Tiểu luận môn Quản trị văn phòng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (690.93 KB, 27 trang )
BÀI TIỂU LUẬN CUỐI KỲ
MƠN: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
MỤC LỤC
PHẦN NỘI DUNG:.........................................................................................................................3
Tình huống 1: Giám đốc cơng ty đề nghị phịng Hành chính tổ chức chuyến tham quan nghỉ
mát dài ngày cho 100 nhân viên công ty tại một địa điểm du lịch bất kỳ. Ngân sách dưới 5
triệu/người. Trong vai trị là nhân viên phịng Hành chính, em được giao xử lý nhiệm vụ này. 3
1) Các thông tin cần thu thập để tổ chức cho chuyến đi:.......................................................3
2) Các phương pháp thu thập thông tin cho việc tổ chức chuyến đi:.....................................4
3) Quy trình soạn thảo kế hoạch tổ chức chuyến đi:……………………..............................5
4) Trình bày sản phẩm:...........................................................................................................6
a) Bảng so sánh tổng hợp thơng tin đã thu thập để trình giám đốc:……...............................7
b) Kế hoạch tổ chức chuyến đi:……………………….........................................................15
Tình huống 2: Giám đốc cơng ty đề nghị Phịng Hành chính tổ chức Hội nghị tập huấn “ Áp
dụng 5S trong công ty”. Trong vai trị là nhân viên Phịng Hành chính, em được giao xử lý
nhiệm vụ này.............................................................................................................................18
1) Các thông tin cần thu thập để tổ chức Hội nghị:..............................................................18
2) Các phương pháp thu thập thông tin cho việc tổ chức Hội nghị:.....................................18
3) Quy trình tổ chức Hội nghị được thực hiện theo ba bước cơ bản sau:............................19
4) Trình bày sản phẩm:.........................................................................................................21
a) Kế hoạch tổ chức Hội nghị:..............................................................................................21
b) Chương trình nghị sự tổ chức Hội nghị:..........................................................................23
c) Giấy mời tham dự Hội nghị:............................................................................................25
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................................................27
2
PHẦN NỘI DUNG:
Tình huống 1: Giám đốc cơng ty đề nghị phịng Hành chính tổ chức chuyến tham quan nghỉ mát
dài ngày cho 100 nhân viên công ty tại một địa điểm du lịch bất kỳ. Ngân sách dưới 5
triệu/người. Trong vai trị là nhân viên phịng Hành chính, em được giao xử lý nhiệm vụ này.
1.
2.
3.
4.
Nêu các thông tin cần thu thập để tổ chức chuyến đi.
Phân tích các phương pháp thu thập thông tin cho việc tổ chức chuyến đi.
Mơ tả quy trình soạn thảo Kế hoạch tổ chức chuyến đi.
Trình bày sản phẩm:
a. Bảng so sánh/ tổng hợp thơng tin đã thu thập để trình giám đốc lựa chọn địa điểm
và nhà cung cấp dịch vụ lữ hành.
b. Kế hoạch tổ chức chuyến đi cho công ty.
1) Các thông tin cần thu thập để tổ chức cho chuyến đi:
Các thông tin cần thu thập, để tổ chức chuyến đi nghỉ mát dài ngày cho 100 nhân viên tại một địa
điểm du lịch bất kỳ với ngân sách dưới 5 triệu/ người cho cơng ty thì:
-
Thứ nhất là khảo sát ý kiến của nhân viên về việc lựa chọn địa điểm, thời gian và kinh
phí của chuyến đi.
Việc tổ chức chuyến đi tham quan này là cho nhân viên trong công ty nên cần thu thập, khảo sát
thông tin của các nhân viên để có được nhiều ý kiến, ý tưởng cho chuyến đi hơn. Đồng thời, sẽ
có một mục điểm danh trong bảng khảo sát, để nắm được số lượng nhân viên tham gia chuyến đi
này để có thể dự trù được kinh phí và sắp xếp được nhiều việc khác liên quan đến chuyến đi này.
-
Thứ hai là tìm hiểu, tham khảo các địa điểm và thời điểm du lịch phù hợp với mức kinh
phí là dưới 5 triệu/người.
Để có được điểm đến phù hợp, thì cần căn cứ vào nhu cầu của các nhân viên trong công ty, thời
gian dự định và ngân sách của công ty để tổ chức chuyến đi.
Nếu công ty tổ chức đi vào mùa hè thì điểm đến ưu tiên sẽ là những chuyến du lịch biển, và mùa
đơng thì sẽ ưu tiên du lịch núi.
3
Tuy nhiên, không phải địa điểm nào cũng phù hợp với ngân sách mà cơng ty đưa ra. Chính vì
vậy, cần căn cứ vào mức kinh phí mà cơng ty đã đưa ra là dưới 5 triệu/ người để lựa chọn địa
điểm hợp lý nhất.
-
Thứ ba là tìm hiểu và lựa chọn công ty cung cấp dịch vụ lữ hành uy tín và chất lượng.
Bởi chuyến đi tham quan này với số lượng thành viên đơng, lại có hành trình dài. Cho nên, công
ty không thể tự tổ chức tour được và cần có rất nhiều vấn đề phát sinh trong suốt hành trình
chẳng hạn như: việc đi lại, ăn uống, vui chơi,…để đảm bảo cho cả đoàn tham quan là rất khó.
Chính vì vậy, cần phải chọn mua tour của các đơn vị lữ hành. Nhưng đảm bảo là cơng ty đó có
uy tín và chất lượng phục vụ tốt.
2) Các phương pháp thu thập thông tin cho việc tổ chức chuyến đi:
+ Phương pháp khảo sát: Tạo bảng khảo sát bảng hỏi để thu thập ý kiến của các nhân viên về địa
điểm, thời gian, kinh phí. Đồng thời, để khảo sát số lượng nhân viên sẽ có mặt trong chuyến đi,
bởi sẽ có nhiều nhân viên sẽ không tham gia chuyến đi này. Bên cạnh, việc kiểm sốt được số
lượng sẽ nắm được kinh phí có được là bao nhiêu, để lựa chọn địa điểm và các dịch vụ phù hợp.
+ Phương pháp trao đổi thông tin trực tiếp:
-
Trao đổi với Giám đốc: Tìm hiểu và thu thập ý kiến, đề xuất của Giám đốc về việc lựa
chọn địa điểm, thời gian như thế nào và Giám đốc có những u cầu hay quy định gì cho
chuyến đi không để tổng hợp thông tin và thông báo cho các nhân viên tham gia chuyến
-
đi tham quan.
Trao đổi qua điện thoại với các nhà cung cấp dịch vụ lữ hành: Việc tìm hiểu và lựa chọn
các nhà cung cấp dịch vụ lữ hành thì việc liên lạc để tìm hiểu những thơng tin cần thiết,
những dịch vụ như thế nào nhằm lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ lữ hành phù hợp.
+ Phương pháp thu thập thông tin qua Internet, các trang Website uy tín: Trong q trình tìm hiểu
và lựa chọn các địa điểm, các nhà cung cấp dịch vụ lữ hành thì để nhanh chóng, dễ dàng, dễ tiếp
cận hơn thì việc sử dụng Internet cũng là một phương pháp tiện lợi và có nhiều thời gian để tìm
hiểu và lựa chọn.
3) Mơ tả quy trình soạn thảo Kế hoạch tổ chức chuyến đi:
*Quy trình soạn thảo Kế hoạch tổ chức chuyến đi bao gồm các bước như sau:
4
Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch. Đây là giai đoạn tìm kiếm
thông tin, nắm bắt cơ hội. Thu thập những thông tin cần thiết, liên quan đến việc tổ chức chuyến
đi tham quan. Đó là những thơng tin về thời gian, địa điểm, kinh phí, đối tượng tham quan, các
nhà cung cấp dịch vụ lữ hành,..Thu thập những thơng tin đó, qua việc khảo sát ý kiến tất cả các
nhân viên trong công ty về địa điểm, thời gian, ngân sách.
Thực hiện soạn thảo một bản khảo sát bằng bảng hỏi với mục đích xác định số lượng tham gia, lý
do họ không tham gia. Nếu tham gia các nhân viên sẽ thích tham quan những địa điểm nào, tham
quan trong mùa hè hay mùa đông. Và với ngân sách do Ban giám đốc đưa ra dưới 5 triệu/người
thì có phù hợp đối với từng nhân viên hay không. Nhằm tham khảo ý kiến của nhân viên, đồng
thời giúp công ty hiểu được những mong muốn của nhân viên, tiếp thu ý kiến của nhân viên để
việc tổ chức chuyến đi trở nên thuận lợi hơn. Bên cạnh đó, cần tiếp thu và trao đổi thông tin với
Ban giám đốc, thu thập những ý kiến của Sếp để việc thực hiện tổ chức chuyến đi tham quan có
hiệu quả.
Bước 2: Xác định mục tiêu – cần phải xác định cụ thể và chính xác. Đưa ra rõ ràng và cụ thể
những mục tiêu của việc tổ chức cho nhân viên chuyến đi tham quan này. Việc tổ chức chuyến đi
tham quan này, với mục tiêu như sau:
-
Nhằm vui chơi, nghỉ dưỡng giúp phục hồi sức khỏe, lấy lại thăng bằng, xả stress,.. tiếp
thêm năng lượng cho những ngày làm việc mệt mỏi và động lực để làm việc tiếp.
-
Đảm bào nhu cầu về sự an toàn và nhu cầu xã hội, kỳ nghỉ là một hình thức phúc lợi, thể
hiện sự đối xử cơng bằng, được quan tâm, chăm sóc, đảm bảo công việc lâu dài đối với
nhân viên. Là một điều kiện để họ được bảo vệ, chia sẻ, gắn kết với các thành viên khác.
-
Tạo cơ hội cho các thành viên trong công ty thực hiện kết nối với đồng nghiệp, lãnh đạo,
…xây dựng tinh thần đoàn kết, chia sẻ, quan tâm lẫn nhau.
-
Xây dựng và cải thiện văn hóa cơng ty.
5
Bước 3: Xác định các yếu tố quan trọng cho chuyến đi tham quan như thời gian tổ chức tham
quan, địa điểm tham quan, số lượng tham quan, kinh phí tham quan, các nhà cung cấp dịch vụ lữ
hành uy tín. Phân tích các yếu tố khách quan khác như điều kiện kinh tế, văn hóa, xã hội, mơi
trường,…
Bước 4: Xây dựng phương án hành động, xây dựng hệ thống các hoạt động chính diễn ra trong
lịch trình tham quan, để thực hiện các mục tiêu. Tổ chức, triển khai các hoạt động trong quá trình
tham quan, các hoạt động vui chơi, các hoạt động ngoài trời, teambuilding,.. để xây dựng tinh
thần đội nhóm, gắn kết, thân thiết và hiểu nhau hơn giữa các nhân viên trong công ty.
Bước 5: Soạn thảo kế hoạch, thông qua kế hoạch và đưa vào thực hiện.
4) Trình bày sản phẩm:
a) Bảng so sánh tổng hợp thơng tin đã thu thập để trình giám đốc lựa chọn địa điểm và
nhà cung cấp dịch vụ lữ hành.
BẢNG TỔNG HỢP CÁC ĐỊA ĐIỂM VÀ NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ LỮ HÀNH.
6
CÁC ĐỊA ĐIỂM DU LỊCH
ĐÀ NẴNG:
Hành trình của tour Đà Nẵng theo lộ trình như sau:
Đà Nẵng - Làng Rau Trà Quế - Hội An - Bà Nà - Cầu Vàng - Sơn Trà - Biển Mỹ
Khê.
Thời gian: 3 ngày.
Giá: 3.390.000đ.
Giá ưu đãi khi đăng ký và thanh toán trực tuyến: 3.190.000đ.
Giá tour bao gồm:
- Xe tham quan (15, 25, 35, 45 chỗ tùy theo số lượng khách) theo chương trình
- Vé máy bay khứ hồi SGN - DAD - SGN
- Hành lý ký gửi: 20 kg, xách tay 7 kg/1 khách
- Khách sạn theo tiêu chuẩn 2 khách/phòng hoặc 3 khách/phòng
- Tương đương 3 sao: Ibiza, Tây Bắc, Hùng Anh, Bantique, Merry,…hoặc tương
đương
- Tương đương 4 sao: Đông Dương, Phước Mỹ An, Gemma,…hoặc tương đương
- Các bữa ăn theo chương trình: 02 bữa sáng + 04 bữa chính từ 120.000-150.000
đồng/1 bữa
- Vé tham quan theo chương trình.
- Hướng dẫn viên tiếng Việt nối tuyến (HDV tiễn Hồ Chí Minh, HDV đón đồn tại
Đà Nẵng).
- Bảo hiểm du lịch với mức bồi thường cao nhất 120.000.000đ/vụ
- Nón Vietravel + Nước suối + Khăn lạnh
- Thuế VAT
Giá tour không bao gồm:
- Chi phí tham quan ngồi chương trình : Vé cáp treo khứ hồi Bà Nà và khu vui
7
chơi Fantasy, Ăn trưa tại Bà Nà,…
- Chi phí cá nhân: giặt ủi, chi phí hủy đổi hành trình và nâng hạng chuyến bay, hành
lý quá cước, phụ thu phòng đơn,…
ĐÀ LẠT – LÂM ĐỒNG:
Hành trình tour Đà Lạt theo lộ trình như sau:
Đà Lạt - Phân Viện Sinh Học - Gallery Chocolate - Puppy Farm - Đồi Chè Cầu Đất
- Cánh Đồng Hoa Cẩm Tú Cầu.
Thời gian: 3 ngày.
Giá: 1.990.000 đ.
Giá tour bao gồm:
- Xe tham quan (16, 29, 35, 45 tùy theo số lượng khách) theo chương trình
- Khách sạn theo tiêu chuẩn 2 khách/phòng hoặc 3 khách/phòng
- Tương đương 3 sao: Mai Vàng, Mai Thắng, Rum Vàng, Inter,… hoặc tương
đương
- Vé tham quan theo chương trình.
- Các bữa ăn chính theo chương trình tiêu chuẩn từ 100.000 ~120.000vnđ/bữa
- Hướng dẫn viên tiếng việt suốt tuyến
- Bảo hiểm du lịch với mức bồi thường cao nhất 120.000.000đ/vụ.
- Nón Vietravel + nước suối + khăn lạnh
- Thuế VAT.
Giá tour khơng bao gồm:
- Chi phí cá nhân: ăn uống ngồi chương trình, giặt ủi, phụ thu phịng đơn …
- Chi phí tham quan ngồi chương trình.
PHÚ N – QUY NHƠN:
8
Thời gian: 3 ngày.
Giá: 3.590.000 đ.
Giá ưu đãi khi đăng ký và thanh tốn trực tuyến: 3.440.000đ.
Lộ trình tham khảo, cự ly khoảng:
Ngày 01 (169 km): Sân Bay Tuy Hòa - Gành Đá Dĩa (45 km) - Nhà thờ Mằng Lăng
(12 km) - TP. Tuy Hòa (30 km) - Hải Đăng Đãi Lãnh (35 km) - Bãi Môn (1 km) Vịnh Vũng Rơ (6 km) - TP. Tuy Hịa (40 km).
Ngày 02 (105 km): TP. Tuy Hòa - Quảng Đức Xưa (30 km) - Khu Du Lịch Ghềnh
Ráng (50 km) - TP. Quy Nhơn (5 km).
Ngày 03 (77 km): TP. Quy Nhơn - Eo Gió (20 km) - Bảo Tàng Quang Trung (45
km) - Chùa Thiên Hưng (22 km) - Sân Bay Phù Cát (10 km).
Giá tour bao gồm:
- Xe tham quan (16, 29, 35, 45 chỗ tùy theo số lượng khách) theo chương trình
- Vé máy bay khứ hồi SGN - Phú Yên/Quy Nhơn - SGN (Tặng 20 kg hành lý ký
gửi & 7 kg xách tay)
- Khách sạn theo tiêu chuẩn 2 khách/phòng hoặc 3 khách/phòng (kê giường phụ)
Tùy ngày khởi hành và giá tour mà quý khách lựa chọn thì tên khách sạn sẽ khác
nhau
- Phú Yên tương đương 4 sao: Kaya, Sài Gịn, Phú n,…..( Khơng gần biển, có hồ
bơi)
- Quy Nhơn tương đương 3 sao: Flora, Anh Thảo, Osaka.…(Khơng gần biển, khơng
có hồ bơi)
- Quy Nhơn tương đương 4 sao: Sài Gòn, Quy Nhơn, Mường Thanh, Hương
Việt…(đối diện biển, có hồ bơi)
- Vé tham quan theo chương trình.
9
- Các bữa ăn chính theo chương trình từ 130.000 - 150.000đồng/bữa.
- Hướng dẫn viên tiếng việt nối tuyến.
- Bảo hiểm du lịch với mức bồi thường cao nhất 120.000.000đ/vụ.
- Nón Vietravel + nước suối + khăn lạnh
- Thuế VAT.
Giá tour khơng bao gồm:
- Chi phí cá nhân: ăn uống ngồi chương trình, giặt ủi, chi phí hủy đổi hành trình và
nâng hạng chuyến bay, hành lý quá cước, phụ thu phịng đơn,…
- Chi phí tham quan ngồi chương trình.
VŨNG TÀU:
Hành trình tour theo lộ trình như sau:
Đồng Nai - Vũng Tàu - Sắc Màu Biển Xanh - Khách Sạn Riva tương đương 4 sao
Thời gian: 2 ngày.
Giá: 1,690,000 đ
Lộ trình tham khảo, cự ly khoảng
- Ngày 01 (144 km) : TP. HCM - Văn Miếu Trấn Biên (30 km) - KDL Bửu Long (2
km) - Làng Bưởi Tân Triều (8 km) - TP. Vũng Tàu (104 km)
- Ngày 02 (105 km) : TP. Vũng Tàu - Bảo Tàng Vũ Khí Cổ Robert Taylor (3 km) -
Bến Du Thuyền Marina (10 km) - Nhà Lớn Long Sơn (17 km) - TP. HCM (75 km).
Giá tour bao gồm:
- Xe tham quan (16, 29, 30, 34, 45 chỗ tùy theo số lượng khách)
- Hướng dẫn viên tiếng việt.
- Khách sạn: hệ thống máy nước nóng lạnh, điện thoại, phịng tắm riêng, phịng 2-3
người lớn: Malibu, Riva...
- Ăn theo chương trình: 02 bữa sáng + 02 bữa trưa + 01 bữa tối
- Vé tham quan theo chương trình.
10
- Bảo hiểm du lịch với mức bồi thường cao nhất 120.000.000đ/vụ.
- Nước uống trên xe 01 chai 0,5L/ ngày/ khách.
- Nước uống tại phòng nghỉ: 01 chai 0,5L/ khách và 01 lon nước ngọt/ khách.
- Nón Vietravel.
-Thuế VAT
Giá tour khơng bao gồm:
Chi phí cá nhân: ăn uống ngồi chương trình, giặt ủi, phụ thu phịng đơn….
Chi phí tham quan ngồi chương trình.
PHAN THIẾT:
Hành trình tour theo lộ trình như sau:
Phan Thiết - Mũi Né - Đồi Cát Vàng.
Thời gian: 2 ngày
Giá: 1.390.000 đ
Giá ưu đãi khi đăng ký và thanh toán trực tuyến: 1.340.000 đ.
Giá tour bao gồm:
- Xe tham quan (16, 29, 35, 45 chỗ tùy theo số lượng khách) theo chương trình
- Khách sạn/Resort theo tiêu chuẩn 2 khách/phòng hoặc 3 khách/phòng (kê giường
phụ)
- Resort tương đương 3 sao: Canary, Thái Hòa, Little Paris,…
- Khách sạn 4 sao: Mường Thanh Holiday Mũi Né (có hồ bơi và bãi biển riêng),….
- Resort tương đương 4 sao: Sunny Beach, Century, Ocean Star,…
- Vé tham quan theo chương trình.
- Ăn theo chương trình.
- Hướng dẫn viên tiếng việt suốt tuyến.
- Bảo hiểm du lịch với mức bồi thường cao nhất 120.000.000đ/vụ.
- Nón Vietravel + nước suối + khăn lạnh.
11
- Thuế VAT.
Giá tour khơng bao gồm:
- Chi phí cá nhân: ăn uống ngồi chương trình, giặt ủi, phụ thu phịng đơn,…
CÁC NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ LỮ HÀNH.
CƠNG TY TNHH LỮ HÀNH DUYÊN VIỆT – VIETCHARM TRAVEL.
Vietcharm Travel – Công ty du lịch lữ hành chuyên nghiệp, được thành lập vào tháng 8
năm 2007. Được điều hành bởi những thành viên có nhiều năm kinh nghiệm làm việc trong
lĩnh vực lữ hành.
Cung cấp sản phẩm dịch vụ du lịch trong nước và du lịch nước ngoài chất lượng. Phong
cách phục vụ chuyên nghiệp, mang lại sự hài lòng cho nhiều khách hàng.
Dịch vụ đa dạng:
Dịch vụ vé máy bay giá rẻ.
Đặt phòng khách sạn khắp thế giới.
Du lịch trọn gói – Tour trọn gói – Thiết kế tour theo sở thích riêng.
Tour du lịch thưởng, du lịch hội nghị, du lịch team building.
Địa chỉ: 59B Mạc Đĩnh Chi, Phường. Đakao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: (84.8) 3823 8748 | 3823 8749 | 3823 8048
Website: vietcharmtravel.com
12
CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG DU LỊCH VIỆT.
Là một trong những đơn vị hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực truyền thông và du lịch.
Từ khi thành lập đến nay, cơng ty Du Lịch Việt đã có những bước tiến vượt bậc. Bên cạnh
các sản phẩm:
Dịch vụ visa, đặt vé máy bay.
Dịch vụ cho thuê xe du lịch.
Dịch vụ nhà hàng, khách sạn.
Hoạt động kinh doanh chính của cơng ty là thiết kế và thực hiện:
Các tour du lịch tham quan,
Tour hành hương, nghỉ dưỡng kết hợp thăm thân nhân trong và ngồi nước.
Địa chỉ: 175, Nguyễn Thái Bình, Quận 1, Tp.HCM.
Hotline: (+84 8) 39 14 66 88
Website: dulichviet.com.vn.
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ DU LỊCH VIỆT TÍN.
Khẳng định vị trí trong ngành Du Lịch, Việt Tín chuyên tổ chức:
13
- Tour du lịch trong nước: Đà Lạt, Phú Quốc, Hạ Long, Sapa,..
- Tour du lịch quốc tế: Nhật Bản, Singapore, Thái Lan,..
- Dịch vụ du lịch: Vé máy bay, cho th xe ơ tơ, đặt phịng khách sạn,..
Địa chỉ: 204E Sư Vạn Hạnh, P. 9, Q. 5, Tp. Hồ Chí Minh.
Hotline: (028) 38333108
Website: www.viettintravel.com.vn
CƠNG TY CỔ PHẦN VIỆT NAM BOOKING
Công ty Cổ phần Vietnam Booking là đơn vị lữ hành uy tín, có hơn 10 năm kinh nghiệm
dày dặn trong lĩnh vực tổ chức tour. Những dịch vụ du lịch công ty Vietnam Booking đang
cung cấp, gồm:
Các tour du lịch trong nước: miền Bắc, miền Trung, miền Nam, tour biển đảo,…
Các tour du lịch nước ngoài.
Các tour du lịch một ngày.
Tour teambuilding dành cho cơng ty, gia đình, hội nhóm với các hoạt động trị chơi giúp
gắn kết.
Địa chỉ: 164 Lê Thánh Tôn, Bến Thành, Quận 1, TPHCM.
14
Tel: (028) 3827 0404.
Website: www. Vietnambooking.com/du – lich.
b) Kế hoạch tổ chức chuyến đi cho cơng ty:
CƠNG TY TNHH MAI NGỌC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
15
PHỊNG HÀNH CHÍNH.
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 25 KH/ HC.
TPHCM, ngày 16 tháng 07 năm 2020.
KẾ HOẠCH
TỔ CHỨC THAM QUAN DÀI NGÀY CHO NHÂN VIÊN
Thực hiện sự chỉ đạo của Ban Giám đốc công ty TNHH Mai Ngọc, triển khai tổ chức chuyến đi
tham quan dài ngày cho nhân viên năm 2020. Kế hoạch cụ thể như sau:
I.
MỤC ĐÍCH – YÊU CẦU:
- Nhằm vui chơi, nghỉ dưỡng giúp phục hồi sức khỏe, lấy lại thăng bằng, xả stress,.. tiếp
-
thêm năng lượng cho những ngày làm việc mệt mỏi và động lực để làm việc tiếp.
Đảm bào nhu cầu về sự an toàn và nhu cầu xã hội, kỳ nghỉ là một hình thức phúc lợi, thể
hiện sự đối xử cơng bằng, được quan tâm, chăm sóc, đảm bảo công việc lâu dài đối với
-
nhân viên. Là một điều kiện để họ được bảo vệ, chia sẻ, gắn kết với các thành viên khác.
Tạo cơ hội cho các thành viên trong công ty thực hiện kết nối với đồng nghiệp, lãnh đạo,
…xây dựng tinh thần đoàn kết, chia sẻ, quan tâm lẫn nhau.
- Xây dựng và cải thiện văn hóa cơng ty.
- Chuyến tham quan phải đảm bảo tính tiết kiệm, an tồn.
II.
THỜI GIAN THAM QUAN, ĐỊA ĐIỂM THAM QUAN, ĐỐI TƯỢNG THAM
QUAN:
1. Thời gian tham quan: từ ngày 25/7/2020 đến ngày 27/7/2020 ( 2 ngày).
2. Địa điểm tham quan: Thành phố Phan Thiết, theo hành trình của tour là Phan Thiết – Mũi
Né – Đồi Cát Vàng.
3. Đối tượng tham quan: Ban giám đốc, Trưởng phịng, Phó phòng của các phòng ban, 100
nhân viên, người thân của các nhân viên ( nếu có nhu cầu).
III.
CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH KHI THAM QUAN:
1. Tham quan theo lộ trình của tour do công ty dịch vụ lữ hành tổ chức.
2. Các hoạt động ngồi trời, đội nhóm khi đến mỗi địa điểm tham quan theo lộ trình.
3. Các hoạt động đội nhóm khác, các bữa tiệc nhỏ vào buổi tối cuối cùng của hành trình
tham quan.
4. Hoạt động giao lưu, chia sẻ, trò chuyện giữa các nhân viên với nhau và giữa sếp với nhân
viên để hiểu nhau hơn, gắn kết và thân thiết hơn.
IV.
KINH PHÍ:
- Kinh phí của chuyến đi: 1.390.000đ/ người.
- Kinh phí tham quan trích từ Qũy phúc lợi của cơng ty một phần, ngồi ra các khoản chi
-
khác liên quan có trong lịch trình thì trích từ kinh phí cá nhân.
Thời gian đóng kinh phí cá nhân: từ 22/07/2020 đến 25/07/2020.
16
Một số lưu ý:
+ Trường hợp nhân viên có đưa nhân thân đi cùng thì sẽ tự túc về chi phí vé và các chi phí khác.
+ Sau khi đã nộp tiền, nếu có lý do đột xuất cá nhân nên tự tìm người đi tham quan, nếu khơng
tour du lịch sẽ khơng hồn lại số kinh phí đã đóng.
+ Khi tham quan mọi người đều phải đem giấy tờ chứng minh nhân dân, quản lý tài sản, tư trang
và nhân thân của mình để chuyến tham quan diễn ra vui vẻ và an toàn.
Nhận được kế hoạch này, các phịng ban, cá nhân sắp xếp cơng việc để tham gia chuyến đi vui vẻ
và an toàn.
Nơi nhận:
-
Các bộ phận, phịng ban cơng ty.
Tồn thể nhân viên trong cơng ty.
Lưu: VT.
GIÁM ĐỐC
Đã ký
NGUYỄN VĂN NAM.
Tình huống 2: Giám đốc cơng ty đề nghị Phịng Hành chính tổ chức Hội nghị tập huấn “ Áp
dụng 5S trong công ty”. Trong vai trị là nhân viên Phịng Hành chính, em được giao xử lý nhiệm
vụ này.
1.
2.
3.
4.
Nêu các thông tin cần thu thập để tổ chức Hội nghị.
Phân tích các phương pháp thu thập thông tin cho việc tổ chức Hội nghị.
Mô tả quy trình tổ chức Hội nghị.
Trình bày sản phẩm:
a. Kế hoạch tổ chức Hội nghị.
b. Chương trình nghị sự tổ chức Hội nghị.
c. Giấy mời tham dự Hội nghị.
1) Các thông tin cần thu thập để tổ chức Hội nghị:
-
Thứ nhất là thời gian tổ chức hội nghị.
Thứ hai là địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp.
17
-
Thứ ba là thành phần tham dự, số lượng tham dự để sắp xếp nơi tổ chức hội nghị phù
-
hợp.
Thứ tư là kinh phí để tổ chức hội nghị.
2) Các phương pháp thu thập thông tin cho việc tổ chức Hội nghị:
-
Phương pháp trao đổi thông tin:
Thứ nhất: Bởi Ban Giám đốc là người chỉ đạo tổ chức hội nghị nên để nắm bắt được nhiều
thông tin cũng như những yêu cầu của sếp, đưa ra thì nên trao đổi với sếp bằng nhiều hình
thức khác nhau: trao đổi trực tiếp, trao đổi qua email,…nhằm tiếp thu các vấn đề liên quan
đến hội nghị để thực hiện đúng yêu cầu và đúng trình tự.
Thứ hai: Liên hệ và trao đổi với các địa điểm có tổ chức hội nghị, để đăng ký nơi tổ chức
cùng các dịch vụ liên quan đến hội nghị. Việc liên hệ và trao đổi với bên tổ chức hội nghị có
thể trao đổi qua điện thoại, trao đổi trực tiếp, đăng ký và liên hệ qua hotline, Website của tổ
chức hội nghị. Nhằm lựa chọn một nơi tổ chức hội nghị có uy tín và có nhiều dịch vụ tốt
cũng như khuyến mãi hấp dẫn.
Thứ ba: Liên hệ và đến trực tiếp đơn vị để mời ban đại diện của công ty cổ phần tư vấn cải
tiến liên tục – CICC. Với mục đích, phối hợp với cơng ty mình để trình bày, hướng dẫn các
phương pháp thực hiện 5S trong công ty một cách hiệu quả.
-
Phương pháp thu thập thông tin qua Internet, các trang mạng xã hội: Trước khi đến liên
hệ và trao đổi trực tiếp với địa điểm chuyên tổ chức hội nghị thì cần tìm hiểu nhiều thơng
tin về các dịch vụ như trang trí, bàn ghế, thức ăn, nước uống,...và các dịch vụ của họ có
đảm bảo uy tín và chất lượng hay khơng qua hình thức tìm kiếm trên Internet. Nó vừa dễ
dàng, ít tốn thời gian, chủ động tìm hiểu nhiều thơng tin hơn, việc lựa chọn cũng sẽ tiện
lợi hơn.
3) Quy trình tổ chức Hội nghị được thực hiện theo ba bước cơ bản sau:
Bước 1: Chuẩn bị;
Xác định hình thức tổ chức hội nghị:
Với những mục tiêu, nhiệm vụ khác nhau sẽ có những hình thức tổ chức hội nghị khác nhau như:
họp giao ban, họp giải quyết công việc, workshop,..Và Hội nghị tập huấn về Áp dụng 5S trong
18
cơng ty này là hình thức tập huấn. Nhằm phổ biến, thống nhất về nội dung và thực hiện 5S trong
cơng ty với mục đích cải tiến mơi trường làm việc, mang lại năng suất và chất lượng làm việc
cao cho công ty. Và triển khai chỉ đạo thực hiện tập trung mọi nguồn lực, kinh phí và thời gian.
Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên trong công ty hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng như
phương pháp để thực hiện. Từ đó mỗi phịng ban/bộ phận có thể chủ động đưa ra kế hoạch thực
hiện tại đơn vị của mình.
Lập kế hoạch tổ chức hội nghị:
Bản kế hoạch bao gồm những nội dung cụ thể sau:
-
Nêu rõ chủ đề: Hội nghị tập huấn
nội dung và chương trình.
Xác định thành phần triệu tập, thời gian, địa điểm.
Tổ chức việc mời họp, gửi giấy mời.
Dự trù kinh phí.
Lập chương trình cuộc họp:
Bản chương trình gồm có hai phần:
+ Những thơng tin chính về cuộc họp: chủ đề ( nội dung), thời gian bắt đầu và kết thúc, địa điểm,
tên người chủ trì, tên thư ký ghi biên bản cuộc họp, thành phần tham dự,…
+ Diễn biến cuộc họp: các cơng việc cần tiến hành trong q trình họp, thời gian mỗi cơng việc,
tên người chủ trì từng cơng việc, tên người/ đơn vị phối hợp thực hiện công việc.
Soạn thảo và gửi giấy mời:
Nội dung của giấy mời có những thơng tin sau:
-
Người triệu tập và chủ trì;
Thành phần tham dự;
Người được triệu tập, người được mời tham dự;
Nội dung cuộc họp;
Thời gian, địa điểm họp;
Những yêu cầu đối với người được triệu tập, tham dự.
Chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp, bao gồm:
Kinh phí;
Bố trí phòng họp;
Sắp xếp bàn ghế trong phòng họp;
Các phương tiện hỗ trợ nghe nhìn;
19
-
Phương tiện ghi chép: máy tính, giấy, bút, máy ghi âm,…
Thức ăn, nước uống khi giải lao;
Phương tiện đi lại, ăn nghỉ;
Khác: nơi đậu xe, dự trữ tài liệu, hệ thống điện,…
Tuy nhiên, đối với tổ chức Hội nghị tập huấn 5S trong cơng ty này thì phịng Hành chính sẽ
liên hệ với bên chuyên tổ chức hội nghị thì bên họ sẽ sắp xếp và chuẩn bị tất cả về bàn ghế,
các phương tiện cần thiết và thức ăn, nước uống,…Cho nên, bên công ty sẽ không thực hiện
chuẩn bị các khâu này.
Bước 2: Trực tiếp tiến hành cuộc họp;
-
Đón tiếp người đến tham dự cuộc họp.
Điều hành cuộc họp.
Ghi biên bản.
Bước 3: Sau cuộc họp;
+ Tập hợp đầy đủ, hoàn chỉnh các văn bản được sử dụng trong cuộc họp để đưa vào hồ sơ cơng
việc.
+ Hồn tất biên bản và gửi đến những nơi liên quan trong thời hạn sớm nhất, giúp cho việc triển
khai thực hiện cơng việc được nhanh chóng, kịp thời.
+ Soạn thảo các phương pháp để thực hiện đến tất cả các phòng ban của công ty để thực hiện áp
dụng 5S theo sự chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp.
+ Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện 5S trong quá trình làm việc của các phịng ban/bộ phận
trong cơng ty.
4) Trình bày sản phẩm:
a) Kế hoạch tổ chức Hội nghị:
20
CƠNG TY TNHH A NGỌC THY
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
PHỊNG HÀNH CHÍNH
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TPHCM, ngày 14 tháng 07 năm 2020.
SỐ: 36 KH/HC.
KẾ HOẠCH
TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẬP HUẤN ÁP DỤNG 5S TRONG CÔNG TY.
Thực hiện theo chỉ đạo của Ban Giám đốc công ty TNHH A Ngọc Thy, triển khai tổ chức hội
nghị tập huấn áp dụng 5S trong công ty. Kế hoạch cụ thể như sau:
I.
MỤC TIÊU – YÊU CẦU:
Nhằm phổ biến, thống nhất về nội dung và thực hiện 5S trong cơng ty với mục đích cải tiến mơi
trường làm việc, mang lại năng suất và chất lượng làm việc cao cho công ty;
Triển khai chỉ đạo thực hiện tập trung mọi nguồn lực, kinh phí và thời gian. Đào tạo và hướng
dẫn mọi cán bộ nhân viên trong công ty hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp để thực
hiện. Từ đó mỗi phịng ban/bộ phận có thể chủ động đưa ra kế hoạch thực hiện tại đơn vị của
mình;
Các phịng ban/ bộ phận phải thực hiện nghiêm túc, để đạt được những hiệu quả tốt, đạt được
mục tiêu đã đề ra;
II.
THỜI GIAN TỔ CHỨC, ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC, THÀNH PHẦN THAM DỰ:
1. Thời gian tổ chức: Từ 8h00 đến 11h15, ngày 22 tháng 07 năm 2020.
2. Địa điểm tổ chức: Think in a box, 116 đường Nguyễn Văn Thủ, Đa Kao, Quận 1,
TPHCM.
3. Thành phần tham dự: Ban giám đốc.
21
Ban đại diện công ty cổ phần tư vấn cải tiến liên tục- CICC.
Trưởng phịng và Phó phịng của các phịng ban trong cơng ty.
Nhân viên trong cơng ty.
NỘI DUNG CHÍNH:
III.
+ Tuyên bố lý do – giới thiệu đại biểu, chương trình hội nghị;
+ Báo cáo tình hình của cơng ty trong một năm qua khi chưa áp dụng 5S trong công ty;
+ Báo cáo triển khai thực hiện áp dụng 5S trong công ty trong năm 2020 và những năm tiếp theo;
+ Giới thiệu về 5S, lý do áp dụng 5S, lợi ích của nó và chia sẻ ưu điểm và nhược điểm khi áp
dụng 5S;
+ Hướng dẫn quy trình thực hiện 5S hiệu quả;
+ Cơng bố quyết định thực hiện 5S trong công ty;
+ Trao hoa cho ban đại diện công ty phối hợp;
+ Tổng kết, tuyên bố áp dụng và kiểm tra tiến độ thực hiện 5S trong thời gian sắp tới.
IV.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN:
Ban giám đốc công ty TNHH A Ngọc Thy chỉ đạo thực hiện.
Phịng Hành chính thực hiện triển khai theo chỉ đạo, lập kế hoạch, chương trình, nội dung
và gửi giấy mời tham dự hội nghị.
Ban đại diện công ty cổ phần tư vấn cải tiến liên tục – CICC. Phối hợp thực hiện với công
ty TNHH A Ngọc Thy để hướng dẫn, triển khai, áp dụng 5S trong cơng ty.
Phó phịng Hành chính liên hệ bên tổ chức hội nghị để đăng ký nơi tổ chức hội nghị và
các dịch vụ liên quan khác và chuẩn bị hoa để trao cho bên cơng ty phối hợp thực hiện.
Kinh phí tổ chức hội nghị sẽ được trích ra từ ngân sách của công ty và được thực hiện
theo quy định.
Qúy công ty đề nghị các cá nhân và đơn vị phối hợp thực hiện tốt nội dung Kế hoạch này.
Nơi nhận:
-
Công ty phối hợp thực hiện.
Các phịng ban/bộ phận trong cơng ty.
Lưu: VT.
GIÁM ĐỐC
Đã ký
22
NGUYỄN VĂN THY.
b) Chương trình nghị sự tổ chức Hội nghị:
CHƯƠNG TRÌNH
HỘI NGHỊ TẬP HUẤN ÁP DỤNG 5S TRONG CƠNG TY.
Thời gian: 8h00 – 11h15 ngày 22 tháng 07 năm 2020.
Địa điểm: Think in a box, 116 đường Nguyễn Văn Thủ, Đa Kao, Quận 1, TPHCM.
Chủ trì: Ơng Nguyễn Văn Thy, Giám đốc công ty TNHH A Ngọc Thy.
Thành phần: Công ty phối hợp: + Ban đại diện công ty cổ phần tư vấn cải tiến liên tục- CICC.
+ Trưởng phịng và Phó phịng của các phịng ban trong cơng ty.
+ Tồn thể nhân viên trong cơng ty.
NỘI DUNG CƠNG
NGƯỜI THỰC
THỜI GIAN
VIỆC
HIỆN
Tuyên bố lý do – giới Ông Lê Văn Điền
thiệu đại biểu, chương Trưởng phòng Hành Từ 8h00 đến 8h10
trình hội nghị
chính.
Báo cáo tình hình của Ơng Nguyễn Văn Thy
công ty trong một năm Giám đốc công ty
Từ 8h10 đến 8h45
qua khi chưa áp dụng 5S TNHH A Ngọc Thy.
trong cơng ty.
Báo cáo triển khai thực Ơng Nguyễn Văn Thy
hiện áp dụng
Giám đốc công ty
5S trong công ty trong TNHH A Ngọc Thy.
Từ 8h45 đến 9h15
năm 2020 và những năm
tiếp theo.
Giới thiệu về 5S, lý do áp Ông Bùi Phú
dụng 5S, lợi ích của nó và
Từ 9h15 đến 9h35
Ban đại diện công ty
chia sẻ ưu điểm và nhược tư vấn cải tiến liên tục
điểm khi áp dụng 5S.
Nghỉ giải lao.
– CICC.
Từ 9h35 đến 10h00
23
Hướng dẫn quy trình thực Ơng Bùi Phú
hiện 5S hiệu quả.
ban đại diện công ty tư
vấn cải tiến liên tục – Từ 10h00 đến 10h40
CICC.
Cơng bố quyết định thực Ơng Nguyễn Văn Thy
hiện 5S trong công ty.
Giám đốc công ty
TNHH A Ngọc Thy
Trao hoa cho ban đại diện Ông Nguyễn Văn Thy
công ty phối hợp.
Từ 10h40 đến 10h55
Từ 10h55 đến 11h05
Giám đốc công ty
TNHH A Ngọc Thy
Tổng kết, tuyên bố áp Ông Lê Văn Điền
Từ 11h05 đến 11h15
dụng và kiểm tra tiến độ Trưởng phòng Hành
thực hiện 5S trong thời chính.
gian sắp tới.
c) Giấy mời tham dự Hội nghị:
CƠNG TY TNHH A NGỌC THY.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM.
24
PHỊNG HÀNH CHÍNH
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc.
Số: 132/ GM – HC.
TPHCM, ngày 16 tháng 7 năm 2020.
GIẤY MỜI
DỰ HỘI NGHỊ TẬP HUẤN 5S TRONG CƠNG TY.
Phịng Hành chính thuộc cơng ty TNHH A Ngọc Thy trân trọng kính mời:
-
Ban giám đốc.
Người đại diện của cơng ty cổ phần tư vấn cải tiến liên tục – CICC.
Trưởng phòng và Phó phịng của các phịng ban trong cơng ty.
Tới dự: Hội nghị tập huấn với chủ đề Áp dụng 5S trong công ty.
Thời gian: Từ 8h00 đến 11h00, ngày 22 tháng 7 năm 2020.
Địa điểm: Think in a box, 116 đường Nguyễn Văn Thủ, Đa Kao, Quận 1, TPHCM.
Chủ trì hội nghị: Giám đốc cơng ty TNHH A Ngọc Thy, ơng Nguyễn Văn Thy sẽ chủ trì hội nghị.
Rất mong các đồng chí sắp xếp cơng việc tham dự Hội nghị đầy đủ, đúng giờ để Hội nghị đạt kết
quả tốt.
Rất hân hạnh được đón tiếp.
Nơi nhận
GIÁM ĐỐC
-
Ban giám đốc;
Các phịng ban, bộ phận;
Người đại diện cơng ty phối hợp thực
-
hiện;
Lưu: VT, HC.
ĐÃ KÝ
NGUYỄN VĂN THY
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Giáo trình Quản trị văn phịng: Nghiêm Kiêm Hồng – Lê Văn In – Đỗ Văn Học – Nguyễn Văn
Báu – Đỗ Văn Thắng. Nhà xuất bản Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh.
25
