TIỂU LUẬN phát triển kỹ năng quản trị kỹ năng viết báo cáo

Team members



Quynh Nhi

Hoang Duong

=

=

Duc Nhan



Hoai Nam
=


NỘI DUNG
01

Tầm quan
B
trọng của
báo cáo

05

02

03

Các loại
báo cáo

Các yếu tố ảnh
hưởng đến chất
lượng của bài báo
cáo

06

Yêu cầu của
báo cáo

Các bước
lập báo cáo

07

04

Các thói
xấu trong
báo cáo

Kỹ năng trình
bày báo cáo

1.Tầm quan trọng của
báo cáo


1.1 KHÁI NIỆM BÁO
CÁO
Là một loại văn bản dùng để trình bày
một sự việc hoặc các kết quả hoạt
động của một cơ quan, tổ chức trong
một thời gian nhất định.
Từ đó giúp các tổ chức có thể đánh giá
tình hình thực tế của việc quản lý, lãnh
đạo định hướng những chủ trương mới
phù hợp.


Là một nhiệm vụ quan trọng bậc nhất
và hầu như không thể thiếu trong
công việc, hoạt động kinh doanh.
Nếu như không báo cáo tiến độ công
việc đều đặn sẽ khiến các thông tin bị
không rõ ràng

1.2 TẦM QUAN TRỌNG

Không báo cáo sẽ có thể khiến người
thực hiện cơng việc đó đi sai hướng và

mục tiêu ban đầu đề ra.
Báo cáo như một phương tiện để kiểm
tra, kiểm soát hoạt động của các
doanh nghiệp để tổng kết công tác
theo từng thời kỳ hay từng phạm vi
nhất định.


1.3 Thời điểm báo cáo

Đối với công việc hoặc hoạt động kinh doanh quy
mơ lớn nên báo cáo về tình hình cơng việc theo
định kỳ. Bên cạnh đó, cần báo cáo khi hồn
thành các cơng việc được giao từ cấp trên, từ
nhóm hay là khách hàng...

Báo cáo phải đảm bảo kịp thời. Mục đích chính của báo
cáo là phục vụ cho công tác quản lý của các tổ chức và
doanh nghiệp.
Vì vậy sự chậm trễ sẽ ảnh hưởng đến việc ban hành quyết
định quản lý của các doanh nghiệp, tổ chức.


1.4 NHƯ THẾ NÀO LÀ BÁO CÁO
CÓ HIỆU QUẢ
Trước khi báo cáo được gửi đi
hay được chuyển đi thì đó
phải là bài báo cáo được
chỉnh sửa hoàn chỉnh cuối
cùng.

Viết tài liệu phải phải chặt
chẽ, logic, tính chính xác cao
hay thật sự mang lại hiệu
quả.


2. Các loại báo cáo


Báo cáo là loại văn bản hành chính thơng thường và rất phong phú.
Dựa trên những tiêu chí khác nhau có thể chia báo cáo ra thành các
loại khác nhau.


01

Căn cứ vào nội dung báo
cáo

+ Báo cáo chung
+ Báo cáo chuyên đề


Là báo cáo nhiều vấn đề, nhiều mặt công tác
cùng được thực hiện trong phạm vi, nhiệm vụ,
quyền hạn của cơ quan.
Nội dung: Mỗi vấn đề được liệt kê, mô tả trong
mối quan hệ với các vấn đề, các mặt cơng tác
khác, tạo nên tồn bộ bức tranh về hoạt động
của cơ quan

Mục đích: cho phép đánh giá tồn
diện về năng lực, hiệu quả hoạt động
của cơ quan

Báo cáo chung


Báo cáo chuyên đề

Là báo cáo chuyên sâu vào một
nhiệm vụ cơng tác, một vấn đề nào
đó.
Nội dung: đi sâu vào đánh giá một
vấn đề cụ thể.
Mục đích: tổng hợp, phân tích, nhận
xét và đề xuất giải pháp cho vấn đề
được nêu trong báo cáo.


02

Căn cứ vào tính ổn định của
q trình ban hành báo cáo

+ Báo cáo thường kỳ
+ Báo cáo đột xuất


Báo cáo thường kỳ
Là báo cáo được ban hành

sau mỗi kỳ được quy định, có
thể là hàng tuần, hàng tháng,
hàng quý, hàng năm hay
nhiệm kỳ

Đây là loại báo cáo dùng để phản
ánh tồn bộ q trình hoạt động
của cơ quan trong thời hạn được
báo cáo


Báo cáo đột xuất
Là báo cáo được ban hành khi thực tế xảy ra hay có
nguy cơ xảy ra các biến động bất thường

Dùng để thông tin nhanh về vấn đề cụ thể làm cơ sở
cho các quyết định quản lý nhanh nhạy, phù hợp với
các tình huống bất thường
--> Yêu cầu về tính chính xác và kịp thời của các thông
tin


03

Căn cứ theo mức độ hồn
thành cơng việc

+ Báo cáo sơ kết:
Là báo cáo về một công việc đang được
thực hiện.

Thơng thường, có những việc đã được lập
kế hoạch, tuy nhiên đổi khi khi phát sinh
những tình huống khơng dự kiến trước.
Báo cáo giúp cho cơ quan có thẩm quyền
chỉ đạo sát sao, kịp thời, thiết thực đối với
hoạt động của cấp dưới.


+ Báo cáo tổng kết:
là báo cáo được ban hành sau khi đã
hoàn thành hoặc đã hoàn thành một
cách căn bản cơng việc nhất định

Nội dung thường sẽ trình bày tất cả
các mặt công tác tổ chức khi thực hiện
kế hoạch; nêu rõ các số liệu cụ thể đã
đạt được của các chỉ tiêu, kế hoạch
cấp trên giao

Thường được biên soạn đầy đủ, cơng
phu, được lấy ý kiến đóng góp của
các đơn vị, cá nhân, cán bộ chủ chốt


3. Yêu cầu của báo cáo


Về nội dung

01

04

Bố cục của báo cáo phải
đầy đủ, rõ ràng, logic

Nhận định đúng đắn, khách
quan, chính xác, trung thực

02

05

Có trọng tâm và cụ thể,
khơng chung chung

Cần có sự liên kết giữ các
đoạn

03

06

Thơng tin chính xác, đầy đủ
khơng thêm hay bớt thông
tin

Văn phong khoa học, chặt
chẽ

Về
hình
thức

01

03

Đúng mẫu báo cáo theo
quy định của tổ chức

Khơng có lỗi chính tả, lỗi kỹ
thuật máy tính (lỗi font, lỗi
khoảng cách)...

02

04

Trình bày sạch sẽ

Cách hành văn đơn
giản, phù hợp, dễ hiểu


Về tiến độ,
thời gian

Báo cáo phải đảm bảo kịp thời,
hhanh chóng

Sự chậm trễ báo cáo có thể sẽ
ảnh hưởng đến cơ hội kinh
doanh của doanh nghiệp



4.1 LỖI TRÌNH BÀY BÁO CÁO
4.1.1 Cách đánh số
Đánh số theo hình thức phân cấp (ví dụ:
2.1; 2.1.1.; 2.1.1.1,.. nhưng cũng chính
trong báo cáo lại có mục 3.1, a.,..)
Đánh số không theo thứ tự (số La Mã, số
nguyên, chữ cái hoa,..)
Một số báo cáo tạo ra một mục lớn nhưng
sau đó lại chỉ tạo một mục con
Giải pháp cho vấn đề này là nên dùng LaTeX
hoặc chức năng Style của MicroSoft Word.