Khảo sát mức độ tin học hĩa trong quản trị logistics của các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại thành phố hồ chí minh phần 5

Chương 5: NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP
Chương 5: NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP
5.1 NGUYÊN NHÂN
Việc ứng dụng CNTT tại các DNVVN có thời điểm chạy theo phong trào nhưng
thực chất chỉ nặng tính bề nổi, chưa hiệu quả. Nhiều DN đã sử dụng khoản ngân
sách không nhỏ đầu tư trang bị máy tính (chủ yếu phần cứng) nhưng các vấn đề của
DN vẫn chưa được giải quyết hiệu quả. Từ những hoạt động tác nghiệp bình thường
đến việc ra quyết định tổng hợp cũng chưa được cải tiến khi chỉ đơn thuần sử dụng
máy tính văn phòng, điện thoại, fax hoặc email thay vì được tự động hóa trong quản
lý bằng sử dụng phần mềm (hình 23, 24, 25, 26, 27 đã chỉ rõ điều này). Không phát
huy được sức mạnh CNTT đồng nghĩa hoạt động quản trị của DN còn tốn nhiều chi
phí về tiền bạc, thời gian và nhân lực đặc biệt trong triển khai hoạt động quản trị
Logistics. Điểm lưu ý là quản trị Logistics cần sự hỗ trợ luồng thông tin thống nhất,
xuyên suốt từ nhiều phòng ban, cần có một sự hiểu biết, phối hợp nhịp nhàng. Chỉ
có sự giúp sức của CNTT mới góp phần quan trọng tạo nên HTTT hỗ trợ đắc lực
cho hoạt động này.
Khảo sát đã chỉ rõ từng khó khăn mà DNVVN đang gặp phải (hình 30) trong việc
đầu tư ứng dụng CNTT vào hoạt động quản trị Logistics là:
 DN không nhận thấy các sản phẩm giải pháp nào có thể phù hợp với quy
trình kinh doanh (71.88%)
 Ngân sách (71.88%), điều này cũng thể hiện rõ từ thực tế các DN làm ăn có
tên tuổi hẳn hỏi trên thị trường nhưng lại sử dụng phần mềm không có bản
quyền đến khi bị phát hiện lại mất uy tín, nhưng một phần cũng do chi phí
bản quyền còn khá cao và chiếm một phần không nhỏ trong chi phí triển khai
CNTT.
 Sự hỗ trợ của ban lãnh đạo (53.13%). Đây cũng là các vấn đề thường được
đề cập tại các hội thảo, các cuộc tuyên truyền và các nghiên cứu của các cơ
quan ban ngành.
 Kế đến là DN không có quy trình nghiệp vụ kinh doanh rõ ràng (43.75%)
 Khó khăn trong việc lựa chọn nhà cung cấp (40.63%)
 Nhân viên không đủ khả năng vận hành các ứng dụng CNTT (18.75%)

56
Chương 5: NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP
5.2 GIẢI PHÁP
Để đề xuất hướng giải quyết cho DNVVN, theo ý kiến của sinh viên, điều quan
trọng nhất là cần phải hiểu rõ những điểm thuận lợi và điểm chưa thuận lợi của DN
đối với việc đầu tư cho CNTT. Lý do chính là phần lớn DNVVN còn thiếu kinh
nghiệm điều hành hoạt động, tài chính không nhiều. Sau khi họ đầu tư ngân sách để
triển khai nếu gặp thất bại, họ sẽ gặp rất nhiều khó khăn để có thể tái đầu tư vào
lĩnh vực mà họ chưa nhận được lợi ích thuyết phục. Do vậy, việc triển khai ứng
dụng CNTT trong hoạt động quản trị Logistics cần có sự kiên trì, từng bước, liên
tục. Có thể tóm tắt những điểm thuận lợi, chưa thuận lợi ảnh hưởng đến việc ứng
dụng CNTT tại DNVVN qua bảng bên dưới.
Điểm thuận lợi Điểm chưa thuận lợi
1 Cơ cấu tổ chức rất gọn, nhẹ,
không phức tạp
Chưa/Không có quy trình rõ
ràng trong các hoạt động sản
xuất kinh doanh
2 Là đối tượng nằm trong
nhiều chương trình hỗ trợ
DN của nhà nước và các tổ
chức DN, hiệp hội
Lãnh đạo còn hạn chế về kiến
thức quản lý nên có thể ngại
thay đổi các quy trình đã định
hình từ trước (dù có thể chưa
hiệu quả, gây sai sót, tốn kém
hữu hình lẫn vô hình), chưa dễ
dàng ủng hộ phương pháp làm
việc mới (có thể chưa mang lại

ngay mọi ưu điểm trước mắt)
3 Là loại hình DN năng động,
có thể thích ứng nhanh theo
yêu cầu của thị trường
Hạn chế về tài chính
4 Hạn chế về nhân lực có khả
năng biết và sử dụng các tiện
ích của CNTT
Bảng 8: Điểm thuận lợi và Điểm chưa thuận lợi của DNVVN trong tin học
hóa hoạt động quản trị Logistics
Từ đây, cùng với việc kết hợp với kết quả khảo sát trong chương 4, sinh viên có
những hướng đề xuất sau:
5.2.1 Đối với việc DN không nhận thấy các sản phẩm giải pháp nào phù hợp
với quy trình kinh doanh
Việc triển khai ứng dụng CNTT cần phải qua giai đoạn khảo sát để thiết kế các giải
pháp thích hợp, sản phẩm CNTT không giống như những sản phẩm được thiết kế
sẵn, không phải mua về là có thể sử dụng được. Để tìm được sản phẩm thích hợp,
57
Chương 5: NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP
DN cần phải phối hợp với các công ty cung cấp giải pháp ngay từ khâu khảo sát đầu
tiên. Tại giai đoạn này cần có những trao đổi thẳng thắn về vấn đề DN đang gặp
phải và những mục tiêu kì vọng của DN sau khi triển khai các ứng dụng, như vậy
chính DN cũng góp phần quan trọng xây dựng nên sản phẩm vừa hợp lý và giải
quyết tốt các yêu cầu đặt ra. Nhân viên tư vấn và khảo sát cần dành nhiều thời gian
tìm hiểu các quy trình trong hoạt động Logistics ở các bộ phận (nhập đơn hàng, xử
lý đơn hàng, thu mua, sản xuất, tồn kho, vận chuyển…) ở các cấp quản lý lẫn thừa
hành để xác định đúng tình trạng và những khó khăn mà DN gặp phải. Điều quan
trọng là phải biết kế thừa những điểm làm DN đã làm tốt, hạn chế “rũ sạch” cái cũ
nếu không cần thiết nhằm hạn chế gây xáo trộn gây ảnh hưởng không tốt đối với
tâm lý nhân viên, nhất là những nhân viên trực tiếp sử dụng sau này.

Sau đó, lên phương án rõ ràng, có chứng minh hiệu quả thu được tính bằng tiền,
thời gian, nhân lực (định lượng), kế hoạch/thời gian triển khai. Cam kết cụ thể có
thể sẽ giúp DN dễ đi đến quyết định hơn.
Điểm lưu ý là, công ty thực hiện khảo sát và tư vấn cần khách quan trước khi định
hướng và đưa ra những gói giải pháp (có thể kèm phần mềm), tránh trường hợp
công ty phân phối cho sản phẩm của nhà cung cấp giải pháp nào thường có xu
hướng tư vấn và hướng DN vào việc sử dụng sản phẩm mà họ đang phụ trách phát
triển (không phải DN nào cũng đều phù hợp để triển khai sử dụng).
5.2.2 Đối với vấn đề ngân sách
• Xuất phát điểm của các DNVVN là vốn ít nên dành một phần ngân sách cho
các ứng dụng CNTT là một quyết định được cân nhắc rất kĩ. Hơn nữa, lợi ích
của việc đầu tư này sẽ không thể thấy được trong thời gian ngắn mà luôn
đem lại một gánh nặng lo âu “tiền mất tật mạng”. Vấn đề là DN có chấp
nhận và chịu nhìn thấy đây là một khoản đầu tư (chứ không phải chi phí) mà
lợi ích mang lại của nó sẽ có ảnh hưởng tích cực trong dài hạn. Vấn đề kinh
phí không chỉ là mối quan tâm của DNVVN, mà cũng là đích nhắm của các
công ty cung cấp dịch vụ, giải pháp CNTT. Thật vậy, các DNVVN chắc chắn
sẽ không thiếu thông tin về giá cả của những sản phẩm này, bởi các công ty
hoạt động trong lĩnh vực CNTT luôn tìm cách tiếp cận khách hàng theo
nhiều cách, và hiểu được những khó khăn của DNVVN. Họ đưa ra những
giải pháp trọn gói nhưng có thể được triển khai từng phần tại các bộ phận ưu
tiên nhất để DN có thể thích nghi dần, phù hợp với thực trạng và khả năng tài
chính. Sau đó đánh giá kết quả từng bước để quyết định có tiếp tục nhân
rộng hay cần phải điều chỉnh thêm không. Đây thực sự là một cách làm thận
trọng và giải quyết bớt một gánh nặng chi phí ngay cùng một lúc. Tuy nhiên,
DN cũng nên lưu ý và thận trọng với việc triển khai từng phần. Thực tế cho
thấy có nhiều trường hợp xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT một cách bài
bản, nhưng việc tin học hóa từng phần có thể gặp vất vả hơn các DN bắt đầu
58
Chương 5: NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP

từ đầu vì họ phải giải quyết bài toán tích hợp cái đã có với cái xây dựng mới
– điều không dễ dàng chút nào. Do đó việc xây dựng kế hoạch ứng dụng
CNTT và xác định lộ trình triển khai nên có sự tham gia của các chuyên gia
CNTT vì tự DN không thực hiện được một mình. Mặt khác, cũng không nên
phó mặc cho chuyên gia vì lúc đó kế hoạch sẽ rất cứng nhắc, nặng tính kỹ
thuật và thiếu thực tế. Cách làm "DN chủ động ra đề bài, chuyên gia cung
cấp giải pháp" có thể được xem là tối ưu. Đối với các DN, Viện Tin Học DN
thuộc VCCI là một trong những đầu mối đáng tin cậy có thể tìm kiếm và giới
thiệu chuyên gia giỏi cho DN. Và cuối cùng, DNVVN nên kiên trì hợp tác và
tin tưởng các chuyên gia đã chọn, vì nếu triển khai giải pháp từng phần, thì
người sau bắt đầu từ những phần người trước đã làm, có thể làm công việc
trở nên khó khăn và tốn kém chi phí đánh giá tìm hiểu.
• Ngoài ra để giải quyết các vấn đề chi phí bản quyền của các phần mềm quá
cao DNVVN có thể nghĩ đến giải pháp sử dụng các phần mềm mã nguồn
mở, Phần mềm nguồn mở là phần mềm với mã nguồn được công bố và sử
dụng một giấy phép nguồn mở. Giấy phép này cho phép bất cứ ai cũng có
thể nghiên cứu, thay đổi và cải tiến phần mềm, và phân phối phần mềm ở
dạng chưa thay đổi hoặc đã thay đổi, sử dụng phần mềm này cho phép DN
chỉnh sửa lại cho phù hợp với yêu cầu sử dụng của mình trên một cái “cốt
lõi” chung giúp giảm chi phí thiết kế rất đáng kể. Tuy nhiên, khi sử dụng mã
nguồn này, DN cần tăng cường bảo mật cho HTTT của DN, vì các phần
mềm của DN được viết trên code chung nên việc xâm nhập HT rất dễ dàng,
dẫn đến việc kẻ gian có thể gây ra những thiệt hại như: lấy cắp password,
thông tin dữ liệu khách hàng, các mã số tài khoản thông tin…và quan trọng
hơn nữa pháp luật Việt Nam chưa có những quy định chặt chẽ đối với việc
này nên quyền lợi của người bị hại vẫn chưa được giải quyết thoả đáng.
5.2.3 Sự hỗ trợ của ban lãnh đạo
Lãnh đạo có vai trò như một thuyền trưởng định hướng cho con thuyền DN, do vậy
việc lãnh đạo có tầm nhìn và thấy được lợi ích mang lại của tin học hóa là vô cùng
quan trọng. DN nên chú trọng xây dựng văn hóa sử dụng CNTT nơi công sở, từ đó

khuyến khích nhân viên tự tìm hiểu nâng cao hiểu biết về CNTT. Việc này đòi hỏi
rất nhiều nỗ lực từ ban lãnh đạo, những việc làm từ ban lãnh đạo như một tấm
gương để các nhân viên học hỏi, nếu một vị giám đốc luôn dùng email hay thông
báo những quyết định trên trang Web nội bộ của công ty thì tất cả nhân viên cũng
phải có thói quen làm dùng email và truy cập Web. Việc ứng dụng tốt các tiện ích
của CNTT trong hoạt động Logistics có thể làm tiêu chí để đánh giá chất lượng
công việc hoàn thành của nhân viên và mức độ hài lòng của khách hàng.
5.2.4 DN không có quy trình nghiệp vụ kinh doanh rõ ràng
59
Chương 5: NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP
Từ bảng 8 cho thấy trong việc ứng dụng CNTT tại DNVVN không phức tạp như
các DN lớn, do tổ chức trong DN rất gọn có thể khắc phục lại bằng cách sắp xếp các
quy trình làm việc hợp lý hơn. Nếu quyết định triển khai ứng dụng, DNVVN cũng
nhận được sự trợ giúp từ phía công ty tư vấn. DN cũng nên chú trọng khâu tiếp xúc
với các đơn vị cung cấp giải pháp CNTT, cần có một sự hợp tác chặt chẽ giữa hai
bên. Thực tế có rất nhiều DN xem nhẹ công tác tư vấn và nghiên cứu các giải pháp
đề nghị, điều này cũng nguy hiểm giống như xây một ngôi nhà mà không cần xem
qua thiết kế dẫn đến việc DN sẽ không định hướng trước hướng đi của mình và mau
chóng bỏ cuộc trước những khó khăn bất ngờ.
5.2.5 Khó khăn trong việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ/giải pháp
Đầu tư cho các ứng dụng CNTT đối với các DNVVN là một bước ngoặt rất lớn của
DN. Nó đánh dấu bước chuyển từ cách hoạt động thủ công sang tự động hóa một số
quy trình, nâng cao vị thế của DN trong ngành hoạt động. Điểm đặc thù của nhóm
này như đã trình bày DNVVN luôn được dự quan tâm hỗ trợ của các cơ quan, ban
ngành vì những đặc điểm đầu chương 3. Trong đó, đơn vị có nhiều hoạt động tích
cực hướng về hỗ trợ DNVVN là Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam
(VCCI). Đơn vị này đã tổ chức nhiều hoạt động như hội thảo về các vấn đề ứng
dụng CNTT trong DN, thành lập các web site hỗ trợ kiến thức CNTT, thực hiện các
khảo sát điều tra về ứng dụng CNTT để tìm ra giải pháp cho DN, đặc biệt là công ty
Điện toán và Truyền số liệu là đơn vị trực thuộc VCCI hợp tác cùng Microsoft,

Công ty Khai Trí và Công ty Nguyễn Hoàng thành lập Trung tâm Ứng dụng CNTT
Doanh nghiệp, Trung tâm Tư vấn CNTT Doanh nghiệp, tại địa chỉ 83 Nguyễn Đình
Chiểu, Quận 3, TP. HCM là một hoạt động có ý nghĩa lớn. Mục tiêu của các nhà tổ
chức là Trung tâm này sẽ hỗ trợ các DNVVN trong nước tiếp cận tốt hơn những tài
nguyên và dịch vụ tư vấn CNTT nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của DN. Do
vậy, theo tác giả DNVVN cần phải chủ động trong việc tìm hiểu tiếp cận những
thông tin cần thiết và quyết định đầu tư từ các tổ chức, hiệp hội, công ty liên quan.
5.2.6 Nhân viên không đủ khả năng vận hành các ứng dụng CNTT
Khi quyết định triển khai các ứng dụng CNTT, DN cần có một kế hoạch cho việc
sắp xếp cho nhân viên phối hợp cùng đơn vị cung cấp giải pháp. Chính những nhân
viên tham gia phối hợp sẽ là người nắm bắt được cách hoạt động của HT mới, động
thời cần có thời gian tập huấn, hướng dẫn sử dụng sau khi bàn giao HT. DNVVN
nên làm theo cách chọn những nhân viên nòng cốt, cho họ được bổ sung nắm vững
cách vận hành HTTT từ đó nhân rộng và phổ biến trong DN, điều này giúp DN vừa
tiết kiệm chi phí vừa khuyến khích khả năng vận dụng CNTT trong nhân viên. DN
cũng cần lưu ý đến yếu tố tâm lý của nhân viên trước cái mới, tâm lý “ngại” thay
đổi cố hữu trong mỗi con người để có phương pháp thích hợp giúp họ hợp tác tốt từ
các bước triển khai đầu tiên tại các bộ phận được lựa chọn. Nếu họ cảm thấy không
60