Phân tích tình hình hoạt động của bộ phận kế toán tại khách sạn GUOMAN.doc

Lời mở đầu.
Theo chủ trơng của tổng cục Du lịch Việt Nam và ban giám hiệu trờng Cao
Đẳng Du Lịch Hà Nội về việc thực hiện đợt thực tập lần 2 từ ngày 24/11/2003 dến
ngày 16/01/2004với mục tiêu:
_ Làm quen với công việc và môi trờng làm việc của khách sạn .
_ Bớc đầu tìm hiểu về các hoạt động thực tiễn của một cơ sở kinh doanh khách
sạn. Đặc biệt là hệ thống tổ chức, quản lý điều hành và các hoạt động chuyên môn.
_ Vận dụng những kiến thức chuyên môn vào công việc thực tiễn.
_ Tìm hiểu những thuận lợi và khó khăn của nghề nghiệp để xác định đợc vị trí
công việc phù hợp với mình trong tơng lai.
_ Học hỏi và tích luỹ kinh nghiệm trong công tác quản lý nhằm nâng cao trình
độ chuyên môn. Đồng thời từ đó xác định trách nhiệm của mình trong tơng lai góp
phần đa ngành Du Lịch phát triển, hội nhập với Du Lịch khu vực và thế giới.
Đợc sự phân công, sắp xếp của giáo viên chủ nhiệm khoa Lê Minh Phơng,
em đợc nhận thực tập tại khách sạn GUOMAN _ 38A Lý Thờng Kiệt _Hà Nội. Trong
thời gian thực tập đợc sự giúp đỡ quan tâm của khách sạn, của các anh chị nhân
viên, đặc biệt là sự giúp đỡ tạo điều kiện thực tập của anh Phùng An Ninh, em đã
thực hiện tốt đợt thực tập, giúp em hiểu biết hơn về kế toán và quan trọng hơn là
nắm thêm đợc nhiều nghiệp vụ liên quan đến chơng trình học cuả mình. Nhân đây,
em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới toàn bộ nhân viên khách sạn GUOMAN,
cô giáo chủ nhiệm và nhà trờng đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian vừa
qua.
Ngày nay, xu thế chung của toàn thế giới là mở cửa hợp tác và hoà nhập
với các nớc trên toàn cầu. Chính vì vậy nhu cầu giao lu không chỉ xuất hiện trong
mối quan hệ kinh tế, chính trị giữa các nớc... Nhu cầu du lịch của ngời dân cũng
ngày càng tăng lên đòi hỏi nhiều yếu tố liên quan cũng phát triển theo.
Đặc biệt đòi hỏi ngành du lịch của mỗi quốc gia phải có sự chuẩn bị tốt,
nhằm đáp ứng một cách thoải mái nhất với những nhu cầu du lịch đa dạng của
1
khách. Tính trung bình hàng năm trên thế giới đóng góp vào GDP do ngành kinh
doanh du lịch khách sạn mang lại chiếm dến 10% bên cạnh các ngành kinh tế

khác.
Việt Nam là quốc gia mới phát triển ngành kinh doanh du lịch khách sạn
cách đây không lâu nhng góp phần không nhỏ trong việc làm tăng thu nhập quốc
dân và giải quyết vấn đề việc làm cho một lực lợng lao động lớn. Việt Nam trong
quá trình đổi mới thực hiện công nghiệp hoá, hiện đại hoá nền kinh tế đã xác
định:"...Phát triển Du Lịch thực sự trở thành một ngành kinh tế mũi nhọn, nâng cao
chất lợng và hiệu quả hoạt động trên cơ sở khai thác lợi thế và điều kiện tự nhiên,
sinh thái, truyền thống, văn hoá, lịch sử, đáp ứng nhu cầu du lịch trong nớc và phát
triển nhanh du lịch quốc gia sớm đạt trình độ du lịch trong khu vực ..."( Trích văn
kiện đại hội Đảng lần thứ IX ). Đây thực sự là một cơ hội lớn nhng cũng là thách
thức lớn đối với ngành du lich Việt Nam. Thực tế, ngành du lịch Khách sạn Việt
Nam mới đi vào con đuờng phát triển nên cũng gặp phải những khó khăn nhất định
nhng một nguyên nhân quan trọng là do chất lợng du lịch tại những khách sạn
trong nớc còn kém và cha đợc quan tâm đúng mức.
Mặc dù vậy trong thời gian gần đây các doanh nghiệp khách sạn đã bắt đầu
quan tâm học hỏi việc quản lý và nâng cao chất lợng dịch vụ, xây dựng các dịch vụ
một cách hiệu quả, đặt các tiêu chuẩn về chất lợng dịch vụ nhằm thu hút khách và
nâng cao hiệu quả chất lợng kinh doanh.
Với bản báo cáo thực tập này giúp em hiểu thêm về kinh doanh khách sạn
cũng nh nắm đợc những bớc phát triển của nghành kinh doanh du lịch khách sạn
của Việt nam nói chung và hoạt động của các khách sạn nói riêng. Nội dung báo
cáo thực tập gồm 4 phần:
Phần I : Giới thiệu khái quát về khách sạn GUOMAN.
Phần II : Phân tích tình hình hoạt động của bộ phận kế toán tại khách sạn
GUOMAN.
Phần III : ý kiến đề suất về công tác kế toán của khách sạn.
Phần IV : Kết luận .
************************
2
Phần I: Giới thiệu khái quát về khách sạn GUOMAN.

1- Vị trí, quá trình hình thành và phát triển của khách sạn:
Khách sạn GUOMAN là khách sạn liên doanh giữa tập đoàn Hong Leong của
Malaysia và công ty Transportation của Việt Nam .
GUOMAN HANOI HOTEL là toà nhà 12 tầng, nằm trên trục đờng Lý Thờng
Kiệt. Đợc xây dựng và bắt đầu hoạt động vào tháng 10/1997 với tổng số vốn đầu t
ban đầu là 13.200.000 USD. Khách sạn đợc thiết kế và xây dựng theo tiêu chuẩn
4* đã đợc tổng cục Du Lịch Việt Nam công nhận tháng 4/ 2001.
Tổng diện tích của khách sạn là 2950 m2 gồm 151 phòng, trong dó 149 phòng
phục vụ kinh doanh lu trú; 2 phòng dành cho tập đoàn; sân bãi chứa đợc 30 xe ôtô;
2 nhà hàng phục vụ từ 6h đến 23h với cách bài trí tranh ảnh, cây cảnh hợp lý, dàn
âm thanh hiện đại...
- Bộ phận bếp đợc bố trí gần với nhà hàng tạo điều kiện thuận lợi cho việc phục
vụ ăn uống của khách lu trú.
- Khách sạn đợc trang bị hệ thống điện nớc thiết bị báo cháy hoạt dộng 24/24h.
- Bộ phận bảo vệ với hệ thống camera đợc trang bị ở các hành lang, sảnh, nơi
để xe... nhằm kịp thời sử lý những tình huống bất thờng.
- Bộ phận lễ tân là nơi đầu tiên mà khách tiếp xúc với khách sạn nên cơ sở vật
chất tại đây đợc bố trí với thẩm mỹ cao, lịch sự sang trọng.
Các trang thiết bị hiện đại làm giảm tối đa sức lao động của con ngời, ngay cạnh
đó là phòng bán đồ lu niệm với nhiều chủng loại độc đáo, chất lợng cao...
2- Chức năng chung của khách sạn:
- Kinh doanh lu trú.
- Kinh doanh hoạt động ăn uống.- Cung cấp các dịch vụ vận chuyển.
- Cung cấp các dịch vụ tham quan giải trí.
- Các dịch vụ bên trong và bên ngoài khách sạn.
Có thể nói các sản phẩm của khách sạn ngoài sản phẩm vật chất nh ăn uống,
lu niệm còn có các dịch vụ bổ xung khác nh: điện thoại, thể hình, truy cập internet,
fax...
3
3- Hệ thống tổ chức và điều hành của khách sạn:

Khách sạn GUOMAN kinh doanh lu trú là chủ yếu nên bộ máy tổ chức của
khách sạn đợc sắp xếp theo kiểu trực tuyến tham mu.

* Ban giám đốc ( 4 ngời ):
- Tổng giám đốc: do tập đoàn Hong Leong đề cử, chịu trách nhiệm trớc tập
đoàn và sự tồn tại của khách sạn .
- Phó giám đốc (2 ngời ): Một do công ty vận tải đề cử, một do phía tập đoàn
Malaysia đề cử. Chịu trách nhiệm điều khiển sự hoạt động của công ty và báo cáo
tình hình tài chính, đa ra phơng hớng cho những năm tiếp theo.
- Giám đốc điều hành: trực tiếp tham gia điều hành hoạt động của khách sạn,
đảm bảo vận hành khách sạn sao cho đạt đợc lợi ích cao nhất.
* Các bộ phận khác:
- Đứng đầu là trởng các bộ phận, họ tham gia giám sát, đôn đốc, kiểm tra sao
cho công việc đạt đợc hiệu quả cao nhất.
- Nhân viên của các bộ phận này gồm 121 ngời, họ tham gia trực tiếp vào quá
trình phục vụ khách.
****************
4
Tổng GĐ
Phó GĐPhó GĐ
GĐ Điều Hành
Phòng
nhân
sự
Buồng Lễ tân Tiếp thị Kế
toán
Bảo
vệ
Bảo d-
ỡng

Bàn
bếp
Phần II: Tình hình hoạt động của công tác kế toán trong khách sạn.
Kế toán có nhiệm vụ đặc biệt quan trọng trong bộ máy tổ chức của khách sạn
GUOMAN. Với nhiều chức năng khác nhau cho thấy nhiệm vụ của kế toán là vô
cùng cần thiết.
- Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài
sản, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả sử dụng kinh phí
của doanh nghiệp Du Lịch khách sạn. Nhiệm vụ này thể hiện rõ chức năng thu
nhận, sử lý thông tin và là nền tảng cho nhiệm vụ sau này của kế toán.
- Kiểm tra tình hình thực tế vào cuối tháng, lập kế hoạch thu chi tài chính, tình
hình thu nộp và thanh toán kinh phí.Nhiệm vụ này thể hiện chức năng kiểm tra của
kế toán với những nghiệp vụ của mình và các nghiệp vụ liên quan.
- Cung cấp số liệu, tài liệu, kết quả kinh doanh, tình hình tài chính phục vụ cho
việc điều hành, quản lý của lãnh đạo ban giám đốc. Kiểm tra, phân tích hoạt động
kinh tế tài chính, phục vụ cho công tác lập kế hoạch phục vụ công tác thống kê và
thông tin kinh tế.
1- Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, chức năng của phòng kế toán tại khách sạn
GUOMAN.
1.1_ Cơ cấu tổ chức của phòng kế toán khá chặt chẽ, đựơc phân công công việc
tối đa và đảm bảo tính nhất quán trong công việc của từng cá nhân.
hình vẽ: Bộ máy tổ chức của phòng kế toán tại khách sạn GUOMAN.
5
Trong công việc, việc thiết kế vị trí của từng nhân viên theo chuyên môn công
việc cũng vô cùng cần thiết. Khách sạn thiết kế theo mô hình làm việc hiện đại của
các nớc phát triển. Thêm vào đó là hệ thống máy móc phục vụ cho các nghiệp vụ
trong văn phòng là hoàn toàn đầy đủ và phù hợp.
1.2_ Nhiệm vụ chức năng của từng nhân viên thuộc bộ phận kế toán: Phòng kế
toán của khách sạn đợc quản lý trực tiếp từ tổng giám đốc khách sạn là Mr Richard
và giám dốc phòng kế toán là Mr John To. Nh vậy, nhân viên thuộc phòng kế toán

gồm 15 nhân viên.
(1) Mr John To: Giám đốc điều hành ( Hotel Controller ).
Chức năng: Quản lý và giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn.
Trực tiếp quản lý phòng kế toán, nhận các báo cáo từ toàn bộ các phòng ban tại
khách sạn. Đánh giá tổng hợp tình hình của các phòng nhằm đa ra các giải pháp
tình thế cho hạt động kinh doanh của khách sạn. Thay mặt Tổng giám đốc giám sát
toàn bộ khách sạn khi Tổng giám đốc vắng mặt.
(2) Ms Lê Mai Hoa: Kế toán tổng hợp ( Hotel Accountant ).
Chức năng: Đây là vị trí hết sức quan trọng sau giám đốc điều hành, nhằm kiểm
tra và giám sát chặt chẽ những công việc của phòng mà đặc biệt là nhng công việc
của giám đốc điều hành giao cho. Kiểm tra các báo cáo tài chính cuối tháng, lập
báo cáo thu chi cho giám đốc điều hành, đôn đốc công việc của nhân viên trong
phòng, làm việc với các cơ quan thuế của nhà nớc. Thay mặt ký các quyết định
quan trọng khi giám đốc điều hành kế toán vắng mặt.
(3) Ms Nguyễn Thanh Hơng: Th ký kế toán (Ad.min Executive ).
Chức năng: Giúp công việc giấy tờ cho Giám đốc điều hành kế toán, sắp xếp lịch
họp, lịch công tác của phòng kế toán. Giám sát lịch làm việc của phòng, làm báo
cáo về nhân sự trong phòng.
(4) Ms Cung Minh Châu: Quản lý phòng mua bán (Purchasing Officer ).
Chức năng: Kiểm soát, quản lý việc mua và bán hàng phục vụ cho quá trình đáp
ứng nhu cầu của khách. Nhận đơn đặt hàng từ các bộ phận và làm việc với khách
hàng để đặt hàng.
(5) Mr Vũ Việt Hùng: Quản lý phòng máy tính (EDP Officer ).
6
Chức năng: Kiểm soát mạng máy tính của toàn bộ khách sạn, sửa chữa và nâng
cấp máy, nhập các số liệu tài chính từ các bộ phận qua đờng chuyền của máy chủ.
(6) Ms Mai Hoài Hơng: Kế toán thu (Accounts Receivable/ General Cashier).
Chức năng: Tổng hợp báo cáo từ các nhân viên thu ngân, cân đối sổ sách tài
khoản, làm việc với ngân hàng và các công ty liên quan đến việc thanh toán với
khách sạn. Giám sát việc trả lơng cho nhân viên cuối tháng và cuối năm.

(7) Mr Nguyễn Hữu Nghĩa (Income Auditor ) và Mr Đặng Tuấn Anh (Night
Auditor ): Kiểm tra tài chính.
Chức năng: Theo dõi và kiểm tra các báo cáo tài chính từ các bộ phận trong
khách sạn. Làm báo cáo cuối tháng cho Trởng các bộ phận. Quản lý việc xuất
nhập hợp đồng tài chính của nhà hàng và làm thuế của khách sạn.
(8) Ms Nguyễn Phơng Thắng: Kế toán chi (Account Payable/ General Ledger Asst
).
Chức năng: Giúp cho công việc thanh toán đợc thuận lợi và chính xác. Kế toán chi
luôn tổng hợp các số liệu, hoá đơn từ các bộ phận khách hàng. Kiểm tra và viết séc
nhằm thanh toán cho khách hàng theo thời gian quy định.
(9) Mr Trịnh Văn Mời: Kiểm soát giá ( Material Asistant ).
Chức năng: Kiểm soát giá cả hàng hoá từ bên ngoài vào khách sạn, làm báo cáo
về giá cả chung cho hàng tháng, giúp đỡ phòng mua bán trao đổi với khách hàng.
(10) Mr Phùng An Ninh: Điều hành và kiểm soát kho (Store Controller/ Receiving
Office ).
Chức năng: Kiểm tra hàng hoá đợc nhập vào kho, nhận các hoá đơn chứng từ
hàng ngày và hàng tháng, quản lý hàng hoá trong các kho.
(11) Ms Nguyễn Ngọc Diệp, Ms phạm Hoa Ly, Ms nguyễn Hải Phơng, Mr Đào
Hoàng Anh: (F & B Cashiers ) bộ phận nay thuộc sự quản lý của bộ phận Account.
1.3_ Trong quá trình thực tập tại khách sạn, em thực tập tại bộ phận kế toán
( finance ) do anh Phùng An Ninh phụ trách với chức vụ điều hành và kiểm soát kho
( Receving and Store ).
- Nhiệm vụ của bộ phận điều hành ( Receving ): là lu trữ những liên giấy tờ
thuộc quyền kiểm soát của bộ phận này. Đề suất xuất, nhập ( Order) những sản
7
phẩm phục vụ cho các bộ phận khác của khách sạn trong quá trình phục vụ khách.
Kiểm tra hàng hoá đợc nhập vào kho, nhận các hoá đơn chứng từ hàng ngày và
hàng tháng.
- Nhiệm vụ của bộ phận kiểm soát kho ( Store ): chủ yếu nhiệm vụ của bộ
phận này là quản lý hàng hoá trong kho thực phẩm ( Food store ), kho lạnh ( Cold

store ), kho tổng ( Store ), kho bát đĩa cùng các hoá chất tẩy rửa (Food and
Beveret ), và kho đồ vải ( Linen store ). Ngoài ra nhiệm vụ của bộ phận kiểm soát
kho thể hiện tính cách quan trọng của nó với hoạt động của khách sạn bởi bộ phận
kiểm soát kho ( Store ) này xuất hàng cho các bộ phận trong khách sạn nh buồng
( Linen), bếp ( Food store ), bàn_bar (Store) ... Ngoài ra, hàng ngày nhân viên của
bộ phận bếp sẽ cùng bộ phận kho nhận thực phẩm tơi để sử dụng cho ngày hôm
sau, đảm bảo tính chính xác, độ tơi ngon của sản phẩm và số lợng của sản phẩm.
2_ Hình thức sổ sách kế toán mà phòng kế toán tại khách sạn GUOMAN sử
dụng gồm:
2.1_ Hình thức sổ sách mà phòng kế toán sử dụng: Sổ nhật ký chung.
Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung chủ yếu là ghi chép tất cả các
hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản,
rồi sử dụng số liệu ở sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản liên quan.
Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm:
các sổ nhật ký chuyên dùng, sổ nhật ký chung, các sổ cái tài khoản và các sổ kế
toán chi tiết.
Trình tự và phơng pháp ghi sổ kế toán trong hình thức kế toán nhật ký chung:
(1) Căn cứ chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ, tiến
hành lập định khoản kế toán và ghi trực tiếp vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời
gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản.
(2) Những chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt thì thủ quỹ ghi vào sổ quỹ,
cuối ngày chuyển sổ quỹ kèm theo chứng từ thu chi tiền mặt cho kế toán, kế toán
tổng hợp số liệu lập định khoản kế toán và ghi vào sổ nhật ký thu, chi (sổ nhật ký
chuyên dùng ).
(3) Căn cứ số liệu ở sổ nhật ký chuyên dùng hàng ngày hay định kỳ, kế toán
ghi vào sổ cái tài khoản liên quan.
8
(4) Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở các sổ chi tiết lập các bảng chi tiết số phát
sinh, căn cứ vào số liệu ở sổ cái các tài khoản lập bảng đối chiếu số phát sinh.
(5) Sau khi đối chiếu đảm bảo số liệu phù hợp, có thể lập bảng cân đối kế

toán và các báo cáo kế toán khác.
2.2_ Tại bộ phận điều hành và kiểm soát kho (Receiving and Store ) có những
giấy tờ, sổ sách liên quan gồm:
- Bộ phận kho ( Store ) gồm: Market list, Issuing report, Stork card.
- Bộ phận kiểm soát ( Receiving ) gồm: Order, Beverage, Food, General,
Vendor.
a. Market list: là bảng thực đơn nhận hàng cho bộ phận bếp phục vụ cho 3
nhóm khách hàng ( do nhân viên phòng kế toán gọi mua ):
- Main kitchen: bếp phục vụ khách Âu.
- Asian kitchen: bếp phục vụ khách á.
- Canteen : bếp phục vụ nhân viên.
Ngoài ra, còn một số thực phẩm trong kho phục vụ cho bếp bánh dùng trong
các bữa ăn của khách, của nhân viên và sử dụng để làm tiệc.
Một bảng Market list hoàn chỉnh bao gồm ngày tháng nhập hàng, ghi đầy đủ
số lợng hàng cần nhập, tên ngời nhập loại hàng đó và phải có chữ ký của bếp trởng
trớc khi gọi hàng.
Bảng Market list gồm 3 liên:
- Trắng: Finance.
- Hồng : Receiving.
- Vàng : Kitchen.
b. Issuing report: báo cáo xuất hàng cho các bộ phận khác trong khách sạn.
Một bản Issuing report bao gồm 3 liên:
- Xanh: kế toán ( Account )
- Vàng: các bộ phận khác trực tiếp nhận hàng từ kho ( Other )
- Trắng: kho ( Store )
9