PHÂN TÍCH ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ đề XUẤT BIỆN PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CÁ NHÂN đối VỚI QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LU

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI:
PHÂN TÍCH Ý NGHĨA CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ VÀ ĐỀ XUẤT
NHỮNG BIỆN PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA
CÁC CÁ NHÂN ĐỐI VỚI QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ CON DẤU
VÀ THIẾT BỊ LƯU KHĨA BÍ MẬT TẠI CÔNG TY HÀ PHƯƠNG

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Nhập môn công tác văn thư

Hà Nội – 2021


LỜI CẢM ƠN
Để thực hiện bài tiểu luận này em xin trân thành cảm ơn sự hướng dẫn cũng
như giảng dạy nhiệt tình của Thầy cơ giáo phụ trách học phần Nhập môn công tác
văn thư đã tạo nên nền tảng để em có thể hồn thiện đề tài “phân tích ý nghĩa của
cơng tác văn thư và đề xuất những biện pháp góp phần nâng cao trách nhiệm của
các cá nhân đối với quản lý văn bản, quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật tại
cơng ty Hà Phương” Quá trình học tập và làm bài cịn nhiều thiếu sót do hạn chế về
mặt kiến thức vì vậy em mong nhận được sự chỉ bảo, gợi ý cũng như những đóng
góp ý kiến chân thành của thầy cơ để em có thêm kiến thức, kinh nghiệm hồn thiện
mình hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
 


LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của cá nhân em. Các nội dung
nghiên cứu trong đề tài “phân tích ý nghĩa của cơng tác văn thư và đề xuất những
biện pháp góp phần nâng cao trách nhiệm của các cá nhân đối với quản lý văn bản,
quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật tại cơng ty Hà Phương” là cơng trình
nghiên cứu do em thực hiện. Em xin cam đoan tồn bộ q trình làm bài do em tự
làm và số liệu trong bài là hồn tồn chính xác, được trích dẫn tại các cơ quan báo
chí cơng bố uy tín, em xin chịu trách nhiệm về bài nghiên cứu của mình!
 


MỤC LỤC
PHẦN 1: MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.............................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................2
5. Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài...........................................................2
PHẦN 2: NỘI DUNG......................................................................................3
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.........................3
1.1.Tổng quan vấn đề....................................................................................3
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư............................................................3
1.1.2. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý cơng tác văn thư....................................3
1.1.3.Vai trị của cơng tác văn thư................................................................4
1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư..............................................................5
1.2.Giới thiệu về công ty Hà Phương............................................................6
1.2.1 Giới thiê ̣u chung về công ty..................................................................6
1.2.2. Quá trình phát triển công ty................................................................7
1.2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Hà Phương......................................8
1.2.4. Chức năng, nhiê ̣m vụ, quyền hạn của từng bộ phận...........................8
CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH Ý NGHĨA CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ.....12

2.1. Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý...........................................12
2.2. Giúp giải quyết công việc của doanh nghiệp, cơ quan được nhanh
chóng, chính xác..........................................................................................12
2.3. Giữ lại đầy đủ chứng cứ về các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp
.....................................................................................................................12
2.4. Tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ văn thư....................................13
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM
CÁ NHÂN ĐỐI VỚI QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ CON DẤU VÀ
THIẾT BỊ LƯU HĨA BÍ MẬT CỦA CƠNG TY HÀ PHƯƠNG.............15


3.1.Giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm cá nhân đối với quản lý văn
bản...............................................................................................................15
3.2. Giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm cá nhân với quản lý con dấu
.....................................................................................................................18
3.3. Giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm cá nhân đối với thiết bị lưu
hóa bí mật....................................................................................................19
PHẦN 3: KẾT LUẬN...................................................................................21
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................22


PHẦN 1: MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Công tác văn thư, lưu trữ hình thành khơng chỉ trong các cơ quan, tổ
chức của Nhà nước, mà ngay cả trong các tổ chức doanh nghiệp tư nhân. Qua
đó ta có thể thấy cơng tác văn thư lưu trữ có một vai trò đặc biệt quan trọng,
giúp giải quyết các vấn đề phát sinh về giấy tờ văn bản, lưu trữ.
Văn thư lưu trữ giúp cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đều phải
sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh
tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự

kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
Nghiên cứu về công tác Văn thư tại công ty Hà Phương nhằm đánh giá
thực trạng hoạt động hiện tại của công ty và đưa ra một số kiến nghị, biện
pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư cho phù hợp với
đặc điểm và tình hình hoạt động chung.
Trong thời gian qua, cơng tác Văn thư tại cơng ty Hà Phương đã có
những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của cơng tác văn phịng. Tuy
nhiên, bên cạnh đó cịn tồn tại một số điểm bất cập, những thiếu sót, sai phạm
cả do ý kiến chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại, yếu kém về trình độ
chun mơn quản lý, những lạc hậu về cơ sở vật chất kỹ thuật. Vì vậy đổi mới
nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư tại công ty là công việc cần thiết.
Từ những lý do trên em chọn đề tài: “Phân tích ý nghĩa của công tác
văn thư và đề xuất những giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm của các
cá nhân đối với quản lý văn bản, quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật
tại cơng ty Hà Phương” để hiểu rõ hơn tầm quan trọng của cơng tác văn thư.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
Tìm hiểu hoạt động văn thư tại cơng ty Hà Phương.
1


- Phân tích được ý nghĩa của cơng tác văn thư.
- Đề xuất những giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm của các cá nhân đối
với quản lý văn bản, quản lý con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật tại cơng ty
Hà Phương.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng: Công tác văn thư tại cơng ty Hà Phương.
- Phạm vi: Văn phịng văn thư của công ty Hà Phương
4. Phương pháp nghiên cứu.
- Phương pháp tổng hợp và thống kê
- Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận bằng các số liệu.

- Phương pháp quan sát thực tế q trình hoạt động của cơng ty Hà Phương.
5. Ý nghĩa của việc nghiên cứu đề tài.
Từ việc nghiên cứu đề tài trên hiểu được phần nào ý nghĩa của công tác
văn thư đối với hoạt động quản lí của doanh nghiệp.
6. Cấu trúc của đề tài.
Đề tài ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo,
phần nội dung của đề tài có cấu trúc gồm 3 chương:
Chương 1: T

2


NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Một số khái niệm liên quan.
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là tất cả các cơng việc có liên quan đến cơng văn giấy
tờ, bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản (đối với bản đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối
với văn bản đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan.
1.1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư.
a. Nội dung của công tác văn thư.
Nôi dung công tác văn thư là những công tác văn thư liên quan đến công
tác quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao
gồm 5 nội dung cơ bản sau:
- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến;
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi;
- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan;
- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan;

3


- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
b. Nhiệm vụ của cơng tác văn thư.
- Nhận và bóc bì văn bản đến;
- Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào số đăng ký;
- Phân loại và trình lãnh đạo;
- Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến;
- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu;
- Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành);
- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan;
- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan.
1.1.3. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư
Theo nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư
- Nguyên tắc
Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
- Yêu cầu về công tác văn thư
+ Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn chảo và ban hành đúng thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy
định của pháp luật
+ Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập
trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại
văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

4


+ Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

+ Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
+ Người được giao giải quyết, theo dõi cơng việc của cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan.
+ Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý,
sử dụng theo quy định của pháp luật.
1.1.4.Vai trị của cơng tác văn thư.
Cơng tác văn thư có 4 vai trị chính sau đây:
- Thứ nhất: Công tác văn thư đảm bảo cung cấp những thông tin kịp thời, đầy
đủ, chính xác những thơng tin cần thiết phục vụ quản lý của Nhà nước nói
chung của mỗi cơ quan đơn vị nói riêng.
- Thứ hai: Giải quyết cơng việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có
năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng
và Nhà nước và hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vơ
dụng
- Thứ ba: Góp phần giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan
đơn vị cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong
đơn vị phục vụ cho việc tra cứu trước mắt, phục vụ cho công tác tổng kết rút
ra kinh nghiệm, đối chiếu khi cần thiết sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh
cho mọi hoạt động của cơ quan đơn vị là sát thực có hiệu quả.
- Thứ tư: Đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công tác
lưu trữ là nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia.

5


1.1.4. u cầu của cơng tác văn thư
- Nhanh chóng
Cơng tác văn thư phục vụ cho công tác quản lý. Nếu cơng tác văn thư chậm
thì cơng tác quản lý sẽ khơng có hiệu quả thậm chí khơng có ý nghĩa.

- Chính xác
Tất cả các khâu từ khâu tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo văn bản,
ký duyệt vào sổ, đánh máy…chuyển giao văn bản đòi hỏi phải thực hiện đúng
quy trình, đúng nguyên tắc, đúng đối tượng.
- Bí mật:
Nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, đơn vị có nhiều vấn đề thuộc
phạm vi bí mật của đơn vị, Nhà nước.
- Hiện đại:
+ Việc thực hiện nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử
dụng các phương tiện và trang bị kỹ thuật hiện đại.
+ Hiện đại hố cơng tác văn thư ngày càng là một nhu cầu cấp thiết và cấp
bách nhất.
1.2. Giới thiệu về công ty Hà Phương
1.2.1 Giới thiê ̣u chung về công ty.
- Tên công ty: Công ty Cổ Phần Hà Phương
- Tên giao dịch quốc tế: Ha Phuong joint stock company
- Loại hình doanh nghiê ̣p: Doanh nghiê ̣p tư nhân
- Địa chỉ trụ sở chính: Thôn Kinh Triều xã Thủy Triều huyê ̣n Thủy Nguyên
thành phố Hải Phòng
6


- Đại diê ̣n pháp luâ ̣t: Nguyễn Hữu Hôm
- Vốn điều lê ̣: 8.000.000.000 đồng (Tám tỷ đồng)
- Mã số thuế: 0200468317
- Fax: 02253874313
- Số điê ̣n thoại: 02253874105
- Lĩnh vực: Buôn bán vâ ̣t liê ̣u và thiết bị lắp đă ̣t khác trong xây dựng
1.2.2. Quá trình phát triển công ty.
Công ty Cổ Phần Hà Phương được thành lâ ̣p vào ngày 09/08/2002 (đã

hoạt đô ̣ng 18 năm) và ngày được cấp giấy phép là 25/07/2002. Công ty có
giấy phép kinh doanh số 0200468317 do sở kế hoạch đâu tư thành phố Hải
Phòng cấp.
Với kiến thức được học cùng kinh nghiê ̣m kinh doanh, sự am hiểu thị
trường ngành hàng cùng mối quan hê ̣ hữu hảo với các nhà cung cấp sản phẩm
xây dựng hoàn thiê ̣n trong và ngoài nước. Với các hãng sản xuất lớn Hà
Phương đã phát triển và mở rô ̣ng hoạt đô ̣ng kinh doanh trong nhiều lĩnh vực
xây dựng trong đó trú trọng phát triển mảng buôn bán vâ ̣t liê ̣u, cung cấp và
thiết bị lắp đă ̣t khác trong xây dựng.
Trải qua 18 năm thành lâ ̣p với bao thách thức nhưng công ty vẫn luôn
đứng vững và vượt qua mô ̣t cách xuất sắc với những khó khăn và thử thách
trước mắt. Công ty Hà Phương chúng tôi không ngừng vươn lên về mọi mă ̣t
tổ chức, chất lượng hàng hóa. Với đô ̣i ngũ các bô ̣ công nhân viên lành nghề,
có trình đô ̣ học vấn và chuyên môn cao, được đào tạo chu đáo bài bản , xuất
phát từ các đơn vị hoàn thiê ̣n lâu năm tại thị trường Viê ̣t Nam chúng tôi cam
kết mang lại cho quý khách hàng dịch vụ tốt nhất, cạnh tranh nhất.

7


1.2.3. Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Hà Phương.
Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Hà Phương được thể hiện ở sơ đồ sau
đây:

Giám Đốc

Phòng
Kinh

Phòng Hành

Chính

Phòng Kế
Toán

Phòng
Vâ ̣t Tư

(Nguồn: Phòng kế toán)
1.2.4. Chức năng, nhiê ̣m vụ, quyền hạn của Văn phòng.
- Tham mưu và giúp lãnh đạo thực hiện công tác tổ chức, cán bộ.
- Bảo vệ chính trị nội bộ.
- Đảm nhiệm cơng tác hành chính – tổng hợp, văn thư - lưu trữ.
- Phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
- Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát, pháp chế theo quy định
hiện hành.
- Quản lý công tác bảo vệ và tổ xe.
- Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quan theo quy định của Nhà
nước, phù hợp với tình hình phát triển chung của doanh nghiệp

8


- Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo từng giai đoạn
trung hạn, dài hạn. Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, cơng nhân
viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ phận.
- Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng,
nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban.
- Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của cán bộ,
viên chức và hợp đồng lao động.

- Thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ, công nhân viên như: nâng lương,
chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế,
độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo qui định của Nhà nước.
- Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ và đột xuất.
- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
- Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác của cơ quan theo từng giai
đoạn: tháng, q, năm.
- Thực hiện cơng tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử
dụng con dấu. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân
sự, hành chính, văn thư, lưu trữ. Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu
trữ đối với cán bộ làm công tác văn thư, văn phòng các đơn vị trực thuộc.
- Thẩm định thể thức văn bản của các đơn vị soạn thảo trước khi trình lãnh
đạo ký.
- Điều hành và quản lý phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của cơ quan.
- Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân theo
quy định hiện hành.

9


- Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen
thưởng cho từng giai đoạn.

CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH Ý NGHĨA CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ
2.1. Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
- Cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích
kinh doanh của doanh nghiệp
- Cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết
phục vụ nhiệm vụ quản lý của các bộ phận quản lý doanh nghiệp.
- Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng

trong đó nguồn thơng tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thơng tin bằng văn
bản.
2.2. Giúp giải quyết cơng việc của doanh nghiệp, cơ quan được nhanh
chóng, chính xác
- Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc một cách
có hệ thống
- Góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả
và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu
- Hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc
lợi dụng văn bản Nhà nước, văn bản doanh nghiệp để làm việc trái pháp luật.

10


2.3. Giữ lại đầy đủ chứng cứ về các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp
- Giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc
kiểm tra, thanh tra giám sát.
- Các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt
động của cơ quan, doanh nghiệp
- Là tư liệu tốt cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp một cách sát
thực, có hiệu quả.
- Giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu, phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan một
cách đầy đủ chân thực. Thông qua văn bản tài liệu để chứng minh cho hoạt
động của cơ quan một cách chân thực.
2.4. Tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ văn thư
- Trong q trình hoạt động của cơng ty cần phải được tổ chức tốt việc lập hồ
sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ.
- Tổ chức tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ kịp thời, chính xác
những thơng tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý
- Đảm bảo tuyệt đối chính xác, nếu khơng đảm bảo chính xác thì sẽ gây ra hậu

quả.
Tóm lại công tác văn thư giúp cho:
– Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo
cơng việc chính xác, hiệu quả, khơng để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu,
giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
– Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan, doanh nghiệp

11


Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối
tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của cơ quan,
doanh nghiệp
– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị-xã hội.
– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như
phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác
khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.

12


CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM
CÁ NHÂN ĐỐI VỚI QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ CON DẤU VÀ
THIẾT BỊ LƯU HĨA BÍ MẬT CỦA CƠNG TY HÀ PHƯƠNG
3.1.Giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm cá nhân đối với quản lý
văn bản
 Trong công tác văn thư thì quản lý văn bản gồm quản lý văn bản đi và văn
bản đến.

- Đối với văn bản đi:
+ Nhận thơng tin từ các phịng ban
+Soan thảo văn bản chuẩn xác
+ Cập nhật thông tin người nhận chuẩn xác
+ Liên hệ với bên vận chuyển để chuyển văn bản đi đến địa điểm chính xác
nhất
+ Cần kiểm sốt chặt chẽ tất cả các bước mà cá nhân đó thực hiện
+ Tạo ra một file quản đi văn bản đi riêng
+ Tạo ra một sổ theo dõi văn thư đến như bảng 3.1. dưới đây
Bảng 3.1.Quản lý văn bản đi

13


Số

Ngày

Nơi

Số ký Ngày

Nội

Lưu

Nhân

Ký

Ghi

đến

đến

gửi

hiệu

tháng dung

hồ sơ

viên

nhận

chú

văn

văn

văn

văn

nhận

bản

bản

bản

bản

văn

đến

đến

đến

thư

- Đối với văn bản đến
+ Nhận thơng tin sau đó chuyển đến đúng bộ phận được giao
+ Lưu trữ văn bản đến theo quy cách của công ty đã đề ra
+ Tạo ra một file quản lý văn bản đến riêng một cách khoa học nhất.
+ Tạo ra một sổ theo dõi văn thư đến như bảng 3.2. dưới đây
Bảng 3.2. Quản lý văn thư đến
Số

Ngày

Nơi

Số ký Ngày

Nội

Lưu

Nhân

Ký

Ghi

đến

đến

gửi

hiệu

tháng dung

hồ sơ

viên

nhận

chú

văn

văn

văn

văn

nhận

bản

bản

bản

bản

văn

đến

đến

đến

thư

14

- Phịng cơng tác văn thư lưu trữ nên xây dựng những quy định cụ thể trong
đơn vị về trách nhiệm của đội ngũ cán bộ trong công ty
- Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ phòng văn thư, đặc biệt là
bộ phận quản lý văn bản đi và văn bản đến của cơng ty.
- Hồn thiện qui định về khen thưởng, có chế độ tiền thưởng đối với những
cán bộ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đồng thời có chế tài xử lí nghiêm, cơng
bằng đối với cán bộ thiếu trách nhiệm và vi phạm qui chế của công ty để chấn
chỉnh kịp thời và củng cố niềm tin cho toàn đơn vị.
- Mỗi cán bộ, viên chức của cơng ty cần phải có ý thức tự giác, nghiên cứu
tìm hiểu và thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mình; chấp
hành và tổ chức thực hiện nghiêm túc sự chỉ đạo của cấp trên.
- Làm việc có nguyên tắc, kỷ cương, có lý, có tình; tơn trọng, cơng tâm và
nhất là khơng lạm dụng chức vụ, quyền hạn khi giải quyết công việc.
- Đổi mới phương pháp làm việc và công tác quản lí cán bộ
+ Xuất phát từ nguyên tắc: thảo luận thì thảo luận chung nhưng trách nhiệm
thì của từng người. Mỗi người đều phải có trách nhiệm đối với việc làm của
mình.
+ Mỗi cán bộ nhân viên trong phịng ban được phân công nhiệm vụ cụ thể và
chịu trách nhiệm bằng chữ kí của mình
+ Hạn chế tình trạng người thực thi nhiệm vụ chỉ có việc nghiên cứu, chuẩn bị
tài liệu, soạn văn bản hoặc tham mưu giúp việc cho lãnh đạo chung chung.
- Trên cơ sở xác định vị trí việc làm, các phịng phải phân cơng cụ thể rõ ràng,
lượng hóa cơng việc càng rõ thì càng có cơ sở để đánh giá, phân loại cán bộ.
15


- Mạnh dạn xử lí kỉ luật và bố trí công tác khác đối với nhân viên vi phạm và
người đứng đầu để xảy ra vi phạm nhiều lần, không có biện pháp khắc phục
hoặc khắc phục khơng hiệu quả.

- Mỗi cá nhân người lao động cần trau dồi phẩm chất đạo đức, nâng cao được
vai trò, ý thức trách nhiệm, làm việc với tinh thần công tâm khách quan
- Tinh thần chủ động sáng tạo, tự tin trong thực hiện chức trách, nhiệm vụ
được giao; có tinh thần phối hợp với các phịng ban khác để hồn thành
nhiệm vụ
3.2. Giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm cá nhân với quản lý con
dấu
- Các con dấu của công ty được giao cho nhân viên phòng văn thư quản lý và
sử dụng. Khi được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước
lãnh đạo của công ty việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm
+ Con dấu phải được để trong tủ riêng của công ty
+ Trưởng bộ phận văn thư của công ty giữ nó
+ Niêm phong tủ do nhân viên được ủy quyền hoặc trưởng bộ phận văn thư
trực tiếp phụ trách chúng
+ Trường hợp nhân viên đi vắng mà công ty có nhu cầu đóng dấu thì trước
khi nghỉ trưởng bộ phận phải giao cho một nhân viên trong phòng ban và làm
giấy biên bản giao trong ngày hơm đó. Nếu có xảy ra sai sót thì trách nhiệm
quy về nhân viên chịu trách nhiệm ngày hơm đó
+ Khi đóng dấu xong cho dấu và sổ vào tủ và khóa lại
+ Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;

16


+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
người có thẩm quyền.
+ Khi nét dấu bị mịn hoặc biến dạng thì người phụ trách phải có trách nhiệm
làm thủ tục đổi con dấu.
+ Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản
của cơ quan, tổ chức

+ Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và
có chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Khơng được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng
có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng
dấu lên các văn bản có chữ ký của người khơng có thẩm quyền.
- Để nâng cao giải pháp quản lý con dấu công ty Hà phương đã lập ra sổ quản
lý con dấu theo từng cá nhân sử dụng. Thể hiện ở bảng 3.3
Bảng 3.3. Sổ quản lý con dấu
Ngày

Tên

Người

Số

Người

giờ

văn bản

ký

lượng

đề nghị

Ký tên

Người

Ghi chú

đóng
dấu

3.3. Giải pháp góp phần nâng cao trách nhiệm cá nhân đối với thiết bị
lưu hóa bí mật
- Hiện tại cơng ty Hà Phương sử dụng phần mềm Misa của kế toán và theo
dõi trên excel, bảng word để lưu trữ tất cả văn bản đến và đi

17


- Các phần mềm, văn bản đều được bảo mật kỹ càng
- Với những nhân viên mới vào chưa quen với các bảng biểu, phần mềm quản
lý thì cơng ty nên tạo điều kiện đào tạo để nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên
- Có những quy chế xử phạt, khen thưởng đúng lúc để khuyến khích tinh thần
làm việc cho nhân viên.
- Công ty cần thường xuyên cập nhật, nâng cấp thiết bị đã cũ hỏng, phần mềm
để phục vụ cho q trình lưu trữ văn bản, cơng tác văn thư được đạt hiểu quả
cao nhất

18


KẾT LUẬN
Cơng tác văn thư có vai trị quan trọng trong các tổ chức, cơ quan, đơn vị.
Hoạt động này góp phần đảm bảo cung cấp thơng tin một cách có hệ thống,

thơng suốt, nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác
lãnh đạo.
Văn thư là một yếu tố quan trọng chiếm phần lớn trong nội dung của hoạt
động văn phòng trong bất cứ một cơ quan, đơn vị nào, dù là cơ quan hành
chính nhà nước, doanh nghiệp hay đơn vị tổ chức xã hội. Vì vậy văn thư là
một hoạt động khơng thể thiếu trong cơ cấu tổ chức và hoạt động của mọi cơ
quan trên mọi lĩnh vực.
Trong hoạt động của văn phòng cơ quan, đơn vị văn bản được coi là phương
tiện truyền thông hiệu quả nhất. Thông tin qua văn bản có độ chính xác, tin
cậy cao sẽ phục vụ đắc lực cho văn phịng cơ quan, mà ở đó cơng tác văn thư
là bước khởi đầu của quá trình xử lý thông tin.
Công tác văn thư tại công ty Hà Phương được thực hiện một cách khoa học,
hiệu quả góp phần vào giải quyết cơng việc được nhanh chóng chính xác. Bộ
máy lãnh đạo và đội ngũ cán bộ công nhân viên chức ln nhiệt tình sáng tạo
năng động trong q trình giải quyết cơng việc, đáp ứng được u cầu đặt ra
về nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức
Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần
nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ
chức chính trị-xã hội và phịng chống nạn quan liêu giấy tờ.

19


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.Soạn thảo ban hành và quản lý văn bản Nhà nước – Tác giả Tạ Hữu Ánh.
2.Nghiệp vụ thư ký văn phòng – Thạc sĩ Nguyễn Hữu Thời.
3.Bài giảng môn tổ chức và quản trị văn phòng – Thạc sĩ Trần Thị Ngà.
4. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác
văn thư.
5. Nghị định 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và

sử dụng con dấu.
6. Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ
và Văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.

20