NGHIÊN CỨU QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN “TOÀN CẢNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM” TẠI CÔNG TY MRD J.S.C

NGHIÊN CỨU QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG VÀ
THỰC HIỆN KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
“TOÀN CẢNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM”
TẠI CÔNG TY MRD J.S.C
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
MỤC LỤC
Trang
Danh mục các chữ viết tắt vii
Danh mục các bảng viii
Danh mục các hình ix
Danh mục phụ lục x
CHƯƠNG 1 11
MỞ ĐẦU 11
1.1Đặt vấn đề : 11
1.2Mục tiêu nghiên cứu : 2
1.3Phạm vi nghiên cứu: 2
1.3.1 Nội dung 2
1.3.2 Không gian 2
1.3.3 Thời gian 2
1.4Cấu trúc luận văn 2
CHƯƠNG 2 4
TỔNG QUAN 4
2.1Giới thiệu tổng quát về Công ty MRD J.S.C 4
2.1.1 Lịch sử hình thành : 4
2.1.2 Pháp nhân công ty : 5
2.2Mục tiêu, phạm vi kinh doanh và nghĩa vụ của công ty tổ chức sự kiện MRD J.S.C 5
2.2.1 Mục tiêu và phạm vi kinh doanh của doanh nghiệp 5
2.2.2 Nghĩa vụ 6
2.2.3 Chức năng, quyền hạn của công ty 7
2.3Cơ cấu tổ chức, bộ máy nhân sự, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 8

2.3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty: 8
2.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 8
CHƯƠNG 3 12
NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 12
3.1Cơ sở lý luận 12
3.1.1 Khái niệm, chức năng, hình thức của sự kiện 12
3.1.2 Các mục tiêu và chủ đề của sự kiện 13
3.1.3 Mô tả công việc của nhà quản lý sự kiện 16
3.1.4 Quản trị tổ chức sự kiện 18
3.2Phương pháp nghiên cứu 21
v
3.2.1 Phương pháp luận 21
3.2.2 Thu thập dữ liệu thứ cấp 22
3.2.3 Phương pháp so sánh 22
CHƯƠNG 4 23
KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN 23
4.1Quy trình chung cho việc xây dựng và thực hiện một sự kiện 23
4.1.1 Ý tưởng của sự kiện 23
4.1.2 Tính khả thi 23
4.1.3 Hoạch định 23
4.1.4 Thực hiện 24
4.1.5 Họp rút kinh nghiệm 24
4.2Quy trình xây dựng và thực hiện event “Toàn cảnh Công Nghệ Thông Tin-Truyền
Thông Việt Nam 2007” tại công ty MRD J.S.C 25
4.2.1 Giới thiệu về sự kiện “Toàn cảnh Công Nghệ Thông Tin-Truyền Thông Việt Nam
2007” 25
4.2.2 Ý tưởng công ty đưa ra 26
4.2.3 Tính khả thi 26
4.2.4 Hoạch định 28
4.2.5 Thực hiện 31

4.3Kết quả của sự kiện “Toàn cảnh Công Nghệ Thông Tin-Truyền Thông Việt Nam 2007”
60
4.4Giải pháp đề xuất 66
CHƯƠNG 5 69
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 69
5.1 Kết luận 69
5.2 Kiến nghị 70
5.2.1 Kiến nghị với công ty 70
5.2.2 Kiến nghị với Chính phủ 70
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
MRD J.S.C Công Ty Cổ Phần Nghiên Cứu Và Phát Triển Thị Trường
(Market Research And Development Joint Stock Company)
IDG Tập Đoàn Dữ Liệu Quốc Tế (International Data Group)
CNTT-TT Công Nghệ Thông Tin-Truyền Thông
UBND Ủy Ban Nhân Dân
BCVT Bưu Chính Viễn Thông
KHCN&MT Khoa Học Công Nghệ Và Môi Trường
vi
PR Quan hệ công chúng/Quan hệ cộng đồng (Public Relations)
WTO Tổ Chức Thương Mại Thế Giới (World Trade Organization)
EVENT Sự kiện
HCA Hội Tin Học Thành Phố Hồ Chí Minh (Ho Chi Minh Computer
Association)
VCW Viet Nam Computer Electronics World Expo
ISO Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (International Organization for
Standardization)
DT Doanh thu
LNR Lợi nhuận ròng
TCP Tổng chi phí
CEO Chức vụ điều hành cao nhất của một tập đoàn, công ty hay tổ

chức, phụ trách tổng điều hành một tập đoàn, công ty, tổ chức hay
một cơ quan (Chief Executive Officer)
CIO Chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược IT cho toàn bộ hoạt động
của các doanh nghiệp. CIO phải là có địa vị rất cao trong doanh
nghiệp và có đủ khả năng kết hợp các hoạt động của các phòng
ban để có cái nhìn toàn diện về IT của doanh nghiệp (Chief
Information Officer)
vii
DANH MỤC CÁC BẢNG
Trang
Bảng 4.1: Hoạch Định Thời Gian Và Địa Điểm Của Sự Kiện 29
Bảng 4.2: Danh Sách Khách Mời Quan Trọng Của Sự Kiện 33
Bảng 4.3: Bảng Báo Giá Của Khách Sạn New World 39
Bảng 4.4: Bảng Nội Dung Chương Trình Hội Thảo VCW-2007 41
Bảng 4.5: Bảng Tổng Kết Sự Kiện 61
Bảng 4.6: Khách Mời Danh Dự Đến Tham Gia Sự Kiện 62
Bảng 4.7: Bảng Chỉ Tiêu Hiệu Quả Và Kết Quả Của Sự Kiện 65
DANH MỤC CÁC HÌNH
Trang
Hình 4.1: Khách Sạn New World 35
Hình 4.2: Sân Golf Thủ Đức 35
Hình 4.3: Khách Sạn Park Hyatt 36
Hình 4.4: Trung Tâm Hội Chợ Triển Lãm Quốc Tế HIECC 36
Hình 4.5: Phân Bổ Lực Lượng Giám Sát Trước Giờ Mở Cửa 56
Hình 4.6: Lễ Cắt Băng Khai Mạc Triển Lãm 56
Hình 4.7: Quầy Đăng Ký Cho Khách Hàng Vào Tham Gia Triển Lãm 57
Hình 4.8: Khách Tham Quan Gian Hàng Của LG 57
Hình 4.9: Khách Tham Quan Gian Hàng Của Acer 58
Hình 4.10: Khách Tham Quan Gian Hàng Của Intel 58
Hình 4.11: Khách Tham Quan Gian Hàng Của Asus 59

Hình 4.12: Khách Tham Quan Gian Hàng Của Sony 59
Hình 4.13: Chương Trình Bốc Thăm Trúng Thưởng Cho Khách Hàng 60
ix
DANH MỤC PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Các Chương Trình Quảng Bá Sản Phẩm LG
Phụ lục 2: Triển Lãm Mỹ Thuật Cưới Năm 2007
Phụ lục 3: Giải Vô Địch Thể Thao Điện Tử Việt Nam 2007
x
CHƯƠNG 1
MỞ ĐẦU
1.1 Đặt vấn đề :
Nền kinh tế thế giới đang phát triển theo xu hướng hội nhập, toàn cầu hóa. Do
đó, sự cạnh tranh về chất lượng, mẫu mã, hình thức của các sản phẩm, dịch vụ ngày
càng trở nên gay gắt. Trong một xã hội cạnh tranh, khi mà hàng hóa, sản phẩm ngày
càng đạt đến chất lượng hoàn hảo thì việc xây dựng và quảng bá thương hiệu là chiến
lược hiệu quả nhằm tạo nên sự khác biệt của mỗi nhãn hiệu. Vậy làm thế nào để xây
dựng và quảng bá thương hiệu? Theo giáo sư Philip Kotler – giảng viên trường Kellog
of Management, tác giả của những cuốn sách kinh điển trong ngành Marketing trên
toàn thế giới, cho rằng “chúng ta đã lạm dụng các hoạt động quảng cáo, trong khi đó
chúng ta lại thờ ơ với một công cụ khá hiệu quả khác, đó là PR. Marketing trực tiếp
cũng đang ngày càng khẳng định vị trí của mình trong mô hình Marketing”.
Tổ chức và quản lý sự kiện là một trong những công cụ mang lại hiệu quả thực
tiễn trong các hoạt động PR. Đó cũng là lý do mà hầu hết các công ty khi đi vào hoạt
động đều cần đến đội ngũ chuyên viên truyền thông, tổ chức sự kiện. Hiện nay, các
doanh nghiệp đầu tư khoảng từ 30% - 50% trong 10% ngân sách xây dựng thương
hiệu của doanh nghiệp cho hội trợ thương mại. Tại Việt Nam, trung bình mỗi tháng có
hàng chục hội trợ, hội thảo/triển lãm, các chương trình hội nghị, giới thiệu doanh
nghiệp,… được tổ chức trong khắp cả nuớc với các qui mô và hình thức phong phú.
Tuy nhiên, muốn có một
11

chương trình event “độc nhất vô nhị” phải trải qua nhiều giai đoạn khá công phu chứ
không đơn giản như người ta nhìn thấy bề ngoài. Do đó, tôi đã chọn đề tài về “Nghiên
cứu quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện “Toàn cảnh Công Nghệ
Thông Tin-Truyền Thông Việt Nam 2007” tại công ty MRD J.S.C”, đây cũng chính là
lĩnh vực mà tôi đang tham gia tại công ty MRD J.S.C – bảo trợ bởi tập đoàn dữ liệu
quốc tế IDG – tập đoàn hàng đầu thế giới về truyền thông, nghiên cứu và quản lý sự
kiện trong lĩnh vực công nghệ.
1.2 Mục tiêu nghiên cứu :
Nghiên cứu quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện “Toàn
cảnh Công Nghệ Thông Tin-Truyền Thông Việt Nam 2007” để biết được một quy trình
tổ chức sự kiện gồm những bước nào, cũng như công việc của một nhà tổ chức sự kiện
cần phải làm gì. Từ đó hình thành nên một quy trình chung để tổ chức mọi sự kiện.
Đưa ra những đề xuất nhằm khắc phục tình trạng lãng phí trong quá trình chuẩn
bị và thực hiện sự kiện để lợi nhuận sau sự kiện của công ty đạt được là cao nhất.
Đồng thời kiến nghị những biện pháp để làm giảm thiểu rủi ro khi sự kiện diễn ra, để
sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp nhằm làm tăng uy tín của công ty.
1.3 Phạm vi nghiên cứu:
1.3.1 Nội dung
Thu thập, phân tích dữ liệu, thông tin của sự kiện “Toàn cảnh Công Nghệ
Thông Tin-Truyền Thông Việt Nam 2007”, để biết được quy trình tổ chức sự kiện này
như thế nào, nhằm hình thành nên một quy trình chung để tổ chức một sự kiện. Từ đó
đưa ra một số đánh giá, kiến nghị để hoàn thiện hơn công tác quản lý và tổ chức sự
kiện tại công ty MRD J.S.C Thành phố Hồ Chí Minh.
1.3.2 Không gian
Tiến hành nghiên cứu tai công ty MRD J.S.C
1.3.3 Thời gian
Phân tích dữ liệu từ năm 2007 đến năm 2008
1.4 Cấu trúc luận văn
Nội dung nghiên cứu gồm có 5 chương:
Chương 1: Mở đầu

2
Chương 1 được xây dựng để tổng quát hóa đề tài nghiên cứu, đồng thời để xác
định tính cần thiết của đề tài, mục đích nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu và kết quả cần
đạt được.
Chương 2: Tổng quan
Chương này phác họa bức tranh tổng quát về Công ty MRD J.S.C như: lịch sử
hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của công ty,
Chương 3: Nội dung và phương pháp nghiên cứu
Dựa vào những kiến thức liên quan để dùng làm cơ sở cho quá trình nghiên cứu
như một số khái niệm và lý thuyết về event, quản lý và tổ chức sự kiện mà công ty đã
và nên sử dụng nhằm giữ vững và phát triển thương hiệu của công ty.
Chương 4: Kết quả và thảo luận
Từ các dữ liệu thu thập được của công ty về sự kiện “Toàn cảnh Công Nghệ
Thông Tin-Truyền Thông Việt Nam 2007”, cũng như từ sự trải nghiệm thực tế khi
thực tập và làm việc tại công ty từ đó hình thành nên quy trình chung để thực hiện một
sự kiện, và đánh giá xem công ty đã thực hiện quy trình đó đối với sự kiện này như thế
nào. Từ đó, kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý và tổ chức sự
kiện tại công ty, nhằm làm tăng doanh thu cũng như uy tín của công ty.
Chương 5: Kết luận và kiến nghị
Từ kết quả ở chương 4, đề ra một số nhận định, kết luận và kiến nghị nhằm góp
phần làm tăng uy tín, giá trị thương hiệu cho công ty.
3
CHƯƠNG 2
TỔNG QUAN
2.1 Giới thiệu tổng quát về Công ty MRD J.S.C
2.1.1 Lịch sử hình thành :
 MRD được thành lập vào năm 2006 dưới sự tư vấn và hỗ trợ của Tập Đoàn
Dữ Liệu Quốc Tế IDG và Tạp chí PC World Việt Nam
 Tập Đoàn Dữ Liệu Quốc Tế IDG : Là tập đoàn hàng đầu thế giới về truyền
thông, nghiên cứu và quản lý sự kiện trong lĩnh vực công nghệ. IDG hiện sở hữu một

mạng lưới lớn nhất thế giới bao gồm hơn 400 trang thông tin điện tử về công nghệ,hơn
170 sự kiện liên quan đến CNTT trên toàn cầu. IDG đã có mặt tại VN vào 2003 và
hoạt động trong các lĩnh vực Tổ chức sự kiện, Xuất bản, Nghiên cứu công nghệ với
các sự kiện tiêu biểu như : Hội thảo và Triển lãm Vietnam Computer World Expo, Hội
thảo và Triển lãm Ứng dụng CNTT trong lĩnh vực Tài chính, Ngân hàng, Giáo dục và
Đào Tạo, Mạng và Viễn thông, Hội thảo và Trao giải thưởng CIO, (tham quan tại
website www.idg.com và www.idg.com.vn)
 Thế Giới Vi Tính – PC World Việt Nam : Tạp chí chuyên ngành CNTT – TT
thuộc sở KHCN TP.HCM. Xuất bản 03 tạp chí với tổng số phát hành trên 100.000 bản
hàng tháng, phát hành 10.000 sách niên giám CNTT – TT Việt Nam hàng năm,
website: www.pcworld.com.vn có 100.000 lượt truy cập hàng ngày, và tổ chức nhiều
hoạt động
chuyên môn, hỗ trợ khác trong lĩnh vực CNTT.
(MRD hiện là đại lý quảng cáo chính thức của PC World Việt Nam)
2.1.2 Pháp nhân công ty :
Tên công ty: Công ty Cổ phần Ngiên cứu & Phát triển thị trường MRD
Tên giao dịch quốc tế: MRD Jsc
Văn phòng: Phòng 512, 79 Trương Định, F. Bến Thành, Quận 1, TP Hồ Chí
Minh
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 4103004490
Cấp ngày: 22/03/2006
Cơ quan cấp: Sở kế họach và đầu tư TP . Hồ Chí Minh
Mã số thuế: 0304339027
Cấp ngày: 13/05/2006
Giám đốc: Lê Thanh
ĐT: (84-8) 8250133
Fax: (84-8) 8237335
Logo của Công ty MRD
2.2 Mục tiêu, phạm vi kinh doanh và nghĩa vụ của công ty tổ chức sự kiện
MRD J.S.C

2.2.1 Mục tiêu và phạm vi kinh doanh của doanh nghiệp
- Sản xuất phần mềm máy tính và thiết kế trang Web.
- Cung cấp các dịch vụ kỹ thuật phục vụ việc nghiên cứu và phân tích thị
trường công nghệ thông tin và công nghệ cao.
- Tư vấn giải pháp công nghệ thông tin và công nghệ cao.
- Thực hiện các hoạt động hỗ trợ phát triển công nghệ thông tin và công nghệ
cao, giới thiệu thành tựu khoa học nhằm thu hút các nhà đầu tư nước ngoài vào Việt
Nam theo đúng quy định pháp luật.
5
2.2.2 Nghĩa vụ
- Công ty có nghĩa vụ sử dụng hiệu quả vốn và các nguồn lực, tổ chức thực
hiện các nhiệm vụ kinh doanh theo kế họach của nhà nước quy định và theo nhu cầu
của thị trường.
- Công ty có nghĩa vụ thực hiện các khoản nợ phải thu, phải trả ghi trong bảng
cân đối tài sản của công ty tại thời điểm thành lập công ty.
- Công ty có nghĩa vụ quản lý các hoạt động kinh doanh như sau:
• Đăng ký kinh doanh và kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký và
chịu trách nhiệm trước pháp luật, khách hàng về sản phẩm, dịch vụ do
công ty thực hiện.
• Ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh doanh đã ký với các đối tác trong
và ngoài nước.
• Tuân thủ các chính sách chế độ quản lý kinh tế và giao dịch đối ngoại hiện
hành của nhà nước Việt Nam.
• Tự tạo thêm nguồn vốn để sản xuất kinh doanh và sử dụng hiệu quả các
nguồn vốn đảm bảo cho việc đầu tư mở rộng sản xuất, làm tròn nghĩa vụ
đối với nhà nước theo luật định.
• Tổ chức mô hình và kinh doanh phù hợp với đặc điểm hiện có, đồng thời
thích ứng với cơ chế hiện hành.
• Thực hiện tất cả các chính sách, chế độ quản lý tài sản, tiền lương, phân
công lao động một cách phù hợp, đào tạo nghiệp vụ, nâng cao trình độ và

chuyên môn cho đội ngũ công nhân viên trong công ty.
- Công ty thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản ngân sách cho nhà
nước theo quy định như sau:
• Thuế thu nhập doanh nghiệp hằng năm bằng 10% lợi nhuận thu được
trong suốt thời hạn thực hiện dự án.
• Thuế chuyển lợi nhuận bằng 3% số lợi nhuận chuyển ra khỏi Việt Nam.
• Các loại thuế khác theo quy định hiện hành tại thời điểm nộp thuế hằng
năm.
• Doanh nghiệp được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 4 năm kể từ
khi kinh doanh có lãi.
6
• Doanh nghiệp có nghĩa vụ trả tiền thuê địa điểm cho bên cho thuê theo
hợp đồng ký kết giữa các bên.
• Doanh nghiệp được miễn thuế nhập khẩu đối với hàng hóa nhập khẩu theo
quy định tại điều 57 của nghị định số 24/2000/NĐ-CP ngày 31 tháng 7
năm 2000 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành luật đầu tư nước ngoài
tại Việt Nam.
- Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phải tuân thủ pháp luật Việt Nam,
các quy định của Giấy phép đầu tư, Điều lệ Doanh Nghiệp.
- Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các biện pháp xử lý chất thải, bảo vệ môi
trường, môi sinh, phòng-chống cháy, nổ và an tòan lao động theo các quy định của nhà
nước Việt Nam.
2.2.3 Chức năng, quyền hạn của công ty
a. Chức năng :
Quản lý và tổ chức sự kiện – tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong và
ngoài nước có cơ hội giao lưu gặp gỡ, tìm kiếm đối tác, trao đổi trực tiếp và giới thiệu
những thành tựu trong ngành nghề cụ thể nói chung và trình làng sản phẩm mới, độc
đáo của từng doanh nghiệp nói riêng.
Thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng (PR), tạo ra nhận thức có lợi của
công chúng về sản phẩm của doanh nghiệp với mục tiêu khuếch trương sản phẩm, tạo

lập hình ảnh tốt về doanh nghiệp.
b. Quyền hạn :
- Công ty có quyền đàm phán và thực hiện các hợp đồng kinh tế với các tổ
chức, cá nhân theo đúng quy định của nhà nước.
- Được phép mở các tài khoản tại các ngân hàng.
- Được phép sử dụng con dấu theo quy định.
- Công ty được quyền tổ chức bô máy quản lý, tổ chức kinh doanh.
- Được phép tổ chức và tham gia các buổi hội nghị, hội thảo phù hợp với ngành
nghề và chức năng của công ty theo đúng quy định của pháp luật.
- Công ty được quyền quản lý và sử dụng vốn, đất đai tài nguyên và các nguồn
lực khác thuộc quyền sở hữu của công ty.
7
2.3 Cơ cấu tổ chức, bộ máy nhân sự, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
2.3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty:
Sơ đồ 2.1: Sơ Đồ Chức Năng Của Công Ty MRD J.S.C
Nguồn tin: Phòng Nhân Sự
2.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
a. Ban giám đốc :
 Tổng giám đốc: là người lãnh đạo cao nhất tổ chức và điều hành mọi hoạt
động của công ty, có quyền ra quyết tổ chức bộ máy quản lý, phân công, bổ nhiệm các
cán bộ cấp dưới, tuyển dụng lao động và chịu tránh nhiệm về mọi hoạt động của công
ty trước công ty.
 Giám đốc điều hành: là phụ tá đắc lực cho tổng giám đốc và chịu trách
nhiệm trước tổng giám đốc về những công việc kinh doanh. Giám Đốc Điều Hành có
những quyền hạn và trách nhiệm sau:
- Quyết định tất cả các vấn đề không cần phải có quyết định của Tổng
Giám Đốc, bao gồm thay mặt Công ty ký kết các hợp đồng tài chính và
thương mại, tổ chức và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thường
nhật của Công ty theo những thông lệ quản lý tốt nhất.
Phòng

tài
chính,kế
toán
GIÁM ĐỐC ĐIỀU
HÀNH
Phòng
kinh
doanh
Phòng
Marketing
Phòng
thiết
kế
Phòng
nhân
sự
Phòng
hậu
cần
TỔNG GIÁM ĐỐC
8
- Kiến nghị về số lượng và nhân viên cấp cao mà công ty cần thuê với
Tổng Giám Đốc. Bên cạnh đó, Giám Đốc điều Hành phải tham khảo ý
kiến của Tổng Giám Đốc để quyết định số lượng người lao động , mức
lương, trợ cấp, lợi ích, việc bổ nhiệm, miễn nhiệm và các điều khoản
khác liên quan đến hợp đồng lao động của họ.
- Vào ngày 31/10 hàng năm, Giám Đốc Điều Hành phải trình cho Tổng
Giám Đốc phê chuẩn kế hoạch kinh doanh chi tiết cho năm tài chính tiếp
theo trên cơ sở đáp ứng các yêu cầu của ngân sách phù hợp cũng như kế
hoạch tài chính 5 năm.

- Thực thi kế hoạch hàng năm do Tổng Giám Đốc thông qua. Đề xuất
những biện pháp nâng cao hoạt động và quản lý của của công ty, chuẩn
bị các bản dự toán dài hạn, hàng năm và hàng tháng của công ty phục vụ
hoạt động quản lý dài hạn, hàng năm và hàng tháng của công ty theo kế
hoạch kinh doanh. Bản dự toán hàng năm cho từng năm tài chính sẽ phải
được trình cho Tổng Giám Đốc để thông qua và phải bao gồm những
thông tin quy định tại các quy chế của công ty.
b. Phòng kinh doanh :
Nhân viên kinh doanh: tiếp cận khách hàng để ký hợp đồng, sau khi hợp đồng,
nhân viên kinh doanh sẽ bàn giao cho trưởng phòng kinh doanh.
Trưởng phòng kinh doanh là người soạn thảo và lên kế hoạch kinh doanh, công
tác chặt chẽ với đồng nghiệp, theo dõi và báo cáo tình hình cho ban giám đốc, chịu
trách nhiệm trước ban giám đốc về kế hoạch kinh doanh.
Giám sát kinh doanh: theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng thiết kế, báo cáo về
tình hình các hợp đồng cho trưởng phòng kinh doanh, hỗ trợ cho nhân viên kinh doanh
trong việc tiếp cận khách hàng, chịu trách nhiệm trong công việc của các nhân viên
kinh doanh.
c. Phòng tài chính kế toán :
 Tài chính:
- Quản lý hệ thống cơ sở vật chất của công ty
- Nhận bản đề xuất chi, thu từ các bộ phận, ghi phiếu chi, thu có đính kèm
đấy đủ chứng từ.
9
- Lưu trữ và quản lý các hợp đồng.
- Báo cáo tồn quỹ thường xuyên hoặc định kỳ gồm tiền mặt, tiền gửi ngân
hàng, số tiền còn phải thu – chi theo kế hoạch.
- Ghi chép sổ sách thuế theo phân công của kế toán trưởng.
- Xử lý hàng in thừa (prochure, posters, tờ bướm quảng cáo, thư mời,…)
bằng sổ sách rõ ràng.
 Kế tóan :

- Chịu trách nhiệm về sổ sách kế tóan.
- Lập báo cáo các sổ sách cho cơ quan thuế
- Báo cáo đánh giá tình hình hành động tài chính hàng tháng.
- Lập báo cáo tài chính cho ngân hàng.
- Theo dõi sát sao tình hình chênh lệch tỷ giá ngoại tệ.
- Giám sát tính hợp lý các khoản thu chi.
- Thiết lập và duy trì các ghi chép đơn giản để ban giám đốc luôn hiểu rõ
và cập nhật
d. Phòng Marketing
- Thực hiện các cuộc nghiên cứu về thị hiếu và ước muốn của khách hàng, từ
đó đưa ra các giải pháp đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
- Tìm hiểu, thu thập và đề xuất các ý tưởng kinh doanh, quảng bá thương hiệu,
cung cách phục vụ, cách sáng tạo độc đáo và liên tục đổi mới.
- Nghiên cứu thị trường cho quyết định tối ưu.
- Tổ chức đào tạo và huấn luyện đội ngũ nhân viên trong lĩnh vực quan hệ công
chúng(PR) về khả năng giao tiếp, khả năng truyền đạt, thuyết phục, khả năng xử lý và
giải quyết tình huống tức thời…
e. Phòng thiết kế :
- Giám sát thiết kế có nhiệm vụ nhận yêu cầu của khách hàng từ giám sát kinh
doanh và có ý kiến phản hồi ngay lập tức về các yêu cầu cũng như thời gian thực hiện
các yêu cầu, phân bổ các công việc thiết kế về thời gian thực hiện cho các nhân viên
thực kế. Bảng phân bổ sẽ báo cáo hàng tuần cho trưởng phòng kinh doanh, phổ biến
bảng định chuẩn thời gian thiết kế cho phòng thiết kế và có trách nhiệm thực thi theo
đúng bảng định chuẩn này.
10
f. Phòng nhân sự :
- Thực hiện chức năng quản lý về tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, đào tạo
cán bộ công nhân viên. Phòng nhân sự có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc điều
hành về công tác hành chánh, nghiệp vụ văn phòng, giúp Giám đốc điều hành theo dõi,
kiểm tra việc chấp hành quy chế làm việc và nội quy công ty. Ngoài ra, phòng nhân sự

còn đảm nhận các công tác khác như công tác thực hiện duy trì, cải thiện hệ thống
quản trị chất lượng của công ty hay công tác cơ điện tạp vụ tại công ty.
g. Phòng hậu cần :
- Thực hiện chức năng quản lý hàng, nhập và xuất hàng, kiểm tra, giám sát việc
nhập hàng từ các nhà cung cấp. Bộ phận hậu cần còn là lực lượng vận chuyển hàng
đến địa điểm diễn ra sự kiện cũng như đối tác khách hàng của công ty. Ngoài ra,
phòng hậu cần còn thực hiện các chức năng quản lý, thực hiện việc nhập các loại hàng
phục vụ cho
tất cả nhu cầu của toàn nhân viên công ty.
11
CHƯƠNG 3
NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.1 Cơ sở lý luận
3.1.1 Khái niệm, chức năng, hình thức của sự kiện
a. Khái niệm:
Thuật ngữ event xuất hiện ở Việt Nam từ những năm 90, là một khái niệm dùng
để chỉ các hoạt động có liên quan đến một loạt các quá trình xây dựng ý tưởng, lên kế
hoạch chuẩn bị, triển khai thực hiện,….như các cuộc hội thảo, hội nghị chuyên đề, hội
chợ triển lãm và các event đặc biệt khác.
Công việc tổ chức sự kiện (Event) hiểu một cách nôm na là tổ chức các hoạt
động, sự kiện mang tính tiếp thị cho một đơn vị nào đó. Đó là sự phối hợp ăn ý giữa
các yếu tố : hoạt động bán hàng, quản lí thông tin khách hàng, quan hệ công chúng,
nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế,
trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty.
b. Chức năng:
Event là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp. Về
mặt chức năng, Event là một trong các công cụ của hoạt động quan hệ công
chúng(PR), tạo ra nhận thức có lợi của công chúng về sản phẩm. Các mục tiêu của PR
là khuếch trương sản phẩm, quảng bá thương hiệu, tạo lập hình ảnh tốt về doanh
nghiệp.

Hơn nữa, phạm vi họat động của Event không chỉ diễn ra ở các doanh nghiệp
mà Event còn được tổ chức ở tầm mức cao hơn nhằm tạo ra nhận thức có lợi của công
chúng về hình ảnh của một ngành, vùng, một quốc gia,…
12
c. Hình thức:
Về mặt hình thức thực hiện, một sự kiện cần phải chuẩn bị các phần công việc
cơ bản sau :
• Sáng tạo các ý tưởng và chủ đề của sự kiện.
• Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu
• Lập kế hoạch và ngân sách
• Thiết lập bảng mô tả công việc cho toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện
• Lựa chọn nguồn nhân lực, phân bổ trách nhiệm và công việc cụ thể cho
từng phòng ban trong công ty.
• Truyền thông đại chúng và đăng kí tham dự.
• Thực hiện chương trình
Tuy nhiên, tuy theo qui mô tổ chức cũng như loại hình event mà có sự thay đổi
cho phù hợp các phần công việc trên. Nhưng về cơ bản, tổ chức một sự kiện là sự kết
hợp khoa học các tiến trình trên bên cạnh khả năng tập hợp, quản lý khối lượng công
việc và lực lượng nhân viên khi event diễn ra.
3.1.2 Các mục tiêu và chủ đề của sự kiện
a. Mục tiêu
Mục tiêu của sự kiện là kết quả sau cùng mà một đạo diễn chương trình mong
muốn. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn
giản nhưng rất cần thiết đối với nhà tổ chức lẫn các đơn vị doanh nghiệp tham gia sự
kiện, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành, cũng như
“cân đo” được những kết quả mà sự kiện này mang lại.
Các mục tiêu cơ bản của một hội chợ triển lãm như sau:
• Xây dựng một mối quan hệ gắn bó giữa các cá nhân, tổ chức lâu dài.
• Thu hút sự chú ý của công luận
• Cung cấp, cập nhật những thông tin mới nhất về sản phẩm và doanh

nghiệp
• Tìm kiếm cơ hội giao thương
13
b. Khách hành mục tiêu
Nhà tổ chức cần lên kế hoạch chi tiết cho các hoạt động của mình nhằm thu hút
đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không
có nhiều tiềm năng để có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Ví dụ như đối với
một cuộc triển lãm thương mại, dù đạt tiêu chuẩn về qui mô, tầm cỡ và sức ấn tượng
đến đâu, cũng trở nên vô nghĩa nếu xác định sai khách hàng mục tiêu.
Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị
của những khách hàng sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng.
Nếu nhà tổ chức đặt yếu tố số lượng lên hàng đầu, sự kiện sẽ dễ rơi vào tình trạng hỗn
độn, mang tính chắp vá và thiếu chuyên nghiệp.
c. Tên và logo
Cần phải hết sức thận trọng trong việc chọn tên cho sự kiện. Sử dụng từ ngữ
chuẩn xác, ngắn gọn, dễ hiểu và nêu bật lên được chủ đề của sự kiện. Logo cần thiết kế
đơn giản, giàu tính tưởng tượng. Điều quan trọng là tên và logo không xâm phạm đến
các nhãn hiệu đã đăng kí của các tổ chức khác, đồng thời tránh sự trùng lắp, hoặc dễ
gây nhầm lẫn cho khách hàng.
d. Bầu không khí sự kiện
Một trong những yêu cầu của nhà quản lí là duy trì được bầu không khí của sự
kiện. Điều này không chỉ là những cảm nhận lý tính xung quanh mà bao gồm một cảm
giác đặc thù của sự kiện. Trong một buổi hội thảo, hội nghị, ngoài sự quan tâm hàng
đầu về chủ đề chính của sự kiện, nhà tổ chức còn phải rất tinh tế trong việc lựa chọn
các chi tiết sau :
 Nhạc nền: Trong khi chờ đợi buổi hội thảo bắt đầu, nên có nhạc êm dịu,
nhẹ nhàng, chỉnh âm thanh nhỏ vừa đủ để khách tham dự đến sớm có thể
trao đổi với nhau, tạo cảm giác thoải mái, nhẹ nhàng hơn.
 Trang trí: cách trang trí cần lịch sự và mang tính trang trọng.
 Màu sắc: Trang nhã, nhẹ nhàng. Tránh chọn màu chủ đạo là màu tối, gây

cảm giác ngột ngạt, nặng nề, hoặc các màu sắc gây tính phản cảm.
 Ánh sáng: điều chỉnh khéo léo, làm nổi bật người phát ngôn, khuyến
khích việc đàm thoại diễn ra thân mật, hoặc làm tăng hiệu ứng việc trưng
14
bày các tác phẩm mỹ thuật. Ánh sáng tối mờ trong sảnh, hoặc tắt luôn đèn,
là một thực tế tạo không khí im lặng và tập trung sự chú ý.
e. Lịch trình và thời gian
Thời gian chuẩn bị ít nhất là hai tháng, thậm chí cho một sự kiện rất nhỏ. Sử
dụng sự hiểu biết phổ thông khi thiết lập lịch trình cho sự kiện của mình.
 Lịch trình :
Phải đảm bảo tính chính xác kể từ khi phác thảo kế hoạch cho đến lúc sự
kiện kết thúc, không chỉ cho lịch trình diễn ra sự kiện mà là toàn bộ quá trình chuẩn bị
và triển khai thực hiện.
Trong giai đoạn kế hoạch và chuẩn bị, lịch trình tương tự như bảng mô tả công
việc nhưng nó mang tính chính xác và cụ thể hơn, xác định mỗi phần công việc cần phải
thực hiện như thế nào và trong bao lâu. Bao gồm các công việc cho mục tiêu chính:
• Dự trù ngân sách và chi phí cho từng phần công việc
• Khảo sát thị trường
• Lập danh sách các công ty mời tham dự hội thảo
• Liên hệ các sở, ban, ngành địa phương, hoàn tất thủ tục hành chính
cho việc thực hiện hội thảo và sự kiện diễn ra sắp tới.
• Quảng bá sự kiện trên các phương tiện truyền thông đại chúng
• Xác nhận và tổng kết số lượng các công ty đăng kí tham dự
Các công việc lặt vặt như:
• Thiết kế tờ bướm, áp phích quảng cáo về sự kiện sắp tổ chức
• Soạn thư mời
• Đặt tiệc cho các chương trình hội thảo
• Chuẩn bị quà lưu niệm cho các đơn vị tham dự
• Soạn tài liệu, sách hướng dẫn hội thảo
Từng phần công việc trên cần phải được hoạch định và đưa ra thời gian cụ thể

từ mục tiêu chính đến các tiểu tiết. Tổ chức thực hiện một sự kiện thương mại là một
hoạt động cực kỳ phức tạp: Nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hóa hấp dẫn, thu
hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời đảm bảo các yếu tố hậu cần
cũng như vô số các công việc lặt vặt khác . Do đó, cần phải có sự chuẩn bị kĩ lưỡng
15
ngay từ khâu hoạch định để giảm thiểu những thiếu sót, rủi ro có thể xảy ra trong thời
gian diễn ra sự kiện.
 Thời gian
Cần tham khảo trung tâm dự báo thời tiết để dự đoán các ngày nắng hay mưa.
Tránh tổ chức các buổi hội thảo, hội nghị vào các ngày nghỉ cuối tuần vì khả
năng các khách mời đi nghỉ cuối tuần là rất cao. Tuy nhiên, các hội chợ qui mô lớn
diễn ra tại các công viên, nhà văn hóa, sân vận động,… vào các ngày này thì lại có
khả năng thu hút khách hàng đến tham quan.
Cố gắng không xếp lịch các sự kiện tương tự diễn ra đồng thời với sự kiện hằng
năm của các tổ chức khác bằng cách kiểm tra danh sách các sự kiện năm rồi trên báo,
đài,…
3.1.3 Mô tả công việc của nhà quản lý sự kiện
a. Các nhiệm vụ của nhà quản lý sự kiện
- Chủ nhiệm dự án: thiết lập và xác định các mục tiêu, hoạch định thời gian
và phân chia các nhiệm vụ.
- Giám sát nhân sự: lựa chọn, động viên và đánh giá nhân sự
- Giám đốc mỹ thuật : thiết kế, phác họa chủ đề, trang trí
- Quản trị viên điều hành: đánh giá các kết quả dài hạn, ra quyết định
- Kế toán viên: dự trù kinh phí và cân đối thu chi
- Chuyên gia về hậu cần: tìm kiếm và sử dụng địa điểm diễn ra một cách tốt
nhất có thể
- Người thực hành kỹ năng về PR: khán thính giả mục tiêu và chiến dịch phát
triển cộng đồng.
- Người bán chương trình: bán sự kiện cho các tổ chức, nhà tài trợ, công
chúng.

- Quản lý nhà hàng: xây dựng các thực đơn,……
b. Vai trò
Nhà quản lí sự kiện có vai trò mang tính đa diện, có khả năng nhìn xa trông
rộng, đầy năng lực, có tinh thần trách nhiệm và khả năng quản lý.
16
c. Các nguồn lực cần thiết để tổ chức sự kiện
- Tài chính
- Con người
- Các tổ chức
- Các trang thiết bị cơ bản
d. Yêu cầu đối vớn nhà quản lý sự kiện
Những yêu cầu cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của một nhà
quản lý sự kiện là:
- Có khả năng tổ chức
- Có trình độ chuyên môn
- Đủ sức khỏe, cả về thể chất lẫn tinh thần
- Linh hoạt, nhanh nhạy trong việc giải quyết các vấn đề
- Có xu hướng cẩn thận, tỉ mỉ
e. Cách tổ chức sự kiện
- Kế hoạch tổng thể chuẩn bị trước. Trong đó, nên có bảng mô tả vị trí, địa
điểm, chương trình, chủ đề.
- Bảng mô tả công việc rất quan trọng cho các nhà tổ chức sự kiện
- Lịch trình thực hiện, tiến độ thời gian
- Danh sách liên lạc
- Các sở, ban, ngành.
- Quan hệ thư từ
- Ngân quỹ
- Phương tiện kỹ thuật nghe nhìn
- Vị trí
- Tiếp thị và xúc tiến

- Đăng kí
- Sự chấp nhận
- Chủ đề và chương trình
- Bất cứ khi nào nghĩ ra điều gì mới mẻ, viết nó ra
- Lắng nghe, thảo luận ý kiến, ý tưởng thực hiện với các nhân viên.
17
f. Vấn đề phát sinh
Mọi sự kiện luôn có một vài điều không như mong đợi mà một đạo diễn sẽ
không bao giờ biết trước. Đó là vấn đề như thời tiết xấu khiến số lượng khách tham dự
vắng vẻ, các vấn đề địa điểm diễn ra sự kiện (Vì hiện nay, tính trong cả nước, có rất ít
địa điểm đạt tiêu chuẩn để tổ chức sự kiện, hoặc để tổ chức một buổi hội thảo cần địa
điểm tổ chức là khách sạn 5 sao với sức chứa 500 khách trở lên, hiện nay ở Thành Phố
Hồ Chí Minh chỉ có 2 nơi có khả năng đáp ứng là khách sạn Equatorial và Sheraton.)
Điều này dễ dẫn đến tình trạng độc quyền, là yếu tố hàng đầu gây rất nhiều khó khăn,
trở ngại cho nhà tổ chức. Ngoài ra, còn có các sự cố như mất điện, hệ thống máy móc
phục vụ hư hỏng đột ngột,…Những điều này đòi hỏi sự nhạy bén trong việc ra quyết
định cấp thời đối với nhà tổ chức sự kiện, phải chuẩn bị nhiều phương án để đối phó.
3.1.4 Quản trị tổ chức sự kiện
a. Những nguyên tắc tổ chức chương trình
- Nắm rõ nội dung và cách trình bày của báo cáo viên
- Tránh những chương trình giải trí hoặc kế hoạch không phù hợp
- Sử dụng những kiến thức, cảm nhận thực tế của bạn
- Kết hợp hài hòa các hoạt động mang tính chất vui tươi và trịnh trọng
- Diễn tập chương trình với báo cáo viên và người điều khiển chương trình.
Mục tiêu và chủ đề của sự kiện luôn luôn là vấn đề cần quan tâm đầu tiên khi
lập kế hoạch và lựa chọn chương trình. Các hoạt động có thể được tận dụng cho những
mục đích khác nhau.
b. Nguồn lực
Nhiều tổ chức, hiệp hội có thể giúp đỡ việc phát ngôn trước công chúng cho các
Event sắp diễn ra. Tùy thuộc vào kinh phí và mức độ trang trọng của Event, có thể

quyết định nguồn lực tham gia như các tình nguyện viên, những người nổi tiếng, báo
cáo viên,….
Một số vấn đề cần lưu ý trong khi tuyển chọn nguồn lực là: cần tiến hành duyệt
lại nguồn lực về con người, sau đó nên tiến hành ký kết hợp đồng theo các yêu cầu cần
thiết, và nên xây dựng ngân sách thích hợp.
18