hoàn thiện thiện hoạt động thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần sáng tạo – smart communications

LỜI MỞ ĐẦU
Thuật ngữ “tổ chức sự kiện” không còn xa lại với người dân Việt Nam trong
những năm gần đây, tuy nhiên không hẳn tất cả đều hiểu “tổ chức sự kiện” là thế
nào? Để làm gì? Quy trình của nó ra sao?
So với quảng cáo tổ chức sự kiện có quy mô và nhu cầu lớn hơn nhiều
không chỉ có các tổ chức xã hội, phi chính phủ mà còn bao gồm nhu cầu của các
gia đình, cá nhân. Kinh tế phát triển nhu cầu về tổ chức sự kiện ngày càng cao.
Về cung ứng hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay chưa thành một dịch vụ độc
lập, số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít. Thông thường
các doanh nghiệp như khách sạn, nhà hàng, trung tâm hội nghị hoặc những doanh
nghiệp quảng cáo lớn làm cho chi phí cao mà thiếu tính chuyên nghiệp. Cũng có
trường hợp chủ sở hữu tự tổ chức sự kiện cho mình. Song hiện trang này thường
diễn ra đối với các sự kiện nhỏ, không ảnh hưởng rộng trong công chúng. Kinh tế
ngày càng phát triển, sự phân công lao động xã hội ngày cáng sâu sắc, hiện tràng
trên sẽ không còn diễn ra.
Tuy nhiên, trong bối cảnh manh mún của thị trường truyền thông tiếp thị
Việt Nam giữa những tập đoàn quảng cáo quốc tế và rất nhiều công ty dịch vụ
tiếp thị địa phương, việc phát triển của các công ty quảng cáo/truyền thông tiếp
thị tại Viêt Nam là một thách thức lớn. Nhưng vẫn có những doanh nghiệp có
niềm đam mê tầm nhìn dài hạn và mong muốn góp phần nâng cao tính chuyên
nghiệp trong truyền thông tiếp thị.
Những công ty quảng cáo chuyên thực hiện dịch vụ tổ chức sự kiện mà
khách hàng là những cá nhân, tập thể có nhu cầu tổ chức sự kiện và là chủ sở hữu
sự kiện. Những người có nhu cầu tổ chức sự kiện phải “đặt hàng” về nhu cầu của
mình đến các công ty này để tố chức chuẩn bị và thực hiện hoạt động sự kiện.
Thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện là một khâu quan trong không thể
thiếu trước khi tiến hành một sự kiện dù lớn hay nhỏ. Để tạo dấu ấn cho người
1
đến dự và đạt được mục đích của tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân là chủ của
buổi event( tổ chức sự kiện) đó.
• Phương pháp nghiên cứu

- Thu thập và phân tích thông tin thứ cấp.
- Thu thập số liệu và phân tích số liệu
• Phạm vi nghiên cứu
- Nghiên cứu trên trị trường tổ chức sự kiện Việt Nam
• Nội dung nghiên cứu
Một ngày trung bình cả nước có khoảng 20 sự kiện lớn nhỏ do chác doanh
nghiệp tổ chức, một tháng trung bình có từ 2 -3 công ty liên quan đến lĩnh vực
quảng cáo và tổ chức sự kiện được thành lập. Điều đó chứng tỏ nhu cầu và thị
trường công tác tổ chức sự kiện ngày càng nở rộ. Và chắc chắn sẽ trở thành một
đề tài nóng cho các doanh nghiệp chưa nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này
quan tâm theo dõi. Đó là nguyên nhân mà tác giả chọn đề tài để nghiên cứu
“Hoàn thiện thiện hoạt động thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại công ty
Cổ Phần Sáng Tạo – Smart Communications” vì đây là một nhân tố quyết định
sự thành công của sự kiện.
2
Chương 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ HOẠT
ĐỘNG THIẾT KẾ TRONG LĨNH VỰC TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1.1 Khái quát về tổ chức sự kiện
1.1.1 Khái niệm tổ chức sự kiện
Khái niệm: Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các
hoạt động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công
cụ lao động thực hiện dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các
hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhắm
chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu
cầu của khác hàng mục tiêu.
Qua khái niệm trên, tổ chức sự kiện được coi là một quá trình hoạt động.
Quá trình này có sự kéo dài về thời gian, từ các công việc chuẩn bị tới các hoạt
đông sự kiện tiếp đến là không gian cụ thể, nơi diễn ra các hoạt động trên.
Trong quá trình đó, các hoạt động sự kiện được thực hiện theo kịch bản,

kế hoạch đã được chuẩn bị trước. Có những hoạt động trong quá trình này sử dụn
máy móc thiết bị, công cụ để tạo nên những sản phẩm hàng hoá cụ thẻ như phòng
ốc, sân khấu, bàn ghế, v.v… Những hoạt động khác nhằm tạo ra dịch vụ như thiết
kế thiếp mời, lên danh sách khách mời, âm thanh, ánh sáng, vận chuyển, khách
sạn, v.v… tất cả đều hướng tới phục vụ các hoạt động sự kiện, các hoạt động nối
tiếp nhau, đan xen nhau tạo thành dòng chảy theo thời gian định hướng tới sự
kiện. Có thể khái quát thành sơ đồ sau:
Sơ đồ 1. Dòng công việc trong tổ chức sự kiện
Lập kế
hoạch
Dự toán
ngân sách
Công việc
chuẩn bị
Công việc trong
sự kiện
Công việc
sau sự kiện
Khai
mạc
sự
kiện
Bế
mạc
sự
kiện
3
Các hoạt động “chuẩn bị” gồm nhiều nội dung công việc được bố trí theo
một trật tự nhất định với phương cách thực hiện cụ thể chi phối của hệ thống
quản trị: lựa chọn xá định địa điểm, xác định không gian và tổ chức sự kiện, lên

danh sách khách mời, đưa đón khách tham dự sự kiện, tiếp đón khi khách mời tới
và những công việc do thời tiết chi phối. Những hoạt động “trong sự kiện” gồm
những hoạt động phục vụ ( do Nhà tổ chức sự kiện đảm nhận) như: tổ chức ăn
uống trong sự kiện, các hoạt động bảo vệ trị an, v.v… và các hoạt động của sự
kiện theo kịch bản riêng nó chi phối các hoạt động khác. Nội dung những hoạt
động “sau sự kiện” gồm sử lý những khiếm khuyết của hoạt động tới các thành
viên tham gia tổ chức sự kiện, duy trì phát triển mối quan hệ giữa chủ sự kiện với
khách mời và công chúng, với nhà tổ chức thì công việc sau sự kiện là họp và rút
kinh nghiệm để làm sự kiện sau tốt hơn.
Bất kỳ một sự kiện nào cũng nhằm đạt được mục tiêu truyền thông nào đó.
Toàn bộ các hoạt động sự kiện diễn ra trong bối cảnh không gian thời gian cụ thể
khác biệt. Đối tượng tham dự sẽ nhận được một hệ thống giá trị vật chất và phi
vật chất do sự kiện mang lại. Hệ thống đó chính là thông điệp mà chủ sở hữu sự
kiện chuyển tới đối tượng nhận của họ. Hệ thống giá trị nhằm thực hiện nhiệm vụ
gì đó mới là mục đích đích thực của sự kiện, các giá trị đều phải hướng đến
nhiệm vụ này và chịu sự quy định của nhiệm vụ này. Do vậy người có nhu cầu tổ
chức sự kiện phải đặt yêu cầu nhiệm vụ từ đầu đối với Nhà tổ chức. Trên cơ sở
đó mới xây dựng kịch bản đúng và công việc chuẩn bị mới xác thực.
Để có nhận thức đúng đắn khái niệm tổ chức sự kiện, cần làm rõ các thành
viên tham gia tổ chức và mối quan hệ giữa họ. các thành viên này có vai trò quyết
định đến sự thành công của sự kiện.
Đối tượng tham dự sự kiện là các khách mời theo yêu cầu của chủ sự kiện.
Đó chính là các đối tượng nhận thông điệp truyền thông của sự kiện. Tuỳ theo
mục đích của sự kiện mà đối tượng khách mời là khác nhau ví như: Chủ sự kiện
4
là các doanh nghiệp thì khác mời là khách hàng mục tiêu, công chúng; Chủ sự
kiện là các tổ chức đoàn thể thì khách mời sẽ là các cá nhân thuộc tổ chức đoàn
thể đó thu hút; Các sự kiện mang tính chuyên đề thì khách mời còn chi tiết cụ thể
hơn nữa.
1.1.2 Phân loại và mục đích của tổ chức sự kiện

Ngày nay, việc tổ chức những sự kiện đặc biệt (event) đã trở thành một
trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị. Cũng như những
công cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho
sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách
hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Để có thể xây dựng được một
sự kiện thành công đúng mục đích, đạt được kết quả như mong muốn thì
nhà tổ chức sự kiện cần hiểu và phân biệt rõ các loại hình của tổ chức sự
kiện.
Có một số loại sự kiện cơ bản sau đây:
• Họp, hội thảo
- Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm
- Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới
- Trao đổi ý kiến
- Tìm sự đồng thuận
- Tìm các giải pháp cho vấn đề tồn đọng
• Sự kiện đoàn thể
- Tuyên dương (thành tích công trạng)
- Cảm ơn (khách hàng, nhà cung cấp)
- Gặp gỡ, giao lưu
- Giới thiệu sản phẩm
- Ghi nhận thương hiệu
5
- Kỷ niệm ( các dấu mốc thời gian, không gian…)
• Gây quỹ
- Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện, v.v…)
- Tạo ý thức trong công chúng
- Thu hút nhà tài trợ mới
- Thu hút người ủng hộ
- Tăng tình nguyện viên
• Khuyến khích

- Ghi nhận doanh số bán thảo luận
- Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lượcphát triển trong tương lai
- Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doanh ngoài môi trường
làm việc
- Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác
• Sự kiện đặc biệt
- Gây sự chú ý trong giới truyền thông
- Gây ý thức trong công chúng
- Thu hút khách hàng mới
- Giới thiệu sản phẩm
- Trao phần thưởng, tặng phẩm (cho các thành viên tham gia tổ chức sự
kiện)
Tuỳ vào từng loại sự kiện, mục tiêu sự kiện ảnh hưởng đến phương thức
lập kế hoạch và tổ chức sự kiện. Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi những phương
pháp cụ thể. Nó yêu cầu phải có kế hoạch riêng cùng với chương trình hoạt động
sát thực với chúng.
Ví dụ: Những buổi “giới thiệu sản phẩm” mới thường được đi kèm với
các chương trình giải trí, biểu diễn. Tuy nhiên, không nên để những chương
6
trình này kéo dài quá mức và làm cho khách hàng sao lãng với mục đích chính
là giới thiệu sản phẩm/dịch vụ. Nói một cách khác, những chương trình giải trí
và biểu diễn chỉ là những “chất xúc tác” còn sản phẩm/dịch vụ của công ty vẫn
là phần “cốt lõi”. Ngoài ra, cũng nên chú ý đến yếu tố không gian và thời gian
khi tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm mới. Với “kỷ niệm thành lập” là một
sự kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tổ chức. Có một thâm
niên hoạt động trong một ngành nghề nào đó là một điều đáng để doanh nghiệp
tự hào và nên tận dụng cơ hội này để củng cố sự ủng hộ, lòng trung thành của
những khách hàng trong quá khứ và hiện tại. Buổi tiệc “sinh nhật” cũng là dịp
để mời những khách hàng tiềm năng và xây dựng quan hệ với họ. “Khai
trương” một trong những lý do tốt nhất để tổ chức một sự kiện. Để có tác

dụng tốt, phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói lên được
ngành nghề và chuyển tải được thông điệp muốn nhắn gửi đển khách hàng, đó
là: ”Chúng tôi đã có mặt. Chúng tôi khác với các đối thủ cạnh tranh, chúng tôi
tối hơn các đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đang sẵn sàng phục vụ bạn”. Phải
làm cho khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buỗi lễ khai trương. Nên
tránh đi vào lối mòn như nhất thiết phải có chạy thử máy (đối với việc khai
trương nhà máy sản xuất), cắt băng khánh thành…Hãy nghĩ ra những cách làm
sáng tạo. Chẳng hạn, nếu khai trương một cửa hàng bán đồ điện tử, có thể
dùng một bộ điều khiển từ xa để mở cửa vào giờ khai trương. Hãy để cho buổi
lễ khai trương thêm phần ấn tượng, có thể thiết kế thiệp mời độc đáo, đăng tải
tin trên báo chí, tổ chức các chương trình giải trí, biểu diễn, tặng quà cho
những người đến dự. Ngoài ra, cũng có thể nghĩ ra những cách để ghi nhớ và
cảm ơn những khách hàng đầu tiên như gửi phiếu mua hàng miễn phí hoặc
giảm giá, ghi lại tên và ngày sinh khách hàng để gửi thiệp chúc mừng sinh
nhật.
7
1.2 Tiến trình cơ bản thực hiện một sự kiện
1.2.1 Dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách
quyết định việc tổ chức sự kiện có thực hiện hay không cũng như mục tiêu sự
kiện, quy mô tổ chức sự kiện.
Tầm quan trọng của ngân sách: dự liệu các hàng hoá dịch vụ và nhưng
phương pháp dự liệu để có được danh mục hàng hoá dự liệu cần thiết cho sự
kiện. Nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được hàng hoá dịch vụ cần thiết cho tổ
chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí.
Trước hết, Nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được danh mục hàng hoá và
dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng và chi phí. Cần cố gắng dự liệu
hàng hoá dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau đó dùng phương pháp loại
trừ, dữ lại danh mục hàng hoá bắt buộc phải có trong chương trình. Nếu ngân
sách dự toán cho phép có thể bổ sung cho danh mục những hàng hoá dịch vụ đã

loại trừ ban đầu, nếu ngân sách dự toán thiếu hụt, Nhà tổ chức sự kiện càn rà soát
lại danh mục hàng hoá đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hành hoá kém mức độ
cần thiết đối với tổ chức sự kiện, bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán.
Dưới đây là danh mục hàng hoá, dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện
thường có trong dự toán:
o Thư mời
o Chỗ ở
o Đi lại
o Thuê địa điểm tổ chức
o Diễn tập
o Thức ăn
o Đồ uống
o Trang trí nội thất
o Trang trí khác
o Âm nhạc
o Giải trí
o Dẫn chương trình
o Nghe nhìn
o Ánh sáng
8
o Sân khấu
o Phim ảnh
o Thiếp chỗ ngồi
o Thực đơn
o Quà tặng
o Bảo hiểm
o An ninh
o Chi phí nhân công
o Tiền điện
o Thực trạng thiết bị

o Vật liệu quảng cáo
o Thông tin liên lạc
o Dịch thuật
o Vận chuyển
o Hải quan
o Các chi phí khác
Mục đích của sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn chi
phối cả hiệu quả ngân sách. Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, Nhà tỏ
chức cũng phải trả lời câu tổ chức sự kiện đó nhằm mục đích gì? Nói cách khác
cần làm rõ mục tiêu trước khi bắt tay tổ chức nó. Mục tiêu của sự kiện gắn liên
với quy mô thiết kế và tổ chức sự kiện, các yếu tố được nêu ra tác động vào
ngân sách và ngược lại chi phí cũng chi phối các yếu tố đó. Cần xác định được
mục tiêu chính, mục tiêu phụ để biết và tập trung vào thực hiện những mục tiêu
quan trọng trước gắn liền với quy mô và ngân sách của sự kiện
Trên thực tế các sự kiện có thể khác nhau về tính chất, quy mô…do đó
mà danh mục hàng hoá, dịch vụ cho từng sự kiện cụ thể là khác nhau. Tuỳ mỗi
sự kiện để cân đối và lựa chọn ra hạng mục thích hợp cho nó.
Yêu cầu của tiên lượng ngân sách:
• Nhà tổ chức sự kiện cần khẳng định được có ngân sách hay không
có.
• Thu xếp đủ ngân sách dù tổ chức sự kiện nhỏ hay lớn, không sử
dung ngân sách thiếu hụt để tổ chức sự kiện.
• Xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiện chi phối ngân
sách.
9
• Lập ngân sách trong phạm vi cho phép.
Tóm lại, trong bước chuẩn bị tổ chức sự kiện, Nhà tổ chức cần giải quyết
nội dung sau:
• Có nên tổ chức sự kiện không?
• Có đủ ngân sách cho tổ chức sự kiện không?

• Sử dụng ngân sách cho tổ chức ngân sách là bao nhiêu?
• Mục đích của sự kiện?
• Sự kiện có xứng đáng với ngân sách chi ra không?
Lên kế hoạch thời gian, hệ thống hoá các hoạt động sự kiện được chỉ
rõ thành viên trong Ban tổ chức thực hiện theo chức năng. Lập thời gian biểu
cho công tác chuẩn bị: phương pháp chuẩn bị sự kiện, hình dung sự kiện, tạo
hình ảnh ấn tượng cho sự kiện, kế hoạch phân bổ ngân sách và lịch thanh toán.
Việc đầu tiên là cần thành lập Ban tổ chức thực hiện các công việc cho tổ
chức sự kiện. Ban tổ chức gồm các thành viên thuộc các thành phần khác nhau,
có khả năng và kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động trong thực hiện.
Mỗi thành viên được giao một mảng công việc cụ thể chi tiết trên những lĩnh
vực riêng biệt, không trùng lặp nhau. Nhà quản trị đảm nhiệm trưởng Ban tổ
chức trực tiếp điều hành các thành viên trong Ban, kipk thời về nội dung các
công việc về việc két hợp các kỹ năng chuyên môn, điều hoà và tạo nên sự ăn
khớp chương trình riêng biệt nhằm tạo ra sự đồng bộ công việc giữa các thành
viên trong Ban.
Một văn phòng báo chí của một cơ quan, tổ chức được yêu cầu tổ chức
nhiều loại sự kiện công cộng. Có những “sự kiện của giới truyền thông” – là
những sự kiện mà báo giới được mời tham dự – và có những sự kiện khác mà
giới truyền thông có hoặc không tham dự. Một người phát ngôn báo chí cần có
khả năng nắm bắt được tính chất tham dự của bất kỳ một sự kiện nào, có giới
10
truyền thông hay không, cho dù là đang tổ chức hay tham dự với tư cách là một
khách mời. Hãy nghĩ đến những sự kiện như đi nghe hòa nhạc hoặc xem vũ ba-
lê. Mọi chuyện cần được lập kế hoạch và thể hiện bằng văn bản và mọi việc đều
liên quan đến chủ đề chung của buổi biểu diễn. Mọi chi tiết và vai trò của từng
người cũng được cân nhắc từ trước. Cần có một giám đốc – chọn ra từ các nhân
viên – có mặt trực tiếp tại hiện trường để đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện
theo đúng kế hoạch.
Hệ thống hoá các hoạt động tổ chức sự kiện: Các hoạt động trong giai

đoạn chẩn bị phục vụ cho các hoạt động tổ chức sự kiện là rất nhiều, đòi hỏi
Ban tổ chức phải tính đến không bỏ sót, cần xác định các hoạt động quan trọng
để thiết kế các hoạt động tổ chức sự kiện cụ thể. Các thành viên trong Ban tổ
chức tiến hành hệ thống hoá các hoạt động chuẩn bị cho tổ chức sự kiện, các
hoạt động này có mối quan hệ mật thiết với nhau và với các hoạt động cơ bản
trong tổ chức. Hệ thống hoá các hoạt động tổ chức sự kiện quan trọng với tổ
chức sự kiện, ưu tiên thực hiện hoạt động quan trọng trước. Cần chú ý những
hoạt động chuẩn bị có tác động vào các hoạt động khác, đòi hỏi phải thực hiện
nó như một tiền đề.
Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị: Sau khi khái quát các hoạt
động chuẩn bị tổ chức sự kiện và hệ thống hoá các hoạt động đó, Nhà tổ chức
sự kiện xâu chuỗi các hạng mục công việc, cố gắng khái quát và tránh sai sót từ
đó xác định hạng mục chủ yếu mà thiếu chúng là sự kiện không thể tổ chức
được, mỗi một hạng mục luôn có một hạng mục phụ trợ di theo nó có quan hệ
mật thiết với nhau.
Thời gian cho chuẩn bị tổ chức sự kiện: Lấy thời gian bắt đầu từ khi lập
kế hoạch tới khi bắt đầu tổ chức sự kiện là mức độ khống chế cho toàn bộ thời
gian các hạng mục công việc chuẩn bị. Nhà tổ chức sự kiện cần xác định thời
gian cho từng hạng mục cong việc, đặc biệt là những hạng mục công việc quan
11
trọng. Sau đó, xác định thêm thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc
tuỳ theo nguồn lực của doah nghiệp, theo yêu cầu thời gian. Có ba phương pháp
sau để người tổ chức có thể lên thời gian cho một sự kiện:
• Phương pháp cuốn chiếu: các hạng mục công việc thực hiện sâu
chuỗi teo dòng thời gian thống nhất, thực hiện hét hạng mục công việc này tới
hạng mục công việc khác được thực hiện nối tiếp nhau. Phương pháp này sử
dụng trong điều kiện có thời gian dài để chuẩn bị, nguồn lực doanh nghiệp yếu.
Đây là phương pháp mà Nhà tổ chức sự kiện có điều kiện để kiểm tra trực tiếp
hoạt động chuẩn bị.
• Phương pháp song song: các hạng mục của công việc được chia ra

thành các nhóm khác nhau, xau chuỗi các hạng mục công việc trong các nhóm,
tiến hành các hạng mục công việc teo trình tự trong các nhóm. Các nhóm cùng
thực hiện công việc và cùnghoàn thành trong thời gian thống nhất. Phương pháp
này rút ngắn thời gian chuẩn bị nhưng sẽ là khó khăn trong việc kiểm tra giám
sát và tổ chức phức tạp.
• Phương pháp kết hợp: là phương pháp kết hợp hai phương pháp
cuốn chiếu và song song bằng các xâu chuỗi các hạng mục công việc chính, bắt
đầu từ những công việc cần nhiều thời gian và quan trọng sau đó là các thông số
giảm dần.
Hình dung sự kiện: là yếu tố quan trọng đảm bảo sự thành công của sự
kiện nên cần hình dung sự kiện từ đầu tới cuối, xuyên suốt sự kiện để thấy được
những vị trí công việc trong sự kiện có thể phát sinh mâu thuẫn, những yếu tố
ngoại lai khác kịp thời giải quyết những mâu thuẫn đó ngay tư khâu lập kế
hoạch. Hình dung ra sự kiện giúp Nhà tổ chức xác định chính xác số lượng cán
bộ, nhân viên đảm nhận công việc để tạo ra một sự kiện hoàn hảo không sảy ra
sai xót không đáng có. Ngoài ra, còn giúp Nhà tổ chức sự kiện xác định được
nhu cầu về tài chính đối với các phương án đó khi hoàn tất kế hoạch tổ chức sự
12
kiện của doanh nghiệp. Sự kiện nào cũng cần phải có mục đích rõ ràng, sự kiện
tổ chức ra nhằm thoả mãn mong muốn, nhu cầu nào đó của chủ sở hữu nó và
người chủ đó mong rằng thông qua sự kiện để tạo dựng hình ảnh danh tiếng
trong công chúng. Khách hàng rất quan tâm tới không khí của sự kiện, nhịp
điệu và lịch rình của toàn bộ sự kiện. Nhà tổ chức cần quán triệt được mục đích
của sự kiện, nhiệm vụ của sự kiện, hoạt động cụ thể của sự kiện, thành phần
tham dự, thời gian, địa điểm thực hiện và lên kế hoạch trước bao lâu để có địa
điểm cho tổ chức sự kiện.
Tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện: liệt kê các yếu tố ảnh hưởng đến sự
thành công của sự kiện từ đó xác định nội dung yếu tố nào cần được ưu tiên để
tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện và người chủ sự kiện. Để tạo ra ấn tượng cho
sự kiện cần đảm bảo những nội dung sau:

• Xác định nội dug, yếu tố cần ưu tiên
• Tạo được ấn tượng cho các thành viên tham dự, hình ảnh của tổ chữ
sở hữu sự kiện trong công chúng
• Xác định tâm lý môi trường sự kiện và tạo bầu không khí trong thực
hiện sự kiện luôn mới lạ
• Chuỗi giá trị sự kiện mang lại phù hợp với nhu cầu của các thành
viên tham dự
Kế hoạch phân bổ ngân sách: Khâu này cần thực hiện sớm ngay từ khi
bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện. Lập bảng chi phí phân bổ ngân sách bằng việc
liệt kê các hạng mục công việc, nội dung hoạt động cùng với ngân sách dự kiến
kèm theo để tránh nhầm lẫn trồng chéo. Kiểm tra điều chỉnh tổng thể. Mỗi một
sự kiện sẽ bao gồm những nội dung hoạt động khác nhau nên không có công
thức có sẵn cho mỗi bảng chi phí, lên chi tiết các hạng mục cụ thể kể cả những
nội dung không quan trọng. Tổng chi phí có thể tăng lên rất nhiều nhất là liên
13
quan đến đồ ăn thức uống. Ngoài các khoản chi đó còn có các khoản phụ phí
(điện, tiền bản quyền cho nhạc sĩ khi sử dụng tác phẩm của họ). Vì vậy, cần liên
tục chỉnh sửa ngân sách khi thêm bớt đi các hạng mục nhưng cần có sự thống
nhất giữa khách hàng và nhà quản trị để tránh những bất ngờ từ hai phía, cần
phân tích tìm ra nguyên nhân chênh lệch chi phí và đưa ra giải pháp khắc phục.
Lịch thanh toán: trước ngày ký hợp đồng Nhà tổ chức cần chuẩn bị lịch
thanh toán với những cơ sở cung cấp dịch vụ như: khách sạn, nhà hàng, bệnh
viện thoả thuận cụ thể chi tiết dịch vự thanh toán, phương thức thanh toán.
Thường thì Nhà tổ chức sự kiện phải trả 30% đến 50% giá trị dịch vụ. Trong
nhiều trường hợp cũng có những khoản phát sinh ngoài dự kiến ban đầu, do vậy
lịch thanh toán cũng cần chỉnh sửa khi có hạng mục thay đổi.
1.2.2 Tổ chức và tính toán thời gian
Hành trình tổ chức và nội dung công việc khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Hành trình tổ chức và nội dung công việc
Đường tời hạn trong tổ chức sự kiện là ranh giới cuối cùng mà nếu vượt

qua , dù chỉ một ly cũng có thể ảnh hưởng rất lớn đến sự kiện đổ vỡ, kéo theo
những thiệt hại to lớn đối với chủ sự kiện và nhà tổ chức.
Tổ chức và tính toán thời gian: xây dựng trên cơ sở xác định lịch trình
công việc. Mốc thời gian là ngày tổ chức sự kiện được tính lùi trở lại và hệ
thống các hạng mục công việc phải được thực hiện trong thời gian đó.
Lập kế hoạch sơ bộ
Xây dựng kế hoạch
chi tiết với các
đường tới hạn
Xây dựng các bản
chức năng công
việc chi tiết
14
Việc luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động trong quỹ đạo và tiến độ bám
sát lịch trình là rất cần thiết, vì vậy Nhà tổ chức cần nhất quán theo con đường
đã vạch ra
Sử dụng lịch trình để kiểm tra lại các hạng mục công việc phải làm vf có
rất nhiều yếu tố chi phối tới kết quả của tổ chức sự kiện. Chú ý tới các công
việc dù là nhỏ và đơn giản nhất một công việc sai phạm nó sẽ gây ra tác hại lớn
theo hiệu ứng Domino gây ra hậu quả khó lường. Mục tiêu là hoàn thành mọi
công việc trước khi diễn ra sự kiện.
Kiểm tra hợp đồng với các nhà cung ứng và những người có liên quan
khác. Cần ghi hạn cuối cùng trong hành trình tổ chức và ngày cụ thể để xem xét
hạn cuối đó. Khi sự kiện triển khai cần tiếp tục cập nhật hành trình tổ chức theo
bảng chi phí và lịch thanh toán, mô tả các hạng mục và phân công côg việc chi
tiêt cụ thể cho từng người (theo phụ lục bảng 1)
Bảng nội dung công việc như một kịch bản của một bộ phim hay một dàn
nhạc mà người đạo diễn hay người nhạc trưởng cần là một nhà đạo diễn sáng
tạo nắm vững kịch bản, hiểu rõ sự kiện (từng thời điểm, từng bước đi, từng chi
tiết) mỗi nhân viên như là một diễn viên hay một người chơi đạo cụ trong dàn

nhạc phải biết rõ vai trò của mình, biết mình làm gì, thời gian nào và ở đâu và
do ai phụ trách. Chọn ra một người chịu trách nhiệm cho toàn bộ sự kiện trong
ngày tổ chức sự kiện. Bảng nội dung công việc là để giúp cho công việc diễn ra
đúng trật tự, không bất ngờ. Bảng nội dung công việc là những thông tin cung
cấp biết chúng ta tổ chức sự kiện như thế nào. Bảng nội dung công việc cần ghi
ra chính xác những nội dung đã được ký hợp đồng, chi phí thảo thuận và toàn
bộ không gian hoạt động của sự kiện ( cách bài trí, sắp xếp, nơi sự kiện diễn ra,
nghỉ ngơi giải trí, v.v ) các nhà cung cấp cần biết trước các việc đó để chuẩn bị
chu đáo kịp thời. Nhà tổ chức sự kiện cần phân công người giám sát các nhà
15
cung cấp từng công việc, từng khu vực nhằm đảm bảo mọi thứ theo đúng kế
hoạch, những thay đổi phải biết trước và được chủ động ứng phó.
Xây dựng bảng nội dung công việc trình bày rõ từng bước thực hiện đối
với từng công việc và người được phân công với thời gian và không gian cụ thể.
Bản nội dung công việc được coi là một kịch bản của tổ chức sự kiện.
Kết quả phải đạt được của bảng nội dung công việc là hiệu quả và hình ảnh
tổng thể của sự kiện khách sẽ nhìn thấy và cảm nhận. Cần phải gửi bản nội
dung công việc tới các cán bộ chủ chốt trong các công ty có liên quan, giú cho
nhà cung cấp nhận thức được tổng thể sự kiện và vị trí mình cung cấp trong đó
nâng cao trách nhiệm đảm nhận của họ. Nhà tổ chức sự kiện cần bó trí một cuọc
họp trước khi diễn ra sự kiện để xemlại lần cuối bảng nội dung công việc thống
nhất nhận thức chi tiết về nội dung và sự kiện. Trong ngày diễn ra sự kiện, mọi
công việc sẽ do một cán bộ điều hành chịu trách nhiệm giám sát công việc thực
hiện theo đúng tiến độ bảng nội dung công việc sau đó báo cáo về người chỉ
huy chương trình, chịu trác nhiệm giải quyết mọi vấn đề. Bảng nội dung cần
phân công rõ từng công việc cho từng thành viên, số điện thaọi liên hệ của mỗi
thành viên, vị trí của họ khi diễn ra sự kiện để người chỉ huy có thể tiện liên lạc
khi cần. Mỗi một hành viên tham gia tổ chức cần có một bản nội dung công
việc luôn mang teo mình khi sự kiện diễn ra để họ tiện theo dõi và biết được
nhiệm vụ của mình tại thời gian, địa điểm nào và công việc của họ là gì. Ngoài

ra còn có các tình nguyện viên tham gia tổ chức sự kiện.
Tính toán thời gian: Sự kiện có thể hoặc chỉ mang một trong các tính
chất "lễ - hội - khánh tiết" hoặc bao gồm cả ba. Điều quan trọng nhất, sự kiện có
quan hệ mật thiết và cực kỳ quan trọng với yếu tố thời gian mà trong đó, đơn vị
chỉ đôi khi được đo bằng giây, phút mà thôi. Đối với nhà tư vấn & tổ chức
chuyên nghiệp, chìa khóa thành công nằm ở khả năng phối hợp các thế mạnh
mang tính thời đại như công nghệ thông tin, vật liệu, truyền thông, kỹ năng của
16
bộ máy nhân sự và bản sắc văn hoá doanh nghiệp nói riêng và đất nước nói
chung. Việc quyết định ngày là yếu tố quyết định thành công của sự kiện. Mỗi
một loại sự kiện với các mục đích khác nhau thì nên chọn thời gian khác nhau
để tổ chức. Dự vào thời tiết khí hậu của từng địa điểm để có quyết định lựa
chọn tưòi gian tổ chức sự kiện. Lựa chọn thời gian trong năm, tháng trong năm,
tuần trong tháng, ngày trong tuần, thời gian trong ngày vì vậy nhà tổ chức cần
cân nhắc thời điểm trước khi hoàn tất kế hoạch của mình. Ngoài ra, còn chọn
thời gian theo kinh ngiệm dân gian: thuyết âm dương, thuyết ngũ hành, phong
thuỷ …
Sơ đồ 3 Tính toán thời gian:
Những yếu tố chủ yếu chi phối đến việc tính toán thời gian:
• Loại sự kiện (hội nghị, hội thảo, thể thao…)
• Thời tiết, khí hậu ( mùa nóng, lạnh, mưa, khô)
• Quy luật về tính thời vụ của các loại sự kiện phổ biến theo từng thời
điểm trong năm (kỳ nghỉ, lễ hội,…)
NĂM
QUÝ/MÙA
THÁNG
TUẦN
NGÀY
BUỔI/GIỜ
17

• Các sự kiện cụ thể diễn ra trùng thời điểm với thời gian dự kiến của
sự kiện
• Đối tượng khách mời cụ thể (tuổi, giới tính, nghề nghiệp, nơi cư
trú…)
• Quỹ thời gian sẵn có
1.2.3 Danh sách khách mời
Danh sách khách mời: Trước mỗi một sự kiện Nhà tổ chức cần đặt ra
câu hỏi: Ai là khách mời mục tiêu? Ai là người lên danh sách khách mời. Lên
danh sách khách mời chính và khách mời dự bị là những người có thể được
thay thế khi khách mời chính vắng mặt. Nếu muốn thu hút các phương tiện
thông tin đại chúng thì cần xét: có bao nhiêu nhà báo cần mời? Cơ quan chức
chính phủ nào được phỏng vấn không?
Xác định rõ đối tượng khách mời của sự kiện, số lượng khách mời và
những vấn đề liên quan đến khách mời bảo đảm phục vụ khách an toàn ổn định
trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Lên danh sách khách mời và hồ sơ thông
tin khách mời ( giới tính, tuổi tác, quốc tịch, ngôn ngữ, tôn giáo, trình độ văn
hoá, người đồng hành, phương tiện đi lại,…). Lên danh sách khách mời để biết
số lượng khách mời trong sự kiện hôm đó vì nó còn phụ thuộc vào loại địa
điểm, phòng sự kiện cần thuê, công tác hậu cần phục vụ khách mời và người
đồng hành, cách bài trí trưng bày, cơ sở vật chất trang bị cần thiết.
Thiết kế thực hiện in ấn thiếp mời: thời gian gửi thiếp phải có thời gian
đủ sớm để khách kịp có thời gian phản hồi dự hay không dự sự kiện. Lập anh
sách khách mời, viết nội dung giấy mời, chuyển nội dung đến nhà thiết kế giấy
mời, đặt đơn vị chuyển phát, kiểm tra thiết kế giấy mời, in ấn thiết và phong bì,
gửi thiếp, thẻ VIP nếu có. Danh sách khách mời thì có khách VIP và khách phổ
thông, đại diện báo chí.
18
Danh sách khách mời có đầy đủ họ và tên; giới tính; tên và địa chỉ cơ
quan công tác của khách mời; số điện thoại di động, cố định, fax, email của
khách mời hoặc trợ lý (nếu có); các thông tin khác nếu có.

Nội dung chủ yếu của GIẤY MỜI
• Tên của sự kiện
• Logo và biểu trưng của chủ
sự kiện
• Tên khách được mời
• Chủ đề sự kiện
• Địa điểm tổ chức, thời gian
tổ chức
• Tên và số điện thoại để xác
nhận tham dự
• Lưu ý về trang phục
• Lời nhắn
• Chương trình các tiết mục
sự kiện
• Chỉ dẫn về nhượng quyền
giấy, phương tiện đi lại
Ngoài ra cần quan tâm tới các diễn giả, các phương tiện truyền thông
cũng có thiếp mời, người thân của khách mời có khả năng đi theo tới sự kiện.
Lựa chọn cơ quan thông tấn báo chí phù hợp( phạm vi bao phủ, mức độ chuyên
sâu…); bố trí chỗ ngồi không gian tác nghiệp cho các đại diện báo chí, thông
tấn, phòng cho các cuộc phỏng vấn riêng, cung cấp thông tin cần đăng tải,
chuẩn bị hỏi đáp báo chí và quà tặng cho đại diện báo chí. Lựa chọn diễn giả
trao đổi thông tin với diễn giả hỗ trợ bài diễn thuyết. Với các thành viên đi kèm
khách mời cũng phải bố trí chỗ ăn, nghỉ, vui chơi hợp lý.
1.2.4 Địa điểm tổ chức sự kiện
Quy trình lựa chọn địa điểm được khái quát qua sơ đồ sau
19
Sơ đồ 7: Quy trình lựa chọn địa điểm
Mối quan hệ giữa lựa chọn địa điểm và các vấn đề khác: phù hợp với thiết
kế không gian tổ chức, kích cỡ phòng…, phù hợp với thời gian trong năm,

tháng… nhất là với các nhà công cộng, du thuyền, công viên bởi chúng không
phải luôn có sẵn. Việc thuê khách sạn trong mùa cao điểm là rất khó khăn.
Bản tham chiếu gồm những danh sách các tiêu chí cần được đáp ứng với
địa điểm: số lượng, quy cách phòng chức năng, khẳng năng cung cấp dịch vụ ăn
uống, nhu yếu phẩm các vật dụng khác, phương trân kinh doanh, tình hình tài
chính, nhân sự, tình hình sở hữu địa điểm. Địa điểm phải phù hợp vời từng loại
hình sự kiện cụ thể. Không giới hạn địa điểm ở một số loại như ở khách sạn,
trung tâm Hội nghị mà cần huy động các laọi hình địa điểm khác nhau cho sự
kiện. Nếu địa điểm ở ngoài hội trường sẽ có nhiều ưu việt và tạo điều kiện phát
huy tính sáng tạo của nhà tổ chức. Mỗi một địa điểm lại có những ưu thế và
thích hợp với những loại sự kiện nhất định. Khi quyết định loại hình địa điểm
cần kiểm tra xem xét và phải thực hiện nhiều quyết định khác kèm theo như
ngân sách, bàn ghế, vật dụng trang trí, thời gian sử dụng, âm thanh ánh sáng v.v
…. Đánh giá điều kiện vật chất địa điểm, vị trí địa điểm, kinh nghiệm trong quá
khứ, điều kiện vật chất dịch vụ, lưu trú, nhân sự, đánh giá các địa danh lân cận,
tình hình trị an, và lập báo cáo về địa điểm.
Khi đã có địa điểm sẵn sàng đón khách chưa phải là đã giải quyết xong
vấn đề địa điiểm, mà còn phải giải quyết vấn đề về sức chứa phòng tổ chức, vệ
Loại sự
kiện và
quy cách
thiết kế
Bản tham
chiếu cho
việc đánh
giá địa
điểm
Xác định
loại hình
địa điểm

Địa
phương
có loại
địa điểm
đã xác
định
Lựa chọn
địa điểm
chính
thức
20
sinh khu vực sự kiện, khoanh vùng giới hạn sử dụng, bảo hiểm, các loại giấy
phép v.v…
Khi đã quyết định về “thông điệp” cho một sự kiện, cần xác định địa
điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt thông điệp đó đến quảng đại
công chúng. Ví dụ, nếu một sự kiện liên quan đến một tuyên bố về lĩnh vực
giáo dục, địa điểm tốt nhất có thể là một trường học. Một khi đã chọn được một
trường học, hãy xem xét những vấn đề sau:
• Lớp học nào là tốt nhất để tổ chức sự kiện?
• Nên để cho học sinh lớn hơn hay nhỏ hơn tham gia?
• Tôi muốn tạo ra một hình ảnh như thế nào; loại biểu ngữ nào thích
hợp nhất cho mục đích đó và phù hợp với thông điệp?
• Cần có những ai khác ở đó để giúp xây dựng nội dung thông điệp.
Ví dụ, có giáo viên, cán bộ quản lý, hay là bộ trưởng giáo dục để làm diễn giả
hoặc là khách mời không? Hãy quyết định khi nào nên mời họ, ai sẽ mời họ và
họ sẽ đóng vai trò gì, nếu có, trong sự kiện.
1.2.5 Tổ chức đưa đón khách, khách đến sự kiện
Phương tiện vị trí thứ bậc của phương tiện trong xã hội sẽ thích hợp với
từng loại khách cụ thể. Khách mời tham dự sự kiện thường đi bằng phương tiện
cá nhân của họ, nhưng có nhiều rường hợp do tính chất của sự kiện, địa điểm

mà Nhà tổ chức cần phải lên kế hoạch đưa đón khách sao cho mọi người đều
được thoải mái, hài lòng. Những xe đó được xếp hạng theo đẳng cấp giá trị
khách nhau, bố trí từng laọi xe thích hộ cho từng loại khách.
• Xe hạng sang: dành cho chính khách, giới thượng lưu. Xác điịnh
đối tượng khách mời, cấp bậc của khách mời sử dụng xe hạng sang, số khách
cần được bố trí xe, sức chứa của bãi đỗ xe, trang bị kèm theo của xe hạng sang,
tính năng sử dụng và sự tiên nghi, khả năng thay thế khi có sự cố sảy ra, lịch
21
trình sử dung xe trước và sau sự kiện, bảo hiểm thiệt hại vật chất về người và
xe, ngân sách, không nhất thiết phải sử dụng xe hạng sang cho khách tới sự kiện
kể cả khách VIP. Ví dụ: Limousine chuyên dành cho nguyên thủ quốc gia,
chính khách và những người thành đạt; Mercedes gắn với người thành dạt và
nổi tiếng v.v …
• Xe khách: cũng có xe giành riêng cho nguyên thủ được thiết kế nội
thất đặc biệt sang trọng, xe hạng trung, xe hạng thường chuyên chở cán bộ công
nhân, học sinh.
Bến đỗ xe và đưa đón khách tạo nên ấn tượng độc đáo bằng bảng
hướng dẫn chi tiết để khách có thể hiểu được, hỗ trợ cho công tác quản lý là ấn
tượng đầu tiên và cũng là ấn tượng cuối cùng. Không nên để khách loay hoay
với việc đi tìm kiếm và không đủ nơi đỗ xe, hạn chế việc tổ chức sự kiện ở
nhiều điạ điểm khác nhau, luôn có giấy phép dừng đỗ, công suất bãi đố xe phải
đủ lớn, an ninh tịa bãi đỗ, chỉ dẫn và hướng dẫn tại bãi đỗ, bãi đỗ giành riêng
cho khách VIP, khách thường.
1.2.6 Không gian tổ chức sự kiện
Sân khấu, ánh sáng, âm thanh, trang trí xung quanh sân khấu phải hài hoà
và mang mục tiêu truyền thông. Giải quyết các vấn đề sân khấu nằm trong việc
giải quyết khôn gian sự kiện. Sân khấu đảm bảo đủ điều kiện về trang bị kỹ
thuật, chiều cao, chiều rộng, trang trí sân khấu và khu vược xung quanh sân
khấu. Âm thanh ánh sáng không thế thiếu trong sự kiện, việc lắp đặt thiết bị âm
thanh phải chú ý đứng mức. Chú ý trong cả việc ánh sáng trong sự kiện, trong

hoạt động, bảo vệ mỗi loại có những yêu cầu cụ thể, Nhà tổ chức chú ý trong
thiết kế và lắp đặt.
Phòng sự kiện: nội thất, thảm trải nhà, màu sắc. nội thất bố trí đặc biệt để
phụ vụ những sụ kiện đặc biệt. Những yêu cầu khác của phòng sự kiện cũng
được đề cập như bố trí đặc biệt để phục vụ những hoạt động sự kiện đặc thù,
22
trọng tải của nền, sàn phòng họp, yêu cầu cho sử dụng hiệu ứng đặc biệt an toàn
và phòng chống cháy nổ, dòi hỏi Nhà tổ chức phải chuẩnbị chu đáo đảm bảo
không có sự cố sảy ra trong thời gian diễn ra sự kiện.
1.2.7 Tổ chức ăn uống và những vấn đề quan tâm khác
Tuỳ thuộc từng sự kiện để tổ chức ăn uống hợp lý: tiệc ngồi, tiệc đứng.
Đồ ăn và đồ uống, xác định cho sự kiện không phải đơn giản, cần xác định
phạm vi, mức độ và mục đích bữa ăn đạt tới. Từ đó cân đối ngân sách cho hợp
lý trong ngân sách cho phép. Màu sắc hương vị và đặc thù của món ăn rất quan
trọng, phải xác định khẩu phần ăn của khách, chế độ ăn cũng được quan tâm.
Đồ ăn uống phải phù hợp với khách, thời tiết, khí hậu, an toàn thực
phẩm. Chuẩn bị thực đơn gắn liền với chi phí, trên cơ sở chi phí, xác định thực
đơn cho khách trong sự kiện, quản lý chi phí duy trì bữa ăn trong ngân sách cho
phép. Việc bố trí quyầy rượu, bar, nhà bếp đều theo những nguyên tắc nhất định
không được tuỳ tiện. các bữa ăn phải phân biệt ăn sáng, ăn trưa, ăn tối, ăn trong
giờ nghỉ giải lao, ăn tự chọn, tiệc cocktail v.v … là những kiến thức trực tiếp,
cụ thể đòi hỏi nhà quản lý phải nắm được.
Chuẩn bị thực đơn và bố trí nhân viên phục vụ tại nơi ăn hợp lý và mang
tính nghệ thuật và bảo đảm khoa học để bữa ăn diễn ra đúng kế hoạch. Tiếp đón
tại bữa ăn sẽ gây ấn tượng lớn cho khách, cần có sự chuẩn bị chu đáo. Đội ngũ
nhân viên phải có trình độ văn hoá, nghiệp vụ, lịch sự tôn trọng khách.
Ngoài ra còn quan tâm đến các vấn đề khác: Hoạt động giải trí, các thiết
bị cho các chương trình giải trí, diễn viên, quay phim chụp ảnh, trang trí chi tiết
trong phòng sự kiện, quà chia tay sự kiện cho khách tham dự, các yếu tố cần
tính nghệ thuật cao.

1.3 Hoạt động thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
Dù là Nhà kinh doanh tổ chức sự kiện hay chủ sự kiện thì cũng cần hiểu
rõ mục đích, yêu cầu của buổi sự kiện là gì? để dựa vào đó thiết kế, xây dựng
23
những yếu tố có liên quan tạo nên thành công cho chương trình sự kiện đó. Về
phần thiết kế thì không có một lý thuyết thuần tuý vì đây là những ý tưởng sáng
tạo, mà sáng tạo thì không có một quy tắc cụ thể nào, chỉ có một điều, cần có
những ý tưởng sáng tạo phù hợp với mục đích, quy mô, ngân sách của khách
hàng, phù hợp với văn hoá của vùng miền nơi diến ra sự kiện, và phải có khả
năng thực hiện được trên thực tế. Mỗi một khâu trong tổ chức sự kiện đều cần
đến thiết kế hay xây dựng ý tưởng để tạo ra sự khác biệt trong mỗi một sự kiện.
1.3.1 Thiết kế chương trình
Sau khi được phía chủ doanh nghiêp cho biết lý do, mục tiêu (WHY),
việc lập “kịch bản” để tổ chức sự kiện được xuất phát từ một trong 4 hướng sau
đây:
Một là, từ "quá trình" hoạt động (mục tiêu, nhiệm vụ, nội dung, phương
pháp, phương tiện, con người, kết quả, );
Hai là, từ các "chức năng" quản lý (hoạch định -> tổ chức -> chỉ đạo ->
tổng kết);
Ba là, từ quy tắc (4 W+ H) hay [(what, when, where, who) + how)]
Bốn là, phối hợp các hướng trên.
Ví dụ: (theo hướng “phối hợp”), nhóm tổ chức sự kiện sẽ hỏi đáp 12 câu sau
đây trước khi dưng kịch bản:
• Các mục tiêu của sự kiện này là gì?
• Sự kiện sẽ tổ chức ở đâu? Chỗ đó ra sao?
• Sự kiện sẽ tổ chức từ bao giờ?
• Thời tiết lúc ấy thế nào?
• Hoạt động của sự kiện gồm lần lượt những gì?
24
• Nhóm tổ chức sự kiện gồm những ai? Quan hệ giữa họ ra sao (Phối

hợp, phục tùng, chỉ huy)
• Phương pháp tổ chức sự kiện là gì?
• Phương tiện cho nhóm tổ chức sự kiện gồm những gì?
• Nhóm thực hiện sự kiện gồm những ai (diễn viên, khách mời, )?
Tính chuyên nghiệp của họ ra sao?
• Phương tiện cho những người thực hiện sự kiện sử dụng - gồm
những gì?
• Nhóm khách hàng mục tiêu đối với sự kiện này là những ai?
Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức sự
kiện )?
• Nhóm khách hành tiềm năng đối với sự kiện này là những ai?
Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức sự
kiện )?
• Có sự xuất hiện của nhóm cạnh tranh hay không? Họ là những ai?
Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức sự
kiện)?
• Các biện pháp khích lệ người tham gia sự kiện (phía nhóm tổ chức,
phía nhóm thực hiện) là những gì? vào lúc nào (trong khi, sau
khi)?
• Các biện pháp đánh giá người tham gia sự kiện (phía nhóm tổ
chức, phía nhóm thực hiện) là những gì? vào lúc nào (trong khi,
sau khi)?
• Việc tổng kết sự kiện để rút bài học kinh nghiệm (cho chủ doanh
nghiệp, cho phía tổ chức sự kiện)
• Lên kế hoạch cho buổi tổ chức sự kiện theo thời gian, địa điểm
25