghiệp có tổ chức tốt sẽ ln tạo ra ưu thế trong cạnh
tranh cũng như hợp tác, cộng với bản lĩnh của nhà quản trị chắc chắn sẽ dẫn đến thành
công cho doanh nghiệp. Kinh doanh ngày nay diễn ra trong một thế giới đầy phức tạp,
và trong trường hợp có nhiều yếu tố liên hệ tương tác qua lại lẫn nhau và khơng một
quyết định nào có thể được đưa ra hoàn toàn độc lập với các quyết định khác, vì vậy
việc ”xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp “ một cách logic sẽ là bệ phóng lý tưởng
nhất đưa doanh nghiệp đến thành công. Nhận thức được nó là bài học ý nghĩa cũng là
bài học em u thích khi nhập mơn quản trị. Được sự dẫn dắt và gợi ý của cô em đã
chọn đề tài “ Phân tích cơng tác tổ chức bộ máy và hồn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
tại cơng ty TNHH Hasan – Dermapharm”. Bài báo cáo được tiến hành nhằm làm rõ
những căn cứ, cơ cấu tổ chức, những nguyên tắc, các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ
chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm,từ đó có thể đề xuất một số giải
pháp nhằn hồn thiện cơ cấu tổ chức tại cơng ty TNHH Hasan – Dermapharm.
Phương pháp nghiên cứu
Bằng phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích và sao sánh những hoạt động thực tế
tại công ty TNHH Hasan – Dermapharm đã giúp em hoàn thành bài báo cáo này
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi về lý thuyết: Tập trung vào công tác tổ chức bộ máy là một trong những
nội dung của môn quản trị học
Phạm vi tại đơn vị thực tập: Tập trung phân tích cơng tác tổ chức bộ máy tại công ty
TNHH Hasan - Dermapharm
Bố cục đề tài:
Bài báo cáo ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu nội dung đề tài gồm 3 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức bộ máy
Chương 2: Giới thiệu công ty TNHH Hasan - Dermapharm
Chương 3: Thực trạng công tác tổ chức bộ máy và một số giải pháp kiến nghị
nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại công ty TNHH Hasan - Dermapharm

Trang 1


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA CƠNG TÁC TỔ CHỨC BỘ
MÁY VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức
1.1.1.1. Tổ chức
Theo Harold Koontz, Cylil Odennell và Heinz Weihrich thì cơng tác tổ chức là việc
nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi
nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo
điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp
Tổ chức là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn lực con người và
những nguồn lực khác của tổ chức. Mức độ hiệu quả của tổ chức phụ thuộc vào sự
phối hợp các nguồn lực để đạt được mục tiêu (Tiến Trương Chí)
Có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nhau nhưng tóm lại tổ chức có
thể được hiểu là q trình sắp xếp nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cùng hoạt
động để đạt được mục tiêu chung. Chức năng tổ chức thiết lập sự phân công lao động
và phối hợp các nguồn lực khác nhau để thực hiện được các kế hoạch chiến lược,
chiến thuật và tác nghiệp/ điều hành đã được nêu ra trong chức năng hoạch định qua
đó để đạt được mục tiêu chung.
1.1.1.2. Chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức là một chức năng cơ bản của quá trình quản trị và giữ vai trị
trung tâm trong q trình quản trị. Khi các kế hoạch đã được thiết lập, nhiệm vụ của
nhà quản trị là triển khai để chung được thực thi. Khi đã xác định được sứ mệnh, các

giá trị cốt lỗi, các mục tiêu và chiến lược rõ ràng, hoạt động tổ chức bắt đầu quá trình
thực hiện chúng bằng việc làm rõ các công việc cụ thể và các mối quan hệ trong công
việc. Hoạt động tổ chức xác định ai làm điều gì? Ai chịu trách nhiệm về những con
người đó? Và cách thức các cá nhân và các bộ phận khác nhau của tổ chức quan hệ và
làm việc với nhau như thế nào? Tất cả những điều đó sẽ được thực hiện theo nhiều

Trang 2


cách khác nhau. Thách thức của quản trị chiến lược là xác định được hình thức tổ chức
tốt nhất sao cho phù hợp với chiến lược và các yêu cầu của tình huống
( Giáo trình quản trị học Đại học kinh tế 2016)
Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản trị khác
Tổ chức
Để tạo cấu trúc
 Chia công việc
 Sắp xếp nguồn lực
 Điều phối các hoạt động
Hoạch định
Thiết lập định hướng

Kiểm soát
Để đảm bảo các kết quả
Lãnh đạo
Khơi gợi nỗ lực

Hình 1.1. Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản trị khác
1.1.2. Khái niệm bộ máy và tổ chức bộ máy
1.1.2.1. Khái niệm bộ máy
Bộ máy tổ chức là hệ thống bao gồm con người và các phương tiện của tổ chức

(nhà xưởng, máy móc, thiết bị, cơng nghệ,..) liên kết với nhau theo một số nguyên tắc
và quy định nhất định. Bộ máy quản lý có nhiệm vụ lãnh đạo, quản lý toàn bộ hệ thống
nhắm đạt mục tiêu chung đã định. Bộ máy là đầu não của tổ chức nên có vai trị cực kỳ
quan trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của tổ chức. Bộ máy quản lý của tổ chức
được xây dựng tốt thì tổ chức sẽ hoạt động đạt hiệu quả nếu không sẽ dẫn đến trì trệ
Bộ máy quản lý của tổ chức bao gồm hệ thống chỉ huy và hệ thống chức năng
 Hệ thống chỉ huy là hệ thống quyền lực, các quyết định của chủ thể quản lý
tác động vào đối tượng quản lý
 Hệ thống chức năng là trách nhiệm, nhiệm vụ được xác định,phân công rõ
ràng cho từng cá nhân, bộ phận đơn vị phòng ban trong tổ chức.
Hai hệ thống này hoạt động nhịp nhàng, phối hợp chặt chẽ thể hiện hiệu quả làm
việc của bộ máy tổ chức. Ngược lại nếu một trong hai hệ thống hoạt động không hiệu
Trang 3


quả hoặc sự phối hợp giữa các hệ thống không ăn khớp sẽ làm giảm hiệu quả quản lý
của bộ máy tổ chức, làm giảm hiệu quả hoạt động của toàn tổ chức
1.1.2.2. Tổ chức bộ máy
Theo Harold Koontz, Cyril O’Donnell và Heinz Weihrich “Tổ chức bộ máy hay còn
gọi là xây dựng tổ chức là một quá trình bao gồm (1) xác định những hoạt động cần
thiết để đạt được các mục tiêu; (2) nhóm gộp các hoạt động này thành hệ thống phòng,
ban và bộ phận; (3) bố trí lực lượng nhân sự và phâncơng cho các đơn vị, cá nhân đảm
nhận cơng việc đó; (4) giao phó quyền hạn để thực hiện hoạt động và (5) chuẩn bị đầy
đủ cho sự phối hợp các hoạt động, phối hợp quyền hạn và thông tin theo chiều ngang
chiều dọc bên trong cơ cấu tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung đạt hiệu quả
Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy: Q trình xây dựng và hồn thiện cơ cấu tổ chức
bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau:
 Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lí đều được thiết
lập các mối quan hệ hợp lí, mang tính năng động cao, ln đi sát và phục vụ
cho mục đích đề ra của doanh nghiệp

 Tính linh hoạt: cơng tác tổ chức bộ máy phải đảm bảo khả năng thích ứng
linh hoạt với bất kì tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngồi hệ
thống
 Tính tin cậy: cơng tác tổ chức bộ máy phải đảm bảo tính chính xác của
thơng tin được xử lí trong hệ thống nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp
nhàng giữa các hoạt động trong doanh nghiệp
 Tính kinh tế: cơng tác tổ chức bộ máy phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ
ra trong q trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt được
hiệu quả cao nhất
 Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lí phải đảm bảo kiểm sốt được hệ
thống thơng tin, thơng tin khơng được rị rỉ ra ngồi dưới bất kì hình thức
nào. Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Trang 4


1.2. Vai trị, mục tiêu , ý nghĩa của cơng tác tổ chức bộ máy
1.2.1. Vai trị của cơng tác tổ chức bộ máy
Trong sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp hướng những mục tiêu nhất định mà
để thực hiện được những mục tiêu đó địi hỏi phải có lực lượng điều hành tồn bộ q
trình sản xuất. Do đó địi hỏi phải hình thành nên một bộ phận điều hành, chỉ đạo để
thực hiện mục tiêu đó chính là bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. Xây dựng bộ máy tổ
chức hợp lí sẽ tạo ra nền móng vững chắc cho hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt
động quản trị doanh nghiệp nói riêng, Dù nhà quản trị thực hiện cơng tác hoạch định,
lãnh đạo hay kiểm sốt đều phải dựa trên một cấu trúc tổ chức nhất định. Bộ máy
quản lý là trung tâm đầu não của tổ chức là nơi chỉ đạo và điều hành gắn kết các hoạt
động trong doanh nghiệp cùng hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. Do đó địi hỏi
các tổ chức để tồn tại và phát triển trên thị trường cần phải có bộ máy quản lý hoạt
động hiệu quả
Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơng tác tổ chức bộ

máy, nó quyết định tồn bộ q trình hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ,
linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ
một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Ngược lại nếu một tổ chức không phù hợp
với điều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và
kém hiệu quả. Chính vì thế cần phải đánh giá mức độ hợp lí của một tổ chức
1.2.2. Mục tiêu của cơng tác tổ chức bộ máy
Mục tiêu tông quát của công tác tổ chức bộ máy là thiết kế một cấu trúc tổ chức vận
hành một cách hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã đặt ra. Cấu trúc
tổ chức phù hợp nghĩa là hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợp các hoạt
động và các nỗ lực giữa các bộ phận và các cấp tốt nhất. Từ đó sẽ tạo nên một môi
trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận sẽ phát huy được năng lực và sự
nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào sự hình thành mục tiêu của tổ chức
Những mục tiêu cụ thể đối với công việc tổ chức mà tổ chức thường hay nhắm đến là:
 Xây dựng bộ máy gọn nhẹ và có hiệu lực
 Xác định vị trí, vai trị của từng cá nhân trong tổ chức
Trang 5


 Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh
 Tổ chức công việc khoa học
 Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ
chức
 Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có
 Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hồn cảnh thuận lợi cũng như
khó khăn ở bên trong và bên ngồi đơn vị
1.2.3. Ý nghĩa của công tác tổ chức bộ máy
Khi công tác tổ chức được tiến hành dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn phù hợp
với yêu cầu, nhiệm vụ đề ra sẽ tạo lập năng lực hoạt động mới, thúc đẩy kinh doanh
phát triển, sẽ giúp cho việc sử dụng triệt để các nguồn lực, nhất là các nguồn lực về
con người và nguồn lực tài chính như nguồn vốn, cơ sở vật chất kĩ thuật... Việc phân

cơng lao động khoa học, phân quyền hợp lí và xác định tầm hạn quản trị phù hợp sẽ
tạo điều kiện cho các nhà quản trị phát huy tốt năng lực, sở trường của họ từ đó nâng
cao được năng suất lao động, hiệu quả công việc. Hơn nữa việc tổ chức khoa học sẽ
tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mơ, đa dạng hóa tổ chức, nâng cao tính
độc lập, tự chủ sáng tạo cho đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp. Như vậy, trong mỗi
doanh nghiệp nếu khơng có cơ cấu tổ chức bộ máy thì khơng có một lực lượng nào có
thể tiến hành quản lý và khơng có q trình sản xuất nào được thực hiện.Chính vậy mà
cơng tác tổ chức bộ máy ln mang một ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của tổ
chức

1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy
Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là cơng việc địi hỏi tính khoa học và thực tế
cao do đó cần phải phân tích các yếu tố ảnh hưởng tới bộ máy tổ chức nhằm đưa một
mơ hình phù hợp với quy mơ và tình hình sản xuất kinh doanh của tổ chức
1.3.1. Nhiệm vụ, chiến lược, mục tiêu của công ty
Mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong
quá trình tổ chức bộ máy. Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh

Trang 6


doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau Bởi vì xác định đúng mục
tiêu, chiến lược hoạt động sẽ là định hướng chỉ đạo các bước tiếp theo của quá trình
xây dựng tổ chức bộ máy của tổ chức. Xác định rõ mục tiêu hoạt động sẽ triển khai
thiết lập được một bộ mày tổ chức khoa học, hiệu quả và những nhiệm vụ, chiến lược
của tổ chức sẽ đạt được hiệu quả nhất. Khi mục tiêu cơ bản của tổ chức thay đổi theo
thời gian hoạt động, cơ cấu tổ chức sẽ thay đổi theo cho phù hợp với mục tiêu mới.
Trong cuộc nghiên cứu của giáo sư Alfred Chandler ở đại học Havard, đã đưa ra kết
luận: “ Các thay đổi trong chiến lược của doanh nghiệp dẫn đến các thay đổi cần thiết
trong cơ cấu tổ chức” tức là cơ cấu tổ chức phải đi theo chiến lược hay phù hợp với

mục tiêu, chiến lược mới.
Chiến lược mới
hình thành

Các vấn đề xuất
hiện

Thành tích của
doanh nghiệp được
cải thiện

Thành tích của tổ
chức bị giảm sút

Tái cơ cấu tổ chức

Hình 1.2: Sơ đồ mối quan hệ cấu trúc – chiến lược của A. Chandler
1.3.2. Đặc điểm ngành nghề
Đây là cơ sở quan trọng để tiến hành công tác tổ chức bộ máy. Các hoạt động
kinh doanh trong tổ chức được thể hiện bằng những công việc, chức năng cụ thể. Một
điều rõ ràng là doanh nghiệp thương mại không thể giống doanh nghiệp sản xuất hay
doanh nghiệp dịch vụ về cơ cấu tổ chức bộ máy.
1.3.3. Quy mô của tổ chức
Lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy tùy vào quy mô của thị trường mà tổ chức đang
phục vụ. Tổ chức có quy mơ hoạt động càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của tổ
chức cũng sẽ phức tạp theo. Do đó nhà quản trị cần phải đưa ra một mơ hình cơ cấu tổ
chức sao cho đảm bảo quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm
sao cho bộ máy không cồng kềnh phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với doanh nghiệp

Trang 7

vừa và nhỏ thì bộ máy phải gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp với tình hình xuất kinh
doanh của doanh nghiệp
1.3.4. Công nghệ sản xuất hoặc kĩ thuật kinh doanh của tổ chức
Nhiều cơng trình nghiên cứu đã chứng minh rằng công nghệ sản xuất của tổ chức là
một yếu tố quan trong ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức. Công nghệ tổ chức
là một yếu tố quan trọng để xác định loại cơ cấu tổ chức nào phù hợp nhất với tổ chức.
Nếu các doanh nghiệp chú trọng đến cơng nghệ thì thường có định mức quản lý tốt, bộ
máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng của doanh nghiệp và cần
thích ứng kịp thời với sự thay đổi cơng nghệ nhanh chóng. Một hệ thống cơ cấu tổ
chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra
quyết định liên quan đến cơng nghệ
1.3.5. Năng lực và trình độ nhân sự của tổ chức
Nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến cơng tác tổ chức bộ máy chính là con người, mà
trước hết là nhà quản trị. Nếu trình độ đội ngũ cán bộ quản lý cao là điều kiện thuận
lợi cho việc hình thành cơ cấu tổ chức có hiệu quả cao. Bên cạnh đó, nếu năng lực và
trình độ của nhân viên các phịng ban, cơng nhân bộ phận sản xuất cao thì cùng một
khối lượng cơng việc sẽ cần ít nhân lực hơn. Giúp vẫn giữ hiệu quả cơng việc mà lại
tinh giản bộ máy tổ chức, vì vậy giảm bớt chi phí cho nhân sự.
1.3.6. Mơi trường hoạt động
Doanh nghiệp là một thực thể sống, muốn tồn tại và phát triển phải thích ứng được
với mơi trường hoạt động của nó. Mơi trường kinh doanh của doanh nghiệp chịu sự
ảnh hưởng của mơi trường bên ngồi và mơi trường bên trong.
 Mơi trường bên ngồi gồm các yếu tố vĩ mô như môi trường kinh tế, luật pháp
hiện hành,..
Mơi trường kinh tế: Tính khơng chắc chắn ẩn chứa trong các mối quan hệ nhân quả
trên thị trường, mơi trường cạnh tranh năng động, nền kinh tế tồn cầu thay đổi nhanh
chóng là nguyên nhân gây ra các khó khăn cho sự tương thích của cơ cấu tổ chức với
mục tiêu, chiến lược kinh doanh của tổ chức. Điều này bắt buộc tổ chức không ngừng

Trang 8


hồn thiện cơ cấu tổ chức của mình đồng thời cho nó tính linh hoạt để thích nghi với
hồn cảnh
Mơi trường pháp luật: sự hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật sẽ tạo ra mơi
trường pháp lý bình đẳng trước pháp luật cho mọi loại hình doanh nghiệp, giúp doanh
nghiệp phát triển, ổn định cơ cấu tổ chức. Ngược lại, nếu hệ thống pháp luật thiếu
hoàn thiện, thường xuyên thay đổi buộc doanh nghiệp phải có sự điều chỉnh cơ cấu tổ
chức phù hợp với pháp quy.
 Môi trường bên trong gồm các yếu tố vi mô như : các nhà cung ứng, khách
hàng, các công ty đối thủ cạnh tranh,…
 Môi trường nội bộ gồm các yếu tố thuộc về nguồn lực của doanh nghiệp như
nguồn nhân lực, tài chính, trình độ sử dụng cơng nghệ,..
Đối với các hoạt động cơ cấu tổ chức quản trị, khi các yếu tố môi trường thuận lợi
sẽ là những điều kiện tốt để nhà quản trị xây dựng bộ máy tổ chức gọn nhẹ, bao gồm ít
cấp, ít khâu, cơ chế vận hành đơn giản và hiệu quả. Trong môi trường có nhiều biến
động địi hỏi phải có cơ cấu linh hoạt để thích ứng với những thay đổi của hoạt động
kinh doanh. Với những tác động từ môi trường buộc doanh nghiệp sẽ phải thay đổi cơ
cấu tổ chức phù hợp để thích nghi với mơi trường mới. Đồng thời, phân tích những
chuyển biến của mơi trường giúp doanh nghiệp khắc phục những điểm yếu, phát huy
điểm mạnh, tận dụng những cơ hội và tránh được các đe dọa trong tương lai.

1.4. Nguyên tắc cơ bản của công tác tổ chức bộ máy
Để có một bộ máy tổ chức hoạt động đạt được hiệu quả cao chúng ta không chỉ
quan tâm đến các nhân tố ảnh hưởng mà còn phải tìm hiểu về các ngun tắc cơ bản
trong cơng tác tổ chức bộ máy
1.4.1. Nguyên tắc gắn với mục tiêu
Công tác tổ chức bộ máy được xây dựng trên cơ sở hoàn cảnh thực tiễn của doanh

nghiệp là những mục tiêu chiến lược đã được hoạch định trước. Một bộ máy được xây
dựng nhất thiết phải phù hợp, cân xứng với mục tiêu chiến lược của tổ chức đã đề ra.

Trang 9


1.4.2. Nguyên tắc hiệu quả
Tổ chức bộ máy phải đảm bảo ngày càng hoàn thiện, gọn nhẹ hơn, phân định rõ
chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban và của từng cá nhân trong tổ chức, sắp xếp
đúng người đúng việc. Như vậy mới có thể phát huy được hết năng lực của các thành
viên .
1.4.3. Nguyên tắc cân đối
Tổ chức bộ máy phải phân công nhiệm vụ rõ ràng, hợp lý và phù hợp với khả năng
từng người. Nguyên tắc này cũng đòi hỏi sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm
giữa các đơn vị với nhau.
1.4.4. Nguyên tắc thống nhất chỉ huy
Mỗi cá nhân trong tổ chức chỉ chịu sự điều hành của một cấp chỉ huy trực tiếp để
tránh các mâu thuẫn hoặc ưu tiên trái ngược nhau khi cấp dưới có nhiều cấp trên chỉ
huy.
1.4.5. Nguyên tắc linh hoạt
Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó với kịp thời của sự thay đổi của
tình hình liên quan đến hoạt động tổ chức và nhà nhà quản trị cũng phải linh hoạt và
quyết đốn để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức.
1.4.6. Nguyên tắc chuyên môn hóa
Ngun tắc này địi hỏi phải phân tích đánh giá năng lực của đội ngũ nhân sự để
phân công chuyên biệt hóa tùng loại nhiệm vụ cho từng nhóm hoặc từng cá nhân. Từ
đó sẽ đảm bảo sự phù hợp với khả năng thực hiện để nâng cao năng suất lao động và
nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm đảm bảo tính hiệu quả cho mục tiêu của tổ chức

1.5. Tiến trình tổ chức bộ máy

1.5.1. Nhận thức rõ mục tiêu của tổ chức
Xác định mục tiêu chiến lược của cơng ty là phân tích cơng việc,hình thành cơ cấu
tổ chức bộ máy, thiết lập phòng ban, xây dựng quy chế, chính sách sử dụng nhân sự.
Mục tiêu của bộ máy phải thống nhất với mục tiêu chung sản xuất kinh doanh của tổ
chức. Sau đó, cần phải định hướng các nhiệm vụ để thực hiện mục tiêu đã đặt ra.

Trang 10


1.5.2. Xác định những hoạt động cần thực hiện
Sau khi xác định được mục tiêu chiến lược tổ chức tổ chức cần liệt kê những hoạt
động cần thiết, mô tả những nhiệm vụ liên quan, phân loại các hoạt động và xác định
tính quan trọng của từng loại hoạt động
1.5.3. Phân chia hoạt động theo chức năng
Để thực hiện bước này phải phân chia các hoạt động quan trọng thành những nhiệm
vụ chủ yếu và hệ thống hóa nhiệm vụ theo từng nhóm chức năng
1.5.4. Thiết lập phịng ban, bộ phận
Tổ chức dựa vào kết quả phân tích cơng việc để thiết lập phòng ban và bộ phận cần
thiết theo nhóm chức năng riêng biệt. Thực hiện bước này, tổ chức phải xem xét hoàn
cảnh thực tiễn của tổ chức bao gồm yếu tố con người, cơng nghệ, tính chất ngành
nghề,...xác định yêu cầu thực hiện nhiệm vụ; lựa chọn mơ hình tổ chức. Đồng thời kết
hợp các chức năng quan trọng thành hệ thống và thiết lập bộ khung với với chức năng
cụ thể của các phòng ban và bộ phận theo quá trình.
1.5.5. Xây dựng quy chế hoạt động
Bộ máy tổ chức là tập hợp nhiều con người cùng nhau hoạt động để đạt mục tiêu
chung. Để phối hợp vận hành các phòng ban, bộ phận và từng cá nhân được thuận lợi
đòi hỏi nhà quản trị cần phải xây dựng các quy chế hoạt động với nội dung phân định
nhiệm vụ theo từng chức năng; quy định chức năng, quyền hạn, trách nhiệm của từng
phòng ban, bộ phận. Đồng thời nhà quản trị cũng cần chỉ rõ mối quan hệ phối hợp thực
hiện nhiệm vụ; thiết lập văn bản quy chế hoạt động cho bộ máy tổ chức

1.5.6. Xây dựng chính sách sử dụng nhân sự
Cơng tác tổ chức bộ máy cần xác định rõ nhu cầu nhân sự làm cơ sở phân công,
nhân nhiệm vụ để đáp ứng nhau cầu công việc. Xây dựng các tiêu chuẩn sử dụng nhân
sự với mối quan hệ giữa quyền và nghĩa vụ. Các nhà quản trị dựa vào hoàn cảnh thực
tiễn của tổ chức cũng như phải chú ý đến khía cạnh pháp luật về loa động, tiền lương
và có hình thức khen thưởng đối với cá nhân hồn thành tốt công việc, khiển trách, kỷ
luật những người vi phạm để tạo nên sự công bằng trong tổ chức.

Trang 11


1.5.7. Định biên
Dựa vào bảng mô tả nhiệm vụ để xác định số lượng nhân viên cần thiết cho từng
phòng ban, bộ phận sao cho hợp lý và đủ sức hoàn thành nhiệm vụ. Các nhà quản trị
cân nhắc xác định số lượng và khả năng nhân sự để phù hợp với tính chất của từng loại
nhiệm vụ.
1.5.8. Thẩm định và tái tổ chức
Để thực hiện bước này nhà quản trị cần xây dựng tiêu chuẩn để đo lường kết quả
hoạt động của từng cá nhân, bộ phận và các phịng ban với tiêu chuẩn đặt ra. Từ đó có
thể đánh giá được hiệu quả hoạt động và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của bộ máy tổ
chức. Nếu kết quả không như mong đợi, xác định rõ nguyên nhân để có biện pháp điều
chỉnh và khắc phục những mặt hạn chế

1.6. Các phương pháp tổ chức bộ máy
1.6.1. Phân chia theo thời gian
Một trong nh ữ ng hình th ứ c phân chia b ộ phận lâu đời nh ất thường được s ử dụng ở
c ấ p th ấ p trong t ổ chứ c là vi ệ c nhóm g ộp các ho ạt độ ng theo th ời gian (theo ca, theo
kíp). Hình ch ức phân chia này thường áp d ụng ở những đơn vị ph ả i ho ạt độ ng liên t ụ c
để khai thác công su ấ t máy v ới hi ệ u qu ả cao hơn.
1.6.2. Phân chia theo chức năng

Trong cấu trúc phân chia theo chức năng, những cá nhân có kĩ năng tương tự, thực
hiện các nhiệm vụ tương tự được tập hợp lại trong một đơn vị làm việc chính thức,
Các thành viên của bộ phận chức năng chia theo năng lực chuyên môn, những mối
quan tâm và trách nhiệm. Điểm then chốt của cấu trúc này là các thành viên của một
bộ phận chức năng làm việc trong phạm vi năng lực chuyên môn của mình.
Tổng giám đốc

Phó tổng giám
đốc kinh doanh

Phó tổng giám
đốc tài chính

Phó tổng giám
đốc sản xuất

Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức phân chia theo bộ phận chức năng

Trang 12


Ưu điể m:
 Đạt hiệu quả kinh tế theo quy mơ do có hiệu suất sử dụng nguồn lực cao
 Phân công nhiệm vụ tương ứng với chuyên môn và lĩnh vực đào tạo
 Giải quyết được vấn đề đòi hỏi chuyên môn cao
 Định hướng phát triển nghề nghiệp rõ ràng trong các bộ phận chức năng
Nhược điể m: Cách thức này cũng có hạn chế đó là phức tạp khi phối hợp, có tư
tưởng cục bộ, các đơn vị mải mê theo đuổi chức năng riêng của mình mà quên đi
mục tiêu chung của tổ chức
1.6.3. Phân chia theo lãnh thổ

Cấu trúc này thường được sử dụng khi có nhu cầu tạo sự khác biệt về sản phẩm hay
dịch vụ ở thị trường khác nhau tại một quốc gia. Cấu trúc này cũng phổ biến trong
hoạt động kinh doanh quốc tế vì nó giúp cho các cơng ty tập trung sự chú ý vào tính
đặc thù về văn hóa và các yêu cầu riêng biệt ở từng vùng địa lý cụ thể. Mơ hình này
chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động của tổ chức
theo từng khu vực địa lý. Mỗi nhà quản trị sẽ đại diện ở khu vực chị trách nhiệm phân
phối sản phẩm, dịch vụ theo từng vùng địa lý cụ thể
Chủ tịch

Chi nhánh châu Âu

Chi nhánh Châu
Á

Hình 1.4. Cơ cấu tổ chức phân chia theo địa lý
Ưu điể m:
 Cơ cấu theo địa lý giúp nhà quản trị cấp thấp phát huy được năng lực cũng
như có trách nhiệm hơn
 Tận dụng được lợi thế của khu vực địa lý
 Có thơng tin trực tiếp tốt hơn với đại diện của địa phương
Nhược điể m: Cần có người có năng lực quản lý chung.Tạo nên trình trạng trùng
lắp trong tổ chức ở các khu vực khác nhau, phân tán nguồn lực và khó khăn trong việc
kiểm sốt hơn, làm phát sinh thêm nhiều chi phí
Trang 13


1.6.4. Phân chia theo sản phẩm
Cấu trúc theo sản phẩm tập hợp các công việc và hoạt động cùng tạo ra một sản
phẩm hay dịch vụ duy nhất thành một bộ phận. Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi
nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất

định. Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia
chuyên môn hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc
Tổng giám đốc

Giám đốc
sản phẩm A

Giám đốc
sản phẩm B

Giám đốc
sản phẩm C

Hình 1.5: Cơ cấu tổ chức phân chia theo sản phẩm

Ưu điể m:
Khác với mơ hình chức năng , với mơ hình tổ chức này trách nhiệm và lợi nhuận
thuộc về các nhà quản trị cấp dưới, rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho họ. Mơ hình này
vừa giúp phối hợp tốt hơn giữa các bộ phận vừa linh hoạt trong việc đa dạng hóa, nâng
cao trình độ chun mơn hóa torng sản xuất, kinh doanh
Nhược điể m:
Cần nhiều hơn nhà quản trị tổng hợp, cơng việc có thể bị trùng lắp ở các bộ phận
khác nhau. Thêm nữa mơ hình này cũng có thể dẫn đến tình trạng khó kiểm sốt, cạnh
tranh nội bộ về quyền lực.
1.6.5. Phân chia theo khách hàng
Cấu trúc theo khách hàng tập hợp các công việc và các hoạt động phục vụ cùng
nhóm khách hàng vào trong một bộ phận. Mục tiêu của cấu trúc này là phục vụ tốt
nhất nhu cầu đặc biệt của các nhóm khách hàng khác nhau, mỗi đơn vị khách hàng tập
trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từng nhóm khách hàng riêng biệt. Đây là cấu trúc
phổ biến trong ngành dịch vụ khách hàng

Trang 14


Giám đốc

Cho vay
doanh nghiệp

Cho vay
tiêu dùng

Hình 1.6.Cơ cấu tổ chức phân chia theo khách hàng
Ưu điể m:
Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các dạng khách hàng khác nhau. Toàn
bộ hoạt động của tổ chức hướng vào hoạt động bán hàng, rèn luyện kỹ năng tổng hợp
cho nhà quản trị
Nhược điể m:
Cơ cấu này tạo ra nhiều sự trùng lắp ở các bộ phận khách hàng khác nhau khó kiểm
sốt và cạnh tranh nội bộ về nguồn lực
1.6.6. Phân chia theo quy trình hay thiết bị
Một quy trình hoạt động là một nhóm các nhiệm vụ có liên quan và cùng phối hợp
với nhau để tạo ra những giá trị cho khách hàng
Giám đốc bán
hàng

Mua sản
phẩm

Thực hiện

đơn hàng

Hình 1.7.Cơ cấu tổ chức phân chia theo quy trình

Trang 15


Tóm tắt chương 1
Cơng tác tổ chức bộ máy là tổng hợp các bộ phận, các khâu khác nhau được chun
mơn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp
nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng phục vụ mục tiêu chung đã xác định. Cơ cấu
bộ máy ngày càng hồn thiện có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh
nghiệp. Phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy sẽ giúp cho tổ chức phản ứng
nhanh trước mọi biến động xảy ra trong sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao
hiệu quả sử dụng các nguồn lực của tổ chức. Để công tác tổ chức bộ máy của tổ chức
được khoa học, hiệu quả nhà quản trị phải căn cứ vào mục tiêu, nguyên tắc, phương
pháp và các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức bộ máy.

Trang 16