KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG CƠ SỞ KINH DOANH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG
KHOA QUẢN TRỊ DỊCH VỤ DU LỊCH & LỮ HÀNH
――――

TIỂU LUẬN CUỐI KÌ MƠN HỌC
QUẢN TRỊ KINH DOANH SỰ KIỆN
Đề tài:

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
KHAI TRƯƠNG CƠ SỞ KINH DOANH
SINH VIÊN THỰC HIỆN
MÃ SINH VIÊN
NHÓM
NGƯỜI CHẤM 1

NGƯỜI CHẤM 2

HÀ NỘI – 2020
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG
KHOA QUẢN TRỊ DỊCH VỤ DU LỊCH & LỮ HÀNH
――――


TIỂU LUẬN CUỐI KÌ MƠN HỌC
QUẢN TRỊ KINH DOANH SỰ KIỆN
Đề tài:

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
KHAI TRƯƠNG CƠ SỞ KINH DOANH
SINH VIÊN THỰC HIỆN
MÃ SINH VIÊN

NHÓM
NGƯỜI CHẤM 1

NGƯỜI CHẤM 2

HÀ NỘI – 2020

1


MỤC LỤC

1


LỜI MỞ ĐẦU
Trong điều kiện kinh doanh ngày nay, khi sản phẩm ngày càng phong phú và
đa dạng, người tiêu dùng luôn đối mặt với quá nhiều s ự l ựa ch ọn khác nhau. H ọ
đã gặp khó khăn trong việc phân biệt và đánh giá sản phẩm. Các doanh nghiệp
ln tìm cách tạo một hình ảnh, phong cách riêng cho s ản ph ẩm c ủa mình nh ằm
đem lại hình ảnh đẹp đi sâu vào tâm trí khách hàng, nói cách khác đ ịnh v ị và
quảng cáo thương hiệu của mình bằng nhiều cách: thơng qua quảng cáo, Public
Relation – PR hoặc các hình thức truyền thông khác,… v ới m ục tiêu chung là làm
thế nào để đưa thương hiệu vào tâm trí khách hàng.
Trong số những hình thức thường được sử dụng trong truyền thông hiện
nay, quảng cáo đang dần trở nên tràn lan và gần như bão hịa thì PR là ph ương
pháp mà các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và chú ý. PR có ảnh h ưởng tích c ực
trong việc quảng bá hình ảnh thương hiệu với các chương trình hành đ ộng được
thiết kế và hoạch định tỉ mỉ, cẩn thận nhằm có được sự thừa nhận của cơng
chúng và thông tin đến họ những hoạt động của doanh nghiệp.

Một trong những công cụ hữu hiệu của PR là event - tổ chức sự ki ện - m ột
công cụ đang được rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng để quảng bá cho
thương hiệu của mình. Những lợi ích mà tổ chức sự kiện mang lại là không th ể
phủ nhận. Bên cạnh nó là một cách để quảng bá sản phẩm, th ương hi ệu thì đó
cũng là cách rất hiệu quả để doanh nghiệp tiếp cận gần hơn đối v ới khách hàng,
nhất là đối với khách hàng mục tiêu. Tổ chức sự ki ện là một hoạt đ ộng c ần thi ết
đối với các doanh nghiệp hiện nay, nhưng việc nghiên cứu và s ử dụng nó nh ư
một cơng cụ PR hữu hiệu thì vẫn cịn ở giai đoạn đầu. Đi ều đó giúp doanh
nghiệp có một cái nhìn mới mẻ hơn về hoạt động này. Tổ ch ứ s ự ki ện không ch ỉ
đơn thuần là một hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm, hình ảnh hoạt động
của doanh nghiệp mà hiện nay nó cịn là một nghề thời thượng đang được giới
trẻ ưa thích và quan tâm tới nó. Trong bài ti ểu luận này, em xin trình bày v ề ho ạt
động tổ chức sự kiện khai trương của một cơ sở kinh doanh.
Em xin cảm ơn!

4


PHẦN I: MỞ ĐẦU
1. KHÁI QUÁT VỀ SỰ KIỆN, SẢN PHẨM SỰ KIỆN:
1.1. Khái niệm “Sự kiện”:
− Từ điển: “Sự kiện” là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa
với đời sống xã hội.
− Phổ biến: là một hiện tượng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính ch ất quy
luật hoặc mang tính chất bất thường xuất hiện.
− Nghĩa rộng: là những hoạt động mang tính xã hội cao, v ới quy mơ l ớn, có
những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội trong phạm vi r ộng
(cả tỉnh, cả nước, được các phương tiện truyền thông quan tâm và đưa
tin).
− “Sự kiện” được hiểu theo ý nghĩa gần với “sự vi ệc” còn bao hàm c ả nh ững

hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình,…
=> Sự kiện là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh,
giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi c ộng
đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong t ục – t ập
quán,… mang ý nghĩa và có sự tác động nhất định.
1.2. Khái niệm “Tổ chức sự kiện”:
− Là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các sự vi ệc. Nghiên cứu các
yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình, khách hàng, chuẩn bị các yếu tố c ần
thiết, và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và
không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những
người tham gia sự kiện và xã hội, nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau
của các chủ thể tham gia vào sự kiện.
1.3. Mục đích của tổ chức sự kiện:
− Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát tri ển hình
ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.
− Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đ ối v ới
thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.
− Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc
của khách hàng mục tiêu.
5


− Ngồi ra, tổ chức sự kiện cịn nhằm các mục tiêu khác nh ư h ỗ tr ợ bán
hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo tr ực ti ếp s ản
phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư.
1.4. Phân loại tổ chức sự kiện:
− Một số hoạt động tổ chức sự kiện thường thấy:
+ Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công.
+ Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng.
+ Hội chợ.

+ Hội nghị, hội thảo, họp báo.
+ Biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang.
+ Chương trình team building.
+ Các kỳ nghỉ, ngày lễ.
+ Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu.
+ Tiệc chiêu đãi, tiệc trại.
+ Tổ chức các cuộc thi, trò chơi.
2. ĐẶC ĐIỂM KINH DOANH SỰ KIỆN:
2.1. Tổ chức sự kiện vừa là hoạt động marketing vừa là hoạt động bán
hàng.
− Một số loại hình của tổ chức sự kiện như: giới thiệu sản phẩm, ti ệc khai
trương đóng vai trị rất quan trọng trong hoạt động bán hàng, xây dụng
thương hiệu, tạo điểm nhất trong công chúng, giúp gia tăng độ thâm
nhập vào thị trường đồng thời tăng khả năng nghiên cứu thị trường.
− Về bản chất, có thể coi sự kiện là 1 phần của hoạt động bán hàng, và
hoạt động bán hàng đó được hỗ trợ bởi một chiến dịch quảng cáo và PR.
Với một sự kiện nào đó được tổ chức, nếu doanh nghiệp nghĩ nó đ ơn
thuần chỉ là hoạt động bán hàng hay chỉ là hoạt động marketing thì
doanh nghiệp đã bỏ lỡ mất một phần giá trị mà hoạt động này có thể
mang lại.
2.2. Tổ chức sự kiện là một hoạt động trong mơ hình marketing-mix.
− Tổ chức sự kiện ln cân nhắc đến vi ệc sử dụng s ự ki ện kinh doanh
trong suốt thời gian có mặt trên thị trường. Cũng giống như nhi ều công
cụ marketing khác, mọi người sử dụng chúng năm này qua năm khác, đơn
giản chỉ vì mọi người đã quen thuộc đối với chúng và những hoạt động
này sớm hay muộn sẽ trở thành lãng phí.
6


− Do đó, hàng năm doanh nghiệp cần phải đánh giá độ tương thích của s ự

kiện kinh doanh với mục tiêu marketing cũng như v ới tính ch ất c ủa th ị
trường hiện tại. Trong nhiều trường hợp, sự kiện kinh doanh không phải
là công cụ tốt nhất để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.
2.3. Tổ chức sự kiện bắt buộc phải định rõ mục tiêu, mục đích của sự kiện
− Rõ ràng khi tổ chức sự kiện, doanh nghi ệp phải xác định rõ đ ược đ ối
tượng muốn hướng đến: như khách hàng hiện tại hay đánh đến đối
tượng khách hàng tiềm năng. Chính vì lẽ đó, khi lên k ế ho ạch cho m ột s ự
kiện, doanh nghiệp cần phải xác định một cách rất rõ ràng m ục tiêu, đ ối
tượng mà sự kiện muốn hướng đến. Cần phải xác định rõ ràng người
muốn gặp và câu chuyện muốn nói với họ. Ngoài ra, cần phải cân nhắc
đến việc làm sao để tối thiểu hố những vị khách khơng mời mà tới.
2.4. Tổ chức sự kiện phải xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể
−
−
−
−
−

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện.
Lên ngân sách tổ chức sự kiện.
Xác định thước đo để đánh giá hiệu quả của việc tổ chức sự kiện.
Triển khai tổ chức sự kiện.
Đo lường hiệu quả, rút kinh nghiệm của việc tổ chức sự kiện.

Đa số doanh nghiệp, khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện thực hiện một chương
trình sự kiện nào đó, đều thiếu mất khâu xác định thước đo để đánh giá hi ệu
quả. Họ dừng lại sau khi hoàn thành giai đoạn tri ển khai và kêu ca r ằng r ất khó
để đo lường hiệu quả. Thật ra, sự kiện cũng giống như các hoạt động marketing,
nó cần thiết được đo lường hiệu quả và nó cũng khơng khó như người ta tưởng.
2.5. Tổ chức sự kiện khơng phải là cơng cụ tồn năng

− Tổ chức sự kiện không phải là phương pháp hiệu quả để thu thập thông
tin của khách hàng càng khơng có mấy hi ệu quả trong việc tạo dựng
thương hiệu (trừ khi doanh nghiệp tổ chức một sự ki ện q lớn, có hình
thức marketing hồnh tráng như trên TV,...). Để thực hiện những mục tiêu
đó, doanh nghiệp cần có những cách marketing khác tốt hơn và đặc thù
hơn.
2.6 Tổ chức sự kiện chỉ là một phần trong kế hoạch marketing
− Để hiệu quả doanh nghiệp cần phải dùng chiến lược marketing tích hợp
và Sự kiện chỉ là một phần trong kế hoạch marketing tổ chức sự kiện.
7


2.7. Truyền thông cho sự kiện của doanh nghiệp
− Để có được một chương trình tổ chức sự kiện thành công, không th ể ch ỉ
trông chờ vào ngày diễn ra sự kiện mà chính những hoạt động truy ền
thơng cho sự kiện của doanh nghiệp có thể là một địn b ẩy l ớn thúc đ ẩy
sự thành cơng. Hoạt động truyền thơng có thể thu hút sự tham gia c ủa
khách hàng và ít nhất là thu hút được sự chú ý.
2.8. Thu thập và tận dụng thông tin từ sự kiện
− Sau sự kiện là lúc mà doanh nghiệp thu về lợi ích. Do đó, tại th ời đi ểm
diển ra sự kiện, thông tin thu thập nên chú trọng chất lượng ch ứ không
nên chú trọng số lượng. Doanh nghiệp chỉ cần có m ột kế hoạch cụ th ể những thông tin cần thu thập và bỏ ra một ít thời gian và cơng sức.
2.9. Yếu tố con người đóng vai trị quan trọng nhất trong việc tổ chức sự
kiện
− Nếu chương trình tổ chức sự kiện là một phương tiện giao ti ếp mặt đối
mặt hiệu quả, thì điều kiện để giao tiếp thành cơng là s ự tích c ực t ương
tác của 2 phía. Thành cơng là doanh nghiệp phải tập trung vào đúng đ ối
tượng mục tiêu, phải làm sao thuyết phục, thúc đẩy họ và giúp h ọ tương
tác với bạn tại sự kiện. Ngoài ra doanh nghiệp cần chọn l ựa, đào tạo,
thúc đẩy đội ngũ nhân viên để họ tương tác hiệu quả v ới nhóm khán

thính giả mục tiêu.
2.10. Tổ chức sự kiện làm cho mục tiêu kinh doanh dễ dàng đạt được hơn
− Lập kế hoạch tổ chức và triển khai sự kiện là một công việc vô cùng
phức tạp. Doanh nghiệp phải vừa trưng bày đẹp, vừa phải tạo khơng khí
sơi nổi, vui tươi,.. cơng tác hậu cần luôn phải được chuẩn bị chu đáo và
nhiều công việc lặt vặt khác cần phải thực hiện hoàn hảo.
3. SẢN PHẨM SỰ KIỆN:

8


4. Ý NGHĨA VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA SỰ KIỆN VỚI DU LỊCH
4.1. Mối quan hệ giữa sự kiện và du lịch:
− Ngày nay, du lịch đã trở thành một hiện tượng kinh tế xã hội phổ bi ến
không chỉ ở các nước phát triển mà còn ở cả các nước đang phát tri ển,
trong đó có Việt Nam. Cùng với sự phát triển rộng rãi của ngành du l ịch
nói chung, các loại hình du lịch ngày một phong phú, h ấp d ẫn, đáp ứng
được nhu cầu ngày càng cao của du khách.
− Một trong các loại hình có thể kể đến là “du lịch sự kiện”. Trong tiến trình
cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa, hoạt động tổ chức du l ịch sự ki ện đã
không ngừng phát triển và đang là mối quan tâm của xã h ội. Hi ện nay và
trong những năm tới hoạt động du lịch sự kiện càng mở rộng và tr ở
thành một bộ phận văn hóa khơng th ể thiếu được trong lĩnh vực du l ịch.
Do đó nhu cầu tổ chức du lịch sự kiện rất phong phú, đa dạng, kinh tế
văn hóa xã hội càng phát tri ển nhu cầu tổ chức sự ki ện càng l ớn. M ỗi cá
nhân, mỗi tổ chức (gia đình, cơ quan đồn thể, doanh nghiệp v.v…) đều
có những sự kiện trong năm với mục đích cụ th ể phải được thực hi ện.
Đây thật sự đã trở thành thị trường lớn và ngày càng phát tri ển ở n ước ta
đòi hỏi phải có sự thỏa mãn. So với quảng cáo, thị trường tổ chức du lịch
sự kiện có thể có quy mô nhu cầu lớn hơn nhi ều, không những bao g ồm

nhu cầu của các tổ chức xã hội, phi chính phủ, các doanh nghi ệp mà cịn
bao gồm nhu cầu về tổ chức sự kiện càng cao. Vì th ế du l ịch s ự ki ện
không chỉ trở thành móc câu lợi nhuận mà cịn mang lại nhi ều tác động
tích cực cho nhiều quốc gia.
− Ngồi việc thu hút nhiều khách đến nơi diễn ra sự ki ện vào nhi ều th ời
điểm khác nhau, thúc đẩy nhu cầu du lịch của con người, du l ịch s ự ki ện
cịn là phương thức quảng bá hình ảnh đất nước, con người của quốc gia,
địa phương tới du khách quốc tế. Các doanh nghiệp cũng coi vi ệc tổ chức
các sự kiện là một chiến lược quan trọng góp phần tạo dựng th ương
hiệu và hình ảnh của doanh nghiệp. Ngoài ra, du lịch sự ki ện cịn khai
thác được nguồn tài ngun sẵn có của địa phương vào phục vụ du
khách.

9


4.2. Ý nghĩa :
− Các thành viên tham gia có cơ hội tham quan, nghỉ dưỡng, du l ịch rất ti ện.
− Đây là cơ hội để các doanh nghiệp, công ty, nhà đầu tư... gặp gỡ khách
hàng, đối tác, mở rộng thị trường kinh doanh và tìm kiếm đối tác.
− Sự kết hợp hài hịa giữa cơng việc và nghỉ ngơi sẽ mang đến s ự hài lòng
cho các thành viên tham gia, công việc được tiến hành thuận lợi hơn.
− Du lịch sự kiện cịn tác động tích cực đến nhiều ngành kinh tế khác và h ỗ
trợ marketing du lịch cho điểm đến.
− Tổ chức sự kiện du lịch nhằm giúp con người nâng cao hi ểu bi ết v ề m ặt
văn hoá, thoả mãn nhu cầu giải trí, hơn thế là gợi thêm tình u q
hương, đất nước và tơn vinh giá trị văn hố của đất nước.
− Tổ chức sự kiện du lịch còn đem lại những giá trị kinh tế nh ư: mang
khách du lịch đến với đất nước, từ đó sẽ nảy sinh nhi ều nhu c ầu v ề d ịch
vụ, do đó các hoạt động kinh doanh được hình thành nh ằm đáp ứng nhu

cầu của khách hàng.
− Nhờ vậy mà đời sống của cư dân ở đó ngày càng giàu mạnh và phát tri ển.
Các sự kiện du lịch ngày càng được tổ chức thường xuyên trên các quốc
gia và các lợi ích từ văn hố, kinh tế, giải trí, chính tr ị mà nó đêm l ại là
điều không thể phủ nhận.
− Đối với các sự kiện lớn mang tầm quốc gia sẽ được chính phủ và các tổ
chức trong và ngoài đầu tư và hỗ trợ tối đa trong việc xây dựng, nâng cấp
cơ sở hạ tầng.

10


PHẦN 2: NỘI DUNG
2.1 VIẾT CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN:
2.1.1 Giới thiệu khái quát sự kiện:
− Tên gọi của sự kiện: NEW CENTURY.
− Mục đích tổ chức: Soft opening cơ sở kinh doanh Daniel Wallington đầu
tiên tại Hà Nội.
− Chủ đề sự kiện: tên sự kiện là “NEW CENTURY” có nghĩa là “Thê k ỷ m ới”.
Chương trình sự kiện sẽ hướng đến những điều mới mẻ, hi ện đại và th ịnh
hành. Mở ra một bước đi mới, một kế hoạch mới đối vơi doanh nghi ệp. Đi
cùng với chủ đề chính là những sản phẩm của Daniel Walling th ời trang,
−
−
−
−

mới mẻ và trẻ trung và phù hợp với mọi đối tượng, mọi độ tuổi.
Thời gian: Chủ nhật, ngày 12 tháng 04 năm 2020.
Địa điểm: tại sảnh chính của cơ sở kinh doanh.

Số lượng người tham gia: 100 người.
Thành phần tham gia sự kiện:
+ Nhà đầu tư sự kiện.
+ Nhà tài trợ sự kiện.
+ Nhà tổ chức sự kiện.
+ Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện.
+ Tình nguyện viên tham gia sự kiện.
+ Khách mời tham gia sự kiện.
+ Khách vãng lai tham gia sự kiện.
+ Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện.

=> Sử dụng thiệp mời cho lễ khai trương cơ sở kinh doanh c ủa nhãn hàng. Thi ệp
mời cần phải ghi rõ nội dung chủ đề để khách mời chu ẩn b ị t ốt. Đảm bảo đ ược
số lượng người tham dự lễ kỷ niệm. Lưu ý trong thiệp nên ng ắn g ọn, ý nghĩa, rõ
ràng chủ đề, nên gửi thiệp mời trước một tuần sau cho khách hàng sau khi đã lên
kế hoạch về thời gian, địa điểm để họ có thời gian thu xếp cơng vi ệc và đ ến tham
dự.
2.1.2 Kịch bản chi tiết của chương trình:
THỜI
GIAN
8h – 8h30

NỘI DUNG

CHI TIẾT

NGƯỜI PHỤ TRÁCH

Đón khách

Thơng báo về thời gian tổ
chức chương trình và và
check in khách đến tham
11

Bộ phận lễ tân


dự.
8h30 Ổn định vị Thông báo khách ổn định
MC chương trình
8h35
trí, chỗ ngồi chỗ ngồi khoảng 2 – 3
lần.
8h35 –
Khai mạc
Các tiết mục văn nghệ Ca sĩ Amee, Chi Pu, Đức
9h30
buổi lễ khai chào mừng.
Phúc
trương
Chạy video tổng quan về
Ban tổ chức
doanh nghiệp, tiểu sử
thành lập, sản phẩm, lợi
ích, những ưu đãi…
Tuyên bố lý do, giới thiệu
MC, ban tổ chức
các vị khách quý, khách
mời.

Phát biểu của Giám đốc
Giám đốc doanh
về buổi lễ ngày hôm nay.
nghiệp.
Tổ chức game quay số
Ban tổ chức
trúng thưởng đối với
khách mời tham dự
chương trình có mặt.
9h30 –
Cắt băng
Cắt băng khánh thành và
Ban lãnh đạo
9h35
khánh thành thực hiện nghi thức khui
rượu sâm banh, cắt bánh
chúc mừng.
9h40
Mời khách tham dự đi
Nhân viên doanh
chụp ảnh lưu niệm và
nghiệp
tham quan khu vực khai
trương, giới thiệu sản
phẩm của doanh nghiệp.
Mời khách tham dự trải
nghiệm dùng thử sản
phẩm.
11h –
Lễ bế mạc Kết thúc lễ khai trương,

Ban lãnh đạo
11h30
công bố người may mắn
trúng giải và cảm ơn các
vị khách.
2.2. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CHUẨN BỊ SỰ KIỆN:
2.2.1. CHUẨN BỊ TRƯỚC NGÀY TỔ CHỨC:
− Lên danh sách số lượng khách mời.
− Thiết kế và in, vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thi ết kế th ư mời,
banner, bandroll, backdrop sân khấu, lễ tân…
− In ấn và phát thiệp mời khai trương.
− Xin giấy phép treo banner quảng cáo.
− Xây dựng phương án để quảng bá cũng như marketing cho cửa hàng:
12


+ Thực hiện đăng những bài viết quảng cáo trên những trang mạng
xã hội nổi bật hiện nay như Facebook, Youtube, Zalo, những trang
báo điện tử,…
+ Thực hiện phát tờ rơi ở những địa điểm quanh cửa hàng.
+ Thực hiện thiết kế, treo những banner quảng cáo, bảng hi ệu
ngoài trời để giới thiệu về sự kiện của doanh nghiệp.
Với các phương pháp quảng cáo này sẽ giúp cho tên tu ổi, th ương hi ệu
cũng như địa chỉ của cửa hàng được nhiều người biết đến. Và về lâu dài
sẽ thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng.
2.2.2. SET UP TRƯỚC NGÀY TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG
Phần đầu tiên trong kịch bản tổ chức lễ khai trương đó là set up các h ạng m ục
trước ngày tổ chức lễ khai trương. Các hạng mục cần set up trước khi tổ ch ức
khai trương bao gồm:
− Trang trí: cổng chào, băng rơn, banner, bóng bay, hoa tươi…

− Sân khấu: Sàn sân khấu, khung treo backdrop, thi ết bị âm thanh, ánh sáng,
máy chiếu, màn chiếu
− Khu vực bên dưới sân khấu: Ghế ngồi cho đại bi ểu, khách mời
− Khu vực tiếp đón khách: Quầy lễ tân, bàn tiệc teabreak
− Thiết bị, đồ dùng phục vụ lễ khai trương: Quạt cơng nghi ệp, máy phát
điện dự phịng, mái che, pháo hoa, nước uống…
2.2.3. THI CƠNG DÀN DỰNG TRANG TRÍ TRONG NGÀY SỰ KIỆN KHAI TR ƯƠNG
ĐƯỢC TỔ CHỨC:
− TRANG TRÍ XUNG QUANH ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC:
+ Banner treo dọc lối đi và xung quanh địa điểm diễn ra chương trình.
+ Băng rơn đón khách treo ở khu vực chính giữa cổng vào.
+ Dựng cổng chào, nhà bạt trước cửa chính để tiếp đón khách, trang
trí standee, lẵng hoa chúc mừng.
+ Dựng cọc xích inox hai bên lối đi dẫn khách tham dự vào khu v ực
diễn ra buổi lễ.
− TRANG TRÍ, LẮP ĐẶT SÂN KHẤU TỔ CHỨC:
+ Trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, backdrop, hoa tươi
+ Lắp đặt đầy đủ các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu
+ Khu vực ghế ngồi: Đặt biển tên, nước suối, hoa tươi lên bàn đ ại
biểu, sắp xếp ghế ngồi ngay ngắn, bọc áo và gắn nơ…

13


+ Khu vực quầy lễ tân/ bàn teabreak: Sắp xếp bàn gh ế, café, bánh
ngọt, nước uống… cho khách trong lúc chờ chương trình diễn ra.
2.3. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH KHAI MẠC:
2.3.1. TẬP HỢP LỰC LƯỢNG:
− Đây là giai đoạn đầu tiên để gây sự chú ý đối với mọi người và quan
khách.

− Để tạo khơng khí vui tươi, doanh nghiệp mời các ca sỹ Amee, Chi Pu,
Đức Phúc nhằm tạo khơng khí vui tươi, sơi động, giúp mọi người tập
trung vào buổi lễ.
2.3.2. TUYÊN BỐ LÝ DO VÀ KHAI MẠC BUỔI LỄ:
− Phát video 5 phút nói về doanh nghiệp, lịch sử hình thành và phát tri ển,
quá trình tạo dựng nên cơ sở kinh doanh khai trương ngày hôm nay.
− Ban lãnh đạo của công ty tuyên bố lý do.
+ Lập lại mục đích ý nghĩa được giao lưu.
+ Tinh thần đoàn kết và hữu nghị các đơn vị.
+ Tin tưởng lễ khai trương sẽ thành công.
+ Giới thiệu các vị đại biểu.
2.3.3. GIỚI THIỆU ĐẠI BIỂU:
−
−
−
−

Giới thiệu đại biểu cấp cao.
Giới thiệu đại biểu khách mời, nhân viên trong doanh nghiệp.
Giới thiệu lực lượng tham gia.
Giới thiệu đại biểu bổ sung (khi đại biểu đến trễ hoặc do ta sai sót).

2.4. KẾ HOẠCH TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH:
2.4.1. THÀNH LẬP BAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN:
−
−
−
−
−

−
−
−
−

Điều phối sự kiện.
Quản lý dịch vụ khách mời.
Quản lý sự kiện.
Trợ lý sự kiện.
Bộ phận thiết kế:
o Lập trình
o Họa sĩ sân khấu.
o Kỹ thuật âm thanh, ánh sáng.
o Thiết kế sân khấu.
Biên đạo.
Đạo diễn.
Quản lý hành chính.
Quản lý sản xuất.
14


−
−
−
−
−

Quản lý sân khấu.
Sản xuất đạo cụ.
Quản lý đạo cụ.

Quản lý hệ thống điện.
Quản lý Marketing/ Quảng bá sự kiện.

2.4.2. CHUẨN BỊ TRƯỚC NGÀY TỔ CHỨC
NỘI DUNG

NGƯỜI PHỤ TRÁCH

Lên danh sách số lượng khách
mời và công việc liên quan đến
khách mời

Bộ phận quản lý khách mời

Bộ phận marketing

Thiết kế và in, vẽ sơ đồ tổng
thể khu vực tổ chức lễ, thiết
kế thư mời, banner, bandroll,
backdrop sân khấu, lễ tân…
In ấn và phát thiệp mời khai
trương

Bộ phận marketing

Xin giấy phép treo banner
quảng cáo

Bộ phận hành chính

Xây dựng phương án để quảng
Bộ phận marketing
bá cũng như marketing cho cửa
hàng
2.4.3. SET UP SỰ KIỆN TRƯỚC NGÀY TỔ CHỨC:
NỘI DUNG

NGƯỜI PHỤ TRÁCH

Set up sân khấu và khu vực diễn
ra sự kiện

Đạo diễn, quản lý sự kiện, bộ
phận thiết kế
Bộ phận quản lý nhân lực

Chuẩn bị về nhân lực và hậu cần
Chuẩn bị về tài liệu, giấy tờ

Bộ phận hành chính

Chuẩn bị quà tặng cho khách

Bộ phận kế toán và quản lý dịch
vụ khách hàng

Chuẩn bị các yếu tố liên quan đến
trình diễn

Bộ phận quản lý sân khấu, đạo

cụ.

15


2.4.4. TRONG SỰ KIỆN:
− Đảm bảo tiến độ của sự kiện diễn ra đúng như thời gian đã hoạch đ ịnh.
Rủi ro chủ yếu xảy ra trong giai đoạn này và gây thiệt hại nhi ều nhất
nên cần đảm bảo các khu vực và phân công nhân sự để điều phối và xử lý
các cơng việc tránh rủi ro có thể xảy ra:
+ Các đơn vị tham gia: đảm bảo đúng thời gian đến và thực hiện các
hoạt động cam kết trong khuôn khổ cung cấp và phù hợp (Bộ phận
+ Người tham dự: Tổ chức đón tiếp và kiểm sốt dịng người tránh xơ
xát và mất trật sự (Bộ phận an ninh).
+ Đón tiếp khách mời: lưu lại thơng tin và đảm bảo an ninh an toàn.
− Trước khi khách tới:
+ Họp team nắm tình hình, phổ biến nhiệm vụ và vị trí.
+ Đứng bàn tiếp tân và chuẩn bị các giấy tờ, vật phẩm cho người
tham dự.
+ Kiểm tra lại tổng thể sân khấu và vị trí khách ngồi.
+ Kiểm tra lại thiết bị liên lạc,
+ Đáp ứng các vấn đề kỹ thuật như thiết bị, chiếu sáng, âm nhạc.
− Khi khách tới:
+ Bộ phận lễ tân chuẩn bị tiếp đón, tài liệu cũng như chỗ ngồi thoải
+
+
+
+

mái cho mọi người.

Hướng dẫn vào chỗ ngồi.
Chăm sóc khách mời.
Tiếp nhận thông tin và yêu cầu của khách tham dự.
Đảm bảo mọi việc diễn ra đúng theo kịch bản.

2.5 KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA VÀ GIẢI QUYẾT CÁC SỰ CỐ PHÁT SINH:
2.5.1. SỰ CỐ VỀ THIẾT BỊ TRONG SỰ KIỆN
− Những vấn đề này cần được chú ý từ h ệ thống cơng suất nguồn đi ện,
vị trí lắp đặt các thiết bị, khung giá treo… Thậm chí khi m ọi th ứ đã ở
yên một chỗ, thì vẫn cần phải cân nhắc những khả năng nh ư li ệu
đường dây điện có dễ gây v ấp ngã khơng? Hay việc l ắp đặt thi ết b ị
này có bị ảnh hưởng bởi thay đổi thời tiết?
2.5.2. QUAN LÝ ĐAM ĐÔNG:
− Một phần khơng thể thiếu trong sự kiện là có rất đơng người tham
dự, điều đó mang đến một bầu khơng khí sơi động, vui vẻ cho sự

16


kiện. Tuy nhiên, một đám đơng lớn có thể d ẫn đến một vài r ủi ro
trong sự kiện.
− Các lối vào tại sự kiện cần thơng thống.
− Cần có những biển chỉ d ẫn rõ ràng để h ướng dẫn và quản lý dòng
người đang xếp hàng vào sự kiện.
− Bố trí bộ phận an ninh ở quanh khu vực diễn ra sự ki ện trong tr ường
hợp sự ki ện có đám đơng đang chen lấn xơ đẩy, thậm chí xuất hiện
hành vi quấy rối.
2.5.3. AN TỒN CHO NHÂN SỰ VÀ TINH NGUYỆN VIÊN:
− Để s ự ki ện diễn ra tốt đẹp, cần đảm bảo an toàn cho người tham dự
và tạo cho họ nh ững khoảnh khắc khó quên. Tuy nhiên, nhân sự làm

việc trong sự ki ện cũng là một yếu tố quan tr ọng để làm nên m ột
chương trình hiệu quả.
− Đảm bảo sự an toàn của những thành viên là cực kỳ quan trọng và cần
phải biết những rủi ro có thể x ảy ra với họ. Điều này có th ể x ảy ra
trong quá trình bê vác thiết bị, điều hướng các phương tiện trong sự
kiện hay khi đối phó với những đám đơng q khích.
− Vì vậy, cùng họp bàn với toàn bộ nhân viên và nghĩ v ề các tr ường h ợp
có thể x ảy ra. Theo cách này có thể chuẩn bị nh ững phương hướng
giải quyết phù hợp cho các nhân viên ở mỗi vị trí. Đến khi g ặp những
tình huống khó khăn xảy ra thì điều đó khơng cịn là vấn đề, b ởi m ọi
người đã biết chính xác cần phải làm những gì.
2.5.4. HƠ TRỢ VỀ Y TẾ:
− Những tai nạn và chấn thương là điều thường xuyên xảy ra trong các
sự kiện.
− Ban tổ chức khơng thể loại bỏ hồn tồn nh ững rủi ro này, nhưng có
thể lên kế hoạch cho từng vị trí đ ề phịng nguy hi ểm xảy ra. Ln b ố
trí đủ nhân viên và các thi ết bị y tế t ại nh ững khu v ực quan tr ọng, và
nắm chắc bản đồ đến bệnh viện gần khu vực đó.
− Phổ biến những thông tin này đến các nhân viên để m ọi người cùng
nắm bắt và phản ứng kịp thời khi có trường hợp xấu xảy ra. Bằng
cách này, mọi người sẽ có thể bình tĩnh h ơn trong vi ệc gi ải quyết các
tai nạn hoặc chấn thương xấu xảy ra mà không quá hoảng loạn.
17


2.5.5. THƠI TIẾT NGOÀI Ý MUỐN
− Trong tổ ch ức sự ki ện, vấn đề th ời tiết vốn không thể đốn tr ước
được và cũng khơng thể kiểm sốt được.
− Cần xem thời trước 1 – 2 ngày và nếu trong trường hợp x ấu thì sẽ
chuyển địa điểm tổ chức vào sảnh trong của cơ sở kinh doanh.

2.5.6. NGUY CƠ XAY RA CHAY NỔ
− Cần phải nắm được mọi rủi ro về cháy n ổ để có th ể li ệt kê m ọi
phương án phòng tránh.
− Đảm bảo rằng các thiết bị phòng ch ống cháy nổ đ ược chuẩn bị ở
khắp mọi nơi nghi ngờ có khả năng xảy ra cháy nổ hoặc những nơi
có thể dễ dàng tiếp cận ở s ự ki ện. Khi có th ể d ập tắt ngay m ột vụ
chập cháy nhỏ xảy ra ở khu sân kh ấu cũng có th ể ngăn khói lan rộng
khắp sự kiện.
− Cuối cùng, cần liên hệ với đội phòng cháy chữa cháy trong khu vực đề
phịng trường hợp cấp bách họ có th ể n ắm được địa hình và kịp th ời
tiếp cận.
2.6. KẾ HOẠCH BẾ MẠC KẾT THÚC SỰ KIỆN:
− Tập trung lại các khách mời và các thành phần tham dự khác.
− Công bố kết quả đã đạt được.
− Công bố người may mắn trúng thưởng và trao quà (Game quay
thưởng khi khai mạc buổi lễ). Sẽ đọc giải thưởng từ thấp lên cao đ ể
tăng phần kịch tính và thu hút người tham dự.
− Phát biểu của đại diện đơn vị doanh nghiệp. Gửi lời cảm ơn đến mọi
người và kết thúc buổi lễ.
− Chụp ảnh lưu niệm.
2.7. CÔNG VIỆC SAU SỰ KIỆN:
-

Gửi lời cảm ơn đến các đại biểu, khách mời.
Kiểm tra và trả lại thiết bị cho bên thuê.
Gửi email hoặc tài liệu đến các đại biểu không thể tham dự.
Trả lời các phản hồi đối với khách hàng, người tham dự, khách mời.
Quản lý lại tài chính, cân đối chi phí.
Lập postshow report cho sự kiện.
Thực hiện dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại những vật dụng đã sử dụng.

Họp rút kinh nghiệm:
+ Báo cáo tổng kết chung về sự kiện.
+ Đưa ra các thiếu sót và rủi ro gặp phải để rút kinh nghi ệm.
18


+ Báo cáo chi phí và tài chính.
+ Khen thưởng với những cá nhân có thành tích tốt.
+ Thanh tốn chi phí và thu hồi cơng nợ nếu có.
−

19


PHẦN 3: KẾT LUẬN
Ngày nay, sản phẩm sự kiện đang được coi trọng bởi chính là mục tiêu cơ
bản của bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào. Công ty, doanh nghi ệp s ử d ụng m ột
cách có hiệu quả nguồn lực này để đạt được mục tiêu của mình. Do vậy, tổ ch ức
sự kiện là một hoạt động thu hút khách hàng và tạo danh ti ếng cho doanh
nghiệp.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là một công việc rất quan tr ọng trong lĩnh
vực tổ chức sự kiện của các cá nhân, tổ chức, doanh nghi ệp. Để có th ể tổ chức
được một sự kiện thành cơng thì người lên kết hoạch phải trang b ị cho mình
một kiến thức đầy đủ và có kỹ năng lên kế hoạch, có ý tưởng sáng t ạo và quan
trọng là phải có quyết tâm thực hiện, theo đuổi ý tưởng, sáng tạo đó.
Tổ chức sự kiện đóng vai trị vơ cùng quan trọng trong việc truyền tải thông
điệp của doanh nghiệp đến với khách hàng. Qua các sự kiện, doanh nghi ệp có
thể xây dựng, duy trì, khuếch trương và phát triển hình ảnh, uy tín của mình.
Thơng qua việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện “Khai trương c ơ s ở kinh
doanh đầu tiên của thương hiệu Daniel Wallington tại Hà N ội” thì em nh ận th ấy

việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện là một hoạt động rất quan tr ọng trong hành
trang phát triển và khẳng định chỗ đứng của doanh nghiệp so v ới các đ ối th ủ
cạnh tranh khác.
Các kế hoạch tổ chức sự kiện được chuẩn bị tốt, tiến hành suôn sẻ, tạo
được mối quan tâm trong dư luận sẽ là một động lực thúc đẩy s ự phát tri ển c ủa
doanh nghiệp, tặng lượng khách hàng mục tiêu, tiềm năng, h ỗ tr ợ, thúc đ ẩy các
hoạt động Marketing, PR, quảng cáo… Do còn hạn chế về khả năng nghiên cứu
nên tiểu luận còn chưa được hoàn chỉnh, em rất mong nhận được ý ki ến đóng
góp của các thầy/ cơ để bài tiểu luận thiết thực hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

20


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. />2. text.123doc.org
3. thanglongevent.vn
4. chefjob.vn
5. hi-event.vn
6. azevent.vn
7. skyenter.vn
8. vndoc.com
9. sukienachau.com
10.
11. />
21


PHỤ LỤC

Hình ảnh minh họa về du lịch sự kiện

(Ví dụ về banner quảng cao Khai trương)
22


(Ví dụ về sân khấu tổ chức sự kiện)
― HẾT ―

23