báo cáo thực tập giữa khóa tại CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN vận tải THẾ GIỚI mới
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (515.93 KB, 27 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
VIỆN KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ
BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHĨA
Đơn vị thực tập:
CƠNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI THẾ GIỚI MỚI
Sinh viên thực hiện:
Mã sinh viên:
Nguyễn Thảo Linh
1611110347
Lớp:
Anh 11 – Kinh tế đối ngoại
Khóa:
55
Giảng viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Quang Minh
Hà Nội, tháng 08 năm 2019
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP...........................3
1.1. Thông tin công ty.............................................................................................3
1.2. Cơ cấu tổ chức.................................................................................................4
1.3. Nhân lực...........................................................................................................4
1.4. Lĩnh vực hoạt động..........................................................................................4
1.4.1. Vận tải đường hàng không.........................................................................4
1.4.2. Vận tải đường biển....................................................................................5
1.4.3. Vận tải đường bộ.......................................................................................6
1.4.4. Dịch vụ hải quan........................................................................................6
1.4.5. Dịch vụ kho bãi..........................................................................................7
1.4.6. Dịch vụ giao nhận hàng triển lãm.............................................................8
1.4.7. Vận chuyển hàng, đồ dùng gia đình và tài sản cá nhân.............................8
1.4.8. Đại lý vận tải hàng cơng trình...................................................................9
1.5. Q trình hình thành và phát triển..................................................................10
1.6. Mục tiêu.........................................................................................................10
CHƯƠNG 2. NHẬT KÍ THỰC TẬP....................................................................11
CHƯƠNG 3. CẢM NHẬN, ĐÁNH GIÁ VỀ ĐỢT THỰC TẬP.........................24
CHƯƠNG 4. KIẾN NGHỊ VỚI GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN, VIỆN
KT&KDQT, TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG......................................25
4.1. Kiến nghị với giảng viên hướng dẫn..............................................................25
4.2. Kiến nghị với viện Kinh tế và kinh doanh quốc tế.........................................25
4.3. Kiến nghị với trường Đại học Ngoại thương..................................................25
1
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
LỜI MỞ ĐẦU
Trong quá trình học tập và rèn luyện tại Viện Kinh Tế và Kinh Doanh Quốc
Tế - Trường Đại gọc Ngoại Thương, em đã có cơ hội được học tập, tiếp thu và trang
bị cho bản thân những lý thuyết cơ bản về kinh tế cũng như những kiến thức chuyên
ngành về các vấn đề thương mại quốc tế thông qua các bài giảng của thầy cô về
những kiến thức về Giao dịch, Logistic, Bảo hiểm,… cùng với một số vấn đề như tài
chính, nhân sự, marketing, sản xuất,…. Tuy nhiên, hầu hết những phần kiến thức em
tiếp thu được đều là lý thuyết từ các bài giảng và tài liệu giáo trình. Vì vậy, Trường
và Viện đã tạo điều kiện cho em được tiếp xúc thực tế thơng qua q trình thực tập
giữa khố kỳ hè để ít bỡ ngỡ hơn sau khi ra trường. Kỳ thực tập giữa khoá này thực
sự là đặc biệt cần thiết và quan trọng đối với sinh viên năm thứ 3 như chúng em, qua
đó em có thể kiểm nghiệm những phần kiến thức đã học, từ đó kết hợp lý thuyết đã
học để áp dụng, phát huy với những tình huống, nghiệp vụ thực tế diễn ra tại các
doanh nghiệp.
Khoảng thời gian thực tập 5 tuần tại Công ty TNHH Giao nhận vận tải Thế
Giới Mới, được sự giúp đỡ tận tình của chị Giám đốc nghiệp vụ - anh Hồ Hữu Phúc
cũng như anh chị khác trong công ty và các đơn vị liên kết, cùng sự hướng dẫn của
giảng viên TS. Nguyễn Quang Minh, em đã có điều kiện nắm bắt tổng quát chung về
tình hình hoạt động của cơng ty và hồn thành được bài báo cáo thực tập của mình.
Tuy nhiên, do những hạn chế về kiến thức nên khơng thể tránh khỏi những
thiếu sót khi trình bày báo cáo cũng như những đánh giá của em trong bài, vì vậy em
rất mong nhận được sự giúp đỡ và nhận xét từ thầy.
2
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
1.1. Thơng tin cơng ty
-
Tên tiếng Việt: CƠNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN TẢI THẾ GIỚI MỚI
-
Tên tiếng Anh: NEW WORLD LOGISTICS COMPANY LIMITED
-
Tên viết tắt: NWL
-
Trụ sở chính: số 83 đường Bờ Sông, phường Quan Hoa, quận Cầu Giấy,
Thành phố Hà Nội.
-
Trụ sở giao dịch: Số 98A, phố Xã Đàn 2, phường Nam Đồng, quận Đống Đa,
Thành phố Hà Nội.
-
Mã số thuế: 0104254087
-
Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0104254087 do Sở Kế hoạch và Đầu tư
Thành phố Hà Nội cấp (đăng ký lần đầu ngày 16/11/2009, đăng ký thay đổi
lần thứ 5 ngày 25/11/2016).
-
VPĐD Hải Phòng: Phòng 112, Tòa nhà Dầu khí, Số 441 đường Đà Nẵng,
quận Ngơ Quyền, TP. Hải Phịng.
-
VPĐD TP Hồ Chí Minh: Số 195 đường Nguyễn Văn Hưởng, Quận 2, TP.
HCM.
-
Người đại diện: Ông Hồ Hữu Phúc
Chức vụ: Giám đốc
-
Điện thoại: 024 3223 2460
Fax: 024 3223 2460
-
Email:
3
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
1.2. Cơ cấu tổ chức
Giám Đốc
Phó giám
đốc
Phịng
kinh doanh
Phịng kế
tốn
Phịng giao VPĐD Hải
nhận
Phòng
VPĐD Đà
Nẵng
VPĐD
TPHCM
1.3. Nhân lực
-
Tổng nhân sự: 50 người
-
Trụ sở chính Hà Nội: 35 người
-
Văn phịng đại diện Hải Phịng: 05 người
-
Văn phịng đại diện TP Hồ Chí Minh: 05 người
-
Văn phòng đại diện Đà Nẵng: 05 người
1.4. Lĩnh vực hoạt động
1.4.1. Vận tải đường hàng khơng
Hàng hóa nhạy cảm hay hàng trị giá cao luôn luôn là áp lực về thời hạn giao hàng
đối với tất cả các bên tham gia. Vì vậy, NWL cung cấp dịch vụ vận tải hàng không
trọn vẹn đáp ứng yêu cầu đặc biệt này của khách hàng.
Dịch vụ vận tải hàng không của chúng tôi cung ứng nhiều sự lựa chọn vận tải cho
khách hàng, gồm:
-
Vận tải hàng khơng hàng hóa xuất nhập khẩu.
4
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
-
Ðóng gói và bao bì hàng hố.
-
Giao nhận hàng từ nơi nhận đến nơi giao cuối cùng.
-
Thủ tục thông quan.
-
Kho bãi và phân phối hàng hoá.
1.4.2. Vận tải đường biển
Vận chuyển hàng hóa nhập khẩu của khách hàng từ tất cả mọi địa điểm trên thế giới
về Việt Nam cũng như đưa hàng hóa xuất khẩu của quý khách đến mọi điểm trên thế
giới bằng đường biển, NWL có hệ thống đại lý Quốc tế có uy tín khắp tồn cầu đảm
bảo thuận lợi cho việc giao hàng, làm thủ tục hải quan, lưu kho bãi cũng như vận
chuyển hàng hóa của quý khách đi khắp mọi nơi đúng thời gian, nhanh nhất và
thuận tiện nhất; Phịng hàng FCL đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc phát
triển của Công ty, hàng tháng Chúng tôi vận chuyển trên 5000 TEU đi khắp nơi trên
Thế giới. Đồng thời Chúng tôi đã thiết lập được mối quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài
rất tốt đẹp với hầu hết các hãng tàu chẳng hạn như: MAERSK, OOCL, NYK,
Hanjin, Hyundai, HPL, K'line, COSCO, MISC, WHL, KMTC, Heung-A, MOL,
YML...
Thị trường chính của chúng tôi là Châu Âu, Úc, Mỹ, và hầu hết các nước ASIAN,
Nhận Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Hongkong...
Đội ngũ nhân viên của NWL chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết, được
đào tạo bài bản và trang bị đầy đủ các kỹ năng sẽ mang đến cho khách hàng của
Chúng tôi những dịch vụ chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Hàng hóa của quý khách
sẽ được vận chuyển từ nơi nhận đến nơi giao một cách an tồn nhanh chóng với giá
cả và loại hình vận chuyển hợp lý nhất;
Chúng tơi sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu cũng như các thắc mắc của quý khách hàng
mọi lúc mọi nơi, Quý Khách hàng có thể liên lạc với chúng tơi để được giải đáp và
tư vấn kịp thời.
5
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
* Các sản phẩm và dịch vụ vận tải đường biển chủ yếu:
Cung cấp cho khách hàng dịch vụ gởi hàng xuất khẩu và nhập khẩu bằng đường
biển từ Việt Nam đi mọi nơi trên thế giới và ngược lại (hàng nguyên container FCL
và hàng lẻ LCL).
Chất lượng dịch vụ được bảo đảm bởi các tuyến đi thẳng thông qua mạng lưới đại lý
lâu năm và có uy tín. Giá cạnh tranh và thời gian chuyển tải nhanh nhất, luôn gắn
với bảo hiểm trách nhiệm người vận tải.
Cung cấp dịch vụ hàng nhập từ các nơi trên thế giới về Việt Nam (đặc biệt từ thị
trường Trung Quốc).
Dịch vụ hàng nguyên Container (FCL/FCL) với giá cạnh tranh .
Dịch vụ giao nhận hàng tận nhà (door to door services)
Các dịch vụ hỗ trợ (ADD-SERVICES)
1.4.3. Vận tải đường bộ
Vận tải đường bộ là phần không thể tách rời khỏi dây chuyền cung ứng dịch vụ giao
nhận kho vận khác. NWL cung ứng các dịch vụ vận tải theo lịch trình, hàng gom và
thuê nguyên chuyến. Dịch vụ vận tải đường bộ bao gồm:
-
Bốc xếp và sắp đặt hàng.
-
Giao nhận vận tải hàng trọn gói.
-
Vận tải hàng siêu trường, siêu trọng, hàng rời và hàng đặc biệt.
-
Vận chuyển hàng đồ dùng gia đình và tài sản cá nhân.
-
Vận chuyển hàng quá cảnh.
-
Vận chuyển hàng tạm nhập-tái xuất và tạm xuất-tái nhập.
-
Lưu kho và phân phối hàng hoá.
6
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
1.4.4. Dịch vụ hải quan
NWL nhận làm bộ chứng từ, khai báo hải quan (bao gồm: hàng tàu, hàng nguyên
container, hàng lẻ, hàng rời với tất cả các loại hình: kinh doanh, đầu tư, đầu tư nộp
thuế, tạm nhập - tái xuất, gia công, sxxk, hàng mẫu, hàng phi mậu dịch, hàng kho
ngoại quan…v.v).
Ngồi ra, cơng ty chúng tơi cũng tập trung vào dịch vụ hải quan đối với hàng Gia
công (từ khâu lập hợp đồng gia công, lập danh mục máy móc thiết bị nhập khẩu, lập
danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu, lập bộ hồ sơ tờ khai nhập khẩu, lập định mức,
lập bộ hồ sơ tờ khai xuất khẩu, lập hồ sơ thanh khoản hợp đồng gia công và thực
hiện khai báo dữ liệu điện tử đến cơ quan hải quan).
Khơng chỉ có vậy dịch vụ hải quan đối với hàng nguyên liệu sản xuất xuất khẩu, thủ
tục xuất nhập khẩu trọn gói cho các doanh nghiệp sản xuất thuộc khu công nghiệp,
khu chế xuất cũng là một thế mạnh của chúng tôi.
* NWL cung ứng dịch vụ thơng quan sau:
Xác định giá hàng hóa.
Phân loại hàng hóa.
Tính thuế và áp mã thuế phù hợp
Thủ tục hàng hóa xuất nhập khẩu.
Thủ tục hàng hóa xuất nhập khẩu tạm thời.
Thủ tục giao nhận tại Cảng.
Bảo lưu chứng từ. - Tư vấn.
7
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
1.4.5. Dịch vụ kho bãi
Cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hố xuất nhập khẩu thơng qua kho ngoại quan:
Thực hiện dịch vụ khai báo hải quan xuất nhập kho ngoại quan; giao nhận; vận
chuyển; bốc dỡ hàng hoá; quản lý lượng hàng tồn kho; đóng gói bao bì…
Cung ứng dịch vụ lưu kho hàng bách hoá; xếp dỡ hàng hố; quản lý sản lượng hàng,
đóng gói bao bì; phân loại và sắp xếp hàng hoá theo chủng loại..
Thực hiện dịch vụ lưu giữ container rỗng cho các hãng tàu, nâng/hạ container rỗng,
vệ sinh container theo yêu cầu của hãng tàu/khách hàng.
Quản lý sản lượng xuất nhập tồn và báo cáo thời gian và số lượng container đang
lưu bãi theo quy định của các hãng tàu.
1.4.6. Dịch vụ giao nhận hàng triển lãm
NWL cung cấp dịch vụ vận tải hàng triển lãm trọn gói đến và đi từ hội chợ thương
mại và triển lãm quốc tế. Dịch vụ giao nhận hàng triển lãm và hội trợ của chúng tôi
bao gồm:
-
Ðặt kế hoạch và chuẩn bị.
-
Vận tải nội địa. - Thu gom hàng. - Thủ tục thông quan.
-
Thu xếp vận tải hàng khơng và đường biển.
-
Chuyển tiếp hàng hóa tới triển lãm.
-
Bốc xếp hàng tại triển lãm.
-
Các dịch vụ trợ giúp tại gian hàng.
-
Thu xếp lưu kho hàng hóa.
-
Tái xuất hàng và chuyển tiếp hàng hóa.
1.4.7. Vận chuyển hàng, đồ dùng gia đình và tài sản cá nhân
Bạn chuẩn bị chuyển tài sản cá nhân đến địa điểm mới, cần phải đóng gói như thế
nào? vận chuyển bằng đường nào cho hợp lý? Các vấn đề liên quan đến giá cả, an
ninh, bảo hiểm, hải quan, và rất nhiều câu hỏi khác được đặt ra. NWL sẽ giúp bạn
8
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
tìm ra giải pháp cho các vấn đề này. NWL, bằng trách nhiệm cao, sẽ dịch chuyển an
toàn tài sản của bạn đến nơi ở mới cho dù bạn ở đâu. NWL luôn đáp ứng mọi mong
muốn của bạn ở nơi bạn đi và đến. Dịch vụ vận chuyển hàng đồ dùng gia đình và cá
nhân bao gồm:
-
Kiểm tra miễn phí.
-
Tư vấn đóng gói hàng hố.
-
Lập kế hoạch đóng gói và vận chuyển.
-
Ðóng gói hàng hố. - Chuẩn bị chứng từ.
-
Kho bãi và vận tải.
-
Thủ tục thông quan.
-
Vận tải hàng không và đường biển. - Bảo hiểm.
1.4.8. Đại lý vận tải hàng cơng trình
NWL cung cấp các dịch vụ liên quan đến tổ chức giao nhận và vận chuyển hàng
công trình, từ khâu đặt kế hoạch đến thực hiện, cho dù bạn có nhu cầu dịch chuyển
một thiết bị siêu trường siêu trọng hay cả một nhà máy từ điểm nhận hàng đến công
trường xây dựng. Dịch vụ vận tải hàng cơng trình bao gồm:
-
Tư vấn vận tải.
-
Nghiên cứu khả thi.
-
Kiểm tra tuyến đường.
-
Tính giá trọn gói.
-
Chi tiết thực hiện.
-
Giám sát trong q trình vận chuyển và bốc xếp.
-
Mơi giới vận tải hàng khơng và đường biển.
-
Gom hàng, đóng gói và đóng hàng.
-
Bảo hiểm vận tải.
-
Vận tải hàng siêu trường siêu trọng.
9
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
-
Vận chuyển bằng xà lan.
-
Vận chuyển bằng rơ moóc.
-
Phương tiện bốc xếp đặc chủng.
1.5. Quá trình hình thành và phát triển
Được thành lập vào năm 2009 với số lượng nhân viên ban đầu chỉ có 9 người. Sau
08 năm hoạt động số lượng nhân viên của công ty đã lên đến 26 người và hệ thống
văn phịng đại điện có ở 3 khu vực: Hải Phịng, TP. Hồ Chí Minh và Đà Nẵng.
Ngành nghề kinh doanh chính: Giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường bộ, đường
biển, đường hàng khơng, thủ tục hải quan.
Nắm bắt được xu thế phát triển, NWL đã liên doanh với một số đơn vị hãng tàu, đơn
vị vận tải khác để mở rộng kinh doanh, liên kết với các đại lý vận tải ở nước ngoài
để tạo nên mạng lưới vận tải rộng khắp trên thế giới.
Hiện nay, doanh thu và chất lượng dịch vụ của NWL không ngừng tăng lên, đồng
thời tạo được uy tín với khách hàng cũng như tên tuổi của cơng ty ngày càng được
nhiều đối tác, khách hàng biết đến.
1.6. Mục tiêu
Không ngừng cải tiến, cải thiện chất lượng dịch vụ, hệ thống đại lý, mối quan hệ với
các đơn vị liên quan: cảng, hải quan, kho bãi, hãng tàu… Duy trì ổn định cơng ăn
việc làm cho CBCNV.
Tiếp tục củng cố và giữ quan hệ bền vững với khách hàng truyền thống, khơng
ngừng tìm kiếm khách hàng mới về vận chuyển hàng hóa khác.
Áp dụng chính sách khốn tiền lương và chế độ khen thưởng thích hợp đối với
người lao động, nhằm nâng cao khả năng sử dụng tối đa cơng suất phương tiện hiện
có của Cơng ty
10
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Khai thác triệt để công suất vận chuyển và nguồn nhân lực của Cơng ty để hồn
thành kế hoạch đã đề ra.
CHƯƠNG 2. NHẬT KÍ THỰC TẬP
Ngày 1/7/2019
Gặp mặt tồn thành viên trong công ty, giới thiệu bản thân
(8h – 12h)
và nguyện vọng cá nhân cũng như nhu cầu được giúp đỡ
trong quá trình thực tập với các anh chị, bạn bè cùng làm
Nhận vị trí làm việc, anh Phúc giao cho một số tài liệu đọc
tham khảo
Đọc các tài liệu liên quan đến Kiến thức cơ bản về
Logistics, các kiến thức liên quan đến Xuất nhập khẩu.
Được hướng dẫn các công đoạn cơ bản của ngành logistics:
Vận chuyển nội địa – khai quan tại cảng đi – vận chuyển
biển/ hàng không – khai quan tại cảng đến – lưu kho (bãi) –
Vận chuyển nội địa.
Được hướng dẫn sử dụng các cơng cụ làm việc như máy
tính, viết mail, check cước biển, local charges từ đại lí, hãng
tàu.
Tan làm sau 4 tiếng
Ngày đầu tiên em cảm thấy công việc tương đối vừa phải,
chủ yếu ôn lại kiến thức đã học, ngoài ra làm quen được bạn
mới và học được một số kiến thức mới
Ngày 5/7/2019
Anh Phúc kiểm tra lại kiến thức đã đọc buổi hôm trước, cụ
(8h – 12h)
thể về các điều kiện Incoterms hay sử dụng, các cảng biển
chính trên Thế giới, các loại container cho từng lại hàng
hóa, các phí Local charges, cước biển, phụ phí
Học cách gọi điện thoại và khai thác thông tin từ bộ phận
Xuất Nhập Khẩu của các công ty, cách giao tiếp và cách
chào giá vận tải sao cho phù hợp và thu hút được khách
11
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
hàng
Học cách báo giá
+ Tiếp cận nhu cầu của khách hàng: xem khách hàng có nhu
cầu Nhập hay Xuất khẩu hàng hóa, đối tượng khách hàng
hướng đến là những khách hàng xuất khẩu theo điều kiện
CIF và những khách hàng nhập khẩu theo điều kiện EXW,
FOB
+ Kiểm tra cước biển từ đại lí hoặc từ hãng tàu, làm báo giá
phù hợp với nhu cầu của khách và phù hợp với lợi nhuận
của công ty.
Ngày 8/7/2019
Bắt đầu tập gọi sale cho khách hàng như đã được học
(13h30 – 17h30)
Được tiếp cận với những khách hàng đầu tiên với những
nhu cầu khác nhau, một số khách hàng có thể rất hợp tác
trong việc trao đổi thơng tin và có thiện chí hợp tác, một số
khách hàng lại từ chối trao đổi với lí do bận hoặc đã có
forwarder rồi, chưa có ý định thay đổi
Tự làm báo giá đầu tiên với sự góp ý của người phụ trách
Học cách viết mail theo đúng form của công ty và thực hiện
gửi mail cho khách hàng
Viết báo cáo cơng việc vào cuối buổi
Ngày 10/7/2019
Vì công ty mất điện nên anh Phúc cho một vài bạn trong
(8h – 12h)
công ty đi lên sân bay Nội Bài tham quan Chi cục Hải quan
cửa khẩu sân bay quốc tế Nội Bài, một số kho trên sân bay,
qua đó tích lũy được một số kiến thức:
Cách hàng hóa được thông quan khi xuống khỏi sân bay
Các luồng hải quan: Luồng xanh miễn kiểm tra chi tiết hồ
sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa; Luồng vàng kiểm tra chi
tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa; Luồng đỏ kiểm
12
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
Quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa gồm có 5 bước:
+ Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm ra sơ bộ, đăng kí tờ khai,
quyết định hình thức, mức độ kiểm tra
+ Bước 2: Nhập thơng tin từ bước 1 vào máy tính, tự động
xử lí và đưa ra Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra
+ Bước 3: Kiểm tra thực tế hàng hóa
+ Bước 4: Thu lệ phí hải quan, đóng dấu “Đã làm thủ tục
hải quan” và trả tờ khai cho người khai hải quan
+ Bước 5: Phúc tập hồ sơ
Thăm quan một số kho tại sân bay nội bài: NTCS (Noi Bai
Cargo Terminal Service JSC), ACSV (Air Cargo Services
of Vietnam), ALS (Aviation Logistics Corporation)
+ Được quan sát cách hàng hóa được vận chuyển và sắp xếp
vào trong kho
+ Cách kho hoạt động, thiết kế,…
+ Các thiết bị bảo quản, nâng hạ hàng hóa
13
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Viết báo cáo và gửi cho anh Phúc
Ngày 12/7/2019
Tiếp tục công việc gọi điện và tiếp cận khách hàng, gửi báo
(13h30 – 17h30)
giá và nhận dược phản hồi tốt
Khách hàng hẹn gặp để bàn bạc cho lô hàng sắp tới của
công ty. Cụ thể:
+ Tên khách hàng: Công ty Cổ phần tư vấn đầu tư và
thương mại Hợp Thành
+ Thông tin lô hàng: Ớt chỉ thiên, vài chục tấn, xuất khẩu
sang Busan Hàn Quốc, đường biển, đi Container lạnh, điều
kiện CFR
+ Địa điểm gặp khách hàng: 10h30 ngày 13/7/2019 tại 30
phố Phúc Minh, Bắc Từ Liêm, Hà Nội
+ Yêu cầu khách hàng: Báo giá cước biển cho cont 40 lạnh,
local charges, phí hun trùng, báo giá chi tiết phí vận tai nội
địa Lai Châu – Hà Nội, gặp mặt để trao đổi thêm về giá cả
và lô hàng
+ Khách hàng phản hồi tương đối tốt, tháng 10 có hàng sẽ
liên hệ lại để trao đổi.
Ngày 17/7/2019
Tiếp tục gọi điện cho khách hàng để tiếp cận
Học việc làm chứng từ. Cụ thể là Quy trình xử lí một lơ
14
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
(8h – 12h)
hàng nhập thông thường:
+ Check giá: Tiếp nhận yêu cầu check giá từ sales, gồm:
POL, POD, Volume, Commodity (nếu có) => gửi mail có
agent tại POL để check ( cc mail cho quản lí và sales đó để
nắm được thông tin)
+ Chỉ định book tàu sau khi sales và khách hàng đã thỏa
thuận xong:
Yêu cầu Consignee gửi thông tin Shipper để mình có thể
gửi cho Agent tại POL liên hệ, đồng thời gửi thông tin
Agent cho Consignee để Consignee gửi cho Shipper để
Shipper cũng liên hệ với Agent để book tàu
Gửi maill cho Agent (CC cho quản lí và sales để cùng theo
dõi) chỉ định Agent liên hệ với Shipper để book tàu, đồng
thời yêu cầu Agent thông báo tình hình hàng hóa và lịch tàu
phù hợp nhất với lơ hàng
Căn cứ thơng tin từ Agent, sau đó tạo mail và gửi cho
consignee (CC cho quản lí và sales) để consignee biết tình
hình về hàng hóa và lịch tàu phù hợp ( hỏi sales trước để
tránh trường hợp có sự sai khác về lịch tàu khi sales thỏa
thuận với khách hàng trước đó)
Tiếp nhận xác nhận lịch tàu từ khách hàng thì gửi mail xác
nhận với Agent để lấy booking từ Carrier và gửi cho
Shipper, đồng thời yêu cầu xin DEM + DET mức tối đa
+ Tạo file để theo dõi lô hàng:
Trước ngày tàu đi dự kiến 01 ngày, yêu cầu agent gửi draft
HBL và MBL để check thông tin của NW trên MBL.
Nhận được HBL từ agent thì gửi cho c/nee để c/nee check
và sửa đổi nếu có.
15
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Gửi mail xác nhận cho agent hoặc yêu cầu sửa đổi nếu có.
Nhập dữ liệu vào data để theo dõi và tạo hồ sơ manifest trên
mạng hải quan.
Sau ngày tàu đi 01 ngày, yêu cầu agent làm telex MBL
(chậm nhất ngày tàu về MBL phải được telex).
Nhận thông báo hàng đến (A/N) từ carrier thì ngay lập tức
làm thơng báo hàng đến (A/N) và gửi cho consignee biết
(CC cho bộ phận kế tốn để lên debit, hóa đơn và thanh tốn
LCC tại POD), đồng thời hồn thiện tiếp manifest cho đúng
thời hạn trên giấy báo hàng đến (tránh bị phạt).
Tiếp theo yêu cầu agent gửi bộ chứng từ đầy đủ, gồm HBL,
MBL và Debit note; yêu cầu agent xác nhận lại HBL là loại
gì? Original hay telex... để D/O (UQ) cho đúng quy định
của pháp luật.
Căn cứ thỏa thuận giữa sale với k/h để phát hành D/O hay
UQ và gửi cho ai.
Với những lô hàng NW làm cả khâu thông quan thì D/O
(UQ) phải được gửi cho bộ phận hiện trường cùng ngày với
ngày nhận được A/N.
Với những lô làm cả khâu vận chuyển nội địa thì yêu cầu
bên vận chuyển chịu tiền cược cont, đồng thời giao kết với
bên vận chuyển phải chụp hình ảnh cont tại bãi khi nhận
cont, và chụp ảnh sau khi dỡ hàng xong. Nếu chụp ảnh khác
thời điểm đó thì NW khơng chịu trách nhiệm nếu xảy ra
việc hỏng cont.
Ngày 19/7/2019
Học việc làm chứng từ. Cụ thể là Quy trình xử lí một lơ
16
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
(8h – 12h)
hàng xuất thông thường:
- Sale nhận được yêu cầu báo giá của Khách hàng (shipper),
sale tự check giá và lịch tàu với hãng tàu, sau khi sale thỏa
thuận với k/h xong, thì sale cung cấp thơng tin lơ hàng
(gồm: POL, POD, sailing, Volume, Commodity... ) cho cus
và cus lấy booking từ hãng tàu bằng 1 trong 2 cách: gửi
mail trực tiếp hoặc qua online.
- Cus nhận được Booking từ hãng tàu thì gửi lại qua mail
cho k/h, đồng thời note với Khách time cut off, VGM.
- Căn cứ bkg, trước time cut off, cus sẽ gửi mail nhắc Khách
lại việc gửi VGM và SI để gửi cho Carrier phát hành MBL
và New World phát hành HBL. (Trước ngày tàu chạy ít nhất
1 ngày, yêu cầu khách hàng gửi đầy đủ các thông tin cần
thiết để lập draft HBL. Làm HBL xong gửi cho khách hàng
kiểm tra, nếu khách hàng yêu cầu thay đổi chi tiết nào đó
trên bill khách với chi tiết họ đã cung cấp thì khách hàng
phải sửa ngay trên tờ bill, gửi lại cho mình để làm bằng
chứng thay đổi đó là do khách hàng yêu cầu).
- Nhận được MBL từ Carrier thì kiểm tra, sửa đổi nếu có và
xác nhận, đồng thời hỏi carrier thời hạn sửa bill (tránh mất
phí sửa bill nếu quá hạn).
- New World phát hành HBL xong thì gửi cho khách hàng
để check, sửa đổi nếu có và yêu cầu khách hàng xác nhận,
đồng thời note với khách hàng thời hạn sửa bill (tránh mất
phí sửa bill nếu quá hạn).
- Sau khi nhận được draft MBL từ carrier và phát hành HBL
thì gửi cho agent ở POD để agent check và xác nhận gồm
MBL, HBL.
- Khi New World xác nhận final MBL với carrier thì CC
17
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
mail cho bộ phận kế toán để làm thủ tục thanh toán cho
carrier.
- Sau khi khách hàng xác nhận final HBL với NW thì CC
mail cho bộ phận kế tốn để lên hóa đơn cho khách hàng.
- Tạo file để lưu trữ và gửi cho bộ phận kế toán.
Ngày 22/7/2019
Học quy trình làm chứng từ của 1 nhân viên chứng từ:
(13h30 – 17h30)
Bước 1: Mở file:
- Nhận pre-alert từ đại lý ở nước ngoài, in chứng từ ra, mở
file (ghi sổ file màu vàng, kẹp hết chứng từ vào tờ bìa màu
vàng, điền các thơng tin cần thiết ngồi bìa file). Nếu dự
đốn lơ hàng chưa về ngay trong tháng thì chưa cho số file,
để chung với các file pending. Lưu chứng từ đại lý gửi vào
folder dùng chung được share trong mạng LAN của công ty.
- Kiểm tra đối chiếu MBL/MAWB và HBL(s)/HAWB(s)
các chi tiết có khớp nhau khơng (POL, POD, container/seal,
shipping mark, description of goods, G.W., measurement).
- Nếu có khác biệt giữa MBL/MAWB và HBL(s)/HAWB(s)
thì viết mail báo ngay cho đại lý, yêu cầu họ kiểm tra xem
chi tiết trên MBL/MAWB đúng hay HBL(s)/HAWB(s)
đúng và chỉnh sửa bill để nộp manifest. Lưu ý place of
delivery có thể khác nhau giữa HBL & MBL, khi đó NWL
sẽ phụ trách chuyển hàng từ place of delivery trên MBL đến
place of delivery trên HBL.
Bước 2: Gửi attach list cho carrier, manifest cho hải quan:
(chỉ áp dụng cho hàng sea )
Manifest là danh sách các lô hàng kèm thông tin tương ứng
về chủ hàng, số bill, số kiện, khối lượng, trọng lượng…
Hãng tàu phải nộp manifest cho hải quan trước khi tàu cập
18
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
cảng. Forwarder mở container consol cũng phải nộp
manifest cho hải quan trước khi đưa hàng vào kho.
Attatched list là tờ đính kèm bill hãng tàu trong bộ manifest
mà hãng tàu phải trình hải quan trước khi tàu cập cảng.
Attached list phải thể hiện tên của người nhận hàng cuối
cùng. Nếu consignee trên HBL của cơng ty là forwarder thì
phải u cầu forwarder đó gửi attatch list để biết người nhận
hàng thực sự là ai.
a) Gửi attach list:
- Cách 1: tạo attach list trong phần mềm (phải nhập file
‘info’, ‘D/O information’ trước, những thơng tin cịn thiếu
như terminal dỡ hàng… sẽ nhập sau).
Cách 2: HBL cũng có thể coi như attach list. Chỉ cần ghi
thêm ‘to: import; fr:…/NWL; attached for MBL #...’
- Fax attach list cho hãng tàu hoặc co-loader trước ngày tàu
đến 1-2 ngày. Sau khi fax xong gọi điện kiểm tra xem hãng
tàu nhận được chưa.
- Đánh dấu trên bìa file khi nhận attach list từ co-loader, và
khi đã gửi attach list cho carrier.
b) Manifest cho hải quan: (có thể làm sau bước 3)
- Đối với hàng nhập là consol box thì phải nộp cơng văn xin
đưa hàng vào kho CFS kèm danh sách khách hàng, manifest
chi tiết.
- Công văn đưa hàng vào kho làm theo mẫu.
- Danh sách khách hàng: không thể hiện tên co-loader, chỉ
thể hiện tên của người nhận hàng cuối cùng.
- Manifest chi tiết: in từ phần mềm ra (phải nhập xong file
info và D/O info thi mới có manifest trong phần mềm, cách
nhập D/O xem phần 3) kèm các attach list co-loader gửi
19
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
sang ở phần 2.a.
Bước 3: Phát hành D/O, gửi giấy báo hàng đến:
- Hàng sea:
+ Trước ngày tàu đến hãng tàu hoặc co-loader sẽ gửi giấy
báo hàng đến (arrival notice), nếu không nhận được phải gọi
điện kiểm tra. Trên A/N mà hãng tàu hay co-loader gửi
thường có thơng báo số cước và các local charges phải nộp.
Kiểm tra xem tiền cước collect có khớp với pre-alert của đại
lý khơng.
+ Đánh dấu đã nhận A/N trên bìa file.
+ Ngày tàu đến giao A/N cho operation của import dept đi
lấy D/O của carrier. Trên A/N phải đóng dấu tên cơng ty,
MST.
+ Khi nhận được bộ D/O của hãng tàu, đánh dấu đã collect
D/O trên bìa file.
- Hàng sea, nhập đầy đủ D/O information trong chương
trình SMS IMPORT. Lưu ý:
+ Terminal, vessel, ETA: căn cứ vào giấy báo hàng đến của
carrier.
+ Số container: phải tuyệt đối chính xác. Hàng FCL căn cứ
vào MBL, hàng LCL căn cứ vào A/N của carrier. Nếu có
quá nhiều số container thì có thể ghi ở phần số container là
‘as per attachment’, và làm thêm một attachment ghi số
cont/seal bằng excel hay word.
+ Các chi tiết khác trên D/O căn cứ vào HBL. Nếu
‘description of goods’ trên HBL quá dài, có thể ghi tắt thành
‘as per bill’ và không cần nhập đầy đủ description như trên
HBL.
- Hàng air, nhập đầy đủ thông tin trên Delivery order record
20
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
trong AIR IMPORT.
- Gửi A/N trong chương trình cho khách hàng (nên dùng
email hay winfax) trước ngày tàu đến 1-2 ngày. Trên A/N sẽ
thông báo số tiền khách hàng phải đóng. Kiểm tra chính xác
số tiền đó. Nếu sai dẫn đến kế tốn thu thiếu thì người làm
chứng từ chịu trách nhiệm.
- Đánh dấu đã gửi A/N trên bìa file.
+ Tracking trên mạng bằng số MAWB (vào trang web của
airline tương ứng) để theo dõi hàng đến chưa. Đối với hàng
về TP.HCM, khi hàng đến, kiểm tra lại với TCS nếu cần
xem HAWB đã được tách xong chưa, giao cho operation
của import dept đi lấy chứng từ ở hộp thư TCS.
Bước 4: Giao chứng từ cho khách hàng:
a) Hàng sea:
- Chuẩn bị bộ D/O giao cho khách hàng gồm:
Đối với khách hàng trực tiếp:
+ 3 bản D/O của NWL.
+ 2 bản D/O của carrier (nếu khơng phải bản gốc thì phải
đóng dấu vng đại lý, ký tên).
+ Copy HBL, copy MBL có đóng dấu ‘NWL as agent only’.
Nếu HBL có ký hậu của ngân hàng hoặc shipper thì phải
photo cả 2 mặt.
+ Photo một tờ lệnh để khách hàng ký nhận.
Đối với forwarder:
+ 3 bản D/O của NWL.
+ 1 bản D/O của carrier (nếu khơng phải bản gốc thì phải
đóng dấu vuông đại lý, ký tên).
+ Chỉ cung cấp copy của HBL & MBL có đóng dấu vng
đại lý nếu khách hàng yêu cầu.
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
+ Photo một tờ lệnh để khách hàng ký nhận.
- Giao chứng từ:
+ Thu hồi giấy giới thiệu (nếu khách hàng có bill gốc thì có
thể k cần giấy giới thiệu).
+ Thu hồi HBL gốc nếu HBL không phải là seaway bill hay
surrendered bill. Lưu ý: nếu cnee trên HBL là ‘to order’ thì
HBL gốc phải có ký hậu của shipper, là ‘to order of < a
bank>’ thì HBL gốc phải có ký hậu của ngân hàng, là ‘to
order of <a company>’ thì HBL gốc phải có ký hậu của
cơng ty đó nếu người đến nhận hàng là một cơng ty khác.
+ Nhờ kế tốn phát hành hóa đơn theo số tiền trên A/N.
+ Yêu cầu khách hàng ký nhận trên tờ lệnh photo.
b) Hàng air:
- Chuẩn bị bộ D/O giao cho khách hàng gồm:
+ 3 bản giấy ủy quyền của NWL.
+ HAWB cùng invoice packing list được gửi kèm bộ hồ sơ
nếu có, copy MAWB có đóng dấu ‘NWL CORP as agent
only’.
+ Photo một tờ giấy ủy quyền để khách hàng ký nhận.
- Giao chứng từ (tiếp tân làm):
+ Thu hồi giấy giới thiệu.
+ Lưu ý nếu cnee trên HAWB là ‘to order of < a bank>’ thì
phải thu hồi HAWB gốc có ký hậu của ngân hàng mới giao
giấy ủy quyền.
+ Nhờ kế tốn phát hành hóa đơn theo số tiền trên A/N.
+ Yêu cầu khách hàng ký nhận bộ chứng từ trên giấy ủy
quyền photo.
(Note: Doc sẽ chuẩn bị sẵn bộ chứng từ và gửi tiếp tân giao
cho khách. Đến cuối ngày kiểm tra những lô hàng nào đã
22
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
giao lệnh thì note lên file, lơ nào chưa thì hơm sau nhắc
khách hàng nếu cần)
#B5- Đóng file:
- Nhập freight costing vào phần mềm. Kiểm tra các khoản
chi và các khoản thu đã đúng chưa, sau đó in ra profit/loss
statement.
- Lưu bộ hồ sơ đã hoàn tất theo thứ tự sau:
+ Profit / loss statement.
+ Các chứng từ liên quan đến thanh tốn (invoice của đại lý,
customer profile, hóa đơn của hãng tàu…) để trên cùng để
kế toán dễ kiểm tra
+ D/O hay giấy ủy quyền có ký nhận của consignee.
+ Giấy báo hàng đến
+ Bills
+ Invoice packing list của lơ hàng nếu có
+ Manifest
+ Giấy giới thiệu
- Đánh dấu đã giao D/O trên bìa file.
Ngày 26/7/2019
-
(8h – 12h)
Tiếp tục công việc Sales tiếp cận khách hàng qua
điện thoại, email, zalo.
-
Họp team sale đánh giá kết quả làm việc, anh Phúc
chỉnh sửa nhận xét cách thực hiện công việc
-
Được người phụ trách đưa ra phương hướng, cải
thiện chất lượng công việc cho cả Team
Ngày 29/7/2019
(13h30 – 17h30)
-
Được tham gia kí hợp đồng vận tải cùng anh Phúc
với công ty Nhất Sang (buôn bán, nhập khẩu các loại
23
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
bóng đèn trang trí)
-
Được nghe cách đàm phán các điều khoản trong Hợp
Đồng liên quan đến giá cả và phương thức thanh toán
Ngày 3/8/2019
-
Tổng hợp kết quả thực tập
(8h – 12h)
-
Xin dấu và xác nhận thực tập
CHƯƠNG 3. CẢM NHẬN, ĐÁNH GIÁ VỀ ĐỢT THỰC TẬP
Qua đợt thực tập vừa rồi, em đã học hỏi thêm được rất nhiều điều. New World
Logistics mang đến cho em nhiều giá trị về kiến thức, kỹ năng cũng như thái độ làm
việc.
Thứ nhất, em được học hỏi thêm rất nhiều về ngành Logistics nói chung, cơng việc
của một nhân viên kinh doanh Logistics và nhân viên chứng từ nói riêng, qua đó em
đã có được những kiến thưc nền cơ bản về ngành này để có thể sẵn sàng cho cơng
việc thật trong tương lai.
Thứ hai, em được tiếp xúc với những người có chuyện mơn và trình độ trong ngành,
được học hỏi về các làm việc cũng như cách ứng xử trong môi trường công việc.
Thứ ba, em cũng tự rèn luyện được bản thân về các kĩ năng mềm, các kĩ năng văn
phịng và cách quản lí thời gian cá nhân
CHƯƠNG 4. KIẾN NGHỊ VỚI GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN, VIỆN
KT&KDQT, TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
24
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
