Cần xác lập và xử lý đúng các mối quan hệ chức năng, chế độ công tác và lề lối làm việc

Tiểu luận tổ chức quản lý
LỜI NÓI ĐẦU
Các nhà khoa học xã hội và kinh tế đã nói: “Tổ chức là đặc trưng và yếu tố
cấu thành một xã hội công nghiệp và dịch vụ hiện đại ” để khẳng định tổ chức là
một nhân tố hàng đầu trong quá trình triển khai bất cứ một hoạt động nào. Trong
thực tiễn quản lý doanh nghiệp nói riêng những sai lầm thiếu sót về xây dựng và
vận hành sẽ gây rối loạn trong hoạt động kinh doanh dẫn đến hậu quả khó tránh
khỏi là các mục tiêu của doanh nghiệp không đạt được, thậm chí dẫn đến nguy cơ
đổ vỡ mặc dù có những thuận lợi khác như: thị trường, nguồn vốn,...
Với cơ chế mở cửa thị trường như hiện nay, và nhất là khi Việt Nam vừa
chính thức gia nhập WTO thì các doanh nghiệp của Việt Nam đang phải đứng
trước sự cạnh tranh cực kỳ gay gắt của nền kinh tế thị trường , phải tự chịu trách
nhiệm trước hoạt động của công ty mình. Do vậy để có thể tồn tại trong môi truờng
cạnh tranh đầy khắc nghiệt đó thì các doanh nghiệp phải tự vận động và khẳng
định mình trên thị trường trong nước và quốc tế. Muốn vậy doanh nghiệp trước
tiên phải xây dựng cho mình một bộ máy điểu khiển tốt. Vì vậy khi thành lập và
vận hành công ty, doanh nghiệp
( hay bất kỳ một tổ chức nào ) thì điều quan trọng nhất là phải tuân thủ các nguyên
tắc cơ bản của tổ chức, và trong số những nguyên tắc đó là “ Cần xác lập và xử lý
đúng các mối quan hệ chức năng, chế độ công tác và lề lối làm việc”, thì mới có thể
đưa doanh nghiệp vào hoạt động có hiệu quả nhất , mang lại lợi ích kinh tế nhiều
nhất .
Với tầm quan trọng đặc biệt đó, em đã viết về đề tài: “ Cần xác lập và xử lý
đúng các mối quan hệ chức năng, chế độ công tác và lề lối làm việc”. Sự vận
dụng vào doang nghiệp để làm rõ hơn quan điểm trên. Mặc dù, đã có sự chuận bị
và chủ động trong việc lựa chọn, tìm hiểu tài liệu tham khảo. Nhưng do có sự hạn
chế về kiến thức chuyên sâu và hoạt động thực tiễn cho nên bài viết của em chắc
1 1
Tiểu luận tổ chức quản lý
chắn sẽ không tránh khỏi những sai sót nhất định. Em rất mong nhận được sự đóng
góp ý kiến của thầy cô giáo, để cho bài tiểu luận của em được tốt hơn.

I. NHỮNG NGUYÊN TẮC VỀ TỔ CHỨC VÀ VỊ TRÍ CỦA NGUYÊN
TẮC: “ CẦN XÁC LẬP VÀ XỬ LÝ ĐÚNG CÁC MỐI QUAN HỆ CHỨC NĂNG,
CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC VÀ LỀ LỐI LÀM VIỆC”.
1. Những nguyên tắc về tổ chức:
Nguyên tắc chung:
Nguyên tắc tập trung dân chủ, “tự chủ ,tự chịu trách nhiệm có hiệu lực để
đạt hiệu quả kinh tế cao nhất” là nguyên tắc cơ bản bao trùm toàn bộ các loại tổ
chức, bởi nó xuất từ thực tiễn quản lý và phù hợp với các quy luật khách quan.Từ
ngưyên tắc chung đó nhiều nhà nhoa học quản lý đã xác lập 8 nguyên tắc cụ thể :
Nguyên tắc 1:
Từ mục tiêu hoạt động mà định ra chức năng của tổ chức, từ chức
năng mà thiết lập bộ máy phù hợp ; và từ bộ máy mà bố trí con người đáp ứng yêu
cầu .
Nguyên tắc 2 :
Nội dung chức năng của mỗi tổ chức cần được phân chia thành các
phần việc rõ ràng và phân công hợp lý ,rành mạch cho các bộ phận ,mỗi cá nhân
chịu trách nhiệm thực hiện .
Nguyên tắc 3:
Nhiệm vụ trách nhiệm và quyền hạn phải tương xứng .
Nguyên tắc 4:
Cần xác lập và xử lý đúng các mối quan hệ chức năng ,chế độ công tác
và lề lối làm việc .
Nguyên tắc 5:
Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và
độ tin cậy cao .
2 2
Tiểu luận tổ chức quản lý
Nguyên tắc 6: Có sự kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện
mọi nhiệm vụ qua đó xử lý các vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến độ và đúc kết kinh
nghiệm.

Nguyên tắc 7:
Tạo sự hợp tác gắn bó giữa các thành viên trong tổ chức, giữa người điều
hành với tập thể lao động, hướng vào mục tiêu chung
Nguyên tắc 8:
Tuyển chọn chặt chẽ và bố trí sử dụng cán bộ, nhân viên; tạo điều kiện cho
mọi người phát huy khả năng và không ngừng phát triển về năng lực và phẩm
chất .
2. Vị trí của nguyên tắc: “ Cần xác lập và xử lý đúng các mối quan hệ
chức năng , chế độ công tác và lề lối làm việc” trong những nguyên tắc khác:
Mặc dù nguyên tắc 4 không phải là nguyên tắc chung cơ bản bao chùm toàn
bộ các loại tổ chức nhưng nó cũng có vị trí không kém phần quan trọng. Nguyên
tắc này là một phần của những nguyên tắc còn lại.
Ở nguyên tắc 1 : “Từ mục tiêu hoạt động mà định ra chức năng của tổ
chức , từ chức năng mà thiết lập bộ máy phù hợp , và từ bộ máy mà bố trí con người
đáp ứng yêu cầu”, ta có thể nhận thấy sự quan trọng của việc phân chia và xử lý
các mối quan hệ chức năng. Để thực hiện mục tiêu đã đề ra ( kinh doanh một lĩnh
vực sản xuất , thương mại hoặc một dịch vụ nào đó ) , cần xác định các chức năng
nhiệm vụ cơ bản lâu dài của bộ máy quản lý doanh nghiệp , xuất phát từ 4 chức
năng của quản lý : hoạch định , tổ chức , điều khiển , phối hợp và kiểm tra . Mỗi bộ
phận của bộ máy quản lý lại có chức năng cụ thể để thực hện phần việc được phân
công , phân cấp quản lý. Chức năng xác định không rõ sẽ không có căn cứ để tổ
chức thực hiện đạt tới mục tiêu. Chức năng chồng chéo sẽ làm cho bộ máy cồng
kềnh , trách nhiệm không rõ , hoạt động trục trặc. Bộ máy được thiết lập để thực
hiện các chức năng , có chức năng thì phải có bộ máy và bộ máy phải đáp ứng
chức năng . Không thể lập ra một bộ máy tuỳ tiện với những lý do không liên quan
3 3
Tiểu luận tổ chức quản lý
đến chức năng ( chẳng hạn để có cho số người dư thừa hoặc sao chép mô hình của
tổ chức khác ... ).
Nguyên tắc 2 cũng lại nhấn mạnh rằng: “Nội dung chức năng của mỗi tổ

chức cần được phân chia thành các phần việc rõ ràng và phân công hợp lý , rành
mạch cho các bộ phận” . Sự phân chia nhiệm vụ phải đảm bảo cho người thực hiện
có thể hoàn thành vừa sức để có thể chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện . Nó
cũng phải tạo được và duy trì mối kiên kết , phối hợp để cùng thực hiện chức năng
chung của tổ chức .
“Nhiệm vụ,trách nhiệm và quyền hạn phải tương xứng” .
Chức năng ( lâu dài ) hoặc nhiệm vụ ( từng việc ) giao cho bộ phận hoặc cá nhân
nào đó phải đảm bảo hoàn thành . Nguyên tắc trên đây đặt ra vấn đề phải xây dựng
chế độ trách nhiệm với nội dung và giới hạn rành mạch, gắn chặt với việc quy định
quyền hạn cho mỗi cấp , mỗi chức danh quản lý. Đó là cơ sở để duy trì kỷ cương
và để làm tốt công tác cán bộ, tạo ra sức mạnh của tổ chức. Mà muốn việc phân
chia, giới hạn quyền hạn của mỗi cấp diễn ra có kết quả như mong muốn người
quản lý phải biết rõ chức năng của từng cấp là gì? chịu trách nhiệm về mặt nào và
đến đâu, ai là người chịu trách nhiệm trước ai ?. Từ đó xây dựng những quy định
nhằm điều chỉnh hành vi của các đối tượng tham gia mối quan hệ chức năng , được
xây dựng thành nề nếp và thói quen , thể hiện sự ràng buộc của tổ chức đây chính
là lề lối làm việc trong tổ chức.
“Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời , trung thực và có
độ tin cậy cao” . Sự quản lý điều hành thông suốt có hiệu lực thường xuyên đòi hỏi
sự trao đổi thông tin theo chiều dọc và chiều ngang ( sự trao đổi của các bộ phận
chức năng ) về môi trường hoạt động , về tình hình , về chủ trương , biện pháp và
về kinh nghiệm . Những thông tin đó giúp cho việc đánh giá đúng tình hình thực tế
để ra các quyết định đúng đắn , sát hợp và điều hành , phối hợp mọi hoạt động
nhằm đạt tới mục tiêu với kết quả cao nhất . Đây là hệ thống thần kinh của cơ thể
tổ chức. Việc phân chia theo chức năng mỗi bộ phận chỉ chịu trách nhiệm về một
số lĩnh vực nhất định giúp cho việc tiếp nhận thông tin chính xác và có chắt lọc
4 4
Tiểu luận tổ chức quản lý
hơn từ đó những thông tin thông báo có độ tin cậy hơn giúp nhà quản lý nhận biết
vấn đề rõ ràng hơn từ đó đưa ra những quyết định chính xác hơn đồng thời giúp

các bộ phận chức năng khác trong việc thực hiện những chức năng của họ nhờ các
mối quan hệ chức năng.
Ta có thể thấy rằng mỗi nguyên tắc không tồn tại độc lập riêng rẽ mà giữa
chúng có mối liên hệ với nhau nguyên tẵc này bổ xung cho nguyên tắc kia. Nguyên
tắc: “Có sự kiểm tra kịp thời đẻ kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ , qua đó sử
lý các vấn đề phát sinh , thúc đẩy tiến đọ và đúc kết kinh nghiệm”. Theo H.Fayol ,
kiểm tra là khâu cuối cùng và then chốt của quá trình tổ chức thực hiện các quyết
định quản lý . Qua kiểm tra, cũng xác định rõ được trách nhiệm của từng cấp , từng
người để đôn đốc , uốn nắn hoặc bố trí lại cán bộ , điều chỉnh các mối quan hệ , cải
tiến lề lối làm việc. Nguyên tắc 6 này đã bổ sung cho nguyên tắc 4 không chỉ xây
dựng và xử lý đúng các mối quan hệ chức năng, lề lối làm việc mà chúng ta còn
cần kiểm tra để tìm ra hạn chế và khắc phục hạn chế đó, bổ sung thêm để cho nó
phù hợp với tình hình mới.
“Tạo sự gắn bố giữa các thành viên trong tổ chức , giữa người điều hành
với tập thể người lao động , hướng vào mục tiêu chung” . Sự hợp tác giữa các
thành viên trong tổ chức là nhân tố rất quan trọng , bổ xung cho mối quan hệ chức
năng nhằm khai thác, động viên dược nhiệt tình và trí tuệ của tập thể , tăng thêm
sức mạnh của tổ chức , tạo ra bầu không khí đồng thuận , hứng thú . Sự liên kết
trong tổ chức được thể hiện qua hai loại quan hệ : quan hệ chính thức dựa trên sự
phân định chức năng và được bảo đảm bằng thể chế ( luật pháp , quy định hành
chính và kỷ luật nội bộ ) và quan hệ không chính thức dựa trên sự giao tiếp mang
tính tin cậy lẫn nhau vì lợi ích chung , không đòi hỏi thủ tục pháp lý và thủ tục
hành chính . Quan hệ chính thức được gọi là quan hệ chức năng, quan hệ không
chính thức là sự hợp tác giữa những cá nhân trong tập thể .Quan hệ hợp tác không
hoàn toàn mang tính tự phát , mà cũng có sự ràng buộc nhất định, qua chế độ làm
5 5