Giáo trình Tổ chức và phục vụ tiệc (Trình độ: Trung cấp) - Trường Trung cấp Du lịch và Khách sạn Saigontourist

TỔNG CƠNG TY DU LỊCH SÀI GỊN TNHH MỘT THÀNH
VIÊNTRƯỜNG TRUNG CẤP DU LỊCH VÀ KHÁCH SẠN
SAIGONTOURIST

GIÁO TRÌNH

MƠ ĐUN:
TỔ CHỨC VÀ PHỤC VỤ TIỆC
TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO: TRUNG CẤP

TP. Hồ Chí Minh, Năm 2021


LỜI GIỚI THIỆU
Nền kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đang ngày càng phát triển, thu
nhập tăng cao dẫn đến nhu cầu ăn uống trong các bữa tiệc cũng tăng theo. Những bữa tiệc
với thực đơn chất lượng tuyệt hảo, phong phú, đẹp mắt, độc đáo thường xuyên được tổ chức.
Để có thể đáp ứng được nhu cầu này của khách địi hỏi phải có tiện nghi phục vụ, đội ngũ
nhân viên phục vụ chuyên nghiệp,… và các khách sạn, nhà hàng lớn là địa điểm lựa chọn
để tổ chức những bữa tiệc như thế này.
Nắm bắt được nhu cầu đó, hiện nay xu hướng kinh doanh tiệc tại các khách sạn ngày
càng trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Kinh doanh tiệc là loại hình kinh doanh thu mang lại
hiệu quả cao, chính vì thế sự cạnh tranh giữa các khách sạn, nhà hàng hiện nay diễn ra rất
gay gắt. Để có thể thu hút khách hàng, các nhà hàng khách sạn thường chú trọng nâng cao
chất lượng dịch vụ tiệc nhằm thỏa mãn khách hàng một cách tốt nhất. Và để nâng cao chất
lượng dịch vụ địi hỏi các khách sạn phải khơng ngừng hồn thiện cơng tác quản trị nghiệp
vụ tiệc. Quản trị tốt cơng việc này có thể nâng cao chất lượng phục vụ cũng như dịch vụ, xa
hơn nữa là giảm thiểu chi phí, nâng cao năng suất lao động. Đây chính là điều kiện để các
khách sạn khai thác tối đa hiệu quả kinh doanh tiệc.
Theo đó, để nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng cho đội ngũ nhân viên và bộ phận quản lý,
tổ chức và phục vụ yến tiệc, hội nghị, chúng tôi đã xây dựng giáo trình “Tổ chức và Phục

vụ Tiệc” với nội dụng dựa trên cơ sở kế thừa những tinh hoa được giảng dạy ở các trường
dạy nghề, kết hợp với những nội dung mới nhằm đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng đào
tạo phục vụ sự nghiệp, cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Giáo trình được biên soạn ngắn gọn, dễ hiểu, bổ sung nhiều kiến thức mới, đề cấp những
nội dung cơ bản, cốt yếu để tùy theo tính chất của các ngành nghề đào tạo mà nhà trường tự
điều chỉnh cho thích hợp và khơng trái với quy định của chương trình khung đào tạo nghề.
Nhóm Biên soạn:
BỘ MÔN FOOD & BEVERAGE

WWW.STHC.EDU.VN | 2


MỤC LỤC
TRANG

Lời nói đầu ...............................................................................................

01

BÀI 1: NHÂN SỰ
1.1. Giới thiệu…………………………………………..................

09

1.2. Phân loại: 3 nhóm chính……………..……………………….

10

1.2.1. Nhóm bán hàng…………………………………………….

10

1.2.1.1. Giám đốc kinh doanh…………………………………….

10

1.2.1.2. Nhân viên nhận tiệc………………………………………

12

1.2.1.3. Thư ký tiệc……………………………………………….

13

1.2.2. Nhóm thực hiện……………………………………………

14

1.2.2.1. Quản lý tiệc………………………………………………

14

1.2.2.2. Tổ trưởng tiệc……………………………………………

15

1.2.2.3. Nhân việc phục vụ tiệc…………………………………..

15

1.2.2.4. Bếp trưởng tiệc…………………………………………..

16

1.2.2.5. Nhân viên bếp……………………………………………

17

1.2.2.6. Nhân viên vệ sinh………………………………………..

18

1.2.3. Nhóm dịch vụ bên ngồi…………………………………..

18

1.2.4. Hỗ trợ từ các bộ phận khác trong đơn vị………………….

19

1.2.4.1. Nhân viên kỹ thuật………………………………………

19

1.2.4.2. Nhân viên kế toán……………………………………….

19

1.2.4.3. Nhân viên bảo vệ………………………………………..

19

1.2.4.4. Nhân viên vệ sinh……………………………………….

19

1.2.4.5. Nhân viên trang trí………………………………………

20

1.2.4.6. Nhân viên thu ngân……………………………………..

20

BÀI 2: FUNCTION (TIỆC & HỘI HỌP)
2.1. Khái niệm tiệc……………….………………………………
WWW.STHC.EDU.VN | 3

2


2.1.1. Giới thiệu………………………………………………….

22

2.1.2. Các thuật ngữ trong bộ phận Tiệc…………………………

23

2.1.2.1. Tiệc – Banquet / Function………………………………

23

2.1.2.2. Hội nghị/ Hội thảo – Conference / Convention…………

23

2.1.2.3. Tổ chức tiệc – Banquet / Catering………………………

24

2.2. Các loại hình tiệc……………………………………………

24

2.2.1. Tiệc tiếp đón trước tiệc chính (Reception before Dinner)...

24

2.2.2. Tiệc cocktail………………………………………………

24

2.2.3. Tiệc ngồi kiểu đặt trước Âu / Á (Western / Chinese set)…

25

2.2.4. Tiệc tự chọn (Buffet)……………………………………..

25

2.2.5. Tiệc ngồi trời (Outside Catering)………………………..

26

2.3. Các kiểu phịng họp………………………………………...

26

2.3.1. Kiểu chữ U (U – Shape / Double U)……………………..

27

2.3.2. Kiểu chữ I / Hình khối / Ban giám đốc
(Block shape / Board of Director)………………………………

27

2.3.3. Kiểu lớp học (Classroom)………………………………..

28

2.3.4. Kiểu rạp hát (Theatre style)………………………………

28

2.3.5. Kiểu bàn tròn (Banquet Party)……………………………

29

2.3.6. Các kiểu phịng họp khác…………………………………

29

THỰC HÀNH 01: KẾT RÈM TRANG TRÍ
1.1. Giới thiệu……………………………………………………

30

1.2. Quy trình kết rèm……………………………………………

30

1.2.1. Chuẩn bị dụng cụ………………………………………….

30

1.2.2. Trải khăn bàn……………………………………………...

31

1.2.3. Cố định khăn bàn………………………………………….

32

1.2.4. Tiến hành kết rèm………………………………………….

33

1.2.5. Ủi tạo nếp………………………………………………….

34

1.2.6. Kiểm tra……………………………………………………

34

1.3. Các kiểu kết rèm căn bản…………………………………….

34

WWW.STHC.EDU.VN | 4


BÀI 3: THỰC ĐƠN
3.1. Những nguyên tố cần thiết khi soạn thực đơn………………..

36

3.1.1. Nắm bắt nhu cầu khách hàng……………………………….

36

3.1.2. Mục tiêu của buổi tiệc………………………………………

36

3.1.3. Chi phí của buổi tiệc………………………………………..

37

3.1.4. Khả năng chế biến của bếp…………………………………

37

3.1.5. Năng lực của nhân viên phục vụ……………………………

37

3.1.6. Nguyên liệu theo mùa………………………………………

37

3.1.7. Thời gian phục vụ…………………………………………..

37

3.2. Nguyên tắc thiết kế thực đơn…………………………………

38

3.2.1. Nguyên liệu không trùng lặp……………………………….

38

3.2.2. Khẩu vị và món ăn phù hợp nhiều đối tượng………………

38

3.2.3. Cấu trúc thực đơn và trình bày món ăn đa dạng……………

38

3.2.4. Những điều cần tránh………………………………………

38

3.2.5. Chọn nguyên liêu theo mùa………………………………..

39

3.2.6. Khác biệt giữa các bữa ăn (trưa, tối)……………………….

39

3.2.7. Yếu tố dinh dưỡng………………………………………….

39

3.3. Kỹ năng soạn thực đơn……………………………………….

39

3.3.1. Thực đơn bộ phận tiệc soạn (Standard menu)……………...

39

3.3.2. Thực đơn do khách yêu cầu (Custom menu)……………….

41

BÀI 4: THÔNG TIN
4.1. Giới thiệu………………….………………………………….

42

4.1.1. Quy trình nhận tiệc…………………………………………

42

4.1.2. Thơng tin khi nhận đặt tiệc…………………………………

42

4.2. Các chứng từ văn bản………………………………………...

43

4.2.1. Sổ nhận đặt tiệc (Function book)…………………………..

43

WWW.STHC.EDU.VN | 5


4.2.1.1. Mục đích…………………………………………………

43

4.2.1.2. Nội dung…………………………………………………

44

4.2.1.3. Những yêu cầu khi sử dụng……………………………..

44

4.2.2. Biên soạn hợp đồng (Contract)……………………………

45

4.2.2.1. Mục đích………………………………………………...

45

4.2.2.2. Nội dung…………………………………………………

45

4.2.2.3. Những yêu cầu khi sử dụng……………………………..

46

4.2.3. Giấy báo tiệc (Function sheet / Banquet Event Order B.E.O)

46

4.2.3.1. Mục đích…………………………………………………

46

4.2.3.2. Nội dung…………………………………………………

46

4.2.3.3. Những yêu cầu khi sử dụng……………………………..

47

4.3. Cách truyền tải thông tin…………………………………….

47

4.3.1. Đối với khách hàng………………………………………..

47

4.3.2. Đối với nội bộ, các bộ phận……………………………….

48

4.4. Cách xử lý tình huống khi nhận đặt tiệc…………………….

48

4.4.1. Nhận tiệc cận giờ với số khách đông………………………

48

4.4.2. Khách hủy tiệc, hủy hợp đồng…………………………….

48

4.4.3. Thay đổi nội dung tổ chức tiệc…………………………….

49

BÀI 5: KINH DOANH
5.1. Giới thiệu………………….………………………………….

50

5.1.1. Ý nghĩa của việc giảm chi phí………………………………

50

5.1.2. Các loại chi phí……………………………………………..

51

5.2. Kiểm sốt các loại chi phí, hao hụt…………………………..

51

5.2.2. Hao hụt trực tiếp…………………………………………….

51

5.2.3. Hao hụt tiềm năng…………………………………………..

52

5.3. Các biện pháp giảm chi phí…………………………………..

52

5.3.1. Tiết kiệm: điện, nước, gas………………………………….

52

WWW.STHC.EDU.VN | 6


5.3.2. Quản lý, kiểm soát nguyên vật liệu…………………………

58

5.3.3. Quản lý thiết bị, dụng cụ……………………………………

62

5.3.4. Giảm chi phí từ nhân viên…………………………………..

63

5.3.5. Quản lý, kiểm soát kho, bếp…………………………………

65

5.3.6. Quản lý thực đơn và các món khó tiêu thụ………………….

66

5.4. Làm thế nào để giảm thiểu bể vỡ……………………………..

67

5.4.1. Hệ thống Decoy (Decoy System)……………………………

67

5.4.2. Lợi ích của hệ thống Decoy…………………………………

68

5.4.3. Nguyên nhân và các khác phục bể vỡ……………………….

69

BÀI 6: TỔ CHỨC VÀ PHỤC VỤ FUNCTION
6.1. Giới thiệu………………….………………………………….

73

6.2. Quy trình phục vụ tiệc………………………………………..

76

6.3. Các bước thực hiện…………………………………………..

76

6.3.1. Chuẩn bị……………………………………………………

76

6.3.2. Họp ngắn – phân công công việc………………………….

77

6.3.3. Triển khai công việc – theo dõi kiểm tra…………………..

78

6.3.4. Phục vụ tiệc – hội nghị…………………………………….

78

6.3.4.1. Phục vụ hội nghị - phục vụ giải lao……………………..

79

6.3.4.2. Phục vụ tiệc Cocktail…………………………………….

80

6.3.4.3. Phục vụ tiệc Buffet………………………………………

82

6.3.4.4. Phục vụ tiệc thực đơn đặt trước kiểu Á………………….

86

6.3.4.5. Phục vụ tiệc thực đơn đặt trước kiểu Âu…………………

88

6.3.5. Kết thúc – thu dọn…………………………………………

90

6.3.5.1. Hội nghị - hội thảo………………………………………

90

6.3.5.2. Tiệc………………………………………………………

90

WWW.STHC.EDU.VN | 7


THỰC HÀNH 02: PHỤC VỤ TIỆC ÂU
2.1. Giới thiệu………………….………………………………….

92

2.2. Quy trình phục vụ tiệc………………………………………..

93

2.3. Thực hành…………………………………………………….

93

THỰC HÀNH 03: PHỤC VỤ TIỆC Á
3.1. Giới thiệu………………….………………………………….

94

3.2. Quy trình phục vụ tiệc………………………………………..

95

3.3. Thực hành…………………………………………………….

96

THỰC HÀNH 04: PHỤC VỤ TIỆC COCKTAIL / BUFFET
4.1. Giới thiệu………………….………………………………….

97

4.2. Quy trình phục vụ tiệc………………………………………..

98

4.3. Thực hành…………………………………………………….

99

THỰC HÀNH 05: PHỤC VỤ HỘI NGHỊ / HỘI THẢO
5.1. Giới thiệu………………….………………………………….

100

5.2. Các kiểu phịng họp…………………………………………..

101

5.2.1. Kiểu chữ U………………………………………………….

101

5.2.2. Kiểu hình khối………………………………………………

101

5.2.3. Kiểu lớp học…………………………………………………

102

5.2.4. Kiểu rạp hát………………………………………………….

102

5.2.5. Kiểu bàn tròn………………………………………………..

103

5.2.6. Các kiểu khác……………………………………………….

104

5.3. Quy trình phục vụ hội nghị…………….……………………..

105

5.4. Thực hành…………………………………………………….

105

TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………...

106

WWW.STHC.EDU.VN | 8


GIÁO TRÌNH MƠ-ĐUN
Tên mơ-đun: TỔ CHỨC VÀ PHỤC VỤ TIỆC
Mã mơ-đun: MĐ075
Vị trí, tính chất của mơ-đun:
- Vị trí: Tổ chức và phục vụ tiệc là mô đun môn chuyên ngành, trong chương trình
khung trình độ Trung cấp “Quản lý và kinh doanh nhà hàng và dịch vụ ăn uống”. Mô đun

này nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng bổ trợ cho nghiệp vụ tổ
chức và phục vụ tiệc cưới.
- Tính chất: Tổ chức và phục vu tiệc là mô đun lý thuyết kết hợp với thực

hành, đánh giá kết quả bằng kiểm tra kết thúc mô-đun và thông qua thể hiện, thực
hành trong suốt q trình trên lớp.
Mục tiêu mơ-đun:
- Kiến thức: Mơ-đun này cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản
cần phải có để vận dụng vào nghiệp vụ tổ chức và phục vụ các sự kiện, hội
nghị, yến tiệc trong quá trình kinh doanh và phục vụ khách tại nhà hàng và
khách sạn.
- Kỹ năng: Sau khi hồn tất mơ-đun này, người học có khả năng vận dụng
những kỹ năng chuyên nghiệp theo đúng những chuẩn tắc nghiệp vụ ngành
nghề như trang trí, sắp đặt, bày trí được các bàn lễ tân, sắp đặt, bày trí được
các bàn lễ tân, quầy thức ăn, thức uống, các bàn ăn theo phong cách châu Âu,
châu Á; tổ chức và phục vụ được các loại hình tiệc, hội nghị, hội thảo theo yêu
cầu của khách hàng.

- Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Ngoài những kiến thức và kỹ năng nêu
trên, học viên còn được trang bị và rèn luyện những năng lực tự chủ như
nhận biết được loại kết rèm, bày bàn nào phù hợp với từng loại hình tổ chức
tiệc, kỹ năng làm việc nhóm và làm việc độc lập để ý thức được tinh thần
trách nhiệm của bản thân trong một tập thể lớn.
WWW.STHC.EDU.VN | 9


Nội dung mô-đun

BÀI 1: NHÂN SỰ
MỤC TIÊU
Sau khi học xong bài này, học viên có thể:
- Trình bày ba nhóm nhân sự chính và sự hỗ trợ của các bộ phận khác trong
đơn vị
- Giải thích được các chức danh, vai trị và trác nhiệm của mỗi nhóm.

NỘI DUNG
1.1.

Giới thiệu
Thơng thường phục vụ tiệc nằm trong dịch vụ nhà hàng và do bộ phận nhà
hàng đảm trách. Tuy nhiên những khách sạn lớn, dịch vụ tiệc được tổ chức thường
xuyên với quy mơ chun nghiệp thì việc tổ chức một bộ phận tiệc chuyên biệt
là điều cần thiết. Viêc chuyên mơn hóa dịch vụ kinh doanh tiệc phản ánh năng
lực kinh doanh, giúp cho các nhà quản trị và nhân viên bộ phận tiệc có cơ hội
nghiên cứu, học hỏi, sáng tạo trong công nghệ tổ chức phục vụ.
Tùy theo số lượng bữa tiệc được tổ chức, mục tiêu quản lý của giám đốc khách
sạn mà các chức danh của bộ phận tiệc sẽ khác nhau ở những khách sạn khác
nhau.
Để khai thác hết khả năng và thời gian làm việc của những người quản lý và
nhân viên nhà hàng, các khách sạn nên thiết lập cơ cấu tổ chức bộ phận tiệc nằm
trong cơ cấu tổ chức của nhà hàng, có thể cơ cấu thêm một số chức danh chuyên
biệt về dịch vụ tiệc nhằm giảm thiểu chi phí nhân cơng.
Sau đây là mơ hình tổ chức của bộ phận tiệc:

WWW.STHC.EDU.VN | 10


1.2. Phân loại: 3 nhóm chính
1.2.1. Nhóm bán hàng
1.2.1.1. Giám đốc kinh doanh
Giám đốc bộ phận tiệc hay một số khách sạn còn gọi là trưởng bộ phận tiệc trực
thuộc bộ phận ẩm thực dưới sự chỉ đạo của giám đốc khách sạn hoặc giám đốc
ẩm thực (nếu có) có những chức năng và nhiệm vụ sau đây:

WWW.STHC.EDU.VN | 11

֍ Chức năng: Quản lý, giám sát và điều hành tồn bộ các hoạt động của các
loại tiệc và phịng tiệc. Trao đổi với khách khi cần thiết. Nâng cao chất lượng
phục vụ, đạt hiệu quả kinh doanh.
֍ Nhiệm vụ:
- Tổ chức đội ngũ nhân viên, thiết lập quy trình, trình tự phục vụ và điều hành
cơng việc phục vụ yến tiệc, hội nghị, phịng họp trong và ngồi khách sạn phù
hợp với các tiêu chuẩn nghiệp vụ đã đề ra.
- Xây dựng kế hoạch nhân sự, kế hoạch ngân sách, chi phí, kế hoạch tiền
lương, kế hoạch quảng cáo, kế hoạch thiết bị, dụng cụ.
- Xây dựng kế hoạch cho các hoạt động hội nghị, tiệc đã đặt trước.
- Xây dựng kế họach đào tạo và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên.
- Thực hiện việc kiểm tra chất lượng phục vụ thường xuyên và định kỳ.
- Chủ động đề xuất với cấp trên các sáng kiến sửa đổi trong quy trình làm việc
cho phù hợp với điều kiện thực tế.
- Tìm và quản lý nguồn khách cho dịch vụ tiệc.
- Chỉ đạo việc xây dựng thực đơn tiệc, lập giá bán món ăn, bữa tiệc.
- Quản lý nguồn nhân lực bộ phận tiệc.
- Quản lý chi phí, doanh thu, lợi nhuận của bộ phận tiệc.
- Kiểm sốt chi phí nhân sự, chi phí ngun vật liệu, chi phí dụng cụ bể, vỡ,
đề xuất mua sắm trang thiết bị phục vụ.
- Hạch toán lợi nhuận của từng bữa tiệc, từng suất ăn và từng kỳ kinh doanh.
- Chịu trách nhiệm chính điều hành diễn biến, chương trình bữa tiệc.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh đối với khách hàng trong quá trình điều
hành, trên cơ sở tôn trọng khách và phù hợp với quy định của doanh nghiệp.
- Phân công công việc, sắp xếp ca cho nhân viên.
- Phối hợp với bộ phận bếp thay đổi thực đơn phù hợp với yêu cầu của
WWW.STHC.EDU.VN | 12

khách, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Phối hợp với phòng tổ chức tuyển chọn nhân sự cho bộ phận.
- Tạo mối quan hệ tốt và thu thập ý kiến của khách, để có đề xuất hợp lý lên
cấp trên.
- Tạo mối quan hệ tốt với các bộ phận khác trong khách sạn.
- Không ngừng tự nâng cao tay nghề và trình độ chun mơn, tham gia đầy đủ
các lớp đào tạo do khách sạn tổ chức.
- Chấp hành đúng các nội quy của khách sạn, sẵn sàng nhận nhiệm vụ khác khi
được phân công.
1.2.1.2.

Nhân viên nhận tiệc

Nhân viên nhận đặt tiệc có trách nhiệm nhận thơng tin đặt tiệc từ khách hàng
trực tiếp từ khách hàng đến tham quan và liên hệ tại nhà hàng, khách sạn hoặc
qua điện thoại và các phương tiện liên lạc khác.
֍ Chức năng: Liên lạc và ghi chú các thông tin về lý do, số lượng, tính chất
và phong cách của buổi tiệc, hội nghị, hội thảo theo yêu cầu của khách nhằm
thông báo đến ban quản lý và các bộ phận khác để chuẩn bị cho buổi tiệc hoặc
hội nghị sắp diễn ra.
֍ Nhiệm vụ:
-

Tư vấn cho khách hàng đến đặt tiệc: tiệc công ty, hội nghị, hội thảo, tất niên,
party, sinh nhật … các loại hình sự kiện cá nhân hay công ty khác.

-

Thực hiện chào giá và thuyết phục khách hàng với các dịch vụ của nhà hàng.

-

Phụ trách các giấy tờ liên quan đến việc xúc tiến đặt tiệc cho khách hàng,
thanh toán cho khách hàng .

-

Nắm rõ thông tin trong đơn đặt tiệc, những yêu cầu đặc biệt của khách hàng
và triển khai đúng lúc thông tin nhận được từ khách hàng cho nhân viên được
rõ để thực hiện công tác phục vụ.
WWW.STHC.EDU.VN | 13


-

Báo cáo tình hình đặt tiệc cho ban quản lý vào mỗi đầu ca.

-

Chăm sóc khách hàng, nhận và giải quyết các tố cáo, góp ý của khách hàng.

-

Xây dựng và phát triển mối quan hệ tốt với khách hàng.

-

Các công việc khác do ban Giám đốc và lãnh đạo trực tiếp yêu cầu

1.2.1.3.

Thư ký tiệc

Thư ký bộ phận tiệc hay còn gọi là nhân viên bán hàng là người chịu sự chỉ đạo
trực tiếp của Trưởng bộ phận tiệc.
֍ Chức năng: Chịu trách nhiệm thư ký cho bộ phận tiệc, hội nghị; phụ trách
việc theo dõi lịch hoạt động, quản lý thời vụ và tiếp nhận, bảo quản các công
văn, tài liệu, thông tin và các công việc khác của bộ phận tiệc, hội nghị.
֍ Nhiệm vụ:
- Trợ giúp quản lý thiết lập bảng phân công, chấm công, lịch làm việc.
- Soạn thảo, đánh máy, in ấn các tài liệu, giấy tờ liên quan dến bộ phận tiệc và
hội nghị.
- Nghe và trả lời điện thoại, tiếp nhận và lưu giữ công văn, hợp đồng, tài liệu
của bộ phận.
- Tiếp đón khách đến đặt tiệc.
- Cung cấp thơng tin về năng lực kinh doanh, các thông tin về điều kiện tổ chức
tiệc, về các yếu tố liên quan đến các dịch vụ, sản phẩm của khách sạn, nhà hàng.
- Tiếp nhận các thông tin từ khách đặt tiệc và xử lý các thơng tin đó trong chức
năng được giao. Trường hợp vượt quá khả năng báo cáo cấp trên xin ý kiến chỉ
đạo hoặc xử lý.
- Thỏa thuận các điều khoản với khách hàng đến đặt tiệc như thực đơn, giá cả,
dịch vụ kèm theo, cách thức trang trí phòng tiệc, v.v….

WWW.STHC.EDU.VN | 14


- Soạn thảo hợp đồng tiệc. Thường thì hợp đồng tiệc đã được khách sạn nhà
hàng in sẵn theo mẫu thống nhất. Thư ký tiếp nhận và thỏa thuận các điều khoản
với khách hàng và điền vào hợp đồng.

- Khi có yêu cầu từ khách hàng, thư ký điều chỉnh thông tin liên quan đến hợp
đồng phù hợp với nhu cầu khách hàng và quy định của khách sạn, nhà hàng. Có
thể trước khi bữa tiệc diễn ra từ 5 đến 7 ngày khách sẽ điều chỉnh một số yêu
cầu liên quan như số lượng khách, thực đơn thay đổi, v.v… thì thư ký tiệc điều
chỉnh hợp đồng và báo cáo giám đốc tiệc.
- Sau khi đã ký hợp đồng với khách hàng, thư ký báo cáo cấp trên về hợp đồng
tiệc.
- Thông báo cho các bộ phận liên quan khi có những yêu cầu liên quan đến
những bộ phận đó.
- Theo dõi các hợp đồng, trợ giúp quản lý triển khai thực hiện các họp đồng
theo yêu cầu.
- Tìm kiếm, liên lạc, huy động thuê nhân viên thời vụ khi có u cầu.
- Thống kê, tổng hợp các thơng tin, tài liệu báo cáo cho quản lý bộ phận
tiệc.
- Tham dự các cuộc họp trong bộ phận, chuẩn bị các tài liệu, ghi biên bản và
tổng hợp các ý kiến, đề xuất và nhắc nhở việc thực hiện theo yêu cầu.
- Có tác phong, ăn mặc, giao tiếp chuyên nghiệp, lịch sự với khách hàng và
đồng nghiệp, tuân thủ nội quy, kỷ luật của khách sạn, chủ động trong cơng việc
và hồn thành cơng việc khác do cấp trên giao.

1.2.2. Nhóm thực hiện
1.2.2.1.

Quản lý tiệc

Quản lý tiệc là người giúp việc, người tham mưu, là cánh tay phải của giám đốc
tiệc. Quản đốc tiệc là người thường xuyên gặp gỡ các bộ phận và nhân viên để
WWW.STHC.EDU.VN | 15

thảo luận về các chi tiết liên quan đến phục vụ tiệc. Những chức năng chủ yếu
của quản đốc tiệc là:
- Lập kế hoạch, giám sát, tổ chức phục vụ bữa tiệc.
- Tiếp thị, giải quyết các yêu cầu của khách hàng đặt tiệc.
- Đặt ra các tiêu chuẩn phục vụ các món ăn, đồ uống cho nhân viên.
- Bố trí nhân viên phục vụ phù hợp với yêu cầu và tính chất của bữa tiệc.
- Chỉ đạo các trưởng nhóm chuẩn bị phịng tiệc, bàn tiệc chu đáo.
- Bố trí bàn tiệc., cách thức xếp bàn, lựa chọn loại bàn, dạng bàn tiệc phù hợp
với tính chất bữa tiệc, phù hợp với thiết kế của phòng tiệc.
- Lập kế hoạch, giám sát, tổ chức phục vụ bữa tiệc.
- Tiếp thị, giải quyết các yêu cầu của khách hàng.
1.2.2.2.

Tổ trưởng tiệc

Tổ trưởng phục vụ tiệc phụ trách trực tiếp nhân viên phục vụ và chịu sự chỉ đạo
của quản đốc tiệc. Tổ trưởng phục vụ là người đóng vai trị quan trọng trong
các hoạt động quản lý và hoạt động tác nghiệp. Tổ trưởng phục vụ có những
chức năng sau:
- Chịu trách nhiệm về nhân viên phục vụ.
- Chịu trách nhiệm về việc đặt bàn, bố trí bàn.
- Quan sát, chỉ dẫn nhân viên chuẩn bị phòng tiệc.
- Hỗ trợ nhân viên đặt bàn.
- Có kiến thức về thức ăn, đồ uống.
- Điều hành nhân viên phục vụ trong quá trình bữa tiệc diễn ra
1.2.2.3.

Nhân viên phục vụ tiệc

Nhân viên phục vụ tiệc thường là nhân viên phục vụ ăn uống của khách sạn,

nhà hàng, chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho trưởng ca tiệc.
WWW.STHC.EDU.VN | 16


֍ Chức năng: Chấp hành theo sự phân công của trưởng ca tiệc, hội
nghị, phục vụ nhu cầu ăn uống của khách.
֍ Nhiệm vụ:
- Có mặt nhận ca đúng giờ quy định.
- Tác phong, đồng phục chỉnh tề, sẵn sàng phục vụ đúng yêu cầu chuyên môn.
- Kiểm tra các thông tin liên quan đến bữa tiệc.
- Chuẩn bị tất cả dụng cụ cần thiết cho việc phục vụ tiệc, hội nghị.
- Thực hiện cơng tác chuẩn bị phịng tiệc như làm vệ sinh phòng tiệc, vệ sinh
dụng cụ.
- Đặt bàn theo yêu cầu và đúng kỹ thuật.
- Chuẩn bị tất cả các gia vị theo thực đơn đã đặt.
- Chuẩn bị các dụng cụ liên quan đến nghi lễ.
- Dự hội ý đầu giờ với trưởng ca tiệc, hội nghị.
- Phục vụ thức ăn, thức uống cho khách suốt bữa tiệc theo quy trình.
- Tuân thủ kỷ luật và thực hiện tốt các biện pháp an toàn lao động trong quá
trình phục vụ.
- Thu dọn dụng cụ sau khi tiệc kết thúc.
- Ghi nhận và báo cáo cấp trên những dụng cụ bể, vỡ, thất thoát vào cuối bữa
tiệc.
- Kiểm tra an tồn, cháy nổ, vệ sinh phịng tiệc và khu phụ trợ vào cuối bữa
tiệc.
- Bàn giao cho ca sau (nếu có)
1.2.2.4.

Bếp trưởng tiệc

Tổ chế biến món ăn do bếp trưởng phụ trách với trách nhiệm cung cấp cho bữa
tiệc những món ăn chất lượng cao nhất, ngon, lạ, hấp dẫn và vệ sinh.
WWW.STHC.EDU.VN | 17


֍ Chức năng: Quản lý toàn bộ khu vực chế biến bao gồm nhân viên, nguyên
vật liệu, trang thiết bị và quy trình chế biến, cung cấp thức ăn.
֍ Nhiệm vụ:
- Phân ca, lên lịch làm việc cho nhân viên.
- Đảm bảo tính tươi sống của nguyên vật liệu và chất lượng món ăn.
- Đảm bảo việc lưu trữ thực phẩm , thức ăn đúng yêu cầu về chất lượng.
- Lập thực đơn và đảm bảo tính hiệu quả của thực đơn đưa ra.
- Giám sát quá trình chế biến, nếm thử thức ăn.
- Huấn luyện, đào tạo nhân viên chế biến đúng công thức, kỹ thuật.
- Nắm vững số lượng thực phẩm dự trù và thực tế sử dụng cho bữa tiệc.
- Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Phối hợp tốt với bộ phận phục vụ.
1.2.2.5.

Nhân viên bếp

Nhân viên bếp là người chế biến món ăn theo yêu cầu của thực khách. Công
việc cụ thể trong gian bếp là tiếp nhận hàng hóa, thực phẩm nhập vào bếp, sơ
chế, mạ đồ, chế biến món ăn, sáng tạo món ăn, vệ sinh khu vực bếp, hướng dẫn
phụ bếp,…
֍ Chức năng: Chế biến món ăn phục vụ thực khách được coi là cơng việc
chính của nhân viên bếp. Việc chế biến món ăn cần đảm bảo đúng quy trình,
tiêu chuẩn của nhà hàng khách sạn, đảm bảo các quy đinh về vệ sinh an toàn
thực phẩm, đảm bảo thực hiện đúng nội quy an toàn lao động trong gian bếp.
֍ Nhiệm vụ:

-

Tiếp nhận order của khách hàng, thực hiện phân công các công việc cho nhân
viên bếp.

-

Thực hiện tẩm ướp nguyên liệu phù hợp cho từng món ăn theo chuẩn nhà
hàng.
WWW.STHC.EDU.VN | 18


-

Trực tiếp chế biến món ăn theo đúng quy trình, tiêu chuẩn của nhà hàng; đảm
bảo tuân thủ quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm, nội quy an tồn lao động
trong bếp.

-

Thực hiện cơng đoạn trang trí món ăn sau chế biến theo chuẩn nhà hàng.

1.2.2.6.

Nhân viên vệ sinh

Nhân viên vệ sinh chịu trách nhiệm một số công việc và nhiệm vụ sau:
-

Quét dọn, lau chùi địa điểm tổ chức sự kiện bao gồm các địa điểm tổ chức

tiệc, các văn phòng; vệ sinh toilet; cầu thang và các địa điểm khác xung quanh
sự kiện của bạn.

-

Làm sạch các vật dụng cần thiết như bàn ghế; cốc chén,ly, tách; bình trà, bình
café, sắp xếp các vật dụng theo yêu cầu của khách hàng một cách gọn gàng,
ngăn nắp nhất.

-

Hỗ trợ trang trí, sắp xếp và tổ chức sự kiện, hỗ trợ các cơng việc vặt; giúp bạn
có thể dễ dàng hơn trong quá trình sắp xếp sự kiện của mình.

-

Dọn dẹp và sắp xếp trước bữa tiệc; duy trì độ sạch trong quá trình diễn ra tiệc
và thu xếp gọn gàng lại sau khi kết thúc tiệc.

-

Những nhân viên vệ sinh sự kiện cũng có thể giúp hướng dẫn khách mời di
chuyển đến những vị trí trong bữa tiệc.

-

Lau chùi sàn nhà, các địa điểm sau khi xây dựng; làm sạch các vết sơn bám
lên sàn nhà; hỗ trợ những cơng việc nội trợ/tạp vụ.

1.2.3. Nhóm dịch vụ bên ngồi

1)

Cơng ty cho th thiết bị nghe nhìn, âm thanh ánh sáng.

2)

Công ty cho thuê bàn ghế, lều bạt, nhà sạp.

3)

Chun gia quay phim, chụp hình.

4)

Chun gia trang trí hoa

5)

Dịch vụ bảo vệ
WWW.STHC.EDU.VN | 19


6)

Dịch vụ giải trí: ban nhạc, nhóm nhạc, nhóm múa, vũ đồn, nhóm hài,
MC…

1.2.4. Hỗ trợ từ các bộ phận khác trong đơn vị
1.2.4.1.

Nhân viên kỹ thuật

Nhân viên kỹ thuật thường là nhân viên phụ trách về thiết bị âm thanh, ánh sáng,
điện, điện tử của khách sạn, nhà hàng. Nhiệm vụ chính của nhân viên kỹ thuật
là:
- Dự trù thiết bị kỹ thuật cần cho bữa tiệc
- Lắp đặt các thiết bị kỹ thuật điện, âm thanh, ánh sáng
- Chịu trách nhiệm về hoạt động của thiết bị kỹ thuật trong suốt thời gian bữa
tiệc diễn ra.
1.2.4.2.

Nhân viên kế toán

Nhân viên kế toán là nhân viên thu ngân của nhà hàng hay bộ phận tiệc. Nhiệm
vụ chính của nhân viên kế tốn liên quan đến những cơng việc sau:
- Tổng hợp hàng hóa khách đã sử dụng trong bữa tiệc
- Lập hóa đơn thanh tốn
- Thu tiền khách thanh toán cho bữa tiệc
- Làm thủ tục nộp tiền cho phịng kế tốn
- Lập các báo cáo theo quy định
1.2.4.3.

Nhân viên bảo vệ

Bộ phận bảo vệ đảm bảo an toàn, an ninh cho buổi tiệc.
Bộ phận bảo vệ cử người duy trì trật tự hoạt động tổ chức tiệc ở ngoài khách sạn,
kiểm tra vật dụng, thực phẩm đưa ra khỏi khách sạn.
1.2.4.4.

Nhân viên vệ sinh

WWW.STHC.EDU.VN | 20


Bộ phận buồng trước giờ buổi tiệc bắt đầu cử người làm vệ sinh sàn nhà và quanh
nơi tổ chức tiệc.
Sau khi tiệc kết thúc, bộ phận vệ sinh cùng nhân viên phục vụ phối hợp để dọn
dẹp, làm vệ sinh và tháo dỡ các thiết bị, trang trí trong phịng tiệc nếu cần thiết.
1.2.4.5.

Nhân viên trang trí

Bộ phận trang trí chịu trách nhiệm kết hoa, dàn nhạc, sân khấu, trải thảm. Chuẩn
bị dây bong bóng, các vật dụng trang trí khác theo yêu cầu của chủ tiệc ở sân
khấu hoặc các vị trí khác theo yêu cầu của chủ tiệc. Một số các chức năng khác
của bộ phận này là:
- Trải thảm đỏ và đặt đế hoa theo yêu cầu
- Sắp xếp bàn ghế theo tính chất của buổi tiệc: bàn trịn, vng v.v… Ghế thường
là ghế cao và được bọc lại và có nệm lót. Bàn ghế phải được trang trí phù hợp
với tính chất của bữa tiệc.
- Bố trí các bàn có trải khăn để bánh cưới, pháo sáng, tháp ly để rót champagne
v.v… tùy theo tính chất của buổi tiệc hoặc theo yêu cầu của chủ tiệc.
- Thêm vào thảm hoặc đôn hoa đặt ở hai bên lối đi, cửa ra vào, quanh hoặc trên
sân khấu... Trang trí cổng hoa ở cửa ra vào hoặc lối đi v.v…
- Trang trí sân khấu theo yêu cầu của chủ tiệc hoặc theo tính chất của buổi tiệc.
1.2.4.6.

Nhân viên thu ngân

Bộ phận thu ngân báo cáo các thông số và thông tin về tiệc và đặt tiệc theo hệ

thống. Hệ thống báo cáo là hình thức quản lý do khách sạn, nhà hàng quy định
phù hợp với cơ chế và ngyên tắc quản lý. Tuy nhiên tất cả các nhà quản lý khách
sạn đều cần có những thơng tin cụ thể, chi tiết và chính xác về tình hình kinh
doanh tiệc để có những quyết sách đúng đắn về chiến lược hoạt động.
Hệ thống báo cáo có thể gồm:
- Báo cáo đặt tiệc: Báo cáo những tiệc đã được khách đặt trong tuần, trong tháng
để có kế hoạch chuẩn bị.
WWW.STHC.EDU.VN | 21


- Báo cáo các tiệc đặt cọc lần 1: Để biết được những tiệc chắc chắn sẽ được tổ
chức.
- Báo cáo các tiệc đặt cọc lần 2: Để biết được những tiệc sắp được tổ chức.
- Báo cáo các tiệc đến ngày thực hiện: Để bộ phận phục vụ chuẩn bị.
- Báo cáo các tiệc đã thực hiện: Để biết được thời gian và phòng tiệc đã trống,
chuẩn bị cho những tiệc tiếp theo.
- Báo cáo tiệc có bàn mang về: Có những bữa tiệc khách có đặt thêm để mang
về, nên công tác chuẩn bị phải chu đáo, không để khách phải chờ đợi sau khi tiệc
kết thúc.
- Báo cáo doanh thu lễ tiệc theo loại tiệc: Để biết được doanh thu của từng loại
tiệc, làm cơ sở cho việc tính tốn giá cả và khai thác tiềm năng.
- Báo cáo phân tích lễ tiệc: Để rút kinh nghiệm cho những bữa tiệc sau.
- Báo cáo tiệc hủy: Để biết được thời gian và phòng tiệc còn trống.
- Báo cáo cuối ca của thu ngân: Báo cáo tình hình thu, chi sau ca phục vụ tiệc.
- Báo cáo doanh thu tiệc theo chứng từ: Là bản báo cáo doanh thu thực tế theo
chứng từ thanh toán của khách.
- Báo cáo doanh thu tiệc theo sản phẩm: Là bản báo cáo doanh thu có được từ
các loại thực phẩm, đồ uống để từ đó có thể biết được lợi nhuận do ngun liệu,
hàng hóa đó mang lại.
- Báo cáo cơng nợ lễ tiệc: Để nắm được số tiền khách chưa thanh toán.

Tùy theo quy định của từng khách sạn, nhà hàng để lập các loại báo cáo về hoạt
động kinh doanh tiệc.

WWW.STHC.EDU.VN | 22


BÀI 2: FUNCTION (TIỆC & HỘI HỌP)
MỤC TIÊU
Sau khi học xong bài này, học viên có thể:
- Trình bày được bốn kiểu yến tiệc và các thuật ngữ trong bộ phận yến
tiệc
- Giải thích được các đặc điểm đặc trưng, u cầu về các hình thức tiệc
và mơ tả được các kiểu phịng họp
- Giải thích, mơ tả cho khách hàng các hình thức tiệc và các kiểu phịng
họp đúng theo tính chất của mỗi loại hình tiệc và hội nghị.
NỘI DUNG
2.1.

Khái niệm Tiệc

2.1.1 Giới thiệu
Về bản chất, Tiệc là một hình thức ăn uống ở mức cao hơn bữa ăn bình
thường về mọi mặt và thường gắn liền với một sự kiện dù lớn hay nhỏ. Tiệc
được xem là bữa ăn long trọng, thịnh soạn, lượng khách đông hơn, thực đơn
tối thiểu từ 5 món trở lên và có chương trình nghi lễ được ấn định.
Ngày nay dịch vụ kinh doanh Tiệc đã chiếm được chỗ đứng quan trọng
trong dịch vụ ẩm thực. Các khách sạn nhà hàng có đẳng cấp rất chú trọng về
việc phát triển loại hình kinh doanh Tiệc. Có những doanh nghiệp chuyên tổ
chức phục vụ Tiệc mà hầu như không phục vụ bữa ăn thường ngày. Điều đó
chứng tỏ rằng loại hình dịch vụ Tiệc đã có chỗ đứng trong làng ẩm thực. Các

khách sạn, nhà hàng ngày nay không chỉ phục vụ đơn thuần món ăn, đồ uống
mà cịn khéo léo khốc lên vai thực khách cái mác “đẳng cấp” khi đến ăn uống
ở những bữa tiệc sang trọng.
Nhiều người trong xã hội kinh tế phát triển ngày nay có mức sống cao đòi
hỏi hưởng thụ những dịch vụ đắt tiền, sang trọng đã kích thích các chủ khách

WWW.STHC.EDU.VN | 23


sạn, nhà hàng lao vào cuộc đua tìm kiếm sự khác biệt nơi kinh doanh để thu
hút khách, đó là loại hình kinh doanh tiệc.
2.1.2 Các thuật ngữ trong bộ phận Tiệc.
2.1.2.1

Tiệc - Banquet/ Function

Tiệc là bữa ăn thịnh soạn nhiều người tham gia nhằm thực hiện những
ục đích khác nhau. Các bữa tiệc thường được diễn ra trong các phịng tiệc
lớn nhỏ, có thể ở ngồi trời được trang trí đẹp, nổi bật với các thiết bị tiện
nghi trang trọng, lịch sự. Tùy theo mục đích của bữa tiệc mà các bữa tiệc
mang tính chất khác nhau như ; tiệc ngoại giao mang tính chất lễ nghi, long
trọng, tiệc cưới, tiệc hội nghị, hội thảo thì ồn ào náo nhiệt….
- Phân loại tiệc
+ Phân loại theo cách ăn uống phục vụ tiệc thì bao gồm tiệc ngồi và tiệc
đứng.
+ Phân loại theo các món ăn: tiệc bao gồm tiệc Âu, tiệc Á. Tiệc rượu và
tiệc trà.
+ Ngồi ra cịn có thể phân loại tiệc theo mục đích của bữa tiệc; tiệc khai
trương, tiệc tổng kết, tiệc cưới, tiệc hội nghị hội thảo, tiệc chia tay…
2.1.2.2

Hội nghị/ hội thảo – Conference/ Convention

+ Conferences: Hội thảo
Hội thảo là khái niệm chỉ cuộc gặp gỡ của những người có cùng mối quan tâm
tại cùng một địa điểm để cùng nhau tranh luận về một chủ đề mà họ cùng quan
tâm. Những hội thảo phổ biến nhất sẽ dựa vào những ngành nghề, nghề nghiệp
và hâm mộ chung.
Các cuộc hội thảo thường thảo luận về các vấn đề mang tính khoa học, lý luận
và thực tiễn đang xảy ra. Mục đích của các buổi hội thảo là làm sáng tỏ các cơ
sở lý luận, các cơ sở thực tiễn của vấn đề, …

+ Conventions: Hội nghị

WWW.STHC.EDU.VN | 24


Hội nghị là khái niệm chỉ một cuộc họp có tổ chức bài bản để tổng kết những
tình hình hoạt động của cơng ty và từ đó rút ra những kinh nghiệm bổ ích và vạch
ra các phương hướng đi trong tương lai.

2.1.2.3

Tổ chức tiệc – Banquet/ Catering

Banquet là gì? Đây là bộ phận trực thuộc của khối F&B (Food & Beverage)
trong khách sạn, nhằm đảm nhận nhiệm vụ chính trong tổ chức các buổi thảo,
hội nghị, meeting, tiệc cưới, tiệc của các doanh nghiệp, công ty,… cho các khách
hàng có nhu cầu.
Đặc biệt vào những mùa thấp điểm mà du lịch không thực sự đông hay số

lượng khách đặt phịng ít đi thì Banquet cũng chính là bộ phận tạo ra nguồn trực
tiếp cho doanh thu cho khách sạn. Thường thì chỉ có các khách sạn vừa và lớn từ
3 sao trở lên mới có các bộ phận thuộc mảng Banquet

2.2. Các loại hình tiệc
2.2.1 Tiệc tiếp đón trước tiệc chính (Reception before Dinner)
Tiệc rượu là loại tiệc đứng, có phục vụ các món thức uống như rượu nhẹ, rượu
pha kiểu cocktail, bia, nước ngọt…, kèm với đó là các món ăn nhẹ. Tiệc rượu
thường được tổ chức trước buổi tiệc chính hoặc đó là buổi tiệc chính trong các
buổi giao lưu, gặp gỡ, họp mặt.

2.2.2 Tiệc cocktail
Là loại tiệc sang trọng, nhẹ nhàng, tiệc cocktail thích hợp cho những buổi
chiêu đãi họp mặt.
Tiệc Cocktail đã ngày càng được phổ biến và trở thành một nét sống mới trong
các nhà hàng, khách sạn lớn. Sang trọng và nhẹ nhàng, một buổi tiệc Cocktail
thơng thường là loại hình tiệc đứng, số lượng khách đông. Trong các khách sạn,
trong nhà hay trong sân vườn rộng đều là những không gian lý tưởng cho một
buổi tiệc Cocktail.
Tiệc Cocktail là loại tiệc đơn giản, thân mật, thưởng thức đồ uống nhiều hơn
ăn, không đặt dao, muỗng, nĩa. Thức ăn chủ yếu là đồ nguội và tất cả đều được
cắt thành từng miếng vừa vặn. Thông thường các bữa tiệc được tổ chức vào buổi
trưa hay tối, với số khách tối thiểu 12 người, và từ 6 món trở nên.
WWW.STHC.EDU.VN | 25