Tài liệu Trau chuốt các văn bản của sếp pdf

Trau chuốt các văn bản của sếp
Những bài viết hay báo cáo của các sếp luôn là cơ hội lớn để họ gây được ấn tượng với
người khác. Không ít vị quan chức đã từng đọc đoạn nọ xọ đoạn kia chỉ vì những lỗi bất
cẩn. Do vậy, kể cả khi việc viết lách được các sếp khoán gọn cho các trợ lý của mình thì
họ vẫn cần phải có khả năng để tự kiểm tra lại những văn bản này.
Một số tổ chức gần như đã thất bại trong công việc làm ăn chỉ đơn giản là vì các bài viết, văn
bản, báo cáo kế hoạch, thông cáo báo chí…của sếp có quá nhiều lỗi sai không đáng có, về ngữ
pháp, chính tả, từ ngữ, dấu chấm câu
Chính những văn bản ấy là thứ công cụ hiệu quả để thể
hiện hình ảnh và uy tín của mỗi nhà lãnh đạo. Trái lại, nếu
văn bản của các sếp được phát ra rộng rãi mà lại chứa đựng
quá nhiều sai sót, nó sẽ làm xấu đi hình ảnh của họ.
Bởi vậy, thay vì phải dựa dẫm, ỷ lại vào cấp dưới, bạn nên tự thân vận động, trau dồi khả năng
viết lách của mình để hiệu quả hơn trong công việc, nâng cao hình ảnh và vị thế của mình.
* Hãy tham khảo các nguồn tài liệu hữu ích cho bài viết của bạn. Mỗi khi phải chuẩn bị các
báo cáo, văn bản quan trọng, bạn hãy đặt bên mình những cuốn sách rèn luyện, hướng dẫn về
ngữ pháp, kỹ năng soạn thảo văn bản trong công việc (tuỳ thuộc vào mỗi ngành nghề riêng của
bạn). Quan trọng nhất là các cuốn từ điển để bạn có thể kiểm tra lại tính chính xác của từ ngữ và
các tài liệu hướng dẫn cách đặt câu cũng như dấu chấm câu đúng. Ngoài các thư viện, nhà sách
trung tâm, bạn cũng có thể tìm kiếm những tài liệu này trên mạng Internet.
* Bạn cũng cần lựa chọn khoảng thời gian và địa điểm phù hợp để tập trung vào việc soạn
thảo. Nếu có thể, hãy tránh viết lách khi bạn đang mất tập trung, ức chế về các vấn đề trong
công việc hay quá mệt mỏi sau một ngày làm việc vất vả tại cơ quan. Bạn cũng khó có thể cầm
bút tốt tại một văn phòng ồn ào, bận rộn, với tiếng chuông điện thoại réo inh ỏi… Hãy nhớ, một
bài viết mạch lạc, chỉn chu thể hiện trí tuệ minh mẫn của bạn. Và một khi bạn đã thu thập và thể
hiện tốt được đầy đủ các ý kiến mình cần truyền đạt, bạn sẽ cảm thấy thật tự tin, thoải mái và
thuyết phục được người đọc nhiều hơn.
* Ngoài ra, bạn nên dành thời gian nhất định để kiểm tra và trau chuốt lại một cách kĩ lưỡng
các bài viết, văn bản của mình. Việc tuân thủ chặt chẽ trình tự bốn bước kiểm tra sau sẽ rất hữu
ích cho các nhà lãnh đạo:
+ Trước hết, tập trung phát hiện các lỗi sai được thể hiện rõ ràng trong văn bản, chẳng hạn như

các lỗi chính tả, ngắt câu không đúng cách, các câu văn sai ngữ pháp, lặp từ quá nhiều trong
một đoạn…
+ Sau đó, đọc thành tiếng bài viết của bạn (bạn đừng ngại việc phải đọc to lên), làm như thế sẽ
giúp bạn dễ dàng phát hiện ra các câu chữ còn tối nghĩa, lủng củng, gây hiểu nhầm và phản cảm
cho người đọc.
+ Tại lần kiểm tra thứ ba, hãy phát hiện thêm những chỗ sai sót một lần nữa, tập trung vào
những điểm bất hợp lý và mâu thuẫn nhau còn tồn tại trong văn bản.
+ Cuối cùng, bạn sẽ phải kiểm tra lại tổng thể nội dung, hình thức, bố cục trình bày và tính thống
nhất của mỗi bài viết.
* Bạn cũng có thể tham khảo và viện đến sự giúp đỡ của các chuyên gia trong lĩnh vực
này…Với những văn bản, thông cáo báo chí, báo cáo kế hoạch có ý nghĩa quan trọng cho công
ty hoặc tổ chức của bạn, bạn có thể tìm đến các chuyên gia về viết lách để họ có thể tư vấn hoặc
làm thay cho bạn công việc này.
Địa chỉ hữu ích cho bạn là các văn phòng tư vấn, hoặc các website quản trị. Ngoài phong cách
viết lách đạt chuẩn, mẫu mực, đây là nơi có những người có nhiều kinh nghiệm trong việc nâng
cao hình ảnh, vị thế, tạo phong cách riêng của nhà quản lí qua mỗi bài viết. Hãy học hỏi và ghi
nhớ thật kĩ những kinh nghiệm quý báu của những vị chuyên gia này, lưu lại các bản thảo để
những khi cần thiết, bạn có thể tự làm lấy thay vì lại phải tốn kém thêm các khoản tiền để thuê
mướn hoặc để được họ tư vấn.
Quang Dũng
Theo The INC