TÌM HIỂU NỘI DUNG PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI:
TÌM HIỂU NỘI DUNG PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ
TÀI LIỆU TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ,
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần:
Mã phách:

Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
…………………………….………

HÀ NỘI - 2021


MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU...........................................................................................1
PHẦN NỘI DUNG.......................................................................................2
1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU.2
1.1. Một số khái niệm....................................................................................2
1.1.1. Khái niệm “Tài liệu”............................................................................2
1.1.2. Khái niệm “Tài liệu lưu trữ”................................................................2
1.1.3. Khái niệm “Giá trị tài liệu lưu trữ”......................................................2
1.1.4. Khái niệm “Xác định giá trị tài liệu lưu trữ”.......................................2
1.2. Mục đích, ý nghĩa và nội dung của cơng tác xác định giá trị tài liệu. 3
1.2.1. Mục đích, ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu.......................3
1.2.3. Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu............................................3
1.3. Nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu.......4

1.3.1. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu.......................................................4
1.3.2. Phương pháp xác định giá trị tài liệu...................................................4
1.3.3. Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu.......................................................6
2. CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU. 6
2.1. Văn bản Luật.........................................................................................6
2.2. Văn bản dưới Luật.................................................................................6
3. NỘI DUNG PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI........................7
3.1. Giới thiệu khái quát về ủy ban nhân dân quận Tây Hồ......................7
3.1.1. Sơ lược hình thành................................................................................7
3.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn..........................................................7
3.1.3. Cơ cấu tổ chức......................................................................................9
3.2. Tổ chức bộ phận văn thư, lưu trữ của ủy ban nhân dân quận Tây
Hồ.............................................................................................................................. 9
3.3. Nội dung và phương pháp xác định giá trị tài liệu tại ủy ban nhân
dân quận Tây Hồ...................................................................................................10
3.3.1 Thành phần, nội dung của tài liệu được hình thành trong quá trình
hoạt động của ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.........................................................10
3.3.2. Giá trị của tài liệu lưu trữ tại ủy ban nhân dân quận Tây Hồ............15


3.3.3. Thực trạng nội dung và phương pháp xác định giá trị tài liệu tại ủy
ban nhân dân quận Tây Hồ.....................................................................................16
3.4. Đánh giá chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu của ủy ban
nhân dân quận Tây Hồ..........................................................................................18
3.4.1. Ưu điểm..............................................................................................18
3.4.2. Hạn chế...............................................................................................18
3.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế........................................................19
4. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG XÁC
ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ,

THÀNH PHỐ HÀ NỘI.........................................................................................19
KẾT LUẬN.................................................................................................21
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................22


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Stt
1
2
3
4

Từ viết tắt
CP
HĐND
NĐ
UBND

Nghĩa của từ viết tắt
Chính phủ
Hội đồng nhân dân
Nghị định
Ủy ban nhân dân


PHẦN MỞ ĐẦU
Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ có vai trị quan trọng trong sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ tổ quốc, là công cụ đắc lực phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của bộ
máy cơ quan, đơn vị. Trong bối cảnh như hiện nay số lượng tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan ngày càng tăng lên về số lượng, phong

phú về nội dung. Vì vậy, nếu khơng có sự quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác
lưu trữ, trong đó có nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu thì sẽ rất khó khăn trong cơng
tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
UBNQ quận Tây Hồ là một cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương.
Qua tìm hiểu tại UBND quận Tây Hồ, tác giả nhận thấy công tác lưu trữ được thực
hiện khả nghiêm túc, có hiệu quả. Các hoạt động nghiệp vụ như thu thập, xác định
giá trị tài liệu; chỉnh lý khoa học tài liệu; bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ được quan tâm chỉ đạo và tổ chức thực hiện khá tốt, đúng quy định. Tài
liệu lưu trữ do đó đã phục vụ được cho việc tra cứu, về cơ bản đáp ứng được nhu
cầu giải quyết công việc của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.
Bên cạnh những kết quả đạt được, do phải quản lý khối lượng tài liệu nhiều,
tồn đọng trong nhiều năm, công tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ gặp phải rất
nhiều khó khăn trong đó có cơng tác xác định giá trị tài liệu. Phương pháp xác định
giá trị tài liệu được thực hiện chưa linh hoạt, nội dung phương pháp còn nhiều hạn
chế, điều đó dẫn đến chất lượng, hiệu quả công tác xác định giá trị tài liệu chưa cao.
Xuất phát từ những lý do đó, với những kiến thức được tiếp thu từ học phần
“Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ” tác giả đã lựa chọn đề tài “Tìm hiểu nội dung
phương pháp xác định giá trị tài liệu tại ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố
Hà Nội” để làm bài tập lớn.

1


PHẦN NỘI DUNG
1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm “Tài liệu”
Theo Điều 2, Luật Lưu trữ 2011 giải thích: “Tài liệu là vật mang tin được
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, cơng trình nghiên

cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi
âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác,
nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ẩn phẩm và vật mang tin
khác”
1.1.2. Khái niệm “Tài liệu lưu trữ”
Theo Điều 2. Luật Lưu trữ 2011 đã nêu “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị
phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn
bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
1.1.3. Khái niệm “Giá trị tài liệu lưu trữ”
Theo giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội” năm 2016, khái niệm “giá trị tài liệu lưu trữ” được định nghĩa
như sau: “Giá trị của tài liệu lưu trữ là giá trị làm chứng cử đảm bảo cho tài liệu
có các ý nghĩa về chính trị, khoa học, kinh tế, văn hóa, xã hội... Vì vậy chúng cần
được bảo quản với tư cách là tài liệu lưu trữ”.
1.1.4. Khái niệm “Xác định giá trị tài liệu lưu trữ”
Theo giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, năm 2016: “Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu tài liệu
trên cơ sở các tiêu chuẩn giá trị của chúng nhằm mục đích xác định thời hạn bảo
quản tài liệu và lựa chọn chúng để bảo quản trong các lưu trữ thuộc Phông lưu trữ
quốc gia Việt Nam”.
Theo Điều 2, Luật Lưu trữ 2011 nêu rõ: “Xác định giá trị tài liệu là việc
đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy
định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời

2


hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị”. Đây là khái niệm tác giả sử dụng trong bài tập
lớn này.

1.2. Mục đích, ý nghĩa và nội dung của cơng tác xác định giá trị tài liệu
1.2.1. Mục đích, ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu
Thứ nhất, công tác xác định giá trị tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu lưu
trữ được chặt chẽ. Căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản, sẽ tránh việc đánh giá không
đúng, không thống nhất giá trị tài liệu. Kết quả của việc xác định giá trị tài liệu là
trên mỗi hồ sơ được ghi thời hạn bảo quản và đưa thời hạn bảo quản đó vào mục lục
tài liệu bởi vì mục tài liệu là cơng cụ hữu ích để cán bộ lưu trữ quản lý cũng như tra
tìm tài liệu một cách thuận tiện.
Thứ hai, cơng tác xác định giá trị tài liệu sẽ giúp lựa chọn những hồ sơ, tài
liệu thực sự có giá trị để bảo quản; là nguồn bổ sung có chất lượng vào phơng lưu
trữ; góp phần tối ưu hóa thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; nâng cao
hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Thứ ba, công tác xác định giá trị tài liệu sẽ góp phần tiết kiệm diện tích kho
tàng và phương tiện bảo quản tài liệu, khắc phục tình trạng tài liệu tích đống trong
các cơ quan. Bởi lẽ, xác định giá trị tài liệu sẽ giúp loại ra những tài liệu thực sự
khơng có giá trị để mang đi tiêu hủy, tránh gây lãng phí về nhân lực, vật lực.
Thứ tư, thực hiện tốt công tác xác định giá trị tài liệu sẽ tránh tình trạng tiêu
hủy tài liệu một cách tùy tiện. Công tác này đã nghiên cứu và xây dựng nên các
nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn làm cơ sở để lựa chọn và đánh giá giá trị tài
liệu chính xác nhất. Đồng thời việc yêu cầu thành lập Hội đồng xác định giá trị tài
liệu hạn chế tối đa việc tiêu hủy tài liệu tùy tiện.
Xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết định đến số phận của tài liệu. Do
đó, người làm cơng tác này cần có tinh thần trách nhiệm cao, chun mơn tốt, đảm
bảo u cầu chính xác và thận trọng để khơng làm mất đi những tài liệu có giá trị.
1.2.3. Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu
Công tác xác định giá trị tài liệu bao gồm các nội dung:
- Nghiên cứu, vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định
giá trị tài liệu. Các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp trên là cơ sở, căn cứ
khoa học để xác định chính xác giá trị tài liệu.
- Nghiên cứu, xây dựng các văn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu ở giai

đoạn văn thư cơ quan, giai đoạn lưu trữ cơ quan và giai đoạn lưu trữ lịch sử. Các
văn bản hướng dẫn đó là căn cứ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá trị

3


từng hồ sơ, tài liệu; lựa chọn chính xác hồ sơ tài liệu vào bảo quản tại lưu trữ cơ
quan và lưu trữ lịch sử.
- Lựa chọn các tài liệu có giá trị để đưa vào các lưu trữ cơ quan và lưu trữ
lịch sử. Mục đích cuối cùng của công tác xác định giá trị tài liệu là lựa chọn những
tài liệu thực sự có giá trị để đưa vào bảo quản tại các lưu trữ; tránh làm tổn kém
diện tích kho tàng, trang thiết bị bảo quản; tối ưu hóa thành phần Phơng lưu trữ
quốc gia Việt Nam.
- Loại ra những tài liệu hết giá trị về mọi phương diện để tiêu hủy. Loại bỏ
những tài liệu trùng thừa, hết giá trị về mọi mặt sẽ giúp tối ưu hóa thành phần
phơng lưu trữ, giải phóng diện tích kho lưu trữ, tạo điều kiện để bảo quản tốt những
tài liệu có giá trị, tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ tra tìm tài liệu nhanh chóng,
hiệu quả và tiết kiệm kinh phí bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ.
1.3. Nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
1.3.1. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu
- Nguyên tắc chính trị: Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu để đưa vào
thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải đứng trên quan điểm của Đảng,
quyền lợi của giai cấp công nhân và nhân dân lao động, giữ vững độc lập chủ quyền
và toàn vẹn lãnh thổ, lãnh hải của quốc gia.
- Nguyên tắc lịch sử: Khi xem xét giá trị của tài liệu, việc vận dụng nguyên
tắc lịch sử là rất cần thiết. Nguyên tắc này đỏi hỏi người làm công tác lưu trữ phải
chú ý đến điều kiện lịch sử, hoàn cảnh lịch sử mà chúng đã xuất hiện và tồn tại;
phải nắm vững kiến thức lịch sử để xác định chính xác ý nghĩa của tài liệu đó.
- Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: Để đánh giá chính xác giá trị tài liệu
cần có quan điểm tồn diện, tổng hợp; phải xuất phát từ nhiều góc độ, nhiều phương

diện, nhiều khía cạnh để thấy được mọi giá trị có thể có của chúng và mối liên hệ
giữa các giá trị. Từ đó, rút ra giá trị đích thực của tài liệu.
Tóm lại, việc nghiên cứu những vấn đề có tính ngun tắc trong xác định giá
trị tài liệu giúp chúng ta xử lý khách quan đối với tài liệu. Có tác dụng chỉ ra
phương hướng giải quyết đúng đắn những vấn đề liên quan đến giá trị của các tài
liệu sẽ được lựa chọn để đưa vào thành phần phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam. Có
ý nghĩa chỉ đạo đối với quá trình giải quyết các nhiệm vụ cụ thể, giúp cán bộ lưu trữ
có cơ sở lý luận để bác bỏ quản điểm sai lầm.
1.3.2. Phương pháp xác định giá trị tài liệu
1.3.2.1. Phương pháp hệ thống

4


Phương pháp hệ thống là việc đặt tài liệu trong chỉnh thể mà chúng đã xuất
hiện và tồn tại để xem xét.
Phương pháp này cần phải xác định đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
mà do hoạt động của nó đã ra đời một hệ thống văn bản, tài liệu. Phải xác định được
vai trò của cơ quan, tổ chức trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước. Xác định mối
liên hệ giữa các tài liệu trong cùng hệ thống.
Khi đánh giá văn bản cần đặt văn bản trong hồ sơ để xem xét. Khi đánh giá
hồ sơ cần đặt hồ sơ trong phông lưu trữ để xem xét và khi đánh giá phông lưu trữ
cần đánh giá vai trị, vị trí của đơn vị hình thành phơng trong hệ thống tổ chức các
cơ quan nhà nước.
Vận dụng phương pháp này để làm sáng tỏ mỗi tài liệu có ý nghĩa như thể
nào trong hệ thống mà chúng đang hoạt động giúp xác định giá trị tài liệu một cách
chính xác hơn. Đồng thời, khi nghiên cứu tài liệu trong một hệ thống nhất định, cần
quan tâm đến khả năng phân chia thứ bậc của chúng. Đây là một cơ sở quan trọng
khi đánh giá giá trị những tài liệu có thơng tin trùng lặp được hình thành rất nhiều
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

1.3.2.2. Phương pháp phân tích chức năng
Phương pháp phân tích chức năng là phương pháp nghiên cứu giá trị của tài
liệu dựa vào sự phân loại chức năng của cơ quan, kết hợp với việc xem xét vai trò
của tài liệu đối với từng cơ quan cụ thể: Phân tích chức năng của đơn vị hình thành
phơng và các đơn vị cấu thành, phân tích chức năng của tài liệu đối với cơ quan, tổ
chức, đơn vị cụ thể.
Trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước, mỗi cơ quan đều được xác định
chức năng, nhiệm vụ cụ thế. Tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức đều phản ảnh trực tiếp chức năng, nhiệm vụ cụ thể đó. Cán bộ
lưu trữ cần phần biệt và nắm vững đâu là chức năng, nhiệm vụ chủ yếu và thứ yếu
để xem xét giá trị tài liệu một cách chính xác.
1.3.2.3. Phương pháp thông tin
Giá trị của tài liệu lưu trữ là giá trị của các thơng tin mà chúng có thể mang
lại cho người nghiên cứu. Giá trị của thông tin lệ thuộc vào tính chính xác (độ tin
cậy) và cái mới mà nó mang lại. Giá trị thơng tin cịn lệ thuộc vào mục đích sử
dụng. Giá trị này có thể thay đổi theo thời gian.
Phương pháp này đòi hỏi cần kết hợp kiến thức của khoa học dự báo trong
xác định giá trị tài liệu. Phương pháp đặt ra yêu cầu: Lưu giữ tài liệu ở mức tối thiểu

5


nhưng thông tin phải là tối đa và để xác minh độ chính xác về nội dung thơng tin:
cần sử dụng tích hợp phương pháp sử liệu học.
Khi vận dụng phương pháp này, ta xác định giá trị của tài liệu lưu trữ phụ
thuộc vào sự đầy đủ, độ tin cậy và tính mới mẻ của thơng tin chứa đựng trong tài
liệu đó. Việc áp dụng phương pháp này sẽ giúp tối ưu hóa thành phần Phơng lưu trữ
quốc gia; giữ lại khối lượng tài liệu ít nhất nhưng lại chứa đựng lượng thơng tin lớn,
chính xác và tin cậy nhất.
1.3.2.4. Phương pháp sử liệu học

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng. Các phương pháp cụ thể của sử
liệu học được sử dụng để phân tích giá trị sử liệu của một hoặc một nhóm tài liệu và
xác định thời hạn bảo quản thích hợp. Nhờ có sự phân tích, so sánh này mà các nhà
lưu trữ học có thể hiểu được các giai đoạn khác nhau và những nguyên nhân đã làm
thay đổi nội dung, hình thức của tài liệu. Từ đó xác định được giá trị thông tin chứa
trong tài liệu và quyết định lựa chọn để bảo quản hay không. Đây là phương pháp
rất thiết thực và hiệu quả trong việc xác định giá trị những tài liệu cũ ở nước ta.
1.3.3. Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
Đã có rất nhiều tiêu chuẩn được xây dựng và áp dụng để xác định giá trị tài
liệu, nhưng theo Luật Lưu trữ 2011, các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu bao gồm:
Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu; Tiêu chuẩn tác giá tài liệu; Tiêu chuẩn ý nghĩa
cơ quan, đơn vị hình thành phơng: Tiêu chuẩn sự trùng lặp thơng tin trong tài liệu;
Tiêu chuẩn mức độ hoàn chinh và chất lượng của phông lưu trữ; Tiêu chuẩn hiệu
lực pháp lý của tài liệu; Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bên
ngoài tài liệu.
2. CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
2.1. Văn bản Luật
Trong lĩnh vực lưu trữ, văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất là Luật Lưu trữ
số 01/2011/QH13 của Quốc hội, thông qua ngày 11/11/2011. Công tác xác định giá
trị tài liệu được quy định tại Điều 2, Điều 16 của Luật.
2.2. Văn bản dưới Luật
Nghị định số 01/2013NĐ-CP, ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi
tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, công tác xác định giá trị tài liệu được
quy định tại Điều 3.

6


Thông tư số 09/2011/TT-BNV, ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ

quan, tổ chức.
Thông tư số 13/2011/TT-BNV, ngày 24/10/2011 quy định thời hạn bảo quản
tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương.
Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP, ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị .
Công văn số 2623/SNV-CCVTLT, ngày 17/10/2017 của Sở Nội vụ thành phố
Hà Nội về việc hướng dẫn hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị.
Ngoài ra, còn nhiều bản khác quy định, hướng dẫn để xác định giá trị tài liệu.
3. NỘI DUNG PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
3.1. Giới thiệu khái quát về ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
3.1.1. Sơ lược hình thành
UBND quận Tây Hồ là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước cấp quận,
huyện thuộc TP. Hà Nội, được công bố thành lập ngày 28/10/1995 theo Nghị định
69/CP Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn
hoá, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội. Quận nằm ở phía
Tây Bắc của Hà Nội. Diện tích 24,0km2, gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ
Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xn La, Phú Thương. Phía đơng giáp quận
Long Biên; Phía tây giáp quận Nam Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía nam giáp
quận Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đơng Anh. Quận Tây Hồ có địa hình tương đối
bằng phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam.
3.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
3.1.2.1 Chức năng
UBND quân Tây Hồ do HĐND quận Tây Hồ bầu, là cơ quan chấp hành của
HĐND và là cơ quan hành chính Nhà nước tại quận Tây Hồ, chịu trách nhiệm và
báo cáo trước HĐND cùng cấp và cơ quan hành chính cấp trên. UBND quận Tây
Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước trên địa bàn quận Tây Hồ, góp phần đảm
bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ Trung
ương đến địa phương, là cơ quan chấp hành, tổ chức việc thi hành Hiến pháp và

pháp luật ở địa phương; tổ chức thực hiện Nghị quyết của HĐND quận Tây Hồ và
thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên giao.

7


3.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh
đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực
hiện các nhiệm vụ, chương trình cơng tác tuần, tháng, q, năm đã đề ra, quản lý,
chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước. Nhiệm vụ của
UBND quận Tây Hồ được quy định chung tại Hiến pháp 2013 và Luật Tổ chức
chính quyền địa phương năm 2015, cụ thể như sau:
- Xây dựng, trình HĐND quận quyết định các nội dung:
+ Ban hành Nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của
HĐND quận.
+ Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội trung hạn và hàng năm của
quận trước khi trình UBND thành phố trực thuộc trung ương phê duyệt.
+ Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi
ngân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách quận; điều chỉnh dự toán ngân
sách địa phương trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách địa
phương; quyết định, chủ trương đầu tư chương trình, dự án trên địa bàn quận trong
phạm vi được phân quyền.
+ Quyết định các biện pháp để thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước
cấp trên phân cấp; quyết định việc phân cấp cho chính quyền địa phương, cơ quan
nhà nước cấp dưới thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở
quận.
+ Quyết định thành lập, bãi bỏ cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận và tổ
chức thực hiện các nghị quyết của HĐND quận.
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan

chuyên môn thuộc UBND quận.
- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và
pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa
học, cơng nghệ, văn hóa, thơng tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã
hội, dân tộc, tơn giáo, quốc phịng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội, hành chính tư
pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
quyền.
- Phân cấp, ủy quyền cho UBND phường, cơ quan, tổ chức khác thực hiện
các nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận.

8


3.1.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức, bộ máy của UBND quận Tây Hồ:
- Lãnh đạo UBND quận bao gồm: 01 Chủ tịch; 03 Phó Chủ tịch và 05 Ủy
viên.
- Các phịng chun mơn thuộc quận: Văn phịng HÐND&UBND quận;
Phòng Nội vụ: Phòng Tư pháp; Phòng Y tế; Phòng Kinh tế; Phịng Tài ngun Mơi trưởng: Phịng Quản lý đơ thị; Phịng Tài chính – Kế hoạch; Phịng Lao động –
Thương binh và Xã hội; Phịng Văn hóa – Thơng tin; Phịng Giáo dục và Đào tạo;
Thanh tra Nhà nước.
- Khối Nội chính, đơn vị trực thuộc quận: Cơng an quận; Ban Chỉ huy quân
sự quận; Viện Kiểm sát nhân dân; Toà án nhân dân; Chi cục thi hành án dân sự; Ban
bồi thường giải phòng mặt bằng; Trung tâm phát triển quỹ đất; Ban quản lý dự án
Tây Hồ; Trung tâm thể dục thể thao; Trung tâm Văn hóa quận; Trung tâm Dân số
Kế hoạch hóa gia đình; Trung tâm hướng nghiệp và dạy nghề; Trung tâm bồi dưỡng
chính trị; Hội Luật gia; Ban quản lý chợ quận Tây Hồ.
- Các đơn vị hiệp quản: Chi cục Thống kê; Đội quản lý thị trường: Thanh tra
Giao thông vận tải; Chi cục Thuế; Kho bạc nhà nước quận; Trung tâm Y tế; Bảo

hiểm Xã hội; Ngân hàng chính sách xã hội; Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn chi nhánh Tây Hồ; Điện lực Tây Hồ; Bưu điện Tây Hồ; Trạm bảo vệ thực
vật; Trạm Thú y; Trạm Khuyến nông.
3.2. Tổ chức bộ phận văn thư, lưu trữ của ủy ban nhân dân quận Tây
Hồ
Theo Quyết định số 01/2017/QĐ-UBND 12/10/2017 của UBND quận Tây
Hồ về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND
quận. Với chức năng, nhiệm vụ của mình, Văn phịng HĐND - UBND quận Tây Hồ
thành lập bộ phận Văn thư, Lưu trữ, để giúp lãnh đạo UBND quận Tây Hồ tổ chức
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: Giúp Chánh Văn phòng UBND quận Tây
Hồ tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan
chuyên môn và các tổ chức thuộc quận và đối với UBND phường thuộc quận; tiếp
nhận văn bản đến, ban hành văn bản đi, cập nhật trang thông tin diện từ văn bản đi đến bằng phần mềm, chuyển văn bản đi - đến các cơ quan chun mơn, đóng dấu và
quản lý các loại văn bản HĐND - UBND quận; hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan; thực hiện các hoạt động nghiệp vụ như thu thập, xác định

9


giá trị tài liệu, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng đối với tài liệu lưu
trữ được bảo quản ở kho lưu trữ; quản lý kho lưu trữ của Quận; thực hiện các nhiệm
vụ lưu trữ khác tại Văn phòng UBND Quận.
- Cơ cấu tổ chức và nhân sự: Qua tìm hiểu, Văn phịng HĐND - UBND quận
Tây Hồ bố trí 03 cán bộ chuyên trách, trong đó có 02 cán bộ văn thư, 01 cán bộ lưu
trữ. Theo biên chế của Văn phòng quận chỉ có 02 cán bộ phụ trách văn thư, lưu trữ
nhưng do khối lượng công việc nhiều nên đã bổ sung thêm có 01 nhân viên hợp
đồng đảm nhận cơng tác văn thư. Trong đó, có 01 cán bộ nam và 02 cán bộ nữ.
Hiện nay, có 01 cán bộ nữ đang trong nghỉ chế độ.
Qua tìm hiểu, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan đều có trình

độ đại học (có 03 cán bộ trong đó có 02 cán bộ được đào tạo đúng chuyên ngành
lưu trữ với 01 cán bộ là nhân viên hợp đồng đã được đào tạo ngành Lưu trữ học tại
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; 01 cán bộ được đào tạo ngành Luật). Cán bộ văn
thư, lưu trữ tại đây đều được đi tập huấn, bồi dưỡng đúng chuyên ngành, có kinh
nghiệm, có ý thức trách nhiệm cao và đạo đức nghề nghiệp tốt.
Với thực trạng trên cho thấy, tuy đã tuyển dụng đủ số lượng cán bộ nhưng
trên thực tế, do 01 cán bộ đang nghỉ chế độ, 01 cán bộ là nhân viên hợp đồng mới ra
trường chưa có nhiều kinh nghiệm, 01 cán bộ khơng được đào tạo đúng chuyên
ngành cùng với khối lượng công việc khá lớn nên việc thực hiện cơng tác lưu trữ
nói chung và phương pháp xác định giá trị tài liệu nói riêng chưa thật sự hiệu quả.
3.3. Nội dung và phương pháp xác định giá trị tài liệu tại ủy ban nhân
dân quận Tây Hồ.
3.3.1 Thành phần, nội dung của tài liệu được hình thành trong quá trình
hoạt động của ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
3.3.1.1. Thành phần
Trong quá trình hoạt động UBND quận Tây Hồ đã sản sinh ra một khối
lượng tài liệu tương đối lớn, thành phần của tài liệu lưu trữ tại cơ quan cũng phong
phú và đa dạng, bao gồm: Tài liệu của các phòng ban, ngành đồn thể, cá nhân có
giá trị về kinh tế, văn hóa, qn sự, xã hội trên địa bàn tồn quận Tây Hồ. Đây là
khối tài liệu quan trọng và chủ yếu nhất của cơ quan được thu thập, bảo quản. Tài
liệu là các bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính của các văn kiện quản lý
nhà nước, tài liệu ghi âm ghi hình, băng đĩa từ... được hình thành trong quá trình
hoạt động của các đơn vị phịng ban ngành, đồn thể, UBND các phường thuộc
quận.

10


Qua tìm hiểu, em nhận thấy thành phần tài liệu tại ủy ban nhân dân quận Tây
Hồ bao gồm:

+ Tài liệu khối tổng hợp
+ Tài liệu khối nội chính
+ Tài liệu khối kinh tế
+ Tài liệu về tài nguyên
+ Tài liệu khối văn hóa- xã hội.
2.1.5.2. Nội dung
a. Tài liệu tổng hợp
• Tài liệu về cơng tác lãnh đạo, chỉ đạo gồm: Các chủ trương, chính sách
chung của Đảng và nhà nước về kinh tế, văn hóa, xã hội của Quận, hồ sơ kiểm tra
công tác ở quận; các hồ sơ hội nghị; sổ ghi biên bản các cuộc họp và sổ công tác
lãnh đạo của UBND quận; số ghi biên bản các cuộc họp và số công tác lãnh đạo
UBND Quận…
• Tài liệu cơng tác thi đua khen thưởng: Tập quy định quy chế của UBND
quận về công tác thi đua khen thưởng; hồ sơ hội nghị công tác thi đua khen thưởng
do UBND quận tổ chức; báo cáo về phong trào thi đua trên địa bàn quận; báo cáo
về công tác thi đua khen thưởng của quận, các ngành các phường do UBND thành
phố phát động; hồ sơ khen thưởng các danh hiệu đối với tập thể và cá nhân, các sổ
vàng khen thưởng.
• Tài liệu hành chính- văn thư- lưu trữ: Tập kế hoạch, báo cáo công tác năm
của Văn phòng HĐND- UBND quận; hồ sơ về cơng tác cải cách hành chính của
UBND Quận; hồ sơ về việc thực hiện rà soát văn bản quy phạm pháp luật của
UBND quận; tập văn bản của UBND quận quy định hướng dẫn về công tác văn thư
lưu trữ trên địa bàn quận; chương trình kế hoạch; báo cáo của UBND quận về công
tác văn thư lưu trữ hàng năm; các loại số sách; các tập lưu văn bản đi của UBND và
của văn phòng HĐND&UBND quận; tài liệu sưu tầm, ghi chép về lịch sử của quận
kể cả tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình…
b. Tài liệu nội chính
• Các tài liệu về địa giới hành chính: Văn bản hướng dẫn về cơng tác địa
giới hành chính của quận; hồ sơ tài liệu về xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh
địa giới hành chính quận, phường trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, sơ

bản đồ địa giới hành chính quận, các phường.

11


• Tài liệu tổ chức bộ máy: Hồ sơ về việc thành lập giải thể, hợp nhất, chia
tách, đổi tên, sắp xếp lại tổ chức bộ máy của UBND quận, phường và các đơn vị
trực thuộc quận mỗi đơn vị 01 hồ sơ; …
• Tài liệu tổ chức cán bộ: Các hồ sơ thực hiện biên chế, lao động tiền lương
hằng năm của UBND quận và các đơn vị trực thuộc; các báo cáo chuyên đề về cán
bộ, lao động, tiền lương của UBND quận, thực hiện tiêu chuẩn chức danh, thi tuyển
nâng ngạch, định mức lao động, thống kê số lượng, chất lượng cán bộ; hồ sơ về việc
miễn nhiệm, luân chuyển, điều động cán bộ lãnh đạo, chuyên viên thuộc UBND
quận; hồ sơ tài liệu về thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của quận,
phường và các đơn vị trực thuộc…
• Tài liệu quốc phịng: Kế hoạch, báo cáo năm, dài hạn công tác xây dựng và
cũng cố quốc phòng trên địa bàn quận; hồ sơ về tuyển quân hàng năm; tập báo cáo
chuyển để về cơng tác qn sự.
• Tài liệu an ninh: Kế hoạch công tác năm, quý, tháng... của công an quận;
tập báo cáo kết quả các đợt công tác, chiến dịch ra quân của công an quận; hồ sơ tài
liệu về giữ gìn an ninh, bảo vệ chính trị nội bộ trên địa bàn quận; hồ sơ tài liệu về
việc giữ gìn trật tự an tồn xã hội trên địa bàn quận.
• Tài liệu thanh tra; Các văn bản hướng dẫn về công tác thanh tra tại quận;
tập kế hoạch, báo cáo của UBND quận về công tác thanh tra hằng năm; hồ sơ các
đợt thanh tra kiểm tra điểm của quận thực hiện ở các phường và các đơn vị trực
thuộc; hồ sơ thanh tra các vụ việc lớn do quận thực hiện; thanh tra và kết luận của
thanh tra các vụ việc về khiếu nại tố cáo; tài liệu quản lý các hoạt động thanh tra
kiểm tra.
• Tài liệu tư pháp: Tập chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác tháng,
quý, ... của viện kiểm sát nhân dân quận; tập báo cáo của viện kiểm sát nhân dân,

của toà án nhân dân quận; tài liệu về công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật trên
địa bàn quận; kế hoạch báo cáo công tác tư pháp hàng năm của UBND quận; báo
cáo về công tác hộ tịch; báo cáo về hoạt động công chứng; xây dựng văn bản pháp
quy.
c. Tài liệu kinh tế
• Tài liệu tài chính: Tập văn bản, tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo cơng tác tài
chính trên địa bàn quận; kế hoạch, báo cáo công tác tài chính của UBND quận; báo
cáo tài chính của các đơn vị trực thuộc và các phường; sơ tài liệu về ngân sách hàng
năm của UBND quận…

12


• Tài liệu thương mại du lịch: Tập văn bản của UBND quận ban hành quy
chế, quy định về quản lý lĩnh vực thương mại, du lịch; báo cáo về hoạt động thương
mại du lịch hằng năm trên địa bàn; hồ sơ về quy hoạch phát triển du lịch trên địa
bàn quận; ..
• Tài liệu cơng nghiệp: Hồ sơ, tài liệu về quy hoạch và phát triển ngành tiểu
thủ công nghiệp trên địa bàn quận; kế hoạch, báo cáo năm về tình hình sản xuất thủ
cơng nghiệp trên địa bàn quận…
• Tài liệu nơng nghiệp: Tập văn bản quản lý nông nghiệp trên địa bàn quận;
kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất nông nghiệp các mùa hàng năm của
quận và các phường; kế hoạch, báo cáo thanh tra các vấn đề nông nghiệp của quận;
hồ sơ, tài liệu quản lý đất nông nghiệp trên địa bàn quận, sổ sách thống kê, theo dõi,
số liệu điều tra tổng hợp về tình hình biến động, phát triển các vấn để nông nghiệp
trên địa bàn quận; hồ sơ, tài liệu về cơng tác thú y…
• Tài liệu thủy lợi: Chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác thủy lợi hàng
năm của UBND quận; tập văn bản quản lý chỉ đạo các vấn đề về thủy lợi trên địa
bàn quận; kế hoạch, báo cáo thanh tra các vấn đề thủy lợi trong quận; …
• Tài liệu quy hoạch kế hoạch: Hồ sơ, tài liệu quy hoạch tổng thể các ngành;

hồ sơ tài liệu về việc quy hoạch chi tiết các khu vực phường; hồ sơ tài liệu về
chương trình dự án chiến lược phát triển kinh tế xã hội của quận; hồ sơ phát triển
kinh tế xã hội hàng năm....
• Tài liệu đầu tư: Tập văn bản quản lý chỉ đạo lĩnh vực ở quận; hồ sơ về việc
thẩm định đấu thầu phê duyệt các dự án đầu tư trên địa bàn quận; hồ sơ về chương
trình dự án, mục tiêu của quận.
• Tài liệu xây dựng cơ bản: Hồ sơ tài liệu về quy hoạch xây dựng trên địa
bàn, kế hoạch, báo cáo về công tác xây dựng cơ bản hàng năm của UBND quận; hồ
sơ thanh tra, kiểm tra các cơng trình xây dựng cơ bản của UBND quận ở các
phường; hồ sơ các cơng trình do UBND quận đầu tư; quản lý xây dựng;
d. Tài liệu về tài nguyên
• Tài liệu đất đai: Hồ sơ, tài liệu về đo đạc lập bản đồ địa chính; hồ sơ tài liệu
về quy hoạch kế hoạch sử dụng đất; hồ sơ, tài liệu về chính sách đất đai của quận,
hồ sơ về việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hồ sơ, tài liệu về việc thu hồi,
giao đất trên địa bàn cho các tổ chức cá nhân; …
• Tài liệu nhà ở: Hồ sơ tài liệu Về quy hoạch và phát triển nhà ở trên địa bàn
quận; hồ sơ, tài liệu về việc chuyển quyền sử dụng đất, nhà ở...

13


• Tài liệu dự án: Tài liệu giải phóng mặt bằng dự án, thẩm định phê duyệt các
cơng trình xây dựng, hồ sơ quyết tốn cơng trình; giải quyết các khiếu kiện về xây
dụng giải phóng mặt bảng thuộc thầm quyền…
• Tài liệu thanh tra xây dựng: Tài liệu xử phạt trong xây dựng của thanh tra
xây dựng và của UBND quận; ..
• Tài liệu dự án XDHTKTXQ Hồ Tây: Tài liệu GPMB; hồ sơ quy hoạch kè
hồ tây, thẩm định, phê duyệt dự án kè Hồ Tây; ..
e. Tài liệu văn hóa- xã hội
• Tài liệu tơn giáo dân tộc: Tập kế hoạch, báo cáo công tác tôn giáo hàng

năm của UBND quận; hồ sơ, tài liệu giải quyết các vụ việc điển hình về tơn giáo
trên địa quận; …
• Tài liệu văn hóa thơng tin: Tập văn bản chi đạo về cơng tác văn hóa thơng
tin, thể dục thể thao trên địa bàn quận; hồ sơ, tài liệu về quy hoạch và báo cáo hàng
năm về các hoạt động văn hóa thơng tin thể thao trên địa bàn quận; hồ sơ, tài liệu về
quy hoạch và phát triển mạng lưới các nhà văn hóa trên địa bàn…
• Tài liệu thể thao: Tập văn bản quản lý chỉ đạo về các hoạt động thể thao
trên địa bàn quận; chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết năm về các hoạt động
thể dục thể thao trên địa bàn quận; …
• Tài liệu giáo dục: Tập văn bản quản lý về cơng tác giáo dục của quận;
chương trình, để án quy hoạch và xây dựng phát triển ngành giáo dục của quận;
chương trình kế hoạch và báo cáo tổng kết năm về giáo dục của quận; hồ sơ về việc
thanh tra kiểm tra của ngành giáo dục; tập báo cáo tổng kết của các trường THCS,
tiểu học, mầm non trên địa bàn quận; …
• Tài liệu y tế: Tập văn bản chỉ đạo về công tác y tế trên địa bàn quận;
chương trình đề án quy hoạch xây dựng và phát triển ngành y tế trên địa bàn quận;
báo cáo chuyên để về công tác y tế trên địa bàn; tập báo cáo tình hình hoạt động của
các phịng khám đa khoa quận và các trạm y tế phường; hồ sơ về các chương trình
dự án của ngành y tế quận.
• Tài liệu lao động thương binh và xã hội: Tập văn bản chỉ đạo về công tác
LĐ- TB-XH trên địa bàn quận; chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết cơng tác
năm của phịng lao động thương binh và xã hội trên địa bàn quận; báo cáo chuyên
để về công tác lao động – thương binh – xã hội trên địa bàn quận; tài liệu, bản đồ về
công tác quy tập mộ liệt sĩ trên địa bàn quận; …

14


• Tài liệu dân số gia đình và trẻ em: Tập văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác
dân số gia đình và trẻ em trên địa bàn quận; chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng

kết cơng tác năm về dân số, gia đình và trẻ em của quận; …
3.3.2. Giá trị của tài liệu lưu trữ tại ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
3.3.2.1. Giá trị thực tiễn
Cung cấp những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho việc
nghiên cứu tính hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch ra chủ trương,
chính sách, đề ra các quyết định quản lý chính xác, phù hợp với địa phương mình.
Sử dụng tài liệu lưu trữ để hoạch định, xây dựng các chiến lược phát triển
kinh tế - xã hội dài hạn, ngắn hạn của địa phương; quy hoạch các vùng kinh tế trọng
điểm; quy hoạch đất đai...
Phục vụ hoạt động kiểm tra, giám sát của các cơ quan cấp trên. Tài liệu lưu
trữ các cơng trình xây dựng cơ bản, các du án giúp khơi phục, nâng cấp, sửa chữa
nhanh chóng cũng như là bằng chứng để xử lý vi phạm xây dựng đối với các cơng
trình bị hư hỏng.
Giúp bảo tồn và phát huy các giá trị văn hóa truyền thống tại địa phương; là
căn cứ đáng tin cậy để nhà nước cơng nhận các di sản văn hóa có giá trị trên địa bàn
quận; xây dựng một nền văn hóa tiên tiến, phù hợp với nếp sinh hoạt của người dân;
đồng thời rút ra nhiều thơng tin bổ ích trong việc giáo dục truyền thống cách mạng,
nâng cao lòng tự hào dân tộc, tinh yêu nước tại địa phương.
Là cơ sở để thực hiện các chinh sách đền ơn đáp nghĩa, trợ cấp xã hội. +
Giải quyết khiếu nại tố cáo của nhân dân trong việc xây dựng các công trình; giải
phóng, đen bù đất đai. Phục vụ giải quyết các công việc thực tiễn của cán bộ chuyên
môn.
3.3.2.2. Giá trị lịch sử
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quý giá, là cơ sở sử liệu quan trọng trong
việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói chung và lịch sử của địa phương nói riêng. Bởi
lẽ, UBND quận Tây Hồ là cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương, tài liệu của
UBND quận phản ánh sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước về chủ trương, đường lối
chính sách trên các mặt của đời sống xã hội trên địa bàn quận; đồng thời phản ánh
các giai đoạn phát triển, các mốc đánh dấu thành tựu của UBND quận

15


3.3.3. Thực trạng nội dung và phương pháp xác định giá trị tài liệu tại ủy
ban nhân dân quận Tây Hồ
3.3.3.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác xác định giá trị tài liệu của
UBND quận Tây Hồ.
Qua khảo sát và tìm hiểu, UBND quận Tây Hồ đã ban hành các văn bản chỉ
đạo về công tác xác định giá trị tài liệu thông qua các Kế hoạch công tác Văn thư Lưu trữ hàng năm. Tuy nhiên, chưa ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn công
tác xác định giá trị tài liệu mà chỉ thực hiện dựa trên các văn bản quy định, hướng
dẫn như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/
2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ
biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày
24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt
động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Công văn số
879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về
việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Công văn số 2623/SNVCCVTLT ngày 17/10/2017 của Sở Nội vụ TP Hà Nội về việc hướng dẫn hủy hồ sơ,
tài liệu hết giá trị. Đây là một trong những khó khăn rất lớn, cần sự quan tâm chỉ
đạo quyết liệt hơn nữa của lãnh đạo để công tác xác định giá trị tài liệu tại đây thực
sự có hiệu quả.
3.3.3.2. Cơng cụ và phương pháp xác định giá trị tài liệu của ủy ban nhân
dân quận Tây Hồ
Qua tìm hiểu, các cơng cụ đã và đang được sử dụng để xác định giá trị tài
liệu tại UBND quận Tây Hồ như: Lịch sử đơn vị hình thành phơng và lịch sử
phơng; mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình
thành phổ biến của các cơ quan, tổ chức. Việc xác định giá trị tài liệu tại UBND
quận Tây Hồ được thực hiện chủ yếu cùng với nghiệp vụ chỉnh lý khoa học tài liệu.
Phương pháp xác định giá trị tài liệu được sử dụng tại ủy ban nhân dân quận
Tây Hồ bao gồm phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương
pháp thơng tin và phương pháp sử liệu học.

Phương pháp hệ thống: Trong công tác xác định giá trị tài liệu, tại ủy ban
nhân dân quận Tây Hồ đã vận dụng phương pháp hệ thống để làm sáng tỏ mỗi tài
liệu có ý nghĩa như thế nào trong hệ thống mà chúng đang hoạt động giúp xác định
giá trị tài liệu một cách chính xác hơn.

16


Phương pháp phân tích chức năng: Trong UBND quận Tây Hồ, mỗi phòng,
ban chức năng đều được xác định chức năng, nhiệm vụ cụ thể. Tài liệu được sản
sinh trong q trình hoạt động của các phịng, ban đều phản ảnh trực tiếp chức
năng, nhiệm vụ cụ thể đó. Cán bộ lưu trữ cần phần biệt và nắm vững đâu là chức
năng, nhiệm vụ chủ yếu và thứ yếu để xem xét giá trị tài liệu một cách chính xác.
Phương pháp thông tin: Với nội dung phong phú và đa dạng, tài liệu lưu trữ
của UBND quận Tây Hồ chứa đựng những thơng tin có giá trị về mọi mặt đời sống
xã hội trên địa bản quận Tây Hồ hiện nay. Khi vận dụng phương pháp này, đã xác
định giá trị của tài liệu lưu trữ phụ thuộc vào sự đầy đủ, độ tin cậy và tính mới mẻ
của thơng tin chứa đựng trong tài liệu đó. Việc áp dụng phương pháp này sẽ giúp tối
ưu hóa thành phần Phơng lưu trữ quốc gia; giữ lại khối lượng tài liệu ít nhất nhưng
lại chứa đựng lượng thông tin lớn, chính xác và tin cậy nhất.
Phương pháp sử liệu học: Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quý giá, là cơ sở
sử liệu quan trọng trong việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói chung và lịch sử của địa
phương nói riêng. Bởi lẽ, UBND quận Tây Hồ là cơ quan hành chính nhà nước tại
địa phương, tài liệu của UBND quận phản ánh sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước
về chủ trương, đường lối chính sách trên các mặt của đời sống xã hội trên địa bàn
quận; đồng thời phản ánh các giai đoạn phát triển, các mốc đánh dấu thành tựu của
UBND quận.
3.3.3.3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
Để đảm bảo tài liệu được xác định giá trị một cách chính xác, đúng quy định,
cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng xác định

giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ
quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử
và loại tài liệu hết giá trị.
Tuy nhiên, qua tìm hiểu nhận thấy, UBND quận Tây Hồ chưa thành lập Hội
đồng xác định giá trị tài liệu, việc xác định giá liệu hầu hết chỉ được thực hiện bởi
cơ quan, đơn vị thực hiện hoạt động chỉnh lý khoa học tài liệu cho quận. Khơng có
Hội đồng xác định giá trị, việc đánh giá giá trị cho hồ sơ tài liệu chỉ dựa trên ý kiến
chủ quan, phiến diện của người chỉnh lý. Điều này dẫn đến tình trạng tài liệu bị xác
định sai giá trị và tài liệu hết giá trị không thể làm thủ tục tiêu hủy. Đồng thời cũng
khiến công tác xác định giá trị tài liệu tại đây chưa tuân thủ nghiêm túc theo pháp
luật, tạo thói quen thiếu trách nhiệm khi thực hiện nghiệp vụ.

17


3.3.3.4. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Có thể nói, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị có ý nghĩa rất lớn đối với việc tiết
kiệm chi phí bảo quản tài liệu, giải phóng diện tích kho lưu trữ, tạo điều kiện để tổ
chức khoa học tài liệu, phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách nhanh
chóng, hiệu quả.
Nhưng qua tìm hiểu, hoạt động tiêu hủy tài liệu của UBND quận Tây Hồ
còn chưa được quan tâm thực hiện. Cho đến nay, tuy nằm trong Kế hoạch công tác
Văn thư - Lưu trữ hàng năm, nhưng UBND quận vẫn chưa có kế hoạch cụ thể trong
việc đánh giá lại khối tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy. Điều này dẫn đến số
lượng tài liệu cần đem đi tiêu hủy trong kho rất lớn, khoảng 150m giá tài liệu, gây
tốn kém diện tích kho, thiếu trang thiết bị bảo quản khiến tài liệu mới thu thập phải
xếp vào bao hoặc hỏm, đặt dưới đất.
3.4. Đánh giá chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu của ủy ban
nhân dân quận Tây Hồ

3.4.1. Ưu điểm
Thứ nhất, tổ chức bộ phận lưu trữ đã được lãnh đạo quan tâm và kiện toàn
theo quy định. Nhìn chung, cán bộ lưu trữ đã thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ
của mình, đảm bảo các hoạt động thực tiễn của cơ quan. Cán bộ, công chức, viên
chức trong cơ quan đã biết vận dụng một số phương pháp, công cụ để xác định sơ
bộ giá trị tài liệu và thực hiện khả tốt nhiệm vụ giao nộp tài liệu vào lưu trữ.
Thứ hai, UBND quận Tây Hồ đã có sự quan tâm, chỉ đạo đối với công tác
xác định giá trị tài liệu. Hàng năm, UBND quận đều có kế hoạch tổ chức thực hiện
cơng tác và có kế hoạch thanh tra, kiểm tra cơng tác.
Thứ ba, UBND quận Tây Hồ đã thực hiện xác định giá trị kết hợp cùng
nghiệp vụ chỉnh lý khoa học đối với khối tài liệu rời lẻ, chất đống, giúp định thời
hạn bảo quản cho một khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu; tránh mất mát và đáp ứng kịp
thời nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu.
3.4.2. Hạn chế
Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, công tác xác định giá trị tài liệu của
UBND quận Tây Hồ còn tồn tại một số hạn chế cần phải được khắc phục:
Thứ nhất, kết quả khảo sát cho thấy đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ so với
khối lượng cơng việc cịn mỏng, chưa đáp ứng u cầu giải quyết cơng việc. Cán bộ
chưa thực sự có trách nhiệm và tham mưu cho lãnh đạo thực hiện công tác này đúng
quy định.

18


Thứ hai, hệ thống văn bản chỉ đạo, quy định, hướng dẫn cụ thể về công tác
xác định giá trị tài liệu cịn thiếu, khiến cho cơng tác này hoạt động thiếu hiệu quả,
không tuân thủ nghiêm túc theo quy định.
Thứ ba, việc thiếu các công cụ xác định giá trị tài liệu như sách chỉ dẫn
phông lưu trữ; danh mục hồ sơ tài liệu và đặc biệt là bảng thời hạn bảo quản đã gây
khó khăn rất lớn đổi với cán bộ, công chức, viên chức trong việc xác định giá trị.

Thứ tư, chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu mà chỉ dựa trên đánh
giá của người chỉnh lý, dẫn đến tình trạng hồ sơ, tài liệu chưa được xác định giá trị
chính xác, đúng quy định.
Thứ năm, nhận thức của cán bộ công chức, viên chức về vai trò, ý nghĩa cũng
như các áp dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn trong công tác xác định
giá trị tài liệu còn hạn chế.
3.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế
Thứ nhất, vì khối lượng cơng việc khá nhiều, đội ngũ cán bộ làm công tác
lưu trữ chưa đáp ứng được yêu cầu công việc; chưa có chế tài đổi với việc thực hiện
cơng tác xác định giá trị tài liệu nên cán bộ thực hiện còn thờ ơ, thiếu trách nhiệm.
Thứ hai, việc xây dựng thời hạn bảo quản tài liệu là một hoạt động phức tạp,
người xây dựng cần có trình độ chun mơn và nắm rõ chức năng, nhiệm vụ của
từng cơ quan, đơn vị. Đồng thời, còn thiếu những văn bản hướng dẫn, quy định về
việc xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu.
Thứ ba, do chưa có nhận thức thực sự rõ ràng về tầm quan trọng cũng như
vai trò của Hội đồng xác định giá trị tài liệu để công tác xác định giá trị tài liệu
được thực hiện đúng quy định, tài liệu được đánh giá khách quan và chính xác nhất.
Thứ tư, cán bộ, cơng chức, viên chức do chưa có đủ kiến thức và có thói
quen lập hồ sơ cũng như xác định giá trị tài liệu sau khi giải quyết xong công việc.
4. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG XÁC
ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ,
THÀNH PHỐ HÀ NỘI.
Một là, cần bổ sung và kiện toàn tổ chức bộ phận văn thư lưu trữ
Bộ phận văn thư có vai trị quan trọng đối với việc xác định giá trị tài liệu,
chính vì thế bổ sung, hoàn thiện và kiện toàn tổ chức bộ phận văn thư nhằm thu
thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả.
Hai là, cần tiếp tục xây dựng, bổ sung và hoàn thiện các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong đó có việc xác định giá trị tài liệu.

19

Để công tác xác định giá trị tài liệu được thực hiện thống nhất, hiệu quả, việc
ban hành những văn bản quy định, chỉ đạo và hưởng dẫn là rất cần thiết. Muốn xây
dựng và hoàn thiện các văn bản chi đạo, hướng dẫn nghiệp vụ phải có sự quan tâm
của lãnh đạo, ý thức trách nhiệm của cán bộ chuyên môn và dựa trên những văn bản
quy định của cơ quan tương đương khác đã thực hiện có hiệu quả.
Ba là, đổi mới và nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức,
viên chức về công tác văn thư - lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.
Cần có sự chỉ đạo, điều hành của các cấp lãnh đạo cần được quan tâm,
thường xuyên và kịp thời. Đồng thời, lãnh đạo quận cũng cần có những biện pháp
tun truyền tới tồn thể cán bộ, cơng chức ý thức UBND quận nên tham gia nói
chuyện hay những buổi được trách nhiệm của mình trong cơng tác văn thư, lưu trữ.
Bốn là, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức của
UBND quận Tây Hồ
Tập huấn, bồi dưỡng là biện pháp hữu hiệu giúp cán bộ lưu trữ thực hiện
công tác xác định giá trị tài liệu một cách thuần thục và chính xác hơn. Chủ động
xây dựng kế hoạch tập huấn, tăng cường công tác bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lưu
trữ cho cán bộ lưu trữ, tạo điều kiện cho họ tham gia các lớp đảo tạo, bồi dưỡng, tập
huấn, nghiên cửu, trao đổi kinh nghiệm về chuyên môn nghiệp vụ do Chi cục Văn
thư – Lưu trữ và Sở Nội vụ TP Hà Nội tổ chức.
Năm là, tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư lưu trữ nói
chung, cơng tác xác định giá trị tài liệu nói riêng
Đây là khâu rất cần thiết giúp cơ quan nắm được tình hình thực hiện các quy
định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ để có thể rút ra những bài học kinh
nghiệm, đồng thời có những biểu dương khen thưởng và phê bình kịp thời những
đơn vị, cá nhân. UBND quận Tây Hồ phải xây dựng kế hoạch kiểm tra, đánh giá
công tác định kỳ hàng năm.
Sáu là, đẩy mạnh công tác tuyên truyền về giá trị của tài liệu lưu trữ tại
UBND quận Tây Hồ

Cần đẩy mạnh các hoạt động tuyên truyền, phổ biến rộng rãi, thường xuyên
về giá trị, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cũng như công tác lưu trữ để từ đó phát huy tối
đa giá trị của tài liệu lưu trữ, nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm của cán bộ,
công chức, viên chức trong cơ quan về vai trò của tài liệu cũng như nhiệm vụ của
mình, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả cơng tác lưu trữ nói chung và cơng
tác xác định giá trị tại đây nói riêng.

20


KẾT LUẬN
Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý giá, cần được bảo quản an toàn và phát
huy hết giá trị. Để tài liệu lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, cơng tác xác
định giá trị tài liệu là một trong những công tác không thể thiếu nhằm giúp lựa chọn
những tài liệu lưu trữ thực sự có giá trị để bảo quản, phục vụ khai thác sử dụng.
Nhận thức được vai trò và ý nghĩa trên, các nhà nghiên cứu đã xây dựng nên
hệ thống lý luận cho công tác xác định giá trị tài liệu. Đây là cơ sở để Đảng, Nhà
nước và các cơ quan, tổ chức ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn, góp phần
tiến hành cơng tác một cách thống nhất và có hiệu quả. UBND quận Tây Hồ từ khi
thành lập đến nay đã rất quan tâm đến cơng tác lưu trữ, thực hiện đầy đủ và có hiệu
quả các hoạt động nghiệp vụ trong đó có cơng tác xác định giá trị tài liệu. Ý thức
được sự ảnh hưởng của xác định giá trị tài liệu đối với việc thực hiện các nghiệp vụ
cũng như vai trò và ý nghĩa của chúng, cơ quan đã cố gắng thực hiện và đạt được
kết quả nhất định.
Tuy nhiên, với một số nguyên nhân mà công tác xác định giá trị tài liệu tại
đây còn nhiều bất cập. Bằng việc hệ thống hóa cơ sở lý luận và phân tích, đánh giá
thực trạng, tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng
công tác xác định giá trị tài liệu tại UBND quận Tây Hồ trong thời gian tới.
Tóm lại, có thể thấy rằng, cơng tác xác định giá trị tài liệu có vai trò quan
trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung và hoạt động lưu trữ tại ủy

ban nhân dân quận Tây Hồ nói riêng. Chính vì thế, cần phải thực hiện đồng bộ các
giải pháp để nâng cao hơn nữa hiệu quả xác định giá trị tài liệu, góp phần nâng cao
hiệu quả việc bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức,
phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, góp phần hồn thành mục tiêu của cơ quan, tổ
chức.

21