Thực trạng và giải pháp phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện trên địa bàn thành phố việt trì

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG
KHOA KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ VĂN HÓA DU LỊCH

LÊ THỊ THANH LÂM

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN
DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÊN
ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH: QUẢN TRỊ DỊCH VỤ DU LỊCH VÀ LỮ HÀNH

Phú Thọ, 2021


i
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG
KHOA KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ VĂN HÓA DU LỊCH

LÊ THỊ THANH LÂM

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN
DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÊN
ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH: QUẢN TRỊ DỊCH VỤ DU LỊCH VÀ LỮ HÀNH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TH.S HỒ THỊ KHÁNH GIANG

Phú Thọ, 2021

ii
LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại học Hùng Vương, Khoa Khoa
học xã hội và Văn hóa du lịch, thầy cơ giáo trong khoa, các cơ giáo trong bộ mơn Văn
hóa - Du lịch đã tạo mọi điều kiện thuận lợi và tận tình giúp đỡ chúng em hồn thành
khóa luận tốt nghiệp này.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến cô giáo - Thạc sĩ Hồ Thị
Khánh Giang đã quan tâm, tận tình dẫn dắt từng bước trong q trình em làm khóa
luận tốt nghiệp.
Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo, các anh chị nhân viên của các công ty,
doanh nghiệp Tổ chức sự kiện, nhà hàng – khách sạn, Du lịch – Lữ hành đã ln nhiệt
tình giúp đỡ em trong q trình khảo sát và thu thập tài liệu để em hoàn thành khóa
luận tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn tới các bạn sinh viên đã cổ vũ động viên nhiệt tình
giúp đỡ, đồng thời có những ý kiến đóng góp trong q trình em thực hiện và hồn
thành khóa luận một cách tốt nhất.
Phú Thọ, ngày

tháng năm 2020

Sinh viên thực hiện

Lê Thị Thanh Lâm


iii
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT TẮT

NỘI DUNG

TCSK

Tổ chứuc sự kiện

TNHH

Trách nghiệm hữu hạn

BTC

Ban tổ chức

UNESCO

United Nations Educational Scientific and Cultural
Organization)

UBND

Ủy ban nhân dân

VIP

Very important person

POSM

Point of sales material

SWOT

Strengths, weaknesses, opportunitie, threats

MICE

Meeting incentive conference ưvent

USD

United states Dollar

ATK

An toàn khu

IPL

Intense pulsed light

GDP

Gross domestic product

TNV

Tình nguyện viên

CP

Cổ phần

PG

Promotion girl

MC

Master of ceremonies

TP

Thành phố


iv
DANH MỤC BẢNG, BIỂU

STT

Tên bảng, biểu

Trang

1

Biểu đồ 1.1. Cơ cấu kinh tế Việt Nam năm 2019

13

2

Biểu đồ 1.2. Cơ cấu kinh tế Việt Nam năm 2020

14

3

Biểu đồ 1.3. Các giai đoạn của quy trình tổ chức sự kiện

16

4

Biểu đồ 1.4. Quy trình tổ chức sự kiện

16

5
6
7

8

9

10

11

12

13

14

Bảng 1.1. Tác động của tổ chức sự kiện đến các lĩnh vực đời
sống xã hội
Bản đồ 2.1. Bản đồ hành chính thành phố Việt Trì, tỉnh Phú Thọ
Bảng 2.1. Bảng xếp hạng chỉ số năng lực cạnh tranh cấp tỉnh
của Phú Thọ
Bảng 2.2. Thống kê tỷ lệ lao động từ 15 trở lên có qua đào tạo
của Thành phố Việt Trì năm 2019i
Bảng 2.3. Thống kê các bệnh viện trên địa bàn thành phố Việt
Trì tính đến hết năm 2020
Biểu đồ 2.1. Đánh giá những phẩm chất cần có của nhân sự
ngành Sự Kiện
Biểu đồ 2.2. Đánh giá những khó khăn trong việc tổ chức sự
kiện
Biểu đồ 2.3. Đánh giá chất lượng dịch vụ TCSK của cộng đồng
dân cư địa phương
Biểu đồ 2.4. Đánh giá yếu tố tác động đến lựa chọn sử dụng
dịch vụ TCSK của khách hàng tại Việt Trì
Biểu đồ 2.5. Biểu đồ đánh giá cơ cấu lượng khách tham dự sự
kiện

27

37
41

43

44

47

48

49

49

51

15

Biểu đồ 2.6. Các dạng sự kiện phổ biến ở TP. Việt Trì

52

16

Biểu đồ 3.1. Khảo sát vấn tìm kiếm nhâm lực

58

17

Biểu đồ 3.2. Đánh giá những yếu tố làm nên thành công của một
sự kiện

59


1

MỤC LỤC
A. MỞ ĐẦU ....................................................................................................................4
1. Tính cấp thiết của đề tài............................................................................................... 4
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ..................................................................................5
2.1. Trên thế giới .............................................................................................................5
2.2. Tại Việt Nam .............................................................................................................6
2.3. Tại thành phố Việt Trì .............................................................................................. 7
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...............................................................................7
3.1. Đối tượng nghiên cứu ............................................................................................... 7
3.2. Phạm vi nghiên cứu ..................................................................................................8
4. Mục tiêu nghiên cứu ....................................................................................................8
5. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................................ 8
6. Kết cấu đề tài ...............................................................................................................9
chương 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ SỰ KIỆN, DỊCH VỤ TỔ CHỨC
SỰ KIỆN .......................................................................................................................10
1.1. Cơ sở lí luận về sự kiện .......................................................................................... 10
1.1.1. Khái niệm ......................................................................................................10
1.1.2. Phân loại sự kiện .......................................................................................... 12
1.1.2.1. Theo quy mô, lãnh thổ ................................................................................12
1.1.2.2. Theo thời gian ............................................................................................ 13
1.1.2.3. Theo hình thức và mục đích .......................................................................13

1.2. Cơ sở lí luận về tổ chức sự kiện .............................................................................15
1.2.1. Khái niệm ......................................................................................................15
1.2.2. Vai trò của tổ chức sự kiện ...........................................................................16
1.2.3. Quy trình tổ chức sự kiện ..............................................................................18
1.2.4. Những rủi ro .................................................................................................27


2
1.2.5. Mục đích của tổ chức sự kiện .......................................................................29
1.2.6. Tác động tổ chức sự kiện đến các lĩnh vực của đời sống xã hội ..................30
1.2.7. Mối quan hệ giữa sự kiện và du lịch ............................................................. 32
1.2.7.1. Tổ chức sự kiện và xúc tiến du lịch ............................................................ 32
1.2.7.2. Tổ chức sự kiện và thời vụ du lịch ............................................................. 32
1.2.7.3. Tổ chức sự kiện nâng cao cơ sở vật chất phục vụ du lịch .........................33
1.3. Cơ sở thực tiễn ........................................................................................................33
1.3.1. Trên thế giới ..................................................................................................33
1.3.2. Tại Việt Nam .................................................................................................35
1.3.2. Tại Phú Thọ...................................................................................................37
Chương 2. THỰC TRẠNG PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÊN
ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ .............................................................................39
2.1. Khái quát chung về thành phố Việt Trì. .................................................................39
2.1.1. Vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên .................................................................39
2.1.2. Lịch sử phát triển .......................................................................................... 40
2.1.3. Điều kiện về kinh tế - xã hội .........................................................................42
2.2. Thực trạng về dịch vụ tổ chức sự kiện ở TP. Việt Trì ............................................48
2.2.1. Nguồn nhân lực ............................................................................................. 48
2.2.2. Về chất lượng dịch vụ, quy trình tổ chức sự kiện .........................................50
2.2.2.1. Về chất lượng dịch vụ ................................................................................50
2.2.2.2. Quy trình tổ chức sự kiện ...........................................................................52
2.2.3. Về thị trường tập khách ................................................................................52

2.3.4. Về cơ sở vật chất - trang thiết bị ..................................................................54
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ VIỆT TRÌ .................................................................56
3.1. Định hướng phát triển các ngành dịch vụ tại thành phố Việt Trì ........................... 56


3
3.1.1. Định hướng chung ........................................................................................56
3.1.2. Các định hướng cụ thể ..................................................................................56
3.2. Hệ thống các giải pháp phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện trên địa bàn thành phố
Việt Trì .......................................................................................................................... 59
3.2.1. Giải pháp về nhân sự ....................................................................................60
3.2.2. Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ, hồn thiện quy trình tổ chức sự kiện
.......................................................................................................................................61
3.2.3. Đa dạng hóa các dịch vụ trong tổ chức sự kiện ...........................................64
3.2.4. Giải pháp về truyền thông, xúc tiến quảng bá sự kiện .................................65
3.2.5. Đầu tư xây dựng trung tâm Hội nghị, triển lãm, liên hợp thể thao ..............67
KẾT LUẬN ...................................................................................................................69
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................. 71


4

A. MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trên thế giới, ngành tổ chức sự kiện đã xuất hiện từ rất sớm và đóng vai trị vơ
cùng quan trọng trong đời sống của con người. Theo dòng thời gian, hoạt động này
diễn ra ngày càng thường xuyên hơn trên nhiều lĩnh vực, từ quy mô nhỏ đến cực lớn,
từ đơn giản đến phức tạp. Ở các nước phát triển như Mỹ, Anh, Pháp, Nhật Bản, Trung
Quốc… tổ chức sự kiện đã trở thành một ngành cơng nghiệp có tính chun nghiệp.

Tại Việt Nam, khoảng một thập niên trước khi nói đến tổ chức sự kiện chắc
chẳn đây là một cụm từ mới mẻ. Thậm chí nhiều người cịn chưa hiểu dịch vụ này là
như thế nào. Nhưng trong vài năm gần đây sự phát triển của ngành tổ chức sự kiện tại
Việt Nam có nhiều chuyển biến. Kinh tế xã hội ngày càng được phát triển, đời sống
con người ngày càng càng được nâng cao nên các nhu cầu về mặt tinh thần của con
nguời cũng đồng thời gia tăng. Điều đó làm nảy sinh cơ hội cho các ngành dịch vụ
xuất hiện và phát triển mạnh mẽ.
Mỗi cá nhân, gia đình khi có nhu cầu về tổ chức sự kiện như tổ chức sinh nhật,
ma, chay, cưới hỏi… các sự kiện thường tổ chức theo phong tục, văn hóa địa phương.
Và do khách mời cũng chỉ là người thân, họ hàng, bạn bè, đồng nghiệp nên công tác tổ
chức cũng không cần thiết phải quá cầu kỳ, xa lạ. Đơi khi một số gia đình có điều kiện
kinh tế cũng tìm đến các nhà tổ chức (nhà hàng, khách sạn,..) nhìn chung các sự kiện
cũng chỉ chú trọng đến tiệc tùng tiếp đãi khách chứ cũng chưa chú trọng nhiều đến nội
dung chương trình.
Đối với các tổ chức, các doanh nghiệp khi có nhu cầu về tổ chức sự kiện, họ
thường cân nhắc nhiều yếu tố trước khi quyết định là nên tự tổ chức hay tìm đến các nhà
tổ chức chun nghiệp, có kinh nghiệm. Bởi chính các nhà tổ chức này sẽ phải vạch ra
cho họ một hướng đi sáng tạo và chuyên nghiệp nhằm mang đến cho các khách tham dự
sự kiện những trải nghiệm tích cực, đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại.
Thành phố Việt Trì là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa và xã hội của tỉnh
Phú Thọ. Với hệ thống giao thông thuận lợi, nối liền các tỉnh miền núi phía bắc với Hà
Nội và các tỉnh đồng bằng Bắc Bộ khác đã giúp cho thành phố bắt nhịp với sự phát
triển của dịch vụ tổ chức sự kiện trên thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng.


5
Dịch vụ tổ chức sự kiện ở Việt Trì ngày càng được biết đến rộng rãi và được người
dân sử dụng nhiều, thậm chí là được sử dụng thường xuyên. Đặc biệt là đối với các
công ty, doanh nghiệp kinh doanh với mục tiêu chủ yếu là để quảng bá hình ảnh, thu
hút khách hàng và đáp ứng được đầy đủ nhu cầu cho khách hàng. Thậm chí, hiện nay

tại các doanh nghiệp như nhà hàng – khách sạn phát triển đi kèm với các dịch vụ tổ
chức sự kiện để đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cho khách hàng đồng thời mang lại lợi
nhuận đáng kể cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, đối với Việt Trì, “Sự kiện” và “Dịch vụ tổ chức sự kiện” là một lĩnh
vực khá mới mẻ, thiếu đi sự đầu tư bài bản từ nhân sự cho đến việc hồn thiện quy
trình tổ chức. Sự nhìn nhận của người dân địa phương và độ phổ biến của lĩnh vực này
vẫn là một bài toán đặt ra cho những nhà đầu tư, những người muốn tạo ra một môi
trường chuyên nghiệp hướng đến việc xây dựng hình ảnh của Việt Trì trở thành một
thành phố của lễ hội và sự kiện giống như ở thị trường Hà Nội, thành phố Hồ Chính
Minh, Đà Nẵng….
Chính vì những lí do trên, tác giả lựa chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp
phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện trên địa bàn thành phố Việt Trì” để nghiên cứu
và góp phần phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện trên địa bàn thành phố Việt Trì – tỉnh
Phú Thọ.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
2.1. Trên thế giới
Ngành Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực được hình thành trên thế giới từ rất sớm
tuy nhiên việc nghiên cứu học thuật vấn đề này cịn khá ít và chủ yếu ở dạng những
bài viết tạp chí và một số cuốn sách của những người đã có kinh nghiệm trong nghề
nghiệp, chia sẻ về quy trình và nguyên tắc tổ chức sự kiện. Các hoạt động nghiên cứu
về dịch vụ tổ chức sự kiện được diễn ra mạnh mẽ và trở thành một lĩnh vực nghiên
cứu, thu hút được nhiều học giả tham gia từ các giáo trình, bài giảng đến các tạp chí
được đăng tải rộng rãi hơn vào cuối những năm 80 thế kỷ 20. Đồng thời, kể từ đây,
ngành công nghiệp sự kiện mới ra đời với tốc độ phát triển rất nhanh và hứa hẹn sẽ
còn tiếp tục phát triển mạnh mẽ trong tương lai.
Theo một bài viết phát hành trên tạp chí “International Journal of Event
Management Research” số 7, xuất bản tháng 2/2012, tác giả Doug Matthews đã chỉ ra


6

rằng: những loại hình tổ chức khác nhau của sự kiện tại phương Tây đã trải dài trong
khoảng thời gian từ thế kỷ 15 trước Công nguyên cho tới thập niên 60 của thế kỷ 20.
Trong cuốn “Event Planning: The Ultimate Guide To Successful Meetings,
Corporate Events, Fundraising Galas, Conferences, Conventions, Incentives and Other
Special Events” của Judy Allen đã đưa ra quan điểm trong việc nghiên cứu ứng dụng về
Sự Kiện đã chỉ ra rằng, trong việc xây dựng, tổ chức các sự kiện cần đưa sự sáng tạo, sự
hiểu biết cả về các lĩnh vực liên quan như: thiết kế nhà cửa, phong cách sống….để thực
hiện các dạng sự kiện khác nhau. Đồng thời cuốn sách cũng đề cập đầy đủ, chính xác và
trọn vẹn các khâu quan trọng nhất trong việc chuẩn bị 1 sự kiện, bao gồm:
Xác định chi phí dịch vụ
Trao đổi thơng tin với khách hàng
Thiết kế sự kiện với từng loại văn hóa và chủ đề khác nhau
Dàn dưng chương trình, kịch bản mẫu
Lên đối tượng và danh sách khách hàng, người dự tiệc…
Trong nghiên cứu “Integrated event management: event correlation using
dependency graphs” của Boris Gruschke (Đại học Munich) đã sử dụng phương pháp
quản trị sự kiện bằng các dạng biểu đồ, đồ thị để thể hiện vai trò, chức năng của các
bộ phận trong tổ chức sự kiện đồng thời mơ hình hóa ý tưởng của nhà tổ chức.
2.2. Tại Việt Nam
Ngành Tổ chức Sự Kiện ở Việt Nam phải đến đầu những năm 2000 mới bắt đầu
được thừa nhận chính thức và có các công ty, đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và có
những nghiên cứu cùng các trao đổi học thuật về lĩnh vực này.
Theo PGS.TS. Lưu Văn Nghiêm trong “Giáo trình Tổ chức sự kiện” đã đề cập
nhiều vấn đề, nhiều công việc trong tổ chức sự kiện, từ việc lớn tới việc nhỏ, từ công
tác chuẩn bị trước sự kiện tới các hoạt động trong và sau sự kiện… Đặc biệt sách đi
sâu vào hướng dẫn kỹ năng nghiệp vụ nên rất cụ thể và dễ tiếp cận.
Bên cạnh đó, trong “Giáo trình quản trị tổ chức sự kiện và lễ hội” TS. Nguyễn
Thị Mỹ Thanh và ThS. Sử Ngọc Diệp đã nói về các kiến thức nền tảng liên quan đến
tổ chức sự kiện như các khái niệm về TCSK, lịch sử hình thành, xu thế phát triển, vai
trị ý nghĩa và các kiến thức cần có trong quá trình TCSK đồng thời bao hàm cả các

vấn đề về lễ hội.


7
Hoặc theo phân tích của bài viết “Xu hướng chuyển đổi số trong ngành sự kiện: thay
đổi hay là chết?” đăng trên trang website: brand, tác giả Lê Thành Công đã chỉ ra rằng: việc thay
đổi sang các hoạt động sự kiện thông qua internet là yêu cầu cấp thiết đặt ra lúc này
trước những khó khăn thực sự do Covid-19 mang lại. Chi phí thấp và hàng loạt những
lợi ích tối ưu về không gian, thời gian… đang giúp sự kiện trực tuyến chiếm ưu thế so
với sự kiện trực tiếp.
Đồng thời theo phân tích của một số đạo diễn về tổ chức sự kiện thì ngành Sự
Kiện của Việt Nam sau đại dịch Covid sẽ hướng đến loại hình “Sự kiện ảo” (virtual
event) và “Sự kiện trực tuyến” (online event) , điều này đã trở thành một xu hướng
phổ biến khi các nhãn hàng, khách hàng và nhà tổ chức sự kiện đầu tư nhiều hơn vào
việc tổ chức và vận hành các sự kiện ảo, sự kiện trực tuyến.
2.3. Tại thành phố Việt Trì
Thành phố Việt Trì là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh Phú
Thọ, có hệ thống giao thơng thuận lợi, nối liền các tỉnh miền núi phía bắc với Hà Nội
và các tỉnh đồng bằng Bắc Bộ khác.
Tại Phú Thọ, việc phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện mới chỉ phát triển trong
khoảng gần 5 năm trở lại đây mặc dù trước đây, việc tổ chức sự kiện đã được thực
hiện ở những cấp độ, quy mô nhỏ như: đám cưới, lễ khai trương, khánh thành...Sau đó,
dưới sự du nhập và học hỏi từ các thị trường dịch vụ phát triển như: Hà Nội, thành phố
Hồ Chí Minh..., ngành Tổ chức sự kiện đã dần được đón nhận và trở thành một lĩnh
vực đầy hứa hẹn tại tỉnh Phú Thọ nói chung và thành phố Việt Trì nói riêng.
Việc nghiên cứu dịch vụ tổ chức sự kiện mới chỉ dừng lại ở các đề tài nghiên
cứu tại điểm như các báo cáo thực tập tại các công ty, chưa có cơng trình chun sâu
nào đi vào phân tích hiện trạng và thiết lập một quy trình hồn thiện về loại hình này.
Từ thực tế và lý luận như trên, tác giả đã chọn vấn đề: “Thực trạng và giải
pháp phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện trên địa bàn thành phố Việt Trì” nhằm phân

tích hiện trạng của của ngành tổ chức sự kiện và đồng thời đưa ra các giải pháp phù
hợp với tình hình thực tế và chủ trương phát triển kinh tế - xã hội của thành phố
Việt Trì.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
- Dịch vụ tổ chức sự kiện


8
3.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian nghiên c:
Đề tài nghiên cứu được thực hiện tại thành phố Việt Trì
- Về thời gian nghiên cứu:
Tác giả tiến hành nghiên cứu, khảo sát thu thập tài liệu, số liệu sơ cấp cho đề tài
từ thàng 11 năm 2020 đến tháng 5 năm 2021.
4. Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện tại TP.Việt Trì được thực hiện
nhằm mục tiêu:
- Hệ thống hoá các vấn đề lý luận liên quan đến phát triển dịch vụ tổ chức sự
kiện.
- Nghiên cứu nhu cầu sử dụng dịch vụ TCSK tại TP. Việt Trì, phân tích tiềm
năng và cơ hội cho sự phát triển của thị trường TCSK.
- Phân tích tình hình phát triển dịch vụ TCSK tại TP. Việt Trì trong thời gian
qua nhằm tìm ra những hạn chế và vướng mắc đang cản trở sự phát triển của thị
trường.
- Kiến nghị những giải pháp phát triển thị trường tổ chức sự kiện góp phần vào
sự phát triển các hoạt động kinh doanh tại TP. Việt Trì
5. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu và xây dựng đề tài là một nghiên cứu khoa học địi hỏi độ chính xác
cao, phải dựa trên một cơ sở lí luận nhất định. Để xây dựng và hồn thành đề tài, tơi đã

sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau:
- Phương pháp phân tích, so sánh và tổng hợp: dựa trên dữ liệu và thông tin thu
thập được, kết hợp với những kiến thức đã được học tập, những kinh nghiệm công tác
của bản thân, tác giả đã sử dụng phương pháp phân tích để hệ thống hóa các vấn đề, sử
dụng phương pháp so sánh, tổng hợp và đưa ra những nhận xét, đánh giá về hoạt động
của dịch vụ tổ chúc sự kiện trong thời gian qua.
- Phương pháp điều tra xã hội học: thu thập thông tin từ quần chúng thông qua
các phiếu hỏi, bảng hỏi để hiểu rõ hơn và đánh giá đúng những vấn đề về dịch vụ tổ
chức sự kiện trên địa bàn TP. Việt Trì


9
- Phương pháp chuyên gia: đối với các vấn đề liên quan đến nội dung nghiên
cứu, tác giả đã trực tiếp thảo luận, tham khảo ý kiến của một số chuyên gia trong lĩnh
vực tổ chức sự kiện và một số chuyên gia trong các lĩnh vực có liên quan.
6. Kết cấu đề tài
Đề tài bao gồm phần mở đầu, phần nội dung, phần kết luận và gồm có 3
chương:
Chương 1. Cơ sở lí luận và thực tiễn về sự kiện, dịch vụ tổ chức sự kiện
Chương 2. Thực trạng phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện trên địa bàn thành phố
Việt Trì
Chương 3. Một số giải pháp phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện trên địa bàn
thành phố Việt Trì.


10
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ SỰ KIỆN, DỊCH VỤ
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1.1. Cơ sở lí luận về sự kiện
1.1.1. Khái niệm

Có rất nhiều quan điểm khác nhau về sự kiện, mỗi một quan điểm sẽ thể hiện
một góc nhìn về vấn đề của nhà nghiên cứu:
Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc
một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện. Ví dụ khi nói đến các sự kiện
kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá
xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán ...
Theo Từ điển tiếng Việt, “Sự kiện” được hiểu là một việc quan trọng xảy ra, ví
dụ, những sự kiện lịch sử đáng ghi nhớ hay sự kiện thể thao của thế giới, châu lục hay
khu vực.
Theo Từ điển Oxford, sự kiện được định nghĩa như sau:
Nghĩa thứ nhất là “a thing that happens, especially one of importance” được
hiểu là: một sự việc có tính chất quan trọng sẽ xảy ra.
Nghĩa thứ hai là “a planned public or social occasion” được hiểu là một hoạt
động công cộng hoặc một động xã hội đã được lên kế hoạch.
Nghĩa thứ ba, sự kiện là “each of several particular contests making up a sports
competition” được hiểu là một hoạt động tiêu biểu như một dạng hoạt động thể thao.
Theo Wikipedia: “Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện (tiếng Anh: event
management) là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện
diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu
bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.”
Theo The Chambers Dictionary (1998): “Sự kiện là những việc xảy ra, sự việc
tác động vào hoặc làm xảy ra sự ghi nhớ, những sự việc xảy ra ngẫu nhiên còn gọi là
biến cố (chẳng hạn, sóng thần ở bãi biển Phuket Thái Lan), một phần của một chương
trình (chẳng hạn, chương trình thể thao, một cuộc đua ngựa), việc xảy ra như số phận
hay vận mệnh, một hoạt động có tổ chức tại một địa điểm cụ thể (Chương trình tiếp thị
hay khuyên góp)”.
Theo Getz (1991) định nghĩa, sự kiện là “một hoạt động xảy ra chỉ một lần
hoặc thường xuyên, khác với các hoạt động ngày thường". Những hoạt động này nhằm

11
thỏa mãn nhu cầu của công chúng trong việc tổ chức các hoạt động cộng đồng, vui
chơi, giải trí, văn hóa, xã hội bên cạnh các hoạt động thường ngày của con người.
Theo Hinch và Delemere (1993); Mayfield và Crumpton (1995), sự kiện có thể
được xem như là các hoạt động quan trọng nhằm thu hút khách du lịch hoặc thể hiện
đặc trưng của một cộng đồng và những nét văn hóa của cộng đồng đó.
Đề tài này sử dụng quan điểm của Giáo trình tổ chức sự kiện và lễ hội: “Sự kiện
là những hoạt động đặc biệt được tổ chức nhằm quy tụ số đông công chúng để tác
động vào sự ghi nhớ của đối tượng được xác định.” [16]
Với những trích dẫn nói trên, thì “Sự kiện” chủ yếu là các hoạt động liên quan
đến hoạt động thương mại, marketing của các doanh nghiệp như: hội thảo, hội nghị
,khai trương ,giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm... Ngay cả một số cơng ty có dịch
vụ tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, trong phần giới thiệu các sản phẩm về “tổ
chức sự kiện” của mình cũng chỉ tập trung trong những nội dung này mà ít quan tâm
đề cập đến các lĩnh vực xã hội và đời sống thường ngày khác. “Sự kiện” mới tiếp cận
ở một số lĩnh vực, trong một phạm vi nhất định. Với sự phát triển của nghề “Tổ chức
sự kiện” nếu chỉ tiếp cận theo những hướng trên sẽ không đủ.
Trong thực tế chúng ta đã bắt gặp rất nhiều những từ liên quan đến sự kiện, như
trong tiếng Anh có các thuật ngữ:
+ Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
+ Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm
ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng ...
+ Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ, Exhibitions: Triển lãm,
Trade fairs: Hội chợ thương mại, Entertainment events: Sự kiện mang tinh chất
giải trí
+ Concertslive performances: Hồ nhạc , biểu diễn trực tiếp Festive events : Lễ
hội, liên hoan
+ Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước
+ Meetings : Họp hành, gặp giao lưu, Seminars : Hội thảo chuyên đề,
Workshops: Bán hàng, Conferences: Hội thảo, Conventions: Hội nghị,

+ Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá , xã hội ;Sporting events: Sự
kiện trong lĩnh vực thể thao
+ Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing


12
+ Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại
+ Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm...
Như vậy, khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện (trong lĩnh Vực tổ chức
sự kiện) như sau: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh
doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và
các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán …được tổ chức
nhằm quy tụ số đông công chúng để tạo tác động vào sự ghi nhớ tới đối tượng được
xác định.
1.1.2. Phân loại sự kiện
Có nhiều cách phân loại sự kiện, tuy nhiên trong đề tài này, tác giả xin được
phân loại theo quan điểm của tác giả Nguyễn Vũ Hà trong “Bài giảng tổ chức sự
kiện”thì sự kiện được phân loại theo 3 tiêu chí:
- Quy mơ, lãnh thổ
- Thời gian
- Hình thức và mục đích sự kiện
1.1.2.1. Theo quy mơ, lãnh thổ
- Theo quy mơ:
Quy mơ của sự kiện là một tiêu chí định lượng, tuy nhiên không chỉ dựa vào số
lượng người tham gia, hay quy mô của không gian tổ chức sự kiện để phân loại mà
còn phải dựa vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện để xác định quy mô (vì có những sự
kiện ở một xã có rất nhiều người tham gia, được tổ chức ở sân vận động xã nhưng
cũng không thể gọi là sự kiện lớn được)
Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng lớn ở phạm vi quốc gia,
quốc tế, thường có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức sự kiện khá dài, nội

dung hoạt động đa dạng, phong phú.
Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thường giới hạn
trong phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình thường có sự tham gia của ít
người, thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít ...
- Theo lãnh thổ:
Theo lãnh thổ có thể chia thành: sự kiện địa phương (lễ kỷ niệm 10 năm ngày
tải thanh lập lập huyện A), sự kiện của một vùng (lễ hội cồng chiêng ở Tây Nguyên) ,


13
sự kiện quốc gia (Hội khỏe Phù đổng toàn quốc lần thứ ...), sự kiện quốc tế (Lễ hội
Olimpic ... )
1.1.2.2. Theo thời gian
Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ. Theo độ
dài thời gian, căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành: Sự kiện dài ngày,
sự kiện ngắn ngày.
Theo tính mùa vụ có thể chia thành: Sự kiện thường niên - diễn ra vào các năm
thường vào những thời điểm nhất định như (Hội nghị tổng kết, lễ bảo công, hội nghị
khách hàng thường niên, họp đồng hương đầu năm cuối năm, các lễ hội thường niên
...). Sự kiện khơng thường niên: khơng mang tính quy luật, khơng có hiện tượng lặp lại
ở các năm (ví dụ: lễ khai trương cửa hàng, hội thảo du học Lào, triển lãm hàng nông
nghiệp tỉnh A ...)
1.1.2.3. Theo hình thức và mục đích
Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện. Vì
hình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó thường đi
liền với nhau, gồm có:
- Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh
của các doanh nghiệp.
+ Sự kiện kinh doanh (Bussiness Event); các ngày lễ của doanh nghiệp
(Corporate events): Như kỷ niệm ngày sinh nhật, ngày truyền thống của công ty...

+ Sự kiện gây quỹ (Fundraising events), triển lãm (Exhibitions), hội chợ thương
mại (Trade fairs), sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops)
+ Sự kiện liên quan tới marketing (Marketing events); sự kiện kết hợp khuyến
mãi, xúc tiến thương mại (Promotional events); Sự kiện tung thương hiệu, sản phẩm
(Brand and product launches)
+ Hội nghị khách hàng, giao lưu, gặp gỡ (Customers Meetings, Conferences,
Conventions)
+ Các loại hội nghị thường niên: tổng kết các kỳ, đại hội cổ đông...;Lễ khai
trương, khánh thành, động thổ ... ;Các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp.
- Sự kiện giáo dục, khoa học: Đó là những sự kiện liên quan đến giáo dục,
khoa học như:


14
+ Hội thảo, hội nghị (Education Training Meetings: Seminars, Conferences,
Conventions) về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học...
+ Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi: Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học sinh
giỏi, Gặp mặt sinh viên xuất sắc.
+ Các trò chơi (game show) mang tính giáo dục
- Sự kiện văn hóa truyền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tơn
giáo- tín ngưỡng và phong tục tập quán, bao gồm:
+ Lễ hội truyền thống (Traditional festival events)
+ cưới hỏi, ma chay, mừng thọ, sinh nhật
+ Social and cultural events: Event văn hoá xã hội
+ Giao lưu văn hóa
+ Các lễ kỷ niệm truyền thống khác: như họp đồng hương, kỷ niệm ngày thành
lập...
- Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí:
Entertainment events: Event giải trí; Hội thi nghệ thuật (ví dụ: liên hoan tiếng

hát học sinh - sinh viên, hội diễn sân khấu chuyên nghiệp ... ); Concerts/ live
performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp; Festive events: Event lễ hội; triển lãm
nghệ thuật; biểu diễn nghệ thuật; khai trương giới thiệu Album mới, ban nhạc; biểu
diễn từ thiện, biểu diễn đánh bóng tên tuổi, tạp kỹ...
- Sự kiện thể thao :
+ Thi đấu, Hội thi , hội khỏe ...
+ Đón tiếp, chào mừng, bảo cơng, tiễn đồn,Giao lưu thể thao
- Sự kiện chính thống/ Sự kiện của nhà nước (Government events): Loại sự
kiện thường có những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ đầu tư sự kiện chính là các cơ
quan nhà nước. Ví dụ: Tổng kết, khen thưởng, tuyên dương, phát động phong trào, hội
thảo, hội nghị, họp báo; Hội nghị hiệp thương, đón tiễn ...
- Sự kiện truyền thơng: Là các sự kiện có tính truyền thơng cao, thường do
một hay nhiều cơ quan truyền thơng báo chí là chủ đầu tư sự kiện, hoặc có sự tham gia
của các cơ quan truyền thơng trong q trình tiến hành, ví dụ: Lễ ghi nhận thương
hiệu, Thu hút nhà tài trợ, kỷ niệm, gây quỹ, phát động phong trào, họp báo, thông cáo
báo chí ...


15
1.2. Cơ sở lí luận về tổ chức sự kiện
1.2.1. Khái niệm
Tổ chức sự kiện là một phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho
doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện được nhìn nhận dưới nhiều góc độ khác nhau:
Theo Wikipedia: “Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện (tiếng Anh: event
management) là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện
diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu
bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.”
Theo PGS.TS Lưu Văn Nghiêm: “Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự
kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy
móc thiết bị, cơng cụ lao độngthực hiện các dịch vụ đảm bảotoafn bộ các công việc

chuẩn bị và các hoạt động sự kiện nào đó trong một thời gian và khơng gian cụ thể
nào đó trong một thời gian và khơng gian cụ thể”[11]. Quan điểm này cho thấy sự
chuyển hướng đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu
của chủ sở hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện.
Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương
mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thơng qua các hình thức như roadshow, hội nghị,
họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm
sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.
Theo cách tiếp cận về mặt xã hội học: Tổ chức sự kiện là một hoạt động nhằm
truyền đạt thông tin đến đối tượng khách hàng mục tiêu để kích thích họ mua sản
phẩm hoặc dịch vụ mà nhà tổ chức sự kiện đó đã đề xuất.
Theo cách tiếp cận về mặt kinh tế học: Tổ chức sự kiện là hoạt động nhằm trình
bày cho khán giả có được những hiểu biết cần thiết về hàng hố, dịch vụ và uy tín của
doanh nghiệp thơng qua buổi sự kiện.
Theo cách tiếp cận về mặt hành vi: Tổ chức sự kiện là một quá trình để truyền
tin về sản phẩm, dịch vụ, doanh nghiệp cho các khách hàng cuối cùng hoặc người
trung gian trong một khoảng không gian và thời gian nhất định. Mỗi cách tiếp cận nói
trên đều có những điểm hợp lý nhưng nếu chỉ xác định mục đích của tổ chức sự kiện là
hành động “mua hàng hố dịch vụ” thì sẽ khơng bao qt hết phạm vi của hoạt động tổ
chức sự kiện. Hoặc nếu chỉ xác định mục đích của tổ chức sự kiện là tryền đạt thơng
tin thì sự kiện đó chưa đạt hết mục tiêu tổ chức của nó. Tuy nhiên, cách tiếp cận nào


16
cũng có thể thấy rằng, tổ chức sự kiện có bản chất truyền đạt thông tin và bản chất
thương mại.
1.2.2. Vai trò của tổ chức sự kiện
Khái quát vai trò của ngành Sự Kiện đối với nền kinh tế
Năm 2018, Việt Nam có quy mơ kinh tế gần 250 tỷ USD lớn gấp 9,3 lần so với
thời điểm bắt đầu đổi mới năm 1986 và gấp gần 1,3 lần so với năm 2015. Tuy nhiên,

nếu như năm 2016 chỉ tăng trưởng 6,21% thì năm 2019 đạt tăng trưởng lên đến 7,02%,
đưa quy mô nền kinh tế năm 2019 đạt hơn 262 tỷ USD, cao nhất từ trước đến nay.
Năm 2019, nền kinh tế Việt Nam đã có những bước tăng trưởng vượt bậc đặc biệt là
khối dịch vụ chiếm đến 42% trong đó phải kể đến sự đóng góp lớn của ngành dịch vụ
du lịch. 1

Biểu đồ 1.1. Cơ cấu kinh tế Việt Nam năm 2019
Nguồn: Tổng cục thống kê
Tuy nhiên đến đầu năm 2020 do tình hình dịch bệnh Covid 19, nền kinh tế
chứng kiến sự thất thu của tất cả các lĩnh vực đặc biệt là dịch vụ - du lịch, cụ thể: Theo
Tổng cục Thống kê, khách quốc tế đến Việt Nam trong tháng 3/2020 giảm mạnh chỉ
đạt gần 450.000 lượt khách, giảm 68,1% so với cùng kỳ năm 2019 và giảm 63,8% so
với tháng 2. Đặc biệt, 2 thị trường khách quốc tế lớn nhất của du lịch Việt Nam đó là
Trung Quốc và Hàn Quốc đều giảm 91,5% và 91,4%.
Khách du lịch đến từ châu Á chiếm 72,54% với 2.674.367 lượt khách nhưng
giảm hơn 21% so với cùng kỳ năm 2019. Thị trường khách du lịch đến từ châu Âu
đứng thứ hai với 648.731 lượt khách, chiếm 17,6% nhưng giảm 5% so với cùng kỳ
năm 2019. Thị trường khách du lịch đến từ châu Mỹ (chủ yếu là Mỹ) với 234.050 lượt
khách, chiếm 0,63% nhưng giảm 20,24% so với cùng kỳ năm 2019. Thị trường khách

1

Theo: tapchitaichinh.vn


17
du lịch đến từ châu Úc với 102.181 lượt khách, chiếm 2,77% nhưng cũng giảm
14,37% so với cùng kỳ năm 20192.

Biểu đồ 1.2. Cơ cấu kinh tế Việt Nam năm 2020

Nguồn: Tổng cục thống kê
Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá
sản phẩm và 15 tỉ USD vào tổ chứ sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới
thiệu trưng bày sản phẩm ( Nguồn liệu của FTA – market reseach) .
Điều này thể hiện mặc dù sự tiêu dùng của tổ chức sự kiện là rất ít chỉ chiếm
đến 60% so với con số 92% của quảng cáo nhưng số tiền bỏ ra lại không thua kém với
quảng cáo điều này chứng tỏ là tổ chức sự kiện được các doanh nghiệp đầu tư rất
nhiều từ các dịch vụ tổ chức sự kiện đến các dịch vụ cần cho tổ chức sự kiện.
Giá trị của thị trường tổ chức sự kiện bao gồm một chuỗi các dịch vụ nối tiếp
nhau tạo thành một sự kiện hồn chỉnh, vì vậy doanh thu của hoạt động tổ chức sự
kiện là bao gồm doanh thu của chuỗi giá trị đó
- Vai trị của tổ chức sự kiện đối với các mặt của đời sống xã hội:
Đời sống xã hội càng nâng cao thì mục đích và vai trị của tổ chức sự kiện cũng
ngày một đa dạng. Nó dần trở thành một nét văn hóa tinh thần khơng thể thiếu. Đại đa
số các lĩnh vực trong xã hội đều có sự đóng góp lớn của các sự kiện, trong đó phải kể
tới một số khía cạnh mà khơng thể khơng có sự tồn tại của tổ chức sự kiện.
- Vai trò của tổ chức sự kiện trọng các hoạt động Đoàn, Đảng, Nhà nước.
Ai cũng biết rằng, các cuộc họp, ra mắt, đón tiếp hay hội nghị, bầu cử có ý
nghĩa vơ cùng quan trọng, nó mang tầm cỡ quốc gia, tính trang trọng, uy nghiêm và
thể hiện bộ mặt đại diện cho cả một dân tộc. Vì vậy, việc tổ chức các sự kiện lớn này
nhằm thông báo, tuyên truyền cho nhân dân cả nước có thể nắm bắt tình hình đối với
các cuộc họp, hội nghị, bầu cử… hay là thể hiện lịng hiếu khách, thiện chí hợp tác

2

Theo thống kê của Tổng cục Du lịch


18
trong các dịp đón tiếp đại diện nước ngồi…, Tính quan trọng của sự kiện còn thể

hiện ở cách tổ chức sự kiện đó ra sao, và mức độ phù hợp của hình thức tổ chức sự
kiện đó.
- Vai trị của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp
+ Phát triển thương hiệu – quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp
Có thể nói, tổ chức sự kiện là nhằm hỗ trợ chiến dịch truyền thơng xây dựng và
phát triển hình ảnh cũng như phát triển củng cố thương hiệu công ty. Bởi nó có khả
năng truyền tải nội dung một nhanh chóng trong một phạm vi rộng. Tổ chức sự kiện có
thể tiếp cận được nhiều đối tượng khách nhau, bạn muốn nội dung truyền tải của
doanh nghiệp đến một phạm vi càng lớn thì quy mơ sự kiện đó cũng phải lớn và ngược
lại
+ Tạo ấn tượng và thay đổi nhận thức của khách hàng
Một sự kiện tốt là một sự kiện để lại được nhiều ấn tượng đối với khách hàng.
Khi khách hàng tham gia sự kiện họ sẽ được trải nghiệm cũng như tiếp xúc với các sản
phẩm. Từ đó khách hàng đã có thể tự mình cảm nhận và đánh giá được sản phẩm.
Cũng như thương hiệu của doanh nghiệp, chính điều đó đã làm thay đổi nhận thức của
khách hàng đối với sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp.
+ Tìm kiếm được khách hàng tiềm năng
Tổ chức sự kiện là nhằm phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông. Nhằm
chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu, nhờ sự trải nghiệm giúp ta tiếp cận được
những khách hàng mới, thay đổi được nhận thức của họ. Chính từ đó đã làm khách
hàng quan tâm và biết đến sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Đây cũng là một
cách để các doanh nghiệp phát triển những sản phẩm dịch vụ mới.
1.2.3. Quy trình tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện được coi là một q trình hoạt động. Q trình này có thể kéo
dài về thời gian, (từ các công việc chuẩn bị tới các hoạt động sự kiện) tiếp đến là
không gian cụ thể (những nơi diễn ra các hoạt động trên). Trong q trình đó, các hoạt
động sự kiện được thực hiện theo kịch bản, kế hoạch đã được chuẩn bị trước. Có
những hoạt động trong q trình này sử dụng máy móc thiết bị, cơng cụ như phịng,
sân khấu, bàn ghế,…Những hoạt động khác nhằm tạo ra dịch vụ như thiết kế thiệp
mời, lên danh sách khách mời, âm thanh, ánh sáng vận chuyển, khách sạn,… Tất cả

đều hướng tới phục vụ các hoạt động của sự kiện, các hoạt động trên nối tiếp nhau,


19
đan xen nhau tạo thành dòng chảy theo thời gian định hướng tới sự kiện .Về mặt quy
trình, tổ chức sự kiện được thực hiện theo ba giai đoạn như sau:

Biểu đồ 1.3. Các giai đoạn của quy trình tổ chức sự kiện
Theo ba giai đoạn đó, chúng ta sẽ có những nhiệm vụ cụ thể cho mỗi giai đoạn
như sau

Biểu đồ 1.4. Quy trình tổ chức sự kiện
a. Giai đoạn chuẩn bị:
- Xác định mục tiêu sự kiện:
Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, nhà tổ chức cũng phải làm rõ mục
tiêu của việc tổ chức sự kiện đó là gì. Từ mục tiêu của sự kiện, nhà tổ chức sẽ xác định
được quy mô thiết kế, tổ chức và các hoạt động của sự kiện. Mục tiêu phải có ý nghĩa
đích thực sẽ đảm bảo cho tổ chức sự kiện thành công cao và tăng uy tín cho đối tượng
mục tiêu đề cập tới, giành được thiện cảm của những thành viên tham dự sự kiện và
các đối tượng quan tâm. Một sự kiện được tổ chức thường hướng tới nhiều mục tiêu.
Bởi vậy, các nhà quản trị cần phải xác định được những mục tiêu chính, mục tiêu phụ
để tập trung ưu tiên thực hiện. Hơn nữa cũng cần phải xem xét số lượng mục tiêu đưa
ra có phù hợp hay khơng, các mục tiêu này có gắn liền với quy mơ và ngân sách tổ
chức sự kiện hay không. Các mục tiêu đều thể hiện mục đích của sự kiện nhưng nếu có
q nhiều mục tiêu thì mục đích tổ chức sự kiện không rõ ràng và không tập trung.


20
Tùy theo các loại sự kiện khác nhau mà nhà tổ chức sự kiện nhắm tới những
mục tiêu khác nhau.

- Lên ý tưởng thực hiện:
Ý tưởng là một việc rất quan trọng khi thiết kế bất kỳ một kế hoạch sự kiện nào
bởi nó sẽ cung cấp tất cả các thông tin cần thiết cho nhà tổ chức để đáp ứng kỳ vọng
của khách mời. Ý tưởng cần tập trung vào kết quả và mục đích của thiết kế, mục tiêu
kinh doanh và tính thẩm mỹ của dự án. Ý tưởng sẽ cho phép nhà tổ chức tập trung
chính xác vào cái cần đạt được trước khi bắt tay vào bất cứ việc gì của dự án. Một
bảng phác thảo ý tưởng tốt sẽ đảm bảo có được một kế hoạch chi tiết, hội tụ được
những việc cần thiết. Ý tưởng sẽ phải chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề
vĩ mô như luật định, khu vực tổ chức, văn hóa riêng của khách hàng, các nguồn lực,…
và các vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức, cách thức phục vụ, cách trang trí, âm thanh
ánh sáng, các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt,… Để có được ý tưởng tốt cần phải xác định
và hướng tới: lĩnh vực kinh doanh, lịch sử phát triển, định vị sản phẩm, đối tượng
khách mời,…
- Lập ngân sách:
Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết
định việc tổ chức sự kiện có thể được thực hiện hay không cũng như ảnh hưởng đến
mục tiêu sự kiên, quy mô sự kiện. Khi lập ngân sách cần phải:
+ Xác định ngân sách: nhà tổ chức cần thu xếp có đủ ngân sách hay khơng, dù
là sự kiện lớn hay nhỏ. Không thể sử dụng ngân sách thiếu hụt để tổ chức sự kiện vì
như vậy sẽ dễ dẫn đến tác dụng ngược chiều và hậu quả thì khơng lường hết được.
+ Cần phải xác định rõ quy mơ, vị trí, địa điểm để lập kế hoạch trong phạm vi
ngân sách cho phép.
+ Xác định các danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho sự kiện về số
lượng, chất lượng và chi phí, sau đó dùng phương pháp loại trừ, giữ lại các danh mục
bắt buộc cần phải có trong chương trình. Nếu ngân sách dự tốn cho phép thì có thể
lựa chọn và bổ sung lại những danh mục những hàng hóa dịch vụ đã loại trừ ban đầu
để đảm bảo chương trình được trọn vẹn. Ngược lại, nếu ngân sách thiếu hụt, nhà tổ
chức sẽ phải rà soát lại danh mục hàng hóa, dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ
những hàng hóa dịch vụ kém mức độ cần thiết đối vớitổ chức sự kiện, đảm bảo tương
ứng với ngân sách dự toán.