Bài giảng Kỹ năng tìm việc (Bậc đại học chương trình Đại trà)
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.01 MB, 95 trang )
BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING
VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG
BỘ MÔN KỸ NĂNG MỀM
KỸ NĂNG TÌM VIỆC
(Bậc đại học chương trình Đại trà)
Chủ biên: ThS. Nguyễn Kim Vui
Thành viên biên soạn:
ThS. Trần Thị Thảo
ThS. Trần Hữu Trần Huy
ThS. Nguyễn Võ Huệ Anh
ThS. Lê Thị Thúy Hà
Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2021
Kỹ năng Tìm việc
MỤC LỤC
Trang
Chương 1: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TÌM VIỆC ................................................ 4
Đánh giá bản thân ...................................................................................................................6
Thiết lập mục tiêu .................................................................................................................10
1.3 Thị trường lao động và nguồn thông tin tìm việc ........................................................10
1.4. Quy trình xây dựng kế hoạch tìm việc ............................................................................14
Chương 2: CHUẨN BỊ HỒ SƠ TÌM VIỆC .......................................................... 17
TỔNG QUAN VỀ HỒ SƠ TÌM VIỆC .......................................................................17
2.1.1.
Khái niệm hồ sơ tìm việc: ...................................................................... 17
2.1.2.
Nhà tuyển dụng mong đợi gì từ hồ sơ tìm việc ...................................... 18
2.1.3.
Các loại giấy tờ cần có cho bộ hồ sơ tìm việc ........................................ 19
2.1.4.
Sắp xếp hồ sơ tìm việc ........................................................................... 21
2.1.5.
Cách gửi hồ sơ tìm việc .......................................................................... 22
2.1.6.
Những lỗi cơ bản khi chuẩn bị hồ sơ tìm việc........................................ 24
KỸ NĂNG VIẾT THƠNG TIN ỨNG VIÊN (CURRICULUM VITAE).... 25
2.2.1.
Khái niệm ............................................................................................... 25
2.2.2.
Các kiểu Sơ yếu lý lịch........................................................................... 26
2.2.3.
Các nội dung cơ bản của một sơ yếu lý lịch........................................... 28
2.2.4.
Cách thức viết sơ yếu lý lịch gây ảnh hưởng và thu hút ........................ 33
2.2.5.
Những lỗi cơ bản khi viết CV ................................................................ 36
KỸ NĂNG VIẾT THƯ ỨNG TUYỂN (COVER LETTER) .............................36
2.3.1.
Các nội dung cơ bản của một Thư ứng tuyển ........................................ 36
2.3.2.
Những lỗi cơ bản khi viết thư ứng tuyển................................................ 38
2.3.3.
Nghệ thuật viết thư ứng tuyển ................................................................ 38
Chương 3: KỸ NĂNG TRẢ LỜI PHỎNG VẤN ................................................. 41
3.1. CÁC DẠNG BÀI KIỂM TRA TRONG TUYỂN DỤNG ....................................41
3.2. CÔNG VIỆC CẦN CHUẨN BỊ TRƯỚC PHỎNG VẤN....................................44
3.2.1.
Chuẩn bị trang phục phỏng vấn .............................................................. 44
3.2.2.
Các thông tin cần chuẩn bị ..................................................................... 48
3.2.3.
Chuẩn bị sức khỏe và tâm lý .................................................................. 49
3.2.4.
Những chuẩn bị khác .............................................................................. 50
3.3. KỸ NĂNG TRẢ LỜI CÂU HỎI TRONG PHỎNG VẤN ..................................52
3.3.1.
Các hình thức phỏng vấn ........................................................................ 52
3.3.2.
Các vòng phỏng vấn ............................................................................... 54
3.3.3.
Các loại câu hỏi trong phỏng vấn tuyển dụng ........................................ 58
3.3.4.
Kỹ năng trả lời các câu hỏi phỏng vấn ................................................... 58
3.3.5.
Kỹ năng đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng ............................................... 63
3.4. NHỮNG LƯU Ý SAU PHỎNG VẤN .........................................................................65
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 69
PHỤ LỤC ................................................................................................................ 70
1
Kỹ năng Tìm việc
LỜI NĨI ĐẦU
Các bạn sinh viên thân mến!
Trong những năm gần đây, thực trạng vấn đề tuyển dụng tại đa số các doanh nghiệp
cho thấy hầu hết các sinh viên khi mới ra trường có tỉ lệ thành công khi xin việc là rất
thấp. Bên cạnh vấn đề về kiến thức chuyên ngành còn một số hạn chế nhất định, lý do
quan trọng phải kể đến đó chính là việc thiếu các kỹ năng mềm cần thiết để hịa nhập và
thành cơng trong cơng việc của các bạn.
Với nền khoa học và công nghệ 4.0 hiện nay “Cả thế giới phải đối mặt với thách thức
lớn là việc làm cho thanh niên và thách thức này ngày càng lớn do số thanh niên cần
việc ngày càng tăng”. Thông thường, khi sắp tốt nghiệp, các bạn sinh viên sẽ có rất nhiều
cảm xúc khác nhau: bên cạnh sự nhiệt huyết, tự tin và những lo lắng về tương lai phải
rời xa mơi trường học tập vốn dĩ bình yên và đối mặt với thế giới việc làm thực sự.
Chính vì vậy, tập bài giảng này ra đời nhằm phục vụ đối tượng độc giả là đông đảo các
bạn sinh viên, các bạn trẻ, …. và bất cứ ai đang cần đến kỹ năng tìm việc để có thể tìm
cho mình một cơng việc phù hợp.
Bài giảng Kỹ năng tìm việc sẽ giúp sinh viên khái quát được tiến trình tìm kiếm được
một cơng việc mong đợi, phù hợp với năng lực và tính cách của bản thân thơng qua việc
phân tích được điểm mạnh và hạn chế của bản thân từ các bài trắc nghiệm IQ, EQ,
MBTI, v.v…. Sau khi hình dung được quá trình tìm kiếm việc làm, biết được những
điểm mạnh, hạn chế và cân nhắc giữa “đam mê” và “thực tế” của bản thân, sinh viên sẽ
xây dựng được bảng kế hoạch nghề nghiệp cho riêng mình, làm chủ thời gian, nắm bắt
các cơ hội việc làm. Đồng thời, sinh viên sẽ được cung cấp các kiến thức và kỹ năng
chuẩn bị hồ sơ tuyển dụng hoàn hảo, tạo được sự thu hút với nhà tuyển dụng.
Ngồi ra, tập bài giảng này cịn cung cấp một số cách thức giúp các bạn sinh viên xây
dựng được hình ảnh một ứng viên chuyên nghiệp, phong cách tự tin nhằm tạo ấn tượng
ban đầu tốt đẹp. Kết hợp với môn học Kỹ năng giao tiếp, Kỹ năng tìm việc trang bị kiến
thức, kinh nghiệm giao tiếp và thương lượng với nhà tuyển dụng một cách cụ thể và
hiệu quả.
Nội dung chính của tập bài giảng Kỹ năng tìm việc gồm 3 chương, mỗi chương được
trình bày theo kết cấu: A. Mục tiêu chương – B. Nội dung – xen lẫn trong phần nội dung
là các tình huống tham khảo, các bài tập thực hành – C. các câu hỏi ôn tập. Với kết cấu
2
Kỹ năng Tìm việc
như vậy, chúng tơi hy vọng sẽ giúp các bạn sinh viên có sự định hướng rõ ràng ngay khi
bắt đầu việc đọc một chương cụ thể.
Thông qua 3 chương của tài liệu này, chúng tôi cung cấp cho các bạn sinh viên những
kiến thức cơ bản về kỹ năng tìm việc. Trên cơ sở đó, sinh viên có thể tự mình xây dựng
và thực hiện các bước tìm kiếm cơng việc cụ thể. Nhờ vậy, sinh viên sẽ tự tin hơn và
dần hoàn thiện các kỹ năng soạn thảo CV, trả lời phỏng vấn và thương lượng, ... của
mình.
Với những kiến thức được chuyển đạt bằng ngơn từ gần gũi, dễ hiểu, những ví dụ
sinh động và tình huống thực tế để xử lý và tham khảo, chúng tôi hy vọng các bạn sinh
viên sẽ cảm thấy thật sự ý nghĩa và thú vị với tập tài liệu này.
Do lần đầu ra mắt nên tập bài giảng chắc chắn khơng tránh khỏi những thiếu sót. Vì
vậy, chúng tơi rất mong nhận những ý kiến đóng góp quý báu của quý thầy cô, các bạn
sinh viên để kịp thời chỉnh sửa, hoàn thiện trước khi tập bài giảng được được nâng lên
thành giáo trình.
Mọi ý kiến đóng góp của các bạn sẽ giúp cho tài liệu này hoàn thiện hơn trong những
lần cập nhật sau này. Thư từ góp ý xin gửi về: Bộ mơn Kỹ năng mềm - Viện Nghiên cứu
Kinh tế ứng dụng trường Đại học Tài chính - Marketing.
NHĨM BIÊN SOẠN
3
Kỹ năng Tìm việc
Chương 1: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TÌM VIỆC
MỤC TIÊU CHƯƠNG
Sau khi học xong chương 1, sinh viên có thể
Về mặt kiến thức
-
Hiểu tổng quan về thị trường việc làm
-
Đánh giá được bản thân và thị trường lao động
-
Hiểu những công việc cần phải thực hiện trong giai đoạn xây dựng kế hoạch
tìm việc
-
Xác định được cơng việc mong đợi và lập kế hoạch để đạt được công việc
Về mặt kỹ năng
-
Phân tích được điểm mạnh và hạn chế của người học phục vụ cho việc định
hướng nghề nghiệp phù hợp
Về thái độ
-
Có ý thức rèn luyện, cải thiện chuyên môn và các kỹ năng bổ trợ khác để tìm
được cơng việc tốt nhất
-
Chủ động, tích cực, sáng tạo trong việc tìm hiểu và định hướng nghề nghiệp
4
Kỹ năng Tìm việc
NỘI DUNG CHI TIẾT
Tìm việc là một trong những kỹ năng thuộc về nhiệm vụ Quản lý nghề nghiệp
của mỗi người. Thậm chí, đối với những người đã tích lũy nhiều thời gian, kinh
nghiệm làm việc, cũng cần biết đến kỹ năng này, ở mức độ cao hơn, gọi là Quản lý
nghề nghiệp. Theo Rebecca Tee, tác giả cuốn sách Cẩm nang Quản lý nghề nghiệp,
bạn phải phác họa được nghề nghiệp của mình qua các lĩnh vực chính sau đây:
Những lĩnh vực chính
Tự phân tích, đánh giá bản thân
Những yếu tố cần xem xét
Sự trung thực trong tự đánh giá về nghề nghiệp, bạn
Nghiên cứu bản thân bằng cách đánh sẽ biết được điểm mạnh và yếu của mình.
giá những kinh nghiệm trong quá khứ Việc phân tích sẽ giúp bạn quyết định lĩnh vực phù
hợp nhất với bản thân.
Đánh giá thị trường
Nghiên cứu thị trường lao động kỹ lưỡng sẽ giúp
Tìm hiểu nhu cầu thị trường lao động bạn nắm bắt được cơ hội thích hợp trong lĩnh vực
của mình.
Thành thật xem xét những đóng góp của bạn cho
mơi trường cơng việc.
Đặt mục tiêu
Bạn sẽ tập trung hơn khi đưa ra được mục tiêu cụ
Thiết lập mục tiêu và thời gian cần thể.
hoàn thành
Sau khi có mục tiêu, bạn có thể đề ra các bước nhằm
hồn thành mục tiêu này.
Kiểm sốt sự thay đổi
Tự điều chỉnh để thích nghi, hoặc cũng có thể đổi
Xử lý những khó khăn về cơng việc hướng nghề nghiệp nếu cần.
khi chúng xuất hiện
Tìm kiếm sự hỗ trợ từ các mối quan hệ liên quan
khi có những thay đổi lớn.
Giám sát
Thường xuyên đánh giá lại bản kế hoạch để đảm
Kiểm tra tiến độ của quá trình hướng bảo bạn đang đi đúng hướng.
đến mục tiêu nghề nghiệp
Theo dõi những diễn biến mới của thị trường lao
động có thể ảnh hưởng đến nghề nghiệp của bạn.
5
Kỹ năng Tìm việc
Như vậy, để đạt được cơng việc mong đợi, các lĩnh vực kể trên là những gợi ý
tốt để bạn thực hiện, ở bất kỳ giai đoạn nào của cuộc đời, kể cả khi bạn đang ngồi
trên ghế nhà trường hoặc lúc bạn đã trải qua một khoảng thời gian dài làm việc.
Tìm việc khơng phải là một hành vi cụ thể, mà là một quá trình, chính vì vậy
mà bạn cần sự chuẩn bị và xây dựng thành kế hoạch, bắt đầu từ việc Tự phân tích
chính bản thân. Tìm hiểu về thị trường lao động, theo dõi các công ty, ngân hàng, nhu
cầu tuyển dụng ở khắp các nơi là điều chắc chắn bạn nên làm. Nhưng trước khi thực
hiện điều này, hãy dành thời gian đánh giá chính mình, trả lời cho câu hỏi: “Tơi sẵn
sàng với cơng việc gì?”; “Tơi phù hợp với công việc như thế nào?”
Đánh giá bản thân
Theo Robert Heller (2004) trong quyển sách Nghệ thuật tuyển dụng nhân sự,
các nhà tuyển dụng khi tìm hiểu và đánh giá ứng viên dựa trên hai tiêu chí: năng lực
và tính cách. Như vậy, trong vai trò ứng viên, bạn phải là người rõ nhất về các tiêu
chí trên, của chính mình. Hãy ngưng nghĩ đến việc bạn sẽ “khuếch trương” chính
mình bởi vì nhà tuyển dụng sẽ ln có cách để tìm ra sự thật, hoặc nếu khơng, bạn sẽ
có một cơng việc “vượt khả năng”.
Hiểu chính mình địi hỏi bạn phải thực hiện nó như một cơng việc cụ thể trong
tiến trình quản lý nghề nghiệp. Năng lực và tính cách là kết quả được tích lũy trong
q trình sống và học tập của mỗi người. Theo Scott William, nhà Tâm lý học người
Mỹ, đề xuất 05 yếu tố sau đây giúp chúng ta nhận diện được bản thân:
6
Kỹ năng Tìm việc
Tính cách
(Personality)
Cảm xúc
(Emotions)
Giá trị
(Values)
Nhu cầu
(Needs)
Thói quen
(Habits)
Tính cách: ảnh hưởng đến cách thức chúng ta làm việc và đưa ra các quyết
định trong cuộc sống. Ví dụ: anh B. là người có tính cách hướng ngoại, mạnh mẽ,
quyết liệt. Anh có xu hướng chọn những cơng việc nhiều thử thách, năng động, sáng
tạo. Trong khi đó, chị N. có tính cách hướng nội rõ ràng. Chị thích và cảm thấy an
tồn với những cơng việc mang tính ổn định, ít áp lực.
Giá trị: là những quan niệm của con người hy vọng đạt được trong quá trình
sống, làm việc trong một nhóm, một tập thể nào đó.
Tiếp tục ví dụ trên, anh B. cho rằng, anh lao động để phát triển chính bản thân
mình. Ngồi ra anh cịn trách nhiệm ni dưỡng mẹ già và chăm sóc gia đình nhỏ của
anh. Điều này khiến anh xác định một trong những tiêu chí cơng việc của anh là phải
được thể hiện đúng năng lực, tính cách của mình, thu nhập cao, mơi trường làm việc
chun nghiệp, có hướng tới lợi ích cho nhân viên.
Đối với chị N., cơng việc chỉ là một phần của cuộc sống, chị muốn dành nhiều
thời gian cho gia đình. Vì theo chị, gia đình mới là trên hết. Chị có khuynh hướng tìm
một cơng việc không phải đi công tác, thu nhập vừa phải nhưng ổn định, mơi trường
làm việc ít áp lực, thị phi.
Thói quen: những hành vi mà chúng ta tin rằng sử dụng nó sẽ đạt được hiệu
quả. Anh B. hiện là Giám đốc sáng tạo của công ty quảng cáo Yess. Anh đề cao tinh
7
Kỹ năng Tìm việc
thần làm việc nhóm, nên khi nhận một dự án mới, anh thường tổ chức các buổi trao
đổi, lắng nghe ý kiến, nguyện vọng, phân công công việc. Anh cũng thường xuyên
trao đổi với anh K. (phó giám đốc) trước khi đưa ra những quyết định trong cơng
việc.
Trong cơng ty, chị N. là một kiểm tốn viên nổi tiếng là người cẩn thận. Mọi
thứ liên quan đến công việc chị đều ghi chép và lưu giữ văn bản rõ ràng, chu đáo. Khi
nhận một công việc mới, chị thường tìm hiểu hoặc hỏi han thật kỹ lưỡng về trách
nhiệm của chị, những yêu cầu cụ thể của cấp trên. Chị cũng rà soát hồ sơ rất tỉ mỉ,
nghiêm túc.
Nhu cầu: những mong đợi của chúng ta trong cuộc sống, chi phối động cơ
làm việc của con người. Theo tháp nhu cầu của Maslow, nhu cầu của con người khác
nhau và trong từng thời điểm cũng khác nhau.
Một sinh viên vừa tốt nghiệp ra trường có nhu cầu thuộc về một tổ chức, công
ty để làm việc và phát triển. Nhưng với anh B. trong ví dụ trên, đã có hơn 10 năm
kinh nghiệm, nhu cầu của anh là được cơng nhận năng lực của mình. Nếu cả hai người
này đều có kế hoạch tìm việc, đương nhiên, cách thức họ thực hiện sẽ hoàn toàn khác
nhau. Bạn sinh viên, có thể, sẽ dễ chấp nhận mọi yêu cầu của công việc để trở thành
một nhân viên, được làm việc chính thức, có thu nhập và từ đó tìm kiếm những kinh
nghiệm, cơ hội khác. Cịn anh B., với rất nhiều kinh nghiệm, nhu cầu của anh khi này
sẽ là môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn, thu nhập cao hơn, chức vụ cao hơn và
có cơ hội truyền đạt chuyên môn lại cho những đồng nghiệp trẻ.
Với chị N., nhu cầu của chị là giữ một công việc với thu nhập ổn định, chị xác
định cần phải dành nhiều thời gian cho gia đình, con cái của chị. Có một số cơng ty
kiểm tốn mời chị về làm việc, nhưng nếu ảnh hưởng đến thời gian chăm sóc gia đình
đều khiến chị từ chối.
Cảm xúc: Theo mơ hình lý thuyết về trí tuệ cảm xúc (Emotional Intelligence –
EI) của hai nhà tâm lý học Mỹ John Mayer và Peter Salovey, có 4 năng lực cảm xúc
như sau:
(1) Khả năng nhận biết cảm xúc của chính bản thân
(2) Sử dụng cảm xúc để hỗ trợ tư duy, phù hợp với hoạt động (công việc, xây
dựng mối quan hệ, …)
8
Kỹ năng Tìm việc
(3) Hiểu được cách vận hành của cảm xúc (nguyên nhân và sự biến đổi qua thời
gian)
(4) Quản lý/ Kiểm soát cảm xúc.
Theo mức độ từ thấp đến cao (1 – 4) thể hiện năng lực cảm xúc con người.
Người có trí thơng minh cảm xúc cao sẽ độ nhạy cảm để giải quyết công việc, ảnh
hưởng đến suy nghĩ và hành động.
Năng lực quản lý cảm xúc là một trong những tiêu chí tuyển dụng trong thời
gian gần đây. Trong lĩnh vực làm việc với khách hàng, các nhà quản trị luôn cần
những nhân viên giỏi nắm bắt cảm xúc của người khác, từ đó đưa ra những giải pháp
linh hoạt nhất để trấn an, chăm sóc, giữ chân khách hàng.
Khi tìm hiểu về 05 yếu tố này của bản thân, chúng tơi có những đề nghị với bạn
như sau:
- Hãy lấy những kinh nghiệm trong quá khứ làm căn cứ cho các câu trả lời. Kinh
nghiệm quá khứ là những tình huống đã xảy ra xung quanh các mối quan hệ của bạn,
như: với gia đình, bạn bè, hàng xóm, thầy cơ giáo, những cộng sự, đối tác, …
- Thành thật với chính bản thân.
- Đặt vào mối quan hệ của bạn với chuyên ngành học tập, các kỹ năng mềm khác
để dễ gợi mở câu trả lời cho chính mình như: kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải
quyết vấn đề và ra quyết định, kỹ năng giao tiếp, …
Bạn cần hiểu mình để hình dung ra vị trí cơng việc phù hợp với mình. Hãy liệt
kê những điều bạn tự đánh giá và sau đó đối chiếu với những nhận xét của người khác
(gia đình, bạn bè, đồng nghiệp) về bạn cũng dựa trên 05 yếu tố này.
Khi đã tìm được sự thống nhất giữa cách bạn và người khác đánh giá về những
ưu điểm, bạn đã có một danh sách về tính cách và năng lực, được xem như là những
“tài sản” của mình. Bạn sẽ bước vào một cơng ty để tìm việc với năng lực chun
mơn và những gì thuộc về bản thân mình. Như vậy, tự tìm hiểu và đánh giá bản thân
sẽ giúp bạn xác định công việc phù hợp. Hãy nhớ rằng, các nhà tuyển dụng luôn cần
biết bạn hiểu về chính mình thế nào.
Ngồi ra, bạn có thể tìm hiểu bản thân bằng một số bài trắc nghiệm tính cách
mang tính khoa học như MBTI, Big 5. Đừng ngại liệt kê những ưu điểm mà bạn tin
9
Kỹ năng Tìm việc
rằng mình sở hữu. Nếu bạn càng nắm rõ những lợi thế của mình, bạn càng dễ dàng
đối diện với nhà tuyển dụng. Vì gần như chắc chắn, những câu hỏi mà họ đặt ra với
các ứng viên sẽ xoay quanh việc bạn đánh giá chính mình thế nào. Thái độ hợp tác,
sự tự tin, khả năng của bạn sẽ được ban tuyển dụng nhận diện từ điều này.
Thiết lập mục tiêu
Thiết lập mục tiêu là chỉ ra những cột mốc mà bạn muốn đạt được trong tương
lai. Đồng thời cũng chỉ ra cách thức để thực hiện được điều đó. Đầu tiên, hãy tập
trung vào mục tiêu cao nhất của bạn, từ đó đặt ra những cột mốc trong nghề nghiệp
và những chỉ tiêu phấn đấu.
- Hãy dành thời gian xem xét những cản trở trên con đường thực hiện mục
tiêu này. Ví dụ như biến động thị trường lao động đối với ngành nghề của bạn, hoặc
thời gian bạn trau dồi tiếng Anh theo yêu cầu từ nhà tuyển dụng.
- Làm rõ mục tiêu của bạn, bằng cách phát biểu nó thành lời một cách rõ ràng,
đo lường được. Ví dụ: Trong 5 năm tới, tơi muốn trở thành trưởng phịng Marketing.
- Đặt chỉ tiêu phấn đấu. Để đạt được mục tiêu cao nhất của mình, bạn phải
tính tốn những “nấc thang” mà bạn sẽ phải đi qua để leo lên được bậc cao nhất. Ở
mỗi “nấc thang” đó, hãy liệt kê những điều cần làm để hồn thành nó và đủ điều kiện
để bước lên “bậc” tiếp theo. Giả sử mục tiêu cao nhất của bạn là “trở thành người
lãnh đạo trong lĩnh vực của mình”, những chỉ tiêu bạn cần phải đạt trước đó là nâng
cao trình độ, xây dựng danh tiếng (qua công việc, hội thảo,…), thực hiện nghiên cứu
khoa học,… Từ những chỉ tiêu đó, bạn lại tiếp tục chỉ ra những công việc như là giải
pháp giải quyết vấn đề.
- Hãy luôn dành thời gian suy nghĩ về mục tiêu và chỉ tiêu phấn đấu của bạn,
có khả thi khơng, bạn có nỗ lực hồn thành khơng.
1.3 Thị trường lao động và nguồn thơng tin tìm việc
Hiện nay trên thị trường có nhiều khóa học “Kỹ năng xin việc” hoặc “Hồ sơ xin
việc”, thật ra những chữ này không được dùng đúng. Bạn là ứng viên có khả năng,
bạn đang tìm kiếm cơng việc phù hợp với sở trường, sở thích chứ khơng xin xỏ nhà
tuyển dụng trao cho cơng việc. Đổi tâm thế từ “xin việc” thành “tìm việc” là mấu chốt
10
Kỹ năng Tìm việc
đầu tiên để bạn hiểu đúng. Một khi chuyển tư thế sang người tìm, ứng viên sẽ nhìn
vào bên trong xem bản thân có gì, cần gì, có khớp với u cầu ứng tuyển hay khơng
thay vì chăm chăm uốn mình thành người khác để đạt mục đích tuyển dụng.
Rất nhiều sinh viên hiện nay thiếu kiến thức về thị trường lao động nên thường
mua một bộ hồ sơ tìm việc có sẵn, điều này làm cho khả năng bạn được gọi phỏng
vấn là khá thấp. Hơn thế nữa, nếu bạn là sinh viên cao đẳng, hồ sơ của bạn càng phải
nổi bật. Vì thế khóa học được thiết kế nhằm giúp các bạn có kỹ năng chuẩn bị hồ sơ
dự tuyển và kỹ năng trả lời phỏng vấn hiệu quả.
Sau khi đã xác định được bản thân phù hợp với công việc nào, bạn nên đầu tư
vào đánh giá thị trường. Nắm bắt thông tin về các công ty, cơ hội nghề nghiệp là rất
quan trọng. Hãy tìm hiểu càng nhiều càng tốt nghề nghiệp mà bạn quan tâm, qua
những cách thức sau đây:
- Đọc sách báo, tin tức trên TV, internet, báo chí, hoặc tham gia những buổi
hội thảo, triển lãm để luôn cập nhật những thông tin về ngành mà bạn quan tâm. Cần
theo dõi những phân tích của các chuyên gia về dự báo phát triển của ngành nghề đó.
- Đọc các tài liệu được công bố của công ty mà bạn quan tâm sẽ giúp bạn
nắm bắt được những mục tiêu ưu tiên, chính sách và kế hoạch hiện tại.
- Truy cập vào các trang website của công ty để hiểu họ đang hướng vào vấn
đề gì, nhu cầu tuyển dụng ở các mảng nào.
- Khảo sát trang website của các hiệp hội thương mại và nghề nghiệp để giúp
giải thích những lĩnh vực công việc mà bạn chưa quen.
- Theo dõi các trang website việc làm trên internet để tìm kiếm cơ hội cho
bạn.
- Tìm kiếm thơng tin từ các mối quan hệ của bạn. Hãy bắt đầu bằng cách liệt
kê tất cả những người mà bạn quen biết, để có được những tin tức, cơ hội liên quan
đến việc làm bạn đang mong đợi.
Ngồi ra, bạn cũng cần phải tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, quy mô của công
ty. Điều quan trọng là bạn phải nắm rõ vấn đề này để có thể nói chuyện một cách tự
tin về môi trường làm việc khi được mời phỏng vấn. Bảng đánh giá dưới đây như một
gợi ý.
11
Kỹ năng Tìm việc
Cty
NHỎ
ƯU ĐIỂM
NHƯỢC ĐIỂM
- Tự do ra quyết định.
- Những hành động và quyết định của
- Tham gia vào tất cả các khía
bạn rất quan trọng, nên trách nhiệm
cạnh của công việc.
cũng lớn hơn.
- Liên hệ với nhà tư vấn và cung - Khơng khí làm việc giống gia đình,
cấp từ bên ngồi.
cũng có áp lực kiểu gia đình.
- Quan hệ trực tiếp với khách - Khả năng thăng tiến trong nấc thang
hàng.
nghề nghiệp bị hạn chế.
TRUNG - Công việc tập thể là quan - Công ty quá lớn nên bạn khó có thể
BÌNH
trọng, quan hệ gần gũi với
nổi bật, và cũng quá nhỏ nên khó có
đồng nghiệp.
cơ hội thăng tiến.
- Có cơ hội để quan sát và học - Ít người bên ngồi cơng ty biết đến
hỏi từ những ngành và chức
năng khác.
danh tiếng của nó.
- Việc làm khơng bảo đảm so với các
- Có cơ hội đóng góp và thể
cơng ty lớn.
hiện ý tưởng.
- Ổn định về tài chính
LỚN
- Có nhiều hướng phát triển - Tổ chức quá lớn nên bạn cảm thấy
nghề nghiệp.
bị hạn chế trong một bộ phận.
- Có nhiều cơ hội đầu tư vào sự - Ít có dịp để một cá nhân có thể tác
phát triển của bản thân.
động đến hiệu quả của công ty.
- Mức lương và phúc lợi cao - Khó có thể đạt được sự cơng nhận
hơn.
hay cảm giác thành tựu.
- Cơ hội lớn hơn trong thị
trường việc làm khi bạn muốn
thay đổi
Nguồn: Phát triển nghề nghiệp, Cẩm nang quản lý hiệu quả, NXB Tổng hợp
Tp.HCM (2005)
Thị trường lao động là nơi gặp gỡ của người mua lao động và người bán lao
động. Nếu bên bán lao động không bán được sản phẩm của mình điều đó đồng nghĩa
12
Kỹ năng Tìm việc
chúng là hàng tồn kho, thuật ngữ thường dùng đó là thất nghiệp. Theo số liệu của Bộ
Lao động - Thương binh và Xã hội, năm 2015, cả nước có trên 200.000 người có trình
độ đại học trở lên thất nghiệp, chiếm 20% tổng số lao động thất nghiệp. Nguyên nhân
được chuyên gia đưa ra là do người lao động được đào tạo nghề nhưng chưa đáp ứng
nhu cầu thật sự của doanh nghiệp. Vậy trước khi chọn được nghề và từng bước phát
triển nghiệp cho tương lai, bạn cần phải hiểu thị trường nghề đang đòi hỏi gì ở người
lao động.
Tùy vào các cơng việc khác nhau mà nhà tuyển dụng cần những yêu cầu khác
nhau với mỗi ứng viên, tuy nhiên, nhìn chung nhà tuyển dụng cần các yêu cầu sau
đây:
-
Các yêu cầu về kiến thức chuyên môn và kiến thức xã hội.
-
Các kỹ năng mềm trong môi trường làm việc
-
Các kỹ năng cứng trong công việc đặc thù
-
Thái độ và tinh thần làm việc phù hợp với văn hóa doanh nghiệp
Các nguồn thơng tin tuyển dụng bạn có thể nghĩ tới là:
- Các thơng tin tuyển dụng mỗi ngày trên báo chí
- Các trung tâm tư vấn – giới thiệu việc làm
- Các website giới thiệu việc làm có uy tín trên mạng internet
- Các website của các công ty, tổ chức
- Các ngày hội việc làm
- Người thân
Như vậy, có rất nhiều nguồn thơng tin có thể giúp bạn tìm kiếm việc làm.
Thơng tin về việc làm có thể có ở bất cứ đâu. Hầu hết những người tìm kiếm việc làm
đều được khuyến khích nên tìm đến nhiều loại thơng tin việc làm khác nhau cùng một
lúc, rằng bạn càng thu thập được nhiều thông tin càng tốt. Tuy nhiên, chúng ta cần
cân nhắc nguồn thông tin và quỹ thời gian phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh thực tế
của cá nhân. Nói cách khác, bạn chỉ cần quan tâm đến những thơng tin nào có giá trị
và phù hợp với mình nhất mà thơi.
Mạng internet đã có thể mang lại cho bạn rất nhiều thơng tin bổ ích – nếu bạn
biết đọc một cách có chọn lọc. Chẳng hạn, danh mục các cơng việc hiện có trong xã
hội, mức thu nhập trung bình đối với từng cơng việc cụ thể, thơng tin về các công ty
13
Kỹ năng Tìm việc
có nhu cầu tuyển dụng, các trung tâm giới thiệu việc làm, … Bên cạnh đó, bạn cũng
đừng bỏ qua những cuốn danh bạ, những ấn phẩm mới. Bởi vì, chúng có thể cập nhật
những thơng tin về các công ty mới được thành lập, những khu công nghiệp, khu công
nghệ cao đang cần tuyển dụng thêm lao động để đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô
sản xuất, …. Bạn phải bảo đảm rằng những thông tin mà bạn tìm kiếm được là những
thơng tin đáng tin cậy và có giá trị.
Một số cơng ty có hẳn mục “tuyển dụng” ngay trên website của công ty họ.
Bạn có thể tìm đến những mục tuyển dụng này. Tuy nhiên, bạn cần gọi điện thoại liên
lạc với công ty. Mục đích của việc gọi điện thoại là để kiểm tra xem cơng ty có cịn
tuyển dụng vị trí mà bạn đang dự định nộp hồ sơ vào làm hay khơng? Tuy nhiên, bạn
cũng cần lưu ý là có một số cơng ty lại khơng sẵn lịng tiếp chuyện với ứng viên qua
điện thoại. Bởi thực tế, không công ty nào giống cơng ty nào, hành trình tìm việc làm
rất đa dạng.
1.4.
Quy trình xây dựng kế hoạch tìm việc
Sinh viên cần nắm rõ quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp để có thể hiểu
mình sẽ có những bước chuẩn bị nào cho từng giai đoạn tuyển dụng.
Quy trình tuyển dụng của một doanh nghiệp
Thử việc và
quyết định
tuyển dụng
Thông báo
tuyển dụng
QUY
TRÌNH
TUYỂN
DỤNG
Phỏng vấn
tuyển chọn
Kiểm tra
Trắc nghiệm
Thu nhận
Và chọn lọc
hồ sơ
Phỏng vấn
sơ bộ
14
Kỹ năng Tìm việc
Sau khi đã phân tích thị trường lao động, hiểu biết quy trình tuyển dụng, bạn
cần tìm hiểu chi tiết hơn với các công việc cụ thể nhằm giúp bạn rõ hơn về vai trò
phù hợp với bản thân nhất. Trước khi chuyển sang giai đoạn thứ hai, hoàn thành hồ
sơ và tham gia phỏng vấn, chúng ta hãy tổng hợp lại những việc cần phải làm trong
giai đoạn đầu tiên – xây dựng kế hoạch tìm việc, qua sơ đồ sau đây:
Đánh giá bản thân
Đánh giá thị trường LĐ
Tìm cơng việc quan tâm, tìm hiểu mơ tả công việc
Nghiên cứu chi tiết và đánh giá sự phù hợp của bản thân và công việc
Phác thảo những đóng góp mà bạn có thể thực hiện và lập kế hoạch trình bày
Phác thảo một hồ sơ tuyển dụng ấn tượng
Chuẩn bị sẵn các câu hỏi để trực tiếp trao đổi trong buổi phỏng vấn
Tìm việc là một quá trình địi hỏi nhiều thời gian chuẩn bị về chun mơn, kỹ
năng, sự tìm hiểu về bản thân, cơng việc, … Hãy bắt đầu bằng cách so sánh yêu cầu
của cơng việc với khả năng của mình. Từ đó, đề ra những chỉ tiêu để hoàn thiện các
yêu cầu từ cơng việc. Đây chính là bước quan trọng để bạn tìm hiểu doanh nghiệp,
phân tích được khả năng đáp ứng của bản thân đối với cơng việc. Ngồi sự chuẩn bị
kỹ lưỡng, xây dựng kế hoạch tìm việc cịn là giai đoạn đầu tư kiến thức, kỹ năng để
bạn đối phó với q trình tuyển dụng, phỏng vấn, thử việc, … một cách chuyên nghiệp
nhất.
15
Kỹ năng Tìm việc
CÂU HỎI ƠN TẬP CHƯƠNG 1
1. Bạn hãy tự đánh giá bản thân theo mơ hình 5 yếu tố của Scott William
2. Danh sách này có làm bạn nghĩ đến mơi trường làm việc nào thích hợp hoặc khơng
thích hợp cho bạn?
3. Hãy liệt kê những năng lực và tính cách bạn muốn thêm vào danh sách này để đáp
ứng tốt hơn với công việc mà bạn đang hướng tới. Lưu lại danh sách này và đề ra
cách thức để học tập hoặc rèn luyện để có được nó.
4. Thiết lập mục tiêu và các chỉ tiêu phấn đấu. Hãy xác định các chỉ tiêu bạn A. cần
phải đạt được để hoàn thành mục tiêu đã đề ra ở trên. Từ đó đưa ra các giải pháp thực
hiện.
Mục tiêu
Chỉ tiêu
Ví dụ: Bạn A. đang là sinh viên năm 3 khoa
Kế Toán. Mục tiêu của bạn khi ra trường là
trở thành Kiểm tốn viên của tập đồn
KPMG – là cơng ty kiểm tốn nổi tiếng thế
giới
16
Giải pháp
Kỹ năng Tìm việc
Chương 2: CHUẨN BỊ HỒ SƠ TÌM VIỆC
MỤC TIÊU CHƯƠNG
Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể:
Về mặt kiến thức
-
Trình bày được khái niệm về hồ sơ tìm việc
-
Phân biệt được hồ sơ tìm việc, thư ứng tuyển và sơ yếu lý lịch
-
Giải thích được tầm quan trọng của hồ sơ ứng tuyển
Về mặt kỹ năng
-
Soạn thảo được thư ứng tuyển và sơ yếu lý lịch hồn chỉnh
Về thái độ
-
Chủ động, tích cực, sáng tạo trong việc xây dựng và soạn thảo bộ hồ sơ tìm
việc
NỘI DUNG CHI TIẾT
TỔNG QUAN VỀ HỒ SƠ TÌM VIỆC
2.1.1. Khái niệm hồ sơ tìm việc:
Chúng ta quen gọi Hồ sơ tuyển dụng là Hồ sơ xin việc, thực tế chúng ta đang
tìm việc mà nhà tuyển dụng có nhu cầu, phù hợp với năng lực của mình nên khơng
có “xin” gì ở đây. Với các cơ sở tư nhân điều này càng rõ ràng là đàm phán giữa hai
bên, phù hợp giữa mức lương đưa ra và năng lực đáp ứng cơng việc tương ứng. Do
đó, nên thay Hồ sơ xin việc thành Hồ sơ tuyển dụng, Hồ sơ đăng ký dự tuyển, Hồ sơ
tham gia dự tuyển, Hồ sơ tham gia tuyển dụng, Hồ sơ tìm việc.
Chuẩn bị tốt bộ hồ sơ tìm việc là hết sức quan trọng. Mỗi nhà tuyển dụng có
quy trình riêng cho phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Tuy nhiên, dù khác nhau
như thế nào thì quy trình tuyển dụng đều có những bước cơ bản bắt buộc phải có như
bước thu nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên. Trong bước này, nhà tuyển dụng sẽ xem
xét để chọn ra những ứng viên phù hợp nhất với vị trị đang được tuyển dụng. Có rất
nhiều hồ sơ tìm việc được gửi tới cho nhà tuyển dụng dưới nhiều hình thức (chẳng
hạn qua email, qua website hay bản in nộp trực tiếp), trong khi đó, nhà tuyển dụng có
rất ít thời gian, họ sẽ không dành thời gian đọc từng câu chữ trong hồ sơ của ứng viên.
17
Kỹ năng Tìm việc
Do đó, họ sẽ sử dụng một số các kỹ thuật để chọn được ứng viên phù hợp nhất. Ví
dụ, bước đầu, họ sẽ xem xét loại bỏ các ứng viên không đáp ứng được các yêu cầu cơ
bản một cách dễ dàng. Giả sử như vị trí tuyển dụng u cầu ứng viên có bằng đại học,
vậy tất cả hồ sơ nào không thỏa mãn yêu cầu này đều bị loại ra. Dĩ nhiên, sẽ có một
số trường hợp đặc biệt là ứng viên không thỏa mãn yêu cầu cơ bản này nhưng nội
dung trình bày về kinh nghiệm làm việc lại phù hợp với yêu cầu cơng việc có thể
được xem xét tiếp trong bước tiếp theo. Bước thứ hai, nhà tuyển dụng sẽ xem xét cấu
trúc hồ sơ và sẽ loại tiếp các hồ sơ có nhiều lỗi như lỗi trình bày hay nội dung.
Cùng với phát triển của internet, hồ sơ tìm việc có thể được gửi trực tuyến đến
nhà tuyển dụng. Các ứng viên có thể tự làm hồ sơ hay tải mẫu hồ sơ theo yêu cầu của
nhà tuyển dụng trên website nhưng hình thức thơng dụng nhất vẫn là hồ sơ được in
ấn (hồ sơ giấy). Trên thực tế, bạn có thể dễ dàng mua một bộ hồ sơ tìm việc trong đó
bao gồm các giấy tờ sẵn có trong các cửa hàng văn phòng phẩm. Tuy nhiên cách này
chỉ sử dụng để ứng tuyển việc làm tại các cơ quan nhà nước, những cơng việc bán
thời gian hay địi hỏi trình độ khơng cao.
Cách tốt nhất cho ứng viên là hãy tự tạo bộ hồ sơ cho mình. Hồ sơ có thể đánh
máy hay viết tay và điều quan trọng nhất đó là tạo được sự khác biệt so với các bộ hồ
sơ khác và bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để vượt qua vòng sàng lọc hồ sơ.
2.1.2. Nhà tuyển dụng mong đợi gì từ hồ sơ tìm việc
Hồ sơ tìm việc là một căn cứ quan trọng để nhà tuyển dụng quyết định xem có
nên phỏng vấn bạn hay không. Khi xem xét bộ hồ sơ của ứng viên, nhà tuyển dụng
sẽ có thể đánh giá được năng lực, trình độ thậm chí tính cách của ứng viên. Thông
qua cách ứng viên thể hiện hồ sơ của mình, nhà tuyển dụng có thể đánh giá được ứng
viên ở tính cẩn thận, ngăn nắp; khả năng tổ chức sắp xếp, bố trí cơng việc; khả năng
diễn đạt thông tin hiệu quả thể hiện qua các tài liệu có trong hồ sơ được sắp xếp theo
thứ tự khoa học. Một bảng lý lịch khơng có lỗi chính tả hoặc lỗi đánh máy; thư xin
việc ngắn gọn nhưng súc tích sẽ giúp ứng viên đạt được hiệu quả trong việc truyền
tải hình ảnh bản thân tới nhà tuyển dụng qua ngơn ngữ viết. Ngồi ra, tính logic, hợp
lý của hồ sơ cũng được thể hiện ở mối liên quan giữa các phần trong hồ sơ... Hồ sơ
chính là cơ hội duy nhất và hữu hiệu nhất để ứng viên “tiếp thị” hình ảnh của mình
đến với nhà tuyển dung.
18
Kỹ năng Tìm việc
Thứ nhất, hồ sơ phải đảm bảo đầy đủ các tiêu chí đặt ra theo yêu cầu của vị
trí tuyển dụng. Các tiêu chí được nêu rõ trong thông báo tuyển dụng của doanh nghiệp
như kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp, giới tính, chuyên ngành, số năm kinh
nghiệm, trình độ tiếng Anh, mức lương u cầu…
Ví dụ, nếu một cơng ty đang tìm kiếm một lập trình viên máy tính chắc chắn
sẽ khơng mời bạn phỏng vấn khi hồ sơ của bạn cho thấy bạn học chuyên ngành nhân
sự. Hoặc một công ty cần tuyển một nhân viên có kinh nghiệm nhưng đọc hồ sơ họ
thấy bạn là sinh viên mới ra trường và chưa từng trải qua một việc làm thêm nào thời
sinh viên.
- Thứ hai, hồ sơ được sắp xếp và trình bày hợp lý và khoa học: Hồ sơ của bạn
khơng được có bất cứ một lỗi nào dù là nhỏ như lỗi chính tả, đánh máy. Nhà tuyển
dụng khơng có thời gian kiểm tra lại chúng và hơn thế họ còn đánh giá bạn là người
không cẩn trọng khi làm việc cũng như thiếu thiện chí và nghiêm túc trong việc ứng
tuyển. Ngồi ra bạn cần trình bày hồ sơ có trật tự, dễ đọc và dễ ghi nhớ. Lời khuyên
cho các ứng viên là trước khi gửi hồ sơ: hãy nhờ bạn bè hay người thân đọc qua hồ
sơ của bạn và hỏi họ những câu hỏi tương tự như: Họ có nhớ được bạn có những kinh
nghiệm gì? Với những kinh nghiệm đó bạn có phù hợp với cơng việc bạn định ứng
tuyển khơng? Họ có nhớ mục tiêu nghề nghiệp của bạn là gì khơng...?
- Thứ ba, nhiều nhà tuyển dụng xem xét hồ sơ để biết ứng viên có thể làm
việc lâu dài với doanh nghiệp của họ. Việc tuyển dụng nhân viên mới luôn tốn thời
gian, tiền bạc của các cơng ty. Bởi vì chi phí tốn kém như vậy nên nhà tuyển dụng
muốn tìm kiếm những ứng viên có ý định làm việc lâu dài, có những kế hoạch phát
triển chiến lược trong công việc chứ không muốn nhận một nhân viên chỉ tìm việc
làm tạm thời. Thơng qua hồ sơ ứng tuyển, nhà tuyển dụng có thể phát hiện ra những
bằng chứng có thể cho họ thấy bạn không phải người hay nhảy việc.
2.1.3. Các loại giấy tờ cần có cho bộ hồ sơ tìm việc
Khoản 2 điều 7 của NĐ Số: 03/2014/NĐ-CP ghi: Hồ sơ đăng ký dự tuyển lao
động của người lao động gồm các văn bản sau đây:
-Phiếu đăng ký dự tuyển lao động theo mẫu do Bộ Lao động –Thương binh và Xã
hội quy định;
-Bản sao các văn bằng, chứng chỉ chứng minh trình độ chun mơn kỹ thuật; trình
19
Kỹ năng Tìm việc
độ ngoại ngữ, tin học theo yêu cầu của vị trí cần tuyển;
-Giấy chứng nhận sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế;
-Các giấy tờ cần thiết khác theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ tìm việc thường được làm theo mẫu quy định chung hoặc mẫu riêng của
từng đơn vị tuyển dụng. Các loại giấy tờ cũng có thể khác nhau tùy vào nhà tuyển
dụng nhưng không vượt quá yêu cầu ghi trong Khoản 2 điều 7 của NĐ Số:
03/2014/NĐ-CP. Thông thường một bộ hồ sơ đầy đủ gồm có các loại giấy tờ sau:
- Thư ứng tuyển (trong các bộ hồ sơ bán sẵn ghi là Đơn xin việc): Đây là bức
thư được gửi đến nhà tuyển dụng nhằm thể hiện mong muốn, thiện chí của bạn cũng
như sự phù hợp của bản thân với công việc ứng tuyển. Tựa đề thư ứng tuyển là phù
hợp và đúng bản chất hơn so với đơn xin việc. Bản chất của tìm việc làm khơng phải
là sự xin - cho mà thực chất là sự trao đổi và hợp tác giữa nhà tuyển dụng và ứng
viên. Nhà tuyển dụng tìm kiếm những ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp
cũng như vị trí cơng việc đang tuyển dụng, cịn ứng viên tìm kiếm vị trí và môi trường
làm việc họ mong muốn.
- Thông tin ứng viên - CV: Lý lịch phải phản ánh được nhân cách, làm nổi bật
kinh nghiệm, khả năng của bạn đối với việc hồn thành cơng việc của đơn vị tuyển
dụng. Vì thế việc trình bày và chọn lọc các thơng tin trên lý lịch rất quan trọng. Một
bản lý lịch sạch sẽ, khơng có lỗi chính tả, chữ viết rõ ràng, đầy đủ nội dung nhưng
ngắn gọn và súc tích sẽ góp phần giúp bạn thành cơng.
- Các văn bằng, chứng chỉ có cơng chứng: Để chuẩn bị tìm việc làm bạn nên
sao y mỗi loại chứng chỉ thành nhiều bản có cơng chứng để sẵn sàng nộp hồ sơ cho
nhiều đơn vị khác nhau. Trường hợp đơn vị tuyển dụng khơng u cầu Bản sao y (có
cơng chứng) thì bạn chỉ cần gửi bản photo vì nhà tuyển dụng thường không trả lại hồ
sơ dù hồ sơ của bạn không đạt (điều này thường được ghi rõ trong thông báo tuyển
dụng). Nếu bạn có nhiều văn bằng, chứng chỉ thì chỉ nên lựa chọn những văn bằng,
chứng chỉ theo yêu cầu hoặc mang lại lợi thế cho bạn khi ứng tuyển.
- Giấy khám sức khỏe: Giấy chứng nhận sức khỏe là minh chứng thể hiện bạn
có đủ sức khỏe để làm việc. Bạn cần xin giấy chứng nhận sức khỏe của đơn vị y tế
có thẩm quyền. Giấy khám sức khỏe sẽ là điểm cộng cho bạn nếu bạn có thể chất
khỏe mạnh.
20
Kỹ năng Tìm việc
Ngồi ra, tùy vào các doanh nghiệp có thể yêu cầu các loại giấy tờ khác cần
thiết có thể được bổ sung sau khi bạn đã được chính thức tuyển dụng.
2.1.4. Sắp xếp hồ sơ tìm việc
Tùy vào cách thức gửi hồ sơ của ứng viên tới nhà tuyển dụng mà có thể chọn
cách sắp xếp trình bày cho phù hợp. Ứng viên phải đọc kỹ yêu cầu của nhà tuyển
dụng trong việc nhận hồ sơ cũng như các yêu cầu về loại giấy tờ và hướng dẫn về
cách sắp xếp giấy tờ để thực hiện cho đúng.
Với cách gửi trực tiếp hay qua đường bưu điện, khi hoàn chỉnh xong các loại
giấy tờ theo yêu cầu, tất cả các giấy tờ trên được đựng trong một túi hồ sơ. Túi hồ sơ
bạn có thể mua sẵn hoặc tự làm nhưng phải đảm bảo đủ lớn để không phải gấp các
giấy tờ, điều này tránh cho giấy tờ bị nhàu nát hay bị rách. Bên ngoài túi có ghi đầy
đủ thơng tin ứng viên và tên các loại giấy tờ có bên trong.
Hồ sơ bên trong được sắp theo thứ tự giấy tờ ghi ngoài hồ sơ. Khơng có quy
tắc chung cho việc sắp xếp thứ tự các loại giấy tờ nhưng cách liệt kê và sắp xếp thông
thường theo thứ tự ưu tiên từ cao xuống thấp. Thứ tự thông thường là: Thư ứng tuyển,
Thông tin ứng viên (CV), Thư giới thiệu (nếu có), Bằng cấp…Thơng tin ứng viên ghi
bên ngoài hồ sơ bao gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại và địa chỉ liên
lạc. Đặc biệt nên ghi rõ vị trí mà bạn muốn ứng tuyển. VD: Nguyễn Thu Hiền - Ứng
tuyển Nhân viên kinh doanh Bất động sản. Điều này giúp việc phân loại nhanh hơn,
nghĩa là hồ sơ sẽ đến được gần hơn với vị trí cần tuyển người.
Trường hợp hồ sơ được gửi qua email, ứng viên cần đặt tên tập tin đính kèm
rõ ràng, có thể đặt tên tập tin là CV kèm theo tên của ứng viên, ví dụ CV-ThuHien
thay vì CV. Ngồi ra, do đặc thù của việc gửi hồ sơ xin việc qua email nên bạn có thể
scan và ghép các loại giấy tờ như thư ứng tuyển, sơ yếu lý lịch, ảnh chụp các bằng
cấp, chứng minh nhân dân và các giấy tờ liên quan vào một tập tin duy nhất, rồi dưới
định dạng PDF. Lưu ý, cần trình bày sao cho đẹp mắt vì đó chính là một minh chứng
cho ưu điểm “Kỹ năng sử dụng vi tính tốt” mà bạn có thể đã ghi trong CV.
Ngoài ra, trong một số trường hợp khác, ứng viên có thể nộp hồ sơ dự tuyển
dưới dạng các tập tin riêng lẻ, nhưng phải nén trong một tập tin *.zip hoặc *.rar. Tốt
nhất là *.zip vì định dạng này mặc định đã được Windows hỗ trợ, chứ khơng cần cài
đặt chương trình giải nén khác, do đó sẽ tiện hơn cho nhà tuyển dụng. Lưu ý, nếu
21
Kỹ năng Tìm việc
chọn cách này, bạn phải đặt tất cả các tập tin vào một thư mục đã đặt tên cụ thể, như
HoSoUngTuyen-ThuHien, rồi sau đó mới nén thư mục này. Tất nhiên, bạn phải đặt
số thứ tự cho các tập tin như yêu cầu của nhà tuyển dụng.
Chẳng hạn:
1.ThuUngTuyen-ThuHien.doc,
2.CV-ThuHien.doc,
3.Anh3x4-ThuHien.jpg,
4.BangDaiHoc-ThuHien.jpg...vv.
Một bộ hồ sơ đầy đủ được trình bày cẩn thận về cả hình thức và nội dung sẽ
gây ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng. Điều này chứng tỏ ứng viên là người cẩn thận,
có trách nhiệm và nghiêm túc trong quá trình tìm kiếm việc làm.
2.1.5. Cách gửi hồ sơ tìm việc
Có nhiều cách thức để gửi hồ sơ tìm việc, nhà tuyển dụng có thể u cầu ứng
viên gửi trực tiếp tới doanh nghiệp, qua đường bưu điện hay qua mạng internet.
Nộp hồ sơ qua mạng có thể tiến hành theo hai phương thức: Một là, ứng viên
có thể gửi hồ sơ trực tiếp tới email do nhà tuyển dụng cung cấp; Hai là, tạo cho mình
một hồ sơ trực tuyến trên các website tuyển dụng, khi tìm kiếm thấy vị trí phù hợp,
ứng viên chỉ cần click vào nút "ứng tuyển" hoặc "nộp hồ sơ trực tuyến"… Khi nộp
hồ sơ, ứng viên cần chọn hình thức đúng theo yêu cầu của nhà tuyển dụng (thường
được đăng trong thông báo tuyển dụng về cách thức nộp hồ sơ). Nhà tuyển dụng
muốn ứng viên thực hiện theo những gì họ yêu cầu và sẵn sàng loại bỏ những hồ sơ
khơng làm theo các hướng dẫn. Ví dụ: nếu họ yêu cầu bạn gửi CV qua email dưới
dạng file PDF, đừng gửi CV bằng file Word mà hãy chuyển đổi theo đúng định dạng
chẳng hạn.
Dưới đây là các cách thức gửi hồ sơ của ứng viên và các lưu ý khi gửi hồ sơ:
-
Gửi hồ sơ trực tiếp
Ứng viên mang hồ sơ đến nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ trong thông báo
tuyển dụng theo thời gian qui định. Dù đi nộp hồ sơ, bạn cũng cần chú ý đến trang
phục bên ngoài và thể hiện sự chuyên nghiệp vì đây là cơ hội tạo ấn tượng ban đầu
với nhà tuyển dụng.
-
Gửi hồ sơ qua email
22
Kỹ năng Tìm việc
Theo xu hướng hiện nay, để tiết kiệm thời gian và công sức của cả nhà tuyển
dụng và ứng viên, nhiều nhà tuyển dụng nhận hồ sơ qua email. Một số vấn đề ứng
viên cần lưu ý khi nộp hồ sơ qua email như sau:
+ Chọn địa chỉ email nghiêm túc:
Email dùng để gửi nên trung tính và nghiêm túc, tốt nhất là sử dụng ngay tên
của bạn như thanhnv@, ngoclanpham@, trunghieunguyent@,... tránh các địa chỉ
dạng
nickname
như
batnapquantai_honemlancuoi@
hay
congchuakieuky1992@, meoluoingungay@...Đặc biệt chú ý, nếu địa chỉ email có
liên kết với Facebook thì bạn hãy làm sạch Timeline của tài khoản Facebook đó; nếu
địa chỉ email thường được dùng cho các hoạt động khơng mấy tốt đẹp trên mạng thì
bạn nên tạo một email mới để tránh mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
+ Chữ ký trong email phải trang trọng: Chữ ký ở cuối email thường chứa một số
thông tin cá nhân để người nhận có thể liên lạc lại sau khi đọc email, đây cũng là một
thông tin để đánh giá tính cách của ứng viên. Do vậy, bạn nên tạo chữ ký sao cho thật
nghiêm túc: chỉ cần họ tên đầy đủ, đơn vị công tác, trường học, số điện thoại liên hệ
là được; đừng chèn vào những câu từ, lời thơ không phù hợp.
+ Khi gửi email nên gửi tới một địa chỉ duy nhất: Có nhiều ứng viên nhất là các bạn
sinh viên mới ra trường thường gửi rất nhiều hồ sơ cùng lúc tới nhiều doanh nghiệp
khác nhau với tâm lý “được đâu hay đó”. Tuy nhiên, với nhà tuyển dụng, điều đó thể
hiện sự thiếu chuyên nghiệp, không tôn trọng người nhận và họ có thể sẽ xóa ngay
email hoặc khơng đánh giá cao về ứng viên. Ứng viên cũng không được chuyển tiếp
thư đã gửi từ nơi này tới nơi khác. Nếu muốn ứng tuyển ở nhiều nơi khác nhau, bạn
nên dành thời gian soạn các bức email riêng biệt
+ Chú ý đến tiêu đề email: Nhiều ứng viên soạn email khơng có tiêu đề hay một tiêu
đề quá ngắn gọn và không liên quan, điều này khiến họ mất điểm hoặc mất ngay cơ
hội khi nhà tuyển dụng không đọc email. Khi viết tiêu đề cần phản ảnh được vị trí
ứng tuyển. Tuyệt đối không đặt tiêu đề email dạng “CV”, “Xin việc”, “Đơn xin việc”,
“Gửi chị A/anh B”, … Thay vào đó, bạn phải ghi rõ vị trí ứng tuyển trong tiêu đề,
chẳng hạn: “Thư ứng tuyển vị trí Trưởng phịng kinh doanh của công ty X”.
+ Về nội dung email: Ứng viên phải soạn thảo nội dung cho email chứ không được
để trống hay soạn thảo quá sơ sài. Đặc biệt, phải kiểm tra kỹ lỗi chính tả, câu từ. Viết
23
Kỹ năng Tìm việc
một email tốt cũng chính là cơ hội để ứng viên thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách
viết email và thu hút nhà tuyển dụng bằng những ưu điểm, kinh nghiệm làm việc của
mình.
Trước khi nộp hồ sơ, ứng viên hãy photocopy một bộ để lưu giữ hoặc xem lại
trước khi đi phỏng vấn. Sau khi gửi hồ sơ, ứng viên có thể kiểm tra lại nhằm đảm bảo
hồ sơ đã được gửi đến nơi chưa và thường xuyên cập nhật, theo dõi xem có cần bổ
sung hoặc hồn thiện hồ sơ khơng, đặc biệt là theo dõi thông báo mời phỏng vấn hay
thử việc.
2.1.6. Những lỗi cơ bản khi chuẩn bị hồ sơ tìm việc
Hồ sơ tìm việc chỉ là “tấm vé” để bạn giới thiệu cơ bản về bản thân với nhà
tuyển dụng. Việc chuẩn bị tốt một bộ hồ sơ tìm việc là một trong những cách tốt nhất
để đón nhận những cơ hội may mắn trên hành trình tìm việc của bạn. Nhà tuyển dụng
suy nghĩ là nếu bạn làm một việc đơn giản khơng tốt thì bạn sẽ khó lịng đáp ứng u
cầu cơng việc được. Vì thế một ngun tắc cơ bản là khơng có lỗi trong bộ hồ sơ tìm
việc. Ứng viên cần tránh những lỗi cơ bản sau:
- Sắp xếp hồ sơ không khoa học: Một bộ hồ sơ được sắp xếp khoa học sẽ giúp
cho nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi và họ sẽ có ấn tượng tốt hơn về ứng viên. Ngược
lại, hồ sơ sắp xếp lộn xộn, không theo trật tự khiến nhà tuyển dụng mất thời gian và
khó khăn trong việc xem xét hồ sơ cũng như đánh giá không tốt về ứng viên.
- Lỗi chính tả: Nhiều ứng viên cịn mắc nhiều lỗi chính tả, đánh máy và vì
chủ quan hay cẩu thả mà khơng kiểm tra lại hồ sơ. Hồ sơ tìm việc cần được chuẩn bị
một cách công phu, bài bản và nghiêm túc. Một hồ sơ có nhiều lỗi chính tả và ngữ
pháp thể hiện ứng viên thiếu cẩn trọng hoặc không để ý đến chi tiết. Nhà tuyển dụng
cũng có thể cho rằng ứng viên thiếu kinh nghiệm, cẩu thả hay lười biếng và thực sự
không nghiêm túc hay chú tâm đến tìm việc.
- Lỗi cần tránh tiếp theo đó là hình thức trình bày hồ sơ. Nhiều ứng viên viết
các đoạn quá dài với không phân chia ý rõ ràng khiến cho người đọc cảm thấy khó
chịu. Ứng viên cần lưu ý khi trình bày các thơng tin cần dễ đọc, dễ hiểu, dễ nhớ,
không nên viết quá dài dịng. Lưu ý, trình bày thống với khoảng trắng phân bố hợp
lí để hồ sơ trơng sạch sẽ và hấp dẫn. Tuyệt đối tránh viết những đoạn văn dài cả trang
giấy, kể lể dài dòng.
24
