một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán trách nhiệm tại tổng công ty xây dựng thăng long

1

LỜI MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu:
Xây dựng cơ bản là một ngành tạo ra xương sống của nền kinh tế, cơ thể
kinh tế muốn không ngừng tăng trưởng cả về quy mô và tốc độ cơ sở chính là kết
quả xây dựng cơ bản. Trên thế giới nói chung việc phát triển xây dựng cơ bản, cũng
như phát triển giao thông, cơ sở hạ tầng là m
ục tiêu then chốt và ưu tiên nhất so với
các ngành, lĩnh vực kinh tế khác, sản phẩm xây lắp là sản phẩm công đáp ứng mọi
nhu cầu của xã hội được xây dựng từ tiền thuế của dân.
Cũng giống như các doanh nghiệp khác trong nền kinh tế, các doanh nghiệp
xây lắp cũng là một đơn vị sản xuất kinh doanh và mục tiêu cuối cùng cũng là lợi
nhuận. Để tối đa hoá lợi nhu
ận, các đơn vị xây lắp phải hạ được giá thành xây lắp
hoặc trúng thầu thi công được nhiều công trình thuận lợi có giá trúng thầu cao.
Nhưng trong môi trường cạnh tranh, tìm cách giải bài toán để trúng thầu với giá cao
không phải lúc nào cũng thực hiện được nhất là trong dài hạn. Vì vậy, đáp án cho
những đơn vị trong ngành xây dựng là làm sao phải quản lý, tổ chức, điều hành hoạt
động kinh doanh của mình một cách hiệu quả và nâng cao năng lự
c cạnh tranh:
Một trong những biện pháp nâng cao năng lực cạnh tranh là tăng năng suất
lao động, giảm thời gian thi công, để đạt được điều này các doanh nghiệp xây lắp
phải ứng dụng được công nghệ thi công hiện đại, tiên tiến, đổi mới biện pháp thi
công, đầu tư máy móc, thiết bị phù hợp. Nếu do cạnh tranh, doanh nghiệp quyết
định giá bỏ thầu thấp sẽ có lợi cho ngân sách nhà nước về ng
ắn hạn, nhưng đổi lại
doanh nghiệp có thể sẽ thiếu vốn đầu tư, về dài hạn cả nhà nước và doanh nghiệp,
xã hội đều gặp bất lợi khi thời gian thi công kéo dài. Do đó, ngoài việc làm sao quản
lý và tổ chức tốt hoạt động thi công xây lắp để giảm giá thành, đòi hỏi nhà quản trị
doanh nghiệp cũng phải đưa ra quyết định lựa chọn giá trúng thầu phù hợp.

Th
ứ hai, để nâng cao năng lực cạnh tranh, các doanh nghiệp phải mở rộng
quy mô sản xuất, hình thành nhiều bộ phận trực thuộc và nhiều cấp quản lý với cấp
độ khác nhau. Làm sao để tổ chức này khi mở rộng hoạt động hiệu quả? điều này
2

phụ thuộc rất lớn vào tổ chức bộ máy của doanh nghiệp và năng lực của các nhà
quản lý.
Kế toán nói chung và kế toán quản trị nói riêng là một trong những công cụ
quan trọng nhất đối với nhà quản trị doanh nghiệp trong việc ra quyết định, quản lý,
kiểm soát, đánh giá hoạt động của mình:
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường để đưa ra được các quyết đị
nh kinh
doanh, các nhà quản trị không chỉ dựa vào thông tin quá khứ mà dựa vào các thông
tin liên quan đến tương lai để phân tích các tình huống, các phương án kinh doanh
và lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả nhất. Kế toán quản trị sẽ giúp các
nhà quản trị thu thập, phân tích, đánh giá các thông tin liên quan thông qua các công
cụ như tài chính, toán, thống kê trong quá trình lựa chọn ra quyết định.
Nhưng có được quyết định phù hợp rồi chưa đủ, nhà quản trị phải tổ chức
điều hành th
ực thi quyết định của mình một cách có hiệu quả thông qua việc: quản
lý, kiểm soát, đánh giá kết quả. Khi doanh nghiệp thực hiện phân cấp quản lý,
quyền hạn và trách nhiệm được chia cho các cấp quản lý khác nhau thì kế toán trách
nhiệm, một bộ phận kế toán quản trị sẽ cung cấp thông tin một cách đầy đủ, thích
hợp cho việc đánh giá năng lực của các nhà quản lý trong việc lựa chọn quyết đị
nh
và đánh giá kết quả thực hiện quyết định đó tới từng cấp lãnh đạo thông qua việc uỷ
quyền hay phân cấp quản lý. Ngoài ra thông tin này sẽ rất hữu ích cho các nhà quản
lý cấp cao hơn hoặc cho chủ sở hữu, nhà đầu tư, cơ quan nhà nước trong việc xây
dựng định mức kinh tế - kỹ thuật phù hợp.

2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu là hệ thố
ng kế toán trách nhiệm tại Tổng công ty Xây
dựng Thăng Long. Nó bao gồm các trung tâm trách nhiệm, các chỉ tiêu đánh giá,
các công cụ cung cấp thông tin lựa chọn cho việc ra quyết định đấu thầu, giao khoán
và đánh giá thành quả quản lý của trong các doanh nghiệp xây lắp.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu thực tế việc sử dụng các công cụ
của kế toán trách nhiệm trong việc ra quyết định đấu thầu, giao khoán và đánh giá
thành quả quản lý t
ại Tổng công ty Xây dựng Thăng Long.
3

3. Mục đích nghiên cứu của đề tài:
- Hệ thống hoá và làm rõ những vấn đề liên quan đến kế toán trách nhiệm
trong một đơn vị tổ chức
- Vận dụng lý luận để nghiên cứu thực trạng tổ chức kế toán trách nhiệm, và
cơ sở vận dụng cho việc ra quyết định đấu thầu, giao khoán và quản lý tại Tổng
công ty XD Thăng Long.
- Trên cơ sở nghiên cứu rút ra những ưu, nh
ược điểm và các đề xuất giải
pháp góp phần hoàn thiện cơ sở thu thập thông tin cho việc xây dựng các báo cáo kế
toán trách nhiệm để đánh giá thành quả quản lý và cung cấp thông tin hữu ích trong
việc lựa chọn quyết định đấu thầu, giao khoán.
- Điểm mới của đề tài, khác với các đề tài đi trước, đề tài này sẽ ứng dụng chỉ
tiêu giá trị kinh tế tăng thêm (EVA) để đánh giá hiệu qu
ả tại trung tâm đầu tư
4. Phương pháp nghiên cứu:
Trong quá trình nghiên cứu luận văn, tác giả sử dụng tổng hợp nhiều phương
pháp nghiên cứu: Phương pháp duy vật biện chứng; phương pháp duy vật lịch sử;
phương pháp điều tra điển hình; phương pháp phân tích tổng hợp; phương pháp

thực chứng để đối chiếu các vấn đề… trên cơ sở đó đưa ra những nội dung cần hoàn
thiện phù hợp với khả năng thực hiện được.
5. Kết cấu của luận văn:
Ngoài phần mở đầu và kết luận, phụ lục danh mục tài liệu tham khảo thì luận
văn được chia làm 3 chương:
Chương một: TỔNG QUAN KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
Chương hai : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG THĂNG LONG

Chương ba : MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ
TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY
DỰNG THĂNG LONG.


4


CHƯƠNG 1.

TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
1.1. Ý NGHĨA CỦA KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
1.1.1. Khái niệm
Chúng ta biết rằng, hầu hết các tổ chức nói chung và các tổ chức kinh doanh
nói riêng đều được phân chia thành các bộ phận nhỏ hơn, mỗi bộ phận đảm nhiệm
một chức năng cụ thể, chịu trách nhiệm về những công việc cụ thể. Trong mỗi bộ
phận như vậy sẽ có những cá nhân chịu trách nhiệm về một công việ
c hoặc chức
năng nào đó. Như vậy, để đạt được mục tiêu chung của tổ chức mỗi cá nhân, mỗi bộ
phận trong tổ chức phải nổ lực thực hiện các nhiệm vụ, các mục tiêu riêng lẻ do
quản lý cấp cao đã vạch ra cho bộ phận mình. Để kiểm soát hoạt động của cấp dưới,

các nhà quản lý cấp cao đã dựa vào hệ thống kế toán trách nhi
ệm (Responsibility
Accounting).
Kế toán trách nhiệm liên quan đến các khái niệm và công cụ mà các kế toán
viên sử dụng để đo lường sự thực hiện của các cá nhân và các bộ phận nhằm thúc
đẩy những nổ lực hướng về mục tiêu chung của tổ chức (Hilton, 1991) [1].
1.1.2. Sự cần thiết của kế toán trách nhiệm.
Nền kinh tế càng phát triển, cạnh tranh càng khốc liệt các doanh nghiệp phải
không ngừng mở rộng quy mô sản xuấ
t kinh doanh cả chiều rộng, lẫn chiều sâu đi
cùng với nó là hình thành nên các đơn vị, bộ phận. Có thể ví doanh nghiệp là một cỗ
máy khổng lồ, trong đó mỗi bộ phận là một chi tiết máy của nó chỉ cần một bộ phận
không hoàn hảo sẽ ảnh hưởng đến kết quả chung toàn doanh nghiệp.
Nền kinh tế Việt nam đang trong giai đoạn chuyển đổi, các doanh nghiệp
Nhà nước đ
ang chuyển đổi dần sang loại hình “ công ty”, các hình thức đầu tư ngày
càng đa dạng, người chủ sở hữu tách dần khỏi vai trò quản lý kinh doanh và vì vậy
họ luôn muốn biết tình hình kinh doanh của đơn vị, theo dõi quyền và trách nhiệm
của người quản lý. Muốn vậy, doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống đo lường, báo cáo
đánh giá trách nhiệm các cấp quản lý.
5

- Ra quyết định, thực hiện quyết định, kiểm soát là một trong số những chức
năng cơ bản của nhà quản trị. Thông tin cung cấp cho việc ra quyết định là sự kết
hợp giữa thông tin quá khứ và thông tin tương lai dựa trên cơ sở những dự báo,
chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng để bảo đảm được các quyết định
này được thực thi phù hợp với mục tiêu chung c
ủa tổ chức thì phải có thông tin
cung cấp cho việc đánh giá, cơ sở đánh giá. Kế toán trách nhiệm ra đời nhằm thực
hiện các mục tiêu đánh giá này.

1.1.3. Cơ sở hình thành kế toán trách nhiệm.
Kế toán quản trị là một trong số những công cụ hữu ích cung cấp thông tin
cho nhà quản trị trong việc ra quyết định và thông qua đó đánh giá kết quả khi thực
hiện quyết định. Việc đánh giá thực sự
có hiệu quả hay không phụ thuộc vào cách
thức tổ chức kinh doanh mức độ phân quyền của tổ chức. Một nhà quản trị tự mình
đưa ra toàn bộ các quyết định họ vẫn có thể đánh giá được kết quả sau khi thực hiện
quyết định đó. Nhưng câu trả lời cho câu hỏi quyết định đó đã tối ưu hay chưa? việc
lựa chọn giải pháp này thay vì giả
i pháp khác đã khả thi chưa?. Vấn đề là khi quyết
định đã được thực thi, kết quả đã xảy ra thì thông tin do kế toán quản trị cung cấp
không thể thay đổi được. Nếu thuận lợi thì cấp ra quyết định đã hoàn thành mục tiêu
nhưng việc đề ra mục tiêu đã thực sự phù hợp. Trường hợp bất lợi, trách nhiệm khó
có thể được xác định cụ thể và thông tin có thể đượ
c thay đổi hay nguỵ tạo, nguyên
nhân do nhân tố chủ quan gây ra sẽ bị lu mờ do các bằng chứng làm cơ sở đánh giá
sẽ được xây dựng phục vụ cho mục đích giải trình trách nhiệm này. Nếu một tổ
chức cứ duy trì cách đánh giá này, hậu quả là các thông tin cung cấp ngày càng
thiếu chính xác và kịp thời, những bất cập, yếu kém, tồn tại không được sữa chữa,
khắc phục, giải quyết. Quyế
t định kinh doanh ngày càng ra rời thực tế. Khi việc
phân cấp quản lý trong tổ chức được chú trọng hơn, các bộ phận trong tổ chức được
phân quyền thông qua việc uỷ quyền, trách nhiệm giải quyết công việc được chuyển
giao thông qua nhưng quy định, quy chế và kế hoạch, mục tiêu thực hiện đi liền với
nó là lợi ích do trách nhiệm tạo ra. Lúc này thay vì hoàn thành nhiệm vụ được giao:
Như hoàn thành các mục tiêu về doanh thu, lợ
i nhuận của bộ phận được giao các
6

cấp quản lý phải chú trọng nhiều hơn hiệu quả kinh doanh của nó và phù hợp với

mục tiêu chung của tổ chức. Nghĩa là phải được sự liên kết giữa các bộ phận trong
tổ chức vừa đảm bảo được việc hoàn thành mục tiêu của bộ phận được giao, vừa
đảm bảo được mục tiêu chung của tổ chức. Muốn vậy, cần phải có một công cụ
đánh giá trách nhiệm một cách hết sức khách quan và đáng tin cậy, kế toán trách
nhiệm là một bộ phận của kế toán quản trị có chức năng và nhiệm vụ cung cấp
thông tin một cách hữu ích cho việc đánh giá thành quả quản lý.
Như vậy, để hình thành hệ thống kế toán trách nhiệm phải xuất phát trước hết
từ yêu cầu quản lý của mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp. Một số
nghiên cứu thực
nghiệm đã chỉ ra rằng hầu hết các doanh nghiệp cho rằng cần thiết một hệ thống kế
toán trách nhiệm trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp lớn, tổ chức có sự phân cấp quản lý.
- Kinh doanh nhiều ngàng nghề, lĩnh vực, sản phẩm.
- Ứng dụng các phương pháp quản trị hiện đại vào trong việc tổ chức sản
xuất như các phương pháp TQE, JIT…
Nghiên cứ
u này cũng chỉ ra rằng việc phân cấp quản lý thành các trung tâm
trách nhiệm theo các tiêu thức chuẩn dùng để đánh giá kết quả kinh doanh được
hình thành từ khi các doanh nghiệp ứng dụng các phương pháp kế toán quản trị hiện
đại.
Kế toán trách nhiệm ra đời trên thế giới từ những năm 1970 của thế kỷ hai
mươi xuất phát từ đòi hỏi nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp để thích
nghi vớ
i sự thay đổi không ngừng của môi trường kinh doanh, cạnh tranh giữa các
doanh nghiệp ngày càng khốc liệt và gay gắt mà đóng góp không nhỏ vào tiến trình
chung này chính là những thành tựu to lớn khoa học quản lý, khoa học công nghệ
phát triển đặc biệt là công nghệ thông tin – đây là công cụ hỗ trợ và không thể thiếu
cho công tác quản lý điều hành, sản xuất của một tổ chức.

7

1.2.NỘI DUNG CỦA KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
1.2.1. Sự phân cấp quản lý.
Các nhà quản lý nhận thấy rằng hệ thống kế toán trách nhiệm chỉ phát huy
tác dụng và hoạt động có hiệu quả nhất trong những tổ chức thực hiện sự phân cấp
trong quản lý. Hầu hết các tổ chức có qui mô lớn đều thực hiện phân cấp quản lý.
Sự phân cấp quản lý xảy ra khi các nhà quản lý của các đơn vị
và các bộ phận trong
tổ chức được trao quyền tự do trong việc ra quyết định. Vậy, tại sao phân cấp quản
lý lại thích hợp cho một số công ty này nhưng không thích hợp cho một số công ty
khác.? Một tổ chức tập quyền ( không phân cấp quản lý) người đứng đầu tổ chức có
toàn bộ quyền, trách nhiệm trong việc điều hành hoạt động của tổ chức mình. Một
tổ chứ
c phân quyền ( phân cấp quản lý) không chia các bộ phận thành một đơn vị
kinh tế độc lập do những quy đinh về pháp lý. Nhưng mỗi bộ phận của tổ chức được
coi như một trung tâm trách nhiệm độc lập mặc dù trong thực tế không có tiêu thức
nào chỉ rõ được sự phân chia giữa một tổ chức tập quyền và phân quyền. Nhưng có
những công cụ, chỉ tiêu sử dụng phù hợp v
ới mỗi tổ chức nhất định.
Để hiểu được các mục đích của hệ thống kế toán trách nhiệm, cần thiết phải
xem xét các lợi ích và chi phí của việc phân cấp quản lý.
Lợi ích của việc phân cấp quản lý:

1. Ra quyết định tốt nhất là ở ngay cấp phát sinh vấn đề. Nhà quản lý các bộ
phận và các bộ phận trong tổ chức là những chuyên gia trong lĩnh vực họ quản lý.
Do vậy, họ sẽ quản lý bộ phận của họ hiệu quả hơn.
2. Việc cho phép các nhà quản lý các bộ phận được ra các quyết định giúp họ
được tập luyện khi họ được nâng cấp trong tổ chức. Do vậy, h

ọ sẽ có sự chuẩn bị về
khả năng ra quyết định khi họ được giao trách nhiệm lớn.
3. Bằng việc trao một số quyền ra quyết định cho nhiều cấp quản lý, các nhà
quản lý cấp cao bớt phải giải quyết rất nhiều vần đề xảy ra hàng ngày và do đó có
thời gian tập trung lập các kế hoạch chiến lược.
8

4. Giao trách nhiệm và quyền được ra quyết định thường làm tăng sự hài
lòng với công việc và khuyến khích người quản lý nổ lực hết mình với công việc
được giao.
5. Sự phân cấp quản lý cung cấp một căn cứ tốt hơn để đánh giá sự thực hiện
của người quản lý.
Chi phí của việc phân cấp quản lý:

1.Các nhà quản thường có xu hướng tập trung vào hoàn thành công việc của
bộ phận mình quản lý, hơn là hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.
2.Các nhà quản lý có thể không chú ý đến hậu quả công việc của bộ phận
mình lên các bộ phận khác trong tổ chức.
3.Lãng phí nguồn lực hoặc trùng lắp công việc: Hệ thống kế toán trách nhiệm
ảnh hưởng rất lớn đến hành vi và thái độ của các nhà quản lý. Ảnh hưở
ng có thể là
tích cực hoặc tiêu cực tuỳ thuộc vào cách sử dụng hệ thống kế toán trách nhiệm.
Hệ thống kế toán trách nhiệm có hai mặt đó là thông tin và trách nhiệm. Ảnh
hưởng đến hành vi của nhà quản lý của hệ thống kế toán trách nhiệm tuỳ thuộc vào
khía cạnh nào được nhấn mạnh (Huỳnh Lợi, Nguyễn Khắc Tâm, 2001)[1].
Khi hệ thống kế toán trách nhiệm nhấn mạnh đến khía cạnh thông tin, thì sẽ

ảnh hưởng tích cực lên hành vi của nhà quản lý. Việc nhấn mạnh đến việc cung cấp
thông tin cho các nhà quản lý để giúp họ nắm bắt được tình hình hoạt động của tổ
chức, cũng như hiểu được nguyên nhân của việc hoạt động kém hiệu quả sẽ tạo điều

kiện nâng cao hiệu quả hoạt động trong tương lai. Khi sử dụng đúng, hệ thống kế
toán trách nhi
ệm ít chú trọng đến trách nhiệm. Nếu các nhà quản lý cảm thấy rằng
họ bị phê bình và khiển trách vì hiệu quả thực hiện công việc của họ không tốt, họ
thường có xu hướng đối phó theo cách không tích cực và có khi hoài nghi về hệ
thống (Hilton, 1991)[2]
Nói chung, khi vận dụng hệ thống kế toán trách nhiệm, cần tập trung vào vai
trò thông tin của hệ thống. Điều này sẽ ảnh hưởng tích cực đến hành vi và thái độ
c
ủa nhà quản lý, khuyến khích họ cố gắng cải thiện hiệu quả hoạt động.

9

Các trung tâm trách nhiệm.
Hệ thống kế toán trách nhiệm được xây dựng trên cơ sở xác định trách nhiệm
của mỗi đơn vị, bộ phận trong tổ chức. Mỗi đơn vị hoặc bộ phận của tổ chức có một
nhà quản lý chịu trách nhiệm về những kết quả tài chính cụ thể của đơn vị hoặc bộ
phận. Một đơn vị hoặc bộ ph
ận như vậy gọi là một trung tâm trách nhiệm.
Các đơn vị hoặc bộ phận trong một tổ chức có thể phân loại thành một trong
bốn loại trung tâm trách nhiệm:
Trung tâm chi phí: là một đơn vị/bộ phận của tổ chức trong đó nhà quản lý
chỉ có quyền điều khiển, kiểm soát sự phát sinh của chi phí. (ví dụ: một phân xưởng
sản xuất trong một công ty là một trung tâm chi phí, một đội xây lắ
p là một trung
tâm chi phí)
Trung tâm doanh thu: là một đơn vị/bộ phận của tổ chức trong đó nhà quản
lý chỉ có chịu trách nhiệm về doanh thu phát sinh (ví dụ: bộ phận bán hàng của một
công ty là một trung tâm doanh thu)
Trung tâm lợi nhuận: (trung tâm kinh doanh) là một đơn vị/bộ phận của tổ

chức trong đó nhà quản lý chịu trách nhiệm về cả doanh thu và chi phí. (ví dụ: một
nhà hàng của một khách sạn là một trung tâm lợi nhuận, mộ
t chi nhánh của công ty,
một công ty được Tổng công ty giao thầu xây lắp một dự án)
Trung tâm đầu tư: là một đơn vị/bộ phận của tổ chức trong đó nhà quản lý
chỉ có chịu trách nhiệm về lợi nhuận và vốn đầu tư sử dụng bởi đơn vị/bộ phận đó.
(ví dụ: Khu vực kinh doanh của một tổng công ty/tập đoàn, dự án lựa chọn đầ
u tư,
hay công trình tham gia đấu thầu ).







10



Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức Tổng Công ty XD G

Cấp tổng công ty: Tổng giám đốc (hoặc chủ tịch) của tổng công ty là người
chịu trách nhiệm về lợi nhuận được tạo ra trong tổng công ty, đồng thời cũng chịu
trách nhiệm về vốn đầu tư của tổng công ty. Tổng giám đốc có quyền trong việc ra
các quyết định quan trọng ảnh hưởng đến l
ợi nhuận và vốn đầu tư trong tổng công
ty.Toàn bộ Tổng công ty xây dựng G được xem là một trung tâm đầu tư.
Cấp đơn vị độc lập: Giám đốc các công ty độc lập (ví dụ Công ty X) trong
Tổng công ty xây dựng G là người chịu trách nhiệm và có quyền ra các quyết định

ảnh hưởng đến lợi nhuận và vốn đầu tư của công ty do mình phụ trách. Mỗi Công ty
độc lập của Tổng công ty xây dựng G cũng được xem là mộ
t trung tâm đầu tư.
TỔNG CÔNG
TY XD G
CÔNG TY ĐỘC
LẬP
CÔNG TY PHỤ
THUỘC
CÔNG TY X

CÔNG TY Z
CÔNG TY A CÔNG TY B

CÔNG TY Y
PHÒNG KỸ
THUẬT
PHÒNG NHÂN
SỰ
PHÒNG KẾ
TOÁN
PHÒNG VẬT
TƯ
PHÒNG KẾ
HOẠCH
ĐỘI XÂY LẮP

CHI NHÁNH
XÍ NGHIỆP
ĐỘI XÂY LẮP

ĐỘI XÂY LẮP

11

Cấp đơn vị phụ thuộc: Giám đốc các công ty (ví dụ công ty X, công ty Y,
công ty Z…) trong từng Tổng công ty là người chịu trách nhiệm về lợi nhuận tạo ra
trong công ty theo uỷ quyền của Tổng giám đốc Tổng công ty XD G. Tuy nhiên,
giám đốc công ty không có thẩm quyền ra các quyết định về vốn đầu tư của công ty
mình quản lý. Mỗi công ty trong sơ đồ 1.1 trên được xem là một trung tâm lợi
nhuận.
Cấp bộ phận/phòng ban: Công ty Z có 5 bộ phận trực thu
ộc, đó là các Phòng
kế hoạch, Phòng kỹ thuật, Phòng vật tư, Phòng nhân sự, và Phòng kế toán. Nhà
quản lý bộ phận/phòng bán hàng là người chịu trách nhiệm về việc giao khoán, quản
lý, kiểm soát và phân phối các nguồn lực cho các đội xây lắp của công ty Z theo uỷ
quyền của Giám đốc công ty được xem là một trung tâm lợi nhuận
Cấp xí nghiệp, chi nhánh: Là những đơn vị phụ thuộc các công ty độc lập
chịu trách nhiệm những phần vi
ệc do Cấp công ty uỷ quyền là các đơn vị phụ thuộc.
Trong các xí nghiệp, chi nhánh cũng có các bộ phận , phòng ban giống cấp công ty.
Đây cũng được coi như trung tâm lợi nhuận.
Cấp phân xưởng, đội xây lắp: Các phân xưởng sản xuất, đội xây lắp, đội xe
máy là những bộ phận trực thuộc trong Công ty Z. Quản đốc là người quản lý hoạt
động của phân xưởng sản xuất, đội trưởng là người đứ
ng đầu các đội xây lắp sẽ chịu
trách nhiệm về chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất của phân xưởng, đội. Vì
vậy, mỗi phân xưởng sản xuất, đội xây lắp được xem là một trung tâm chi phí.

12

CẤP QUẢN LÝ NGƯỜI QUẢN LÝ TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM



TỔNG CÔNG TY

TỔNG GIÁM ĐỐC

TT ĐẦU TƯ




ĐƠN VỊ ĐỘC LẬP

GĐ CTY ĐỘC LẬP

TT ĐẦU TƯ/LỢI NHUẬN





ĐƠN VỊ PHỤ THUỘC

GĐ C.TY PHỤ THUỘC

TT LỢI NHUẬN




PHÒNG BAN

TRƯỞNG PHÒNG

TT LỢI NHUẬN




PHÂN XƯỞNG,ĐÔI XL

QUẢN ĐỐC,ĐỘI
T
RƯ
ỞNG


TT CHI PHÍ




DÂY CHUYỀN

TỔ TRƯỞNG

TT CHI PHÍ

Sơ đồ 1.2. Các trung tâm trách nhiệm Tổng công ty Xây dựng G

1.2.2. Các công cụ đánh giá thành quả quản lý.
1.2.2.1. Lập dự toán.
a/.Khái quát về dự toán

Dự toán là tổng thể các dự tính được thể hiện qua một cơ cấu nhất định thông
qua việc cụ thể hoá bằng con số nội dung của các kế hoạch, dự án. Lập dự toán sản
xuất kinh doanh là việc lập dự kiến chi tiết những chỉ tiêu trong hệ thống quá trình
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ. Các doanh nghiệp muốn kinh
doanh lâu dài, hoạt động ổn định và vữ
ng chắc cần phải có chiến lược kinh doanh
tổng thể và dự toán cho từng kỳ sao cho các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh trong dự

toán phải có sự liên kết phù hợp với nhau. Điều đó phụ thuộc rất nhiều vào khâu lập
dự toán sản xuất kinh doanh.
Dự toán phải được lập dựa trên nguồn thông tin từ nhiều phía, sử dụng một
cách đồng bộ như: thông tin kinh tế trong nước và thế giớ
i, quan hệ cung cầu hàng
hoá, quan hệ tài chính với các bên liên quan, sự đồng bộ trong điều hành các hoạt
13

động của doanh nghiệp, tổ chức và chất lượng thông tin kế toán của niên độ kế toán
đã qua, cùng với khả năng phân tích, dự đoán của người quản lý.
Trong doanh nghiệp xây dựng dự toán là công cụ quản trị cơ bản của nhà
quản trị trong việc hạch toán, kiểm soát và ra các quyết định quản trị doanh nghiệp.
Một số loại dự toán trong sản xuất xây lắp:
- Giá trị dự toán:
được xác định thông qua hợp đồng giữa một bên là giao
thầu và một bên là nhận thầu trên cơ sở thiết kế kỹ thuật thi công, định mức và đơn
giá do nhà nước quy định. Đối với bên giao thầu là cơ sở để thanh toán, đối với bên
nhận thầu là giá trị sẽ thu được khi hoàn thành khối lượng công việc, hạng mục
công việc.
- Giá thành công trình xây lắp ( Dự toán chi phí): là một phần của giá trị dự
toán, là ch
ỉ tiêu tổng hợp các chi phí trực tiếp và các chi phí gián tiếp theo các khối
lượng công tác hoàn thành. Trong quản lý và hạch toán giá thành xây lắp được chia
thành:
+ Giá thành dự toán = giá trị dự toán - lợi nhuận định mức.
+ Giá thành kế hoạch: là giá thành được xác định từ những điều kiện, đặc
điểm cụ thể của một doanh nghiệp xây lắp trong một kỳ kế hoạch nhất định.
+ Giá thành thực tế: là toàn bộ chi phí trực tiếp và gián ti
ếp thực tế phát sinh
để hoàn thành công trình xây lắp.

Bất cứ một công trình nào trước khi thi công cũng phải lập dự toán chi phí.
Dự toán chi phí xây lắp được lập căn cứ vào hồ sơ thiết kế, hệ thống định mức, kinh
nghiệm thi công của các công trình trước và khảo sát thực tế mặt bằng thi công để
đưa ra các dự tính cụ thể. Chúng phải được lập cụ thể, chi tiết cho từng công việc
củ
a công trình để tổng hợp lại thành giá thành toàn công trình. Mặc dù không đạt
được mức chính xác tuyệt đối khi đưa vào thi công thực tế nhưng dự toán luôn được
các nhà quản lý kỳ vọng về mức độ chính xác và là công cụ chính để các nhà quản
trị ra quyết định và đánh giá kết quả thực hiện.
Lập dự toán chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp có ý nghĩa hết sức quan
trọng :
14

- Thông qua dự toán, nhà quản trị cũng dự tính được trong tương lai cần phải
làm gì, kết quả đạt được của những hoạt động đó, từ đó có những phương án cụ thể,
hợp lý để điều hành quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông tin dự
toán chi phí có thể cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp ra quyết định
thực hiện hợp đồng xây lắp này với mức giá bao nhiêu là phù hợp.?
- Trên cơ sở lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh cụ thể, tạo điều kiện cho
nhà quản trị quản lý được chặt chẽ từng khoản mục chi phí, lường được trước những
khó khăn và những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình quản lý các chỉ tiêu, đồng thời
có sự điều chỉnh hợp lý các phương án đã lựa chọn nhằm đạt được hiệu quả
cao
nhất.
- Dự toán làm cơ sở cho việc phân tích tình hình biến động của chi phí, xác
định rõ nguyên nhân khách quan và chủ quan trong quá trình thực hiện dự toán từ
đó đảm bảo cho nhà quản trị biết được thực chất về quá trình sản xuất của doanh
nghiệp để từ đó có các điều chỉnh cho phù hợp
- Dự toán sản xuất kinh doanh kết hợp toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp
dựa trên căn cứ

từ nhiều hoạt động của các bộ phận khác nhau, nhờ vậy dự toán
đảm bảo cho kế hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của doanh
nghiệp
b/.Dự toán dài hạn và dự toán ngắn hạn:

Sự khác nhau cơ bản giữa dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn là thời gian
và vấn đề kỹ thuật phân tích và các xử lý đối với nhân tố thời gian ( hiện giá của
đồng tiền, ảnh hưởng của rủi ro, tính không chắc chắn )
Dự toán dài hạn: Dự toán mang tính chất kế hoạch dài hạn thường liên quan
nhiều đến việc thay đổi khả năng sản xuất của doanh nghiệp, như
việc đầu tư tạo ra
các nguồn lực mới cho doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp xây lắp dự toán dài
hạn chính là việc lập chiến lược sản xuất kinh doanh gồm: Đầu tư các dự án xây
dựng dưới các hình thức BOT,BT,BTO, mở rộng, chiếm lĩnh thị trường để tham gia
xây dựng các công trình xây dựng và giao thông, đầu tư mua mới hoặc thay thế máy
móc thiết bị phục vụ cho sản xuất. Các dự án đầu tư
dài hạn đòi hỏi khoản đầu tư
15

lớn thực hiện trong một thời gian dài tạo tiền đề cho sự thành công của doanh
nghiệp trong tương lai.
Đặc điểm của vốn đầu tư: Đầu tư chính là việc bỏ vốn vào một dự án nhằm
mục đích thu lợi nhuận trong tương lai với thời gian thu hồi vốn đầu tư vượt quá
một kỳ kế toán.
Nội dung lập dự toán đầu tư: Do những
đặc điểm trên việc lập dự toán được
đặt ra cho nhà quản trị cấp trên với nội dung sau:
- Dự toán vốn.
- Thời gian thu hồi vốn.
- Xác định giá trị tương lai của một đồng vốn hiện tại và giá trị hiện tại của

một đồng tương lai.
Với đặc điểm là doanh nghiệp xây lắp, xây dựng một công trình, dự án có
thời gian hoàn thành trên một năm cũng cầ
n được coi là các dự án đầu tư. Bởi vì,
kết quả của nó không chỉ liên quan đến một kỳ sản xuất kinh doanh, mà còn liên
quan đến nhiều kỳ. Các sản phẩm xây lắp khác nhau, nguồn lực đầu tư phục vụ cho
sản xuất kinh doanh cũng khác nhau đi liền với việc quyết định nhận thầu các công
trình thì nhà quản trị cũng phải xem xét các quyết định liên quan đến việc đầu tư
máy móc thiế
t bị phục vụ cho việc thi công.

- Trong các quyết định kinh doanh của các doanh nghiệp xây lắp thì quyết
định lựa chọn công trình dự án, quyết định mức giá bỏ thầu là một trong những
quyết định quan trọng nhất có ảnh hưởng lớn đến sự thành bại của doanh nghiệp.
Trước khi đưa ra các quyết định này, nhà quản trị phải lập được dự toán chi phí xây
dựng ( giá trị dự toán ) cho công trình dự án đ
ó. Trên cơ sở dự toán được lập sẽ
cung cấp thông tin một cách có hệ thống về chi phí hoạt động xây dựng, về mức giá
tối đa, tối thiểu của công trình mà nhà quản trị có thể bỏ thầu.
+ Dự toán chi phí xây dựng một công trình, dự án được lập phục vụ cho việc
đấu thầu, căn cứ lập là khối lượng hồ sơ mời thầu, thiết kế kỹ
thuật, thiết kế thi
công, định mức xây dựng do Nhà nước ban hành, đơn giá dự toán được lấy theo
16

thông báo giá tại địa phương nơi có công trình, dự án được xây dựng. Dự toán được
lập theo quy định như vậy, cung cấp thông tin về mức giá trần là mức giá tối đa mà
các nhà thầu có thể bỏ thầu.
+ Dự toán chi phí xây dựng được lập trên cơ sở thiết kế biện pháp tổ chức thi
công riêng của doanh nghiệp, năng lực hiện có của doanh nghiệp, kinh nghiệm thi

công của các dự án trước đó sẽ
cung cấp cho nhà quản trị thông tin về mức giá tối
thiểu có thể bỏ thầu. Là ngưỡng cận dưới mà doanh nghiệp không nên vượt qua, đây
chính là “giá thành dự toán xây lắp”, là toàn bộ chi phí doanh nghiệp sẽ phải tiêu
tốn khi thực hiện cộng việc này ( các yếu tố đầu ra).
Tuỳ vào mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp trong từng khu vực, giai
đoạn, thời kỳ khi đấu thầu các doanh nghiệp sẽ xác định mức gi
ảm giá theo tỷ lệ
trên giá dự toán. Nếu trúng thầu, đơn giá này được gọi là “ giá thanh toán” để chủ
đầu tư thanh toán cho nhà thầu và chính là đầu vào ( doanh thu) của doanh nghiệp
xây lắp.
Chênh lệch giữa giá trị dự toán và giá thành dự toán xây lắp càng lớn, tỷ suất
sinh lời sẽ càng cao và ngược lại. Bởi vì, cả hai dự toán đều được lập trên cơ sở khối
lượng thiết kế nhân với đơn giá tổng hợp. Khối l
ượng thi công trên thực tế rất ít khi
thay đổi trừ trường hợp thay đổi thiết kế. Nhân tố hay thay đổi và phụ thuộc nhiều
chính là đơn giá mua nguyên vật liệu. Theo quy định, hợp đồng xây lắp có thời gian
thực hiện trên 12 tháng thường áp dụng các đơn giá điều chỉnh. Vì vậy, khi giá trị
dự toán xây dựng tăng lên thì giá thành dự toán cũng tăng lên một mức tương ứng
và ngược lại.
Dự toán ngắ
n hạn: Dự toán sản xuất kinh doanh ngắn hạn thường được lập
cho một năm phù hợp cho một năm tài chính của doanh nghiệp dùng để đánh giá
các chỉ tiêu thực hiện so với kế hoạch đặt ra.
Hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp xây lắp: Giống như
các doanh nghiệp sản xuất khác thì doanh nghiệp xây lắp cũng xây dựng cho mình
hệ thống dự toán phục v
ụ cho việc kinh doanh.
- Dự toán về sản lượng sản xuất
17

- Dự toán về khối lượng nghiệm thu – thanh toán.
- Dự toán vật tư - tiền vốn cần cung cấp.
- Dự toán vốn bằng tiền.
- Dự toán chi phí sản xuất.
- Dự toán chi phí bán hàng- chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Dự toán kết quả kinh doanh.
Mối liên hệ của các dự toán ở doanh nghiệp được thể hiện qua sơ đồ sau:
Quá trình tự lập dự toán, phương pháp lập dự toán, mối quan hệ biện chứng
gi
ữa các dự toán sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị trong việc điều hành
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu việc lập dự toán khả thi phù
hợp với thực tiễn thì các báo cáo dự toán chính là căn cứ để đánh giá trách nhiệm
của Nhà quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, ngoài việc đánh giá trách nhiệm quản lý dựa
vào dự toán, còn phải xem xét phương pháp lập dự toán có khách quan và đáng tin
cậy không.
1.2.2.2. Phân loại chi phí.
Chi phí sản xuất kinh doanh là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải chi
ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. Thông tin về chi phí là một trong những
thông tin quan trọng nhất đối với các nhà quản trị trong doanh nghiệp vì nó ảnh
hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó việc kiểm soát chặt chẽ chi
phí của doanh nghiệp là vấn đề hết sức quan trọng đối với sự tồn tại của doanh
nghiệp, bên cạnh
đó việc phân loại chi phí một cách linh hoạt có ý nghĩa rất lớn đối
với công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đối với nhà quản
trị nhận diện được bản chất, đầy đủ, kịp thời sự biến động của chi phí sẽ là nguồn
thông tin thích hợp cho quá trình ra quyết định ảnh hưởng lớn tới việc phát triển của
doanh nghiệp trong tương lai.
Chi phí sản xuất kinh doanh c
ủa doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau

đặc biệt là trong doanh nghiệp xây dựng tuỳ thuộc vào nhu cầu thông tin phục vụ
của nhà quản trị.
18

Ngoài một số cách phân loại chi phí theo các tiêu thức: phân loại chi phí theo
nội dung kinh tế, phân loại chi phí theo nội dung khoản mục, phân loại chi phí theo
chức năng phục cho chủ yếu cho việc lập và trình bày thông tin cung cấp cho báo
cáo tài chính thì một số cách phân loại chi phí sau phục vụ chủ yếu cho kế toán
quản trị.
a/. Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí:

Mục đích cơ bản của cách phân loại chi phí này trong kế toán quản trị là
cung cấp thông tin phục vụ cho mục đích lập kế hoạch, kiểm tra và chủ động điều
tiết chi phí cho phù hợp. Các nhà quản trị căn cứ vào các thông tin được cung cấp sẽ
thấy được sự biến động của chi phí có phù hợp với sự biến động của mức độ hoạt
động, từ
đó đề ra các biện pháp hữu hiệu nhằm quản lý tốt chi phí. Theo cách phân
loại này chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh được chia thành 3 loại:
Biến phí ( chi phí biến đổi ): là những khoản mục chi phí có quan hệ tỷ lệ
thuận với mức biến động về mức độ hoạt động trong khoảng thích ứng. Nó có đặc
điểm là biến phí đơn vị không đổi khi mức độ hoạt động thay đổi.
Đị
nh phí ( Chi phí cố định ): là những khoản chi phí không thay đổi khi mức
hoạt động thay đổi trong khoảng thích ứng. Nó có đặc điểm là tổng mức định phí
không thay đổi khi sản lượng thay đổi trong một phạm vi phù hợp. Đó là phạm vi
giữa khối lượng sản phẩm sản xuất tối thiểu và khối lượng sản phẩm sản xuất tối đa
mà doanh nghiệp dự định sản xuấ
t. Định phí đơn vị thay đổi tỷ lệ nghịch với sản
lượng thay đổi.
Chi phí hỗn hợp: là loại chi phí bao gồm cả yếu tố biến phí và định phí ( ví

dụ: chi phí điện thoại trong khoảng thuê bao là chi phí cố định, vượt qua khoảng đó
là chi phí biến đổi ). Phần định phí của chi phí hỗn hợp phản ảnh phần chi phí căn
bản tối thiểu để duy trì và giữ cho dịch v
ụ đó luôn trong tình trạng sẵn sàng phục vụ
hoặc phần sử dụng quá định mức. Do đó, yếu tố biến phí biến thiên tỷ lệ thuận với
mức dịch vụ hoặc mức sử dụng quá định mức.
19

Phân tích chi phí hỗn hợp: Để đạt được mục đích phân loại chi phí cho phù
hợp với mục đích đề ra cần phải phân tích nhằm lượng hoá để tách riêng định phí và
biến phí trong chi phí hỗn hợp.
Có bốn phương pháp được ứng dụng vào việc phân chia định phí và biến phí
trong chi phí hỗn hợp, trong đó có hai phương pháp thường được sử dụng nhiều
nhất là phương pháp:
- Phương pháp cực đại - cực tiểu: Phươ
ng pháp này dựa trên việc xác định
mức độ hoạt động cao nhất và thấp nhất. Chênh lệch chi phí giữa hai cực được chia
cho mức độ hoạt động của hai cực nhằm xác định yếu tố biến phí. Căn cứ vào kết
quả tính được, mức độ hoạt động và tổng chi phí ở mức độ hoạt động đó sẽ xác định
được các yếu tố định phí. Phương trình dự
đoán chi phí có dạng sau: Y = a + bx.
- Phương pháp bình phương bé nhất: Phương pháp này cho độ chính xác cao
hơn phương pháp cực đại - cực tiểu, nhưng tinh vi và khó thực hiện hơn. Phương
pháp này nhằm xác định phương trình biến thiên của chi phí dựa trên tính toán hệ
phương trình trong phân tích thống kê, sử dụng số liệu chi phí phát sinh tương ứng
với các mức độ hoạt động từ kỳ trước. Phương trình dự đoán chi phí cũng có dạng
tổng quát nh
ư phương pháp cực đại - cực tiểu. Tuy nhiên phương pháp này phức tạp
do nó quan tâm đến tất cả các quan sát thực nghiệm.
Bên cạnh đó, cách phân loại này còn giúp nhà quản trị xây dựng mô hình chi

phí trong mối quan hệ giữa chi phí - khối lượng - lợi nhuận. Thông qua việc xác
định số dư đảm phí để để phân tích điểm hoà vốn, xác định được chi phí bỏ ra để
đạt được lợi nhuận dự kiến. Qua đó, nhà quản tr
ị xác định phương hướng sử dụng
và nâng cao hiệu quả chi phí. Trong ngắn hạn, khi bị giới hạn về nguồn lực, việc
xác định số dự đảm phí dựa trên nguồn lực bị giới hạn ( số dư đảm phí tính trên
công suất máy móc thiết bị, giờ công lao động: ca máy; giờ công) sẽ giúp nhà quản
trị đưa ra được các quyết định ngắn hạn một cách hiệu quả.
Các doanh nghi
ệp xây lắp ngoài việc lập kế hoạch, kiểm soát chi phí, điều
tiết chi phí khi tổ chức thi công xây lắp các công trình nhằm mục đích hạ giá thành,
nâng cao năng lực cạnh tranh còn phải đưa ra các quyết định lựa chọn công trình, dự
20

án, hạng mục công việc nào hiệu quả nhất ( đấu thầu công trình ). Việc lựa chọn
cách thức phân loại chi phí này sẽ giúp nhà quản trị có cơ sở đưa ra quyết định tham
gia xây dựng công trình dự án đó hay không và định giá bỏ thầu phù hợp với mục
tiêu, chiến lược, năng lực của doanh nghiệp trong từng thời kỳ.
b/. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với đối tượng chi phí.

Theo cách thức phân loại này, chi phí sản xuất kinh doanh được chia thành:
- Chi phí trực tiếp: là chi phí có thể tách biệt, phát sinh một cách riêng biệt
cho một hoạt động cụ thể của một doanh nghiệp. Trên góc độ của quản trị, chi phí
này có thể tránh được, nói cách khác, sự phát sinh và mất đi của chi phí này gắn liền
với sự phát sinh và mất đi của một hoạt động cụ thể. Trong khi đó, chi phí gián tiếp
lại khó tránh được, bởi chúng không liên quan đế
n hoạt động cụ thể nào mà cùng
một lúc liên quan đến nhiều hoạt động khác trong doanh nghiệp.
- Chi phí gián tiếp: Theo quy định hiện hành, thì chi phí gián tiếp là các chi
phí phục vụ cho việc quản lý điều hành của doanh nghiệp, tỷ trọng của chi phí này

trong tổng chi phí toàn doanh nghiệp phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh
nghiệp và sản lượng tạo ra của doanh nghiệp trong một thời kỳ. Chi phí gián tiếp
tăng theo thời gian sả
n xuất.
c/. Một số cách phân loại chi phí khác phục vụ việc ra quyết định quản lý:

Phân loại chi phí theo thẩm quyền ra quyết định là những khoản chi phí được
xác đinh theo phạm vi quyền hạn của các nhà quản trị các cấp với các chi phí đó.
Việc phân chia theo quyền hạn này có ý nghĩa quan trọng trong việc kiểm soát chi
phí, lập báo cáo bộ phận, đánh giá kết quả thực hiện.
- Chi phí chênh lệch: Là những chi phí chỉ có ở phương án này nhưng không
có hoặc chỉ có một phần ở phương án khác. Xác định chi phí chênh lệ
ch giữa các
phương án là căn cứ quan trọng để các doanh nghiệp ra quyết định lựa chọn phương
án đầu tư.
- Chi phí cơ hội: Chi phí cơ hội là nguồn thu nhập tiềm tàng mất đi khi lựa
chọn phương án này để thay thế một phương án khác. Chi phí này không được phản
21

ánh trên sổ sách, vì một phương án bị loại bỏ trở thành cơ hội của phương án được
lựa chọn. Các nhà quản trị phải quan tâm đến chi phí này khi đề ra quyết định.
- Chi phí thích hợp và chi phí không thích hợp: Chi phí thích hợp cho việc ra
quyết định là chi phí có thể tránh được. Tất cả mọi chi phí được xem là có thể tránh
được trừ chi phí chìm và chi phí tương lai ( không chênh lệch giữa các phương án).
Chi phí chìm là chi phí đã xảy ra và không thể tránh được cho dù người quản lý
quyết
định theo tiến trình hành động nào. Chi phí chìm không thích hợp với tương
lai và phải loại bỏ trong việc ra quyết định, mọi chi phí tương lai mà không chênh
lệch giữa các phương án trong một tình huống quyết định không phải là chi phí
thích hợp. Như vậy, chi phí chìm và chi phí tương lai không chênh lệch nhau giữa

các phương án là chi phí không thích hợp.
- Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được: Đây là những
khoản mục chi phí phản ánh phạm vi, quyền hạn của nhà quản trị các cấp đối v
ới
loại chi phí đó. Chi phí được xem là kiểm soát được ở cấp có thẩm quyền quyết
định chi phí đó. Như vậy, nhà quản trị cấp cao có quyền quyết định và kiểm soát chi
phí nhiều hơn. Thông thường các cấp quản lý thấp mới có những chi phí không
kiểm soát được.
Việc phân loại chi phí này thích hợp trong việc đánh giá trách nhiệm của nhà
quản lý trong phạm vi, quyền hạn được giao. Công cụ đánh giá dựa trên các trung
tâm chi phí trong mộ
t doanh nghiệp hay tổ chức.
Tóm lại, có rất nhiều cách phân loại chi phí khác nhau, tuỳ theo mục đích,
yêu cầu của nhà quản trị mà chi phí được phân loại một cách phù hợp. Nếu như
cách phân loại chi phí theo các yếu tố chi phí, theo khoản mục phục vụ cho mục
đích tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo tài chính thì các cách phân loại khác
thường được sử dụng đối với công việc của kế toán quản trị: lập dự toán, kế hoạch,
kiểm soát, ra quyết định, đánh giá thành quả quản lý…Đối với các doanh nghiệp
xây lắp công việc kinh doanh chủ yếu là thi công xây lắp các sản phẩm theo hợp
đồng thông qua đấu thầu hoặc chỉ định thầu phương pháp xác định chi phí theo công
việc là vấn đề hết sức quan trọng. Nó vừa giúp cho doanh nghiệp phản ánh chính
22

xác, phù hợp chi phí cho từng công trình hạng mục công trình, vừa cung cấp thông
tin cho việc định giá bỏ thầu, nhận thầu và trong quá trình tổ chức thi công phân loại
chi phí giúp cho doanh nghiệp tổ chức biện pháp thi công hợp lý để hạ giá thành xây
lắp nâng cao năng lực cạnh tranh, trên cơ sở đó làm căn cứ xây dựng các báo cáo
đánh giá thành quả quản lý của các cấp, bộ phận trong doanh nghiệp. Phân loại chi
phí phù hợp, sẽ cung cấp thông tin một cách hệ thống, kịp th
ời, đầy đủ cho các nhà

quản trị trong doanh nghiệp. Hơn nữa, khi xây dựng được một hệ thống phân loại
chi phí thống nhất trong toàn doanh nghiệp, tổ chức sẽ có ảnh hưởng lớn đến công
việc giám sát và đánh giá qua kết quả thực hiện được của từng bộ phận, tổ chức
trong doanh nghiệp thông qua các báo cáo bộ phận.
1.2.2.3. Báo cáo bộ phận
Là báo cáo của một đơn vị hoặc mộ
t hoạt động của một tổ chức doanh
nghiệp, mà nhà quản lý cần quan tâm xem xét để họ có thể kiểm soát và quản lý đối
với chi phí và doanh thu của những bộ phận đó, ví dụ: Các báo cáo ở phân xưởng
sản xuất, đội xây lắp, các báo cáo ở từng quầy hàng, báo cáo của khu vực kinh
doanh trong một tập đoàn…
Để cấp quản lý cao nhất trong một tổ chức có thể nắm được toàn bộ tình hình
hoạ
t động của tổ chức, định kỳ các trung tâm trách nhiệm từ cấp thấp nhất phải báo
cáo dần lên các cấp cao hơn trong hệ thống về những chỉ tiêu tài chính chủ yếu của
trung tâm trong một báo cáo gọi là báo cáo thực hiện (performance report).
Một báo cáo thực hiện trình bày các số liệu dự toán, số liệu thực tế và số
chênh lệch những chỉ tiêu tài chính chủ yếu phù hợp theo từng loại trung tâm trách
nhiệm. Thông qua các báo cáo thự
c hiện, nhà quản lý (bằng cách sử dụng phương
pháp quản lý theo ngoại lệ) sẽ kiểm soát được các hoạt động của tổ chức một cách
hiệu quả (Hilton, 1991)[3].
Các loại báo cáo thực hiện:
- Đối với trung tâm chi phí : Báo cáo tình hình thực hiện chi phí
- Đối với trung tâm doanh thu : Báo cáo tình hình thực hiện doanh thu
- Đối với trung tâm lợi nhuận : Báo cáo thu nhập theo số dư đảm phí
23

- Đối với trung tâm đầu tư : Báo cáo thu nhập theo vốn đầu tư
Sự vận động thông tin trong hệ thống kế toán trách nhiệm:

Trình tự báo cáo thông tin trong hệ thống kế toán trách nhiệm bắt đầu từ cấp
quản lý thấp nhất trong tổ chức cho đến cấp quản lý cao nhất. Mức độ chi tiết của
báo cáo giảm dần theo sự gia tăng của các cấp quản lý trong tổ chức. Ví dụ, Tổ
ng
giám đốc tổng công ty xây dựng G có lẽ không cần biết một cách chi tiết chi phí sản
xuất phát sinh tại một đội xây lắp đang thi công một công trình của một công ty
thành viên. Báo cáo thực hiện được lập cho một Dự án xây dựng chỉ tổng hợp các
kết quả hoạt động của các công ty (công ty X, công ty Y, và công ty Z) cùng tham
gia thi công dự án đó. Sơ đồ 1.3 dưới đây mô tả một cách khái quát trình tự báo cáo
trong hệ thống kế toán trách nhiệm của T
ổng công ty .

Sơ đồ 1.3 Trình tự báo cáo trong hệ thống kế toán trách nhiệm Tổng công ty XD G

Tóm lại, cấu trúc của hệ thống báo cáo thực hiện bắt đầu từ cấp quản lý thấp
nhất và xây dựng ngược lên cấp quản lý cao nhất. Mỗi nhà quản lý trong tổ chức
nhận được báo cáo thực hiện của chính bộ phận của mình quản lý và các báo cáo
TỔNG CÔNG TY XD G
CÔNG TY THÀNH VIÊN
CHI NHÁNH, XÍ
NGHIỆP
PHÒNG BAN
ĐỘI XÂY LẮP, PHÂN
XƯỞNG
ĐỘI XÂY LẮP
24

thực hiện của các bộ phận dưới quyền. Bằng cách này, nhà quản lý có thể đánh giá
được hiệu quả công việc của bộ phận mình và các bộ phận trực thuộc.
Nói chung, khi vận dụng hệ thống kế toán trách nhiệm, cần tập trung vào vai

trò thông tin của hệ thống. Điều này sẽ ảnh hưởng tích cực đến hành vi và thái độ
của nhà quản lý, khuyến khích họ cố gắng cải thiệ
n hiệu quả hoạt động.
Do đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý, nên báo cáo bộ phận thường được lập
theo cách ứng xử của chi phí, trình bày dưới hình thức số dư đảm phí phân loại chi
phí theo tiêu thức biến phí - định phí và chi phí kiểm soát được - chi phí không kiểm
soát được, chi phi phân bổ - chi phí không phân bổ. Các báo cáo bộ phận càng tiến
lên cấp quản lý cao hơn càng giảm dần chi tiết.
Trong một tổ chức, doanh nghiệp nếu hệ th
ống báo cáo bộ phận được thiết
lập, và sử dụng phù hợp sẽ ảnh hưởng đến thái độ các nhà quản lý. Khi các nhà
quản lý biết được kết quả của họ sẽ được đánh giá họ sẽ có xu hướng hành động sao
cho phù hợp. Mặc dù, báo cáo bộ phận không làm thay đổi một sự kiện đã xảy ra,
nhưng một sự phân tích kết quả của một người trong quá khứ, có thể
cho thấy
những cách để đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai.
Báo cáo bộ phận thường được xây dựng thành hai loại; Báo cáo dự toán và
Báo cáo thực hiện. Để đánh giá được kết quả thực hiện thì hình thức hai báo cáo này
phải thống nhất, thông qua báo cáo dự toán, nhà quản trị có thể đánh giá được kết
quả hoạt động của mình qua các báo cáo thực hiện. Từ đó, giúp nhà quản trị xác
đị
nh được nguyên nhân tồn tại hay những thành quả đạt được trong bộ phận mình.
Bên cạnh đó, các báo cáo được lập cho từng bộ phận sẽ cung cấp thông tin cần thiết
cho nhà quản trị đánh giá kết quả hoạt động của từng bộ phận, từng hoạt động, hay
từng khu vực kinh doanh làm cơ sở để phân phối nguồn lực một cách hiệu quả cho
doanh nghiệp. Tổng hợp các báo cáo b
ộ phận từng cấp quản lý từ thấp đến cao sẽ
hướng toàn bộ các bộ phận, các hoạt động về mục tiêu chung của tổ chức, doanh
nghiệp thông qua việc lập báo cáo dự toán và thực hiện theo các báo cáo dự toán.
Lập báo cáo bộ phận phải đảm bảo tính hiệu quả: Lợi ích thu được và chi phí

bỏ ra, tạo động lực thúc đẩy hoạt động hay kìm hãm của tổ chức, doanh nghiệp.
25

Trong nhiều trường hợp việc lập kế hoạch thực hiện quá thấp không tương xứng với
năng lực của công ty, bộ phận sẽ là giải pháp tốt cho các nhà quản lý.
Phân bổ chi phí cho các bộ phận: Mỗi bộ phận đều được gắn với trách
nhiệm của nhà quản lý, báo cáo bộ phận được lập sẽ cung cấp thông tin về kết quả
của bộ phận đ
ó, và khả năng của cấp quản lý. Phân bổ chi phí phải đảm bảo việc
không chuyển giao trách nhiệm từ trung tâm trách nhiệm này, sang trung tâm trách
nhiệm khác. Do đó, tiêu thức phân bổ phải được xây dựng dựa trên bản chất và mỗi
quan hệ của chi phí đối với mỗi bộ phận.
Định phí bộ phận: là những khoản định phí gắn bó riêng biệt với từng bộ
phận, phát sinh và tồn tại với cùng b
ộ phận đó như: lương công nhân quản lý, khấu
hao thiết bị của bộ phận.
Định phí chung: Là những khoản định phí không gắn bó riêng biệt với từng
bộ phận, hoặc trực thuộc bất kỳ bộ phận riêng rẽ nào mà phát sinh vì sự tồn tại hoặc
vì hoạt động của nhiều bộ phận. Định phí chung được phân bổ theo nguyên tắc gián
tiếp còn định phí bộ phận thu
ộc bộ phận nào được phân bổ ngay cho bộ phận đó
theo nguyên tắc trực tiếp.
Bảng 1.1: Ví dụ một số tiêu thức phân bổ chi phí.

BỘ PHẬN PHỤC VỤ TIÊU THỨC PHÂN BỔ
Căn tin Số lượng nhân viên
Bảo vệ Diện tích chịu trách nhiệm
Kế toán Số giờ lao động
Động lực Năng lực phục vụ ( ca máy, kwh)
Quản đốc số nhân viên

Giao nhận – kho vận Số lượng vận đơn
Quản lý doanh nghiệp Số giờ lao động
Bảo trì Số giờ máy
………
Nguồn: Nguyễn Văn Dược, 2006, Kế toán quản trị.