Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty cổ phần thương mại và tin học hưng long

Luận văn tốt nghiệp
CHƯƠNG I
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ
TIN HỌC HƯNG LONG
I. TỔNG QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ
TIN HỌC HƯNG LONG.
1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh.
1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển .
Công ty cổ phần thương mại và tin học Hưng Long được thành lập vào
ngày 12/07/1997. Công ty có tên giao dịch là FUTURE COMPUTER. Là một
doanh nghiệp thực hiện chế độ hạch toán độc lập, hoạt động theo luật doanh
nghiệp Việt Nam, có tư cách pháp nhân, tự chủ về tài chính, có tài khoản
riêng tại ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng theo thể thức Nhà nước quy
định, hoạt động theo pháp luật của Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt
Nam.
Trụ sở hoạt động: 482 - Trần Khát Chân - Q. Hai Bà Trưng- Hà Nội.
Phone: 04.9741945
Fax: 04. 9763159
Khi mới thành lập vào năm 1997 Công ty có quy mô còn khá khiêm tốn
chủ yếu là hoạt động trong lĩnh vực đào tạo tin học. Trong những ngày đầu
thành lập công ty gặp rất nhiều khó khăn về vốn và công nghệ. Nhưng sau
một thời gian thích ứng với cơ chế mới Công ty đã và đang từng bước đi lên
làm ăn có hiệu quả từ đó có điều kiện để mở rộng quy mô kinh doanh, lĩnh
vực kinh doanh ngày càng đáp ứng được tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Công ty đã có thêm ba chi nhánh tại:
- Chi nhánh 1: Tại 188 Khâm Thiên, Q. Đống Đa, Hà Nội
- Chi nhánh 2: Tại 16, ngõ 23, Hoàng Cầu, Q. Đống Đa, Hà Nội
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
45
Luận văn tốt nghiệp

- Chi nhánh 3: Tại 157, Thái Hà, Q. Đống Đa, Hà Nội
Công ty cổ phần thương mại và tin học Hưng Long là một doanh nghiệp
thương mại hạch toán độc lập chuyên cung cấp các thiết bị tin học, các loại
máy tính PC, máy Notebook, Server, Mainfrane,…và cung cấp màn hình và
máy tính đồng bộ của các hãng nổi tiếng như: COMPAQ-IBM-DELL-HP…
được nhập khẩu trực tiếp từ Nhật, Mỹ, ÚC,…Ngoài ra Công ty còn cung cấp
các dịch vụ về tư vấn thiết kế lắp đặt các thiết bị về mạng Lan, Wireless Lan,
và Internet, thiết kế các Website thương mại điện tử, tư vấn các giải pháp về
công nghệ thông tin, các phần mềm ứng dụng theo yêu cầu khách hàng.
Hiện nay mức thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên nói chung
chưa cao như một số nghành trọng điểm nhưng nhìn chung là ổn định, mọi
chế độ ưu đãi, khen thưởng, kỷ luật trong công ty đều được thực hiện tốt.
Hàng năm công ty đều hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.
* Chức năng:
Công ty cổ phần thương mại và tin học Hưng Long là Công ty có chức
năng kinh doanh các loại máy tính, máy in, máy Notebook, của các hãng nổi
tiếng trên thế giới như: IPM, COMPAQ, DELL…. trong đó hoạt động kinh
doanh thương mại và cung cấp dịch vụ là chủ yếu còn hoạt động sản xuất chỉ
là phụ.
* Nhiệm vụ:
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh dựa trên cơ sở kế
hoạch mà Công ty đã đặt ra để đáp ứng tốt hơn nhu cầu thị trường.
- Công ty có nhiệm vụ tự hạch toán kinh doanh đảm bảo bù đắp chi phí
và chịu trách nhiệm về việc bảo tồn và phát triển vốn kinh doanh, đảm bảo
quyền lợi cho các cổ đông.
- Thực hiện quá trình kinh doanh phải đảm bảo mục tiêu an toàn lao
động, bảo vệ môi trường, tuân thủ luật pháp về nghành nghề mà đơn vị đã
đăng ký.
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2

46
Luận văn tốt nghiệp
- Thực hiện đầy đủ các quyền lợi của cán bộ công nhân viên theo luật lao
động và tham gia các hoạt động có ích cho xã hội.
Với chức năng và nhiệm vụ như trên, công ty đã và đang tiến hành
những hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao vị thế trên thi trường
trong và ngoài nước. Để chuẩn bị trước khi Việt Nam tham tổ chức thương
mại thế giới WTO, những mục tiêu mà công ty đề ra là:
- Hoàn thiện và nâng cao trình độ bộ máy quản lý.
- Tăng cường phát triển nguồn tài chính.
- Xây dựng đầu tư phát triển hơn nữa cươ sở vật chất kỹ thuật hiện đại.
- Nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên bằng cách đào tạo dài
hạn và ngắn hạn.
- Tăng cường hơn nữa việc mở rộng thị phần trong nước.
1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.
Bộ máy tổ chức của Công ty được tổ chức theo mô hình tổ chức hướng
nội, theo cấu trúc trực tuyến chức năng. Mô hình tổ chức của Công ty rất đơn
giản, linh hoạt được chia thành các tuyến chức năng phù hợp với chiến lược
kinh doanh và quy mô của Công ty.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty:
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
47
CHỦ TỊCH HỘI
ĐỒNG QUẢN TRỊ
(TỔNG GIÁM ĐỐC)
Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc
P.kế toán
P. kĩ thuật và
bảo hành
P. Tổ chức

P. kinh doanh
và dự án
Luận văn tốt nghiệp
Cơ cấu tổ chức của công ty được chia thành 4 phòng ban và bộ phận
kho. Mỗi bộ phận được tổ chức tuỳ theo yêu cầu kinh doanh của Công ty.
* Chủ tịch hội đồng quản trị (kiêm tổng giám đốc): Hoạch định mục
tiêu, chiến lược kinh doanh của Công ty và điều hành, quản lý chung các hoạt
động của Công ty. Đây cũng là người chịu trách nhiệm trước hội đồng quản
trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao và cũng là người đại
diện của Công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật nhà nước.
* Phó tổng giám đốc: 02 người, chuyên tư vấn cho giám đốc về các
hoạch định các mục tiêu chiến lược kinh doanh cũng như thẩm định các dự án
kinh doanh và giúp cho giám đốc trong việc điều hành và quản lý Công ty
* Các phòng ban : Bao gồm :
- Phòng kinh doanh và dự án: Chức năng là tham mưu cho tổng giám
đốc về các chiến lược kinh doanh và tiếp thị cũng như bán hàng. Cung cấp và
phân phối các sản phẩm dịch vụ, tiến hành các hoạt động kinh doanh, tiếp thị
đến người tiêu dùng và phân phối lại. Thiết lập và giám sát thực hiện các dự
án, phân phối các thiết bị mạng, máy tính xách tay, xây dựng và quản lý các
Website, mạng nội bộ và tư vấn các giải pháp về mạng Lan, Wan, Wireless
Lan, Server.
- Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm về hạch toán các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh liên quan đến việc mua bán và tư vấn đồng thời chịu trách nhiệm ghi
sổ sách, lập các quyết toán và các báo cáo tài chính của Công ty
- Phòng kỹ thuật và bảo hành: Nhiệm vụ chính là lắp đặt, bảo trì, bảo
dưõng các sản phẩm và thiết bị tin học, tư vấn, giải đáp về kỹ thuật, hỗ trợ
khách.
- Phòng tổ chức: Chuyên tư vấn cho các phó tổng giám đốc và tổng
giám đốc về các vấn đề có liên quan đến việc tổ chức phòng ban, bộ phận
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2

48
Luận văn tốt nghiệp
trong công ty. Xây dựng chính sách tuyển dụng đãi ngộ đối với nhân viên
trong công ty cũng như xây dựng các quy chế nội quy làm việc của Công ty
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
49
Luận văn tốt nghiệp
1.4 Tình hình tài chính .
Nguồn vốn kinh doanh của công ty chủ yếu là nguồn vốn góp từ các cổ
đông trong Công ty và một phần là từ nguồn vốn huy động trên thị trường tài
chính. Trong cơ cấu nguồn vốn của Công ty tỷ lệ nguồn vốn chủ sở hữu luôn
chiếm > 50% qua các năm do đó tình hình tự chủ về tài chính là khá ổn định,
hệ số an toàn trong kinh doanh là rất cao. Mặt khác trong những năm gần đây
do Công ty luôn thực hiện tốt được kế hoạch đã đề ra vì vậy mà kết quả hoạt
động kinh doanh của Công ty là rất tốt vài vậy mà Công ty luôn thực hiện
được mục tiêu là bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh của mình đồng thời
tăng lợi ích cho các cổ đông. Để quản lý tốt tình hình tài chính, hàng năm việc
thanh tra, kiểm tra tài chính của công ty tiến hành chặt chẽ ngay từ trong nội
bộ các bộ phận và các phòng ban.
2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.
2.1 Tổ chức bộ máy kế toán.
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, từ yêu cầu tổ chức quản lý
trong Công ty mà Công ty cổ phần thương mại và tin học Hưng Long tổ chức
bộ máy kế toán theo mô hình tập trung vì như thế có thể khai thác được tối đa
hiệu quả trong công tác kế toán, tạo sự linh hoạt, đơn giản lại có thể tiết kiệm
chi phí cho doanh nghiệp và cũng phù hợp với đội ngũ nhân viên kế toán hiện
có của Công ty.
Hiện nay phòng kế toán của công ty có 10 nhân viên kế toán, được phân
chia thành các bộ phận chịu sự điều hành và quản lý trực tiếp của kế toán trưởng.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty như sau:

SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
50
KẾ TOÁN TRƯỞNG
kế
toán
kho
kế
toán
công
nợ
kế
toán
quỹ
kế toán
tài sản cố
định và
đầu tư
Luận văn tốt nghiệp
- Bộ phận kế toán kho: bao gồm 02 người chuyên quản lý tình hình
xuất nhập kho và quản lý lượng hàng nhập kho của Công ty.
- Bộ phận kế toán công nợ: bao gồm 03 người trong đó được chia
thành, hai người chuyên theo dõi và xử lý công nợ của doanh nghiệp với các
đối tượng bên ngoài doanh nghiệp và một người chuyên theo dõi và xử lý
công nợ trong nội bộ doanh nghiệp như thanh toán lương và các khoản phải
trả đối với người lao động của Công ty.
- Bộ phận kế toán tài sản cố định và đầu tư: bao gồm 01 người chuyên
quản lý theo dõi, trích khấu hao tài sản cố định trong doanh nghiệp và theo
dõi tình hình đầu tư hình thành nên tài sản cố định cho doanh nghiệp.
-Bộ phận kế toán quỹ: bao gồm 04 người, trong đó có một thủ quỹ còn
lại là kế toán tiền mặt và kế toán tiền gửi và kế toán bán hàng của Công ty.

Mỗi bộ phận có chức năng và nhiệm vụ thực hiện là khác nhau chính vì
vậy mà số lượng nhân viên ở các bộ phận này là khách nhau.
2.2 Chính sách kế toán của Công ty.
Chế độ kế toán đang áp dụng: QĐ1141_TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày
01/11/1995.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: Hình thức nhật ký chung.
Năm kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 200… kết thúc ngày 31
tháng 12 năm 200….
Đơn vị tiền tệ đang sử dụng: VNĐ
Phương pháp tính thuế: Phương pháp khấu trừ thuế
Phương pháp khấu hao: Đường thẳng
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp bình quân liên hoàn.
Hiện nay Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán AC MAN với hệ
thống máy tính trong Công ty được nối mạng nội bộ. Do vậy công tác hạch
toán kế toán trở nên nhanh gọn, việc quản lý được chặt chẽ và làm đáng kể
khối lượng công việc của các nhân viên kế toán.
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
51
Luận văn tốt nghiệp
TRÌNH TỰ GHI KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH
TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ
TIN HỌC HƯNG LONG
1. Hạch toán ban đầu.
Trong tháng khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nhân viên kế toán
theo các chức năng đã phân công thực hiện việc hạch toán ban đầu. Tổ chức
hạch toán ban đầu là tổ chức hệ thống chứng từ, quy định hướng dẫn cách ghi
chép vào các chứng từ và tổ chức việc luân chuyển, bảo quản chứng từ trong
doanh nghiệp theo quy định hiện hành.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc nhận được từ các bộ phận

chuyển lên như: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, hoá đơn GTGT mua hàng,
các giấy nhập xuất hàng hoá, giấy thanh toán tiền mua hàng,.... Kế toán tiến
hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp rồi phân loại từng chứng từ để ghi vào
nhật ký chung, sổ cái tài khoản có liên quan và các sổ chi tiết liên quan như:
sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết VAT, sổ chi tiết vật liệu hàng
hoá, công cụ, dụng cụ,…
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
52
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
CÙNG LOẠI
PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
MÁY VI TÍNH
SỔ SÁCH KẾ TOÁN
- sổ tổng hợp
- sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán
quản trị
Luận văn tốt nghiệp
- Cuối tháng, kế toán trưởng là người tổng hợp, kiểm tra đối chiếu số
liệu, sổ sách với bảng kê chứng từ gốc, các bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái
các tài khoản.
Cuối mỗi năm, dựa vào các tài liệu có liên quan, kế toán trưởng lập báo
cáo tài chính và lên kế hoạch một số chỉ tiêu cho năm sau.
Việc hạch toán ban đầu tại công ty gồm:
* Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng kho hàng.
Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng phải

được ghi chép, sử dụng theo đúng quy định của bộ tài chính. Bên cạnh đó
Công ty còn sử dụng những chứng từ do nội bộ doanh nghiệp tiến hành lập,
theo hướng dẫn của bộ tài chính và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của
doanh nghiệp.
- Kế toán trưởng hướng dẫn việc ghi chép chứng từ phải đầy đủ cả về nội
dung lẫn tính hợp lệ, hợp pháp.
- Quy định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên
phòng kế toán và công tác bảo quản lưu trữ chứng từ. Tối thiểu là 10 năm đối
với chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Chất lượng của công tác kế toán (tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, rõ
ràng, đảm bảo tính hợp pháp hợp lệ) được quyết định trước hết ở chất lượng
hạch toán ban đầu. Do đó kế toán trưởng không chỉ hướng dẫn nghiệp vụ ghi
chép chứng từ mà còn phải tăng cường công tác kiểm tra giám sát, nhằm đảm
bảo các hoạt kinh tế tài chính đã phản ánh trong chứng từ đúng chế độ chính
sách và hạn chế các hiện tượng hành vi tiêu cực trong quá trình quản lý sản
xuất kinh doanh của Công ty.
* Công ty Cổ phần Thương mại và Tin học Hưng Long là doanh nghiệp
kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu
trừ thuế. Vì vậy ngoài các chứng từ sử dụng nội bộ, Công ty sử dụng các
chứng từ hoá đơn do bộ tài chính ban hành theo quyết định số 855/1988/QĐ-
BTC ngày 16/7/1998, bao gồm:
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
53
Luận văn tốt nghiệp
- Hoá đơn GTGT ( hoá đơn đỏ ): căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký với
người bán, công ty yêu cầu người bán giao lại hoá đơn ( liên 2). Đây là căn cứ
đầu tiên mang tính chất pháp lý nhất. Trong đó người bán cần ghi đầy đủ,
đúng các yếu tố đã quy định:
+ Giá bán: chưa có thuế GTGT
+ Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT

+ Tổng giá thanh toán ( đã có thuế GTGT )
- Hoá đơn bán hàng sử dụng trong trường hợp khi công ty mua hàng của
đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không có thuế
GTGT.
- Phiếu nhập kho: khi hàng hoá được vận chuyển đến kho của doanh
nghiệp, bộ phận nghiệp vụ đối chiếu chứng từ giao hàng của bên bán. Nếu
phù hợp tiến hàng kiểm tra và làm thủ tục nhập kho. Thủ kho ký nhận vào hoá
đơn GTGT giao trả liên chứng từ của người bán, một liên gửi bộ phận làm
nghiệp vụ thanh toán. Số liệu ghi trên phiếu nhập kho được lấy từ hoá đơn
GTGT. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên.
+ Một liên giao cho kế toán kho.
+ Một liên giao cho kế toán thanh toán của Công ty với người bán làm
căn cứ ghi sổ chi tiết tài khoản 331.
Trong trường hợp khi mua hàng đơn vị thanh toán ngay cho người cung
cấp thì thủ kho ký xác nhận vào hoá đơn, sau đó chuyển lên phòng kế toán thủ
quỹ tiến hành lập phiếu chi, trình ký duyệt sau đó chuyển chứng từ để kế toán
làm căn cứ ghi sổ kế toán.
- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào: Căn cứ vào hoá đơn,
GTGT hay hoá đơn bán hàng do nhà cung cấp lập.
- Bộ chứng từ mua hàng trong tháng bao gồm:
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
54
Luận văn tốt nghiệp
Mẫu số: 03GTGT
BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO
(Kèm theo tờ khai thuế GTGT)
(Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế kê khai hàng tháng)
Tháng: 3 năm: 2006
Tên cơ sở: Công ty Cổ phần Thương mại và Tin học
Hưng Long Mã số:010100278_01

Địa chỉ: 482, Trần Khát Chân, Q.Hai Bà Trưng, Hà Nội
Hoá đơn, Chứng từ muavào
Ký hiệu
Số hoá
đơn Ngày
Tên đơn vị, người
bán
Mã số thuế
người bán
Mặt hàng
Doanh số mua Thuế
Thuế
GTGT
Chưa thuế Suất
đầu vào
Ghi
chú
KX/2004B 0092278 01/03/2006 cty Apollo 0101213558 case máy tính 8,135,000 5% 406,750
KT/2004B 5312546 01/03/2006
cty vận tải Hoàng
Tùng 0102605403 v/c tb máy tính 1,350,000 10% 135,000
KX/2005B 0020451 02/03/2006
cty cp kỹ nghệ
Việt Yên 3303791444 màn hình 30,000,000 5% 1,500,000
KX/2004B 0092282 03/03/2006 cty Apollo 0101213558 Máy DELL 190,000,000 5% 9,500,000
KX/2005B 0020453 05/05/2006
cty cp kỹ nghệ
Việt Yên 3303791444 máy in LAZE 540,960,000 5% 27,048,000
KX/2005B 0020456 04/05/2006
cty cp kỹ nghệ

Việt Yên 3303791444 máy in laze 72,000,600 5% 3,600,030
KT/2004B 5322586 04/03/2006
cty vận tải Hoàng
Tùng 0102605403 máy in 8,350,000 10% 835,000
KX/2005B 1189786 04/03/2006 cty Nhật Linh 00100372026 máy tính IBM 59,250,000 5% 2,962,500
KX/2005B 1133250 06/03/2006
Cty vận tải An
Đông 01233265376-1 v/c main 1,500,000 10% 150,000
KT/2004B 0118965 15/03/2006 cty Trường Thịnh 010001452-01 IBM 147,600,000 5% 7,380,000
KT/2004B 0118969 15/03/2006 cty Trường Thịnh 010001452-01 IBM 172,500,000 5% 8,625,000
KX/2005B 1189702 16/03/2006 cty Nhật Linh 00100372026 IBM 24,560,000 5% 1,228,000
KX/2005B 1133263 24/03/2006
Cty vận tải An
Đông 01233265376-1 v/tải 1,800,000 10% 180,000
KX/2004B 0092294 15/03/2006 cty Apollo 0101213558 tb máy tính 984,000 5% 49,200
GR/2004B 1130419 21/03/2006 cty máy tính Net 0100945911 main board 18,745,000 5% 937,250
KX/2005B 1189709 27/05/2006 cty Nhật Linh 00100372026 máy tính IBM 134,400,000 5% 6,720,000
KX/2005B 1133265 27/03/2006
Cty vận tải An
Đông 01233265376-1 máy in 2,000,000 10% 200,000
KX/2004B 0026351 29/03/2006
C/h điện lạnh
Hồng Phong 0101605403 tb văn phòng 3,500,000 10% 350,000
KX/2004B 0092389 30/03/2006 cty Apollo 0101213558 Màn hình 13,500,000 5% 675,000
KX/2005B 1189789 30/03/2006 cty Nhật Linh 00100372026 IBM 35,340,000 5% 1,767,000


Tổng cộng 1,466,474,600 74,248,730
Ngày 31 tháng 03 năm 2006
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2

55
Luận văn tốt nghiệp
Người lập biểu Kế toán trưởng

SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
56
Luận văn tốt nghiệp
Mẫu số: 01GTKT- 3LL
HOÁ ĐƠN KT/2004B
GIÁ TRỊ GIA TĂNG SỐ 0118965
Liên 2 : ( Giao khách hàng )
Ngày 15 tháng 03 năm 2006
Đơn vị bán hàng: Công ty Trường Thịnh
Địa chỉ: 276 Khâm Thiên, Hà Nội
Số tài khoản: 101213558
Điện thoại: 04.5184947 MS 0100945911
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Thương mại và Tin học Hưng Long
Địa chỉ: 482 Trần Khát Chân, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Số tài khoản: 0001011582_01
Hình thức thanh toán: tiền mặt MS
010100278_01
STT TÊN HÀNG HOÁ,
DỊCH VỤ
ĐƠN VỊ
TÍNH
SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
A B C 1 2 3 = 1*2
1
Máy tính IBM chiếc 12 12,300,000 147,600,000

Cộng tiền hàng: 147,600,000
Thuế suất GTGT 5% tiền thuế GTGT : 7,380,000
Tổng cộng tiền thanh toán : 154,980,000
Số tiền viết bằng chữ: một trăm năm mươi tư triệu chín trăm tám mươi nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
57
Luận văn tốt nghiệp
Đơn vị: Công ty Cổ phần Thương mại và Tin
học Hưng Long
Ban hành theo QĐ số: 1141/QĐ_TC/QĐ/CĐKT
Địa chỉ: 482, Trần Khát Chân,
Q.Hai Bà Trưng, Hà Nội
Ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Trưởng BTC
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 15 tháng 3 năm 2006
Số : PC000137
Nợ : 1561
Có : 1111
Họ tên người giao hàng : Công ty Trường Thịnh
Lý do nhập : nhập máy tính IBM
Nhập tại kho : Số 23 Hoàng Cầu, Đống Đa
STT Mã VT
Tên nhãn hiệu, quy cách
vật tư (hàng hoá)
Đơn
vị
Đơn giá
Số lư-

ợng
Thành tiền
1 N01001 IBM chiếc 12,300,000 12 147,600,000



Cộng:

147,600,000
(Số tiền bằng chữ : Một trăm bốn mươi bảy triệu sáu trăm nghìn không trăm đồng./.)
Ngày 15 tháng 03 năm 2006
Thủ trưởng đơn vị Người giao Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
58
Luận văn tốt nghiệp
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
Đơn vị: Công ty Cổ phần Thương mại và Tin
học Hưng Long Mẫu số: 02 – TT
Địa chỉ: 482, Trần Khát Chân, Q.Hai Bà Trưng,
Hà Nội
Ban hành theo QĐ số: 1141/QĐ_TC/QĐ/CĐKT
Ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Trưởng BTC
Liên: 01
PHIẾU CHI
Ngày 15 tháng 3 năm 2006
Số : PN000137
Nợ : 1561;1331
Có : 1111
Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Huy ( Công ty Trường Thịnh )

Địa chỉ : 276 Khâm Thiên, Hà Nội
Lý do chi: nhập máy tính IBM
Số tiền : 154,980,000.00 (đồng)
(Bằng chữ : một trăm năm mươi tư triệu chín trăm tám mươi nghìn đồng chẵn ./.)
Kèm theo: 02 chứng từ gốc.
Ngày 15.tháng 5.năm 2006
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguyễn Văn Sơn Lê Thị Yến
Tôi là: Nguyễn Văn Huy Đơn vị: Công ty Trường Thịnh
Đã nhận đủ số tiền ghi bằng chữ là: Một trăm năm mươi tư triệu chín trăm tám mươi
nghìn đồng chẵn
Thủ Quỹ Người nhận tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguyễn Thị Thu Nguyễn Văn Huy
59
Luận văn tốt nghiệp
Liên : 02
UỶ NHIỆM CHI
Số : NH135
Ngày 4 tháng 3 năm 2006
PHẦN DO NH GHI
CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ ĐIỆN TỬ
TÀI KHOẢN NỢ
Tên đơn vị trả tiền: Công ty Cổ phần Thương mại và Tin học Hưng Long
Số tài khoản:
0001011582_01

Tại Ngân hàng: Ngân hàng công thương kv Đống Đa Tỉnh/ TP: Hà nội
TÀI KHOẢN CÓ

Tên đơn vị nhận
tiền:
Công ty cổ phần kỹ nghệ Việt Yên

Số tài khoản:
101213558

Tại Ngân hàng:
Ngân hàng ngoại thương, chi
nhánh Láng Hạ
Tỉnh/ TP: Hµ néi
SỐ TIỀN BẰNG SỐ
Số tiền bằng chữ:

(Năm trăm sáu mươi tám triệu không trăm linh tám nghìn
không trăm đồng chẵn)
568,008,0
00

Nội dung thanh toán: nhập máy in TQ (laze)
ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN NGÂN HÀNG A NGÂN HÀNG B

Ghi sổ ngày:..................... Ghi sổ ngày:.....................
Kế toán Chủ tài khoản Kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán
Trưởng phòng
kế toán
2. Kế toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại
Công ty.
2.1 Tài khoản sử dụng.
Kế toán nghiệp vụ mua hàng Công ty sử dụng các tài khoản sau:

+ Tài khoản 156 - Hàng hoá
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
60
Luận văn tốt nghiệp
Tài khoản 156 dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động
của các loại hàng hoá trong kho và tại các quầy hàng của Công ty.
TK 156 có 2 TK cấp 2:
- TK 1561 - Giá mua hàng hoá.
Trong kỳ khi phát sinh các nghiệp vụ mua hàng, phát sinh các loại hàng
hoá mua vào nhập kho, hàng hoá đã bán nhưng bị trả lại, hàng thừa khi kiểm
kê, hàng nhập khẩu (đã có thuế nhập khẩu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có)
đều được tập hợp vào bên nợ của TK 1561.
TK 1561 chỉ tập hợp trị giá mua của hàng hoá mua vào không bao gồm
thuế GTGT đầu vào.
- TK 1562 - Chi phí thu mua.
Khi mua hàng, nếu phát sinh chi phí (về vận chuyển, bốc xếp, …) được
tập hợp vào bên nợ của TK 1562. Cuối kỳ căn cứ vào bảng phân bổ chi phí
mua hàng cho từng nhóm hàng, kế toán tính và phân bổ chi phí cho hàng tiêu
thụ (tính vào giá vốn) .
Công thức tính chi phí thu mua cho lượng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ:
Các loại chi phí này không bao gồm thuế GTGT.
+ Tài khoản 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Công ty sử dụng tài khoản 133 để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được
khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ.
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
Chi phí
thu mua
được
phân bổ
cho lượng

hàng tiêu
thụ trong
kỳ (tính
theo từng
nhóm
hàng)
Chí phí thu mua
tồn đầu kỳ (tính
theo từng nhóm
hàng)
Chí phí thu mua
phát sinh trong
kỳ (tính theo
từng nhóm hàng)
Trị giá hàng tồn
kho đầu kỳ (tính
theo từng nhóm
hàng)
Trị giá hàng nhập
kho phát sinh
trong kỳ (tính
theo từng nhóm
hàng)
Trị giá hàng
đã tiêu thụ
trong kỳ (tính
theo từng
nhóm hàng)
=
×

+
+
61
Luận văn tốt nghiệp
Để tiện lợi cho quá trình hạch toán, tính toán thuế GTGT được chặt chẽ,
chính xác, phù hợp với tình hình hiện tại của công ty, tài khoản 133 được
hạch toán chi tiết với 02 tài khoản cấp hai là:
- TK 1331: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá
dịch vụ.
- TK 1332: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của TSCĐ.
Trong kỳ khi phát sinh các nghiệp vụ mua hàng có thuế GTGT, số thuế
GTGT sẽ dược tập hợp bên nợ của các tài khoản 1331, TK 1332, một cách
phù hợp.
+ TK 331- Phải trả người bán.
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ
phải trả của Công ty đối với các nhà cung cấp hàng hoá cho Công ty.
TK 331 có hai tài khoản cấp 2 là:
TK 3311 – Phải trả cho người bán
TK 3339 – Phải trả cho người bán dài hạn
Tài khoản 3311 dùng để theo dõi các khoản nợ phải trả đối với các nhà
cung cấp hàng hoá cho Công ty có thời hạn thanh toán <= 12 tháng, còn tài
khoản 3319 dùng để theo dõi các khoản nợ đối với các nhà cung cấp cấp có
thời hạn thanh toán >12 tháng. Cả hai tài khoản này được Công ty đăng ký chi
tiết theo đối tượng công nợ, theo dõi và quản lý đối với từng nhà cung cấp.
+ TK 111 - Tiền mặt
Phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ của công ty. Khi phát sinh các
nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt đều được hạch toán vào TK 111 nhưng chi
tiết như sau:
TK 1111: Tiền Việt Nam
TK 1112: Ngoại tệ

+ Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng
Phản ánh số hiện có, tình hình biến động của các khoản tiền gửi của
Công ty. Hiện nay Công ty đang sử dụng 2 TK cấp hai là:
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
62
Luận văn tốt nghiệp
TK 1121- Tiền Việt Nam
TK 1122- Ngoại tệ
Công ty Cổ phần Thương mại và Tin học Hưng Long là một Công ty cổ
phần ngoài việc huy động vốn thông qua con đường phát hành cổ phiếu để
tăng vốn chủ sở hữu, Công ty còn thường xuyên sử dụng vốn huy động dưới
hình thức đi vay vốn từ ngân hàng và các tổ chức tài chính vì vậy Công ty sử
dụng TK 311.
+ TK 311- Vay ngắn hạn.
Tài khoản này dùng để phản ánh số tiền mà Công ty đang vay các tổ
chức tín dụng, cá nhân hoặc ngân hàng.
+ TK 711 – Thu nhập khác.
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chiết khấu thanh toán được
hưởng khi thanh toán tiền hàng cho các nhà cung cấp và các khoản thu nhập
khác phát sinh trong kỳ mà Công ty được hưởng như từ nhượng bán, thanh lý
TSCĐ, tiền phạt bồi thường hợp đồng,....
2.2 Trình tự hạch toán.
* Đối với trường hợp mua hàng trực tiếp:
Nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp đến tận nươi mua hàng. Chứng từ
trong trường hợp này là hoá đơn GTGT, hoặc hoá đơn bán hàng do người bán
lập. Hàng hoá được vận chuyển về kho của công ty, tại kho thủ kho kiểm
nhận hàng hoá trước khi nhập kho, đồng thời ghi vào thẻ kho.
* Đối với trường hợp mua hàng theo phương thức chuyển hàng
Khi hàng hoá được chuyển đến kho thì thủ kho kho kiểm nhận hàng hoá
trước khi nhập kho, đồng thời ghi vào thẻ kho. Thủ kho chỉ ghi số lượng thực

nhập vào phiếu nhập kho (căn cứ vào hoá đơn GTGT). Sau đó phiếu nhập kho
và hoá đơn GTGT được chuyển lên phòng kế toán của Công ty để xử lý và lưu
giữ.
Sơ đồ hạch toán:
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
63
Luận văn tốt nghiệp
TK 111,112,331 TK 156 TK 111,112,331
Giá mua hàng hoá nhập kho Hàng giảm giá, trả lại người bán
Chi phí thu mua
TK 1331
Thuế GTGT đầu vào
TK 338 TK 138
Hàng hoá thừa phát hiện khi Hàng hoá thiếu phát hiện khi
kiểm kê kiểm kê
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
64
Luận văn tốt nghiệp
+ Nếu mua hàng chưa thanh toán thì kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT,
phiếu nhập kho ghi:
Nợ TK 1561: 57 132 000
Nợ TK 1331: 2 856 600
Có TK 331: 59 988 600
Khi thanh toán cho người bán:
- Căn cứ vào bảng kê nộp séc, giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán thanh
toán công nợ ghi:
Nợ TK 331 : 59 988 600
Có TK 112 : 59 988 600
- Căn cứ vào phiếu chi, kế toán thanh toán ghi:
Nợ TK 331 : 59 988 600

Có TK 111 : 59 988 600
+ Khi thanh toán tiền hàng trường hợp được hưởng chiết khấu
thanh toán kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu chi hoặc
giấy báo nợ của ngân hàng ghi:
Nợ TK 331 75 000 000
Có TK 711 1 500 000
Có TK 111, 112 73 500 000
+ Nếu mua hàng thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền huy
động từ các ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng thì kế toán căn cứ vào phiếu
nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng. Kế toán
ghi:
Nợ TK 1561: 5 000 000
Nợ TK 1331: 500 000
Có TK 111, 112, 311: 5 500 000
+ Khi mua hàng nhập kho phát hiện thiếu hàng chưa rõ nguyên nhân, kế
toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi theo số lượng thực nhập:
Nợ TK 1561 15 000 000
Nợ TK 1381 2 000 000
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
65
Luận văn tốt nghiệp
Nợ TK 1331 850 000
Có TK 111, 112, 331 17 850 000
Sau đó tuỳ vào nguyên nhân kế toán sẽ xử lý vào các tài
khoản có liên quan:
- Nếu do bên bán xuất thiếu, bên bán cung cấp thêm.
Nợ TK 1561 2 000 000
Có TK 1381 2 000 000
- Nếu do bên bán xuất thiếu, Công ty không nhận thêm.
Nợ TK 111, 112, 331 2 100 000

Có TK 1381 2 000 000
Có TK 1331 100 000
- Nếu do lỗi cán bộ nghiệp vụ, bắt bồi thường theo giá thanh toán.
Nợ TK 1388 2 100 000
Có TK 1381 2 000 000
Có TK 1331 100 000
+ Khi mua hàng nhập kho nếu phát sinh thừa hàng:
- Nếu thừa hàng với số lượng lớn mà xác định được ngay
nguyên nhân do bên bán xuất thừa, Công ty không nhập kho mà
kiểm nhận trị giá số hàng thừa giữ hộ cho bên bán.
Nợ TK 002: Trị giá số hàng thừa
- Nếu thừa với số lượng nhỏ mà chưa rõ nguyên nhân.
Nợ TK 1561
Có TK 3381
Sau đó tuỳ theo nguyên nhân và Công ty sẽ xử lý vào các tài
khoản sau:
Nếu trả lại cho bên bán:
Nợ 3381
Có TK 1561
Nếu mua luôn số hàng thừa, căn cứ hoá đơn GTGT của bên
bán (viết lại) và phiếu nhập kho:
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
66
Luận văn tốt nghiệp
Nợ TK 3381
Nợ TK 1331
Có TK 331
+ Nếu mua hàng phát sinh chi phí mua hàng kế toán căn cứ
vào phiếu chi, hoá đơn GTGT ghi:
Nợ TK 1562 2 000 000

Nợ TK 1331 200 000
Có TK 111 2 200 000
+ Nếu mua hàng phát sinh các trường hợp giảm giá hoặc trả
lại kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan ghi:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 1561
Có TK 1331
+ Nếu trường hợp hàng mua của Công ty đã về đến kho mà
chứng từ chưa đến, Công ty sẽ kiểm nhận hàng hoá và đối chiếu
với hợp đồng nếu phù hợp tiến hành cho nhập kho ghi theo giá tạm
tính. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi:
Nợ TK 1561
Có TK 331
Khi nhận được chứng từ do bên bán chuyển đến so sánh giá nhập kho
và giá ghi trên hợp đồng để điều chỉnh.
- Nếu giá tạm tính khi nhập kho = giá trị ghi trên chứng từ thì cần phải
tiến hành điều chỉnh:
Nợ TK 1331
Có TK 331
- Nếu giá tạm tính khi nhập kho > giá ghi trên chứng từ thì kế toán tiến
hành điều chỉnh giảm:
Nợ TK 331
Có TK 156
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
67
Luận văn tốt nghiệp
Nợ TK 133
Có TK 331
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
68

Luận văn tốt nghiệp
- Nếu giá tạm tính khi nhập kho < giá ghi trên chứng từ thì kế toán tiến
hành điều chỉnh tăng:
Nợ TK 156
Nợ TK 133
Có TK 331
+ Nếu trường hợp mua hàng chỉ có hoá đơn còn hàng chưa về nhập kho,
kế toán kiểm tra hoá đơn nếu thấy phù hợp mà chấp nhận thanh toán thì tiến
hành kê khai thuế GTGT và lưu hoá đơn này vào tập hồ sơ theo dõi hàng
mua.
Nợ TK 1331
Có TK 331
Khi nào hàng về nhập kho của doanh nghiệp tiến hành nhập kho.
Nợ TK 1561
Có TK 331
3. Quy trình hạch toán và ghi sổ của Công ty.
3.1 Quy trình hạch toán của Công ty.
Quy trình hạch toán cụ thể trong Công ty là:
Giải thích: : Kế toán viên nhập dữ liệu vào máy
: Máy tự động chuyển số liệu
SV: Ngô Tuấn Anh Lớp: K38D2
69
Sổ chi tiết tài
khoản
Nhật ký chung
Sổ cái tài khoản
Bảng tổng hợp
chi tiết
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp

chứng từ kế toán
cùng loại
Bảng cân đối
số phát sinh
- Báo cáo tài
chính
- Báo cáo
quản trị