Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 1

Khoá luận tốt nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, nhân lực luôn là mối quan tâm hàng đầu của mỗi quốc gia nói
chung và các doanh nghiệp nói riêng. Các doanh nghiệp luôn có những chính
sách thu hút nhân tài để người lao động gắn bó lâu dài với công ty, và luôn tạo
điều kiện cho nhân viên phát huy tính sáng tạo, không ngừng học hỏi những tiến
bộ khoa học công nghệ mới. Nhất là trong thời đại công nghệ thông tin ngày
càng có nhiều đóng góp cho sự phát triển của xã hội. Đặc biệt là trong lĩnh vực
quản lý điều hành, ứng dụng tốt công nghệ thông tin luôn trợ giúp cho lãnh đạo
ra các quyết định điều hành đúng đắn và kịp thời, hơn thế nữa còn giúp cho công
tác quản lý giảm tối đa những sai sót, tiết kiệm thời gian, kinh phí.
Các công ty dù đang hoạt động trong lĩnh vực nào cũng nhận thấy rằng
ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình sản xuất, kinh doanh, điều hành
doanh nghiệp giúp tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả trong quản lý. Vì vậy,
các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay dành một phần ngân sách để đầu tư vào
xây dựng, và phát triển hệ thống thông tin cho phù hợp tình hình sản xuất kinh
doanh để nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Công ty Cổ phần xây
dựng Vinaconex 1 là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực xây dựng. Nhận thức
rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý
cũng như vai trò to lớn của đội ngũ cán bộ nhân viên công ty có kế hoạch xây
dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự. Qua thời gian thực tập tại công ty, em
đã học hỏi và tìm hiểu cách thức quản lý nhân sự tại công ty và quyết định chọn
đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây
dựng Vinaconex 1” với hy vọng có thể đóng góp một phần vào công tác quản lý
nhân sự tại công ty. Đề tài này được trình bày dưới 3 chương:
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
1
Khoá luận tốt nghiệp
 Chương 1 : Tổng quan về công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 1 và bài
toán quản lý nhân sự.
 Chương 2: Phương pháp luận xây dựng hệ thống thông tin quản lý

nhân sự
 Chương 3: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Trong thời gian thực tập tại công ty, em xin chân thành cảm ơn cán bộ
phòng tổ chức hành chính đã cung cấp thông tin để em có thể hoàn thành đề tài.
Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn đến cô giáo TS.Trần Thị Song Minh đã hướng
dẫn và chỉ bảo trong quá trình em tìm hiểu và thực hiện đề tài. Tuy nhiên, do
hạn chế về thời gian, cũng như kinh nghiệm và kiến thức thực tế, đề tài sẽ không
tránh được những sai sót, em mong cô và các thầy trong khoa Tin học kinh tế-
Trường Đại học Kinh tế quốc dân đóng góp ý kiến và tiếp tục chỉ bảo.
Hà Nội, ngày 3 tháng 6 năm 2009
Tác giả
Vương Ngọc Quỳnh
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
2
Khoá luận tốt nghiệp
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VINACONEX 1
VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
1.1 . Tổng quan về công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 1
Công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 1 là một công ty có lịch sử phát
triển lâu dài và có uy tín lớn trong lĩnh vực xây dựng các công trình dân dụng và
các công trình giao thông, thuỷ lợi, cấp thoát nước.
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Trong quá trình thực tập, em nhận thấy công ty có lịch sử hình thành và
phát triển lâu dài. Quá trình hình thành và phát triển của công ty được trình bày
cụ thể như sau.
Tên giao dịch: Công ty cổ phần xây dựng số 1
Tên giao dịch quốc tế:
CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY NO.1
(VINACONEX NO.1 JSC)

Địa chỉ trụ sở chính:
Toà nhà D9, Đường Khuất Duy Tiến, Thanh Xuân Bắc, Thanh Xuân, HàNội
Điện thoại : 0438543413
Fax : 048541679
Website :
Vinaconex 1 được thành lập năm 1973 tại Việt Nam
Công ty đựơc thành lập năm 1973 với tên gọi ban đầu là Công ty xây dựng
Mộc Châu trực thuộc Bộ xây dựng có nhiệm vụ xây dựng toàn bộ khu công
nghiệp Mộc Châu - tỉnh Sơn La.
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
3
Khoá luận tốt nghiệp
Từ năm 1977 đến 1981 được đổi tên là Công ty xây dựng số 11 trực thuộc
Bộ xây dựng, trụ sở đóng tại Xuân Mai – Hà Sơn Bình có nhiệm vụ xây dựng
Nhà máy bê tông Xuân Mai và tham gia xây dựng Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình.
Cuối năm 1981 Công ty được Bộ xây dựng cho chuyển trụ sở về Hà nội
và được Nhà nước giao nhiệm vụ xây dựng khu nhà ở lắp ghép tấm lớn Thanh
Xuân - Hà Nội.
Năm 1984 Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng đã ký Quyết định số 196/CT đổi
tên Công ty xây dựng số 11 thành Liên hợp xây dựng nhà ở tấm lớn số 1 trực
thuộc Bộ xây dựng với nhiệm vụ chính là xây dựng nhà ở cho nhân dân Thủ đô.
Năm 1993 Liên hợp xây dựng nhà ở tấm lớn số 1 được Bộ xây dựng cho
phép đổi tên thành Liên hợp xây dựng số 1 trực thuộc Bộ xây dựng với nhiệm
vụ chủ yếu là xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp.
Ngày 15/4/1995 Bộ xây dựng ra quyết định sáp nhập Liên hợp xây dựng
số 1 vào Tổng công ty cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam - Vinaconex
JSC và từ đó mang tên mới là: Công ty xây dựng số 1 - Vinaconco - 1.
Theo chủ trương đổi mới các doanh nghiệp Nhà nước ngày 29/8/2003 Bộ
Xây Dựng ra quyết định số 1173/QĐ - BXD về việc chuyển đổi doanh nghiệp
Nhà nước : Công ty xây dựng số 1 trực thuộc Tổng công ty CPXNK xây dựng

Việt Nam thành Công ty cổ phần và mang tên mới là:
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 (VINACONEX-1)
VIETNAM CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY N
0
1
Công ty cổ phần xây dựng số 1 (VINACONEX1) là công ty cổ phần có
vốn góp của nhà nước chi phối (51%); do đó Tổng công ty CPXNK&XD Việt
Nam làm đại diện, Công ty cổ phần xây dựng số 1 là thành viên Tổng công ty
CPXNK và xây dựng Việt Nam (VINACONEX JSC).
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
4
Khoá luận tốt nghiệp
1.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
1.1.3. Các lĩnh vực hoạt động và các sản phẩm, dịch vụ của công ty
Sau hơn 30 năm hoạt động và phát triển công ty Cổ phần xây dựng số 1
đã trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu của ngành xây dựng. Công
ty luôn khẳng định được thương hiệu của mình trong những lĩnh vực hoạt động:
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
5
Khoá luận tốt nghiệp
- Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp;
- Xây dựng các công trình hạ tầng: giao thông, thuỷ lợi, cấp thoát nước
và xử lý môi trường;
- Xây dựng các công trình đường dây và trạm biến thế điện;
- Kinh doanh phát triển khu đô thị mới, hạ tầng khu công nghiệp và
kinh doanh bất động sản;
- Sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng;
- Tư vấn đầu tư, thực hiện các dự án đầu tư xây dựng, lập dự án, tư
vấn đấu thầu, tư vấn giám sát, quản lý dự án;

- Kinh doanh khách sạn du lịch lữ hành;
- Đại lý cho các hãng trong và ngoài nước kinh doanh các mặt hàng
phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng;
- Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, xuất khẩu xây dựng;
- Thiết kế tổng thể mặt bằng, kiến trúc, nội ngoại thất đối với công
trình dân dụng và công nghiệp;
- Thiết kế hệ thống cấp thoát nước khu đô thị và nông thôn, xử lý nước
thải và nước sinh hoạt;
- Thiết kế kết cấu: đối với công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp,
kỹ thuật hạ tầng khu đô thị, khu công nghiệp;
- Thi công xây dựng cầu, đường;
- Đo đạc, khảo sát địa hình, địa chất, thuỷ văn phục vụ cho thiết kế
công trình, lập dự án đầu tư;
- Dịch vụ quản lý nhà ở đô thị và văn phòng cho thuê;
- Sản xuất, gia công lắp đặt các sản phẩm cơ khí;
- Kinh doanh dịch vụ cho thuê kho bãi; vận chuyển, xếp dỡ hàng hoá;
- Phá dỡ các công trình dân dụng và công nghiệp;
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
6
Khoá luận tốt nghiệp
- Cho thuê thiết bị, máy móc xây dựng; giàn giáo cốp pha;
- Kinh doanh tài chính.
1.1.4. Phương hướng phát triển của công ty
Trong giai đoạn hiện nay, đầu tư là nhiệm vụ trọng tâm số một, là cơ hội
để phát triển Công ty cả về chất và lượng, tạo điều kiện để nâng cao năng lực
sản xuất kinh doanh, thúc đẩy và chuyển dịch cơ cấu sản xuất. Vì vậy Công ty
chú trọng vào các công tác sau :
● Công tác đầu tư:
- Công ty đã, đang và sẽ triển khai các dự án phát triển đô thị tại Quận
Cầu Giấy, Hà nội; D9A Thanh Xuân Bắc, Hà nội; Dự án Khu đô thị

Lê Trọng Tấn (Hà Đông, Hà Tây); Dự án Hà Khánh (Hạ Long,
Quảng Ninh); Dự án Vĩnh Điềm Trung (Nha Trang, Khánh Hòa) và
một số dự án khác.
● Công tác thi công xây lắp :
- Tăng cương công tác quản lý, giám sát trong thi công; biên soạn
chỉnh sửa và bổ sung các quy trình quản lý kỹ thuật.
- Tiếp tục tăng cường công tác đảm bảo an toàn lao động
- Xem xét, hoàn chỉnh lại hệ thống quản lý chất lượng theo phiên bản
mới.
● Công tác sản xuất công nghiệp và vật liệu xây dựng :
- Thực hiện di chuyển nhà máy gạch Terazzo, kho xưởng để phục vụ
công tác đầu tư dự án DSK và đưa các đơn vị sản xuất công nghiệp
đi vào ổn định sản xuất.
● Công tác quản lý hành chính :
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
7
Khoá luận tốt nghiệp
- Hoàn thành viêc niêm yết cổ phiếu của công ty trên sàn chứng khoán
để minh bạch hoá tình hình tài chính,nâng cao tính thanh toán cổ
phiếu nhằm quảng bá rộng rãi thương hiệu Vinaconex1.
- Đổi mới sắp xếp cơ cấu tổ chức theo hướng tinh gọn, chuyên nghiệp,
áp dụng triệt để và không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng
ISO 9001: 2000, nâng cao hiệu quả công tác quản lý, điều hành. Tiếp
tục xây dựng, kiện toàn tổ chức Công ty hướng tới hoạt động theo
mô hình công ty mẹ công ty con.
1.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty cổ phần xây dựng
Vinaconex1
Công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 1 là một công ty hàng đầu trong
lĩnh vực xây dựng các công trình xây dựng và tư vấn thiết kế công trình. Do đặc
trưng hoạt động trong lĩnh vực này trước đây công ty chưa chú trọng đến việc

ứng dụng công nghệ thông tin để tăng hiệu quả lao động và quản lý. Qua thời
gian thực tập tại công ty, em đã có thời gian khảo sát thực trạng và những kế
hoạch tương lai của công ty để ứng dụng công nghệ thông tin.
1.2.1.Các ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty cổ phần xây dựng
Vinaconex1
Hiện tại tất cả các phòng ban trong công ty đều được trang bị máy tính và
có kết nối với mạng Internet. Tuy nhiên tuỳ thuộc từng phòng ban mà kỹ năng
sử dụng máy tính của nhân viên khác nhau.
- Phòng tổ chức hành chính: nhân viên phòng được trang bị mỗi người
một máy tính. Do chức năng của phòng là tổ chức bộ máy quản lý
nhân lực và có kế hoạch đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân. Quản lý
điều hành công tác văn thư đánh máy lưu trữ tài liệu hành chính quản
trị… nên nhân viên trong phòng chỉ sử dụng thành thạo phần mềm
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
8
Khoá luận tốt nghiệp
Microsoft Office. Việc quản lý và lưu trữ giấy tờ, hồ sơ vẫn phải lưu
trữ thủ công.
- Phòng đầu tư và phòng kỹ thuật thi công: Nhân viên phòng được
trang bị mỗi người một máy tính và sử dụng thành thạo phần mềm
Microsoft Office, Auto Cad. Vì nhân viên phòng hầu hết có trình độ
cử nhân và kỹ sư xây dựng, nên có khả năng sử dụng máy tính và các
phần mềm khác tốt.
- Phòng tài chính kế toán: Phòng tài chính kế toán có chức năng thực
hiện kế toán, lập và theo dõi sổ sách kế toán, hỗ trợ các phòng ban về
thủ tục hành chính cụ thể như sau: ghi chép, phản ánh các dữ liệu kế
toán; thông tin, báo cáo, chuyển tin các số liệu kế toán cho Giám đốc
Công ty biết tình hình tài chính của Công ty và đơn vị. Nhân viên
trong phòng này được trang bị mỗi người một máy tính và có thể sử
dụng thành thạo phần mềm Microsoft Office.

1.2.2.Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty cổ phần xây dựng
Vinaconex1
Ban lãnh đạo công ty nhận thấy, trong thời đại ngày nay các doanh nghiệp
đang tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý và sản xuất
kinh doanh. Qua nghiên cứu, ban lãnh đạo cũng nhận thấy trình độ sử dụng tin
học của nhân viên trong công ty là chưa cao, máy tính có cấu hình thấp. Nếu
triển khai nhiều phần mềm thì yếu tố hạ tầng công nghệ và con người còn chưa
đáp ứng được yêu cầu. Vì vậy, trong tương lai ban lãnh đạo có kế hoạch xây
dựng các hệ thống thông tin quản lý nhân sự, hệ thống thông tin quản lý hợp
đồng, mua sắm phần mềm kế toán, từng bước nâng cấp mua mới máy tính trong
công ty. Bên cạnh đó ban lãnh đạo đã có kế hoạch đào tạo để nâng cao trình độ
của cán bộ công nhân viên khi các dự án này được triển khai. Ngoài ra, công ty
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
9
Khoá luận tốt nghiệp
còn có kế hoạch tổ chức phòng Tin học để quản lý máy tính trong công ty, quản
trị và xây dựng trang web cho công ty
1.3Giải pháp tin học hoá cho bài toán quản lý nhân sự
Từ những kết quả khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại
công ty Cổ phần Vinaconex 1 nói chung và phòng Tổ chức hành chính nói riêng,
em quyết định lựa chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự”.
1.3.1.Lý do chọn đề tài
Trong thời gian đến khảo sát tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex1
vừa qua, em đã có điều kiện nghiên cứu và tìm hiểu kỹ nhiệm vụ, công việc của
nhân viên phòng tổ chức hành chính trong công ty. Thực tế hiện nay việc quản
lý nhân sự chỉ đuợc xây dựng và quản lý trên Excel gây khó khăn rất nhiều cho
cán bộ quản lý nhân sự như: theo dõi và cập nhật hệ số đánh giá năng suất lao
động cho cán bộ nhân viên vẫn chỉ thực hiện thủ công trên giấy. Sau đó hàng
tháng nhân viên phòng Tổ chức hành chính mới cập nhật vào Excel; Việc tính
lương thực hiện trên bảng tính của chương trình Excel; Nhân viên phòng Tổ

chức hành chính không thể xuất báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp, báo
cáo về quá trình công tác của nhân viên theo yêu cầu của Ban giám đốc nếu
được yêu cầu.
1.3.2. Nội dung và mục đích của đề tài
Trước những khó khăn nêu trên em quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ
thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex1” để
làm đề tài thực tập tốt nghiệp với mục đích là xây dựng hệ thống thông tin phù
hợp với yêu cầu của công tác quản lý nhân sự. Với đề tài này sẽ giúp công ty tiết
kiệm nhiều chi phí và thời gian cho công tác quản lý nhân sự, đáp ứng nhanh
chóng nhu cầu thông tin về cán bộ nhân viên của lãnh đạo Công ty.
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
10
Khoá luận tốt nghiệp
Trong giai đoạn hiện nay, số lượng nhân viên của Công ty ngày càng
tăng, do vậy yêu cầu đặt ra phải tiến hành quản lý nhân viên của Công ty chuyên
nghiệp hơn và phải đảm bảo được các yêu cầu sau đây:
- Quản lý cán bộ, công nhân
+ Hồ sơ nhân sự (bao gồm các thông tin về bản thân như: Họ tên,
ngày tháng năm sinh, quê quán, chứng minh thư nhân dân, trình độ
học vấn, quan hệ gia đình...)
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm
+ Theo dõi ký kết hợp đồng lao động mới, chấm dứt hợp đồng lao
động.
- Hệ thống báo cáo của phần mềm
+ Các báo cáo chất lượng cán bộ (Kỹ sư, cử nhân)
+ Báo cáo chất lượng công nhân (ngành đào tạo, hệ số lương, bậc
lương...)
+ Báo cáo quá trình công tác của cán bộ, công nhân viên
- Hệ thống tra cứu
+ Tra cứu theo trình độ chuyên môn

+ Tra cứu theo loại hợp đồng tuyển dụng
+ Tra cứu thông tin về nhân sự
1.3.3.Hạ tầng công nghệ và các yếu tố liên quan
Ngoài những yêu cầu trên đối với phần mềm quản lý nhân sự của cán bộ
phòng tổ chức hành chính bên cạnh đó còn phải xem xét đến hạ tầng công nghệ
và các yếu tố liên quan. Phòng tổ chức hành chính có đủ các yếu tố về hạ tầng
công nghệ khi triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự, mỗi nhân viên một
máy tính và có kết nối mạng Internet. Bên cạnh đó do trình độ sử dụng tin học
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
11
Khoá luận tốt nghiệp
của nhân viên phòng này còn chưa cao nên cán bộ phòng có yêu cầu về giao
diện của phần mềm phải thân thiện, dể hiểu, và dễ sử dụng.
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
12
Khoá luận tốt nghiệp
CHƯƠNG 2
PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
2.1.Tổng quan về hệ thống thông tin
Ngày nay khoa học công nghệ ngày càng phát triển mạnh mẽ, hệ thống
thông tin là một khái niệm không còn mới mẻ đối với các doanh nghiệp. Để tăng
năng suất lao động, tiết kiệm thời gian, chi phí trong quản lý cũng như trong các
hoạt động sản xuất kinh doanh thì các doanh nghiệp luôn phải quan tâm và có
chiến lược để phát triển hệ thống thông tin. Vậy thế nào là một hệ thống thông
tin?
2.1.1. Khái quát về hệ thống thông tin
Khái niệm : Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết
bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý
và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường.

Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources)
và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được xử lý từ
trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập
nhật vào kho dữ liệu (Storage).
Hình 2.1: Mô hình hệ thống thông tin
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
13
Nguồn
Thu thập Xử lý và lưu trữ
Kho dữ liệu
Phân phát
Đích
Khoá luận tốt nghiệp
2.1.2. Phân loại hệ thống thông tin
Hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức. Đó là cách lấy
mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ
mà nó phục vụ để phân loại.
b. Phân loại hệ thống thông tin theo mục đích phục vụ của thông tin
đầu ra:
Theo cách phân loại này thì hệ thống thông tin được chia ra làm năm
loại: Hệ thống thông tin xử lý dao dịch, hệ thống thông tin quản lý (MIS), hệ
thống thông tin trợ giúp ra quyết định (DSS), hệ chuyên gia (ES) và hệ thống
thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh (ISCA).
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System): chức năng là xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ
chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho
vay, hoặc với nhân viên của tổ chức đó. Hệ thống thông tin xử lý
giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu, từ đó cho phép theo
dõi mọi hoạt động của tổ chức và hỗ trợ các hoạt động ở mức tác
nghiệp.

- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System):
là hệ thống thông tin trợ giúp hoạt động quản lý của tổ chức ở mức
điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý, hoặc lập kế hoạch chiến
lược. Hệ thống này tạo ra báo cáo cho các nhà quản lý một cách định
kỳ hoặc theo yêu cầu. Vì vậy hệ thống này dựa vào cơ sở dữ liệu
được tạo ra từ hệ thống thông tin xử lý giao dịch và các nguồn dữ
liệu từ bên ngoài tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin xử lý giao dịch
vì cho phép lưu trữ dữ liệu về tình trạng cán bộ công nhân viên tại công ty Cổ
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
14
Khoá luận tốt nghiệp
phần xây dựng Vinaconex 1 như: trình độ chuyên môn, bằng cấp, quá trình làm
việc, các vị trí công tác, địa điểm và thời gian làm việc tại các công trình khác
nhau, theo dõi hệ số lương cơ bản và mức lương năng suất lao động, hệ số phụ
cấp chức vụ, hệ số phụ cấp trách nhiệm… Các thông tin này luôn thay đổi trong
suốt quá trình công tác của cán bộ công nhân viên trong công ty. Tuy nhiên hệ
thống thông tin quản lý nhân sự phải có chức năng đưa ra báo cáo định kỳ về
cán bộ công nhân viên trong công ty cho ban quản lý nên hệ thống này phải tổng
hợp được dữ liệu và xử lý để lên báo cáo. Vì vậy đây cũng là hệ thống thông tin
quản lý.
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): đây
là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động ra quyết định cho nhà
quản lý. Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định cung cấp thông tin
cho người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần
phải ra, và phải có khả năng mô hình hóa để phân lớp, đánh giá các
giải pháp.
- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): là sự mở rộng của hệ
thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia. Tuy nhiên
hệ thống này có sử dụng một số kỹ thuật trí tuệ nhân tạo.

- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA
(Information System for Competitive Advantage): hệ thống này dùng
để phục vụ người sử dụng là những người ngoài tổ chức như: khách
hàng, nhà cung cấp, và có thể là tổ chức khác. Đây là hệ thống thông
tin chiến lược vì hệ thống thông tin cạnh tranh là công cụ để thực
hiện các ý đồ chiến lược.
c. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp:
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
15
Khoá luận tốt nghiệp
Các hệ thống thông tin trong tổ chức được phân loại theo các cấp quản lý,
ở mỗi cấp quản lý lại được phân chia nhỏ theo nghiệp vụ. Hệ thống thông tin
được phân chia cụ thể như bảng dưới đây:
Bảng 2.1
Phân loại
hệ thống
thông tin
theo lĩnh
vực và các
mức ra
quyết định
(Nguồn:Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý - trang 27
Tác giả: TS. Trương Văn Tú – TS. Trần Thị Song Minh)
2.1.3. Các mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Tuỳ thuộc vào từng đối tượng trong tổ chức như: nhà quản lý, người sử
dụng, cán bộ kỹ thuật, họ sẽ mô tả về hệ thống thông tin theo một mô hình khác
nhau. Vì vậy có ba mô hình để miêu tả hệ thống thông tin đó là: mô hình logic,
mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong.
- Mô hình logic (dưới góc nhìn của nhà quản lý): mô tả hệ thống làm
gì( trả lời cho câu hỏi cái gi? và để làm gì?): gồm có dữ liệu mà nó

thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa kết quả hoặc
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
Tài chính
chiến lược
Marketing
chiến lược
Nhân lực chiến
lược
Kinh doanh và
sản xuất chiến
lược
Tài chính
chiến thuật
Marketing
chiến thuật
Nhân lực chiến
thuật
Kinh doanh và
sản xuất chiến
thuật
Tài chính tác
nghiệp
Marketing tác
nghiệp
Nhân lực tác
nghiệp
Kinh doanh và
sản xuất tác
nghiệp
16

Hệ
thống
thông
tin
văn
phòng
Khoá luận tốt nghiệp
dữ liệu lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh
ra.
- Mô hình vật lý ngoài (trả lời cho câu hỏi cái gì ở đâu? và khi nào?):
tập trung vào những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các
vật mang dữ liệu và vật mang kết quả, hình thức của đầu vào và của
đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận,
con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ
công, các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, thời gian của hệ
thống.
- Mô hình vật lý trong: (trả lời cho câu hỏi như thế nào?): mô hình này
mô tả các khía cạnh vật lý của hệ thống thông tin dưới cái nhìn của
kỹ thuật viên. Đó là các thông tin như loại trang thiết bị được sử
dụng, dung lượng kho lưu trữ, tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý
của thiết bị trong kho chứa, cấu trúc của chương trình và ngôn ngữ
thực hiện.
2.1.4. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Con người là nguồn lực, tài sản quan trọng của mỗi tổ chức doanh nghiệp.
Sự phát triển, thành công của mỗi tổ chức, doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào
đội ngũ cán bộ nhân viên của tổ chức đó. Vì vậy công tác quản lý nhân sự đóng
vai trò to lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần xây dựng
Vinaconex1 được xây dựng dựa trên chủ trương ứng dụng công nghệ thông tin
của ban Lãnh đạo Công ty có những chức năng chính như sau:

- Quản lý cán bộ, công nhân (Quản lý nhân sự)
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
17
Khoá luận tốt nghiệp
+ Hồ sơ nhân sự (Bao gồm các thông tin về bản thân như: Họ tên,
ngày tháng năm sinh, quê quán, hộ khẩu thường trú, chứng minh
thư nhân dân, trình độ học vấn, quan hệ gia đình, Đảng,...)
+ Tiếp nhận, điều động, thuyên chuyển công tác,...
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ công nhân viên.
+ Xếp lương, nâng lương, nâng bậc cán bộ, công nhân viên hàng
năm.
+ Theo dõi ký kết hợp đồng lao động mới, hợp đồng lao động hết
hạn, chấm dứt hợp đồng lao động.
- Tiền lương: theo dõi quá trình nâng bậc lương của cán bộ, công nhân
viên trong công ty.
- Hệ thống báo cáo:
+ Báo cáo chất lượng cán bộ (Kỹ sư, cử nhân)
+ Báo cáo quá trình công tác của cán bộ, nhân viên
+ Báo cáo theo dõi hợp đồng lao động ký kết với cán bộ, nhân viên
+ Báo cáo thông tin cá nhân của từng cán bộ, công nhân viên
- Hệ thống tra cứu
+ Tra cứu theo trình độ chuyên môn
+ Tra cứu theo loại hợp đồng tuyển dụng
+ Tra cứu thông tin về nhân sự
2.2.Phương pháp phát triển hệ thống thông tin
Trong thực tế phát triển hệ thống thông tin người ta dùng một số phương
pháp sau:
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
18
Khoá luận tốt nghiệp

2.2.1. Phương pháp phát triển nguyên mẫu
Theo phương pháp này việc phát triển hệ thống thông tin là việc sử dụng
phương pháp thử sai để xác định xem hệ thống đang tồn tại hoạt động như thế
nào? Có những yếu điểm gì cần phải khắc phục? Những biện pháp dùng cho hệ
thống thông tin mới có đảm bảo được cho hệ thống thông tin mới hoạt động tốt
không? Thực chất khi nhân viên phát triển hệ thống có những điều chỉnh cho hệ
thống mới, họ phải trao đổi với người sử dụng và đối chiếu với hệ thống đang
tồn tại. Nếu người sử dụng chấp nhận hệ thống thông tin mới thì công việc phát
triển hệ thống thông tin hoàn thành. Nếu không nhân viên phát triển hệ thống
phải tiếp tục điều chỉnh hệ thống cũ và phải trao đổi với người dùng đến khi họ
chấp nhận hệ thống mới. Nhân viên phát triển hệ thống phải thường xuyên làm
việc với người sử dụng cuối cùng trong quá trình thử sai để xem người sử dụng
có chấp nhận hệ thống thông tin mới không? Hay việc phát triển hệ thống thông
tin này có phù hợp với yêu cầu của người sử dụng không?
Ưu điểm của phương pháp này là: không tốn thời gian, đem lại hiểu quả
cao, phù hợp với người sử dụng cuối cùng, thích hợp cho phát triển hệ thống
thông tin có cấu trúc không quá phức tạp.
Tuy nhiên phương pháp này có một số nhược điểm như sau: do không
theo các quy trình phát triển hệ thống thông tin phân tích, thiết kế, lập trình, thử
nghiệm, triển khai, hướng dẫn sử dụng, bảo trì nên không thể dùng phương pháp
này để phát triển những hệ thống thông tin phức tạp.
2.2.2. Phương pháp vòng đời phát triển hệ thống SDLC (System
Development Life Cycle)
Đây là phương pháp ra đời sớm nhất và phổ biến cho việc phát triển một
hệ thống thông tin trong tổ chức. Phương pháp này bao gồm các giai đoạn cơ
bản mà nhân viên phải tuân thủ như:
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
19
Khoá luận tốt nghiệp
- Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

- Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
- Giai đoạn 3: Thiết kế logic
- Giai đoạn 4: Đề xuất giải pháp
- Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
- Giai đoạn 6: Thực hiện kỹ thuật
- Giai đoạn 7: Cài đặt
- Giai đoạn 8: Khai thác và đánh giá
2.2.3. Phương pháp phát triển nhanh hệ thống thông tin
Phương pháp này được James Martin đưa ra vào năm 1991. Phương pháp
này sử dụng hệ thống ban đầu và công cụ dựa trên máy tính. Những người sử
dụng hệ thống, các phân tích viên và chuyên gia sẽ tác động vào hệ thống cũ để
cho ra đời hệ thống mới.
Đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ
phần xây dựng Vinaconex 1, em sử dụng phương pháp vòng đời phát triển hệ
thống để xây dựng hệ thống thông tin cho công ty. Bản chất của công việc quản
lý nhân sự và tính lương là một công việc phức tạp, vì thế phân tích viên phải
xây dựng hệ thống thông tin theo từng bước nhằm khảo sát hệ thống hiện tại để
nắm rõ quy trình, nghiệp vụ. Sau đó phải thiết kế chi tiết hệ thống thông tin để
giai đoạn thực hiện kỹ thuật nhân viên sẽ không gặp phải những khó khăn do
chưa nghiên cứu kỹ hệ thống. Hơn nữa tại công ty, chưa có phần mềm quản lý
nhân sự nên không thể dùng hai phương pháp còn lại và việc đào tạo và hướng
dẫn người dùng là quan trọng vì nhân viên chưa dùng phần mềm quản lý nhân
sự nào khác trước đây.
2.3.Các giai đoạn của phát triển hệ thống thông tin
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
20
Khoá luận tốt nghiệp
Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin có thể chia làm 7 giai đoạn
hoặc 4 giai đoạn. Do phạm vi nghiên cứu và thời gian thực tập có hạn nên các
công đoạn phát triển hệ thống thông tin em ứng dụng để thực hiện đề tài được

chia làm 4 giai đoạn.
2.3.1. Giai đoạn đánh giá yêu cầu
Giai đoạn này có mục đích là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội
đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi
và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện
nhanh nhất trong 4 giai đoạn và không đòi hỏi chi phí lớn. Bao gồm các công
đoạn sau:
1. Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
2. Làm rõ yêu cầu
3. Đánh giá khả năng thực thi
4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
2.3.2. Giai đoạn phân tích chi tiết
Giai đoạn này được tiến hành khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.
Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang
nghiên cứu, và xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác
định những ràng buộc và những đòi hỏi áp đặt của hệ thống và những mục tiêu
mà hệ thống thông tin mới cần đạt được. Trên cơ sở phân tích chi tiết đó sẽ tiến
hành lập báo cáo phân tích chi tiết, dựa vào báo cáo sẽ quyết định tiếp tục hay
thôi phát triển một hệ thống thông tin mới. Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm
những công đoạn sau đây:
1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
3. Nghiên cứu hệ thống thực tại
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
21
Khoá luận tốt nghiệp
4. Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
5. Đánh giá lại tính khả thi.
6. Thay đổi đề xuất của dự án
7. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Trong giai đoạn này phân tích viên phải tiến hành mô hình hoá hệ thống
thông tin để thấy được những chức năng, ưu điểm của hệ thống thông tin mới so
với hệ thống thông tin cũ. Các công cụ dùng để mô hình hoá hệ thống thông tin:
 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD:
Sơ đồ chức năng kinh doanh mô tả mối quan hệ phân cấp chức năng các
thực thể từ cao xuống thấp. Trong đó một thực thể có thể có nhiều thực thể con
và thực thể dưới là con của thực thể đứng trên .
 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin. Trên sơ đồ chỉ bao
gồm các luồng dữ liệu,các xử lý,các lưu trữ dữ liệu,nguồn và đích nhưng không
quan tâm đến thời điểm, nơi và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luông
dữ liệu chỉ mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.Một số ký pháp dùng
cho sơ đồ luồng dữ liệu được mô tả trong bảng dưới đây:
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
22
Tên người/bộ phận
phát/nhận tin
Tên tiến
trình xử
Tên tệp dữ liệu
Thực thể
Kho dữ liệu
Dòng dữ liệu
Tiến trình xử lý
Cơ sở dữ kiệu hệ
thống
3.2 Tính
toán và tổng
hợp lương
Bảng lương

Ban lãnh đạo
Thực thể
Ký pháp Ý nghĩa Ví dụ
Khoá luận tốt nghiệp

Bảng 2.2. Ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu
Giải thích:
Ví dụ trên minh hoạ một tiến trình trong quản lý lưong của hệ thống thông
tin quản lý nhân sự. Dữ liệu về các hệ số lương của cán bộ, nhân viên được lấy
ra từ kho cơ sở dữ liệu hệ thống, sau đó sẽ tính toán và tổng hợp lương từ đó có
được bảng lương hàng tháng cung cấp cho ban lãnh đạo để theo dõi tình hình
lương của nhân viên trong công ty.
 Sơ đồ luồng thông tin:
Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức
động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế
giới vật lý bằng sơ đồ.
Để biểu diễn sơ đồ luồng thông tin người ta sử dụng một số ký pháp cơ
bản như sau:
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
23
Xử lý thủ công
Xử lý kết hợp
người máy
Cập nhật hệ số lương
Xử lý cập nhật hệ số lương khi có
thông tin thay đổi hệ số lương cán
bộ, nhân viên tại công ty
Lưu trữ hồ
sơ nhân sự
Đối với hệ thống thông tin cũ, hồ

sơ nhân sự được lưu trữ thủ công
Ký pháp Ý nghĩa Ví dụ
Khoá luận tốt nghiệp
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
24
Xử lý tin học hoá
hoàn toàn
Tính lương
Xử lý tính lương cho cán bộ,
nhân viên cuối mỗi tháng
Kho lưu trữ dữ
liệu thủ công
Kho dữ liệu hồ sơ nhân sự khi
chưa có hệ thống thông tin mới
Hồ sơ
nhân sự
Dữ liệu
lương
Báo cáo
nhân sự
Kho lưu trữ dữ liệu
đã được tin học hóa
Kho dữ liệu hồ sơ nhân sự khi
triển khai hệ thống thông tin mới
Dòng thông tin
Báo cáo nhân sự theo yêu cầu
của ban lãnh đạo
Bảng 2.3. Ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng thông tin
Khoá luận tốt nghiệp
2.3.3. Giai đoạn thiết kế

Mục đích của giai đoạn này là thiết kế logic, và thiết kế vật lý.
a. Thiết kế logic:
Thiết kế logic nhằm xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống
thông tin, cho phép loại bỏ được những vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được
những mục tiêu thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới bao
hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung
của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá
phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (Các inputs). Sản
phẩm của giai đoạn thiết kế logic là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng
dữ liệu, các sơ đồ cáu trúc dữ liệu, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic
của từ điển hệ thống. Có hai phương pháp để thiết kế cơ sở dữ liệu logic. Một là
thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra. Hai là thiết kế cơ sở dữ liệu
bằng phương pháp mô hình hoá.
 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra
Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở thông tin đầu ra của hệ thống là
phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Khi thiết kế cơ sở
dữ liệu theo phương pháp này phải tuân theo những bước sau:
- Bước 1: Liệt kê tất cả các thông tin đầu ra. Xác định nội dung, khối
lượng, nơi nhận, tần xuất của chúng. Khi xác định các thông tin đầu ra
Vương Ngọc Quỳnh Tin học kinh tế 47 A
25