ĐỒ ÁN: TỔ CHỨC CÔNG TÁC GIAO NHẬN LÔ HÀNG HẠT ĐIỀU XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI – CTCP – HAPRO

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
Đề tài: TỔ CHỨC CÔNG TÁC GIAO NHẬN LÔ HÀNG HẠT
ĐIỀU XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI TỔNG CÔNG TY
THƯƠNG MẠI HÀ NỘI – CTCP – HAPRO

Hà Nội 2022


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU....................................................................................................................... 1
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA................................... 3
1.1. Khái quát chung về giao nhận hàng hóa......................................................... 3
1.2. Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển........................................ 7
1.3. Tổ chức công tác giao nhận hàng hóa xuất khẩu.......................................... 11
1.4. Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa........................................ 15
1.5. Quy trình làm thủ tục hải quan với hàng xuất khẩu.................................... 20
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC XUẤT KHẨU HÀNG HĨA TẠI
TỔNG CƠNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI........................................................... 23
2.1. Giới thiệu chung về Tổng công ty.................................................................. 23
2.2. Thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty............................................. 30
2.3. Hoạt động tổ chức dịch vụ giao nhận hàng hóa tại cơng ty......................... 34
2.4. Phân tích đánh giá hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty...................41
CHƯƠNG III: TỔ CHỨC CÔNG TÁC GIAO NHẬN HẠT ĐIỀU XUẤT KHẨU
TẠI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI.................................................... 44
3.1. Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty....................................... 44
3.2. Kịch bản giao nhận lô hàng hạt điều xuất khẩu tại Tổng Công ty Thương
mại Hà Nội....................................................................................................... 45
3.3. Xây dựng phương án tổ chức công tác xuất khẩu hạt điều tại Tổng Công ty
Thương mại Hà Nội........................................................................................ 54
3.4. Ưu, nhược điểm của kịch bản giao nhận xây dựng trong đồ án..................75
3.5. Các giải pháp cải thiện chất lượng giao nhận hàng hóa trên cơ sở kịch bản

giao nhận hàng hạt điều xuất khẩu................................................................ 76
KẾT LUẬN................................................................................................................. 77
TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................... 78


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT
Ký hiệu, chữ viết tắt

Ý nghĩa

FIATA

Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế

XNK

Xuất Nhập Khẩu

HAPRO

Tổng Công ty Thương mại Hà Nội – CTCP

CTCP

Công ty cổ phần

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

VAT

Thuế giá trị gia tăng

C/O

Giấy chứng nhận xuất xứ

B/L

Vận đơn đường biển

FCL

Hàng vận chuyển nguyên container

LCL

Hàng xếp không đủ một container/ hàng lẻ

L/C

Tín dụng thư

CAD

Phương thức giao chứng từ nhận tiền ngay

VNACCS
SI

Hệ thống thơng quan hàng hóa tự động
Shipping Instruction – Hướng dẫn gửi hàng

VGM

Verified Gross Mass - Phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ
(Gross Weight) của container

EIR

Equipment Interchange Receipt – Phiếu giao nhận
container

MBL

Master Bill Lading – Vận đơn đường biển do Hãng tàu
phát hành


DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU
Hình vẽ/Bảng biểu

Giải thích

2.1.1

Thơng tin chung về Tổng Công ty Thương mại Hà Nội –
CTCP

2.1.2

Cơ cấu lao động của Hapro giai đoạn 2018 – 2020

2.2.1A

Danh mục mặt hàng xuất khẩu của Hapro

2.2.1B

Kim ngạch xuất khẩu theo mặt hàng của Hapro từ 2018 2020

2.2.1C

Tỷ trọng xuất khẩu mặt hàng Điều từ 2018 - 2020

2.2.2

Kim ngạch xuất khẩu theo thị trường của Hapro từ 2018 2020

3.3.1

Kế hoạch vận tải cho đơn hàng hạt điều nhân trắng của
Hapro

3.3.2

Sơ đồ quy trình xuất khẩu lơ hàng điều tại Hapro

LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu vừa qua, em rất biết ơn sự giúp
đỡ, hướng dẫn tận tình của q thầy cơ khoa Kinh tế vận tải trường Đại học Công
nghệ Giao thông vận tải; các cơ chú, anh chị phịng Xuất nhập khẩu của Chi nhánh
Xuất nhập khẩu phía Bắc trực thuộc Tổng Cơng ty Thương mại Hà Nội. Đặc biệt,
em xin được gửi lời cảm ơn cùng tấm lòng biết ơn sâu sắc tới Th.S Phạm Quang
Hạnh đã giúp đỡ em hoàn thành đồ án tốt nghiệp này. Do thời gian thu thập thơng
tin cịn nhiều hạn chế và kinh nghiệm thực tế của em cịn ít ỏi nên đồ án tốt nghiệp
sẽ khơng tránh khỏi những sai sót nhất định. Em rất mong nhận được sự góp ý của
thầy cơ.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện: Trần Ngọc Lê


Đồ án Tốt nghiệp – Logistics và Quản lý chuỗi cung
ứng Hệ Đại học chính quy

Trần Ngọc Lê – MSV: 69DCVT20040

MỞ ĐẦU
1. Đặt vấn đề
Logistics và Quản lý Chuỗi cung ứng là một ngành dịch vụ quan trọng trong
cơ cấu tổng thể nền kinh tế quốc dân, đóng vai trị hỗ trợ, kết nối và thúc đẩy phát
triển kinh tế - xã hội của cả nước cũng như từng địa phương, góp phần nâng cao
năng lực cạnh tranh của nền kinh tế. Logistics là hoạt động theo chuỗi dịch vụ từ
giai đoạn tiền sản xuất cho tới khi hàng hóa tới tay người tiêu dùng cuối cùng. Lĩnh
vực logistics và quản lý chuỗi cung ứng liên quan trực tiếp đến hoạt động vận tải,
giao nhận, kho bãi, các thủ tục dịch vụ hành chính, tư vấn (hải quan, thuế, bảo
hiểm…), xuất nhập khẩu – thương mại, kênh phân phối, bán lẻ…
Trong thời đại hiện nay, ngành xuất nhập khẩu cùng nghiệp vụ giao nhận vận

tải địi hỏi khơng ngừng đổi mới, phát triển và hoàn thiện về mọi mặt: quy mô, tổ
chức, số lượng, chủng loại phương tiện, năng suất, hiệu quả hoạt động... để đáp ứng
ngày càng tốt hơn nhu cầu của thị trường. Trong xu thế đó, khơng thể không nhắc
tới thành tựu của Tổng Công ty Thương mại Hà Nội (Hapro), công ty đang ngày
càng phát triển lớn mạnh, có những đóng góp khơng nhỏ cho ngành sản xuất kinh
doanh dịch vụ cũng như xuất nhập khẩu vận tải biển và ln có những đóng góp
thiết yếu cho nền kinh tế quốc dân.
Hiện nay, trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp, nhu cầu
tiêu thụ thực phẩm có lợi cho sức khỏe tăng mạnh thì hạt điều - một trong những
thực phẩm được người tiêu dùng ưa chuộng nhờ lợi ích mang lại đối với sức khỏe
con người đang được tiếp tục thúc đẩy tiêu thụ trên tồn cầu. Vì vậy, Hapro là một
trong những doanh nghiệp có thế mạnh về sản xuất/chế biến hạt điều ở nước ta
cũng đang tích cực đẩy mạnh xuất khẩu loại thực phẩm này.
2. Mục đích nghiên cứu
Hệ thống hóa các nội dung và phân tích quy trình giao nhận hàng hóa xuất
khẩu bằng đường biển, cách thức thực hiện, quy trình ký kết hợp đồng xuất khẩu và

1


các thủ tục chứng từ để từ đó làm rõ thực trạng các vấn đề trong quy trình giao
nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Tổng Cơng ty Thương mại Hà Nội.
Đặt ra kịch bản giao nhận lô hàng hạt điều xuất khẩu dựa trên hệ thống và cơ
chế giao nhận hiện nay của Hapro để nhận diện những khó khăn, thách thức cịn
gặp phải trong hoạt động này, từ đó đề ra các giải pháp khắc phục.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đồ án lựa chọn đối tượng nghiên cứu là Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất
khẩu bằng đường biển. Trong đó, phạm vi được giới hạn trong đồ án là những số
liệu khảo sát thực tế tại Chi nhánh XNK phía Bắc trực thuộc Tổng Công ty Thương
mại Hà Nội - Hapro trong khoảng thời gian từ năm 2018 đến 2020.

4. Tên của đồ án
Trên cơ sở các số liệu khảo sát từ năm 2018 đến 2020, qua quá trình tìm hiểu
thực tế tại Tổng Công ty Thương mại Hà Nội (Hapro) và dựa theo nhu cầu tiêu
dùng của xã hội hiện nay, đồ án tốt nghiệp này lựa chọn đề tài: “Tổ chức công tác
giao nhận lô hàng hạt điều xuất khẩu bằng đường biển tại Tổng Công ty Thương
mại Hà Nội - CTCP – HAPRO”.
5. Kết cấu của đồ án
- Nội dung của đồ án gồm các chương sau:
Chương I: Tổng quan về giao nhận hàng hóa
Chương II: Thực trạng cơng tác xuất khẩu hàng hóa tại Tổng Cơng ty Thương
mại Hà Nội
Chương III: Tổ chức công tác giao nhận hạt điều xuất khẩu tại Tổng Công ty
Thương mại Hà Nội
- Phần Kết luận: Trình bày những kết quả đạt được và nhận xét tổng thể về đề tài đã
chọn.


CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA
1.1.

Khái quát chung về giao nhận hàng hóa

1.1.1. Khái niệm giao nhận
Giao nhận vận tải là những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối,
một khâu quan trọng nối liền hai mặt chủ yếu của chu trình tái sản xuất xã hội (sản
xuất - tiêu thụ). Giao nhận vận tải thực hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản
xuất đến nơi tiêu thụ, hoàn thành mặt thứ hai của lưu thông phân phối là phân phối
vật chất, khi mặt thứ nhất là thủ tục thương mại đã hình thành. Giao nhận vận tải
song hành với q trình vận tải. Thơng qua giao nhận các tác nghiệp vận tải được
tiến hành: tập kết hàng hóa, vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ

tục, chứng từ... Với nội hàm rộng như vậy, có nhiều định nghĩa về dịch vụ giao
nhận.
Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA),
dịch vụ giao nhận được định nghĩa là “bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận
chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hoá cũng như
các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan,
tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá”.
Theo luật Thương Mại Việt Nam, dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi
thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người
gửi,tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục, giấy tờ và các dịch vụ
khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của
người vận tải hoặc của người giao nhận khác.
Như vậy, về cơ bản, giao nhận hàng hóa là tập hợp những cơng việc có liên
quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng
(người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (nguời nhận hàng).



1.1.2. Vai trò của người giao nhận
Vai trò truyền thống của người giao nhận trong Thương mại quốc tế là người
với vai trị là đại lý, mơi giới. Khởi đầu người giao nhận chỉ làm đại lý thực hiện
một số công việc do các nhà xuất nhập khẩu uỷ thác, thay mặt cho họ như xếp dỡ,
lưu kho hàng hoá, làm thủ tục hải quan, lo liệu vận tải nội địa, làm thủ tục thanh
toán tiền hàng…
Sau này do sự mở rộng của Thương mại quốc tế và sự phát triển của các
phương thức vận tải phạm vi dịch vụ giao nhận đã được mở rộng thêm. Ngày nay,
người giao nhận không chỉ làm các thủ tục hải quan hoặc th tàu mà cịn cung cấp
dịch vụ trọn gói về tồn bộ q trình vận tải và phân phối hàng hố.
Vai trị ban đầu của người giao nhận chỉ thể hiện và diễn ra trong đất nước
họ, với vị trí là một môi giới hải quan. Tuy nhiên, với sự phát triển không ngừng

của nền kinh tế, người giao nhận hiện nay đã có thể kiêm nhiệm các vai trị:
- Đại lý: Khi người giao nhận là đại lý, nhiệm vụ chủ yếu của đại lý do khách
hàng quy định. Những nhiệm vụ đó thường được quy định trong luật tập tục về đại
lý hoặc luật dân sự về uỷ quyền. Tuy nhiên, những quy định này khơng cịn nhấn
mạnh vào vấn đề giao nhận nữa và điều kiện hoàn cảnh cũng khác nhau.
- Người chuyên chở: Khi người giao nhận là người chuyên chở, người
chuyên chở phải chịu trách nhiệm về hàng hóa kể từ khi người chuyên chở nhận
hàng cho đến khi đã giao hàng.


1.1.3. Quyền hạn nghĩa vụ trách nhiệm của người giao nhận
a. Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận
Điều 167 Luật thương mại 2005 quy định, người giao nhận có những quyền
và nghĩa vụ sau đây:
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng;
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của
khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông
báo ngay cho khách hàng;
- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện hợp đồng không
thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thông báo cho
khách hàng để xin chỉ dẫn thêm;
- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp
đồng không thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng;
- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác.
b. Trách nhiệm của người giao nhận
*Khi là đại lý của chủ hàng: Tùy theo khả năng của người giao nhận, người
giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và
phải chịu trách nhiệm về:
- Giao nhận không đúng chỉ dẫn;
- Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa mặc dù đã có hướng dẫn;

- Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan;
- Gửi hàng cho nơi đến sai quy định;


- Giao hàng không phải là người nhận;
- Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng;
- Tái xuất không làm đúng những thủ tục cần thiết về việc khơng hồn thuế;
- Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà người giao nhận
gây nên. Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi hoặc lỗi
lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác nếu người
giao nhận chứng minh được là đã lựa chọn cẩn thận.
Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “Điều kiện Kinh doanh tiêu
chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình.
*Khi là người chuyên chở (Principal): Khi là một người chuyên chở, người
giao nhận đóng vai trị là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm
cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.
Người chuyên chở phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của
người chuyên chở, của người giao nhận khác... mà người chuyên chở thuê để thực
hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình.
Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của người chuyên chở phụ thuộc vào luật
lệ của các phương thức vận tải quy định. Người chuyên chở thu ở khách hàng
khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà người chuyên chở cung cấp, không phải là
tiền hoa hồng.
Người giao nhận khơng chỉ đóng vai trò là người chuyên chở trong trường
hợp người chuyên chở tự vận chuyển hàng hóa bằng các phương tiện vận tải của
chính mình (Performing Carrier) mà cịn trong trường hợp, người chuyên chở bằng
việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách
nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - Contracting Carrier).

Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng
gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối… người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như
người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện
của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu
trách nhiệm của người chuyên chở. Khi đóng vai trị là người chun chở thì các
điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước
quốc tế hoặc các quy ước do phòng Thương mại quốc tế ban hành.
Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư
hỏng của hàng hóa phát sinh từ những trường hợp sau đây:
- Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng ủy thác;
- Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp;
- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hóa;
- Do chiến tranh hoặc đình cơng;
- Do các trường hợp bất khả kháng.
Ngồi ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về việc mất khoản lợi
khách hàng có thể được hưởng do sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không
phải lỗi của mình.
1.2.

Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển

1.2.1. Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Trong quá trình giao nhận vận tải quãng đường lớn trên biển, việc bảo vệ hàng
hóa an tồn, tránh tổn thất rất quan trọng. Vì vậy, việc xác nhận rõ quyền và nghĩa
vụ giữa các bên là vô cùng quan trọng. Điều này được quy định rõ trong các công
ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hóa như Cơng ước Viên năm 1980 về bn


bán quốc tế. Các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước Việt Nam về giao nhận
vận tải; các loại hợp đồng và L/C mới đảm bảo quyền lợi của chủ hàng XNK.

Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hóa
XNK tại các cảng biển Việt Nam như sau:
- Việc giao nhận hàng hóa XNK tại các cảng biển là do cảng tiến hành trên
cơ sở hợp đồng giữa chủ hàng và người được chủ hàng ủy thác với cảng;1
- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện;2
- Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thỏa thuận
với cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng;3
- Khi được ủy thác giao nhận hàng hóa XNK với tàu, cảng nhận hàng bằng
phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó;4
- Cảng khơng chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi bãi, cảng;
- Khi nhận hàng tại cảng thì chủ hàng hoặc người được ủy thác phải xuất
trình những chứng từ hợp lệ xác định quyền được nhận hàng và phải nhận được
một cách liên tục trong một thời gian nhất định những hàng hóa ghi trên chứng từ;5
- Việc giao nhận có thể do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm.
1

Điều 4 Chương 2: Hợp đồng bốc dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa trong Quyết định 2106/QĐ-GTVT của Bộ Giao
thông vận tải về việc ban hành thể lệ bốc dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hoá tại cảng biển Việt Nam.
2

Điều 14 Chương 4: Bốc dỡ hàng hóa trong Quyết định 2106/QĐ-GTVT của Bộ Giao thông vận tải về việc ban
hành thể lệ bốc dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hoá tại cảng biển Việt Nam.
3

Điều 14 Chương 4: Bốc dỡ hàng hóa trong Quyết định 2106/QĐ-GTVT của Bộ Giao thông vận tải về việc ban
hành thể lệ bốc dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hoá tại cảng biển Việt Nam.
4

Điều 6 Chương 3: Giao nhận hàng hóa trong Quyết định 2106/QĐ-GTVT của Bộ Giao thông vận tải về việc ban
hành thể lệ bốc dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hoá tại cảng biển Việt Nam.

5

Điều 11 Chương 3: Giao nhận hàng hóa trong Quyết định 2106/QĐ-GTVT của Bộ Giao thơng vận tải về việc ban
hành thể lệ bốc dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hoá tại cảng biển Việt Nam.


1.2.2. Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
1.2.2.1. Nhiệm vụ ở cảng
- Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hóa với chủ hàng.
Hợp đồng có hai loại:
+ Hợp đồng ủy thác giao nhận.
+ Hợp đồng thuê mướn: chủ hàng thuê cảng xếp dỡ vận chuyển, lưu kho, bảo
quản hàng hóa.
- Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được ủy thác.
- Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hóa và lập các chứng từ cần thiết khác để
bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng.
- Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự ủy thác của chủ hàng
xuất nhập khẩu.
- Tiến trình việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng.
- Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa do mình gây nên trong q trình
giao nhận vận chuyển xếp dỡ.
- Hàng hóa lưu kho bãi của cảng bị hư hỏng, tổn thất thì cảng phải bồi thường nếu
có biên bản hợp lệ và nếu cảng khơng chứng minh được là cảng khơng có lỗi.
- Cảng khơng chịu trách nhiệm về hàng hóa trong các trường hợp sau:
+ Khơng chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi của cảng.
+ Không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao kiện, dấu xi vẫn
nguyên vẹn.


+ Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do ký mã hiệu hàng hóa sai hoặc

khơng rõ (dẫn đến nhầm lẫn mất mát).
1.2.2.2. Nhiệm vụ của các chủ chủ hàng xuất nhập khẩu
- Ký kết hợp đồng giao nhận với Cảng trong trường hợp hàng qua cảng.
- Tiến hành giao nhận hàng hóa trong trường hợp hàng hóa khơng qua cảng hoặc
tiến hành giao nhận hàng hóa XNK với cảng trong trường hợp hàng qua cảng.
- Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển bảo quản, lưu kho hàng hóa với cảng.
- Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hóa và tàu.
- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hóa:
 Đối với hàng xuất khẩu: Gồm các chứng từ:
+ Lược khai hàng hóa (cargo manifest): lập sau vận đơn cho tồn tàu, do đại lý
tàu biển làm được cung cấp 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
+ Sơ đồ xếp hàng (cargo plan) do thuyền phó phụ trách hàng hóa lập, được cung
cấp 8h trước khi bốc hàng xuống tàu.
 Đối với hàng nhập khẩu: Gồm các chứng từ:
+ Lược khai hàng hóa.
+ Sơ đồ xếp hàng.
+ Chi tiết hầm tàu (hatch lict).
+ Vận đơn đường biển trong trường hợp ủy thác cho cảng nhận hàng. Các chứng
từ này đều phải cung cấp trước 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
- Theo dõi q trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh.


- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các bên
có liên quan và thanh tốn các chi phí cho cảng.
1.2.2.3. Nhiệm vụ Hải quan
- Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện các việc kiểm tra, giám sát kiểm soát Hải
quan đối với tàu biển và hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Đảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất
khẩu, thuế nhập khẩu.
- Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý hành vi buôn lậu,

gian lận thương mại hoặc vận chuyển trái phép hàng hóa, ngoại hối, tiền Việt Nam
qua cảng biển.
1.3.

Tổ chức công tác giao nhận hàng hóa xuất khẩu

1.3.1. Đối với hàng xuất khẩu khơng phải lưu kho bãi tại cảng
Ðây là hàng hố XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các nơi trong
nước để xuất khẩu, có thể để tại các kho riêng của mình chứ khơng qua các kho của
cảng. Từ kho riêng, các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác có thể giao
trực tiếp cho tàu. Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng.
- Ðưa hàng đến cảng: do các chủ hàng tiến hành
- Làm các thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho tàu
+ Chủ hàng ngoại thương phải đăng ký với cảng về máng, địa điểm, cầu tàu
xếp dỡ
+ Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu như hải quan, kiểm dịch...
+ Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tàu


+ Liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng
+ Tiến hành xếp hàng lên tàu do công nhân của cảng làm, nhân viên giao
nhận phải theo dõi quá trình để giải quyết các vấn đề xảy ra, trong đó phải xếp hàng
lên tàu và ghi vào tally sheet (phiếu kiểm kiện)
+ Lập biên lai thuyền phó ghi số lượng, tình trạng hàng hố xếp lên tàu (là cơ
sở để cấp vận đơn). Biên lai phải sạch
+ Người chuyên chở cấp vận đơn, do chủ hàng lập và đưa thuyền trưởng ký,
đóng dâú.
+ Lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng được hợp đồng hoặc L/C quy định
+ Thông báo cho người mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho
hàng hố (nếu cần).

+ Tính tốn thưởng phát xếp dỡ hàng nhanh chậm (nếu có)
1.3.2. Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho bãi của cảng
Ðối với loại hàng này, việc giao hàng gồm hai bước lớn: chủ hàng ngoại
thương (hoặc người cung cấp trong nước) giao hàng XK cho cảng, sau đó cảng tiến
hành giao hàng cho tàu.
Giao hàng XK cho cảng bao gồm các công việc:
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký kết hợp đồng lưu kho bảo quản
hàng hoá với cảng
- Trước khi giao hàng cho cảng, phải giao cho cảng các giấy tờ:
+ Danh mục hàng hoá XK (cargo list)
+ Thông báo xếp hàng của hãng tàu cấp (shipping order) nếu cần


+ Chỉ dẫn xếp hàng (shipping note)
- Giao hàng vào kho, bãi cảng
* Cảng giao hàng cho tàu:
- Trước khi giao hàng cho tàu, chủ hàng phải:
+ Làm các thủ tục liên quan đến XK: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm (nếu
có....)
+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận NOR (Notice of
Readiness, hay còn gọi là thông báo sẵn sàng)
+ Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng
- Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu:
+ Trước khi xếp, phải tổ chức vận chuyên hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp
hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và cơng nhân và người áp tải nếu cần
+ Tiến hành bốc và giao hàng cho tàu. Việc xếp hàng lên tàu do công nhân
cảng làm. Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan. Trong
quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào
Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếp xong một tàu, ghi vào
Final Report. Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Tally Sheet.

Việc kiểm đếm cũng có thể thuê nhân viên của công ty kiểm kiện
+ Khi giao nhận xong một lơ hoặc tồn tàu, cảng phải lấy biên lai thuyền phó
(Mate’s Receipt) để trên cơ sở đó lập vận đơn (B/L)
- Lập bộ chứng từ thanh toán: Tùy vào các điều khoản hợp đồng và hình thức thanh
toán


- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu
cần)
- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo
quản, lưu kho....
- Tính tốn thưởng phạt xếp dỡ (nếu có)
1.3.3. Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container
*Nếu gửi hàng nguyên (FCL)
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác điền vào booking note và đưa cho
đại diện hãng tàu để xin ký cùng với bản danh mục XK (cargo list)
- Sau khi đăng ký booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng
mượn
- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điềm đóng hàng của mình
- Mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu có) đến kiểm tra
và giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan
sẽ niêm phong, kẹp chì container
- Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại CY (Container Yard) quy định,
trước khi hết thời gian quy định (Closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8
tiếng trước khi tàu bắt đầu xếp hàng) và lấy Mate’s Receipt (biên lai thuyền phó)
- Sau khi container đã xếp lên tàu thì mang Mate’s Receipt để đổi lấy vận đơn.


*Nếu gửi hàng lẻ (LCL):
- Chủ hàng gửi booking note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho

họ những thông tin cần thiết về hàng XK. Sau khi booking note được chấp nhận,
chủ hàng sẽ thoả thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng.
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho người
chuyên chở hoặc đại lý tại CFS hoặc ICD quy định.
- Các chủ hàng mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm hoá, giám sát việc đóng hàng
vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng. Sau khi hải quan niên
phong kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lên tàu
và yêu cầu cấp vận đơn.
- Người chuyên chở cấp biên lai nhận hàng hoặc một vận đơn chung chủ
- Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến
1.4.

Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa

Bước 1: Đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương:
Hai bên thương thảo để đi đến thống nhất nội dung hợp đồng ngoại thương,
trong đó có những điều khoản quan trọng về hàng hóa, điều kiện giao hàng
(Incoterms), trách nhiệm của mỗi bên.
Dựa vào quy định trong hợp đồng đã ký kết, người xuất khẩu biết được mình
có trách nhiệm như thế nào trong các bước tiếp theo.
Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu
- TH1: Không phải xin giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa hoặc dịch vụ thông
thường được sự cho phép của cơ quan ban ngành.


- TH2: Bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu với những hàng hóa thuộc diện quản
lý đặc biệt của chính phủ. Chẳng hạn, để xuất khẩu những mặt hàng như: Thuốc tân
dược, hạt giống, gỗ, cổ vật, vật liệu nổ, ... thì phải xin giấy phép của bộ ngành quản
lý.
Việc xin giấy phép quan trọng và mất thời gian, nên doanh nghiệp cần chuẩn

bị kỹ lưỡng.
Sau khi có giấy phép hoặc với mặt hàng không cần giấy phép xuất khẩu, có
thể bỏ qua bước 2 và chuyển sang bước kế tiếp.
Bước 3: Xác nhận thanh toán
a. Nếu thanh toán bằng L/C, người bán cần:
- Nhắc nhở người mua yêu cầu ngân hàng mở L/C theo đúng thỏa thuận.
- Kiểm tra L/C.
b. Nếu thanh toán bằng CAD, người bán cần nhắc người mua mở tài khoản tín thác
đúng theo yêu cầu, khi tài khoản đã được mở cần liên hệ với ngân hàng đề kiểm tra
điều kiện thanh toán, cần đặc biệt chú ý: tên các chứng từ cần xuất trình, người cấp,
số bản… Kiểm tra xong, nếu thấy phù hợp mới tiến hành giao hàng.
c. Nếu thanh toán bằng TT (chuyển tiền bằng điện) trả trước, nhắc nhở người mua
chuyển tiền đủ và đúng hạn. Chờ ngân hàng báo “CĨ”, rồi mới tiến hành giao
hàng.
Cịn các phương thức thanh tốn khác, như: TT trả sau, Clean Collection,
D/A, D/P thì người bán phải giao hàng, rồi mới có thể thực hiện những cơng việc
của khâu thanh tốn.



Bước 4: Chuẩn bị hàng xuất
Sau khi kiểm tra xác nhận thanh tốn của khách hàng thì nhà xuất khẩu cần
tập trung vào chuẩn bị đóng gói hàng xuất khẩu.
Bước 5: Thu xếp chỗ với hãng vận tải
Tùy theo điều kiện thương mại ký kết trong hợp đồng ngoại thương, mà việc
thu xếp chỗ với công ty vận tải và chi phí vận tải quốc tế sẽ thuộc trách nhiệm của
người mua hay người bán.
Nếu công ty xuất khẩu theo điều kiện CIF hay CNF (hay điều kiện nhóm C
hay D nói chung), thì sẽ phải chịu trách nhiệm thu xếp và chịu chi phí vận chuyển
đường biển. Nghĩa là bên xuất phải chủ động liên hệ với công ty vận chuyển:

Thường là hãng tàu (Shipping lines) hoặc công ty giao nhận vận chuyển (Freight
forwarder), để ký thỏa thuận lưu khoang (Booking Note) cho lô hàng xuất khẩu.
Nếu công ty xuất khẩu với điều kiện FOB, chỉ cần làm xong thủ tục hải quan
xuất khẩu và chuyển hàng về cảng. Phía người mua hàng nước ngồi sẽ thu xếp
chặng vận chuyển quốc tế. Nói cách khác, người mua sẽ thu xếp Booking Note với
hãng tàu.
Để phối hợp, người mua sẽ thông báo lại cho người bán thông tin người vận
chuyển đường biển (hoặc đại diện) của họ tại Việt Nam. Bên vận chuyển sẽ phối
hợp, sắp xếp và thống nhất với người bán lịch trình tàu phù hợp.
Bước 6: Đóng hàng và vận chuyển về cảng: Làm các bước công việc cụ thể dưới
đây, hoặc cũng có thể th cơng ty dịch vụ logistics làm:
- Dùng Booking của hãng tàu để lấy vỏ container rỗng.
- Kéo vỏ container từ bãi cấp rỗng về kho để đóng hàng


- Đóng hàng và niêm phong kẹp chì (seal).
- Hạ hàng về cảng, hoặc bãi theo chỉ định của hãng tàu. Hàng cần hạ trước giờ
cắt máng (closing time) nếu không sẽ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã
xong thủ tục)
- Nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng…) thì cũng sẽ thực
hiện lấy mẫu trong bước này.
Bước 7: Làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu đường biển
Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:
- Hợp đồng ngoại thương
- Hóa đơn thương mại
- Phiếu đóng gói
- Phiếu hạ hàng (do cảng cấp khi hàng hạ về cảng ở bước 6 nêu trên)
- Giấy giới thiệu
Sau khi thông quan, người xuất nộp tờ khai thông quan cho hãng tàu để họ
ký thực xuất với hải quan giám sát.

Gửi SI cho hãng tàu, xác nhận nội dung B/L, nhận B/L gốc (nếu có)
Sau khi hàng đã hạ về cảng và xong thủ tục hải quan, gửi chi tiết làm Bill,
hay Hướng dẫn gửi hàng (SI - Shipping Instruction) cho hãng tàu trước thời hạn
Cut-off Time. Nên yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được
trước thời hạn.