Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 4: Khái quát về đàm phán

Chương 4: Khái quát về đàm phán

1. Khái niệm đàm phán
2. Bản chất của đàm phán
3. Các nguyên tắc trong đàm phán
4. Các hình thức đàm phán

115


1. Khái niệm đàm phán
• Đàm phán là q trình hai hay nhiều người
thông qua bàn bạc thống nhất, quyết định phải
làm thế nào để phân phối nguồn tài nguyên ít ỏi.
• Đàm phán trong kinh doanh là bàn bạc, thỏa
thuận giữa hai hay nhiều bên để cùng nhau nhất
trí hay thỏa hiệp giải quyết những vấn đề về
kinh doanh có liên quan đến các bên.

116


Roger Fisher & Willam Ury (1991)
• Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái ta mong

muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại
được thiết kế nhằm đạt được thoả thuận trong khi giữa ta và
phía bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và những
quyền lợi đối kháng.

• Ngun nhân của Đàm phán là do động cơ về

quyền lợi hối thúc, mục tiêu của đàm phán là
chia sẻ quyền lợi trong khi có những bất đồng.

117


• Theo Kỹ thuật Đàm phán thương mại 2001
• Đaøm phán được hiểu là quá trình mặc cả và thuyết phục

thông qua giao tiếp, trao đổi thông tin trực diện và thuyết phục
thông qua giao tiếp, trao đổi thông tin trực diện hoặc văn bản vì
mục tiêu lợi nhuận kinh tế giữa các bên có quan hệ mua bán
với nhau nhằm đạt được những cam kết bằng văn bản dưới
hình thức hợp đồng dựa trên cơ sở bình đẳng và tự nguyện
giữa các bên.

• Mục tiêu của đàm phán thương mại giữa các
bên là tìm kiếm Lợi nhuận (trong mua bán trong
nước và quốc tế).

118


Khi nào nên tiến hành đàm phán

-

-

Có hai hoặc nhiều bên tham gia

Có ít nhất một bên muốn thay đổi hiện
trạng
Tự nguyện

119


Khi nào khơng nên tiến hành đàm
phán
•

Khơng có tư thế mặc cả

•

Khơng cân bằng về quyền lực

•

Khơng có thời gian chuẩn bị

•

Đàm phán khơng phải là lựa chọn duy nhất

•

Khơng đủ thực lực đối chọi với đối tác

•

Khơng thể đáp ứng yêu cầu của đối tác

120


2. Bản chất của đàm phán

•

Đàm phán là một khoa học

•

Đàm phán là một nghệ thuật

•

Đàm phán là q trình thỏa hiệp về lợi ích và
thống nhất giữa các mặt đối lập

121


2.1. Đàm phán là một khoa học
Sơ đồ 1.1: Mô hình đàm phán tuyến tính (trọng tầng bậc)

Sơ đồ 1.1: Mơ hình đàm phán tuyến tính
(trọng tầng bậc)

Nhược điểm: mang tính áp đặt trói buộc nhà
đàm phán, khơng có tính sáng tạo


Sơ đồ 1.2: Mơ hình đàm phán vịng trịn (trọng
bình đẳng và tự do quyết định)

Nhược điểm: phát huy tính sáng tạo nhưng lệ thuộc
“cái tôi” của nhà đàm phán
123


2.2. Đàm phán là một nghệ thuật
• Đàm phán là một quá trình thao tác ở mức
nhuần nhuyễn các kỹ năng giao dịch, bao
gồm khả năng thuyết phục và chấp nhận
sự thuyết phục, khả năng sử dụng các tiểu
xảo đàm phán, sự khôn khéo lựa chọn
thời gian và cách thức thực hiện những
tiểu xảo đó.

124


2.3. Đàm phán là q trình thỏa hiệp về
lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập
Sơ đồ 1.4: Mơ hình quan hệ đàm phán vừa mang
tính đối lập vừa mang tính thống nhất giữa các bên

125

3. Các nguyên tắc trong đàm phán
3.1. Nguyên tắc ABC
• 1. Accuracy (chính xác):
• Thơng tin truyền đạt phải chính xác là ngun tắc tối
quan trọng, thơng điệp càng chính xác thì giao tiếp càng
hiệu quả. Nêu con số chính xác (ví dụ: gặp mặt lúc nào,
mấy giờ, giao hàng lúc nào, nêu ngày giờ cụ thể, số
lượng là bao nhiêu…) Đừng bao giờ để xảy ra tình
trạng: Biết chắc cơng việc ngày mai mới có thể hồn
thành, nhưng vì sợ mất khách, nên cứ hẹn khách đến
chiều nay. Khách đến nhưng việc chưa xong, khách mất
công đi lại, chờ đợi, nên rất bực bội. Bạn sẽ mất người
khách đó mãi mãi. Hơn thế nữa, người khách đó sẽ
tuyên truyền cho các khách hàng khác.
126


• Xác định rõ nội dung thông điệp cần truyền đạt:
Xác định những thông điệp bạn muốn đối tượng
giao tiếp tiếp nhận, ghi nhớ và thực hiện. Bạn
nên giới thiệu thơng điệp chính ngay ở phần mở
đầu bài văn diễn, thuyết trình hoặc báo cáo.
Trong quá trình giao tiếp cần lưu ý: ln bám sát
chủ đề đã nêu ra.
• Thơng điệp cần chính xác, ngắn gọn, rõ ràng.
Cần loại bỏ các yếu tố thừa ra

127

• 2. Brevity (ngắn gọn)
• Tránh tuyền những thông điệp dài dịng với
nhiều thơng tin thừa, thơng tin q nhiều cũng
nguy hiểm như thơng tin q ít vậy, đừng bao
giờ để họ chìm ngập trong q nhiều thơng tin.
• 3. Clarity (rõ ràng)
• Tránh dùng những từ ngữ mập mờ, có thể
hiểu hai, ba cách khác nhau.

128


3.2. Ngun tắc 5C
• Clear (rõ ràng): Thơng tin phải rõ ràng để người
nhận chỉ có thể hiểu theo một nghĩa duy nhất
• Complete (Hồn chỉnh): Thơng tin phải chứa
đựng đầy đủ những thơng tin cần thiết
• Concise (Ngắn gọn, súc tích): Tránh dài dịng,
rườm rà, chứa đựng những nội dung thừa,
không cần thiết

129


• Correct (chính xác): Thơng tin đưa ra phải chính
xác.
• Courteous (lịch sự): Một nhà diễn thuyết trình
bày một vấn đề có nội dung rất hấp dẫn nhưng

áo quần nhàu nát, nói năng thơ lỗ, thì khó có thể
thu hút được người nghe. Một bức thư quảng
cáo có nội dung cần thiết nhưng đầy rẫy những
lỗi chính tả và được viết trên tờ giấy xấu, bẩn thì
khơng thể gây được cảm tình của người nhận.

130


3.3. Nguyên tắc 7C
Cautious (cẩn
trọng)

Courteous
(lịch sự)

Clear (rõ ràng)

7C

Consistency
(nhất quán)

Concise
(ngắn gọn)

Correct (chính
xác)
Complete
(hồn chỉnh)

• Clear (rõ ràng): lời văn ý tứ phải rõ ràng, giúp
người nhận hiểu được đúng thông tin muốn
truyền đạt và có thể thực hiện với những thơng
tin ấy.
• Concise (Súc tích): Ngắn gọn, cơ đọng, nên đi
thẳng vào vấn đề, nêu bật các nét chính của các
vấn đề cần thơng báo, báo cáo và trao đổi, thảo
luận.
• Correct (chính xác): các văn bản cần được viết
đúng, chính xác, khơng được viết sai lỗi chính
tả, khơng viết sai các con số, giá cả, ngày
tháng… các văn bản phải kiểm tra kỹ trước khi
phát hành.
132


• Complete (hoàn chỉnh): các văn bản phải hoàn
chỉnh, phải có đầy đủ những nội dung, những
phần, những điều kiện, điều khoản cần thiết.
• Consistency (nhất quán): giữa các ý, các phần
trong văn bản phải nhất quán với nhau.

• Courteous (lịch sự): lời văn phải lịch sự, nhã
nhặn. Hình thức trình bày cẩn thận, đẹp, sáng
sủa.
• Cautious (cẩn trọng): khi viết văn bản phải cẩn
trọng, không được viết những điều mình khơng
nắm chắc.

133


Các ngun tắc đàm phán trong KD
• Khơng được đánh giá thấp sự quan trọng của
tiền bạc. Phải biết quý trọng tiền bạc và biết
kiếm ra tiền để làm phương tiện cho cuộc sống.
Những doanh nhân biết kiếm ra tiền và sử dụng
đồng tiền một cách hợp lý sẽ luôn là một người
thành đạt.
• Khơng bao giờ đánh giá q cao tiền bạc. Tiền
bạc chỉ là phương tiện để đạt được những giá trị
đích thực của cuộc sống

134


• Bạn bao giờ cũng có nhiều bạn bè trong kinh
doanh, nhưng cần biết chọn người bạn chí cốt
nhất.
• Trong cuộc sống cũng như trong kinh doanh bạn
có thể có rất nhiều bạn, nhưng cần biết chọn
mình người bạn chí cốt nhất. Họ không chỉ là
điểm tựa tinh thần, mà cịn có thể là người tài
trợ vật chất cho bạn khi cần thiết.
• Đừng sợ khi phải nói: “Tơi khơng biết”.
• Nếu bạn khơng biết vệc gì đó, cứ nói thật, khơng
có gì xấu hổ khi khơng biết tất cả mọi việc. Khi
bạn nói là khơng biết và nhờ người khác chỉ cho
mình, bạn đã làm vui lịng người khác.

135


• Nói ít, nghe nhiều, hiểu nhiều mới là người thơng minh
• Giữ lời hứa, cho dù lớn hay nhỏ
• Không bao giờ muốn làm ăn với những kẻ bội tín. Khởi
điểm của bất cứ quan hệ kinh doanh tốt đẹp nào cũng là
lịng tin.
• Tất cả giao dịch đều có những đặc điểm riêng, địi hỏi
nhà quản trị phải linh hoạt, mềm dẻo, để có những biện
pháp xử lý thích hợp.
• Đối tác giao tiếp cũng rất đa dạng, có những người thích
từ tốn, dịu dàng, êm ái, lại có những người thích sơi nổi,
nhiệt tình. Do đó, trong giao tiếp kinh doanh phải nhanh
nhạy, linh hoạt, uyển chuyển, biết cách ứng phó trong
từng trường hộ cụ thể. Trong đàm phán kinh doanh phải
lấy nguyên tắc “đôi bên cùng có lợi” làm trọng.
136


• Hãy làm đúng ngay từ đầu
• Chẳng thà không làm cịn hơn làm qua loa, đại
khái
• Khả ái với mọi người
• Bộ mặt khả ái ln là vốn q giúp giao tiếp
thành cơng
• Biết chia sẻ cùng đồng nghiệp, đừng bao giờ
cướp cơng người khác
• Ln chủ động gánh vác công việc cùng các
đồng nghiệp.

137


Các quan niệm sai lầm về đàm phán
- Anh ta là cao thủ đàm phán bởi vì anh ta có năng
khiếu bẩm sinh (phải qua rèn luyện).

- Tay nghề đi đôi với bản lĩnh (không nên quá tự
tin vào kinh nghiệm).
- Càng mạo hiểm, càng hiệu quả (thiếu thận trọng
sẽ đánh mất tất cả nhanh chóng).

- Hành động theo trực giác (mọi việc có thể biến
đổi từng giờ, từng phút, khơng thể tin hồn tồn
vào cảm nhận chủ quan).


4. Các hình thức đàm phán
4.1. Căn cứ vào quốc tịch các chủ thể đàm phán:
–

Đàm phán trong nước

–

Đàm phán quốc tế

–

Đàm phán quốc tế khó hơn, cần xem xét kỹ
yếu tố ngơn ngữ, luật pháp, văn hóa.

4.2. Căn cứ vào số lượng:
–

Đàm phán song phương

–

Đàm phán đa phương

–

Đàm phán nhóm đối tác
139