phân tích & thiết kế hệ thống quản lí thư viện trực tuyến

PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG
QUẢN LÍ THƯ VIỆN TRỰC TUYẾN
Mục lục
Mục lục 1
Lời nói đầu 4
Chương I 5
Khảo sát chung về hệ thống thư viện hiện nay 5
1.1 Các bộ phận chính của thư viện 5
1.2 Quy trình nghiệp vụ hoạt động 6
1.2.1 Bổ sung tài liệu 6
1.2.2 Quản lý bạn đọc 6
1.2.3 Quản lý mượn trả tài liệu 7
1.2.4 Biên mục tài liệu 8
1.2.5 Quản lý và kiểm kê kho 9
1.3 Ứng dụng tin học trong thư viện 9
1.4 Đánh giá hiện trạng hệ thống 10
1.5 Đưa ra giải pháp cho hệ thống mới 10
Chương II 12
Tìm hiểu về các chuẩn biên mục hiện nay 12
2.1 Các vùng dữ liệu 12
2.2 Phương pháp biên mục 13
2.3 Tiêu chuẩn hóa công tác biên mục 13
2.4 Quy tắc mô tả thư mục quốc tế 14
2.4.1 Mục đích 14
2.4.2 Chỉ số ISBN và ISSN 15
2.4.3 Các vùng mô tả của ISBD 15
2.5 Khổ mẫu MARC 17
Chương III 19
Thiết kế hệ thống mới 19
3.1 Phân hệ Quản lý bạn đọc 20
3.1.1 Cấp thẻ 20

3.1.2 Xóa thẻ 20
3.1.3 Sửa thông tin bạn đọc 21
3.1.4 Cập nhật loại bạn đọc 21
3.1.5 Tìm kiếm 21
3.2 Phân hệ Lưu thông 21
(Circulation Module) 21
3.2.1 Mượn ấn phẩm 21
3.2.2 Trả ấn phẩm 22
3.2.3 Quản lý quá hạn 22
3.2.4 Quản lý phạt 22
3.3 Phân hệ Biên mục 22
(Cataloging Module) 22
3.3.1 Nhập biểu ghi mới 23
3.3.2 Xóa biểu ghi 23
3.3.3 Sửa biểu ghi 23
3.4 Phân hệ Phục vụ bạn đọc trực tuyến 23
( Online Public Access Catalog ) 23
3.4.1 Chức năng tra cứu ấn phẩm 24
3.4.2 Tra cứu thông tin người sử dụng 24
3.4.3 Gia hạn ấn phẩm 24
3.4.4 Đặt trước ấn phẩm 24
3.5 Phân hệ Quản trị 25
Chương IV 26
Thiết kế hệ thống thư viện về chức năng 26
4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 26
4.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng của toàn hệ thống 27
4.1.2 Biểu đồ phân cấp chức năng của phân hệ quản lý bạn đọc 28
4.1.3 Biểu đồ phân cấp chức năng của phân hệ lưu thông 29
4.1.4 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ biên mục 29
4.1.5 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ phục vụ bạn đọc trực tuyến 30

4.1.6 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ quản trị 30
4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 31
4.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 31
4.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 32
4.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 36
Chương V 45
Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thư viện 45
5.1 Chọn lựa thiết kế 45
5.1.1 Chuẩn dữ liệu 45
5.1.2 Mô hình dữ liệu 45
5.2 Thiết kế chi tiết cơ sở dữ liệu 49
5.2.1 Bạn đọc 49
5.2.2 Thông tin sinh viên 50
5.2.3 Thông tin cán bộ 50
5.2.4 Phân loại bạn đọc 50
2
5.2.5 Bảng phiếu mượn 51
5.2.6 Phạt 51
5.2.7 Lượt mượn 51
5.2.8 Đặt trước 52
5.2.9 Nhà xuất bản 52
5.2.10 Sách 52
5.2.11 Sách nhiều tập 54
5.2.12 Đầu sách tập 54
5.2.13 Ấn phẩm định kỳ 54
5.2.14 Đầu ấn phẩm định kỳ 55
5.2.15 Luận án/Luận văn 56
5.2.16 Lĩnh vực 56
5.2.17 Tác giả 57
5.2.18 Ấn phẩm – Từ khóa 57

5.2.19 Nhân viên thư viện 57
Chương VI 58
Thiết kế giao diện cho hệ thống thư viện 58
6.1 Bố cục giao diện hệ thống 58
6.1.1 Trang đăng nhập 59
6.1.2 Trang giúp đỡ 60
6.2 Giao diện phân hệ quản lý bạn đọc 60
6.2.1 Trang thêm thẻ đọc 61
6.2.2 Trang sửa thẻ đọc 62
6.2.3 Trang chi tiết thẻ đọc 63
6.3 Giao diện phân hệ phục vụ bạn đọc trực tuyến trực tuyến 64
6.4 Giao diện phân hệ biên mục 65
6.4.1 Các trang hỗ trợ biên mục 66
6.4.2 Trang thêm mới thư mục sách(đơn tập) 68
6.4.3 Trang tìm kiếm thư mục sách(đơn tập) 70
6.5 Giao diện phân hệ quản trị 71
6.5.1 Trang thêm tài khoản 71
6.5.2 Trang sửa tài khoản 72
Chương VII 73
Đánh giá và hướng phát triển 73
7.1 Đánh giá hệ thống 73
7.1.1 Công cụ cài đặt 73
7.1.2 Tự động hóa tối đa quá trình lưu thông 74
7.1.3 Từ điển tham chiếu 74
7.1.4 Chức năng trao đổi với các hệ thống phần mềm khác 74
7.1.5 Đa ngôn ngữ theo chuẩn Unicode 74
7.2 Định hướng phát triển 75
7.2.1 Chức năng liên kết thư viện 75
7.2.2 Tích hợp với các thiết bị phần cứng khác 75
7.2.3 Tăng cường bảo mật cho hệ thống 75

3
Tài liệu tham khảo 76
Lời nói đầu
Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin (CNTT) đã có sự phát triển
mạnh mẽ và đã đạt được những tiến bộ vượt bậc, các thành tựu của CNTT đã mang
lại sức sống mới cho nhiều mặt của xã hội trong phạm vi toàn thế giới.
Ở nước ta, việc áp dụng các thành tựu của CNTT vào công tác quản lý và
điều hành công việc của các cơ quan xí nghiệp đã và đang được triển khai rộng rãi.
Tin học hóa công việc văn phòng, công việc quản lý trong các cơ quan, nhất là các
cơ quan có phạm vi quản lý rộng đang được tiến hành ngày càng có quy mô hiện
đại để đáp ứng yêu cầu thực tiễn của công việc, tạo điều kiện cho công tác hành
chính, công tác quản lý ngày càng thuận lợi, thông tin nhanh và có hiệu quả hơn.
Một trong những điển hình của ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
quản lý của các cơ quan và xí nghiệp là sử dụng hệ thống mạng máy tính để điều
hành công việc. Việc kết nối các máy tính tạo thành một mạng lưới cung cấp cho
người sử dụng những khả năng ưu việt hơn hẳn so với việc sử dụng các máy tính
đơn lẻ. Công việc của máy tính giờ đây không chỉ đơn thuần là thay thế cho một
máy đánh chữ mà nó được sử dụng để nhập số liệu, xử lý số liệu trên cơ sở các
thông tin nhập vào, đưa ra các mẫu thống kê.
Với mong ước được góp phần của mình trong sự phát triển mạnh mẽ của
công nghệ thông tin, trong đồ án môn học của mình, em xin thực hiện đề tài: Xây
dựng hệ thống quản lý Thư viện trường ĐH Luật với các chức năng cơ bản : với bạn
đọc có thể tra cứu, đăng ký đặt trước gia hạn ấn phẩm từ xa, với nhân viên thư viện
có thể thực hiện các giao tác bao gồm: đăng ký mới một bạn đọc, cập nhật thông tin
bạn đọc, thực hiện các thao tác cho mượn hay nhận trả ấn phẩm, thực hiện phạt bạn
đọc nếu vi phạm nội quy thư viện, thông báo ấn phẩm quá hạn, thống kê báo báo về
dữ liệu trong thư viện Tất cả các giao tác đó đều được thực hiện với sự trợ giúp tối
đa của máy tính.
Để hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp này, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc
đến các cán bộ đang công tác tại thư viện trường ĐH Bách Khoa, thư viện Quốc

Gia Việt Nam, thư viện trường ĐH Luật và đặc biệt là cô Nguyễn Thu Hương
người đã trực tiếp hướng dẫn em, cùng với các thầy cô giáo trong bộ môn Khoa
Học Máy tính, khoa Công nghệ Thông tin, trường đại học Bách Khoa Hà Nội đã tận
tình dạy bảo và tạo điều kiện để em hoàn thành đồ án này.
Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến đến gia đình và bạn bè đã động
viên và cổ vũ nhiệt tình về cả vật chất và tinh thần trong thời gian em làm đồ án.
Em xin chân thành cảm ơn !
4
Chương I
Khảo sát chung về hệ thống
thư viện hiện nay
1.1 Các bộ phận chính của thư viện
– Bộ phận Bổ sung: Có nhiệm vụ thực hiện bổ sung tài liệu (sách, tạp
chí,luận văn) và lưu kho tài liệu.Ở đây thư viện chỉ quản lý các loại tài liệu
ấn phẩm là sách (bao gồm giáo trình và sách ngoài giáo trình),báo tạp chí và
luận văn.
– Bộ phận Xử lý tài liệu và làm thư mục: bao gồm bộ phận chịu trách nhiệm
thu nhận thông tin các biểu ghi và bộ phận nhận các thông tin đó rồi nhập
các thông vào cơ sở dữ liệu trong máy tính, thực hiện biên mục.Ngoài ra còn
bộ phận này còn chịu trách nhiệm in phích, xây dựng hệ thống tủ mục lục.
– Bộ phận Phục vụ bạn đọc: Đây là bộ phận quan trọng của thư viện, chịu
trách nhiệm quản lý mượn trả tài liệu, phục vụ bạn đọc. Bộ phận này được
chia nhỏ thành các bộ phận con:
 Bộ phận cho mượn giáo trình: quản lý thực hiện cho mượn giáo trình
đối với sinh viên trong trường.
 Bộ phận cho mượn tài liệu về nhà: quản lý cho mượn tài liệu về nhà
đối với bạn đọc, đồng thời thực hiện việc đóng và tu sửa tài liệu.
 Bộ phận phục vụ đọc tại chỗ: gồm có phòng đọc sách thư viện và
phòng đọc tra cứu.
 Bộ phận phục vụ bạn đọc nghiên cứu sinh/Cán bộ nghiên cứu/Giảng

viên.
 Bộ phận phục vụ đọc tạp chí.
5
1.2 Quy trình nghiệp vụ hoạt động
1.2.1 Bổ sung tài liệu
Khi một tài liệu được nhận về (qua các nguồn mua, nhận biếu, trao đổi …)
thì sẽ được chuyển đến bộ phận xử lý tài liệu. Tại đây, tài liệu được kiểm tra hóa
đơn, vào sổ lưu, đóng dấu, gán nhãn và cuối cùng là đưa vào cơ sở dữ liệu trên máy
tính. Dựa trên cơ sở dữ liệu này, bộ phận xử lý kỹ thuật sẽ phân chia tài liệu theo
từng loại (còn gọi là tùng thư) như tủ sách Khoa học kỹ thuật, tủ sách Văn học, tủ
sách Kinh tế … Sau khi lưu vào cơ sở dữ liệu, tài liệu được sắp xếp theo phân loại
hoặc thời gian theo chuẩn CDS/ISIS. Từ cơ sở dữ liệu này, bạn đọc có thể tra cứu
tài liệu có trong thư viện hoặc theo các tủ mục lục hoặc tra cứu trên máy tính.
1.2.2 Quản lý bạn đọc
Thư viện thực hiện quản lý bạn đọc dựa trên sơ yếu lí lịch và quá trình mượn
sách.
1.2.2.1 Cấp thẻ
Mỗi bạn đọc để được cấp thẻ, đối với bạn đọc ngoài trường thì cần có giấy
giới thiệu của cơ quan công tác, đối với cán bộ, sinh viên trong trường thì chỉ cần
thẻ sinh viên hoặc thẻ cán bộ công chức. Trường hợp mất thẻ hoặc thẻ bị rách nát,
bạn đọc phải báo cho thư viện biết để thực hiện cấp lại thẻ. Quá trình cấp lại thẻ
cũng tương tự như cấp thẻ mới.
Khi một bạn đọc muốn làm thẻ bạn đọc đó phải trải qua các thủ tục sau:
 Viết đơn xin làm thẻ thư viện
 Cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho nhân viên thư viện có
chức trách này. Các thông tin đó như: Giấy giới thiệu, họ tên, số thẻ
sinh viên, số chứng minh, địa chỉ, điện thoại (nếu có) và một số
thông tin phụ khác.
 Hệ thống sẽ kiểm tra xem bạn đọc đã từng là bạn đọc của thư viện
trước đây hay chưa, nếu có thì có phạm nội quy của thư viện hay có

nợ phạt không. Nếu thỏa mãn yêu cầu bạn đọc nộp lệ phí làm thẻ .Mỗi
một bạn đọc sau khi đăng ký sẽ có một mã số riêng duy nhất gọi là
Mã Bạn Đọc (mã thẻ).
 Sau khi có hóa đơn nộp tiền thì thực hiện cập nhật vào CSDL và thực
hiện in thẻ
 Giao thẻ cho bạn đọc
Khoảng thời gian có hiệu lực của một thẻ mượn sẽ tùy vào đối tượng bạn
đọc.Ví dụ như đối với sinh viên là 5 năm(trong thời gian học còn học tại trường)
còn đối với đối tượng bạn đọc là cán bộ thì thẻ là thời gian mà cán bộ đó còn công
tác trong trường
6
1.2.2.2 Hủy thẻ
Chức năng này được thực hiện khi rơi vào một trong các trường hợp sau:
 Bạn đọc vi phạm kỉ luật của thư viện và đã có quyết định của lãnh đạo
thư viện yêu cầu xóa thẻ
 Bạn đọc sinh viên bị đuổi học hoặc chuyển trường(có quyết định của
phòng Đào Tạo)
 Bạn đọc sinh viên yêu cầu thanh toán ra trường
 Bạn đọc cán bộ về hưu hay chuyển công tác
Việc hủy thẻ của bạn đọc chỉ được xóa bỏ khi bạn đọc không còn mượn ấn
phẩm nào cũng như đã thanh toán mọi khoản nợ mà bạn đọc đó đang còn nợ thư
viện
1.2.3 Quản lý mượn trả tài liệu
1.2.3.1 Mượn ấn phẩm
Sau khi đã có thẻ thư viện, bạn đọc có thể mượn tài liệu đọc tại chỗ hoặc
mượn về nhà. Để mượn một tài liệu đọc tại chỗ, bạn đọc cần phải:
 Tra tìm ký hiệu tài liệu theo qui định của thư viện ở trên tủ mục lục
hoặc trên cơ sở dữ liệu của máy tính.
 Sau đó, bạn đọc ghi yêu cầu mượn tài liệu vào phiếu yêu cầu mượn,
rồi xếp phiếu vào ngăn và đợi nhận tài liệu.

 Nếu tài liệu cần mượn vẫn còn trong kho, bạn đọc được phép mượn
tài liệu, còn nếu đã hết, yêu cầu mượn của bạn đọc bị từ chối.
 Sau khi đã giao tài liệu cho bạn đọc, nhân viên thư viện phải ghi
những thông tin mượn tài liệu vào phiếu kiểm soát trong mỗi cuốn
sách để theo dõi quá trình lưu thông của tài liệu.
Đối với yêu cầu mượn tài liệu về nhà, ngoài trình tự giống như yêu cầu
mượn tài liệu đọc tại chỗ, bạn đọc và nhân viên thư viện cùng phải ký nhận vào “sổ
vàng” dùng để theo dõi quá trình mượn sách của mỗi bạn đọc và tiến hành đặt cược
tiền mượn tài liệu. Trong trường hợp bạn đọc mượn tài liệu về nhà đã quá hạn
trả,nhân viên thư viện có trách nhiệm theo dõi và thông báo đến độc giả nhắc trả
sách.
Quy định của thư viện là số ấn phẩm mà mỗi bạn đọc được mượn phụ thuộc
vào quyền của họ, phụ thuộc vào quyền của nhóm mà bạn đọc đó thuộc vào do thư
viện quy định (những quyền này được xác định trong thẻ mượn). Thời hạn đối với
một quyển ấn phẩm cũng tùy thuộc vào các tham số do thư viện quy định. Ví dụ
nếu một ấn phẩm quý, hiếm thì chỉ được mượn trong một thời gian ngắn, hoặc chỉ
được mượn đọc tại chỗ và chỉ có nhóm bạn đọc có độ ưu tiên cao mới được mượn.
1.2.3.2 Trả ấn phẩm
Khi bạn đọc trả ấn phẩm nhân viên thư viện phải kiểm tra xem ấn phẩm đó
có đúng là ấn phẩm cần trả hay không, bạn đọc có quá hạn hay không để thực hiện
phạt.Trong trường hợp bạn đọc mất thẻ hay hỏng thẻ vẫn cho phép trả ấn phẩm mà
7
bỏ qua việc kiểm tra thẻ. Nếu ấn phẩm bị hỏng phải thực hiện phạt, mức phạt phụ
thuộc vào phần trăm hỏng. Đối với trường hợp mất ấn phẩm tùy thuộc vào nhóm
bạn đọc và loại ấn phẩm để thực hiện phạt tiền hay bắt đền. Những ấn phẩm quá
hạn nhân viên thư viện sẽ đưa ra số ngày quá hạn và mức phạt tương ứng.
1.2.3.3 Quản lý quá hạn
Vào đầu giờ của ngày làm việc nhân viên thư viện kiểm tra xem bạn đọc nào
đang giữ ấn phẩm quá hạn và gửi thư nhắc trả ấn phẩm.
1.2.3.4 Quản lý phạt

Việc quản lý phạt phải phụ thuộc vào nhóm bạn đọc và từng loại ấn phẩm cụ
thể, ngoài ra còn phụ thuộc vào hành vi vi phạm mà có những hình thức phạt khác
nhau như: vi phạm giữ ấn phẩm quá hạn, làm hỏng ấn phẩm hay làm mất ấn phẩm
Đối với từng hành vi vi phạm hệ thống sẽ chia nhỏ theo từng mức độ khác nhau.
Nếu bạn đọc giữa ấn phẩm quá hạn thì hệ thống sẽ phải kiểm tra xem bạn đọc đã
quá hạn bao lâu. Nếu bạn đọc làm hỏng sách, nhân viên sẽ phải xem xét phần trăm
hỏng để thực hiện phạt cho phù hợp. Nếu làm mất ấn phẩm thì xem quy định về bạn
đọc và ấn phẩm, tùy từng tình huống mà hệ thống sẽ đưa ra những hình thức phạt
tương ứng theo quy định và thông báo cho bạn đọc.Sau đây là chính sách phạt cụ
thể của thư viện:
Trước năm 1985 Từ 1985 đến nay
Tiền phạt hỏng sách %hỏng * Giá tiền * 100 %hỏng * Giá tiền
Tiền phạt mất sách Giá tiền * 100 Giá tiền
Tiền phạt quá hạn Số ngày quá hạn * 500
Chú ý: đơn vị tiền tệ là VNĐ,Giá tiền là giá tiền của ấn phẩm tính theo VNĐ.
1.2.4 Biên mục tài liệu
Mỗi tài liệu trước khi nhập kho đều được thực hiện biên mục, tạo một biểu
ghi thư mục mới về tài liệu vào một phiếu biên mục dựa trên những thông tin nhập
liệu trong cơ sở dữ liệu. Khổ mẫu thực hiện biên mục tuân theo chuẩn CDS/ISIS.
Công tác biên mục trong thư viện hiện tại chia thành 3 cách biên mục cho hai
loại ấn phẩm khác nhau là: Sách, Tạp chí/Báo, Luận án.Với mỗi loại ấn phẩm sẽ có
cách đánh mã cá biệt khác nhau như sau
1. Sách
Trong cách đánh mã cá biệt của loại ấn phẩm sách chia làm 2 phần là phần kí
tự và phần số thứ tự theo sau (theo giá trị tăng dần bao gồm 4 chữ số).Với phần
kí tự thì lại dựa theo cả 2 cách phân loại:
a) Phân loại thứ nhất
 Sách được mượn về: trong mã đánh số cá biệt sẽ bắt đầu bằng
chữ M
 Sách đọc tại chỗ: mã số cá biệt sẽ không được bắt đầu bằng

chữ M
b) Phân loại thứ hai
 Sách ngoại: trong mã cá biệt sẽ ký hiệu là chữ N
8
 Sách tham khảo
 Sách giáo trình: trong mã cá biệt sẽ ký hiệu là chữ G
Vd:
– Sách có mã cá biệt là MG234 có nghĩa là sách được mượn về và là
giáo trình có số thứ tự là 234
– Sách có mã cá biệt là NG2315 có nghĩa là sách không được mượn về
và là giáo trình có số thứ tự là 2315, đồng thời là sách ngoại
2. Tạp chí/Báo
Hiện nay trong thư viện chỉ có hai loại tạp chí tiếng Việt và tiếng Nga trong
đó
 Tạp chí tiếng Việt: có mã cá biệt bắt đầu bằng kí tự D theo sau là số
thứ tự tạp chí và hai chữ số cuối của năm xuất bản
Vd: tạp chí có mã cá biệt D23/04 có nghĩa là tạp chí tiếng Việt số thứ
tự 23 và xuất bản năm 2004
 Tạp chí tiếng Nga: cách mã cá biệt tương tự như tạp chí tiếng Việt
nhưng thay ký tự D bằng kí tự B
3. Luận án
Trong loại ấn phẩm là luận án có 2 loại luận án của Thạc sĩ và luận án
Tiến sĩ
 Luận án Thạc sĩ: trong mã cá biệt sẽ bắt đầu hai ký tự TS theo sau đó
là số thứ tự luận án rồi hai chữ số cuối của năm thực hiện đồ án
Vd: Luận án có mã cá biệt TS102/04 có nghĩa là luận án thạc sĩ
số thứ tự 102 và thực hiện trong năm 2004.
 Luận án Tiến sĩ: trong mã cá biệt sẽ bắt đầu hai ký tự LA theo sau đó
là số thứ tự luận án rồi hai chữ số cuối của năm thực hiện đồ án
Vd: Luận án có mã cá biệt LA202/04 có nghĩa là luận án tiến sĩ số thứ

tự 202 và thực hiện trong năm 2004.
1.2.5 Quản lý và kiểm kê kho
Công tác kiểm kê kho được thực hiện định kỳ theo tháng/quí hoặc năm … và
theo từng chủng loại tài liệu. Dựa theo các thông tin sinh ra từ quá trình bổ sung tài
liệu và kiểm kê tài liệu, thư viện thực hiện quản lý, lập báo cáo về tài liệu trong kho.
1.3 Ứng dụng tin học trong thư viện
Hiện tại thư viện có một mạng cục bộ bao gồm 5 máy với cấu hình
thấp.Mạng máy tính được trang bị phần mềm quản lý thư viện do UNESCO cung
cấp miễn phí cho các quốc gia. Công tác biên mục của thư viện trường hiện được
tiến hành theo chuẩn biên mục CDS/ISIS, mã phân loại DDC 19 lớp. Đây là bộ
phần mềm, hiện nay chuẩn CDS/ISIS đã lỗi thời, có nhiều hạn chế,…
Các máy tính của thư viện mới chỉ thực hiện cho phép tra cứu tài liệu hiện có
trong thư viện theo chuẩn CDS/ISIS, …Khi tra cứu chỉ đưa ra được các thông tin
9
hạn chế của tài liệu, do đó để biết được thông tin về vị trí lưu trữ tài liệu(vị trí giá
tài liệu, kho tài liệu) phải thực hiện thủ công.
Các thao tác quản lý bạn đọc hay lưu thông đều được thực hiện thủ công
1.4 Đánh giá hiện trạng hệ thống
 Cơ cấu tổ chức vẫn chưa hợp lý: tách biệt bộ phận cho mượn tài liệu về nhà và
bộ phận cho mượn giáo trình (ở hai tầng thư viện tòa nhà D2). Cả hai bộ phận
này đều thực hiện chức năng chung là cho mượn tài liệu về, gây tốn nhiều nhân
lực và không quản lý tập trung.
 Không cho phép thực hiện việc gửi/nhận tài liệu khi một độc giả đang đọc dở.
Muốn đọc tiếp, độc giả phải thực hiện mượn tài liệu lại từ đầu, do vậy vừa mất
thời gian mà có thể không mượn được tài liệu do đã được mượn hết. Ngoài ra,
thư viện cũng không cho phép đăng ký mượn một tài liệu khi tài liệu đó đã
mượn hết.
 Hầu hết công việc quản lý thư viện hiện nay đều được thực hiện thủ công chủ
yếu bằng tay. Việc ghi thông tin theo dõi bạn đọc mượn trên từng phiếu kiểm
soát, “phiếu vàng” mất nhiều thời gian và dễ gây sai sót. Một bạn đọc khi yêu

cầu, phải viết phiếu trong khi chưa biết rõ cuốn sách mình mượn có còn rỗi hay
không, thực tế là có rất nhiều phiếu mượn bị từ chối, điều này thực sự mất nhiều
thời gian và chi phí cho bạn đọc.
1.5 Đưa ra giải pháp cho hệ thống mới
Thực trạng ứng dụng tin học trong hệ thống cũ với số máy hạn chế phục vụ
cho một số lượng bạn đọc và tần suất lưu thông lớn là vô cùng bất cập.Nếu chúng ta
đưa ra giải pháp trang bị nhiều máy tính thì sẽ rất tốn kém do đó để tận dụng sức
mạnh của mạng toàn cầu em sẽ thiết kế cho mạng cục bộ của thư viện có thể được
kết nối trực tiếp với mạng toàn cầu cho phép bạn đọc có thể tra cứu tại bất kỳ nơi
đâu có nối mạng.
Đồng thời phần mềm trang bị cho hệ thống mạng cục bộ sẽ phải đáp ứng
được tất cả các chức năng trong công tác biên mục và quản lý bạn đọc.
Dựa trên kết quả khảo sát hiện trạng hệ thống và nhu cầu phát triển thư viện
trong tương lai. Với mong muốn xây dựng một hệ thống quản lý thư viện hiện đại,
đặc biệt chú trọng tới việc nâng cao hơn nữa các tiện ích phục vụ bạn đọc với các
dịch vụ trực tuyến. Trong thời gian hạn chế của đồ án, hệ thống quản lý xây dựng
tập trung chủ yếu vào các điểm cơ bản:
1. Về hệ thống :
10
 Thư viện sẽ được thiết kế một mạng cục bộ trong thư viện với hai
(một máy quản lý CSDL và một máy cài đặt Webserver)chủ với
các máy con.Trong đó các máy con được nối trực tiếp với máy chủ
để thực hiện các chức năng biên mục,quản lý bạn đọc , … dành
cho nhân viên thư viện và lãnh đạo thư viện.
 Máy chủ sẽ được kết nối với mạng toàn cầu để cho phép bạn đọc
có thể thao tác tra cứu, gia hạn đặt trước trực tuyến.
2. Về nghiệp vụ thư viện: Quản lý sách theo chuẩn biên mục ISBD.
3. Về công tác phục vụ bạn đọc: Xây dựng modul tra cứu trực tuyến, cho phép
bạn đọc tra cứu trực tuyến.Cho phép bạn đọc có thể gja hạn, đặt trước trên
mạng thông qua tài khoản của mình.

4. Các công tác khác: như biên mục, quản lý thẻ hay mượn trả,… sẽ được thực
hiện trên máy tính của mạng cục bộ tại thư viện với sự trợ giúp tối đa của
máy tính.
11
Chương II
Tìm hiểu về các chuẩn biên
mục hiện nay
Công tác biên mục (còn được gọi là mô tả thư mục) là bước đầu tiên của việc
xử lý tài liệu, được thực hiện ngay sau khi bổ sung và nhập tài liệu vào các đơn vị
thông tin, nhờ đó những chỉ dẫn về tài liệu được rút ra và trình bày theo một quy tắc
chặt chẽ.
Công tác biên mục bao gồm các công việc:
 Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu nêu lên những đặc trưng
hình thức của tài liệu (tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, số trang
…)
 Ghi các dữ liệu này lên một vật mang tin nhất đinh (phiếu, tờ nhập
tin) theo các quy định và tiêu chuẩn được xác lập trên phạm vi quốc tế
để khai thác sau này
 Những dữ liệu này là những đặc điểm vốn có của mỗi tài liệu. Nó cho
phép mô tả tài liệu đó, nhận biết tài liệu này một cách chính xác, và dễ
dàng tìm lại nó khi có yêu cầu.
 Mục đích của biên mục cung cấp cho tài liệu một mô tả duy nhất,
không mơ hồ, nó giúp cho ta cùng một lúc có thể xác định được tài
liệu, sắp xếp chúng, đưa chúng vào các bộ phiếu và tìm kiếm các tài
liệu đó.
2.1 Các vùng dữ liệu
Mô tả thư mục bao gồm các vùng dữ liệu. Đó là những tập con của các dữ
liệu ứng với các loại chỉ dẫn riêng biệt, mà mỗi yếu tố của nó mô tả một khía cạnh
của tài liệu. Các vùng dữ liệu này được sắp xếp theo một trật tự logic.
Đối với các tài liệu khác nhau (sách chuyên khảo, hay ấn phẩm hàng loạt) thì

các vùng dữ liệu này là khác nhau. Có các vùng dữ liệu không thể thiếu được trong
tất cả các tình huống và luôn có mặt trong các chỉ dẫn thư mục, còn một số vùng
khác có thể lựa chọn và không bắt buộc. Các vùng dữ liệu có thể bao gồm chỉ một
yếu tố dữ liệu hay nhiều yếu tố có quan hệ với nhau.
Với các tài liệu văn bản người ta xác định khoảng 15 vùng dữ liệu. Ví dụ như:
 Tên sách và tác giả
 Xuất bản
 Địa chỉ
 Đặc trưng số lượng
12
 Tùng thư
 Phụ chú
 ISBN, bìa, và giá
 …
2.2 Phương pháp biên mục
Việc biên mục được tiến hành theo các bước sau:
 Làm quen với tài liệu.
 Xác định các loại hình tài liệu và các quy tắc có thể áp dụng trong trường
hợp đặc biệt.
 Xác định mức độ thư mục cần phải được xử lý.
 Xác định các dữ liệu cần thiết, theo thứ tự các vùng mà các chuẩn và định
dạng đã quy định.
 Ghi lại các dữ liệu này theo các chuẩn và định dạng đã quy định.
 Kiểm tra tính đúng đắn của mô tả theo các chuẩn đã quy định.
 Chuyển các mô tả cho bộ phận in và các bước tiếp theo.
Các dữ liệu thư mục được rút ra chủ yếu từ tài liệu gốc và cả nguồn phụ bên
ngoài khi cần thiết. Các yếu tố của mô tả thư mục phần lớn được lấy từ các trang
tiêu đề. Ngoài ra các bản mục lục và minh họa cũng được dùng để bổ sung và chính
xác hóa các dữ liệu do trang tiêu đề cung cấp, chẳng hạn như số trang và các minh
họa. Khi thiếu thông tin hoàn toàn người ta có thể tìm những dữ liệu thư mục từ

nguồn bên ngoài. Ví dụ tên thật của tác giả, giá tiền, niên hạn của tài liệu có thể tìm
trong các thư mục, các mục lục, các danh mục, các thông báo của nhà xuất bản …
2.3 Tiêu chuẩn hóa công tác biên mục
Càng ngày nhu cầu thông tin trên thế giới càng cao và bức thiết cùng với các
kỹ thuật xử lý thông tin đã thúc đẩy sự hợp tác và phối hợp giữa các tổ chức thông
tin. Từ đó đòi hỏi phải thiết lập sự tương hợp giữa các hệ thống thông tin, tức là
phải tiêu chuẩn hóa các kỹ thuật xử lý thông tin.
Tiêu chuẩn hóa giữ vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của hoạt
động khai thác và chuyển giao thông tin, cũng như mở rộng sự hợp tác giữa các đơn
vị thông tin trên phạm vi quốc gia và quốc tế.
Tiêu chuẩn hóa là hoạt động tập thể mà ở đó người ta lập nên các tiêu chuẩn
về kỹ thuật, về phương pháp, về chất lượng mà mọi người phải tuân theo như một
chuẩn mực chung.
Nhu cầu tiếp cận một cách thuận tiện, phổ dụng các thông tin thư mục và
phát triển sự hợp tác giữa các đơn vị thông tin đã dẫn đến phải tiêu chuẩn hóa công
tác biên mục. Công tác biên mục cần phải tuân theo các chuẩn về khổ mẫu biên mục
13
(MARC), chuẩn phân loại ấn phẩm (Dewey), chuẩn để liên kết các thư viện trực
tuyến (Z3950) …
Sự phát triển của Công nghệ thông tin có ảnh hưởng lớn tới việc quản trị thư
viện nói chung và công tác biên mục nói riêng. Lợi ích của việc tự động hóa công
tác biên mục đã rõ ràng. Hoạt động này có liên quan mật thiết tới khổ mẫu biên mục
có thể đo bằng máy (MARC – Machine Readable Cataloguing), những quy định
chung về mô tả ấn phẩm theo chuẩn ISBD (International Standard Bibliographic
Description) …
Trong biên mục đọc máy, để xử lý dữ liệu cần phải có một khổ mẫu đảm bảo
được tính tương hợp giữa các yếu tố thư mục của các biểu ghi. Vì vậy khổ mẫu có
thể coi như cấu trúc của biểu ghi đọc máy. Đó là hình thức sắp xếp, trình bày các dữ
liệu trên một vật mang tin sao cho máy có thể “hiểu và đọc” được.
2.4 Quy tắc mô tả thư mục quốc tế

2.4.1 Mục đích
Quy tắc mô tả thư mục theo chuẩn quốc tế ISBD (International Standard
Bibliographic Description) được biên soạn lần đầu vào năm 1960. Chức năng của
ISBD là đặc trưng hóa các yếu tố mô tả dùng để xác định tài liệu, gán một thứ tự
cho các yếu tố ấy và quy định các dấu ký hiệu.
Mục đích nguyên thủy của quy tắc này cung cấp tiêu chuẩn cho mô tả thư
mục quốc tế giúp cho hoạt động trao đổi bản ghi thư mục trên các thư viện trên thế
giới.Bằng chỉ rõ các yếu tố bao gồm các mô tả thư mục và các yếu tố này xuất hiện
như thế nào.Ban đầu là các quy tắc mô tả thư mục dành cho sách (Monographies) –
ISBD (M), rồi đến các quy tắc mô tả dành cho ấn phẩm định ký (Serials) – ISBD
(S), sau đó được mở rộng dần cho các loại tài liệu khác. Trong đó ISBD (G) là quy
tắc mô tả thư mục dùng cho các loại hình tài liệu nói chung, là cơ sở để xây dựng
nên các quy tắc mô tả cho các tài liệu chuyên dạng khác.Nói chung có 3 mục tiêu
của quy tắc mô tả thư mục quốc tế :
 Làm cho các bản ghi thư mục từ các nguồn khác nhau có thể trao đổi
được với nhau
 Giúp cho sự trình bày các bản ghi vượt qua rào cản ngôn ngữ.Có nghĩa là
một bản ghi được tạo ra cho người dùng với một ngôn ngữ có thể hiểu
được với người dùng với một ngôn ngữ khác.
 Giúp chuyển đổi các bản ghi thư mục thành dạng điện tử
ISBD là tập hợp các quy tắc trình bày dữ liệu thư mục theo một quy định
chặt chẽ, cùng với các dấu hiệu chung để xác định chúng. Nó phân chia dữ liệu thư
mục thành các vùng và vùng con với những thuyết minh đủ chính xác về các vùng
đó. Ngoài ra ISBD còn đưa vào một hệ thống các dấu phân cách để báo hiệu chỗ bắt
đầu hoặc kết thúc một vùng hay vùng con.
14
2.4.2 Chỉ số ISBN và ISSN
Người ta xây dựng những mã số để xác định một cách chính xác một tài liệu.
Đó là chỉ số sách quốc tế ISBN và chỉ số tạp chí quốc tế ISSN.Trong đó:
1. ISBN (International Standard Book Number) là một chỉ số gán cho mỗi

quyển sách trong khôn khổ của một hệ thống thông tin quốc tế. Nó bao gồm
một tập hợp 10 chữ số được chia thành 4 nhóm, cách nhau bằng dấu gạch
ngang, mà ba nhóm đầu có độ dài thay đổi, đó là các chỉ số nhằm:
 Xác định khu vực (chỉ số khu vực).
 Xác định cơ quan xuất bản (chỉ số xuất bản).
 Xác định tên sách (chỉ số tên sách).
Số cuối cùng là số kiểm tra, nó cho phép tự động kiểm tra tính hiệu lực
của ISBN.
Ví dụ: Với chỉ số ISBN 2 - 7081 - 0324 - 5 thì trong đó:
2 chỉ vùng nói tiếng Pháp
7081 chỉ nhà xuất bản “ Les e’ditions d’organisation”
0324 chỉ số tác phẩm của G.Ven slipe “Conception et gestion des systemes
documentaires”
5 số kiểm tra.
Hệ thống chỉ số sách quốc tế ISBN được đưa ra ở Rayaune- Uni vào
năm 1967. Lợi ích của ISBN trong việc mua bán và trao đổi sách thật là rõ
ràng. Bằng cách gán cho mỗi quyển sách một chỉ số, nó cho phép mỗi quyển
sách được xác định một cách đơn giản và rõ ráng trên phạm vi toàn thế giới.
Chỉ số còn cho ta biết ngôn ngữ sử dụng và nhà xuất bản. Ngoài ra sử dụng chỉ
số này trong MTĐT làm cho đơn giản hoá và tăng tốc độ xử lý trong nhiều
công đoạn của dây chuyền tư liệu.
2. ISSN (International standard Serieals Number) là chỉ số xác định ấn
phẩm định kỳ.
ISSN bao gồm 8 chữ số, trong đó chữ số cuối cùng là số kiểm tra và
được chia thành 2 nhóm, phân cách bởi dấu gạch ngang.
Ví dụ: ISSN 0002 - 8231 xác định tạp chí “Journal of the Americian society
for information science”.
Chỉ số ISSN xác định trên tạp chí một cách duy nhất. Vai trò của nó
đối với ấn phẩm định kỳ cũng giống như vai trò của chỉ số ISBN đối với sách.
2.4.3 Các vùng mô tả của ISBD

Vùng
Kí hiệu
phân vùng
Vùng con
1. Vùng nhan đề và thông
tin về trách nhiệm
Nhan đề chính
= Nhan đề song song
15
: Các thông tin khác về nhan đề
/ Thông tin về trách nhiệm
2. Vùng thông tin về lần
xuất bản và trách nhiệm
liên quan đến lần xuất bản
Thông tin xuất bản(là thông tin liên quan đến các
bản sao của một ấn phẩm như số/tên xuất
bản,phiên bản,…)
/ Thông tin trách nhiệm về xuất bản.
, Thông tin xuất bản thêm
/ Thông tin trách nhiệm của xuất bản thêm
3. Vùng thông tin đặc thù
(dành cho ấn phẩm định
kỳ và tài liệu chuyên dạng)
4. Vùng địa chỉ xuất bản
; Địa chỉ xuất bản/sản xuất hoặc phát hành
: Tên nhà xuất bản/sản xuất hoặc phát hành
, Ngày xuất bản/sản xuất hoặc phát hành
5. Vùng mô tả vật lý hay
đặc trưng số lượng (số
trang, minh họa …)

:
Xác định loại hình của ấn phẩm(ví dụ đĩa hay
băng hình,…)
; Những thông tin vật lý khác
+ Kích thước
6. Vùng tùng thư (sách bộ)
= Nhan đề chính của bộ ấn phẩm
: Nhan đề phụ của bộ ấn phẩm
/ Thông tin về trách nhiệm của bộ ấn phẩm
; Chỉ số ISSN của bộ ấn phẩm
Chỉ số trong bộ ấn phẩm đó(ví dụ tập số bao
nhiêu,…)
7. Vùng phụ chú
(các thông tin phụ chú cho
các thông tin của các vùng
khác)
8. Vùng chỉ số ISBN,
ISSN và điều kiện có được
tài liệu.
= Chỉ số ISBN
: Nhan đề liên quan của ISSN
() Các thông tin yếu tố về giá cả và các yếu tố khác
Hình 2.4.3 Bảng chi tiết từng vùng con trong 8 vùng và dấu phân cách tương
Các dữ liệu thư mục trong ISBD được phân thành 8 vùng mô tả. Trong các
vùng trên có vùng được dung thường xuyên, nhưng cũng có nhiều vùng ít được sử
dụng. Mỗi vùng lại chứa một yếu tố dữ liệu còn gọi là vùng con.
Mỗi vùng trong đó ngoại trừ vùng con đầu tiên của vùng 1 đều được đặt
trước hoặc đóng ngoặc bởi các kí hiệu (chi tiết xem hình 2.4.3).Các kí hiệu này
được đặt trước hoặc theo sau một dấu cách ,dấu phẩy hoặc dấu chấm.Khi một vùng
bị bỏ qua thì nó được thay thế bằng kí hiệu đặt trước nó.ISBD sử dụng các dấu ký

hiệu để:
 Chỉ rõ sự bắt đầu của mỗi vùng
 Phân cách các yếu tố trong một vùng
 Xác định các yếu tố đặc thù bởi dấu ký hiệu đứng trước chúng
Ví dụ về mô tả thư mục theo chuẩn ISBD:
The vision and dream / Marguerite Hargrove ;
Photographs by Harry and Claude Frauca. – Cammeray,
N.S.W. : Horwitz, 1980. – 304p. -: ill. ; 18cm. – (Bucks books)
ISBD 0-7255-0934-1 : $15.95.
Trong mô tả trên:
16
Nhan đề The víion and dream
Tác giả thứ nhất / Marguerite Hargrove
Tác giả thứ hai ; Harry and Claude Frauca
Các yếu tố xuất bản . – Cammeray, N.S.W. : Horwitz, 1980
Mô tả vật lý . – 304p. -: ill. ; 18cm.
Tùng thư – (Bucks books)
Chỉ số ISBN ISBD 0-7255-0934-1 : $15.95.
Sau này còn có những quy tắc dựa trên cơ sở của ISBD nhưng chi tiết và sâu
sắc hơn, đi sâu vào nhiều trường hợp tỉ mỉ, khắc phục được những khó khăn cụ thể.
Ví dụ như AFNOR (cho các nước Pháp ngữ), AACR1, AACR2 (cho các nước nói
tiếng Anh).
2.5 Khổ mẫu MARC
Việc ứng dụng tin học trong xử lý thông tin càng thúc đẩy yêu cầu phải
chuẩn hóa công tác biên mục. Các phương pháp xử lý tin học đòi hỏi dữ liệu phải
được cấu trúc hóa. Để máy tính có thể nhận biết được các dữ liệu thư mục, các chỉ
dẫn không những phải tuân theo những quy tắc chặt chẽ, mà còn phải được trình
bày một cách chính xác theo một khổ mẫu thống nhất.
Khổ mẫu hay format là hình thức trình bày dữ liệu trên biểu ghi được cấu
trúc hóa. Các dữ liệu trên biểu ghi được sắp xếp thành các trường, trường con, kết

hợp với các mã số và các chỉ thị để điều hành sự sắp xếp này sao cho có thể nhận
biết, trình bày và tìm kiếm dữ liệu bằng máy tính.
MARC là từ viết tắt của Machine Readable Cataloging có nghĩa là biên mục
đọc được bằng máy. Khổ mẫu MARC là một mô tả có cấu trúc dành riêng cho các
dữ liệu thư mục được đưa vào máy tính điện tử. Nó là khổ mẫu cho phép máy tính
lưu trữ và truy xuất thông tin.
Cấu trúc của khổ mẫu MARC là cấu trúc biểu ghi, trong đó các dữ liệu thư
mục được sắp xếp trong các trường, có độ dài xác định, được mã hóa và trình bày
theo một quy định chặt chẽ. Khổ mẫu MARC được sử dụng cho các chữ số, chữ cái,
các ký hiệu ngắn gọn đặt ngay trong biểu ghi thư mục để đánh dấu và nhận biết các
loại thông tin khác nhau trong mỗi biểu ghi.
Mỗi biểu ghi của khổ mẫu MARC bao gồm các trường (fields). Các trường
này lại có thể chia nhỏ thành các trường con (subfields). Vì tên của trường thường
khá dài nên trong biểu ghi MARC mỗi trường được biểu diễn bằng một nhãn gồm 3
chữ số.
Để tiện trình bày, người ta tập hợp các nhãn trường thành từng nhóm (gồm 3
chữ số). Các trường có nhãn bắt đầu bằng số “0” thuộc nhóm trường “0xx” là các
trường điều khiển, các chỉ số nhận dạng và phân loại. Các trường có nhãn bắt đầu
bằng số “1” thuộc nhóm trường “1xx” là các trường tiêu đề chính (tên cá nhân, tập
thể …). Các trường có nhãn bắt đầu bằng số “2” thuộc nhóm trường “2xx” là các
trường mô tả (nhan đề và thông tin trách nhiệm, thông tin xuất bản …), …
17
Ví dụ:
Trường Ý nghĩa
020 Chỉ số sách quốc tế (ISBN)
022 Chỉ số ấn phẩm định kỳ quốc tế (ISSN)
043 Mã vùng địa lý
100 Tiêu đề chính, tên cá nhân
245 Nhan đề và thông tin về trách nhiệm
250 Thông tin về lần xuất bản

300 Mô tả vật lý
… …
Ngoài nhãn trường, trong biểu ghi MARC một số trường còn được xác định
bằng các chỉ thị (indicators). Chỉ thị được mã hóa bằng hai chữ số (từ 0 đến 9) đi
theo sau nhãn trường. Có trường chỉ dùng chữ số thứ nhất, có trường chỉ dùng chữ
số thứ hai, có trường dùng cả hai, có trường không dùng chỉ thị.
Trường con được nhận biết bởi mã trường con (subfields codes), đó là một
ký tự bằng chữ in thường, đặt sau dấu ngăn cách $ (delimiter).
Ví dụ:
300 $a 675p. : $b ill. ; $c 24cm
Trong đó 300 là nhãn trường mô tả vật lý của cuốn sách, bao gồm các trường
con $a (số trang), $b (thông tin minh họa), $c (khổ, cỡ).
Các nhãn trường, chỉ thị và trường con là các dấu hiệu để nhận biết và điều
khiển cách bố trí các trường và trường con, do các chương trình quản trị CSDL quy
ước khi xây dựng. Khi một biểu ghi thư mục đã được đánh dấu một cách chính xác
và được lưu trữ dưới dạng một tệp trên máy tính thì chương trình quản trị CSDL sẽ
đánh dấu và tạo khuôn dạng cho các thông tin này để in ra thành một bản thư mục,
một phiếu mục lục hay hiển thị trên màn hình. Các chương trình này còn cung cấp
các công cụ tìm kiếm các thông tin thỏa mãn các yêu cầu đặt ra, dựa trên các điểm
truy nhập nằm trong các trường của biểu ghi MARC.
Ngoài các trường dữ liệu thư mục là phần chính của biểu ghi thư mục, mỗi
biểu ghi MARC còn có các thành phần cố định sau, xuất hiện ở đầu mỗi biểu ghi:
a. Đầu biểu (Leader)
Đầu biểu gồm 24 ký tự đầu tiên của biểu ghi, ứng với 24 vị trí, mỗi vị trí này
được gán cho một ý nghĩa xác định và thể hiện bằng một mã (chữ in thường, chữ số,
hoặc khoảng trống) cho ta biết các thông tin về trạng thái và các thuộc tính của biểu
ghi như: độ dài biểu ghi, loại hình tài liệu, quy tắc mô tả được sử dụng (ISBD,
AACR), … Nhiều thông tin trong đầu biểu ghi là để dành cho máy tính sử dụng để
nhận dạng biểu ghi.
Ví dụ: Giả sử một biểu ghi MARC có đầu biểu:

01041cam/2200265/a/4500 …
Thì ý nghĩa cơ bản của nó là:
Vị trí Ký tự Ý nghĩa
0 – 4 01041 Độ dài biểu ghi: 1041 ký tự
18
5 C Trạng thái biểu ghi: đã sửa chữa (corrected record)
6 A Dạng tài liệu: văn bản in
7 M Cấp thư mục: sách chuyên khảo
…
18 A Quy tắc mô tả sử dụng: AACR
b. Danh mục (Directory)
Tiếp theo đầu biểu là một loạt các tiểu dẫn (bằng các chữ số) có độ dài xác
định gọi là danh mục. Danh mục này cho biết các nhãn trường có trong biểu ghi, độ
dài của trường và vị trí bắt đầu của trường trong biểu ghi. Phần này được tạo ra bởi
máy tính từ biểu ghi thư mục, dựa trên các thông tin đã nhập. Nó không phải là
phần MARC hiển thị cho người biên mục hay người sử dụng mục lục. Nó chỉ được
sử dụng bởi người lập trình và máy tính để thực hiện việc trao đổi các biểu ghi thư
mục giữa các hệ thống
Ví dụ:
Một đoạn danh mục sau:
…245003600354250001200390260003700402…
Có nghĩa là: Trong biểu ghi có trường với nhãn 245, có độ dài 36 ký tự và
bắt đầu từ vị trí 354. Tiếp theo là trường có nhãn 250, có độ dài 12 ký tự và bắt đầu
từ vị trí 390 (36 + 354 = 390) …
Tóm lại mỗi biểu ghi MARC phải bao gồm các thành phần cơ bản sau:
1. Đầu biểu ghi gồm 24 ký tự
2. Một danh mục các trường dữ liệu mà mỗi trường phải bao gồm một nhãn
với 3 chữ số, độ dài của trường dữ liệu và vị trí của trường đầu tiên
3. Các dữ liệu tương ứng với các trường trong danh mục, chứa các dữ liệu
thư mục cần xử lý với độ dài thay đổi

Chương III
Thiết kế hệ thống mới
Từ thực trạng của hệ thống thư viện hiện nay em đi đến thiết kế hệ thống
quản lý thư viện mới được xây dựng dựa trên các chức năng sau:
 Phân hệ Quản lý bạn đọc
 Phân hệ Lưu thông ( Cataloging Module )
 Phân hệ Biên mục (Circulation Module )
 Phân hệ Thông tin trực tuyến
 Phân hệ Quản trị
19
3.1 Phân hệ Quản lý bạn đọc
Phân hệ này giúp thư viện trong việc quản lý bạn đọc và tiến hành các
nghiệp vụ liên quan đến bạn đọc như : cấp thẻ, in thẻ, gia hạn thẻ, cắt hiệu lực của
thẻ Phân hệ này còn cho phép phân loại bạn đọc và quy định các chính sách riêng
biệt và tích hợp từng nhóm bạn đọc, cũng như cập nhật thông tin về bạn đọc.
Đối với mỗi một nhóm đối tượng bạn đọc cụ thể ta có một chính sách cụ thể
khác nhau ví dụ như: hạn định số lượng ấn phẩm được mượn hạn định về thể loại ấn
phẩm được mượn, hạn định thời gian cho phép mượn về nhà, mượn đọc tại chỗ do
những yêu cầu đó ta phải phân loại từng nhóm bạn đọc riêng để thỏa mãn yêu cầu
của từng nhóm bạn đọc.
 Cấp thẻ
 Xóa thẻ
 Sửa thông tin bạn đọc
 Thêm loại bạn đọc
 Xóa loại bạn đọc
 Sửa thông tin loại bạn đọc
 Tìm kiếm
3.1.1 Cấp thẻ
Ở hệ thống mới thì trình tự thực hiện cấp thẻ tương tự như trong hệ thống cũ
nhưng sau khi có hóa đơn nộp tiền lệ phí làm thẻ thì nhân viên thư viện sẽ thực

hiện cập nhật vào cơ sở dữ liệu và chọn chức năng in thẻ sau đó giao thẻ cho bạn
đọc.
Sau khi thông tin đã được nhập và lưu lại, hệ thống vẫn cho phép sửa đổi
thông tin này nếu cần thiết. Bản ghi về bạn đọc sinh viên sẽ được hệ thống lưu trữ
trong CSDL đến khi bạn thực hiện thanh toán xong với thư viện.
3.1.2 Xóa thẻ
Các bước kiểm tra để hủy thẻ được tiến hành trên máy tính, các bước được
tiến hành như trong hệ thống cũ đồng thời chức năng cũng sẽ thực hiện công việc
xóa bỏ mọi thông tin về bạn đọc ra khỏi CSDL của hệ. Ngoài ra hệ thống cũng sẽ
lưu lại một số thông tin cần thiết về bạn đọc đó để phục vụ cho việc thống kê hay
một số mục đích về sau. Đối với những bạn đọc vi phạm nội quy nhiều lần, nhân
viên thư viện có thể quyết định không cho bạn đọc đó tiếp tục là độc giả của thư
viện và xóa bỏ thông tin về bạn đọc đó.
20
3.1.3 Sửa thông tin bạn đọc
Khi bạn đọc có nhu cầu thay đổi thông tin cá nhân trong tài khoản sử dụng
của mình bạn đọc có thể yêu cầu thay đổi để nhân viên thư viện thực hiện thay đổi
thông tin hoặc bạn có thể trực tiếp thay đổi qua tài khoản của mình(thực hiện trực
tuyến). Chức năng này sẽ rất có ích cho thư viện để quản lý khi một thông tin nào
đó của bạn thay đổi ví dụ như khi địa chỉ nhà hay số điện thoại của bạn thay đổi thì
thư viện sẽ kịp thời cập nhật để liên lạc với bạn khi cần thiết.
3.1.4 Cập nhật loại bạn đọc
Chức năng này được sử dụng khi chính sách lưu thông thay đổi hay khi thư
viện cần thêm một loại bạn đọc mà có quyền ưu tiên khác hoặc bớt một loại bạn
đọc. Công việc này sẽ được thực hiện bởi nhân viên thư viện khi có yêu cầu của
lãnh đạo thư viện
3.1.5 Tìm kiếm
Khi nhân viên thư viện cần xem thông tin về thẻ của bạn đọc nào đó để thực
hiện cập nhật (theo yêu cầu từ phía bạn đọc)thì nhân viên thư viện có thể thực hiện
tìm kiếm bằng nhiều thông tin về bạn đọc đó như: mã thẻ , họ tên,lớp,khóa học,….

Hệ thống sẽ đưa ra thông tin chính xác cho nhân viên thư viện.
3.2 Phân hệ Lưu thông
(Circulation Module)
Phân hệ lưu thông thực chất là tin học hóa quá trình lưu thông các ấn phẩm
giữa thư viện và bạn đọc. Đồng thời giúp cho thư viện sử dụng hiệu quả các thông
tin được ghi nhận trong quá trình mượn trả, quá hạn,
Những chức năng chính của phân hệ lưu thông:
 Mượn ấn phẩm
 Trả ấn phẩm
 Quản lý phạt
 Quản lý quá hạn
3.2.1 Mượn ấn phẩm
Vì trong quá trình mượn ấn phẩm bạn đọc vẫn phải nộp tiền đặt cọc và nhận
ấn phẩm nên chức năng này không thể thực hiện trên mạng(online) mà bạn phải đến
thư viện thực hiện trực tiếp.Tuy nhiên thay vì cùng ký vào “sổ vàng” kiểm soát quá
trình lưu thông sách thì nhân viên thư viện sẽ cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
21
Vì thời gian được mượn của mỗi ấn phẩm là khác nhau nên hệ thống sẽ tự
động thực hiện quá trình kiểm soát đối với thời hạn này, nhờ vậy khi một ấn phẩm
bị mượn quá hạn, hệ thống sẽ tự động lập danh sách và thông báo cho nhân viên thư
viện khi có yêu cầu của nhân viên thư viện.Khi đó nhân viên thư viện sẽ thông báo
cho bạn đọc để hoàn trả ấn phẩm đó cho thư viện. Trong các phiên giao mượn ấn
phẩm dữ liệu nhập vào như: Mã bạn đọc, mã ấn phẩm đều phải được kiểm tra tính
hợp lệ thì phiên giao mượn đó mới được thực hiện.
3.2.2 Trả ấn phẩm
Cũng tương tự như hệ thống cũ nhưng các quá trình kiểm tra và xác định số
tiền phạt sẽ được thực hiện qua hệ thống. Ngoài ra với chức năng đặt trước của hệ
thống mới , khi ấn phẩm được hoàn trả hệ thống sẽ tìm trong hàng đợi bạn đọc đặt
trước nếu có và thông báo cho nhân viên thư viện hoặc bạn đọc có vị trí cao nhất
trong hàng đợi để thực hiện phiên giao dịch tiếp theo.

3.2.3 Quản lý quá hạn
Khi nhân viên thư viện thực hiện yêu cầu chức năng này hệ thống phải tự
động kiểm tra xem bạn đọc nào đang giữ ấn phẩm quá hạn và gửi thư nhắc trả ấn
phẩm nếu như bạn đọc có email và nếu như bạn đọc không có email thì nhân viên
thư viện chịu trách nhiệm liên lạc với bạn đọc qua những thông tin cá nhân của bạn
đọc, đồng thời danh sách bạn đọc quá hạn sẽ được hiển thị. Tại một thời điểm bất
kỳ nếu có yêu cầu xem danh sách bạn đọc giữ ấn phẩm quá hạn hệ thống cũng phải
cung cấp ngay lập tức.
3.2.4 Quản lý phạt
Việc quản lý phạt và chính sách phạt tuân theo quy trình như hệ thống cũ tuy
nhiên khi thực hiện phạt thì các thao tác in thông báo hóa đơn đều được hệ thống
thực hiện.Khi phạt hệ thống sẽ cập nhật vào cơ sở dữ liệu phạt với mục đích quản lý
bạn đọc và thống kê sau này.
3.3 Phân hệ Biên mục
(Cataloging Module)
Qua chương 2 tìm hiều về các chuẩn biên mục và qua thực tế qui mô của thư
viện ta thấy biên mục theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD là phù hợp và đầy đủ , tuân theo
chuẩn của quốc tế. Do đó trong hệ thống mới công tác biên mục sẽ được thực hiện
theo chuẩn ISBD. Chức năng biên mục sẽ phục vụ cho công tác thống kê và lưu
thông ấn phẩm được khoa học.
22
Những chức năng chính của phân hệ biên mục:
 Nhập biểu ghi mới
 Xóa biểu ghi
 Sửa biểu ghi
3.3.1 Nhập biểu ghi mới
Chức năng này dành cho nhân viên thư viện ở bộ phận biên mục khi một ấn
phẩm mới nhập về. Nhân viên sẽ phải thu thập thông tin của biểu ghi dược cung cấp
trên ấn phẩm đó, hoặc các thông tin ở ngoài nếu thông tin trên ấn phẩm cung cấp
chưa đủ.Cho tạo mới các mẫu biên mục và tiến hành mọi khâu trong quy trình biên

mục như: nhập mới thông tin về ấn phẩm , phân loại biểu ghi ,xếp giá, xếp kho,…
Nhằm cho bạn đọc dễ dàng tìm kiếm nhanh và giúp cho nhân viên thư viện quản lý
tốt hơn.
3.3.2 Xóa biểu ghi
Cho phép xóa mẫu biên mục khi ấn phẩm bị mất hoặc quá tồi không thể sử
dụng được nữa.
3.3.3 Sửa biểu ghi
Cho phép chỉnh sửa các mẫu biên mục, kịp thời cập nhật các thông tin khi
cần thay đổi thông tin của ấn phẩm.
3.4 Phân hệ Phục vụ bạn đọc trực
tuyến
( Online Public Access Catalog )
Đây là phân hệ có hỗ trợ trực tuyến dành cho bạn đọc. Cung cấp các dịch vụ
phục vụ bạn đọc từ xa nhằm tiết kiệm thời gian và công sức cho bạn đọc và giảm tải
cho thư viện khi phải phục vụ số lượng lớn bạn đọc.
Phân hệ tra cứu trực tuyến là một cầu nối giúp bạn đọc có thể giao tiếp với
thư viện tiện lợi và hiệu quả. Phân hệ này có thể tích hợp trên mạng
Intranet/Internet để tạo ra một môi trường phục vụ bạn đọc tra cứu và sử dụng thông
tin do thư viện cung cấp vào mọi lúc và tại mọi nơi. Ngược lại nhờ phân hệ này thư
viện cũng có thể điều tra và thống kê được những lĩnh vực mà bạn đọc quan tâm
cũng như nhận các ý kiến phản hồi của bạn đọc. Sau đây là những chức năng chính.
 Tra cứu ấn phẩm
23
 Tra cứu thông tin người sử dụng
 Gia hạn ấn phẩm
 Đặt trước ấn phẩm
3.4.1 Chức năng tra cứu ấn phẩm
Bạn đọc có thể dễ dàng tra cứu thông tin về sách báo, tạp chí,… trong thư
viện ngay tại các máy tính ở thư viện hay tại bất kỳ máy tính nào nối mạng với hệ
thống máy tính của thư viện (Intranet/Internet). Việc tra cứu này sẽ nhanh hơn rất

nhiều so với việc tra cứu bằng phích trong các thư viện truyền thống.
Việc tìm kiếm sẽ được thực hiện trên môi trường Web, trong đó có hỗ trợ tìm
kiếm theo nhiều trường như: Tên tác giả nhà xuất bản, năm xuất bản Đặc biệt bạn
đọc có thể sử dụng các toán tử logic như And hay Or để tổ hợp các điều kiện tìm
kiếm đó. Với sự trợ giúp của từ điển danh mục, bạn đọc có thể tìm kiếm hiệu quả
hơn rất nhiều trong trường hợp không biết rõ một số từ khóa nào đó nhờ vào tính
năng tìm kiếm mờ.
3.4.2 Tra cứu thông tin người sử dụng
Tương tự như chức năng tra cứu ấn phẩm nhưng để tra cứu thông tin về cá
nhân nếu người sử dụng muốn xem.
3.4.3 Gia hạn ấn phẩm
Bạn đọc có thể gia hạn mượn ấn phẩm qua mạng. Hệ thống sẽ tự động trả lời
ngay say khi bạn yêu cầu gia hạn. Khi một bạn đọc nào đó mượn một ấn phẩm đến
hạn phải trả, nếu bạn đọc đó vẫn muốn tiếp tục sử dụng ấn phẩm đó thì bạn đọc có
thể gia hạn thêm. Điều kiện để được gia hạn là: thứ nhất số lần gia hạn không vượt
quá số lần gia hạn tối đa cho một ấn phẩm, thứ hai số ấn phẩm gia hạn không được
vượt quá số ấn phẩm tối đa được gia hạn đối với bạn đọc đó, thứ ba ấn phẩm đó
không được đặt trước bởi một bạn đọc có độ ưu tiên cao hơn. Nếu yêu cầu gia hạn
của bạn đọc đó được chấp nhận thì bạn đọc có thể giữ ấn phẩm đó đến thời hạn mới.
3.4.4 Đặt trước ấn phẩm
Bạn có thể đặt trước ấn phẩm ở hai mức do bạn tự chọn.Ở mức thứ nhất bạn
đọc sẽ được thông báo ngay khi ấn phẩm được hoàn trả về thư viện(nếu thư viện đã
được mượn) nhưng bạn sẽ mất quyền mượn khi có người đến thư viện trước mượn
ấn phẩm đó.Ở mức thứ hai thư viện sẽ giữ ấn phẩm đó cho bạn nhưng trong thời
gian 2 ngày mà bạn không đến mượn ấn phẩm thì bạn sẽ phải chịu một khoản tiền
phạt. Khi ấn phẩm được hoàn trả hệ thống nhân viên thư viện sẽ thông báo cho bạn
đọc đặt chỗ đến lượt. Sau một khoảng thời gian cố định (2 ngày tính từ khi thông
báo) mà không thấy bạn đọc mượn ấn phẩm đó, hệ thống sẽ tự động xóa tên bạn
đọc khỏi hàng đợi. Nếu có nhiều bạn đọc cùng đặt trước một ấn phẩm thì khi ấn
24

phẩm đó được hoàn trả, hệ thống sẽ tìm bạn đọc có vị trí cao nhất trong hàng đợi để
thông báo cho bạn đọc. Bạn đọc chỉ có thể đặt trước một số lượng ấn phẩm nhất
định và các ấn phẩm đặt trước không trùng nhau.
3.5 Phân hệ Quản trị
Phân hệ này dành cho người lãnh đạo thư viện người có quyền quản trị hệ
thống.Qua phân hệ này lãnh đạo thư viện có thể thêm, bớt các tài khoản sử dụng
của các nhân viên thư viện cũng như có thể thay đổi quyền của từng nhân viên truy
nhập vào các phân hệ cho phù hợp với vị trí và nhiệm vụ công tác của họ.Cụ thể có
4 quyền là
 Quyền sử dụng phân hệ biên mục
 Quyền sử dụng phân hệ quản lý bạn đọc
 Quyền sử dụng phân hệ lưu thông
 Quyền quản trị
Tuy nhiên trong trường hợp điều động công tác(do nhân viên ở bộ phận này
nghỉ phải điều động nhân viên ở bộ phân khác sang) thì lãnh đạo thư viện có thể
phân quyền cho nhân viên viên thư viện có thêm các quyền khác ngoài trong 4
quyền trên.
Sau đây là những chức năng chính.
 Tạo tài khoản người sử dụng
 Xóa tài khoản người sử dụng
 Thay đổi quyền của tài khoản
25