Phân tích cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện nay. Đánh giá thực trạng và đề xuất giải phâp hoàn thiện quy định của pháp luật về công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay

Mở đầu
Cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức cơng tác văn thư, lưu
trữ cũng có vai trị đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức
năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá
trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài
liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi
đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có
giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc
lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan
trọng hơn nhiều. Do đó, vai trị của cơng tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức là một trong những lĩnh vực cơng tác có vai
trò và tầm quan trọng đặc biệt và là lĩnh vực hoạt động không thể thiếu đối
với mỗi cơ quan, tổ chức. Do đó tơi lựa chọn đề tài “Phân tích cơ sở pháp
lý về cơng tác lưu trữ theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện nay. Đánh
giá thực trạng và đề xuất giải phâp hoàn thiện quy định của pháp luật về
công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay” vì nó khơng chỉ mang ý nghĩa lý
luận mà hơn nữa còn đem lại giá trị thực tiễn cao, là một đề tài cần thiết
nghiên cứu để định hướng cho sự phát triển của công tác lưu trữ hiện nay.

Nội dung
I. Tổng quan về lập hồ sơ công tác lưu trữ
1.

Cơ sở lý luận

1.1 Khái niệm
Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn
bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình họat động của cơ
quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần
1

thiết. Công tác lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong họat động
quản lý của bộ máy nhà nước.
Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và sắp xếp thành hồ
sơ đem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan để tra cứu và
sử dụng khi cần thiết thì được gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được hình thành trong q trình cơng tác của mỗi
cơ quan gồm các công văn, tài liệu, văn kiện thuộc về khoa học, kỹ thuật,
phim ảnh, ảnh, dây ghi âm…
Sẽ rất nhiều phiền tóai xảy ra khi ta thiếu sự quản lý, lưu trữ các thông
tin dưới dạng hồ sơ, văn bản. Tuy nhiên, ta cũng sẽ không thể lưu trữ tất cả
và lưu trữ mãi mãi vì khơng có người, khơng đủ chỗ, và cũng khơng cần
thiết phải làm như vậy. Vậy, phải xác định mục tiêu, đối tượng sử dụng,
nhằm tổ chức hệ thống quản lý lưu trữ hồ sơ mang các tính chất phù hợp
với u

cầu họat động của cơng ty mình.

1.2 Đặc điểm
Lưu trữ có các đặc điểm như sau:
+ Tính chất cơ mật: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật
của Nhà nước. Do đó địi hỏi cơng tác lưu trữ phải được tiến hành theo
những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; đòi hỏi nhân viên lưu trữ phải
có ý thức tổ chức kỷ luật cao, chấp hành nghiêm chỉnh các qui định về bảo
vệ tài liệu lưu trữ.
+ Tính chất khoa học: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối
lượng thông tin rất lớn về nhiều mặt. Để bảo quản an tòan và tổ chức sử
dụng có hiệu quả, địi hỏi các khâu nghiệp vụ lưu trữ như phân lọai, xác
định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu… đều phải được tiến hành

theo những phương pháp khoa học, có tính hệ thống và nhiều biện pháp tỷ
mỷ.

2


+ Tính chất nghiệp vụ: Những hồ sơ, tài liệu được lưu trữ luôn gắn liền với
từng ngành, lĩnh vực cụ thể trong mọi họat động kinh tế, xã hội đất nước.
Ví dụ, quản lý cơng tác lưu trữ của Bộ, các sở Giáo dục và Đào tạo liên
quan chặt chẽ đến họat động chuyên môn, nghiệp vụ của ngành Giáo dục
và Đào tạo…
1.3 Tác dụng
Hồ sơ, tài liệu chắc chắn dành để phục vụ cho họat động nội bộ. Các
cấp quản lý, những người cần họach định, cần lập báo cáo, cần ra quyết
định đều thường dùng đến những tài liệu sẳn cho các cơng việc khác nhau
của mình. Bên cạnh đó, khơng ít khách hàng hoặc thân chủ của cơng ty
cũng có những khi cần dùng đến tài liệu, trao đổi thông tin với chúng ta.
Các đối tác, các công ty trong ngành, và nhất là các cơ quan quản lý cũng
có u cầu cung cấp thơng tin, tài liệu của cơng ty. Cịn nữa, ngay cả các
đơn vị cung ứng dịch vụ cho văn phịng (cơng ty quảng cáo chẳng hạn)
hoặc

đơn vị

nghiên

cứu thuộc

một lĩnh

vực nhất định nào đó

cũng muốn tiếp cận nguồn thơng tin của văn phịng. Vì thế, cơng tác lưu trữ
hồ sơ, tài liệu có vai trị quan trọng như sau:
1. Làm cơ sở thơng tin phục vụ cho việc họach định và ra quyết định ở
mọi cấp trong công ty.
2. Làm chứng liệu cho các quyết định và họat động đã thực hiện.
3. -Góp phần tối ưu hiệu suất họat động của văn phòng (bằng các số
liệu cập nhật, các báo cáo diễn biến mới nhất…).
4. Chia sẻ thông tin trong nội bộ và với các mối quan hệ liên kết, đối
tác…
5. Cung cấp số liệu thống kê cho cơ quan quản lý.
6. Làm nguồn tham khảo cho các chương trình nghiên cứu, phát triển.
7.

Đáp ứng yêu cầu về lưu trữ theo qui định của pháp luật.

1.4 Yêu cầu
3


Ở mỗi cơ quan, phải có bộ phận hoặc phịng lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài
liệu lưu trữ của cơ quan. Ở các cơ quan nhỏ ít hồ sơ, tài liệu lưu trữ, thì
việc này do một nhân viên làm công tác tiếp nhận “công văn đến” kiêm
nhiệm. Nhiệm vụ của bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan là:
1. Hướng dẫn và giúp đỡ cán bộ, nhân viên trong cơ quan lập hồ sơ; thu
nhận hồ sơ, tài liệu đúng theo qui định.
2. Sắp xếp các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan theo qui định chung.
3. Thống kê hồ sơ nhận được và đề nghị qui định thời hạn bảo quản hồ
sơ, tài liệu ấy theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ.

4. Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan và của các đòan thể
trong cơ quan.
5. Phục vụ việc khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan.
6. Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ theo qui định của Nhà
nước
1.5 Nhiệm vụ
Văn thư lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng trong công tác lưu trữ và bảo
mật các thông tin. Vậy nhiệm vụ của văn thư bao gồm những nhiệm vụ nào.
Dưới đây chúng tơi đã thu thập, tìm kiếm và tổng hợp được các nhiệm vụ của
văn thư lưu trữ, bao gồm:
Đầu tiên chính là việc trình báo lên Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét, ban hành
hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, lên
phương án những chiến lược, đề án, dự án và quy hoạch, kế hoạch dài.
Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và tổ chức thực hiện các văn bản
quy phạm pháp luật từ đó đưa ra các chiến lược, đề án, lên kế hoạch cho những
dự án, quy hoạch dài hạn
Ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc thực hiện các quy
định của pháp luật về văn thư, lưu trữ bên cạnh đó thực hiện công tác tập huấn
chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng công tác văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công
nhân viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
4


Thống nhất trong việc quản lý và thống kê văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả
nước
Tổ chức kiểm tra và cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ
để được cơ quan có thẩm quyền cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, quản lý, phát
hành phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Thực hiện các nhiệm vụ theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và quy định
của pháp luật

Thực hiện các hoạ.t động về sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh
lý, xác định giá trị tài liệu
Tổ chức thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quốc gia theo quy định của Luật Lưu trữ
bên cạnh đó thực hiện cung cấp dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.
Hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ, nghiên cứu khoa học và các ứng dụng về
chuyển giao cơng nghệ về văn thư, lưu trữ.
Hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật công tác văn thư, lưu trữ, xây dựng và
tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dung
chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được cấp có thẩm quyền phê
duyệt, cơng tác bảo vệ chính trị nội bộ
2. Cơ sở pháp lý
2.1. Một số quy định của pháp luật.
Đầu tiên phải kể đến Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 - Quy định về hoạt động
lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu
trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý
về lưu trữ.
Ở trong luật đã quy định rõ Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Luật này quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ
chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ;
hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ.

5


2. Luật này áp dụng đối với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính
trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã
hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân
(sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân.
Sau đó là nguyên tắc tại điều 3. Nguyên tắc quản lý lưu trữ

1. Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
2. Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
3. Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.
Ngồi ra cịn có, nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về cơng tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 07/2012/TTBNV, ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ .
II. Đánh giá thực trạng
1. Ưu điểm
Ở Việt Nam, thực hiện các quy định của pháp luật, thời gian qua công
tác văn thư, lưu trữ đã được các cơ quan, tổ chức quan tâm nên đã tổ chức
thực hiện dần đi vào nề nếp và đạt một số kết quả nhất định, bảo đảm cung
cấp thông tin kịp thời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của
mỗi cơ quan, tổ chức; tạo điều kiện cho việc tra cứu, nghiên cứu phục vụ
nhiệm vụ phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội trên địa bàn các tỉnh.
Trong những năm qua, việc triển khai và áp dụng các văn bản về công
tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan thực hiện đảm bảo đúng quy định. Kịp
thời phổ biến, quán triệt các quy định về công tác văn thư cho cán bộ, cơng
chức, trong tồn đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ được kiện toàn, củng cố;
trình độ cơng chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ ở viện tỉnh và các huyện,
thành phố có nhiều chuyển biến tích cực, cơ bản đáp ứng được yêu cầu,
6


nhiệm vụ của các đơn vị; công tác hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ, Lưu trữ cơ quan được thực hiện thường
xuyên và đã được các đơn vị chú ý thực hiện nghiêm túc; cơ sở vật chất,
trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ được trang bị tương đối

đầy đủ, góp phần việc tra cứu tài liệu được dễ dàng.
Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư hiện nay: Công tác văn
thư củ được bố trí tại các địa điểm cố định. Lãnh đạo các địa phương đã
quan tâm, chú trọng đến cơng tác văn thư, lưu trữ; bố trí 01 biên chế làm
công tác văn thư; 01 hợp đồng làm công tác lưu trữ kiêm văn thư. Đơn vị
đã thực hiện chế độ phụ cấp độc hại hằng năm đối với cán bộ làm cơng tác
lưu trữ.
Đầu tư kinh phí và tổ chức, chỉ đạo ứng dụng công nghệ trong cơng tác
văn thư, lưu trữ: Tình hình đầu tư kinh phí cho các hoạt động văn thư trong
thời gian qua luôn được lãnh đạo các cơ quan quan tâm chú ý, như đầu tư
sửa chữa cải tạo kho lưu trữ, trang bị giá, tủ đựng tài liệu, mua sắm thiết bị,
phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ, máy photo,
máy Scan, máy vi tính…
Đơn vị đã ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong
công tác văn thư . Một số nơi đạt khoảng 30% văn bản đã được điện tử hóa
để thực hiện hồn tồn trên mơi trường mạng.
Cơng tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản nhà nước
về văn thư, lưu trữ được thực hiện kịp thời.-Ban hành các văn bản quản lý,
chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ. Đồng
thời tiến hành rà soát, ban hành các văn bản về văn thư, lưu trữ phù hợp với
quy định của pháp luật hiện hành và thực tế của từng cơ quan, đơn vị, địa
phương.
Tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ từ huyện đến xã được kiện tồn, củng
cố, trình độ cơng chứclàm cơng tác văn thư, lưu trữ ở các cấp, các ngành có
nhiều chuyển biến, cơ bản đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của từng cơ
7


quan, đơn vị.
Hàng năm,các đại phương đều ban hành kế hoạch văn thư, lưu trữ và kế

hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ,giao nhiệm vụ cho cơ quan chuyên
môn tham mưu giúp tổ chức kiểm tra và công tác kiểm tra thực hiện thường
xuyên lồng ghép với công tác kiểm tra cải cách hành chính.-Các văn bản đi,
văn bản đến sau khi xử lý chuyên môn xong đều nộp vào lưu trữ theo quy
định và có phân loại từng tài liệu lưu trữ, sắp xếp ngăn nắp, khoa học,bố trí
nơi lưu trữ và các dụng cụ lưu trữ như: giá, kệ, tủ được trang bị đầy đủ.
2. Hạn chế.
Hiện nay, tất cả các cơ quan đơn vị đã lập hồ sơ công việc, tuy nhiên
chất lượng chưa cao, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Việc ban hành các văn bản liên quan đến
công tác văn thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu,
danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu...) vẫn còn chậm.
Nhiều cơ quan, đơn vị vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc thu thập, sắp
xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ. Điều này một phần là do lượng văn bản, tài
liệu rời lẻ chưa được lập hồ sơ còn nhiều do tồn đọng từ các năm trước.
Một phần là do các kho lưu trữ ở các đơn vị vẫn cịn khó khăn, chưa đạt
u cầu; quá trình tổ chức sắp xếp và sử dụng tài liệu lưu trữ vẫn cịn hạn
chế nhất định. Tình hình này sẽ dẫn đến phải tốn kém một khoản kinh phí
khá lớn cho việc chỉnh lý lượng tài liệu này trong thời gian sắp tới. Ngồi
ra, việc ứng dụng cơng nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ vẫn
chưa được thực hiện đồng bộ tại một số cơ quan, đơn vị.Tuy nhiên, qua
công tác kiểm tra và thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ
chức cho thấy: Công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại một số cơ
quan, tổ chức chưa được quan tâm đúng mức; công tác soạn thảo và ban
hành văn bản cịn sai sót nhất là về hình thức và kỹ thuật trình bày, làm
giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp nhận và giải
quyết văn bản, quản lý văn bản đến chưa chặt chẽ (nhất là cấp xã), việc xây
8

dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc chưa tốt. Tài liệu lưu trữ còn
phân tán chưa được thu thập đầy đủ, còn nhiều hồ sơ, tài liệu được hình
thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức chất đống, bỏ trong bao tải,
thùng cattong… chưa được chỉnh lý, sắp xếp; việc tra tìm, khai thác, sử
dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ
công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan,
tổ chức còn thiếu nhiều; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn thư, lưu trữ còn hạn chế. Nguyên nhân là do Thủ trưởng một số cơ
quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và hoạt động
thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu
trữ trên địa bàn thiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ
chuyên môn; nhiều hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ và chế độ thông
tin báo cáo chậm được thực hiện; nội dung báo cáo cịn sơ sài, chưa phản
ánh đúng tình hình của cơ quan, tổ chức.
Nhận thức của một số lãnh đạo đơn vị, cán bộ về công tác văn thư, lưu trữ
và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ có thời điểm chưa đầy đủ, dẫn đến
việc chỉ đạo, hướng dẫn, thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ ở một đơn vị
chưa được quan tâm chú trọng đúng mức.
Có thời điểm chưa kịp thời ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ;
Danh mục hồ sơ cơ quan; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ... dẫn đến các
đơn vị trực thuộc lúng túng trong việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cơng
tác văn thư, lưu trữ;
Cịn một số tài liệu, hồ sơ chưa được chỉnh lý theo đúng quy định, do
khó khăn về nguồn kinh phí; kho lưu trữ chật, hẹp chưa đảm bảo theo quy
định.
2.3 Nguyên nhân
Nhìn chung, thực trạng trên là do xuất phát từ những khó khăn mà các cơ
quan, đơn vị gặp phải sau đây:
9

- Đầu tiên phải kể đến đó là khó khăn về phía đội ngũ cán bộ, cơng chức:
số lượng cán bộ làm cơng tác văn thư vẫn cịn khá "mỏng", tình trạng cán
bộ làm cơng tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ vẫn cịn nhiều. Mặt khác, trình
độ chun mơn, nghiệp vụ của một bộ phận cán bộ làm công tác văn thư,
lưu trữ vẫn chưa theo kịp yêu cầu cơng việc đề ra.
- Bên cạnh đó tại một số cơ quan, đơn vị, lãnh đạo cơ quan và các phòng
trực thuộc vẫn chưa hiểu rõ và đánh giá hết được các nội dung quan trọng
của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành sự quan tâm, đầu tư đúng như
yêu cầu của công tác này.
- Nhiều cơ quan, đơn vị vẫn cịn gặp khó khăn về kinh phí trong chỉnh lý
tài liệu, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn thư, lưu trữ...
Bên cạnh đó, phải kể đến những nguyên nhân khách quan như:
- Vẫn còn thiết các văn bản quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn cụ thể
về một số nội dung của công tác văn thư, lưu trữ như: lập hồ sơ công việc
và lưu trữ hiện hành; ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu... Điều này
gây khó khăn trong việc triển khai, thực hiện các nội dung về văn thư, lưu
trữ tại các cơ quan, đơn vị.
- Ngồi ra, cơng tác đào tạo bồi dưỡng các nghiệp vụ về văn thư lưu trữ cho
các cán bộ công chức thành phố vẫn chưa đạt được yêu cầu. Do kinh phí tổ
chức lớp học cịn gặp khó khăn nên các lớp học bồi dưỡng về công tác văn
thư lưu trữ thường được tổ chức với số lượng quá đông, trong thời gian
ngắn nên không truyền tải được hết những kiến thức, kỹ năng như yêu
cầu...
Những khó khăn trên đây đòi hỏi sự đồng thuận và chia sẻ giữa các cơ quan
đơn vị nhà nước và cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ.
Thiết nghĩ các cơ quan, đơn vị cần tận dụng tối đa mọi nguồn lực, đầu tư
hơn nữa để cho công tác văn thư, lưu trữ phát huy được vị trí và vai trị vốn

có của nó.
10


Phần III: Giải pháp đổi mới và nâng cao hoàn thiện pháp luật về công
tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay
1. Nâng cao nhận thức đối với công tác văn thư, lưu trữ:
Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác Văn thư, lưu
trữ và tăng cường trách nhiệm của lãnh đạo Viện, các lãnh đạo Phịng, nhất
là Chánh Văn phịng và Phó Văn phịng phụ trách công tác Văn thư, lưu trữ
đối với công tác này ở các đơn vị. Từ lãnh đạo Viện đến lãnh đạo Phòng
phải chấp hành đúng các quy định về công tác Văn thư, lưu trữ theo quy
định của Nhà nước, của Ngành. Chú trọng công tác quán triệt để phổ biến
một số văn bản đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành về
cơng tác văn thư, lưu trữ và các văn bản hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn
bản đến và việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ.
2. Bố trí, tuyển dụng công chức làm công tác văn thư, lưu trữ:
Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc viện tỉnh phải bố trí lựa chọn cơng
chức kiêm nhiệm cơng tác văn thư thực hiện các công việc như: tiếp nhận,
đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra
cứu sử dụng bản lưu văn bản; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công
việc và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Viện tỉnh có kế hoạch
tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ làm công
tác Văn thư, lưu trữ chuyên trách. Tạo điều kiện cho các công chức được
tham gia các lớp đào tạo nghiệp vụ hoặc tham gia các lớp tập huấn do Chi
cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tổ chức.
Theo thực tế hiện nay văn thư chun trách thuộc Văn phịng chỉ có 01
người. Khi cơng chức văn thư chuyên trách nghỉ phép, nghỉ việc riêng hoặc
ốm đau sẽ khơng có cơng chức đủ tiêu chuẩn làm công tác văn thư, dẫn đến
để bảo đảm công việc thường xun, liên tục... phải bố trí các cơng chức

khác khơng có chun mơn nghiệp vụ văn thư làm cơng tác văn thư nên
thường dẫn đến sai sót.
3.Nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ:
11


Cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản phải bảo đảm về trình
tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản; phải ký nháy/tắt vào cuối văn
bản theo đúng quy định. Đảm bảo hiệu lực pháp lý (về nội dung và thể
thức) của văn bản; thường xuyên làm tốt công tác tự đào tạo tại chỗ cho
công chức làm công tác soạn thảo văn bản, đảm bảo kỹ thuật và thể thức
trình bày văn bản.
Cần nắm rõ được năng lực của từng công chức làm công tác Văn thư, lưu
trữ để tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp với từng
người. Việc cử cơng chức đi đào tạo phải có trọng tâm, cần phải xác định
đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo. Ngồi trình độ về
chun mơn nghiệp vụ văn thư lưu trữ, công chức cần phải bổ túc thêm về
tin học để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn; cần có chính sách khuyến
khích động viên tinh thần và vật chất nhằm nâng cao tinh thần làm việc của
công chức kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ. Hằng năm nên tổ chức cho đội ngũ
này đi tiếp cận thực tế tại các cơ quan lưu trữ như Chi cục VTLT .
4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thơng tin:
Hiện nay, ngồi nhiệm vụ bảo quản an tồn thì việc tổ chức khai thác và
sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ là tất yếu của lưu trữ lịch sử, lưu trữ
hiện hành theo xu thế phát triển của xã hội và hội nhập thế giới. Tài liệu lưu
trữ được số hóa và bảo quản bằng file điện tử như PDF. Đây cũng là hình
thức lưu trữ đang ngày càng phổ biến ở các thư viện và cơ quan lưu trữ trên
thế giới.
Hướng dẫn về trình tự, thủ tục thực hiện ghi âm hoặc ghi hình có âm
thanh; sử dụng, bảo quản, lưu trữ kết quả ghi âm hoặc ghi hình có âm thanh

trong q trình điều tra, truy tố, xét xử. Khi tiến hành tố tụng có thể nghiên
cứu, khai thác, cập nhật tài liệu bất cứ lúc nào mà không phụ thuộc vào hồ
sơ giấy; phục vụ tối đa cho hoạt động tranh tụng tại phiên tòa; lưu trữ gọn
gàng, được lâu, tránh mối mọt và phục vụ tốt cho công tác chỉ đạo điều
hành như việc lãnh đạo đơn vị dễ dàng tiếp cận hồ sơ… Việc ứng dụng
12


công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ sẽ thu hẹp được không gian lưu
trữ, đồng thời, công tác quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ hơn, truy xuất
nhanh hơn.
Khai thác sử dụng có hiệu quả trang thiết bị hiện có cho cơng tác văn thư
như: máy tính, máy Scanner, điện thoại, máy fax, máy photocoppy,… theo
đúng tiêu chuẩn của Nhà nước và của Ngành trong văn thư. Kịp thời sửa
chữa máy móc hư hỏng, nhất là máy photocoppy. Văn phòng cần chủ động
lập kế hoạch báo cáo lãnh đạo viện để mua sắm mới và thường xuyên bảo
dưỡng, sửa chữa máy photocoppy để đảm bảo công việc sao in, nhân văn
bản không bị gián đoạn
5. Đào tạo, tập huấn đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ:
Do cán bộ, công chức liên quan đến công tác Văn thư, lưu trữ của tỉnh,
nhất là công chức kiêm nhiệm chưa được tập huấn về công tác Văn thư, lưu
trữ , do đó cần thường xuyên tổ chức lớp tập huấn về công tác văn thư, lưu
trữ, kết hợp với phổ biến các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước nhằm
trang bị những kiến thức cần thiết cho cán bộ làm công tác văn thư.
6. Bố trí kho lưu trữ kiên cố, đảm bảo diện tích, đúng quy chuẩn:
Về lâu dài kho lưu trữ phải có hệ thống báo cháy khẩn cấp và có lắp đặt
hệ thống phòng cháy tự động, hệ thống điện, hệ thống nước, chế độ nhiệt
độ, độ ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ thơng gió. Trang thiết bị bảo quản tài
liệu lưu trữ trong kho cần quan tâm đến những thiết bị: Cặp đựng tài liệu,
giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, quạt thơng gió,

máy hút ẩm, máy điều hồ khơng khí. Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu: Máy
hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc các phương tiện làm vệ sinh thơng
thường khác. Đồng thời, cần có những biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù
hợp như chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột... tổ chức lại tài liệu
trong kho, xử lý tài liệu trước khi nhập kho, xếp tài liệu trên giá, lập sơ đồ
giá trong kho, đưa tài liệu ra sử dụng, kiểm tra tài liệu trong kho. Giải

13


phóng khơng gian lưu trữ định kỳ hàng năm theo hướng thống kê, lựa chọn
ra những tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ.
7. Thường xuyên kiểm tra đánh giá công tác văn thư, lưu trữ:
Để đảm bảo công tác Văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt, ngoài một số
biện pháp trên, cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản
tài liệu lưu trữ có đúng quy định, quy trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
đúng hay khơng, nếu khơng đúng thì kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Qua
công tác kiểm tra, bộ phận lưu trữ nói riêng và Văn thư nói chung sẽ rút ra
những mặt cịn hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa.
Thực hiện chính sách khen thưởng những cơng chức hồn thành tốt
nhiệm vụ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo trong công
việc. Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm đối với công chức vi phạm
các quy định về văn thư, lưu trữ, đặc biệt việc đảm bảo các tài liệu mật
Ngoài ra cịn một số những khuyến nghị do chính phu đưa ra như:
Hiện nay, tất cả các cơ quan đơn vị đã lập hồ sơ công việc, tuy nhiên chất
lượng chưa cao, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
hiện hành và lưu trữ lịch sử. Việc ban hành các văn bản liên quan đến công
tác văn thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh
mục thành phần hồ sơ, tài liệu...) vẫn còn chậm.
Nhiều cơ quan, đơn vị vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc thu thập,

sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ. Điều này một phần là do lượng văn bản,
tài liệu rời lẻ chưa được lập hồ sơ còn nhiều do tồn đọng từ các năm trước.
Một phần là do các kho lưu trữ ở các đơn vị vẫn cịn khó khăn, chưa đạt
yêu cầu; quá trình tổ chức sắp xếp và sử dụng tài liệu lưu trữ vẫn còn hạn
chế nhất định. Tình hình này sẽ dẫn đến phải tốn kém một khoản kinh phí
khá lớn cho việc chỉnh lý lượng tài liệu này trong thời gian sắp tới. Ngoài
ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ vẫn
chưa được thực hiện đồng bộ tại một số cơ quan, đơn vị.

14


KẾT LUẬN
Có thể, theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công
nghệ thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phịng
khơng giấy sẽ hình thành… và cơng việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ
giảm tải nhưng khơng vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi
vai trị, vị trí trong mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới
hình thức nào cũng phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài
liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ
phận lưu trữ. Qua đó để chung ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ
phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là
cơng việc của cả tập thể chứ khơng riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác
này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận
thức của khơng ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cần
lắm sự chung tay, góp sức và sự đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập
thể, đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ
nhận những đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư, lưu trữ.

15

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

16