Khảo sát mức độ tin học hĩa trong quản trị logistics của các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại thành phố hồ chí minh phần 2

Chương 1: MỞ ĐẦU
CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU
1.1 LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI:
Hoạt động quản trị Logistics (hậu cần) có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của
doanh nghiệp (DN). Tuy nhiên, các hoạt động này thực tế tại nhiều DN Việt Nam vẫn còn
mang tính chất riêng lẻ. Do vậy, quản trị Logistics tại VN vẫn chưa phát huy được sức
mạnh như những nước phát triển trên thế giới đã và đang làm. Thêm nữa, để bảo đảm việc
quản trị Logistics thành công thì DN cần phải xây dựng hệ thống thông tin (HTTT) thích
hợp với quy trình nghiệp vụ riêng của từng DN, giúp cho việc tiếp nhận, xử lý, luân chuyển
thông tin giữa các bộ phận và với khách hàng, đối tác hiệu quả. HTTT được xem như mạch
máu của DN và thông tin cũng chính là một phần tài nguyên của DN. Với sự bùng nổ mạnh
mẽ của công nghệ thông tin (CNTT) trong việc ứng dụng rộng rãi vào việc xây dựng và
quản lý HTTT trong các nhà máy, xí nghiệ, đã tạo ra một cuộc cách mạng trong phương
thức quản lý, sản xuất, kinh doanh…CNTT nhanh chóng được ứng dụng trong hầu hết lĩnh
vực từ sản xuất đến dịch vụ… Thực tế cho thấy rằng tổ chức hay cá nhân nào càng nhanh
chóng ứng dụng được CNTT một cách hiệu quả vào việc quản lý, sản xuất, kinh doanh hay
các hoạt động liên quan khác thì họ càng có nhiều cơ hội thành công và tạo ưu thế trước các
đối thủ cạnh tranh của mình. Do vậy vấn đề ứng dụng CNTT vào hoạt động quản trị
Logistics là một yêu cầu cấp thiết đối với DN muốn vươn xa hơn trên thương trường mà
cũng là chiến trường rất khốc liệt.
Vào năm 2006, Việt Nam trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức Thương Mại Thế giới
WTO mang lại nhiều cơ hội nhưng cũng có nhiều thách thức. DN Việt Nam sẽ dần bước
vào sân chơi của nền kinh tế toàn cầu. DN VN phải hiểu rõ vị thế của mình và tìm giải pháp
nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, đặc biệt ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động DN,
kiểm soát tốt chi phí, nâng cao chất lượng, tăng năng suất… .Có như thế, DN mới có tự tin
và sự chuẩn bị cần thiết trước lộ trình các bảo hộ về mậu dịch dần được tháo bỏ trong thời
gian sắp tới.
Nền kinh tế VN là nền kinh tế nhiều thành phần mà trong đó xét về quy mô, thì thành phần
DNVVN chiếm một số lượng đáng kể lên đến 96% tổng số DN trên toàn quốc, đóng góp
25% GDP của cả nước
1

. Con số này chắc chắn sẽ tăng lên khi nhà nước ngày càng có nhiều
chính sách khuyến khích sự hình thành và phát triển khu vực kinh tế tư nhân vốn rất năng
động, tận dụng được vốn, tay nghề và thu hút lao động đối với nhiều tổ chức, cá nhân. Tuy
nhiên, với nhóm đối tượng này, phần lớn có xuất phát điểm là vốn ít, nhân lực chưa chuyên
nghiệp, kỹ năng quản lý chưa cao nên DNVVN gặp nhiều khó khăn trong hoạt động quản
trị Logistics. Thêm nữa là số lượng nhân sự có hiểu biết và khả năng vận dụng CNTT trong
quản trị DN nói chung và quản trị Logistics nói riêng chưa đủ đáp ứng cho nhu cầu phát
triển của DN.
1
Theo phát biểu của Ông Nguyễn Hoàng Lưu, Phó Chủ tịch, kiêm Tổng thư ký Hiệp hội Doanh nghiệp vừa và nhỏ Hà
Nội (TBKT 08/01/2004)
1
Chương 1: MỞ ĐẦU
Điều này đã tác động không nhỏ đến tiến độ và kết quả việc thực hiện tin học hóa, ứng
dụng CNTT ở nhiều DN đặt biệt là DNVVN trong thực tế. Thậm chí, một số DNVVN
không thấy được lợi ích mang lại của tin học hóa và mất lòng tin vào khả năng đổi mới
phương thức quản lý nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, một mục tiêu mà bất cứ DN nào
cũng nhắm tới.
Xuất phát từ bối cảnh đó, sinh viên đã đặt nhiều tâm huyết, quyết tâm chọn và thực hiện đề
tài “ Khảo sát mức độ tin học hóa trong quản trị Logistics của các Doanh Nghiệp vừa
và nhỏ tại Tp. Hồ Chí Minh”. Qua đó, tác giả mong muốn đánh giá tổng quát về mức độ
tin học hóa trong quản trị Logistics của các DNVVN tại TP.HCM, tìm hiểu các vấn đề mà
DNVVN đang gặp phải trong việc ứng dụng CNTT vào hoạt động quản trị Logistics. Trên
cơ sở này, tác giả đề xuất một số giải pháp cụ thể giúp DN có định hướng đầu tư phù hợp
vào CNTT để việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn, nâng cao năng lực
cạnh tranh, đáp ứng mục tiêu tăng trưởng của bản thân DN cũng như của nền kinh tế Việt
Nam.
1.2 MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI:
Đề tài “ Khảo sát mức độ tin học hóa trong hoạt động quản trị Logistics của các
DNVVN tại TP.HCM” được thực hiện nhằm đạt những mục tiêu sau:

 Tìm hiểu việc quản lý dòng thông tin, và những vấn đề phát sinh trong thực tế ứng
dụng CNTT trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt trong quản lý hoạt động
logistics của DNVVN.
 Đánh giá mức độ tin học hóa trong hoạt động quản trị Logistics của các DNVVN tại
Tp.HCM thông qua khảo sát thực tế.
 Đề xuất các hướng đầu tư thích hợp góp phần giúp DN sử dụng được những lợi ích
mà CNTT mang lại trong hoạt động quản Logistics.
1.3 Ý NGHĨA THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI:
Việc khảo sát này giúp DNVVN tại Tp.HCM nhìn lại tình hình tin học hóa của DN trong sự
phát triển chung của ngành CNTT, thấy được cụ thể hơn những lợi ích CNTT mang lại
trong hoạt động quản trị Logistics, và qua đó tạo cơ sở cho DN ứng dụng các lợi thế của
CNTT vào hoạt động Logistics. Đồng thời các ý kiến đề xuất sẽ giúp cho DNVVN có
những đầu tư về CNTT hợp lý hơn nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trong nền kinh tế
toàn cầu. Kết quả nghiên cứu này có thể làm cơ sở quan trọng cho những nghiên cứu
chuyên sâu kế tiếp có liên quan trong tương lai, giúp DNVVN có thêm nhiều điều kiện phát
triển bền vững, đóng góp nhiều hơn và khẳng định vị trí quan trọng của họ trong nền kinh
tế VN.
1.4 PHẠM VI THỰC HIỆN CỦA ĐỀ TÀI:
2
Chương 1: MỞ ĐẦU
 Đề tài này thực hiện khảo sát mức độ tin học hóa trong hoạt động quản trị Logistics,
hoạt động quản trị Logistics ở đây đứng trên góc độ là hoạt động quản trị Logistics
trong phạm vi một DN , là một mắc xích trong hoạt động quản trị chuỗi cung ứng.
 DN được khảo sát tập trung phần lớn là những DN hoạt động trong lĩnh vực sản xuất
có quy mô vừa tại Tp.HCM.
1.5 MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU
1.6 PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT
3
Nghiên cứu lý thuyết
Nắm sơ bộ tình hình thực tế và

đối tượng cần khảo sát
Tiếp cận nguồn thông tin thứ
cấp
Mục tiêu đề tài
Thiết kế bảng câu hỏi
Vấn đề cần khảo sát
Test thử, tham khảo ý kiến
chuyên gia
Sai
Đúng
Kiến nghị giải pháp &
kết luận
Tổng hợp và phân tích
số liệu
Khảo sát thực
Phù
hợp
Xác định vấn đề và
nguyên nhân
Chương 1: MỞ ĐẦU
Do những giới hạn về thời gian và nguồn lực, đối tượng khảo sát có số lượng rất lớn và trải
rộng trên khắp nước nhưng đề tài chỉ thực hiện nghiên cứu những DN có quy mô vừa hoạt
động tại Tp.HCM, không quá nhỏ vì những vấn đề trong tin học hóa tập trung nhiều trong
đối tượng này, điều đó cho phép cuộc khảo sát diễn ra dễ dàng hơn trong việc đi lại, liên hệ,
gửi bảng câu hỏi…
Nhu cầu và cách thức thu thập thông tin:
 Những thông tin thứ cấp:
 Đây là nguồn thông tin dự định sẽ phục vụ cho mục tiêu tìm hiểu về những vấn đề liên
quan đến hoạt động quản trị logistics và áp dụng CNTT trong hoạt động này. Nguồn
thông tin này chủ yếu từ các sách tham khảo, các bài báo, các báo cáo, các trang web có

liên quan về vấn đề này.
 Phần tìm hiểu các DNVVN tại Tp.HCM cũng được tìm hiểu qua các trang web, xem
như thông tin ban đầu.
 Thông tin sơ cấp
 Phương thức thực hiện khảo sát chủ yếu bằng email, gửi thư bằng đường bưu điện (có
dán sẵn tem và bao thư cho hồi đáp), và một số phỏng vấn trực tiếp. Ngoài ra, tác giả
cũng tham khảo ý kiến chuyên gia về những kinh nghiệm trong phương pháp khảo sát
và một số khảo sát đã có sẵn.
 Từ những kết quả đạt được, tiến hành nhận xét, đánh giá mức độ tin học hóa của doanh
nghiệp và đề xuất giải pháp về vấn đề này nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị
logistics.
4
Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1 TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ LOGISTICS TRONG DN
2.1.1 Định nghĩa quản trị Logistics trong DN
Một xu hướng kinh doanh rất phổ biến trong thời kì cạnh tranh tự do là DN rất quan tâm
đến việc làm sao bán càng nhiều sản phẩm để đạt được lợi nhuận tối đa. Tất cả sự “ưu ái”
đều dành cho bộ phận kinh doanh hay chú trọng marketing nhiều hơn nữa để thâu tóm và
mở rộng thị phần cho DN, nhất là các DNVVN rất mong muốn có ngay một chỗ đứng trên
thị trường. Sự phát triển của các thành phần kinh tế đang tăng nhanh về loại hình lẫn số
lượng đã làm cho việc giữ vững thị phần là điều không dễ, và mở rộng, chiếm lấy thêm một
thị phần càng khó khăn hơn. Trong sự hữu hạn về thị trường tiêu dùng đó, một trong những
cách hiệu quả nhất giúp các DN đạt mục tiêu lợi nhuận nên bắt đầu từ chính bản thân nội
bộ của mình, làm sao để kiểm soát hiệu quả và tiết kiệm chi phí, làm cho giá bán đến tay
người tiêu dùng cuối cùng cạnh tranh hơn. Như vậy, DN cần chú trọng đến cả đầu ra để
tăng doanh thu, tăng lợi nhuận đồng thời phải biết cắt giảm chi phí không cần thiết mà vẫn
bảo đảm được hệ thống chạy tốt. Xét đến khía cạnh đầu vào, DN cũng gặp khó khăn nhất
định khi nguồn lực cho sản xuất như nhân lực, vật lực (nguyên vật liệu, máy móc thiết bị),
tài lực (vốn, tiền mặt..) và đặc biệt là thời gian… có giới hạn. Quản trị Logistics trong DN

giúp DN trả lời cho bài toán tiết kiệm chi phí đầu vào và sử dụng các nguồn lực sao cho tối
ưu nhất. Do vậy có rất nhiều định nghĩa về hoạt động quản trị Logistics nhưng nhìn chung
các định nghĩa đều nên lên lợi ích thiết thực mà quản trị Logistics mang lại. Trong nghiên
cứu của mình, sinh viên nhận thấy rằng: “Quản trị Logistics trong DN bao gồm những
hoạt động giúp tối ưu hóa về vị trị, thời gian, vận chuyển và dự trữ nguồn nguyên
vật liệu, bán thành phẩm,..,thành phẩm từ nơi nhà cung cấp đến khách hàng của DN
với tổng chi phí thấp nhất”
Với định nghĩa trên ta thấy quản trị Logistics là một chuỗi các hoạt động liên quan đến
nhiều bộ phận, phòng ban trong DN như bộ phận thu mua, quản lý nguyên vật liệu, bộ phận
kinh doanh, bộ phận quản lý kho.... Nếu trước đây mỗi phòng ban là một “ốc đảo” riêng
biệt thì quản trị Logistics thiết kế và quản lý các hoạt động này một cách có khoa học để cắt
giảm những chi phí không cần thiết phát sinh trong mỗi phòng ban và giúp cho bộ máy
quản lý của DN hoạt động hiệu quả hơn, là cơ sở quan trọng để DN nâng cao năng lực canh
tranh.
2.1.2 Vai trò của quản trị Logistics đối với DN
 Từ định nghĩa của quản trị Logistics cũng cho thấy rõ quản trị Logistics đóng vai trò
quan trọng bảo đảm tính hiệu quả trong hoạt động của DN với chi phí tiết kiệm. Từ đó,
DN có thể cung cấp sản phẩm giá thành thấp hơn nhưng có chất lượng đáp ứng đúng
hoặc hơn cả mong đợi của khách hàng.
5
Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
 Mặt khác quản trị Logistics cũng giúp DN chủ động hơn trong việc chọn lựa nguồn
cung cấp, duy trì mối quan hệ chặt chẽ hơn đối với nhà cung cấp và khách hàng.
 Từ việc chủ động hơn trong khâu tìm nguyên vật liệu, quản trị Logistics đồng thời hỗ
trợ trong việc lên kế hoạch sản xuất tốt hơn. Sự kết hợp giữa hai khâu này giúp việc sản
xuất luôn ở mức ổn định.
 Ngoài ra quản trị Logistics hỗ trợ đắc lực cho chiến lược marketing, đặc biệt là marketing
hỗn hợp 4P (Product, Price, Place, Promotion), vì chỉ có quản trị Logistics hoạt động kết
hợp chặt chẽ các phòng ban trong DN, đóng vai trò then chốt để đưa sản phẩm đến nơi
cần đến vào đúng thời điểm thích hợp.

2.1.3 Nội dung của quản trị Logistics trong DN:
Trước hết quản trị Logistics trong DN là quản lý một quá trình xuyên suốt có sự kết hợp
hợp lý giữa các phòng ban để đạt được mục đích tối ưu của tổ chức. Do vậy nội dung của
quản trị Logistics trong DN khá rộng bao gồm:
 Dịch vụ khách hàng
 Hệ thống thông tin
 Dự trữ
 Quản trị vật tư
 Vận tải
 Kho bãi
 Quản trị chi phí
2.1.3.a Dịch vụ khách hàng
Dịch vụ khách hàng có vai trò đặc biệt quan trọng nếu được thực hiện tốt không những giúp
DN giữ chân được khách hàng cũ mà còn thu hút được khách hàng mới, hay nói khác đi
dịch vụ khách hàng chính là hình ảnh của DN trong lòng khách hàng. Trong thị trường hàng
hóa ngày càng được mở rộng, khách hàng khi cần mua một loại hàng hóa nào đó, họ có rất
nhiều sự lựa chọn. Nếu nhiều DN đưa cùng đưa vào thị trường những sản phẩm có đặc
điểm, chất lượng, giá cả gần như tương đương nhau thì dịch vụ khách hàng trở thành vũ khí
cạnh tranh sắc bén.
Định nghĩa:
Dịch vụ khách hàng là những hoạt động cụ thể của công ty nhằm thỏa mãn các yêu cầu của
khách hàng liên quan đến thực hiện đơn hàng (từ lúc tiếp nhận, xử lý đơn hàng), những
hoạt động đó có thể là: lập bộ chứng từ, xử lý, truy xuất đơn hàng, giải quyết các khiếu nại
liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, các chương trình khuyến mãi mà DN cam kết cung cấp
cho khách hàng.
(Nguồn: Tác giả PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân. Quản trị Logistics. NXB Thống Kê 2006)
Như vậy dịch vụ khách hàng có liên quan đến rất nhiều yếu tố. Nhìn chung sẽ được chia
thành ba nhóm:
 Trước giao dịch
6

Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
 Trong giao dịch
 Và sau giao dịch
Chi tiết của từng yếu tố được mô tả qua hình sau:
(Nguồn: Tác giả PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân. Quản trị Logistics. NXB Thống Kê 2006)
2.1.3.b Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin được xem là mạch máu của DN, hãy tưởng tượng nếu thông tin không
được trao đổi lẫn nhau thì việc ra quyết định trong chính từng phòng ban gặp rất nhiều khó
khăn. Một ví dụ đơn giản là, bộ phân kinh doanh khi tiếp nhận đơn đặt hàng của khách
hàng, nếu không có thông tin về tình hình hàng hóa trong kho, tình hình của sản xuất, hoặc
thông tin về mối quan hệ giữa DN và khách hàng đó, bộ phận kinh doanh không thể tự
mình đưa ra quyết định có chấp nhận đơn hàng hay không. Thông tin chính là cơ sở để đưa
ra quyết định và rõ ràng thông tin càng nhiều việc ra quyết định càng thuận lợi hơn.
Như ta đã biết nhiều dữ liệu và sự kiện khi được sắp xếp và nhìn nhận một cách có hệ
thống sẽ tạo ra những thông tin giá trị. Giá trị của thông tin tùy thuộc rất nhiều vào khả
năng của người dùng dữ liệu để tạo ra thông tin. Trước đây, để thu thập dữ liệu DN ghi
chép lại dữ liệu, sự kiện, hoạt động bằng một hệ thống sổ sách, và thực hiện chế độ báo cáo
Hình 1: Các yếu tố của dịch vụ khách hàng
Các yếu tố trước
giao dịch:
Xây dựng chính
sách dịch vụ khách
hàng
Giới thiệu các dịch
vụ cho khách hàng
Tổ chức bộ máy
thực hiện
Phòng ngừa rủi ro
Quản trị dịch vụ
Các yếu tố trong giao dịch:

Tình hình dự trữ hàng hóa
Thông tin hàng hóa
Tính ổn định của quá trình
thực hiện đơn hàng
Khả năng thực hiện các
chuyến hàng đặc biệt
Khả năng điều chuyển hàng
hóa
Thủ tục thuận tiện
Sản phẩm thay thế
Các yếu tố sau giao dịch:
Lắp đặt, bảo hành sửa chửa
và các dịch vụ khác
Theo dõi sản phẩm
Giải quyết than phiền, khiếu
nại, trả lại sản phẩm
Cho khách hàng mượn sản
phẩm
Chăm sóc khách hàng, duy
trì và phát triển, duy trì mối
quan hệ với khách hàng
DỊC
H
VỤ
KH
ÁC
H
HÀ
NG
7

Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
để có thông tin nhằm phân tích hoạt động trong quá khứ, lập kế hoạch cho tương lai,… và
rất nhiều quyết định khác. Việc này đã khiến DN gặp phải một số vấn đề:
 Gây mất thời gian khi phải ghi chép khối lượng lớn dữ liệu
 Tốn không gian để lưu trữ sổ sách giấy tờ, dữ liệu có thể bị mất hoàn toàn khi
xảy ra sự cố hỏa hoạn
 Thời gian để có thông tin cần tìm không nhanh chóng
 Việc ghi chép dữ liệu để báo cáo có thể xảy ra sai sót, có thể xảy ra chỉnh sửa số
liệu.
Và máy tính đã giúp DN giải quyết phần lớn các vấn đề trên. Máy tính giảm tối đa không
gian lưu trữ dữ liệu, truy tìm, sao chép dữ liệu nhanh và chính xác, có nhiều biện pháp để
bảo mật dữ liệu và khả năng mất dữ liệu thấp nếu thường xuyên thực hiện sao lưu dữ liệu.
Trong quản trị Logistics, thông tin được sử dụng có liên quan đến thông tin của rất nhiều
phòng ban, cụ thể là thông tin tại bộ phận Logistics, kĩ thuật, kết toán - tài chính, marketing,
sản xuất, kinh doanh, kho, bến bãi, vận tải…Các thông tin của những bộ phận đó nếu được
kết nối chặt chẽ với nhau, sẽ hỗ trợ tốt cho việc ra quyết định của từng bộ phận đặc biệt là
bộ phận xử lý đơn hàng của khách hàng. Chu trình xử lý một đơn hàng trong một DN có
thể qua những khâu sau:
(Nguồn Tác giả PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân. Quản trị Logistics. NXB Thống Kê 2006

Chuyển đơn
đặt hàng
Kế hoạch
sản xuất
Kiểm tra
công nợ
Danh mục
hàng hóa
sẵn có
Thực hiện

đơn hàng
Kế hoạch
chuyển hàng
Chuẩn bị
xuất kho
Vận chuyển
hàng hóa
Giao hàng cho
khách hàng
Khách hàng
đặt hàng
Sản xuất

Hóa đơn
Chứng từ
vận tải
Đơn đặt
hàng
Hồ sơ danh
mục hàng
hóa
Nhận đơn
hàng
Hình 2: Đường đi của một đơn hàng
Thông tin trực tiếp
Thông tin gián tiếp
8