(LUẬN văn THẠC sĩ) kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH đầu tư và phát triển nam thái

HỌC VIỆN NƠNG NGHIỆP VIỆT NAM

TRẦN VIẾT CƯỜNG

KIỂM SỐT NỘI BỘ QUY TRÌNH BÁN HÀNG - THU
TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN
NAM THÁI

Chun ngành:

Kế tốn

Mã sơ:

8340301

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Trần Quang Trung

NHÀ XUẤT BẢN HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP - 2018

download by :


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi. Mọi
nội dung, số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là hoàn toàn trung thực
khách quan và chưa từng được ai cơng bố trong bất kỳ cơng trình nghiên cứu khoa
học nào khác.
Tôi cũng xin cam kết rằng, mọi sự giúp đỡ cho công việc thực hiện luận văn đã
được cảm ơn, các thơng tin trích dẫn trong luận văn đều được chỉ rõ nguồn gốc, bản
luận văn này là nỗ lực, kết quả làm việc của cá nhân tôi.

Hà Nội, ngày…..tháng…..năm 2018
Tác giả luận văn

Trần Viết Cường

i

download by :


LỜI CẢM ƠN
Sau quá trình nghiên cứu và học tập tại Học viện Nơng nghiệp Việt Nam, tơi đã
hồn thành luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Kế toán với đề tài: “Kiểm sốt nội
bộ quy trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái”.
Trước hết tôi xin chân thành cảm ơn Thầy, Cơ trong Bộ mơn Kế tốn quản trị và
Kiểm toán, Khoa Kế toán & Quản trị Kinh doanh, Học viện Nơng nghiệp Việt Nam đã
tận tình giúp đỡ tơi trong suốt q trình học tập và thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học.
Đặc biệt, tôi xin bầy tỏ sự kính trọng và biết ơn sâu sắc tới PGS.TS. Trần Quang Trung
đã dành nhiều tâm huyết, tận tình chỉ dẫn và giúp đỡ tơi trong suốt q trình nghiên cứu
đề tài này.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo, các Phịng ban cùng tồn thể cán bộ
cơng nhân viên Công ty TNHH Đầu tư và Phát triền Nam Thái đã tạo điều kiệp giúp đỡ
tơi nhiệt tình trong q trình hồn thiện đề tài khoa học nghiên cứu của mình.
Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn đến những người thân trong gia đình, bạn bè và đồng
nghiệp đã động viên, cổ vũ tơi trong suốt q trình học tập và nghiên cứu khoa học.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày…..tháng…..năm 2018
Tác giả luận văn

Trần Viết Cường

ii

download by :


MỤC LỤC
Lời cam đoan ................................................................................................................ i
Lời cảm ơn ................................................................................................................... ii
Mục lục ...................................................................................................................... iii
Danh mục chữ viết tắt....................................................................................................v
Danh mục bảng ........................................................................................................... vi
Danh mục sơ đồ ......................................................................................................... vii
Trích yếu luận văn ..................................................................................................... viii
Thesis abstract ...............................................................................................................x
Phần 1. Mở đầu ...........................................................................................................1
1.1.

Tính cấp thiết của đề tài ...................................................................................1

1.2.

Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................2

1.2.1.

Mục tiêu chung ................................................................................................2

1.2.2.

Mục tiêu cụ thể ................................................................................................2

1.3.

Câu hỏi nghiên cứu ..........................................................................................2

1.4.

Đối tượng và phạm viên nghiên cứu ................................................................2

1.4.1.

Đối tượng nghiên cứu ......................................................................................2

1.4.2.

Phạm vi nghiên cứu .........................................................................................3

1.5.

Những đóng góp mới của luận văn...................................................................3

1.5.1.

Về lý luận ........................................................................................................3

1.5.2.

Về thực tiễn .....................................................................................................3

Phần 2. Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài..............................................................4
2.1.

Cơ sở lý luận ...................................................................................................4

2.1.1.

Những vấn đề chung về HTKSNB trong doanh nghiệp ....................................4

2.1.2.

Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp ................15

2.1.3.

Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động KSNB quy trình bán hàng – thu
tiền trong doanh nghiệp .................................................................................24

2.2.

Cơ sở thực tiễn ..............................................................................................25

2.2.1.

Kinh nghiệm KSNB quy trình bán hàng - thu tiên của các doanh nghiệp ........25

2.2.2.

Bài học kinh nghiệm rút ra cho Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển
Nam Thái.......................................................................................................29

Phần 3. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................31

iii

download by :


3.1.

Tổng quan về công ty TNHH đầu tư và phát triển Nam Thái..........................31

3.1.1.

Lịch sử hình thành và phát triển Cơng ty ........................................................31

3.1.2.

Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ...........34

3.1.3.

Đặc điểm công tác kế tốn của Cơng ty..........................................................38

3.2.

Phương pháp nghiên cứu ...............................................................................42

3.2.1.

Cách tiếp cận và khung phân tích của đề tài ...................................................42

3.2.2.

Phương pháp thu thập số liệu .........................................................................44

3.2.3.

Phương pháp xử lý dữ liệu .............................................................................44

3.2.4.

Phương pháp phân tích số liệu .......................................................................45

3.2.5.

Các chỉ tiêu phân tích đánh giá ......................................................................45

Phần 4. Kết quả nghiên cứu và thảo luận .................................................................47
4.1.

Đặc điểm HTKSNB tại công ty TNHH đầu tư và PT Nam Thái..............................47

4.1.1.

Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ.................................................................47

4.1.2.

Tổ chức kiểm sốt nội bộ quy trình bán hàng - thu tiền ..................................59

4.2.

Thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại cơng ty
TNHH đầu tư và phát triển Nam Thái ............................................................63

4.2.1.

Quy trình bán hàng thu - tiền của Công ty ......................................................63

4.2.2.

Rủi ro trong quy trình bán hàng thu tiền tại Cơng ty .......................................74

4.2.3.

Thủ tục kiểm sốt quy trình bán hàng thu tiền tại Cơng ty ..............................83

4.2.4.

Cơng tác báo cáo kiểm sốt quy trình bán hàng thu tiên tại Công ty ...............86

4.3.

Các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm sốt nội bộ quy trình bán hàng thu tiền
tại công ty ......................................................................................................91

4.3.1.

Yếu tố bên trong ............................................................................................91

4.3.2.

Yếu tố bên ngồi ............................................................................................95

4.4.

Giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm sốt nội bộ quy trình bán hàng thu
tiền tại cơng ty TNHH đầu tư và phát triển Nam Thái ....................................98

4.4.1.

Đánh giá chung ..............................................................................................98

4.4.2.

Giải pháp đề xuất ......................................................................................... 100

Phần 5. Kết luận và kiến nghị ................................................................................. 107
5.1.

Kết luận ....................................................................................................... 107

5.2.

Kiến nghị ..................................................................................................... 108

Danh mục tài liệu tham khảo ..................................................................................... 109
Phụ lục .................................................................................................................... 110

iv

download by :


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Nghĩa tiếng Việt

BCTC

Báo cáo tài chính

BTC

Bộ tài chính

COSO

Committee of Sponsoring Organization

GTGT

Thuế giá trị gia tang

HĐBH

Hóa đơn bán hàng

HĐSXKD

Hoạt động sản xuất kinh doanh

HTK

Hàng tồn kho

HTKSNB

Hệ thống kiểm soát nội bộ

KSNB

Kiểm soát nội bộ

KTV

Kiểm toán viên

QĐ

Quyết định

TNCN

Thuế thu nhập cá nhân

TNDN

Thuế thu nhập doanh nghiệp

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

TSCĐ

Tài sản cố định

TT

Tiếp thị

VND

Việt Nam đồng

XNT

Xuất nhập tồn

v

download by :


DANH MỤC BẢNG
Bảng 4.1. Bảng báo cáo thẩm định báo cáo tài chính .................................................55
Bảng 4.2. Bảng báo cáo thu nhập và chi phí của Ban kiểm sốt .................................56

Bảng 4.3. Bảng báo cáo thực hiện kế hoạch bán hàng năm 2017 ...............................57
Bảng 4.4. Nhận diện rủi ro tiềm tàng trong quy trình bán hàng – thu tiền của
cơng ty ......................................................................................................75
Bảng 4.5. Đánh giá rủi ro trong khâu thực hiện đơn hàng ..........................................76
Bảng 4.6. Tổng hợp sai sót trong khâu thực hiện đơn hàng ........................................77
Bảng 4.7. Đánh giá rủi ro trong khâu thực hiện đề nghị bán hàng ..............................77
Bảng 4.8. Đánh giá rủi ro trong khâu duyệt bán hàng ................................................78
Bảng 4.9. Đánh giá rủi ro trong vận chuyển, xuất kho, tổn thất hàng hóa ...................80
Bảng 4.10. Đánh giá rủi ro trong khâu tiếp thị, khách hàng nộp tiền hàng ...................81
Bảng 4.11. Đánh giá rủi ro chính sách, chế độ ảnh hưởng tới bán hàng .......................82
Bảng 4.12. Đánh giá quy trình bán hàng thu tiền .........................................................86
Bảng 4.13. Ảnh hưởng của yếu tố trình độ, phẩm chất đạo đức, thái độ của cán
bộ, nhân viên kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại cơng ty .......91
Bảng 4.14. Trình độ chun mơn của lao động tại công ty...........................................92
Bảng 4.15. Cơ sở vật chất tại công ty ..........................................................................94
Bảng 4.16. Khảo sát đánh giá thị trường mới mở ảnh hưởng đến kiểm soát nội
bộ quy trình bán hàng - thu tiền tại cơng ty ................................................95
Bảng 4.17. Ảnh hưởng của yếu tố chính sách của Nhà nước đến kiểm sốt nội bộ
quy trình bán hàng - thu tiền tại .................................................................96
Bảng 4.18. Ảnh hương của yếu tố đối thủ cạnh tranh đến kiểm soát nội bộ quy
trình bán hàng - thu tiền tại Cơng ty ..........................................................97
Bảng 4.19. Bảng thống kê sự thay đổi chính sách của Nhà Nước ảnh hưởng trực
tiếp tới quy trình bán hàng thu tiền tại công ty ......................................... 108

vi

download by :


DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1. Cơ cấu của hệ thống kiểm sốt nội bộ..........................................................8
Sơ đồ 2.2. Quy trình đánh giá rủi ro .............................................................................9
Sơ đồ 2.3. Quy trình bán hàng trong doanh nghiệp .....................................................16
Sơ đồ 2.4. Trình tự đánh giá HTKSNB ......................................................................23
Sơ đồ 3.1. Tăng trưởng doanh thu của Công ty qua các năm ......................................31
Sơ đồ 3.2. Hệ thống phân phối - địa điểm hoạt động của Công ty TNHH Đầu tư
và Phát triển Nam Thái ..............................................................................33
Sơ đồ 3.3. Cơ cấu tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH
Đầu tư và Phát triển Nam Thái ..................................................................37
Sơ đồ 3.4. Sơ đồ bộ máy kế tốn của Cơng ty ............................................................39
Sơ đồ 3.5. Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chung...........................................40
Sơ đồ 3.6. Quy trình ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy vi tính.......................41
Sơ đồ 3.7. Khung phân tích của đề tài ........................................................................43
Sơ đồ 4.1. Quy trình kiểm sốt của Ban kiểm sốt Cơng ty ........................................53
Sơ đồ 4.2. Quy trình kiểm sốt Báo cáo tài chính tại cơng ty. .....................................58
Sơ đồ 4.3. Quy trình kiểm sốt tn thủ tại Cơng ty ...................................................60
Sơ đồ 4.4. Quy trình bán hàng tại Cơng ty TNHH Đầu tư và PT Nam Thái ................65
Sơ đồ 4.5a. Hướng dẫn quy trình bán hàng thu tiền tại Cơng ty TNHH Đầu tư và
Phát triển Nam Thái ..................................................................................66
Sơ đồ 4.5b. Hướng dẫn quy trình bán hàng thu tiền tại Cơng ty TNHH Đầu tư và
Phát triển Nam Thái ..................................................................................68
Sơ đồ 4.5c. Hướng dẫn quy trình bán hàng thu tiền tại Cơng ty TNHH Đầu tư và
Phát triển Nam Thái) .................................................................................69
Sơ đồ 4.6. Quy trình kiểm sốt giao hàng ...................................................................70
Sơ đồ 4.7. Quy trình hướng dẫn thu tiền bán hàng. .....................................................72
Sơ đồ 4.8. Quy trình kiểm sốt nhận hàng trả lại ........................................................73
Sơ đồ 4.9. Hồn thiện quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và
Phát triển Nam Thái ................................................................................ 102
Sơ đồ 4.10. Hướng dẫn quy trình quản lý bán hàng tu tiê trên Amiss ......................... 105

vii

download by :


TRÍCH YẾU LUẬN VĂN
Tên tác giả: Trần Viết Cường
Tên luận văn: “Kiểm sốt nội bộ quy trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Đầu
tư và Phát triển Nam Thái”.
Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 8340301

Cơ sở đào tạo: Học Viện Nông Nghiệp Việt Nam
Bán hàng – thu tiền là một trong những khâu then chốt, quyết định tới sự thành
bại của một doanh nghiệp. Quá trình này diễn ra thường xuyên liên tục và luôn luôn
hiện hữu những rủi ro thường trực gây mất mát tài sản, ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận,
mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái là một doanh nghiệp đã thiết
lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, để đảm bảo hạn chế và ngăn
ngừa rủi ro nói chung, đồng thời hạn chế các rủi ro trong bán hàng - thu tiền nói
riêng trong mơi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt, với mức độ cạnh tranh và
tiềm ẩn nhiều yếu tố mới, việc nghiên cứu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ là
rất cần thiết.
Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, tôi lựa chọn chủ đề nghiên cứu “Kiểm sốt
nội bộ quy trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam
Thái” cho chủ đề Luận văn báo cáo của mình.
Mục tiêu nghiên cứu chính của luận văn là Hệ thống hóa các vấn đề lý luận và
thực tiễn về kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp; đánh giá
thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ quy trình bán hàng – thu tiền tại Cơng ty TNHH

Đầu tư và Phát triển Nam Thái và phân tích các ngun nhân, yếu tố ảnh hưởng; từ đó
đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm sốt nội bộ quy trình bán
hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
Nghiên cứu đã bàn luận về cơ sở lý luận của KSNB, HTKSNB, KSNB… quy
trình bán hàng thu tiền trên các nội dung: các khái niệm kiểm soát, kiểm soát nội bộ, hệ
thống kiểm soát nội bộ; các nội dung, ngun tắc của kiểm sốt nội bộ quy trình bán
hàng thu tiền…. và vận dụng nó vào nghiên cứu kiểm sốt nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
Địa bàn nghiên cứu tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái, địa chỉ tại
Số 204 đường Vĩnh Hưng - phường Vĩnh Hưng - quận Hoàng Mai – thành phố Hà Nội
Việt Nam;

viii

download by :


Để phân tích số liệu, đề tài đã sử dụng các phương pháp phân tích số liệu như
thống kê mơ tả, phương pháp so sánh…; hệ thống chỉ tiêu phân tích bao gồm tỷ lệ, chỉ
tiêu đánh giá hiệu.
Kết quả đã nghiên cứu được đặc điểm địa bàn nghiên cứu; thực trạng kiểm sốt
nội bộ quy trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái;
phân tích được các rủi ro trong quy trình; tìm ra được những nguyên nhân, yếu tố ảnh
hưởng đến cơng tác kiểm sốt nội bộ quy trình bán hàng tại cơng ty; từ đó đưa ra được
những giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ quy trình bán hàng tại Cơng
ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái, đưa ra những kiến nghị với các Ban ngành
Nhà nước có liên quan nhằm nâng cao cơng tác kiểm sốt nội bộ quy trình bán hàng tại
cơng ty, góp phần thúc đẩy cơng ty phát triển bền vững, đạt được mục tiêu lợi ích đề ra.

ix

download by :


THESIS ABSTRACT
Master candidate: Tran Viet Cuong
Thesis title: "Internal Control of Sales Process - Cash Collection at Nam Thai
Investment and Development Company Limited".
Major: Accounting

Code: 8340301

Educational Institution: Vietnam National University of Agriculture
Selling - collecting money is one of the key stages, deciding the success of a
business.This process takes places constantly and There are always permanent risks of
loss of assets, great impact on profits, business objectives of the business.
Nam Thai Investment and Development Co., Ltd. is an enterprise that
establishes and operates an internal control system. However, to ensure the restriction
and prevention of risks in general, at the same time limit Risk in selling - collecting
money in particular. In the increasingly fierce business environment, with the level of
competition and potential of many new factors, it is necessary to study and improve the
internal control system.
Stemming from the above problem, I chose the topic of "Internal control of sales
process - collect money at Nam Thai Investment and Development Co., Ltd" for the
topic of my thesis report.
The main objective of the thesis is to systematize theoretical and practical issues
on internal control of the sales process - collection of money in the enterprise; assessing
the status of internal control of the sales process - collecting money at Nam Thai
Investment and Development Co., Ltd and analyzing the causes and influencing factors;
Then, we propose solutions to improve the efficiency of internal control of the sales
process - collect money at Nam Thai Investment and Development Co., Ltd.

The research discusses the basis of theory of KSNB, HTSPNB, KSNB ...Cash
collection process on the contents: the concepts of control, internal control, internal
control system; The contents and principles of internal control of cash collection
procedures .... and applies it to the internal control study of the sales process collectting money at Nam Thai Investment and Development Co., Ltd.
Research area at Nam Thai Investment and Development Co., Ltd, at No. 204,
Vinh Hung - Vinh Hung Ward - Hoang Mai District - Hanoi, Vietnam;
For the analysis of data, the subject used data analysis methods such as
descriptive statistics, comparative methods ...; Analytical indicators include ratio,
performance indicators.

x

download by :


The result is , we have researched location characteristics; the status of
internal control of sales process - collect money at Nam Thai Investment and
Development Company Limited; analyze the risks in the process; find out the
causes, factors influence to the internal control of the sales process at the company;
From there, the solutions to improve the internal control of the sales process at Nam
Thai Investment and Development Co., Ltd, make recommendations with the
relevant government departments to improve the internal control of the sales process
at the company, contributing to promote the company sustainable development,
achieving the goal of profitability.

xi

download by :

PHẦN 1. MỞ ĐẦU
1.1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Trong doanh nghiệp, ln ln kỳ vọng cần có hệ thống đáp ứng yêu cầu
kinh doanh bao gồm các phòng ban chức năng, quy trình thủ tục, các cơng việc
cần thiết để phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của mình. Song trong nó ln ln
hiện diện và tồn tại những nguy cơ, sự cố, những rủi ro tác động xấu làm ảnh
hưởng tới hệ thống và gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp. Khơng ít doanh nghiệp thua lỗ phá sản vì nguyên nhân này, ngay cả với
những tập đoàn lớn do Nhà nước quản lý và điều hành.
Bán hàng – thu tiền là một trong những khâu then chốt quyết định tới sự
thành bại của một doanh nghiệp. Quá trình này diễn ra thường xuyên liên tục và
luôn luôn hiện hữu những rủi ro thường trực gây mất mát tài sản, ảnh hưởng lớn
tới lợi nhuận, mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhằm hạn chế tối đa các rủi ro đó, hệ thống kiểm sốt nội bộ được xây
dựng, trên cơ sở thiết lập các biện pháp, quy trình thủ tục, chính sách, phân chia
quyền hạn, trách nhiệm… trở thành phương tiện sống còn của doanh nghiệp, giúp
doanh nghiệp hạn chế rủi ro, đánh giá được sự yếu kém, kém hiệu quả đang xảy ra ở
khâu nào, những nguyên nhân của nó, trách nhiệm do ai giúp nhà quản lý hoàn
thành mục tiêu kinh doanh bền vững của mình. Bên cạnh đó, hệ thống kiểm sốt nộ
bộ đảm bảo hài hòa các xung đột giữa lợi ích chung và lợi ích riêng của các cá nhân,
phòng ban trong doanh nghiệp. Nó giúp mọi người vì lợi ích chung, khơng vì lợi ích
riêng, tạo điều kiện mạnh mẽ nhất cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Ở Việt Nam, với xu hướng phát triển và ngày càng hội nhập quốc tế cao
nên yêu cầu cấp thiết địi hỏi các doanh nghiệp ngồi việc đảm bảo hoạt động kinh
doanh có hiệu quả cao, cịn phải minh bạch, trung thực và chính xác các thơng tin
tài chính cơng khai trong nước và trên thế giới. Hệ thống kiểm sốt nội bộ là một
cơng cụ hữu hiệu giúp nhà quản lý đạt được đồng thời cả hai mục tiêu này.
Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái là một doanh nghiệp đã thiết
lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, để đảm bảo hơn về hạn chế
và ngăn ngừa rủi ro nói chung và các rủi ro về bán hàng - thu tiền nói riêng trong

mơi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt với mức độ cạnh tranh và tiềm ẩn nhiều
yếu tố mới, việc nghiên cứu hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ là rất cần thiết.

1

download by :


Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, chúng tôi lựa chọn chủ đề nghiên cứu
“Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng - thu tiền tại Cơng ty TNHH Đầu tư và
Phát triển Nam Thái” làm đề tài luận văn thạc sĩ ngành Kế toán.
1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1. Mục tiêu chung
Đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bội quy trình bán hàng - thu
tiền tại Cơng ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái, từ đó đề xuất các giải
pháp nâng cao hiệu lực của hoạt động KSNB quy trình bán hàng – thu tiền tại
Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ quy
trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp;
- Đánh giá thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ quy trình bán hàng – thu
tiền tại Cơng ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái và phân tích các yếu tố
ảnh hưởng;
- Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu lực của hoạt động kiểm sốt nội bộ
quy trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
1.3. CÂU HỎI NGHIÊN CỨU
1. Nội dung của kiểm sốt nội bộ quy trình bán hàng thu tiền là gì?
2. Thực trạng cơng tác KSNB quy trình bán hàng thu tiền tại Cơng ty
TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái như thế nào?
3. Những rủi ro trong cơng tác kiểm sốt nội bộ quy trình bán hàng thu

tiền tại cơng ty;
4. Những ngun nhân gây ra những rủi ro đó?
5. Giải pháp khắc phục nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ quy
trình bán hàng thu tiền tại công ty Nam Thái.
1.4. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VIÊN NGHIÊN CỨU
1.4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu về quy trình bán hàng – thu tiền, các quy định nội
bộ về bán hàng – thu tiền, việc tổ chức thực hiện các quy định nội bộ về bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái và các yếu tố ảnh hưởng.

2

download by :


1.4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi về nội dung: Nghiên cứu thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ
quy trình bán hàng – thu tiền trong nước, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu lực
kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng – thu tiền tại Cơng ty.
- Phạm vi về không gian: Đề tài nghiên cứu tại Công ty TNHH Đầu tư và
Phát triển Nam Thái. Địa chỉ: Số 204 đường Vĩnh Hưng, phường Vĩnh Hưng,
quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội.
- Phạm vi về thời gian: Số liệu phục vụ nghiên cứu đề tài được trích xuất
từ bộ dữ liệu hoạt động kinh doanh của Công ty từ năm 2014 đến 2017. Số liệu
sơ cấp liên quan trực tiếp đến kiểm sốt nội bộ quy trình bán hàng – thu tiền tại
Công ty được thu thập trong năm 2017. Thời gian thực hiện đề tài từ năm tháng
3/2017 đến tháng 5/2018.
1.5. NHỮNG ĐÓNG GÓP MỚI CỦA LUẬN VĂN
1.5.1. Về lý luận
Luận án đã tập hợp, hệ thống, làm sáng tỏ được những vấn đề về sơ sở lý
luận của KSNB, HTKSNB, KSNB quy trình bán hàng thu tiền trên các nội dung:

Các khái niệm kiểm soát, kiểm soát nội bộ, hệ thống kiểm soát nội bộ; các nội
dung, ngun tắc của kiểm sốt nội bộ quy trình bán hàng thu tiền…. và vận
dụng nó vào nghiên cứu kiểm sốt nội bộ quy trình bán hàng - thu tiền tại Công
ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
1.5.2. Về thực tiễn
Luận văn đã đưa ra những dẫn liệu cụ thể minh chứng về các nội dung
kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát
triển Nam Thái. Từ đó luận văn phân tích được thực trạng, các mặt tồn tại còn
hạn chế; nguyên nhân và các yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác kiểm sốt nội bộ quy
trình bán hàng - thu tiền tại Công ty; đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện,
nâng cao hiệu quả kiểm sốt nội bộ quy trình bán hàng - thu tiền tại Cơng ty.
Giải pháp quy trình bán hàng thu tiền mới mà tác giả đưa ra đã được vận
dụng vào thực thế tại công ty.
Giải pháp thực hiện phần mềm AMIS ứng dụng vào KSNB quy trình bán
hàng thu tiền tại công ty đã được công ty áp dụng.

3

download by :


PHẦN 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI
2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1.1. Những vấn đề chung về HTKSNB trong doanh nghiệp
2.1.1.1. Khái niệm và bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ
a. Khái niệm hệ thống kiểm sốt nội bộ
Cho đến nay đã có nhiều có nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống kiểm
sốt nội bộ. Theo COSO - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia về chống gian lận
của Hoa Kỳ (1992), hệ thống kiểm sốt nội bộ “là một q trình do con người
quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết

lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện các mục tiêu: Báo cáo tài
chính đáng tin cậy; Các luật lệ và quy định được tuân thủ; Hoạt động hữu hiệu
và hiệu quả”. Theo đó, hệ thống kiểm sốt nội bộ bao gồm 05 thành phần, gồm:
mơi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; các hoạt động kiểm sốt; thơng tin và
truyền thơng, và giám sát.
Tiếp cận một cách chi tiết hơn dưới giác độ của kế toán, Liên đồn Kế
tốn Quốc tế - IFAC (dẫn theo Study materials - Leave a comment, 2012, trang
19) cho rằng “Hệ thống KSNB là một hệ thống những chính sách và thủ tục
nhằm 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông
tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
Trong khi đó, Hội đồng Liên hiệp các nhà kế toán Malaysia (MACPA) và Viện
kế toán Malaysia (MIA) lại thể hiện cách hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong
hướng dẫn của họ (dẫn theo Study materials - Leave a comment, 2012) như sau:
“Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục
do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục
tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh
trong trật tự và có hiệu quả bao gồm: tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban
quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính
chính xác, tồn hiện số liệu hạch tốn, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu
thông tin tài chính. Phạm vi của hệ thống kiểm sốt nội bộ cịn vượt ra ngồi
những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán. Mọi
nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của hệ
thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ”.

4

download by :


Ở Việt Nam, khi đề cập đến hệ thống kiểm sốt nội bộ, Vương Đình Huệ

(2004, trang 44) đã định nghĩa một cách khá chi tiết rằng “Hệ thống KSNB là
tồn bộ các chính sách, các bước kiểm sốt và thủ tục kiểm soát được thiết lập
nhằm quản lý và điều hành các hoạt động của đơn vị. Các bước kiểm soát là các
biện pháp được tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lý khác
có được tiến hành hiệu quả và thích hợp hay khơng”.
Nhìn chung, các định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ như đã nêu trên
là tương đối đồng nhất với nhau. Các khái niện đều nhấn mạnh tới việc tổ chức
hệ thống kiểm soát tuân thủ phát luật, đảm vảo tin cậy cáo cáo tài chính, với các
thủ tục và chính sách được thiết lập chặt chẽ đồng bộ với các mục tiêu của doanh
nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội
bộ (VSA 400), ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng
12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hệ thống KSNB được định nghĩa như
sau: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn
vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp
luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và pháp hiện gian lận, sai
sót; để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu
quả tài sản của đơn vị” (Bộ Tài chính, 2001).
Hệ thống KSNB hữu hiệu là nhân tố then chốt của một hệ thống quản trị
hiệu quả trong doanh nghiệp, nó ảnh hưởng trực tiếp tới việc thành hay bại của
một doanh nghiệp. Tuy nhiên, HTKSNB dù có hiệu quả đến đâu thì cũng chỉ
đảm bảo phục vụ những mục tiêu của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất
định, nó khơng thể là hợp lý mãi trong suốt trặng đường phát triển của bất cứ
doanh nghiệp nào. Do vậy, các Nhà lãnh đạo phải luôn đánh giá rủi ro và hoàn
thiện HTKSNB theo từng thời kỳ, có vậy mới đảm bảo được mục tiêu phát triển
bền vững của doanh nghiệp.
b. Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ
Để hiểu rõ bản chất của HTKSNB, trước hết chúng ta cần phải hiểu một
số vấn đề chung về một số khái niệm và cơ cấu của HTKSNB. Đề cập đến vấn đề
này, Bùi Bằng Đoàn (2014, trang 1-41) đã tổng hợp một số khái nhiệm như sau:

“Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý
lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực để đạt được
các mục tiêu đã đề ra.

5

download by :


Chủ thể quản lý chính là bộ máy quản lý của đơn vị, bao gồm cán bộ lãnh
đạo các cấp và bộ phận cán bộ chuyên môn thực thi nghiệp vụ quản lý, điều hành
đơn vị. Đối tượng quán lý chính là con người hay sự vật, hiện tượng trong đơn vị
chịu sự điều hành của chủ thể quản lý.
Quá trình quản lý bao gồm nhiều nội dung và được thể hiện ở hai khâu
chính: định hướng và tổ chức thực hiện các định hướng đề ra.
Định hướng là việc xác định hướng đi, xác định mục đích, mục tiêu cần
hướng đến và đạt được của một đơn vị hoặc tổ chức.
Tổ chức thực hiện hướng đã định ra là việc vận dụng tổng thể các phương
sách, nhằm huy động nguồn lực và sử dụng một cách có hiệu quả nhất các nguồn
lực hiện có để đạt được mục đích, mục tiêu cao nhất.
Cho dù ở khâu định hướng hay tổ chức thực hiện, chức năng kiểm sốt
ln được đề cao, coi đó là một cơng cụ khơng thể thiếu.”
Theo quan điểm của Henry Fayol (1949), “Kiểm soát là việc kiểm tra để
khẳng định mọi việc có được thực hiện theo đúng kế hoạch hoặc các chỉ dẫn và
các nguyên tắc đã được thiết lập hay khơng, từ đó nhằm chỉ ra các yếu kém và sai
phạm cần phải điều chỉnh, đồng thời ngăn ngừa chúng không được phép tái diễn”.
Kiểm sốt q trình quản lý của tổ chức có nhiều loại khác nhau, tùy vào
mục tiêu mà kiểm soát được phân loại khác nhau. Kiểm soát tổng quát là sự kiểm
soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau trong một tổ
chức. Các bước kiểm sốt và thủ tục kiểm sốt có thể khác nhau giữa các đơn vị,

các nghiệp vụ có chức năng, tích chất hoạt động khác nhau nhưng đều được xây
dựng theo các nguyên tắc chung như nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên
tắc kiêm nhiệm, nguyên tắc phê chuẩn và ủy quyền.
- Căn cứ vào sự hiện diện của chủ sở hữu trong kiểm soát, chia thành:
+ Kiểm soát trực tiếp là chủ thể phải tiến hành quan sát và kiểm tra trực
tiếp các thủ tục, quy định, quy chế… được ban hành nhằm đánh giá việc tuân thủ
các quy định đã đặt ra, đáp ứng các mục tiêu kiểm soát bảo vệ tài sản, thơng tin;
kiểm sốt xử lý; kiểm soát quản lý.
+ Kiểm soát gián tiếp là việc chủ thể dựa vào các báo cáo của một tổ chức, sự
đánh giá của một tổ chức để phát hiện ra những vấn đề bất thường của tổ chức mình,
từ đó tiến hành kiểm tra, xác minh những vấn đề đó. Kiểm sốt gián tiếp sẽ khơng
hiệu quả nếu tổ chức đó có một hệ thống thơng tin khơng đầy đủ và kịp thời.

6

download by :


- Căn cứ vào nội dung, kiểm soát được chia thành:
+ Kiểm sốt tổ chức là hệ thống các chính sách, các thủ tục được nhà quản
lý thiết lập nhằm đảm bảo sự tuân thủ của tổ chức đối với các chính sách, kế
hoạch, thủ tục pháp luật và các quy định hiện hành. Kiểm soát tổ chức gắn liền
với việc thực hiện mục tiêu của một tổ chức và là cơ sở cho kiểm soát kế toán.
+ Kiểm soát kế toán bao gồm các kế hoạch, tổ chức và các trình tự hồ sơ
cần thiết cho việc bảo vệ tài sản và độ tin cậy của sổ sách tài chính, do đó phải
đảm bảo hợp lý rằng: các nghiệp vụ được tiến hành theo sự chỉ đạo chung hoặc
cụ thể của quản lý; các nghiệp vụ được ghi sổ là cần thiết để lập BCTC trên cơ sở
các nguyên tắc chung được chấp nhận rộng rãi hoặc các tiêu chuẩn áp dụng và
duy trì khả năng
Ngồi ra, căn cứ vào mục tiêu, mối quan hệ chủa chủ thể… có thể chia

thành: kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát điều chỉnh, kiểm soát trước thực hiện,
kiểm soát sau thực hiện, kiểm soát trong thời gian thực hiện….
Như vậy, kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảo
rằng các hoạt động này phải được thực hiện theo đúng kế hoạch, định hướng đã
định. Quy trình này gồm 03 nội dung: đo lường các thành quả đạt được; so sánh
thành quả thực tế với kế hoạch, với các chuẩn mực quy định; và hành động để điều
chỉnh các sai lệch so với kế hoạch, chuẩn mực để đạt được mục tiêu của tổ chức.
Bản chất của kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một khâu của q
trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất các các giai đoạn, các khâu của quá
trình quản lý. Chính vì vậy có thể hiểu kiểm sốt là chức năng quan trọng và
không thể thiếu được trong quản lý, kiểm soát nội bộ chỉ là một chức năng trong
trong q trình quản lý, cịn hệ thống kiểm sốt nội bộ là công cụ để thực hiện
chức năng này. Hệ thống là tập hợp nhiều yếu tố, chức năng có quan hệ mật thiết
liên quan chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất.
- Các đặc trưng của hệ thống kiểm soát nội bộ:
+ Kiểm soát nội bộ là một q trình
+ Kiểm sốt nội bộ được thiết lập và vận hành bởi con người.
+ Kiểm soát nội bộ chỉ đảm bảo một cách hợp lý, không đảm bảo một
cách tuyệt đối
- Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ:

7

download by :


Hệ thống kiểm sốt nội bộ là cơng cụ để thực hiện chức năng KSNB
trong quản lý của tổ chức với những phom mẫu, thủ tục, chính sách quy trình
được thiết lập. Do vậy, có nhiều nghiên cứu đi đến thống nhất chung về cấu
thành của HTKSNB có ba bộ phận: mơi trường kiểm sốt; hệ thống kế tốn và

thủ tục kiểm sốt.
Song bên cạnh đó có những quan điểm khác. Bùi Bằng Đồn (2014,
trang 1-27) có quan điểm cơ cấu của hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm
bộ phận là “mơi trường kiểm sốt; nhận dạng và đánh giá rủi ro; các hoạt
động kiểm soát (thủ tục kiểm sốt); hệ thống thơng tin truyền thơng; hệ thống
giám sát kiểm tra”. Các bộ phận này được tổng hợp như ở Hình 2.1.
Mục tiêu nghiên cứu
của đề tài

Cơ sở lý
luận về
HTKSNB

Nhận
dạng và
đánh giá
rủi ro

Các hoạt
động
kiểm
sốt

Hệ thống
thơng tin
truyền
thơng

Hệ thống
giám sát

kiểm tra

Sơ đồ 2.1. Cơ cấu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Nguồn: Bùi Bằng Đồn (2014)

* Mơi trường kiểm sốt
Đây là yếu tố mà trong đó tồn bộ hoạt động của HTKSNB được triển
khai, vận hành và chịu chi phối. Các yếu tố này tạo ra mơi trường kiểm sốt,
trong đó có sự khẳng định rằng tồn bộ các thành viên trong tổ chức có nhận
thức đầy đủ về tầm quan trọng của HTKSNB hay không.
Tùy từng tổ chức mà mơi trường kiểm sốt khác nhau, nó phụ thuộc vào
đặc thù ngành nghề, quan điểm, triết lý và phong cách điều hành khác nhau của
nhà quản lý; nó thể hiện ở câu cấu tổ chức phản ánh việc phân chia quyền lực,
trách nhiệm, nghĩa vụ quyền hạn của từng phòng ban, thành viên và sự liên kết
chia sẻ thông tin lẫn nhau của các phịng ban trong tổ chức đó; nó thể hiện ở chính

8

download by :


sách nhân lực, quy phạm quý chế, chế tài của tổ chức, đây là văn hóa doanh nghiệp
mang thơng điệp rõ ràng về tính trính trực, hành vi đạo đức của banh lãnh đạo cao
cấp và của tồn thể phịng ban, nhân viên trong tổ chức; ngoài ra, các nhân tố bên
ngồi cũng ảnh hưởng lớn tới mơi trường kiểm sốt, các nhân tố này nằm ngồi
kiểm sốt của các nhà quản lý nhưng ảnh hưởng rất lớn tới HTKSNB như luật,
chính sách, thể chế…. pháp luật thay đổi.
* Nhận dạng và đánh giá rủi ro
Khơng phụ thuộc vào tính chất, loại hình hoạt động hay quy mơ cấu
trúc của bất kỳ một tổ chức nào trong quá trình hoạt động thể hiện mục tiêu,

đều xuất hiện các rủi ro ln ln rình rập, được thể hiện trên nhiều hình thái,
mức độ khác nhau.

Nhận dạng rủi ro và phân tích rủi ro
Đo lường rủi ro
Kiểm soát rủi ro
Tài trợ rủi ro
Giám sát và đánh giá

Sơ đồ 2.2. Quy trình đánh giá rủi ro
Nguồn: Bùi Bằng Đồn (2014)

Rủi ro có thể đưa lại từ các yếu tố bên trong ví như sự thiếu minh bạch
trong quản lý, khơng coi trọng tính trính trực, văn hóa đạo đức nghề nghiệp, hệ
thống quy trình, chính sách, trang thiết bị lạc hậu…
Rủi ro cũng có thể đưa lại từ bên ngồi ví như việc xuất hiện các yếu tố
mới trong cạnh tranh, trong công nghệ, sự ảnh hưởng do thay đổi thế chế, pháp
lý, chính sách, thuế… khơng có lợi ảnh hưởng lớn tới tổ chức, doanh nghiệp.
Mọi lĩnh vực trong mọi hoạt động với mọi điều kiện ln ln rình rập vơ
vàn những rủi ro, và đây là tất yếu khách quan đòi hỏi nhà quản lý phải luôn luôn

9

download by :


nhận thức đúng được vai trò của nhận rạng và đánh giá rủi ro, từ đó đưa ra được
cách phịng ngừa, ngăn chặn có hiệu quả giúp tổ chức phát triển bền vững.
* Hoạt động kiểm soát (thủ tục kiểm sốt)
Đây là những biện pháp, quy trình thủ tục nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu

rủi ro tạo điều kiện đảm bảo cho hạt động của tổ chức đạt được mục tiêu bền
vững đề ra.
Hoạt động kiểm soát ở mỗi tổ chức là tương đối khác nhau, nó rất đa dạng
và phong phú. Ở từng mơi trường quản lý mà có các hình thức hoạt động kiểm
sốt khác nhau như kiểm sốt theo chiều dọc, kiểm soát theo chiều ngang, kiểm
soát chéo, kiểm soát lồng gép đan xen vào nhau trong một cơ chế nhất định.
Hoạt động kiểm soát phải đảm bảo cho chỉ thị của người quản lý được
thực hiện, các chính sách và thủ tục phải được gắn kết chặt chẽ với nhau, nó
thể hiện:
Thứ nhất ở sự phân chia trách nhiệm nhằm thực hiện việc kiểm soát chéo
lẫn nhau;
Thứ hai là việc kiểm sốt q trình xử lý thơng tin, để thơng tin chính xác,
tin cậy thì cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm sốt nhằm kiểm tra tính xác thực,
đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ, trong đó kiểm sốt chặt chẽ hệ thống
chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn;
Thứ ba là bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiều giữa
số sách kế tốn và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện
thường xuyên hoặc theo định kỳ. Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những
yếu kém tồn tại trong tổ chức. Hoạt động này thực hiện cho các loại sổ sách và
tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng,
hạn chế các nhân viên không phận sự tiếp cận phần mềm, tài sản của tổ chức…
Thứ tư là việc phân tích rà sốt, xem xét, kiểm tra so sánh lại những nghiệp
vụ, công việc phát sinh thực tế so với sổ sách kế toán nghi chép, với kế hoạch và
dự toán… của kỳ trước, so sánh kỳ trước với kỳ này. Tổ chức phải thường xuyên
rà soát để phát hiện những sai phạm phát sinh nhằm có thể hạn chế, thay đổi kịp
thời chiến lược nhằm đảm bảo tổ chức phát triển đúng múc đích.
Các hoạt động kiểm soát mặc dù đã được thiết lập với một cơ chế hợp lý
song chưa chắc đã phát huy được hiệu q nếu khơng có mơi trường kiểm sốt

10

download by :


minh bạch. Do vậy, các hoạt động kiểm soát cũng phải ln ln được đánh giá
lại và tổ chức hồn thiện liên tục để phát huy được hiệu quả của nó.
* Hệ thống thơng tin, truyền thơng
Thơng tin là nhu cầu không thể thiếu được trong quản lý, để đáp ứng nhu
cầu người sử dụng, thông tin phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ và
đáng tin cậy. Thơng tin cung cấp phải đảm bảo tính cơng khai, minh bạch, đúng
người, đúng thẩm quyền. Sự che dấu hay bưng bít thơng tin dẫn đến việc khó có
thể phát hiện ra các sai sót trọng yếu là yếu tổ rủi ro lớn gây ra những hậu quả
không thể kiểm sốt được.
Hệ thống thơng tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, mạng
internet, website… qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, song phải đảm
bảo các yếu tố ở trên. Trong đó cần chú ý đến một số vấn đề như: thứ nhất, mọi
thành viên của tổ chức phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và
chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và
sử dụng được những phương tiện truyền thông trong tổ chức; thứ hai, các thông
tin từ bên ngoài cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận chính xác trung thực, đầy
đủ, để đơn vị có những phản ứng kịp thời.
Trong hệ thống thơng tin, thì hệ thống thơng tin kế tốn là một phân hệ
quan trọng, bao gồm các sổ sách báo cáo kế toán tài chính và các báo cáo kế tốn
quản trị, tổng hợp ghi nhận tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh. Hai hệ thống
thông tin báo cáo này phần lớn sử dụng chung dữ liệu đầu vào nhưng những báo
cáo phân tích là khác nhau, nhưng đều cùng chung mục đích phản ánh khách
quan chính xác trung thực kịp thời về bức tranh tài chính của doanh nghiệp.
* Hệ thống giám sát và kiểm tra
Đây là một nội dung đặc biệt quan trọng, nó được thực hiện qua nhiều
phương pháp khác nhau. Đây là quá trình người quản lý đánh giá lại hiệu quả của

HTKSNB, xác định việc kiểm soát nội bộ có được thực thi theo đúng quy trình,
chính sách, thủ tục… đã xây dựng hay khơng và có cần phải sửa đổi, thay thế hay
hồn thiện hay khơng.
Thực hiện giám sát tạo ra tâm lý cho mọi người luôn luôn nhận thức
rằng tất cả các hoạt động của mình đều bị kiểm sốt một cách chặt chẽ, tâm lý
trên sẽ hạn chế được những sai sót, gian lận và làm cho hiệu quả hoạt động sẽ
cao hơn.

11

download by :


Kiểm tra giám sát giúp phát hiện ra những sai sót, những nguy cơ lợi ích
nhóm, những nguy cơ thơng đồng, gian lận trong quản lý… những thay đổi của môi
trường để điều chỉnh hoạt động cho phù hợp nhằm đạt được mục tiêu cao nhất.
Việc kiểm tra giám sát phải được thực hiện thường xuyên liên tục, có vậy
mới đảm bảo cho chiến lược phát triển bền vững của tổ chức.
2.1.1.2. Vai trị của hệ thống kiểm sốt nội bộ
HTKSNB là một trong những hệ thống quan trọng quyết định tới sự thành
hay bại của một tổ chức. HTKSNB thể hiện rõ ràng vai trị của nó đối với chức
năng quản lý nói chung, đối với các nhà quản lý nói riêng. Theo Bùi Bằng Đồn
(2014, trang 1-41), vai trị đó được thể hiện qua một số nội dung sau:
“Trước hết, nó thể hiện vai trị của kiểm sốt trong quản lý. Vai trị kiểm
sốt nội bộ trước hết được thể hiện qua sự đảm bảo các hoạt động của đơn vị đều
được phát hiện rủi ro một cách kịp thời và toàn diện, đưa ra được các giải pháp để
ngăn ngừa và hạn chế rủi ro cho từng hoạt động, từng quy trình, nghiệp vụ.
Thứ hai, kiểm sốt nội bộ đảm bảo rằng mọi hoạt động của từng bộ phận,
đơn vị cá nhân đều được xác lập một cách rõ ràng về trách nhiệm, quyền lợi trên
cơ sở thực hiện phân cấp, phân quyền và ủy quyền một cách khoa học và phù hợp.

Thứ ba, kiểm soát nội bộ đảm bảo rằng mọi hoạt động đều được xác lập các
cơ chế, quy trình, thủ tục kiểm sốt phù hợp nên có thể ngăn ngừa được sai phạm,
gian lận, rủi ro xẩy ra, hoặc hạn chế thấp nhất về thiệt hại nếu rủi ro xẩy ra.
Thứ tư, kiểm soát nộ bộ được thiết lập sẽ luôn đưa đến ý thức cho mọi
người rằng hoạt động của mình ln ln đang được kiểm sốt bởi một hệ thống
các cơng cụ khác nhau nên phải hành động với một ý thức cao nhất.
Thứ năm, kiểm sốt nội bộ có tác động hồn thiện mơi trường hoạt động,
thay đổi ý thức tư duy từ người lãnh đạo đến từng thành viên, xây dựng được mối
đoàn kết, thống nhất trong tổ chức và tạo dựng nét văn hóa riêng để giữ gìn
truyền thống và bản sắc của mỗi đơn vị, tổ chức.
Thứ sáu, kiểm hoát nội bộ được thiết lập và phát huy hiệu quả sẽ đảm bảo
mọi hoạt động đều đạt được mục tiêu và hiệu quả cao nhất trên cơ sở nâng cao
được hiệu lực quản lý đối với tất cả các bộ phận, thành viên, quy trình, nghiệp vụ
trong đơn vị tổ chức.
Ngoài ra, HTKSNB hiệu quả sẽ tạo niền tin cho các nhà đầu tư, các chủ
sở hữu công ty… thơng qua nó, các nhà đầu tư đánh giá được phần nào mức độ

12

download by :


an toàn của khoản đâu từ. Mặt khác, các kiểm toán viên khi kiểm toán một tổ
chức cũng dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ để đánh giá một phần, giảm bớt
khối lượng công việc, giúp giảm thời gian làm việc cũng như chi phí phát sinh.”
Như vậy, HTKSNB là môt chức năng thường xuyên quan trọng của nhà
quản lý, nó là hệ khung xương khơng thể thiếu trong quá trình hình thành, tồn tại
và phát triển bền vững của một đơn vị tổ chức.
2.1.1.3. Lợi ích và hạn chế của hệ thống kiểm sốt nội bộ
a. Lợi ích

Kiểm sốt nội bộ là những thủ tục, quy chế, chính sách quản lý trong tổ
chức nhằm ngăn chặn rủi ro, gian lận, nâng cao hiệu quả trong kinh doanh hướng
tới đạt được các mục tiêu đề ra của tổ chức. Vì vậy, Theo Bùi Bằng Đồn (2014,
trang 1-41) một HTKSNB vững mạnh sẽ đưa đến những lợi ích quan trọng, cụ thể:
“Thứ nhất, đảm bảo độ chính xác của các thơng tin, số liệu, đặc biệt là số
liệu kế tốn và các báo cáo tài chính.
Thứ hai, nó làm giảm bớt các rủi ro, gian lận đối với tất cả các bên liên
quan, cả đối với người bên trong và bên ngoài đơn vị. Ngăn ngừa nguy cơ, giảm
thiểu rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh có thể là vơ tình khơng đáng có mang lại.
Thứ ba, giảm bớt rủi ro, sai sót khơng cố ý của người thực hiện có thể đưa
đến thiệt hại về kinh tế, uy tín, thương hiệu của đơn vị. Bảo vệ tài sản tránh bị hư
hỏng, mất mát, lạm dụng, hao hụt do lừa gạt, trộm cắp…
Thứ 4, giảm bớt rủi ro sai sót khơng tn thủ của các chính sách, chuẩn
mực của Nhà Nước, quy định của tổ chức do cố ý hay không cố ý của người thực
hiện gây ra. Đảm bảo mọi thành viên, tổ chức phải tuân thủ những quy chế của
đơn vị cũng như các quy định của pháp luật, giảm bớt rủi ro không tuân thủ của
các quy định và chính sách Nhà Nước của đơn vị.
Thứ năm, ngăn chặn trước việc tiếp xúc những rủi ro không đáng có,
khơng cần thiết có thể gây thiệt hại cho tổ chức trong trường hợp thực hiện các
biện pháp quản lý rủi ro chưa tốt gây ra.
Thứ sau, nó đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực để đạt được mục tiêu
đặt ra của tổ chức.
Thứ bẩy, bảo vệ quyền lợi của các cổ đông, nhà đầu tư … tạo ược lịng tin
đối với họ và uy tín của doanh nghiệp.”

13

download by :