thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng công ty xây dựng bảo tàng hồ chí minh

Khóa luận tốt nghiệp
mục lục
Trang
Bảng quy ớc viết tắt 4
Lời mở đầu 5
Chơng I 7
Thực trạng tình hình hoạt động của văn phòng công ty xây dựng Bảo
tàng Hồ Chí Minh 7
I. Khái niệm văn phòng, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng nói chung
và của văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh nói riêng 7
1. Khái niệm văn phòng: 7
2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng nói chung: 8
2.1. Chức năng: 8
2.2. Nhiệm vụ của văn phòng: 9
3. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ
Chí Minh và chức năng nhiệm vụ của Công ty 11
4. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí
Minh: 12
5. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí
Minh: 12
5.1. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Công ty: 13
6. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty: 16
II. Cơ cấu tổ chức văn phòng công ty: 18
Sơ đồ tổ chức bộ máy văn phòng 21
III- Tình hình hoạt động và hiệu quả của văn phòng Công ty trong những
năm đổi mới đến nay 21
1. Tình hình hoạt động và hiệu quả của văn phòng Công ty 21
1.1. Công tác soạn thảo và văn th lu trữ 21
1.2. Công tác y tế và hậu cần 22
1.3. Công tác tham mu và thông tin 24
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 1

Khóa luận tốt nghiệp
2. Tình hình tổ chức nhân sự trong văn phòng Công ty 26
3. Mối quan hệ giữa văn phòng với các đơn vị trong và ngoài Công ty. 29
3.1. Quan hệ công tác giữa trởng phòng với lãnh đạo các phòng ban
trong Công ty: 29
3.2. Quan hệ công tác giữa văn phòng với các phòng ban đơn vị; 29
3.3 Quan hệ công tác giữa văn phòng công ty với văn phòng các đơn
vị, xí nghiệp trực thuộc 29
Chơng II 31
Nhận xét hiệu quả hoạt động 31
của văn phòng Công ty 31
I- Nhận xét, đánh giá những mặt đã đạt đợc yêu cầu nhiệm vụ của Công ty
31
1. Nhận xét những mặt đợc về khả năng tổ chức, quản lý của cán bộ văn
phòng 31
2. Nhận xét những mặt đợc về khả năng của cán bộ nhân viên trong văn
phòng 32
3. Nhận xét về những mặt đợc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của
văn phòng Công ty 33
3.1. Công tác văn th: 33
3.2. Công tác tổ chức và quản lý trang thiết bị văn phòng: 34
II. Nhận xét, đánh giá những mặt hạn chế của công tác văn phòng 34
1. Nhận xét những mặt hạn chế về tổ chức, quản lý lãnh đạo: 34
2. Nhận xét những mặt hạn chế về trình độ khả năng của cán bộ công
nhân viên văn phòng về giải quyết công việc đợc giao 35
3. Những hạn chế khác 36
4. Nguyên nhân chủ yếu của những tích cực và những hạn chế: 37
Chơng III 39
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
công ty 39

1. Yêu cầu của công tác văn phòng Công ty trong tình hình mới 39
2. Phơng hớng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng 40
3. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty 41
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 2
Khóa luận tốt nghiệp
3.1. Đổi mới tổ chức bộ máy của văn phòng Công ty 41
3.2. Điều chỉnh và hoàn thiện hệ thống quy chế văn phòng 43
3.3. Nâng cao hiệu quả công tác nhân sự: 46
3.4. Nâng cao hiệu quả sử dụng máy vi tính trong văn phòng Công ty:
49
3.5. ứng dụng công nghệ thông tin vào văn phòng: 50
4. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hệ thống công tác văn
phòng nói chung và văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí
Minh nói riêng 51
4.1. Đối với hệ thống văn phòng nớc ta hiện nay 51
4.2. Một số kiến nghị để văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ
Chí Minh hoạt động đạt hiệu quả cao hơn 52
4.3. Một số kiến nghị đối với Nhà nớc: 53
Kết luận 54
Tài liệu tham khảo 56

Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 3
Khóa luận tốt nghiệp
Bảng quy ớc viết tắt
Số thứ tự Nội dung Chữ viết tắt
1 Phòng hành chính quản trị HCQT
2 Phòng dự án DA
3 Phòng tài chính kế toán TCKT
4 Phòng lao động tổ chức tiền l-
ơng

LĐTL
5 Phòng kinh tế thị trờng KTTT
6 Phòng cơ điện CĐ
7 Phòng an toàn AT
8 Phòng thanh tra bảo vệ TTBV
9 Phòng kỹ thuật thi công KTTC
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 4
Khóa luận tốt nghiệp
Lời mở đầu
Trong xu hớng chung của sự phát triển từ mấy năm trở lại đây kinh tế thị
trờng với sự cạnh tranh gay gắt đã đẩy một số doanh nghiệp lâm vào tình trạng
làm ăn thua lỗ, sản xuất kinh doanh bị đình trệ. Với bớc ngoặt của sự chuyển
đổi cơ cấu kinh tế mang lại thì một trong những nguyên nhân chủ quan chính
là từ trớc tới nay nhiều doanh nghiệp cha thực sự quan tâm tới công tác tổ
chức quản trị văn phòng. Do cha khai thác một cách triệt để nguồn lực con ng-
ời. Chính sự yếu kém trong công tác quản lý đó đã làm yếu tố đầu tiên đẩy các
doanh nghiệp đến sự khủng hoảng và phá sản khi phải đối diện với những thay
đổi linh hoạt của nền kinh tế cũng nh sự biến động của thị trờng.
Căn cứ vào cơ sở lý luận về học thuyết kinh tế của chủ nghĩa Mác-LêNin,
đồng thời qua quá trình tìm hiểu, đánh giá công tác quản trị văn phòng Công
ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh cũng nh xem xét nguồn nhân lực tại Công
ty, em nhận thấy rằng hiện nay Công ty đang rất quan tâm chú trọng đến công
tác này và thực tế đã mang lại những kết quả khá tốt. Từ đó, với kiến thức đã
tiếp thu đợc qua quá trình học tập tại trờng và những tài liệu tham khảo, em đã
hoàn thành khoá luận tốt nghiệp của mình với đề tài :"Thực trạng và giải
pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Công ty xây dựng Bảo
tàng Hồ Chí Minh".
Mục đích đề tài:
Nâng cao hiệu quả văn phòng là một vấn đề bức xúc hiện nay, nó đòi hỏi
phải có sự quan tâm đúng mức của các cấp lãnh đạo trong tổ chức, không nằm

ngoài sự mong muốn thành công của công tác văn phòng chính là thành công
của toàn cơ quan, đơn vị nên việc chọn đề tài này nhằm một số mục đích sau :
Hệ thống hoá những vấn đề lý luận và cơ sở khoa học về hiệu quả hoạt
động của văn phòng. Đi sâu nghiên cứu và tìm hiểu tình hình hoạt động của
văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh nhằm phát hiện nhiều
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 5
Khóa luận tốt nghiệp
mặt mạnh cần phát huy, mặt yếu cần khắc phục và nguyên nhân của tình trạng
đó.
Từ những đặc điểm tồn tại cần khắc phục đa ra một số kiến nghị và giải
pháp để giải quyết vấn đề nhằm cải thiện phần nào tình trạng hiện tại của văn
phòng Công ty.
Mong muốn những ý kiến nhỏ bé khoá luận này sẽ đợc ứng dụng và góp
phần thiết thực vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng.
Phạm vi nghiên cứu đề tài :
Đề tài đi sâu nghiên cứu về tình hình hoạt động của văn phòng Công ty
xây dựng bảo tàng Hồ Chí Minh và mối tơng quan với các phòng ban chức
năng khác trong Công ty. Trong quá trình thực tập tại văn phòng Công ty, em
tập trung tìm hiểu về thực trạng hoạt động đang diễn ra tại văn phòng để từ đó
đa ra những ý kiến về văn phòng nhằm tìm ra những mặt đợc và cha đợc phục
vụ cho nghiên cứu đề tài.
Ngoài phần mở đầu và kết luận thì khoá luận gồm ba chơng chính:
Ch ơng I: Thực trạng tình hình văn phòng Công ty xây dựng Bảo
tàng Hồ Chí Minh
Ch ơng II: Nhận xét hiệu quả hoạt động của văn phòng
Ch ơng III: Yêu cầu, phơng hớng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt
động của văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh
Do sự hiểu biết hạn hẹp, năng lực còn hạn chế, trong bài viết của em sẽ
không tránh khỏi sai sót, em mong đợc sự giúp đỡ, bổ sung của thầy cô giáo
về những vấn đề còn thiếu sót này giúp em hoàn thành khoá luận này và hiểu

rõ hơn về tác dụng to lớn của văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí
Minh.
Em xin đợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo hớng dẫn TS - Nguyễn
Phơng Hồng cùng các thầy cô trờng Đại học Dân lập Phơng Đông và những
ngời đã giúp đỡ em trong quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành khoá
luận tốt nghiệp này.
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 6
Khóa luận tốt nghiệp
Chơng I
Thực trạng tình hình hoạt động của văn
phòng công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí
Minh
I. Khái niệm văn phòng, chức năng và nhiệm vụ của văn
phòng nói chung và của văn phòng Công ty xây dựng
Bảo tàng Hồ Chí Minh nói riêng
1. Khái niệm văn phòng:
Ngày nay trong hoạt động của cơ chế thị trờng thì công tác văn phòng
ngày càng trở nên đa dạng và phong phú. Hiện nay có nhiều quan niệm khác
nhau về văn phòng:
Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh nó bao gồm những yếu tố vật
chất nh: nhà cửa, xe cộ, các thiết bị và con ngòi có trong văn phòng cơ quan,
đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu đề ra của một tổ chức.
Nếu quan sát văn phòng ở trạng động thì nó bao gồm toàn bộ quá trình
vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra của đơn vị.
Còn nếu xét trên góc độ tổ chức thì văn phòng là nơi tạo nghiệp vụ tay
nghề cho cán bộ công nhân viên để thực hiện các nghiệp vụ xử lý, truyền tải
thông tin, đảm bảo khâu kiểm trợ phục vụ công tác điều hành, quản lý và tổ
chức.
Từ những quan niệm trên đây và liên hệ hoạt động văn phòng với các
điều kiện kinh tế thị trờng thì văn phòng đợc hiểu là: toàn bộ những yếu tố vật

chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý và ra quyết định
truyền tải thông tin của các cấp lãnh đạo trong đơn vị nhằm đạt mục tiêu nhất
định.
Với xu hớng phát triển của khoa học công nghệ và sự tác động mạnh mẽ
của nền kinh tế đã và đang có ảnh hởng không nhỏ tới mọi lĩnh vực hoạt động
của mỗi tổ chức cơ quan Vì thế để có thể đáp ứng những nhu cầu thực tiễn
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 7
Khóa luận tốt nghiệp
trong việc thu thập xử lý và quản lý tốt nguồn thông tin trong điều kiện hiện
nay đòi hỏi các cơ quan, doanh nghệp không chỉ cải tiến trang thiết bị mà còn
phải nâng cao chất lợng trong công tác hoạt động văn phòng. Vậy sự ra đời
của văn phòng là một tất yếu khách quan và là công cụ phục vụ hữu hiệu cho
quá trình quản lý của các cấp lãnh đạo.
2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng nói chung:
2.1. Chức năng:
Chức năng luôn là lý do tồn tại của bất kỳ một thực thể nào sinh ra. Chức
năng và nhiệm vụ có mối quan hệ mật thiết, đan xen và tác động lẫn nhau
cùng điều chỉnh cho phù hợp với môi trờng hoạt động. Từ khái niệm về công
tác văn phòng trên đây có thể thấy văn phòng có chức năng cơ bản sau:
a. Chức năng tham mu tổng hợp:
Là chức năng nghiên cứu, đề xuất tham mu cho lãnh đạo trong việc ra
quyết định, điều hành công việc có hiệu quả. Thông tin không chỉ là chức
năng đặc thù của văn phòng, mà đặc thù của thông tin văn phòng là thông tin
yểm trợ. Vai trò quan trọng nhất của thông tin văn phòng hành chính yểm trợ
là góp phần vào việc điều hành và ra quyết định kịp thời, có hiệu quả của các
cấp lãnh đạo tức là có tác động hữu hiệu đến việc sản xuất kinh doanh. Có thể
nói thông tin yểm trợ của văn phòng mang ý nghĩa t vấn tham mu. Những
thông tin đó kịp thời vạch ra những vấn đề của hệ thống máy móc thiết bị và
hệ thống nhân lực, cũng nh sự phối hợp máy móc với con ngời để các nhà lãnh
đạo đa ra các quyết định nhằm sản xuất đợc nhiều hơn, nhanh hơn, tốt hơn,

tiêu hao năng lợng và nguyên liệu ít hơn. Đồng thời những thông tin đó tác
động đến ngời lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, năng lực và tiền của.
Chức năng thông tin hành chính yểm trợ tồn tại ở mọi ban, mọi phòng
với yêu cầu thông tin đặc thù khác nhau cho các nơi. Chức năng thông tin yểm
trợ hành chính gắn liền với công việc từ phòng ban này tới phòng ban khác.
Luồng thông tin giữa các nhân viên phòng ban khác nhau, đan xen lẫn nhau
tạo nên các luồng thông tin xuyên suốt trong toàn doanh nghiệp. Văn phòng là
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 8
Khóa luận tốt nghiệp
đầu mối thu thập, truyền tải và xử lý thông tin hành chính. Đây là một trong
những chức năng tham mu tổng hợp quan trọng nhất.
b. Chức năng hậu cần:
Bên cạnh việc tổng hợp các thông tin và tham mu tổng hợp giúp lãnh đạo
thì điều kiện vật chất, tinh thần và trang thiết bị kỹ thuật là một nhu cầu thiết
yếu trong mỗi doanh nghiệp. Ngày nay mỗi cơ quan, doanh nghiệp hoạt động
đều có cách thức tổ chức khác nhau, do đó để thực hiện tốt chức năng hậu cần
thì đòi hỏi ngời làm công tác này cần phải căn cứ vào điều kiện thực tiễn của
cơ quan để có chức năng hậu cần cho phù hợp. Ngoài ra, việc sắp xếp các
phòng làm việc cần phải có sự lựa chọn bố trí sao cho hợp lý và khoa học
nhằm đảm bảo quy trình thực hiện công việc giữa các bộ phận đợc diễn ra liên
tục. Không chỉ có vậy, với việc thực hiện chức năng này văn phòng cũng cần
phải quan tâm, đáp ứng những nhu cầu về vật chất và tinh thần đối với cán bộ
nhân viên, để từ đó họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Nhìn chung, các chức năng vừa hoạt động độc lập vừa bổ sung cho nhau
để cùng tồn tại và phát triển. Hơn nữa, cả hai chức năng trên đều nhằm giúp
cho văn phòng trở thành đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thực hiện các công
việc đợc giao một cách có hiệu quả nhất.
2.2. Nhiệm vụ của văn phòng:
Từ các chức năng cụ thể trên đã là cơ sở, là căn cứ cơ bản để ta dựa vào
đó xác định nhiệm vụ của văn phòng. Để chức năng của văn phòng có thể đáp

ứng đợc nhu cầu thực tiễn và phù hợp với quy chế ban hành của Nhà nớc thì
ứng với mỗi chức năng sẽ có thể đề cập tới một số nhiệm vụ cụ thể của văn
phòng nh sau:
- Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt
động của cơ quan. Mọi tổ chức đợc sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều
cần phải tuân theo đúng những quy định về tổ chức, cơ chế vận hành và những
điều kiện để duy trì hoạt động.
- Văn phòng xây dựng công tác hàng tháng, hàng quý, hàng năm và sắp
xếp lịch làm việc theo hàng tuần của cơ quan đơn vị. Trên cơ sở những kế
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 9
Khóa luận tốt nghiệp
hoạch, chơng trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành mục tiêu đặt ra của
mình.
- Văn phòng thờng xuyên theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện chơng
trình theo đúng kế hoạch đã đề ra, giải quyết những việc đột suất, những khó
khăn trở ngại trong việc thực hiện chơng trình, kế hoạch công tác và lập báo
cáo lên cấp trên một cách kịp thời.
- Giúp thủ trởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do cơ quan biên
soạn và ban hành, ngoài ra còn hoàn thiện tổ chức bộ máy, xây dựng đội ngũ
cán bộ nhân viên văn phòng. Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin nhanh,
chính xác và chuẩn bị các phơng án đề ra để tập thể lãnh đạo bàn bạc. Sau đó
ra các quyết định quản lý theo sự giao phó chỉ đạo của thủ truởng cơ quan.
- Tổ chức công tác văn th, quản lý văn bản ban hành trong cơ quan và
văn bản ngoài gửi đến, giúp thủ trởng theo dõi giải quyết các văn bản theo
đúng chính sách Nhà nớc.
- Đồng thời, văn phòng phải lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí
hàng năm, hàng quý và dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, chi trả tiền lơng,
chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nớc và quyết định của thủ trởng.
- Văn phòng chịu trách nhiệm mua sắm các trang thiết bị xây dựng cơ
bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất làm việc của cơ quan và tổ chức công tác

y tế, bảo vệ sức khoẻ và tổ chức các cuộc họp lễ nghi một cách khoa học và
văn minh.
- Văn phòng còn tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại trong cơ quan, giữ vị
trí cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dới, đồng thời bảo
đảm nhu cầu hậu cần kinh phí chi tiêu hành chính và quản lý vật t tài sản của
toàn đơn vị.
- Trên đây là một số nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng mà cơ
quan đơn vị nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung. Tuy
nhiên, còn tuỳ theo tính chất, đặc trng hoạt động của mỗi cơ quan mà văn
phòng còn có thêm những nhiệm vụ cụ thể khác.
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 10
Khóa luận tốt nghiệp
3. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xây dựng Bảo tàng
Hồ Chí Minh và chức năng nhiệm vụ của Công ty.
Công Ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh là một doanh nghiệp Nhà nớc
độc lập tự chủ, có đầy đủ t cách pháp nhân và phải chịu trách nhiệm trớc pháp
luật về thực hiện đúng các quan hệ thanh toán, trong quan hệ giao dịch, ký kết
các hoạt động với khách hàng, với tổ chức, các cơ quan quản lý (ngân hàng tài
chính). Công ty đợc phép sử dụng con dấu riêng, đợc mở tài khoản tại ngân
hàng. Còn các xí nghiệp thì có t cách pháp nhân không đầy đủ nghĩa là chỉ đ-
ợc ký kết hợp đồng kinh tế khi có sự uỷ quyền của Công ty. Là một doanh
nghiệp nhà nớc có truyền thống lâu đời trong ngành xây dựng.
Công Ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đợc thành lập tháng 10 năm
1975, tiền thân là công trờng xây dựng, từ năm 1983 đến nay trực thuộc Tổng
Công ty Xây dựng Hà Nội.
Công ty đợc thành lập lại theo Quyết định 144A/BXD TCLĐ ngày 26
tháng 3 năm 1993 của Bộ trởng Bộ xây dựng và có tên là:
Tên giao dịch : Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh
Trụ sở : 381 phố Đội Cấn quận Ba Đình - Hà Nội
Điện thoại : 8327414

Fax 8329026
+ Đối tợng và địa bàn kinh doanh:
Là một đơn vị giàu truyền thống, có đội ngũ kỹ s chỉ huy thi công giỏi,
nhiều kinh nghiệm, đông đảo thợ lành nghề, có trang bị những thiết bị cơ giới
hoá cao. Công ty đã phân công thi công các công trình phục vụ cho Đảng và
Nhà nớc, phục vụ cho đoàn ngoại giao trong địa bàn Hà Nội. Với cơ chế mới,
địa bàn hoạt động của Công ty không chỉ giới hạn trong phạm vi Thủ đô mà
còn vơn rộng ra các tỉnh khác nh : Hà Tây, Hà Bắc, Lạng Sơn Quảng Ninh,
Thanh Hoá
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 11
Khóa luận tốt nghiệp
4. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí
Minh:
a. Chức năng:
Chức năng chính của công ty là xây lắp nh : Xây dựng các công trình
công nghiệp, nhà ở, trang trí nội ngoại thất, sản xuất vật liệu xây dựng.
Nạo vét và bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình, thi công
các loại móng công trình, xây lắp các kết cấu công trình, hoàn thiện xây dựng,
lắp đặt thiết bị cơ điện nớc công trình
Bên cạnh đó còn thực hiện các dịch vụ khác nhằm phục vụ nhu cầu của
ngời tiêu dùng và góp phần tăng thu ngân sách.
b. Nhiệm vụ:.
- Công ty chấp hành đầy đủ các chính sách, chế độ pháp luật của Nhà n-
ớc và các quy định của Bộ xây dựng thực hiện đầy đủ cam kết trong hợp đồng
với tổ chức kinh tế và t nhân.
- Công ty chủ động điều phối hoạt động sản xuất kinh doanh quản lý
các đơn vị trực thuộc theo phơng án tối u. Thờng xuyên chỉ đạo, kiểm tra đôn
đốc các đơn vị trực thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện các chế
độ chính sách.
Bên cạnh đó Công ty quản lý cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ

pháp luật, và theo sự phân công, nâng cao chăm lo đời sống vật chất tinh thần
bồi dỡng nâng cao trình độ văn hoá chuyên môn Công ty tăng cờng mở rộng
các mối liên doanh , liên kết khai thác thêm công việc, quản lý và sử dụng
vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật đúng đắn, đúng chính sách đạt hiệu quả kinh tế
cao.
5. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ
Chí Minh:
Từ khi đợc thành lập Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh đã từng b-
ớc sắp xếp thuyên chuyển và bổ sung cán bộ công nhân viên, kiện toàn bộ
máy điều hành của Công ty đợc bố trí theo sơ đồ sau:
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 12
Khóa luận tốt nghiệp
5.1. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Công ty:
Ban Giám đốc :
Giám đốc Công ty do hội đồng quản trị Tổng Công ty bổ nhiệm, miễn
nhiệm khen thởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ khác theo đề nghị của Tổng
Giám đốc Công ty. Giám đốc là ngời đại diện pháp nhân của Công ty, giữ vai
trò lãnh đạo chung toàn Công ty, chỉ đạo trực tiếp từng công trình, chịu trách
nhiệm trớc Nhà nớc và pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và
hoạt động tài chính của đơn vị.
Phó Giám đốc phụ trách thi công:
Phó Giám đốc phụ trách thi công của Công ty là ngời giúp Giám đốc
trong một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công hoặc uỷ quyền
của Giám đốc, chịu trách nhiệm trớc Công ty về từng lĩnh vực hoạt động
chuyên môn mà mình phụ trách.
Bộ máy giúp việc:
Bộ máy giúp việc nằm dới sự điều hành trực tiếp của ban Giám đốc, có
chức năng tham mu giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành công
việc.
Bộ máy giúp việc bao gồm các phòng ban sau:

a. Phòng hành chính quản trị:
+ Tham mu lên Giám đốc để bố trí sắp xếp bộ máy về tổ chức và công
tác cán bộ của Công ty nhằm thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ kinh doanh của
đơn vị.
+ Giúp Giám đốc trong hoạt động thanh tra, kiểm tra các hoạt động kinh
tế của đơn vị cơ sở, thực hiện các chế độ chính sách đào tạo, bồi dỡng cán bộ,
giúp Giám đốc thực hiện các mật công tác bảo vệ nội bộ an toàn khen thởng
và kỷ luật lao động.
b. Phòng dự án:
+ Tổ chức công tác đấu thầu các công trình của Công ty lập dự án xây
dựng các công trình do Công ty giao.
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 13
Khóa luận tốt nghiệp
+ Đề ra các phơng án giải quyết các công trình trong quá trình thi công
c. Phòng tài chính kế toán:
+ Quản lý tổ chức hệ thống thống kê kế toán tài chính thống nhất trong
toàn Công ty phù hợp với cơ chế quản lý và mô hình tổ chức quản lý sản xuất
kinh doanh của Công ty.
+ Chủ động lo và ứng dụng vốn tạm thời dự toán thiết kế đợc chủ đầu t
duyệt tạo điều kiện cho các đơn vị có vốn. Hàng tháng phòng tài chính kế toán
kiểm tra xác nhận cho vay vốn và thanh toán lơng, kiểm tra sử dụng vốn vay
các đơn vị bảo đảm chi đúng mục tiêu để đồng vốn có hiệu quả.
+Tổ chức duyệt quyết toán cho các đơn vị xí nghiệp trong Công ty, tổng
hợp quyết toán thu chi ngoại tệ của Công ty.
+ Chỉ đạo lập và tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính
của toàn Công ty, báo cáo kế hoạch trích lập và sử dụng quỹ quản lý của Công
ty.
+ Tổ chức phân tích hoạt động của Công ty, thờng xuyên đánh giá đúng
tình hình, kết quả và hiệu quả sản xuất, phát hiện những lãng phí thiệt hại,
những hoạt động không có hiệu quả để đồng thời có biện pháp khắc phục.

+Lu trữ tài liệu thuộc lĩnh vực tài chính, giá cả của Công ty.
d. Phòng lao động tiền lơng:
+ Theo dõi kiểm tra đơn vị thực hiện hợp đồng khoán gồm:
+ Kiểm tra định mức đơn giá khoán nội bộ, phân phối tiền lơng, tiền th-
ởng cho ngời lao động, thực hiện các chế độ cho ngời lao động.
+Thanh lý hợp đồng khoán với các đội trực thuộc sau khi công trình kết
thúc bàn giao đa vào sử dụng, đã quyết toán xong giữa Công ty với chủ đầu t.
+Tham mu cho lãnh đạo trong việc thành lập và giải thể các phòng ban.
Xây dựng định biên lao động, tổ chức bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức vụ
quản lý lãnh đạo.
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 14
Khóa luận tốt nghiệp
e. Phòng kinh tế thị trờng:
+ Tham gia cùng các đơn vị tính toán điều chỉnh bổ sung đơn giá, xây
dựng đơn giá, kiểm tra quyết toán trớc khi Giám đốc duyệt. Cùng đơn vị làm
quyết toán thu hồi vốn( đối với đội trực thuộc) đôn đốc tham gia thu hồi
vốn( đối với xí nghiệp).
f. Phòng an toàn:
+ Hớng dẫn và chỉ đạo các xí nghiệp thành viên lập kế hoạch an toàn
lao động, kế hoạch loại trừ sự cố, phòng chống ma bão lụt, các biện pháp kỹ
thuật an toàn, vệ sinh lao động phù hợp với pháp lệnh về bảo hộ lao động và
các quy phạm an toàn.
+ Chỉ đạo các xí nghiệp thành viên tổ chức thực hiện các kế hoạch, biện
pháp.
+ Tổ chức kiểm tra định kỳ, đột xuất công tác đảm bảo an toàn và vệ
sinh lao động tại các xí nghiệp thành viên.
+ Tổ chức, chỉ đạo công tác thống kê, khai báo và điều tra tai nạn, sự cố.
+ Tổ chức biên soạn các quy trình, quy định, biệm pháp liên quan đến an
toàn và bảo hộ lao động. Tham gia ý kiến về chính sách đối với ngời lao động.
g. Phòng kỹ thuật thi công:

+ Lập biện pháp tổ chức thi công, duyệt các biện pháp thi công cho các
đơn vị trớc khi khởi công xây dựng, kiểm tra chất lợng các công trình.
h. Phòng cơ điện:
+ Kiểm tra giám sát việc sử dụng máy móc thiết bị thi công của Công ty
giao cho các đơn vị quản lý và sử dụng.
+Tổ chức quản lý theo dõi về số lợng, chất lợng và tình trạng kỹ thuật,
vận hành sửa chữa các loại thiết bị của Công ty.
+Chỉ đạo và hớng dẫn các đơn vị, xí nghiệp và tổ chức duyệt kế hoạch cơ
điện.
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 15
Khóa luận tốt nghiệp
+Kiểm tra giám sát việc thực hiện các nguyên tắc quản lý kỹ thuật cơ
điện, quy trình quy phạm bảo quản, vận hành, sửa chữa các chỉ tiêu định mức
về kinh tế kỹ thuật cơ điện của các xí nghiệp.
+Thẩm tra, xét duyệt việc thiết kế, thi công tham gia nghiệm thu công
trình có liên quan đến lĩnh vực cơ điện, giải quyết cung ứng điện năng cho sản
xuất, đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt trong Công ty.
Trên cơ sở ký kết hợp đồng giữa Công ty với đơn vị, giữa các đơn vị với
nhau đảm bảo an toàn và hiệu quả. Đồng thời kết hợp với phòng tài chính kế
toán xây dựng đơn giá, ca máy, tính toán tỉ lệ thu nộp đối với đội vận tải.
i. Thanh tra bảo vệ:
Tổ chức thanh tra đối với các xí nghiệp cơ sở định kỳ hoặc đột xuất theo
nhiệm vụ Giám đốc Công ty giao.
Tổ chức thực hiện thanh tra giải quyết theo dõi th khiếu tố.
Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ thanh tra định kỳ theo
quy định của Bộ, của ngành dọc.
Tham mu giúp Giám đốc Công ty tổ chức chỉ đạo công tác đảm bảo an
ninh và trật tự xã hội.
Hiện nay, bộ máy hoạt động của Công ty xây dựng theo hớng là một đơn
vị sản xuất kinh doanh độc lập tự hạch toán có quy mô lớn với hệ thống chi

nhánh trải dài trên cả nớc. Do đó, bộ máy tổ chức của Công ty đợc tổ chức
theo kiểu trực tuyến chức năng.
6. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty:
Trong hai năm 2000-2001 với hệ thống cơ chế hỗ trợ của Nhà nớc và cơ
chế quản lý toàn diện của Công ty, cùng với sự cố gắng của các đơn vị thành
viên, các chỉ tiêu kinh tế tài chính của Công ty cũng có những khả quan. Tình
hình sản xuất kinh doanh đựợc thể hiện ở những bảng sau:
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 16
Khóa luận tốt nghiệp
Bảng 1: Bảng kết quả sản xuất kinh doanh của công ty
Chỉ tiêu Năm2000 Năm2001 So sánh
Số tiền TL%
Giá trị KL công trình 160.271.653,4 192.201.673,2 31.930.019,8 20,1
Doanh thu 80.246.945,8 109.026.406,6 28.779.460,8 35,8
Tổng vốn kinh doanh 17.941.573,2 19.341.753,2 1.400000 7,8
Nộp ngân sách 3.063.176,7 3.574.262,7 511.086 16,7
Tổng lợi nhuận 1.721.602,2 1.907.171,7 185.567,5 10,8
Thu nhập bình quân
đầu ngời/ tháng
900 940 40 4,4
Từ năm 2000 đến năm 2001 nhờ sự nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân
viên chức lao động mà hàng năm Công ty có tốc độ tăng trởng bình quân là
15%, giá trị tài sản cố định tăng 1.400.000
nđ
tỉ lệ tăng là 7,8% so với năm
2000, mọi ngời lao động có đủ việc làm quanh năm, thu nhập bình quân đầu
ngời 900
nđ
/tháng vào năm 2000 tuy cha thực sự là cao nhng đã tăng vào năm
2001, nên đời sống của cán bộ công nhân viên đợc cải thiện hơn, gắn bó với

nhiệm vụ. Năm 2001 năm đầu tiên của thiên niên kỷ mới, năm đầu tiên thực
hiện Nghị quyết Đại hội IX của Đảng và chơng trình hành động do ban cán sự
Đảng bộ xây dựng đề ra. Công ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh tuy gặp
nhiều khó khăn song lãnh đạo Công ty đã nỗ lực tìm kiếm thị trờng, mở rộng
đối tợng phục vụ, lập kế hoạch cụ thể, chỉ đạo sát sao nên hoàn thành tốt các
chỉ tiêu kinh tế, đảm bảo an toàn tăng doanh thu và có tích luỹ. Kết quả là vào
năm 2001 doanh thu đạt 109026406,6
nđ
tăng 35,8%, giá trị sản lợng đạt
192.2201673,2
nđ
tăng 20,1%, lợi nhuận 10,8%, nộp ngân sách tăng 16,7% so
với năm 2000. Để có những kết quả này là do Công ty thực sự quan tâm đến
việc thực hiện các chế độ chính sách kinh tế- xã hội, đặc biệt chính sách đối
với ngời lao động, chính sách thuế, bảo đảm hạch toán rõ ràng, tài chi thu lành
mạnh. Quản lý sản xuất kinh doanh ngày càng đi vào nề nếp, tăng cờng vững
chắc, bảo toàn và tăng trởng vốn, tích luỹ ngày một cao, tiền lơng thu nhập ổn
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 17
Khóa luận tốt nghiệp
định. Uy tín của Công ty ngày một nâng cao trên thị trờng khẳng định đợc vị
thế trên lĩnh vực xây dựng, đảm bảo chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000.
Công việc này bắt đầu triển khai từ quý IV năm 2000 và đến nay đã hoàn tất,
ta thấy chỉ sau một năm thực hiện nhằm mục tiêu chất lợng sản phẩm Công ty
đã đạt đợc những thành tích đáng kể.
Với kết quả đạt đợc nh vậy không những đời sống cán bộ công nhân viên
đợc ổn định mà Công ty còn có khả năng tham gia các công việc từ thiện xã
hội. Công ty ủng hộ đồng bào bão lụt 10
trđ
, ủng hộ trẻ em nghèo vợt khó 5
trđ

và tham gia các phong trào khác của xã hội.
Tóm lại, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là có khả
quan, các chỉ kinh tế có xu hớng tăng. Tuy vậy so với tiềm lực và khả năng
của Công ty thì con số này là có hạn chế. Do vậy cần phải tìm hiểu các yếu tố
có ảnh hởng đến chỉ tiêu kết quả hoạt động kinh doanh để Công ty tiếp tục
tăng trởng và phát triển hơn nữa.
II. Cơ cấu tổ chức văn phòng công ty:
Qua 10 năm thành lập và đi lên, cùng với sự phát triển của Công ty, văn
phòng Công ty đã có những điều kiện tốt nhất về vật chất và tổ chức với một
đội ngũ lao động đợc đào tạo bồi dỡng cơ bản, có trình độ chuyên môn và
kinh nghiệm công tác lâu năm. Đội ngũ cán bộ công nhân viên của văn phòng
Công ty hiện nay đợc tổ chức theo cơ cấu sau:
Đứng đầu văn phòng, chịu trách nhiệm chung là trởng phòng có nhiệm
vụ đôn đốc, kiểm tra các hoạt động trong phạm vi quản lý và yêu cầu các cán
bộ cung cấp thông tin cần thiết để lập báo cáo tổng hợp hay báo cáo phân tích
cho lãnh đạo, tổ chức các cuộc họp định kỳ hay đột xuất theo yêu cầu của lãnh
đạo. Quản lý nhân sự trong văn phòng, tổ chức quản lý công văn, hồ sơ lu trữ
của cơ quan.Thừa lệnh Giám đốc Công ty ký và ban hành một số văn bản
thuộc thẩm quyền. Ký hợp đồng lao động, cải tiến lề lối làm việc để tăng năng
suất lao động của nhân viên cán bộ cơ quan. Xây dựng kế hoạch và tổ chức
bồi dỡng, đào tạo cán bộ nhân viên cho phù hợp với yêu cầu nâng cao hiệu
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 18
Khóa luận tốt nghiệp
lực, hiệu quả hoạt động của Công ty. Tổ chức động viên khen thởng hay kỷ
luật đối với cán bộ nhân viên.
Hai nhân viên phục vụ công tác văn th lu trữ:
Trong đó một nhân viên phụ trách việc giao nhận chuyển phát văn bản
giấy tờ trong bộ cơ quan và đảm bảo lu trữ hồ sơ tài liệu.
Một nhân viên phụ trách máy tính, máy fax, máy photocopy thực hiện
việc soạn thảo, xử lý sao chụp văn bản giấy tờ, chuyển phát văn bản ra bên

ngoài và công tác theo dõi quản lý trong cơ quan thông qua mạng máy tính
nội bộ.
Một nhân viên trách nhiệm trong lĩnh vực theo dõi hạch toán công tác
tiền lơng cho cán bộ công nhân viên.
Một nhân viên phụ trách thực hiên các hoạt động lễ tân, tiếp khách, phục
vụ việc hội họp, hậu cần trong văn phòng cũng nh toàn Công ty.
Bốn lái xe chịu trách nhiệm đa đón thủ trởng, cán bộ cơ quan trong
những chuyến đi công tác, đi giao dịch ký kết hợp đồng theo sự chỉ đạo của
thủ trởng.
Ba nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm bảo vệ an toàn cơ quan.
Theo cơ cấu tổ chức trên đây văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ
Chí Minh đợc phân thành các bộ phận sau:
a. Bộ phận văn th lu trữ:
+ Thống kê quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ của toàn công ty. Phân loại
đánh giá chỉnh lý tài liệu theo quy định và yêu cầu của lãnh đạo công ty.
+ Công văn tài liệu nơi khác phải tiến hành vào sổ theo dõi, ghi số liệu
kịp thời trình lãnh đạo giải quyết.
+Thực hiện công văn lu chuyển văn bản theo kết quả xử lý của lãnh đạo
công ty.
+ Công văn gửi đi phải tiến hành kiểm tra thể thức sao nhận văn bản,
trình ký vào sổ đăng ký, gửi đến địa chỉ theo yêu cầu.
+ Thực hiện chế độ quản lý con dấu theo quy định riêng.
+ Thực hiện nhiệm vụ thông tin liên lạc, lu trữ.
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 19
Khóa luận tốt nghiệp
+ Định kỳ báo cáo tình hình quản lý, sử dụng lu trữ tài liệu của cơ quan
cho lãnh đạo theo chế độ bảo mật theo quy định.
b. Đội xe:
+ Lái xe đa đón lãnh đạo đi công tác.
+ Thờng trực ở cơ quan, đảm bảo xe luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ.

+ Vận hành xe đúng quy cách tải trọng.
+ Chăm lo, giữ gìn xe, kiểm tra xe thờng xuyên, phát hiện những h hỏng
để kịp thời sửa chữa đảm bảo cho ngời và phơng tiện.
c. Bộ phận y tế:
+ Chăm lo và bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên.
+ Khám chữa bệnh thông thờng cho cán bộ công nhân viên.
+ Giải quyết các chế độ thai sản, quản lý sức khoẻ, quản lý công nghỉ và
cấp nghỉ việc hởng BHYT.
d. Bộ phận tạp vụ:
+ Tiếp đón khách, bố trí chỗ nghỉ ngơi, lu trú, báo ăn cho khách theo quy
định.
+ Phục vụ nơi làm việc của lãnh đạo, phục vụ các cuộc họp, hội nghị , đại
hội công nhân viên chức.
+ Làm vệ sinh nơi tiếp khách, phòng làm việc của lãnh đạo, phòng họp,
hội trờng, các khu vực chung của cơ quan.
+ Làm các thủ tục thanh toán đối với khách và đối với kế toán tài chính.
Cơ cấu tổ chức bộ phận văn phòng của Công ty đợc thực hiện thông qua
sơ đồ sau:
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 20
Khóa luận tốt nghiệp
Sơ đồ tổ chức bộ máy văn phòng

Từ sơ đồ trên cho ta thấy Công ty đã lựa chọn một mô hình văn phòng
phù hợp với cơ cấu tổ chức của Công ty, nhằm giúp ngời quản lý điều hành
trực tiếp hoạt động trong Công ty một cách dễ dàng, từng bộ phận trong văn
phòng đợc phân công cụ thể rõ ràng đảm bảo cho quy trình hoạt động của văn
phòng đạt hiệu quả cao.
III- Tình hình hoạt động và hiệu quả của văn phòng Công
ty trong những năm đổi mới đến nay
1. Tình hình hoạt động và hiệu quả của văn phòng Công ty

1.1. Công tác soạn thảo và văn th lu trữ
a. Soạn thảo văn bản:
Việc soạn thảo văn bản giúp Giám đốc là một việc hết sức quan trọng đòi
hỏi ngời soạn thảo phải có những kiến thức sâu về hành chính quản trị cũng
nh kiến thức về kinh tế - văn hoá - xã hội.
Trong Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ chí Minh văn bản sử dụng rộng rãi
đó là văn bản hành chính. Các văn bản này nhằm chuyển thông tin từ Công ty
tới các tổ chức khác ngoài Công ty, phục vụ cho các mối quan hệ giao dịch
giữa cấp trên với cấp dới và cấp khác để trao đổi công tác hoặc cùng giải
quyết yêu cầu công việc, văn bản hành chính đợc sử dụng thờng xuyên trong
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 21
Trởng phòng
hành chính quản trị
Văn th
lu trữ
Đội xe Y tế Tạp vụ
Khóa luận tốt nghiệp
Công ty nh: quyết định, công văn, biên bản, báo cáo, giấy giới thiệu, giấy đi
đờng, các bài phát biểu cho Giám đốc, văn bản kỹ thuật, bản vẽ.
b. Công tác văn th:
Công tác văn th là một khâu của công tác văn phòng có vị trí hết sức
quan trọng để góp phần vào hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp có nề nếp
khoa học có hiệu lực và đạt kết quả cao. Công tác văn th là sợi dây nối cấp
trên với cấp dới để đảm bảo cho các hoạt động thông tin chính của cơ quan.
* Cách giải quyết công văn đến:
Tất cả công văn đến Công ty đều phải qua bộ phận văn th, văn th nhận và
phân loại công văn bóc bì và rà soát xem công văn gửi đến có đúng thủ tục
hành chính hay không. Đối với những th mật th đích danh, th cá nhân không
đợc phép bóc bì. Khi mở phong bì ra văn th lấy tài liệu có bên trong xem xét
kỹ ở trong có bao nhiêu để tránh thiếu sót những tài liệu, hồ sơ kèm theo viết

phần ghi chú vào th và kẹp vào cuối th.
Theo số liệu thống kê năm 2001 Công ty nhận 398 các loại văn bản gửi
đến công tác quản lý con dấu do văn th của Công ty gồm các loại con dấu sau:
dấu tròn (dấu Công ty, dấu văn phòng), dấu vuông, dấu hình chữ nhật, dấu
công văn đi, công văn đến.
c. Công tác lu trữ:
Lu trữ là việc cất trữ các loại giấy tờ cơ quan, cá nhân để làm bằng
chứng, cơ sở tra cứu khi cần thiết. Sau khi phân loại hồ sơ văn th lên lịch lu trữ
và luân chuyển hồ sơ xuống phòng lu trữ.
1.2. Công tác y tế và hậu cần
a. Công tác y tế:
Trong bất kỳ Công ty nào đều cần phải có phòng y tế để theo dõi chăm
sóc sức khoẻ cán bộ công nhân viên trong Công ty. Công nhân là ngời trực
tiếp sản xuất ra của cải vật chất, họ là ngời chịu ảnh hởng của môi trờng và họ
dễ mắc các loại bệnh nghề nghiệp. Bộ phận y tế nằm trong văn phòng của
Công ty có nhiệm vụ chăm lo thờng xuyên tới sức khoẻ của ngời lao động,
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 22
Khóa luận tốt nghiệp
phòng y tế của Công ty hàng năm cấp phát thẻ bảo hiểm y tế cho cán bộ công
nhân viên và giới thiệu họ đến các bệnh viện lớn nh: Bệnh viện Việt Đức,
Bạch Mai, Đống Đa để khám chữa một số loại bệnh mà Công ty không có
đủ chăm sóc.
b. Công tác hậu cần:
Để đảm bảo cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị văn phòng, Công ty
chịu trách nhiệm mua sắm thiết bị cho văn phòng nh: máy vi tính, điện thoại,
máy fax, photocopy, mua các loại văn phòng phẩm.
Đảm bảo cho hoạt động của Công ty và Giám đốc tổ chức các cuộc hội
họp tiếp khách, văn phòng Công ty làm nhiệm vụ tổ chức các cuộc hội nghị,
tiếp khách trong và ngoài Công ty bao gồm các loại hoạt động sau:
- Đăng ký phòng họp

- Viết giấy mời
- Chuẩn bị nớc uống, máy quay, máy chiếu nền cần thiết
- Ghi biên bản cuộc họp
Ngoài ra văn phòng Công ty còn theo dõi và ghi kết luận các cuộc họp tổ
chức tiếp khách đến liên hệ công tác ngoại giao là yếu tố không thể thiếu
trong bất cứ một Công ty nào, ngoại giao tốt sẽ gây ấn tợng đầu tiên cho
khách hoặc đối tác làm ăn là bớc thuận lợi cho Công việc tiếp theo. Khi khách
đến liên hệ công tác với Giám đốc Công ty phải qua văn phòng Công ty, nhân
viên lễ tân sẽ hớng dẫn và đón tiếp khách chu đáo lịch sự tạo mọi điều kiện
thuận lợi cho khách đến làm việc tại Công ty.
Văn phòng có đội xe riêng để sẵn sàng đa lãnh đạo đi công tác lúc cần
thiết. Văn phòng Công ty cũng là ngời trực tiếp giúp Giám đốc lên lịch trình
công tác, ghi chép địa chỉ, số điện thoại của những cơ quan đơn vị mà Giám
đốc đến công tác.
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 23
Khóa luận tốt nghiệp
1.3. Công tác tham mu và thông tin
a. Công tác tham mu:
Công tác tham mu là hoạt động xuất hiện sớm trong hoạt động của văn
phòng Công ty hiện nay bộ phận tham mu trợ giúp đắc lực nhất cho hoạt động
của Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh.
Đối với Giám đốc và các phòng dự án đấu thầu việc lựa chọn các phơng
án kinh doanh là hết sức khó khăn nếu nh không có sự trợ giúp về thông tin
của bộ phận văn phòng Công ty, văn phòng đa ra những biện pháp xử lý cho
ban lãnh đạo Công ty tham khảo, đóng góp ý kiến bổ sung sao cho ban lãnh
đạo chọn đợc phơng án tối u nhất. Ngoài ra văn phòng còn giúp lãnh đạo Công
ty lập báo cáo công trình công tác hàng năm, hàng tháng, hàng quý đề xuất
chủ trơng, chính sách và cơ chế quản lý cho Công ty.
b. Công tác thông tin:
Đây là một nhiệm vụ đặc biệt trong công tác quản trị văn phòng. Thông

tin đợc coi là yếu tố quyết định có khả năng quyết định rất lớn đến kết quả của
công việc, là cơ sở để ra các quyết định quản lý.
Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh là doanh nghiệp đầu t xây dựng
nên thông tin đợc coi là đầu vào không thể thiếu để tiến hành các loại hoạt
động đấu thầu. Hơn nữa yêu cầu của công tác thông tin còn phải chính xác,
kịp thời bí mật đầy đủ và phải đơn giản dễ hiểu.
Nh vậy thông tin có ảnh hởng trực tiếp đến sự thành công hay thất bại đối
với tổ chức, vì thông tin giữ vị trí quan trọng. Vì vậy, nên để đảm bảo công tác
này đạt chất lợng và hiệu quả thì văn phòng Công ty nói riêng và Công ty xây
dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh nói chung đã tiến hành thu thập và xử lý thông
tin theo các bớc sau:
Xây dựng kế hoạch tổ chức công tác thông tin:
Đây là bớc đầu tiên trong hệ thống thông tin. Văn phòng xây dựng kế
hoạch và xin ý kiến của ban lãnh đạo để:
- Dự kiến về tổ chức các bộ phận (các khâu) tham gia trong hệ thống
thông tin
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 24
Khóa luận tốt nghiệp
- Dự kiến nguồn lực vật chất và con ngời tham gia vào các công tác thông
tin.
- Dự kiến môi trờng của công tác thông tin.
Thu thập thông tin:
Văn phòng tiến hành thu thập các thông tin sau khi đã xác định đợc
nguồn thu phù hợp với lĩnh vực và mục đích sử dụng. Thông tin còn đợc
chuyển từ các phòng chức năng gửi lên, văn phòng tiến hành tổng hợp các
thông tin thu đợc để chuyển sang giai đoạn xử lý.
Một số nguồn thông tin mà văn phòng thu thập là:
- Các văn bản chỉ đạo của Giám đốc, ban Giám đốc Công ty, của sở xây
dựng.
- Các thông tin từ hội nghị của ngành, liên ngành.

- Các văn bản pháp luật của Đảng và Nhà nớc: các chế độ chính sách
của cơ quan cấp trên, của Nhà nớc đối với Công ty.
- Các thông tin từ hệ thống báo cáo của các phòng ban, các đơn vị thành
viên tổ, đội , xí nghiệp.
- Thu thập thông tin từ cán bộ công nhân viên chức, từ thị trờng, từ đối
thủ cạnh tranh.
Phân tích và xử lý thông tin:
Đây là khâu quyết định đến việc sử dụng thông tin trong Công ty. Mục
tiêu của quyết định này xử lý thông tin nhằm đa ra các giải pháp, các phơng
án tham mu đề xuất và kiến nghị giúp ban Giám đốc quản lý và điều hành có
hiệu quả hơn. Hơn nữa còn làm căn cứ cho lãnh đạo Công ty ra quyết định,
mệnh lệnh, chỉ thị việc quản lý và điều hành hoạt động chung toàn Công ty.
* Quá trình phân tích xử lý thông tin đợc chia làm hai công đoạn:
- Xử lý thô: Văn phòng Công ty tiến hành phân loại, sắp xếp sơ bộ thông
tin thu đợc và kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của thông tin.
- Xử lý tinh: Thông tin thu đợc chuyển đến các đối tợng tiếp nhận để tiến
hành xử lý. Những thông tin trong phạm vi quyền hạn của phòng xử lý đợc giữ
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 25