Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI CƠNG TY
CỔ PHẦN CHỨNG KHỐN EVEREST

Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp

: LƯU TRỮ HỌC
: TS. TRẦN VIỆT HÀ
: VŨ THỊ HƯƠNG QUỲNH
: 1505LTHB068
: 2015-2019
: ĐH. Lưu trữ học 15B

HÀ NỘI - 2019


LỜI CẢM ƠN
Trước tiên, em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới T.S Trần Việt Hà ( Khoa Văn
thư – Lưu trữ ) đã từng bước hướng dẫn, giúp đỡ em trong q trình hồn thiện
đề tài khóa luận tốt nghiệp.

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ
trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, đã chỉ bảo về kiến thức chuyên môn và tinh thần
học tập độc lập, sáng tạo để em có được những kiến thức thực hiện đề tài khóa
luận tốt nghiệp của mình.
Em cũng xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo, cán bộ phịng Hành chính-Văn
phịng Cơng ty cổ phần chứng khoán Everest, đặc biệt em xin gửu lời cảm ơn
sâu sắc tới Luật sư Hồ Anh Khoa phòng Pháp chế Cơng ty cổ phần chứng
khốn Everest đã tạo điều kiện giúp đỡ cho em rất nhiều trong quá trình hồn
thiện khóa luận của mình.
Bên cạnh đó, em xin bày tỏ lịng cảm ơn sâu sắc của mình tới gia đình,
bạn bè - những người ln sát cánh, tạo mọi điệu kiện tốt nhất để em có thể thực
hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Trong q trình thực hiện đề tài tốt nghiệp, mặc dù đã cố gắng hết sức,
nhưng do thời gian và khả năng có hạn nên khơng thể tránh khỏi những thiếu
sót. Vì vậy, rất mong các thầy cơ giáo góp ý và giúp đỡ để khóa luận được hồn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Nhận thức được khóa luận tốt nghiệp là sản phẩm hoàn thiện của sinh
viên chuyên ngành Lưu trữ học khi ra trường, cần tới sự miệt mài của bản thân
và nhất là sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các thầy cơ giáo. Em đã tổng hợp
các kiến thức được học cùng kinh nghiệm và số liệu khảo sát thực tế nhằm hồn
thành khóa luận tốt nghiệp của mình.
Em xin cam đoan: Nội dung của khóa luận khơng sao chép của bất kỳ
khóa luận nào và là sản phẩm của chính bản thân em nghiên cứu thực tế xây
dựng lên. Mọi thông tin và nội dung sai lệch em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm
trước Hội đồng bảo vệ.

MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài .......................................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu : .................................................................................. 2
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề : ........................................................................ 2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu: .................................................................................. 4
5. Phương pháp nghiên cứu : .......................................................................... 4
6. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu................................................................... 5
7. Cấu trúc của đề tài ....................................................................................... 5
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI
CƠNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHỐN EVEREST ..................................... 7
1.1. Khái niệm ................................................................................................... 7
1.1.1. Khái niệm về công nghệ thông tin ......................................................... 7
1.1.2. Khái niệm về ứng dụng công nghệ thông tin ........................................ 7
1.2. Giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Công ty cổ phần Chứng khốn Everest ......................................... 7
1.2.1. Lịch sử hình thành Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest ................. 7
1.2.2. Chức năng ............................................................................................. 8
1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn ............................................................................. 9
1.2.4. Cơ cấu tổ chức ...................................................................................... 9
1.3. Ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải
quyết văn bản tại Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest: ....................... 11
1.4. Trách nhiệm quản lý và giải quyết văn bản tại Cơng ty cổ phần
Chứng khốn Everest .................................................................................... 12
1.4.1. Trách nhiệm của lãnh đạo Công ty cổ phần Chứng khốn Everest ... 12
1.4.2. Trách nhiệm của Trưởng phịng Hành chính...................................... 14
1.4.3. Trách nhiệm của nhân viên trong Cơng ty cổ phần Chứng khoán

Everest………………………………………………………………………………14


1.4.4.Trách nhiệm của văn thư trong Công ty cổ phần Chứng khốn
Everest………………………………………………………………………………15
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN CHỨNG KHOÁN EVEREST ............................................................. 17
2.1. Quy định về việc thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản
lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest ........ 17
2.2. Cơ sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý và giải quyết văn bản ....................................................................... 20
2.2.1. Hệ thống máy tính, máy in, máy scan ................................................. 20
2.2.2. Mạng Internet, mạng LAN .................................................................. 22
2.2.3. Hệ thống phần mềm ............................................................................ 24
2.3. Quy trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý và giải quyết
văn bản tại công ty cổ phần chứng khoán Everest ..................................... 26
2.3.1. Soạn thảo văn bản............................................................................... 26
2.3.2. Quy trình quản lý văn bản và giải quyết văn bản ............................... 30
2.4. Nhận xét, đánh giá chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý và giải quyết văn bản tại công ty cổ phần chứng khoán Everest. 46
2.4.1. Ưu điểm ............................................................................................... 46
2.4.2. Nhược điểm ......................................................................................... 47
2.4.3. Nguyên nhân ....................................................................................... 48
CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ GIẢI
QUYẾT VĂN BẢN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHỐN
EVEREST .......................................................................................................... 51
3.1. Hoạt động quản lý ................................................................................... 51
3.1.1. Thay đổi nhận thức, nâng cao tinh thần trách nhiệm của lãnh đạo,

nhân viên Công ty đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
và giải quyết văn bản .................................................................................... 51


3.1.2. Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông
tin trong quản lý và giải quyết văn bản ........................................................ 52
3.1.3. Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng
CNTT trong quản lý và giải quyết văn bản................................................... 54
3.1.4. Hướng dẫn bồi dưỡng về nghiệp vụ ứng dụng CNTT trong quản lý và
giải quyết văn bản ......................................................................................... 55
3.2. Giải pháp xây dựng hệ thống phần mềm quản lý và giải quyết văn
bản phục vụ điều hành công việc .................................................................. 56
3.2.1. Nguyên tắc xây dựng hệ thống ............................................................ 56
3.2.2. Yêu cầu chức năng hệ thống đối với việc thực hiện nghiệp vụ........... 58
3.2.3. Yêu cầu về quản trị hệ thống phần mềm ............................................. 66
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 68
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 70
PHỤ LỤC ........................................................................................................... 72


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Thứ tự

Chữ cái viết tắt

Chữ viết đầy đủ

1

CSDL

Cơ sở dữ liệu

7

CHXHCN

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa

10

GDCK

Giao dịch chứng khốn

11

HĐQT

Hội đồng quản trị

12

CNTT

Cơng nghệ thơng tin

13

EVS

Cơng ty cổ phần Chứng khoán
Everest


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin địi hỏi cần
phải có một phương pháp làm việc hiện đại và hiệu quả, đặc biệt là việc ứng
dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý văn bản tại các cơ quan, tổ
chức. Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học – cơng nghệ thì ngày nay hầu
như mọi giao dịch công việc của các cơ quan, tổ chức đều được thực hiện trong
môi trường mạng, văn bản điện tử từ đây được sản sinh ra nhiều và ngày càng
chiếm ưu thế hơn so với văn bản giấy. Đứng trước những u cầu thực tiễn đó
thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản nói
riêng cũng như trong cơng tác văn thư nói chung, đã được Đảng và Nhà nước
quan tâm từ lâu. Điều đó được cụ thể hóa bằng các văn bản quy phạm pháp luật
như : Chỉ thị số 58/CTTW ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng về ứng dụng
công nghệ thơng tin phục vụ sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa, Nghị
quyết Đại hội Đảng lần thứ VIII… Thêm vào đó là văn bản của Chính phủ về
việc ứng dụng công nghệ thông tin như: Luật Giao dịch điện tử được Quốc hội
thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2005. Đây đều là hệ thống những văn bản yêu
cầu các cơ quan, tổ chức áp dụng việc quản lý văn bản bằng mơ hình văn bản
điện tử thay thế văn bản giấy để góp phần điều hành hoạt động quản lý và trao
đổi thơng tin được nhanh chóng và thuận tiện.
Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest là cơ quan thực hiện chức năng
quản lý giao dịch cổ phiếu trên sàn chứng khoán. Hàng năm, để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của mình trong việc quản lý, điều hành, trao đổi thơng tin, Cơng
ty cổ phần Chứng khốn Everest đã ban hành hàng ngàn văn bản đi, cũng như

tiếp nhận hàng ngàn văn bản đến . Qua khảo sát thực tế, hiện nay Công ty chưa
ban hành các quy định về quản lý văn bản và mới chỉ ứng dụng công nghệ thông
tin vào việc soạn thảo văn bản, còn chưa triển khai quản lý văn bản trên máy.
Hầu hết các văn bản do cơ quan soạn thảo được in ra giấy và sau đó làm các thủ
tục để phát hành. Chỉ có một số ít các báo cáo tài chính, báo cáo thường niên
mới được cập nhật trên website của Công ty. Vậy nên, hầu hết các văn bản đi –
1


đến của Công ty đều được quản lý và trao đổi dưới dạng văn bản giấy.
Là một sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội, được thực tập tại Công ty, nhận thấy tầm quan trọng của việc ứng dụng
CNTT trong quản lý văn bản phục vụ công tác xử lý và điều hành công việc, em
đã quyết định lựa chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và
giải quyết văn bản tại Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest’’ là khóa luận tốt
nghiệp của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu :
Đề tài của em hướng đến những mục tiêu cơ bản sau:
Thứ nhất là, tìm hiểu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác quản lý và giải quyết văn bản tại Cơng ty cổ phần Chứng khốn
Everest.
Thứ hai là, đề xuất các giải pháp nhằm xây dựng, hoàn thiện và nâng cao
chất lượng, hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và
giải quyết văn bản tại Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest.
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề :
Ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác văn thư nói chung, quản
lý và giải quyết văn bản nói riêng là đề tài được nhiều tác giả đặc biệt quan tâm
thể hiện ở các cơng trình nghiên cứu khoa học, tiêu biểu như:
Thứ nhất, đối với đề tài nghiên cứu khoa học có thể kể đến đề tài :
“Quản lý và sử dụng văn bản điện tử phục vụ điều hành và xử lý công việc trong

môi trường mạng tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội’’ do tác giả Trần Việt Hà
chủ nhiệm. Đây là đề tài đã nghiên cứu, phân tích được một số vấn đề mang tính
lý luận và pháp lý của việc quản lý và sử dụng văn bản điện tử, đồng thời cũng
đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường quản lý và sử dụng văn bản điện tử
góp phần nâng cao cơng tác ứng dụng cơng nghệ thông tin vào việc quản lý và
giải quyết văn bản thông qua môi trường mạng.
Thứ hai, đối với Luận văn Thạc sĩ có thể kể đến đề tài của tác giả Lê Tuấn
Hùng đó là: “Ứng dụng cơng nghệ thông tin trong quản lý văn bản – một số giải
pháp để hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý của Bộ Khoa học - Công nghệ’’.
2


Đây là đề tài có nội dung khẳng định việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn
bản là một giải pháp quan trọng để hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý. Bên
cạnh đó cũng xác định rõ mục tiêu của việc ứng dụng CNTT và yêu cầu về các
chức năng của phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý văn bản…
Thứ ba, đối với Khóa luận tốt nghiệp có các đề tài có liên quan sau đây:
• “Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ’’ của sinh viên
Phan Thị Hải Ninh trường Đại học Nội vụ Hà Nội khóa học 2013- 2017;
• “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại
ủy ban nhân dân thành phố Cẩm Phả” của sinh viên Phạm Ngọc Anh trường
Đại học Nội vụ Hà Nội khóa học 2014-2018;
• “Tìm hiểu việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải
quyết văn bản tại cục quản lý đấu thầu Bộ Kế hoạch và đầu tư” của sinh viên
Đặng Thị Luyến trường Đại học Nội vụ Hà Nội khóa học 2013-2015;
• Đồng thời cũng có một số khóa luận của sinh viên trường Khoa học xã
hội và nhân văn với chủ đề tương tự như : “Ứng dụng CNTT trong công tác văn
thư tại UBND thành phố Hà Nội’’ của sinh viên Phạm Thị Bích Thảo, hay tại
UBND tỉnh Bắc Giang của sinh viên Trần Thị Kim Linh UBND tỉnh Hà Tây của
sinh viên Nguyễn Thúy Hường,… Các đề tài này đã trình bày và mô tả được nội

dung về các thao tác nghiệp vụ văn thư khi ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ
quan, tổ chức.
Thứ ba, phải kể đến đó là các cuốn sách có liên quan đến đề tài nghiên
cứu như sau:
• Cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư – lưu trữ” của
TS. Dương Văn Khảm, nhà xuất bản Chính trị Quốc gia Hà Nội, năm 1994 đã
đề cập đến các vấn đề như vai trị của CNTT trong cơng tác văn thư và một số
hoạt động quản lý và giải quyết văn bản.
• Cuốn sách “Lý luận và phương pháp trong cơng tác văn thư” của PGS.
Vương Đình Quyền, nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2011 đối với
đề tài này giúp ta có thêm sự hiểu biết về về cơng tác văn thư sau đó có thể ứng
dụng CNTT vào những hoạt động quản lý văn bản cụ thể.
3


Thứ tư, đối với các tạp chí có liên quan có thể kể đến bài viết của tác giả
Kiều Mai như “Vài nét về Ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ vụ việc ở Văn
phịng Chính phủ’’ và đề án 112 với việc quản lý văn bản và quản lý hồ sơ vụ
việc ở Văn phịng Chính phủ cũng đã đề cập đến một phần nội dung của Ứng
dụng CNTT trong công tác văn thư.
Như vậy, các đề tài và tài liệu nêu trên đều có đề cập đến việc ứng dụng
CNTT trong công tác quản lý văn bản. Tuy nhiên, điều đặc biệt ở đây là hiện
nay chưa có một đề tài nào nghiên cứu một cách đầy đủ và tồn diện về đề tài
“Ứng dụng cơng nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại Cơng ty cổ
phần Chứng khốn Everest’’. Do đó, em quyết định lựa chọn đề tài này làm đề
tà khóa luận tốt nghiệp của mình.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Để thực hiện được những mục tiêu đề ra, khóa luận sẽ tập trung giải
quyết những nhiệm vụ sau:
• Nghiên cứu chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cơng

ty cổ phần Chứng khốn Everest, tình hình cơng tác văn thư tại Cơng ty cổ phần
Chứng khốn Everest;
• Nghiên cứu về hệ thống các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản;
• Khảo sát thực trạng quản lý và giải quyết văn bản tại Cơng ty cổ phần
Chứng khốn Everest.
5. Phương pháp nghiên cứu :
Để thực hiện đề tài này, em đã thực hiện được các phương pháp sau:
• Phương pháp khảo sát: Dựa trên tình hình thực tế của cơ quan, em sử
dụng phương pháp này để khảo sát tình hình ứng dụng và khai thác phần mềm
quản lý văn bản trong q trình giải quyết cơng việc tại các phịng, ban của
Cơng ty.
• Phương pháp phỏng vấn, đây là phương pháp được sử dụng để thực
hiện đối với hầu hết các phịng, ban của Cơng ty. Việc phỏng vấn này tạo điều
kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể từng vấn đề trong q trình ứng dụng cơng nghệ
4


thông tin trong công tác văn thư của Công ty cổ phần Chứng khốn Everest.
• Phương pháp phân tích tổng hợp mục đích nhằm tìm ra những ưu điểm
để kế thừa, phát triển; hạn chế và nguyên nhân hạn chế của việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Cơng ty.
• Phương pháp hệ thống, thống kê, so sánh: Sử dụng phương pháp này
thông qua việc căn cứ vào tình hình thực tế ứng dụng, khai thác phần mềm quản
lý văn bản của cơ quan để từ đó so sánh với tình hình ứng dụng cơng nghệ thông
tin của các cơ quan khác.
6. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
6.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest.

6.2. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT trong quản
lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest từ năm 2017
đến nay.
Phạm vi về khơng gian: Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest gồm có 2
chi nhánh: chi nhánh Hội sở chính Bà Triệu tại thành phố Hà Nội và chi nhánh
Hàm Nghi tại thành phố Hồ Chí Minh. Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian
nghiên cứu nên nội dung đề tài chỉ tập trung nghiên cứu về công tác quản lý và
giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khốn Everest (chi nhánh Hội sở
chính Bà Triệu) mà chưa thể mở rộng phạm vi nghiên cứu đến chi nhánh Hàm
Nghi tại thành phố Hồ Chí Minh. Bên cạnh đó, nội dung của đề tài chủ yếu tập
trung vào việc nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp chỉ mang tính chất
định hướng để làm cơ sở cho việc thiết kế phần mềm quản lý và giải quyết văn
bản phục vụ cho hoạt động điều hành quản lý và giải quyết công việc tại Công
ty cổ phần Chứng khốn Everest.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngồi phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục đề tài
bao gồm 03 chương:
5


Chương 1: Khái quát chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý và giải quyết văn bản tại Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và
giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng
khoán Everest.

6

CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI CƠNG TY CỔ
PHẦN CHỨNG KHỐN EVEREST
1.1. Khái niệm
1.1.1. Khái niệm về công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin, viết tắt CNTT, (tên tiếng anh: Information
Technology hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần
mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông
tin.
Ở nước ta hiện nay, khái niệm CNTT được hiểu và định nghĩa trong nghị
quyết Chính Phủ 49/CP ký ngày 04/08/1993: “Cơng nghệ thơng tin là tập hợp
các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ
yếu là kỹ thuật máy tính viễn thơng – nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu
quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh
vực hoạt động của con người và xã hội”.
1.1.2. Khái niệm về ứng dụng công nghệ thông tin
Căn cứ vào Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ban hành ngày
29/6/2006 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2017) Quốc hội nước Cộng hòa
xã hội chủ nghĩa Việt Nam, quy định khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin
được định nghĩa như sau:
“Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công nghệ thông tin vào
các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và
các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các
hoạt động này’’.
1.2. Giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu
tổ chức của Công ty cổ phần Chứng khốn Everest
1.2.1. Lịch sử hình thành Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest

Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Everest (“Everest Securities”), chính thức
được thành lập và đi vào hoạt động theo Giấy đăng ký kinh doanh số
7


0103015027 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 22/12/2006 và
Giấy phép hoạt động kinh doanh chứng khoán số 48/UBCK-GPHĐKD do Ủy
ban Chứng khoán Nhà nước cấp ngày 29/12/2006. Với số vốn điều lệ hiện nay
là 600.000.000.000 đồng, Everest Securities tự hào là một trong những công ty
cung cấp đầy đủ tất cả các dịch vụ chứng khốn chun nghiệp trên thị trường
vốn, ln sát cánh, hỗ trợ khách hàng, không ngừng cải tiến công nghệ để kịp
thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Kể từ khi thành lập tới nay, Everest Securities luôn cam kết đặt lợi ích của
khách hàng lên hàng đầu và xây dựng sự tin tưởng của khách hàng trên cơ sở
chất lượng của dịch vụ cung cấp. Bên cạnh các dịch vụ cơ bản và phục vụ trực
tiếp lợi ích của các nhà đầu tư trên thị trường vốn như: môi giới chứng khoán,
lưu ký chứng khoán, tư vấn đầu tư chứng khoán, Everest Securities đã trở thành
một địa chỉ tin cậy đối với các doanh nghiệp có nhu cầu về dịch vụ tư vấn tài
chính như: phát hành chứng khốn huy động vốn, cổ phần hóa, niêm yết chứng
khốn, tái cơ cấu, sáp nhập doanh nghiệp,…
1.2.2. Chức năng
Ngày nay các cơ quan, tổ chức để đưa đơn vị mình ngày càng phát triển
mạnh mẽ yêu cầu đều phải xây dựng được những chức năng riêng phù hợp với
từng ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của mình, nhận thức được tầm quan trọng
đó Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest đã ban hành những quy định chức
năng riêng của công ty như sau:
Tại điều 1, Quyết định số 791/2006/QĐ-EVS ban hành ngày 29 tháng 12
năm 2006 Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cơng ty Cổ phần
Chứng khốn Everest, quy định chức năng của Công ty thực hiện 4 chức năng
chủ yếu sau đây:

1. Tạo ra cơ chế huy động vốn linh hoạt giữa người có tiền nhàn rỗi đến
người sử dụng vốn (thông qua cơ chế phát hành và bảo lãnh phát hành).
2. Cung cấp cơ chế giá cả cho giao dịch (thông qua hệ thống khớp giá
hoặc khớp lệnh).
3. Tạo ra tính thanh khoản cho chứng khoán (hoán chuyển từ
8


chứng khoán ra tiền mặt, và ngược lại từ tiền mặt ra chứng khốn một cách
dễ dàng).
4. Góp phần điều tiết và bình ổn thị trường (thơng qua hoạt động
tự doanh hoặc vai trò nhà tạo lập thị trường).
1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
Để thực hiện chức năng trong hoạt động kinh doanh của mình Cơng ty cổ
phần Chứng khốn Everest đã ban hành những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể để
định ra hướng đi tốt nhất cho sự phát triển của Cơng ty, điều đó được thể hiện
bằng việc Cơng ty đã ban hành văn bản quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của
mình như sau:
Tại điều 2, Quyết định số 791/2006/QĐ-EVS ban hành ngày 29 tháng 12
năm 2006 Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần
Chứng khoán Everest, quy định nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty thực hiện
những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
• Một là, nhiệm vụ mơi giới chứng khốn;
• Hai là, nhiệm vụ bảo lãnh phát hành chứng khốn;
• Ba là, nhiệm vụ tư vấn tài chính và đầu tư chứng khoán.
(Phụ lục 1: Quyết định số 791/2006/QĐ-EVS ban hành ngày 29 tháng 12
năm 2006 Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần
Chứng khốn Everest)
1.2.4. Cơ cấu tổ chức
Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest được tổ chức theo mơ hình cơng ty

cổ phần, đứng đầu là Đại Hội Đồng Cổ đông; Ban Kiểm soát; Hội đồng Quản trị
và tiểu ban trực thuộc Hội đồng Quản trị; Ban Điều hành Công ty - Ban Điều
hành đứng đầu là Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc.
Cơ cấu tổ chức được được xây dựng theo hệ thơng các phịng ban
chun mơn trực thuộc bao gồm 11 phịng ban như sau:
• Phịng Tài chính kế tốn;
• Phịng Tổng hợp;
• Phịng Truyền thơng – Marketing;
9


• Phịng Cơng nghệ Thơng tin (IT);
• Phịng Mơi giới;
• Phịng Dịch vụ khách hàng;
• Phịng Pháp chế;
• Phịng Kiểm sốt nội bộ;
• Phịng Quản trị rủi ro;
• Phịng Phân tích và tư vấn đầu tư;
• Phịng Tư vấn Tài chính doanh nghiệp.
• Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức bộ máy của Cơng ty cổ phần Chứng khốn
Everest

10


1.3. Ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và
giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khoán Everest:
Trong giai đoạn bùng nổ về CNTT như hiện nay, CNTT dần trở thành
một xu thế tất yếu đối với mọi ngành nghề lĩnh vực như: văn hóa, y tế, giáo dục,
chính trị,… Nhận thức được tầm quan trọng đó các tổ chức doanh nghiệp hiện

nay đã đặt cơng nghệ thơng tin là tiêu chí hàng đầu cho sự cạnh tranh, tồn tại và
phát triển. Khơng nằm ngồi guồng xoay của sự phát triển CNTT như vũ bão đó
Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest cũng đã nhận thức được ý nghĩa tầm
quan trọng của việc ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lý và giải quyết
văn bản của mình tránh bị loại ra khỏi cuộc cạnh tranh để tồn tại và phát triển.
Ứng dụng cơng nghệ thơng tin sẽ góp phần vào việc giải phóng sức lao
động của con người, giúp chúng ta thay thế lao động thủ cơng bằng tự động hóa
đồng thời tạo ra hiệu quả hơn, chất lượng hơn, đáp ứng kịp thời những yêu cầu
của thời cuộc. Đặc biệt áp dụng tự động hóa trong nhiều khâu nghiệp vụ của
công tác văn thư như: soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản,… Giúp cho việc xử
lý thông tin được đầy đủ, kịp thời và chính xác nhất thơng qua đó lãnh đạo cơ
quan, doanh nghiệp sẽ giải quyết , điều hành cơng việc của cơ quan được nhanh
chóng và hiệu quả. Nhờ vậy mà hiệu quả hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp
ngày một nâng cao, năng suất chất lượng công việc được đảm bảo, tăng cường
khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, đồng thời góp phần tạo nên một
phương pháp làm việc khoa học và hiện đại đối mọi cán bộ, nhân viên trong cơ
quan, doanh nghiệp.
Ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lý và giải quyết văn bản tại
Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quan
trọng như sau:
Thứ nhất, giúp đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, góp phần cung
cấp những tư liệu, tài liệu, số liệu thật sự đáng tin cậy để phục vụ cho mục đích
chính đáng của Cơng ty. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những
căn cứ, những bằng chứng để phục vụ cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp.
11


Thứ hai, tạo điều kiện giúp cho cán bộ, nhân viên giải quyết xử lý cơng
việc một cách nhanh chóng và nâng cao hiệu suất công việc, đáp ứng được các
yêu cầu của cơ quan, doanh nghiệp đặt ra. Cán bộ, nhân viên có thể kiểm tra,

đúc rút kinh nghiệm thông qua phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc trên hệ
thống hồ sơ, tài liệu. Giúp cho mọi cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp thực
hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả, đây cũng chính là
những mục tiêu và yêu cầu đặt ra đối với mọi cơ quan doanh nghiệp hiện đại
ngày nay.
Thứ ba, góp phần xây dựng cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực
của cơ quan, doanh nghiệp. Giúp giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt
động của doanh nghiệp để phục vụ cho việc điều hành, kiểm tra, giám sát. Bên
cạnh đó cũng góp phần vào việc bảo vệ những thơng tin bí mật ảnh hưởng đến
sự tồn vong của doanh nghiệp.
1.4. Trách nhiệm quản lý và giải quyết văn bản tại Cơng ty cổ phần
Chứng khốn Everest
Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với nhiều mức độ phức tạp
khác nhau. Tùy thuộc vào cương vị công tác và khả năng, mỗi người trong Công
ty có thể tham gia vào những nội dung nhất định. Để công việc thực hiện được
thuận lợi, Công ty cổ phần Chứng khốn Everest đã có sự phân cơng nhiệm vụ
cụ thể cho từng người, từng bộ phận trong Công ty.
Trách nhiệm quản lý và giải quyết văn bản tại Cơng ty cổ phần Chứng
khốn Everest được quy định tại Quy chế về công tác Văn thư, lưu trữ của
Công ty cổ phần Chứng khoán Everest (Ban hành kèm theo Quyết định số
232/2017/QĐ-EVS ngày 18 tháng 5 năm 2017 về việc ban hành Quy chế công
tác văn thư, lưu trữ của Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest).
Theo đó có thể tóm lại như sau:
1.4.1. Trách nhiệm của lãnh đạo Cơng ty cổ phần Chứng khốn
Everest
Lãnh đạo Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest có trách nhiệm quản lý
cơng tác văn thư trong cơ quan, tổ chức mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn
12

thư cho cơ quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc.
Công tác văn thư của Công ty cổ phần Chứng khốn Everest có làm tốt
hay khơng , trước hết là phụ thuộc vào lãnh đạo. Để làm tốt nhiệm vụ này, lãnh
đạo, cụ thể là Giám đốc Cơng ty có trách nhiệm như sau:
• Tổ chức, xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy
định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;
• Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu
trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi phạm
pháp luật về cơng tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
Ngồi ra, lãnh đạo Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest có trách nhiệm
giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan, tổ chức. Có thể
giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết, nhưng vẫn phải
chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó. Lãnh đạo Cơng ty
cổ phần Chứng khoán Everest phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan, tổ
chức theo quy chế làm việc của Công ty.
Để giúp việc cho Tổng giám đốc trong công tác văn thư – lưu trữ, các
Giám đốc có trách nhiệm sau :
• Trực tiếp phụ trách, chỉ đạo: Phịng Hành chính Tổng hợp, các phịng
ban chun mơn, các chi nhánh trực thuộc Cơng ty cổ phần Chứng khốn
Everest
• Giúp Tổng giám đốc ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,
các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư,
lưu trữ;
• Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu
trữ;
• Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
• Phối hợp với Thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
pháp luật về văn thư, lưu trữ;
• Sơ kết, tổng kết cơng tác văn thư, lưu trữ;
• Thực hiện cơng tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.

13


Ngồi ra, tùy vào điều kiện cụ thể của Cơng ty cổ phần Chứng khốn
Everest mà lãnh đạo có thể làm một số công việc cụ thể như xem xét và cho ý
kiến về phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn
thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn thư ở
cơ quan.
1.4.2. Trách nhiệm của Trưởng phịng Hành chính
Trưởng phịng Hành chính là người trực tiếp giúp Tổng giám đốc tổ chức
quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Cơng ty
cổ phần Chứng khốn Everest.
Trưởng phịng Hành chính tại Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest
phải trực tiếp làm các cơng việc sau:
• Xem xét tồn bộ văn bản đến để phân công cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo với lãnh đạo Công ty cổ phần Chứng khốn Everest về những cơng việc
quan trọng.
• Ký thừa lệnh Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest một số văn bản
được lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phịng trực tiếp ban hành.
• Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của Công ty cổ phần Chứng
khốn Everest
• Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành
• Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi
• Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo Cơng ty cổ phần
Chứng khoán Everest giao trách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ
của văn thư chuyên trách.
• Trưởng phịng Hành chính có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của
mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
1.4.3. Trách nhiệm của nhân viên trong Công ty cổ phần Chứng khốn
Everest

Tất cả cán bộ nhân viên trong Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest nói
chung phải thực hiện đầy đủ những nội dung cơng tác văn thư có liên quan đến
phần việc của mình, cụ thể là:
14


• Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo u cầu của lãnh đạo Cơng
ty cổ phần Chứng khốn Everest;
• Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình;
• Lập hồ sơ cơng việc của mình và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy
định.
• Bảo đảm giữ gìn bí mật, an tồn văn bản;
• Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể theo quy chế công tác văn
thư của Công ty cổ phần Chứng khốn Everest.
1.4.4. Trách nhiệm của văn thư trong Cơng ty cổ phần Chứng khoán
Everest
1.4.4.1. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
• Nhận văn bản đến;
• Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến;
• Trình văn bản đến;
• Đăng ký văn bản đến;
• Chuyển giao văn bản đến;
• Giúp Trưởng phịng Hành chính theo dõi thời hạn giải quyết văn bản
đến.
1.4.4.2. Đối với việc quản lý văn bản đi
• Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi;
• Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi;
• Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu;
• Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;
• Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ

chuyển giao văn bản.
1.4.4.3. Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
• Giúp Trưởng phịng Hành chính xây dựng danh mục hồ sơ và hướng
dẫn lập hồ sơ theo danh mục;
• Giúp Trưởng phịng Hành chính kiểm tra, đơn đốc việc lập hồ sơ và nộp
15


lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành;
• Hồn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ hiện hành.
1.4.4.4. Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu:
• Bảo đảm an tồn con dấu của cơ quan (Bao gồm dấu Cơng ty cổ phần
Chứng khốn Everest, dấu văn phịng, dấu chức danh);
• Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của
Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest.
Ngồi những nhiệm vụ chính nói trên, tùy theo năng lực và u cầu cụ
thể của Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest mà văn thư chuyên trách có thể
được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy văn bản, trực điện
thoại, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các chi nhánh trực thuộc.
*Tiểu kết
Hiện nay việc ứng dụng CNTT vào quy trình quản lý và giải quyết văn
bản đã và đang được sử dụng phồ biến tại các cơ quan, tổ chức, những vấn đề về
công tác này đã được khá nhiều tác giả quan tâm trong các cơng trình nghiên
cứu, các cuộc hội thảo,… Đối với đề tài nghiên cứu của em là “tìm hiểu về việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và giải quyết văn bản tại Công ty
cổ phần Chứng khoán Everest’’. Trong chương 1, em đã giới thiệu khái qt
những vấn đề chung về Cơng ty, phân tích và làm rõ ỹ nghĩa tầm quan trọng của
việc ứng dụng CNTT trong quản lý và giải quyết văn bản. Nghiên cứu thực
trạng, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân để từ đó đưa ra các giải
pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT tại Công ty cổ phần Chứng khoán

Everest sẽ được làm rõ trong Chương 2 của đề tài.

16


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN
LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG
KHOÁN EVEREST
Ứng dụng CNTT trong quản lý và giải quyết văn bản đã được các cơ
quan, tổ chức doanh nghiệp ở Việt Nam triển khai thực hiện cách đây từ rất lâu.
Trong đó để quy định và hướng dẫn cụ thể về vấn đề này, các cơ quan Nhà nước
có thẩm quyền đã ban hành hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, bên cạnh
đó một số các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý ngành cũng được ra đời.
Trong chương 2, em tập trung nghiên cứu các văn bản hướng dẫn, khảo sát thực
trạng tình hình ứng dụng CNTT trong quản lý và giải quyết văn bản tại Cơng ty
cổ phần Chứng khốn Everest nhằm đánh giá và đề xuất các giải pháp tăng
cường xây dựng hệ thống phần mềm quản lý và giải quyết văn bản trực tuyến,
hỗ trợ đắc lực cho hoạt động điều hành quản lý và giải quyết công việc của
Công ty.
2.1. Quy định về việc thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý và giải quyết văn bản tại Cơng ty cổ phần Chứng khốn Everest
Để thống nhất cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản
lý và giải quyết văn bản tại Công ty cổ phần Chứng khốn Everest, Tổng giám
đốc Cơng ty cổ phần Chứng khoán Everest đã quán triệt thực hiện theo hệ thống
các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước có liên quan như sau:
Thứ nhất, Quyết định số 128/2000/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ
ban hành quy định về một số chính sách và biện pháp khuyến khích đầu tư và
phát triển công nghiệp phần mềm
Thứ hai, Luật giao dịch điện tử ngày 29/11/2005 của Quốc hội nước

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành quy định về giao dịch điện tử
trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương
mại và các lĩnh vực khác do Pháp luật quy định. Trong đó Luật có đề cập đến
một số vấn đề như: Giá trị pháp lý của tài liệu điện tử, chữ ký điện tử, thông
17


điệp dữ liệu, các vấn đề về an ninh, an toàn, bảo mật trong giao dịch điện tử và
lưu trữ thông điệp dữ liệu,...
Thứ ba, Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ban hành ngày
29/6/2006 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2017) Quốc hội nước Cộng hòa
xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua đã đề ra các quy định về hoạt động ứng
dụng và phát triển CNTT và đưa ra các biển pháp bảo đảm ứng dụng CNTT và
phát triên CNTT của các cơ quan, tổ chức cá nhân. Qua đó góp phần xây dựng
hành lang pháp lý cho hoạt động giao dịch điện tử làm cơ sở xây dựng phần
mềm quản lý và giải quyết văn bản phù hợp với các cơ quan doanh nghiệp hiện
nay.
Thứ tư, Luật Lưu trữ năm 2011 được Quốc hội thông qua và có hiệu lực
thi hành từ 01/7/2012 trong đó Luật lưu trữ có nêu rõ: “Tài liệu lưu trữ điện tử
là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa
từ tại liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp
ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, đảm bảo tính kế thừa, tính thống
nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo
phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt. Tài liệu lưu trữ trên các vật
mang tin khác khơng có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa”.
Thứ năm, Quyết định số 257/QĐ-UBCK ngày 02/11/2012 của Ủy ban
chứng khoán Nhà nước phê duyệt kế hoạch tổng thế ứng dụng công nghệ thông
tin trong hoạt động của các Cơng ty Chứng khốn, giai đoạn 2013-2017 và định
hướng đến năm 2020.

Thứ sáu, Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ
quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn
thư bao gồm: quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp
lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý
tài liệu điện tử.
Thứ bảy, Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ
quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu
18